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Herramientas de la GPR en ACDI: Gua prcticaInstrucciones para el uso de las tres principales herramientas de trabajo de GPR de la ACDI; el Modelo lgico, el Marco de Medicin del Rendimiento y el Registro de riesgos

Introduccin

Qu es la gestin por resultados (GPR)?

La GPR es un enfoque de gestin que tiene en cuenta el ciclo de vida y que integra estrategias, recursos humanos y materiales, procesos y mediciones para mejorar el proceso decisional, la transparencia y la responsabilizacin. En este enfoque se hace hincapi en el logro de resultados, la implementacin de mecanismos de medicin del rendimiento, el aprendizaje, la adaptacin y la presentacin de informes sobre el desempeo.

GPR es: definir resultados previstos realistas basados en anlisis adecuados identificar en forma clara los beneficiarios de los programas y disear los programas para responder a sus necesidades hacer un seguimiento de los progresos realizados en la consecucin de los resultados y de los recursos consumidos mediante indicadores adecuados identificar y administrar los riesgos teniendo presente al mismo tiempo los resultados previstos y los recursos necesarios; aumentar los conocimientos gracias a las lecciones aprendidas e integrarlas en la adopcin de decisiones, e informar sobre los resultados logrados y los recursos utilizados.

Por qu la GPR?

Histricamente, los ministerios de gobierno (y organismos de ejecucin) centran su atencin en: dinero invertido (lo que gastan), actividades (lo que hacen), y productos (lo que producen). Si bien la informacin precisa a este nivel es importante, han descubierto que no les dice si estn progresando o no hacia la resolucin del problema que intentan resolver y que los problemas a menudo permanecen despus de haberse completado los proyectos.

La gestin moderna exige que miremos ms all de las actividades y productos para enfocar los resultados efectivos; los cambios creados por nuestros programas y a los cuales han contribuido. Al establecer resultados esperados claramente definidos, la recoleccin regular de informacin para evaluar el progreso y la adopcin de medidas correctivas a tiempo, los interventores pueden administrar sus proyectos o inversiones a fin de maximizar el logro de resultados de desarrollo; mejoramientos sostenidos en las vidas de la poblacin en los pases en desarrollo.

Cmo se emplea la GPR en la ACDI?

La gestin por resultados tiene una larga historia en la ACDI y se ha estado usando, en una forma u otra, por ms de 30 aos. En 1996 la ACDI dio a conocer su primera poltica oficial de GPR y en junio de 2008 se aprob una poltica revisada y actualizada.

ACDI usa la GPR para administrar mejor los programas de desarrollo internacional desde el inicio: la inversin o la planificacin e implementacin de proyectos, hasta el trmino: evaluaciones, informes y la integracin de lecciones aprendidas en futuros programas.

ACDI ha elaborado tres herramientas de trabajo principales de GPR a fin de que la gestin por resultados sea, a travs del todo el ciclo de vida de una inversin o proyecto, ms fcil para el personal de la ACDI, los colaboradores y agencias de ejecucin; el modelo lgico (ML), el marco de medicin del rendimiento (MMR) y el registro de riesgos. Tal como lo implica el nombre, esas herramientas tienen la intencin de ser documentos de trabajo flexibles que siguen vlidos durante el ciclo de vida de la inversin y pueden ser ajustados y modificados en ciertas circunstancias. El ML y el MMR normalmente se completan por lo menos parcialmente durante las etapas de planificacin y de concepcin de una inversin y son refinados durante la elaboracin de un plan de ejecucin (eso vara segn el tipo de programa en cuestin). El registro de riesgos se completa durante la concepcin del proyecto y se actualiza en forma regular.

Uso de las herramientas de la GPR de la ACDI

Mtodo participatorio

La elaboracin del modelo lgico, marco de medicin del rendimiento y registro de riesgos en una forma participatoria es parte integral de la concepcin y planificacin de la inversin. En la GPR, las inversiones se deben concebir, planificar y ejecutar usando un mtodo participatorio en que todas las partes interesadas (incluidos los beneficiarios) participan en el ciclo de vida entero de la inversin. Empleando un procedimiento para la formacin de consenso a fin de definir y ponerse de acuerdo respecto de la informacin a incluir en el ML y el MMR, se les da a las partes interesadas locales un sentido de responsabilidad que incrementa el compromiso posterior en la inversin y despus.

El modelo lgico

Qu es un modelo lgico?A veces se le llama tambin cadena de resultados, un modelo lgico es una descripcin de las relaciones causales o lgicas entre actividades, productos, y los resultados de una poltica, programa o iniciativa dada.

Un modelo lgico se divide en 6 niveles; insumos, actividades, productos, resultados inmediatos, resultados intermedios y resultado final, cada uno de los cuales representa un paso distinto en la lgica causal de una poltica, programa o iniciativa. Los tres niveles inferiores (insumos, actividades y productos) abordan el CMO de una iniciativa mientras los tres niveles superiores (resultados) constituyen los CAMBIOS efectivos que tienen lugar: los RESULTADOS DEL DESARROLLO.

Resultado ultimoEl cambio producido a nivel ms alto que puede atribuirse razonablemente de forma causal a una organizacin, poltica, programa o iniciativa y es consecuencia de uno o ms resultados intermedios. El resultado final suele ser la razn de ser de una organizacin, poltica, programa o iniciativa, y consiste en un cambio de estado sostenible entre los beneficiarios.

Resultados intermediosUn cambio que se prev ocurrir lgicamente una vez que se hayan logrado uno o ms resultados inmediatos. stos se realizan a mediano plazo y normalmente se logran hacia el final de la iniciativa. Constituyen un cambio de conducta o prctica entre los beneficiarios.

Resultados inmediatosUn cambio que se puede atribuir directamente a los productos de una organizacin, poltica, programa o iniciativa. Normalmente se realizan a corto plazo y representan un cambio de competencias, conocimiento, acceso o capacidad entre los beneficiarios

ProductosProductos o servicios directos resultantes de las actividades de una organizacin, poltica, programa o iniciativa.

ActividadesAcciones emprendidas o labor realizada mediante las cuales se movilizan insumos para generar productos.

InsumosLos recursos financieros, humanos, materiales y de informacin utilizados para generar productos mediante actividades y lograr resultados.

