1-11-2014

IMPORTANCIA

DE LA GESTIÓN

DE PROYECTOS PONTIFICIA UNIVERSIDAD

CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE

IBARRA

ESCUELA DE INGENIERÍA – GESTIÓN DE

PROYECTOS

Tatiana Elizabeth Andrade Ávila

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Tabla de contenido Introducción .......................................................................................................................................................................... 3

Importancia de la Gestión de proyectos ........................................................................................................................... 3

Definiciones ....................................................................................................................................................................... 4

Proyecto ......................................................................................................................................................................... 4

Gestión ........................................................................................................................................................................... 5

Conclusiones ......................................................................................................................................................................... 7

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IMPORTANCIA DE LA

GESTIÓN DE PROYECTOS

Introducción

A lo largo del tiempo se ha demostrado que la planificación y el

planteamiento de objetivos han sido claves para alcanzar la consecución

de los resultados deseados.

Como seres humanos y como una forma de adaptación al mundo

cambiante, estamos obligados a transformar todo lo que nos rodea en

productos o servicios que tendrán un mayor grado de utilidad, y para ello

se ha ido concibiendo y comprobando la idea de que somos más

productivos mientras más organizados seamos y mientras más alineados

con los objetivos estamos.

Una buena organización, compromiso, comunicación y liderazgo son

claves para alcanzar las metas deseadas; es así que, aunque

empíricamente, desde hace muchos años AC ya se planificaba y se

articulaba métodos para la consecución de resultados; son ejemplos la

construcción de las tres grandes pirámides de Guiza (registros muestran

que hubo gerentes para cada una de las cuatro caras de las pirámides),

la Gran Muralla China (la fuerza de trabajo fue organizada en tres grupos:

soldados, gente común y criminales), entre otros.

Importancia de la Gestión de proyectos

Las organizaciones que se encuentran en un buen nivel competitivo,

tienen muy en claro ciertos principios que hacen que sus empresas se

encuentren siempre en un ciclo de mejoramiento; estos principios son:

Definición clara de los productos y servicios que ofrecen,

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Definición clara del camino que lleva a producir dichos productos y

servicios,

Estándares de calidad definidos para sus productos y servicios,

Medición constante de indicadores de calidad.

Filosofía de mejoramiento continuo.

La razón de ser de las organizaciones es producir bienes o servicios, en

este sentido, en la actualidad se distinguen tres sistemas de producción

que son:

El sistema basado en la producción en masa (producto específico,

maquinaria específica, p.e. producción de piezas de automóviles); sistema

basado en la producción de lotes (sistemas flexibles, productos similares,

p.e. fabricación de muebles) y sistema para producir o alcanzar objetivos

no repetitivos (se produce una sola vez, se realizan tareas que talvez nunca

se han realizado y probablemente no se volverán a ejecutar)

Definiciones

Proyecto

Justamente la definición de proyecto encaja en el último de los tres

sistemas de producción antes mencionados; un proyecto es la

concepción de una idea tendiente a solucionar un problema o una

necesidad únicos a través de la ejecución ordenada de una serie de

tareas específicas que quizá nunca han sido realizadas y probablemente

no se volverán a realizar; un proyecto corresponde a un trabajo temporal,

es decir que tiene un inicio y un fin definidos.

Podemos utilizar la definición de Brown Boveri que considera un proyecto

como “…un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según

unas especificaciones técnicas determinadas, y con unos objetivos, costes,

inversiones y plazos prefijados…”

Precisamente los productos únicos, las actividades no repetitivas y el inicio

y fin definidos son los aspectos que diferencian a un proyecto de los

procesos que normalmente se ejecutan en una empresa.

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Gestión

Se entiende por gestión la realización de diligencias conducentes a

alcanzar un deseo cualquiera.

En este sentido, por gestión de proyectos entenderíamos a la articulación

del método para alcanzar un fin único y no repetitivo dentro de un plazo

establecido a través de funciones como planificar, organizar, controlar y

dirigir.

“Podemos definir la Gestión de Proyectos como el

procesos de planeación y manejo de tareas y

recursos con el fin de cumplir con los objetivos

definidos para la implementación de un proyecto

nuevo en la empresa, y la comunicación

permanente del progreso y avance de resultados.

