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2019-000166 24-2019-2166

GOBIERNO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE HACIENDA

CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES

COMPARECEN

DE LA PRIMERA PARTE: El Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto

Rico, representado en este acto por Orlando Rivera Berríos, en su carácter de Secretario

Auxiliar del Área de Administración, mayor de edad, soltero y vecino de Toa Alta, Puerto

Rico, en adelante denominado HACIENDA.

DE LA SEGUNDA PARTE: VIRTUS CONSULTING GROUP, una compañía

organizada bajo las leyes del Gobierno de Puerto Rico, representada en este acto por Luis

Caraballo, en calidad de Presidente, mayor de edad, casado y vecino de Dorado, Puerto

Rico, según consta en Resolución Corporativa del 2 de julio de 2018, de aquí en adelante

denominada la COMPAÑÍA.

Las PARTES aseguran estar capacitadas para realizar este acto y otorgamiento, lo

cual se comprometen a acreditar cuando y donde fuere necesario, y en tal capacidad:

EXPONEN

POR CUANTO: HACIENDA, de conformidad con los poderes y facultades que le

confiere la Constitución de Puerto Rico, el Plan de Reorganización Núm. 3 de 1994 y las

leyes fiscales que administra, en particular el Código de Rentas Internas de Puerto Rico

de 2011, según enmendado, está autorizado a contratar los servicios que sean

necesarios y convenientes para realizar las actividades, programas y operaciones de

HACIENDA y/o para cumplir con cualquier fin público autorizado por ley.

POR CUANTO: HACIENDA interesa contratar los servicios de la COMPAÑÍA

para realizar las funciones que se indican más adelante. La COMPAÑÍA afirma que

posee la experiencia necesaria y requerida para realizar los servicios contratados.

POR TANTO: Las Partes acuerdan otorgar el presente Contrato y en su

consecuencia lo formalizan de acuerdo a las siguientes:

CLÁUSULAS Y CONDICIONES

PRIMERA: La COMPAÑÍA se compromete a prestar a HACIENDA los servicios

profesionales consistentes en manejar la implantación de la nueva plataforma para el

Área de Contabilidad Central y el Área de Recursos Humanos del Departamento de

Hacienda, según contenidos en la propuesta presentada por la COMPAÑÍA, identificada

como ANEJO 1, la cual se incluye y se hace formar parte del presente contrato (en (

adelante, los "Servicios"). No obstante, las PARTES reconocen y aceptan que en caso

de inconsistencias entre las disposiciones del contrato y la propuesta, las disposiciones

del contrato prevalecerán. Entre los servicios a ser realizados por la COMPAÑÍA se

encuentran:

1. Migración de la nómina del Departamento de la Policía de ADP a RHUM,

incluyendo las nóminas de la Ley 70.

1

2. Levante de requerimiento del sistema contable de las siguientes agencias:

Policía de Puerto Rico; Departamento de Vivienda; Departamento del Trabajo;

OATRH.

3. Centralización de información financiera ("Data Dump") y automatización de

"queries" mensuales y/o semanales.

4. Servicios de consultoría y asesoría técnica, y otras tareas afines u otros

servicios de asesoramiento o consultoría, según requeridos por HACIENDA.

Estos, bajo las tarifas estipuladas en la tercera cláusula de este contrato.

SEGUNDA: Este Contrato estará en vigor desde la fecha en que se firma por

ambas partes hasta el 30 de junio de 2019 (el "Término"). La vigencia y validez del

Contrato están supeditadas a la aprobación de las agencias que por ley o reglamento

deban intervenirlo. El mismo podrá darse por terminado antes de la fecha de expiración

por cualquiera de las PARTES, previa notificación por escrito a la otra PARTE con quince

(15) días de antelación por parte de HACIENDA y treinta (30) días de antelación por

parte de la COMPAÑÍA, sin derecho a compensación adicional alguna, salvo lo

devengado bajo el mismo hasta esa fecha, o por causa según se establece más adelante.

Si HACIENDA opta por la resolución del Contrato, la COMPAÑÍA se abstendrá de

realizar gestiones adicionales, a no ser que su inacción pueda perjudicar a HACIENDA

o implique conducta profesional inadecuada en cuyo caso notificará a HACIENDA la

gestión a ser realizada. De ocurrir la cancelación del Contrato, queda expresamente

convenido que la COMPAÑÍA completará cualquier trabajo que quede pendiente al

momento de la cancelación del Contrato, sin que por ello HACIENDA venga obligado a

pagarle compensación adicional al pago correspondiente por el trabajo realizado según

los términos de este Contrato.

TERCERA: Las PARTES acuerdan lo siguiente con respecto a la forma de pago

por los servicios rendidos:

1. HACIENDA pagará a la COMPAÑÍA a razón de las tarifas por cada hora de

servicios que se detallan en el próximo inciso, sin exceder la cantidad de

cuatrocientos sesenta y nueve mil setecientos dólares ($469,700.00) durante

la vigencia de este Contrato. Se dispone, además, que la cantidad mensual

autorizada a pagar por los servicios que preste la COMPAÑÍA no excederá de

treinta y nueve mil ciento cuarenta y un dólares con sesenta y seis centavos

($39,141.66), excepto que por necesidades del servicio se autorice que se

facture en exceso de dicha cantidad mensual, siempre y cuando no se exceda

del máximo total autorizado para este Contrato.

2. Las tarifas por cada hora de servicios prestado que HACIENDA pagará a la

COMPAÑÍA son las siguientes:

1 Project Leader

3 Client Partner

430

1920

2

$110.00 ........_

$100.00

14 1 Functional Consultant 12560 1 $90.00 3. Los honorarios establecidos en este Contrato se pagarán por HACIENDA,

previa presentación de factura mensual, en la que la COMPAÑÍA hará constar

las fechas, horas y descripción de los servicios prestados. Dichas facturas

deberán estar certificadas y aprobadas por la Secretaria de Hacienda o su

representante autorizado.

4. El pago por los servicios provistos por la COMPAÑÍA a se efectuará de la cifra

E1260-141-0240000-2045-006-2019, o cualquier otra que para esos fines se

identifique, sujeto a la disponibilidad del presupuesto de HACIENDA.

5. La COMPAÑÍA entiende que el presupuesto de HACIENDA está sujeto a

cambios que pueda implementar el Gobernador o que de otra forma sean

requeridos por ley. De ser el caso, HACIENDA podrá reducir los Servicios

contratados mediante notificación escrita notificada con al menos quince (15)

días de antelación. HACIENDA sería responsable por el pago de los Servicios

rendidos a tenor con las disposiciones de este Contrato hasta la fecha de

efectividad de la notificación.

CUARTA: La COMPAÑÍA hace constar que a la fecha de la firma de este Contrato

no tiene relaciones contractuales con otras agencias o dependencias del gobierno.

QUINTA: Toda notificación o comunicación que tengan las PARTES a su haber

por motivo de este Contrato, se consignará en documento escrito y será enviada a la

dirección que aparece a continuación, salvo que las partes notifiquen un cambio a las

mismas.

HACIENDA: Departamento de Hacienda Edificio Intendente Ramírez 1 O Paseo Covadonga Viejo San Juan, PR 00902-4140

Att: Hon. Teresita Fuentes Marimón Secretaria de Hacienda

Con copia (que no constituye notificación) a:

COMPAÑÍA:

Departamento de Hacienda Área de Contabilidad Central de Gobierno Edificio Intendente Ramírez 1 O Paseo Covadonga Viejo San Juan, PR 00902-4140

Att: Ornar E. Rodríguez Pérez, CPA Secretario Auxiliar Contabilidad Central

Virtus Consulting Group PO Box 9023521 San Juan, PR 00902-3521

Att: Luis Caraballo

SEXTA: Las facturas deberán ser sometidas para pago no más tarde de los

primeros diez (1 O) días del mes siguiente al cual se rindieron los servicios. Conforme a la

3

Carta Circular 1300-22-18, todas las facturas deberán ser registradas en el Registro de

Facturas en Línea. La COMPAÑÍA igualmente deberá presentar las facturas en papel no

más de diez (1 O) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio,

según las disposiciones de la Carta Circular 1300-02-1 O del 14 de julio de 2009. Asimismo,

la COMPAÑÍA se obliga a indicar en sus facturas la cantidad de fondos que le quedan

disponibles, tomando en consideración la cantidad máxima de fondos que se pactaron en

este Contrato. La COMPAÑÍA reconoce y acepta que HACIENDA no pagará facturas por

servicios prestados una vez se agote la cantidad máxima de fondos asignados a este

Contrato.

