gestion y organizacion de eventos

GESTION EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOSTutora: MARTHA PATRÍCIA VERGARA B.

Universidad del Tolima-Instituto de Educación a Distancia-IDEAD- 2010A

UNIVERSIDAD DEL TOLIMAINSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA – IDEAD

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA POR CICLOS

PLAN INTEGRAL DEL CURSO

GESTION DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. LINEAMIENTOS GENERALES

Unidad Académica: Instituto de Educación a Distancia – IDEAD

Programa o Carrera: Administración Turística y Hotelera por Ciclos.

Campo o Área de Formación: Creación y Administración de Empresas Competitivas para la Generación de Empleo.

Núcleo de Formación: Gestión y Servicios Turísticos.

Nombre del Curso: Gestión de Organización de Eventos

Créditos:

Trabajo Presencial: horas.

Trabajo Independiente: horas.

Proyecto de Investigación al cual está inscrito el curso: Cualificación y Mejoramiento de Servicios Turísticos.En este curso y en articulación al proyecto de investigación se trabajará un microproyecto específico titulado “Caracterización de los eventos más representativos y aportantes al desarrollo de Ibagué”

2. PROPÓSITO DE FORMACIÓN2.1 Propósito General

El curso tiene como propósito la formación de profesionales con los conocimientos suficientes, habilidades y destrezas en materia de Diseño y Organización de

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Eventos, así como de actividades que le permitan la adecuada planeación, gestión y comercialización del turismo, con base en herramientas académicas, técnicas y pedagógicas y bajo el concepto de desarrollo turístico sostenible y desarrollo humano; en correspondencia al propósito de formación en el Programa, encaminado a “Formar un profesional integral mediante el desarrollo de las competencias cognitivas y socio afectivas para que incursione en la empresa turística y le permita contribuir con el desarrollo de las organizaciones y la creación de nuevas empresas que generen y reflejen la identidad, pertenencia y autonomía, fortaleciendo la economía local, regional, nacional y el mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad dentro de los parámetros de la competitividad y las exigencias de la globalización”.

2.2 Propósitos Específicos

Identificar de manera clara y precisa la clasificación de los grupos de Congresos y Convenciones según el mercado y según su objetivo.

Desarrollar las fases previas a tener en cuenta en la Planeación de un evento (identificación de motivos, definición del tipo de evento, actividad, público objetivo, tiempo, espacio, forma).

Diseñar la estructura orgánica de los diferentes comités para llevar a cabo exitosamente la organización del evento.

Aplicar técnicas de marketing para lograr una óptima comercialización y promoción del evento.

Identificar la variedad de montajes de salones de acuerdo al tipo de evento.

Aplicar las normas protocolarias en las diferentes etapas del proceso de un evento: pre-evento, evento y post-evento.

Diseña los respectivos formatos que le permitan evaluar el desarrollo del evento, de acuerdo a unos indicadores de evaluación y a unos estándares de calidad.

Conocer nuevas alternativas para desarrollar el turismo en las regiones.

Concientizar a los estudiantes sobre la importancia que tienen ellos como futuros prestadores y generadores de empresas turísticas.

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Contribuir con un modelo de integración de todos los factores que deben ser considerados para el desarrollo de estrategias competitivas sustentables de las empresas turísticas en la actual fase de la globalización.

3. PRINCIPIOS DE FORMACIÓN

El curso permite a los estudiantes apropiarse de unas competencias cognitivas y socio afectivas que le ayuden en su proceso de aprendizaje a crecer como persona con responsabilidad e integridad en la resolución de problemas dentro de un contexto social y laboral. El curso apropia los siguientes principios de formación:

Autoformación: A partir del estudio auto programado del diálogo de saberes como resultado del trabajo en equipo para la construcción y socialización del conocimiento, de la investigación y de las prácticas pedagógicas.

Aprender a Ser: Como persona, con una visión más completa y con formación integral.

Aprender a Aprender: Por medio de la auto motivación e interés, estudio, reflexión, práctica, investigación. Con técnicas apropiadas para el aprendizaje.

Aprender a Pensar: Resolviendo problemas y afrontando situaciones en el contexto social ajustadas a la realidad.

Aprender a Hacer: A través de unos conocimientos previamente adquiridos aplicarlos con creatividad y lógica.

4. ARTICULACIÓN DEL CURSO CON LOS PROPÓSITOS, PRINCIPIOS, CAMPOS, NUCLEOS DE FORMACIÓN EN EL MARCO DEL DISEÑO CURRICULAR.

