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MANUEL LUIS COSTA PINTO
GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE MUDANÇA
:ESTUDO DE CASO NUMA ESCOLA SECUNDÁRIA DO GRANDE PORTO
PORTO
Novembro de 2011
MANUEL LUIS COSTA PINTO
Licenciado em Engenharia Eletrotécnica, em 1983, pela
Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE MUDANÇA
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação,
orientado pelo Professor Doutor Armando Malheiro Silva
Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Rua Roberto Frias, s/n, 4200-465, Porto, Portugal
Novembro de 2011
Resumo
O Ministério da Educação aprovou em 22 de Abril de 2008 um novo regime de gestão
escolar, instituindo a figura de director e um novo órgão, o Conselho Geral, posicionado
no topo da hierarquia da organização Escola. Neste órgão foi reforçada a participação dos
pais e comunidade envolvente à Instituição de ensino.
Nesta altura, o Governo decide também investir nas escolas implementando um projecto
tecnológico que dota todas as escolas de uma rede informática interna, permitindo acesso
à Internet em banda Larga, quadros Interactivos, videoprojectores, cartão electrónico do
aluno, videovigilância e outras ferramentas tecnológicas ao serviço da escola.
Atravessamos uma época em que os sistemas de Informação e especialmente sistemas
baseados na Web, se expandem por todos os ramos de actividade, e tendem a facilitar a
vida aos utilizadores.
Neste contexto é notória a falta de um sistema tecnológico de informação especificamente
orientado para a gestão escolar, no qual todos os elementos da comunidade escolar,
desde a direcção aos coordenadores, às direcções de turma, aos alunos, professores,
encarregados de educação possam usufruir de informações e utilizar o sistema de
informação no seu trabalho ou na interacção com os elementos componentes do sistema.
Os sistemas tecnológicos de informação que apoiam as organizações escolares, são
constituídos por elementos e subsistemas normalmente desconexos, não integrados, que
não permitem uma gestão eficaz da informação, armazenamento e acesso, tornando-se
num elemento de dificuldade para todos os que trabalham na organização e não num
factor de progresso e de evolução da organização.
Pretende este trabalho, diagnosticar, fotografar o estado em termos de Gestão de
Informação numa instituição escolar pública, seguramente com alguns pontos fortes, mas
também com muitos problemas comuns a outras instituições similares e também
seguramente com problemas mais específicos, resultantes do contexto social em que se
insere e de outros factores endógenos.
A partir desta fotografia, torna-se natural a construção de um modelo de gestão da
informação que incorpore os aspectos identificados como boas práticas em termos de
gestão da informação e que também dê respostas a, senão a todos os problemas
identificados, aos problemas essências para o correcto e eficaz funcionamento da
instituição.
Este modelo como vai sempre ser pensado no sentido de resolver questões essenciais e
comuns à maioria destas instituições, apontará também para o que será o correcto e
eficaz funcionamento típico deste tipo de instituições.
Numa antevisão do que seria a aplicação desse modelo na escola, surgirão
necessariamente orientações importantes para a respectiva Direcção alertando para as
medidas a tomar no sentido de resolver os problemas identificados no âmbito da gestão
da informação.
Tentando abrir caminho para a implementação do modelo, serão apontadas
concretamente os trabalhos futuros para que ele possa efectivamente ser implementado
na escola e assim colmatar os problemas identificados.
SUMÁRIO
1. Introdução .................................................................................................................................... 6
1.1 Enquadramento Geral ............................................................................................................ 6
1.2 Motivações ........................................................................................................................... 6
1.3 Objetivos e Resultados Esperados .................................................................................. 7
1.4 Estrutura da Dissertação ........................................................................................................ 8
2. Enquadramento Teórico ............................................................................................................... 9
2.1 Gestão da Informação ............................................................................................................ 9
2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação .............................................................. 12
2.3 Modelos e Modelização ....................................................................................................... 14
3. Enquadramento da Investigação ................................................................................................ 16
3.1 A Problemática e questão de investigação .......................................................................... 16
3.2 Plano de Trabalho ................................................................................................................. 17
4. Metodologia de Análise .............................................................................................................. 18
4.1 Metodologia ......................................................................................................................... 18
4.2 Definição da Amostra ........................................................................................................... 19
4.3 Entrevistas ............................................................................................................................ 21
5. Escola e Sistema de Informação Escolar .................................................................................... 23
5.1 A Caracterização da Escola ................................................................................................... 23
5.2 A Escola como uma Organização .......................................................................................... 26
5.3 Fluxos de Informação ........................................................................................................... 33
5.4 O Valor da Informação no contexto escolar ......................................................................... 36
5.5 Sistemas tecnológicos no Sistema de Informação Escolar ................................................... 39
6. Resultados da Análise Orgânico Funcional ................................................................................. 47
7. O Modelo de gestão de Informação escolar .............................................................................. 53
8. Propostas e Plano de intervenção .............................................................................................. 63
9. Conclusões e Trabalho Futuro .................................................................................................... 73
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................................... 78
ANEXOS .......................................................................................................................................... 82
ANEXO A – Guião de Entrevista Professores .................................................................................. 84
ANEXO B – Guião de Entrevista Alunos .......................................................................................... 86
ANEXO C – Guião de Entrevista Funcionários ................................................................................ 88
ANEXO D – Guião de Entrevista Secretaria .................................................................................... 90
ANEXO E – Tratamento entrevistas ................................................................................................ 93
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
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1. Introdução
1.1 Enquadramento Geral
As Organizações que se dedicam ao ensino estão sujeitas cada vez mais a pressões
crescentes, quer pela tutela, quer pelos utentes e suas famílias, quer pelos próprios
trabalhadores que exigem mais e melhor informação, para poderem desenvolver melhor o
seu trabalho.
Todos sabemos que a informação, a sua partilha adequada, a sua segurança, a solidez e
funcionalidade do modelo de Informação da Organização, são factores de eficiência e
eficácia na acção educativa.
Apesar do actual desenvolvimento existente na análise e na implementação dos sistemas
de informação, e por variadíssimas razões, existem ainda alguns constrangimentos, mais
numas Organizações do que noutras, que implicam consequências nos processos e nos
resultados, contribuindo para que a resposta da instituição no seu global seja
desadequada em relação ao contexto onde se insere.
No âmbito das Ciências de Informação, é proposto um trabalho científico que visa
efectuar uma abordagem de forma integrada ao problema da gestão de informação numa
Organização de ensino público, uma escola secundária.
O foco deste trabalho será sobre a informação, o acesso, o seu tratamento, as origens, os
destinos, as plataformas utilizadas, as necessidades dos utilizadores e as formas de
disponibilização da informação.
O grande objectivo deste trabalho é conceber um modelo de gestão da informação, aceite
por todos os que necessitam da informação dentro da organização e no exterior e que
permita fazer uma gestão eficaz, no sentido de melhorar o funcionamento da instituição.
1.2 Motivações A motivação para a realização deste trabalho advém do facto de o proponente ser
professor do quadro de uma escola secundária, e que em virtude de desempenhar cargos
relacionados com a temática em análise, conhecer alguns dos problemas de gestão de
informação existentes, e modestamente achar que pode contribuir de alguma forma para
a sua resolução, primeiro identificando-os, e depois apontando formas de os ultrapassar.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
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1.3 Objetivos e Resultados Esperados
Esta dissertação prevê uma investigação aplicada. São objectivos específicos deste
trabalho:
o Identificar os diferentes tipos de informação: legal, pedagógica, financeira,
administrativa que é utilizada na instituição. Identificar produtores e destinatários da
informação.
o Identificar e caracterizar as plataformas que são utilizadas para armazenar, tratar e
gerar nova informação.
o Identificar constrangimentos no acesso, no tratamento, na produção e na
disponibilização de informação.
o Identificar necessidades de informação.
o Comparar os métodos e ferramentas utilizadas com algumas outras instituições do
género.
o Conceber um modelo global e integrado de informação disponível para todos os
intervenientes, que os satisfaça nos seus aspectos mais críticos e fundamentais de
trabalho.
Para além da apresentação deste estudo e da sistematização inerente, espera-se obter
como resultado do trabalho, uma proposta concreta de alterações, em algumas áreas, em
relação à forma como é feito o tratamento, o armazenamento, a produção de nova
informação, a partilha e a disponibilização da informação.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
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1.4 Estrutura da Dissertação
Este documento é constituído por 9 capítulos.
O primeiro é um capítulo Introdutório com o enquadramento geral do tema em análise, as
motivações, resultados esperados e estrutura deste documento.
No segundo é feito um enquadramento teórico, sobre concepções da Gestão da
informação, o conceito de Sistema de Informação e sobre o conceito e construção de
Modelos.
O terceiro capítulo, é aquele em que se enquadra a investigação desenvolvida. Detalham-
se aí a problemática, a questão central ou norteadora da investigação e o Plano de
Trabalho.
O quarto capítulo faz o enquadramento da instituição alvo deste estudo. Estrutura
organizacional, caracterização e o funcionamento de alguns subsistemas do Sistema de
Informação actual, são os subtemas aqui abordados.
O quinto capítulo é dedicado á Metodologia de Análise na investigação. Qual a
metodologia utilizada, a definição da amostra e o tratamento das entrevistas como meio
de recolha de dados para a investigação.
No sexto capítulo são apresentados os resultados e a forma como foram extraídos a partir
da sua principal fonte, os textos transcritos das entrevistas.
O sétimo capítulo é dedicado à apresentação do modelo de gestão da informação escolar.
Procurou-se aqui fazer uma correspondência entre possíveis soluções e problemas
identificados na recolha dos dados.
No oitavo capítulo, apresentam-se uma série de medidas em concreto para melhoria do
sistema de informação escolar.
O nono capítulo é o das conclusões, onde é feita uma reflexão sobre os problemas
encontrados, as causas gerais desses problemas e onde se tenta apontar uma linha de
rumo relativa à área da gestão da informação escolar no contexto do nosso país.
