ghid de organizare a conferinȚelor … · web viewdin punct de vedere metodologic, comitetul de...

Asociația Română de Psihiatrie și Psihoterapie

Cuprins

INTRODUCERE.................................................................................................3SOLICITAREA DE A ORGANIZA/DE A FI GAZDA UNEI CONFERINȚE...................4LOCUL ȘI DATA................................................................................................5ASPECTE ORGANIZAȚIONALE...........................................................................6Angajarea unei firme specializate în organizarea conferinței..........................6Aspecte organizatorice esențiale.....................................................................6Bugetul și planificarea cheltuielilor..................................................................8Repartizare beneficiilor....................................................................................8Surse de finanțare...........................................................................................9Promovarea conferinței.................................................................................10Website-ul......................................................................................................11Taxele de înscriere........................................................................................11Tema conferinței............................................................................................12Comunicarea cu ARPP....................................................................................12Date cheie.....................................................................................................13Structura conferinței......................................................................................13Conținutul științific.........................................................................................13Aspecte generale...........................................................................................13Recomandări pentru membrii prezidiilor.......................................................15Rezumatele....................................................................................................16Sesiuni de postere.........................................................................................17Cursuri...........................................................................................................17Relația cu grupurile speciale.........................................................................17Limba conferinței /Traduceri..........................................................................17Înregistrarea..................................................................................................18Facilități oferite la înregistrare.......................................................................18Caietul de rezumate......................................................................................19Identificare și securitate................................................................................19Expoziția........................................................................................................19Sălile de lucrări..............................................................................................20Echipamentele tehnice..................................................................................20

GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELORȚ

ANUALE ALE ASOCIA IEIȚ ROMÂNE DE PSIHIATRIE

I PSIHOTERAPIEȘ

ARPP 2017

GHID DE ORGANIZARE A CONFERIN ELOR ANUALE ALEȚ ASOCIA IEI ROMÂNE DE PSIHIATRIE IȚ Ș PSIHOTERAPIE

Punctualitatea................................................................................................21Evenimente neaşteptate................................................................................21Media.............................................................................................................21Ceremonia de deschidere..............................................................................22Ceremonia de închidere.................................................................................22Programul de networking...............................................................................23Evaluarea.......................................................................................................23Certificat de participare.................................................................................24Activități post conferință................................................................................24Publicații........................................................................................................24Auditarea.......................................................................................................24Garanţii..........................................................................................................24CELE 10 REGULI PENTRU O BUNĂ ORGANIZARE...........................................25

INTRODUCERE

Asocia ia Română de Psihiatrie i Psihoterapie (ARPP) organizează anual un evenimentț ș

tiin ific la nivel na ional care î i propune să reunească grupul profesioni tilor în sănătateș ț ț ș ș

mintală din România pentru diseminarea informa iilor de actualitate i dezbaterea temelorț ș

1 | P a g i n a


specifice domeniului de activitate. Evenimentele tiin ifice anuale sunt organizate subș ț

formă de conferin e, o dată la trei ani desfă urându-se Congresul Na ional de Psihiatrie.ț ș țScopul acestui ghid de recomandări este acela de a oferi asisten ă tuturor celor care dorescț

să organizeze atât viitoare Conferin e Na ionale ARPP cât i evenimente tiin ifice propriiț ț ș ș ț

la standarde ridicate, pentru a avea siguran a că eforturile lor vor fi încununate de succes.țMaterialul a fost elaborat pe baza propriilor noastre experien e, în urma analizeiț

formularelor de evaluare de la câteva conferin e care au avut loc în ultimii ani, dar i prinț ș

documentare, studiu i sinteză asupra diverselor manuale/ghiduri folosite de asocia iiș ț

puternice i bine organizate cum ar fi World Psychiatric Association, Alzheimer Diseaseș

International, Federaţia Interna ională Balint şi care, evident, au acela i scopuri ca i ARPPț ș ș

i anume realizarea ș principalelor obiective pentru care, de fapt, se organizează peste tot

în lume conferin e. țAcestea ar fi:

- Diseminarea cunoştinţelor ştiinţifice: prezentări ale unor speakeri recunoscuţi ca

leaderi de opinie - persoane considerate valoroase de către organizatori, a căror

prezenţă sau participare directă nu poate fi înlocuită de reviste, cărţi, postere, etc. În

legătură cu acest aspect – problema educaţiei continue ar trebui inclusă în cadrul

acestor manifestări, fiind şi interesul participanţilor de a avea conferenţiari speciali şi

de a ob ine punctajele necesare promovării profesionale.ț- Întărirea reţelei de psihiatrie i sănătate mintală dintr-o anumită zonă, reunind toţiș

specialiştii din domeniu, dând posibilitatea colaborării în domeniul educaţiei, cercetării,

făcând lobby în fa a autorităţilor locale pentru crearea de servicii, pentru respectareaț

drepturilor pacienţilor.

- Cre terea vizibilită ii ARPP ca i a problemelor psihiatriei la nivelul unei anumiteș ț ș

regiuni din ară - se va atrage astfel atenţia autorităţilor locale i guvernamentale, aț ș

decidenţilor politici, mass mediei. Se pot promova parteneriate cu asociaţii de pacienţi,

cu familii ale pacien ilor, cu mass media sau alte grupuri interesate în apărareaț

drepturilor pacienţilor - dreptul la tratament, la asistenţă socială, la instituţii

comunitare, la instituţii de reabilitare specifice anumitor patologii. Este o foarte bună

ocazie pentru ca psihiatria să fie mai bine cunoscută, i societatea să con tientizezeș ș

problemele suferinzilor cu probleme de sănătate mintală.

- Realizarea de contacte personale, cu posibilitatea de a învă a unii de la al ii, de a începeț ț

proiecte comune.

2 | P a g i n a


- O mai bună organizare a următoarei conferin e a ARPP, folosind experienţa recentț

câştigată.

- Ob inerea de venituri: o bună conferin ă aduce fonduri, fie din cursuri, fie de laț ț

simpozioanele organizate de firme.

- Promovarea schimburilor culturale, a turismului în zonă, cunoa terea tradi iilor localeș ț

etc.

Obiectivele pe termen lung fiind, desigur:

- Creşterea permanentă a calităţii conferinţelor.

- Creşterea numărului de participanţi.

Pentru aceasta, la finalul fiecărei întâlniri se va face o evaluare globală a conferin eiț

privind:

- Calitatea prelegerilor;

- Noutatea informaţiilor;

- Calitatea organizării;

- Calitatea expoziţiei;

- Calitatea programului de networking.

Analiza chestionarelor de evaluare permite stabilirea principalelor măsuri de

îmbunătă ire pentru organizarea viitoarei conferin e.ț ț

SOLICITAREA DE A ORGANIZA/DE A FI GAZDA UNEI CONFERIN EȚ

Numai membrii ARPP, constitui i într-un colectiv, pot depune aplica ii pentru a organizaț ț

conferin e na ionale ARPP.ț țVor fi prioritizate aplica iile din partea membrilor activi ai ARPP, membri ai comisiilor deț

lucru, autori de materiale, comunicate de presa, alte initiative ARPP.

