gestÃo de processos

GESTÃO DE PROCESSOS

Profa. Carla Brandão – Julho 2014

Gestão de processos

O que são sistemas ?

Visão sistêmica das organizações

O que são processos ?

O que é gestão por processos ?

Fundamentos da gestão por

processos

Planejamento , Mapeamento e Identificação de

Processos Chave

Indicadores de Desempenho

Avaliação do processo Exercício


Wikipedia : Um sistema (do grego sietemiun), é um conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo organizado. É uma definição que acontece em várias disciplinas, como biologia ,medicina, informática, administração. Vindo do grego o termo "sistema" significa "combinar", "ajustar", "formar um conjunto".Todo sistema possui um objetivo geral a ser atingido. O sistema é um conjunto de órgãos funcionais, componentes, entidades, partes ou elementos e as relações entre eles, a integração entre esses componentes pode se dar por fluxo de informações, fluxo de matéria, fluxo de sangue, fluxo de energia, enfim, ocorre comunicação entre os órgãos componentes de um sistema.


Ludwig von Bertanfly - biólogo

Visão Crítica em relação ao mundo dividido em

diferentes áreas

Não busca a solução mas produzir teorias e

formulações conceituais para aplicações práticas

Aplicação da Administração -

1960


Pressupostos da TGS

Existe uma tendência para a integração das

ciências naturais e sociais

Esta integração parece orientar-se rumo a uma

teoria dos sistemas

A teoria dos sistemas

constitui o modo mais

abrangente de estudar os

campos não físicos do

conhecimento específico, como

as ciências sociais.

A teoria dos sistemas

desenvolve princípios

unificadores que atravessam

verticalmente os universos

particulares das diversas ciências

envolvidas, objetivando a

unidade da ciência

A Teoria dos sistemas

acarreta uma integração na

educação científica


Premissas da TGS• Os sistemas existem dentro de Sistemas• Os sistemas são abertos• As funções de um sistema dependem da

sua estrutura


Conceito : A palavra sistema denota um conjunto de elementos interdependentes e interagentes ou um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado. Assim, o sistema é um conjunto ou combinações de coisas ou partes formando um todo unitário.• Sistema é um conjunto de elementos em interação recíproca• É um conjunto de partes reunidas que se relacionam entre si formando

uma totalidade.• Conjunto de elementos interdependentes , cujo resultado final é maior

que a soma dos resultados que eles teriam de forma isolada • É um conjunto de elementos interdependentes e interagentes visando

alcançar um objetivo ou finalidade.• É um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado,

cujas características são diferentes das características das unidades• É um todo organizado ou complexo, um conjunto ou combinação de

coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário orientado para uma finalidade


Características

Propósito ou objetivo

Globalismo ou totalidade Sinergia Entropia Homeostasia


Propósito ou

Objetivo

Todo o sistema tem alguma finalidade , algum objetivo , existe para atingir um alvo


Globalismo ou

totalidade

Qualquer mudança que ocorrer em qualquer parte do sistema vai alterar sua totalidade


Sinergia

O total é maior que a soma das partes individuais


Entropia

É a tendência à desintegração da informação é necessário buscar energia de fora do sistema para continuar sobrevivendo.


Homeostasia

Todo o sistema tem meio de autorregulação, garante o equilíbrio do sistema, adaptabilidade


Tipos :

• Sistemas físicos ou concretos ( Concretos , Hardware)• Abstratos ou conceituais ( Conceitos , filosofias ,

software)• Sistemas fechados ( Máquinas herméticamente

fechadas)• Sistemas abertos

Parâmetros :

• ENTRADA ( INPUT) • SAÍDA (OUTPUT)• PROCESSAMENTO• FEEDBACK• AMBIENTE


• Comportamento probabilístico e não determinístico• Organizações fazem parte de uma sociedade maior• Interdependência das partes • Homeostase • Fronteiras e Limites• Morfogênese ( Capacidade de modificar a si próprio )• Resiliência ( Capacidade de Superar distúrbios impostos por

fenômenos externos )


Existem vários modelos que explicam a organização como um sistema aberto :

• Modelo de Schein• Modelo Sociotécnico• Modelo de Katz e Kahn


Conceito 1 : “Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (Saídas), sendo realizado para agregar valor”Conceito 2.: “um processo é um conjunto de decisões que transformam insumos em valores gerados ao cliente/cidadão.”Conceito 3: “conjunto integrado e sincrônico de insumos, infraestruturas, regras e transformações, que adiciona valor às pessoas que fazem uso dos produtos e/ou serviços gerados”


“Os processos representam um instrumento que permite aproximar as diretrizes estratégicas daqueles que executam o trabalho nas instituições públicas permitindo o alcance dos objetivos . O Foco no cidadão faz com que o Setor público oriente seus processos ao atendimento das necessidades deste agente e os prestadores de serviço do governo devem ter seus processos modelados, automatizados e geridos, provendo maior controle e qualidade às iniciativas desempenhadas”. Guia de Gestão de processos de governo


Planejamento

Análise

Desenho e modelagem

Implementação

Monitoramento

Refinamento


Planejamento

Segundo o Guia CBOK deve-se desenvolver um plano e uma estratégia dirigida a processos para a organização, onde sejam analisadas suas estratégias e metas, fornecendo uma estrutura e o direcionamento para gerenciamento contínuo de processos centrados no cliente. Além disso, são identificados papéis e responsabilidades organizacionais associados ao gerenciamento de processos, aspectos relacionados a patrocínio, metas , expectativas de desempenho e metodologias.