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2. Enquadramento Teórico
2.1 Gestão da Informação
A Gestão da informação é uma vasta área dentro das Ciências da Informação e que por
definição abarca todo um conjunto de atividades que vão desde a Produção da
Informação, o registo e armazenamento, a distribuição e o uso da mesma. Esta área tem
sido objeto de estudo ao longo destes últimos anos por variadíssimos autores.
Existem várias formas de entender a gestão da Informação.
Uma primeira forma de ver a Gestão de Informação, e talvez aquela que mais tem sido
usada como definição desta área científica, entende que “a gestão de informação devia
abarcar toda a cadeia de valor da informação, começando pela identificação das
necessidades de informação, passando pela aquisição, organização e armazenamento,
produtos e serviços, distribuição de informação e fechando o ciclo com a utilização da
informação.” (Choo, 2003).
Outra forma de olhar para a Gestão de informação é ligar a gestão de informação à noção
de Sistema de Informação concebido dentro de uma organização com uma determinada
estrutura orgânico-funcional.
Carlos Zorrinho considera a “GI como uma função que interliga e conjuga a concepção
dos sistemas de informação com a concepção dinâmica da organização. É uma função de
nível estratégico, que deve ser desempenhada ao mais alto nível da estrutura da
organização (vice-presidência ou assessoria directa do presidente ou diretor-geral) ”
(Zorrinho, 1998).
Poderemos ainda considerar a gestão de informação, como uma atividade associada à
gestão do conhecimento, e nessa perspectiva poderia ser entendida “um conjunto de
actividades com a finalidade desenvolver e controlar todo o tipo de conhecimento numa
organização, visando à utilização na consecução dos seus objetivos.”
Esta visão da Gestão da Informação considera de uma forma muito clara que esta área
deverá funcionar como suporte à decisão numa organização. Nesse sentido, um completo
sistema de informação, que permitisse adquirir, distribuir e utilizar conhecimento, seria o
elemento chave dessa organização. A partilha e utilização desse conhecimento deveria
ser um motor na mudança e na adaptação do comportamento da organização.
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Segundo Armando Malheiro da Silva, estas três grandes conceções de Gestão da
Informação, são complementares entre si (SILVA, 2009).
Parece de facto, existir uma complementaridade entre estas visões da Gestão da
Informação. Na realidade, todas elas se aproximam da realidade efetiva que essa área
representa, mas talvez no seu conjunto consigam dar uma expressão mais exata do que é
a Gestão da Informação e principalmente do seu papel no seio das Organizações.
A visão que melhor se aplica às organizações escola é que prevê os seis processos
fundamentais de informação:
- Identificação das necessidades;
- Aquisição;
- Organização e armazenamento;
- Desenvolvimento de produtos e serviços;
- Distribuição e partilha;
- Utilização.
Todos estes processos ocorrem num sistema escola, e todos eles são importantes e
fortemente interligados, formando uma cadeia que culmina com a utilização da informação
no sentido de dotar a organização com capacidade de responder a solicitações, das mais
variadas, e às quais se encontra sujeita, e a proceder a adaptações como resposta às
alterações do meio em que se insere.
As necessidades de informação estão intrinsecamente ligadas com as funções que as
pessoas assumem, ou que lhes são atribuídas dentro de uma organização, “entender as
necessidades de informação, há que compreender acima de tudo o que é que as pessoas
fazem na organização.” (ROQUE, 2005: pág. 5).
A aquisição da informação faz-se de muitas e variadas formas, através da receção
documentos recebidos, na organização, por vários canais, através da consulta de registos
internos de factos e ocorrências normais e extraordinários, decorrentes da atividade da
organização. Enfim através de comunicações, escritas, orais e até eletrónicas.
A organização e o armazenamento são feitos através de duas vertentes fundamentais,
utilização de arquivos físicos e sistemas tecnológicos. Na primeira vertente, há a
necessidade de arquivar documentos no formato papel, atas de reuniões (embora estas
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
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possam também existir no formato eletrónico), dossiers com a informação mais variada,
legislação diversa, materiais dos cursos, registos de projetos, de visitas de estudo, etc…
No formato eletrónico, existem registada e convenientemente organizada, pela definição
de acesso incluído no desenho do software, a informação que é necessário tratar mais
rapidamente: informação dos alunos, de pessoal docente e não docente, das aulas, das
avaliações, das turmas, etc…
O desenvolvimento de produtos e serviços assumem, no caso das organizações
escolares formas muito particulares. O produto de uma organização escolar é
fundamentalmente a progressão realizada na aprendizagem e medida pela avaliação final
anual dos seus alunos.
No entanto uma organização escolar produz também muita informação, informação até
importante para a avaliação da própria organização enquanto instituição que pretende
atingir metas e objetivos.
O serviço principal (entre vários) é a formação ministrada em horas aos seus alunos, nas
disciplinas que constam dos currículos. Nos cursos apoiados pelo POPH – Programa
Operacional de Potencial Humano, há um indicador importante que mede e quantifica
esse serviço, o volume de formação. Um outro serviço importante e que também já é
possível medir é o valor acrescentado, em termos de componentes de atitudes e valores e
de conhecimentos adquiridos, que a escola proporciona aos seus alunos.
A distribuição e partilha das informações é normalmente um processo crítico nas
organizações escolares. É aqui que falham muitas vezes os sistemas de informação
implementados. A comunicação de atividades, projetos, os seus resultados, a própria
informação necessária para algumas atividades importantes, por vezes, não chega
atempadamente aos seus destinatários.
A utilização da informação pode ser boa, se a informação obtida for adequada para a
função em causa e completa, e pode não resultar tão bem se essa informação padecer de
rigor, de boa organização, podendo inclusive atrasar grandemente processos internos de
produção de nova e importante informação. Por exemplo, os processos de avaliação
interna, raramente têm ao seu dispor informação bem formatada e organizada para
conseguirem chegar com rapidez aos indicadores que dão informação importante sobre o
funcionamento da organização ano após ano.
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2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação
A gestão de informação está sempre intimamente ligada ao estudo do contexto orgânico-
funcional da Organização objecto da análise, e por conseguinte, ao estudo do Sistema
Informacional que é parte integrante dessa Organização, e nas formas de tornar esse
sistema eficaz no seu funcionamento.
Convém talvez esclarecer o conceito de Sistema de Informação com o qual iremos lidar.
Segundo o Dicionário Electrónico de Terminologia em Ciências da informação - DeltCI,
existe uma diferença grande entre Sistema de Informação e Sistema Tecnológico de
Informação.
“Um Sistema de Informação é uma totalidade formada pela interacção dinâmica das
partes, ou seja, possui uma estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo.
Assim sendo, um Sistema da Informação é constituído pelos diferentes tipos de
INFORMAÇÃO registada ou não externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em
sua memória é informação do sistema), não importa qual o SUPORTE (material e
tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada
pela acção na linha do tempo.” (Deltci, Nov 2010).
Um Sistema Tecnológico de Informação “ consiste na combinação de todos os meios de
recolha, processamento e transmissão de INFORMAÇÃO de uma aplicação, utilizando
um ou mais computadores (MORVAN, 1988: 312). Trata-se de uma infra-estrutura
tecnológica muito versátil e poderosa que está a revolucionar, não só mas também, as
atitudes e as tarefas relacionadas com o fluxo informacional humano e social. Em
CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO ganha o qualificativo de suporte tecnológico especial, cuja
informação processada, recolhida, acumulada e transmissível constitui parte integrante e
dinâmica do Sistema de Informação propriamente dito.” (Deltci, Nov 2010).
O Sistema de Informação, e analisando as definições terminológicas acima, corresponde
a uma interacção dinâmica das estruturas que compõem a organização, em termos de
trocas de informação que podem ter um padrão regular de trocas entre determinadas
estruturas e podem mesmo ser esporádicas, variando assim no tempo.
O sistema tecnológico é um sistema de suporte, que conforme o seu desenho pode trazer
maior velocidade e facilidade, nas trocas de informação, apoiando a gestão da informação
em todas as suas vertentes, e faz parte integrante do Sistema de Informação.
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Na maior parte dos casos de análise de Gestão da Informação estamos perante um
Sistema de Informação já existente, e consequentemente de um sistema tecnológico de
suporte que também já existe e foi sendo desenvolvido ao longo do tempo.
Esse é o caso das instituições de ensino secundárias em Portugal, pois na sua grande
maioria são instituições que funcionam à vários anos e por conseguinte, mal ou bem, têm
um sistema de informação a funcionar, caso contrário, a própria organização não
conseguiria executar as suas funções primárias.
Nos sistemas de informação, o problema que mais frequentemente se quer resolver é o
da análise de funcionamento do sistema de informação, no sentido de verificar, se satisfaz
em termos da disponibilização de informação necessária para os diferentes atores
desempenharem o seu papel de uma forma eficaz.
Na verdade, todos os atores na escola, são de facto gestores de informação, com
necessidades de informação específicas, e desenvolvem essa atividade tendo por base o
sistema de informação existente.
Desde o aluno, passando pelo auxiliar de ação educativa, o professor, o diretor de turma,
o coordenador de departamento, o diretor, todos gerem informação, consomem a partir
das respetivas fontes, processam a partir de procedimentos na sua maioria já
previamente definidos, armazenam e geram nova informação, que divulgam pelos canais
apropriados e pré-estabelecidos.
Consequentemente, o sistema de informação escolar abrange as bases de dados do
sistema tecnológico que suporta parte do seu funcionamento, os documentos de vária
ordem que são recebidos, produzidos e arquivados na organização, as atividades
comunicacionais entre os diferentes atores, os saberes desses atores e as normas e
procedimentos de funcionamento, de processamento da informação nos mais variados
setores e funções orgânicas, incluindo os processos de autoavaliação e controle.
