gestão por meio dos 5 sentidos - o básico de forma prática
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Suporte visual da apresentação da metodologia desenvolvida pelo Prof. Ivan Luizio Magalhães para a Monitoração e Identificação de Problemas e Soluções nos níveis operacional, tático e estratégico das organizações.TRANSCRIPT
Gestão por meio dos 5 sentidos
O básico de forma prática!
Autor: Ivan Luizio Magalhães e-mail: ivan_luizio@ hotmail.com Revisão: 00.00
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AGENDA
• INSTRUTOR • SAUDAÇÃO • OBJETIVO • INTRODUÇÃO • 5 SENTIDOS • SEXTO SENTIDO • MÉTODO DE TRABALHO • RECADO FINAL • AGRADECIMENTO • CONTATO • NOTA EXPLICATIVA
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INSTRUTOR
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Bom dia!
SAUDAÇÃO
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Prover um método de trabalho para o dia-a-dia que permita ...
OBJETIVO
• Realizar o trabalho da forma mais
eficiente possível
• Aumentar a qualidade dos bens e
serviços produzidos
• Aumentar a satisfação dos cliente
• Aumentar a geração de valor por
parte da organização
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Faça sua escolha ...
VÍDEO 01
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Para iniciar, uma reflexão ...
INTRODUÇÃO
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“Um Fator Crítico para o
Sucesso em relação aos
objetivos desejados por uma
organização é a habilidade
dos seus líderes de medir o
seu desempenho.”
Ivan Luizio Magalhães
Em matéria de gestão, não há muito espaço para inovar ...
INTRODUÇÃO
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• Clientes satisfeitos
• Acionistas satisfeitos
• Empregados satisfeitos
• Sociedade satisfeita
... pois as organizações continuam a buscar a criação de valor por meio de ...
INTRODUÇÃO
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Mas qual a definição e a hierarquia entre ...
PERGUNTA
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• Economicidade
• Efetividade
• Eficácia
• Eficiência
Fonte: Value Strategic Management (VSM)
Relação entre esforço empregado e rendimento alcançado
EFICIÊNCIA
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Relação entre os bens/serviços
gerados por um processo de
negócio e os custos dos insumos
empregados para tal em um
determinado período de tempo.
Fazer mais com menos e sem
desperdício
Fonte: Value Strategic Management (VSM)
Capacidade de produzir determinado efeito
EFICÁCIA
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Índice de alcance das metas
programadas para os objetivos
de um processo de negócio, em
um determinado período de
tempo, independentemente dos
custos implicados.
Assegurar o nível de serviço
acordado. Fonte: Value Strategic Management (VSM)
Capacidade em atender as necessidades do cliente deixando-o satisfeito
EFETIVIDADE
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Relação entre os resultados
alcançados e os objetivos que
motivaram a atuação, ou seja,
relação entre o impacto previsto
e o impacto real de um processo
de negócio do ponto de vista do
cliente.
Satisfação do cliente Fonte: Value Strategic Management (VSM)
Obter mais benefício pelo custo realizado
ECONOMICIDADE
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Minimização dos custos dos
recursos utilizados na
consecução de um processo de
negócio, sem comprometimento
dos padrões de qualidade que
assegurar a satisfação do cliente.
Relação custo/benefício
Fonte: Value Strategic Management (VSM)
A má execução é a maior causa de falha das estratégias de negócio ...
VÍDEO 02
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Qual vem sendo o desempenho da sua organização?
PERGUNTA
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• Queda do lucro
• Queda da receita
• Queda da participação de mercado
• Queda da satisfação dos clientes
• Queda da qualidade dos produtos
• Aumento das reclamações
• Etc...
Um paradoxo aparentemente insolúvel ...
CONSTATAÇÃO
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Alcançar bons resultados é uma das maiores fontes de motivação humana, entretanto, por que falhamos?
... se os problemas não forem expostos e enfrentados ...
