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GUÍA DE PROTOCOLOS PARA LA ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA EN LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Bogotá D.C. Junio de 2017

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GUÍA DE PROTOCOLOS PARA LA ATENCIÓN A LA

CIUDADANÍA EN LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Código: G – AU – 01

Versión 06

Proceso asociado: Atención al Usuario

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE --------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3

4. DE LA ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA -------------------------------------------------------- 5

4.1 CONSIDERACIONES GENERALES -------------------------------------------------- 5

4.2 DISTINTOS CANALES DE ATENCIÓN ----------------------------------------------- 7

4.2.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN PRESENCIAL ------------------------------------ 7

4.2.1.1 PROTOCOLO DE ORIENTACIÓN AL INGRESO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO---------------------------------------------------------------------------------14 4.2.2 PROTOCOLO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA ---------------------------------- 18

4.2.3 PROTOCOLO DE ATENCIÓN VIRTUAL ---------------------------------------- 21

4.2.3.1. PROTOCOLO DE ATENCIÓN POR CHAT---------------------------------------24 5. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------- 27

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS ----------------------------------------------------------------- 27

7. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------------- 27

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1. OBJETIVO Establecer los preceptos y procedimientos que deben aplicarse en todas las relaciones de los servidores públicos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República con la ciudadanía en general. En este se contemplan los principios básicos de atención que deben ser replicados en todos los procesos institucionales, para garantizar integralmente la prestación de un adecuado servicio a través de los diferentes canales de atención: presencial, telefónico y virtual. 2. ALCANCE Estos protocolos de Atención y Servicio a la Ciudadanía son una guía con orientaciones básicas, enfocados a procedimientos acordes con los previstos por el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, cuya pretensión es ordenar y mejorar la interacción entre los servidores públicos y la ciudadanía. Los protocolos de servicio unifican y capitalizan las experiencias exitosas, optimizan los recursos y la capacidad de respuesta, y mejoran la calidad de vida de quienes atienden y de quienes consultan. No obstante no ser los únicos canales con que cuenta la entidad en la actualidad, el presente documento centra su desarrollo en los tres instrumentos esenciales para la atención a la ciudadanía, como son la Atención Presencial o Directa, la Atención Telefónica y la Atención Virtual, dedicando un capítulo a cada uno de ellos.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ARTICULACIÓN: Es la capacidad de movilizar y aunar esfuerzos para lograr un servicio de nivel a la ciudadanía. Consiste en alinear fuerzas, recursos, talentos y propósitos para el logro de objetivos de servicio. ATENCIÓN BÁSICA: Gestiona los requerimientos de la ciudadanía según procedimientos y atribuciones de la entidad para resolver sus inquietudes y atender sus necesidades. ATENCIÓN DE ORIENTACIÓN: Identifica las necesidades de la ciudadanía para darle orientación sobre su requerimiento de manera correcta, precisa y oportuna. CADENA DE SERVICIO: Es el Ciclo Interno del Servicio. Se constituye en el proceso que permite la entrega de un producto o servicio a la ciudadanía.

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CANAL DE ATENCIÓN: Es un espacio, escenario o medio, a través del cual se presta un servicio a la ciudadanía, y por lo tanto debe brindar información, interacción e integración; debe tener un propósito y generar una impresión e imagen. CICLO DEL SERVICIO: Se inicia en el momento en que un(a) ciudadano(a) tiene un contacto esperando un servicio o producto de la Institución y finaliza cuando el (la) ciudadano(a) considera que recibió una respuesta frente al servicio que buscaba. Este puede volver a iniciar y encierra un sinnúmero de momentos. CIUDADANO-CLIENTE: Persona que hace parte de una sociedad, conlleva a una serie de derechos y deberes que cada uno debe cumplir y hacer cumplir. Cliente: "La palabra cliente proviene del griego antiguo y hace referencia a la «persona que depende de», es decir, los clientes son aquello(a)s ciudadano(a)s o entidades que tienen cierta necesidad de un producto o servicio que la entidad puede satisfacer"1. CONTACT CENTER: Centro de Atención que genera y recibe llamadas de requerimientos, solicitudes, reclamaciones de la ciudadanía, con la integración de medios de contacto como web, fax, teléfono, chat. COORDINACIÓN: Dirige las operaciones del área de servicio a la ciudadanía, de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad, las necesidades de la ciudadanía y procedimientos establecidos para garantizar los deberes y derechos de las personas con base en las atribuciones de la entidad. DENUNCIA: Documento o información donde se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito, una falta o una irregularidad. GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA: Es la dependencia creada en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en virtud de la Resolución 1093 de 2015 para la atención inicial ya sea presencial o vía telefónica (línea nacional gratuita 01 8000 913666) de los ciudadanos-clientes, contando con servidores capacitados para gestionar diversos temas.

PROTOCOLO DE ATENCIÓN: Es una guía o manual que contiene orientaciones básicas fundamentales para facilitar la gestión del servidor en su proceso de relación con la ciudadanía, para un mejor manejo y lograr mayor efectividad en el uso de los canales determinados.

