gestion intégrée des documents papiers et électroniques
TRANSCRIPT
Danny Boulanger
Expert de solution
Gestion intégrée des documents électroniques et papier
Ordre du jour
Pourquoi la gestion intégrée de document? Architecture SharePoint et approche préconisée Comment créer un dossier GID officiel et non officiel
Officiel et non officiel, quelle est la différence ? Réplication des métadonnées
Téléchargement de document Recherche
POURQUOI LA GESTION INTÉGRÉE DE DOCUMENT?
Papier
Électronique
Entreprise T.I Usager
Objectifs de la solution
Permets d’appliquer les règles d’affaires d’entreprise sur les documents
Sécuriser l’information Faciliter la recherche Assurer une continuité d’affaires Remplacer le système CINDOC pour la gestion de document papier
Défis
Gestion de changement Cibler les requis Migration Continuité d’affaires
Contexte de la solutionPage de bienvenue
Département Département Département
Dép
arte
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pris
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épar
tem
ent
Contribution, organiser, gestion, recherche, publication
Projet 1 Projet 2
SGID: Architecture des 3 espaces
Division A• Documents• Dossiers GID
Division B• Documents• Dossiers GID
…
Division N• Documents• Dossiers GID
Public Chaque Division Collaboration• Politiques• Procédures• Formulaires• Événements• Etc.
Centre documentation
Projets spéciaux
• Sécurité très contrôlée • Sécurité contrôlée par division • Sécurité adaptée au besoin
Besoin de gestion du cycle de vie des contenus
Différents niveaux de besoins
DoD 5015.2(168)
Fortune 1000(105)
SharePoint de base(72)
Requis pour les entreprises
Exemple d’un plan de classification (file plan)Kind of record Record category Description
Benefit plans, insurance plans, pension plans Employee Benefit Descriptions Descriptions of all employee benefit plans.
Payroll timesheets, supplementary payroll information Payroll Records Summaries of hours worked, overtime, and
salary paid.
Vendor invoices Invoices Records of goods or services purchased from vendors.
Product surveys, questionnaires, training manuals, training videos Training Materials Provides internal or external training.
Shipping forms, shipping reports Shipping Records Documents the shipment of materials.
Press releases, newspaper articles Press Releases Public relations information about products and services.
Emergency contact sheets, medical plan enrollment forms, resumes, benefits status reports
Personnel Records Records of individuals' employment histories and related personnel actions.
Exemple d’un plan de classification (file plan)Records Description Media Record category Retention Disposition Contact
401k plans Description of employee benefit plan. Web pages Employee Benefit Plans X years None Kathi Flood
Insurance plans Description of employee insurance plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Pension plans Description of employee pension plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Payroll timesheets Summaries of hours worked, overtime, and salaries paid. Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Supplementary payroll information
Summaries of sick time, vacation time, and other non-
salary payroll items.Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Vendor invoices Records of goods or services purchased from vendors. Print Invoices X years Destroy Eric Lang
Product surveys Customer satisfaction survey. Web pages Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Questionnaires Questionnaire to determine customer demographics. Print Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Training manuals Hard-copy training content. Print Training Materials X years Destroy Molly Dempsey
DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION
ARCHITECTURE SHAREPOINT DE LA SOLUTION ET APPROCHE PRÉCONISÉE!
Déclaration d’un enregistrement
Déclarer un groupe de documents
Centre de gestion des enregistrements
18
Recherche d’un document par numéro
Dépôt de document pour la soumission
Détails sur la conformité19
Politique de rétention
Type de contenu Permet de répliquer la logique du papier Flexible, mais peut devenir complexe
Application des règles Déplacer dans la poubelle Disposer de façon permanente Transférer à un autre endroit Démarrer un workflow Sauter à la prochaine étape Déclarer un enregistrement Effacer les brouillons précédents Effacer toute les versions précédentes
Officiel et non officiel, quelle est la différence ?
Non officiel Aucune valeur pour l’entreprise
Officiel Supporte les opérations de l’organisation Aspect légaux Historique Valeur pour l’organisation
Requis fonctionnel
Applications des règles d’affaires selon le dossier Répliquer les métadonnées automatiquement du dossier au
document Recherche par les métadonnées et secteur d’activité Partage de l’information en PDF
Réplication des métadonnées
Permet d’éviter d’ajouter manuellement les métadonnées à un document
Réplique l’information du dossier au document La réplication du dossier peut utiliser la réplication :
de la bibliothèque documentaire du dossier parent démarrer une nouvelle stratégie
Composante requiseNom de la composante GID Module Description
Recherche de cote de classification
Plan de classification Lors de l’assignation d’une cote de classification à un dossier GID, cette fonction permet à l’utilisateur d’avoir accès à la liste des cotes de classification (une liste de plus de 5800 cotes) avec la possibilité de faire des recherche par :o No de cote du dossiero Titre du dossiero Sous-titre du dossier
Permet aussi de faire une demande de création d’une nouvelle cote (Un WF d’approbation est attaché à cette demande).
Changement automatique du type de contenu
Stratégie de gestion des informations La GID dans un contexte de gestion des enregistrements sur place, nécessite d’appliquer automatiquement les règles de conservations associées à la cote de classification. Cette fonction permet de changer le type de contenu par défaut par celui correspondant à la règle de conservation.
Calcul automatique des dates Stratégie de gestion des informations La date finale vie active = Date d’ouverture de dossier + durée active La date de disposition finale = Date de fermeture de dossier + durée
d’entreposage.
Recherche de dossier GID Recherche Fonction qui permet de centraliser la recherche des dossiers GID. Tout dossier GID non confidentiel créé dans un site départemental, est répliqué sous forme d’un item dans une liste centralisée pour un besoin de recherche et de déclassement. À noter que les dossiers créés dans les sites départementaux ne sont accessibles qu’aux usagers du département.
Développement requisNom de la composante GID Description
Impression des étiquettes Pouvoir imprimer la liste des étiquettes liée à chaque dossier GID
Archivage des dossiers GID électroniques Déplacer les dossiers électroniques dans un espace d’archivage.
Destruction des dossiers GID électroniques entreposés Détruire les dossiers archivés après la fin de vie d’entreposage.
Application des règles de conservation selon la cote Permet d’appliquer le bon content type
Synchronisation de tous les dossiers du system vers une liste de dossier centralisées Recherche par dossier, sans connaître ou accéder le contenu
Mécanisme pour approuvé et gérer la destruction des dossier depuis la liste centralisée Gouvernance
Mécanisme pour approuvé et gérer la créations de nouveaux dossiers GID Gouvernance
Mécanisme pour sélection la cote de classification selon une recherche directement à partir du dossier
Recherche par colonne d’une liste
Développement évitéNom de la composante GID ALEXYA Description
Réplication des métadonnées Réplication Permet d’implanter une stratégie et opérationnaliser la réplication de métadonnée dans une bibliothèque de document.
Permet d’ajouter de la sécurité sur les colonnes SharePoint
Recherche par colonne et résultat structuré Recherche Permet de faire une recherche par métadonnée, de forer la recherche, et d’avoir un résultat structuré.
Publication des documents “cross-site” natifs à PDF Publication Permet de publier un document natif en PDF et de garder la relation entre les objets.
Conclusion
SharePoint est une plateforme de développement Identifier vos besoins de conformité et d’amélioration de la gestion
des connaissances
Nos clients
Chambre des communes
Contact
Danny Boulanger
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