guÍa para la realizaciÓn de ejercicios de vigilancia

Macroproceso: Extensión, innovación y propiedad intelectual Proceso: Gestión tecnológica Guía: Metodología para realizar ejercicios de Vigilancia Tecnológica

Universidad Nacional – Sede Palmira Versión: 1.0 Página 1 de 21

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EJERCICIOS DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 2

Objetivo de la guía ................................................................................................................................... 2

Contenido de la guía ................................................................................................................................ 2 Capítulo 1: CONCEPTOS ................................................................................................................... 3 Capítulo 2: METODOLOGÍA .............................................................................................................. 4

2.1 Paso 1: Delimitación y alcance ............................................................................................................ 4

2.2 Paso 2: Búsqueda ............................................................................................................................... 6 2.2.1 Fuentes de información .......................................................................................................................................... 6 2.2.2 Palabras clave .......................................................................................................................................................... 9 2.2.3 Ecuciones de búsqueda ......................................................................................................................................... 10

2.3 Paso 3: Almacenamiento .................................................................................................................. 12

2.4 Paso 4: Procesamiento ...................................................................................................................... 12

2.5 Paso 5: Análisis ................................................................................................................................. 13

2.6 Paso 6: Validación ............................................................................................................................ 14 Capítulo 3: HERRAMIENTAS ........................................................................................................... 16

3.1 Bases de datos científicas y tecnológicas ........................................................................................... 16

3.2 Bases de datos comerciales ............................................................................................................... 19 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 21



INTRODUCCIÓN La presente guía pretende brindar pautas metodológicas para la realización de ejercicios de vigilancia tecnológica. La realización del ejercicio se basa en el uso del ciclo de vigilancia e inteligencia competitiva, iniciando con la identificación y recopilación de las necesidades del interesado, y culmina con un documento que contendrá la respuesta a la necesidad del interesado. De forma general el documento para la evaluación del potencial de patentabilidad de las tecnologías contiene la siguiente estructura:

1. Priorización de la búsqueda 2. Descripción de la tecnología 3. Análisis tecnológico:

- Ciclo de vida - Países líderes (Origen tecnológico y Destino comercial) - Solicitantes líderes - Patentes y Artículos científicos relacionados

4. Análisis comercial - Mercado potencial - Productos similares - Competidores

5. Conclusiones y recomendaciones para el Comité de Propiedad Intelectual

Objetivo de la guía Establecer pautas metodológicas, para realizar ejercicios de Vigilancia e inteligencia competitiva.

Contenido de la guía Para una mayor comprensión, el presente documento se divide en tres capítulos: Capítulo 1: Conceptos Se encuentra los principales conceptos relacionados con el tema de Vigilancia tecnológica. Capítulo 2: Metodología Se expone el proceso, paso a paso para la realización de los ejercicios de Vigilancia tecnológica. Capítulo 3: Herramientas Se ilustra algunos ejemplos de diferentes bases de datos para la recoleción de la información especializada y la realización del informe de Vigilancia tecnológica.



Capítulo 1: CONCEPTOS La Vigilancia Tecnológica (VT) es un proceso organizado, selectivo y sistemático, para observar, captar, seleccionar, analizar y difundir la información de la propia institución y del exterior como herramienta de gestión que permita anticiparse a los cambios y tomar decisiones con menor riesgo (NTC5800, 2008). De acuerdo con la Norma NTC5800 y de acuerdo con la Misión de la Universidad, se pueden identificar cuatro tipos de Vigilancia, aplicables al interior y al exterior de una determinada organización:

a. Tecnológica: Centrada en los avances del estado de la técnica y en particular de la tecnología a partir de las oportunidades y amenazas que genera.

b. Científica: Centrada en los avances científicos y los desarrollos de la comunidad académica, este tipo de vigilancia se enfoca en el uso de base de datos científicas y de patentes.

c. Competitiva: Implica, cuando el proyecto o la temática lo amerite, un seguimiento y

análisis de los competidores actuales, potenciales, y de aquellos con producto sustitutivo.

d. Comercial y/o social: Hace referencia a la caracterización de necesidades futuras de

clientes, análisis de proveeduría, mercados y personal.

e. Del Entorno: Centra su observación sobre el conjunto de aspectos sociales, legales, medio ambientales, culturales, encontrando las macrotendencias que direccionan el desarrollo de los sectores económicos.