La pertinencia curricular del curso de Gestión en la Organización de Eventos en el programa se evidencia por ser de aplicabilidad real y concreta a los procesos que se ejecutan en las empresas del sector hotelero y turístico. Este curso permite al estudiante desarrollar competencias que le brinden la oportunidad de desempeñarse con idoneidad y alto grado de competitividad en la organización y ejecución de eventos para ayudar al desarrollo local de la región, acorde con niveles de eficiencia y eficacia y estándares organizacionales.

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4.1Con los Campos de Formación

El curso de Gestión en la Organización de Eventos se inscribe dentro del campo de formación “Creación y Administración de Empresas Competitivas para la generación de empleo”, articulado en los campos de formación. “Comunicación y Contexto” y “Dimensión Ética y Normativa del ser Humano”. Lo anterior nos lleva a reflexionar del que el turismo como hecho social humano, y como epicentro del mismo al sujeto humano, requiere de un estudio a profundidad teniendo en cuenta que el hombre interactúa dentro de un ámbito de comunicación y de ética, en búsqueda de oportunidades competitivas que lo dignifiquen en el contexto social.

4.2Con los Núcleos de Formación

El curso pertenece al Núcleo de Formación “Gestión y Servicios Turísticos”, ya que vislumbra una articulación más a fondo con temáticas como desarrollo del pensamiento, desarrollo administrativo, económico y contable. Todo lo anterior dentro de un contexto legal y jurídico y con el objetivo de generación de empleo a través del desarrollo integral de sus competencias.

5. PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL CURSO EN EL MARCO DEL DISEÑO CURRICULAR

Importancia del Curso

El Turismo de Eventos es una actividad turística que brinda posibilidades no solo de recreación (presentaciones artísticas, deportivas y culturales), sino también de eventos relacionados con temas económicos, científicos, políticos, educativos que dan impulso a una región o país.

En tal sentido es imperioso desarrollar en el estudiante las competencias necesarias que le permitan abordar, desde su conocimiento y accionar técnico, y relacionarse con una de las actividades permanentes del sector turismo como es la organización de eventos, a los cuales debe llegar con las herramientas necesarias para planear, organizar, presupuestar, ejecutar y evaluar cualquier tipo

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de evento, buscando alcanzar el éxito en la realización del mismo e igualmente tratando de optimizar el rendimiento de los recursos que se apliquen.

En la actualidad la competitividad hace necesario que los diferentes actores interactúen en diferentes espacios donde se visualiza el desarrollo de la actividad turística, permitiendo mejorar los procesos y la oferta turística. Y es precisamente en los procesos aplicados en las empresas del sector hotelero y turístico, donde el estudiante puede interactuar de forma participativa aportando criterios críticos y reflexivos que apoyen la competitividad del sector turístico local.

El proyecto de Investigación

El curso está inscrito dentro del proyecto de investigación “cualificación y mejoramiento de servicios turísticos”. En él se proporciona al estudiante elementos que le permiten construir un marco conceptual y caracterizar la actividad turística local y regional para plantear formas alternativas que mejoren la calidad de los servicios.

El curso, por lo tanto ofrece apoyo a través del desarrollo de un microproyecto de investigación específico titulado “Caracterización de los eventos más representativos y aportantes al desarrollo de Ibagué”, con el cual los estudiantesPonen en práctica habilidades y competencias, al enfrentarlos a escenarios reales del sector turístico, donde pueden comparar la parte teórica con la real, permitiendo realizar recomendaciones que permitan mejorar la calidad y eficiencia de los diversos procesos en la organización, operación y control de eventos.

6. PRESENTACIÓN DEL CURSO EN TÉRMINOS DE LA CATEGORÍA PROBLEMAS / CONOCIMIENTOS, ARTICULADO AL CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLA EL PROGRAMA.

Descripción y Análisis del Curso

El curso de Gestión en la Organización de Eventos, buscar ofrecer al estudiante los conocimientos suficientes, habilidades y destrezas en materia de Diseño y Organización de Eventos, así como de actividades que le permitan la adecuada planeación, gestión y comercialización del turismo, con base en herramientas académicas, técnicas y pedagógicas y bajo el concepto de desarrollo turístico

sostenible y desarrollo humano.

A continuación se hace la presentación de cada uno de los núcleos del curso.

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6.1. Núcleo Problémico No. 1.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS, GENERALIDADES, CLASIFICACIÓN DE GRUPOS, CONGRESOS, CONVENCIONES Y CLASIFICACIÓN DE EVENTOS Encuentro presencial 1º

Núcleo Problemático: La falta de información y del criterio lógico para diferenciar claramente la operatividad y logística de cada evento y poderlos planear de acuerdo a la caracterización de cada uno de ellos.

