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Gestin de los Interesados

Jos Luis Montalvo Meja

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Agenda

Gestin de los interesados

Importancia

Procesos

1. Identificar a los interesados2. Planificar la gestin de los interesados

3. Gestionar la participacin de los interesados

4. Controlar la participacin de los interesados

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Importancia de la Gestin de los

Interesados

La gestin de los interesadostambin se centra en lacomunicacin continua, para

comprender necesidades yexpectativas.

La satisfaccin de losinteresados debe gestionarsecomo uno de los objetivos

clave del proyecto.

Incluye losprocesos

necesarios paraidentificar las

personas, gruposu organizacionesque puedenafectar o ser

afectados por elproyecto, para

analizar susexpectativas eimpacto.

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Gestin de los Interesados del Proyecto

13. Gestin delos interesados

13.1 Identificarlos interesados

13.2 Planificarla gestin de

los interesados

13.3 Gestionarla participacin

de losinteresados

13.4 Controlarla participacin

de losinteresados

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13.1 Identificar los Interesados

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13.1 Identificar los interesados

La identificacin de los interesados esel proceso de identificacin de laspersonas, grupos u organizacionesque podran afectar o ser afectados

por una decisin, una actividad, oresultado del proyecto.

La beneficio clave de este proceso esque permite al director del proyectoidentificar el enfoque adecuado paracada interesado o grupo deinteresados.

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13.1 Identificar los Interesados

1. Acta de constitucin

del proyecto

2. Documentos de la

adquisicin3. Factores ambientales

de empresa

4. Activos de los

procesos de la

organizacin

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Anlisis de los

interesados

2. Juicio de expertos

3. Reuniones

1. Registro de los

interesados

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13.1.1 Identificar los interesados

Entradas

Acta de constitucin del proyecto

El acta de constitucin puede suministrar informacin sobre las partes internas yexternas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado oejecucin de ste, tales como patrocinador(es), clientes, miembros del equipo, entreotros.

Documentos de la adquisicin

Partes del contrato

Proveedores y entre otros

Factores ambientales de la empresa

La cultura y la estructura organizacional;

Las normas gubernamentales o industriales (por ejemplo, los reglamentos, normasde producto)

Tendencias mundiales, regionales o locales, y las prcticas o hbitos.

Activos de los procesos de la organizacin

Las plantillas de registro de interesados

Lecciones aprendidas de los proyectos o fases anteriores

Registro de interesados de proyectos anteriores.

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Her ram ien tas y tcnicas

Se describen en lo siguientes pasos:

Identificar todos los potenciales interesados del proyecto einformacin relevante.

Analizar el impacto potencial o apoyar cada grupo de interspodra generar una estrategia de acercamiento.

Evaluar cmo puedan reaccionar o responder en diferentessituaciones, con el fin de planificar cmo influir en ellos paramejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potencialesactores clave.

Modelos de clasif icacin de los interesados:

Matriz poder/inters

Matriz poder/influencia

Matriz Influencia/impacto Modelo de Prominencia, describe las clases de los

interesados basndose en su poder, urgencia y legitimidad.

Anlisis delos

Interesados

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Matriz de poder/inters de los interesados

Alto

Poder

Bajo

IntersBajo Alto

A

B

HF

D

G C

E

Mantener

satisfecho

Gestionar

atentamente

Monitorear

Mantener

informado

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Salidas

Registro de los interesadosTitulo del

proyecto

Nmero del

proyecto

ID Nombre TtuloDepartamento(s)/

supervisor

Informacin

de contacto

Impacto

Requisitos

principales

Expectativas

principales

Influencia

(1 a 5)

Roles en el

proyecto

Responsabilidades

en el proyectoClasificacin

Registro delosinteresados

La principal salida del procesoIdentificar a los interesados es elregistro de interesados y contienedetalles relacionados como:

- Informacin de identificacin

- Informacin de evaluacin- Clasificacin de los interesados

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13.2 Planificar la Gestin de losInteresados

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13.2 Planificar la de Gestin de los

Interesados

El plan de gestin de los interesados es elproceso de desarrollar estrategias de gestinadecuadas para lograr la participacin eficaz de

los interesados a lo largo del ciclo de vida delproyecto.

El beneficio clave de este proceso es queproporciona un plan claro y factible parainteractuar con los interesados del proyecto a finde apoyar los intereses del mimo.

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13.2 Planificar la Gestin de los

Interesados

1. Plan para la direccin

del proyecto

2. Registro de los

interesados

3. Factores ambientales

de la empresa

4. Activos de los

procesos de la

organizacin

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Juicio de expertos

2. Reuniones

3. Tcnicas analticas

1. Plan de gestin de

los interesados

2. Actualizaciones a los

documentos del

proyecto

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13.2.1 Planificar la gestin de los

interesados: Entradas

Plan para la direccin del proyecto

Se tiene en cuenta el ciclo de vida seleccionado para el proyecto, y los procesos quese aplicarn en cada fase.

Descripcin de cmo se ejecutara el trabajo para alcanzar los objetivos

Descripcin de como se cumplirn los requisitos del recurso humano

Necesidades y tcnicas de comunicacin entre los interesados

Registro de los interesados

El registro de los interesados proporciona la informacin necesaria para planificar lasformas adecuadas de involucrar a los interesados.

Factores ambientales de la empresa

Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan, ya que la gestin de losinteresados debera adaptarse al entorno del proyecto. Entre ellos cultura, estructura,clima poltico, etc.

Activos de los procesos de la organizacin

Todos los activos de los procesos se utilizan, entre ellos la base de datos de las

lecciones aprendidas, informacin histrica, etc.