La VT es una herramienta fundamental en el marco de los sistemas de gestión de I+D+i puesto que a través de ella se generan ideas utilizables en los proyectos, procesos y sistemas de I+D+i que concluirán en el desarrollo de un nuevo producto, proceso, método organizativo, método de comercialización o, para la organización. Es por esto, que la VT alerta sobre las innovaciones científicas y técnicas susceptibles de crear oportunidades y amenazas para las diferentes organizaciones que la apliquen. Por la naturaleza de las actividades de la VT es importante considerar los aspectos de confidencialidad, legalidad y éticos (GTC 186, 2009). Con base en la información recolectada y analizada se procede al siguiente proceso llamado Inteligencia Competitiva (IC) siendo una herramienta administrativa que tiene como objetivo obtener información relevante y de valor estratégico del entorno para analizarla, tomar decisiones y desarrollar estrategias (NTC5800, 2008).



Capítulo 2: METODOLOGÍA A continuación, se describe el ciclo de la VT expresado en seis (6) pasos que integran el proceso de la realización de los ejercicios de VT (Figura 1); el cual busca recolectar información a través de métodos legales. Durante la elaboración, es fundamental la participación de los interesados, con el fin de suministrar toda la información y documentación relevante para el mejor entendimiento del tema.

Figura 1. Ciclo de Vigilancia Tecnológica

Fuente: Adaptado de (Universidad de Alicante, 2020)

2.1 Paso 1: Delimitación y alcance Al inicio del ejercicio se delimita el campo de interés y el alcance del informe; esto es primordial debido a las múltiples fuentes de información existentes. Una vez seleccionado el tema de interés, los objetivos y alcance, se requiere definir las necesidades específicas para orientar la búsqueda y consulta de la información. Esto implica que se identifique claramente los aspectos o factores de análisis del tema en los que requiere obtener conocimiento. En el momento de la definición de las necesidades, es primordial la participación del equipo de la Unidad de Vigilancia tecnológica e Inteligencia competitiva junto con los solicitantes (organizaciones externas o áreas internas) con el objetivo de establecer los criterios para la elaboración de la búsqueda de la información, con base a:

• La definición del foco del estudio, incluyedo los subtemas. • Importancia y justificación del tema • Definición de palabras clave

Paso 1:Delimitación

y alcance

Paso 2: Búsqueda

Paso 3: Almacenamiento

Paso 4: Procesamiento

Paso 5: Análisis

Paso 6:Validación



Para la realización del Paso 1, se deberá apoyar en el FORMATO DE REPORTE DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA (Documento adjunto), el cual contiene una serie de preguntas que permitirá abordar mejor la temática.



2.2 Paso 2: Búsqueda La búsqueda tiene como objetivo recopilar la mayor cantidad de información de las bases de datos de forma legal, en el ambito nacional e internacional. Por esto, es necesario tener una estrategia de búsqueda avanzada enfocada en los siguientes tres parámetros y con apoyo de expertos en la temática:

1. Fuentes de información 2. Palabras clave 3. Ecuaciones de búsqueda avanzadas

A continuación, se describe de manera específica cada componente de la estrategia de búsqueda de la información.

2.2.1 Fuentes de información La búsqueda se debe realizar en las bases de datos especializados de acceso legal, en la que se pueden agrupar en cuatro (4) tipos de fuentes diferentes:

1. Bases de datos Científicas y tecnológicas: Bases de datos especializadas en artículos científicos, la cual se puede acceder a través de: http://bases.unal.edu.co/subjects/databases.php

A

A

B

http://bases.unal.edu.co/subjects/databases.php



De acuerdo con la página de la bilbioteca: A. Para seleccionar la base de datos especializadas de acuerdo a la temática, se puede

desplegar la opción de búsqueda por área, o buscar directamente con el nombre del recurso.

