gestión del tiempo para alcanzar resultados

Gestión del Tiempo para

Desarrollo de habilidades para la acción

Gestión del Tiempo para Alcanzar Resultados


Alberto Gómez TorresAlberto Gómez TorresFacultad de Economía y Negocios

Desarrollo de habilidades para la acciónGestión del Tiempo para Alcanzar Resultados

Martes de Liderazgo


AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre

Alberto Gómez Torres www.alemgoto.com


Martes de Liderazgo


AgendaNuestra Supongamos que se nos ha dado la opción de Agenda

para Hoy

Presentación

Supongamos que se nos ha dado la opción de elegir una vida para ser vivida en perfecta armonía y orden

Datos

Retos

armonía y orden…

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre

…o, por el contrario, una existencia signada por el caos y el desorden


por el caos y el desorden


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos ¿Quién en su sano juicio elegiría el desorden del Técnicas

Herramientas

Cierre

elegiría el desorden del caos?...Cierre



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AgendaNuestra Sin embargoAgenda

para Hoy

Presentación

Sin embargo…

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

U i l d t é d ifi t Agendapara Hoy

Presentación

Un mayor nivel de estrés pone de manifiesto el uso poco eficiente de la

gí di ibl Datos

Retos

energía disponible para desarrollar los

d l idTécnicas

Herramientas

Cierre

procesos de la vida.

Cierre



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AgendaNuestra

P l l ti Agendapara Hoy

Presentación

Para las empresas, el tiempo es…

Datos

Retos Y se mide en…Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre


Para otros, el tiempo es la Vida…


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación¿Será necesario…

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre

d ll HABILIDADES PARA LA …desarrollar HABILIDADES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO?



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AgendaNuestra Todos empezamos cada día con la misma cantidad

d ti t t d 86 400 g d Agendapara Hoy

Presentación

de tiempo en nuestro contador: 86.400 segundos. De cada uno de

d dDatos

Retos

nosotros depende cómo administramos iTécnicas

Herramientas

Cierre1. 60 segundos en un minuto2 60 minutos en una hora

ese tiempo:

Cierre 2. 60 minutos en una hora3. 24 horas en un día4. Y 168 horas en una

semana…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto


tenemos… sino de cómo lo utilizamos.


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre


http://www.nytimes.com//interactive/2009/07/31/business/20080801‐metrics‐graphic.html


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación La mayoría de las Datos

Retos

La mayoría de las personas gastan más tiempo energías en Técnicas

Herramientas

Cierre

tiempo y energías en hablar de los

Cierreproblemas que en afrontarlos.

Henry Ford



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

En un primer momento podríamos pensar que una persona a la que le falta tiempo para finalizar sus tareas es una persona con más obligaciones que otra que sí las termina Pero

Datos

Retos

con más obligaciones que otra que sí las termina. Pero entonces por qué el dicho de “si quieres que algo se haga, encárgaselo a una persona ocupada”.

Técnicas

Herramientas

Cierre

Por regla general, la realidad es otra y tiene que ver con la capacidad para la

i ió d l i SiCierre organización del tiempo. Si habitualmente nos falta tiempo deberíamos plantearnos cómo estamos organizados.



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AgendaNuestra

¿Gestionar el tiempo?Agendapara Hoy

Presentación

¿Gestionar el tiempo?

Datos

Retos Es la gestión de nuestras propias ti id dTécnicas

Herramientas

Cierre

actividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempo disponible o

d t i d l tiCierre determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.



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AgendaNuestra


Presentación


Datos

Retos

¿Por CUÁL actividad Técnicas

Herramientas

Cierre

¿Por CUÁL actividad empezar? ¿Qué tienes que

Cierre

hacer?



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AgendaNuestra


Presentación


Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



Martes de Liderazgo


AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Cuatro claves para sacar mayor rendimiento a las horas del día:

Datos

Retos 1. Deje de hacer cosas innecesarias1. Deje de hacer cosas innecesarias

Técnicas

Herramientas

Cierre

2. Analice y luego actúe.2. Analice y luego actúe.

Cierre

3. Delegue.3. Delegue.

4. Si no quiere perder su tiempo no se lo haga perder a otras personas.4. Si no quiere perder su tiempo no se lo haga perder a otras personas.