VÍDEO 03
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... pelos gestores como oportunidades de desenvolvimento da organização.
CONSTATAÇÃO
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“Problema é um resultado indesejável, portanto, gerenciar é resolver problemas.”
Ivan Luizio Magalhães
Problemas bons e problemas ruins ...
TIPOS DE PROBLEMAS
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“Não há caos aéreo. Os problemas ocorrem pelo aumento do fluxo. É a prosperidade do país: mais gente viajando, mais aviões e mais rotas.”
Guido Mantega
Os desafios da gestão da moderna organização mudaram?
PERGUNTA
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A vantagem é que agora podemos realizar a gestão em tempo real ...
RESPOSTA
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... da criação de valor por meio de métricas e indicadores ...
RESPOSTA
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“Só é gerenciado aquilo que se mede.”
Kaoru Ishikawa
... porque não se pode melhorar aquilo que não se mede.
RESPOSTA
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“Tenha sempre em mente utilidade daquilo que se mede.”
Ivan Luizio Magalhães
Com base nos 5 (cinco) sentidos ...
ABORDAGEM
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• Audição
• Visão
• Tato
• Paladar
• Fala
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... e nas 4 (quatro) perspectivas de desempenho.
ABORDAGEM
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É importante saber ouvir ...
AUDIÇÃO
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• Quais as nossas funções?
• Quais os nossos produtos?
• Qual o atual desempenho da organização?
• Qual a opinião dos clientes da
organização?
• Qual o clima interno da organização?
• Como anda o mercado?
• Como está o desempenho dos
concorrentes?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... para definir o cenário atual ...
MUDANÇA
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Estamos onde estamos e somos o que somos por causa dos hábitos de que nos tornamos presos, voluntária ou involuntariamente.
Todos somos criaturas de hábitos!
... para que possamos definir aonde queremos chegar ...
VISÃO
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• O que manteremos como está?
• O que necessitamos mudar?
• O que podemos melhorar?
• O que necessitamos fazer que não estamos
fazendo?
• Como queremos ser?
• Quais serão nossos objetivos?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... tendo em mente que é preciso saber antes de agir ...
TATO
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• O que já funcionou pode não funcionar?
• O que serviu para outras organizações
pode não servir para a nossa?
• Como adaptar à realidade da nossa
organização?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... ao decidir por algo, vale a pena experimentar ...
PALADAR
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• O que faremos?
• Como poderemos experimentar?
• Quais foram os resultados?
• Os resultados foram os esperados?
• Podemos extrapolar os resultados para
toda a organização?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... após decidir é preciso executar ...
FALA
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• Como fazer?
• Quando fazer?
• Quanto fazer?
• Como avaliar o que está sendo feito?
• Como serão as recompensas?
• O que fazer caso não dê certo?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
... e obter o máximo de comprometimento de todos os membros da organização.
SEXTO SENTIDO
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• Com os resultados obtidos, aonde
chegaremos?
• Quais os novos problemas que teremos que
enfrentar?
• O caminho escolhido continua válido?
• Quais serão os efeitos das transformações
do mercado?
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Apesar do caminho parecer longo, basta iniciar a caminhada ...
CONSTATAÇÃO
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... para que os problemas comecem a ser identificados e resolvidos.
CONSTATAÇÃO
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A gestão por meio dos 5 sentidos se faz pela aplicação de um método de trabalho ...
MÉTODO DE TRABALHO
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... baseado no gerenciamento da rotina por meio da ferramenta PDCA ...
MÉTODO DE TRABALHO
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... que permitirá resolver desde pequenos problemas do dia-a-dia ...
MÉTODO DE TRABALHO
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... até mesmo transformar a organização ...
MÉTODO DE TRABALHO
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... por meio de um plano passo-a-passo (road map) de oportunidades e projetos.