B. La mayoría de las bases de datos presentan guías para la realización de la búsqueda especializada.

2. Bases de datos de Patentes: Bases de datos especializadas en patentes, la cual se puede acceder a través de: http://bases.unal.edu.co/subjects/databases.php?letter=bytype&type=Patentes

Al igual que las bases de datos científicas y tecnológicas, las bases de datos de patentes presentan guías para su utlización. Nota: Para las bases de datos de científicas y de patentes, se puedo obtener la siguiente información:

• Información sobre avances científicos • Identificación de los países líderes • Identificación de expertos temáticos • Indentificación de instituciones, empresas, centros de investigación, etc. • Dinámica científicas • Identificación de tendencias temáticas

Guías de uso

http://bases.unal.edu.co/subjects/databases.php?letter=bytype&type=Patentes



3. Bases de datos Comerciales, Específicas de empresas o de Agremiaciones sectoriales: la búsqueda de la información se debe hacerse en las web de las instituciones y empresas más importantes a nivel nacional y global del sector o temática.

4. Bases de datos internas: Es de total importancia consultar los repositorios de información

propios de la universidad, la cual se puede acceder a través del:

• Repositorio institucional https://repositorio.unal.edu.co/

• Portal de revistas https://revistas.unal.edu.co/

Búsqueda por área temática

https://repositorio.unal.edu.co/

https://revistas.unal.edu.co/



La siguiente tabla muestra algunas bases de datos que son utlizadas para la realización de la consultada durante la elaboración del documento como fuentes de información calificada, agrupadas en los cuatro tipos de fuentes de información:

Tabla 1. Bases de datos especializadas

Bases de datos Científicas y tecnológicas

• EBSCO Research • Publindex • Scopus • ISI – Web of science • Scielo • Science Direct

Bases de datos Patentes

• World Intellectual Property Organization -WIPO • EuropeanPatent • Espacenet • Lens • Patentscope • Orbit intelligence

Bases de datos Comerciales

• TradeMap • Alibaba • Euromonitor • Legixcomex • Statista

Bases de datos Específicas de empresas o de Agremiaciones sectoriales

• ANDI • Cámaras de comercio • Superintendencia de Industria y Comercio • Ministerios del gobierno • Centros o Institutos de investigación • Periódicos

Bases de datos internas

• Agronomía colombiana • DYNA • Energética • Innovar • Revista Colombiana de Biotecnología

Fuente: Elaboración propia

2.2.2 Palabras clave

Una vez elegidas las bases de datos de acuerdo a la temática, se estable una lista de palabras de búsqueda especializadas; permitiendo extraer la información específica y relacionada con el objetivo de la búsqueda. Para ello, es necesario tener el acompañamiento del experto temático que ayude a definir las palabras clave y sean homologadas al menos a 3 idiomas. Para una mayor claridad y orden de los datos, se puede almacenar una matriz (ver Tabla 2). Es recomendable sacar como mínimo 3 palabras clave, aunque el número puede variar de acuerdo a la especificidad o el criterio del experto.



Tabla 2. Palabras clave Palabras clave

(español) Inglés Idioma 2 Idioma 3

Variable 1

Variable n Fuente: Elaboración propia

2.2.3 Ecuciones de búsqueda La ecuación de búsqueda es el resultado de múltiples ensayos de combinaciones de las palabras clave en las bases de datos escogidas, a partir de una configuración de caracteres estándar (conjunto de instrucciones) que cualquier buscador de información es capaz de entender, como lo es el lenguaje boleano (ver Tabla 3).