1 Fuente: En el libro "Marketing de Clientes ¿Quién se ha llevado a mi cliente?" tomado de la página Web

www.servicioalciudadano.gov.co

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QUEJA: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su representante, con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad en desarrollo de sus funciones. RECLAMO: Es la manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica, sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad. SERVICIO A LA CIUDADANÍA: Ofrecer y entregar a los ciudadanos-clientes naturales y jurídicos (públicos y privados) trámites y servicios (tangibles e intangibles) con calidad integral y accesibilidad; que aporte a sus objetivos y les genere satisfacción y memorabilidad positiva2. Teniendo en cuenta lo anterior, la atención a la ciudadanía debe propender porque quien acuda a la entidad por cualquier medio, obtenga con amabilidad y calidez, la información necesaria, clara, precisa, confiable y oportuna que, si bien en muchos casos no solucione su inquietud, solicitud o requerimiento, sí le deje la sensación de satisfacción con el servicio prestado. SOLICITUD DE INFORMACIÓN: Es el requerimiento que hace la ciudadanía a una o varias entidades, con el fin de que se le brinde información y orientación relacionada con la os servicios propios de cada Entidad. SOLICITUD POBLACIÓN VULNERABLE: Es el requerimiento que hace la ciudadanía que se encuentre en condición especial de vulnerabilidad (desplazamiento forzado, víctima de violencia, entre otras). SUGERENCIA: Es un consejo o propuesta que formula un usuario o institución para el mejoramiento de los servicios de la Entidad. 4. DE LA ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

4.1 CONSIDERACIONES GENERALES

1. Usar un lenguaje claro y sencillo en la comunicación. Es importante evitar el uso de términos técnicos y/o legales, así como hacer referencia a procesos internos, o numerales de políticas, memorandos, normas y otros similares. La información se debe dar de una forma explícita y relevante. En los casos en los que sea necesario ofrecer a la ciudadanía información específica, la misma puede hacerse disponible como información secundaria o de soporte, pero siempre dando prioridad a la información básica y explícita.

2 Fuente: Programa Nacional de Servicio al Ciudadano

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2. Mantener la cordialidad en la comunicación. En todo momento deben conservarse las normas aceptadas de cortesía, como saludar, agradecer, despedirse. Por parte de los servidores públicos que atienden a la ciudadanía, debe existir siempre una actitud de servicio, entendida como la disposición de escuchar al otro, ponerse en su lugar y entender sus necesidades y peticiones; no se trata tanto de pensar en la ciudadanía sino como cada miembro de ella, ser conscientes de que cada persona tiene una visión y unas necesidades diferentes, que exigen un trato personalizado.

3. Retroalimentar el comportamiento del ciudadano-cliente. Es necesario ofrecer mecanismos de apoyo ante las inquietudes de la ciudadanía, así como instrucciones continuas y suficientes durante cada etapa del proceso.

4. Divulgar el uso de la información. Es deber de la entidad informar a la ciudadanía sobre la manera como será usada su información, velando por la seguridad de la misma, y protegiendo su privacidad. Para esto, es importante definir términos de uso y políticas de privacidad que regulen las actividades asociadas a la recolección y uso de la información de la ciudadanía. (Ver Ley 1581 de 2012).

Los canales de atención pretenden mejorar la oferta de servicios, no sólo por los beneficios que puede traer para las organizaciones, sino también para satisfacer las necesidades y preferencias de sus ciudadanos. Los protocolos de atención son relevantes para todos los canales en los cuales exista interacción entre los ciudadanos y la entidad, según las características de cada uno de los servicios prestados por la misma. Dado que los usuarios de cada servicio son potencialmente diferentes, es necesario hacer uso en todo caso de duda, de la mejor interpretación de los lineamientos establecidos en el presente documento, atendiendo siempre a factores como el del contexto y las funciones generales de la Presidencia de la República.

5. Las personas que hablen una lengua nativa o dialecto oficial de Colombia podrán presentar peticiones mediante cualquier medio o canal de recepción de peticiones habilitado por la entidad para dicho fin. Todos los servidores públicos y personal contratista al servicios del DAPRE, deberán tener en cuenta que en caso de que la Entidad no cuente con un traductor, las peticiones, sugerencias, quejas, reclamos o denuncias, deben ser recibidas (mediante una grabación para peticiones presenciales) radicadas y dirigidas a la Dirección de Asuntos Indígenas del Ministerio del Interior quienes harán los trámites entre las organizaciones indígenas para que faciliten la traducción, una vez se tenga la traducción correspondientes, será devuelta al Grupo de Atencion a la Ciudadanía quien procederá a dar el tramite pertinente según las competencias de la Entidad.

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4.2 DISTINTOS CANALES DE ATENCIÓN 4.2.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN PRESENCIAL

La atención directa es un medio en el que la ciudadanía y los servidores interactúan en persona para realizar trámites y solicitar servicios, información, orientación o asistencia relacionada con el quehacer de la Entidad y del Estado.

Recomendaciones generales

Presentación personal: La apariencia personal influye en la percepción que tendrá la ciudadanía respecto al servidor público y a la Entidad. De allí la importancia de contar con una buena presentación, apropiada para el rol que se desempeña y guardar adecuadamente la imagen institucional. La identificación del funcionario siempre debe estar visible.

Comportamiento: Es esencial en todo momento dar a entender a través del comportamiento que lo más importante en la atención a las personas es la satisfacción de las necesidades por las cuales ha acudido a la entidad.

