gestão e controlo de medicamentos

i

REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE

DIRECÇÃO NACIONAL DE MEDICAMENTOS E EQUIPAMENTOS PROGRAMA DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS

Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias— Participante

Outubro de 2010


ii

Este relatório foi possível graças ao generoso apoio do povo americano através da Agência

dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID), nos termos do acordo

de cooperação número GHN-A-00-07-00002-00. O conteúdo é de responsabilidade da

Management Sciences for Health e não necessariamente reflete as opiniões da USAID ou do

Governo dos Estados Unidos.

Sobre o SPS

O Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) busca desenvolver a capacidade

dos países em desenvolvimento para gerir eficazmente todos os aspectos dos sistemas e

serviços farmacêuticos. SPS centra-se na melhoria da governança no sector farmacêutico, o

reforço dos sistemas de gestão farmacêutica e mecanismos de financiamento, contendo a

resistência antimicrobiana, e o reforço do acesso e uso adequado de medicamentos.

Citação Recomendada

Este relatório pode ser reproduzido se o crédito for dado a SPS. Por favor, use a seguinte

citação.

Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS). 2010. Gestão e Controlo de

Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias - Participante. Submetido a

Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional pelo Programa SPS.

Arlington, VA: Management Sciences for Health.

Strengthening Pharmaceutical Systems

Center for Pharmaceutical Management

Management Sciences for Health

4301 North Fairfax Drive, Suite 400

Arlington, VA 22203 USA

Telefone: 703.524.6575

Fax: 703.524.7898

E-mail: [email protected]

Internet: www.msh.org/sps

iii

ÍNDICE

Agradecimentos ......................................................................................................................... v

Apresentação ............................................................................................................................ vii

1. Introdução à Gestão de Medicamentos .................................................................................. 1

2. Regras Gerais de Gestão ........................................................................................................ 5 2.1. Ciclo de aprovisionamento ............................................................................................. 5 2.2. Conservação dos Medicamentos ..................................................................................... 5 2.3. Arrumação ...................................................................................................................... 6 2.4. Protecção ......................................................................................................................... 6

2.5. Condições Especiais de Conservação ............................................................................. 7 2.6. Inutilização de Medicamentos ........................................................................................ 7

3. Recepção de Medicamentos ................................................................................................. 11

3.1. Conferência da mercadoria ........................................................................................... 11

4. Gestão do Stock ................................................................................................................... 17 4.1. Abertura do Kit de Medicamentos ................................................................................ 17 4.2. Ficha de Stock ............................................................................................................... 18

4.3. Processo de Inventário .................................................................................................. 19 4.4. Devolução de Medicamentos ........................................................................................ 22

4.5. Balanço Semanal de Consumo ..................................................................................... 24

4.6. Relatório Mensal de Actividade ................................................................................... 35

5. Requisição Mensal ............................................................................................................... 45 5.1. Requisição Mensal de Unidade Sanitária ..................................................................... 45

6. Uso Racional de Medicamentos e Receita Médica .............................................................. 55 6.1. Prescrição Racional ....................................................................................................... 55 6.2. Prescrição Não Racional ............................................................................................... 55

6.3. Atendimento ao Público ................................................................................................ 56 6.4. Interpretação da Receita Médica ................................................................................... 56

6.5. Atendimento da Receita Médica ................................................................................... 56

7. Embalagem e Dispensação dos Medicamentos ................................................................... 61

7.1. Embalagem e Rotulagem dos Medicamentos ............................................................... 61 7.2. Dispensa de Medicamentos .......................................................................................... 61

7.3. Cumprimento da Terapêutica ........................................................................................ 62

8. Documentação e Arquivo .................................................................................................... 65 8.1 Fluxo de informação ...................................................................................................... 65 8.2 Arquivo .......................................................................................................................... 65

9. Actividades de Supervisão ................................................................................................... 69

Anexo 1 .................................................................................................................................... 73

Anexo 2 .................................................................................................................................... 79

Anexo 3 .................................................................................................................................... 83

Anexo 4 .................................................................................................................................... 89


iv

v

AGRADECIMENTOS

Estes materiais de formação foram preparados com base no “Manual de Procedimentos para

Gestão e Controlo de Medicamentos do Programa Nacional de Medicamentos Essenciais

(PNME) da Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME), 2ª edição de

2005”. Os primeiros materiais de treinamento sobre gestão de produtos à base de

combinações de derivados da Artemisinina, que correspondem à sigla ACT (Artemisinin-

based Combination Therapy) em inglês, foram desenvolvidos por MSH e testados em campo

em uma oficina realizada na província do Huambo em Janeiro de 2007, em colaboração com

a ONG The MENTOR Initiative. Um seminário nacional para formação de treinadores sobre

gestão de ACTs foi então realizado em Luanda em Maio de 2007 e um seminário provincial

foi realizado na provincia da Huíla em Julho de 2007, co-financiado pela União Européia. Em

Fevereiro de 2008 foi realizada uma oficina em Luanda para atualizar estes materiais de

formação e também produzir um guião de supervisão para unidades sanitárias, em

colaboração com o PNME e as ONGs World Learning, The MENTOR Initiative,

CONSAÚDE, Lda, World Vision, Africare, Serviços Essenciais de Saúde (Chemonics

International, Inc.) and Catholic Relief Services financiadas pela USAID. Porém, visto ser a

gestão de medicamentos essenciais em forma de kits o tipo mais comum vigente no país, os

parceiros concordaram e a MSH desenvolveu materiais de treinamento para gestão de ACT e

kits combinados. Estes materias foram testados em uma seminário com os supervisores locais

e nacionais do PNME na província de Malange em Junho de 2008, em colaboração com a

ONG Consaúde Lda. Depois de validados estes materiais foram então aplicados ao nível local

e provincial pelas outras ONGs financiadas pela USAID em diversas províncias de Angola.

Com base nas reacções do campo e para tornar os materiais de formação mais construtivos, a

MSH e os parceiros decidiram dividí-los em dois pacotes separados, um focado nas unidades

sanitárias e outro focado nos depósitos regionais e provinciais , com um componente

adicional sobre atividades de supervisão em cada um. Em Abril de 2010 a MSH em parceria

com a DNME e as ONGs financiadas pela USAID conduziram em Luanda um seminário

nacional com os supervisores provinciais e gestores de medicamentos das unidades sanitárias

de 14 províncias para validação da nova versão dos materiais e formação de treinadores em

gestão de ACT/Kits. Ler foneticamente Os materiais de formação foram concluídos em

Setembro de 2010. Gostaríamos de agradecer ao Ministério da Saúde de Angola, a DNME,

ao PNME, a USAID Angola e todos aqueles que contribuíram em diversas fases do processo

descrito acima, incluindo os seguintes:

Boaventura Moura Wonder Goredema

Adelino Manaças Malick Diara

Constâncio João Maria Miralles

Sebastião Suana Malcolm Clark

Pedro Teca Raquel Aurélio

Fernando Miguel Francisco Saute

Pombal Mayembe Jules Mihigo

Filomeno Fortes Fern Teodore

Francisco Telles Paula Figueiredo

Ricardo Luvundo Claudia Aguiar

Tom Moore Sarah Saleheen

Luis Gustavo Bastos Nathan Miller


vi

vii

APRESENTAÇÃO

Este manual para formação tem como objectivo elaborar todos os procedimentos que o

profissional de saúde deve seguir para realizar a correcta gestão dos medicamentos e outros

produtos. Ele está organizado em vários temas, abordados com uma breve apresentação

seguida por uma aula prática do mesmo assunto. Durante a aula prática o participante poderá

discutir os detalhes dos procedimentos e tirar qualquer dúvida. Através das apresentações e

exercícios os profissionais orientar-se-ão na realização das suas actividades diárias,

considerando os aspectos logísticos de gestão e de aviamento de medicamentos e outros

produtos. Será trabalhada a gestão ao nível da Unidade Sanitária (US) de forma completa,

incluindo as actividades de supervisão.

Este manual foi preparado com base nas informações contidas no “Manual de Procedimentos

para Gestão e Controlo de Medicamentos do Programa Nacional de Medicamentos Essenciais

(PNME), 2ª edição de 2005” e também em outros documentos relacionados.

A correcta manutenção dos dados é fundamental para gerir um sistema de fornecimento de

medicamentos. Cada nível do sistema de saúde deve ser capaz de:

Informar o stock disponível, com qualquer ajuste ou perda, de maneira rápida e fácil;

Informar e utilizar os dados sobre o nível de consumo;

Saber quando se deve fazer um pedido de fornecimento;

Determinar quanto se deve encomendar para assegurar que não faltará e nem que

armazenará mais produtos do que possa usar.


viii

1

1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE MEDICAMENTOS

A infra-estrutura de um sistema de saúde deve ser considerada quando se discutir gestão de

medicamentos, pois os vários níveis estão interligados. Na República de Angola, como em

muitos outros países, o sistema de saúde está dividido em três subsistemas:

1) Público ou Serviço Nacional de Saúde gerido pelo Ministério da Saúde e por outros

organismos governamentais.

2) Privado não lucrativo, gerido por organizações não-governamentais, incluindo

organizações religiosas.

3) Privado lucrativo, gerido por organizações privadas e que tem crescido desde a

aprovação da Lei de Bases da Saúde em 1992.

O Serviço Nacional de Saúde (SNS) é constituído por US organizadas em três níveis de

cuidados à saúde:

1) Primário – de cuidados primários à saúde.

2) Secundário – da rede hospitalar polivalente.

3) Terciário – da rede hospitalar diferenciada ou especializada.

Assim como o SNS, o sistema de abastecimento de medicamentos dirigido para a rede

primária está estruturado em três níveis:

1) Nível Central, constituído pelo PNME que abastece os Depósitos Provinciais.

2) Nível Provincial, constituído pelos Depósitos Provinciais que abastecem as US

periféricas (Posto de Saúde, Centro de Saúde e Hospital Municipal).

3) Nível Primário, constituído pelas US que atendem directamente o público.

A regulamentação e controlo da área farmacêutica no país são tarefas da Direcção Nacional

de Medicamentos e Equipamentos (DNME).

Esta instituição subordinada ao Ministério da Saúde tem competências através do PNME para

administrar, coordenar e executar as funções relativas à aquisição, armazenagem,

conservação, e distribuição de medicamentos e outros produtos destinados às US da rede

primária.

efine-se como medicamento toda a substância ou composição que possua propriedades

curativas ou preventivas das doenças ou dos seus sintomas, no homem e no animal, e que é

utilizada para estabelecer um diagnóstico, restaurar, corrigir ou modificar as suas funções.

Os medicamentos essenciais são os medicamentos que satisfazem as necessidades básicas das

acções sanitárias dirigidas à prevenção e recuperação da saúde de uma determinada

população.

D


2

Deve-se diferenciar os medicamentos de especialidade dos medicamentos genéricos. Os

primeiros protegidos por licença de exclusividade são fabricados num único laboratório e são,

portanto, mais caros. Os segundos estão livres de todos os direitos e podem ser fabricados por

qualquer laboratório farmacêutico, e portanto, são comercializados a preços reduzidos.

Os medicamentos podem ser classificados por diferentes critérios, dos quais o sistema VEN

(Vital, Essencial e Não essencial) permite priorizar a aquisição dos produtos indispensáveis,

sendo:

Vitais: os medicamentos indispensáveis para salvar a vida de um doente.

Essenciais: os medicamentos que, não sendo indispensáveis para salvar a vida,

permitem o tratamento dos casos onde o organismo se encontra debilitado e com

baixa resistência.

Não Essenciais: os medicamentos considerados pouco eficazes e/ou não necessários

para as acções sanitárias numa determina área geográfica.

A utilização de medicamentos no SNS é orientada por uma Lista Nacional de Medicamentos

Essenciais (LNME) que define os níveis em função da rede sanitária (tipo de unidade

sanitária) e do pessoal prescritor nela colocado. Conjuntamente foi instituída a

obrigatoriedade da prescrição de medicamentos pelos nomes genéricos ou DCI

(Denominação Comum Internacional) em todo o território nacional.

PNME foi criado com o objectivo de garantir a disponibilidade e a acessibilidade dos

medicamentos essenciais nas US de nível primário e o seu uso racional. Os medicamentos

são embalados e fornecidos em caixas fechadas (Kits).

O processo de abastecimento programado de Kits permite:

Garantir a existência regular dos medicamentos essenciais nas US de nível primário;

Facilitar as condições de armazenagem, de distribuição e a utilização dos

medicamentos neste nível e, desta maneira, melhorar o abastecimento de

medicamentos à população.

Um kit define-se como uma embalagem cujo conteúdo em medicamentos essenciais é

previsto para tratar um número determinado de doentes em função de padrões

epidemiológicos pré-definidos.

Apesar de algumas desvantagens como o custo e, às vezes, desequilíbrios entre os padrões

para determinação do conteúdo e as prescrições, os kits apresentam grandes vantagens na

fácil disponibilidade, na armazenagem, no transporte e na segurança (qualidade) dos

medicamentos. Assim, em Angola são utilizados três tipos de Kits:

O

1. Introdução à Gestão de Medicamentos

3

Unidade Sanitária Qualificação do pessoal

Designação do Kit Nº de consultas abrangidas

Posto de Saúde Técnico Kit-PS 1000

Centro de Saúde Técnico Kit-CS 1000

US com médico * (Hospital Municipal ou outra)

Médico Kit–Complementar** 500

* Referente ao sector de cuidados primários de saúde. ** Complementa o Kit-CS para consultas realizadas por médicos.

A distribuição dos Kits é realizada pelos Depósitos Provinciais, sendo o número de Kits

fornecidos a cada US determinado após a elaboração dum plano de distribuição, em função

da qualificação do pessoal clínico presente e do número médio mensal de consultas externas

realizadas.

