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Guía rápida de registro y presentación de ofertas en la plataforma VORTALnext>
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Índice
1 Compatibilidades y requisitos ........................................................................................ 1
2 Registro de usuario ......................................................................................................... 2
3 Registrar una empresa o asociarse a una existente ...................................................... 3
3.1 Pedido de acceso a una empresa ya registrada ..................................................... 3
3.2 Registrar una nueva empresa ................................................................................ 4
4 Pedir un Certificado de autenticación de Vortal ............................................................ 5
4.1 Descargar del certificado de autenticación de Vortal .............................................. 6
4.2 Instalación del certificado de autenticación de Vortal .............................................. 6
5 Acceder a la plataforma .................................................................................................. 7
6 Presentación de ofertas .................................................................................................. 8
6.1 Búsqueda de procedimientos públicos ................................................................... 8
6.2 Presentación de Ofertas......................................................................................... 9
7 Recomendaciones para la correcta presentación de ofertas en la plataforma .......... 13
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1 Compatibilidades y requisitos
La nueva plataforma VORTALnext es compatible con todos los navegadores importantes del
mercado: Internet Explorer (7 o superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Opera.
El pedido y selección de un certificado y las firmas y las cargas de archivos en la plataforma
utilizan Java, por lo que si surge alguna dificultad en el uso de la plataforma es necesario
confirmar que el equipo tiene, como mínimo, la versión 6 de Java instalada.
Si necesita cualquier aclaración, póngase en contacto con el Servicio de Atención al cliente de
Vortal en el 902 02 02 90 de lunes a viernes de 9h a 19h o por correo electrónico a
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2 Registro de usuario
El primer paso para empezar a trabajar en la plataforma es hacer su registro de usuario.
Con sólo un usuario podrá acceder a las diferentes entidades a las que pertenece.
1. Acceda al site de su mercado (www.vortalgov.es o www.vortalhealth.es)
2. Pulse en ;
3. Pulse en ;
4. Rellene los campos solicitados. Todos los campos son de obligado cumplimiento.
5. Tras cumplimentar todos los datos, debe aceptar los Términos de Uso y pulsar en
para avanzar a la siguiente etapa. Si los campos fueron completados
correctamente, aparecerá un mensaje indicando que recibirá un email de confirmación
de registro de usuario.
6. El correo electrónico contiene un vínculo a la activación del usuario, así como la
identificación de los pasos seguir. En el momento en el que el cliente pulsa en este
enlace, será llevado a la página de Login y, al entrar en la plataforma, el usuario se
activará.
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3 Registrar una empresa o asociarse a una existente
Un nuevo usuario, la primera vez accede a la plataforma, tendrá que elegir entre solicitar el
acceso a una empresa que ya está registrada en la misma, o entre registrar una nueva
empresa.
Un usuario que ya esté registrado en una empresa, también puede solicitar acceso a otra, o
crear una nueva yendo al Área de trabajo y, a continuación, pulsando en Empezar Vendiendo.
3.1 Pedido de acceso a una empresa ya registrada
Para pedir el acceso a una empresa ya existente, debe marcar la opción “Añadir a una
empresa existente (Enviar solicitud)” y pulsar en
1. Debe obligatoriamente cumplimentar los campos País e Identificación Fiscal y
pulsar en .
2. Si alguna empresa coincide con los datos introducidos, aparecerán los datos de la
compañía, y debe pulsar en Solicitud de acceso.
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3. Su acceso deberá después ser concedido por uno de los actuales usuarios de la
empresa en la plataforma.
3.2 Registrar una nueva empresa
Si una empresa no corresponde a los datos cumplimentados, el usuario tiene la
posibilidad de registrar una nueva, bastando para deberá marcar la opción Crear
entidad y pulsar en
1. Debe obligatoriamente cumplimentar los campos País e Identificación Fiscal y
pulsar en .
2. Si ninguna empresa coincide con los datos introducidos, aparecerán el mensaje
que se muestra en la siguiente figura, y debe pulsar en Si.
3. Al seleccionar esta opción, puede optar por cumplimentar los datos de forma
manual o pre-rellenar el formulario con un certificado de representación.
4. Tras cumplimentar todos los datos, debe aceptar los Términos de Uso y pulsar
en
5. Accederá automáticamente a su área de trabajo, donde tendrá que pulsar en el
cuadro que se muestra en la imagen, para activar su servicio gratuito en la
plataforma.
