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GESTIONE FATTURE ELETTRONICHE Per gestire le fatture elettroniche, il flusso delle operazioni da mettere in atto può essere così riassunto:

1. controllare le anagrafiche dei clienti;

2. codificare gli articoli (prodotti e servizi);

3. emettere i documenti (bolle, fatture, note di credito);

4. stampare i documenti;

5. inviare la fattura elettronica.

Le diverse configurazioni si basano sull’impostazione dei parametri di magazzino che si trovano in “Azienda – Anagrafica Azienda”. Entrando in questa funzione si riceve questo messaggio:

La maggior parte dei dati sono modificabile solo dal commercialista in quanto legati alle gestioni fiscali. Si possono invece modificare i Parametri di magazzino: premere il pulsante Dati aziendali[F4] e scegliere dalla lista PARAMETRI DI MAGAZZINO:


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ANAGRAFICA CLIENTE I clienti sono già presenti in rubrica (Contabilità – Rubrica clienti/fornitori), creati dal commercialista. Nuovi clienti potranno essere creati mentre si emettono i documenti.

Sulle schede anagrafiche dei clienti e fornitori, è attivo il pulsante Condizioni e automatismi[F6] che a sua volta apre un elenco di funzioni che permettono di gestire molteplici dati ed informazioni, ad esempio:

• Impostare l’aliquota iva a cui fatturare al cliente;

• Impostare le banche d’appoggio del cliente e le condizioni abituali di pagamento;

• Definire lo sconto da applicare al cliente.

ALIQUOTA IVA ABITUALE

Dall’elenco, selezionare la funzione “Condizioni generali del soggetto”:

Nella finestra è presente il campo “Assoggettamento IVA particolare” che deve essere utilizzato quando al cliente si deve fatturare applicando una particolare aliquota iva o esenzione.

Ad esempio: se il nostro cliente è un esportatore abituale che ci ha inviato lettera di intento, non si deve applicare l’iva ma impostare l’esenzione indicata nella videata, selezionandola dall’elenco che si apre con il pulsante Codici esenzione IVA[F2].

Altro esempio: se il cliente beneficia di un’aliquota agevolata (ad esempio nel caso di ristrutturazioni edilizie) si dovrà digitare tale aliquota nel campo.


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SCONTO

Dall’elenco, selezionare la funzione “Condizioni documenti di magazzino”:

E’ presente il campo “Sconto incondizionato”: inserendo un dato, nelle fatture emesse al cliente verrà proposto in automatico lo sconto inserito:

• Se si inserisce una cifra (es: 2), la cifra inserita sarà considerata come percentuale di sconto da applicare (sconto del 2%);

• Se si inserisce un numero preceduto dal simbolo del meno (es: -5), la cifra inserita sarà considerata come valore in euro da scontare (sconto di 5 euro dal totale prodotto);

• Premendo il pulsante Sconti[F4], possiamo inserire fino a 9 sconti in cascata;

• Premendo il pulsante Omaggi abbuoni garanzie[F3], possiamo selezionare uno sconto merce, un abbuono, un omaggio o una garanzia tra quelli già codificati.

CONDIZIONI DI PAGAMENTO

Dall’elenco, selezionare la funzione “Condizioni di pagamento”:

Da questa finestra è possibile associare un “Pagamento abituale” al cliente, impostandolo sul campo, tale pagamento sarà proposto quando si emettono documenti a quel cliente.


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Le condizioni di pagamento disponibili, sono memorizzate in “Contabilità – Tabelle – Pagamenti”.

Tale pagamento può essere scelto tra i pagamenti già presenti in tabella con Elenco pagamenti[F2] altrimenti è attivo il tasto Inserimento/Variazione pagamento[F4]:

ATTENZIONE: la tabella si può modificare solo se il commercialista ha autorizzato l’azienda a farlo, altrimenti per inserire nuove modalità o modificare le esistenti, si dovrà chiedere al commercialista di procedere.

Dalla tabella dei pagamenti, per creare una nuova modalità posizionarsi su una riga vuota e premere Seleziona pagamento[Invio]:

Nella finestra inserire la descrizione e mettere il parametro “Paga totale documento” su NO:

Gli altri parametri principali sono:

RATE A PERCENT – Se impostato a “S”, nel dettaglio di ogni rata è possibile impostare la percentuale che determina l’importo della rata. Se lasciato ad “N” le rate avranno tutte lo stesso importo;

SCADENZA FISSA – Giorno, all’interno del mese di scadenza, al quale deve essere spostato il pagamento. Se impostato uguale a 31, significa che la scadenza verrà impostata a fine mese. Il


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programma gestisce in automatico le scadenze al 30 Aprile, Giugno, Settembre e Novembre, come pure al 28 o 29 Febbraio.

GIORNI – Giorni di proroga che andranno a sommarsi al “fine mese”. Questo campo è abilitato solo se la scadenza fissa è impostata a 31.

SPESE BANCA – Per ogni scadenza, sarà addebitata in fattura una spesa banca. L’importo unitario della spesa da addebitare, deve essere memorizzato nella tabella presente in “Azienda – Parametri di base – Importi spese banca”.