No que diz respeito ao “Kit complementar”, a sua distribuição depende do número de

consultas externas realizadas por médico.

No entanto, existem regras imprescindíveis para gestão e utilização dos kits:

Os Kits de medicamentos só devem ser abertos e usados nas US do nível primário a

que se destinam.

Devem ser abertos quando recebidos na US na presença de 2 técnicos (se possível, o

chefe da US) para ser conferida a quantidade e qualidade dos produtos, e depois

registados nas fichas de stock (com a data de validade de cada lote).

Uma vez aberto, os medicamentos do Kit passam a ser considerados como

medicamentos clássicos seguindo as mesmas regras de gestão (regras de arrumação,

conservação, etc.) e de registo (ficha de stock, guia de remessa, etc.).

É importante lembrar que as US devem preencher os impressos apropriados e enviá-los

atempadamente para o nível superior de modo que seja feito o cálculo das quantidades de

Kits que devem receber ao longo do ano.


4

5

GestãoOrganização

Financiamento

Recursos humanos

Sistema de informação

Procura

Selecção

Distribuição

Uso

2. REGRAS GERAIS DE GESTÃO

Neste manual vamos examinar a gestão de medicamentos somente nas US do nível primário.

Para entender as regras gerais de gestão devemos, primeiramente, considerar várias

definições e conceitos de aprovisionamento:

Gestão de medicamentos é o conjunto de actividades que devem ser realizadas de forma

contínua e interligadas, para garantir a existência e o uso correcto dos medicamentos nos

diversos níveis do sistema de saúde, permitindo:

Conhecer os movimentos e fluxos de medicamentos,

Conservar os medicamentos apropriadamente e evitar as rupturas de stock.

Logística é um sistema organizacional que permite a dinâmica do ciclo de aprovisionamento

(medicamento, equipamento, arquivo, transporte, etc) e faz parte da gestão.

Controlo, que também faz parte de gestão, é a actividade que permite:

Garantir a utilização racional dos medicamentos,

Garantir o cumprimento dos procedimentos,

Limitar as perdas materiais e financeiras.

2.1. Ciclo de aprovisionamento

O ciclo de aprovisionamento apresenta-se como uma sucessão de funções básicas,

fundamentais para a correcta gestão dos medicamentos e outros produtos no SNS.

Selecção e procura:

Consiste em determinar e adquirir, a partir da LNME, a quantidade

necessária dos medicamentos apropriados para tratamento das

patologias identificadas, tendo em conta os fundos disponíveis.

Distribuição:

Consiste em disponibilizar os artigos e serviços necessários

para o funcionamento de uma determinada instituição com

boa qualidade, em quantidade suficiente, em tempos certos e

regulares e com custos mínimos.

Uso:

Refere-se à correcta utilização da medicação considerando a qualidade da prescrição, a

embalagem, a rotulagem, as condições de dispensa e de conservação e o cumprimento da

terapêutica pelo doente.

2.2. Conservação dos Medicamentos

O calor, a luz, a humidade, os ratos e insectos, entre outros, são elementos que podem

contribuir para a deterioração dos medicamentos. Para uma boa conservação os produtos

devem ser devidamente arrumados e o armazém estar sempre limpo. Os medicamentos

devem ser protegidos contra roubos e riscos de incêndio. Para minimizar as perdas deve-se:


6

Considerar os prazos de validade,

Prever correctamente as necessidades,

Organizar correctamente os medicamentos,

Movimentar primeiro os medicamentos mais antigos (regra PEPS),

Devolver o stock excessivo ou os produtos não utilizados.

A regra PEPS (Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair) significa que o medicamento que vencerá

primeiro, ou seja, que irá passar a data de expiração deve ser dispensado antes dos outros

medicamentos.

2.3. Arrumação

Deve-se organizar o armazém de modo a facilitar o manuseio dos produtos, a circulação do ar

e a movimentação do pessoal.

Considerando os critérios acima, o gestor deve:

Organizar os produtos seguindo a ordem alfabética,

Arrumar os produtos que irão expirar primeiro à frente dos outros nas prateleiras

Conservar etiquetas com os respectivos nomes dos produtos nas prateleiras para

indicar o local de cada um,

Na medida do possível, os mesmos produtos devem ser arrumados no mesmo local,

Em caso de grandes volumes, é necessário encher a prateleira e armazenar o restante

das caixas num único local,

Proteger as cargas de grande volume (pacotes de Coartem, material de penso, soros,

etc.) arrumando-as em estrados (paletes).

2.4. Protecção

É importante ler as instruções de conservação escritas no rótulo das embalagens ou nas

etiquetas das caixas de medicamentos. Um ambiente quente acelera a degradação dos

medicamentos. Há várias maneiras de evitar problemas com o calor:

Correntes de ar podem baixar a temperatura ambiente no local de armazenamento,

Deixar espaço livre entre o chão, as paredes, as caixas e as prateleiras permite a

circulação do ar.

Como regra geral, todos os produtos devem estar protegidos da luz e da humidade que possa

vir de cima ou de baixo (ex.: chuva e infiltrações). Uma maneira de evitar esses problemas é

nunca colocar medicamentos no chão.

É necessário proteger os medicamentos contra ataques de ratos, insectos ou outros animais

com:

2. Regras Gerais de Gestão

7

Limpeza e arrumação contínua,

Destruição ou devolução regular dos medicamentos impróprios para consumo,

Uso de insecticidas, rede nas janelas e controlo das entradas.

Tomar precauções para minimizar os riscos de roubo, como por exemplo:

Limitar o acesso à área de armazenagem,

Controlar o pessoal autorizado a circular no local,

Equipar portas e janelas com dispositivos de segurança.

2.5. Condições Especiais de Conservação

Para os TDRs (Teste de Diagnóstico Rápido) e alguns produtos (insulina, ocitocina, vacinas)

deve-se assegurar temperaturas baixas e o controlo da cadeia de frio (câmaras de frio, geleiras

ou congeladores). Os estupefacientes, psicotrópicos e outras substâncias de controlo

específico devem ser conservadas em local seguro e com acesso controlado. Os produtos

inflamáveis, tais como o álcool, éter dietílico, metanol, etc., devem ser armazenados em

locais especiais, de preferência, numa pequena construção separada.

2.6. Inutilização de Medicamentos

A inutilização é o conjunto de actividades que permite a destruição de produtos

farmacêuticos que não estão em condições de serem consumidos. Esta destruição deve ser

realizada por incineração, por aterro ou esmagamento em lugares apropriados. Deve ser

garantido o cumprimento das normas ambientais e, se não for o caso, os medicamentos serão

devolvidos com a devida documentação (Guia de Remessa e Relatório de Ocorrências) para o

nível superior. Veja nos tópicos seguintes mais informações sobre o uso da Guia de Remessa

e do Relatório de Ocorrências.


8

Aula Prática

Cada pessoa deve fazer este exercício individualmente. Caso tenha mais de uma pessoa da

mesma Unidade Sanitária, podem trabalhar em grupo.

1. Veja na página seguinte o Formulário 1: Avaliação do Depósito

2. Leia os critérios e elementos do formulário. Pense em seu local de trabalho e indique

Sim ou Não para cada item do formulário.

3. Para cada Não, anote no verso da folha o seguinte (use o modelo abaixo):

Elementos que não realiza,

O que você sozinho pode fazer para melhor a situação,

Caso necessite de mais recursos, faça uma listagem do que precisa e onde

poderia conseguir.

Modelo para usar:

Elemento que não

realiza

Actividade para melhorar

a situação

Recursos faltando

hoje

Fonte potencial dos

recursos

4. No plenário da aula, esteja pronto para discutir o resultado deste exercício.

2. Regras Gerais de Gestão

9

Formulário 1: Avaliação do Armazém

Critério Elemento Sim Não

Há espaço para se movimentar

facilmente pela área?

- O espaço está organizado para facilitar a

movimentação

- Não há itens bloqueando o acesso aos produtos

As janelas estão em boas

condições?

- Funcionam para abrir e fechar

- Estão limpas

As portas, paredes e o tecto

estão em boas condições?

- Não há infiltrações pelo tecto

- As paredes não têm evidência de estarem molhadas

Há uma circulação eficiente do

ar?

- Aberturas permitem movimentação do ar

- O espaço entre as prateleiras permite a

movimentação do ar

Os produtos armazenados estão

protegidos da luz do sol?

- Longe das janelas e portas

O armazém está seguro? - Existem grades de ferro nas portas e janelas

- As grades estão estão em boas condições

- Existem trancas nas portas e janelas

- As trancas funcionam bem

Os produtos estão organizados

de uma maneira sistemática?

- Medicamentos estão agrupados por ordem alfabética

- Medicamentos têm rótulos para permitir a

identificação por nome, forma farmacêutica,

dosagem e data de validade

Há prateleiras e estrados

(paletes) suficientes para todos

os produtos?

- Estão intactos e funcionando bem

- Não há itens colocados directamente no chão

As geleiras e congeladores

funcionam bem?

- A temperatura está controlada

- A electricidade está constante

O armazém está limpo? - Não há lixo no chão ou no balcão de trabalho

- Está livre de insectos e ratos

Os produtos estão disponíveis

no dia da avaliação?

- Todos os produtos estão disponíveis

- Regra PEPS * está sendo seguida

- Não há nenhum produto com prazo fora de validade

Os produtos expirados ou

danificados estão armazenados

em separado?

- Estão armazenados separados do stock não

danificado ou expirado

- São normalmente devolvidos ao depósito fornecedor

ou destruídos seguindo os procedimentos do

PNME

* PEPS = Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair


10

11

3. RECEPÇÃO DE MEDICAMENTOS

As Unidades Sanitárias são abastecidas periodicamente pelo Depósito Fornecedor

(normalmente o Depósito Provincial) consoante a quantidade de medicamentos solicitada por

elas com base nos consumos mensais.

O agente encarregado do transporte dos medicamentos deve entregar junto aos mesmos, uma

Guia de Remessa devidamente preenchida pelo Depósito Fornecedor.

A Unidade Sanitária deve controlar a encomenda na sua recepção sendo depois responsáveis

pela correcta gestão e conservação dos produtos.

Uma “comissão” deve ser responsável pela documentação do movimento e será constituída

por, no mínimo, uma pessoa que entrega a mercadoria e uma outra pessoa que recebe a

mercadoria.

3.1. Conferência da mercadoria

No primeiro acto da recepção, que corresponde à entrada dos medicamentos no armazém, o

responsável pela recepção deve verificar, na presença do transportador, se as embalagens ou

caixas de mercadorias foram violadas e estão em bom estado.

A quantidade dos produtos deve ser conferida com base na informação registada na Guia de

Remessa. Atenção: os prazos de validade dos itens, especialmente quando forem

medicamentos, devem ser cuidadosamente controlados.

A Guia de Remessa deve ser completada com a quantidade recebida e calculadas as

eventuais diferenças em relação à quantidade enviada registada na própria Guia de Remessa.

Se detectar qualquer irregularidade nos volumes (ex.: embalagem faltando, aberta ou

danificada) deverá ser anotada uma observação na própria Guia de Remessa ou redigido um

Relatório de Ocorrências.

Após a recepção e conferência da mercadoria na Unidade Sanitária, a via original fica

arquivada na própria Unidade e a cópia completada com as informações do recebimento

retorna para o Depósito Provincial para também ser arquivada.


12

Aula Prática

Veja nas páginas seguintes a Amostra 2: Guia de Remessa. Cada pessoa deve fazer este

exercício individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma unidade sanitária. Faça o seguinte na Guia de Remessa:

1. Observar os campos para preencher.

2. Preencher os campos necessários para uma remessa Normal, usando as informações

contidas na Amostra 1: Gestão de Coartem em Benguela apresentada na próxima

página.

Preencher o documento como se você fosse responsável pela Unidade Sanitária

que receberá material do Depósito Provincial. Nesta parte do exercício você estará

completando a Guia de Remessa que chegará com as informações já preenchidas

pelo Depósito Provincial.

Avaliar se é preciso preencher a Amostra 3: Relatório de Ocorrências apresentada

nas próximas páginas.

No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas:

As informações fornecidas estão completas para preencher a Guia de Remessa

correctamente? Por quê?

Houve diferença entre a quantidade enviada e a quantidade recebida? Se sim,

qual?

Foi necessário preencher um Relatório de Ocorrências? Por quê?

Devem-se fazer quantas vias da Guia de Remessa e para onde enviá-las?

3. Recepção de Medicamentos

13

Amostra 1: Gestão de Coartem em Benguela

Na Província de Benguela, o Centro de Saúde Equimina do Município de Baía Farta enviou

uma Requisição Mensal de Unidade Sanitária, para o Depósito Provincial.

Cada comprimido de Coartem® contêm Artemether 20mg e Lumefantrine 120mg em

combinação.

O responsável pelo Depósito Provincial de Benguela, Pedro Rui, preparou os medicamentos e

enviou para o Centro de Saúde Equimina por Ricardo Fonseca, no dia 29 de Dezembro de

2008.

O Responsável pelo Centro de Saúde Equimina, José Fátima, recebeu os seguintes

medicamentos no dia 30 de Dezembro de 2008:

22 Blisters de Coartem®, blister c/ 6 comp.;



18 Blisters de Coartem®, blister c/ 24 comp.


14

Amostra 2: Guia de Remessa

Instituição: Centro de Saúde Equimina

Município: Baia Farta

Província: Benguela

Quantidade enviada Valor Unitário Valor Total Quantidade recebida Diferença

QE VU QE x VU QR QR - QE1

22

2

52

3

46

4

18

5

6

7

8

9

10

Observações:

REPÚBLICA DE ANGOLA

MINISTÉRIO DA SAÚDE

Município: Benguela


P.N

.M.E

.

