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Gestión de Cambios
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Gestión de Cambios | 1
Tabla De Contenido
Gestión De Cambios ........................................................................................................................... 4
Elementos del Proceso .................................................................................................................. 5
Creación del RFC ..................................................................................................................... 5
Crear RFC ................................................................................................................................... 5
¿Revisión Técnica Requerida? ............................................................................................ 8
Revisión y Aprobación Técnica .......................................................................................... 8
Análisis de Riesgo e Impacto .....................................................................................................10
Revisar, Valorar Y Evaluar ...................................................................................................10
Resultado De La Evaluación Del RFC ............................................................................. 11
Solicitar Cambios....................................................................................................................12
Enviar Notificación De Rechazo .......................................................................................12
Enviar Notificación .................................................................................................................13
Tipo de RFC ............................................................................................................................. 14
Nivel De Impacto .................................................................................................................. 14
Autorización .................................................................................................................................... 14
Autorizar Cambio ...................................................................................................................15
Autorización Del Comité Asesor De Cambios ............................................................ 17
¿Autorización del ECAB Requerida? ...............................................................................19
Autorización del Comité Asesor de Cambios de Emergencia .............................19
¿Cambio Autorizado? ...........................................................................................................21
Enviar Notificación De Rechazo .......................................................................................21
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Clasificación Del RFC ........................................................................................................... 22
Recibir Y Planear El Cambio.............................................................................................. 22
Desarrollo De Requerimientos ................................................................................................. 24
Ingresar Resultados De Pruebas ..................................................................................... 24
¿Pruebas Exitosas? ................................................................................................................ 27
Implementación ............................................................................................................................. 28
Coordinar Y Programar Implementación .................................................................... 28
Comunicar Programación De Implementación ........................................................ 30
Ingresar Resultados De Implementación .................................................................... 30
Revisión Pos Implementación .................................................................................................. 33
Evaluación Del Cambio..................................................................................................... 33
Evaluar Cambio ...................................................................................................................... 33
Esperar Evaluación Del Solicitante .......................................................................................... 36
¿El Solicitante Autoriza El Cierre Del RFC? .................................................................. 36
Evaluar Fallas Del Cambio ................................................................................................. 36
Revisar Y Cerrar ..................................................................................................................... 38
Desarrollo De Requerimientos ...................................................................................................... 40
Elementos del Proceso ................................................................................................................ 41
Notificar Asignación ............................................................................................................. 41
Reportar Resultados De Desarrollo ............................................................................. 41
Ejecutantes ............................................................................................................................................ 43
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Las organizaciones actuales se apoyan en diferentes tecnologías para incrementar
el valor agregado del negocio y centrar sus esfuerzos y recursos en alcanzar altos
niveles de satisfacción al cliente y beneficios económicos. Una relativa dependencia
de los negocios en dichas tecnologías se ha generado. Esta dependencia es
necesaria pero muy riesgosa si no se definen procedimientos y políticas que
garanticen una gestión eficiente de ellas.
Garantizar total disponibilidad, capacidad y seguridad de la información y las
tecnologías de acuerdo a las demandas del negocio podría ser un verdadero dolor
de cabeza. Departamentos de Tecnologías de Información se han constituido para
dar a las compañías la tranquilidad de que la información es confiable, está
disponible en todo momento y la infraestructura tecnológica necesaria para su
operación funciona correctamente. Sin embargo, cuanto más grande es la
organización, más compleja se hace la administración de dichos recursos. Una de
las gestiones que más riesgo involucra es la Gestión de Cambios.
La Gestión de Cambios responde a la necesidad de introducir cambios como parte
de la estrategia de continuidad del negocio, nuevos requerimientos y mejoramiento
continuo, determinando y minimizando su impacto a través de una adecuada
planeación y control de su ejecución.