Conocimientos:

Generalidades y Antecedentes Históricos

Visión sobre la Importancia del Estudio de la Organización de Eventos, Su Relación con el Turismo y la Industria de la Hospitalidad.

Clasificación de los Grupos de Congresos y Convenciones según el mercado

y según sus objetivos.

Oficina de Congresos y Convenciones

Clasificación de eventos según su objetivo

Preguntas Generadoras:

¿Cuál es la oferta / demanda en nuestra región para el desarrollo de eventos?

¿Quiénes compran, venden, organizan y dirigen eventos en la economía de hoy, ubicándonos en nuestro entorno regional?

¿De acuerdo a la clasificación de eventos, cuáles cree que sean los más viables de llevar a cabo en nuestra región?

6.2.1 Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con la clasificación y tipología de eventos

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Aplicativas .Identificar de acuerdo a los diferentes tipos de eventos, cuál es el potencial que ofrece nuestra ciudad para la realización de este tipo de certámenes.

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de la realización de este tipo de eventos como una oportunidad de desarrollo y apoyo para la competitividad turística de la región.

Actividades de Integración

Lectura de los temas seleccionados por cipas o individual. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Mesa redonda y análisis de temas. Realizar en grupo un análisis detallado a las diferentes formas y tipos de

eventos, ferias y exposiciones que se pueden realizar en nuestra región.

6.2.2 Núcleo Problémico No. 2.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE EVENTOSEncuentro Presencial Nº 2

Núcleo Problemático: La falta de realizar una adecuada planeación estratégica en la estructuración de los proyectos que permita una exitosa ejecución en el desarrollo de los eventos, tratando de minimizar los riesgos y aprovechando las oportunidades con unas estrategias y formulación de planes concretos que permitan alcanzar los objetivos.

Conocimientos

Definición del evento Identificación de motivos que determinan el evento Para quién se hace un evento El cómo se llevará a cabo y su incidencia El dónde, la importancia de la selección del lugar El cuándo, los recursos económicos a aplicar

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PREGUNTAS GENERADORAS:

- ¿Qué procesos se deben tener en cuenta para el desarrollo de los diferentes tipos de eventos?

Cuáles son las estrategias específicas y consistentes a tener en cuenta para una adecuada planeación?

Enumere algunas ventajas de la planificación.

¿Por qué es tan importante el reconocimiento físico previo al desarrollo de un evento para la selección del lugar?

Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con las estrategias y formulación de objetivos en la planificación de un evento.

Comunicativas: Ofrecer la oportunidad del desarrollo de un lenguaje y aprendizaje significativo.

Aplicativas: Identificar si en los eventos, objeto de estudio, se lleva a cabo una adecuada técnica de planeación estratégica en el diseño de los mismos.

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de la aplicación de una adecuada planeación estratégica en la realización de los eventos.

Actividades de Integración:

Lectura de los temas seleccionados. Mesas redondas y análisis. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Realizar en grupo un análisis detallado de las estrategias diseñadas por las

organizaciones de acuerdo a una correcta planeación estratégica para la realización de los eventos.

6.2.3 NÚCLEO PROBLEMÁTICO No.3

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN EVENTO

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Encuentro Presencial Nº 3

Núcleo Problemático: Dentro de la administración la asignación de actividades juega uno de los aspectos más difíciles, debido a que es darle a cada quien la participación dentro de la consecución de los objetivos empresariales. De ahí la importancia que para lograr una exitosa organización de eventos todas las personas que forman parte de dicha organización tengan claramente determinado sus responsabilidades y su campo de acción, al igual que sus relaciones con los demás integrantes con el objeto de lograr la coordinación de los trabajos de las personas y de ese modo lograr los objetivos propuestos.

Conocimientos

Estructuración del comité técnico- académico

Estructuración del comité administrativo operativo

Estructuración del comité Financiero

Estructuración del comité de registro y relaciones públicas

Estructuración del Comité de publicidad y comercialización


- -¿Bajo qué conceptos o parámetros se debe diseñar la estructura orgánica de un evento determinado?

¿Por qué considera que es importante la coordinación de esfuerzos individuales para lograr un verdadero trabajo en equipo?

¿Cómo considera se pueden optimizar la elaboración y formulación de objetivos y planes de apoyo que ayuden a diseñar de manera clara y concreta la organización de un evento?

¿Cuál considera que sea el perfil idóneo del grupo de organizadores?

Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con el diseño de la estructura organizacional de cualquier evento.