GUIA DE REMESSAPROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS

Instituição: Depósito Provincial

Entrega ao: ___29__/__12___/__08___ Recepção ao: ___/____/__ _

Nº0037/2006

Normal Devolução

Recebido por:

Coartem 20/120 mg, comp,

blister c/ 12 compCoartem 20/120 mg, comp,

blister c/ 18 comp

Coartem 20/120 mg, comp,

blister c/ 24 comp

Nome:____ ______

Data: _29_/_12_/_08 _ Data: _29_/_12_/_08_ _ Data: ____/____/____

Coartem, 20/120 mg, comp,

blister c/ 6 comp

Nome:_ Pedro Rui_ ___________Ricardo Fonseca_ ___Nome:_Ricardo Fonseca ________________

DESIGNAÇÃO

Entregue por: Transportado por:

X

3. Recepção de Medicamentos

15

Amostra 3: Relatório de Ocorrências

Unidade Sanitária ou Depósito: Município: Província:

Responsável pela Notificação da Ocorrência:

Nome: Função:

Assinatura: Data:

RELATÓRIO DE OCORRÊNCIAS



PROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS


16

17

4. GESTÃO DO STOCK

As actividades relacionadas com a correcta gestão do stock de medicamentos dependem, em

parte, do devido preenchimento dos modelos de suporte que são:

Fichas de Stock

Balanço Semanal de Consumo

Relatório Mensal de Actividade

Além da utilização dos formulários acima, o gestor também deve acompanhar a aplicação

correcta dos procedimentos estabelecidos na secção “Regras Gerais” do Manual de

Procedimentos para Gestão e Controlo de Medicamentos do PNME (2ª edição – 2005).

4.1. Abertura do Kit de Medicamentos

Um novo Kit de medicamentos será aberto na Unidade Sanitária cada vez que se acabam os

primeiros medicamentos do Kit precedente.

A abertura de um novo Kit deve ser realizada na presença de pelo menos dois técnicos e, se

possível, envolvendo o chefe da Unidade Sanitária.

No momento da abertura do Kit, deve-se conferir a quantidade de produtos existente dentro

da caixa, completar os dois exemplares da Lista de Embalagem de Medicamentos com a

Quantidade recebida e calcular a eventual Diferença em relação à Quantidade total no kit

previamente registada na própria Lista de Embalagem.

Para este efeito estão inclusos em cada caixa dois exemplares da Lista de Embalagem dos

Medicamentos contidos no Kit e, algumas vezes, um exemplar desta lista poderá estar colado

na parte externa da caixa.

A Lista de Embalagem deve ser completada sempre que se abre um novo Kit de

medicamentos.

Uma cópia da Lista de Embalagem completada deve ser enviada para o Depósito Fornecedor

cada vez que, e somente se forem detectadas irregularidades na quantidade ou na qualidade

dos medicamentos de um Kit. A outra cópia da Lista de Embalagem será arquivada numa

pasta da Unidade Sanitária.

Quando se detectam anomalias na qualidade dos produtos (ex.: danificados, expirados ou

impróprios para consumo) também deve-se redigir um Relatório de Ocorrências em duas

vias, sendo a original enviada para o Depósito Fornecedor junto com um exemplar da Lista

de Embalagem preenchida. A cópia deve ser arquivada na Unidade Sanitária junto com uma

cópia da Lista de Embalagem.

Portanto, caso não se detectem anormalidades na quantidade ou na qualidade dos produtos

não se deve enviar a Lista de Embalagem para o Depósito Fornecedor.


18

Depois da abertura do Kit, os medicamentos passam a ser considerados como medicamentos

clássicos seguindo as mesmas regras de arrumação (nas prateleiras), de conservação e de

gestão.

Vamos agora discutir a Ficha de Stock e como conduzir um Inventário do Stock. Os demais

formulários listados anteriormente serão considerados em outros tópicos deste manual.

4.2. Ficha de Stock

A Ficha de Stock é um instrumento para o controlo de stock existente e dos movimentos

realizados localmente na Unidade Sanitária.

Uma vez recebida a remessa de medicamentos, todos os itens devem ser devidamente

arrumados em prateleiras ou estrados, identificados por nome e classificados por ordem

alfabética.

Imediatamente após a arrumação, as quantidades recebidas devem ser registadas nas Fichas

de Stock correspondentes. Deve-se ter uma Ficha de Stock para cada produto e os

medicamentos devem ser registados considerando-se sempre a “Unidade de Embalagem” de

cada um.

Por exemplo, quando receber um frasco de Ácido Acetilsalicílico com 1000 comprimidos, a

quantidade a registar na coluna “Entrada” da Ficha de Stock será de 1 (e não de 1000), caso a

unidade considerada seja o frasco. Para o Cortem® por exemplo, fornecido sob a forma de

um blister de 12 comprimidos numa caixa de 100 blisters, na Ficha de Stock a quantidade

lançada deve ser de 100 (e não de 1200), visto que, a unidade considerada é o blister.

Todas as Fichas de Stock devem ser colocadas na prateleira ou estrado junto aos produtos

correspondentes.

De um modo geral, a Ficha de Stock é o instrumento onde se regista qualquer movimento de

stock, tendo visualmente e sempre actualizada a posição do “Stock Existente”.

Assim, as informações devem ser registadas nas respectivas Fichas de Stock para cada

produto presente e gerido na Unidade Sanitária, incluindo os equipamentos e material de

gestão, sempre que houver um movimento de saída, de entrada ou inventário.

Com a Ficha de Stock, poder-se-á:

Controlar a quantidade de medicamentos existentes,

Controlar o prazo de validade dos medicamentos,

Controlar o stock de segurança,

Calcular a quantidade necessária de medicamentos,

Controlar os movimentos de medicamentos,

Aumentar a transparência na gestão dos medicamentos.

Medicamentos que apresentam a mesma formulação (compostos químicos iguais, na mesma

dosagem e apresentação), porém com nomes comerciais diferentes, devem ser geridos como

se fossem produtos diferentes, ou seja, devem ser registados em Fichas de stock separadas.

Isto se aplica também para o preenchimento dos demais modelos de suporte discutidos em

outros tópicos deste manual.

4. Gestão do Stock

19

NOTA EXPLICATIVA: As combinações à base de derivados da Artemisinina,

correspondem à sigla em inglês ACT (Artemisinin-based Combination Therapy) que é

comumente utilizada para designar todos os compostos terapêuticos que apresentam a

Artemisinina ou algum derivado seu na fórmula, podendo ainda, apresentar outros produtos

em associação. Entre os ACT está o Coartem®, que é composto por Artemether 20mg e

Lumefantrine 120mg, porém existem outros medicamentos que apresentam esta mesma

fórmula, mas que como são fabricados por laboratórios farmacêuticos diferentes apresentam

outros nomes comerciais. Neste caso, apesar de apresentarem a mesma composição química

devem ser geridos na Unidade Sanitária de forma individual, ou seja, considerados como se

fossem produtos diferentes para fins da gestão de medicamentos e registados em modelos

impressos de gestão separados. Por exemplo, devem ser preenchidas Fichas de Stock

diferentes para cada um desses produtos e serem registados separadamente nas Guias de

Remessa, Balanço Semanal, Relatórios Mensais de Actividade, etc.

4.3. Processo de Inventário

O processo de inventário,deve ser realizado ao final de cada mês pela Unidade Sanitária e

comporta várias etapas desde a contagem do stock até às eventuais correcções nas Fichas de

Stock.

O processo descrito abaixo representa, de uma maneira geral, a condução do inventário num

armazém de medicamentos. Este processo pode parecer complicado, embora seja simples e

de fácil realização dependendo da organização, do tamanho e do número de itens

gerenciados.

Contagem do stock

O inventário representa o stock existente num determinado momento. Inventariar é realizar a

contagem manual de todos os produtos existentes no armazém e discriminá-los por prazo de

validade.

Preparação do Inventário

Seleccionar um horário para realizar o inventário, que deverá ser fora do período de

atendimento ao público.

Limpar e arrumar devidamente o armazém, agrupando na medida do possível, os mesmos

produtos num único lugar com a respectiva Ficha de Stock. Um armazém organizado é

mais fácil de inventariar.

Actualizar as Fichas de Stock, registando todos os movimentos de entrada e saída de

produtos referentes a remessas pendentes ou não registadas que possam existir.

Criar uma “Comissão de Inventário”, formada para esse fim, que inclua o responsável

pelo armazém e uma pessoa externa ao sector.

Dividir o trabalho e definir as tarefas para cada membro da equipa.


20

Realização da primeira contagem

Numa lista de contagem provisória regista-se para cada produto os seguintes dados:

Designação do produto (Nome, Dosagem, Forma farmacêutica e Unidade)

Prazo de validade do produto

Stock contado do produto existente

Comparação da contagem realizada com o stock existente nas Fichas de Stock

Uma vez contados todos os itens do armazém, deve-se confrontar as quantidades contadas

(lista de contagem) com o stock existente registado nas Fichas de Stock.

Se para um produto a contagem manual é diferente da quantidade registada na Ficha de

Stock, será necessário efectuar uma nova contagem manual deste produto para assegurar que

a diferença detectada não provenha dum erro de contagem.

Caso as quantidades contadas na primeira e na segunda vez sejam diferentes, deve-se contar

novamente o stock do produto até ter pelo menos duas contagens idênticas.

Correção das Fichas de Stock

É necessário actualizar as Fichas de stock para que os dados reflictam a realidade.

Se houver divergência entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se

acrescentar na Ficha de Stock uma linha de “Correcção de Stock” reportando nas colunas de

Entradas ou Saídas as quantidades em falta ou em excesso.

O registo do inventário na Ficha de Stock deve ter 2 linhas sendo a primeira “Correcção de

Stock” onde se coloca a diferença encontrada e a segunda “Inventário” com a quantidade

contada do produto, que se tornará o novo stock existente na Unidade Sanitária. Deve-se

actualizar também os prazos de validade registados na Ficha de Stock.

Caso exista diferença entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se

preencher um Relatório de Ocorrências para relatar este facto e justificar a diferença

encontrada.

Este Relatório de Ocorrências deve ser preenchido em duas vias (original e cópia) sendo o

original encaminhado ao Depósito Provincial junto com o Relatório Mensal de Actividade na

ocasião do envio deste e a cópia arquivada na própria Unidade Sanitária.

Se não existir diferença entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se

preencher somente a linha para identificar o “Inventário”.

4. Gestão do Stock

21

Aula Prática

Na página seguinte veja a Amostra 1: Ficha de Stock. Cada pessoa deve fazer este exercício

individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma Unidade Sanitária.

Faça o seguinte na Amostra 1: Ficha de Stock:

1.Observar com atenção todos os campos preenchidos da Ficha de Stock.

2.Note que a Ficha de Stock não está totalmente correcta.

3.Faça um levantamento do que está certo e errado.

No plenário da aula, esteja pronto para responder às seguintes perguntas:

As informações no cabeçalho estão correctas? Por quê?

As informações no restante do documento estão correctas? Por quê?

O prazo de validade está em dia para todos os lotes do medicamento?

Foram conduzidos inventários regulares? Qual o resultado do inventário? O inventário

está registado na Ficha de Stock correctamente e por quê?

Os acontecimentos revelados na Ficha de Stock mostram a necessidade de preparar

que outro documento? Por quê?

Onde deve ficar a Ficha de Stock?


22

Amostra 1: Ficha de Stock


FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:

Centro de Saúde de Equimina Município: Província:

Benguela

DESIGNAÇÃO - DOSAGEM - FORMA UNIDADE DE EMBALAGEM

Coartem - 20 mg/120 mg - comprimidos Blister

PRAZOS DE VALIDADE: 1 Abr 2008 2 Ago 2009 3 4 5

Data do movimento

Origem/Destino do movimento N° do

Documento Entradas Saídas

Stock Existente

Rubrica

… Transporte: 23

08-01-08 Do Depósito Provincial 1234-2008 46 69 MST

14-01-08 Aos pacientes do Balanço Semanal 11 58 MST

28-01-08 Aos pacientes do Balanço Semanal 17 41 JDB

07-02-08 Aos pacientes do Balanço Semanal 39 2

10-02-08 Do Depósito Provincial 48 50 MST


15-03-08 Aos pacientes do Balanço Semanal 20 14 CSR

31-03-08 Inventário 12 MST, JDB

4.4. Devolução de Medicamentos

Chama-se devolução de medicamentos ou outro material, quando uma Unidade Sanitária

decide mandar de volta uma parte do seu stock para o depósito fornecedor.

A devolução deve ser considerada como uma remessa para o depósito fornecedor.

As principais razões que determinam um processo de devolução são:

O excesso de stock de um determinado produto,

Um determinado produto que foi danificado (humidade, calor e machucado),

A possibilidade de um determinado produto expirar antes de ser usado.

Um determinado produto expirado numa Unidade Sanitária sem condições de

inutilizá-lo.

4. Gestão do Stock

23

O processo de devolução é realizado com o preenchimento de uma Guia de Remessa marcada

como “Devolução” e acompanhada de um Relatório de Ocorrências detalhando as razões da

devolução para cada um dos produtos.

A Unidade Sanitária que devolve o produto deve preencher a Guia de Remessa em 3 vias

(uma original e duas cópias). A original e uma cópia devem ser enviadas junto com o produto

devolvido ao Depósito Provincial e a outra cópia deve ficar arquivada na própria Unidade

Sanitária, para controlo e comprovação do envio efectuado. Após a recepção do produto no

Depósito Provincial e conferência da mercadoria, a via original deve ficar arquivada no

Depósito Provincial e a cópia completada com as informações da devolução deve retornar

para a Unidade Sanitária que devolveu o produto para também ser arquivada.