Premere poi il pulsante Inserimento rate[F6] e inserire il numero di rate che si dovranno generare indicando per ciascuna:

• la tipologia di rata (colonna Tipo),

• la dilazione del pagamento (colonna Giorni)

• la causale che comparirà in fattura elettronica (colonna FatElettr)

PAGAMENTO CON BONIFICO

Se il pagamento scelto è di tipo bonifico, affinché sulla fattura elettronica compaia l’iban dell’azienda, si deve indicare il conto contabile associato alla banca sul campo “Banca presentazione effetti”:

L’iban deve essere stato precedentemente codificato dal commercialista.


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Per verificare il conto da indicare accedere alla funzione “Contabilità banche”:

Se nella colonna C/corrente non c’è il proprio numero di conto, con a fianco il codice, chiedere al commercialista di procedere con l’inserimento.

PAGAMENTI CON RIBA O RID

In questi casi i dati bancari riportati in fattura sono quelli dei clienti e la banca d’appoggio deve essere indicata sul campo “Banca appoggio abituale”.

Si possono inserire fino a 4 banche del cliente che saranno utilizzate per emettere nei suoi confronti Riba o Rid.

In fase di emissione della fattura, sarà possibile selezionare su quale banca emettere gli effetti (se non diversamente impostato sarà utilizzata la banca abituale):

Il parametro “Raggruppamento effetti”, permette di raggruppare, in uno unico, tutti gli effetti dello stesso cliente con la stessa scadenza.

PERSONALIZZAZIONE SCADENZE

Scelto un pagamento abituale, si attivano i campi che permettono di personalizzare il calcolo delle scadenze per il cliente.

SCADENZA FISSA – Giorno, all’interno del mese di scadenza, al quale deve essere spostato il pagamento. Ad esempio:

31 =Fine mese 10 =Al 10 del mese 1 =Primo giorno di ogni mese.


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+GG – Giorni di proroga che andranno a sommarsi al “fine mese”. Questo campo è abilitato solo se la scadenza fissa è impostata a 31.

La scadenza fissa può essere variata per due mesi dell’anno, e per ciascuno di questi sono disponibili i seguenti campi:

MESE ESCLUSO – Mese durante il quale non devono scadere pagamenti. I pagamenti in scadenza in questo mese verranno anticipati o posticipati in funzione del contenuto del successivo campo “Ant/post”.

ANTICIPATO/POSTICIPATO – Giorno al quale deve essere spostato il pagamento scadente in un mese escluso. Se il numero è positivo il pagamento viene posticipato al giorno immesso del mese successivo. Se il numero è negativo, cioè preceduto dal segno “-”, viene anticipato al giorno immesso del mese precedente.

Ad esempio:

- 28: Anticipato al gg. 28 del mese precedente. 10: Posticipato al gg. 10 del mese successivo.

PARAMETRI FATTURA ELETTRONICA

Per poter emettere la fattura elettronica, all’interno dell’anagrafica di ciascun cliente, a pagina 2, si deve impostare il campo “Tipo fattura elettronica”: “Fattura PA” per gli enti pubblici oppure “Fattura B2B” per tutti gli altri (compresi i privati):


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Occorre indicare il dato fornito dal cliente stesso, che può essere l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (va indicato sul relativo campo a pagina 1) oppure il codice destinatario, che va indicato a pagina 2 nel campo “Codice destinatario SDI”:

Se il cliente non ha comunicato nulla i campi possono essere lasciati vuoti ed il programma in automatico metterà in fattura il codice amministrazione 000000.

Per i clienti privati si lasciano sempre vuoti.

Il parametro “Tipo fattura elettronica”, si può modificare massivamente dalla funzione “Servizi – Variazioni – Contabilità – Condizioni clienti/fornitori”.

Accedere alla funzione e premere il pulsante Seleziona ulteriori dati[F7] attraverso il quale si andrà ad indicare che la modifica dovrà essere effettuata sui clienti:

Poi andare a pagina 3 e per il parametro “Tipo fattura elettr” impostare la colonna Modifica su S.


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Per accedere alla colonna MODIFICA occorre premere il pulsante Modifica[F6] in basso a sinistra.

Confermando con Ok la modifica sarà applicata a tutte le anagrafiche nelle quali il parametro risulta “Non impostato”, e sarà variato in Fattura B2B. Per i clienti nei quali si deve impostare Fattura PA, si dovrà modificare il dato nel singolo cliente.

Si consiglia pertanto di impostare tipologia Fattura PA sui clienti di tipo ente pubblico e successivamente fare da servizi la modifica per tutti gli altri.


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ARTICOLI Prima di iniziare ad emettere documenti occorre creare gli articoli (prodotti o servizi) che saranno riportati nei documenti stessi.

Esistono diverse tipologie di articoli:

MERCI: permettono di gestire i beni fisicamente scambiati dall’azienda (acquistati e venduti). Le merci, essendo fisicamente esistenti, possiedono i dati progressivi derivanti dalle movimentazioni e sono riportate nell’inventario.