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4 Pedir un Certificado de autenticación de Vortal
Disponer de un certificado de autenticación es requisito indispensable para consultar
información adicional de los procedimientos y poder presentar una oferta. Vortal pone a su
disposición certificados avanzados que le permitirán autenticarse en la Plataforma de manera
gratuita.
En el menú Configuración, en el bloque Configuraciones de Usuario en la carpeta Mis
certificados digitales, podrá solicitar un certificado de autenticación a Vortal.
En surge la ventana donde es necesario definir una carpeta en su
ordenador en la que la plataforma, pulsando en donde se creará un archivo con
extensión JKS. A continuación deberá establecer una contraseña (que será la contraseña que
tenga su certificado) y confirmarla.
Acepte las condiciones de uso y pulse en
El archivo tendrá su Nombre, fecha y hora de la solicitud y estará instalado en la carpeta
previamente seleccionada.
Esta contraseña es necesaria para instalar el certificado y será solicitada siempre que una
acción en la plataforma requiera el uso del certificado de autenticación.
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4.1 Descargar del certificado de autenticación de Vortal
La emisión del certificado es automática por lo que, en cuanto haga el pedido del
mismo, estará disponible para su descarga e instalación.
Cuando el certificado es emitido, el usuario recibe una notificación por correo
electrónico y el estado del pedido pasa a, Emitido.
Para hacer la instalación es necesario seleccionar el archivo JKS que se generó en el
pedido, pulsando de nuevo el botón e introduciendo la contraseña elegida.
Esta acción generará un archivo en la carpeta de su equipo con extensión PFX o P12
(icono con una llave) que es el archivo físico del certificado.
4.2 Instalación del certificado de autenticación de Vortal
El certificado es instalado haciendo doble clic en el archivo PFX o P12 y continuando la
importación con el asistente de importación de certificados.
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5 Acceder a la plataforma
IMPORTANTE: Para poder consultar información de procedimientos públicos y presentar
oferta, el usuario necesita tener un Certificado de Autenticación.
1. Acceda al site de su mercado (www.vortalgov.es o www.vortalhealth.es)
2. Pulse en ;
Pulse en la opción , seleccione el certificado de autenticación
previamente instalado en su ordenador y después inserte la contraseña del certificado.
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6 Presentación de ofertas
Dentro del menú , para localizar un procedimiento existen tres carpetas en el
bloque Prospecciones:
Oportunidades, donde podrá ver:
- Los procedimientos puestos a disposición para los perfiles comerciales que
definió para a su entidad;
- Todos los procedimientos, a los cuales fue invitado directamente;
- Los procedimientos de ámbito público, en los cuales demostró interés.
Prospecciones, al crear perfiles de negocios informativos, definió las áreas de negocio
de las que desea recibir información. Todos los procedimientos publicados en el
mercado de acuerdo a la información del perfil definido aquí serán consultados.
Búsqueda de procedimientos públicos.
6.1 Búsqueda de procedimientos públicos
En esta área puede visualizar y buscar todos los procedimientos de ámbito público que
fueron publicados en la plataforma.
En esta área localice el procedimiento que quiere consultar y pulse en Detalle para
abrir el mismo y verificar el detalle.
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IMPORTANTE: Antes de comenzar a presentar ofertas es necesario confirmar
interés en el procedimiento, por lo que tendrá que pulsar el botón de
forma que se desbloquean todas las opciones del mismo y se informa al comprador de
la existencia de un interesado. Al efectuar esta operación, existe la posibilidad de
enviar o no un comentario al comprador.
Posteriormente, pulse en para ver el detalle del procedimiento.
En el detalle estará disponible toda la información relativa al procedimiento, dividida en
7 bloques:
1. Resumen de información del procedimiento
2. Evaluación
3. Formulario de Respuestas
4. Documentación (Pliegos del procedimiento)
5. Información Adicional
6. Mensajes públicos
7. Recibos
Para descargar los pliegos y documentación del procedimiento, vaya al paso
Documentación y pulse en Descargar, a la derecha de cada documento. De esta
manera podrá guardarlos en su ordenador.
También puede descargar toda la documentación y pliegos en formato de archivo
comprimido, pulsando el botón .
6.2 Presentación de Ofertas
Dentro del procedimiento, en el bloque Mis ofertas, después de pulsar en
surgen 3 pasos para la creación de una oferta (serán 4 pasos si el procedimiento
tuviese lotes):
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1. En el paso 1 | Información General bastará rellenar las referencias de la oferta
(la referencia interna es visible solo para el proveedor; la referencia de la oferta es
visible para todos los participantes).