A Unidade Sanitária que devolve o produto deve preencher o Relatório de Ocorrências em 2

vias (original e cópia). A original deve ser enviada junto com o produto devolvido e a Guia

de Remessa de devolução para a Depósito Provincial e a cópia deve ficar arquivada na

própria Unidade Sanitária que devolveu o produto.

Aula Prática

O responsável pelo Centro de Saúde de Equimina, José Fátima, notou que haviam na

prateleira alguns comprimidos que incharam devido à humidade e, portanto, sem utilidade

para os pacientes.

No plenário da aula, esteja pronto para responder às seguintes perguntas:

O que deve ser feito neste caso?

Quais documentos devem ser preenchidos neste caso? Para quê?

Devem-se fazer quantas vias de cada documento acima mencionado e para onde

enviá-las?

Em que outras situações na Gestão dos Medicamentos estes mesmos formulários

devem ser preenchidos?


24

4.5. Balanço Semanal de Consumo

O conhecimento do consumo real de medicamentos ao nível das Unidades Sanitárias é

importante para permitir ao gestor avaliar as suas actividades e quantificar as necessidades

em medicamentos, e também, ao nível nacional para conhecer o consumo qualitativo e

quantitativo de medicamentos no país.

Para conseguir o registo do consumo de medicamentos é preciso desenvolver ferramentas,

tais como fichas ou modelos, que irão permitir a compilação e o resumo dos dados.

O Balanço Semanal é um documento criado para permitir o registo e a contabilização da

quantidade de medicamentos dispensados diariamente pela farmácia de atendimento ao

público.

Este instrumento facilita o seguimento e o controlo da dispensa de medicamentos em

conformidade com as Receitas Médicas.

No final de cada dia de trabalho, todos os medicamentos dispensados aos pacientes devem ser

registados no Balanço Semanal, utilizando a informação das Receitas Médicas .

Uma vez completo o Balanço Semanal para determinado dia da semana, o total dispensado

naquele dia para cada item de medicamentos deve ser registado na Ficha de Stock

correspondente.

4. Gestão do Stock

25

Aula Prática

Veja nas páginas seguintes o Balanço Semanal. Cada pessoa deve fazer este exercício

individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma Unidade Sanitária.

Faça o seguinte com a Amostra 7: Balanço Semanal:

1. Observar com atenção todos os campos para preencher.

2. Ler as Amostras de 1 a 5: Receitas Médicas.

3. Observar a Amostra 6: Tratamento para Malária.


As informações fornecidas estão completas e correctas para preencher o Balanço

Semanal adequadamente? Por quê?

Qual a semana e o período (datas) para registar no Balanço Semanal?

Está claro qual é o produto para entregar: nome, dosagem, forma farmacêutica e

unidade de embalagem? Por quê?

Está claro qual informação será transmitida ao paciente? Por quê?

Para que serve o Balanço Semanal?

Para onde este documento deve ser encaminhado?


26

Amostra 1: Receita Médica

4. Gestão do Stock

27



28


RECEITA MÉDICA Adulto Criança

REPÚBLICA

DE ANGOLA

Nome Dosagem Forma

Av iado

Av iado

Av iado

Observação

Prescrição

Posologia / Duração tratamento

Prescritor

Absintio Minguele Assinatura

Farmácia

Mário Delphim Assinatura

Nº 36Unidade Sanitária: Equinima

Serv iço:

Nome do doente: José Silva

Data: 07/12/06

Idade: 5 anos

2 comp. pela

manhã e 2 comp. à

tarde por 3 dias

Coartem 20mg/120 mg comp.

Trazer sempre esta receita nas próximas consultas.

X

04/11/08

4. Gestão do Stock

29



30


4. Gestão do Stock

31

Amostra 6: Tratamento para Malária

Associação de Artemether e Lumefantrine (Coartem®) – 20mg/120mg

Peso (Kg)

Idade Total de Comp.

1º Dia 2º Dia 3º Dia

Início 8h Depois Manhã Noite Manhã Noite

< 5 < 6

meses Não recomendado

5-14 6 meses – 3 anos

6 comp. 1 1 1 1 1 1

15-24 ≥ 3 – 8 anos

12 comp. 2 2 2 2 2 2

25-34 9 – 14 anos

18 comp. 3 3 3 3 3 3

> 34 > 14 24 comp. 4 4 4 4 4 4

Observação: Os comprimidos de Artemether + Lumefantrine devem ser administrados de preferência após a ingestão de alimentos ou bebidas com gorduras (ex: leite ou comida rica em gordura) para melhorar a sua absorção.


32

4. Gestão do Stock

33

Amostra 7: Balanço Semanal

REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDCAMENTOS ESSENCIAIS

BALANÇO SEMANAL

P.N

.M.E

.

Província:

Munícipio:

Unidade Sanitária:

Semana

__/__/__ a

__/__/__

Mês

Ano

Designação Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Total

Nome Forma Dosagem Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Domingo


34

4. Gestão do Stock

35

4.6. Relatório Mensal de Actividade

As Unidades Sanitárias abastecidas com Kits de medicamentos essenciais, devem preencher

ao final de cada mês um Relatório Mensal de Actividade.

Este relatório serve de suporte para a gestão do stock de medicamentos na Unidade Sanitária,

apresentando mensalmente de forma consolidada as seguintes informações:

Número de kits abertos,

Tipo e número de consultas externas realizadas,

Movimento de stock,

Stock existente no final do período.

É um modelo único composto de frente e verso com a designação dos produtos distribuídos

nos kits previamente impressos na forma de lista.

Deve ser preenchido por todas as Unidades Sanitárias, independentemente do tipo de kit

utilizado (posto de saúde, centro de saúde ou complementar).

Deve ser preenchido em 3 vias, sendo o original enviado ao Depósito Provincial, uma cópia

enviada ao Município e a outra cópia arquivada na própria Unidade Sanitária.

É indispensável que as Unidades Sanitárias enviem regularmente o Relatório Mensal de

Actividade para o seu respectivo Depósito Provincial nos prazos estabelecidos.

Os atrasos podem ter como consequência a não recepção da quantidade de Kits

correspondente ao nível de actividades da sua Unidade Sanitária, podendo resultar em ruptura

de stock.

A distribuição dos Kits está condicionada à entrega periódica da retro-informação.


36

Aula Prática 1. Observar com atenção todos os campos do formulário Amostra 1: Relatório Mensal de

Actividade (em duas páginas)

2. Preencher os campos necessários do formulário utilizando as informações existentes na

Amostra 2: Gestão de Medicamentos na Unidade Sanitária e nas Amostras 3, 4, 5 e 6:

Fichas de Stock.

3. No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas:

As informações fornecidas estão completas para preencher o Relatório Mensal de

Actividade correctamente?

Para que serve este formulário?

Quando deve ser preenchido o formulário e para onde deve ser enviado?

Houve ruptura de stock para algum produto? Se sim, de quantos dias?

4. Gestão do Stock

37

Amostra 1: Relatório Mensal de Actividade


38

4. Gestão do Stock

39

Amostra 2: Gestão de Medicamentos na Unidade Sanitária

Chegou o final do mês de Janeiro de 2008 e o responsável pelo Centro de Saúde de

Equimina, José Maria, deve preencher um Relatório Mensal de Actividade para enviar ao

Depósito Provincial de Benguela, possibilitando assim a retro-informação necessária para

garantir a recepção da quantidade de kits e outros produtos prevista pelo PNME. O corpo

clínico da unidade não possui médico, foram abertos 5 kits de medicamentos durante o mês e

realizadas 5300 consultas.


40



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:

Centro de Saúde de Equimina Município:

Baía Farta

Província:

Benguela


Paracetamol - 500mg - comprimidos Frasco com 500 comprimidos

PRAZOS DE VALIDADE: 1 Nov 2009 2 Dez 2010 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 12




30-11-07 Inventário Inv. 11-07 12 MST, JDB








30-01-08 Correcção do Stock Inv. 01-08 1 MST, JDB


4. Gestão do Stock

41



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baía Farta

Província:

Benguela


Amoxicilina - 250mg - cápsula Blister com 10 cápsulas

PRAZOS DE VALIDADE: 1 Mar 2010 2 Dez 2010 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 31








30-12-07 Correcção do Stock Inv. 12-07 3 MST







42



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baía Farta

Província:

Benguela


Sais de Rehidratação Oral - 27,9 g/l - Pó Pacote com 10 g

PRAZOS DE VALIDADE: 1 Dez 2009 2 Dez 2010 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 22













4. Gestão do Stock

43



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:

Centro de Saúde de Equimina Município: Província:

Benguela


Coartem - 20 mg/120 mg - comprimidos Blister de 24 comprimidos


Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte: 23






10-12-07 Do Depósito Provincial 1240-2007 65 82 JDB



03-01-08 Do Depósito Provincial 1245-2008 22 84 JDB





44

45

5. REQUISIÇÃO MENSAL

As Unidade Sanitárias têm que ser abastecidas com a quantidade de produtos que foram

consumidos durante o período anterior. A adequada gestão do stock de medicamentos e

outros produtos dependem, em parte, do correcto preenchimento dos modelos descritos no

tópico precedente e também, do devido preenchimento da Requisição Mensal de Unidade

Sanitária.

A Requisição Mensal de Unidade Sanitária é utilizada para a gestão dos medicamentos e

outros produtos distribuídos fora dos Kits de medicamentos essenciais e não consta no

Manual de Procedimentos para Gestão e Controlo de Medicamentos do PNME (2ª edição –

2005).

5.1. Requisição Mensal de Unidade Sanitária

Quando chegar ao final de cada mês, deve-se relatar o movimento de cada item de

medicamentos ocorrido durante o mês e calcular a quantidade a pedir para o mês seguinte. A

requisição deve ser preenchida sob supervisão do responsável pela Unidade Sanitária.

Utilizando as informações da Ficha de Stock deve-se preencher a Requisição Mensal de

Unidade Sanitária com as quantidades de medicamentos movimentadas durante o mês.

Existe um cálculo para saber a quantidade de medicamentos que se deve pedir para o

próximo mês. Ele está baseado no facto do nível máximo de stock de medicamentos para

cada Unidade Sanitária ser de três meses.

Este documento será elaborado em duas vias, assinadas por quem o preencheu e pelo

responsável pela Unidade Sanitária. O supervisor provincial do PNME levará o original da

requisição para o município, onde as requisições de todas as Unidades Sanitárias serão

reunidas e enviadas ao Depósito Provincial. A cópia da requisição fica arquivada na própria

Unidade Sanitária. O Depósito Provincial então organiza o envio das quantidades solicitadas

directamente à Unidade Sanitária ou pelo município na ocasião da próxima visita do

supervisor.

Um exemplo do modelo da Requisição Mensal de Unidade Sanitária preenchida e as regras

de preeenchimento são mostrados a seguir.


46

Modelo de Requisição Mensal preenchida:

Requisição Mensal de Unidade Sanitária

Unidade Sanitária: Centro de Saúde de Equimina Município: Baía Farta


Mês: Setembro Ano: 2008

Item Nome Dosagem

Unidade

e Forma

Quantidade

existente no

início do mês

(A)

Quantidade

recebida

durante o mês

(B)

Quantidade

entregue aos

pacientes

(C)

Quantidade

existente no

final do mês

(D)

Quantidade a

pedir para o

próximo mês

(E) = (Cx3) –D

1 Coartem

(amarelo)

20mg/

120 mg

blister

c/ 6

comp.

3 22 10 15 15

2 Coartem (azul) 20mg/

120 mg

blister

c/ 12

comp.

5 39 25 19 56

3 Coartem

(laranja)

20mg/

120 mg blister

c/ 18

comp.

0 15 3 12 0

4 Coartem

(verde)

20mg/

120 mg

blister

c/ 24

comp.

1 32 33 0 99

5 Outro

6 Outro

Observações:

Houve aumento no número de pacientes com prescrição para Coartem, blister com 24 comprimidos, causando ruptura de

stock.

Elaborado por: Manuel Antônio

Assinatura: Data: 30/09/2008

Nome do Responsável pela Unidade Sanitária: José Maria

Assinatura: Data: 30/09/2008

REPÚBLICA DE ANGOLA Ministério da Saúde Programa Nacional de Medicamentos Essenciais

5. Requisição Mensal

47

Regras de preenchimento da Requisição Mensal de Unidade Sanitária

Cabeçalho:

Identificação da [Unidade Sanitária], do [Município] e da [Província].

Identificação do [Mês] e [Ano] para o qual vai se pedir os produtos.

Informações referentes ao movimento de medicamentos:

Registar o [Nome, Dosagem, Unidade e Forma] de cada item dos medicamentos.

Para cada item dos medicamentos, registar o movimento do mês e a previsão para o

seguinte:

A [Quantidade existente no início do mês (A)] é a quantidade existente no início do

primeiro dia do mês. Esta informação pode ser verificada na FICHA DE STOCK. É a

mesma quantidade existente no final do mês anterior, verificada por contagem no

inventário.

A [Quantidade recebida durante o mês (B)] é a quantidade recebida do depósito

provincial. Esta informação pode ser verificada na FICHA DE STOCK.

A [Quantidade entregue aos pacientes (C)] é a quantidade total saída durante o mês.

A FICHA DE STOCK deve ser atualizada ao final de cada dia de trabalho. As

informações para a FICHA DE STOCK vêm do BALANÇO SEMANAL que se realiza de

todos os medicamentos dispensados aos pacientes, registados nas RECEITAS MÉDICAS.

A [Quantidade existente no final do mês (D)] é a quantidade registada na FICHA DE

STOCK referente ao inventário realizado ao final de cada mês.

A [Quantidade a pedir para o próximo mês (E)] são as necessidades calculadas

considerando-se o movimento total de produtos no mês actual.