PRESTAZIONE: permettono di gestire i servizi che le aziende di servizi oppure i liberi professionisti fatturano ai clienti. Questi articoli, non avendo alcuna consistenza fisica, non hanno progressivi e non interessano l’inventario.

SPESA: permettono di gestire le spese accessorie alla vendita. Tale tipologia è anche indicata per inserire in fattura addebito di bolli o spese d’incasso. Questi articoli, non avendo alcuna consistenza fisica, non hanno progressivi e non interessano l’inventario.

LAVORAZIONE: permettono di gestire quei servizi come le ore lavoro per montaggi, interventi, ecc... Il suo utilizzo prevalente è nelle aziende commerciali per codificare e movimentare dei servizi di cui si vogliono visualizzare i relativi progressivi e gestire statistiche. Questa tipologia possiede infatti i progressivi derivanti dai movimenti fatti, ma non interessa gli inventari, in quanto mancante della consistenza fisica.

CONTO DEPOSITO: permettono di gestire i beni che sono movimentati dall’azienda ma non sono di sua proprietà. Questa tipologia possiede i progressivi derivanti dai movimenti fatti, ma non interessa gli inventari, perché non di proprietà dell'azienda.

CAMPIONARIO: permette di comporre una lista di articoli con lo scopo di poter movimentare un insieme di diversi articoli, richiamandoli con un solo codice durante l’emissione dei documenti.

CREAZIONE ARTICOLI

Per codificare un nuovo articolo si può procedere utilizzando il menù “Magazzino – Anagrafica articoli” oppure direttamente in fase di inserimento del documento.

Dalla funzione “Magazzino – Anagrafica articoli” premere il pulsante Nuovo[F4]:

Si apre una videata nella quale inserire:

• il codice identificativo dell’articolo

• la sua tipologia tra quelle disponibili

Il codice può essere assegnato in automatico dal programma se nei parametri di magazzino si è impostato il parametro “Codice articolo automatico”:


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Altrimenti lo si deve impostare in questa fase. Sul campo sono accettati tutti i caratteri alfabetici, numerici e speciali (esclusi $ ?). Non sono ammessi in prima posizione i caratteri:

• “.” (punto)

• “,” (virgola)

• “’“ (apice)

• “– “ (meno)

• “+” (più)

• “blank” (spazio vuoto).

La lunghezza massima del codice è di 16 caratteri.

Confermare con “OK” per accedere all’anagrafica:

Dovranno essere compilati obbligatoriamente:

DESCRIZIONE: descrizione dell'articolo la cui lunghezza massima è di 64 caratteri e che sarà riportata nella stampa dei documenti e nel file Xml della fattura elettronica.

UNITÀ DI MISURA: unità di misura per la gestione delle quantità degli articoli movimentati. La quantità può essere espressa anche con decimali, sino a un massimo di 6, che devono essere indicati nel successivo campo “Decimali”. Di default il campo è valorizzato con 2, se non occorre gestire i decimali sulle quantità (ad esempio nei prodotti venduti a pezzi, confezioni, ecc…) il campo deve essere vuoto. Se invece non si deve gestire alcuna quantità (ad esempio nelle prestazione per cui si fattura un forfait) indicare sul campo AC (a corpo).

ALIQUOTA IVA: si può indicare l’aliquota iva oppure un codice esenzione a cui risulta assoggettato l’articolo (è attivo il pulsante “codici esenzione iva” per visualizzare la tabella delle esenzioni).

Una volta compilati questi campi sarà possibile confermare tramite “OK” e l’articolo sarà già inseribile in un documento (Ordine, Bolla, Fattura…), dove se ne potrà definire prezzo e quantità:


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Se non diversamente specificato, le fatture emesse saranno contabilizzate in prima nota con il conto di ricavo merci c/vendite (o il relativo conto sospeso nelle aziende in contabilità per cassa reale). Se il ricavo deve essere diverso premere Condizioni Contabili[F6] e modificare i conti contabili di Ricavo e di Costo:

Se non si è sicuri del conto da utilizzare, chiedere conferma al commercialista.

ANAGRAFICA DI UN ARTICOLO

Vediamo adesso ulteriori parametri e funzioni disponibili nell’anagrafica degli articoli.

Il campo “Costo Ultimo” consente di definire l’ultimo prezzo pagato per l’articolo, questo verrà comunque aggiornato in automatico ogni volta che si esegue un carico di magazzino.

Compilando il campo “Prezzo” è possibile dichiarare il prezzo di vendita dell’articolo, che comunque potrà essere modificato all’emissione del documento di vendita. (ordine/bolla/fattura).

Se si ha la necessità di specificare delle note legate all’articolo queste potranno essere inserite nel campo “Note”:


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Tramite il pulsante Altri Dati Anagrafici[F5] è possibile specificare un codice alternativo, che potrà essere utilizzato durante le ricerche, ed un eventuale categoria e/o gruppo merceologico:

Le opzioni di queste tabelle devono essere memorizzate in “Magazzino – Tabelle aziendali” ove sono presenti “Gruppi merceologici articoli e Categorie statistiche articoli.