La expresividad en el rostro: La expresión facial es relevante; no hace falta sonreír de manera forzada. Mirando al interlocutor a los ojos ya se demuestra interés. El lenguaje gestual y corporal debe ser acorde con el trato verbal, es decir, educado, cortés.

La voz y el lenguaje: El lenguaje y el tono de voz refuerzan lo que se está diciendo. Por ello conviene escoger adecuadamente el vocabulario y adaptar la modulación de la voz a las diferentes situaciones, vocalizando de manera clara para la mejor comprensión de la información.

Postura: La actitud adoptada mientras se atiende a las personas refleja lo que se siente y piensa; es aconsejable mantener la columna flexible, el cuello y los hombros relajados, y evitar las posturas rígidas o forzadas.

El puesto de trabajo: El cuidado y apariencia del puesto de trabajo tienen un impacto inmediato en la percepción de la ciudadanía. Es importante familiarizarse con las instalaciones del sitio de trabajo, conocer la ubicación de los baños, salidas de emergencia, puntos de fotocopiado y de pago, si los hay. De igual forma, estar enterado de los procedimientos para atención de emergencias. Así mismo conviene tener claro dónde poder ubicar más información sobre las distintas dependencias como Despachos de Altos Consejeros, Direcciones, Secretarías, etc.

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Aspectos adicionales

Mantener permanente contacto visual con el ciudadano-cliente desde el momento en que se acerca.

Saludar de inmediato, de manera amable y sin esperar a que sea el ciudadano-cliente quien salude primero.

Dar a la ciudadanía completa y exclusiva atención durante el tiempo de la consulta.

Usar el sentido común para resolver los inconvenientes que se presenten.

Cumplir el horario de trabajo.

Permanecer en el puesto de trabajo; en caso de dejarlo por un corto período de tiempo, asegurarse de que otro funcionario suplirá la ausencia.

Acciones de anticipación

Son aquellas acciones que se realizan antes de entrar en contacto con el usuario.

Guardias de seguridad

Abrir la puerta cuando la persona se aproxime, evitando obstruirle el paso.

Hacer contacto visual con ella, evitando mirarlo con desconfianza.

Saludar de manera cordial.

Si debe revisar maletines, paquetes o demás efectos personales, informar a la persona, de manera cordial y respetuosa, sobre la necesidad de hacerlo para garantizar la seguridad de todos quienes se encuentran en la entidad.

Se debe solicitar a los peticionarios que sus objetos personales sean depositados en un casillero disponible a la entrada del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Orientar a la persona sobre la ubicación de las dependencias de la entidad a la cual debe dirigirse.

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Si se trata de personas que hablan otro idioma, una lengua nativa o dialecto oficial de Colombia, tener en cuenta el literal 5 del numeral 4.1 Consideraciones Generales de este documento.

Funcionarios de recepción Grupo de Atención a la Ciudadanía

Saludar amablemente informando el nombre y solicitando información respecto al objetivo de su visita y/o trámite.

Verificar que el interesado traiga consigo todos los documentos necesarios para realizar su trámite.

Dar información a la ciudadanía con base en documentos oficiales de la Entidad, que contengan los requisitos para los trámites o servicios, las formas de presentar la documentación y los procedimientos establecidos para ello.

Servidores de ventanilla para la radicación de documentos

Los servidores de ventanilla, como también puede ocurrir con los demás servidores públicos, interactúan en diferentes momentos con el ciudadano; en cada uno les corresponde:

En el contacto inicial

Saludar cordialmente, estableciendo contacto visual y manifestando con la expresión de su rostro la disposición para servir.

Preguntarle a la persona su nombre y usarlo para dirigirse a ella, anteponiendo “Señor” o “Señora”.

En el desarrollo del servicio

Dedicarse en forma exclusiva al usuario que se está atendiendo y escucharlo con atención.

Verificar que se entiende la necesidad con frases como: “Entiendo que usted requiere…”.


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Retiro del puesto de trabajo

Si el servidor público tiene que retirarse del puesto de trabajo, antes debe dirigirse a la persona para:

Explicarle porqué debe hacerlo y ofrecerle un cálculo aproximado del tiempo que tendrá que esperar.

Pedirle permiso antes de retirarse y esperar la respuesta.

Al regresar, decirle: “Gracias por esperar”.

Solicitar al ciudadano la calificación del servicio, diligenciando el Formato Calificación del Servicio Atención de PSQRDs – F-AU-09.

Otro punto de servicio

Si la solicitud no puede ser resuelta en esa sede o dependencia, el servidor público debe explicarle al interesado por qué debe remitirlo a otro punto.

Si el lugar al cual debe remitirlo no se encuentra en la misma sede, darle por escrito la dirección del punto al cual debe acudir, el horario de atención, los documentos que debe presentar y, si es posible, el nombre del servidor que lo atenderá.

Si la solicitud no puede ser resuelta de forma inmediata, al servidor público le corresponde explicarle al ciudadano la razón de la demora e informar la fecha en que recibirá respuesta y el medio por el cual se le entregará.

En la finalización del servicio, retroalimentar a la ciudadanía sobre los pasos a seguir cuando quede alguna tarea pendiente. Preguntarle, como regla general: “¿Hay algo más en que pueda servirle?”.