Como calcular a [Quantidade a Pedir para o Próximo Mês]:

O nível de stock de medicamentos é de 3 meses para cada unidade sanitária (Stock de

Segurança).

Multiplicar a [Quantidade Entregue aos Pacientes] por 3 e subtrair a [Quantidade Existente

no Final do Mês], o resultado será igual a [Quantidade a Pedir para o Próximo Mês], ou seja,

{(C X 3) – (D) = (E)}.

Preencher o campo [Observações] caso precise informar alguma irregularidade.

Vistos e Assinaturas:

A pessoa que preencheu a Requisição deve escrever seu nome, assinar e registrar a data do

preenchimento. O responsável pela unidade sanitária deve escrever seu nome, assinar e

registar a data da supervisão do preenchimento da Requisição.


48

Aula Prática

1. Observar bem todos os campos da Amostra 2: Requisição Mensal de Unidade Sanitária.

2. Preencher os campos necessários na Requisição para fazer um pedido mensal de

medicamentos do Centro de Saúde de Equimina. Use as informações existentes na Amostra

1: Gestão de Coartem em Equimina e nas Amostras 3, 4, 5 e 6 das Fichas de Stock,

apresentadas a seguir.

3. No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas:

As informações fornecidas estão completas para preencher a Requisição

correctamente?

A fórmula para fazer o cálculo da quantidade de medicamentos a pedir para o

próximo mês está clara?

No inventário houve algum problema de quantidade na Ficha de Stock diferente

da contagem manual? O que deve ser feito nestes casos e como você usou essa

informação?

O que deve ser registado no campo chamado Transporte da Ficha de Stock?

Por que o formulário requer o nome da pessoa e a assinatura?

Encontrou problemas em relação à data de validade? Quais?


49

Amostra 1: Gestão de Coartem em Equimina

Chegou o dia 30 de Novembro de 2008 e o Centro de Saúde de Equimina no Município de

Baía Farta, sob a responsabilidade de José Maria, deve enviar sua Requisição Mensal de

Unidade Sanitária para o Depósito Provincial de Benguela.

O responsável pela farmácia do Centro de Saúde, João da Silva, consultou as Fichas de Stock

de quatro produtos de Coartem para preencher a Requisição Mensal. Veja essas quatro Fichas

de Stock nas páginas seguintes.


50

Amostra 2: Requisição Mensal de Unidade Sanitária

Requisição Mensal de Unidade Sanitária

Unidade Sanitária: Município:

Província:

Mês: Ano:

Item Nome Dosagem

Unidade

e Forma

Quantidade

existente no

início do mês

(A)

Quantidade

recebida

durante o mês

(B)

Quantidade

entregue aos

pacientes

(C)

Quantidade

existente no

final do mês

(D)

Quantidade a pedir

para o próximo mês

(E) = (Cx 3) – D

1

2

3

4

5

6

Observações:

Elaborado por:

Assinatura: Data:

Nome do Responsável pela Unidade Sanitária:

Assinatura: Data:

REPÚBLICA DE ANGOLA Ministério da Saúde Programa Nacional de Medicamentos Essenciais


51

Amostra 3: Ficha de Stock para a Requisição Mensal de Unidade Sanitária


FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baia Farta

Província:

Benguela


Coartem 20 mg/120 mg comprimidos Blister de 6 comprimidos


Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 23




07-10-08 Aos pacientes do BalançoSemanal 39 2 JDB









52



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baia Farta

Província:

Benguela


Coartem 20mg/120 mg comprimidos Blister de 12 comprimidos

PRAZOS DE VALIDADE: 1 Jan 2008 2 Set 2009 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 14












53



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baia Farta

Província:

Benguela



PRAZOS DE VALIDADE: 1 Dez 2008 2 Jun 2009 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 22












54



FICHA DE STOCK



Unidade Sanitária:


Baia Farta

Província:

Benguela



PRAZOS DE VALIDADE: 1 Jan 2009 2 Jun 2010 3 4 5

Data do movimento



Stock Existente

Rubrica

… Transporte : 37











6. Uso Racional de Medicamentos e Receita Médica

55

6. USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS E RECEITA MÉDICA

O uso racional de medicamentos depende de componentes da gestão, conservação e

distribuição dos próprios medicamentos, da qualidade da prescrição e do cumprimento da

terapêutica.

6.1. Prescrição Racional

Para uma prescrição racional, cada vez que prescreve medicamentos o clínico deve

considerar os seguintes aspectos:

Fazer o diagnóstico correcto,

Escolher o medicamento correcto,

Prescrever a dose adequada,

Fornecer a quantidade exacta para a dose e duração completa do tratamento,

Fornecer informações suficientes sobre o medicamento para tomá-lo

correctamente,

Explicar bem ao doente sobre a doença e o tratamento,

Confirmar se o doente entendeu as informações transmitidas.

6.2. Prescrição Não Racional

É a prescrição de medicamentos sem razão científica, sem diagnóstico estabelecido, com

medicamentos caros, em quantidade exagerada, com dosagem inadequada, para uma duração

insuficiente do tratamento, e etc. Os erros frequentemente relacionados a prescrição não

racional são descritos abaixo.

Prescrição desnecessária:

Um medicamento menos caro teria o mesmo efeito e eficácia.

Tratamento sintomático em condições que não precisam de nenhum

medicamento.

Prescrição incorrecta:

O medicamento é prescrito com base num diagnóstico incorrecto ou não

confirmado.

O medicamento prescrito não tem indicação para tratar a doença específica

diagnosticada.

O aviamento foi incorrecto.

Dois ou mais medicamentos são prescritos quando um teria o mesmo efeito.

Sobreprescrição ou subprescrição:

A dosagem prescrita e/ou a duração do tratamento são inadequadas.

As razões da prescrição não racional são múltiplas e complexas. Muitas vezes estão

relacionadas com a deficiente formação académica e educação do pessoal prescritor, a falta

de supervisão e de capacitação no trabalho, e também, o desejo de prestígio do prescritor e a

pressão exercida por alguns doentes.


56

6.3. Atendimento ao Público

A farmácia da Unidade Sanitária deve estar bem organizada, arrumada e limpa,

particularmente a mesa de trabalho, de modo a facilitar a embalagem dos medicamentos e

com uma parte separada para entrega dos medicamentos aos doentes.

A dispensa de medicamentos é feita contra a apresentação de uma Receita Médica, de acordo

com o modelo em uso no SNS.

A receita médica é o meio de comunicação entre o corpo clínico, o pessoal da farmácia e o

doente, por isso é fundamental que as mensagens transmitidas pelo clínico e pelo pessoal da

farmácia ao doente sejam coerentes.

Os objectivos da receita médica são :

Garantir a entrega dos medicamentos adequados e em quantidade certa ao doente

correcto,

Contribuir e facilitar a explicação ao doente de como tomar os medicamentos,

Servir como documento de base para o registo dos medicamentos dispensados.

6.4. Interpretação da Receita Médica

O doente deve apresentar-se à farmácia com 2 exemplares da Receita Médica (original e

cópia) devidamente preenchidos pelo clínico.

O pessoal da farmácia deve verificar se a Receita Médica está legível, devidamente

preenchida e assinada por um clínico que faça parte do corpo clínico da Unidade Sanitária

autorizado a prescrever.

Cada Receita Médica somente poderá ser aviada na Unidade Sanitária onde for prescrita.

Se a Receita Médica não estiver correctamente preenchida ou apresentar dados duvidosos, o

pessoal da farmácia deve consultar o clínico que a elaborou ou o responsável clínico da

Unidade Sanitária para os devidos esclarecimentos.

A cópia da Receita Médica deve ficar arquivada na farmácia enquanto o original deve ser

entregue ao doente juntamente com os medicamentos prescritos.

6.5. Atendimento da Receita Médica

No processo de aviamento compete ao pessoal da farmácia completar os dois exemplares

(original e cópia) da Receita Médica usando uma folha de papel químico, que consiste em:

Verificar e, se necessário, calcular a quantidade total de medicamentos para entregar

ao paciente,

Verificar no stock a disponibilidade dos medicamentos prescritos e, se existir, marcar

o produto como “aviado”: ,

Assinar a parte reservada para a farmácia.


57

Aula Prática

Nas páginas seguintes veja duas Receitas Médicas (Amostras 1 e 2). Cada pessoa deve fazer

este exercício individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma Unidade

Sanitária.

Faça o seguinte com as Receitas Médicas:

1. Observar com atenção todos os campos preenchidos.

2. Ver se as duas Receitas Médicas estão totalmente correctas.

3. Fazer um levantamento do que está certo e errado.


As informações nos cabeçalhos estão correctas? Por quê?

As informações no restante dos documentos estão correctas? Por quê?

As instruções para transmitir ao paciente estão totalmente claras? Por quê?

Que tipo de informação pode ser registada no campo “Observação”?


58



REPÚBLICA DE

ANGOLA

Nome Dosagem Forma

Aviado

Aviado

Aviado

Coartem 20mg/120 mg comp.


Posologia / Duração t ratamento

Prescritor


Farmácia


Nº 34Unidade Sanitár ia: CS Equinima

Serv iço: Pediatria

Nome do doente: Josef Nzone

Data: 11/12/08

Idade: 6 meses

1 comp. pela

manhã por 3

dias

Observação

Prescrição

X

X

X


59



REPÚBLICA DE

ANGOLA

Nome Dosagem Forma

Aviado

Aviado

Aviado

Observação

Prescrição

Nº 35Unidade Sanitár ia: Equinima

Serv iço:

Nome do doente: Xitizuela Nzone

Data: 11/12/08

Idade:

Posologia / Duração t ratamento

Prescritor


Farmácia


1 comp. de 8 em 8

horas por 10 diasAmoxicilina 500mg comp.



60

61

Manha Meio Dia

Noite

Tarde

7. EMBALAGEM E DISPENSAÇÃO DOS MEDICAMENTOS

Para fazer um bom trabalho, o prescritor e o responsável pela farmácia devem saber como se

apresentam os medicamentos e a maneira adequada para dispensá-los aos pacientes. Porque

sem a medicação correcta e instruções bem claras para o paciente entender bem a prescrição,

ele não irá se curar da doença.

7.1. Embalagem e Rotulagem dos Medicamentos

Consoante as quantidades receitadas, embala-se exactamente os medicamentos prescritos em

pacotes separados para cada produto.

O profissional de saúde deve respeitar as condições de higiene requeridas pelas suas funções

a nível corporal (mãos limpas), do vestuário (roupas limpas) e das instalações de trabalho. A

mesa sobre a qual se contam e embalam os medicamentos deve estar limpa e ser dedicada

exclusivamente a esta tarefa.

Os medicamentos em geral devem ser entregues aos pacientes sempre em embalagens

adequadas.

Os medicamentos a granel não devem ser contados (manuseados) com as mãos, deve-se

utilizar uma colher ou outro recipiente adequado para essa finalidade.

Antes de qualquer aviamento de medicamentos deve-se assegurar que o produto esteja dentro

do prazo de validade (data de expiração).

No rótulo deve aparecer de maneira legível:

O nome, dosagem e forma farmacêutica,

O prazo (data) de validade,

A quantidade de unidades,

A posologia transcrita de maneira simples para o paciente entender.

Está demonstrado que os rótulos com símbolos têm

a máxima eficácia para o doente entender as

instruções da posologia, devendo ser utilizados

sempre que possível.

7.2. Dispensa de Medicamentos

Os medicamentos empacotados são entregues ao paciente junto com o exemplar original da

Receita Médica.

Neste momento, deve-se explicar em detalhes a posologia, identificar e mostrar os produtos,

assegurar que o paciente entendeu a maneira correcta de tomar e conservar os medicamentos

e a duração completa do tratamento.

Quando o doente não souber ler, será preciso encontrar outras maneiras para fazê-lo lembrar

de como e quando tomar cada medicamento. Instruções verbais quase nunca são suficientes,


62

especialmente se forem prescritos muitos medicamentos. Instruções escritas devem ser

sempre entregues aos doentes, pois há pessoas, familiares ou vizinhos que podem ajudar a ler

estas instruções.

Para certificar-se que a pessoa compreendeu, é aconselhável pedir para que repita a

explicação dada.

Uma boa prática de dispensa de medicamentos deve assegurar que o doente receba o

medicamento que foi prescrito, na quantidade correcta, com instruções claras, numa

embalagem que mantenha a qualidade e a potência do medicamento.

7.3. Cumprimento da Terapêutica

Há muitas razões que afectam o cumprimento da terapêutica e as mais frequentes são

descritas abaixo.

A própria doença:

No caso de doenças crónicas ou sem sintomas agudos, muitas vezes não se tomam os

medicamentos e não se seguem as instruções dadas. Ainda mais quando o doente tem que

tomar os medicamentos durante muito tempo (caso de doenças crónicas como a tuberculose,

quando os doentes iniciam bem o tratamento, mas logo que começam a sentir-se melhores

falham ou abandonam a terapia).

Outro exemplo são as doenças onde não se percebe claramente o efeito do medicamento,

como a hipertensão arterial, na qual é muito comum interromper a terapia.

Os próprios doentes:

A maioria dos doentes que falham nos tratamentos são pessoas que vivem sozinhas ou que

têm um nível baixo de instrução.

Também acontece com os doentes que não recebem informações claras sobre o medicamento

e o tratamento, quando muitas vezes, isto depende da linguagem falada.

Os clínicos e farmacêuticos:

A atitude dos profissionais da saúde frente ao doente é muito importante e poderá melhorar o

cumprimento da terapêutica com sucesso, quando forem sensíveis, francos e explícitos com

os pacientes. De um modo geral, um doente satisfeito com a comunicação e a informação

recebida sobre o medicamento cumprirá melhor a terapêutica.