SÉPTIMA: Las facturas deberán cumplir con el Boletín Administrativo Núm. OE

2001-73 ("OE 2001-73"), aprobado el 29 de noviembre de 2001 y el Artículo 3.2 (e) de la

Ley 2-2018, conocido como el "Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico" (en

adelante, Ley 2-2018). Las disposiciones mencionadas establecen que todas las

facturas que se sometan a los jefes de las agencias y departamentos de la Rama

Ejecutiva para el cobro de bienes o servicios personales o profesionales suministrados,

incluyendo facturas relacionadas con obras y proyectos de construcción, deben contener

la siguiente certificación:

"Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público del Departamento de Hacienda es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto. Los servicios han sido prestados y no se ha recibido pago por ellos." Conforme a la OE 2001-73, los jefes de agencias y departamentos de la Rama

Ejecutiva no podrán pagar factura alguna a menos que contenga la certificación antes

indicada.

OCTAVA: La COMPAÑÍA someterá a HACIENDA, al final de cada mes y cuando

le sea requerido, un informe del progreso de sus gestiones detallando las tareas y

actividades llevadas a cabo. La confección de dicho Informe no podrá ser facturado como

servicio brindado ya que es una tarea administrativa. Dicho Informe podrá ser incluido

como parte de la factura mensual.

NOVENA: La COMPAÑÍA coordinará y se reunirá con HACIENDA o con su

representante autorizado, con representantes de otras agencias o ramas del Gobierno de

Puerto Rico, o con cualquier otra persona cuando fuere necesario, para llevar a cabo los

Servicios objeto de este Contrato.

DÉCIMA: Entre HACIENDA y la COMPAÑÍA no existe una relación de patrono

empleado. Por tanto, la COMPAÑÍA no es acreedora a los beneficios y derechos que

corresponden a los empleados que ocupan puestos en el Gobierno de Puerto Rico.

UNDÉCIMA: HACIENDA podrá notificarle la resolución inmediata del presente

Contrato sin notificación previa, de incurrir la COMPAÑÍA en cualquiera de las siguientes

conductas:

1. el desempeño deficiente de los Servicios;

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2. negligencia o abandono de sus deberes;

3. conducta impropia, o

4. el incumplimiento con cualesquiera de las cláusulas de este Contrato.

Asimismo, HACIENDA rescindirá automáticamente el Contrato si la

COMPAÑÍA/CONTRATISTA resulta convicta y/o culpable de cualquiera de los delitos

incluidos en el Artículo 3.4 de la Ley 2-2018. De resultar convicto y/o culpable por

cualquiera de dichos delitos, HACIENDA tendrá derecho a la devolución de las

prestaciones que hubiese efectuado con relación al contrato o contratos afectados

directamente por la comisión del delito y requerir la devolución de los fondos públicos de

la persona convicta o culpable.

Para fines de la jurisdicción federal o de los estados o territorios de los Estados

Unidos de América, aplicará la prohibición contenida en la presente cláusula en casos

de convicción por los delitos cuyos elementos constitutivos sean equivalentes a los de

los delitos mencionados en el Artículo 3.4 de la Ley 2-2018.

DÉCIMOSEGUNDA: La COMPAÑÍA, en cumplimiento con la Ley 237 de 31 de

agosto de 2004, certifica que durante los diez (1 O) años previos a la formalización de este

Contrato no ha cometido delito contra el erario, la fe o la función pública, contra el

ejercicio gubernamental o que involucre fondos o propiedad pública en el ámbito federal

o estatal. La COMPAÑÍA expresamente reconoce que tiene un deber continuo de

informar a HACIENDA durante todas las etapas de la contratación y ejecución del

Contrato, de cualquier situación que surja relacionada con los delitos antes mencionados.

En los casos donde no se haya determinado causa probable para arresto, alegación de

culpabilidad ni acusación contra la COMPAÑÍA pero se hayan realizado expresiones o

admisiones de delito, la COMPAÑÍA reconoce que HACIENDA tendrá que remitir el

asunto al Secretario de Justicia quien realizará las determinaciones y recomendaciones

pertinentes.

DÉCIMOTERCERA: Las PARTES reconocen que en la ejecución del Contrato

podrán tener acceso a información de carácter confidencial. "Información Confidencial"

significa información preparada, creada o revelada por HACIENDA o que se obtenga

para HACIENDA en el curso del desempeño de los Servicios. También se considera

Información Confidencial aquella de carácter privilegiada y protegida conforme a las

disposiciones del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado,

algún código previo aplicable o por cualquier ley o reglamento local o federal, información

contributiva federal, información que es considerada personal o que se encuentra

excluida de la definición de registros públicos contenida en las leyes locales y federales

y toda aquella información y registros custodiados por HACIENDA que no son

considerados públicos.

La Información Confidencial no deberá incluir información que:

1. Es parte del dominio público sin la intervención u omisión de la COMPAÑÍA;

2. Estaba en posesión legal de la COMPAÑÍA antes de este Contrato y no fue

obtenida directa o indirectamente de HACIENDA, es legalmente revelada a la

COMPAÑÍA por una tercera persona sin restricción o revelación, o

5

3. Es independientemente desarrollada por la COMPAÑÍA.

La COMPAÑÍA no podrá divulgar, publicar, distribuir o de alguna manera utilizar

la información obtenida como resultado de sus responsabilidades conforme a este

Contrato. Cualquier divulgación de información no autorizada podrá ser causa suficiente

para la resolución de este Contrato por HACIENDA en la misma fecha de la notificación

y que la COMPAÑÍA tenga que reintegrar a HACIENDA toda cantidad de dinero recibida

en virtud de este Contrato.

La COMPAÑÍA acuerda mantener bajo estricta confidencialidad, a no compartir

con terceros o emplear en cualquier negocio que no sea objeto de este Contrato la

Información Confidencial. Se conviene expresamente que dicha Información

Confidencial no podrá ser utilizada para propósitos ajenos a la entidad contratante, ni

para obtener directa o indirectamente ventaja o beneficio económico para sí, algún

miembro de su unidad familiar ni para cualquier otra persona, negocio o entidad. Al

momento de concluir el presente Contrato, la COMPAÑÍA acuerda que devolverá la

Información Confidencial que hubiese obtenido como parte de la ejecución del mismo a

HACIENDA. La COMPAÑÍA acuerda tomar las medidas razonables para asegurar que

la Información Confidencial no sea revelada o distribuida en violación a las disposiciones

de este Contrato. Cualquier violación a este deber, además de estar sujeta a la resolución

del presente Contrato, también estará sujeta a las penalidades civiles y criminales

establecidas en las leyes estatales o federales aplicables.

Las PARTES podrán entregar Información Confidencial cuando así se requiera

por ley o por un tribunal o ente con jurisdicción y competencia para así requerirlo, pero

la PARTE que recibe el requerimiento u orden notificará a la otra PARTE inmediatamente

después de recibirlo, de manera que la otra PARTE tenga oportunidad de objetar el

requerimiento o de participar en el proceso de entrega de información o proceder como

entienda pertinente al respecto.

Las PARTES acuerdan, además, hacer formar parte integral de este Contrato el

anejo sobre uso de Información Confidencial.

