grunder - help.pp7.com

Vitec PP7 AB, Stubbengatan 2, 703 44 Örebro, tel: 0735-181740, mail: [email protected]

Det är projektledaren som är centralfiguren för det projektinriktade företaget och i PP7. För att denne ska fungera effektivtkrävs att all tillgänglig information finns till hands så snabbt som möjligt.I PP7 har projektledaren ett verktyg för att kunna planera och följa upp projektet löpande. Projektets kalkyl, prognos,planering, resultat och dokumentation är samlat på ett ställe. På det viset kan projektledaren ha full koll på projektet frånofferering till fakturering.PP7 ger projektledaren koll på läget.

Grunder

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, lägga till och radera information, markera utskrift av deninformation Ni arbetar med mm.

“Dashboard” – första sidan1.“Första“, “föregående“,” sök exakt“, “nästa” eller “sista” post.2.“Urvalslista“3.“Rensa/Lägg till“4.Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.

“Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.1.“Spara“2.“Radera“3.Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.4.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.I PP7 finns flertalet snabbtangenter och genvägar med höger mus-knapp definierade. Hovra i systemet för att hitta olikagenvägar och funktioner.På många ställen i PP7 återfinns en knapp med en grön pil. Använd den som en genväg till värdet som visas till vänster ompilen (t ex visas pilen till höger om kundnr så öppnas kundregistret med aktuell kund vald).Följande tangenter kan användas i PP7 för snabbare åtkomst till funktioner. Observera att alla funktionstangenter kanskeinte fungerar i just ditt företags uppsättning av PP7.Tangent Funktion Skift+Tangent Ctrl+Tangent Alt+TangentF1 PP7Help PP7StartF2 Spara post Ta bort postF3 Stäng aktiv vyF4 Visa urvalslista Skriv ut skärmbild Stäng aktiv vy Gå ur programF5 Rensa fält i aktivt fönster Förnya skärmbild Rensa allt

F6 Framåt i tabordningen Bakåt i tabordningen Förflytta dig till föreg fönster Förflytta dig till nästafönster

F7 Föregående post Supersöka förg postF8 Nästa post Supersöka nästa postF9 Sök post Supersöka post ZoomF10 Till meny eller ZoomF11 Infoga radF12Tab Nästa Fält Föreg Fält Visa lista över paneler att gå tillHome Söka registrets/rapportens första postEnd Söka registrets/rapportens sista postX Klipp ut

http://help.pp7.com/funktionstangenter/


C KopieraV Klistra in

D Återställ grundlayout I grid Öppna Registervård(enbart Admin)

S Spara Öppna systemunderhåll(enbart Admin)

N Ny post/Rensa för inmatningZ Ångra senaste ej sparad inmatningF Öppna urvalslistaA Markera all textH Stäng alla fönsterO Öppna nytt företagU Öppna uppdragsvynI mobilverisionen av PP7 finns inga funktionstangenter.I PP7 kan du alltid söka genom att skriva i sökrutan uppe till höger eller använda funktionstangenten F4 eller Enter.Skriver du ett # framför din sökning, söker systemet enbart efter etiketter med namnet du sedan skriver in.Funktionen söker efter följande information:

KunderLeverantörerKundfakturorLeverantörsfakturorOffertprojektOffertuppdragProjektUppdrag

FörfråganInköpsorderÄrendenUH-objektVerifikationerKontaktpersonerEtiketterMenyposter

Du söker globalt i hela PP7. Du kan söka på data i systemet eller på namn på olika vyer.Ett exempel hämtat från demoföretaget som du kan testa själv:


Skriv “Nora” i sökrutan och klicka på ikonen eller tryck Enter eller F4.1.Sökresultatet ser du i bilden nedan. PP7-sök har hittat alla förekomster av ordet Nora i2.databasen.Får du många sökresultat kan du välja att filtrera ditt sökresultat med droplistan som är3.rödmarkerad i bilden.Notera att du nästan alltid (inte bara i PP7) kan använda kortkommandot CTRL+F för att söka i4.vyn du har framför dig med hjälp av din webbläsares inbyggda sökfunktion. Sökresultatet serdu gulmarkerat.

