Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Gestión de las adquisiciones

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Quinta edición

Objetivos

Comprender la importancia de la gestión de las Adquisiciones

Conocer aspectos involucrados en la planificación de Contratación

Presentar algunos documentos usados para Adquisiciones

Presentar algunos criterios para evaluación de Proveedores

Comprender el proceso de solicitar Respuestas de Proveedor

Aprender a diferenciar Propuesta y Oferta

Describir el proceso de selección de Proveedores

Ver la importancia de una buena administración del Contrato

Ver la importancia del Cierre de cada Adquisición

Términos

Adquisición

Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa

Compra

Arriendo

Arriendo con opción de compra (leasing)

Contratación externa (outsourcing)

Contrato

Acuerdo jurídicamente vinculante

Proveedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados

Comprador se obliga a proporcionar contraprestación

Pueden aclarar las responsabilidades

Pueden agudizar el enfoque en resultados clave

Mayor responsabilidad para la entrega del trabajo

Términos

Propuesta Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Oferta o cotización Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

Procesos de la gestión de las Adquisiciones

Planificar la gestión de las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Planificar la gestión de las Adquisiciones

Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones

Determinar

Qué adquirir

Cómo

Cuándo

Cuánto

A quién

Condiciones

Recursos

Riesgos

Identificar necesidades que se pueden cumplir mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto

Herramientas y técnicas para planear adquisiciones

Análisis de Fabricación Propia o Compra

Análisis financiero

Expertos (internos y/o externos)

Ejemplo

Se necesita un artículo en un proyecto

Opción 1: Alquilar

Costo: 800[$/día]

Opción 2: Comprar

Costo de adquisición: 2.000[$]

Costo operativo: 400[$/día]

¿Cuál opción tomar?

800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + 400 [$/día] * d [día]

d = 30

Si se necesita el artículo más de 30 días

es más económico comprarlo que arrendarlo

d número de días a utilizar el artículo

Plan de gestión de las Adquisiciones

Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición

Desde la elaboración de documentación para realizar compras externas

Hasta el cierre de las adquisiciones

El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)

Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser

suministrados por el proyecto

Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance

del proyecto

Es un tipo de declaración de alcance

Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor

comprensión de las expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW* - Ejemplo

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el

hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de

hardware y software

III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el

trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado

el trabajo e información relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y

especifica cuando serán terminados

V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del

trabajo

VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo

es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como

certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,

requerimientos de viajes, etc

* SOW Statement Of Work

Planificar la contratación

Preparar documentos Para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas Para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato

Solicitar Propuesta RFP Request For Proposals

Solicitar Presupuesto u Oferta RFQ Requests For Quotes

Plantilla de solicitud de Propuesta - Ejemplo

I. Propósito del RFP*

II. Antecedentes de la organización

III. Requerimientos básicos

IV. Entorno de hardware y software

V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas

VI. Estado del trabajo e información del cronograma

VII. Posibles apéndices

A. Descripción general del sistema actual

B. Requerimientos del sistema

C. Volumen y tamaño de datos

D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*

E. Ejemplo del contrato

* RFP Request For Proposal

Solicitar Respuestas de Proveedores

Incluye:

Decidir a quién(es) invitar

Preparar documentación pertinente

Indicar qué se espera como respuesta

Propuestas

Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y

servicios de varias maneras

Ir al proveedor preferido

Buscar varios proveedores potenciales

Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores

Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Sugerencias para el control de cambios en contratos

Revisar, aprobar y documentar los cambios

Deben participar las mismas personas y

La misma manera que fue aprobada la parte original del plan

Evaluar cualquier cambio

Debe incluir un análisis de impacto

¿Cómo afecta el alcance, tiempo, costo y calidad?