DÉCIMOCUARTA: La COMPAÑÍA realizará los estudios, rendirá los informes,

redactará los documentos y creará los programas y aplicaciones que sean necesarios y

pertinentes para el desempeño de las funciones que se le encomienden bajo l!=is

disposiciones de este Contrato. Todo material escrito, o de otra forma grabado, incluyendo

informes, datos, minutas de reuniones, sistemas de información, incluyendo programas,

aplicaciones y archivos electrónicos y cualesquiera otros que resulten de los estudios,

tareas y Servicios que lleve a cabo la COMPAÑÍA son propiedad del Gobierno de Puerto

Rico. El único titular de los derechos relativos a las creaciones de funcionarios

gubernamentales o por encargo de éstos es el Gobierno de Puerto Rico. Los usuarios de

los sistemas de información están obligados a respetar los derechos de propiedad

intelectual de los autores de las obras manejadas a través de dicho sistema.

Todo material, producto, documento o información, así como las aplicaciones,

programaciones y cualquier otro producto que sean desarrollados como parte de los

Servicios, o como consecuencia de los mismos, son propiedad del Gobierno de Puerto

6

Rico. Es expresamente convenido que toda propiedad, código fuente, material y

producción que resulte de los Servicios, ya sea en forma de estudios, investigaciones,

consultas, diseños, fotografías o en cualquier otra forma que se manifieste, constituirá en

todo momento propiedad de HACIENDA, sin que ésta venga obligada a pagar a la

COMPAÑÍA retribución alguna por esa producción o por derechos sobre la misma en

adición a la compensación estipulada en este Contrato. HACIENDA queda también

expresamente autorizado y con pleno derecho para dar a los referidos productos el uso

oficial que estime conveniente. Cualquier violación a esta cláusula podrá conllevar

sanciones penales o civiles o ambas, según correspondan.

La COMPAÑÍA reconoce su deber y obligación de entregar o devolver a

HACIENDA todo escrito, expediente, documento, informe, materiales, programa y

aplicación (los "Materiales") que se produzcan en relación con este Contrato o que estén

en su poder como resultado de su relación contractual con HACIENDA tan pronto

concluyan sus encomiendas, al serle requeridos los mismos o al terminar la relación

contractual, según corresponda en cada caso. HACIENDA tendrá el derecho a uso sin

restricciones e ilimitado de dichos Materiales. Si la COMPAÑÍA no entrega o devuelve a

HACIENDA los mencionados Materiales, HACIENDA podrá solicitar la entrega de dichos

Materiales a la COMPAÑÍA o a sus sucesores mediante el procedimiento o acción judicial

que proceda.

En caso de que se resuelva el Contrato antes de la fecha de vencimiento estipulada

en el mismo, la entrega de los Materiales, deberá efectuarse inmediatamente después de

la fecha de notificación de la determinación de resolver el Contrato, no más tarde de cinco

(5) días, contados a partir de dicha notificación.

DÉCIMOQUINTA: La COMPAÑÍA no podrá subcontratar la realización de los

Servicios estipulados en este Contrato, salvo que medie autorización previa y por escrito

de parte de HACIENDA. Tampoco podrá ceder o traspasar cualquier derecho o

reclamación que surja en virtud de este Contrato o de los Servicios. Cualquier actuación

del Contratista a esos efectos, será nula y causa suficiente para la resolución de este

Contrato.

DÉCIMOSEXTA: La COMPAÑÍA certifica que ningún funcionario o empleado de

HACIENDA, o algún miembro de su unidad familiar tiene interés pecuniario directo o

indirecto en este Contrato, según dispuesto en el Artículo 4.3 (d) de la Ley 1-2012, según

enmendada, conocida como "Ley de Ética Gubernamental del Gobierno de Puerto Rico".

DECIMOSÉPTIMA: La COMPAÑÍA certifica que ninguno de sus incorporadores

accionistas, directores o empleados es funcionario o empleado de agencias, dependencia,

junta o corporación pública alguna del Gobierno de Puerto Rico, ni de sus municipios y que

ninguno de ellos se encuentra en disfrute de licencias regular, de enfermedad o militar de

las mencionadas agencias o dependencias, ni recibe pensión del gobierno durante la

vigencia de este Contrato.

DECIMOCTAVA: La COMPAÑÍA certifica y garantiza que:

1. Al momento de firmar este Contrato ha rendido su planilla contributiva durante

los cinco (5) años previos al mismo. Asimismo, certifica que ha rendido su

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planilla de Impuesto sobre Ventas y Uso o estaba exento de rendirla. En caso

de tener deuda con HACIENDA por cualquier concepto, se encuentra acogido

a un plan de pagos, con cuyos términos y condiciones está cumpliendo.

Certifica además, que ha rendido su planilla de contribución sobre la propiedad

mueble, o no tiene propiedad mueble y que no adeuda contribuciones sobre

propiedad mueble o inmueble al Centro de Recaudación de Ingresos

Municipales (CRIM).

2. Está inscrito en el Registro de Comerciantes del Departamento de Hacienda y

ha presentado copia del Certificado.

3. Al momento de suscribir este Contrato, ha pagado las contribuciones de

seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para

choferes (la que aplique) o se encuentra acogido a un plan de pago, con cuyos

términos y condiciones está cumpliendo.

4. De acuerdo con la Ley Núm. 5 de 30 de diciembre de 1986, según enmendada,

conocida como "Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de

Menores", está cumpliendo con las órdenes de retención emitidas como

patrono, si alguna.

5. En virtud de las disposiciones de la Ley 3-2014, la COMPAÑÍA certifica que se

encuentra en cumplimiento de la Ley 168-2000, según enmendada, mejor

conocida como "Ley para el fortalecimiento del apoyo familiar y sustento de

personas de edad avanzada". Certifica además, que no está sujeto por orden

judicial o administrativa a cumplir con obligación alguna, a tenor con la Ley

168-2000, antes citada o que, de estarlo, se encuentra en cumplimiento con la

obligación impuesta mediante órdenes de retención, como patrono, si alguna.

6. Está en cumplimiento con la Ley del Fondo del Seguro del Estado (Ley 45 de

18 de abril de 1935, según enmendada).

7. En el caso de corporaciones y compañías de responsabilidad limitada,

presentaron el certificado de buena pro ("good standing") y el certificado de

existencia o certificación de autorización para hacer negocios en Puerto Rico

(para corporaciones y compañías de responsabilidad limitada foráneas),

expedido por el Departamento de Estado.

8. Previo al otorgamiento del Contrato, la COMPAÑÍA presentó los siguientes

documentos:

a. Copia de la Patente Municipal

b. Copia de la Póliza expedida por la Corporación del Fondo del Seguro del

Estado (CFSE)

c. Certificado de Antecedentes Penales, en el caso de los contratistas en su

carácter individual.

d. Declaración Jurada según requerido por la Ley 2-2018 ("Código

Anticorrupción de Puerto Rico").

9. Tiene la capacidad y cumple con todas las leyes aplicables para rendir los

Servicios y cualesquiera otros trabajos que realice.

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1 O. En casos de servicios no profesionales, como requisito para la formalización y

previo al otorgamiento del Contrato, la COMPAÑÍA presentó copia de su

Certificado de Elegibilidad del Registro Único de Licitadores vigente, emitido

por la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico.

Esto, salvo que haya mediado una de las circunstancias que eximan a

HACIENDA del requisito de celebrar una subasta.

11. La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que no se encuentra

acogida a un proceso de quiebra. Asimismo, de estar y/o acogerse a un

proceso de quiebra, se compromete a notificar inmediatamente a HACIENDA y

proveer toda la información del caso, incluyendo nombre, número de caso,

estatus y cumplimiento con el Plan de Pago del Síndico.