La finalizacin del modelo lgico, en cooperacin con participantes, beneficiarios e interesados, es parte integral de la planificacin de un proyecto. ACDI tiene un patrn estndar para el modelo lgico:

Ntese que la plantilla del ML de la ACDI no incluye insumos y comienza en cambio al nivel de actividad. Para completar un modelo lgico es necesario que usted escriba los resultados en frases claras y concisas.

Qu es un resultado?

Un resultado es un cambio de la situacin que puede describirse o medirse y que se deriva de una relacin de causa y resultado. En la ACDI, los resultados son iguales que Efectos y se califican como inmediatos (corto plazo), intermedios (mediano plazo) o finales (largo plazo).

Qu es un enunciado de un resultado?El enunciado de un resultado describe lo que se espera conseguir mediante una poltica, programa o inversin. Describe el cambio producido como consecuencia de la contribucin de la ACDI a una actividad de desarrollo en cooperacin con los organismos que colaboran con nosotros.

Sugerencia N 1: Preguntas a hacerse cuando se redacta o evala el enunciado de un resultado:

Est el enunciado redactado en forma sencilla y contiene una sola idea? El modelo lgico es una instantnea de su inversin; los enunciados de resultados debe estar redactados con claridad y ser fciles de comprender. Podra comprender el pblico canadiense este enunciado de resultados? Contiene el enunciado ms de una idea? En ese caso, se puede dividir en enunciados separados?

Fue redactado el resultado en forma inclusiva, participatoria? La GPR es un proceso participatorio. El proceso y metodologa para la seleccin de efectos y la redaccin de enunciados de resultado deben ser lo ms participatorios posible, con una amplia representacin de las partes interesadas clave. Es fundamental que todas las voces sean escuchadas y que sus efectos esperados sean compartidos con todos los participantes. Fueron incluidos partes interesadas claves, incluidos analistas y especialistas de la ACDI (GE y Medio Ambiente), colaboradores, y ejecutores participantes? Confirme que el Organismo de Ejecucin cuente con mecanismos para lograr la participacin de dirigentes, encargados de adoptar decisiones, mujeres y hombres, minoras y beneficiarios directos. A. Participacin de las partes interesadas: Se ha efectuado un anlisis de partes interesadas? Se ha hecho una consulta adecuada? Hay participacin tanto de hombres como mujeres entre las partes interesadas? Hay mecanismos de participacin en la concepcin y adopcin de decisiones en el ciclo de vida de la inversin?B. Anlisis de gnero Son los resultados verdaderamente sensibles al gnero? Abordan las preocupaciones, prioridades y necesidades de mujeres y hombres, muchachas y muchachos?C. Anlisis ambiental Se han tomado en consideracin las implicaciones ambientales? Sern sostenibles los resultados?

Incluye el enunciado de resultados un adjetivo y dice: QU: Describe el enunciado de resultados el tipo de cambio esperado usando un adjetivo derivado de un verbo y que indica direccin (aumentado, mejorado, fortalecido, reducido, ampliado)? QUIN Especifica el enunciado de resultado la poblacin meta o beneficiaria de la intervencin? Especifica la unidad de cambio (individual, organizacin, grupo)? DNDE: Se especifica el lugar o sitio donde se obtendr el resultado?

Se puede medir el resultado? Se puede medir el resultado con indicadores de desempeo ya sean cuantitativos o cualitativos Se pueden encontrar, se pueden recopilar y analizar con facilidad los indicadores de desempeo que se usarn para medir el resultado?

Es el resultado realista y alcanzable? Est el resultado dentro de la capacidad de control o esfera de influencia del proyecto? Hay una correlacin adecuada entre el tiempo y recursos asignados y el alcance y profundidad del cambio esperado? Son los resultados a nivel inmediato e intermedio alcanzables dentro de los niveles de financiamiento y plazos del proyecto? Se podr lograr el resultado (inmediato e intermedio) durante el ciclo de vida de la inversin? En otras palabras, se pueden esperar la realizacin realista de cambios (logros inmediatos e intermedios) para el trmino de la intervencin?

Es pertinente el resultado? Refleja el resultado la responsabilidad y las necesidades del pas y apoyar cambios de desarrollo de nivel superior en las estrategias o programas que apoya? Est alineado el resultado a la Estrategia de Desarrollo nacional de los que participan? Refleja el resultado las necesidades y prioridades de los beneficiarios que fueron identificados de manera participatoria? Toma en cuenta el resultado la cultura de la poblacin local? Est alineado el resultado con las prioridades institucionales y programticas de la ACDI?

Ejemplos de resultados bien enunciados y no bien enunciados

ResultadoSituacin?Es un enunciado de resultado bien hecho?

Incremento del alfabetismo No identifica para quin o donde se espera que ocurra el cambioNo est bien enunciado

Mayor alfabetismo entre hombres y mujeres en la regin X del pas YBien enunciado

Mayor nmero de mujeres tienen servicios de salud maternal No usa un adjetivo derivado de un verbo que indique claramente la direccin del cambio No identifica donde ocurrir el cambio esperado No est bien enunciado

Mejor acceso a servicios de salud maternal para las mujeres del pas XBien enunciado

Paz en el pas X

No especifica la direccin del cambio esperado, ni a quin especficamente, afectar. No se puede lograr.No est bien enunciado

Mayor estabilidad en el pas X Bien enunciado

Pasos para desarrollar un modelo lgico:

Estos son los pasos necesarios para crear el modelo lgico. El orden en que se efecten depender de la situacin, alcance y tamao de la inversin.

Identificar los beneficiarios finales, intermediarios, y partes interesadas.

Sugerencia N 2: Definiciones tiles

Beneficiario: Un grupo de personas y/u organizaciones que experimentan el cambio de estado a nivel de efectos finales de un ML si bien podran ser objetivos a nivel inmediato e intermedio. Tambin llamado beneficiario o poblacin meta (TBS Lexicon)

Intermediario: Un individuo, grupo, institucin o gobierno que no es el beneficiario final de una inversin sino meta de actividades selectas que conducirn, por medio de los efectos inmediatos e intermedios asociados, a un cambio del estado (efecto final) de los beneficiarios finales.