Nella funzione sono attivi i pulsanti “Alias” e “Abbinati”. Il primo di questi può essere utilizzato per dichiarare un alias, cioè un codice prodotto alternativo. Con il pulsante “Abbinati” si possono abbinare due articoli tra loro.

Con il pulsante Magazzini/Progressivi[F7] è possibile indicare la posizione dell’articolo nel magazzino, indicare una sconta minima e una massima e, inoltre, visualizzare i progressivi di carico/scarico e le esistenze.


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Il pulsante Fornitori[Shift+F6] permette di specificare, fino a tre fornitori abituali e, per ognuno di essi, diverse informazioni: i giorni necessari al fornitore per evadere gli ordini, il lotto (quantità) di riordino, il prezzo e il codice fornitore, cioè il codice con cui il fornitore identifica l’articolo in questione. Infine è possibile definire degli sconti a quantità:

Attraverso il pulsante Immagini articolo[F11] è possibile associare una immagine e/o una icona all’articolo.

Selezionando “Acquisisci Immagine Articolo” in automatico verrà acquisita la stessa immagine (ridimensionata) anche come Icona Articolo.

L’immagine/icona può essere acquisita da Scanner, Disco o Clipboard:


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Selezionando l’acquisizione da Disco sarà necessario inserire il percorso del file prescelto; una volta confermata l’immagine è acquisita.

Per visualizzarla è presente il pulsante Apri Immagine[Shifti+F4] dall’elenco articoli.

CANCELLAZIONE ARTICOLI

La cancellazione definitiva di una anagrafica articolo può avvenire solamente per quegli articoli che non sono stati movimentati da documenti di magazzino. La cancellazione si effettua tramite il tasto “Elimina”.

E’ comunque possibile annullare gli articoli movimentati, in modo che questi non compaiano più nella lista de prodotti e servizi, utilizzando il tasto “Annulla/ripristina”:


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EMISSIONE DOCUMENTI Verificati i clienti e creati gli articoli si può procedere con l’emissione dei documenti che avviene dal menù “Magazzino – Emissione/revisione documenti”.

Accedendo alla funzione si vede l’elenco dei documenti relativi all’ultima tipologia utilizzata. Per visualizzare una diversa tipologia di documenti, utilizzare il pulsante Tipo documento[F6] che propone una lista delle principali tipologie di documento. Con il pulsante Tutti i documenti[F4] si possono visualizzare tutte le tipologie disponibili:

Per ricercare specifici documenti già registrati, effettuare consultazioni, ristampe, modifiche, è possibile selezionare ulteriori filtri di ricerca tramite il pulsante Filtro avanzato[Shift+F5].

I documenti sono ordinati per numero di documento, ma è possibile modificare l’ordine dei dati cliccando nelle intestazioni di ciascuna delle colonne presenti ed ordinare ad esempio per cliente/fornitore, causale, ecc…

Con il modulo di magazzino si emettono fatture ma anche tante altre tipologie di documento, sia di vendita che di acquisto, ma anche relativi ad altre movimentazioni dei prodotti presenti nel magazzino dell’azienda.

In questa guida vedremo:

1. emissione fatture di vendita;

2. emissione documenti di trasporto con la successiva trasformazione in fattura;

3. fatture con ritenuta (ad esempio a condomini);

4. fatture alla Pubblica Amministrazione.


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FATTURE DI VENDITA

Nella funzione “Magazzino – Emissione/Revisione documenti”, cliccare sul pulsante Nuovo[F4].

La videata che si apre permette di inserire la fattura ed è suddivisa in due sezioni: testata e corpo del documento; dopo la conferma di questa videata (con il pulsante OK), si aprirà una finestra, denominata Totali documento.

TESTATA Nel campo “Documento” si indica la tipologia. In caso di fattura elettronica è FTE.

Negli altri campi della testata devono essere inseriti i riferimenti del documento:

• Numero: attribuito in automatico dalla procedura

• Data fattura: da inserire nel campo “Del”

• Cliente

Il cliente può essere individuato aprendo l’elenco clienti con il tasto Elenco[F2], altrimenti è attivo il tasto Inserimento/Variazione conto[F4] che permette la creazione immediata dell’anagrafica.

Il campo “Causale” è facoltativo. Le principali causali sono precaricate, ma se ne possono creare ulteriori.

La creazione di causali non può avvenire in emissione della fattura, occorre farlo preventivamente dalla funzione presente in “Magazzino – Tabelle Generali – Causali movimenti magazzino”.


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CORPO DEL DOCUMENTO Nel corpo del documento si inseriscono i prodotti o servizi da fatturare al cliente, la relativa quantità ed il prezzo.

Sul primo campo si deve inserire l’articolo: lo si può prelevare dall’elenco degli articoli già codificati utilizzando il pulsante Ricerca per codice[F2]. Oppure lo si può codificare direttamente tramite il pulsante Inserimento/Variazione articolo[F4].

Quantità – è legato all’unità di misura del prodotto. Si può inserire un valore oppure indicare il numero di confezioni/casse ecc… (in gergo i colli) moltiplicato per le quantità unitarie che ciascun collo contiene (es: due scatole con 50 pezzi ciascuna).