Poder-se-á dizer que em certa medida, o sistema de informação, é a inteligência da
própria organização, uma vez que todo o processo da mesma está inscrito nessa espinha
dorsal do funcionamento da organização.
Uma organização inteligente é aquela que consegue atualizar-se e adaptar-se às
mudanças e diferentes condições de funcionamento no meio em que se insere. Nessa
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perspetiva, a adaptação da organização, passa sempre pela adequação do seu sistema
de informação às novas condições impostas por alterações no meio envolvente.
As organizações escolares têm alterado, aqui e ali, os seus sistemas de informação, ao
longo do seu funcionamento, como era inevitável que tal acontecesse. Coloca-se no
entanto a questão, se as alterações que foram sendo realizadas, foram as suficientes, as
mais indicadas e adequadas para que a escola como organização possa desenvolver a
sua atividade eficazmente.
2.3 Modelos e Modelização
Um dos objetivos deste trabalho relaciona-se com a obtenção de um modelo de gestão de
informação na organização escola.
Modelar, ou criar modelos de uma realidade concreta, seja ela física, matemática ou
social é sempre uma tarefa difícil.
Ainda mais difícil, no caso de criar modelos de realidades sociais, pois estas são mais
complexas, e por conseguinte mais difíceis de representar.
Um Modelo, segundo definição no DELTCI é “Sistema físico, matemático ou lógico que
representa as estruturas essenciais de uma realidade e é capaz de, no seu nível, explicar
ou reproduzir dinamicamente o funcionamento daquelas. Os modelos reduzidos da
aviação ou da hidráulica são modelos físicos; os modelos económicos são modelos
lógico-matemáticos” (Deltci, Nov 2010).
À luz desta definição um modelo é sempre uma simplificação de uma realidade física ou
matemática e que pretende por efeito dessa redução à essência estrutural, permitir um
estudo dessa realidade através de simulações e de alimentação das variáveis de entrada
do modelo.
Em Ciências da Informação, é permitida uma abordagem diferente daquela que se
relaciona com os modelos físicos e matemáticos.
Armando Malheiro da Silva, investigador das Ciências de Informação, refere, no nº13 da
Revista Prisma.com, como exemplo, que “um Modelo que vem sendo aplicado na área da
Gestão de Informação é o Modelo Sistémico de Informação Activa e Permanente (SIAP),
inspirado na Teoria Sistémica e composto por vários Módulos, que correspondem a duas
fases distintas: a do diagnóstico/análise e explicação” (SILVA, 2005: p. 3).
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Diz ainda a respeito desse modelo de duas fases, que a primeira é “essencialmente
descritiva e “radiográfica”, na medida em que põe em relevo características e problemas
vários de um caso concreto em estudo” (SILVA, 2005: p. 3).
A segunda fase, a da explicação, é por sua vez classificada de interventiva porque
“apresenta soluções de curto, médio e longo prazo com um plano de optimização de
resultados positivos bem definido” (SILVA, 2005: p. 3).
Este tipo de Modelo está a ser testado em projetos de pesquisa de Ciências da
Informação e é utilizado nesta dissertação.
Na realidade este tipo de modelo em duas fases tem um grande potencial de
aplicabilidade nas organizações escolares. A ideia da existência de uma primeira fase de
diagnóstico, onde se realiza uma radiografia da gestão da informação na instituição é
fundamental para a fase seguinte a do desenho das soluções, organizadas num plano de
intervenção, enquadrado em objetivos bem definidos a atingir.
Existem no meio escolar, várias formas de obter um diagnóstico de funcionamento de
uma organização escola. Desde as inspeções impostas externamente, pela Inspeção
Geral de Educação, passando por processos de avaliação externa, como por exemplo, o
Programa Aves da fundação Manuel Leão, e pelos próprios processos de autoavaliação
realizados em cada escola.
O diagnóstico de uma organização escolar, em todas as suas dimensões, é sem dúvida,
de uma tarefa complicada, como demonstram o tempo gasto e os meios envolvidos na
avaliação, utilizando cada uma das formas de diagnóstico referidas no parágrafo anterior.
A dimensão Gestão de Informação numa organização escolar é uma dimensão nuclear do
funcionamento da organização, como já ficou claro das referências feitas a essa questão
no parágrafo anterior, e que pode ser analisada de uma forma mais restrita, com um foco
na análise do sistema de informação. Não é porém uma tarefa simples.
Voltando ao modelo de duas fases proposto por Armando Malheiro da Silva, a última fase,
depois do diagnóstico feito, vem naturalmente a explicação dos problemas encontrados, à
qual se segue, a definição de uma lista de medidas, organizadas num plano de
intervenção, que visa atingir um determinado conjunto de objetivos, muito bem definidos.
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3. Enquadramento da Investigação
3.1 A Problemática e questão de investigação
A definição da problemática, objeto de tratamento num trabalho académico desta
dimensão, é sempre um elemento que permite definir fronteiras, qual a direção que a
investigação vai tomar e que problema vai tentar identificar e tentar solucionar.
O conjunto de questões que se segue tem de facto o objetivo de indicar qual o caminho
que se pretende trilhar nesta investigação.
Os fluxos informacionais dentro da Organização estão bem definidos e de acordo com a
estrutura funcional da mesma?
O modelo de informação é o mais adequado no contexto atual de funcionamento das
escolas secundárias?
A forma como a informação é armazenada e transmitida é a mais eficaz?
É possível melhorar o funcionamento do Sistema de informação no contexto orgânico-
funcional atual?
Os diferentes atores terão disponível a informação necessária e suficiente para o
desempenho cabal da sua missão dentro da organização? Se não estão satisfeitos, então
qual a sua opinião acerca de como poderia funcionar o Sistema de Informação?
Toda esta problemática, aqui definida por este conjunto de questões orientadoras e
delimitadoras da investigação, é sintetizada na seguinte questão central e definidora da
investigação:
É possível aumentar a eficiência do funcionamento de uma
instituição de ensino público secundário e a sua eficácia através
da definição de um modelo de Gestão de Informação mais coeso
e integrado?
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3.2 Plano de Trabalho
Plano de trabalho (identificação das principais tarefas a realizar e marcos do projeto): 1ª Fase - Enumerar e identificar e registar dados sobre informação relevante que entra, é
produzida e circula dentro da instituição, incluindo origens e destinatários.
2ª Fase – Identificar plataformas utilizadas, e adequação às necessidades da instituição,
quanto à segurança de acesso, à partilha, aos tratamentos efetuados, à sua
automatização e à disponibilização.
Marco (Avaliação Intermédia) – Nesta altura do projeto está feito o grande estudo de
sistematização da informação utilizada no contexto específico de uma instituição de
ensino público.
3ª Fase – Efetuar uma recolha de dados sobre o funcionamento dos processos de gestão
da informação no meio escolar. Entrevistar um conjunto de elementos correspondente a
uma amostra na comunidade escolar. Por exemplo: Diretora, Subdiretora, Coordenadores
de Departamento, Coordenadores de Ciclo, Coordenadores de DT, Chefe de Serviços
Administrativos, Serviço de Psicologia e Orientação, etc.
4ª Fase – Conceber o modelo de informação baseado em toda a informação entretanto
recolhida. Propor algumas alterações que visem aumentar a eficiência dos processos e
aumentar a eficácia da ação da instituição na sua área de atuação.
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4. Metodologia de Análise
4.1 Metodologia
A metodologia utilizada neste trabalho é do tipo Estudo de Caso, com recurso a:
Observação Direta e participante. Esta é uma ferramenta natural, pois resulta do facto de
eu ser professor da escola nestes últimos seis anos letivos e por consequência, ser parte
integrante do sistema social aí existente, e de participar ativamente em subsistemas do
sistema de informação global existente na escola.
Análise Documental. É também uma ferramenta importante quando se está a estudar uma
organização nos aspetos da Gestão de Informação e do funcionamento do Sistema de
Informação e que é também fundamental neste Estudo de caso.
O recurso a um Inquérito a professores, e a pessoal não docente, foi ponderado.
Dependia de alguma forma dos resultados da informação extraída das entrevistas e da
minha observação direta. Acabei por considerar que não iria trazer nada de novo à
investigação, uma vez que da análise das entrevistas, resultaram conteúdos que
conduziram a conclusões fundamentais.
Entrevistas a interlocutores privilegiados na relação com o Sistema de Informação
existente e que compuseram a amostra que é explicada no item seguinte desta
dissertação.
A análise orgânico-funcional utilizada neste trabalho, é uma análise do tipo swot, com
saliência no ambiente interno, isto é nos pontos fortes e fracos identificados internamente,
e constitui a etapa seguinte em todo este processo metodológico. Através desta análise,
nas entrevistas, podemos identificar essencialmente pontos fracos. É muito natural que os
entrevistados tenham mais facilidade em identificar os pontos fracos, os problemas, as
fragilidades do que manifestarem os pontos fortes. É possível pois, isolar os mais
variados problemas de uma forma muito direta e elencá-los num conjunto. A partir desse
conjunto de problemas é possível construir um modelo representativo da gestão de
informação numa organização escolar.
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Foi considerada a utilização metodológica de uma análise de conteúdo, na qual as
entrevistas poderiam ser analisadas em termos de frequência de ocorrência de palavras e
de ausência significativa, em algumas entrevistas, de referências a problemas
identificados noutras entrevistas.
Nesta caso particular, o objetivo fundamental seria analisar os textos das entrevistas à
procura de problemas identificados pelos entrevistados.
Houve certamente um trabalho prévio, de conversão das entrevistas em texto e isso foi
feito utilizando as notas feitas nas entrevistas e com recurso ao áudio, uma vez que a
grande maioria das entrevistas foram gravadas.
Dependendo desse processo de conversão e até dos termos utilizadas pelo entrevistado,
para identificar os problemas, esses, poderiam ser relatados de forma diferente e terem o
mesmo significado. Por essa razão a utilização de processos de contagem estatística de
termos poderia não resultar em dados reais e consistentes.