La COMPAÑÍA expresamente reconoce que las anteriores son condiciones

esenciales del presente Contrato, y de no ser correctas, en todo o en parte, ello será

causa suficiente para que HACIENDA pueda dejar sin efecto el mismo y la COMPAÑÍA

tendrá que reintegrar a HACIENDA toda cantidad de dinero recibida bajo este Contrato.

La COMPAÑÍA renuncia a presentar la defensa de enriquecimiento injusto en

caso de que se comprobase que la COMPAÑÍA ha certificado falsamente o con error la

información sobre su situación contributiva contenida en esta cláusula. La COMPAÑÍA

reconoce, que la veracidad y corrección de la información que ha certificado es un

elemento esencial al otorgamiento de este Contrato por HACIENDA.

DECIMONOVENA: A la COMPAÑÍA no se le efectuarán retenciones ni descuentos

de sus honorarios para el pago del Seguro Social Federal. La COMPAÑÍA es responsable

de rendir sus planillas y pagar las aportaciones correspondientes tanto del IRS como del

Seguro Social Federal y del Departamento de Hacienda.

VIGÉSIMA: HACIENDA hará las retenciones aplicables que dispone la Sección

1062.03 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendado. Esta condición

quedará automáticamente enmendada si la COMPAÑÍA presenta a HACIENDA una

certificación de relevo total o parcial de retención en el origen sobre pagos por Servicios

prestados. La COMPAÑÍA se obliga, como condición necesaria a este Contrato, a

presentar las certificaciones, relevos y otros documentos que acrediten su situación

contributiva, que sean requeridos por HACIENDA o su representante autorizado.

VIGÉSIMOPRIMERA: La COMPAÑÍA acuerda y acepta expresamente que

HACIENDA tiene la facultad de auditar su expediente contributivo y de retener cualquier

pago pendiente por los montos adeudados a HACIENDA por concepto de deudas

tasadas. La COMPAÑÍA certifica y garantiza que, al momento de suscribir este Contrato,

no tiene asuntos pendientes de resolverse o adjudicarse ante HACIENDA.

VIGÉSIMOSEGUNDA: En virtud de las disposiciones de la Ley Núm. 48 de 30 de

junio de 2013, todo pago emitido por una agencia, dependencia o instrumentalidad del

Gobierno de Puerto Rico, corporación pública, la Asamblea Legislativa y la Rama

Judicial, por concepto de servicios profesionales, consultivos, de publicidad u orientación,

conllevará una aportación especial de uno punto cinco (1.5) por ciento y ninguna cantidad

está exenta de la aplicación del mismo.

9

VIGÉSIMOTERCERA: La COMPAÑÍA entiende y reconoce con su firma, que

HACIENDA no viene obligado al reembolso de ningún tipo de gastos que sean incurridos

por la COMPAÑÍA en relación a los Servicios, salvo que otra cosa sea dispuesta. Sin

embargo, de materializarse este supuesto, HACIENDA habrá de disponerlo así en el

Contrato y dispondrá de una partida presupuestaria para dicho fin. Además, cualquier

desembolso por concepto de gastos deberá cumplir con el Reglamento Número 37

"Reglamento de Gastos de Viaje" emitido por el Departamento de Hacienda el 8 de mayo

de 2008, o cualquiera que sea aprobado posteriormente.

VIGESIMOCUARTA: La COMPAÑÍA acuerda relevar y exonerar de

responsabilidad e indemnizar a HACIENDA por todos los costos o gastos de cualquier

naturaleza (incluyendo honorarios de abogado) en que ésta incurra y que se originen o

surjan con relación a reclamaciones de terceras personas por daños personales,

incluyendo la muerte, o por daños a la propiedad, pero cuyos daños hayan sido

ocasionados por acciones u omisiones de la COMPAÑÍA en el cumplimiento o

incumplimiento de sus obligaciones bajo el Contrato. Además, releva de responsabilidad

de cualquier daño que pueda ocasionar la COMPAÑÍA o sus empleados, asociados,

agentes o representantes, a cualquier tercera persona, natural o jurídica. Esta

exoneración y relevo se interpretará de la forma más favorable a HACIENDA, e incluye

el relevo del pago de cualquier sentencia, así como los gastos de litigio, intereses y

honorarios de abogado.

VIGÉSIMAQUINTA: El Gobierno de Puerto Rico prohíbe el uso ilegal de

sustancias controladas en el sector público, por lo que HACIENDA ha establecido un

programa de detección de uso ilegal de sustancias controladas para todo su personal,

de acuerdo con el Reglamento del Programa de Pruebas para la Detección de

Sustancias Controladas en Funcionarios y Empleados del Departamento de Hacienda

de 21 de mayo de 1999, según enmendado. En cumplimiento con dicho Reglamento, y

según fuese solicitado por HACIENDA, la COMPAÑÍA llevará a cabo a su cuenta y costo,

pruebas de detección de uso ilegal de sustancias controladas a los empleados de la

COMPAÑÍA a ser asignados a trabajar en HACIENDA y someterá una certificación

negativa, no más tarde de diez (1 O) días desde la fecha en que se hizo el examen. La

prueba podrá ser coordinada con el Oficial de Enlace a cargo del Programa en

HACIENDA, para ser llevada a cabo en un laboratorio bajo Contrato con HACIENDA o

en cualquier otra entidad, pública o privada, que se dedique a realizar análisis clínicos o

forenses, debidamente autorizada y licenciada por el Secretario de Salud de Puerto Rico,

que procese pruebas para la detección de sustancias controladas usando las guías y

parámetros establecidos por el National lnstitute of Drug Abuse. La negativa de

someterse a dicha prueba o un resultado positivo en la misma, así certificado por el

laboratorio, será causa suficiente para la cancelación inmediata de este Contrato.

HACIENDA podrá requerir pruebas periódicas adicionales para su propio personal, de

acuerdo con el proceso implementado en dicho Reglamento.

VIGESIMOSEXTA: La COMPAÑÍA mantendrá todos los informes, hojas de

trabajo y demás documentos relacionados con sus Servicios para ser examinados o

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copiados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en sus intervenciones. Dichos

documentos deberán mantenerse por un periodo no menor de seis (6) años o hasta que

se efectúe una intervención por la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero.

VIGESIMOSÉPTIMA: La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que

ni la empresa ni sus directores, oficiales, accionistas, socios, miembros de Junta de

Oficiales o Directores, principales, subsidiarias o compañías matrices tienen pleitos

contra el Gobierno de Puerto Rico y/o sus funcionarios.

VIGÉSIMOCTAVA: La COMPAÑÍA, con su firma en este Contrato, certifica que

entiende y reconoce que se compromete a regirse por las disposiciones establecidas en

la Ley Núm. 1 de 3 de enero de 2012, según enmendada, conocida como "Ley de Ética

Gubernamental del Gobierno de Puerto Rico" y en la Ley Núm. 2 de 4 de enero de 2018,

conocida como "Código de Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico".

VIGÉSIMANOVENA: La Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006, conocida como

Ley para Implantar la Reforma Fiscal del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada,

dispone en el Artículo 20 que será política pública del Gobierno de Puerto Rico incentivar

el desarrollo de la tecnología estimulando que todo desembolso de fondos públicos se

realice mediante métodos electrónicos. En cumplimiento con dichas disposiciones de

ley, HACIENDA emitió la Carta Circular 1300-10-12, con fecha del 14 de diciembre de

2011, con el propósito de requerir que las agencias establezcan en sus Contratos una

cláusula en la cual los suplidores acepten recibir los pagos por bienes o servicios

prestados mediante transferencia electrónica. A esos efectos, la COMPAÑÍA se obliga

a completar el Modelo SC 733, "Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de

Suplidores" para proveer información sobre la cuenta bancaria a la cual se realizará la

tran$ferencia y que contiene la siguiente autorización:

Autorizo al Departamento de Hacienda a depositar electrónicamente toda suma que adeude a este suplidor en una cuenta bancaria. En caso de haber algún sobrepaga, o cualquier error relacionado al pago electrónico, autorizo al Departamento de Hacienda a cargar electrónicamente la cuenta bancaria para corregir el error.