PP7Portalens utseende och information är baserat på den roll som ni har loggat in med. Portalen visar upp ett antalgrafer, samt Uppgifter som säger om det t.ex. finns fakturor att attestera. Klickar man på en länk under Uppgifter såförflyttas man till relevant vy.Du kan också klicka i graferna för att komma till de vyerna som de beskriver.Nedanför visas en mer detaljerad information angående rollspecifika Dashboards:


TidrapportörInformation som rör en tidrapportör. De senaste veckornas

tidrapportering, varning om tid inte är rapporterad,reseräkningar mm.

ProjektledareInformation som är viktig för Projektledarna som sälj/CRM,

offert, projekt, uppdrag, tidrapportering, planering ochrapporter.

AvdelningsansvarigInformation rör administratörer och ekonomer exempelfakturering, kund-, leverantörsreskontra, redovisning,

rapporter och avstämningar.

ChefInnehåller allt som är viktigt för avdelningsansvarig eller VD.VD eller Chefs meny innehåller allt som en projektledare har

samt resultatanalys, resultatrapporter och likviditet.Dokumenthanteringen i PP7 gör att alla dokument som rör verksamheten kan samlas på ett ställe, kategoriseras och sparas ikorrekt arbetsyta.Systemet kan hantera saker som:

Lägga till/Ta bort/Flytta dokumentChecka in/ut dokumentBifoga dokument som fakturabilagaMallarVersionshanteringAttestgångSkicka till e-postmottagareLänka dokumentPeka på dokumentSkapa PDF

Dokument finns tillgängliga i följande arbetsytor i PP7:Projekt, Uppdrag, Kunder, Leverantörer, Offertprojekt, Offertuppdrag, Reseräkning, CRM, Inköp, Ärende, Förfrågan,UHObjekt, Anställda, Externa artiklar

http://help.pp7.com/wp-content/uploads/2018/02/DASHBOARD_tidrapportor.png

http://help.pp7.com/wp-content/uploads/2018/02/DASHBOARD_projektledare-1.png

http://help.pp7.com/wp-content/uploads/2018/02/DASHBOARD_ansvarig.png

http://help.pp7.com/wp-content/uploads/2018/02/DASHBOARD_chef.png


För att dokumentsystemet skall fungera som det är tänkt måste det sättas upp korrekt.Uppsättning av Dokumentsystemet görs i PP7 Registervård. (Artikel om Dokumentkategorier ).Det som behövs sättas upp är:

DokumentkategorierKategorier för var mallar ska hamnaMallar

För att lägga till ett dokument under t ex ett projekt, så markerar du vilken kategori (mapp)du vill att dokumentet ska hamna under. Sedan kan du dra in dokumentet från din dator ochsläppa det över dokumentfliken. Eller så klickar du på gem-ikonen för att välja en fil från enutforskare. När dokumenten väl är på plats, så visas kategorier som innehåller dokument med en pilframför. På vis vet man att kategorin innehåller dokument. Klickar du på kategorin, så visasdokumenten både i listan till höger, samt direkt i trädstrukturen. Hanteringen av filerna görs i listan till höger. Här har du snabbknappar för att ladda neddokumentet till din dator och ta bort dokumentet. Det finns också en meny (tre prickar) förfler funktioner.

Ladda hem

Klicka på knappen för att ladda hem dokumentet till din dator. Du får du frågan om du vill Checka ut dokumentet ochlåsa det för andra användare. Om du svarar JA här, kommer en ny version av dokumentet att sparas och dokumentet blirlåst för andra användare till dess att du checkar in det igen.Svarar du NEJ här, laddas dokumentet hem till din dator, men andra användare har fortfarande tillgång till dokumentet, ochingen ny version sparas.När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkatut det.

http://help.pp7.com/prob0030/


Checka ut

Du kan också välja att direkt Checka ut ett dokument, utan att ladda ned det. Resultatet blirdet samma som ovan, men utan att dokumentet laddas hem till din dator. När ett dokumentär utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vemsom checkat ut det.

Checka in

Om du har valt att checka ut och låsa för andra användare, så kan du också checka indokumentet igen. Gör detta genom att klicka på meny-knappen (tre prickar) och välj Checkain. Du får nu frågan om du vill Checka in ett lokalt dokument. Om du har laddat hem ochändrat ett dokument, så ska du välja detta alternativ. På så sätt laddar du upp det nyadokumentet med ändringar och skriver över det befintliga. Annars kan du välja att enbartchecka in genom att välja NEJ.