Se l’articolo è stato creato “A corpo” (unità di misura AC), la quantità non viene richiesta e si inserisce direttamente il prezzo.

Prezzo – è sempre il prezzo unitario mai del collo. Viene proposto il prezzo inserito nell’articolo, se indicato. E’ in ogni caso possibile impostare un prezzo direttamente in questa fase. Se il prezzo indicato è ivato, per scorporare l’iva è attivo, in basso a sinistra, il pulsante Scorporo iva[Shift+F4]:


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Sconti - nella colonna Sconti, viene proposto lo sconto incondizionato presente nelle condizioni commerciali del cliente. E’ possibile anche in questo caso definire lo sconto direttamente sulla riga:

• Se si inserisce una cifra (es: 2), la cifra inserita sarà considerata come percentuale di sconto da applicare (sconto del 2%);

• Se si inserisce un numero preceduto dal simbolo del meno (es: -5), la cifra inserita sarà considerata come valore in euro da scontare (sconto di 5 euro dal totale prodotto);

• Premendo il pulsante Omaggi abbuoni garanzie[F3], possiamo selezionare uno sconto merce, un abbuono, un omaggio o una garanzia tra quelli già codificati;

• Premendo il pulsante Sconti[F4], possiamo inserire fino a 9 sconti in cascata:

Importo – la colonna Importo è valorizzata come risultato di Prezzo*Quantità e al netto di un eventuale sconto. Se l’articolo è A Corpo, non esiste quantità quindi l’importo sarà il prezzo al netto di un eventuale sconto.

Iva – è applicata l’aliquota o esenzione presente nell’articolo, oppure quella presente nelle condizioni del cliente, se diversa. La si può modificare posizionandosi sul campo e si può inserire una diversa aliquota oppure un’esenzione, richiamandola dalla tabella:

E’ possibile inoltre inserire righe contenenti annotazioni: le descrizioni devono essere precedute dal carattere . (punto). Tali annotazioni possono essere utilizzate ad esempio per inserire note o un’ulteriore descrizione relativa all’articolo che la precede:


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Premere invio per posizionarsi nella riga successiva vuota ed inserire altri articoli.

Al termine, premere il pulsante Ok[F10], per confermare la fattura e aprire la finestra dei totali nella quale si andranno ad inserire i dati relativi al trasporto e al pagamento della fattura e dove sarà visualizzato l’addebito di spese per bolli.


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DATI E SPESE DI TRASPORTO Nei RIFERIMENTI TRASPORTO si andrà ad indicare, se necessario:

• l’indirizzo a cui consegnare la merce

• il soggetto che effettuerà il trasporto

• la modalità del trasporto

• il calcolo delle spese di spedizione

• l’aspetto dei beni

Per gestire la consegna della merce ad un indirizzo diverso da quello di fatturazione (inserito nell’anagrafica del cliente), si può richiamare un diverso codice cliente sul campo “Destinatario”. Si possono comunque compilare manualmente i dati. Se questi dati sono lasciati vuoti, indirizzo di fatturazione e consegna coincidono con l’indirizzo presente in anagrafica cliente.

Nel campo “Trasporto a mezzo” occorre indicare il soggetto che effettuerà il trasporto tra le seguenti alternative: Mittente, Vettore o Destinatario.

Se si sceglie Vettore, si attiva il campo per impostare il vettore incaricato del trasporto. E’ possibile ricercarlo tra le anagrafiche fornitori codificate, oppure inserire una nuova anagrafica:

Nel campo “Porto” occorre specificare la modalità del trasporto tra le seguenti alternative: Franco, Assegnato o Addebito. Nel campo successivo; è possibile inserire un’ulteriore descrizione.


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Se si sceglie Addebito, sul campo “Tipo” è possibile specificare il criterio da adottare per il calcolo delle spese di trasporto da addebitare al cliente:

Se si seleziona una delle opzioni, si attiva il campo “Valore” nel quale impostare la base per la modalità di calcolo selezionata. Ad esempio, nella videata vediamo che le spese sono pari a €. 14,25 che corrispondono all’1% del valore della merce:

I campi “Colli” e “Peso KG” sono funzionali al calcolo delle spese di trasporto e alla stampa di questi dati sul documento. Si può ottenere il calcolo automatico dei valori per collo, se nelle righe del documento sono stati gestiti i colli. Occorre indicare la spesa unitaria (per singolo collo) e, poiché sono presenti due campi, per avere il calcolo automatico occorre


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posizionarsi sul primo e selezionare “Automatico”. Ad esempio, nella videata vediamo che le spese sono pari a €. 2,00 che corrispondono ad un euro per collo:

In ogni caso si possono specificare manualmente i valori.

Infine, nel campo “Aspetto Esteriore dei beni” si può impostare come si presenta la merce fatturata. Le opzioni disponibili devono essere definite nell’omonima tabella e occorre farlo preventivamente da “Magazzino – Tabelle aziendali – Aspetto esteriore dei beni”.