A medicação:

Quando muitos medicamentos são receitados para serem tomados simultaneamente, isso

poderá diminuir o cumprimento da terapêutica.

7. Embalagem e Dispensação dos Medicamentos

63

Aula Prática

Os participantes devem se dividir em grupos pequenos (máximo de 4 pessoas) para realizar

este exercício. A aula será uma simulação e cada pessoa no grupo desempenhará um papel

diferente. As informações abaixo demonstram como será a simulação de modo geral e o

facilitador do treinamento irá fornecer outras instruções específicas de como cada um deve

agir durante a simulação.

O Prescritor (Clínico):

Você é o clínico de um Centro de Saúde em Angola e trata muitos pacientes por dia

de todas as doenças, incluindo a Malária. Nesta simulação, você vai examinar o

paciente e prescrever usando a Receita Médica do SNS, dará informações sobre a

doença e como tomar a medicação prescrita.

O Responsável pela Farmácia:

Você é o gestor da farmácia e entrega medicamentos aos pacientes consultados no

ambulatório do Centro de Saúde. Você vai receber a Receita Médica e preparar a

medicação. Durante a entrega ao paciente você vai dizer como ele deve tomar a

medicação e como guardá-la em sua casa.

O Supervisor:

Você é o supervisor municipal onde fica o Centro de Saúde. Durante a simulação

você vai observar como o Prescritor (Clínico) e o Responsável pela Farmácia agem.

Anote as atitudes certas e erradas de ambos. Compartilhe suas informações com todos

do seu grupo.

O Paciente:

Você é uma mulher com 34 anos de idade que vive numa fazenda a 10 km de

distância do município. Você e seu bebé vieram ao Centro de Saúde hoje porque

ambos têm passado mal durante os últimos 2 dias e estão com febre alta sem parar. O

bebé tem 6 meses. Quando o supervisor terminar a sua apresentação ao grupo

pequeno, você vai relatar como se sentiu durante a consulta e o atendimento na

farmácia.

No plenário da aula, todos devem estar prontos para discutir:

Os supervisores vão informar o que observaram de errado durante a simulação e o que

deveria ser melhorado.

Os prescritores e os responsáveis pela farmácia vão compartilhar com todos o que

aprenderam com esta simulação.

Os pacientes vão informar como se sentiram durante a consulta médica e o

atendimento na farmácia.


64

65

8. DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Um bom arquivo reflecte a qualidade do trabalho realizado nas Unidades Sanitárias. Com

essa finalidade o PNME estabeleceu os seguintes procedimentos.

8.1 Fluxo de informação

O sistema de informação descrito neste manual serve de suporte para a aplicação correcta dos

procedimentos de gestão e controlo de medicamentos.

A maior parte dos modelos utilizados serão preenchidos em vários exemplares sendo alguns

recebidos nas Unidades Sanitárias ou enviados para o Depósito Provincial e outros

arquivados localmente.

Para harmonizar os movimentos de pessoas e de documentos, o fluxo das informações do

sector da Farmácia deverá seguir o calendário estabelecido ao nível nacional pelo Sistema de

Informação da Saúde (SIS).

As Unidades Sanitárias deverão entregar ou fazer transmitir ao responsável do Depósito

Provincial toda a documentação que diz respeito ao seu nível.

Observação: o Depósito Provincial deverá entregar ou fazer transmitir ao PNME toda a

documentação que diz respeito ao seu nível, antes do dia 15 do mês seguinte a que se refere a

informação.

8.2 Arquivo

É primordial organizar o arquivo para ter a informação sempre facilmente acessível.

Os documentos arquivados em pastas devem ser arrumados por ordem cronológica crescente

de data, sendo a data mais recente em primeiro lugar.

Os modelos fornecidos em livros devem ser guardados ou arrumados por tipo sendo o mais

recente em cima dos outros.

Todos os documentos do arquivo da farmácia devem ser guardados em bom estado

de conservação durante um mínimo de 3 anos.

Receitas Médicas

As receitas médicas do dia podem ser registadas numa Ficha de Consumo Diário (quando o

número de receitas for muito grande) ou juntados e arquivadas diretamente numa caixa

(quando o número de receitas for pequeno). Por isto, pode ser útil recuperar uma caixa vazia

de Kit para essa finalidade.


66

Pasta de Arquivo

A tabela abaixo mostra os documentos e a quantidade de exemplares que devem ser

recebidos, enviados e arquivados na pasta de arquivo da Unidade Sanitária. É necessário

preparar novas pastas para cada ano.

Nome do

Documento

Quantidade Elaborado a… Arquivado Enviado para…

Ficha do Stock 1 Original

coloque um separador aqui na pasta

Relatório Mensal

de Actividade 3 Unidade Sanitária Triplicado

Original para o

depósito +

Duplicado para o

município

Requisição Mensal 2 Unidade Sanitária Duplicado Original para o

depósito


Guia de Remessa

(recepção) 3

Depósito

Provincial

Original

completado

e assinado

Duplicado

completado,

assinado e

devolvido ao

depósito

Guia de Remessa

(devolução) 2 Unidade Sanitária Duplicado

Original para o

depósito

Relatório de

Ocorrências

(se necessário)

2 Unidade Sanitária Duplicado Original para o

depósito


Balanço Semanal

de Consumo 1 Unidade Sanitária Original Não envia

8. Documentação e Arquivo

67

Aula Prática

Esta aula servirá para compreender como arrumar as Pastas de Arquivo. Você deve usar a

Amostra 1 para completar este exercício.


Pensar como sua instituição poderá seguir os procedimentos para arquivar

documentos e livros (ex.: existe espaço e material adequado e suficiente? Precisa

conseguí-los? Como poderá cumprir as recomendações?)

Relatar quais documentos devem ser guardados nas pastas de arquivos?

Em geral, o original dos documentos fica arquivado na instituição que gerou o

documento ou vai para o nível superior?

Por quantos anos os documentos devem ser guardados nos seus arquivos?


68

Amostra 1: Pasta de Arquivo

Nome

do documento

Quantas cópias

(incluído o original)?

Onde receber ou

elaborar?

Para onde enviar?

69

9. ACTIVIDADES DE SUPERVISÃO

Cada Unidade Sanitária (US) será supervisionada regularmente de acordo com os

procedimentos estabelecidos pelo Ministério da Saúde de Angola.

A seguir existem dois “Guiões” que o supervisor usará para conduzir a visita de supervisão

(anexos 1 e 3). Existe ainda um terceiro guião que será usado para consolidar os dados de

todas as US supervisionadas durante o trimestre.

Junto aos Guiões há um documento de instrução explicando como conduzir uma visita de

supervisão e como preencher todos os campos de cada documento relacionado (anexos 2 e 4).

Na US, o supervisor vai observar e analisar todas actividades de manejo de medicamentos,

diagnóstico dos pacientes, tratamento dos pacientes e seguimento dos pacientes durante e

depois do tratamento.

No laboratório, o supervisor vai observar e analisar todas as actividades de manejo de

instrumentos, equipamentos e reagentes e a qualidade dos exames realizados.

Mesmo que o funcionário da US não vá conduzir visitas de supervisão em outras unidades é

importante que cada funcionário entenda o que o supervisor observará durante suas visitas

para poder contribuir para melhoria dos serviços.

A visita de supervisão não tem como objectivo disciplinar, punir ou fiscalizar os funcionários

da US, e sim observar suas práticas de trabalho. Assim, será possível identificar suas

deficiências e ensiná-los como fazer seu trabalho de maneira melhor.

Preparação para Uma Visita de Supervisão:

A equipe dos Supervisores pode ser de uma pessoa ou mais, de acordo com a situação no

município/província. Antes de fazer a visita, a equipe de supervisão tem que pensar nas

coisas que precisa organizar, por exemplo

Através do procedimento em vigor (por exemplo, pelo Director Provincial e

Municipal), avisar o responsável da unidade sanitária que haverá a supervisão e a data

da visita

Aprontar a quantia das cópias necessários dos Guiões, caso que visitará mais de uma

unidade sanitária

Organizar transporte para a visita

Se for a situação, organizar per diems e um lugar para hospedagem dos supervisores


70

Supervisão da Unidade Sanitária e Depósito Provincial

Os formulários para Gestão de Medicamentos combinem, informação para as consultas

clínicas e gestão de medicamentos na Unidade Sanitária e gestão de medicamentos no

Depósito Provincial. Há dois documentos para usar:

1. Guião Resumido de Supervisão das Unidades Sanitárias

2. Instrução de Preenchimento do Guião de Supervisão

Veja em anexo (1 e 2) suas copias de Guião Resumido e da Instrução. Com o Guião

Resumido a mão, voce deve acampanhar a apresentação dos slides da informção que tem da

Instrução de Preenchimento.

Supervisão do Laboratório

Há dois formulários para Supervisão do Laboratório para usar:

1. Guião de Supervisão do Laboratório

2. Instrução de Preenchimento do Guião de Supervisão do Laboratório

Veja em anexo (3 e 4) suas cópias dos dois formulários. Com o Guião de Supervisão do

Laboratório a mão, voce deve acampanhar a apresentação dos slides da infromação que tem

da Instrução de Preenchimento

Guião para Ajuntar Dados de Supervisão

Veja em anexo 5 este Guião que serve para o supervisor de um município ajuntar os dados de

várious unidade sanitarias que foram visitadas para depois mandar ao nivel provincial e de lá

aos Programas Nacionais de Malária e Medicamentos Essenciais

A frequencia de mandar este Guião é trimestral. É claro que se não houve visitas de

supervisão para um município durante qualquer trimestre, não tem nada para mandar

O “Guião para Ajuntar Dados” tem os mesmos quandros e perguntas que tem no “Guião

Resumido de Supervisão das Unidades Sanitárias”

No final de trimestre o supervisor, nivel municipal vai anotando os dados para cada Unidade

Sanitaria visitada durante o trimestre. Por enquanto este Guião não se usa para dados de

Supervisão do Laboratório

Em anexo (5) veja um amostra deste Guião, chamado, “Dados de Supervisão para Unidade

Sanitária”. Este documento existe como um Excel spreadsheet que está desenhado para usar

no computador. Por esta razão, o exemplo do documento em anexo somente amostra algumas

perguntas.

O facilitador deste treinamento vai apresentar o documento enteiro no computador; voce deve

acampanhar para entender como preenché-lo.

Em cima do spreadsheet a primera linha tem inumeração que indica o número da

visita que voce está relatando

Cada véz que voce relata os dados de visita de supervisao, voce vai usar o mesmo

spreadsheet para que dados de todas as visitas de supervisão estão juntos

9. Actividades de Supervisão

71

A segunda linha “Tipo de US” voce deve usar os seguintes abreviações:

o PS posto de saude

o CS centro de saúde

o CSR centro de saúde de referencia

o HM hospital Municipal

o HP hospital provincial

Nas linhas seguidas, voces bem conhecem este tipo de informação :

o Nome da unidade, Município, Província,

o Nome de Supervisor, Nome do Responsavel da US,

o Data da Visita, Data da última visita

pergunta 1: número dos técnicos por nivel de formação:

o Tec. Básico, Tec. Médio, Médico/superior, outros

pergunta 2: número dos técnicos por nivel de função:

o Prescritores, Prénatal, Farmacéutico (Gestor),

o Tec. Lab, Administrativo, outros

pergunta 3: número de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre a

nova politica nacional de tratamento da malaria (uso do Coartem) no ultimo ano:

o Os números deve-se discriminar por função dos técnicos

pergunta 4: número de Técnicos que receberam formação do PNCM/ PNME sobre

TDRs no ultimo ano:


pergunta 5: número de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre

TIP no ultimo ano:



MTI no ultimo ano:



gestão de medicamentos no ultimo ano:


pergunta 8: número de Técnicos de laboratório que receberam formação sobre

diagnóstico de malária com microscópia no último ano – lembram que esta pergunta

vem do “Guião Resumido de Supervisão de Unidade Sanitária” e não o do laboratório

perguntas 9 a12: para os Aspetos Gerais

o leiam esta informação agora para ver se intendem bem

perguntas 13 a 32: para o Depósito e Farmàcia;

o leiam esta informação agora, de cinco em cinco perguntas; dá uma pausa depois de

ler para o facilitador esclarecer qualquer dúvida


72

pergunta 33 a 37: consultas da Relatório Mensal da Malària do último mês;

o leiam esta informação agora; depois de ler, dá uma pausa para o facilitador

esclarecer qualquer dúvida

pergunta 38 a 44: livro de registo das consultas do Relatório Mensal da Malària do

ultimo mes;



pergunta 45 a 48: TIP e Laboratório



Aula Prática

A aula prática será realizado durante uma visita a uma US. Caso a US não tenha laboratório

você poderá pular o Guião referente a supervisão do laboratório. Note também que o Guião

de Supervisão Resumido para Unidades Sanitárias (e Depósito Provincial) tem algumas

perguntas sobre serviço do laboratório.

O facilitador deste treinamento vai separar os participantes em grupos para evitar que muitas

pessoas visitando uma só US perturbem o trabalho dos funcionários da US.

Junto com seu grupo, ler o Guião Resumido e dividir as perguntas do Guião para que cada

pessoa tenha sua parte para preencher durante a visita. Referir ao documento Instrução do

Guião, que foi apresentado durante esta aula, para entender quais documentos e de onde vem

algumas atividades que serão supervisionadas na US.

Lembrar que você é convidado para visitar a US, e não deve atrapalhar o serviço médico e os

pacientes da US na hora da sua visita.