Lägg till bilaga

Detta alternativ är enbart tillgängligt i Uppdragsvyn, på PDF-filer. Det innebär att man kan lägga till PDF-filer som bilagor tillsin kundfaktura. Välj Av-/Markera som bilaga i menyn för att lägga till eller ta bort bilaga. En bilaga får ett gem bredvidsig i dokumentlistan, för tydlighet. Följande roller finns i PP7 och kan appliceras på alla användare. Rollen sätts på användaren i modulen PP7 Systemunderhåll.Be er PP7 Ansvarig om hjälp om ni har funderingar över er roll.Utöver dessa roller finns också möjlighet att begränsa användaren att enbart se egna projekt, eller egna resultatenheter.

Tidrapportör (Roll 10)

Ger möjlighet att endast lägga in tider, resor och arbetsorder på egen identitet samt skriva ut dessa, på webben ochmobilen.

Samarbetspartner (Roll 20)

Kan användas för att ge tillgång till delar av systemet för en samarbetspartner

Arbetsledare 1-5 (Roll 30-34)

Kan användas till att skräddarsy en meny för arbetsledare, genom att ange vilka menyposter som skall visas underrespektive arbetsledarroll.

Arbetsledare Standard (Roll 35)

Som projektledare men utan Ärendehantering, CRM och Offert.

Konsult (Roll 40)

Som projektledare men utan Inköpsmodulen. Planeringsmodulen finns.

Projektledare (Roll 50)

Tillgång till allt en projektledare behöver.

Lageransvarig (Roll 52)


Tillgång till allt en projektledare behöver med tillägg för hela Lager-menyn med lagersaldon,inventeringslistor och mer.

Avdelningsansvarig (Roll 55)

Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertaletutskrifter.OBS! Behörigheten är styrd till att visa enbart egna resultatenheter och bör ej kombineras med begränsning egna projekt!

VD/Chef (Roll 60)

Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertaletutskrifter. En användare med denna roll får tillgång till hela företagets data utan begränsningar.

Administratör 2 (Roll 70)

Ger behörighet i administrationsmenyn med undantag av leverantörsbetalningar samt vissa rutiner i registervård:

UppstartOrganisation/Projekt/Redovisning/Kund- och LeverantörsreskontraTidregistrering

Anställda/Typ av resurs/Katgorier/ Aktiviteter/Löneart/TidkalenderRegistervård

Valutor/Landkoder/Registrering av rapportmallar/Rapporter/PPDesignArtiklar

Artikelregister, externt/Kund- och Projektrabatter/Hyresregister/Pris per resultatenhet/Pris perresultatenhet och kund

ÅrsrutinerBudgetregistrering/Budget-Prognos

ÅrsbearbetningarBokföringsperioderVerifikationsnummerserieÅrsavslutsrutiner

Administratör 1 (Roll 80)

Full behörighet i administrationsmenyn, vissa begränsningar i registervård:

Uppstart /Organisation och projektRegistervård/Grundparametrar

ÅrsrutinerÅrsbearbetningar

BokföringsperioderVerifikationsnummerserieÅrsavslutsrutiner

Super Admin (Roll 85)

Full behörighet i administrationsmenyn samt registervård

PP7 Ansvarig (Roll 90)

Full behörighet i PP7 samt registervård. Behörighet till systemunderhåll för att underhålla användare och licenser ges också.BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen visas alltid enbart inloggad användare i tidregistrering. Om projektledaren har begränsningegna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I övriga portaler finns möjlighet att se och justera andra användares tid.


Tidrapportering per dag finns i två versioner

Ange total arbetad tid per dag, uppdrag, och artikeleller OB och Övertid räknas automatiskt utifrån start och sluttid per dag (bygglön).

Här registrerar den anställde hur han eller hon har använt sin tid för resp. datum. All tidregistrering sker alltid påUppdragsnummer.Vid godkännande av registrerade tider kommer dessa att överföras till ”den vanliga” tidregistreringen.Kolumnerna i tidrapporteringen per dag bestäms vid uppsättning av PP7. Det är valfritt.Om Hämta OB/ÖT klickas i hämtas både olika OB timmar och övertidstimmar enligt byggavtalet.