Tutti questi dati saranno riportati nel file Xml nella sezione dei dai del trasporto:


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Se non deve comparire nulla, ad esempio perché la fattura riguarda una prestazione e non la vendita di merce, la sezione RIFERIMENTI TRASPORTO deve essere vuota, anche nei campi dell’inizio del trasporto che il programma compila in automatico (cancellare le diciture AUTO).

Se presenti delle spese di trasporto, queste sono addebitate in fattura come Spesa accessoria:

DATI DEI PAGAMENTI E SPESE BANCA A fronte della fattura, si possono generare una o più rate per gestire poi l’incasso nelle diverse modalità.

Per inserire i dati del pagamento, sul campo “Pagamento” è attivo il collegamento alla tabella. Se in anagrafica cliente è stata definita una tipologia di pagamento abituale, questa verrà automaticamente proposta.

Se si è autorizzati a creare nuovi pagamenti in tabella, li si può codificare direttamente in questa fase tramite il pulsante Inserimento/Variazione pagamento[F4]:

Dopo aver impostato un codice di pagamento, si attiva il pulsante Banca appoggio[F5] che permette di specificare la banca d’appoggio del cliente nel caso se ne fosse codificata più di una nell’anagrafica del cliente. Si ricorda che la banca d’appoggio del cliente viene riportata sul file Xml se il tipo di pagamento è Riba o RID:


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Si possono addebitare al cliente delle spese per l’emissione degli effetti. Occorre impostare il valore unitario della spesa nella tabella presente in “Azienda – Parametri di base – Importi spese banca”:

E nella modalità di pagamento si deve flaggare “Spese banca”:

Così facendo la spesa sarà addebitata in fattura come Spesa accessoria. Nell’esempio saranno emesse due riba e quindi la spesa è addebitata per €. 4,00 (€. 2,00 per effetto):

Nel campo “Decorrenza” è eventualmente possibile specificare la data da cui calcolare le scadenze dei pagamenti.

Se tale data non viene immessa, la decorrenza parte dalla data della fattura, in base a quanto impostato nella tabella pagamenti per il tipo pagamento utilizzato.

Anche in presenza di data decorrenza, le scadenze sono generate rispettando le Condizioni Commerciali del cliente (Scad.fissa, Mese escl, Ant/post, ecc.):


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Se invece si sceglie un pagamento di tipo Bonifico, viene stampata la banca dell’azienda (se preventivamente impostata nell’anagrafica del cliente):

Se la fattura è con incasso immediato, il pulsante Pagamento per cassa[F6] apre una finestra che permette di gestire una sorta di “calcolatrice” in cui inserire il valore contante pagato dal cliente ed eventualmente l’abbuono, determinando automaticamente il valore di resto.

Confermando tale finestra con Ok[F10], i valori impostati nei campi “Contante” e “Abbuono” vengono riportati nei campi “Pagato” e “Abbuono” della sezione “Totali documento”.

Se si utilizza questa funzione non è necessario impostare un pagamento sul campo perché è implicito che l’incasso sia già avvenuto e sul file Xml non sarà riportato nulla in merito al pagamento.


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Alla conferma della fattura il programma ne registrerà anche il relativo incasso e abbuono:

Il pagamento immediato si può gestire anche scegliendo un pagamento con le rate di tipo “contanti”. In questo caso la fattura sarà registrata tutta come pagata senza la possibilità di definire abbuoni.

BOLLO Nelle fatture elettroniche l'unico bollo ammesso è quello virtuale. Il programma lo riporta in automatico nel file Xml, se la fattura presenta articoli non soggetti ad iva ma con un’esenzione che prevedere il bollo (è tutto pre-impostato nella procedura):

Per addebitare il bollo al cliente, nell'anagrafica del cliente (Condizioni e automatismi[F6], scegliendo Condizioni documenti di magazzino), è presente il campo "Addebito bollo":

Con questa impostazione, in presenza del bollo, questo sarà addebitato in fattura come Spesa accessoria:


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GENERAZIONE FILE XML Alla conferma della videata “Totali documento” tramite il pulsante “Ok”, la procedura crea il nuovo documento e ne richiede la stampa con generazione del file Xml:

Per visualizzare il contenuto del file Xml sul foglio di stile, rientrare nel documento (con il pulsante Modifica[Invio]) e premere il pulsante Allegati Docuvision[F8]:


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DOCUMENTI ACCOMPAGNATORI

Per emettere un Documento di trasporto (DDT) che accompagna la merce venduta, si deve selezionare la causale BC:

In caso il Documento di trasporto accompagni alla merce resa, occorre utilizzare i documenti con sigla:

RC: Reso Cliente che sarà trasformato in una Nota di Credito Emessa;

RF: Reso a Fornitore che sarà trasformato in una Nota di Credito Ricevuta.

L’emissione del documento è identica a quanto visto per la fattura.

Alla conferma dei totali, invece del file Xml viene generata la stampa a video (in pdf):

Con la stessa modalità si inseriscono i documenti di trasporto dei fornitori che andranno ad incrementare le scorte in magazzino.