Aplican ii trebuie să completeze o cerere scrisă pe care să o înainteze Comitetului Directorț

ARPP. Formularul de cerere trebuie să cuprindă propuneri de tematică, posibilită i deț

finan are, ca şi garantarea faptului că există un colectiv (nominalizat) care va aveaț

resursele de timp i cele financiare pentru a asigura o foarte bună comunicare cuș

secretariatul ARPP i cu to i poten ialii participan i.ș ț ț țAplica iile vor fi analizate de secretariat i de pre edintele ARPP, i cele care întrunescț ș ș ș

criteriile de mai sus vor fi înaintate Consiliului Director al ARPP; acesta decide care este

3 | P a g i n a


aplica ia câ tigătoare i o comunică Adunării Generale care are loc, în timpul conferin eiț ș ș ț

sau congresului din anul în curs. Decizia Consiliului Director este finală.

Aplica iile care nu au primit aviz pozitiv pot redepune cererea pentru anii următori.ț

LOCUL I DATAȘAlegerea locului ar putea fi legată de:

- Existen a unui colectiv cu ini iativă i capacitate organizatorică (din centre universitareț ț ș

sau nu);

- Acces u or (aeroport, legături feroviare);ș- Capacitate hotelieră mare, cazare disponibilă cu o gamă variată de pre uri, ideal fărăț

distan e mari de străbătut până la locul conferin ei sau cu acces u or la transportulț ț ș

public;

- Loca ia aleasă trebuie să ofere spa ii adecvate pentru desfă urarea plenarelor,ț ț ș

simpozioanelor, workshop-urilor, dar i a unor reuniuni mai restrânse, să fie dotate cuș

echipamente audio-video adecvate (videoproiectoare, sitem de sonorizare, etc.)

- Ideal ar fi să se desfă oare în acela i ora cu sediul gazdei (universitate, spital, sec ie deș ș ș ț

psihiatrie);

- Zone turistice speciale.

Sunt preferate propunerile în locuri unde nu au mai fost până acum organizate

conferin e na ionale ARPP, pentru încurajarea dezvoltării asisten ei psihiatrice pe planț ț ț

local.

Data trebuie să fie aprobată de Comitetul Director al ARPP, inându-se cont deț

următoarele:

- Conferin ele au loc de obicei în luna octombrie a fiecărui an schimbarea perioadei deț

desfă urare a conferin ei fiind posibilă, în cazuri justificate;ș ț- De evitat suprapunerea cu evenimente tiin ifice interna ionale importante, la careș ț ț

mul i colegi ar participa;ț- De evitat perioadele sărbătorilor (Crăciun, Pa te);ș- Suprapunerea peste vacan e sau perioada începerii colilor;ț ș- Evitarea organizării concomitente cu alte manifestărilor na ionale sau interna ionale,ț ț

de altă natură care au loc în zona respectivă i care ar ridica probleme de cazare i deș ș

transport (târguri, festivaluri de muzică, competi ii sportive, reuniuni politice deț

amploare etc).

4 | P a g i n a


- Pe de altă parte, sunt de folosit ocazii special ca jubileuri, aniversări.

ASPECTE ORGANIZA IONALEȚEste necesar ca aplicantul să ia în calcul indeplinirea unor standarde minime de logistica:

calitatea locatiei (sali, echipamente tehnice), organizarea unei conferinte de presa pe plan

local cu ocazia evenimentului, articole in presa, aparitii tv, facilitarea contactelor cu

autoritatiilor locale pentru participare in vederea sprijinirii evenimentului, lobby si

advocacy pentru psihiatrie i sănătate mintală. ș

Angajarea unei firme specializate în organizarea conferin eițLa o participare a 30-50 de persoane este de obicei necesar ajutorul unei agen ii de turism,ț

dar la peste 100 de participanţi este nevoie să se angajeze profesioni ti specializa iș ț

(societă i) în organizarea de conferin e. Acea tia ar trebui să fie de obicei ale i deț ț ș ș

pre edinteleș conferin ei împreună cu Comitetul de Organizare după evaluarea mai multorț

candida i, asigurându-se că firma are un portofoliu convingător, are experien ă dovedităț ț

prin conferin e de success în organizarea cărora s-au implicat. În prezent, ț ARPP recomandă

societatea RALCOM, cu care are o colaborare de succes în organizarea de congrese iș

conferin e.țPrimul pas, ulterior alegerii firmei specializate de organizare, îl va reprezenta semnarea

unui contract de către păr iile implicate, în care se vor specifica în mod clarț

responsabilită ile fiecăreia.ț

Aspecte organizatorice esen ialețPre edintele conferin ei (semnatarul aplica iei), va coordona Comitetul de organizare,ș ț ț

fiind responsabil de delegarea responsabilită iilor organizatorice i trasarea sarcinilorț ș

membrilor acestuia. Comitetul tiin ific al conferin ei va fi propus de Comitetulș ț ț

organizatoric i validat de Pre edintele ARPP. Pre edintele Comitetului tiin ific va fiș ș ș ș ț

totdeauna pre edintele ARPP. Comitetul tiin ific, la rândul lui, va avea un număr variabilș ș ț

de membri, dar va trebui să existe cel pu in un nucleu format din maxim 4-5 membri, careț

vor fi responsabili de selec ia rezumatelor. Elaborarea programulului tiin ific va fiț ș ț

realizată de către ARPP în strânsă colaborare cu Comitetul de organizare.

5 | P a g i n a


Membrii Comitetului de organizare ar trebui să apar ină centrului universitar sau zoneiț

care găzduie te conferin a, persoane care au cuno tin e i informa ii despre posibile surseș ț ș ț ș ț

de finan are, care se remarcă prin diploma ie i experien ă în conducere.ț ț ș țAce tia au responsabilitatea de a mobiliza şi motiva forurile administrative locale iș ș

centrale pentru a patrona evenimentul, eventual pentru a oferi o sponsorizare pe măsură

i, desigur, pentru a adresa participan ilor un cuvânt de bun venit.ș țUnii dintre membrii Comitetului de organizare ar fi recomandabil să coordoneze la rândul

lor subcomisii, cum ar fi: comisii pentru rela ii publice i media, de evaluare, comisie careț ș

să se ocupe de tinerii speciali ti i de reziden i, etc.ș ș țPre edintele fiecărui subcomitet va participa la edintele celorlalte grupuri de lucru.ș șDe asemenea este recomandabil, i în acela i timp extrem de important, ca un număr maiș ș

mic dintre membrii comitetului de organizare, 3-4 persoane, să constituie echipa tehnică

organizatorică locală, cea care va putea să ia deciziile adecvate în situa ii de urgen ă, înț ț

special imediat înaintea i în timpul conferin ei.ș țDe asemenea, ar fi important să ne asigurăm că membrii ale i în Comitetul de organizare,ș

nu sunt numai persoane active i eficiente, dar că ei apar in acelora i orientări în domeniulș ț ș

psihiatriei i sănătă ii mintale.ș țPre edintele conferin ei împreună cu secretarul general al ARPP vor solicita acordul scrisș ț

al persoanelor propuse să devină membri ai Comitetului de organizare sau ai Comitetului

tiin ific.ș ț Aceia care nu-şi anunţă acceptul până la un termen stabilit nu vor fi incluşi în

structura respectivă, considerându-se că lipsa de timp sau refuzul tacit demonstrează

imposibilitatea de a participa. Se vor evita în acest fel aspectele formale ale acestei

componente organizatorice decisive pentru succesul unei manifestări tiin ifice. ș țPre edintele comitetului de organizare este cel care va face legătura permanent cuș

secretariatul ARPP.

