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Gestión documental y
biblioteca
Para asociaciones y fundaciones
Programas de gestión de entidades no lucrativas
Calle Riu Anoia 42-54, 08820 el Prat de Llobregat
Teléfono: 93 474 74 74 - Fax: 93 474 43 56
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Índice
0.- Características y objetivos .................................................................... 3
1.- Documentos .......................................................................................... 4
1.1.- El control de los documentos ................................................................ 4
1.2.- Préstamos ......................................................................................... 5
1.3.- Listados selectivos .............................................................................. 5
2.- Libros .................................................................................................... 7
2.1.- El control bibliotecario ......................................................................... 7
2.2.- Listados selectivos y préstamos ............................................................ 7
3.- Otros documentos ................................................................................. 8
3.1.- Publicaciones periódicas ...................................................................... 8
3.3.- Vídeos ............................................................................................... 9
3.4.- Discos .............................................................................................. 10
4.- Otros procesos ..................................................................................... 10
Este documento sólo recoge algunas de las características del
programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la
versión demo desde www.suport.org.
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0.- Características y objetivos
El programa contempla tanto la gestión bibliotecaria como la gestión de los archivos
generados por la propia entidad: contratos, estatutos, memorias, informes, etc. Nos permite
almacenar de forma independiente los documentos de todas las entidades que queramos y
conocer su ubicación exacta, su estado de préstamo, hacer listados por materias, etc.
Control de documentos
Indexación per materias
Listados selectivos
Control de préstamo
Conexión con Gestión de Socios
Introducción de datos de libros, publicaciones periódicas, fotos, música y videos.
Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)
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1.- Documentos
1.1.- El control de los documentos
En la base de datos principal de Documentos podremos registrar toda la información
sobre los documentos de la entidad, así como los préstamos que hagamos.
En cada ficha, podremos introducir la fecha del documento, la de alta, título de
procedencia, etc. Podremos indicar su ubicación física en nuestras instalaciones y lo
podremos indexar bajo distintas temáticas para facilitar su recuperación a la hora de hacer
búsquedas.
Si tenemos digitalizado el documento, podr5emos indicar también su ubicación
dentro de nuestro ordenador.
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1.2.- Préstamos
Desde la misma ficha, podremos acceder a la información sobre los préstamos.
1.3.- Listados selectivos
Se pueden seleccionar los documentos por código, fecha de alta o de baja, contacto,
procedencia, tipo, clasificación, ubicación, responsable, temas y grupo.
Si queremos, por ejemplo, saber qué documentos tenemos sobre Actividades Lúdicas
y Publicidad desplegaremos la ventana de temas y seleccionaremos ambos conceptos con
Intro o doble click. Los temas se habrán introducido previamente en Tablas de
Documentos/Temas.
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Listado para saber qué usuarios no han devuelto sus documentos: serán todos
aquellos cuya cesión tenga fecha límite superior o igual a la seleccionada y que no
tengan introducida ninguna fecha de devolución.
Listado de índice de clasificaciones: útil para poder etiquetar las estanterías donde
colocaremos los documentos.
Además de los listados selectivos, podremos extraer listados de documentos
pendientes de devolución, por índice de clasificación y por clasificaciones.
Los listados selectivos pueden extraerse listos para ser impresos con toda su
información mediante la opción “fichas”.
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2.- Libros
2.1.- El control bibliotecario
La ficha de libros incluye los datos necesarios para la clasificación y catalogación de
los documentos: título, autor, editorial, publicación, ISBN, materias, signatura, número de
ejemplares, descripción, etc.
Como en el caso de los documentos del archivo, también se pueden consultar los
préstamos e indicar si el libro está o no excluido de préstamo
2.2.- Listados selectivos y préstamos
En el caso de los libros, también podremos extraer listados selectivos en tablas o en
fichas para imprimir, así como los listados de libros pendientes de devolución. Se puede
seleccionar por código, fecha de alta o de baja, precio, edición, autor, editorial, tipo,
ubicación, signatura, etc.
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3.- Otros documentos:
Para facilitar la búsqueda y ordenación de los documentos, el programa gestiona de
forma separada los libros, las publicaciones periódicas, fotografías, videos y discos.
3.1.- Publicaciones periódicas
Respecto a las revistas, podremos incluir los artículos de cada número, asignarles
autores y materias específicos y consultarlos desde la pantalla principal.
3.2.- Fotografías
Para el archivo fotográfico, podremos registrar las características de la imagen (B/N,
color, tamaño, ambiente, población, provincia, etc.). Podremos indexar las fotos por temas e
indicar cuál es su ubicación física en nuestras instalaciones.
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3.3.- Vídeos
En cuanto al registro de vídeos, podremos incluir título, director, productor, actores,
etc. Uno de los campos nos permitirá, además, describir el argumento e indicar si se trata de
versión original o doblada. También podremos registrar el título original, premios obtenidos,
etc.
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3.4.- Discos
En el caso de los discos y la música, podremos definir los estilos, formatos, duración,
etc.
4.- Otros procesos
Para todos los documentos, tendremos las mismas opciones para extraer listados
selectivos que tenemos en el caso de libros y documentos de la entidad.
Finalmente, el programa incorpora al menú una pestaña para distintos procesos que
se pueden llevar a cabo y entre los cuales encontramos:
Proceso de borrado: “limpia” nuestro archivo sobre la base de dos conceptos:
Material que esté de baja en la entidad hasta una fecha determinada.
Préstamos de material debidamente devueltos con fecha anterior a la
demandada.
Conexión con el programa de Gestión de Socios: posibilidad de introducir la
ruta de los datos del programa de gestión de socios donde están los registros
de las personas a quienes podemos hacer préstamos.
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