73

ANEXO 1

República de Angola Ministério de Saúde

Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos Programa Nacional de Medicamentos Essenciais

Programa Nacional de Controlo de Malária

Guião Resumido de Supervisão das Unidades Sanitárias

Unidade Sanitária:

Provinica:

Município:

Data:

Supervisor:

Responsável da US (que acompanhou a

supervisão):

Nome

__________________________________________

Assinatura _______________________________

Data da última visita:

No de visita: 1

a 2

a 3

a Outro____

1. No de técnicos de saúde por nível de

formação:

Téc basicos.__ Téc méd.____

Médico/Superior____

Outros, especifique

________________________

2. No de técnicos de saúde por nível de função:

Prescritor____ Pré-natal____ Farmacéutico

(Gestor)____

Téc lab.____ Administrativo____

Outro, especifique ________________

TOTAL____

3. Nº de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre a nova politica Nacional de

tratamento da malaria (uso do Coartem) no ultimo ano:

Prescritores____ Pré-natal____ Farmacéutico (Gestor)____ Téc lab.____

Téc médio___

Outro, especifica ________________ TOTAL____

4. Nº de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre TDRs no ultimo ano:



5. Nº de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre TIP no ultimo ano:


Outro, especifique ________________ TOTAL____

6. Nº de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre MTI no ultimo ano:



7. Nº de Técnicos que receberam formação do PNCM/PNME sobre gestão de medicamentos no

ultimo ano:


Téc médio___ Outro, especifica ________________ TOTAL____

8. Nº de Técnicos de laboratorio que receberam formação sobre diagnóstico de malaria com

microscopia no último ano:

TOTAL____


74

ASPECTO GERAL (ORGANIZAÇÃO E

FUNCIONAMENTO):

Resposta Comentários

Visitar a infra-estrutura e os diferentes serviços e salas

9. Infra-estrutura em bom estado? Sim Não

10. Infra-estrutura limpa (salas, corredores, mobília,

chão, equipamentos, etc)? Sim Não

11. Nível de Atendimento dos doentes (Tem sala/espaço

de

espera, fila de espera, satisfação dos pacientes, etc)?

Cadeiras ou bancos?

Sim Não

12. A US tem corrente eletrica ou gerador que funciona

? Sim Não

DEPÓSITO/FARMÁCIA: Resposta Comentários

Confirme com o stock de antipaludicos no depósito/farmácia

13. Os produtos estão organizados correctamente

(nada no chão, não expostos ao sol/agua, etc.)? Sim Não

14. O Coartem está guardado com segurança? -Porta segura Sim

Não

-Armário trancado

Sim Não

-Controlo do Sala Sim

Não

( acesso restrito e

controlado )

Outra :_________________

15. Os produtos estão sendo guardados e dispensados de

acordo com a regra PEPS (Primeiro Expirar,

Primeiro Sair)?

Sim Não

16. Houve roptura de stock de Coartem nos ultimos tres

mêses? Sim Não

17. Dias de roptura de stock nos ultimos tres meses Sim Não B 6:

_____________

Sim Não B 12:

_____________

Sim Não B 18:

_____________

Sim Não B 24:

_____________

Sim Não

Amodiaquina

Sim Não ARSUCAM

Sim Não Fansidar

Sim Não Amoxicilina

Sim Não

Cotrimoxazole

Sim Não Sais de

Reidrat Oral

Sim Não Teste de

Diagnostico Rápido

Sim Não Quinina Oral (comp 300 mg) Sim Não Quinina (amp

500 mg)

Anexo 1

75

Sim Não MTI

18. Stock actual (contagem fisica)

____ B6

____ B12

____ B 18

____ B 24

____ Amodiaquina

____ Fansidar

____ Teste de Diagnostico Rápido

____ Quinina Oral (comp 300 mg)

____ Quinina (amp 500 mg)

____ MTI

Stock de Ficha de

Stock

____ B6

____ B12

____ B 18

____ B 24

____ Amodiaquina

____ Fansidar

____ Teste de

Diagnostico Rápido

____ Quinina Oral

(comp 300 mg)

____ Quinina (amp

500 mg)

____ MTI

Diferences entre actual e Ficha

____ B6

____ B12

____ B 18

____ B 24

____ Amodiaquina

____ Fansidar

____ Teste de Diagnostico Rápido


____ Quinina (amp 500 mg)

____ MTI

19. Quanto Cortem foi enviado para a US ? (Confirme

com as ultimas Guias de Remesa que incluam o

Coartem)

Enviado Recebido

____ B6 _____ B6

____ B12 _____ B12

____ B 18 _____ B18

____ B 24 _____ B24

Há Diferenças ? Sim Não

Se sim especifique

20. O relatório mensal do mês passado foi enviado pela

US

atempadamente ?

Sim Não

21. O relatório mensal do mês passado está preenchido

correctamente? (Confirme com o relatório mensal e

anote os errors)

Sim Não

22. Se existem, as Fichas de Stock, estão colocadas junto

aos produtos? Sim Não Se não especifique

23. Fez-se o inventário no mês passado e está relatado na

ficha de stock? Sim Não Se não especifique

24. A US mandou uma requisição mensal ao depósito

provincial no mês passado? Sim Não

25. A requisição mensal está preenchida correctamente?

(confirme com a ultima requisição mensal) Sim Não

26. As quantidades de saidas, entradas e stock no

relatório mensal da malaria correspondem? Sim Não Se não especifique

27. As quantidades solicitadas na requisição mensal

correspondem as utilizadas e registadas na ficha de

stock ?

Sim Não Se não especifique

28. Existem copias das Receitas Médicas para todos os

produtos dispensados? (Confirme com 10 receitas

escolhidas aleatoriamente)

Sim Não

29. Se existem Receitas Médicas, os dados estão certos?

(Confirme com 10 exemplos escolhidos

aleatoriamente)

N° da Receita Médica:

Sim Não

Nome do Doente: Sim

Não

Idade do Doente: Sim

Não

Peso do Doente: Sim

Não

30. Existem Balanços Semanais? Sim Não


76

31. Se, existem os Balanços Semanais, estão preenchidos

diaria e correctamente? (Confirme com o ultimo

Balanço)


32. Os documentos de movimento de stock estão

arquivados, organizados e facilmente acessíveis

(Relatório mensal, Ficha de Stock, Receita Médica,

Balanço Semanal, Requisição Mensal)?


CONSULTAS: Resposta Comentários

Preguntas 33 – 37, Confirme com o Relatório Mensal da Malaria do último mês

33. Número total de Pacientes (todas as doencas) no último

mês:

Total _________

34. Número total de Casos Suspeitos de Malária no último

mês:

Total _________ Calcula-se da seguinte forma:

Casos (Malaria) / Pacientes total

=______

35. Número das Pesquisas de Plasmodio (PP) e Teste de

Diagnostico Rápido (TDR) realizadas no último mês:

PP ________

TDR ________

Calcula-se da seguinte forma:

PP / Casos (Malaria) =

__________

TDR / Casos (Malaria) =

__________

36. Quantos destas pesquisas apresentaram teste positivos

(+) para falciparum ?

PP ________

TDR________


PP(+ )/ PP(total)=__________

TDR(+ ) /

TDR(total)=_________

37. Numero de tratmentos de malaria simples dispensados

no último mês:

Total ________

____ B6

____ B12

____ B 18

____ B 24

____ Amodiaquina



Tratamentos / Casos (Malaria) =

38. Numero de casos de malaria grave no último mês:

Total ________

Que passo com eles?

Preguntas 38– 41, Confirme com o Livro de Registo das Consultas dos últimos 10 pacientes

39. Destes ultimos 10 pacientes, quantos foram casos

suspeitos de malaria?

Total ________

40. Destes casos suspeitos, há quantos foram realizados os

testes de PP or TDR para o diagnóstico de malaria?

PP ________

TDR ________

41. Quantos destes 10 pacientes apresentaram teste

positivos (+) para falciparum ?

PP ________

TDR________

42. Destes 10 pacientes, quantos foram tratados com:

( Descreva o número para cada medicamento)

-Coartem

_________

-Amodiaquina

_____

-ARSUCAM

_____

-Quinina (comp)

_____

-Quinina (amp)

_____

-Outra

___________

Anexo 1

77

43. Há protocolos para prevenir e curar a malária ?

-Coartem Sim Não

-TIP Sim Não

-Quinina Sim Não

-MTI Sim Não

44. Os prescritores sabem explicar as posologias e o uso do

mosquiteiro ? -Coartem Sim Não

-Quinina Sim Não

-TIP Sim Não

-MTI Sim Não

45. Os prescritores conhecem e sabem explicar os grupos

que não podem tomar o Coartem (<5 kg, grávida 1º

trimestre, malária grave)

Sim Não

Quantos sabem ?

TIP E LABORATÓRIO: Resposta Comentários

46. Número total de CONSULTAS PRE-NATAL durante o

mês

Total_________

Numero Total de:

TIP 1: _____

TIP 2: _____

TIP 3: _____

47. A US tem cartões/cadernos e livros de registo? Cartões pré natal Sim Não

Cadernos Sim Não

Livros de Registo Sim

Não

48. A US tem equipamento básico para as CPN? Balanca Sim Não

Esfigmomanometro Sim

Não

Estetoscopio Pinard Sim

Não

Termometros Sim Não

49. A US tem equipamento básico para o laboratório? Microscopio que funciona

Sim Não

Lâminas Sim Não

Giemsa Sim Não

Óleo de Imersão Sim Não

Contador de Celulas Sim

Não Hemoglobinometro

Sim Não


78

Quadro de “Problemas e Soluções”:

Principais Problemas Soluções Sugeridas Responsáveis Prazo

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Uma Cópia preenchida deve ser deixada com o responsável pela Unidade Sanitária no fim da visita:

Data da Visita: ___/___/____ Nome do Supervisor: ____________________

Principais Problemas Soluções Sugeridas Responsáveis Prazo

79

ANEXO 2




INSTRUÇÃO DE PREENCHIMENTO DO GUIÃO DE SUPERVISÃO

Observação Geral

O guião de supervisão será preenchida de acordo com a estrutura a supervisar:

Depósito provincial

Hospital provincial

Hospital Municipal

Centro de saúde

O guião de supervisão tem aspectos limitantes para avaliar o depósito provincial, mas para as

unidades sanitárias ele cobre todos aspectos

Veja outro guião, “Supervisão do Laboratório” para uma supervisão mais ampla de laboratório.

Se não houver espaço suficiente para comentários, aconselha-se usar o verso da mesma folha

para complementar a ideia.

Conduta de Supervisão

No cabeçalho: Coloca o nome da unidade sanitária, província, município, data da visita de

supervisão, nome do supervisor, nome e assinatura do responsável da unidade sanitária, data da última

visita de supervisão, e o número da visita corrente.

Número de Tecnicos: Para perguntas 1 a 8 coloca o número actual de técnicos para cada situaçõ

pedido e o total de cada categoria de técnico.

Aspecto Geral (Organização e Funcionamento): Para resonder as perguntas 9 a 12, o supervisor

deve observar toda a estrutura das salas e verificar o estado das mesmas no interior e exterior.

Depósito/Farmácia: Trata-se do depósito farmacêutico provincial ou depósito farmacêutico

da unidade sanitária. Responda as perguntas 13 a 32. Confirme com o stock de antipaludicos

no depósito/farmácia. Deve-se observar o seguinte e assinalará simplesmente Sim ou Não:

A desposição de produtos em relação ao chão, parede e o teto.

A temperatura da sala, humidade e a ventilação

As datas de expiraão de produtos expostos nas prateleiras em relação ao principio

“PEPS”.

Se houver roptura de stock

As datas da roptura de stock nas fichas para contar quantos dias de roptura de

produtos listados


80

Contagem actual (física) e o stock actual nas fichas de stock de produtos listados; e a

diferenças entre actual e Ficha de Stock

A quantidade de Coartem enviado à unidade sanitária que confirme-se na ultima Guia

de Remesa e anotar a quantidade enviado, recebido e a diferença entre enviado e

recebido

Observar o seguinte do último relatório mensal da unidade sanitária: data de enviando,

o conteúdo, e anotar os erros identificados

Se um relatório mensal no existe do mês passado, revisa a informação que deve ser

incluído nos dados estatísticos e como recolher os dados

Anotar se a ficha de stock está ao lado do produto

Verificar o inventário do mês passado e compará-lo com as quantidades de fichas de

stock.

Se o preenchimento das copias das requisições mensais estão correctos; cheque a

matemática, quantidades saídas, entradas e estoque corrente.

Revisar a ficha de stock com a requisição mensal para verificar que as quantidades

dos medicamentos pedidos são iguais aos quantidades dos medicamentos utilizadas.

Revisar 10 Receitas Médica para saber se os seguintes dados estão certos: Número da

Receita Médica, Nome do Doente, Idade do Doente, Peso do Doente e confirmar se os

dados listados no guião são condizentes entre as Receitas Médicas e o livro de registo.

Revisar os Balanços Semanais do més passado e observar se são preenchidos

diariamente e correctamente

Ver a arrumação dos documentos de gestão de medicamentos nos arquivos e observar

se os documentos estão arrumados em ordem, sobre o tipo de documento e as datas.

Quando a visita de supervisão seja para um depósito provincial, os formulários usados são

diferentes de unidade sanitária; então, para as perguntas 19 a 32 o supervisor deve marcar as

observações dos seguintes documentos em vez dos documentos listados da unidade sanitária:

Balcanço Trimestral, Requisição Trimestral de Depósito Provincial, Guia de Remessa, Ficha

de Stock, Relatório de Inventário.

Consultas da unidade sanitária: O supervisor e o responsável da unidade sanitária para

rever juntos o Relatório Mensal da Malária do último mês e responder as perguntas 33-38

Calcula-se a percentagem de total dos pacientes que tinham malaria: numero dos

casos de malária no mês passado dividida por o numero total dos pacientes do mês

passado.