Asegurarse que el nuevo sistema satisface las necesidades del

negocio y del trabajo

Tener planes de respaldo

Usar herramientas y técnicas, como

Sistema de control de cambios del contrato

Llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección

del Proyecto

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios

5.2 Recopilar

Requisitos

6.4 Estimar los

Recursos de las Actividades

6.6 Desarrollar el Cronograma

7.2 Estimar Costos

11.2 Identificar Riesgos

11.2 Identificar Riesgos

12.1 Planificar la

gestión de las Adquisiciones

12.2 Efectuar

Adquisiciones

12.3 Controlar las

Adquisiciones

12.4 Cerrar las

Adquisiciones

13.1 Identificar a los

Interesados

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

13.1 Identificar a los

Interesados

Factores ambientales de la Empresa

Activos de procesos de la organización

Plan de dirección del proyecto

Documentos del proyecto actualizados

Solicitud de cambios

Documentación de requerimientos

Registro de interesados

Registro de riesgos

Cronograma del proyecto

Empresa/

Organización

Documentos del proyecto

Estimados de costos de actividades

Requerimientos de recursos de actividades

Decisiones de hacer-o-comprar

Plan de gestión de las adquisiciones

Enunciado del trabajo de la adquisición

Criterios de selección de proveedores

Documentos de adquisiciones

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Entradas 1. Plan para la Dirección del

Proyecto

2. Documentación de Requisitos

3. Registro de Riesgos

4. Requisitos de Recursos de la

Actividad

5. Cronograma del Proyecto

6. Estimaciones de Costos de las

Actividades

7. Registro de Interesados

8. Factores Ambientales de la

Empresa

9. Activos de los Procesos de la

Organización

Salidas 1. Plan de Gestión de las

Adquisiciones

2. Enunciado del Trabajo Relativo a

la Adquisición

3. Documentos de la Adquisición

4. Criterios de Selección de

Proveedores

5. Decisiones de Hacer o Comprar

6. Solicitudes de Cambio

7. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar

2. Juicio de Expertos

3. Investigaciones del Mercado

4. Reuniones

Grupo del Proceso de Planificación

Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

Tipos de contratos

Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA

Contrato de costo reembolsable Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más Honorario (ganancia del proveedor) Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF

Contrato por tiempo y material T&M Tipo híbrido Contiene aspectos tanto de Contratos de costos reembolsables Contratos de precio fijo

Contrato de costo reembolsable

Costo más honorarios fijos. CPFF Cost Plus Fixed Fee

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados y

Recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos

estimados al inicio del proyecto.

El monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se

modifique el alcance del proyecto

Costo más honorarios con incentivos CPIF Cost Plus Incentive Fee

Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados

Recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo,

dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento establecidos en

el contrato

Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos

CPAF Cost Plus Award Fee

Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos

La mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la

satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado dentro

del contrato

Punto de asunción Total

Punto de Asunción Total PTA Point of Total Assumption Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato

Los contratistas No quieren llegar al punto de asunción total Incentivo para prevenir los sobrecostos

Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Riesgo del Proveedor

Alto

Alto

Bajo

Costo más

porcentaje

del costo

(CPPC)*

Costo más

honorarios

fijos

(CPFF)

Costo más

honorarios

con incentivos

(CPIF)

Incentivo

de precio fijo

(FPI)

Precio fijo

cerrado

(FFP)

Bajo

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.

Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.

Cláusulas del Contrato

Incluir cláusulas específicas

Para tener en cuenta temas únicos del proyecto

Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente

Cláusula de terminación

Permite al comprador o proveedor terminar el contrato

Selección de proveedores

Involucra:

Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores

Escoger la mejor

Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Adjudicar el contrato

Criterios de selección de Proveedores

Incluir como parte de los documentos de solicitud de

adquisiciones

No limitar solo al precio

Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluación de propuestas

Establecer los Criterios de Evaluación, y las preferencias, antes de

hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de

presupuesto (RFP o RFQ)

Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel

Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el

enfoque de la gestión

Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta

Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje

Enfoque

técnico

30%

Enfoque a la

gestión

30%

Rendimiento

pasado

20%

Precio 20%

Total 100%

Seleccionar proveedores

Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de

propuestas y después crean una lista más corta de proveedores

potenciales para su futura evaluación

Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final

(Best And Final Offer BAFO)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y el

proveedor(es) seleccionado(s)