Parte interesada Una persona, grupo, institucin, o gobierno con un inters o preocupacin, ya sea econmica, social, o ambiental, en una medida, propuesta o evento particular. (Termium Plus)

Asociado: Las personas y/u organizaciones que colaboran para alcanzar resultados mutuamente acordados que se esperan. (Glosario de los principales trminos sobre evaluacin y gestin basada en resultados, con ligera modificacin, de la OCDE)

Organismo de ejecucin (OE): Un organismo o entidad, ya sea gubernamental, no gubernamental, inter-gubernamental, especializado, multilateral o del sector privado, que ejecuta una inversin (proyecto o programa) para el cual la ACDI provee financiamiento.

Asegrese de que las personas correspondientes (DO, especialistas ambientales, gobernabilidad y gnero, agencia de ejecucin, interesados locales, beneficiarios etc.) estn presentes; recuerde que se trata de un ejercicio participatorio. Eso se puede hacer a travs de sesiones informales para reunir ideas, grupos de consulta, reuniones, consultas por correo-e, etc. (Ntese que las personas correctas pueden variar segn el tipo de programa. Para programas directivos, asegrese que las organizaciones asociadas, beneficiarios y partes interesadas del pas (incluso mujeres, hombres y nios) estn presentes en la mesa durante la concepcin/elaboracin del ML. Para programas reactivos asegrese que el equipo correcto de ACDI est presente en la mesa durante el examen y evaluacin del ML. El equipo examinador debe incluir al funcionario de desarrollo o jefe del equipo del proyecto, especialistas de las divisiones de medio ambiente, gobernabilidad y gnero, otros especialistas del sector respectivo y asesores de gestin del rendimiento. Tambin se debe validar, como parte de su debida diligencia, que el proponente haya elaborado el ML usando un mtodo participatorio.)

Identifique el resultado final. Comience por identificar el problema que la inversin intenta enfrentar. El resultado final de una inversin es su razn de ser; el nivel ms alto de cambio que queremos ver con el fin de resolver ese problema. Asegrese de analizar el contexto (cultural, socio-poltico, econmico, y ambiental) que rodea el problema).

Ejemplo:

Problema: Mala salud de los habitantes del pueblo X debido a enfermedad de origen hdrico.

El resultado final es el cambio de ms alto nivel que se pueda alcanzar, un cambio de estado de la poblacin meta.

Resultado final: Mejor salud de la poblacin que habita en el pueblo X

Determine las principales actividades tanto de la ACDI como de organismos colaboradores. Sesin para reunir ideas sobre las principales actividades de la inversin. Si fuera posible, las actividades del grupo deben evitar la duplicacin. Identifique los productos para cada actividad.

Sugerencia N 3: Las actividades se deben poner por escrito en la forma de enunciados de acciones y los productos se deben describir en la forma de acciones terminadas. Los productos normalmente son cosas que uno puede contar.

Ejemplo:

Lograr el resultado final de Mejor Salud para la poblacin que habita el pueblo X, las partes interesadas del pueblo X, nuestra AE y el personal de ACDI han decidido concentrarse en tres grupos de actividades; la construccin de pozos, la capacitacin y y rehabilitacin y dotacin de centros de salud regionales.

Actividades: Construccin de pozos en el pueblo X Elaborar e impartir capacitacin sobre el mantenimiento de pozos a la gente que habita en el pueblo X Rehabilitar y dotar de personal los centros de salud regionales en la regin Y

Productos: Pozos construidos en el pueblo X Capacitacin sobre mantenimiento de pozos elaborada e impartida a la poblacin que habita en el pueblo X Centros de salud regionales en la regin Y rehabilitados y dotados de personal

Identifique los resultados lgicos a plazo inmediato e intermedio

Sugerencia N 4: Un modelo lgico es como una pirmide; se va estrechando cada vez ms a medida que uno avanza hacia el nivel superior. Tres o cuatro cambios a nivel inmediato (cambios de acceso, capacidad, conocimiento) pueden conducir a slo 2 cambios a nivel intermedio (prctica, conducta). De modo semejante, dos cambios a nivel intermedio conducen a slo un cambio al nivel final (cambio de estado). La plantilla del modelo lgico es flexible y permite cambiar el nmero de casillas en cada nivel para reflejar la lgica de su inversin. Asegrese de que los nmeros disminuyan a medida que se desplace hacia el resultado final.

Ejemplo:Los resultados del nivel inmediato fluyen lgicamente de las actividades y productos; representan el cambio producido por la existencia de bienes y/o servicios creados en las actividades. Por tanto, el suministro de pozos = mayor acceso a agua limpia. Los resultados del nivel intermedio representan un cambio de conducta. Son el prximo paso lgico del nivel inmediato y conducen lgicamente al resultado final.

Resultados inmediatos (un cambio en cuanto al acceso, capacidad o competencias): Mayor acceso a agua potable limpia para la poblacin que habita en el pueblo X. Mayor capacidad de parte de la poblacin que habita en el pueblo X para mantener pozos. Mayor acceso a servicios de salud para la gente que habita en regin Y.

Resultados intermedios (un cambio de conducta o prctica): Mayor uso de agua potable limpia por parte de la poblacin que habita en el pueblo X. Mayor uso de los servicios de salud por parte de la gente que habita en la regin Y.

Identifique los vnculos. Verifique en los niveles hacia adelante y hacia atrs para comprobar que todo fluye en forma lgica. Asegrese de que no haya ningn aspecto en los resultados para el cual no se tenga una actividad de apoyo. De manera similar, compruebe que todas las actividades contribuyen a los resultados enumerados en la lista. Valide con las partes interesadas/organismos colaboradores. Comunique el borrador de modelo lgico a sus colegas, especialistas de divisin, partes interesadas, y colaboradores, etc. a fin de comprobar que los resultados satisfacen sus necesidades y que la inversin funcionar de hecho de la manera que se ha concebido. Si necesita, redacte el texto narrativo para ilustrar los vnculos y explique la causalidad del modelo lgico. La narracin debe hablar sobre las flechas en el modelo lgico: la relacin causal entre los niveles y CMO vemos las actividades propuestas que conducen a los cambios esperados. La mayora de las narraciones convincentes son sucintas y usan ejemplos breves, concretos, basados en pruebas para apoyar esas explicaciones.