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AgendaNuestra

f l lf l lAgendapara Hoy

Presentación

Deje de hacer cosas innecesarias

Deje de hacer cosas innecesarias

Define claramente los objetivos y selecciona lo

más importante

Define claramente los objetivos y selecciona lo

más importante

Datos

Retos‐ Analiza como gastas tu tiempo‐ Analiza como gastas tu tiempo

Técnicas

Herramientas

Cierre

Analice y luego actúe.

Analice y luego actúe.

‐ Analiza como gastas tu tiempo.‐ Lleva una lista de tareas

pendientes.‐ Planea tu día desde el día anterior.‐ No dejes las cosas para después.

‐ Analiza como gastas tu tiempo.‐ Lleva una lista de tareas

pendientes.‐ Planea tu día desde el día anterior.‐ No dejes las cosas para después.Cierre

DelegueDelegue‐ Delega en los demás.‐ Aprende a decir “NO”.

‐ Concéntrate en la tarea actual.

‐ Delega en los demás.‐ Aprende a decir “NO”.

‐ Concéntrate en la tarea actual.



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AgendaNuestra

Plan personal de uso eficaz del tiempoAgendapara Hoy

Presentación

Plan personal de uso eficaz del tiempo

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



Martes de Liderazgo


AgendaNuestra Plan personal de uso eficaz del tiempoAgenda

para Hoy

Presentación

p p

FasesDescubrir como funcionamos en relación al tiempoDescubrir como funcionamos en relación al tiempo

Datos

Retos

Descubrir como funcionamos en relación al tiempo. •El propio recurso tiempo•Nuestros hábitos•El comportamiento de nuestro entorno

Descubrir como funcionamos en relación al tiempo. •El propio recurso tiempo•Nuestros hábitos•El comportamiento de nuestro entorno

Técnicas

Herramientas

Cierre

Decidir que queremos conseguir •Largo Plazo •hasta mañana

Decidir que queremos conseguir •Largo Plazo •hasta mañana

CierreEliminar todo lo que perjudique nuestra eficacia•Defendernos de nuestros ladrones de tiempo

Eliminar todo lo que perjudique nuestra eficacia•Defendernos de nuestros ladrones de tiempo

Desarrollar nuestras capacidades•personales•de las personas que dependen de nosotros

Desarrollar nuestras capacidades•personales•de las personas que dependen de nosotros


•de las personas que dependen de nosotros•de las personas que dependen de nosotros


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AgendaNuestra

¿Cómo establecer prioridades?Agendapara Hoy

Presentación

¿Cómo establecer prioridades?

1 P i i ióDatos

Retos

1. Priorización

(C )Técnicas

Herramientas

Cierre2. Eficacia

(Covey)

Cierre

(Pareto)

3. Inmediatez(Para ayer!)


(Para ayer!)


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

1. Priorización

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

1. PriorizaciónImportante

Tenemos tendenciaa reaccionar mejor

Datos

RetosEVITAEVITA DECIDEDECIDEte

SINO

a reaccionar mejorfrente a la urgencia que frente a laimportancia:

Técnicas

Herramientas

Cierre

EVITA EVITA HACERLOHACERLO

DECIDE DECIDE CUANDO DEBES CUANDO DEBES

HACERLOHACERLOUrgent

NO

1. Clasifica tus tareas: encuadrar

importancia:

Cierre

DELEGA DELEGA EN OTROSEN OTROS

HÁZLO HÁZLO AHORAAHORASI

las tareas en cada uno de los bloques.

2. Disciplina: realizar las tareas en el

Fuente: First things first Steven R Covey

EN OTROS EN OTROS AHORA AHORA MISMOMISMO

orden correcto.


Fuente: First things first. Steven R. Covey.


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AgendaNuestra Situaciones más frecuentesAgenda

para Hoy

Presentación

Importante

SINO

Situaciones más frecuentes

Datos

Retos

•• TrivialidadesTrivialidades•• PasatiemposPasatiempos•• Tareas improductivasTareas improductivas•• EntretenimientosEntretenimientos juegosjuegos

•• PrevenciónPrevención•• Construcción de relacionesConstrucción de relaciones•• Planificación y preparaciónPlanificación y preparación•• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas

Urgente

NO

Técnicas

Herramientas

Cierre

•• Entretenimientos Entretenimientos -- juegosjuegos•• Cualquier otra cosaCualquier otra cosa

•• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas•• Conocimiento profesionalConocimiento profesional

