gobd& taxcompliance im e‐invoicing
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GoBD & Tax Complianceim E‐Invoicing
Eine 360°‐Analyse aus Compliance‐Sicht
Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner
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Digitalisierung einst …
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09/09/21PSP München
… und jetzt
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Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …
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GoBD E‐Rechnung
MobilesScannen XRechnung
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Die Highlights zur Neufassung der GoBD
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MobilesScannen
Scannenim
Ausland
ErsetzendesKonvertieren
ErleichterungDatenzugriff
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PSP München
Die E‐Rechnung alsProzessbeschleuniger
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Fokus: Rechnungseingangsverarbeitung !
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Manuelle Dateneingabe
Scan + manuell
Scan + OCR
PDF + OCR
PDF + manuell
E-Rechnungbeim Sender
Automatische DatenextraktionScannen Manuelle
Bearbeitung
1
2
3
5
4
6
OCR
ScannerValidieren
Validieren
Rechnungseingangsbuch/W
orkflow
OCR
XRechnung
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Die E‐Rechnung als Digitalisierungstreiber …
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Papier BilddateiPDFTIFJPG
E‐RechnungEDIFACTXMLJSON
Automatisierte Verarbeitungstiefe
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Ziel: Medienbruchfreie Prozess‐Architektur
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XML
Prüfung
Eingang
Aufbewahrung
XRechnung, ZUGFeRD
Datenzugriff
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Die E‐Rechnung als Teil der Financial Supply Chain …
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PSP München
Neue Prozesseim Kommen
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Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung
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Mehrwert Mobiles Scannen
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Was sagt das Steuerrecht?
Mehrwert
Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen
Ortsunabhängig
Direkte Anbindung an DMS/ECM
Direkte Mitarbeiter‐Integration in die Prozesskette
Direkte Prozessübergabe, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten
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Erfassung von Handels‐ oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)
Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan‐ bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt
Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden
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GoBD(neu) gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)
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Verschiedene Eingangstypologien beachten!
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Digitale Reisekostenabrechnung
MobilesScannen
StationäresScannen
Originärelektronisch
GoBD‐Kontrollumfeld und Verfahrensdokumentation
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PSP München
Ohne GoBD & Tax Compliancegeht es nicht!
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RechnungRechnungs‐aussteller
Rechnungs‐empfänger
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Die GoBD als Framework
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E‐Rechnung
GoBD = Vorgaben an IT‐gestützte Systeme
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Anforderungen im Kontext der E‐Rechnung
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Unveränderbarkeit Datensicherheit Aufbewahrung
Lesbarkeit
Verfahrens‐dokumentation
Konvertierung Datenzugriff
Systemwechsel,Auslagerung
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Generische Anforderungen an die Aufbewahrung
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evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
Papieraufbewahrung
Originalkann digitalisiert werden GoBD
elektronische Aufbewahrung
Papierrechnung
E‐Rechnung
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Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland
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EU‐Ausland
Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland
E‐Rechnung § 146 Abs. 2a AO
Drittland
§ 14b UStGOnline‐Zugriff
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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)
Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt
Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)
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GoBD(neu) erleichtern künftig Konvertierung
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Denken in Äquivalenzklassen
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TIF
XML
TIF
TIF/PDF
Original Konvertierung
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Für jedes DV‐System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV‐Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens‐dokumentation
Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD‐Kontrollumfeld
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Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
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PSP‐Template Verfahrensdokumentation
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Sachlogischer Prozess
Anforderungen GoBD Kontrollziel
Sicherstellung GoBD Prozess/Kontrolle
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Dokumentation nach Best Practice
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0 Präambel
1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD, generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)
2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS), Aktivitäten‐Split, Cloud‐Lösung)
3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐/UStG‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
4 Elektronische AufbewahrungGoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD‐Anforderung – Sachlogik – GoBD‐Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
6 IT‐Umfeld (Überblick, GoBD‐Anforderungen, IT‐Komponenten, IT Kontrollumfeld (ITGC), IT‐Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)
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Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente
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Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und
über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.