Bläddra till nästa dag genom F8 och Föregående dagF7.

Anställd

Ange din identitet/initialer (bör vara samma som inloggningsidentitet).Då hämtas det fullständiga namnet automatiskt.

Tidperiod

Ange tidperiod som ska registreras. Datum intervall för vardagar på tidsperioden visas.

Kolumn 1 Arbetad tid

Ange arbetad tid för angiven dag.

Kolumn 2 Övertid 1

Ange ev arbetat antal timmar övertid 1.

Rader – Tidrapportering per dag

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras. F7 föregående dag F8 nästa dag.

http://help.pp7.com/bygglon/


Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,anger man det här.Annars hoppas det över.

Rader – Övriga artiklar

Här kan anges tid eller övriga artiklar som inte finns i kolumner på föreg sida.Tidrapportering med kbr = kontodel 5 = i detta fall ”Bil”.Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,anger man det här.Annars hoppas det över.

Artnr

Registrera den artikel som anger vilken typ av arbetesom har utförts, till exempel konsultarbete, servicearbeteeller mil om man har det upplagt i artikelregistret.

Benämning

Här visas en benämning för varje registrering mangör i fälten innan och sist då artikelns benämning.Fältet kan ändras.

Antal

Här anger man det antal som ska kostnadsföras och ev. faktureras.

Kostpris

Här visas den kostnaden som går till redovisningen.

Apris

Här visas kundpriset, vilket kan ändras.


Fakturering

Vill man föra över rad till fakturering anger man här J (Ja).I annat fall N (Nej).

Text

Extra textfält överförs även till Fakturering.

Godkännande

Är antal timmar större eller mindre än antal timmar som ska vara i veckan kommer frågan om tiden som är för mycket skaläggas till tidbank eller om tiden är för lite om det ska hämtas från tidbank.Vill du lägga 5 timmar till tidbanken svara Ja och lägg 5 i till tidbank som i exemplet.Visas endast om behörighet finns att godkänna tidrapporten. Efter att godkännade gjorts ska fastställande och överföring tillfakturering göras av behörig person.Styrning via parameter om godkännade görs av respektive anställd som registrerar sin tid eller om det är någon annan somska godkänna tidrapporten. Om den parametern inte är satt så visas knappen endast i administrationsmenyn. Godkännadeinnebär att tiden förs över till tidregistrering samt att tidregistreringsfastställande och överföring till fakturering kan göras.Raderna går därefter inte längre går att ändra i tidrapporteringsvyn. Ska en ändring göras gör detta genom en kreditrad ochlägg därefter in den rad du skulle ha.

OK/Avbryt

När registreringen är klar, godkänn med OK och gå ur rutinen med Esc eller Avbrytknappen. Är man inloggad iadministratörsportalen så blankas alla uppgifter i denna vy vid OK, för att det ska vara lätt att registrera tid för ny persondirekt. I övriga menyer behålls anställd vid OK för att samma person ska snabbt kunna registrera tid på ny vecka.


Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter1.hämtas den fullständiga informationen automatiskt.I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in2.automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret3.kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.

Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i undertidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.

Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte4.använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete,5.projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer6.Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)Fyll också gärna i en text som beskriver dina arbetsuppgifter.7.Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att8.attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En delföretag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med. På en del företag har man valtatt tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för“Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Tidregistrering

I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställdesjälv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att deanställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid.

I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledareeller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man

http://help.pp7.com/wp-content/uploads/2018/02/TIDB0010_TidRegistrering.jpg


har för inställningar i ditt företags installation av PP7.Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbartinloggad användare.I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv.När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Dåsignalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar medtidsperioden.När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem.

Registrerade tidsrader kan/ska överföras till:

Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal1.som ska faktureras.Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt.2.För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem.3.Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit.Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneartsom talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas.

BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd!

Ange först er identitet i Anställd.Nr – Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka uppurvalslistan och välj reseräkning.Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente)Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente.Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under.Syfte – Syfte med resan


Till – DestinationOm avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå.Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt

OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras.

grunder - help.pp7.com

Documents