Por outro lado, como se pretende chegar a uma lista de problemas, como ponto de partida
para a construção de um modelo, a análise de conteúdo tal como está cientificamente
definida, não acrescentaria nada em relação ao objetivo delineado para esta dissertação.
Estas últimas considerações, justificam a opção pela análise de pontos fracos utilizada.
4.2 Definição da Amostra
Em relação às entrevistas, foi definida uma amostra de 20 entrevistados num universo de
991 elementos (122 professores, 849 alunos, 12 funcionários auxiliares e 8
administrativos).
Esta amostra foi definida tendo em linha de conta dois condicionalismos importantes. O
primeiro foi o de conseguir um conjunto de entrevistados o mais representativo possível
dado o que se pretendia saber e isto era, genericamente, a identificação de problemas
relacionados com o funcionamento do Sistema de Informação existente e também
problemas de comunicação dentro da instituição. Também para cumprir esse objetivo, foi
dado um grande peso percentual aos professores na composição da amostra, pois estes
mais do que os alunos e os funcionários administrativos, teriam uma opinião mais
substantiva acerca do funcionamento do sistema de informação, porque sendo parte
integrante do Sistema são atores fundamentais não só porque utilizam o sistema de uma
forma constante, mas também, porque são muito conscientes das suas necessidades em
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
20
termos de informação. Em relação aos grupos de alunos e funcionários auxiliares, foram
escolhidos elementos que de alguma forma fossem representativos das respetivas
classes.
O segundo condicionalismo foi o tempo disponível para a realização das entrevistas.
Tinha que realizar a totalidade das entrevistas num espaço muito curto, de cerca de 3
meses. É sabido que o tempo gasto por entrevista, não é só a da realização da mesma,
mas também da preparação, dos contactos inicias, da substituição dos entrevistados em
casos de acontecimentos não previstos, etc..
Tendo em conta os condicionalismos enunciados, considerei que a quantidade de 20
entrevistas, embora num número pequeno em relação ao universo dos potenciais
entrevistados, cerca de 2%, poderia permitir a coleção de informação suficiente para os
objetivos deste trabalho.
Restava de seguida definir um conjunto de elementos, de entre estruturas diretivas,
cargos dentro da instituição, e demais elementos da comunidade educativa, que fosse
representativo das opiniões relativas ao que se pretendia saber.
Os cargos dos potenciais entrevistados apresentam-se na lista seguinte:
Diretora da escola (1)
Vice – Diretora (1)
Coordenadora de Departamento Curricular (2)
Adjunto de Direção (1)
Coordenadora do Departamento de Formação Qualificante (1)
Coordenadora da Execução Física do POPH, das Candidaturas Pedagógicas
e Financeiras (1)
Coordenadora dos Diretores de Turma (1)
Diretoras de Turma (3)
Professor com assento no Conselho Geral de Escola (1)
Professores (2)
Professores do Grupo de Autoavaliação de Escola (2)
Responsável pelos Serviços Administrativos (1)
Representante do Pessoal não docente da escola (1)
Presidente da Associação de Pais (1)
Representante dos Alunos no Conselho Geral de Escola (1)
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
21
4.3 Entrevistas
As entrevistas foram pensadas como semiestruturadas. Isto é, foi criado para o efeito um
guião de entrevista que permite conduzir as entrevistas e obter respostas em relação a
algumas questões que foram definidas como essências para os objetivos do trabalho em
curso.
No que respeita às entrevistas realizadas a colegas professores, detentores de vários
cargos na organização, as questões inseridas no guião de entrevista foram deixadas a um
nível genérico para permitir alguma margem de liberdade na resposta à maioria dos
entrevistados. A explicação para essa estratégia relaciona-se com o facto de, sendo
esses entrevistados na sua maioria professores, e tendo aceitado realizar a entrevistas
sem qualquer espécie de reserva, não precisarem de muito estímulo para desenvolverem
respostas ricas de conteúdo e das quais é possível extrair muita informação.
Os guiões foram naturalmente adaptados para as entrevistas realizadas com alunos e
funcionários pois o tipo de questões tem que se adequar ao papel dos intervenientes no
sistema de informação.
Por exemplo, no caso dos alunos as questões colocadas focaram mais os aspetos
comunicacionais e de difusão da informação, do que propriamente os relacionados com o
funcionamento do sistema de informação.
Os funcionários auxiliares já foram inquiridos na vertente das informações emanadas pela
direção da escola e também relativas aos processos de comunicação dentro da
instituição.
No caso particular do chefe de serviços administrativos, houve também necessidade de
afinar as questões, pois impunha-se uma confrontação de opinião em relação a outras
opiniões entretanto já obtidas, sobre subtemas do tema geral da gestão de informação na
escola, e que envolvem diretamente os serviços administrativos da escola.
As entrevistas foram gravadas, na sua maioria, e os ficheiros áudio, foram analisados
para extrair o texto resultante das respostas às questões do guião respetivo.
A partir de todas as respostas obtidas é realizada uma análise por entrevista dos
problemas identificados.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
22
Foi organizada uma tabela onde foi colocado o conteúdo de cada resposta por
entrevistado. As respostas foram depois comparadas e cada elemento identificado
considerado relevante para o estudo em causa foi alinhado numa lista ordenada de
problemas identificados, independentemente da frequência com que apareciam nas
respostas dadas.
Como já foi dito, foi ainda necessário ainda verificar se seriam precisas outras técnicas
para conseguir construir o modelo final de gestão da informação na instituição.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
23
5. Escola e Sistema de Informação Escolar
5.1 A Caracterização da Escola
A Escola Secundária da Boa Nova localiza-se na freguesia de Leça da Palmeira, concelho
de Matosinhos. A área de influência principal da escola as freguesias de Leça da
Palmeira, Sta. Cruz do Bispo, Perafita e Lavra.
O concelho evidencia uma tendência de envelhecimento, apresentando diminuição do
número e da percentagem de jovens em idade escolar. A freguesia de Leça da Palmeira,
sendo, a que, em 2001, apresentava maior número de jovens, era também aquela em que
a percentagem destes, na população total, era menor. Assim, o contexto demográfico, por
si mesmo, não se afigura auspicioso em termos de aumento de procura dos serviços de
ensino básico e secundário.
Encontra-se numa envolvente com tradição e potencial económico, apesar de apresentar
sinais de instabilidade e reconversão e de a envolvente ser heterogénea (Leça da
Palmeira versus Sta. Cruz do Bispo/Perafita/Lavra).
3º Ciclo do Ensino Básico 123 14,5%
Cursos Científico-humanísticos do Ensino
Secundário 381 44,9%
Cursos Profissionais do Ensino Secundário 250 29,4%
Cursos CEF - Cursos Educação e Formação 56 6,6%
Cursos EFA - Educação Formação de Adultos 39 4,6%
849
Tabela 1 - Distribuição do nº de alunos por cursos no Ano Letivo 2010/2011
A freguesia de Leça da Palmeira registava, à data do último Censo, uma população
particularmente contrastante em termos de grau de escolarização – mais de 50% da
população com, no máximo, o 1.º ciclo e, simultaneamente, a que possuía maior
percentagem (14%) de residentes com curso médio ou superior.
A rede pública de estabelecimentos de educação e ensino é razoavelmente diversificada,
em Leça da Palmeira, sendo esta escola a única com ensino secundário.
A escola é frequentada por um total de 849 alunos, distribuídos pelos segmentos de
ensino em execução da forma indicada na tabela à esquerda.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
24
O quadro docente é composto por 122 professores, com formação adequada, é estável e
globalmente conta com já longa presença na escola. No entanto, foi alvo de uma
renovação decorrente do concurso de 2009.
O pessoal não docente é composto por 12 funcionários, de igual modo com grande
estabilidade.
Os alunos, maioritariamente residentes em Leça ou nas freguesias de proximidade, têm
registado um decréscimo numérico, principalmente no ensino básico regular e nos cursos
científico humanístico. Em contrapartida verifica-se um aumento do número de inscritos
nos cursos profissionais.
Neste momento, a escola apresenta falta de condições de grande parte dos espaços,
iniciando-se, proximamente as obras de requalificação.
Em termos de equipamentos, é de salientar o espólio da biblioteca e centro de recursos.
No entanto, pode-se considerar que os recursos disponíveis na globalidade da escola
nem sempre respondem totalmente às atuais necessidades, quer pela sua desatualização
e eventual inoperância quer pelo número reduzido em algumas tipologias, destacando-se:
o o insuficiente número de meios audiovisuais, por bloco;
o a falta de recursos destinados, exclusivamente, ao trabalho da Direção de Turma;
o o reduzido número de equipamentos informáticos e/ou outros de apoio às
diferentes disciplinas.
A escola dispõe de uma rede informática, quase desse a sua criação, que abrange
exclusivamente o bloco administrativo, e que serve a secretaria/serviços administrativos, a
direção, e a sala de trabalho dos professores e diretores de turma.
Como a maioria das escolas, entrou em 2008, num processo de alteração decorrente da
instituição do PTE - projeto tecnológico para a educação, a nível nacional. A intervenção
limitou-se à instalação de uma rede informática, que envolve toda a área geográfica da
escola, usando conexões por cabo UTP nível 6 (par entrançado) infraestruturando todos
os 5 blocos da escola e acrescentando dentro de cada bloco conexões sem fios para
permitir o acesso á rede através de computadores portáteis.
Esta importante estruturação física, permitiu de imediato a utilização da Internet em todo o
espaço escolar, com fortes implicações, na forma como os processos de aprendizagem
dentro da sala de aula passaram a decorrer.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
25
No entanto, para além da infraestruturação em rede, as outras metas do PTE ficaram por
cumprir, a saber:
- Infraestruturação em Rede Informática com velocidades de 40Mbps; (terminada)
- Dotação de um sistema de videovigilância;
- Implementação de um sistema de cartões eletrónicos;
- Colocação de 1 quadro interativo por cada três salas de aula;
- Colocação de um videoprojector e um computador em cada sala de aula.