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TRASFORMAZIONE DDT IN FATTURA

Per richiamare uno o più bolle precedentemente emesse e trasformarli in un’unica fattura, occorre innanzitutto ricercare le bolle inserite: si consiglia di utilizzare il pulsante Filtro Avanzato [F7] ed impostare i filtri di ricerca selezionando ad esempio le bolle del periodo da fatturare emesse allo stesso cliente.

Dalla lista, selezionare i documenti dall’elenco utilizzando il pulsante Seleziona[Shift+F6] oppure Seleziona tutto[Shift+F7], cliccare poi su Modifica[Invio]:

Si accede alla seguente finestra:

Nel campo “Documento” scegliere la sigla della Fattura Elettronica (FTE) e sulla data indicare la data della fattura: viene generata una fattura che contiene, in questo caso, le tre


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bolle/d.d.t. selezionate (BC1-BC2-BC3), con la possibilità di inserire altri articoli direttamente in fattura:

Se si selezionano più bolle è possibile raggrupparle in fattura se i campi Codice cliente/fornitore e Codice pagamento risultano uguali.

Se vengono selezionati più documenti nei campi “Causale” e “Note” appare la dicitura “Varie”, utilizzando i pulsanti Dettaglio Causali[F2] e Dettaglio Note[F2] è possibile visualizzare e modificare i relativi dati dei vari documenti raggruppati.

Premendo OK si accede alla finestra dei totali:

Nella sezione Riferimenti Trasporto, se il documento deriva dalla trasformazione di più documenti precedenti dove sono presenti sia il destinatario che l’indirizzo di spedizione, compare la dicitura “VARIE” e “VARI” nei campi “Destinazioni”, “Trasporto e vettori”, Porto e spese di spedizione”, “Totale colli e peso”, “Aspetto esteriore beni” e “Inizio trasporto”.

Sui campi è attivo il tasto Documenti[F2] che permette di visualizzare i dati dei singoli documenti. I dati vengono stampati solo se uguali in tutti i documenti riepilogati. In caso diverso non viene stampato alcun dato.

Dopo aver compilato con i dati del pagamento, premere Ok[F10] e generare il file Xml, nel quale saranno presenti i riferimenti ai DDT trasformati:


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Alla conferma del nuovo documento, le bolle originarie vengono cancellate in quanto sostituite dal nuovo documento di tipo fattura.

Nell’elenco documenti, posizionandosi sulla fattura, premendo il pulsante Informazioni Documento[F2] è possibile visualizzare le bolle che sono state trasformate.

Nella fattura, posizionandosi sulla riga del corpo, in alto a destra è visibile in numero di bolla nel quale la merce era originariamente inserita.


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In alternativa alla trasformazione fattura per fattura, si può utilizzare la funzione “Magazzino – EMISSIONE DIFFERITA DOCUMENTI”, all’accesso alla funzione si apre questa finestra nella quale occorre impostare le due colonne dei Documenti da ricercare e dei Documenti da emettere, rispettivamente con i parametri per ricercare le bolle e con quelli per generare la relativa fattura:

Nell’esempio, per tutte le bolle di gennaio, saranno generate fatture elettroniche (FTE) al 31/01/2019. In base ai filtri si possono trasformare ad esempio solo le bolle di un determinato cliente o con un determinato tipo di pagamento.

Le fatture generate da questa funzione avranno la stessa modalità di pagamento presente nella bolla, non la si può modificare in questa fase (se necessario, si potrà modificare da Emissione/Revisione documenti prima di trasmettere).

Prima di confermare, premere il pulsante Ulteriori selezioni di ricerca[F5] ed impostare il parametro “Tipo fatt. elettr.”:


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Per ogni bolla sarà generata una fattura, se si vogliono raggruppare più bolle allo stesso cliente in un’unica fattura, occorre impostare un parametro nell’anagrafica del cliente (Condizioni e automatismi[F6], scegliendo Condizioni documenti di magazzino):

Al termine dell’elaborazione, compare a video il riassunto dei documenti generati:


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FATTURA CON RITENUTA D’ACCONTO

Per applicare la ritenuta d’acconto in fattura, ad esempio se il cliente è un condominio, si deve accedere ai “Parametri di magazzino” e a pagina 2 si deve flaggare il parametro “Gestione ritenuta d’acconto sui documenti emessi”.

In automatico il programma apre una finestra in cui occorre indicare la percentuale di ritenuta, su quanta parte della prestazione la si deve applicare e la causale di pagamento (per le operazioni verso i condomini è 24):

Da “Contabilità – Rubrica clienti/fornitori” cercare il cliente e pagina 2 flaggare il parametro “Soggetto a ritenuta d’acconto”


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Se il cliente è nuovo lo si può creare mentre si emette la fattura, un cliente di tipo condominio deve essere creato come indicato in figura

e a pagina 2 si vede flaggare anche il parametro “Condominio”:

Anche nell’articolo (in questo caso, solitamente una prestazione), si deve impostare che è soggetto a ritenuta, il parametro si trova in Condizioni Contabili[F6]:


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Nei totali del documento, sarà evidenziata la ritenuta:

e sul file Xml sarà presente l’intero blocco “Ritenuta”:


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FATTURE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

L’emissione di fatture alla pubblica amministrazione non differisce da quanto visto per i clienti privati.