Nota: Las metas, aunque son necesarias para establecer un presupuesto, no se muestran en el ML pero aparecen en cambio en el Marco de Medicin del Rendimiento (MMR). Esto se analizar ms en detalle en la seccin sobre el MMR.

Ejemplo:

Resultado ultimoMejor salud de la poblacin que habita en el pueblo Y del pais X.

Resultados intermediosMayor uso de agua potable limpia por parte de la poblacin que habita en el pueblo Y. Mayor uso de los servicios de salud por parte de la gente que habita en la regin Y.

Resultados inmediatosMayor acceso a agua potable limpia para la poblacin que habita en el pueblo Y. Mayor capacidad de parte de la poblacin que habita en el pueblo Y para mantener pozos.Mayor acceso a los servicios de salud para la gente que habita en la regin Y.

ProductosPozos construidos en el pueblo YCapacitacin sobre mantenimiento de pozos elaborada e impartida a la poblacin que habita en el pueblo YCentros de salud regionales en la regin Y estn rehabilitados y dotados de personal.

Actividades

Construccin de pozos en el pueblo YElaborar e impartir capacitacin sobre el mantenimiento de pozos a la gente que habita en el pueblo YRehabilitar y dotar de personal los centros de salud regionales en la regin Y.

Marco de medicin del rendimiento (MMR)

La medicin del rendimiento es un componente vital del mtodo de GPR; es importante hacer un plan estructurado para recopilar y analizar la informacin sobre el rendimiento. En la ACDI, tal como en el Gobierno de Canad, el marco de medicin del rendimiento (MMR) es la herramienta de la GPR usada para este fin. El uso del MMR no est limitado al gobierno de Canad; otras organizaciones y donantes usan tambin herramientas similares para planear la recopilacin y anlisis de la informacin sobre el rendimiento de sus programas.

Por qu medir el rendimiento?La medicin del rendimiento se hace en forma continua durante la ejecucin de inversiones a fin de entregar a los administradores y partes interesadas informacin en tiempo real (uso de recursos, medida del alcance, y progreso hacia el logro de productos y efectos). Eso ayuda a identificar puntos fuertes, debilidades y problemas a medida que ocurren y permitir que los administradores adopten medidas correctivas oportunas durante el ciclo de vida de la inversin. Eso a su vez aumenta la posibilidad de lograr los efectos esperados.

Qu es un MMR?Un marco de medicin del rendimiento es una plantilla funcional que se usa para planificar sistemticamente la recopilacin de datos pertinentes sobre el ciclo de una inversin con el fin de evaluar y demostrar el progreso alcanzado para lograr resultados esperados. Documenta los principales elementos del sistema de observacin y asegura que la informacin sobre el rendimiento se recopile en forma regular. Tambin contiene informacin sobre metas de base y la responsabilidad en la recopilacin de datos. Tal como en el ML, el MMR se debe elaborar y/o evaluar de manera participatoria con la inclusin de asociados locales, beneficiarios, partes interesadas y personal pertinente de ACDI. La ACDI tiene una plantilla estndar de MMR.

El MMR se divide en 8 columnas: resultados esperados, indicadores, datos de lnea base, metas, fuentes de informacin, mtodos de recopilacin de datos, frecuencia y responsabilidad. Para completar un MMR es necesario que usted pueda llenar cada una de las columnas con precisin.

Qu son resultados esperados?La columna de los resultados esperados se divide en 4 lneas, una para cada producto, resultados inmediatos, resultados, intermedios y resultado final. Para completar esta columna, simplemente corte y pegue los enunciados de resultados del ML en el lugar apropiado.

Qu son indicadores?Los indicadores son los que se emplean para medir los resultados efectivos. Un indicador es una unidad cuantitativa o cualitativa de medicin que especifica lo que se debe medir junto con una escala o dimensin pero es neutral; no implica una direccin ni una meta. Es importante que las partes interesadas estn de acuerdo a priori sobre los indicadores que se emplearn para medir el rendimiento de la inversin.

Indicadores cuantitativos son medidas estadsticas tales como nmero, frecuencia, percentila, y proporcin. (Ej. Nmero de violaciones de derechos humanos, proporcin de mujeres a hombres en cargos de direccin en el gobierno.)

Indicadores cualitativos son medidas del juicio y/o percepcin sobre la concordancia de individuos o grupos con normas establecidas, la presencia o ausencia de condiciones especficas, la calidad de algo, o el nivel de satisfaccin con algo. (Ej.: Satisfaccin de clientes con las horas de servicio.) Los indicadores cualitativos se pueden expresar concretamente cuando se usan para informar sobre el logro de resultados. Deben transmitir informacin especfica que muestre el progreso hacia resultados y sea til para los la administracin y planificacin del proyecto.

Ejemplo:

Nuestra inversin tiene, como uno de sus efectos inmediatos, Mayor capacidad para mantener pozos entre la gente que habita en la regin Y. Mediante consultas, se decidi que eso se medira registrando la confianza de las mujeres y hombres que tomaron capacitacin en su capacidad para mantener los pozos. La encuesta previa a la capacitacin de las mujeres y hombres que participaron en la capacitacin mostr que 3% pensaba que eran capaces de mantener pozos. Una encuesta realizada directamente despus dar la capacitacin mostr que 80% de los participantes pensaba que eran capaces de mantener los pozos y una encuesta de seguimiento a mediados de la inversin mostr que 75% de las mujeres y hombres que haba recibido la capacitacin todava consideraban que eran capaces de mantener los pozos en sus poblaciones.

Sugerencia N 5: Los criterios de un indicador fuerte son los siguientes:

Validez: Mide el indicador el resultado?El enunciado del resultado es Mayor uso de agua potable limpia por parte de la poblacin que habita en el pueblo X. Un indicador vlido sera "porcentaje de hogares que usa agua potable sacada de una fuente limpia." Un indicador invlido sera algo como "nmero de pozos en el pueblo X", porque si bien este indicador medira la disponibilidad de agua limpia (es decir, pozos) de hecho no nos dira si la poblacin los est usando ni si el nmero de personas que los usa ha aumentado.... por eso, de hecho no medira el resultado.