- Colocação adicional de cerca de 40 computadores.
Convirá dizer, em abono da verdade, que a escola, não entrou na primeira fase do
processo de requalificação das escolas, mas ficou desde 2009, com o início de obras
marcado pela empresa que ganhou esse concurso a nível nacional.
Desde essa altura, mais nenhuma intervenção foi realizada na escola, nem mais material
foi entregue no âmbito do PTE, pois essas intervenções ficariam à responsabilidade da
empresa referida, cujo contrato incluía o fornecimento e instalação do material, após
concluída a intervenção que iria provocar uma grande alteração na arquitetura e forma
física da escola.
Essa requalificação, não aconteceu até aos dias de hoje, e antevê-se difícil a sua
concretização, dado o período complicado em termos de contração de despesas ao nível
das finanças do estado.
Esta situação tem tido um impacto importante no funcionamento da escola. Não só na
continuidade de falta de material audiovisual, cada vez mais importante para o espaço de
aula, como no arranque de outros projetos que ficaram dependentes da alteração física
que iria acontecer a breve trecho, e que foi sucessivamente adiada, ano após ano desde
2009.
Como exemplo importante desta última situação, podemos apontar a melhoria do
aproveitamento da rede instalada na escola, que ficou sempre à espera da alteração
física, pois a própria rede teria que ser refeita no processo de requalificação.
Face ao adiar sucessivo da intervenção, a escola optou naturalmente por manter a rede
do bloco administrativo a funcionar em pleno, e em ir utilizando a rede mais recente para
acesso dos alunos e professores á internet, dentro do espaço escolar.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
26
5.2 A Escola como uma Organização
Conselho Geral
Director(a)
SubDirector(a)
Adjuntos
Conselho Pedagógico
Conselho Administrativo
Coordenação de Ciclo e de Curso
Coordenação de Departamento
Curricular
Coordenador(a) de Biblioteca
Departamento de Formação
Espaços Especializados de Apoio Educativo
Pessoal Discente
Pessoal Docente
Pessoal Não Docente
Pais e Encarregados de
Educação
Direcção de Turma
Conselho de Turma
Delegado de Turma
Representante dos Pais e Encarregados
de Educação
Departamentos Curriculares
Associação de
Estudantes
Associação de Pais
Núcleo de Apoio Educativo
SPO`s
SASE
Conselho de grupo Disciplinar
Apoio Pedagógico
Actividades de Complemento
Curricular
Sala de Estudo
Auto - Avaliação de Escola
Equipa Projecto Tecnológico - PTE
Serviços Administrativos
Figura 1 – Organograma da Escola Secundária da Boa Nova
O Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril introduz alterações ao regime jurídico de autonomia,
administração e gestão escolar.
Institui um órgão de direcção estratégica, o Conselho Geral, onde têm participação
reforçada, as famílias através dos representantes dos Encarregados de Educação, as
autarquias com os seus representantes, membros da comunidade local envolvente,
representantes de instituições, organizações e actividades económicas, culturais e
científicas. Naturalmente que este órgão conta também com os professores, agora sem a
maioria da anterior “Assembleia de Escola”, pessoal não docente e alunos.
O objectivo anunciado é garantir a participação reforçada das famílias e comunidades na
direcção estratégica das escolas. Pretende-se também promover a abertura das escolas
ao exterior e a sua melhor integração nas comunidades locais.
Cabe a este órgão a aprovação das regras fundamentais de funcionamento da escola,
documentos estratégicos, de planeamento e de acompanhamento e realização do
planeamento.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
27
Aprova documentos importantes, tais como o Regulamento Interno, Projecto Educativo,
Plano Anual de Actividades e Relatório Anual de Actividades.
Uma segunda alteração, relaciona-se com a extinção do Conselho Executivo, como órgão
colegial de direcção e a instituição dos cargos de director, coadjuvado por um subdirector
e um pequeno número de adjuntos. Fundamentalmente a gestão da escola passa de um
órgão colegial, o antigo Conselho Executivo para um órgão unipessoal.
O director tem a seu cargo a gestão financeira, administrativa e pedagógica. Tem o poder
de designar os coordenadores de departamentos curriculares, das principais estruturas de
coordenação e de supervisão pedagógica.
A terceira alteração tem como objetivo o reforço da autonomia das escolas no sentido de
proporcionar uma melhoria do serviço público de educação.
Esta é implementada, dotando o diretor, de uma melhor capacidade de intervenção, e
instituindo um regime de avaliação e prestação de contas.
A prestação de contas está já assegurada, pela participação dos elementos da
comunidade local, pais, alunos e responsáveis da autarquia, todos parte interessada na
melhoria do funcionamento da instituição escola, no órgão de direcção estratégica, cujo
primeiro e talvez mais importante ato é a escolha do director.
O regime de avaliação prevê que seja criado um grupo de auto-avaliação de escola,
capaz de analisar, compilar, monitorar e reportar a evolução da escola nas suas várias
dimensões e que haja uma avaliação externa independente para ratificar esses resultados
de avaliação.
A figura 1 apresenta o organograma da organização, já obedecendo ao estipulado no
Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.
Uma escola é uma Organização complexa. A muitas vezes referida como Comunidade Educativa é composta por um Conselho geral, um Director(a), um(a) subdirector(a), um
Conselho Administrativo, um Conselho Pedagógico, uma equipa de Auto-avaliação, vários
Departamentos curriculares, vários agrupamentos pedagógicos, direções de turma,
Serviços Administrativos, Serviços de Psicologia e Orientação, uma equipa de Projecto
tecnológico, outros serviços, Professores, pessoal não docente, alunos e encarregados de
educação.
Ainda, e segundo o Decreto de Lei 75/2008, poderemos analisar em pormenor as funções
e competências de cada um dos órgãos.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
28
Órgãos de Administração e Gestão
O conselho geral - O conselho geral é o órgão de direção estratégica responsável pela
definição das linhas orientadoras da atividade da escola, assegurando a participação e
representação da comunidade educativa. Compete ao Conselho geral:
Eleger o respetivo presidente, de entre os seus membros, à exceção dos
representantes dos alunos;
Eleger o diretor;
Aprovar o projeto educativo e acompanhar e avaliar a sua execução;
Aprovar o regulamento interno do agrupamento de escolas ou escola não
agrupada;
Aprovar os planos, anual e plurianual de atividades;
Apreciar os relatórios periódicos e aprovar o relatório final de execução do plano
anual de atividades;
Aprovar as propostas de contratos de autonomia;
Definir as linhas orientadoras para a elaboração do orçamento;
Definir as linhas orientadoras do planeamento e execução, pelo diretor, das
atividades no domínio da ação social escolar;
Aprovar o relatório de contas de gerência;
Apreciar os resultados do processo de auto--avaliação;
Pronunciar -se sobre os critérios de organização dos horários;
Acompanhar a ação dos demais órgãos de administração e gestão;
Promover o relacionamento com a comunidade educativa;
O diretor - É o órgão de administração e gestão do agrupamento de escolas ou escola
não agrupada responsável em todas as áreas da escola: Pedagógica, cultural,
administrativa, financeira e patrimonial.
Compete ao diretor submeter à aprovação do conselho geral o projeto educativo
elaborado pelo conselho pedagógico.
Ouvido o conselho pedagógico, compete também ao diretor:
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
29
Elaborar e submeter à aprovação do conselho geral:
o As alterações ao regulamento interno;
o Os planos, anual e plurianual de atividades;
o O relatório anual de atividades;
o As propostas de celebração de contratos de autonomia;
Aprovar o plano de formação e de atualização do pessoal docente e não docente,
ouvido também, no último caso, o município.
Compete ainda ao diretor:
Definir o regime de funcionamento do agrupamento de escolas ou escola não
agrupada;
Elaborar o projeto de orçamento, em conformidade com as linhas orientadoras
definidas pelo conselho geral;
Superintender na constituição de turmas e na elaboração de horários;
Distribuir o serviço docente e não docente;
Designar os coordenadores de escola ou estabelecimento de educação pré-
escolar;
Designar os coordenadores dos departamentos curriculares e os diretores de
turma;
Planear e assegurar a execução das atividades no domínio da ação social escolar,
em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo conselho geral;
Gerir as instalações, espaços e equipamentos, bem como os outros recursos
educativos;
Estabelecer protocolos e celebrar acordos de cooperação ou de associação com
outras escolas e instituições de formação, autarquias e coletividades, em
conformidade com os critérios definidos pelo conselho geral;
Proceder à seleção e recrutamento do pessoal docente, nos termos dos regimes
legais aplicáveis;
Dirigir superiormente os serviços administrativos, técnicos e técnico -pedagógicos.
Representar a escola;
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
30
Exercer o poder hierárquico em relação ao pessoal docente e não docente;
Exercer o poder disciplinar em relação aos alunos;
Intervir nos termos da lei no processo de avaliação de desempenho do pessoal
docente;
Proceder à avaliação de desempenho do pessoal não docente.
O Conselho pedagógico - O conselho pedagógico é o órgão de coordenação e
supervisão pedagógica e orientação educativa do agrupamento de escolas ou escola não
agrupada, nomeadamente nos domínios pedagógico-didático, da orientação e
acompanhamento dos alunos e da formação inicial e contínua do pessoal docente e não
docente.