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Aplicativas: Identificar si las organizaciones encargadas de la realización de eventos tienen claridad sobre la importancia de diseñar una adecuada estructura organizacional.

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de una correcta estructura organizacional en la planeación de cualquier evento.


Lectura de los temas seleccionados. Mesas redondas y análisis. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Realizar en grupo un análisis detallado al diseño de estructura organizacional

propuesto en la realización de cualquier evento.

6.2.4 NÚCLEO PROBLEMICO No. 4

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE EVENTOS Encuentro Presencial Nº 4

Núcleo Problemático: El desconocimiento de las organizaciones de una metodología que les permita poner en práctica todo lo planificado y la organización diseñada para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento. Y de poder realizar una evaluación integral del evento respecto a los integrantes del Comité Organizador, las diferentes actividades y todo lo concerniente al desarrollo del mismo que permita definir las áreas críticas que afectan el desarrollo exitoso para plantear nuevas estrategias y ajustar estructuras organizacionales.

Conocimientos

Cómo ejecutar un evento

Cómo evaluar un evento

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Formatos de Reglamentos, contratos y convocatorias, promoción y control

Montaje de auditorio, salones y mesas


¿Cuáles son los criterios o requisitos a tener en cuenta en la ejecución de un evento?

¿Cuáles Servicios de apoyo se requieren?

¿A quienes les corresponde evaluar y en qué momento se evalúa?

¿Qué se debe evaluar y para qué?

¿Bajo qué parámetros se realiza una evaluación estándar? Registre algunos indicadores de evaluación

Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con la metodología y requisitos a tener en cuenta en la ejecución y evaluación de un evento.


Aplicativas: Identificar si en las organizaciones encargadas de la ejecución de eventos, dan aplicación a los criterios a tener en cuenta en la realización y evaluación de eventos

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de la aplicación de una correcta metodología en la ejecución y evaluación de eventos.


Lectura de los temas seleccionados. Mesas redondas y análisis. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Realizar en grupo un análisis detallado a la metodología y criterios a tener en

cuenta en la ejecución y evaluación de eventos.

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ESTRATEGIAS FINANCIERAS Y DE MERCADEO Y COMERCIALIZACION DE EVENTOSEncuentro Presencial Nº 4

Núcleo Problemático: El desconocimiento de las organizaciones de unas estrategias financieras que les aseguren una rentabilidad y utilidad del evento. E igualmente de unas estrategias de comercialización y de mercadeo que les permitan acertar en la difusión, promoción y comercialización del evento.

Conocimientos

Presupuesto de ingresos, inscripciones, subsidios, patrocinios

Presupuesto de egresos, costos de promoción, costos académicos, costos de organización

Estrategias de marketing de eventos.

Eventos Comerciales: Ferias y Exposiciones, Ruedas de Negocios, Muestras y Misiones Comerciales, Desayunos de negocios.


¿Cómo se costea un evento?

¿Cómo se calculan los ingresos de un evento?

Utilidad, relación beneficio / costo

¿Cuáles son los elementos mínimos a tener en cuenta para lograr con éxito un acertado sondeo de mercado?

¿cuáles estrategias de promoción son claves para darle una acertada publicidad al evento?

Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con las estrategias financieras y de marketing a tener en cuenta en la realización de cualquier evento.

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Aplicativas: Identificar si en las organizaciones encargadas de la ejecución de eventos, diseñan estrategias financieras y de marketing.

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de la aplicación de una correcta estrategia financiera y de marketing que permita desarrollar en forma exitosa la operación de cualquier evento.


Lectura de los temas seleccionados. Mesas redondas y análisis. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Realizar en grupo un análisis detallado de las estrategias financieras y de

marketing a tener en cuenta en la operación de cualquier evento.


IMAGEN CORPORATIVA Y PROTOCOLO EMPRESARIALEncuentro Presencial Nº 5

Núcleo Problemático: El desconocimiento de las organizaciones de la aplicación de unas normas de etiqueta y protocolo empresarial en la realización de cualquier evento.

Conocimientos

Imagen Corporativa, su incidencia en un evento.

Proyección de la imagen corporativa a nivel externo: Opinión pública, imagen profesional, lenguaje corporal.

Gestión de la imagen corporativa: identidad corporativa, comunicación y control.

Protocolo: Definiciones, ceremonia, presentaciones, partes de espacio social, ubicación de ejecutivos, ubicación para reuniones, comunicaciones, etiqueta de mesa


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¿Qué entiende por Imagen Corporativa de un Evento?

¿Cuál considera sea el protocolo empresarial básico a tener en cuenta?

