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GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO - SECTI

INSTITUTO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO MARANHÃO – IEMA PRÓ-REITORIA DE ENSINO - PROEN

MANUAL DO SECRETAÁRIO ESCOLAR 2017




Sumário APRESENTAÇÃO ...................................................................................................................................... 3

1. COMO ACESSAR O SISTEMA IBUTUMY .................................................................................... 4

2. ACESSANDO O SISTEMA IBUTUMY ............................................................................................ 4

3. TELA INICIAL DO SISTEMA IBUTUMY ......................................................................................... 5

3.1 Diários de Classe ............................................................................................................................ 6

3.2 Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos ..................................................................... 7

3.3 Alunos Matriculados ...................................................................................................................... 8

3.3.1 Alterar os Dados ...................................................................................................................... 8

3.3.2 Restaurar Senha ...................................................................................................................... 9

4 REQUERIMENTOS ...............................................................................................................................10

4.1 Trancamento de Matricula ..........................................................................................................10

4.1.1 Solicitando o Formulário .....................................................................................................10

4.1.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica ............................................11

4.2 Cancelamento de Matricula .......................................................................................................13

4.2.1 Solicitando o Formulário: ....................................................................................................13

4.2.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica ............................................15




APRESENTAÇÃO

A Pró-Reitora de Ensino do Instituto Estadual de

Educação, Ciência e Tecnologia do Maranha – IEMA apresenta

neste manual, um conjunto de instruções operacionais com o

objetivo de orientar e sistematizar as atividades técnico-

administrativas de secretários e assistentes das Secretarias

Escolares das Unidades Plenas, a fim de otimizar o atendimento

prestado à comunidade escolar em toda a Rede IEMA.

Tais instruções subsidiarão o trabalho de todos os

integrantes da secretaria escolar, em ambiente digital, a fim de que

possam desempenhar com eficiência e eficácia as funções que lhes

forem atribuídas, garantindo a perfeita dinamização do sistema

escolar.

Elinaldo Soares Silva Pró-Reitor de Ensino




1. COMO ACESSAR O SISTEMA IBUTUMY

Para acessar o Ibutumy, digite o seguinte endereço no navegador de sua

preferência:

http://ibutumy.iema.ma.gov.br , (Figura 01).

Após o carregamento da página será mostrada a seguinte tela. ( Figura 02 )

Figura 2

2. ACESSANDO O SISTEMA IBUTUMY

Para acessar o Sistema IBUTUMY use o seu CPF ou código de matrícula como

login e como senha padrão a sua data de nascimento sem as barras (ddmmaaaa).

(Figura 03)

Caso não consiga acessar, procure a equipe de suporte do IBUTUMY.

Figura 1

http://ibutumy.iema.ma.gov.br/




3. TELA INICIAL DO SISTEMA IBUTUMY

A figura 04 mostra a tela inicial do Sistema IBUTUMY com suas diversas

funções, direcionadas para o acesso aos alunos e pais ou responsáveis.

Figura 4

Figura 3

CPF o CPF ou Código

da Matrícula

Data de

Nascimento

IDENTIFICAÇÃO NO SISTEMA

Usuário: Nome Perfil: Nível Unidade: Local

ATALHOS DO SISTEMA

Acesso rápido as principais

Funções do Sistema PAINEL DE

INFORMAÇÕES

Informações, Avisos e

Alertas do Sistema

MENU PRINCIPAL

DO SISTEMA

Todas as Funções

do Sistema

disponíveis para o

secretário.




3.1 Diários de Classe

No Botão Diários de Classe, o secretário escolar consegue visualizar todos os

registros de aula existentes em sua Unidade Plena

Modelo do diário de classe

Exportar PDF

Permite

exportar o

Diário de

Classe para o

formato PDF o

qual poderá ser

impresso




3.2 Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos

No Botão Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos, o secretário escolar

pode visualizar Frequência, Avaliação e Média dos estudantes.