Despedirse con una sonrisa, llamando al usuario(a) por su nombre y anteponiendo el “Señor” o “Señora.”

Revisar, si es del caso, los compromisos adquiridos y hacerles seguimiento.

Si hubo alguna dificultad para responder, informarle al jefe inmediato para que resuelva de fondo.

Atención preferencial

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Es aquella que se da prioritariamente a la ciudadanía en situaciones particulares, como adultos mayores, mujeres embarazadas, niños, niñas y adolescentes, población en situación de vulnerabilidad, grupos étnicos minoritarios, personas en condición de discapacidad y personas de talla baja.

Adultos mayores y mujeres embarazadas

Una vez ingresan al lugar de atención, el servidor público debe orientarlos para que se sitúen en las áreas destinadas para ellos.

La atención, dentro de este grupo de personas, se realiza por orden de llegada.

Atención a niños, niñas y adolescentes

Los niños, niñas y adolescentes pueden presentar solicitudes, quejas o reclamos directamente sobre asuntos de su interés particular. En caso de atención presencial, tienen prelación en el turno sobre las demás personas.

Hay que escuchar atentamente y otorgar a la solicitud o queja un tratamiento reservado.

No manifestar duda o incredulidad sobre lo que los niños, niñas o adolescentes digan; conviene, en cambio, preguntar para entender.

Debe llamárseles por su nombre.

Es deseable hablarles claro, en un lenguaje acorde con la edad.

Personas en situación de vulnerabilidad

Se consideran personas en situación de vulnerabilidad las víctimas de la violencia, los desplazados y las personas en situación de pobreza extrema, principalmente. Con el fin de evitar mayores traumas y victimizar a estas personas, deben incorporarse al modelo de servicio actitudes que reconozcan su derecho a la atención y asistencia humanitaria. Corresponde al servidor público escuchar atentamente y orientar sin mostrar prevención hacia el interlocutor, así como dignificar a las personas que han sufrido situaciones extremas.

Si ninguna de estas alternativas es posible, debe pedírsele a la persona que explique con señas la solicitud. Puede ser un procedimiento dispendioso, que exigirá paciencia y voluntad de servicio.

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Solicitarles los documentos, también por medio de señas, de modo que al revisarlos se comprenda cuál es la solicitud o trámite.

Personas en condición de discapacidad

Conocer las diferentes condiciones de discapacidad.

No tratar a las personas adultas con discapacidad como si fueran niños.

Mirar a la persona con naturalidad y no hacer ni decir nada que le incomode como risas burlonas, miradas de doble sentido o comentarios imprudentes.

Antes de llevar a cabo cualquier acción de ayuda debe preguntarse: “¿Desea recibir ayuda? ¿Cómo desea que le colabore?”.

Cuando la persona lleve un acompañante, debe ser la persona con discapacidad la que indique si ella realizará la gestión directamente o prefiere que lo haga su acompañante.

No hace falta adivinar lo que la persona necesita; es mejor darle tiempo suficiente para que se exprese y plantee sus requerimientos, y esperar a que termine su exposición, aunque pueda preverse el final de una frase.

Verificar siempre que la información dada ha sido comprendida; y, de ser necesario, repetir la información en un lenguaje claro y sencillo.

Atención a personas ciegas o con alguna discapacidad visual

No halar a la persona de la ropa ni del brazo.

Mantenerla informada sobre las actividades que está realizando para atender su solicitud.

Orientarla con claridad, usando expresiones como: “Al frente suyo está el formato o a su derecha está el bolígrafo”.

Si la persona tiene perro guía, no separarlos, ni distraer o consentir al animal.

Si la persona pide ayuda para movilizarse de un punto a otro, posar la mano de ella sobre el hombro o brazo propios.

Cuando se entreguen documentos, decirle con claridad cuáles son.

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Si por algún motivo el servidor público debe retirarse de su puesto, debe informar a la persona ciega antes de dejarla sola.

Atención a personas con discapacidad auditiva, sordas o hipoacúsicas.

Hablar de frente a la persona, articulando las palabras (sin exagerar) en forma clara y pausada.

Conviene evitar taparse la boca o voltear la cara ya que esto dificulta leer los labios.

No gesticular de manera exagerada para comunicarse.

Debido a que la información visual cobra especial importancia, tener cuidado con el uso del lenguaje corporal.

Si no se entiende lo que la persona sorda trata de decir, se puede pedir que lo repita o, si no, que lo escriba. No aparente haber entendido.

Si escribe como medio para comunicarse, que sea breve y claro.

Atención a personas con sordoceguera

Es preciso informar que se está presente tocando a la persona suavemente en el hombro o brazo.

Si la persona está concentrada en la realización de otra tarea, esperar hasta que pueda atender.

Dado que no se sabe si la persona conserva capacidad visual, tratar de ponerse dentro de su campo de visión.

Si la persona usa audífono, dirigirse a ella vocalizando correctamente.

Atender las indicaciones del acompañante sobre cuál es el método que la persona prefiere para comunicarse.

Atención a personas con discapacidad física o motora

No tocar ni cambiar de lugar sus instrumentos de ayuda como muletas, caminador o bastón.

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Si la persona está en silla de ruedas, ubicarse frente a ella a una distancia mínima de un metro.

Atención a personas con discapacidad cognitiva

Brindar información de forma visual, con mensajes concretos y cortos.

