gestión administrativa
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Como gestionar administrativamente una empresaTRANSCRIPT
GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN
LA PYME
INTRODUCCIÓN AL EXCEL: HOJA DE CALCULO
BASES DE DATOS: ACCESS
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
PEDIDO
ALBARAN
LETRA DE CAMBIO
FACTURA
PROCESO DE COMPRA
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
1. El almacén al comprobar que quedan pocas existencias de un
determinado producto, realiza una petición al departamento
de compras, que es el encargado de contactar con los
proveedores habituales.
2. El departamento de compras formula el pedido
correspondiente, y una vez recepcionado pasa a almacén
para su control
3. El proveedor cursara, junto con la mercancía, el
correspondiente albarán o nota de entrega que será
recepcionada por compras.
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
4. El departamento de compras pasara copia al almacén delcorrespondiente albarán.
5. El proveedor emite y envía factura, compras comprueba lamisma con el albarán que tiene en su poder.
6. Compras pasa al departamento de contabilidad la factura delproveedor para su contabilización.
7. El departamento de contabilidad realizara el pago de lafactura a través de cualquiera de las formas de pago.
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
PROCESO DE VENTA
PEDIDO
ALBARAN
FACTURA
LETRA DE CAMBIO
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
1. El departamento de ventas recibe un pedido de uncliente.
2. El departamento de ventas comunica al almacen elpedido del cliente.
3. El almacen prepara el pedido y con la mercancíaenviada adjuntara el albarán correspondiente.
4. El departamento de ventas se queda con una copia delalbarán enviado al cliente, para asi enviar la facturacorrespondiente.
EL PROCESO DE COMPRA-VENTA: PEDIDO, RECEPCIÓN Y FACTURACIÓN
5. El departamento de ventas emite factura para el cliente.
6. El departamento de ventas pasara copia de la factura al
departamento de contabilidad para su contabilización.
7. El departamento de contabilidad realizara el cobro de la
factura, según la modalidad de cobro.
EL DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA
Muchos de los documentos que se producen en unaempresa no son independientes, sino que guardan relaciónunos con otros. Por recurrir a un caso claro, nos fijaremos enla emisión de la factura a un cliente y podremos observarque se producen como mínimo una serie de documentosque estudiaremos a continuación y que podemos agruparlossegún se generen en una y otra de las siguientes fasestemporales:
El cliente por el medio que tenga establecido la empresa(teléfono, fax o cualquier otro) solicita bienes, servicios o lasdos cosas mediante un documento denominado PEDIDO.
EL DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA
Recepción del pedido: La empresa vendedora pondrá el producto adisposición del cliente o le prestara los servicios solicitados. Comoconsecuencia, emitirá un documento en el que dejara constancia de esaentrega de bienes o prestación de servicios. En el ALBARÁN O NOTA DEENTREGA no tiene por que aparecer precios.
De acuerdo con los criterios que se hayan acordado el proveedor entregaraal cliente un documento, ya mas formal, en el que se vierten las cantidadesy conceptos de los albaranes, se ponen los precios convenidos y seespecifica el modo de pago. Se trata de la factura.
Conforme a la formula de pago pactada, el cliente deberá hacer efectivo elimporte de la factura. A este respecto, pueden expedirse chuques para quese cobren a través del banco o pueden originarse letras cuando asi se hayapactado. Todos ellos son documentos referentes al pago.
En definitiva, hemos presentado la cadena de documentos que suelendarse incluso en una empresa con una organización elemental.
EL PEDIDO
Cuando una empresa necesita algún genero, tiene dos alternativas:
1. Esperar la visita del representante del vendedor y realizar unpedido a través de el.
2. Solicitar ella misma el producto a su proveedor.
Nosotros nos vamos a referir a la segunda alternativa, de aquí elpedido se pueda definir como una solicitud en firme de materialesque realiza la empresa a un proveedor después de haber valoradolas ofertas recibidas de un conjunto de proveedores
Aunque lo normal es que los pedidos urgentes se realicen porteléfono, la mayoría de las empresas exigen que para dejarconstancia de la solicitud se realice por fax, correo electrónico ocarta.