Din punct de vedere metodologic, Comitetul de organizare ar trebui să aibă pregătită o

listă cu probleme de rezolvat în maximum 2 luni de la data constituirii, care să fie apoi

urmărită punct cu punct. Comitetul de organizare s-ar putea întâlni la fiecare 1-2 luni dar

echipa tehnică locală i societatea angajată ar trebui să se întâlnească săptămânal în lunaș

anterioară conferin ei.ț Scurte informări în legătură cu hotărârile luate în timpul acestor

întâlniri ar trebui să fie trimise, în mod regulat, tuturor celor care sunt implica i înț

organizare.

6 | P a g i n a


Bugetul i planificarea cheltuielilorșBugetul ar trebui să fie cât mai detaliat posibil de la bun început, fără a uita de elemente

cum ar fi activităţile privind rela iile cu publicul, publicarea lucrărilor etc., în cazul în careț

acestea au fost planificate.

De fiecare dată, şi pentru orice propunere nouă de activitate în cadrul conferin ei,ț

comitetul de organizare împreună cu societatea specializată în organizari de evenimente

angajată ar trebui să revadă bugetul pentru a verifica dacă au fost prevăzute cheltuieli

pentru elementul nou menţionat.

Gazda va furniza secretariatului ARPP următoarele informaţii:

- Un buget teoretic, estimativ al conferin ei care va fi aprobat odată cu aplica iaț ț

pentru a deveni gazda conferin ei ț cu proiec ia veniturilor bazate pe estimări diferiteț

ex: cea mai bună estimare, medie sau cel mai rău scenariu;

- Un buget actualizat cu 6 luni înainte de conferinţă;

- Cu 3 luni înainte de conferinţă, o situaţie financiară care să cuprindă toate

veniturile şi cheltuielile;

- Auditarea conturilor conferinţei când sunt disponibile ex: la sfârşitul anului

financiar.

Trebuie întotdeauna prevăzute i cheltuieli pentru evenimente neaşteptate.ș

Repartizare beneficiilor

O conferin ă de success presupune: în primul rând realizarea unui con inut ştiin ificț ț ț

ridicat, în al doilea rând venituri care să permită func ionarea asocia iei şi apoi unț ț

management eficient. elul de urmărit este simplu: un standard profesional ridicat care săȚ

genereze un venit care să fie mai mare decât cheltuielile i un proces transparent prinș

audit.

Toate cheltuielile, inclusiv cele aparţinând Comitetului de organizare a conferin ei trebuieț

să fie bugetate i recuperate pe baza taxei de înregistrare. ș Conferin a trebuie săț

genereze venituri.

Beneficiile conferin ei se înregistrează în propor ie de 2/3 în patrimoniul ARPP i 1/3 înț ț ș

patrimoniul asocia iei gazdă (organizatoare).ț

7 | P a g i n a


Surse de finan arețEste sarcina esen ială a profesioni tilor în organizare de evenimente angaja i i aț ș ț ș

Comitetului de organizare să exploreze surse de finanţare precum companiile farmaceutice,

autorită i locale, guvern, fundaţii, companii aeriene, hoteluri, bănci, companii de asigurare,ț

etc..

Recomandările generale sunt:

Gazda este încurajată să strângă fonduri pentru a sus ine conferin a pe cât posibil; ț țToate sponsorizările trebuie să fie în beneficiul ARPP, nu sunt permise câ tiguri personaleș

ale membrilor comitetului de organizare;

Contabilitatea financiară a sponsorizărilor va fi transparentă i auditată;șOrice sponsorizare care poate crea un conflict pentru ARPP trebuie evitată; ARPP va fi

consultată în ceea ce prive te identificarea poten ialilor sponsori i vor avea loc întâlniri cuș ț ș

ace tia dacă este necesar i Comitetul de organizare solicită acest lucru.ș șMembrii Comitetului de organizare trebuie să realizeze cele mai bune relaţii posibile cu

instituţiile care l-ar putea sprijini financiar la conferin ă, în special companiileț

farmaceutice. O parte semnificativă din buget, aproximativ 80% vine din această direc ie.ț

Companiile farmaceutice sunt interesate să aibă acces la medicii speciali ti, de aceea dorescș

să fie parteneri în organizarea conferin ei.țToate aceste aspecte vor fi luate însă în calcul din timp, deoarece Companiile farmaceutice

au, de regulă, bugetul stabilit pe 1 an în avans.

Pentru a-i convinge despre importanţa conferin ei trebuie subliniate aspectele deosebiteț

ale conferin ei: numărul estimat de participanţi, calitatea vorbitorilor invitaţi etc.ț Deoarece

concurenţa este în creştere, firmele farmaceutice vor alege de preferinţă, conferinţe mai

mari, cu programul ştiinţific mai bun şi o mai bună organizare.

Sprijinul financiar al companiilor farmaceutice poate fi dobândit sub forma unor contribuţii

la organizarea de simpozioane satelite, de evenimente de networking (prânz, cină, etc.),

organizarea de locuri de odihnă pentru cafea sau un centru IT (pentru fax, copiator) în zona

expozi ională sau din plata taxelor pentru închirierea unor spaţii de expoziţie sau deț

publicitate. De asemenea pot sprijini indirect conferin a prin diferite materiale: papetărie,ț

programul conferin ei, caiete de rezumate, postere i pliante, mape, ecusoane, etc.. Deț ș

obicei o companie farmaceutică plăteşte în avans până la 30% din suma totală stabilită

pentru închirierea unui spa iu în expozi ie.ț ț8 | P a g i n a


Companiile farmaceutice vor fi sfătuite să consulte lista lectorilor lucrărilor acceptate

pentru prezentare, a invita ilor speciali, a membrilor prezidiilor i comitetelorț ș

organizatorice pentru a sponsoriza cu prioritate aceste persoane a căror prezen ă este înț

mod special dorită de organizatori i necesară pentru buna desfă urare a lucrărilorș ș

conferin ei. Desigur, firmele sunt libere să sponsorizeze i proprii speakeri.ț șTrebuie căutat i sprijinul unor funda ii i altor organizaţii non-profit.ș ț șSprijinul guvernamental se poate concretiza prin transport gratuit, punerea la dispoziţie în

mod gratuit a spa iilor pentru conferin ă.ț țTrebuie încercată i stabilirea de acorduri cu liniile aeriene ( tiut fiind faptul că se pot faceș ș

reduceri importante la deplasarea în grup) ca i cu lan urile hoteliere (care pot scădeaș ț

tarifele de cazare în situa ia cazării de grupuri mari).ț

Promovarea conferin eițUna dintre sarcinile principale ale Comitetului de organizare este aceea de a-i face

publicitate. Acest lucru se poate face prin intermediul revistelor naţionale sau locale,

apari ii la televiziuni, contactarea autorită ilor locale pentru sprijinirea evenimentului,ț ț

lobby i advocacy. șEste important să se ţină seama, nu doar de participarea psihiatrilor, dar i de a altorș

speciali ti în domeniul sănătăţii mintaleș , cercetători, specialişti în neuroştiinţe şi în ştiinţe

sociale, reprezentan i ai asocia iilor de pacien iț ț ț etc.