TRIGÉSIMA: El Memorando Núm. 2017-001 de la Secretaría de la Gobernación,

con fecha de 30 de enero de 2017, dispone que todo contrato de servicios profesionales

que exceda de diez mil dólares ($10,000) deberá incluir las siguientes cláusulas, so pena

de que se decrete nulo ab initio el mismo:

a) Servicios lnteragenciales: Ambas PARTES reconocen y acceden a que los

Servicios podrán ser brindados a cualquier entidad de la Rama Ejecutiva con

la cual HACIENDA realice un acuerdo interagencial o por disposición directa

de la Secretaría de la Gobernación. Los Servicios se realizarán bajo los

mismos términos y condiciones en cuanto a horas de trabajo y compensación

consignados en este contrato. Para efectos de esta cláusula, el término

"entidad de la Rama Ejecutiva" incluye a todas las agencias del Gobierno de

Puerto Rico, así como a las instrumentalidades y corporaciones públicas y a la

Oficina del Gobernador.

11

b) Terminación por la Secretaría de la Gobernación: La Secretaría de la

Gobernación tendrá la facultad para dar por terminado este contrato en

cualquier momento.

TRIGÉSIMOPRIMERA: La COMPAÑÍA reconoce que en el desempeño de su

función profesional tiene un deber de lealtad completa hacia HACIENDA, lo que incluye el

no tener intereses adversos a dicho organismo gubernamental. Estos intereses adversos

incluyen, no solo sus intereses particulares, sino también la representación de clientes que

tengan o pudieran tener intereses encontrados con HACIENDA. Este deber, además,

incluye la obligación continua de divulgar a HACIENDA todas las circunstancias de sus

relaciones con clientes y terceras personas y cualquier interés que pudiere influir en

HACIENDA al momento de otorgar el Contrato o durante su vigencia. La COMPAÑÍA

representa intereses encontrados cuando, en beneficio de un cliente o suyo propio,

promueve aquello a lo que debe oponerse en cumplimiento de sus obligaciones con

HACIENDA. Representa intereses en conflicto, además, cuando su conducta es descrita

como tal en las normas de ética reconocidas en su profesión o en las leyes y reglamentos

del Gobierno de Puerto Rico. En Contratos con corporaciones, sociedades o firmas,

constituirá una violación de esta prohibición en que alguno de sus directores, miembros,

socios, oficiales, asociados o empleados incurra en la conducta aquí descrita. La

COMPAÑÍA evitará aún la apariencia de la existencia de intereses encontrados. De

conformidad con esto, HACIENDA advierte y requiere a la COMPAÑÍA, como condición

necesaria al otorgamiento de este Contrato y la COMPAÑÍA acepta y se compromete, a

no contratar directa ni indirectamente con persona natural o jurídica alguna que sea

empleada de carrera o que preste servicios por Contrato a HACIENDA.

TRIGÉSIMOSEGUNDA: Las partes reconocen la necesidad de agilizar la

comunicación y los procesos entre los consultores, proveedores de bienes y servicios y

las agencias del Gobierno de Puerto Rico. Además, aceptan el deber de proteger y

custodiar el récord de actividades oficiales y la integridad del contenido de todas las

comunicaciones oficiales y notificaciones entre ellas, sin poner en riesgo los sistemas de

información del Gobierno y garantizando su seguridad. Por lo cual, acuerdan que, en lo

sucesivo, toda persona natural o jurídica que supla servicios al Gobierno, vendrá

obligada a solicitar y utilizar la cuenta de correo electrónico que le sea provista por el

Gobierno con resguardo de las comunicaciones escritas y oficiales de los suplidores con

cualquier agencia con la que exista un contrato, siendo este el único medio de

comunicación y notificación autorizado, para las comunicaciones electrónicas, mientras

el contrato esté vigente. La cuenta de correo electrónico provista servirá para cursar

toda comunicación oficial con el Gobierno, utilizando el dominio

@Vendors.PR.Gov. Estas cuentas se activarán al perfeccionar el contrato, se

mantendrán activas durante la relación contractual y se desactivarán al término de

vencimiento del contrato. Además, podrán reactivarse, con la renovación de los

contratos, luego de la correspondiente notificación a la OGP por parte de la agencia

Contratante.

12

TRIGÉSIMOTERCERA: La COMPAÑÍA acepta someterse a la jurisdicción del

Gobierno de Puerto Rico y sus leyes, reglamentos, ordenanzas y/o cualquier otra

disposición que sea de aplicabilidad al negocio jurídico que se formaliza mediante el

Contrato. Esta aceptación es una que se hace libre y voluntariamente entendiendo que,

para todos los fines legales, la COMPAÑÍA ha renunciado a su derecho de utilizar

cualquier otro foro que no sean los Tribunales del Gobierno de Puerto Rico.

TRIGÉSIMOCUARTA: Ninguna prestación o contraprestación objeto de este

Contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la

Oficina del Contralor a tenor de lo dispuesto en la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975,

según enmendada.

TRIGÉSIMOQUINTA: Este Contrato constituye la totalidad del acuerdo entre las

PARTES en relación con los Servicios. Cualquier cambio o modificación sustancial que las

PARTES acuerden con respecto a los términos y condiciones de este Contrato, se

incorporará al mismo mediante enmienda formal escrita, de acuerdo con las normas que

rigen la contratación de servicios profesionales por las agencias del gobierno

TRIGÉSIMOSEXTA: Si cualquier palabra, frase, oración, inciso, subsección,

sección, cláusula, tópico o parte de este Contrato fuera impugnada por cualquier razón

ante un Tribunal y declarada inconstitucional o nula, tal sentencia no afectará,

menoscabará o invalidará las restantes disposiciones y partes de este Contrato, sino que

su efecto se limitará a la palabra, frase, oración, inciso, subsección, sección, cláusula,

tópico o parte así declarada y la nulidad o invalidez de cualquier palabra, frase, oración,

inciso, subsección, sección, cláusula, tópico o parte en algún caso específico no afectará

o perjudicará en sentido alguno su aplicación o validez en cualquier otro caso, excepto

cuando específica y expresamente se invalide para todos los casos.

Y PARA QUE ASI CONSTE, las PARTES suscriben el presente Contrato en

San Juan, Puerto Rico, hoy 2 de octubre de 2018.

ORLANDO RIVERA BERRIOS

L///L--DEPARTAMENTO DE HACIENDA

LUIS CARABALLO

13

irtus CONSULTING GROUP

Ledo. Raúl Maldonado

Secretario

Departamento de Hacienda

Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central

P.O. Box 9023521, San Juan, Puerto Rico, 00902-3521 • Tel. 787-224-6565

ANEJO 1

irtus

Confidencialidad

El material presentado en esta propuesta por Virtus Consulting Group, Inc. incluye

información que no podrá ser revelada fuera de la DEPARTAMENTO DE HACIENDA

y no deberá ser reproducida, utilizada o divulgada para ningún otro propósito que

no sea el de evaluar la misma. En el caso de que el contrato sea otorgado por los

resultados de esta propuesta, la DEPARTAMENTO DE HACIENDA tendrá derecho de

reproducir, utilizar y divulgar la información provista en el resultado del contrato.

Esta restricción no limita a la DEPARTAMENTO DE HACIENDA el derecho de uso de

la información contenida en esta propuesta si es obtenida por otras fuentes sin

restricción de confidencialidad.

Conflicto de Intereses

Virtus Consulting Group, lnc. certifica que ningún representante o empleado que

ejerza alguna función o responsabilidad en la revisión o aprobación de este

documento o en la ejecución de este proyecto, adquirirá voluntariamente, antes de

finalizar el proyecto, algún interés personal o directo en este contrato o propuesta.


irtus

MISIÓN

Producir resultados tangibles y significativos para nuestros clientes con el fin de

convertirnos en uno de sus asesores más allegados.