Fiabilidad Se trata de una medida uniforme con el paso del tiempo?El enunciado de resultados es "Mayor disponibilidad de servicios pblicos para la poblacin de Ottawa."Un indicador fiable sera Satisfaccin pblica con servicios pblicos". Un indicador no fiable podra ser "El nmero de mquinas en servicio para sacar la nieve en invierno." Este indicador no sera fiable porque puede no cambiar sistemticamente junto con el resultado; se pueden ofrecer algunos servicios que no estn reflejados en el presupuesto del sacado de la nieve. De manera similar, la cantidad de precipitacin de nieve en un ao determinado, o el plan de mantenimiento de los camiones quitanieves tambin afecta este indicador.

Sensibilidad: Cuando el resultado cambie, responder el indicador a dichos cambios?El ejemplo expuesto ms arriba de fiabilidad tambin se aplica en este caso. El indicador "Nmero de quitanieves en servicios para sacar la nieve en invierno" no siempre ser sensible a un cambio en la disponibilidad de servicios pblicos, o puede ser sensible a otros factores que no estn directamente vinculados con el resultado. La satisfaccin pblica, por otra parte, normalmente es muy sensible a la disponibilidad de servicios y cambiarn cuando hayan cambios.

Utilidad: Ser til la informacin para el proceso de adopcin de decisiones y el aprendizaje?Si el enunciado de resultados es Mayor uso de agua limpia en la poblacin que habita en el pueblo X se pueden usar diferentes indicadores para medir este resultado. Algunos pueden ser ms tiles en la adopcin de decisiones que otros. Un indicador como el Porcentaje de hogares que usan agua potable extrada de una fuente limpia, puede dar informacin que se podra usar en planificar fases posteriores de la inversin (por ej., es necesario que hayan ms pozos para facilitar un mayor uso). Un indicador como el Nmero de veces que se usa un pozo diariamente medira el resultado, pero no dara informacin muy til sobre quin lo usa ni qu grado de difusin tiene el uso en el pueblo.

Asequibilidad Puede permitirse el programa/inversin recopilar la informacin?Un estudio hogar por hogar de los habitantes del pueblo X para determinar su satisfaccin con los nuevos pozos y capacitacin recibida sobre cmo mantenerlos puede dar excelentes datos sobre el rendimiento de la inversin, pero tambin puede ser muy costoso para la agencia de ejecucin. Elija indicadores que proporciones la mejor medicin posible de los resultados alcanzados dentro del presupuesto disponible. Bsquese un equilibrio entre Rigor y Realismo.

Qu son datos de lnea base?

Los datos de lnea base son el conjunto de condiciones que existen al principio de un programa/inversin; datos cuantitativos y cualitativos recopilados para establecer un perfil. Los datos se recopilan en un punto del tiempo y se usan como punto de referencia contra el cual se miden o evalan los resultados. Se necesitan datos de lnea base para cada indicador que se usar para medir resultados durante la inversin.

Qu son metas?Una meta especifica un valor particular para un indicador que se quiere lograr en una fecha especfica del futuro; es lo que la inversin quisiera lograr dentro de un cierto periodo de tiempo, en relacin a uno de sus resultados esperados. Las metas entregan un punto de discusin tangible y significativo con beneficiarios, interesados y colaboradores.

No obstante, corresponde poner las metas slo en el MMR y no deben aparecer en los efectos mismos, por una serie de razones. Primero, cuando las metas se incluyen en el enunciado de un resultado limitan la capacidad de presentar informes en contra del logro de ese resultado restringiendo el xito a una ventana excesivamente estrecha; es decir, la meta misma. Los informes, en este contexto se convierten en un ejercicio de justificar por qu la meta no se cumpli o se super (ambas cosas se podran interpretar como mala planificacin) en vez de comparar efectos esperados a efectos reales y analizar la variacin. Adems, los efectos deben ser enunciados mensurables que captan, con simplicidad y especificidad, un cambio esperado. La inclusin de metas hace eso imposible; un enunciado que incluya su propia medicin no puede ser evaluado ni medido.

Sugerencia N 6: Elaboracin de metas bien establecidas Las metas deben ser realistas, se deben examinar regularmente y ajustar anualmente. Las metas se deben fijar en campos que los clientes hayan identificados como claves. Las metas se pueden fijar con respecto a objetivos de rendimiento de corto y largo plazo. Una meta bien establecida consiste en un enunciado claro de desempeo deseado contra objetivos y se elabora usando los datos de referencia establecidos.

Ejemplo: Indicador: Porcentaje de hogares en la regin Y que estn a x distancia de un pozo. Lnea de base: En este momento, 5% de los hogares en la regin Y estn dentro de x distancia de un pozo.Meta: El primer ao de la Iniciativa de salud para la regin Y del pas X, la meta es tener 25% de hogares dentro de una distancia x de un pozo. La meta para el trmino de la iniciativa es tener 65% de los hogares dentro de x distancia de un pozo. Esta meta es realista porque toma en cuenta el bajo porcentaje establecido durante el estudio de la lnea de base y el hecho de que algunos pueblos en la regin Y son muy remotos y lugares donde es potencialmente difcil trabajar.

Qu es una fuente de datos?Sirven como fuentes de datos individuos, organizaciones o publicaciones de donde se obtienen datos sobre los indicadores. Se pueden encontrar datos de rendimiento sobre algunos indicadores en fuentes existentes, tales como informes y estudios realizados anualmente por entidades en la comunidad del desarrollo internacional. Otros datos se pueden obtener a travs de indicadores rastreados por gobiernos y organizaciones colaboradoras e incluidos en informes anuales a donantes. Finalmente, el personal de la ACDI y colaboradores deben identificar sus propias fuentes de datos para seguir el rendimiento en contraposicin a los resultados esperados.La fuente de los datos de rendimiento es muy importante para la credibilidad de los resultados dados a conocer; trate de incorporar datos de una variedad de fuentes para garantizar su imparcialidad.

Ejemplos de fuentes de datos: Beneficiarios Organizaciones colaboradoras Documentos gubernamentales

Informes de estadsticas de gobierno Informes de desarrollo humano

Qu es un mtodo de recopilacin de datos?Los mtodos de recopilacin de datos representan el CMO se recopilan datos sobre los indicadores. La eleccin de un mtodo de recopilacin de datos depende del tipo de indicador y la finalidad de la informacin que se recopila. Tambin depende de la frecuencia con que se recopila la informacin.