•• InterrupcionesInterrupcionesAl ll d t l fó iAl ll d t l fó i

•• Situaciones de pánicoSituaciones de pánicoA t t tA t t tCierre •• Algunas llamadas telefónicas o Algunas llamadas telefónicas o

mailsmails•• Algunas reunionesAlgunas reuniones•• Reuniones no preparadasReuniones no preparadas

•• Asuntos estresantesAsuntos estresantes•• Fuego cruzadoFuego cruzado•• Proyectos con plazos marcadosProyectos con plazos marcados

SI


p pp p•• Actividades popularesActividades populares



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AgendaNuestra Hacia una estrategia inteligenteAgenda

para Hoy

Presentación

Hacia una estrategia inteligente

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre




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AgendaNuestra Hacia una estrategia inteligenteAgenda

para Hoy

Presentación

Hacia una estrategia inteligenteImportante = f (valor para empresa)

SINODatos

Retos IrresponsabilidadIrresponsabilidadVisiónVisión

PerspectivaPerspectivapo)

OTécnicas

Herramientas

Cierre

Dependencia de otrosDependencia de otros EquilibrioEquilibrioControlControl

= f (tie

mp

NO

Cierre

Fuera de controlFuera de controlSentimiento de Sentimiento de

ictimi aciónictimi aciónNos estresamosNos estresamosU

rgente

SI victimizaciónvictimizaciónEnfoque al corto plazoEnfoque al corto plazo

Nos quemamosNos quemamosS




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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos Piedras Grandes Técnicas

Herramientas

Cierre

Grandes, Estableciendo prioridadesCierre prioridades



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

2. Técnica de ParetoSe basa en la doble aplicación de l gl d l 80 20

Datos

Retos

la regla del 80-20.

1. El 80% de las tareas puede li l 20% d l ti lTécnicas

Herramientas

Cierre

realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.

2 Por su parte el 80% de nuestraCierre 2. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan alpor el valor que generan al proyecto).



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

3. Inmediatez

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre

T di i lAlberto Gómez Torres www.alemgoto.com

Tradicionales…


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra ManicTime, gestión personal del tiempoAgenda

para Hoy

Presentación

, g p p

Se trata de una li ió

Datos

Retos

aplicación que instalamos en elTécnicas

Herramientas

Cierre

en el ordenador donde queremosCierre queremos controlar en qué se estáestá ocupando el tiempo de trabajo


http://www.manictime.com/

j


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AgendaNuestra RescueTime, monitorización online del tiempo Agenda

para Hoy

Presentación

, pde trabajo en la empresa

Se trata de una aplicación

Datos

Retos

una aplicación online que nos facilita el análisis delTécnicas

Herramientas

Cierre

análisis del tiempo de trabajo y en quéCierre qué aplicaciones lo ocupamos.

Además nos ayuda a definir proyectos y definir los tiempos de los mismos de forma sencilla, o bloquear aplicaciones mientras estamos trabajando para que no nos distraigan y mantengamos la concentración.


no nos distraigan y mantengamos la concentración.

https://www.rescuetime.com/


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AgendaNuestra timeEdition, gestión de tiempo y de tareas

Agendapara Hoy

Presentación

Más que un programa para auditar de forma automática el tiempo

Datos

Retos

que pasamos delante de nuestro ordenador o en qué estamos

Técnicas

Herramientas

Cierre

trabajando combina un temporizador con gestor de tareas.

CierreSe trata de ir añadiendo para quién estamosquién estamos trabajando y en qué proyecto o tarea lo estamos haciendo. http //www timeedition com/


http://www.timeedition.com/


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

PresentaciónAlguien se ufanó ante UNAMUNO:

Datos

Retos “Yo duermo menos que usted”. Si replico Don Miguel pero yo cuando Técnicas

Herramientas

Cierre

Si, replico Don Miguel, pero yo, cuando estoy despierto, estoy más despierto

que usted”Cierre que usted



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

PresentaciónPlanificarPlanificar programarprogramar ejecutarejecutar

Datos

RetosEl uso del tiempo solo es importante cuando existen objetivos que alcanzar. La mayoría de las personas presta poca atención a los

Técnicas

Herramientas

Cierre

objetivos. Simplemente va respondiendo a los hechos de cada día; o reacciona en función de las demandas y las presiones de las personas que nos rodean.Cierre

Definir ObjetivosDefinir Objetivos Definir las actividades o tareasDefinir las actividades o tareas

Diseñar un plan de acciónDiseñar un plan de acción

• Que?

actividades o tareasactividades o tareas

• Cómo

acciónacción

• Cuando?