Tabla 3. Operadores boleanos

Operador AND / Y (intersección)

OR / O (unión)

NOT / NO (exclusión)

Ejemplo

(casa AND “ventana de vidrio”)

(casa OR “ventana de vidrio”)

(casa NOT “ventana de vidrio”)

Tipo de resultado

• Información con todos los términos empleados

• Reduce el número de resultados

• Concreta o específica los resultados

• Toda la información con cualquiera de los términos empleados

• Aumenta el número de resultados

• Amplia los resultados

• Toda la información con el primer término excluyendo o negando el segundo

• Elimina los resultados no deseados

Fuente: Elaboración propia Además de la utlización de los operadores boleanos es necesario implementar otras estrategías para una eficaz ecuación búsqueda:

• La utlización de parentesis y/o comillas se realiza para agrupar términos o que busque necesariamente la frase completa. Ejemplo: No es lo mismo buscar “Ventana de vidrio” que Ventana de vidrio, en el primero se encontrará en los buscadores tal cual como se agrupo, mientras que en el segundo buscara por separado las palabras ventana, de y vidirio; haciendo más tedioso el momento de la recolección y análisis de la información, por el mayor número de resultados.



Además se pueden agrupar varios términos en parentesis conetados a través de operadores boleandos. Ejemplo: (“Ventana de vidrio” OR “glass window”) AND (casa OR house OR home)

• Se pueden emplear en una misma ecuación las mismas palabras clave en los diferentes idiomas. Ejemplo: (“Ventana de vidrio” OR “glass window”)

• Utilizar los filtros de las diferentes bases de búsqueda, como: límite de años, áreas de conocimiento, tipo de fuente, autor, parte del documento, entre otros.

Con lo anterior se procede a construir la ecuación de búsqueda, la cual puede ser extensa o corto dependiendo de la temática, esto se realiza a partir de diferentes iteraciones sobre las bases de datos que permite ajustar o complementar la ecuación con el fin de refinarla. Es importante validar con el experto. A continuación se muestra un ejemplo de ecuación de búsqueda:

(TITLE: ((“Ventana de vidrio” OR “glass window”) AND (casa OR house OR home)) OR TOPIC: ((“Ventana de vidrio” OR “glass window”) AND (casa OR house OR home))

Refined by: WEB OF SCIENCE CATEGORIES: ENGINEERING MECHANICAL OR MECHANICS ) Timespan: Last 5 years. Indexes: SCI-EXPANDED, SSCI, A&HCI, ESCI.)

Al obtener definada la o las ecuaciones de búsqudas y las bases de datos de consulta, se procede a buscar información hasta el momento con que se cumpla los objetivos del informe y se disponga de gran cantidad de información actualizada (últimos 5 años) y validada por el experto. Para esto se recomienda descargar los documentos de interés y diligenciar una Bitácora de búsqueda (Documento adjunto) que permitirá tener el historial del proceso y clarida sobre cada paso realizado en la búsqueda.



2.3 Paso 3: Almacenamiento El almacenamiento de la información tiene el fin de estructurar la información identificada mediante la creación de bases de datos, permitiendo la consulta de forma rápida. Al mismo tiempo es necesario extraer y clasificar la información de acuerdo a los componentes del informe, la cual se puede apoyar en la bitácora de búsqueda, facilitando el proceso de organización y análisis de la misma. Cabe resalta que el almacenamiento de los datos debe ser de forma segura y restringuida. Para realizar este paso, se recomienda (Universidad del Valle, 2014):

• Consolidación de documentos por subtemas y objetivos • Identificación de documentos más relevantes • Lectura preliminar de los documentos • Plataformas de gestión y manejo de información en la nube

2.4 Paso 4: Procesamiento El procedimiento tiene el fin de transformar y organizar los datos encontrados, lo que implica agregar valor a los datos para alinearlos con los resultados de forma precisa para la toma de cisiones, a partir de tablas orientadas al objetivo. En la siguiente figura, el procesamiento inicia con la construcción de la línea base de la informaicón indeterminada, que pasa por criterios de filtración para dar sentido a los hallazgos y finalmente se crea factores de decisión junto con los expertos temáticos.