Sugerencia N 7: Seleccin de mtodos apropiados de recopilacin de datos: Determine qu mtodos de recopilacin de datos convienen a los indicadores en cuestin Use mltiples lneas de prueba Considere la practicalidad y costos de cada mtodo Pese los pro y los contras de cada mtodo de recopilacin de datos (precisin, dificultad, fiabilidad, tiempo)

Ejemplos de mtodos de recopilacin de datos: Anlisis (de archivos o documentos) Examen de publicaciones Encuesta Entrevistas Grupo de consulta Estudio comparativo Recopilacin de testimonios anecdticos Cuestionario Encuesta antes y despus de la intervencin

Qu es frecuencia?Frecuencia mira a la secuencia cronolgica de la recopilacin de datos; cun a menudo se recopilar informacin sobre cada indicador? Se recopilar informacin sobre un indicador en forma regular como parte de la gestin del rendimiento en curso, trimestral o anualmente para la presentacin de informes, o slo al trmino de una inversin? Tambin es importante sealar que los datos sobre algunos indicadores deben ser recopilados para establecer la lnea de base o de referencia.

Qu es responsabilidad?Responsabilidad se refiere a quin es responsable de recopilar y/o validar los datos.

En el caso de programas reactivos o centrales, el organismo de ejecucin o institucin multilateral, (junto con sus asociados locales y posibles beneficiarios) tiene la responsabilidad principal de recopilar y validar los datos y usar los datos para informar a la ACDI sobre el rendimiento del proyecto. La ACDI emplear la informacin recibida como una de muchas posibles herramientas para evaluar el rendimiento de la inversin hecha por la organizacin con respecto al plan (su propuesta, ML, MMR, registro de riesgos, PIP si fuera pertinente, y planes de trabajo). La ACDI tambin puede observar y evaluar el desempeo en curso por medio de ejercicios tales como visitas de sitios y la inclusin de rendimiento entre los criterios par la evaluacin en actividades de auditora. Si bien la OE es responsable de la administracin de la inversin, la ACDI se encarga de asegurar una debida diligencia en el gasto de los fondos canadienses.

En el caso de programas directivos, la ACDI ha concebido, en colaboracin con el gobierno del pas asociado o alguna otra organizacin asociada, el proyecto y es responsable (de manera participatoria) por el ML y el MMR. La ACDI retiene un organismo de ejecucin bajo contrato para ejecutar el proyecto. Este OE es responsable de recopilar datos de conformidad con el MMR y de presentar informes sobre los resultados a ACDI. La ACDI tambin puede contratar la recopilacin independiente de datos a travs de actividades de observacin o evaluacin para validar la informacin proporcionada por el organismo de ejecucin. La ACDI debe asegurar que la recopilacin y presentacin de informes de los datos se realice a travs de un comit directivo del proyecto en conjunto con el gobierno colaborador beneficiario. Esta informacin sobre el rendimiento se emplea para evaluar el progreso general, evaluar los planes de trabajo anuales y tomar medidas correctivas cuando se requiera.

Ejemplos de responsables de la recopilacin de datos: Beneficiarios Profesionales locales Organizaciones colaboradoras Consultores Especialistas de observacin y evaluacin externos

Pasos para completar el MMR.La elaboracin del MMR comienza en la fase de planificacin y concepcin. Recuerde, algunos elementos del MMR se pueden establecer despus o durante la ejecucin del proyecto (ej. recopilacin de los datos de base y fijacin de algunas metas).

1) Asegrese de que la informacin para su MMR se desarrolle en forma participatoria, incluyendo partes interesadas locales de importancia, asociados, beneficiarios y los especialistas de la ACDI que corresponda.

2) Corte y pegue el resultado final, resultados intermedios, resultados inmediatos y productos de su ML en la casilla correspondiente en la plantilla del MMR.

3) Entre los indicadores de rendimiento para los resultados final, intermedios e inmediatos as como para los productos. Valide y verifique la calidad de sus indicadores del rendimiento. Tienen: validez, fiabilidad, sensibilidad, utilidad y asequibilidad?

4) Establezca la fuente de datos y el mtodo de recopilacin de datos para los indicadores seleccionados. Algunos indicadores pueden ser rastreados por gobiernos nacionales, colaboradores, AE, o incluso los beneficiarios mismos. Otros se pueden sacar de los informes anuales de desarrollo o de las evaluaciones de donantes mltiples o multi-laterales fiables. Trate de incluir mltiples lneas de prueba cuando sea posible para aumentar la fiabilidad de sus datos de rendimiento.

5) Llene las columnas de Frecuencia y Responsabilidad para cada indicador. Decida si la informacin sobre cada indicador debe ser recopilada en forma constante como parte de la vigilancia del rendimiento o al final de la inversin para fines de evaluacin. En cuanto a la racionalidad, mientras el personal de ACDI es responsable de la gestin general del rendimiento de una inversin, la responsabilidad de la recopilacin de datos y consolidacin se pueden hacer en conjunto con las AE, entidades colaboradoras, gobiernos nacionales u otros donantes.

6) Si hay datos histricos fiables sobre los indicadores de rendimiento (en la forma de datos gubernamentales, informacin de una fase anterior de la inversin o informacin reunida durante un anlisis de necesidades), entonces debe usarse; de otra forma usted tendr que recopilar un conjunto de datos de lnea base en la primera oportunidad que tenga. Si usted recopila los datos con posterioridad, indique eso en su MMR, incluyendo una frase como: Datos de lnea base sern recopilados al comienzo de la inversin o Datos sern proporcionados por AE despus de identificar a la poblacin. (esto se debe hacer durante el primer ao).

7) Establezca metas realistas para cada indicador en relacin con los datos de referencia que haya identificado. Eso fija las expectativas de rendimiento por un periodo de tiempo determinado. Las metas claves, determinadas sobre la base de deficiencias y prioridades identificadas durante el anlisis inicial, son necesarias para establecer presupuestos y asignar recursos y desempean un papel importante en la planificacin y concepcin del proyecto. Otras se pueden establecer posteriormente, una vez que se haya realizado el estudio de base.

Ejemplo:Comunidad X, ACDI y la AEC estn colaborando para crear un modelo lgico y un MMR para su inversin en salud.