Para ello la Gestión de Proyectos requiere de la

coordinación de: Tiempo + Equipo + Dinero +

Tareas + Personas”. (Publicaciones Vértice S.L, s.f)

En consecuencia, relacionando la importancia de la planificación del

trabajo que se hizo énfasis anteriormente y los conceptos anotados,

podemos concluir la importancia de la Gestión de Proyectos para el éxito

de los mismos dentro de una organización.

Es necesario para la gestión de proyectos distinguir dos fases en la vida de

los proyectos: La Planeación y la Ejecución, donde la planeación sin duda

juega un papel muy importante, ya que, si bien no asegura de forma

indiscutible el éxito del proyecto, ayuda en gran medida a conseguir

mayor éxito que fracaso; ciertamente la aptitud de modelar la

planificación de un proyecto es algo que se va enriqueciendo con la

experiencia, ya que, difícilmente podemos predecir con un buen grado

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de exactitud los recurso y tiempo que nos va tomar la ejecución de

actividades determinas; con la experiencia podremos alcanzar un mayor

grado de precisión pero jamás este será en un 100%.

Dentro de la planificación se tendrá que realizar actividades como la

definición del problema a solucionar visto como una oportunidad de dar

la mejor solución a dicho problema, lo que nos permitirá sacar ventaja

frente a la competencia; si bien es cierto, la definición del problema no es

algo que nos tome mucho tiempo o tenga un grado alto de dificultad pero

sin lugar a dudas constituye las riendas del alcance del proyecto por lo

que supone una gran importancia para el resto de la planificación y

también para le ejecución.

Otra actividad dentro de la planeación es la planificación en sí del

proyecto; aquí se deberá determinar el camino para conseguir la solución

al problema planteado; identificando esencialmente el grado de calidad,

el coste económico y los plazos en los cuales se obtendrá la solución al

problema. Es aquí donde radica la importancia de la experiencia, a la

hora de estimar tiempos y costes asociados a cada actividad una buena

planificación recaerá en una ejecución controlada y predecible lo que

asegurará en mayor grado el cumplimiento de la calidad que está

representada por el cumplimiento de los requerimientos del cliente.

Seguido de la fase de planeación viene la fase de la ejecución del

proyecto que es el cumplimiento de las actividades y tareas planificadas

en el paso previo dentro de los tiempos y los costes estimados en la

planeación. Aquí se deberá asignar los responsables de cada una de las

tareas quienes estarán encargados de alcanzar los objetivos de dichas

tareas, informar los logros así como también las posibles desviaciones para

poder tomar las acciones correctivas oportunamente mitigando el

impacto que estas puedan tener en los costes del proyecto. En esta fase

también está comprendida la actividad de la finalización y entrega del

proyecto donde es importante documentar lo sucedido a los largo de

toda la vida del proyecto, ya que, como antes se indicó, esto enriquecerá

nuestra experiencia en la Gestión de Proyectos.

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Concluyendo, la Gestión de proyectos en de trascendental importancia,

porque la ausencia de esta provocaría la ejecución desordenada de

tareas, trabajos aislados sin organización que desembocan en pérdida de

recursos y alargue de tiempos por resolver problemas de compatibilidad

entre los productos de las diferentes actividades; costes desconocidos que

van incrementándose desmedidamente, plazos dilatados, falta de control

en la ejecución lo que provoca desviaciones y por ende la calidad del

producto se ve totalmente desmejorada.

Conclusiones

La planificación del trabajo viene realizándose desde hace muchos años

atrás, por lo que está demostrado, que aunque empíricamente, si se

planifica se alcanzará mejores resultados.

La gestión de proyectos está encaminada a coordinar la utilización de los

diferentes recursos y su utilización desde la planificación hasta la

ejecución del proyecto.

La gestión de proyectos es importante dentro de la fase de ejecución ya

que nos permite alertar posibles desviaciones para corregir o mitigar sus

posibles impactos.

La falta de la gestión de proyectos desemboca en la dilatación de los

costes y de los plazos y el desmejoramiento de la calidad del producto.