La plantilla de Gestión de Cambios de Bizagi se ha basado en los principios de las
prácticas ITIL V3 para ayudarlo a garantizar una apropiada planeación de los
cambios, una completa evaluación del riesgo e impacto, la definición de los niveles
de autorización, y una correcta comunicación, implementación y documentación.
La definición de un flujo de proceso estándar, las responsabilidades, la información
que debe ser registrada en cada actividad y a trazabilidad de cada cambio le
permitirán priorizar y responder eficazmente las solicitudes. Adicionalmente podrá
reducir cambios no exitosos, cumplir con requerimientos externos, mejorar las
estimaciones de tiempo y costo de los proyectos, aportar a la productividad, reducir
tiempos de respuesta y captar valiosa información para el mejoramiento continuo.
Analice e implemente los cambios más convenientes para su organización de
manera ágil y eficiente.
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Gestión De Cambios
Version: 1.0
Autor:
Descripción
El proceso inicia con la creación de un RFC (Request For Change ó Solicitud de
Cambio) por parte de una persona o grupo quien planea el cambio y lo somete a
revisión técnica. Una vez completo el RFC se presenta ante el departamento de
Gestión de Cambios el cual establece una valoración y evaluación inicial y decide si
acepta, rechaza o solicita cambios al RFC.
Los cambios aceptados deben ser aprobados de acuerdo a su clasificación y nivel
de impacto. Cuando el RFC ha sido debidamente autorizado su implementación es
planeada, comunicada y ejecutada.
Luego, dicha implementación es evaluada por el solicitante que establece si ésta
fue exitosa o no. Las acciones necesarias para remediar efectos no esperados o no
deseados se ejecutan de ser necesario.
Finalmente el administrador de cambios revisa el desarrollo del cambio y cierra el
RFC.
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Elementos del Proceso
Creación del RFC
Descripción
Esta fase comprende las actividades que deben ser llevadas a cabo para presentar
el RFC al departamento de Gestión de Cambios.
Crear RFC
Descripción
En esta actividad el Solicitante ingresa la información relacionada al cambio
propuesto en el formato de solicitud de cambio. El nivel de detalle de la información
depende del tipo e impacto de dicho cambio.
Las siguientes son definiciones de parámetros que deben ser incluidos en el RFC y
que definen el flujo que éste seguirá a través del proceso.
Tipo de Cambio
Estándar: Cambio pre-autorizado a aplicaciones o infraestructura para el cual
el riesgo es bajo, sus efectos son conocidos y están documentados.
Normal: Cambio que debe seguir completamente el proceso de Gestión de
Cambios.
Emergencia: Cambio que requiere acciones inmediatas para restaurar
servicios o prevenir interrupción de los mismos.
Clasificación del Cambio
Infraestructura: Cambio relacionado a algún componente de la
infraestructura tecnológica de la organización.
Aplicaciones: Cambio relacionado a algún componente de aplicaciones
tecnológicas de la organización.
Impacto
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El impacto es una medida que define el nivel de efecto que un cambio tiene sobre
los usuarios y procesos de negocio. Normalmente, el nivel de impacto se define a
través de una evaluación que se basa en una matriz de impacto. Dicha matriz
consiste en un conjunto de preguntas en donde cada pregunta tiene unas posibles
respuestas y cada respuesta tiene asociado un puntaje. El puntaje total de las
respuestas seleccionadas define el nivel de impacto de acuerdo a políticas
establecidas. Usted puede definir las preguntas, respuestas y puntajes de acuerdo
a sus políticas y utilizar la matriz que Bizagi le ofrece en la forma asociada a esta
actividad.
Para más información acerca de cómo establecer dichos parámetros consulte el
documento de construcción de Gestión de Cambios.
Ejecutantes
Solicitante
Formas
Nombre: Forma de Ingreso de RFC
Descripción: En esta forma se ingresan la información relacionada al cambio
solicitado
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Obtener solicitante: Esta regla se utiliza
para captar la información de la persona
que abrió el caso.
Al salir Fecha de Apertura: Regla para asignar la
fecha de apertura del EFC.
Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “Solicitado”.
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Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
¿Revisión Técnica Requerida?
Descripción
Esta compuerta evalúa si el RFC requiere revisión técnica.
Condiciones de la Compuerta
SI: El proceso continua a la actividad “Revisar y Emitir visto bueno”
NO: El proceso continua a la actividad “Revisar, Valorar y Evaluar”
Revisión y Aprobación Técnica
Descripción
El equipo técnico relacionado al tipo de cambio solicitado revisa la información de
carácter técnico del RFC. Ésta revisión se realiza con el fin de verificar la exactitud
de los procedimientos, documentación, factibilidad, impacto del peor caso, entre
otros. Una vez la información ha sido revisada el grupo técnico decide si emite el
visto bueno o no.
Ejecutantes
Equipo Técnico
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
equipo técnico apropiado de acuerdo al
tipo de cambio solicitado.
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Miembro de Equipo
Técnico”.
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Formas
Nombre: Forma de Revisión Técnica
Descripción: En esta forma, el miembro del equipo técnico ingresa los
resultados de la evaluación técnica
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Actualizar Historial: Ésta regla actualiza
el historial del RFC
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Análisis de Riesgo e Impacto
Descripción
En esta fase el departamento de gestión de cambios realiza la evaluación de riesgo
e impacto con el fin de identificar la factibilidad del RFC y el nivel de autorización
requerido para dar paso a su implementación.
Revisar, Valorar Y Evaluar
Descripción
El Analista de Cambios revisa el RFC y verifica, si el cambio es factible y necesario,
si está relacionado a otros RFC´s ya radicados o si requiere que se complemente
alguna información. El Analista decide si el RFC se acepta, rechaza o se devuelve al
solicitante para hacer los cambios necesarios.
Se debe realizar una evaluación del riesgo y el impacto a los RFC que son aceptados.
El nivel de impacto y la prioridad deben ser asignados de acuerdo a las políticas
establecidas.
Ejecutantes
Analista de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Analista de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Analista de Cambios”
Formas
Nombre: Forma de Evaluación de Impacto
Descripción: Esta forma permite que el analista ingrese su decisión sobre el
RFC
Prototipo:
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Resultado De La Evaluación Del RFC
Descripción
Esta compuerta evalúa la condición relacionada a la decisión del Analista de
Cambios respecto al RFC.
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Condiciones de la Compuerta
Aceptado: El proceso continua a la actividad “Enviar notificación”
Rechazado: El proceso continua a la actividad “Enviar notificación de
rechazo”
Solicitar Cambios: El proceso continua a la actividad “Crear RFC”
Solicitar Cambios
Descripción
Se envía una notificación vía correo electrónico para solicitar cambios al RFC inicial.
Script
Estimado <RFC.Solicitante.fullNombre>
Hemos analizado su RFC <CaseNumber>. Es necesario que se realicen los
siguientes cambios para que pueda ser sometido a evaluación.
<RFC.CambiosSolicitados>
Cordialmente,
Gestión de Cambios
Enviar Notificación De Rechazo
Descripción
Una notificación es enviada al Solicitante para informar las razones de rechazo de
la RFC.
Script
Estimado <RFC.Solicitante.fullNombre>
Lamentamos informarle que su RFC <CaseNumber> ha sido rechazado por las
siguientes razones:
<RFC.RejectionComments>
Gracias por su comprensión
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Cordialmente,
Gestión de Cambios
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Generar Email: Regla para crear el correo
electrónico que se enviará en ésta
actividad.
Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “Rechazado”
Enviar Notificación
Descripción
Una notificación es enviada al Solicitante para informar que el RFC ha sido aceptado
Script
Estimado <RFC.Solicitante.fullNombre>
Hemos aceptado su RFC <CaseNumber>, el cambio será analizado y le
informaremos oportunamente sobre nuestra decisión.
Cordialmente,,
Gestión de Cambios
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Generar Email: Regla para crear el correo
electrónico que se enviará en ésta
actividad.
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Tipo de RFC
Descripción
Esta compuerta evalúa el tipo de RFC
Condiciones de la Compuerta
Estándar: El proceso continua a la compuerta “Tipo de Cambio”
Normal: El proceso continua a la compuerta “Nivel de Impacto”
Emergencia: El proceso continua a la compuerta “¿Autorización del ECAB
requerido?”
Nivel De Impacto
Descripción
Esta compuerta evalúa el nivel de impacto del RFC para gestionar el nivel apropiado
de autorización
Condiciones de la Compuerta
Bajo: El proceso continua a la actividad “Autorizar Cambio”
Medio, Alto: El proceso continua a la actividad “Autorización del Comité
Asesor de Cambios”
Autorización
Descripción
Esta fase abarca las actividades necesarias para evaluar y autorizar el RFC de
acuerdo a su tipo y clasificación
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Autorizar Cambio
Descripción
Los cambios normales con bajo impacto deben ser valorados, evaluados,
autorizados y priorizados por el Administrador de Cambios. En esta actividad el
Administrador de Cambios autoriza o rechaza el RFC.
Ejecutantes
Administrador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Administrador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Administrador de Cambios”
Formas
Nombre: Forma de Autorización de Cambio
Descripción: Permite el ingreso de los resultados de la evaluación del RFC
por parte del Administrador de Cambios
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Aprobado por: Regla para obtener el
nivel de autorización que aprobó o
rechazó el cambio.
Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
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Autorización Del Comité Asesor De Cambios
Descripción
Cambios Normales con impacto medio o alto deben ser valorados, evaluados,
autorizados y priorizados por el Comité Asesor de Cambios (CAB). En esta actividad
el Administrador de Cambios ingresa los resultados de la evaluación producto de
la reunión con el Comité.
Ejecutantes
Adminsitrador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Administrador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Administrador de Cambios”
Formas
Nombre: Forma de Autorización del CAB
Descripción: Permite el ingreso de los resultados de la evaluación del RFC
por parte del CAB
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Aprobado por: Regla para obtener el
nivel de autorización que aprobó o
rechazó el cambio.
Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
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¿Autorización del ECAB Requerida?
Descripción
Esta compuerta evalúa la necesidad de autorizar un cambio de emergencia por el
Comité Asesor de Cambios de Emergencia (ECAB).
Condiciones de la Compuerta
SI: El proceso continua a la actividad “Autorización del Comité Asesor de
Cambios de Emergencia”
NO: El proceso continua a la compuerta “Cambio Autorizado”
Autorización del Comité Asesor de Cambios de
Emergencia
Descripción
Los cambios de emergencia no pueden esperar por una reunión formal del Comité
Asesor de Cambios por lo que un Comité Asesor de Cambios de Emergencia debe
ser convocado para valorarlos, evaluarlos y autorizarlos. En esta actividad el
Administrador de cambios ingresa los resultados de la evaluación producto de la
reunión de dicho Comité.
Ejecutantes
Administrador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Administrador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Administrador de Cambios”
Formas
Nombre: Forma de Autorización del ECAB
Descripción: Permite el ingreso de los resultados de la evaluación del RFC
por parte del ECAB
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Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Aprobado por: Regla para obtener el
nivel de autorización que aprobó o
rechazó el cambio.
Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
¿Cambio Autorizado?
Descripción
Esta compuerta evalúa si el RFC fue autorizado o rechazado.
Condiciones de la Compuerta
SI: El proceso continua a la compuerta “Tipo de Cambio”
NO: El proceso continua a la actividad “Enviar Notificación de Rechazo”
Enviar Notificación De Rechazo
Descripción
Una notificación es enviada al solicitante para informar el rechazo del RFC
Script
Estimado <RFC.Solicitante.fullNombre>
Lamentamos informarle que su RFC<CaseNumber> ha sido rechazado por las
siguientes razones:
<RFC.RejectionComments>
Gracias por su comprensión
Cordialmente,
Gestión de Cambios
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Generar Email: Regla para crear el correo
electrónico que se enviará en ésta
actividad. Cambiar Estado: Regla para
cambiar el estado del RFC a Rechazado
Clasificación Del RFC
Descripción
Esta compuerta evalúa el tipo de cambio solicitado.
Condiciones de la Compuerta
Infraestructura: El proceso continua a la actividad “Coordinar y Programar
Implementación”
Aplicaciones: El proceso continua a la actividad “Recibir y Planear Cambio”
Recibir Y Planear El Cambio
Descripción
El Coordinador del cambio define, junto con el equipo técnico, el plan de cambio
de aplicación. Dicho plan establece la duración del proyecto, los requerimientos del
cambio y los desarrolladores responsables de cada uno de ellos.
Ejecutantes
Coordinador de Cambios.
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Coordinador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Coordinador de Cambios”.
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Formas
Nombre: Forma de Planeación de Cambio a aplicación
Descripción: Permite el ingreso de la información relacionada a la planeación
del desarrollo del cambio.
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
Al salir Obtener Coordinador: Regla para
obtener la información del coordinador
de cambios asignado.
Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “En desarrollo”
Desarrollo De Requerimientos
Descripción
Este múltiple subproceso es lanzado por cada requerimiento asociado al cambio.
En este sub-proceso, el desarrollador asignado a cada requerimiento es notificado
de su asignación y, una vez el desarrollo del requerimiento ha finalizado se reportan
sus resultados.
Diagrama
Desarrollo de Requerimientos
Proceso
Tipo de Ciclo
Multi-Instancia
MI Ordering
Paralelo
Ingresar Resultados De Pruebas
Descripción
Una vez el desarrollo de todos los requerimientos ha finalizado, es necesario
realizar pruebas de certificación para asegurar que lo que se desarrolló cumple con
lo solicitado. Bizagi sugiere definir un formato de Pruebas.
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El éxito de cada requerimiento se verifica en esta actividad y cuando todos los
requerimientos funcionan como se espera, se diligencia y adjunta el formato de
paso a producción.
Ejecutantes
Coordinador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Coordinador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Coordinador de Cambios.
Formas
Nombre: Forma de Reporte de Resultados de Pruebas
Descripción: Permite el ingreso de los resultados de las pruebas realizadas
a los diferentes requerimientos del cambio
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “En pruebas”
Al salir Test Finalizado: Esta regla evalúa si todos
los requerimientos cumplieron
satisfactoriamente las pruebas
realizadas.
Lanzar Sub-proceso: Regla para
identificar los requerimientos que deben
ser revisados por su desarrollador. Un
sub-proceso de “Desarrollar
requerimientos” se lanzará por cada
requerimiento a revisar.
¿Pruebas Exitosas?
Descripción
Esta compuerta evalúa si todos los requerimientos funcionan según lo esperado.
Condiciones de la Compuerta
SI: El proceso continua a la actividad “Coordinar y Programar
Implementación”
NO: El proceso continua a el Sub-proceso “Desarrollo de Requerimientos”
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Implementación
Descripción
Una vez que el RFC ha sido autorizado y desarrollado se inicia la fase de
implementación. En esta fase el Coordinador de Cambios planea, comunica y
ejecuta la implementación del cambio.
Coordinar Y Programar Implementación
Descripción
En esta actividad el Coordinador de Cambios define el plan de implementación. La
fecha de implementación, el tiempo estimado y las personas que deben ser
notificadas se deben ingresar en la forma asociada.
Ejecutantes
Coordinador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Coordinador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Coordinador de Cambios”.
Formas
Nombre: Forma de Planeación de Implementación
Descripción: Permite el ingreso de la información relacionada a la planeación
de la implementación del Cambio.
Prototipo:
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Comunicar Programación De Implementación
Descripción
Un correo electrónico es enviado a las personas afectadas por el cambio para
asegurar que el cambio y la programación de su implementación sea informado,
de esta manera éstas personas pueden planear sus tareas individuales con
anticipación.
Script
Informamos que nuestro departamento estará implementando un cambio el
<RFC.ImplemenationDate> que durará aproximadamente <RFC.Estimated
duration>, la descripción del cambio es la siguiente:
<RFC.ChangeDescripción>
Cualquier pregunta o comentario por favor comuníquese con nosotros
Cordialmente,
Gestión de Cambios.
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Generar Email: Regla para crear el correo
electrónico que se enviará en ésta
actividad.
Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “Programado”
Ingresar Resultados De Implementación
Descripción
Una vez el cambio ha sido implementado, el Coordinador de Cambios ingresa los
resultados de dicha implementación.
Ejecutantes
Coordinador de Cambios
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Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Coordinador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Coordinador de Cambios”.
Formas
Nombre: Forma de Reporte de Resultados de Implementación
Descripción: Permite el ingreso de los resultados de la implementación del
Cambio
Prototipo:
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Acciones
Tipo Descripción
Al salir Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “Implementado”
Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
Revisión Pos Implementación
Una vez que la implementación ha finalizado, el solicitante debe evaluarla y
autorizar el cierre del RFC. Si el cierre del RFC es rechazado, las acciones necesarias
para remediar los efectos inesperados de la implementación deben ser llevadas a
cabo por el Coordinador de Cambios.
Finalmente el Administrador de Cambios hace una revisión final del desarrollo del
Cambio y cierra el caso.
Evaluación Del Cambio
Descripción
Esta compuerta basada en eventos es utilizada para dar al solicitante un tiempo
máximo para evaluar la implementación del cambio. La actividad “Evaluar Cambio”
se habilita para que el solicitante reporte su concepto acerca del cambio, pero si no
completa ésta actividad antes de un tiempo establecido, la actividad se deshabilitará
asumiendo que la implementación fue exitosa y no trajo efectos no deseados.
Evaluar Cambio
Descripción
El solicitante reporta los resultados de la implementación y evalúa el éxito del
cambio.
Ejecutantes
Solicitante
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Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Solicitante del Cambio
La actividad es asignada a la persona
que abrió el caso a través de la
expresión CaseCreator.
Formas
1. Nombre: Forma de Evaluación del Cambio
Descripción: Permite que el solicitante evalúe la implementación del
Cambio.
Prototipo:
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Esperar Evaluación Del Solicitante
Descripción
Este evento intermedio de temporización controla el tiempo máximo que el
solicitante tiene para evaluar la implementación del cambio. Si el tiempo se excede
el temporizador dará paso a la siguiente actividad.
¿El Solicitante Autoriza El Cierre Del RFC?
Descripción
Esta compuerta evalúa si el solicitante autorizó el cierre del caso
Condiciones de la Compuerta
SI: El proceso continua a la actividad “Revisar y Cerrar”
NO: El proceso continua a la actividad “Evaluar Fallas del Cambio”
Evaluar Fallas Del Cambio
Descripción
En esta actividad el Coordinador de Cambios revisa las razones por las cuales el
solicitante no autorizó el cierre del RFC y reporta las acciones que se llevaron a cabo
para remediar las fallas reportadas (Aplicación del plan de back-out, evaluación del
CAB, apertura de un nuevo RFC para deshacer los efectos del cambio actual, etc)
Ejecutantes
Coordinador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Coordinador de Cambios
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Coordinador de Cambios”.
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Formas
Nombre: Forma de Evaluación de Fallas
Descripción: Permite el ingreso de la descripción de las acciones ejecutadas
para remediar los efectos no deseados del cambio.
Prototipo:
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Revisar Y Cerrar
Descripción
Información útil puede ser extraída de casos finalizados como parte del
mejoramiento continuo de la Gestión de Cambios. En esta actividad el
Administrador de Cambios revisa y evalúa el desarrollo del cambio verificando si el
solicitante y las partes interesadas están satisfechos con los resultados, no hay
efectos inesperados, el cambio fue ejecutado según lo planeado, en el tiempo y
dentro de los costos y los efectos del plan de back-out son satisfactorios en caso
de que fuese necesario aplicar dicho plan. Finalmente la CMDB (Base de Datos de
Configuración) debe ser actualizada dejando en esta actividad registro de ello.
Ejecutantes
Administrador de Cambios
Asignaciones
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por el
Administrador de Cambios.
La actividad es asignada a la persona
con el Rol “Administrador de Cambios”
Formas
Nombre: Forma de Revisión Final
Descripción: Presenta la información del desarrollo completo del RFC.
Prototipo:
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Gestión de Cambios | 40
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Cambiar Estado: Regla para cambiar el
estado del RFC a “Implementado”
Actualizar Historial: Regla para actualizar
el historial del RFC.
Desarrollo De Requerimientos
Version: 1.0
Author:
Descripción
Este múltiple subproceso es lanzado por cada requerimiento asociado al cambio.
En este sub-proceso, el desarrollador asignado a cada requerimiento es notificado
de su asignación y, una vez el desarrollo del requerimiento ha finalizado se reportan
sus resultados.
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Gestión de Cambios | 41
Elementos del Proceso
Notificar Asignación
Descripción
Un correo electrónico es enviado a la persona asignada al desarrollo de un
requerimiento específico para informarle de su asignación.
Script
Estimado <Requirement.Responsible>
Le comunicamos que usted ha sido asignado para el desarrollo del siguiente
requerimiento:
<Requirement.Descripción>
La fecha límite de este desarrollo es el <Requirement.Duedate>
Por favor reporte sus resultados en Bizagi una vez que el requerimiento haya sido
finalizado.
Cordialmente,
Coordinador de Cambios.
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Generar Email: Regla para crear el correo
electrónico que se enviará en ésta
actividad.
Reportar Resultados De Desarrollo
Descripción
En esta actividad el desarrollador encargado de un requerimiento específico ingresa
los resultados de su desarrollo.
Ejecutantes
Desarrollador
Asignaciones
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Gestión de Cambios | 42
Condiciones Descripción
Esta actividad debe ser ejecutada por
desarrollador encargado del
requerimiento.
La actividad es asignada a la persona
asignada al desarrollo del requerimiento
por el Coordinador de Cambios en la
actividad “ Recibir y Planear Cambio”
Formas
Nombre: Forma de Ingreso de Resultados de Desarrollo
Descripción: Permite el ingreso de los resultados del desarrollo del
requerimiento por parte del desarrolador asignado
Prototipo:
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Gestión de Cambios | 43
Ejecutantes Solicitante
Persona o grupo que identifica la necesidad del cambio y desarrolla, planea y
presenta el RFC.
Grupo Técnico
Grupo de técnicos encargados de revisar información técnica de los RFC´s
relacionados a su área de especialización.
Analista de Cambios
Persona encargada de la revisión inicial de los RFC.
Administrador de Cambios
Las principales funciones del administrador de cambios son:
- Autorizar cambios de bajo impacto
- Reunir al Comité Asesor de Cambios y al Comité Asesor de Cambios de
Emergencia cuando los cambios lo requieran.
- Revisar la documentación de los RFC´s
- Crear y compilar métricas de desempeño de la Gestión de Cambios.
Coordinador de Cambios
Persona encargada de coordinar y monitorear el desarrollo, prueba e
implementación de RFC´s.
Desarrollador
Persona encargada de desarrollar requerimientos.