Data i locul conferin ei trebuie stabilite i anun ate de Comitetul de organizare cu spijinulș ț ș ț

secretariatul ARPP i al firmei de organizare, pe pagina proprie de web i prin alteș ș

mijloace de promovare.

Primul anun i invita iile trebuie să fie distribuite cu cel pu in 8 luni înainteaț ș ț ț

evenimentului.

Data finală pentru primirea rezumatelor ar trebui să fie până la maxim 3 luni până la

eveniment.

Al doilea anun va fi transmis cu 4 luni înainte de conferin ă.ț țToate anun urile i mail-urile vor fi făcute de către Comitetul de organizare împreună cuț ș

firma de organizare, care au răspunderea pentru marketingul conferin ei, dar ARPP vaț

promova conferin aț prin toate mijloacele proprii, site, Revista Română de Psihiatrie, va

trimite pe mail materiale promo ionale atât membrilor cât i tuturor celor interesa i, vaț ș ț

promova conferin a la toate întâlnirile na ionale la care participă membrii ARPP.ț ț9 | P a g i n a


Website-ul

Pagina de Internet a conferin ei ARPP va fi elaborată de comitetul de organizare înț

colaborare cu firma organizatoare. Acest lucru va servi publicită ii, dar va putea permite iț ș

înscrierea pe cale electronică şi colectarea de rezumate prin intermediul internetului.

În consecin ă website-ul conferinţei va:ț- Promova exclusiv evenimentul

- Permite înscrierea online, rezervarea la hotel şi trimiterea rezumatelor; este

important ca procedura să fie simplă i u or de folositș ș- Furnizează informa ii despre locul conferin ei i zone de interes ț ț ș- Include programul conferin eiț- Include detalii despre programul cultural i evenimentele socialeș

Taxele de înscriere

Reprezintă principala sursă de venit a unui eveniment tiin ific (până la 2/3), de faptș ț

numai 50-60% dintre participan i î i plătesc în întregime taxele. Ceilal i sunt lectoriț ș ț

invita i, membri ai diferitelor asocia ii, jurnali ti, studenţi, rezidenţi.ț ț șSuma solicitată trebuie să fie similară celor de la conferin ele precedente sau numai uşorț

crescută.

Structura plă ilor este de obicei următoarea:ț- Taxe net diferen iate între membri i nemembri ARPP ț ș- Taxe mai reduse, dacă se plătesc până la 4 luni înaintea conferin eiț- Taxe pentru înscriere tardivă în intervalul de 4 luni până la eveniment i este cuș

25% mai ridicată

- Înscriere pe loc

- Taxe de înscriere pentru rezidenţi i speciali ti pensionari vor fi cu 50-75% maiș ș

mici, cu respectarea algoritmului mai sus detaliat.

- Taxe de înscriere pentru persoane înso itoare-de obicei 70-80% din pre ul întregț țNivelul taxelor de înregistrare depinde de calitatea tiin ifică a conferin ei.ș ț țEste important ca persoana care se ocupă de înregistrare să se asigure că nici un rezumat

nu este tipărit i nici o prezentare nu e făcută fără achitarea taxelor de înscriere.șTrebuie să fie clar ce include taxa de înregistrare ex: masa, evenimente sociale.

Acolo unde este posibil, cina festivă trebuie inclusă în taxa conferin ei.ț

10 | P a g i n a


În anumite cazuri sunt percepute taxe separate pentru evenimente sociale (cină festivă,

excursii, etc.)

Tema conferin eițConferinţele sunt organizate de obicei în jurul unei teme centrale. Tema conferin ei va fiț

cea propusa de aplicantul validat de Comitetul Director al ARPP.

Un logo este adesea util i poate fi folosit pe anun uri, publica ii, gen i, badge-uri etc.ș ț ț ț

Comunicarea cu ARPP

Scopul ARPP este să colaboreze cu Comitetul de organizare pentru a asigura succesul

conferinţei i atingerea obiectivelor comune. Procesul de comunicare trebuie să fie unș

dialog constructiv între păr i. Comunicarea ar putea fi coordonată de secretarul general alț

ARPP sau un alt membru al Consiliului Director i de pre edintele Comitetului deș ș

organizare sau altă persoană din comitetul de organizare desemnată de acesta.

Dacă e posibil, Consiliul Director ARPP i Pre edintele conferin ei se vor întâlni înainte deș ș ț

conferin ă pentru a discuta derularea acesteia. Secretarul general sau un alt reprezentant alț

Consiliului Director ARPP va vizita oraşul conferin ei înainte cu câteva luni pentru aț

cunoa te membrii comitetului de organizare, loca ia, hotelurile i logistica aranjamentelor. ș ț ș

Comitetul de avizare ARPP va fi compus din:

- Reprezentanţi ai gazdei ex: preşedintele comitetului de organizare, profesor,

director medical şi/sau ştiinţific

- Secretarul general ARPP sau al i reprezentan i ai Consiliului Director ARPPț ț- Preşedinţii ultimei conferinţe şi al următoarei (sau reprezentanţi aleşi de ace tia)ș

Acest comitet va face recomandări pentru speakeri, va aviza programul i materialeleș

promoţionale i va lucra alături de gazdă pentru dezvoltarea programului conferin ei. Deș ț

asemenea, va aviza persoanele care vor fi incluse în ceremonia de deschidere ex:

pre edintele ARPP, reprezentan ii ARPP, reprezentan ii regionali, etc..ș ț țToate materialele tipărite vor fi anterior aprobate de ARPP.

Rezumatele prezentărilor în cadrul conferin ei vor fi publicate în Revista Română deț

Psihiatrie.