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AgendaNuestra Planificar ProgramarAgenda

para Hoy

Presentación

gAntes Después

Definir qué hay que hacer. Decidir cuando se hace.Asignar recursos

Datos

Retos

Asignar recursos.

Consejos útiles:

Técnicas

Herramientas

Cierre

‐ Preparar un programa de trabajo antes de iniciar la jornada, dedicándonos a actividades elegidas deliberadamente y no reaccionando a lo que va presentándose.P l ti id d f ió d l bj ti lCierre ‐ Programar las actividades en función de los objetivos, pues lo que

cuenta son los resultados, no las actividades.‐ Agrupar asuntos y temas relacionados. Se cortara el tiempo para atenderlos y ayuda a la concentración (Enfoque)atenderlos y ayuda a la concentración (Enfoque).‐ Asignar a cada actividad un tiempo no excesivo, porque al final las cosas llevan más tiempo del deberían.‐ Liberar algún tiempo


‐ Liberar algún tiempo .


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

TRAMPAS EN EL CONTROL DE NUESTRO TIEMPO

Datos

Retos

NUESTRO TIEMPO•El excesivo PERFECCIONISMO•No saber decir NoTécnicas

Herramientas

Cierre

No saber decir No •Estar muy ocupado (recordemos el cuento de los dos leñadores…)

Cierre•Dejar las cosas importantes para luego•La adicción al trabajoL “ it ió d l i ” “l i l i•La “excitación del riesgo”: “la prisa suele servir para ahorrar minutos…….después de haber malgastado horas”


malgastado horas


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

LADRONES DE NUESTRO TIEMPO‐ Visitas ‐ Visitas

Datos

Retos

TIEMPOLos ladrones de tiempo son esa suma de

inesperadas. inesperadas.

‐ Reuniones. ‐ Reuniones.

Técnicas

Herramientas

Cierre

suma de imprevistos que nos resta minutos e

‐ Papeleo y lectura.

‐ Papeleo y lectura.

Cierre minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos

‐ Desorden. ‐ Desorden.

‐ Comunicación ‐ Comunicación Detectarlos nos ayudará a combatirlos

ineficaz. ineficaz.

‐ Escasa disciplina personal.

‐ Escasa disciplina personal.



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AgendaNuestra

DECALOGO DEL USO DE TIEMPOAgendapara Hoy

Presentación

DECALOGO DEL USO DE TIEMPO

1 DECIDE A DONDE QUIERES IR d i t bj tiDatos

Retos

1. DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí3. ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO

ÁTécnicas

Herramientas

Cierre

4. COMIENZA POR LA MÁS IMPORTANTE5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más importante.Cierre6. HAZLO YA, no lo dejes para luego7. CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO8. ACABA LO QUE COMIENCES8. ACABA LO QUE COMIENCES9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO10. TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta vive


disfruta, vive.


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

POR QUE EL TIEMPO PASA MAS RÁPIDO…

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

POR QUE EL TIEMPO NO SE DETIENE…

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

CierreCierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

Adiós, tiempo

Datos

Retos

Técnicas

Herramientas

Cierre

Luis Biedma

Cierre

Lo que más me angustia de existir, es el paso del tiempo. En lo que me lleve escribir este pensamiento, se habrán consumido sesenta segundos que ya nunca volverán. Mientras discurro, un minuto de mi vida se está marchando para siempre, o para nunca, quien sabe. Adiós, tiempo. Te llevas contigo parte de mi historia, unos cuantos latidos de mi corazón, y


algún que otro miedo que hace un minuto no quería, pero por el que ahora lo daría todo.


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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación

La vida hecha del tiempo o La vida y

Datos

Retos

p yel desperdicio del tiempo

Técnicas

Herramientas

Cierre

p

Cierre



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AgendaNuestra

Agendapara Hoy

Presentación "¿Amas la vida?Datos

Retos

¿Amas la vida? No desperdicies el tiempo porque

Técnicas

Herramientas

Cierre

el tiempo porque es la sustancia de que está hecha."Cierre

Benjamin Franklin.

que está hecha.



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Alberto Gómez TorresAlberto Gómez TorresAgente de Cambio

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Teléfono de contacto: 3002136294

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