Figura 2. Procesamiento de la información

Fuente: Adaptado de (Ruff & Chrysler, 2007)

Línea base (Información)

Criterios de filtración

Factores de

decisión

Universidad Competidores

País

Región

Empresa



El procesamiento implica transformar la información base (datos) en conocimiento (factores de decisión), para esto se puede apoyar en software especializados en minería de datos que facilitan el procesamiento de los datos de manera dinámica, mediante cruces estratégicos de los criterios de filtración. Este componente, simplifica el posterior paso de análisis. Algunas bases de datos como Scopus, Web of Science, Science Direct, Orbit, entre otros, presentan sistemas de procesamiento y análisis de los propios sistemas de búsqueda. En el siguiente capítulo, se muestra algunos ejemplos para la manipulación obtención de datos procesados para la creación del informe. Para facilitar el proceso se recomienda construir fichas de datos por categorías, lo que implica separar la información encontrada por líneas o criterios de filtración definidos en el alcance del informe; por ejemplo: una ficha de datos por cada componente del informe, es decir, una ficha de datos por el ciclo de vida, otra por países líderes, otra de la parte comercial, esto facilitará la labor y se obtendrá mayor precisión en el análisis, reduciendo el tiempo de revisión de los expertos.

2.5 Paso 5: Análisis El análisis tiene como objetivo generar valor estratégico para la toma de decisiones, lo que implica avanzar en la pirámide informacional (ver Figura 3). Pasar de los datos que expresan solo una parte de la realidad a traves de un proceso de agregación de valor mediante su categorización y contextualización con el fin de obtener información mas pertinente posteriormente asimilación y la comprensión de estos se denomina conocimiento, este es comun en nuestro entorno, sin embargo el paso mas complejo para el proceso es aquel que lleva el conocimiento a la inteligencia, pues implica configurar el conocimiento bajo argumentos, recomendaciones y estrategias propias del sector. Este documento presenta conocimiento e inteligencia al punto de recomendar acciones a partir de sus hallazgos (Universidad del Valle, 2014).

Figura 3. Pirámide informacional

Fuente: Adaptado de (Secretaría de la Función Pública de México, 2008)

Inteligencia

Conocimiento

Información

Datos

Cantidad

Calidad



La realización de este paso implica, primero definir los criterios de validación (alineados con los objetivos del estudio, confiabilidad de fuentes de consulta, grado de relación con el tema principal o los subtemas, actualidad del documento, etc.), segundo aplicar esos criterios de validación a la información procesada, y por último destacar la información más relevante para ser concretos en el momento de la toma de la decisión. Para destacar la información más relevante, es importante tener la información validada y depurada que se realiza a partir de una lectura detallada y crítica extrayendo: Tendencias, Nuevas tecnologías, Nuevas dinámicas científicas y tecnológicas, Identificación de países líderes y nuevos subtemas. Al finalizar el analisis se procede a la consolidación y construcción del informe, que se realiza a través de un informe breve y conciso que contiene en su mayoría gráficos para una mejor comprensión y presentación de los resultados. En el siguiente capítulo, se muestra algunos ejemplos para la construcción de los gráficos y presentación de resultados.

2.6 Paso 6: Validación Se recomienda realizar la respectiva validación de los resultados durante todo el ciclo de la vigilancia, y con mayor énfasis al final de la construcción del informe, a través del sometimiento de validación de la consulta de expertos en la temática. Esto permitirá una mayor profundización y pertinencia en el análisis, además de una mejor presentación de los resultados en la forma de comunicación. En el proceso de validación se proponen los siguientes interrrogantes:

• Para la pertinencia ¿El ejercicio de vigilancia respondió a los temas relevantes del contexto que eran tratados en este

tiempo? ¿Fueron utilizados los métodos correctos? ¿Estuvo implicada la gente apropiada?