Todas as Turmas

Os Relatórios de Média podem ser

processadas após a escolha do período, como

apresentado na imagem abaixo:

Lista de relatórios de Avaliações e Frequência

dos Alunos, permite uma visualização rápida ou

exportar em PDF, relatórios como o de

AVALIAÇÃO ESCOLAR, apresentado abaixo:




3.3 Alunos Matriculados

Ao clicar no botão, Alunos Matriculados, o secretario escolar tem acesso a todos

dados cadastrais dos estudantes da Unidade Plena. Nesse campo o secretário

pode alterar os dados dos alunos e a senha de acesso deles, como segue

abaixo.

3.3.1 Alterar os Dados

Editar

Após escolher o aluno, você será direcionado para

tela de cadastro do Aluno

Nessa tela, o secretário escolar vai

poder inserir e alterar todos os

dados dos alunos. Fazendo as

modificações e clicando no botão,

Salvar.




3.3.2 Restaurar Senha

Ainda na Tela de Cadastro do Aluno, após escolher o aluno temos a opção

restaurar senha.

Lembrando que o login do aluno é sua matricula e a senha é sua

data de nascimento no padrão, ddmmaaaa.

Exemplo: se o Estudante nasceu em 16 de Janeiro de 2000,sua

senha será 16012000.

Para isso, o aluno deverá estar devidamente matriculado e com sua

data de nascimento preenchida.

Se o aluno altera sua senha e não se recorda, você pode restaurar a senha do

aluno para o padrão ( data de nascimento). Seguindo os passos abaixo:

Restaurar Senha

Ao clicar nesse botão, será solicitado para que você confirme a restauração de

senha.

Janela de

Confirmação




4 REQUERIMENTOS

4.1 Trancamento de Matricula

4.1.1 Solicitando o Formulário

O trancamento de matricula deve ser solicitado pelo estudante ou responsável.

Ao ser solicitado, você deve fazer os seguintes passos:

Passo 1:

Acesse o Menu “ Unidade => Requerimento => Trancamento de Matrícula”

Passo 2 :

Clique sobre o botão “Formulário para Requerimento de Trancamento de Matrícula”




Passo 3 :

Selecionar o Aluno e clicar no botão “Gerar Requerimento”.

O sistema irá gerar um PDF com o requerimento solicitado, imprima e entregue ao

solicitante.

4.1.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica

Ao preencher o formulário, o solicitante deve entrega-lo ao secretário escolar.

Logo após, deve ser encaminhado para gestão pedagógica. Como apresentado nos

passos abaixo:




Passo 1 :

Acesse o menu “Unidade > Requerimento > Trancamento de Matrícula”. Nesta página

será listado todos os requerimentos de trancamentos de matrículas. Localize o

requerimento, e clique em “Editar”.

Assinale o motivo do trancamento e o enquadramento do requerimento segundo o

artigo 73, e clique em “Encaminhar para Gestão Pedagógica”.

Após clicar em, Encaminhar para Gestão Pedagógica, será solicitado que

você confirme o encaminhamento.




4.2 Cancelamento de Matricula

4.2.1 Solicitando o Formulário:

O cancelamento de matricula deve ser solicitado pelo estudante ou seu

responsável. Ao ser solicitado, você deve fazer os seguintes passos:

Passo 1

Acesse o Menu “Unidade > Requerimento > Cancelamento de Matrícula”




Passo 2 :

Clique sobre o botão “Formulário para Requerimento de Cancelamento de Matrícula”.

Passo 3 :

Selecionar o Aluno e clicar no botão “Gerar Requerimento”.

O sistema irá gerar um PDF com o requerimento solicitado, imprima e entregue ao

solicitante.




4.2.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica

Ao preencher o formulário, o solicitante deve entrega-lo ao secretário escolar.

Logo após, deve ser encaminhado para gestão pedagógica. Como apresentado nos

passos abaixo:

Passo 1 :

Acesse o menu “Unidade > Requerimento > Cancelamento de Matrícula”. Nesta página

será listado todos os requerimentos de cancelamentos de matrículas. Localize o

requerimento, e clique em “Editar”.




Assinale o motivo do trancamento e o enquadramento do requerimento segundo o artigo

73, e clique em “Encaminhar para Gestão Pedagógica”.

Após clicar em, encaminhar para Gestão Pedagógica, será solicitado que

você confirme o encaminhamento.

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