guía 02 comandos formulas y funciones 2007
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Comandos de ExcelTRANSCRIPT
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MICROSOFT EXCEL 2007 Operaciones Básicas
Comando Deshacer: Permite retroceder o rechazar un cambio que haya realizado en mi documento,
puedo utilizar lo siguiente:
Clic en el menú Edición, luego clic en el submenú deshacer.
Clic en el icono de la barra de acceso rápido.
Presionar las teclas Ctrl + Z
Nota: se puede deshacer o rechazar varias acciones realizadas en el libro.
Comando Rehacer o Repetir: Permite repetir varias veces una acción, es necesario saber que solo
podemos repetir la última acción realizada.
Esto se hace de la siguiente manera:
Clic en el menú Edición, luego clic en el submenú repetir.
Clic en el icono de la barra de Estándar.
Presionar las teclas Ctrl + Y
Borrar contenido de una celda: Excel permite eliminar totalmente el contenido de una celda, quitar
solo los formatos u otros cambios. Para ello primero nos colocamos en la celda que se desee modificar
o eliminar algo, luego hacemos clic en Edición y elegimos la opción Borrar, ahí aparece las opciones
que se pueden realizar.
Nota 1: Si se desea borrar el texto de la celda bastará con colocarse en la celda y se presiona la tecla
suprimir. Pero si solo se desea modificar algo de lo que está escrito sin necesidad de eliminarlo, se
puede usar la Barra de Fórmulas o presionar la Tecla F2, previamente nos colocamos en la celda
donde se desea corregir o modificar lo que está escrito y luego de modificarlo se presiona la tecla Enter.
Nota 2: Todo lo que sea texto se alinea originalmente hacia el lado izquierdo de la celda y lo que son
datos numéricos al lado derecho.
Ir a una celda de manera rápida
Para poder ir a una celda de manera rápida podemos utilizar el cuadro de coordenadas y ahí se escribe
el lugar a donde se desea ir por ejemplo A34, B55, luego presionar la tecla ENTER.
Es importante saber que una coordenada es la intersección de una columna con una fila.
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Copiar y pegar
Se utilizan los siguientes pasos:
1. Nos colocamos en la celda que se desea copiar, presionamos Ctrl + C, o Edición Copiar.
Observaremos que en la celda o celdas que se desean copiar aparece el efecto filas de hormigas
negras, esto indica que se puede copiar.
2. Nos colocamos en la nueva celda donde se desea pegar la copia, y se presiona Ctrl + V o Edición
Pegar.
Nota: Existe una opción en Excel que es la de PEGADO ESPECIAL, esta permite copiar totalmente
como esta el contenido de alguna celda, copiar solo lo que esta escrito sin el formato, copiar solo el
formato, etc, para esto se sigue el primer paso mencionado anteriormente y luego se hace clic en
FLECHITA ICONO PEGAR, ahí aparecen opciones rápidas o se puede seleccionar PEGADO
ESPECIAL, donde aparecen más opciones, se elige la que se desea y listo.
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Elaboración de Series Personalizadas
Ejercicio 1: rellenar datos automáticamente
1. Abra un nuevo libro de Excel.
2. En la celda A1 ingrese el número 1.
3. Seleccione la celda A1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda A5.
4. En la celda B1 ingrese el número 1.
5. Seleccione la celda B1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda B5,
mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.
7. Seleccione la celda C1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda C5.
8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.
9. Seleccione la celda D1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda D5.
10. En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.
11. Seleccione la celda E1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda E5,
mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
12. En la celda F1 ingrese la fecha de hoy.
13. Seleccione la celda F1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda F5.
14. En la celda G1 ingrese la fecha de hoy.
15. Seleccione la celda G1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda G5,
mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
16. OBSERVE QUÉ SUCEDIÓ EN CADA CASO Y SAQUE SUS PROPIAS CONCLUSIONES.
17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1. Para ello, puede hacer doble clic sobre la
etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botón secundario sobre la etiqueta y seleccionar la
opción Cambiar nombre del menú contextual.
Ejercicio 2: otra forma rápida de rellenar datos
1. Pase a la Hoja2
2. Seleccione el rango A1:B5
3. Escriba EXCEL 2007 (se escribirá en la celda A1. Asegúrese que el rango permanezca
seleccionado)
4. Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.
5. ¿QUÉ PASÓ?
6. Cambie el nombre a Hoja 2 por EJERCICIO 2
Otros conceptos básicos
Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo,
A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:)
significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5),
ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos
mejor este concepto.
Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de
texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los
números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de
cálculo.
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Guardar un libro: Excel permite poder guardar y poderle además darle una contraseña, para hacer esto se
tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Clic en BOTON DE OFFICE.
2. En el cuadro que salga se elige el lugar donde se desea guardar y se escribe el nombre y se hace
clic en guardar.
Abrir un libro: Excel permite poder abrir libros, para hacer esto se tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Clic en BOTON DE OFFICE, ABRIR.
Se busca el lugar donde se desea guardar
Se escribe el nombre de nuestro archivo
Al concluir se hace clic para aceptar los cambios.
Para colocar una contraseña.
Se busca el lugar donde se guardo el archivo
Al haber encontrado el archivo se lo selecciona con un clic y luego se hace clic en el botón abrir, si pidiera una contraseña se escribe la contraseña y se acepta y listo
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Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que
tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que
realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).
Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos
que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICACIÓN
/ DIVISIÓN
En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por
supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En
cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado
se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si
en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para
calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos
valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las
que se hace referencia en la fórmula.
Cálculos combinados
Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá
las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio
matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que
resulta de:
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Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para
indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este
modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:
Orden de prioridad El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:
1º) Cálculos entre paréntesis
2º) Multiplicación y división
3º) Suma y resta
ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA OPERACIONES
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Formulas simples y conjunto de fórmulas
ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FORMULAS
Operadores:
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
Ejemplo 1
Supongamos que se desea saber cuánto ganarán los empleados, se sabe la cantidad de días que
trabajaron y el precio por cada hora trabajada, que es de 30 soles, se realiza la
siguiente fórmula:
=B2*C2 Esta fórmula se escribirá en la coordenada D2.
Nota: como luego se tendría que modificar solo la fila, es decir sería =B3*C3, =B4*C4,
=B5*C5 y así sucesivamente, entonces bastará con realizar bien una formula y se
podrá utilizar el botón de arrastre y Excel automáticamente realizará los cálculos
correspondientes, siempre y cuando el cambio de las filas sea correlativo.
Ejemplo 2
Se tiene que calcular la GRATIFICACIÓN, este corresponde al 9% del TOTAL
En la Celda F2 se escribiría =D2*9%,y luego usar el botón de arrastre.
Ejemplo 3
Supongamos que pide hallar el PAGO NETO, para ello a la columna TOTAL
(D1), se le tiene que sumar las cantidades de las columnas AUMENTO (E1) y
GRATIFICACIÓN (F1), y a ese resultado restarle los DESCUENTOS (G1 H1 y
I1), se realizaría lo siguiente.
=(D2+E2+F2)-(G2+H2+I2) Esta fórmula se escribiría en la coordenada J2
Nota: de igual manera luego se podrá utilizar el botón de arrastre y arrastrar
hacia abajo, para que Excel automáticamente realice los cambios respectivos. Además observemos
que se tiene que usar paréntesis para separar argumentos y Excel realice los cambios correctamente.
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Ejemplo 4
Supongamos que se nos pide luego sumar todos los valores de las columnas e ir colocándolos al
costado de SUMA TOTAL es decir en (B10), en ese caso se realiza lo siguiente:
=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8 Esta fórmula se escribe en la coordenada B10
Nota: en este caso luego se tendría que realizar lo mismo para las otras columnas,
PAGO X DÍA, AUMENTO, GRATIFICACIÓN, DESCUENTO 1, DESCUENTO 2,
DESCUENTO 3 y PAGO NETO por ejemplo para la columna AUMENTO sería así:
=E2+E3+E4+E5+E6+E7+E8, si observamos solo cambia en forma correlativa las
filas otra vez podríamos usar el botón de arrastre.
También se podría utilizar el botón de arrastre pero en este caso se puede arrastrar, hacia el lado
derecho y Excel automáticamente realizaría los cálculos respectivos.
Ejemplo 5
Supongamos que se nos pide luego PROMEDIAR todos los valores de la columna PAGO NETO e ir
colocándolos al costado de PROMEDIO DE PAGO NETO es decir en (B11), en ese caso se realiza lo
siguiente:
=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8)/7 Esta fórmula se escribe en la coordenada B11
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FUNCIONES EN EXCEL
ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCIONES BASICAS
Previamente halla Total (S/.) y Total (US$)
FUNCIÓN SUMA: permite realizar la suma de varias coordenadas a la vez. =SUMA(RANGO)
En la coordenada D9 nos piden sumar el total de la columna D SINTAXIS DE LA FUNCIÓN
=SUMA(RANGO) Donde rango es el conjunto de coordenadas que tienen una coordenada de inicio, hasta una coordenada final, separada por dos puntos. En este caso en al coordenada D9 escribimos =SUMA(D4:D8), ENTER. Para la coordenada E9 escribimos =SUMA(E4:E8) ENTER.