Compete ao Conselho Pedagógico:
Elaborar a proposta de projeto educativo a submeter pelo diretor ao conselho geral;
Apresentar propostas para a elaboração do regulamento interno e dos planos anual
e plurianual de atividade e emitir parecer sobre os respetivos projetos;
Emitir parecer sobre as propostas de celebração de contratos de autonomia;
Apresentar propostas e emitir parecer sobre a elaboração do plano de formação e
de atualização do pessoal docente e não docente;
Definir critérios gerais nos domínios da informação e da orientação escolar e
vocacional, do acompanhamento pedagógico e da avaliação dos alunos;
Propor aos órgãos competentes a criação de áreas disciplinares ou disciplinas de
conteúdo regional e local, bem como as despectivas estruturas programáticas;
Definir princípios gerais nos domínios da articulação e diversificação curricular, dos
apoios e complementos educativos e das modalidades especiais de educação
escolar;
Adotar os manuais escolares, ouvidos os departamentos curriculares;
Propor o desenvolvimento de experiências de inovação pedagógica e de formação,
no âmbito do agrupamento de escolas ou escola não agrupada e em articulação
com instituições ou estabelecimentos do ensino superior vocacionados para a
formação e a investigação;
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
31
Promover e apoiar iniciativas de natureza formativa e cultural;
Definir os critérios gerais a que deve obedecer a elaboração dos horários;
Definir os requisitos para a contratação de pessoal docente e não docente, de
acordo com o disposto na legislação aplicável;
Proceder ao acompanhamento e avaliação da execução das suas deliberações e
recomendações.
O conselho administrativo - O conselho administrativo é o órgão deliberativo em matéria
administrativo -financeira do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.
Compete ao Conselho Administrativo:
Aprovar o projeto de orçamento anual, em conformidade com as linhas
orientadoras definidas pelo conselho geral;
Elaborar o relatório de contas de gerência;
Autorizar a realização de despesas e o respetivo pagamento, fiscalizar a cobrança
de receitas e verificar a legalidade da gestão financeira;
Zelar pela atualização do cadastro patrimonial.
Estruturas de Coordenação e Supervisão Departamentos Curriculares – Asseguram a articulação e gestão curricular na aplicação
do currículo nacional e dos programas e orientações curriculares e programáticas
definidas a nível nacional, bem como o desenvolvimento de componentes curriculares por
iniciativa do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.
É nos departamentos que se encontram representados os grupos de recrutamento e
áreas disciplinares, de acordo com os cursos lecionados e o número de docentes. Direções de Turma – Asseguram a organização, o acompanhamento e a avaliação das
atividades a desenvolver com os alunos e a articulação entre a escola e as famílias. As
Direções de Turma são coordenadas por um coordenador de diretores de Turma que
estabelece regras de funcionamento comum às Direções de Turma segundo orientações
emanadas pelo Diretor da escola, tendo sido ouvido o Conselho Pedagógico para o efeito.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
32
Conselhos de Turma – Composto pelos professores da turma, dois representantes dos
pais e encarregados de educação e um representante dos alunos, no caso do 3.º ciclo do
ensino básico e no ensino secundário. Estes conselhos são dirigidos pelo diretor de turma
e são responsáveis pelo acompanhamento pedagógico e avaliação dos alunos que
compõem as turmas respetivas.
Equipa de Auto-Avaliação – Esta equipa tem a responsabilidade de elaborar um
relatório de avaliação interna anual de acordo com um modelo de avaliação interna,
proposto pela equipa e aprovado em Conselho pedagógico. Este relatório permitirá entre
outras análises a verificação se foram atingidas as metas educativas e outras, definidas
no Projeto Educativo.
Equipa do Projeto Tecnológico – Equipa responsável pela elaboração do Plano
tecnológico da escola, na gestão e manutenção do equipamento informático, rede e
demais equipamentos tecnológicos utilizados na escola, de acordo com orientações
emanadas do Ministério da Educação e inscritas no próprio regulamento interno da
escola.
Outros Serviços Serviços de Psicologia e Orientação – São essencialmente serviços técnico-
pedagógicos de Orientação Vocacional de acompanhamento e apoio nas candidaturas ao
Ensino Superior, com participação activa na divulgação da oferta educativa da escola e na
definição da própria oferta educativa.
Serviços Administrativos – São chefiados por um chefe de serviços de administração
escolar. Este serviços compreendem serviços técnicos de administração económico
financeira, gestão de edifícios, instalações e equipamentos e apoio jurídico. Incluem
também serviços de apoio sócio-educativo.
Biblioteca – Para além de ser um espaço destinado ao estudo e consulta de obras que
compõem o seu espólio é essencialmente um projeto com um programa próprio,
dinamizando um grande conjunto de atividades, participando em inúmeros projetos de
escola e nacionais, como p.ex., o Plano Nacional de Leitura. Congrega os apoios
educativos, como Sala de Estudo Orientado e outros apoios fornecidos pela escola aos
seus alunos.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
33
É gerida por uma coordenadora de biblioteca com funções de dinamização do espeço e
de participação nos mais variados projetos
5.3 Fluxos de Informação
A Organização Escola, é pela sua própria natureza, um sistema complexo. Alberga
diariamente, várias centenas de elementos, com vários grupos com funções muito
diversas ente si, e com necessidades de interagir, comunicar, trocar informação,
processar e registar informação.
Por esta imagem é fácil perceber a importância da gestão da informação e da
comunicação numa Organização deste tipo.
Torna-se complexo portanto, a demonstração dos fluxos de informação e comunicacionais
existentes e inerentes ao funcionamento da organização, a produção, a divulgação, a
recuperação e armazenamento da informação.
A Figura 2 ( na página seguinte) estabelece os principais fluxos de informação, feitos com
base na definição e competências de órgãos e serviços estabelecidos no parágrafo
anterior e reportados ao Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.
Neste optou-se por salientar a separação entre fluxos de informação específicos da
Administração e Gestão Escolar e os que se relacionam com a Gestão Pedagógica,
diretamente ligada com os Processos de Ensino/Aprendizagem, pois correspondem a
processos de natureza bastante diferente. Os fluxos e processamentos mais diretamente
relacionados com a gestão do funcionamento da escola diferem dos que têm como
objetivo o ensino e a aprendizagem dos alunos, envolvendo órgãos e serviços
marcadamente diferentes dentro da escola. O denominador comum entre essas duas
grandes áreas, continua a ser o diretor(a) e o núcleo diretivo na escola.
De notar que à margem destes fluxos já estavelmente estabelecidos, e com a utilização
de tecnologias no ensino, existe uma grande tendência para que outros se estabeleçam.
Por exemplo, a comunicação direta com professores, por parte de diretor, subdiretor e
adjuntos, com é uma realidade que ocorre já muitas vezes na vida de escola, por
necessidades de rapidez de funcionamento, alguns dos circuitos de informação mais
morosos e pesados, envolvendo, departamentos são ultrapassados em situações em que
é necessária essa rapidez.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
34
Serviços Administrativos
Director(a)
Sub-director(a)
Serviços de Psicologia e Orientação
Alunos, Pessoal Docente,
pessoal não docente,
Contabilidade, Apoio Social
Escolar
Conselho Geral
Proj
ecto
Edu
cativ
o, R
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Inte
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Pla
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Crit
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s de
hor
ário
s e
Prop
osta
s de
con
trato
s de
au
tono
mia
.
Informações estatísticas. Informações de Exames. Informações
de Recursos Humanos
Organismos Ministério da Educação:
DRENMISI
DGRHEDGIDCGAVE
Conselho Administrativo
Contas de Gerência, Orçamento, Aprovação Pagamentos e
Cobranças, Gestão Financeira e de Património
Info
rmaç
ões d
e Ges
tão
Outros Serviços de Apoio:
- Acção Social Escolar- Reprografia- Papelaria- Biblioteca- Vigilância- Bar- Cantina- Limpeza- Centro de Recursos
Conselho Pedagógico
Age
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uniõ
es,
proc
esso
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esco
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info
rmaç
ões
gera
is, e
tc..
Oferta da escola, a
atividades de apoio e
acompanhamento de
alunos
Coordenações de Departamentos
Curriculares
Coordenações de Direções de Turma
Direções de Turma
Orie
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ões
para
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func
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as
Dire
ções
de
Turm
a
Encarregados de Educação
Faltas, Avaliações, Apoios
Sociais, Informações sobre
ações disciplinares, outras
informações
Apoios Educativos
ProfessoresAlunos
Faltas, Avaliações, Ações disciplinares
Informações sobre faltas, avaliações
e ações disciplinares. Outras informações
Info
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formaç
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obre
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so ao
Ens
ino
Superi
or
Informações
sobre Apoio
Educativo
Apoio Educativo prestado
Definiç
ões
do
funcio
name
nto do
s
Apoios
Definições relativas ao
funcionamento das DT´s
Informações de
legislação, decisões do
CP, Articulação
Curricular
Informações
do CP,
Articulação
Curricular
Serviços de Tecnologias e Gestão
da Informação
Informação Escolar sobre Alunos e Professores,
Informação sobre docentes,
horários, inventário. Conceção e
manutenção de sistemas de
Tecnologias de Informação
Empresas Núcleo de Estágios e de Comunicação com
as Empresas
Contactos, Definição e Acompanha
mento de Estágios
Informações de Estágios
Inform
açõe
s de E
stágio
s
Serviços de Apoio às Candidaturas POPH e
Execução Física
Candidaturas
pedagógica e
financeira aos
cursos POPH,
Execução física
PROCESSOS DE ENSINO/APRENDIZAGEM
AAE -
Autoavaliação de
Escola
ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO
Figura 2 – Principais Fluxos de Informação na Organização Escola
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
35
Outro aspeto importante, é perceber a definição funcional dos cargos dentro de uma
Organização deste tipo. De uma forma geral essa definição funcional, é feita pelos órgãos
hierárquicos superiores dentro a organização, pela direção, pelos Coordenadores de ciclo,
de Departamento, e de Diretores de Turma.
Os cargos principais têm as suas funções bem definidas, algumas estão até tipificadas na
lei, como já foi assinalado no parágrafo anterior, nas competências dos órgãos e de
serviços escolares. Existem no entanto outros, que surgem da necessidade das escolas
se reorganizarem de outras formas para dar resposta aos novos desafios na educação, e
dos processos de autonomia, que não estão tipificados em lei e que é necessário que
estejam bem definidos funcionalmente, para evitar confusões e colisões em termos de
áreas de atuação.