¿Cuál es la precedencia en los diferentes actos y tipos de eventos?

Competencias

Cognitivas: Contextualizar y apropiar conceptos básicos sobre aspectos relacionados con la etiqueta y protocolo a tener en cuenta en la realización de cualquier evento.


Aplicativas: Identificar si en las organizaciones encargadas de la ejecución de eventos, diseñan estrategias de etiqueta y protocolo.

Valorativas: Reconocer la incidencia e importancia de la aplicación de una correcta estrategia de etiqueta y protocolo que permita llevar a cabo en forma organizada la realización de cualquier evento.


Lectura de los temas seleccionados. Mesas redondas y análisis. Actividades creadoras e integradoras dentro del grupo, dinámicas. Realizar en grupo un análisis detallado de las estrategias de etiqueta y

protocolo a tener en cuenta en la operación de cualquier evento.

7. ACREDITACIÓN GENERAL DEL CURSO

El sistema de acreditación del curso se rige en concordancia con el Acuerdo 024 de 1995 emanado por el Consejo Superior de la Universidad del Tolima.

El 60% de la acreditación total del curso, corresponde al proceso de evaluación permanente de las actividades desarrolladas durante el trabajo académico; se relacionan aspectos tales como: Asistencia, participación de los estudiantes en espacio presencial, interés y motivación por el curso, control de lecturas (lecturas básicas recomendadas y consultas extratutoriales), presentación de los trabajos de campo y los establecidos para cada tutoría, ejecución de los ejercicios

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prácticos o independientes individuales y por CIPAS, elaboración del informe final de la investigación y entrega del mismo

Una vez terminado el proceso teórico – práctico del curso, se realiza la convocatoria escrita que toma en cuenta los aprendizajes adquiridos y el trabajo permanente de reflexión frente a los temas abordados, desde el cuestionamiento de los problemas que se plantearon y la orientación de las preguntas generadoras para cada unidad temática. Cabe aclarar que los estudiantes entregaran un informe final de su proceso de investigación y su valoración se hará conforme a la negociación durante el encuadre.

La convocatoria aportará el 40% de la acreditación total del curso. Algunas características inherentes a ella son:

Evaluación del proceso de construcción formativa. Asume el total de los contenidos abordados en el curso. Es de carácter individual. Retoma los elementos de investigación abordados desde el curso y que

contribuyen a la construcción del proyecto de investigación.

Durante el desarrollo del curso el estudiante elaborara un portafolio de aprendizaje con los siguientes aspectos:

Los trabajos individuales realizados dentro y fuera del aula Los trabajos de CIPAS correspondientes a trabajos realizados en actividad

extratatorial, y en las tutorías. Auto evaluación del conocimiento en el desarrollo de los procesos individuales

y grupales. Plan de desarrollo personal, fundamentado en la producción de diferentes

tipos de textos expresando vivencias y experiencias de su entorno cultural.

8. Bibliografía General del Curso

ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES Cravioto, MagallónTonatiuh. Editorial Trillas S.A. 1998

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EVENTOS Y EXPOSICIONES, UNA ORGANIZACIÓN EXITOSA. Jack Fleitman. Editorial Mc Graw Hill .1997

CONGRESOS, CONVENCIONES Y REUNIONES. Diana Peña. Capítulo 5 “El Marketing del Turismo de Reuniones”. (Pág. 157-223)

ESCENARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS. Vídeo. Asociación Promotora de Turismo del Tolima 1998.

ASOCIACIÓN DE CAMARAS DE COMERCIO DE LA ZONA CENTRAL –ASOCENTRO - . Como realizar un evento comercial. Ediciones Cámara de Comercio de Bogotá. Santa Fé de Bogotá, 1989. www.ccb.org.com.

EVENTOS. Guía Práctica para su planeación y ejecución. Alicia Richero. Editorial Trillas.

RAMOS MILLAN GABRIEL. Relaciones Públicas- Toluca México, 1985

SANCHEZ RIVAS VIRGINIA. Apuntes de Congresos y Convenciones. Escuela Mexicana de Turismo. México 1981

SISKIND BARRY. Exposiciones, Ferias. Como planear estratégicamente su participación. 3R. Editores. 1997

www.corferias.com

www.feriasyexposiciones.com

www.eventosencolombia.com

MARTHA PATRICIA VERGARA B.TUTOR PEDAGÓ[email protected]

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mailto:[email protected]

http://www.eventosencolombia.com/

http://www.feriasyexposiciones.com/

http://www.corferias.com/

http://www.ccb.org.com/

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