Resultados previstosIndicadoresDatos de referencia:MetasFuente de datosMtodo de recopilacinFrecuenciaResponsable

Resultado ultimo

Mejor salud de la poblacin que habita en el pueblo Y

Nmero de personas infectadas con enfermedad de origen hdrico cada ao

Tasa de mortalidad bruta en el pueblo Y3438 personas en Regin Y infectadas con enfermedad de origen hdrico en 2007

15.6 % de decesos en 2007 relacionados con enfermedades de origen hdrico

1000 para el fin del proyecto 500 o menos para 2015

7.2 % (OMS: promedio mundial de 2007) para 2015.

Informe anual del Ministerio de Salud

Informe Anual de GobiernoAnlisis Estadstico

Estudio panormicoExamen de publicaciones

Anual

Anual

Ministerio de Salud /Funcionario de ACDI

Gobierno Nacional/Funcionario de ACDI

Resultados intermedios

Mayor uso de agua potable limpia por parte de la poblacin que habita en el pueblo Y

Mayor uso de servicios de salud por la gente que habita en regin Y.Porcentaje de hogares que usa agua potable de una fuente limpia

Porcentaje de hogares que usan clnicas

5%

12%25% para fines de primer ao65% para el fin del proyecto

65% para el fin del proyectoResidente del pueblo Y

Expedientes de Clnica/Informe anual de MinSaludEncuesta de hogares

Anlisis Estadstico/Examen de bibliografa del informeAnual

AnnualAE

Gobierno Nacional

Resultados inmediatos

Mayor acceso a agua potable limpia para la poblacin que habita en el pueblo X.

Mayor capacidad de parte de la poblacin que habita en el pueblo X para mantener pozos.

Mayor acceso a servicios de salud para quienes viven en regin Y.

Nmero de hogares que viven a X distancia del pozo.

Auto-evaluacin de la capacidad de mantener pozos

Porcentaje de poblacin de regin Y que habita dentro de dos horas de camino de la clnica

5%

Se establecer al comienzo de inversin

10%

25% para fines del primer ao

65% para fines del proyecto

80 % tiene confianza en su capacidad para mantener pozos al fin de capacitacin

65% para fines del proyecto

Residente del pueblo X

Residente del pueblo

Residente de regin Y

Encuesta de hogares

Formularios de evaluacin antes y despus de capacitacin

Encuesta de hogares

Trimestral

Trimestral

Annual

AE

AE

AE

Productos

Pozos construidos en el pueblo X

Capacitacin sobre mantenimiento de pozos elaborada e impartida a la poblacin que habita en pueblo X

Centros regionales de salud en regin Y rehabilitados y dotados de personal

Nmero de pozos

Nmero de cursos ofrecidos.

Nmero de individuos capacitados

# de centros de salud tiene medicamentos bsicos y equipo mdico

# centros de salud dotados de personal con por lo menos una enfermera practicante capaz de dispensar medicamentos

5

0

0

por determinar en el primer ao del proyecto

por determinar en el primer ao del proyecto

20

5

15

por determinar en el primer ao del proyecto

por determinar en el primer ao del proyecto

Informes operativosde la AE

Informes operativos de equipo de capacitacin

Informes operativos de equipo de capacitacin

Informes de Centros de salud

Informes de Centros de salud/ reportes

Examen de informe

Examen de informe

Examen de informe

Anlisis estadstico

Anlisis estadstico

Trimestrial

Trimestrial

Trimestrial

Annual

Annual

AE

AE

AE

AE

AE

El registro de riesgos

Qu es un registro de riesgos?Un registro de riesgos contiene una lista de todos los riesgos identificados, los resultados de sus anlisis y un resumen de las estrategias de reduccin de riesgos. La informacin sobre la situacin de los riesgos se incluye en un plan regular de presentacin de informes. El registro de riesgos se debe actualizar continuamente y revisar a lo largo de un proyecto.

Gestin integrada de riesgos en la ACDILa gestin integrada de riesgos es un proceso continuo, proactivo y sistemtico para comprender, administrar y comunicar riesgos en la organizacin. Otros ministerios de gobierno, otros organismos donantes y empresas del sector privado usan mtodos similares.

Elementos de la gestin integrada de riesgos:1. Elaboracin de una descripcin de riesgos en la organizacin2. Establecimiento de un sistema de gestin integrada de riesgos 3. Prctica de la gestin integrada de riesgos a todos los niveles4. Aprendizaje continuo de la gestin de riesgos.

Impulsores: Eficacia de la ayuda: la gestin integrada de riesgos apoya un enfoque uniforme para la gestin de riesgos en la Agencia tanto vertical como horizontalmente. La ACDI es reconocida porque trabaja eficazmente en un ambiente de gran riesgo. Al establecer una plataforma comn, uniforme, podemos reducir la incertidumbre al personal y directores y permitirles que comprendan y administren mejor sus riesgos. En consecuencia, estarn en una posicin de adoptar decisiones informadas y tomar riesgos responsables cuando corresponda. Buena gestin: Conforme a SCT, MRG, OIG y la OCDE, la ACDI tiene debilidades en riesgos de rangos y clasificacin, identificando responsabilidades sobre los riesgos de dirigir, presentar informes y observar riesgos, exploracin de nuevos riesgos, y evaluacin de riesgos en colaboracin con otros donantes. La elaboracin de un mtodo de gestin integrada de riesgos es una expectativa de la Secretara del Consejo del Tesoro bajo el Marco de Responsabilizacin de la Gestin (MRG).

Objetivos claves:La gestin integrada de riesgos ayudar a la ACDI a adoptar decisiones informadas en la gestin de riesgos que estn dentro de nuestro control y nos pondr en posicin de responder mejor a los riesgos que estn fuera de nuestro control. Sus objetivos especficos son: Elaborar un enfoque sistemtico en la gestin de riesgos Contribuir a una cultura consciente de los riesgos Proponer prcticas ms simples, ms eficaces Proveer una exploracin constante de los riesgos principales.

Descripcin del riesgo de la organizacin:La redaccin de Descripcin del riesgo de la organizacin (DRO) es un paso clave para elaborar un enfoque de gestin integrada de riesgos. En la ACDI, la DRO fue validada y aprobada en junio de 2008, y toma en cuenta el medio de trabajo cambiante de la ACDI. El proceso empleado fue iterativo y basado en una estructura de cuatro reas de riesgo claves y 12 riesgos claves. La DRO es un documento evolutivo para la gestin de riesgos y debe por lo tanto ser sometido a revisiones anuales.

