gestão da tecnologia da informação (21/05/2013)
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Slides da aula apresentada no dia 21 de maio de 2013. Disciplina: Gestão da Tecnologia da Informação.TRANSCRIPT
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Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 21/05/2013
1° Semestre de 2013
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1. Por favor, respondam o teste (4 perguntas) do site http://inspiira.org/
2. Enviem seus resultados para o meu e-mail
Possíveis resultados:
▪ INTP
▪ INTJ
▪ ESTP
▪ ESFJ
▪ Etc...
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As empresas são grandes coleções de processos.
José Ernesto Lima Gonçalves (RAE, Jan/Mar 2000)
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Como ser um bom gestor de TI sem conhecer os processos da
empresa?
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Mas... O que é processo?
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Definição 1:
Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].
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Definição 2:
Ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação (Tom Davenport, 1993).
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Entrada Processamento Saída
?
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Vamos ver um exemplo?
Bolo de Limão
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Insumos
Atividades inter-relacionadas
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E o produto?!?!?!?!
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E nas empresas?
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Folha de Pagamento
Fechamento Contábil
Pagamento
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Todas as empresas trabalham orientadas a processos!
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Por que é importante...
...conhecê-los?
...mapeá-los?
...controlá-los?
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Uma reflexão sobre os pontos que fazem a diferença no resultado das empresas
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Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
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Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
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Sobre as pessoas...
Nosso pessoal está motivado!
▪ (Será?)
Investimos em capacitação.
▪ (Será?)
A remuneração está adequada.
▪ (Será?)
Etc.
▪ (Será?)
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Sobre a tecnologia...
Investimos pesado!
▪ (Será?)
Utilizamos o que há de melhor.
▪ (Será?)
Etc.
▪ (Será?)
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Sobre os processos...
?????????????????
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CONHECER e institucionalizar o fluxo de trabalho
Identificar oportunidades de melhoria Definir papéis e responsabilidades Transformar o conhecimento tácito em
conhecimento explícito Estabelecer controles “Unir” pessoas e tecnologia Colocar a casa em ordem
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As coisas simplesmente acontecem; O “sucesso” nos projetos acontece “por
acaso”;
“Por acaso, temos alguns heróis...”
“Por acaso, o cliente era mais desorganizado...”
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É normal estouro de prazo e custos (entre outros problemas)
Ambiente sem controle (caos) Grande dependência dos heróis (mas não é
qualquer herói)
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Está sempre sob pressão Nunca tira férias Anda sempre estressado Nunca tem tempo para os amigos Nunca se diverte Sempre tem que trabalhar 24 horas direto Até consegue terminar o trabalho, mas...
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Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-los
Decisão a ser tomada...
Quem controla quem?
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Como conhecer os processos?
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Análise de documentos e outros “materiais” gerados ou utilizados pelo processo
Entrevistas
Individuais
Em grupo
Observação in loco
Observar o processo sendo executado
Acompanhar os “atores” que participam da sua execução
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Como fazer? Analisar...
Disponibilidade das pessoas
Cultura da empresa
A empresa tem algum conhecimento em processos?
Documentação existente
Saber ouvir
Ouvir além do que é falado...
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Diversas ferramentas...
Visio
Aris
TIBCO
Intalio
BizAgi
Etc.
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...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
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...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
B
5.3.01.02.12
Emitir guias de
recolhimento
Fiscal Easy
5.3.01.02.13
Enviar guias para
o Contas a
Pagar
Fiscal Manual
4.2.31
Pagamentos
guias tributos
Guias
autenticadas
Arquivo5.3.01.02.15
Exportar provisão
contábil
Fiscal Easy
IQ-Contab /
Autbank
Guias de
recolhimento
5.2.03.02
Montagem
de lotes
contábeis
5.3.01.02.14
Receber guias
autenticadas
Fiscal Manual
Enviar e-mail p/
contabilidade
informando o
fechamento
impostosC
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Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
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Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
PRODUTO
ENTREGUE
PELO CSC
PRODUTO
ENTREGUE
PELO
CLIENTE
RESPONSÁVEL
1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTODia
útilData
Dia
seman
a
1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADASFORMULARIOS
APROVADOS-
1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOSRELATÓRIO
FOLHA-
1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO -
1.4 - PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º
1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º
SALÁRIO1º
1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL
EMPRESABALANCETE 1º
1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ´S RELATÓRIO PJ 1º
1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL
ASSESSORIA E
CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS
RELATÓRIO/RAZÃ
O 1º
1.9 - ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º
1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º
1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º
1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA
MÉDICAPLANILHA 3º
2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO
2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º
2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV
VIA
EMAIL/ABERTURA
DE CHAMADO
1º
ATIVIDADE DATA PREVISTAMatriz de Responsabilidades
Atividades
CS
C
Neg
ócio
Aprovar requisição de compra conforme alçada R
Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. R
Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de
compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores.R
Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus
mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades.R
Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua
responsabilidade.R
Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição
conjunta com Jurídicos e fornecedores.R
Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob
sua responsabilidade.R
R - Responsável
E - Executa
P - Participa
A - Apóia
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Qual notação utilizar? Depende da necessidade...
Há um padrão na empresa?
Qual ferramenta será utilizada na modelagem?
O cliente já está habituado com alguma notação?
Qual é a finalidade do mapeamento?
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O que fazer depois de mapear e modelar?
![Page 45: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/45.jpg)
Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados.
E agora? Automação?
Repositório?
Servidor de arquivos?
Banco de dados?
Melhoria contínua?
Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?
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Business Process Management System
Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo
![Page 47: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/47.jpg)
Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho
Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.)
Execução e controle do andamento do processo
Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão
Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos
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Fonte das informações dos 2 slides anteriores: http://thebpmexperience.wordpress.com/2011/07/13/vantagens-e-beneficios-de-uma-suite-para-automacao-de-processos/
![Page 49: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/49.jpg)
Arquitetura complexa...
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Importante!
Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa
BPM
Gestão dos Processos de Negócio
Prática de gestão
BPMS
Suíte de sistemas
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Mapear o processo
Analisar as oportunidades
de melhoria
Identificar oportunidades de automação
Analisar viabilidade de aquisição de
BPMS
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![Page 53: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/53.jpg)
Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução
dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução;
mas, sozinho, ele pode representar todo o problema
![Page 54: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/54.jpg)
Mito! Se o trabalho com os processos for feito da
forma correta, o herói “estilo Jack Bauer” deixar de existir...
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![Page 56: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/56.jpg)
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
![Page 57: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/57.jpg)
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
![Page 58: Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060203/559e59e01a28abc0208b4838/html5/thumbnails/58.jpg)
Depende... Se os envolvidos na execução do processo
participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias
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Depende... O processo criou uma burocracia? Há
punições para quem não segue?
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