11 | P a g i n a


Date cheie

După acceptarea aplica iei pentru organizarea conferin ei, în termen de maximum 2 luni,ț ț

programul conferin ei trebuie trasat, inîndu-se seama de faptul că:ț ț- Durata unei conferin e trebuie să fie de minimum 2 zile i jumătate;ț ș- Speakerii propu i trebuie să cuprindă i personalită i din lumea medicală careș ș ț

colaborează cu organiza ii interna ionale la care ARPP este afiliată . Se recomandăț ț

capacitarea a cel pu in 5 speakeri de talie interna ională. ț ț- Speakerii, români i străini, trebuie invita i să participe, iar confirmarea acestora,ș ț

într-un timp rezonabil, este esen ială. ț

Structura conferin eițConferin a trebuie să includă:ț- Sesiuni plenare: sesiuni importante care să prezinte temele majore ale conferin ei,ț

care nu se pot suprapune cu alte activită i;ț- Simpozioane i workshop-uri în sesiuni paralele; ș- Cursuri i mese rotundeș- Sesiuni de prezentări ale unor studii originale de cercetare

- Sesiune de postere

- Vizite locale: în spitale, servicii de psihiatrie etc. Este important ca acestea să nu se

suprapună peste sesiunile importante ale conferin ei;ț- Workshop-uri organiza ionale ale Arpp;ț- Întâlnirea consiliului director Arpp

- Adunarea generală Arpp

- Pauze de masă i de cafeaș- Program social care să urmărească cunoa terea aspectelor culturale ale zonei,ș

vizitarea localită ii;ț- Program pentru persoanele care înso esc participan ii.ț ț

Con inutul tiin ificț ș ț

Aspecte generale

Programul medical i tiin ific trebuie să întrunească obiectivele conferin ei.ș ș ț țCon inutul trebuie să fie la cel mai înalt standard.ț

12 | P a g i n a


Subiectele să fie echilibrate pentru a atrage audien a ex. psihopatologie, psihofarmacologie,ț

psihoterapie, prezentări de cazuri, cercetare.

Comitetul de organizare are responsabilitatea de a comunica cu prezentatorii, pre edin ii,ș ț

conducatorii workshop-urilor i alţi contribuabili la conţinutul ştiinţific al întâlnirilor, esteș

necesar un standard înalt al comunicării.

Sesiunile tiin ifice sponsorizate de companiile farmaceutice să fie identificate clar i săș ț ș

reprezinte o parte separată a programului, aprobată de comitetul de avizare ARPP. Se vor

face eforturi pentru realizarea unui program echilibrat, simpozioanele organizate de

companiile farmaceutice nu trebuie să domine programul unei conferin e de psihiatrie.țSesiunile satelit din afara programului principal al conferinţei să nu se suprapună cu

sesiunile de bază, întâlnirile ARPP sau vizite locale.

Sponsorii să fie rugaţi să nu organizeze acţiuni care implică grupuri largi de delegaţi în

timpul sesiunilor ştiinţifice, întâlnirilor ARPP sau evenimentelor sociale.

Obiectivul principal al oricărui participant la un conferin ă de psihiatrie este acela de aț

dobândi cunoştinţe şi competenţe noi. Prin urmare, un program ştiinţific bun este factorul

predictiv esen ial de success. țSe vor evita prezentările succesive de simpozioane care să sus ină, pe rând, superioritateaț

fiecărui produs în parte, produse apar inând aceleia i categorii de psihotrope, ceea ceț ș

creează confuzie în rândul participan ilor, mai ales al rezidenţilor şi medicilor tineri, fără oț

experienţă practică bine formată.

Aceste simpozioane vor fi programate cu preponderen ă la începutul primei secţiuni, întreț

orele 8:30-10:00 invitând speakeri interni sau externi de reală probitate profesională.

Prezentările vor începe la ora fixată, indiferent de numărul participanţilor prezen i în salăț

i se vor termina la ora stabilită. Este necesară respectarea programului care prevedeș

pauza de cafea.

Un pas important este alegerea temei.

O modalitate de recomandat în alegerea temei unui conferin ă de calitate este aceea de aț

căuta răspunsuri la întrebări de genul:

- Care sunt nevoile reale ale psihiatriei din România?

- Care sunt deficien ele? ț- Ce lipse te în psihiatrie i în domeniul sănătă ii mintale?ș ș ț

13 | P a g i n a


Principala sarcină a unui comitet ştiintific este să stabilească ini ial o schi ă de program.ț ț

După ce se stabile te structura programului începe alocarea intervalelor de timp pentruș

sesiunile de comunicări.

Recomandări pentru membrii prezidiilor

Membrii prezidiilor au obliga ia de a preveni orice decalaj în derularea programului. Dacăț

nu se pot achita de această sarcină, preşedintele comitetului local de organizare are dreptul

de a interveni peste prezidiu şi de a opri prezentările indiferent de rangul sau renumele

prezentatorului.

În caz că nu sunt întrebări în intervalul afectat discuţiilor, să facă o sinteză a secţiunii. În

acest scop, solicitaţi organizatorilor să vă trimită lucrările din secţiunea pe care o prezidaţi.

Nu acceptaţi solicitări ad-hoc de a prezida unele secţiuni, ale căror lucrări nu vă sunt

cunoscute anterior.

Anunţaţi organizatorilor numele lectorilor care nu şi-au prezentat lucrarea.

Un chairman bine ales trebuie să fie bine cunoscut în domeniul respectiv, în func ie deț

tema sesiunii plenare sau a simpozionului pe care îl prezidează. De preferat să se

desemneze doar un singur chairman. Dacă sunt mai mulţi, nu este clar cine are

responsablitatea păstrării programului sau este discutant (cel care face o sinteză a

lucrărilor secţiunii respective). Este responsabilitatea morală şi profesională al celui

desemnat ca, după ce în prealabil a acceptat această onoare, să nu lipsească de la secţiunea

respectivă. Dacă din motive neimputabile lui nu-şi poate onora prezenţa va desemna o altă

persoană în locul său, anunţând schimbarea către organizatorul local.

O bună modalitate de a creşte numărul de participan i este aceea de a ob ine cât mai multeț ț

credite de educa ie medicală continuă (EMC) ț din partea Colegiului Medicilor. Pentru

Conferin ele ARPP creditele EMC vor fi solicitate exclusiv de la Colegiul Medicilor Romaniaț

i nu de la filiale jude ene/locale ale acestuia.ș țSe recomandă ca fiecare speaker să- i expună, la începutul prezentării, conflictele deș

interese, respectiv să men ioneze numele companiilor cu care colaborează. Este o obligaţieț

deontologică.

Va fi încurajată prezentarea de lucrări i sau postere de către medicii rezidenţi!șComitetul de organizare trebui să solicite autorilor ca să nu prezinte lucrări care au mai

fost comunicate la alte conferinţe sau care au fost deja publicate, iar comitetul tiin ific săș ț

impună acest lucru. Este recomandabil ca autorii să prezinte lucrări care sunt creaţii

personale, pe cât posibil axate pe cercetări sau observaţii proprii şi să nu se accepte lucrări

14 | P a g i n a


de tip curs universitar sau colaje din diferite alte lucrări. Din păcate, adesea numărul de

lucrări înscrise este mic, i atunci exigen ele comitetului tiin ific scad. În aceste cazuri aș ț ș ț r fi

mai bine să se prezinte lucrări mai puţine dar mai valoroase, cu păstrarea timpului pentru

discuţii fertile.

Este foarte important ca durata prezentării să se încadreze în timpul rezervat în program,

depă irea lui va deregla desfă urarea lucrărilor.ș ș

Rezumatele

Rezumatelor trebuie să li se acorde o aten ie specială de către firma de organizare aț

conferin eiț pentru că acestea reprezintă o parte esenţială a materialului ştiintific al

Conferin ei. Rezumatele trebuie submise atât în limba română cât i în limba engleză.ț ș

Securitatea abstractelor este de cea mai mare importanţă.