Uma Organização funciona tanto melhor quanto os seus elementos constituintes
souberem exatamente quais são os seus deveres funcionais e os limites da sua ação
dentro da organização.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
36
5.4 O Valor da Informação no contexto escolar
De acordo com a definição presente no dicionário eletrónico de Ciências da Informação,
em linha - Deltci, a informação pode ser considerada um “conjunto estruturado de
representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas
com/pela interacção social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material
(papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma
assíncrona e multi-direccionada”. (Deltci, Nov 2010)
A informação não pode ser considerada, um conjunto de dados avulsos, amontoados e
sem qualquer contextualização. Informação, são um conjunto de dados, devidamente
organizados, com uma apresentação e uma contextualização adequadas por forma a
conferir relevância ao conjunto.
Naturalmente que a relevância da informação depende em primeiro lugar do consumidor
em presença. E é precisamente nesta envolvência que devemos considerar a informação
considerada num contexto de escola-organização.
A informação pode ser vista como um recurso, ou como um instrumento de gestão com
uma influência drástica nos processos da organização e constituindo um verdadeiro
Sistema de Apoio à Decisão.
Todos os processos decisórios em contexto escolar têm que estar baseados em
informações reais, concretas e que normalmente se apresentem na forma de relatórios e
documentos, os quais é preciso analisar com bastante minúcia.
A fase seguinte é a de pensar soluções para as questões que advêm dessas análises e
criar propostas bem definidas e suportadas na legislação em vigor e nas regras que estão
definidas em vários documentos importantes da escola, a saber: O Projeto Educativo, o
Projeto Curricular de Escola, o Regulamento Interno e o Plano Anual de Atividades.
Depois sim, essas propostas deverão levadas perante o Conselho Pedagógico para
serem discutidas e aprovadas.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
37
Base de Dados Gestão
Pedagógica
Pautas Classificações Pautas Exames
Recolha de Dados
Processamento
Relatório Auto-Avaliação
Análise de relatórios e documentos
AAE
Direcção -Nível Decisório
DADOS
MetasProjecto
Educativo
Resultados Académicos
Modelo de Auto-Avaliação
Estratégias
Acções Correctivas
ActasDados Exames Nacionais
Conselho Pedagógico
Outros Relatórios/
documentos...
Figura 3 – O Sistema de Informação como um Sistema de Apoio à Decisão
O funcionamento da Autoavaliação é um caso paradigmático do tratamento da informação
que deve ser realizado no interior de uma escola e da sua influência nos processos de
gestão numa organização escolar.
É precisamente a informação que resulta do funcionamento desse grupo de trabalho que
vai induzir estratégias e medidas a serem tomadas no sentido de corrigir desvios em
relação às metas a atingir e ou manter performances e resultados considerados positivos
ou bons.
Como acontece em várias áreas de trabalho na escola, a Autoavaliação inicia-se com a
colheita de dados, dados das transições/retenções dos alunos nos diferentes anos
escolares, dados dos exames de escola e nacionais, dados dos abandonos,
transferências, etc…, todos os dados referentes aos indicadores que estão definidos no
modelo de avaliação interna.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
38
Estes dados são trabalhados/processados e apresentados na forma de relatório. Este é
por sua vez analisado pela Direção, Conselho pedagógico. Como resultado dessa análise,
surgem as estratégias e pacotes de ações corretivas, sempre no sentido da melhoria dos
resultados nas várias vertentes consideradas no modelo.
É por essa razão que um sistema de autoavaliação ou de avaliação interna deve iniciar o
seu trabalho logo no fim do ano letivo. Os processos de recolha de dados devem iniciar-
se o mais cedo possível, de tal forma que o início do ano letivo seguinte possa já contar
com alguma da informação necessária para tomar algumas decisões estratégicas e
empreender ações necessárias e determinantes para a consecução dos objetivos da
organização.
Nesta área específica de funcionamento as escolas ainda não conseguiram construir
sistemas de informação, que envolvam ou não sistemas tecnológicos, robustos, que
estendam a sua ação à tão importante subárea dos Sistemas de Apoio á Decisão. Estes
sistemas deveriam partir dos sistemas de informação de alunos e permitir a partir da
informação de alunos construir sistemas que cobrissem as necessidades da gestão com
mais eficácia e maior rapidez do que acontece atualmente.
Por outro lado teremos que considerar que as escolas, e o seu sistema de informação,
têm ainda fortes orientações centrais e burocráticas do estado.
São exemplo disso, a carga horária letiva, os currículos, programas, as disciplinas, o
modo de agrupamento de professores, a formação de turmas.
No entanto, existem já os contratos de autonomia, que vislumbram aquilo que vai ser a
escola no futuro, uma escola com mais autonomia, mais independente das orientações
ministeriais, menos subjugada aos organismos como direções regionais e outros, que
exercem ações restritivas e demasiado controladoras, sem que daí se obtenha grande
benefício.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
39
5.5 Sistemas tecnológicos no Sistema de Informação Escolar
Em termos de suporte ao funcionamento do sistema de informação visto no seu todo, e
que envolve sistemas tecnológicos, existem atualmente na escola um conjunto de
aplicações informáticas que funcionam de uma maneira semi-integrada. Isto significa que
entre algumas das aplicações, e através de funcionalidades de importação/Exportação, é
possível transferir dados centrais evitando a necessidade de reintrodução dos mesmos.
Em certa medida, poder-se-ia dizer que esta ligação entre as aplicações é até obrigatória,
uma vez que se tratam na sua maioria de aplicações desenvolvidas pela mesma empresa
de software.
Esta metodologia de funcionamento não corresponde no entanto a uma verdadeira
integração de sistemas, como é fácil de perceber.
A razão para o facto, relaciona-se com o aparecimento gradual das diferentes aplicações
informáticas para irem resolvendo problemas específicos, com alguma comunicação
como já foi referido, mas tendo sido desenvolvidas sem uma visão geral de sistema de
informação e sem atender às crescentes necessidades que a gestão de informação em
ambiente escolar veio sucessivamente trazer para o funcionamento actual de uma
organização escolar.
Reconhece-se no entanto algum esforço de normalização feito pelo Ministério da
Educação, embora mais centrado nas necessidades de Informação do Ministério, do que
propriamente tendo por base o funcionamento da organização escola.
Aliás, data de Outubro de 2006 a criação de uma estrutura orgânica no Ministério da
Educação, MISI, para o Desenvolvimento do próprio sistema de Informação do Ministério.
“Criado pela nova orgânica do Ministério da Educação aprovada pelo Decreto-Lei nº
213/2006, de 27 de Outubro, o Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do
Ministério da Educação - MISI@ - tem como missão criar, manter e garantir o bom
funcionamento do sistema integrado de informação do ministério, tendo sido concebido
como uma estrutura transversal de apoio à governação e administração, por forma a
assegurar que o sistema de informação se mantenha actualizado, coerente e acessível. A
respectiva orgânica foi aprovada pelo Decreto-Lei nº 88/2007, de 29 de Março.”,
(PORTUGAL. Leis e Decretos)
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
40
Já em 2006, o MISI – Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da
informação, criou um programa de certificação de aplicações informáticas usadas nas
escolas, suportados por vários despachos e decretos de lei desde Dezembro de 2005 a
Agosto de 2007.
A certificação abrange as aplicações de gestão de pessoal e vencimentos, de gestão de
alunos e de gestão de acção social escolar e incide não sobre as funcionalidades das
aplicações informáticos mas sim sobre a especificação dos ficheiros XML gerados e
exportados pelas aplicações informáticas.
Deste programa de certificação para exportação de dados resultaram as seguintes
aplicações informáticas separadas por Áreas funcionais:
Figura 4 – Lista de programas certificados pelo MISI para escolas públicas
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
41
Em 2008, o MISI alargou esta certificação, às escola profissionais privadas, contemplando
a exportação de dados, de pessoal e ou alunos. A lista de aplicações certificadas foi a
seguinte:
Figura 5 – Lista de Aplicações informáticas certificadas pelo MISI para as Escolas Privadas
As aplicações em funcionamento na escola são na sua maioria da JPM&Abreu, que
iniciou a sua actividade em 1994, e foi uma das primeiras empresas a colocar no
mercado, soluções para a área da Gestão e Administração Escolar.
O Sistema tecnológico de suporte ao funcionamento do Sistema de Informação Geral, no
sentido da definição mais lata, baseia-se fundamentalmente na aplicação de gestão de
alunos. Aliás foi por esta aplicação que se iniciou o desenvolvimento de todas as outras
aplicações informáticas que suportam o funcionamento do sistema de Informação.
As aplicações informáticas da JPM&Abreu utilizadas no Sistema de Informação, são: a
Gestão de Alunos, SASE – Acção Social Escolar, GPV- Gestão Pessoal e de
Vencimentos e Contabilidade.
O conjunto de Aplicações Informáticas completa-se com a Gestão de Horários da DCS .
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
42
GESTÃO DE ALUNOS
Contempla o ensino regular, recorrente e profissional para Básico e Secundário, incluindo o 1º Ciclo.
Funcionalidades presentes:
Avaliação, assiduidade, matrículas, estatísticas de sucesso/insucesso escolar,
comunicações aos encarregados de educação, exames do básico e ligação ao ENES e
ENEB.
Impressão de mapas e listagens, das quais se destacam:
o Pautas de Avaliação
o Fichas Informativas
o Termos (9º ano)
o Registos Biográficos
o Extractos de Assiduidade
o Certificados
o Gráficos de Sucesso/ Insucesso
Escolar
o Listas de Turma
o Impressos de Matrícula
o Listagens diversas
SASE - ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR
Gestão administrativa e financeira dos serviços de Acção Social Escolar.