El pedido suele ser firmado por el director comercial, pero no esimprescindible que figure en el la firma d elas personas queautorizan la compra.
EL PEDIDO
La numeración de los pedidos adopta diversos sistemas quevarían según las empresas. Existen numeraciones complejasy sofisticadas, en las cuales se indica el centro de trabajoemisor, el material solicitado, el año de pedido etc. Desdeeste tipo de numeración, que puede resultar complicado ypoco efectivo para la mayoría de las empresas, se puedepasar a otros sistemas de numeración mas sencillos, comoel de adjudicarles un numero correlativo anual y poralmacenes. Una vez confeccionado, se debe anotar sunumero en la copia del boletín de compra archivada pororden numérico asi como en el libro de registro de compras.
Del pedido deben enviarse 2 copias al suministrador paraque devuelva una firmada y sellada en señal de aceptación.
LA RECEPCIÓN DE LAS MERCANCIAS
La recepción es la aceptación, condicionada o no, que serealiza al proveedor para que este pueda enviar una factura.
Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar unacopia del albarán o nota de entrega suministrada por elproveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa deberándisponer de los libros- registros que indiquen a donde debendirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un numerode control de entrada.
Una vez pasado este control, dependiendo del tipo detransporte, se pueden presentar dos variantes.
LA RECEPCIÓN DE LAS MERCANCIAS
Que el transportista sea una agencia, en cuyo caso la mercancíavendrá catalogada por numero de bultos y peso, exigiendo la firmadel destinatario en el albarán de transporte. Existe pues, laobligación del destinatario de contratar dichos extremos,quedándose con una copia del albarán.
Que el transportista sea directamente el suministrador. En este caso,la mercancía vendrá con el albarán de los materiales de porte. Elrecepcionista del almacén firmara dicho albarán, haciendo constarque la recepción definitiva se efectuara posteriormente, obligándoseel proveedor a aceptar las anomalías que mas tarde puedandetectarse. El albarán de la mercancía suele tener el formato quepresentamos a continuación:
LA RECEPCIÓN DE LAS MERCANCIAS
Una vez se encuentre el pedido en el almacén se procederá a suanálisis, para lo cual se deberá comparar el albarán y el pedido eidentificar la mercancía pedida con la recepcionada.
Este segundo proceso dará lugar a los siguientes pasos:
1. La recepción cualitativa por los técnicos de la empresa (a efectosde calidad y cantidad). El sistema de comprobación se realizara porpersonal cualificado de la empresa, ya que se trata de observarque la mercancía recibida reúne las condiciones contratadas.
2. La recepción cuantitativa por los encargados del almacén (aefectos de cantidad o medida). Se harán las siguientescomprobaciones:
LA RECEPCIÓN DE LAS MERCANCIAS
Que el material recibido tenga grabado en si oen su envoltura la referencia o marca solicitada.
Que sea igual al existente con ese mismocódigo, en caso de que lo hubiese.
Que sea correcto el plano, el croquis o elcatalogo, si existe, en el supuesto de que elrecepcionista sepa o pueda interpretar este extremo,teniendo en cuenta su capacidad profesional.
3. Pales (reservar de la humedad y suciedad del suelo).Comprobar que la mercancía viene lo suficientementeprotegida.
LA FACTURA
La factura es el documento que justifica legalmente una operación decompraventa y se confecciona ajustándose a los datos de los albaranesy a las notas de pedido. Sera emitida pr el vendedor de los bienes.
NORMATIVA SOBRE LA FACTURA
En la factura aparece una serie de datos con carácter obligatorio(Real Decreto 2402/1985, BOE de 30 de diciembre) como son:
Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quienvende.
Fecha de la factura.
Numero de la factura.
Datos del cliente o adquirente del bien, es decir, de quien compra.