Ser paciente tanto al hablar como al escuchar pues puede que la persona se demore más en entender los conceptos, y suministrar la información requerida.

Atención a personas con discapacidad mental

Hacer preguntas cortas, en lenguaje claro y sencillo, para identificar la necesidad de la persona.

Evitar críticas o entrar en discusiones que puedan generar irritabilidad o malestar en el interlocutor.

Confirmar que la información dada ha sido comprendida.

Tener en cuenta las opiniones y sentimientos expresados por la persona.

Atención a personas de talla baja

Si el punto de atención no cuenta con ventanillas especiales para atender a personas de talla baja, buscar la forma de que su interlocutor quede ubicado a una altura adecuada para hablar.

Tratar a la persona según su edad cronológica; es común tratar a las personas de talla baja como niños, lo cual no es correcto.


4.2.1.1 PROTOCOLO DE ORIENTACIÓN AL INGRESO DEL EDIFICIO

ADMINISTRATIVO Determina los procedimientos a seguir en la atención a las personas que se hacen presentes en el Edificio Administrativo (actual Calle 7 No. 6 – 54 en Bogotá D.C.), independientemente del trámite o servicio que se pretenda y de la competencia o no de

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la Entidad para conocerlos, que se brindará entre las 8:00 a.m. y las 5:15 p.m., los días hábiles de lunes a viernes. Además de los aspectos aplicables descritos en el aparte 4.2.1, el (los) funcionario(s) asignados a la orientación inicial al ingreso del Edificio Administrativo, deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Después de brindar el saludo inicial, dirigirse a la persona amablemente informando su nombre y solicitando información respecto a la finalidad de su presencia en la Entidad, con el fin de establecer si corresponde a un asunto de conocimiento de la misma o de otra entidad pública o privada.

Tener en cuenta los requisitos y pasos previstos por el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, para la radicación de documentos en las ventanillas de la Entidad. Aclarar que lo que no es competencia de la entidad, se tramitará conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.

Dependiendo de lo informado, verificar que el interesado traiga consigo todos los documentos necesarios para realizar su trámite o radicación de documentación en ventanilla.


Dar información a la ciudadanía con base en documentos oficiales de la Entidad, que contengan su objeto, naturaleza, estructura, funciones, requisitos para los trámites o servicios, las formas de presentar la documen-tación y los procedimientos establecidos para ello.

En caso de que una persona no traiga alguno de los documentos solicitados para la realización de su trámite, indicarle qué falta e invitarlo a regresar cuando la documentación esté completa.

Así como la discapacidad requiere una atención especial, también es necesario tener en cuenta las demás características poblacionales como edad y etnia en el proceso de atención, de acuerdo con su condición o su situación (víctimas de la violencia, grupos étnicos minoritarios, grupos poblacionales que se encuentren en proceso de reparación colectiva, entre otros).

Dado que en muchas ocasiones pueden presentarse usuarios inconformes u ofuscados, deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones para

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facilitar el servicio: Dejar que exponga su pretensión o necesidad; evitar calificar su estado de ánimo; invitarlo a presentar formalmente su descontento mediante una queja o reclamo e informarle que a partir de esta comunicación la entidad estudiará la solución; propender por el buen trámite del asunto en cuestión.

Atención prioritaria o preferencial

De acuerdo al artículo 20 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con lo establecido en la Ley 1755 de 2015 “Las autoridades darán atención prioritaria a

las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la autoridad deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin

perjuicio del trámite que deba darse a la petición”.

Para todas las personas, pero principalmente para aquellas con especial protección constitucional, como: víctimas de la violencia, discapacitadas, grupos étnicos minoritarios, entre otros, la relación interpersonal directa es muy importante, incluso básica.

Las características de las personas que requieren una especial protección constitucional no tienen por qué ser iguales a las de otras, por el hecho de tener aparentemente las mismas particularidades. Por lo tanto, no se debe generalizar la misma atención para las víctimas de la violencia, discapacitados, grupos étnicos minoritarios, entre otros. Para estas personas se tendrán en cuenta las recomendaciones establecidas por la Sentencia T-025 de 2004 y las formas para superar el estado de cosas inconstitucionales.

Dar atención prioritaria a personas en condición de discapacidad manifiesta.

Comunicación y trato en atención prioritaria o preferencial para personas en condición de discapacidad, adulto mayor y mujeres en estado de embarazo

El primer contacto con el ciudadano tiene que ser asertivo. Por ello es necesario estar informado de la forma más adecuada para su trato o guía.

En el caso de personas con discapacidad, siempre será prudente preguntarle si permite que se le acompañe o ayude, con lo cual se garantiza y respeta su libertad. En cualquier caso es fundamental esperar a que el ofrecimiento haya

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sido aceptado, y a partir de ese momento escuchar atentamente las instrucciones que esa persona pudiera querer dar.

Si la persona en condición de discapacidad autoriza el acompañamiento, el funcionario debe acompañarlo en todo el recorrido por las instalaciones del Edificio Administrativo y/o de la Casa de Nariño.

Atención a personas con discapacidad visual

Las personas con discapacidad visual, sin importar su grado, deben ser atendidas con prioridad, tanto para una pronta orientación como para la radicación en la ventanilla del Grupo de Atención a la Ciudadanía.