Cea mai bună metodă de urmat este ca în situa ia în care abstractul a fost primit, să i seț

atribuie imediat un număr de înregistrare i să se facă 4 copii: o copie merge laș

preşedintele Comitetului ştiinţific, două către al i doi membri ai Comitetului tiin ific. Esteț ș ț

important ca persoana care se ocupă de sistemul de înregistrare să primească cel de-al

patrulea exemplar, în scopul de a se asigura că nici o prezentare nu are loc fără a se plăti

taxa de înregistrare.

Este important să se aleagă un nucleu de lucru care să revizuiască rezumatele în perioada

de 6 luni dinaintea conferin ei. Acest grup nu trebuie să depaşească 4-5 membri. Pentruț

asigurarea corectitudinii fiecare rezumat trebuie parcurs de 3 membri ai comitetului

stiin ific. Revizuirea se poate face într-o manieră deschisă sau în orb (fără cunoa tereaț ș

autorilor). Rezumatele evaluate sunt împăr ite în 3 grupuri: da, nu, poate.țDe îndată ce Comitetul ştiinţific a revizuit un abstract decizia trebuie trimisă autorului:

dacă e acceptat sau nu, în ce format urmează să fie prezentat (simpozion oral sau sesiune

de postere), şi dacă este posibil trebuie comunicată data, ora şi locul sesiunii.

Rezumatele sunt stocate i pe medii electronice, permi ând posibilitatea căutării fie dupăș ț

numele autorului fie după cuvinte cheie.

Termenele limită ar trebui să fie respectate. Cu toate acestea se acceptă o flexibilizare a

acestora atunci când este cazul. Singurul termen limită real este cel stabilit de tipografia

care editează programul conferin ei i caietul de rezumate. Nerespectarea acestor termeneț ș

limită pune în pericol conferin a. ț

15 | P a g i n a


Ar fi necesar să se descurajeze trimiterea unor rezumate sau lucrări pe care autorul nu le

va onora cu prezenţa lui la conferinţă. De asemenea, la orice conferin ă de prestigiu, unț

profesionist de cea mai înaltă clasă nu prezintă decât maxim 2 lucrări iar numărul

postereler/autor este de asemenea limitat.

Sesiuni de postere

Folosesc la o prezentare mai condensată a informa iei i facilitează o interac iune directăț ș ț

între autori i audien ă.ș țPrezentărilor sub formă de poster trebuie să li se impună criterii de calitate identice cu cele

ale prezentărilor orale i să nu reprezinte doar o supapă pentru autorii care nu ajung laș

pupitru din cauza lipsei de timp sau o solu ie de compromis a Comitetului tiin ific în fa aț ș ț ț

unui rezumat de calitate discutabilă. Posterele trebuie să fie de calitate bună. Dacă nu sunt

de calitate, ele trebuie să fie refuzate. Autorii posterelor trebuie să fie prezen i în timpulț

secţiunii de postere pentru a da referinţele solicitate de către vizitatori; ei vor oferi

doritorilor lucrarea in extenso, aşadar vor avea pregătite mai multe exemplare printate.

Premierea lor trebuie să se facă cu o corectitudine indiscutabilă.

Cursuri

Sunt dedicate tinerilor speciali ti, reziden ilor sau tuturor celor care doresc să tie maiș ț ș

multe despre anumite subiecte. Se recomandă un număr limitat de participan i (optim 15).țSe vor pregati materiale didactice. La încheiere se oferă certificate de participare.

Rela ia cu grupurile specialețTinerii psihiatri reprezintă viitorul specialită ii i ar trebui ajuta i pentru a beneficia laț ș ț

maximum de pe urma conferin ei printr-un program de parteneriat.țSocializarea i stabilirea de rela ii este o parte importantă a activită ii lor.ș ț țAr putea fi tipărit un ghid al conferin ei pentru tinerii participanţi.țAlte grupuri: psihiatri din Moldova, Ucraina, asocia ii de pacien i etc. necesită aten ieț ț ț

deosebită.

16 | P a g i n a


Limba conferin ei /TraducerițLa conferin ele ARPP limba oficiala este limba română, totu i materialele tipărite pot fi iț ș ș

bilingve dacă se organizează în zone din ară unde majoritatea popula iei vorbe te i o altăț ț ș ș

limbă / maghiară, germană.

Traducerea simultană în alte limbi de obicei engleză, atunci când participă psihiatri străini,

nu este obligatorie; comitetul local de organizare decide acest lucru. Costul de traducere

simultană poate fi foarte mare, până la 30% din bugetul total al Conferin ei, i trebuie inutț ș ț

cont de faptul că sunt necesari 2 traducători, pentru ca unul să preia locul celuilalt atunci

când obose te.șInterpretarea simultană (şi nu traducerea) trebuie să se facă de către profesionişti

calificaţi, care cunosc nu doar cele 2 limbi, ci ştiu câte ceva despre psihiatrie i sănătateș

mintală.

O modalitate mai cost eficientă i în acela i timp elegantă este ca prezentatorii săș ș

folosească slide-uri în limba engleză iar discursul să fie în limba română, permi ândț

invita ilor să în eleagă esen ialul din comunicarea lor.ț ț ț

Înregistrarea

Acesta este primul contact pe care un participant îl va avea cu Conferin a.ț Înscrierea

trebuie să se facă într-un mod eficient, rapid şi plăcut.

Este o bună practică de a avea cel puţin trei cabine de înregistrare a participanţilor.

''Participantii deja înregistraţi'', în cazul în care există foarte mulţi vor fi împărţiţi în ordine

alfabetică. Se vor da invitaţii nominale, ecusoane, cupoane pentru masa de prânz, daca va fi

cazul, şi vor fi informaţi cu privire la existenţa traducerilor simultane.

''Înscriere pe loc'' - pentru cei care se înscriu la faţa locului ar fi bine să existe un POS.

O cabină specială pentru lectorii invitaţi.

Personalul de conducere al firmei angajate, de obicei, managerul de proiect trebuie să fie

prezent în apropierea biroului de înregistrare, în special în primele 2 zile, pentru a rezolva

pe loc orice problemă apărută.

Facilită i oferite la înregistrarețVor fi furnizate următoarele:

17 | P a g i n a


- Mape care să con ină cel puţin programul conferinţei, caietul de rezumate, informaţiiț

turistice, planul conferinţei şi un chestionar de evaluare ARPP (o listă cu participanţi

sau detalii de contact pot fi incluse de obicei)

- Ecusoane

O mapă bună are multe compartimente pentru telefon mobil, laptop.

Caietul de rezumate con ine rezumatele ordonate în func ie de apari ia lor în programț ț ț

sau după tipul prezentării. Este important să fie tipărite un număr mai mare de caiete de

rezumate (10-15% mai mult decat numărul participan ilor), deoarece unele pot fi prostț

tiparite sau nu ajung la timp util sau sunt multe persoane care se înscriu pe loc. La biroul de

informaţii i în diferite alte loca ii au nevoie de asemenea de aceste caiete pentru a tiș ț ș

ordinea prezentărilor. Acest lucru este valabil şi pentru traducători, jurnali ti, tehnicieni. șIn Apropierea locului de înregistrare ar fi de dorit să existe :

- Un centru pentru mesaje;

- Spa iu amenajat pentru acces la internet; se poate asigura un internet café, care să fieț

gratuit, situat în zona central a recep iei. Este posibil să se găsească sponsorizareț

pentru acest lucru.