Numero de unidades entregadas de cada bien.
LA FACTURA
Precio unitario de cada bien.
Diversos conceptos relacionados con la operación (gastos,
descuentos, impuestos, etc)
Importe total de la operación de compraventa.
Condiciones de pago del importe total de la operación.
LA FACTURA
La practica ha ido configurando el modo de emitir las facturas através de una serie de normas que habrá que adaptar siempre a lascaracterísticas de las empresas:
Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en unasola factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismodestinatario, permitiéndose, como máximo, las realizadas por unperiodo de un mes natural.
Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatariocontengan diferentes operaciones. En este caso deben constarseparadamente los conceptos, la contraprestación, el tipo impositivoy la cuota de cada operación.
En las ventas “al por menor” bastara con poner a continuación delprecio la expresión “IVA incluido”.
LA FACTURA
Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes notengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento con dichacondición, podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados opor tiques expedidos por maquinas registradoras.
Esta sustitución se puede hacer , entre otros, en los siguientes casos:
Ventas al por menor, incluso los fabricantes.
Ventas o servicios ambulantes.
Transporte de personas.
Suministros de comidas o bebidas para consumir en el acto, prestados porbares, chocolaterías, horchaterías y establecimientos similares.
Casos autorizados por la Agencia Tributaria.
Peluquerías, autopistas, gasolina…
Expedición, copia y registro de facturas.
LA FACTURA
Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando eldestinatario sea empresario o profesional, en el plazo de 30 díasdesde el devengo o el ultimo día del mes cuando se facture pormeses. Deberán entregarse al destinatario en el mismo momento dela expedición o bien dentro de los treinta días hábiles siguientes.
El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, tique ovale, pudiendo expedir un duplicado cuando concurran variosdestinatarios o en caso de perdida del original, con la expresiónsobreescrita “duplicado”
Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida,tique o vales durante seis años contados a partir de la expiración delplazo, si bien se puede sustituir por películas microfilmadas o cintasmagnéticas de dicho documento.
LA FACTURA
Los adquirientes que tengan la condición de empresarios
deben conservar las facturas recibidas dentro del plazo de
prescripción, numerándolas correlativamente.
Los profesionales y empresarios sujetos al IVA deberán llevar
obligatoriamente dos libros registros; el libro registro de factura
emitidas y el libro registro de facturas recibidas.
LA FACTURA
CONCEPTOS INCLUIDOS EN LAS FACTURAS
Cuando se realiza una compraventa, se negocia alguno de los aspectosrelacionados con la operación, y que posteriormente aparecerán en lafactura. Entre ellos los mas habituales son:
Gastos de compras
Todos los gastos ocasionados por la adquisición de la compra:
Los portes: Están gravados al mismo tipo impositivo del genero o de lamercancía que se transporta, de manera que si en unas facturas setransportan artículos al 18%, 8% y 4% de IVA, se deben prorratear losportes entre los distintos artículos, aplicando tres bases imponiblesdistintas por el concepto de los portes.
LA FACTURA
Los seguros: Van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía.Suponiendo que en la factura existan artículos sujetos a tipos impositivosdiferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artículos.
Descuentos
Son disminuciones sobre precio con el que están marcados los artículos.Podemos distinguir varios tipos:
Descuentos comerciales: Son disminuciones conseguidas por rebajas onegociaciones con el proveedor.
Descuentos financieros: Se conceden por abonar rápidamente el importede la compra.
Descuentos por cantidad: Se otorgan a los compradores que realizan unagran cantidad de pedido. En el plan General Contable reciben los nombresde “Rappels por compras” y “Rappels sobre ventas”.
LA FACTURA DE RECTIFICACIÓN
Puede surgir por:
Errores en la factura: (variaciones de precios, de cantidad,de artículos, de descuentos, etc.)
Devoluciones
La base imponible de la factura de rectificación es la quecorresponde a las variaciones efectuadas.