VISIÓN

Virtus será la firma de Consultoría más respetada y reconocida de Puerto Rico y de

la región.

VALORES

Estos son los valores claves por los cuales nos guiamos y evaluamos nuestra gente y

fomentamos el carácter de nuestra compañía:

- Nuestros recursos hacen la diferencia

- Nuestros clientes son nuestra razón de ser

- Servimos sobre todo con Integridad, Confianza y Respeto

- Nuestra pasión es solucionar retos técnicos y de negocios


irtus

Propuesta de recursos para la Gerencia de Proyectos Financieros y' de

Recursos Humanos de la Secretraría Auxiliar de Contabiliad Central.

• El Departamento de Hacienda de Puerto Rico (Hacienda) está orientado a

convertirse en una agencia moderna y proactiva por ello planifica

implantar una nueva infraestructura tecnológica para el manejo de las

áreas de Finanzas y Recursos Humanos con la misión, deber y propósito

de implementar un moderno sistema financiero atemperado a las nuevas

realidades fiscales que impone el entorno en PuertoRico.

• Para cumplir con su visión se requiere una coordinación efectiva y el

establecimiento de proyectos tecnológicos de gran escala que ayuden a

cumplir sus objetivos estratégicos, además de dirigir la planificación de

esfuerzos para estos efectos.

• Puerto Rico requiere de un sistema financiero y presupuesta! eficiente,

moderno y que fundamentalmente provea de manera confiable y

oportuna la información contable y financiera establecida por los

principios contables que rigen la contabilidad de gobierno en Puerto Rico

En adición, el establecimiento de la Junta él.e Supervisión Fiscal acorde a la ley

PROMESA exige del gobierno transparencia y claridad en la gestión y manejo de las

finanzas. Asistiremos al DEPARTAMENTO DE HACIENDA en la ejecución de las

distintas iniciativas de la oficina de Contabilidad Central.


irtus El Proyecto estará basando en 6 áreas principales:

• • • • • •

Estrategia Planificación Desarrollo Ejecución Adiestramiento Transferencia de Conocimiento

Perfil corporativo de Virtus

Virtus Consulting Group, Inc. es una firma de consultoría que asesora y ayuda a

nuestros clientes a implementar nuevos procesos en el área financiera. Virtus tiene

una práctica de Consultoría con soluciones y recursos aplicables a todos los sectores

e industrias.

El compromiso de Virtus es que las empresas y/o agencias de gobierno, tengan el

empoderamiento necesario para usar la tecnología y obtener resultados tangibles.

En orden de alcanzar exitosamente esos resultados, nuestra misión, visión y valores

guían nuestra empresa y a nuestros socios de negocio.


irtus Objetivos

Basado en nuestra experiencia los factores claves para el éxito de esta

implementación son la presencia y liderato de una oficina de gerencia que agilice el

proceso de toma de decisiones, la dedicación de un equipo de control de calidad que

ejecute las pruebas de procesos y sistemas, y la ejecución efectiva de un plan de

manejo del cambio. Para atender estas necesidades, nuestro objetivo principal en

esta propuesta es presentar al equipo de VIRTUS como una extensión del equipo del

Departamento de Hacienda y asistir en las tareas del día a día dentro de las

siguientes áreas de trabajo:

• Gerencia Estratégica

• Desarrollar los planes del Proyecto, velando por el registro de

riesgos, el manejo de factores críticos para el éxito, la coordinación

de controles de calidad, la adquisición de recursos de proyecto

adicionales y la facilitación de transferencia de conocimientos y

manejar el programa de calidad.

• Manejar la implementación de las organizaciones y la gestióndel

cambio

• Planificar y apoyar a Hacienda durante la ejecución de las

actividades correspondientes para asegurar que la fuerza laboral

esté comprometida, capacitada y alineada con los cambios.

• Establecer y ejecutar un plan de comunicaciones multi

direccionales entre Hacienda y los empleados, y entre las agencias

relacionadas y las distintas comunidades de interés.


irtus

Alcance

El plan de implementación para la Oficina de Proyecto contempla integrar de

manera coordinada los componentes gerendales, organizacionales y de recursos

humanos, operacionales y tecnológicos relacionados a selección e implantación de

un sistema financiero en el gobierno de Puerto Rico. Esta integración permitirá

balancear las necesidades de cada componente funcional de la agencia para

optimizar el resultado total del proyecto. no el de un componente aislado.

Para una implantación exitosa de proyectos, VIRTUS propone una Oficina de

Gerencia de Proyectos (PMO) compuesta de un equipo de recursos experimentados

con la habilidad demostrada de manejar proyectos complejos y facilitar que los

"stakeholders" estén involucrados a través de la duración del proyecto. Nuestro

equipo utilizará metodologías probadas desde la iniciación del proyecto hasta el

cierre del mismo. Nuestros recursos tienen experiencia extensa en desarrollar

reingeniería de los procesos del negocio en varias organizaciones a nivel local e

internacional. Todas estas destrezas combinadas se utilizarán en la gerencia de los

proyectos de transformación del Hacienda.

VIRTUS implementará un PMO que establece e implementa las mejoras

prácticas de gerencia de proyectos para el beneficio de la agencia de forma tal que la

colaboración, estandarización y mejoramiento sobresalgan en los resultados de los

proyectos del Hacienda. Nuestros recursos cubrirán todas las áreas de gerencia de

proyecto, manejo del cambio y reingeniería de procesos, entre otras áreas.

VIRTUS utilizará la siguiente metodología para asegurar el éxito de los

proyectos a los que sea asignado desde su comienzo. La metodología se

compone de dos fases que ejecutadas de forma rigurosa y exhaustiva



desencadenarán el desarrollo óptimo del proyecto, logrando así los objetivos

fijados. Nuestra metodología integra cinco líneas de trabajo a través de todas las

fases que aseguran que el proyecto tome en cuenta los aspectos de negocio

necesarios para su éxito.

Planeación y arranque del proyecto:

En esta fase fundamentalmente se organiza, planifica y establecen lineamientos

generales del desarrollo del proyecto en sus distintas iniciativas, pero

particularmente en la referida a la certificación, definición de requerimientos y

diseño de solución para servir de insumo ~l proceso de selección y evaluación del

nuevo sistema financiero del gobierno de Puerto Rico. Entre las actividades

resaltantes destacan:

>"' Recopilación y revisión información relevante existente a la fecha

>"' Planificación detallada de los trabajos

>"' Certificación de alcances

>"' Identificación de expectativas y riesgos

>"' Establecimiento de actores, participantes relevantes yroles

>"' Fijación arquitectura organizativa y procesos a primer nivel

El objetivo fundamental será establecer las bases de información y arquitectura

técnica que servirán de insumo para la fase de Evaluación y Selección del

Sistema Financiero y Recursos Humanos de Puerto Rico. Empleando como

aceleradores los productos de trabajo recopilados en la etapa anterior, el equipo

de trabajo se dará la tarea de delinear, organizar, planificar, evaluar y revisar los

productos que se establezcan como resultado de esta fase. Entra las actividades

resaltantes destacan.


irtus )"" Planeación Detallada : En esta actividad, VIRTUS proporcionará

los planes de trabajo, confirmación de objetivos, alcances del

proyecto e instituciones y agencias a ser integradas con el

sistema, la organización y estándares, el plan de comunicaciones

y gestión de cambios, el plan de riesgos y las tareas para

mitigarlos, y el lanzamiento del proyecto dentro de la institución

y agencias con quienes se intercambiará datos.

)"" Validación y Certificación. Durante esta fase, el equipo de

proyecto documentara los requerimientos específicos del

proyecto al que fuimos asignados y certificará el diseño general

de la solución.