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Her ram ien tas y Tcnicas

Desconocedor del proyecto y de susimpactos potencialesDesconocedor

Conocedor del proyecto y de sus impactospotenciales, y reticente al cambio.Reticente

Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoyani es reticenteNeutral

Conocedor del proyecto y de sus impactospotenciales, y apoya el cambioPartidario

Conocedor del proyecto y de sus impactospotenciales, y activamente involucrado enasegurar el xito del mismo.

Lder

Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario Lder

Interesado 1 C D

Interesado 2 C D

Matriz de evaluacin de participacin de los interesados

Tcnicas analticas

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13.3 Gestionar la Participacin delos Interesados

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13.3 Gestionar la Participacin de los

Interesados

Gestionar la participacin de los interesadoses el proceso de comunicarse y trabajar conlos interesados para satisfacer susnecesidades/expectativas, abordar los

incidentes en el momento que ocurren yfomentar la participacin adecuada de losinteresados en las actividades del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es quepermite al director del proyecto incrementar elapoyo y minimizar la resistencia por parte delos interesados.

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Gestionar la participacin de los

interesados

Gestionar la participacin de los interesados implica realizaractividades tales como:

Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas del

proyecto para obtener o confirmar su compromiso

continuo con el xito del proyecto.

Gestionar las expectativas de los interesados mediante

negociacin y comunicacin para asegurar que se

alcancen los objetivos del proyecto.

Abordar posibles inquietudes que aun no representan

incidentes y anticipar futuros problemas que puedan

plantear los interesados.

Aclarar y resolver los incidentes que han sidoidentificados.

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13.3 Gestionar la Participacin de los

Interesados

1. Plan de gestin de

los interesados

2. Plan de gestin de

las comunicaciones3. Registro de cambios

4. Activos de los

procesos de la

organizacin

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Mtodos de

comunicacin

2. Habilidades

interpersonales3. Habilidades de

gestin

1. Registro de

incidentes

2. Solicitudes de

cambio3. Actualizaciones al

plan para la direccin

del proyecto

4. Actualizaciones a los

documentos del

proyecto

5. Actualizaciones a losactivos de los

procesos de la

organizacin

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Estrategia de Gestin de los Interesados

Descripcin de los interesadosAlgunas opciones para la gestin de

los interesadosInters alto en el proyecto, influencia baja,

experto con mucho conocimiento en reas de

alto riesgo

Invitar al interesado a participar en el proceso

de gestin de riesgos

Inters bajo, es la fuente de requisitos

principales en el proyecto (influencia alta), no

es fcil trabajar con el

Asegurarse que los requisitos sean claros.

Enviar reportes

Inters alto, influencia alta, no apoya el

proyecto

Asegurarse de saber por qu el interesado no

apoya el proyecto y centrar tu plan para

gestionar este interesado atendiendo estas

razones

Inters alto, influencia alta, apoya el proyecto

Involucrar al interesados en reuniones de

equipo, mantenerlo informado e incluir la

informacin que el interesado solicitInters moderado, influencia alta, apoya el

proyecto

Invitar al interesado a unirse oficialmente al

equipo de la direccin del proyecto

Inters moderado, influencia alta debido a que

ha identificado un gran nmero de riesgos,

apoya el proyecto

Planificar reuniones peridicas con el

interesado a lo largo del proyecto para ver si ha

identificado otro riesgo

Inters moderado, nervioso acerca de

completar sus actividades asignadas

Planificar para buscar y enviar literatura

relevante que ayude al interesado

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13.4 Controlar la Participacin delos Interesados

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13.4 Controlar la participacin de los

interesados

Controlar la participacin de los interesados esel proceso de monitorear las relacionesgenerales de los interesados del proyecto y

ajustar las estrategias y los planes parainvolucrar a los interesados.

El beneficio clave de este proceso es que semantendr o incrementar la eficiencia yeficacia de las actividades de participacin delos interesados a medida que el proyectoevoluciona y su entorno cambia.

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13.4 Controlar la participacin de los

interesados

1. Plan para la direccin

del proyecto

2. Registro de

incidentes3. Datos de desempeo

del trabajo

4. Documentos del

proyecto

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Sistemas de gestin

de la informacin

2. Juicio de expertos

3. Reuniones

1. Informacin de

desempeo del

trabajo

2. Solicitudes decambio

3. Actualizaciones al

plan para la direccin

del proyecto

4. Actualizaciones a los

documentos del

proyecto5. Actualizaciones a los

activos de los

procesos de la

organizacin

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13.4.1 Controlar la participacin de los

interesados: Entradas

Plan para la direccin del proyecto

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cadafase.

El modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto

El modo en que se cumplirn los requisitos de los recursos humanos

Un plan de gestin de cambios que documente el modo en que se monitorean y secontrolan los mismos.

Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesado

Registro de incidentes

Datos de desempeo del trabajo

Los datos de desempeo del trabajo son las observaciones y mediciones primariasidentificadas durante las actividades ejecutadas.

Documentos del proyecto

Para controlar la participacin de los interesados se pueden utilizar como entradas deapoyo mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio,

planificacin, ejecucin y control.

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Her ram ien tas y Tcnicas

Proporciona unaherramienta estndar para

que el director del proyectocapture, almacene ydistribuya a los interesadosinformacin relativa a los:

Costos

Avance del cronograma Desempeo del proyecto

Sistemas deGestin de

laInformacin

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Salidas

Informacin dedesempeo deltrabajo

Las sol ic i tudesde camb io

Actual izacinde losdocumentosdel proyecto

Consiste en los datos de desempeo recopilados de varios procesosde control, analizados en contextos e integrados sobre la base de lasrelaciones entre reas.

Se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado deCambios:

Acciones correctivas recomendadas

Acciones preventivas recomendadas

Las actualizaciones de los documentos del proyecto se encuentran en:

- Registro de interesados

- Registro de incidentes