MÉTODO DE TRABALHO
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Nivelar o conhecimento
PLANEJAR - NIVELAR
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• Reunir a equipe de trabalho
• Explicar a abordagem
• Detalhar a metodologia de
trabalho
• Exemplificar a aplicação
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Atribuir as responsabilidades
PLANEJAR - ATRIBUIR
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• Explicar os papéis
• Detalhar as tarefas
• Atribuir a responsabilidade
• Definir o líder do trabalho
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Descrever o cenário atual
PLANEJAR - DESCREVER
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• Obter documentação existente
• Reunir dados e informações
• Descrever o cenário atual
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Analisar métricas, indicadores e resultados
PLANEJAR - ANALISAR
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• Identificar métricas
• Detalhar indicadores
• Obter resultados
• Analisar os resultados
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Validar as metas e objetivos estabelecidos
PLANEJAR - VALIDAR
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• Obter metas e objetivos
estabelecidos
• Comparar medidas com as
metas
• Comparar resultados com os
objetivos
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Caracterizar o problema
PLANEJAR - CARACTERIZAR
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• Detalhar o problema
• Estabelecer os limites do
problema
• Associar Fatores Críticos de
Sucesso
• Comparar com o mercado
• Quantificar “gaps” de
desempenho Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Analisar o problema
PLANEJAR - ANALISAR
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• Quantificar “gaps” de
desempenho
• Comparar com o mercado
• Identificar hipóteses de causa
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Identificar as causas do problema
PLANEJAR - IDENTIFICAR
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• Priorizar hipóteses de causa
• Avaliar hipóteses
• Selecionar a mais provável
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Avaliar oportunidades de melhoria
PLANEJAR - AVALIAR
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• Avaliar os “gaps” de
desempenho
• Avaliar a evolução do
desempenho
• Identificar oportunidades de
melhoria
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Estabelecer o plano de ação
PLANEJAR - ESTABELECER
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• Estabelecer prioridades
• Avaliar o retorno das ações
• Alocar recursos
• Fixar prazos
• Atribuir responsáveis
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Executar o plano de ação
FAZER - EXECUTAR
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• Estabelecer um piloto
• Implementar as ações
definidas
• Verificar a implementação das
ações
• Coletar evidências da
implementação das ações
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Medir os resultados
CONTROLAR - MEDIR
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• Associar os pontos de controle
• Obter os dados das métricas e
indicadores
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Validar os resultados obtidos
CONTROLAR - VALIDAR
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• Assegurar o prazo estipulado
para a validação
• Comparar os dados das
métricas e indicadores com as
metas estabelecidas
• Assegurar o controle
estatístico do processo
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Eliminar definitivamente as causas
AGIR - ELIMINAR
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• Comunicar os resultados do
piloto
• Comunicar as ações a serem
executadas para a
padronização
• Implementar em larga escala
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Monitorar o desempenho
AGIR - MONITORAR
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• Coletar dados
• Realizar o seguimento das
métricas e indicadores
• Verificar as métricas e
indicadores em relação as
metas estabelecidas
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Quantificar os ganhos
AGIR - QUANTIFICAR
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• Avaliar as métricas e
indicadores em relação as
metas estabelecidas
• Avaliar os objetivos em relação
aos resultados obtidos
• Avaliar benefícios e malefícios
indiretos
• Quantificar os ganhos Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Revisar os resultados do trabalho
AGIR - REVISAR
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• Obter resultados
• Associar os resultados às
melhorias
• Refletir sobre o trabalho
realizado
• Registrar lições aprendidas
• Registrar oportunidades de
melhoria Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
Predizer o desempenho
PREDIZER
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• Identificar tendências
• Estabelecer correlações
• Avaliar cenários (demanda,
capacidade, resultados)
• Prever anormalidades
• Identificar relações causais
• Guiar a definição de novas
metas Fonte: Business Process Flex (BP Flex)
A apresentação termina aqui, mas a nossa jornada está apenas começando ...
RECADO FINAL
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Muito obrigado!
AGRADECIMENTO
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CONTATO
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NOTA EXPLICATIVA
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