Master‐Dokument VerfahrensdokumentationVerfahrensbeschreibungen im
Detail
Technische Unterlagen, Handbücher
Arbeits‐ und Verfahrensanweisungen, …
Verträge, Protokolle, Service Level Agreements …
Hauptdokumentmit im Wesentlichen
unveränderten Inhalten+
Referenzen auf mitgeltende undWeiterführende Unterlagen
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Historienführung entscheidend …
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BP
Auf die richtige Orchestrierung kommt es an!
2019202020212022202320242025…..…..…..
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PSP München
Aus aktuellem Anlass:Die XRechnung
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Besondere Regelungen im B2G‐Bereich
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Bund ist nicht gleich Land …
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BUND
Länder
E‐Rechnungs‐Gesetz
E‐Rechnungs‐Verordnung
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Umsetzungsfristen für die Eingangsseite
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Quelle Crossinx
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Ergebnis vorab
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Eingangsseite
Einige Bundesländer verlangen eine verpflichtende elektronische
Rechnungsstellung von Unternehmen!
Öffentlicher Auftraggeber (Verwaltung) Unternehmen
Elektronische Rechnungen müssen verpflichtend empfangen werden
Ausgangsseite
Bei wem bin ich verpflichtet zu senden?Muss ich empfangen?
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Umsetzung
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Richtlinie 2014/55/EU (Mindestvorgaben)
Bund …Bayern Berlin
GesetzVerordnung
GesetzVerordnung
GesetzVerordnung
GesetzVerordnung
Mindestvorgaben der Richtlinie
Zusätzliche Vorgaben
Mindestvorgaben der Richtlinie
Zusätzliche Vorgaben
Mindestvorgaben der Richtlinie
Zusätzliche Vorgaben
Mindestvorgaben der Richtlinie
Zusätzliche Vorgaben
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Definition der elektronischen Rechnung
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Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist
Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN‐Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)
Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig
Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen
1
2
3
4
5
Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird
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Inhalte XRechnung
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UmsatzsteuerrechtlicheRechnungsbestandteile
LieferantennummerNur, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurde
AuftragskennnummerNur, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurde
Zahlungsbedingungen
DE‐Mail / E‐Maildes Rechnungsstellers
Leitweg‐Identifikations‐nummer
Bankverbindungsdaten
++++++
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Weiterführende Informationen und Hilfen …
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www.e‐rechnung‐bund.de
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Weiterführende Informationen und Hilfen …
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www.verband‐e‐rechnung.org
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Positives Signal für die Wirtschaft
Verpflichtende Vorgabe schafft Breitenwirkung
XRechnung als Blaupause für B2B
Die XRechnung als Prozessbeschleuniger
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Die Xrechnung als Katalysator …
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Doch was hat dies alles mit Italien zu tun ???
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PSP München
Ein Blickins Ausland …
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Italien macht E‐Rechnung zur Pflicht
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1. ErstellungE‐Rechnung
XML
Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger
SdIÜbermittlung 3. Kontrolle und
Validierung
5. Bestätigung
4. Zustellung
6. AbrufE‐Rechnung
XML
ArchivArchiv(optional)
7. Archivierung7. Archivierung
6.
7.
4. 3.
7. 5.
2.
1.
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Italienische Verhältnisse befeuern die Digitalisierung …
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Einheitliches Datenformat für alle
Standardformat fürautomatisierte Prozesse
Gesamter Belegflussdigital verfügbar
1
2
3
TaxTech
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09/09/21PSP München
Lesestoff …
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www.verband‐e‐rechnung.org
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Die Blockchain kommt …
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0
1
2
3
4
5
Rechnung
100+19119
GutschriftVorsteuer
Leistender Fiskus Leistungsempfänger
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09/09/21PSP München
Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen
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www.psp.eu/themen/gobd
www.psp.eu/themen/elektronische‐rechnung
www.psp.eu/themen/tax‐compliance
www.psp.eu/themen/elektronische‐rechnung
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PSP‐Reports …
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