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Seminario PM Office @ SFIC’08

0. Introducción y contenidosGestión de proyectos para Pymes

Soluciones y herramientas ágiles que funcionan

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Contenidos

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos

Las pymes tienen un contexto específico que requiere de soluciones sencillas y ágiles, tanto en lo referente a las personas, a los procesos y en las herramientas.

2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?

Las soluciones deben mejorar el rendimiento de los proyectos y de la organización, con una visión global más allá de instalar herramientas y sin usar métodos ni estándares aplicables a organizaciones grandes con más recursos.

3. Como Cynertia puede ayudarle

Podemos escuchar su caso, realizar unas recomendaciones de alto nivel sin compromiso y si lo cuentra adecuado, realizar un estudio más detallado para poder ofrecerle una propuesta totalmente personalizada que detalle cómo podríamos ayudarle.

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1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos

Existe una problemática más o menos habitual en la manera que las Pymes suelen

realizar la gestión de los proyectos. Algunos problemas están centrados en la gestión:

La coordinación entre proyectos y la gestión financiera son costosos y difíciles

Los recursos no pueden dedicarse en exclusiva a un único proyecto.

Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.

No existe una visión objetiva que permita balancear los recursos entre los proyectos “que van bien” y los “que van mal”, y se dificulta la anticipación de nuevas oportunidades o la toma de decisiones comerciales en función de la rentabilidad de proyectos existentes o disponibilidad de recursos.

Procesos y herramientas poco uniformes y excesivamente manuales

En una proporción relativamente alta, no existen unos procesos (sencillos o complejos) que se sigan de manera común a nivel de actividades o entregables, por falta de definición, formació o control.

Aunque no es necesario disponer de herramientas muy sofísticadas, las que esten en uso deben ser efectivas para evitar la dispersión de la información (p.e. Múltiples carpetas y hojas de cálculo inconexas)

El control de los proyectos y la administración se vuelven complicados

Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.

El informe puntual de las dedicaciones puede ser irregular e inexacto.

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1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (2)

... Y otros en las personas:

Competencias de los project managers

Muchos gestores de proyecto son autodidactas y no han recibido formación completa en las técnicas (estimación de esfuerzo y plazos, realización de un plan de proyecto) o en los procesos habituales en la gestión de proyectos.

Los proyectos se vuelven poco predecibles y minan la moral de los equipos

Tener proyectos poco predecibles obliga a los equipos a hacer un excesivo esfuerzo de manera repetitiva, hecho que reduce la motivación del personal y aumenta la tasa de rotación.

El hecho de atender excesivamente a problemas dificulta un trabajo estable que produzca entregables de calidad para el cliente y que sean reaprovechables para siguientes proyectos.

No existe una responsabilidad y liderazgo claros para mejorar el método de trabajo

La falta de una oficina de proyectos, que tenga una interlocución efectiva con la dirección y la responsabilidad de optimizar el método de trabajo puede hacer muy difícil que se produzcan mejoras

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La complejidad de los entornos multiproyecto

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (3)

El siguiente diagrama explica cómo una organización con una gestión poco madura de sus proyectos, tanto a nivel individual como organizativo, sufre de una problemática habitual por la interconexión de los factores implicados.

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• Definir los roles de la organización, unos procesos y herramientas sencillos pero efectivas.

• Los procesos pueden ser sencillos, pero todos deben conocerlos y cumplirlos.

• Instaurar plantillas, bien pensadas, para la documentación entregable al cliente y la documentación interna de gestión.

• Dar formación efectiva a los project managers y a los equipos de proyecto

• Explicar claramente cuales son los procesos y las actividades de cada rol en ellos.

• Estar muy ligada a las actividades, herramientas y plantillas que usarán los roles.

• Justificar el porqué de las actividades, plantillas y herramientas mediante las mejores prácticas de gestión de proyectos (PMBOK, CMMI, Prince2, Métrica 3, etc.)

• No suele funcionar la formación genérica que no puede ponerse en práctica.

• Dejarse guiar por un experto con conocimientos sólidos pero que:

• Entienda profundamente las necesidades y el contexto de la organización.

• Que sepa encontrar la combinación más efectiva de proceso y herramientas y adaptarlas totalmente al uso habitual en la organización.

• Que no aplique “a rajatabla” sus experiencias en otras organizaciones o lo que dicen los estándares de gestión de proyecto.

• Estar preparado para el cambio gradual

• No se puede pretender dedicar un esfuerzo muy importante en recursos internos y externos para una organización reducida.

• La mejora debe producir mejoras tangibles desde el primer momento.

2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?

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Como Cynertia puede ayudarleAyudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva

Nuestros servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos incluyen:

• Formación• Formación en los estándares PMBOK y Prince2

• Formación a medida sobre los procesos estándares

• Auditoría• Revisión de los procesos y sistemas de información

• Identificación de oportunidades de mejora

• Proyectos de mejora de procesos y certificación• Auditoría, planificación del programa de mejora

• Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio)

• Coaching a Project Managers• Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers

• Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función

• Despliegue de oficinas de proyectos• Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas

• Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos• Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.

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Para más información... Estaremos encantados de informarle sin ningún compromiso.

Alex Ballarin

Cynertia Consulting

Valencia 63, CN Agora. Barcelona.

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