Es importante aludir claramente a la persona. Si fuera necesario no debe dudarse en tocar su brazo o mano para captar su atención.

Debe hablarse y prestar atención a la persona. A pesar de que no pueda ver, la persona ciega o de baja visión percibe si le prestan atención, si mientras le hablan se mira en otra dirección. Ellos perciben claramente de donde procede la fuente de voz.

No utilizar gestos o expresiones identificadas o aproximativas. Términos como allí, por aquí, carecen de sentido para las personas ciegas o de baja visión. Lo mismo ocurre cuando señalamos algo con la mano o cualquier otro modo que no sea mediante términos concretos con referencias exactas a la posición que se le indica con respecto al propio individuo.

No elevar la voz ni pensar que ha de estar hablándosele continuamente. La conversación ha de fluir normalmente.

Para mostrarle un asiento basta con llevar su mano hacia el respaldo o sobre el brazo del mismo.

Si ha de leérsele un documento debe hacerse despacio y con claridad. No abreviar los contenidos ni permitir comentarios sobre su contenido a menos que se los pidan expresamente. Cualquier signo ortográfico que sea importante también se tiene que indicar.

Atención a personas con discapacidad física

Presentar siempre una actitud de colaboración para cubrir todas aquellas actividades que la persona no pueda realizar por sí misma.

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Ayudarle si ha de transportar objetos, siempre que la persona lo autorice.

Mantener una distancia prudencial entre el peticionario y el funcionario que lo atiende.

Si se va a mantener una conversación con una persona que vaya en silla de ruedas, y este diálogo dura varios minutos, el funcionario debe situarse a la altura de sus ojos, en la medida de lo posible, y sin posturas forzadas. Así se evitan situaciones incómodas para ambas partes.

Procurar que las personas que usan muletas o sillas de ruedas las puedan dejar siempre al alcance de la mano. Lo más adecuado sería que pudieran permanecer en la propia silla de ruedas, no cambiarlas a otro asiento. Pero cuando el usuario de la silla la deje por cualquier circunstancia, no la aleje de su alcance.

4.2.2 PROTOCOLO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA

Conforme a lo establecido en el Decreto 1166 del 19 de julio de 2016, este canal permite interactuar en tiempo real con la ciudadanía a través de las redes de telefonía fija o móvil. Pertenecen a este canal los teléfonos fijos de la entidad, el conmutador de Palacio de Nariño con las llamadas remitidas al Grupo de Atención a la Ciudadanía y la línea nacional gratuita 01 8000 913666 a cargo del mismo grupo.


Mantener el auricular frente a la boca a una distancia aproximada de 3 centímetros. Retirar de la boca cualquier objeto que dificulte la vocalización y la emisión de la voz, como esferos, dulces, chicles, etc.

Atender la llamada de manera amable y respetuosa; la actitud también puede ser percibida por teléfono.

Mantener una postura relajada y natural proyecta el comportamiento mediante la voz.


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Si no se cuenta con diadema, sostener el auricular con la mano contraria a la que se usa para escribir, con el fin de tenerla libre para anotar los mensajes o acceder al computador y buscar la información requerida.

Saber usar todas las funciones del teléfono.

Disponer de un inventario actualizado de los trámites y servicios de la entidad, las dependencias responsables y los contactos.

Disponer de un listado de las sedes de todas las dependencias de la entidad.

Seguir los procedimientos establecidos al responder.

Evitar hablar con terceros mientras se está atendiendo una llamada.

Algunos consejos adicionales

A través de la línea telefónica, el tono de voz proyecta la imagen y refuerza el mensaje que se quiere transmitir. Es así como una voz monótona hace pensar a quien escucha que lo están atendiendo sin ganas, como por cumplir pero sin buscar satisfacer. Debe usarse un tono vivaz y enérgico que demuestre seguridad en el mensaje y disposición a servir.

Pronunciar de manera clara las palabras, sin omitir ninguna letra; respirar tranquilamente de forma que las palabras se formen bien.

La velocidad con que se habla por teléfono debe ser levemente menor a la usada en persona.

El volumen de la voz debe ser mediano; si se vocaliza bien, el ciudadano-cliente podrá escuchar adecuadamente sin necesidad de subir el volumen excesivamente.


Son aquellas acciones que se realizan antes de entrar en contacto con la persona:

Revisar que los elementos (computador, teléfono, diadema) y los documentos para la atención estén disponibles.

Conocer las novedades del servicio mientras se estuvo fuera de turno.

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Contestar la llamada antes del tercer timbre.

Saludar a la persona diciendo “Buenos días/tardes/noches, Presidencia de la República o nombre de su dependencia, habla (diga su nombre), ¿con quién tengo el gusto de hablar?”.

Establecido el nombre de la persona, dirigirse nuevamente a ella por su nombre antecedido de “Señor”, “Señora” y preguntar “¿En qué puedo ayudarle?”


Escuchar atentamente, tomando nota de los puntos importantes para diligenciar correctamente el formato para petición verbal-presencial (F-AU-17), e incluirlo en el Sistema de Gestión de Correspondencia.

Esperar, sin interrumpir, a que la persona termine de hablar antes de responder siguiendo el procedimiento establecido.

Si es preciso, informarle qué paso sigue en el proceso.