• Para el impacto ¿Cómo se beneficiaron los participantes?, ¿Qué impacto tuvo el ejercicio en decisiones de política e

inversión?, ¿Qué nuevas redes y sinergias resultaron del proceso? ¿El resultado del ejercicio tuvo efectos duraderos en el comportamiento de los participantes?, ¿éstos se interesaron más en la

colaboración, quedaron con una actitud más abierta frente a nuevas

• Para la eficacia de proceso ¿fueron empleados los métodos apropiados? ¿Los participantes se involucraron en una manera

eficiente? ¿Cómo podrían los grupos de investigación y la organización del proyecto ser mejoradas si el ejercicio fuera repetido? y más amplias perspectivas?



Debido a que durante todo el proceso es necesario tener reuniones de validación con el experto temático, se recomienda realizar actas de las reuniones para una mejor trazabilidad del proceso. Para esto se sugiere dilegenciar el FORMATO DE CITAS – AYUDA DE MEMORIA (documento adjunto).



Capítulo 3: HERRAMIENTAS

3.1 Bases de datos científicas y tecnológicas A través del ejemplo de la siguiente base de datos se puede tomar como punto de partir para la realización del informe de vigilancia, en la parte de análisis científico tecnológico.

• Web of Science (Artículos científicos) Primeramente se ingresa a la base de datos y se realiza la búsqueda de acuerdo a la ecuación de búsqueda seleccionada, para posteriormente dirigirse a la parte superior derecha “Analyze Results”.

Seguidamente al ingresar al análisis de datos se pueden encontrar una serie de gráficos para la realización del informe.

Ciclo de vida

Países líderes

Solicitantes lídres



Finalmente en la parte de abajo se podrán editar los datos de acuerdo a lo necesitado para posteriormente poder descargarlo y poder editarlos. Se recomienda descarta la totalidad de los tados y en un documento de excel o word modificarlo, de acuerdo a lo necesitado.

• Patentsocpe (Patentes) Pueden ingresar con el siguiente link https://patentscope.wipo.int/search/en/search.jsf

Inicialmente se ingresa a la base de datos y se realiza la búsqueda de acuerdo a la ecuación de búsqueda seleccionada, para posteriormente dirigirse a la parte superior izuquierda “Resultados” para ingresar a los diferentes filtros.

https://patentscope.wipo.int/search/en/search.jsf



Seguidamente al ingresar al análisis de datos se pueden encontrar una serie de gráficos para la realización del informe, en el que se puede incontrar los países líderes, los solicitantes lídres, principales inventores en el tema, ciclo de vida de las patentes (fecha de publicación).



3.2 Bases de datos comerciales A través del ejemplo de las siguientes bases de datos se puede tomar como punto de partir para la realización del informe de vigilancia, en la parte de análisis comercial.

• Euromonitor

Click para seleccionar el tipo de industria de la tecnología. También se puede seleccionar en la sección de las compañias los principales competidores, con sus respectivas utilidades y ventas anuales.

Al seleccionar el tipo de industria, se dirige al segmento de estadística



Se puede seleccionar a la medida por categoría de producto, por geografía y tiempo específico. Además se puede encontrar con proyecciones.

• Legixcomex En la plataforma se puede acceder a legislación específica, o datos de comercio exterior. Sólo se tiene que especificar el código arancelario del producto o tecnología a comercial para empezar la búsqueda en cualquera de los items.



BIBLIOGRAFÍA GTC 186. (2009). Gestión de la I+D+i: Sistema de sistema de Vigilancia. NTC5800. (2008). Gestión de la Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i). INCONTEC. Ruff, F., & Chrysler, D. (2007). Society and Technology Research Group. Secretaría de la Función Pública de México. (Marzo de 2008). Marco conceptual sobre Gestión del

conocimiento. Obtenido de https://usp.funcionpublica.gob.mx/html/Documentacion-DGDHSPC/AutogestionConocimiento/MarcoConceptual_GestionConocimiento.pdf

Universidad de Alicante. (2020). Guía de Vigilancia e Inteligencia Tecnológica. Obtenido de

https://www.ovtt.org/guias/guia-de-inteligencia-tecnologica/ Universidad del Valle. (2014). Guías metodologócias . Cali.

guÍa para la realizaciÓn de ejercicios de vigilancia

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