Occorre controllare l’anagrafica del cliente: a pagina 2 deve essere indicato che è un Ente pubblico, che si gestisce la fattura PA e deve essere indicato il Codice univoco dell’ufficio:

Si emette la fattura che in questo caso, essendo emessa ad un Ente pubblico, sarà automaticamente in Split Payment:

Spesso in queste fatture si devono compilare indicare il CIG e CUP (o solo uno di essi), per poter indicare il dato in fattura, nell’anagrafica del cliente si deve accedere alle Condizioni di pagamento e flaggare l’apposito parametro:


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Nella finestra dei totali sarà così presente il pulsante Appalti Pubblici[F11] che consente di inserire i due codici; inoltre si deve poi premere il pulsante Riferimenti Esterni[F4] per specificare se i codici sono relativi a un documento, a un contratto o a una convenzione, nonché indicare i dati a questi corrispondenti (Sigla, Codice e Data):

Se non vengono compilati i riferimenti esterni, il CIG e CUP non possono essere riportati in fattura:


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STAMPA DEI DOCUMENTI Per le fatture elettroniche viene generato il file Xml che, come abbiamo visto, si può visualizzare all’interno della fattura stessa premendo il pulsante Allegati Docuvision[F8].

In coda al file Xml si può generare la stampa in PDF della fattura, la cosiddetta COPIA DI CORTESIA.

Seguire questa procedura:

1. accedere alla funzione “Servizi – Personalizzazioni – Modulistica documenti grafica”; 2. posizionarsi sul modulo FTE e premere [F6]Parametri modulo e poi [F7]Opzioni

modulo

3. nella finestra che si apre indicare la sigla FT sul campo “Codice ulteriore formato documento:


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La stessa procedura può essere ripetuta per il modulo NCE utilizzato dalle note di credito.

Così facendo, in emissione della fattura dopo la generazione del file Xml un nuovo messaggio richiederà di effettuare la stampa a video che è in formato pdf:

Anche generando le fatture da “Emissione differita documenti”, in automatico saranno aperti i PDF delle fatture generate.


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INVIARE LA FATTURA ELETTRONICA Una volta emessa la fattura, per procedere all’invio al Sistema di Interscambio (SDI), si utilizza la funzione: “Azienda - Docuvision – Fatture elettroniche xml – Fatture emesse” dove sono disponibili le funzioni “Cruscotto fatture PA” e “Cruscotto fatture B2B”:

Le fatture emesse e non ancora trasmesse, si trovano nello stato “Da inviare”.

Per procedere all’invio, premere il pulsante “Dettaglio” (invio da tastiera) e selezionare le fatture con i pulsanti disponibili (singolarmente o con Seleziona tutto) e poi premere “Invia fatture”:

Le fatture passano allo stato “Trasmesse”.


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Il passo successivo è scaricare la ricevuta attraverso il pulsante Gestione Ricevute[F6]:

Se sono presenti ricevute, compariranno in elenco, le si potrà visualizzare e dovranno essere selezionate (singolarmente o con Seleziona tutto) e poi associate alla rispettiva fattura attraverso il pulsante Importa ricevute nei documenti[F10]:

Nel cruscotto le fatture avranno ora un diverso stato:

CONSEGNATE: pervenute al cliente attraverso il canale indicato in fattura. Tutto è andato a buon fine non si deve fare altro.

MANCATA CONSEGNA: non pervenuta al cliente attraverso il canale. Occorre avvisare il cliente in modo che possa scaricare la fattura sul portale “Fatture e corrispettivi”. La mancata consegna è lo stato che assumono le fatture emesse a privati (ai privati si deve obbligatoriamente inviare la copia di cortesia).


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SCARTATE: il Sistema di Interscambio ha respinto la fattura perché non rispetta le specifiche tecniche (ad esempio manca un dato obbligatorio), si deve correggere e ritrasmettere la fattura.

FATTURE SCARTATE

Una fattura scartata dal Sistema di Interscambio se non rispetta le specifiche tecniche perché ad esempio manca un dato obbligatorio. Una fattura scartata non è ancora pervenuta al cliente e occorre ricreare il file Xml e rispedirlo.

Da “Magazzino - Emissione/Revisione documenti”, entrare nel documento e correggere l’errore, alla conferma comparirà questo messaggio:

Premere revisionare ed il file sarà generato. Nel cruscotto la fattura non avrà più lo stato “Scartate”, ma sarà nuovamente in stato “Da Trasmettere” e si potrà procedere all’invio:

FATTURE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Nel “Cruscotto fatture PA” sono possibili due ulteriori stati:

ACCETTATE: fatture che l’ente considera corrette

RIFIUTATE: fatture per le quali l’ente rileva una qualche irregolarità e rispedisce al fornitore per le opportune correzioni

Si ricorda che solo le pubbliche amministrazioni possono scartare una fattura ricevuta, tutti gli altri soggetti non hanno questa possibilità.

Anche in questo caso, il documento dovrà essere richiamato da “Magazzino – Emissione/Revisione documenti”, ristampato su file Xml e nuovamente trasmesso.

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