Calcula-se a percentagem dos casos de malária que fez um teste: 1) Numero dos PPs

examinados no mês passado dividida por o numero dos casos de malaria no mês

passado. 2) Numero dos TDRs feitos no mês passado dividida por o numero dos casos

de malaria no mês passado.

Anota se quantos das pesquisas apresentaram teste positivos (+) para falciparum?

Calcula-se a percentagem dos pacientes com malaria que foram dado tratamento no

mês passado: Numero dos tratamentos total do mês passado dividida por o numero

dos casos de malaria no mês passado.

Anota se os pacientes foram encaminhados o tratados localmente. Se fossem tratado

localment, quantos casos foram graves e os pacientes morreram?

Anota se o número de tratmentos de malária simples dispensados no último mês para

B6, B12, B18, B24, Amodiaquina, Quinina Oral (comp. 300 mg)

Anexo 2

81

O supervisor e o responsável da unidade sanitária, rever juntos o Livro de Registo das

Consultas dos 10 últimos casos de Malária e responderá as perguntasm 38 a 41.

O supervisor anota se respostas para as seguintes perguntas (42 a 45):

O supervisor observará os protocolos de tratamentos e de prevenção da Malária se

são disponíveis.

O supervisor pedirá aos prescritores de explicar a posologia de tratamento com

Coartem/quinino. Depois direccionar a pergunta para a responsável da prevenção a

utilização do TIP – quanto e a posología e quais são os períodos quando deve dar TIP

1 e TIP 2. Tambem pedirá a responsável da prevenção a explicar o uso dos

mosquiteiros.

TIP e Laboratório da unidade sanitária:

Peça o registo das consultas pré-natais e responderá as perguntas para o número total

de TIP 1, TIP 2 e TIP 3

Observa se há os cartões pre-natal, cadernos e livros de registo.

Observa se há o equipamento de base utilizado para CPN segundo a lista no guião de

supervisão.

Ir a sala de laboratório e observar a existência e o estado dos produtos listados no

guião de supervisão.

Para uma visita de supervisão mais ampla de laboratório, veja o guião, “Supervisão do

Laboratório” .

Quadro de Problemas e Soluções

O supervisor fará uma lista de todos problemas identificados segundo o guião de supervisão

na 1ª coluna (Prinicipais Problemas) e depois vai sugerir as soluções possíveis na 2ª coluna

(Soluções Sugeridas) e vai atribuir os problemas e soluções possíveis às autoridades

implicadas (Responsáveis) na 3ª coluna e a 4ª coluna é reservada para o período proposto

para sua execução (Prazo).

O supervisor e o responsável da unidade sanitária devem assinar o relatório de a-supervisão.


82

83

ANEXO 3




Guião de Supervisão do Laboratório

ASPECTO GERAL: Resposta Comentários

Avaliar as condições do laboratório:

50. Tem luz natural? Sim Não

51. Está limpo? Sim Não

Avaliar o microscópio e qual tipo (luz/espelho):

52. Qual tipo? ___Luz

___Esphelho

53. Esta em condições? Sim Não

54. Está a funcionar bem? Sim Não

55. Tem todos os componentes? Sim Não

56. Para microscópios electonicos,

ha sempre energia para

funcionar?

Sim Não

Avaliar os reagentes:

57. Tem o reagente para preparar

gotas espessa?

Sim Não

58. Se sim, tem abastecimento

suficiente?

Sim Não

Unidade Sanitária:

Provinica/ Município:

Supervisor:

Data:

Responsável do lab: Nome ________________________________ Assinatura ____________________________

No de técnicos do lab:________ No de Masculino______ No de Feminina______ No de técnicos por nível de formação: Téc basicos.______ Téc méd.______ Outra_________

Horas de operação do lab? _____________

Horas que um técnico trabalha cada dia:__________

Nº de Técnicos de laboratório que receberam formação sobre diagnóstico de malária com microscopia no ultimo ano:_______

Data da última visita:_______________

No de visita: 1a 2a Outro_____


84

59. Se tem reagentes, qual é a data

da expiração?

Data(s):

___________

___________

___________

60. Se tem reagentes, com que

frequência recebe mais?

_____Semenal _____Mensal

_____Trimestral

_____Annual

_____Outro

61. Como pede reagentes quando

estiverem em falta? (Anotar a

quem fazem o pedido e se a US

compra os seus proprios

reagentes.)

Escrive a Resposta:

Avaliar as laminas: 62. Tem laminas Sim Não

63. Se sim, quantas tem? Escrive a Resposta:

64. Se sim, são de qaulidade? Sim Não

65. Tem o óleo de imersão? Sim Não

Avaliar os aparelhos do laboratório:

66. Tem capacidade de fazer outros

tipos de analises?

Sim Não

67. Se sim, quais são? RPR/Sífilis Sim Não

Widal/Tifóide Sim Não

Hemoglobina Sim Não

Hematocrita Sim Não

Glucosa Sim Não

Orina Sim Não

Feces Sim Não

VIH Sim Não

Hepatitis B Sim Não

Grupo de Sangue Sim Não

Tuberculosis Sim Não

Teste rápido de gravidez Sim Não

Outros_______________________________________________

REVISAR O CONHECIMENTO

Revisar a densidade parasitaria e quantificação de malária:

68. Qual metodo esta a usar? _____500 x C

_____8000 x C

Monitorar a preparação do reagente (Giemsa) – Comentos:

Monitorar a colheita, identificação, fixação, e coloração - Comenta:

(Se falta reagentes para preparar, explica o processo)

Anexo 3

85

Monitorar a técnica para pesquisa do plasmodio nas laminas - Comenta:

Revisar 3 laminas que o supervisor levou (1 positivo/1 negativo/1 artifacto). (Lembra que não pode

informar aos tecnico sobre de qual e qual ate o fim do test!)

69. Correctamente identificado

como positivo?

Sim Não


como negativo?

Sim Não


como artifacto?

Sim Não

Revisar 10 laminas feitas pelas tecnicas do laboratório para fazer controlo da qualidade. O

supervisor deve levar estas laminas dopois e subtituir com as novas laminas! (5 positivo para malaria

e 5 negativo para malaria se posivel)

72. Quantos são correctamente

identificado como positivo?

_____/_____

73. Quantos são Correctamente

identificado como negativo?

_____/_____

Revisar os TDRs:

74. Os tecnicos do laboratório fazem

TDRs?

Sim Não

75. Podem explicar bem como

fazer?

Sim Não

Monitorar a medida do hematocrita e hemoglobina:

76. Os tecnicos do laboratório fazem

hemoglobina?

Sim Não

77. Se sim, o tecnicos podem

explicar bem a formula certo para

calcular o hemoglobina do

hematócrito?

Sim Não

Revisar biossegurança:

78. Os tecnicos podem explicar bem

o significado da biossegurança?

Sim Não

79. Os técnicos tem caixa(s) das

agulhas?

Sim Não

80. Se sim, os técnicos usam a

caixa(s) das agulhas?

Sim Não

81. Os técnicos tem luvas? Sim Não


86

82. Se sim, os técnicos usam luvas? Sim Não

Comenta nas condições da biossegurança em geral:

DADOS ESTATISTICOS

Revisar o livro do laboratório o relatório mensal do mês passado

83. O técnico está a usar qual para

reportar os dados estatísticos?

____Livro

____Relatório

____Os dois

84. Anota o número total das laminas realizadas no mês passado (com os dados do livro/relatório):

Total _________

85. Anota o número total das laminas positivas no mês passado (com os dados do livro/relatório):

Total _________

86. O técnico está a fazer TDRs no

laboratório?

Sim Não

Se faz TDRs, revisar o livro do laboratório o relatório mensal do mês passado

87. Anota o número total dos TDRs realizados no mês passado (com os dados do livro/ relatório):

Total _________

88. Anota o número dos TDRs positivos no mês passado (com os dados do livro/ relatório):

Total _________

Anexo 3

87

Quadro de “Problemas e Soluções”:

Principais Problemas Soluções sugeridas/ Que mais

treinamento precisa

Responsáveis Prazo

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Uma Cópia que deve ser preenchida e deixada com o responsável pela Unidade Sanitária no fim da

visita:

Data da Visita: ___/___/____ Nome do Supervisor: _____________________

Principais Problemas Soluções sugeridas/ Que

mais treinamento precisa

Responsáveis Prazo


88

89

ANEXO 4




INSTRUÇÃO PARA O GUIÃO DE SUPERVISÃO DO LABORATÓRIO

Observação Geral

Este guião de supervisão e limitado somente para avaliar o laboratorio

Se não houver espaço suficiente para comentários, aconselha-se usar o verso da mesma folha

para complementar a idéia.

No Cabeçalho

Coloca o nome da unidade sanitária; província, município; nome do supervisor; data da visita

de supervisão; nome e assinatura do responsável do laboratório; número de técnicos do

laboratório e quantos masculino ou feminina; número técnicos por nível de formação

discriminados por Técnico básico, Técnico médio e óutra categoria; horas de operação do

laboratório, horas que um técnico trabalha cada dia; número de técnicos de laboratório que

receberam formação sobre diagósitco de malária com microscopia no ultimo ano; data da

última visita de supervisão; e o número da visita corrente.

Aspecto Geral

Para resonder as perguntas 1 a 18, o supervisor deve observar a estrutura e salas de trabalho

para verificar o estado da estrutura e a presença dos materias, reagentes e equipamentos.

Avaliar as condiçoes do laboratório, perguntas 1 e 2: as salas de trabalho devem ter bastante

luz e que estejam bem limpos.

Avaliar o microscópio e qual tipo (luz/espelho), perguntas 3 a 7: o supervisor deve mexer

com os microscópios para entender se funcionam bem ou não.

Avaliar os reagentes, perguntas 8 a 12: o supervisor peça ver os reagentes em uso e a

estocagem delas.

Avaliar as láminas, perguntas 13 a 16: o supervisor observa as láminas em uso e avaliar a

qualidade deles e se existe óleo de imersão para usa-las no microscópio.

Avaliar os aparelhos do laboratório, perguntas 17 a 18: o supervisor observa se o laboratório

tem capacidade de fazer outro tipo de analises e marcar quais outros analises listados no

Guião.


90

Revisar O Conhecimento

Para responder as perguntas 19 a 33, o supervisor observará como o técnico de laboratório

prepara as amostras e conduz os seguintes análises.

Revisar a densidade parasitária e quantificação de malária: se o método usado é 500 x C ou

8000 x C.

Monitorar a preparação de reagente (Giemsa): é para fazer comentário depois de observar a

capacidade dos técnicos preparar a reagente.

Monitorar a colheita, identificação, fixação, e coloração: é para fazer comentário depois de

observar a capacidade dos técnicos; caso falta reagentes para preparar, o supervisor deve

explicar o processo.

Monitorar o técnico para pesquisa do plasmódio nas láminas: é para fazer comentário

depois de observar a capacidade dos técnicos para pesquisar do plasmódio nas láminas.

Revisar 3 láminas que o supervisor levou (1 positivo/ 1 negativo/ 1 artifacto), perguntas 20 a

22: o supervisor não pode informar aos técnicos sobre de qual e qual até o fim do test; no

Guião é para marcar sim ou não para cada uma das 3.

Revisar 10 láminas feitos pelos tecnicos do laboratório para fazer controlo de qualidade. O

supervisor deve levar estas láminas depois e substituir com as novas láminas, perguntas 23

e 24: o supervisor escolha 5 láminas positivos para malária e 5 negativos para malária se

possivel; depois de examinar as láminas o supervisor vai marcar quantos foram correctamente

identificados como positivos e negativos.

Revisar as TDRs, perguntas 25 e 26: depois de estabelecer que os técnicos do latoratório

fazem TDRs, avalia se eles sabem explicar bem como fazer.

Monitorar a medida do hematócrita e hemoglobina, perguntas 27 e 28: depois de

estabelecer que os técnicos do latoratório fazem hemoglobina, avalia se eles sabem bem a

fórmula certa para calcular o hemoglobina do hematócrito.

Revisar biosegurança, perguntas 29 e 33: o supervisor deve marcar sim ou não para as

perguntas se os tecnicos sabem o significado da biosegurança, seu uso de caixa para descartar

agulhas, e se uso das luvas. O supervisor deve comentar nas condições da biosegurança no

laboratório em geral.

Dados Estatísticos

Para responder as perguntas 34 a 39, o supervisor revisará o livro do laboratório, e o relatório

mensal do mês passado.

Revisar o livro do laboratório e relatório mensal do mês passado, perguntas 34 e 36: o

supervisor deve marcar qual tipo de documento usado pelo técnico para preportar os dados

estatísticos, livro, relatório o ambos; deve anotar no Guião o número total das láminas

reportadas do mês passado, e o número das láminas positivas do mês passado.

Anexo 4

91

Se faz TDRs, revisar o livro do laboratório e relatório do mês passado, perguntas 37 e 39: o

supervisor deve marcar se faz TDRs no laboratório; caso, sim e usando o livro e relatório do

mês passado, anotar o número dos TDRs realizados e o número dos TDRs positivos.

Quadro de Problemas e Soluções

O supervisor fará uma lista de todos problemas identificados segundo o Guião de Supervisão

na 1ª coluna (Prinicipais Problemas) e depois vai sugerir as soluções possíveis na 2ª coluna

(Soluções Sugeridas/Que mais treinamento precisa) e vai atribuir os problemas e soluções

possíveis às autoridades implicadas (Responsáveis) na 3ª coluna e a 4ª coluna é reservada

para o período proposto para sua execução (Prazo).

O supervisor e o responsável da unidade sanitária devem assinar o Guião de Supervisão.

O supervisor deve fazer um cópia (segundo quandro no Guião) e deixar a cópia assinada com

o responsável pela unidade sanitária no fim da visita.

gestão e controlo de medicamentos

Documents