Identificare i securitateșEste important să se ştie identitatea participanţilor i accesul acestora în cadrul conferin eiș ț

să fie posibilă numai pe baza ecusonului. Securitatea ar putea deveni o problemă majoră în

viitor şi ar trebui să fie rezolvată cu administra ia hotelului/ institu iei unde are locț ț

conferin a. ț Ar putea fi utilizate culori diferite pentru ecusoanele diferitelor grupuri de

participanţi, să se diferenţieze modul de plată, mai ales în cazul în care participanţii se pot

înregistra doar pentru o zi. Ar fi de dorit să existe ecusoane cu bandă magnetică, care să

faciliteze accesul la o serie de servicii.

Expozi iaț

Primul scop al ariei expoziţionale este să permită membrilor ARPP i delega ilor să seș ț

întâlnească, să discute despre activitatea lor.

Linii directoare pentru zona expoziţională:

- Standul secretariatului ARPP va fi amplasat într-o poziţie favorabilă la intrarea în

zona expoziţională

18 | P a g i n a


- Standul ARPP trebuie să fie în centrul loca iei conferin ei i vizibil tuturorț ț ș

participan ilorț- Este de dorit ca aria expoziţională să fie combinată cu zona unde se servesc

răcoritoarele i mesele din pauzele conferin eiș ț- Expoziţiile companiilor farmaceutice trebuie să fie în concordan ă cu liniileț

directoare ARPP, să fie trimis spre aprobare un plan al loca iei care să indice clarț

locul expoziţional pentru fiecare sponsor. Este recomandabil să se închirieze un

spaţiu mare.

Expozi iile aduc de obicei multă animaţie în cadrul unui conferin ă, deoarece participanţiiț ț

pot primi documente medicale, pot cumpăra cărţi sau abonamente la jurnale, şi cel mai

important dintre toate, se pot întâlni cu colegii într-o atmosferă relaxată.

Este de reţinut că traficul mare de participan i în zona expoziţiei are loc în prima zi aț

conferin ei, în jurul orei 11. țAr trebui amenajată o zonă destinată posterelor în apropierea sau în cadrul ariei

expozi ionale.ț

Sălile de lucrări

Este important de luat în considerare dimensiunile sălilor, numărul de ferestre iș

echipamentul disponibil precum şi loca ia sălii în clădire. țComitetul de organizare trebuie să viziteze fiecare cameră şi să se asigure că sistemele

electronice funcţionează, precum i instala ia de aer condiţionat sau dacă există un sistemș ț

eficient de aerisire.

Trebuie luate în considerare toate aceste lucruri şi, mai presus de orice, repartizarea

sesiunilor de lucrări, în aşa fel încât nici o sală să nu aibă prea mulţi sau prea puţini

participanţi.

Este de dorit îmbunătăţirea designului interior – flori/aranjamente.

Se pot amplasa semne strategice solicitând închiderea telefoanelor mobile.

Este recomandabil să existe personal care să ajute la deschiderea şi închiderea uşilor, mai

ales la sălile mari/amfiteatre.

Secretariatul ARPP solicită săli mici, usor accesibile la locul de desfăşurare al conferinţei

care pot funcţiona ca un sediu temporar şi ca o sală de sedinţe, care poate fi împărţită cu

gazda; personalul secretariatului are nevoie de acces la echipament IT în timpul

19 | P a g i n a


conferin ei, calculator, e-mail, imprimantă i fotocopiator; toate acestea vor fi furnizateț ș

gratuit.

Echipamentele tehnice

Conferin a se va derula fără probleme doar dacă toate echipamentele necesare suntț

disponibile şi funcţionale, în special cele audio-vizuale. Laptop-uri pentru proiectare power

point trebuie neapărat să fie disponibile în toate camerele, precum şi un laser pointer.

Fiecare sală mare ar trebui să aibă, de asemenea, microfoane, inclusiv pentru public, pentru

ca prezentarea să fie interactivă.

Ori de câte ori este nevoie, un podium ar trebui să fie prevăzut cu numărul necesar de

scaune şi posibilitatea de a ilumina diferit podiumul de restul sălii. În cazul simpozioanelor

i plenarelor, preşedintelui de şedinţă i se înmânează un ceas cu alarmă care va suna laș

sfârşitul timpului alocat fiecărei prezentări.

Cel mai bine ar fi să existe posibilitatea de stocare a informaţiilor prezentate de lectori.

Ar putea fi utilă existen a unei camere, care să fie echipată cu video proiectoare, ecrane iț ș

speciali ti care să verifice func ionarea echipamentului anterior începerii prezentărilor.ș ț

Pauzele de masă nu vor fi mai scurte de 30 de minute - pentru a fi suficient timp pentru

socializare cu colegii, pentru discuţii pe marginea lucrărilor audiate - dar nici mai lungi de

60 de minute; Pauzele de cafea pot avea durata între 10 i 20 de minute.ș

Punctualitatea

Este o dovadă de respect pentru colegi ca i pentru lectori să se facă toate eforturile pentruș

participarea la program i respectarea lui. ș

Evenimente neaşteptate

În ciuda tuturor eforturilor depuse de către organizatori, pot avea totu i loc evenimenteș

neaşteptate. Este indicată amenajarea unei camere de prim ajutor în clădirea conferin ei,ț

dar trebuie specificat în invitaţie că organizatorii nu suportă costurile unei eventuale

spitalizări; au însă obliga ia morală de a informa familiile participan ilor afla i înț ț ț

dificultate. Se recomandă stabilirea unor acorduri cu un serviciu de ambulan ă i unț ș

departament de urgen ă i men ionarea numerelor de telefon ale serviciilor de urgen ă înț ș ț ț

programul conferin ei.ț20 | P a g i n a


Comitetul de organizare va fi pregătit pentru eventualitatea în care unii lectori anun a i vorț ț

lipsi, precum i în eventualitatea necesită ii de a închiria echipament tehnic suplimentarș ț

sau vehicule de transport.

Media

Reprezintă modalitatea de a face cunoscut conferin a în exterior.țOrganizarea unei conferin e de presă înaintea, în timpul sau ulterior Conferin ei ARPP esteț ț

o condi ie obigatorie a evenimentului. țProfesioniştii mass-media pot deveni parteneri importan i în lupta împotriva stigmei.țSunt două tipuri de jurnalişti: de la revistele medicale, precum şi jurnalişti din presa

cotidiană.

Subcomitetul pentru mass-media din cadrul comitetului de organizare are sarcina de a

acredita jurnali tii i de a-i informa (jurnali tii nu plătesc niciodată taxe de participare).ș ș șCu 6 luni înainte de eveniment ar trebui pregătită o listă cu principalii furnizori de media la

nivel naţional.