Efectuar las adquisiciones

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección

del Proyecto

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios

6.4 Estimar los

Recursos de las Actividades

6.5 Estimar la Duración de las Actividades

6.6 Desarrollar el Cronograma

7.3 Determinar el Presupuesto

9.3 Desarrollar el

Equipo del Proyecto

12.1 Planificar la gestión

de las Adquisiciones

12.2 Efectuar

Adquisiciones

12.3 Controlar las

Adquisiciones

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

Documentos del proyecto actualizados

Solicitud de cambios

Calendarios de recursos

Plan de dirección del proyecto actualizado

Vendedores

Documentos del proyecto

Acuerdos

Empresa/

Organización

Documentos del proyecto

Documentos del proyecto

Plan de gestión de las adquisiciones

Documentos de adquisiciones

Criterios de selección de proveedores

Decisiones de hacer-o-comprar

Enunciado del trabajo de la adquisición

Vendedores seleccionados

Propuestas de vendedores

Activos de procesos de la organización

Efectuar las adquisiciones

Entradas 1. Plan de Gestión de las

Adquisiciones

2. Documentos de la Adquisición

3. Criterios de Selección de

Proveedores

4. Propuestas de los Vendedores

5. Documentos del Proyecto

6. Decisiones de Hacer o Comprar

7. Enunciado del Trabajo Relativo a

la Adquisición

8. Activos de los Procesos de la

Organización

Salidas 1. Vendedores Seleccionados

2. Contrato

3. Calendarios de Recursos

4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

6. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes

2. Técnicas de Evaluación de

Propuestas

3. Estimaciones Independientes

4. Juicio de Expertos

5. Publicidad

6. Técnicas Analíticas

7. Negociación de Adquisiciones

Grupo del Proceso de Ejecución

Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Asegurar que el desempeño de los proveedores cumplen con los

requisitos contractuales

Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los

profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización

y la administración de los contratos

Controlar las adquisiciones

4.2 Desarrollar el Plan

para la Dirección del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto

4.4 Monitorear y

Controlar el Trabajo del Proyecto

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios

12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones

12.2 Efectuar

Adquisiciones

12.3 Controlar las Adquisiciones

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

Plan de dirección del proyecto

Solicitud de cambios aprobados

Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo

Informes sobre el desempeño del trabajo

Información sobre el desempeño del trabajo

Solicitud de cambios

Acuerdos

Documentos de adquisiciones

Activos de procesos de la organización actualizados

Plan de dirección del proyecto actualizado

Documentos

del proyecto

Empresa/

Organización

Controlar las adquisiciones

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentos de la Adquisición

3. Contrato

4. Solicitudes de Cambio Aprobadas

5. Informes sobre el Desempeño del

Trabajo

6. Datos sobre el Desempeño del

Trabajo

Salidas 1. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

2. Solicitudes de Cambio

3. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

4. Actualizaciones a los documentos

del Proyecto

5. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del

Contrato

2. Revisiones del Desempeño de las

Adquisiciones

3. Inspecciones y Auditorías

4. Informes de Desempeño

5. Sistemas de Pago

6. Administración de Reclamaciones

7. Sistema de Gestión de Registros

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

Completar y liquidar cada contrato de adquisición

El equipo del proyecto debe:

Finalizar reclamaciones abiertas (las no resueltas pueden estar sujetas a litigio)

Determinar si se cumplió correcta y satisfactoriamente

Documentar las lecciones aprendidas

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la información para uso futuro

Aceptar los entregables

Caso de finalización anticipada

De acuerdo a los términos del contrato

Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

Herramientas para ayudar en el cierre del contrato

Auditorías de adquisiciones

Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones

Sistema de gestión de documentos

Documentos organizados

Localización fácil y sencilla de los documentos

Archivo adecuado de los documentos

Cerrar las Adquisiciones

4.2 Desarrollar el Plan

para la Dirección del Proyecto

12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones

12.4 Cerrar las

Adquisiciones

Gestión de Adquisiciones del Proyecto

Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización actualizados

Documentos de adquisiciones

Empresa/

Organización

Adquisiciones cerradas

Cerrar las adquisiciones

Grupo del Proceso de Cierre

Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Documentación de la Adquisición

Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición

2. Acuerdos Negociados

3. Sistema de Gestión de Registros

Salidas 1. Adquisiciones Cerradas

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización