gestió per processos - upc 2.pdf1 el mapa de processos com a palanca organitzativa per generar...
TRANSCRIPT
1
El mapa de processos com a palanca organitzativa per
generar valor social.
Tallers pràctics sobre els Sistemes de Qualitat (3a. Edició)
RICARD DE LA VEGA març 2010
2
Què em vull endur?
1………….
2………….
3………….
3
1. Els conceptes marc2. Els conceptes tècnics 3. Els mapes i les icones4. Una pràctica “ take away”
El full de ruta:
4
1. Els conceptes marc
5
Quin és el propòsit d’una organització?
6
7
NO
VALOR
ECONÒMIC
SINÓ
SOCIAL
8
Per aconseguir-ho, necessitem
EINES
9
CAUSES
EFECTES
VI VD
10
E O P
UN MODEL PER CREAR VALOR
11
Si acceptem que la UPC ha de crear
VALOR SOCIAL
12
Com i quan crea valor social la teva unitat?
Com mesureu la creació de valor social?
13
Ens organitzem correctament per crear valor social?
14
Tradicionalment, per generar valor, les organitzacions:
es doten de
Que agrupen en
Per assolir l’
15
Quant a les eines que fem servir
No sembla que hàgim evolucionat gaire en dos mil·lennis !
16
HISTÒRICAMENT, LA COORDINACIÓ S’ASSOLIA AMB LA JERARQUÍA I ESPECIALITZACIÓ
Un exemple, la legió romana: 1) legió 2) cohort i 3) centúria
Adrian Goldsworthy. El ejército rrrrrrr
D’AQUÍ VA NÉIXER L’ORGANIGRAMA
17
d’agrupar treballadors en unitats coordinats per un cap
L’efecte col·lateral són els SITGES FUNCIONALS (manca de coordinació, asincronia, visió parcial, sub optimització global, fragmentació,....
Direcció
GestióConeixement i recerca
Planificació i Acció Territorial
Desenvolupament iProjecció
Difusió i Explotació
Direcció
GestióConeixement i recerca
Planificació i Acció Territorial
Desenvolupament iProjecció
Difusió i Explotació
REGNES DE TAIFES
El problema...
18
El problema...
19
Economia del coneixement (intangibles)
Wicked problems
Swarming (múltiples actors)
Expectatives dels treballadors
Tot està connectat
Multi propòsit
Fem servir les solucions de sempre en un món que ha canviat força !
20
Els directius han de liderar el nucli fonamental, no l’organigrama !
És un error dissociar el nucli del suport al nucli. NO dos mapes diferents !
La GPP dona resposta abastant-ho tot com un conjunt (no dissociació)
UNA REFLEXIÓ CRUCIAL:
21
2. Els conceptes tècnics
22
Has vist alguna vegada la força de la gravetat?
24
Com podem definir el concepte procés?
25
26
27
28
29
30
Els processos són una entelèquia, una construcció mental.
No existeixen en el món real; els creem nosaltres com una eina.
31
Però, si voleu una definició de procés
“Conjunt d’activitats mutuament relacionadas o que interactúen, les quals transformen elements d’entradaen resultats” (ISO 9000:2000)
… dues regles d’orun procés SEMPRE
Amb un verb en infinitiu (prohibit GESTIONAR) No s’identifica amb una unitat organitzativa
32
I de procediment
PROCEDIMIENT procedir (= forma d’executar o pasara l’acció, la cadena d’activitats, la seqüència…)
“3.4.5. Forma específica per portar a terme unaactivitat o un procés” rISO 9000r2000r
33
Processos vs Procedimentsquè? rrrr
34
Adaptació a l’AUDIT
35
36
El guióDe què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
AUDIT 2009 - 2010Directiu Procés
1. Definir política i objectius de qualitat de la formació1.1 Definir política i objectius de qualitat de la formació
2. Garantir la qualitat dels seus programes formatius2.1 Garantir la qualitat dels seus programes formatius
3. Desenvolupar els seus programes formatius per afavorir l’aprenentatge de l’estudiant
3.1 Definició de perfils d’ingrés/graduació i admissió
3.2 Suport i orientació als estudiants 3.3 Metodologia d’ensenyament i avaluació3.4 Gestió de la mobilitat de l'estudiant3.5 Gestió de l'orientació professional3.6 Gestió de les pràctiques externes3.7 Gestió d'incidències, reclamacions i suggeriments
4. Garantir la qualitat del personal acadèmic i d’administració i serveis
4.1 Definició de les polítiques de PDI i PAS4.2 Captació i selecció de PDI i PAS4.3 Formació de PDI i PAS4.4 Avaluació, promoció i reconeixement del PDI i PAS
5. Garantir la qualitat dels recursos materials i serveis5.1 Gestió i millora dels recursos materials5.2 Gestió i millora dels serveis
6. Recollir i analitzar els resultats per a la millora dels programes formatius
6.1 Recollida i anàlisi dels resultats
7. Publicar la informació i retre comptes sobre els programes formatius7.1 Publicació d'informació i rendició de comptes sobre els programes
formatius
37
Les meta fases(P/D/C/A)
Re formular
Proposar
Aprovar
Gestionar
Avaluar
Retre Comptes
De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
38
Inici
Anàlisi i revisió oferta formativa
Equip Deganal
Acta Junta Facultat
S’aprova ?No
Si
ℵ Marc normatiu UPC per la definició/ extinció titulacions
ℵ Titulacions Facultatℵ Informació entornℵ Titulacions referència ( IEEE, ACM,
ECET)
Debat i aprovació proposta nou catàleg
titulacions
Equip DeganalJunta Facultat
Cal modificar-la?
Elaboració proposta nou catàleg titulacions
Equip Deganal
Si
Tramesa de la proposta a la Universitat
Degà/na
S’aprova ?No
Si
Debat i aprovació proposta objectius i perfil
egressat
Equip DeganalJunta Facultat
S’aprova ?
Elaboració proposta objectius i perfil egressat
Equip Deganal
Si
No
1
No
Acta Junta FacultatObjectius i perfil egressat
titulacions
Són adequats objectius i perfil?
1
Si
Nou catàleg titulacions
La proposta implica suspensió
de titulacions?
No
Fi
No
Procés de suspensió de titulacions
Consell de GovernJunta de Facultat
La trama ocapítols
Norma, reglament,directriu, política,instrucció,...
En paperinformàtica
De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
39
Els actors (agents i òrgans) Plànol Executiu
Plànol Aprovatiu
Plànol Assessor
Plànol Consultiu
Vicedegans
Degà GPAQ
AGENTS D’INTERÈS
VicedegàJunta Facultat
Vicedegà PE
EQ
ED
CPJC
AI
De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
40
Els papers dels actors (competències)
• Elaborar / Proposar• Aprovar• Assessorar• Validar • Opinar / Recomanar• Revisar
De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
41
Procés
Directriu
Subprocés
Procediment
El llenguatge del model (4 opcions)
De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?
42
o com fem les coses aquí
3. El Mapes i les icones
43
Què és un mapa de processos?
44
QUÈ FEM o MAPA D’ACTIVITATS
COM HO FEM oMAPA DE PROCESSOS
QQ (QUI fa QUÈ) o qui fa el que fem.
Tres capes que ens expliquen com fem les coses aquí
45
CLAU
ESTRATÈGICS
FONAMENTALS
SUPORT
Quatre tipus de processos per il·lustrar com ho fem
46
ESTRATÈGICS
Estratègics
Proporcionen directrius, metodologies, guies, plans, pautes… diuen com s’han de fer els F/S, despleguen la missió.
47
FONAMENTALS
Fonamentals
Tot allò que l’organització ofereix i que el client espera rebre. Són les activitats visibles per l’usuari, tenen per tant impacte directe en la seva satisfacció. Porten a terme la missió de l’organització
48
SUPORT
Suport
Aporten els recursos per desenvolupar els fonamentals i els estratègics. Són “caixa negra” pels clients, cal fer-los per tal que la organització pugui funcionarr
49
CLAUS
Una 2ª classificació:Per les seves característiques sonbàsics per assolir l’estratègia del’organització,
rrr rrrrrrr rrrrrr rrrrrrrrrr r rr UPC r rr
rrrrrr rrr rrrrrrr
50https://epsc.upc.edu/ca/fitxers/Mapa%20de%20processos%20de%20l%27EPSC%20%282008%29.pdf
51
Exemples a la UPC
52
TRAMITAR CONCESSIONS
TRAMITAR COMPRES
TRAMITAR ACTUACIONS
CONTRACTAR
ASSESSORAR INFORMAR REGISTRAR
CONTRACTAR
DONAR SUPORT A LA PRESA DE
DECISIONS
LLOGAR ESPAIS SOL·LICITAR ESPAISARRANJAR ESPAIS
AVALUAR SERVEIS
ADMINISTRAR
CONTROLAR
53
54
FONAMENTALS
ESTRATÈGICS
SUPORT
3AVALUAR LA FORMACIÓ
OFERTA
2DETECTAR
NECESSITATS
1ELABORAR EL SISTEMA DE FORMACIÓ (PLURIANUAL )
8NEGOCIAR AMB
REPRESENTANTS SINDICALS
4DISSENYAR EL PLA
DE FORMACIÓ ANUAL
(accions formatives )
6ELABORAR LA MEMORIA OFA
5PROPORCIONAR
INFORMACIÓ PER LA PRESA DE DECISIONS
12DIFONDRE L’OFERTA
FORMATIVA
13TRAMITAR
SOL.LICITUDS DE FORMACIÓ
14COMUNICAR A LES
PERSONES
15REALITZAR L’ACCIÓ
FORMATIVA
9PUBLICAR
L’EXPEDIENT FORMATIU
11OFERIR
CONSULTORIA “ADHOC”
17MANTENIR ELS
SISTEMES D’INFORMACIÓ
18ANALITZAR LES SOL.LICITUDS
19ASSIGNAR
PERSONES A EDICIONS
20REORGANITZAR ELS
GRUPS
21ORGANITZAR LA LOGÍSTICA DELS
CURSOS
23TRAMITAR
PAGAMENTS
Caps UnitatsPAS/ PDI
7CONTRACTE PROGRAMA
16VALORAR
L’EFICÀCIA I L’EFICIÈNCIA DE
L’ACCIÓ FORMATIVA
22CONTROLAR
PRESSUPOST
10DEFINIR LES
ACCIONS FORMATIVES PERTINENTS
55
56
Mapa Processos Mobilitat Àmbit RR.II.
Fona
men
tal
Est
ratè
gic
Sup
ort
Definir Política Unitat Bàsica
Desenvolupar Xarxa i Aliances
Generar CAPs (Convenis,
Acords i Projectes)
Suggerir CAPs (PDI)- Estudiantat- PAS
Formalitzar CAP
Avaluar Acció Mobilitat
Definir política UPC
Obtenir recursos fundrising
Donar Suport a l’Organització de Congressos, Reunions de Projectes
Internacionals, Seminaris, Visites i TallersPRISMA
Contractar de Personal (si és necessari)l
Via SP Intercanvi Documents
CAPs
Autoregistre (IN)
Administrar Convenis, Acords i Projectes
Via CTT i altres UU.BBs
Administrar Sistemes d’informació (Intranet
ARI, WEB )
Es podria convertir en un
CAP?
Assignar promotor
intern
Es podria encabir
en un CAP?
És una proposta exterior?
Validar sol·licituds
Elaborar documentació / Informe Estada
Generar proposta
CAP
TRAMITAR SOL·LICITUD
Assignar Finançament
Informar oferta (places i programes)
Acreditar Estada
Es pot donar suport?
Connectar CAP ad
personamFi del procés
ASSESSORAR
Formular Proposta Mobilitat (PDI, PAS,
Est.)
Modificar Expedient Acadèmic
(Estudiantat)
Donar suport
Difondre Oferta
DIFONDRE
INFORMAR
Valorar Acadèmicament
PropostaProjectar la Institució a
l’Exterior
Liquidar Finançament
Preparar Estada
Actualització:30/06/08
Convenis Acadèmics
PDI No Mobilitat
SÍ
NO NO NO NO
SÍ
SÍ
Estudiantat, PDI, PAS OUT
Estudiantat, PDI, PAS IN
Estada Mobilitat
Modificar Expedient (PDI, PAS)
FÈNIX//DRAC
57
Qui Què
AC Processos Fonamentals Atendre el client Data de revisió:
Res
pons
able
d’
aten
ció
al c
llien
tE
quip
Tèc
nic
Dire
cció
Clie
nt in
divi
dual
(e
stud
iant
)
Plateja una necessitat
Acull al client Cal derivar la necessitat /petició?
És una de les prestacions de la
unitat ?Cal fer una matrícula ?
Certificar estudiants/tes?
Dissenyar solucions
Fer la gestió acadèmica
Fi del procés
Atendre la proposta
S’adequa a la missió? L’hem entès? Existeix una solució?Identificar
necessitats
Aportar solucions
Formalitzar els requeriments
client
no
no
si no
si si
no
si
Fi del procés
no
no
si
si
no
Mapa QQ
58
59
MEMBRE/S ÀREA DEL CONSELL DE DIRECCIÓ VICERECTOR/A I/o DIRECTOR/A DEL ÀREA A ÀREA CONSELL DE DIRECCIÓ ON NEIX LA PROPOSTA VICERECTOR/A I/o DIRECTOR/A DEL ÀREA B ALTRA ÀREA DEL CONSELL DE DIRECCIÓ
QUE HA D’APROVAR TAMBÉ LA PROPOSTA SECETARIA GENERAL CONSELL DE DIRECCIÓ DE LA UPC ORGAN DE CONSULTA, DE REPRESENTACIÓ O DE GOVERN DE LA UPC
Elabora contingut de la proposta que cal debatre a
l’àrea
Rep sol.licitiud d’incloure en ordre del dia de reunió de
l’àrea i documentació vinculada a la proposta que
cal.
Convoca la reunió amb ordre del dia i “penja” la documentació de treball
Tots els membres reben la comunicació: data i ordre del dia i l’avis de la documentació
dipsonible a la BBDD
Rep dades de : convocatoria i ordre
del dia
Temps espera
Es debate la proposta
S’aprova?
Reformula la proposta amb les aportacions de
la reunió??NO
SI
Fi procés
NO
Penja “l’acord” i informa
desenvolupament
SI
Cal presentar-lo per l’aprovació a d’altres
àrees?
Rep la informacióSI
Rep sol.licitiud d’incloure en ordre del dia de reunió de
l’àrea i documentació vinculada a la proposta que cal.
SI
Convoca la reunió amb ordre del dia i “penja” la documentació de treball
Rep dades de : convocatoria i ordre
del dia
Tots els membres reben la comunicació: data i ordre del dia i l’avis de la documentació
dipsonible a la BBDD
Temps espera
Es debate la proposta
S’aprova?Penja “l’acord” i informa
desenvolupament
SI
Rep la informacióSI
Fi procésProcés de difusió
dels acords CD
NO
Es debate la proposta (NO QUEDA CLAR QUI
COMUNICA, CONVOCA?)
S’aprova?
SI
Elabora versió definitiva del
document
SI
SI
ES RETORNA A QUI
EXACTAMENT ???
NO
???? Diferents processos pel que fa als circuits de
decisió amb diferents agents.
Interrelació amb el procés de difusió
Inclou?
SIFi procés
NO
NO
Un quart nivell: el mapa de flux
60
Inici - Fi
Procés o Adtivitat
Subprocés
Anotació
Conector de página
FL
UX
Modus paral·lel
Document
Documentmúltiple
BBDD documentació
Ecaneig
DOCU
MEN
T E
LECT
RÒNI
C
Arxiu
Signatura
Destruir
Decisió
Missatge
Externalitat
Consulta / Enmagatzematge
Visualització en pantalla
Auditoria
DE
SC
RIP
CIÓ
Activitat
de control
Les icones
61
62
Manual de Processos Fitxa de procediment
Estructura documental:
(estat document, vida document, coordinació i responsables, revisió, millora...)
Contingut: com ho fem
Com documentar ?
¿Què hauríem de posar?
► ¿Què ens interessa posar?
¿Què podem posar?
63
4. Unes pràctiquesTake away
64
CAS 1
Servir una hamburguesa
65
CAS 2
Comprar a la UPC
66
CAS 3
Promociona’t
67
The old north to south style of management is too one-dimensional… .our perspective must sw ing around such that we’re mainly thinking west to east, all the way across the company. The secret is to start managing sideways. The sooner the better. Because to a very large degree, our processes determine our destiny.
Price Pritchett.
Change is 30 percent logical and 70 percent emotional. The soft stuff is the hard stuff.
Una reflexió final
68I una mica d’humor
69
Que la força us acompanyi !!FI
http://www.estrategiayprocesos.com/