FUNCIÓN MAX: permite calcular y mostrar el valor más alto de un conjunto de coordenadas.
=MAX(RANGO)
Por ejemplo en la coordenada (B15) se desea saber LA MAYOR CANTIDAD, en ese
caso se utilizaría la función:
=MAX(B4:B8) ENTER
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FUNCIÓN MIN: permite calcular y mostrar el valor más pequeño de un conjunto de coordenadas.
=MIN(RANGO)
Por ejemplo en la coordenada (B16) se desea colocar cual es el PRECIO
UNITARIO MÁS BAJO, en ese caso se utilizaría la función:
=MIN(C4:C8)
FUNCIÓN PROMEDIO: permite calcular y mostrar el promedio de un
conjunto de coordenadas.
=PROMEDIO(RANGO)
Por ejemplo en la coordenada (B13) se desea colocar cual es el PROMEDIO DE
TOTAL (S/.), en ese caso se utilizaría la función:
=PROMEDIO(D4:D8)
OJO, si se desea obtener un promedio más preciso, se puede añadir a esta función la FUNCION
REDONDEAR
=REDONDEAR(PROMEDIO(RANGO);0)
=REDONDEAR(PROMEDIO(D4:D8))
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ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCION CONTAR Y CONTARA.SI
FUNCIÓN CONTARA Y CONTAR.SI
FUNCIÓN CONTARA: Permite contar la cantidad de elementos que se encuentran en determinado
rango. SINTAXIS
=CONTARA (RANGO)
FUNCIÓN CONTAR.SI: Permite contar la cantidad de elementos o datos que se encuentran en
determinado rango, tomando en cuenta un criterio, el cual debe de ESTAR ENTRE COMILLAS SOLO SI LO QUE SE CUENTA ES UN DATO DE TIPO TEXTO O DATO COMBINADO SINTAXIS
=CONTAR.SI (RANGO;CRITERIO) si los datos son NUMEROS =CONTAR.SI (RANGO;“CRITERIO”) si los datos son TEXTO =CONTAR.SI (RANGO;“>CRITERIO”) si los datos son COMBINADOS
En la coordenada D18, deseo mostrar la
cantidad de alumnos que hay.
Se utiliza
=CONTARA(B6:B15)
En la coordenada D19, deseo mostrar la
cantidad de alumnos que les gusta WORD.
Se utiliza
=CONTAR.SI(C6:C15;"Word")
En la coordenada D24, deseo mostrar la
cantidad de alumnos que pagan 350
Se utiliza
=CONTAR.SI(E6:E15;350)
NOTA: si luego de escribir mi función, presiono ENTER y me sale
un error, verifica y cambia el punto y
coma por la coma.
Para las demás coordenadas D20, D21, D22,
D23, D24, D25 Y D26 se utiliza la función
CONTAR.SI, tomando en cuenta el RANGO y
lo que se desee mostrar, recuerde, que lo que
se debe de contar debe estar entre
COMILLAS SOLO SI ES TEXTO.
En la coordenada D25, deseo mostrar la
cantidad de alumnos que pagan 350
Se utiliza
=CONTAR.SI(E6:E15;250)
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ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCION CONTAR Y CONTARA.SI
FUNCIÓN SI: permite realizar cálculos o mostrar valores teniendo en cuenta condiciones lógicas
=SI(CONDICION,CALCULO) =SI(CONDICIÓN,RESULTADO)
Por ejemplo tomando en cuenta la siguiente tabla
En este caso para resolver esta planilla se tiene que usar la FUNCION SI,
COORDENADA G6
=SI(F6>=10.5,"APROBADO","DESAPROBADO")
COORDENADA H6
=SI(B6>=14,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")
COORDENADA I6
=SI(C6>=17,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")
COORDENADA J6
=SI(D6>=16,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")
COORDENADA K6 =SI(D6>=15,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")
NOTA: Si manda error, cambie el punto decimal por coma. Además cambie la separación de argumentos en vez de coma
coloque punto y coma.