Desarrollo de la gestin integrada de riesgos en la ACDI: Ha comenzado un proceso iterativo. La ACDI est mejorando continuamente y simplificando su gestin de riesgos. Se han elaborado varios elementos constitutivos claves: un conjunto de quince herramientas, una gua de anlisis de riesgos a nivel de programas, una Poltica fiduciaria de evaluacin de riesgos, cambios al Mapa de ruta y un Marco de programas para el desarrollo de pases basado en riesgos. Los principios de la gestin integrada de riesgos han sido presentados a 900 empleados, y se han hecho 24 anlisis de riesgos a nivel de programas.

Modelo Bsico (adaptado del Banco Mundial, similar a AusAid, DFID y otros):

Conclusiones: La ACDI comprende y controla bien el riesgo, pero necesita uniformidad, simplificacin, responsabilizacin, clasificacin y rangos de riesgos y colaboracin con otros donantes. Existe una cultura de aprendizaje permanente. Hay una demanda significativa de personal. La infraestructura est instalada y responde. La gestin de riesgos y debida diligencia estn arraigadas en las prcticas de la ACDI.

Terminologa til con respecto a riesgos:Riesgos se refieren al resultado de incertidumbre respecto de los resultados (ISO 31000).Impacto es el resultado de los riesgos sobre el logro de resultadosProbabilidad es la probabilidad de que ocurra un evento o circunstanciaNivel de riesgo es el Impacto multiplicado por ProbabilidadReduccin es el plan de gestin de riesgos (evitndolo, reducindolo, compartindolo, transfirindolo o aceptndolo)Ejecutor de un riesgo es la persona que ejecuta el proceso de coordinar, reducirlo y recolectar informacin sobre el riesgo especfico en oposicin a la persona encargada de los controles. En otras palabras, es la persona o entidad con la responsabilidad y autoridad para resolver un incidente de riesgo (ISO 31000)Riesgo operativo es el posible impacto sobre la capacidad de la ACDI de funcionar en forma eficaz y eficienteRiesgo financiero es el posible impacto sobre la capacidad de proteger en forma adecuada los fondos pblicosRiesgo de desarrollo es el posible impacto sobre la capacidad de lograr resultados de desarrollo esperadosRiesgo de reputacin es el posible impacto que surge de una reduccin en la reputacin de la ACDI y en la confianza de los interesados en la capacidad de cumplir su mandato

ACDI tiene una plantilla estandarizada de Registro de riesgos:

Pasos para completar un registro de riesgo:

Paso 1: En Definicin del riesgo, escriba los principales riesgos del proyecto. Deben haber por lo menos dos riesgos en cada categora Riesgos Operativos, Riesgos Financieros y Riesgos de Desarrollo, y por lo menos un riesgo en la categora de Riesgo a la Reputacin. Para proceder con este paso puede ser til la Herramienta para riesgos N 1 (EDRMS #69032).

Paso 2: Para cada riesgo seleccionado, establezca el nivel de riesgo actual, por ej., la intensidad del riesgo. Sera til usar un mapa de riesgos o alguna otra herramienta para determinar el nivel. Identifique el riesgo en una escala de cuatro puntos que aparece abajo, y transfiera el color en Fecha 1.

Paso 3: En un plan de observacin regular, vuelva a clasificar el riesgo y agregue el color en Fecha 2 y contine de esa manera. Los periodos de observacin varan conforme al proyecto, pero un periodo tpico es de tres meses.

Paso 4: Indique si el riesgo es el mismo que se encontr en la evaluacin de riesgos del programa (en caso de haberse hecho).

Paso 5: Un riesgo es una incertidumbre respecto a un resultado. Indique el nivel del resultado tal como se encuentre en el modelo lgico.

Paso 6: Anote un resumen breve de las estrategias de reduccin de riesgos que se emplearn para controlar el riesgo o prevenir un acontecimiento ocasionado por un riesgo.

Paso 7: Indique quin es el ejecutor del riesgo. Si fuera posible, debe haber slo una persona en cada casilla. El ejecutor vara conforme a quin es la persona de hecho encargada de enfrentar una situacin de riesgo dada.

Observacin: En el mundo real del desarrollo, el perfil del riesgo cambia constantemente durante la duracin del proyecto. A medida que se presentan o desaparecen los riesgos, cambie las definiciones correspondientes de los riesgos y el nivel del riesgo. Tambin haga un seguimiento del uso y la efectividad de las estrategias de reduccin de riesgos y cambie la columna Reduccin segn sea necesario.

Nota: No tema clasificar los riesgos en Rojo si ese es el nivel de riesgo real. Por ejemplo, en un anlisis de riesgos de la agencia, los dirigentes mximos clasificaron varios riesgos en ese nivel.

Escala de clasificacin de cuatro niveles:Criterio:Muy bajo (1)Bajo (2)Alto (3)Muy alto (4)

Impacto potencial en la capacidad de la ACDI para lograr los objetivosProcedimientos habituales bastan para enfrentar las consecuencias Podra amenazar las metas y los objetivos, y por tanto debera ser examinadoPodra amenazar las metas y los objetivos, y por tanto debera ser examinadoPodra impedir que se alcancen las metas y objetivos

Probabilidad de que sucedaMuy poco probablePoco probableProbableMuy probable

1SGDE-EDRMS # 4184772 Herramientas de la GPR en ACDI: Guia practica / {0>How-To Guide for the completion of CIDAs three main RBM working tools Word_SPANISH.doc(8/02/2010)**

*Header Font: Tahoma; Size: 44**Bullets Font: Tahoma; Size 28***Max 5 bullets per page
CIDAs Key Risk Areas
Operational Risks
Financial Risks
DevelopmentRisks
Op1: Human ResourcesOp2: Performance Management Op3: Information Systems
Dev1: Strategic DirectionDev2: Socio-politico-econoDev3: Inst CapacityDev4: ModalityDev5: Disasters, Disease
Reputation / Public Confidence
MoreControl
LessControl
Fin1: FundingFin2: FiduciaryFin3: Instrument
EDRMS #119581
Accountability