Análise

A Análise tem por objetivo entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas e objetivos desejados. Ela reúne informações oriundas de planos estratégicos, modelos de processo, medições de desempenho, mudanças no ambiente externo e outros fatores, a fim de compreender os processos no escopo da organização como um todo. Durante essa etapa são vistos pontos como: objetivos da modelagem de negócio, ambiente do negócio que será modelado, principais stakeholders e escopo da modelagem ( processos relacionados com o objetivo geral)


Desenho e modelagem

O desenho de processo consiste na criação de especificações para processos de negócio novos ou modificados dentro do contexto dos objetivos de negócio, objetivos de desempenho de processo, fluxo de trabalho, aplicações de negócio, plataformas tecnológicas, recursos de dados, controles financeiros e operacionais e integração com outros processos internos e externos.A modelagem é definida como um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto, tendo por objetivo criar uma representação do processo em uma perspectiva ponta-a-ponta que o descreva de forma necessária e suficiente para a tarefa em questão.


Desenho e modelagem

Relevância do MapeamentoPossibilita : Desenhar , representar sequencias de processos , subprocessos, atividades , tarefas.

Para : Entender, Documentar , Medir


Desenho e modelagem

Fluxograma , Organograma, Lotaciograma , Funcionograma , Gráficos de informação , quadro de distribuição do trabalho .


Desenho e modelagem

Fluxograma :são ferramentas de representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e graus de complexidade de acordo com o Objetivo


Desenho e modelagem

Pontos principais para uso dos fluxogramas : • É preciso conhecer para melhorar• Identificação de atividades críticas• Conhecimento da sequência e

encadeamento das atividades com a visão sistêmica do fluxo do processo

• Documentação do processo


Implementação

O desenho de processo consiste na criação de especificações para processos de negócio novos ou modificados dentro do contexto dos objetivos de negócio, objetivos de desempenho de processo, fluxo de trabalho, aplicações de negócio, plataformas tecnológicas, recursos de dados, controles financeiros e operacionais e integração com outros processos internos e externos.A modelagem é definida como um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto, tendo por objetivo criar uma representação do processo em uma perspectiva ponta-a-ponta que o descreva de forma necessária e suficiente para a tarefa em questão.


Monitoramento

Segundo o Guia CBOK é de suma importância a contínua medição e monitoramento dos processos de negócio, fornecendo informações-chave para os gestores de processo ajustarem recursos a fim de atingir os objetivos dos processos. Dessa forma, a etapa de implementação avalia o desempenho do processo através de métricas relacionadas às metas e ao valor para a organização, podendo resultar em atividades de melhoria, redesenho ou reengenharia.


Papéis principais : Comunicar e mensurar o alcance da estratégia, através da comparação do desempenho atual com a meta definida para o indicador.O indicador é definido como formas de representação QUANTIFICÁVEL de características de produtos/serviços ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS .• Identificação do nível e dos objetos de mensuração• Estabelecimento de indicadores com base nos requisitos: Medida,

Fórmula, Índice, padrão de comparação e metas.• Requisitos básicos : Disponibilidade (Facilidade de acesso) ,

Simplicidade (Facilidade de compreensão), Baixo Custo de obtenção, Estabilidade, Rastreabilidade, Representatividade/confiabilidade e Sensibilidade e Referencial comparativo

Tipos de indicadores : Eficiência ( Produtividade ) , Eficácia ( Qualidade) e Efetividade ( Impacto) .


Conforme o Ministério do Planejamento o monitoramento não é um fim em si mesmo , a atividade de monitoramento é fonte de aprendizado sobre a realidade de implementação e execução das políticas públicas que visa a produção de informações tempestivas para o processo complexo de tomada de decisões por parte das instâncias deliberativas de governo.


Refinamento

A etapa de refinamento é responsável pela transformação dos processos, implementando o resultado da análise de desempenho. Ela ainda trata de desafios associados à gestão de mudanças na organização, à melhoria contínua e à otimização de processo.


Podemos dizer que os processos chave são os processos essenciais dentro do fluxo que se está analisando , é um dos papéis principais do mapeamento de processos . Costumeiramente , os processos chave da empresa são os que afetam diretamente o valor ou bem produzido , a finalidade do sistema .


O Caminho crítico é um termo normalmente utilizado na gestão de projetos , são os processos que estão relacionados no projeto e que possuem relação direta com o fim do projeto


Grupo ( Mínimo 3 pessoas - Máximo 5 )

1 - Faça o desenho de fluxo um processo da UFABC ( Simples ) , identifique o processo chave e indique quais melhorias podem ser implementadas , além de definir pelo menos 2 indicadores para o processo. ( Não precisa ser um processo real mas precisa ter pelo menos dois pontos de intersecção com outros setores ).

2- Faça uma análise crítica dos processos dentro da UFABC e aponte caminhos para melhoria da gestão de processos da UFABC. Mínimo de 20 linhas . Times New Roman 12.

Encaminhar por email para : [email protected] até 08/08/2014.

mailto:[email protected]

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