El aspecto de mayor relevancia, durante este proceso es el involucramiento

interagencial a través de múltiples talleres de trabajo de certificación de alcances

y requerimientos.


irtus Organigrama del proyecto

La organización del equipo del proyecto es un factor importante para

el éxito del mismo. Por ello, recomendamos un Equipo de Trabajo

dirigido a lograr los siguientes objetivos, a través de la vida del

proyecto:

• Buena comunicación entre los miembros del equipo

• Resolver dudas rápidamente y al niveladecuado

• Planificación, supervisión y control del proyecto

• Productividad de los miembros del equipo

. El equipo de trabajo será conformado por los consultores

experimentados de VIRTUS y el personal que el Hacienda designe al

proyecto. Durante todo el proyecto el Comité Timón, conformado por

la alta gerencia de la Agencia y los gerentes del proyecto, apoyarán

la toma decisiones y velarán por el cumplimiento de los objetivos

establecidos.



Nuestro Equipo

Liderazgo

Nuestros consultores han cumplido con sus responsabilidades de gestión

previamente en el sector público y en grandes proyectos de sistemas de

información. Ellos han demostrado la capacidad de añadir valor a los

proyectos de sus clientes, mientras permanecen enfocados en las

cuestiones importantes dentro de un plan de proyecto estrictamente

controlado.

Capacidad Técnica

Nuestro equipo de consultores propuestos posee una competencia

técnica probada en las áreas de comercio electrónico, grandes proyecto

de integración de sistemas, aplicaciones financieras y planificación

estratégica.

Manejo de Proyectos

Nos aseguraremos de un manejo del proyecto fuerte y eficiente para

garantizar que todas las tareas se completen en tiempo y en presupuesto.

Tenemos un historial demostrado de manejo de equipos grandes en

plazos ajustados y hemos desarrollado el manejo de proyectos y métodos

de trabajo de entrega que aseguran la integración eficiente y eficaz del

trabajo y los resultados.



Premisas

• Se proveerán recursos con la potestad de tomar decisiones

ejecutivas y resolver conflictos de manera expedita para

cumplir los plazos establecidos en el plan detrabajo.

e:i. Las tarifas no incluyen el costo de servicios de terceros que puedan surgir.

• La Agencia estará de acuerdo con la metodología propuesta por VIRTUS

para la implantación del proyecto.

• La Agencia dará apoyo al personal de VIRTUS para lograr la implantación

total del sistema.

• Se establecerá un Comité Ejecutivo, el cual deberá reunirse por

lo menos quincenalmente para revisar el progreso del mismo y

resolver asuntos pendientes.

• Asignará los recursos necesarios (humanos y físicos) para completar

exitosamente el proyecto.

• Proveerá de manera inmediata y eficiente, toda aquella

información que los consultores de VIRTUS requieran para llevar

a cabo las tareas del plan de trabajo.

• Una vez enviado un entregable, el cliente dispone de cinco (5) días

hábiles para realizar observaciones. Caso contrario, pasados los 5

días hábiles, el entregablese considerará aceptado.


irtus • El cliente proveerá acceso al internet a los consultores que estén

desarrollando tareas on-site.

• Cualquier impacto sobre las tareas del proyecto ocasionados por

fusiones, incorporaciones, u otras adquisiciones o disposiciones de

la Agencias o sus divisiones afiliadas, serán consideradas un cambio

del alcance del proyecto y serán manejadas de acuerdo a la política

de control decambios.

e::, Cualquier situación o condición que modifique aspectos funcionales,

técnicos u operativos, o que impacte en el cronograma, equipo o

entregables del proyecto, será considerado "cambio en el alcance".

• Ampliación del equipo de consultores para reemplazar recursos de la

Agencia que no estén disponibles.

• Extensiones del cronograma producidas por modificaciones de

fechas clave por parte de la Agencia y/ o no disponibilidad de

recursos claves en el momento requerido por el proyecto (recursos

humanos y materiales).

• Demoras en las tomas de decisiones con impacto en el proyecto en

alguna de las instancias que implique modificaciones al cronograma.

• Retraso en la entrega de información acordada entre VIRTUS y el Hacienda

según plan de trabajo.

• VIRTUS asume que los servicios profesionales propuestos se

ejecutarán de forma ininterrumpida. Cualquier tipo de interrupción

no prevista deberá ser aprobada por escrito entre los Gerentes de


•


Proyecto de ambas partes. Atrasos u otras desviaciones a las

premisas antes expuestas, tales como (pero no limitados a):

Hacienda de facilidades físicas, disponibilidad de personal, pre

requisitos de cumplimiento, etc., podrían representar cambios de

alcance y/ o cargos adicionales.

• De determinarse necesario por ambas partes, se podrán llevar a

cabo algunas tareas del proyecto en las facilidades de VIRTUS para

acelerar el cronograma del mismo o para reducir los gastos de viaje.

• Cualquier atraso en el cronograma de trabajo no imputable o no

atribuible a VIRTUS deberá ser reconocido a VIRTUS en modalidad

de tiempo y materiales y a las tarifasvigentes.

• El personal de la Agencia estará disponible para ejecutar las tareas

asignadas según el plan de trabajo. Esto es imprescindible para

poder cumplir con el mismo. Se deberá notificar al Gerente de

Proyecto de ambas partes cualquier falta de disponibilidad de

recurso, al menos tres (3) semanas antes (ejemplo; vacaciones,

adiestramientos y viajes de negocio, entre otros) .

Una vez en producción, VIRTUS acompañará a Hacienda brindando

el apoyo necesario para asegurar el éxito del proyecto y hacer una

transición adecuada a los usuarios clave que continuarán con el

Soporte del proyecto



Programa de Calidad

• Establecer el proceso de gestión de la calidad para validar la calidad del

proyecto y los productos relacionados.

Manejo de implementación

• Manejo de la migración de la nómina de pólicia hacia el área de contrabilidad

central.

Manejo de Implementación de organizacione y gestiones de cambio.

Gerenciar junto al Departamento de Hacienda durante la ejecución de los

procesos correspondientes para garantizar la ejecución del proyecto y que

se encuentren acorde con los cambios

• Desarrollar un plan de comunicaciones multi direccionales entre el

Departamento de Hacienda y el personal de la agencia al igual que entre las

agencias relacionadas.

Además como parte de esta propuesta estaremos ofreciendo los recursos necesarios

para cualquier otra función relacionada que así la agencia determine.



Propuesta Económica

• A continuación, se presenta la partida de los servicios profesionales que

Virtus brindará y su inversión asociada por recurso por hora durante la

vigencia del contrato de Julio 1 de 2018 al 30 de Junio de 2019.

• A continuación encontrará el detalle de la inversión económica de

"'.... $469,700.00 por un total de 4910 horas para los recursos técnicos basado en

el alcance para las funciones arriba descritas.

Cantidad Recurso Horas Rate por Hora

1 Project leader 430 $110.00

3 Client Partner 1920 $100.00

4 Functional Consultant 2560 $90.00

Agradecemos profundamente la oportunidad que nos brinda de poder presentarle esta ropuesta.


ANEJO --- sobre uso información confidencial Contratos del Área de Tecnología e Información.

l. Cumplimiento:

Conforme al contrato suscrito, el contratista se compromete a cumplir y asume la responsabilidad del cumplimiento de parte de sus empleados con lo siguiente:

1. Todo trabajo se llevará a cabo con la supervisión del contratista o de su empleado a cargo.

2. Cualquier planilla o información contributiva, incluyendo Planilla Federal o Información proveniente de Planillas Federales (en adelante "FTI"), sin importar el formato, se utilizará únicamente para los propósitos establecidos en este contrato. Dicha información será tratada como información confidencial y no será divulgada o publicada, de ninguna manera, a personas no autorizadas. El único uso autorizado de esta información será aquel que conlleve al cumplimiento de lo establecido en este contrato, siguiendo las salvaguardas de seguridad requeridas. La divulgación a cualquier persona que no sea empleado autorizado del contratista está terminantemente prohibida.