Si debe poner la llamada en espera, explicarle a la persona y decirle el tiempo aproximado que tendrá que esperar.

Si se estima que el tiempo de espera será largo, darle la opción a la persona de que se mantenga en la línea u ofrecer devolverle la llamada después; si la persona acepta la devolución de la llamada, debe pedírsele su número telefónico y, efectivamente devolver la llamada.

Cuando la persona haya aceptado esperar, retomar la llamada cada cierto tiempo y explicarle cómo va su gestión.

Al retomar la llamada, ofrecer agradecimiento por la espera o disculparse por la demora, en el evento de que se haya excedido en el tiempo prometido.

Si la solicitud de la persona no puede ser resuelta de forma inmediata debe explicarse la razón de la demora, y de ser necesario, informar la fecha en que recibirá respuesta y el medio por el cual se hará.

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En la finalización del servicio

Verificar con la persona que entendió la información y preguntarle si hay algo más en lo que se le pueda servir.

Retroalimentar a la persona con lo que se va a hacer, si queda alguna tarea pendiente.

Despedirse amablemente, llamándolo por su nombre.

Permitirle a la persona colgar primero.

Si hubo alguna dificultad para responder por falta de información, información incompleta o errada, comunicarlo al jefe inmediato para que resuelva de fondo.

Solicitar al ciudadano la calificación del servicio prestado y de ser aceptada, transferir la llamada a la extensión designada para tal fin, con el objeto de diligenciar las preguntas aplicables al Formato Calificación del Servicio Atención de PSQRDs - F-AU-09, por el mismo medio, los cuáles serán revisados con el objeto de mejorar cada día en la prestación del servicio de atención telefónica.

4.2.3 PROTOCOLO DE ATENCIÓN VIRTUAL

Este canal integra todos los medios de servicio a la ciudadanía que se prestan a través de tecnologías de información y comunicaciones como correo electrónico y redes sociales. Las consideraciones generales para la interacción con la ciudadanía a través de redes sociales están establecidas por Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en los documentos que orientan al respecto y que pueden ser consultados a través del link http://www.redialab.gov.co/bancodeinformacion/.

CORREO ELECTRÓNICO


El servidor público es responsable del uso de su cuenta de correo, razón por la cual no debe permitirle a terceros acceder.

El correo electrónico institucional no debe usarse para temas personales, ni para enviar cadenas o distribuir mensajes con contenidos que puedan afectar a la entidad.

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Seguir los procedimientos establecidos por la entidad con relación al uso de plantillas y firmas.

Si se trata de mensajes en una lengua nativa o dialecto oficial de Colombia, tener en cuenta el literal 5 del numeral 4.1 Consideraciones Generales de este documento.

Imprimir los correos electrónicos únicamente en los casos en que sea absolutamente necesario.

En los casos en los cuales las respuestas incluyan datos personales, ofrecer enviar la respuesta por medios más formales (Hábeas data).

Responder únicamente los mensajes que llegan al correo institucional y no a un correo personal de un servidor público.

Responder siempre desde el Sistema de Gestión de Correspondencia oficial con la opción envío por correo electrónico (E-mail).

Analizar si la solicitud compete a la entidad; de lo contrario, remitirla a la entidad encargada e informar de ello a la persona (Ley 1437 de 2011, subrogada parcialmente por Ley 1755 de 2015).

Al responder un mensaje verificar si es necesario que todos a quienes se envió copia del mismo requieren conocer la respuesta. En ocasiones se envía copia a personas a quienes no les compete, lo que genera ocupación in-necesaria de la capacidad de los buzones de correo de otros servidores de la entidad.

Iniciar la comunicación con frases como “Según su solicitud de fecha…, relacionada con…” o “En respuesta a su solicitud de fecha…, relacionada con…”. Escribir siempre en un tono impersonal.

Ser conciso. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel.

Redactar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, dividirlo en varios párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones.

No usar mayúsculas sostenidas, negrillas ni signos de admiración si no son estrictamente necesarios.

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Responder todas las preguntas o solicitudes de forma clara y precisa.

Si se requiere adjuntar documentos al mensaje, considerar quiénes son los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo.

Guardar el archivo en un formato que la mayoría de software puedan leer. Conviene estar atento al tamaño del adjunto pues un archivo muy pesado podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico del destinatario.


El servidor público debe asegurarse de que bajo su firma aparezcan todos los datos necesarios para que la persona lo identifique y se pueda poner en contacto en caso de necesitarlo. Esto puede incluir: cargo, teléfono, correo electrónico, nombre y dirección web de la entidad.

Revisar de manera completa el mensaje antes del envío. Con esto se evitará cometer errores que generen una mala impresión de la Entidad en quien recibe el correo electrónico.

Cuando se dé respuesta a PSQRDs directamente desde el correo electrónico institucional de cada funcionario, se deberá solicitar al ciudadano la calificación del servicio, incluyendo en el correo de respuesta, el Link para el diligenciamiento de la Encuesta correspondiente, el cual puede ser consultado con el Grupo de Atención a la Ciudadanía.