2. Si se han definido Lotes para el procedimiento, surgirá un nuevo paso, donde
deberá indicar a cuáles de ellos presentará una oferta.
3. En el paso 2 | Formulario de respuesta surgirán las preguntas creadas por la
entidad pública. Para responder, basta pulsar en en cada sobre, si
procede.
IMPORTANTE: En el Formulario de respuesta encontrará el mapa de
cantidades donde tendrá que poner los precios de su oferta.
Además, encontrará otras preguntas que la entidad pública ha podido añadir al
procedimiento.
Después de rellenar todas las cuestiones, pulse en . Si existiera
alguna pregunta en la que sea necesario anexar documentación, aparecerá un
mensaje en amarillo con esta indicación y podrá anexar los documentos en el
siguiente paso.
4. En el paso 3 | Documentos estarán disponibles automáticamente las preguntas de
anexos solicitadas en el formulario de respuesta por la entidad pública. Por lo tanto,
deberá adjuntar toda la documentación requerida en los pliegos a cada uno de los
Sobres.
Surgirá la ventana para buscar la documentación en su equipo. Deberá pulsar el
botón Cargar nuevo documento
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Busque el documento que desea adjuntar a su oferta, pulsando el botón .
Una vez que tenga el documento seleccionado, pulse el botón .
Por último, pulse en botón Seleccionar para incluir el documento cargado en su
oferta
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También es posible anexar otros documentos a la oferta, a través del botón
Opciones – Añadir Documentos. a la derecha del
nombre de cada Sobre.
En el caso de que pretenda clasificar documentos, deberá marcar la opción
Confidencial.
Si desea modificar un documento ya adjuntado a su oferta, puede pulsar en la
opción para reemplazar un documento por otro.
5. Después adjuntar todos los documentos, debe efectuar las siguientes acciones:
a) Pulsar en ;
b) Toda la documentación solicitada, deberá ser firmada mediante firma
electrónica reconocida, válidamente emitida por un Prestador de Servicios de
Certificación y que garantice la identidad e integridad del sobre y todos los
documentos asociados al mismo. Para realizar esta opción pulse en el botón
(esta firma quedará incrustrada en cada uno de los documentos
adjuntos);
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c) Pulsar en . De esta manera, toda su oferta, junto con la
documentación asociada a la misma, quedará cifrada sin que se pueda
acceder a su contenido hasta la constitución de la mesa de contratación.
6. Aparecerá una ventana para que acepte las condiciones de uso. Después de
aceptarlas, pulse el botón .
Una vez presentada una oferta a través de la plataforma electrónica de contratación
vortalGOV o vortalHEALTH, se generará un recibo electrónico que garantizará la fecha,
hora y contenido de su oferta.
7 Recomendaciones para la correcta presentación de
ofertas en la plataforma
1. Comience a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo;
2. En el mismo proceso de registro, solicite su certificado de autenticación para poder
acceder a toda la información del procedimiento;
3. Solicite un certificado reconocido de apoderamiento para firmar la documentación
de la oferta con el suficiente tiempo, a cualquiera de estas entidades certificadoras
reconocidas por la plataforma:
DNI electrónico
IZEMPE
ANCERT
CAMERFIRMA
CATCERT
FNMT - CERES
FIRMA PROFESIONAL
ACCV
4. Antes de la fecha límite de recepción de ofertas, compruebe que su certificado
reconocido de firma funciona correctamente en la plataforma;
5. El acto de firma de los documentos de su oferta, se puede hacer de las siguientes
maneras:
a) Puede utilizar la propia aplicación de firma de la plataforma para firmar la
documentación de su oferta. Al pulsar en el botón “Firmar todos” en la
plataforma, tendrá que utilizar el certificado reconocido de apoderamiento.
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b) Puede utilizar una aplicación de firma externa (Xolidosign, etc.) para firmar
la documentación con un certificado reconocido de apoderamiento y
posteriormente, al pulsar el botón “Firmar todos” en la plataforma, utilizar
otro certificado reconocido (ya no es necesario que sea el certificado de
apoderamiento);
6. Siempre que sea posible, convierta sus documentos a PDF;
7. La plataforma acepta archivos de cualquier tamaño aunque se recomienda no subir
archivos de más de 30 Megas;
8. No anexe documentos innecesarios o fotos en alta resolución;
9. En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, defina siempre el
área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que
quiere transmitir.