3. Toda planilla o información contributiva, incluyendo FTI, será registrada al ser recibida y almacenada según los parámetros de seguridad establecidos previo, durante y luego de ser procesada. Además, toda documentación o información producto del proceso de planilla o información contributiva, incluyendo FTI, se manejará con el mismo nivel de cuidado y seguridad como si fuere la información original.

4. El Contratista se compromete a y certifica que los datos procesados durante la ejecución de su contrato serán completamente eliminados de toda base de datos o sistema de almacenamiento de información en sus sistemas, computadoras o servidores y ninguna información producto de la ejecución del presente contrato será retenida al momento en que el trabajo culmine. Si la eliminación de todos los datos al momento de la terminación del trabajo no es posible, el contratista certificará que cualesquiera datos del Interna/ Revenue Services (en adelante IRS) o del Departamento remanente, almacenado o guardado en cualquier lugar, seguirán sujetos a todos. los requisitos de seguridad para la prevención de divulgaciones no autorizadas.

5. Cualquier información dañada o copias de papel generadas al procesar la información proveniente del IRS o del Departamento de Hacienda serán entregadas a la agencia o a su representante autorizado. Cuando dicha entrega no sea posible, el contratista

1

será responsable de la destrucción de la información dañada o cualquier copia de papel y proveerá a la agencia, o a su representante autorizado, una certificación con la fecha en que el material fue destruido, la descripción de dicho material y el método de destrucción utilizado.

6. Todo sistema de computadora que reciba, procese, almacene o transmita planillas o información contributiva, incluyendo FTI, cumplirá con los requisitos de seguridad establecidos en la Publicación 1075 del IRS. Con el propósito de cumplir con los requisitos funcionales y las garantías requeridas, las funcionalidades de seguridad del ambiente donde resida la información deben proveer controles de manejo, operacionales y técnicos. Todas las funcionalidades de seguridad deben estar activas y disponibles para proteger contra cualquier acceso no autorizado a planillas o información contributiva.

7. Ningún trabajo realizado durante la vigencia de este contrato que contenga planillas o información contributiva, incluyendo FTI, será subcontratado sin autorización previa y por escrito del Departamento de Hacienda o del IRS, según aplique.

8. El contratista mantendrá una lista de los empleados autorizados a acceder planillas o información contributiva, incluyendo FTI. Dicha lista será provista al Departamento y, según sea requerido, a la Oficina de Revisión del IRS.

9. El Departamento de Hacienda tendrá la potestad de rescindir de este contrato si el contratista incumple con los requisitos de seguridad antes establecidos.

11. Sanciones Civiles y Criminales

1. El contratista deberá notificar por escrito a los empleados que vayan a tener acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, que dicha información solamente será utilizada para los propósitos oficiales que se detallen en el aviso y con el alcance especificado y que toda divulgación no autorizada de dicha información constituye un delito con multas ascendientes a $5,000, pena de cárcel hasta un máximo de 5 años o ambas, en adición a las costas incurridas para la acusación. Dicho contratista también notificará a cada empleado que cualquier divulgación no autorizada futura de planillas o información contributiva también resultará en sanciones por daños y perjuicios por una cantidad no menor a $1,000 con relación a cada divulgación no autorizada. Estas penalidades y multas están dispuestas en las Secciones 7213 y 7431 del Código de Rentas Internas Federal y en 26CFR 301.6103(n)-1. Lo anterior no excluye la aplicación de medidas civiles y criminales conforme al Código de Rentas Internas estatal.

2

2. Todo empleado del contratista a quien se le vaya a dar acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, deberá ser notificado por escrito que dicha información, no importa el formato en el cual se encuentre, será utilizada únicamente para los propósitos establecidos en este contrato. Dicha información deberá ser tratada como confidencial y no podrá ser divulgada o publicada de ninguna manera a ninguna persona, a no ser para la consecución de los propósitos establecidos en este contrato. La inspección o divulgación fuera del ámbito oficial de este contrato de información que contenga planillas o información contributiva a cualquier persona no autorizada constituye un delito menos grave que acarrea una multa mínima de $1,000 o pena de cárcel por un periodo no mayor de un año o ambas, en adición a la imposición de las costas incurridas en la acusación. El contratista también notificará a cada empleado u oficial de su empresa que la divulgación o inspección no autorizada de planillas o información contributiva también resultará en la imposición de sanciones no menores de $1,000 por cada divulgación o inspección no autorizada de las cuales se le haya encontrado responsable o la suma de las cantidades equivalentes a los daños causados a la parte demandante y por los cuales se les haya impuesto responsabilidad de dicha inspección o divulgación. De determinarse que dicha inspección o divulgación no autorizada fue realizada de forma intencional o como resultado de negligencia crasa, se le impondrán daños punitivos, más las costas y honorarios de abogado. Estas penalidades se encuentran provistas en las secciones 7213A y 7431 del Código de Rentas Internas Federal.

3. El contratista tiene la responsabilidad de informar a sus empleados sobre las penalidades establecidas en la Ley de Privacidad de 1974, 5 U.S.C. 552a, por la inspección o divulgación no autorizada de planillas o información contributiva. Específicamente la sección 552a(i)(1)del título 5 U.S.C, aplicable a contratistas en virtud de la sección 552a(m)(1 ), establece que cualquier empleado del contratista, quien por su empleo o puesto tenga posesión o acceso a los archivos de la agencia que contengan información que identifique a individuos cuya divulgación se encuentre protegida por le Ley de Privacidad de 1974 o sus Reglamentos, que con conocimiento de que tal divulgación se encuentra prohibida voluntariamente divulgue dicho material o información de cualquier manera a cualquier persona o agencia que no se encuentre autorizada a recibirla, será culpable de cometer un delito menos grave con la imposición de una multa no mayor a $5,000.

4. El contratista y aquellos empleados con acceso a planillas o información contributiva, incluyendo FTI, deberán tomar el adiestramiento sobre divulgación y manejo de planillas o

3

información contributiva ofrecido por el Departamento y firmarán una certificación indicando que entienden las normas, procesos y políticas de seguridad del Departamento para salvaguardar de información del IRS y de los contribuyentes. El contratista y sus empleados deberá reafirmar su comprensión y entendimiento sobre estos procesos anualmente mediante la renovación de la certificación firmada. La certificación inicial y las subsiguientes renovaciones de las certificaciones se mantendrán en los archivos del Departamento sujetas a inspección. Como parte de la certificación y la renovación posterior de la certificación, el contratista anualmente se encuentra advertido de lo provisto en las secciones 7 431 (Daños Civiles por la Divulgación no Autorizada de Planillas o Información de Planillas Federales), 7213(Divulgación no Autorizada de Información) y 7213a del Código de Rentas Internas Federal. El adiestramiento ofrecido, previo a la certificación inicial, cubrirá las políticas de incidentes, los procedimientos para reportar divulgaciones no autorizadas y violaciones de seguridad. Para ambas certificaciones, la inicial y la anual, el contratista firmará, en manuscrito o electrónicamente, un acuerdo de confidencialidad en el cual certifica su conocimiento de los requisitos de seguridad para el manejo de planillas o información contributiva.

111. Inspección:

El IRS y el Departamento de Hacienda se reservan el derecho enviar a sus funcionarios u oficiales a realizar inspecciones en las oficinas del contratista para verificar las facilidades y las operaciones utilizadas para llevar a cabo las labores requeridas para la consecución de este contrato. Basada en dicha inspección se le podrá requerir al contratista que lleve a cabo acciones correctivas, en caso de que se encuentren incumplimientos, con relación a los requisitos de seguridad.

4

gobierno de puerto rico departamento de hacienda€¦ · caraballo, en calidad de presidente, mayor...

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