REDES SOCIALES


Las redes sociales, según lo previsto por el Manual de Atención a la Ciudadanía, no se consideran como canal para la presentación de PSQRDs, sin embargo claramente son un espacio de interacción con la ciudadanía que no empieza con un evento tan específico -e individual- como una llamada entrante o un turno de atención. A pesar de que existen maneras de notificarse de los nuevos comentarios, solo son útiles hasta cierto punto porque la cantidad de información -en simultánea- puede volverlas inmanejables. Por esto, se recomienda monitorear los comentarios, las preguntas y, en general, los mensajes.

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Es fundamental el conocimiento de la gestión de mensajes en redes sociales (Facebook, YouTube, Twitter, entre otras) para entidades del sector público, y por ello se recomienda la consulta de los documentos que orientan al respecto a través del link http://www.redialab.gov.co/bancodeinformacion/.


Establecer mecanismos frecuentes de consulta de las redes sociales para estar al tanto de los mensajes recibidos.

Procesar las respuestas teniendo en cuenta si son mensajes a los que se puede responder inmediatamente o no.


Se puede sugerir consultar otros canales como la página web por ejemplo, las preguntas frecuentes u otro medio con información pertinente.

Tratar de responder varios mensajes con una sola respuesta, pero cada uno con algún detalle particular para que no parezcan mensajes de un robot.

En Twitter, para facilitar el monitoreo, conviene no seguir a los usuarios.

No revelar información personal, o que solo incumbe a unas persona, en mensajes abiertos.

Informar que para presentación de Derechos de Petición, debe hacerse uso de los canales preestablecidos por la Entidad para ese propósito.


Si hay alguna dificultad para responder por falta de información, información incompleta o errada, comunicarlo al jefe inmediato para que resuelva de fondo.

4.2.3.1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN POR CHAT Su propósito es determinar los procedimientos a seguir en la atención a las personas que establecen contacto con el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República a través del chat de su página web. Es una guía con orientaciones básicas, enfocada a generar procedimientos acordes con los previstos por el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y las recomendaciones para la mejor atención de público conforme a servicios en línea, en búsqueda de ordenar y facilitar la interacción entre los

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servidores públicos y la ciudadanía. Sin perjuicio de lo establecido en el punto 4.2.3, es importante tener en cuenta lo siguiente:


Verificar el estado de los equipos antes de comenzar la atención (computador, acceso a internet, claves de administrador).

Tener a mano el material institucional de apoyo para las respuestas.

Empezar el servicio al usuario lo más pronto posible, y evitar demoras o tiempos de espera no justificados.

Responder las preguntas por orden de entrada en el servicio.

Saludar diciendo: “Buenos días/tardes, bienvenidos al chat institucional del DAPRE.”

Enseguida, preguntar “¿En qué le puedo ayudar?”

Si la solicitud no es clara, conviene preguntar algo del tipo: “¿Puede precisarme con más detalle su solicitud o pregunta?” “¿Me puede facilitar algún dato adicional?”

No manifestar opiniones personales ni políticas sobre los temas o las intervenciones.

Garantizar la seguridad del usuario y contraseña utilizados para administrar este canal de atención.

Utilizar un lenguaje adecuado y cordial durante la sesión.

Generar armonía y cordialidad en la escritura que presente con cada ciudadano.

Garantizar respuestas claras, transparentes y oportunas en todo momento.

Hacer uso de un lenguaje asertivo, efectivo, y con buena ortografía y gramática.

Verificar si ha entendido, poniéndolo en sus propias palabras, y confirmar con el ciudadano si es correcta esa versión.

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Una vez entendida la solicitud, buscar la información, preparar la respuesta e informar al ciudadano que esta tarea puede llevar un tiempo.

Una vez que se tenga la información, responder teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Cuidar la ortografía: una comunicación con errores ortográficos pierde seriedad.

No utilizar símbolos, emoticones, signos de admiración, etc.

Dividir las respuestas largas en bloques.

No dejar que transcurra mucho tiempo sin hablarle al ciudadano, para que no piense que ha perdido comunicación.

Si la pregunta que ha formulado el ciudadano es muy compleja, o hace falta tiempo para responder durante el horario del chat, conviene enviar un mensaje: “Para responder su consulta, se necesita tiempo adicional. Si le parece bien, le enviaremos la respuesta completa por correo electrónico o por el medio que usted indique”.

No usar mayúsculas sostenidas, negrillas ni signos de admiración si no son estrictamente necesarios.


Al finalizar, enviar un mensaje de cierre al ciudadano para comprobar que entendió la respuesta.

Una vez se haya confirmado que el ciudadano está conforme con la respuesta, despedirse y agradecerle el uso del servicio.

En caso que el ciudadano no responda en un tiempo prudencial, enviarle la última respuesta disponible, e invitarlo a comunicarse nuevamente.

Agregar expresiones como: “Recuerden que los atendió (Nombre y Apellido). Estamos trabajando para mejorar nuestro servicio, ayudarle y orientarle. Nuestro horario de atención en el Chat Institucional se presta de lunes a viernes por la mañana de 9:00 a.m. a 12:00 m. Que tengan feliz día.”

Solicitar al ciudadano la calificación del servicio de atención de su PSQRDs y de ser aceptada la solicitud, enviar a través del chat, el link correspondiente de la encuesta, el cual puede ser consultado con el Grupo de Atención a la Ciudadanía.

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Versión 06


5. MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Atención al Usuario – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Atención al Usuario - Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 7. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Director de Operaciones

guÍa de protocolos para la atenciÓn a la...

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