Ceremonia de deschidere

Are de obicei loc la sfârşitul după-amiezei zilei care precede prima zi a activităţilor

ştiinţifice.

Deoarece cei mai mulţi dintre participanţi au călătorit în aceiaşi zi, ceremonia de

deschidere trebuie să fie cât mai scurtă posibil şi urmată de o reuniune a tuturor

persoanelor înscrise, precum şi a persoanelor care îi însoţesc. Este momentul potrivit

pentru a anunţa realizările importante ale asociaţiei, se pot da premii. Acestea reprezintă

un stimulent puternic pentru cercetare i creativitate. Ele trebuie să se acorde conformș

unor reguli prestabilite i cunoscute, de către un juriu alcătuit din membrii respectabili aiș

asocia iei.țOrganizatorii trebuie să pregătească cu grijă ceremonia i să fie informa i asupra faptuluiș ț

că în timpul ceremoniilor oficiale, cea mai importantă persoană vorbeşte ultima. Vor fi

de obicei invita i reprezentan i ai autorităţilor oraşului, ai Ministerului Sănătăţii, etc.ț țUnele evenimente paralele pot concura cu ceremonia de deschidere. Ori de câte ori este

posibil, organizatorii vor preveni aceste situa ii.țAtunci când există dificultăţi serioase în a organiza o ceremonie de deschidere completă, se

poate planifica o ceremonie mai scurtă în dimineaţa primei zile a conferin ei, sau chiar laț

21 | P a g i n a


sfârşitul acesteia. Aceste excepţii sunt de obicei făcute pentru a permite participarea unor

oficialităţi.

După discursuri, este bine să aibă loc diverse oportunită i de networking oferiteț

participanţilor.

Ceremonia de închidere

În cazul în care Comitetul de organizare doreşte să aibă o ceremonie de închidere, aceasta

trebuie facută după o sesiune de comunicării cu o largă audienţă.

Participan ii sunt informa i cu privire la deciziile luate în timpul conferin ei, se potț ț ț

sintetiza ”Idei pentru acasă”.

Se mul umeşte celor care au contribuit la succesul conferin ei.ț ț

Programul de networking

Sunt mai multe evenimente de networking care vor deveni parte a conferinţei ARPP,

acestea nu sunt obligatorii i gazda poate planifica alte evenimente. Evenimentele deș

networking au rolul de a aduna participan ii împreună, înainte i în timpul conferin ei,ț ș ț

pentru a comunica cât mai mult:

- Recepţia preşedintelui ARPP - planificată de secretariatul ARPP, la care se participă

numai pe bază de invitaţie: autorită i, directori, profesori de psihiatrie, speakeri.ț

Costul acestei recep ii este fie asigurat de către gazdă fie de ARPP, de obicei unț

cocktail i răcoritoare; nu se percepe taxă pentru acest eveniment.ș- Recep ia de deschidere – la începutul conferinţei, care permite participanţilor să seț

întâlnească şi să comunice, de obicei inclusă în taxa de participare.

- Cina de gală – de obicei foarte scumpă, necesită sponsori care să permită i accesulș

rezidenţilor i speciali tilor pensionari (care au plătit taxă de participare modică!).ș ș- Evenimentul cultural al gazdei, de obicei în seara celei de-a doua zile a conferin ei;ț

poate fi percepută o taxă pentru acest eveniment numai în cazuri excep ionale. țSe vor include pe cât posibil cât mai multe activităţi culturale în taxa de înscriere. La

întocmirea programului conferinţei se va asigura timp suficient pentru activităţi conexe, în

vederea evitării conferin ă-turism. Sunt de evitat situa iile în care lectorii şi invitaţii deț ț

onoare vorbesc în faţa unor săli aproape goale. De aceea participanţii vor fi consiliaţi să-şi

acorde timp suplimentar pentru a activită i extra-conferin ă (vizite şi cumpărături). ț ț

22 | P a g i n a


Un program cultural de succes creează o ambian ă plăcută i trebuie ţinut cont de faptul căț ș

evenimentele culturale nu trebuie să depă ească în amploare i importan ă sesiunile deș ș ț

comunicări.

Evaluarea

Gazda va distribui formularele de evaluare anonime, pregatite în urma consultării cu

secretariatul ARPP pentru to i participan ii la conferin ă, trebuie să se asigure că existăț ț ț

timp pentru a fi completate, să le strângă i să disemineze rezultatele către ARPP.ș

Chestionarele vor cuprinde întrebări despre calitatea programului tiintific, evenimentelorș

culturale i a organizării în general.ș

Certificat de participare

Este necesară amenajarea unei cabine speciale pentru distribuirea lor sau utilizarea unui

sistem de eliberare on-line, disponibile începând cu ultima zi a conferin ei. ț

Activită i post conferin ăț țSe vor scrie scrisori de mul umire pentru sponsori, autorită i, presedin i ai simpozioanelor,ț ț ț

ca i pentru colaboratorii apropia i.ș ț

Publica iițAbstractele lucrărilor tiin ifice ale conferin ei vor fi publicate în Revista Română deș ț ț

Psihiatrie.

Este important să se decidă dacă lucrările conferin ei în extenso vor fi publicate sau nu.ț

Publicarea s-ar putea face pentru toate prezentările sau numai pentru o parte din ele. În

orice caz nu vor fi publicate lucrările care nu au fost prezentate efectiv în timpul

conferin ei.țO altă posibilitate este de a publica o carte despre subiecte specifice, extrase din programul

conferin ei.țO altă alternativă este de a avea suplimente publicate în reviste ştiinţifice. Costurile de

publicare sunt mari, în consecin ă trebuie să fie incluse de la bun început în bugetulț

conferin ei.ț

23 | P a g i n a


Auditarea

În cazul conferinţei este bine să se planifice de la început un audit în primele 6 luni

postconferin ă. Acest lucru garantează că operaţiunile financiare ale conferin ei au fostț ț

făcute în conformitate cu obiectivele iniţiale şi în deplină transparenţă.

Garanţii

Gazda este răspunzătoare din punct de vedere legal şi financiar pentru toate contractele şi

asigură rolul de organizator şi administrator al conferin ei.ț

CELE 10 REGULI PENTRU O BUNĂ ORGANIZARE

1. Alegerea celei mai bune firme de organizare a conferin ei. ț2. Atitudine optimistă, dar ponderată.

3. Pregătirea de scenarii alternative.

4. Pregătirea eventualită ii unei participări reduse i a unui profit mai scăzut (cu 25%).ț ș5. Pregătirea eventualită ii unor cheltuieli mai ridicate (cu 25%).ț6. Aprecierea corectă a timpului rămas până la eveniment.

7. Inducerea unei atitudini pozitive generale fără a teptarea recuno tin ei.ș ș ț8. Delegarea responsabilită ilor către oamenii potrivi i i motivarea lor.ț ț ș9. Aten ie la detalii, dar fără a pierde privirea de ansamblu.ț10. Evitarea epuizării înainte de debutul evenimentului.

24 | P a g i n a

ghid de organizare a conferinȚelor … · web viewdin punct de vedere metodologic, comitetul de...

Documents