Registo de encargos, pagamentos, receitas e movimento
bancário. Controlo de subsídios, gestão de apoios, seguro escolar, gestão do refeitório,
stocks, registo de ementas, cálculo de custos por refeição, leite escolar, etc...
o Diários de Cofre, Facturas e Banco
o Livro Caixa
o Mapa de Análise Financeira
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
43
o Trimestrais de Alimentação, Acidentes e Alunos Bonificados
o Livros Auxiliares
o Extracto de Fornecedor
o Controlo de Mercadorias
o Listagens de Alunos Subsidiados
o Mapas de Análise Mensal e Trimestral
o Conta de Gerência
GESTÃO DE PESSOAL E VENCIMENTOS
Gestão de Pessoal e Vencimentos, sendo automatizada a ligação entre as duas áreas.
Registo de faltas e licenças, marcação de férias, contagem de tempo de serviço e listas
de antiguidade. Processamento da remuneração principal, adicional, horas
extraordinárias, subsídio de Férias e Natal. Impressão de mapas oficiais e outras listagens
de gestão interna, dos quais destacamos:
o Mapas de Faltas (geral e individual)
o Pedido de Férias o Listas de Antiguidade o Folhas de Vencimento o Requisição de Fundos o Modelo RF3 o Relações e ficheiros para Banco, CGA, Seg. Social e DGT. o Relações de Abonos e Descontos o Ficha de Vencimentos o IRS individual o Declaração Anual de IRS - Anexo J (ficheiro) o Importação e Exportação de processos
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
44
CONTABILIDADE
Contabilidade para o Sector da Educação
Aplicação informática para Contabilidade do Sector da Educação. Responde ao sistema
actual de contabilidade a que as escolas estão obrigadas, articulando procedimentos
técnicos no âmbito do POC-Educação.
Permite a substituição dos modelos da escrituração manual por registos informatizados,
tais como: Folha de Cofre, Diário de Facturas, Contas Correntes, Livro Caixa, Balancetes,
Aplicação de Verbas, Alterações Orçamentais, etc...
Ligação ao GPV para registo automatizado das despesas com pessoal.
DCS - HORÁRIOS
Objectivos gerais
o Elaboração automática de horários;
o Edição manual de horários;
o Impressão de horários de Turmas, Professores e Salas;
o Gestão de salas;
o Elaboração automática de calendários para reuniões de avaliação.
Gerador automático
o Satisfação das regras de elaboração de horários designadamente: Furos dos
professores, máximo de horas seguidas (dos professores e turmas), máximo de
tempos por dia (dos professores e turmas), Línguas Estrangeiras seguidas,
Educação Física depois do almoço, Disciplinas opcionais no inicio/fim de um bloco
de aulas, etc.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
45
o Muitas possibilidades de configuração com destaque para:
Distribuição da carga horária dos professores e turmas;
Inicio e duração do almoço das turmas e professores;
Reserva de tempos lectivos (para turmas, professores e salas), impedindo o
gerador de colocar aulas nesses tempos;
Dia livre do professor (automático, definido ou nenhum);
Editor de horários
o Possibilidade de construção de horários de raiz ou editar/completar os horários
resultantes da geração automática;
o Possibilidade de construção de horários a partir da turma, professor ou sala;
o Possibilidade de o professor leccionar duas ou mais turmas
em simultâneo. Possibilidade de desdobrar a turma em línguas, aulas práticas, etc.;
Facilidade de utilização
o Ajuda sensível ao contexto em todas as janelas do programa (teclando F1 ou
activando o botão ajuda);
o Principais tabelas de dados (Turmas, professores, Salas e disciplinas) integradas
numa única janela e com tratamento idêntico.
o Várias interfaces gráficas para tornar a introdução de dados, mais rápida e intuitiva.
De entre elas destaque para o Editor de horários, Editor de Salas e Mapa de
distribuição de serviço.
Introdução dos dados
Entrada de dados muito facilitada, incluindo:
o Assistente para criação de novo ficheiro;
o Assistente para criação de novo plano curricular;
o Possibilidade de copiar Planos Curriculares de umas turmas para outras;
Impressão
O DCS-Horários permite:
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
46
o Imprimir horários de Turmas, Professores e Salas;
o Imprimir horários de Actividades (Aulas de Substituição, Direcções de Turma, etc.) ;
o Exportar horários para colocar na Internet / Intranet;
o Impressão de mapas globais de horários de Turmas, Professores e Salas: (que
permitem ver vários os todos os horários na mesma folha);
o Impressão de Livros de Ponto de Turmas, Professores, Salas de Aula e
Actividades.
Gestão de faltas e substituições
Gestão de faltas e substituições dos professores, incluindo:
o Registo de faltas/ substituições dos professores para consulta, edição, listagens,
etc.
o Apoio à decisão: "Quem vai substituir o professor A, B ou C ?";
o Impressão de diversos mapas/listagens relativos a faltas e substituições;
o Tratamento estatístico incluindo taxas de presença e substituição (por professor,
período de tempo, actividade, etc.).
Reuniões de professores
o Geração automática de reuniões de avaliação com possibilidade de:
o Imprimir calendário de reuniões;
o Imprimir agenda de reuniões para cada professor;
o Definir professores Volantes, Presidente e Secretário das reuniões;
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
47
6. Resultados da Análise Orgânico Funcional
Os cargos das(os) entrevistados estão assinaladas na tabela abaixo. Cada entrada da tabela correspondeu a uma entrevista.
Vogal da Comissão provisória; Grupo AAE
DT; Coordenadora Projecto Ambiental
Directora
Adjunto; Vogal da Comissão Provisória
Professora; equipa AAE; Coordenadora Projecto RIOS
Psicóloga
DT; Coordenadora Departamento de Formação Qualificante
DT; Coordenadora Execução Financeira POPH; Responsável candidaturas Pedagógica e Financeira; Gabinete de Estágios
Professora Contratada
Professor Efectivo; Gabinete de Apoio ao Aluno
Coordenadora Departamento Curricular; Subcoordenadora de Grupo; Coordenadora Projecto AAE
Funcionária de Bloco
Chefe de Serviços Administrativos
Professora; Coordenadora da Biblioteca
DT; Coordenador DT do Ensino Básico
Aluno 12º ano Científico-Humanísticos de Artes
Aluno 12º ano Científico-Humanístico de Ciências
Das entrevistas previstas, três não foram concretizadas. A do professor com assento no
Conselho Geral de Escola não se realizou por motivos de doença da entrevistada. Não
possível proceder à substituição dessa entrevistada. A entrevista com o representante da
Associação de Pais também não se pode realizar porque existiu um primeiro momento em
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
48
que não havia compatibilidade de horários e acabou no final por não haver tempo para
realizar a entrevista.
Foi feita uma análise das entrevistas questão a questão e entrevistado a entrevistado.
Como foi já dito na descrição da metodologia, tendo como propósito facilitar a análise, e
como ferramenta intermédia dessa análise, foi construída uma tabela onde o fundamental
das respostas de cada entrevistado foi colocado em células correspondentes. Essa tabela
encontra-se no Anexo E.
Poderemos sintetizar os resultados obtidos num conjunto de problemas identificados e
que implicam questões de organização escolar [ORG], questões técnicas relacionadas
com o software utilizado no Sistema de Informação escolar [INF] e recursos
hardware/equipamento [REC], essenciais para a implementação das funcionalidades
assinaladas pelos entrevistados.
Foram 25 os problemas encontrados nas respostas às questões obtidas nas entrevistas, e
encontram-se assinalados numa lista ordenada da maior frequência de relato até à
menor.
Problemas identificados:
1. Registo de Sumários, Faltas e classificações feitas em aplicação com essa
funcionalidade disponível [INF], e registos esses realizados pelos professores das
disciplinas, retirando essa tarefa burocrática da Direcção de Turma [ORG].
2. A própria impressão de pautas de avaliação, das reuniões de Conselho de Turma,
poderia ser feita nos momentos finais das reuniões dos conselhos de turma. Poderiam
ainda ser feitas eventuais e necessárias mudanças nas avaliações, e faltas, após o que a
pauta poderia ser impressa. Implicaria a existência de uma ou várias impressoras em rede
e acesso À aplicação de alunos em rede através de computadores portáteis, um em cada
sala de reunião. [REC] [ORG]
3. Utilizar o mail [INF] para notificar os elementos da comunidade escolar de reuniões,
eventos a realizar na escola, em complemento da mesma informação ser afixada em
papel nos locais habituais. Notificar também a colocação de documentos nas pastas do
servidor apropriado e a respectiva localização [ORG].
4. A partilha de documentos deverá ser feita de uma forma mais prática e fácil. Num
servidor ligado a uma rede disponível em toda a escola. Aliás, esses documentos
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
49
deveriam estar acessíveis pela internet através de um servidor FTP ou mesmo na página
Web da escola [INF] [ORG]. Aí poderiam residir documentos RI, PE, PCE, PAA, assim
como outros com revisão anual: Critérios de Avaliação, Planificações, etc…. Os materiais
dos Grupos testes de avaliação, enunciados de trabalhos, etc…. Esta partilha tem
também como objectivo eliminar um grande gasto, e absolutamente desnecessário, de
papel.
5. O site [INF] entre muitas outras informações, poderá apresentar em últimas notícias,
informação sobre os acontecimentos relevantes na escola assim como eventos a realizar,
assim como sobre a sua realização ou anulação. Uma equipa acompanhará a
actualização de conteúdos (que se prevê um trabalho constante) e da manutenção nos
seus aspectos técnicos. [ORG]
6. O moodle [INF] deverá funcionar como instrumento de partilha e interacção
pedagógica, deixando a função de publicitar acontecimentos, eventos e facultar
informações para o site da escola. Poderá funcionar num servidor externo. O seu
funcionamento deverá ser acompanhado por uma equipa que zelará pelo seu
funcionamento, organização de conteúdos e formação. [ORG]
7. Comunicação com os EE´s deve ser feita de uma forma mais expedita. A possibilidade
de envio de documentos das faltas e outros que fazem parte do conjunto de documentos
que a DT troca normalmente com os EE´s, anexados a mensagens de email, e com
registo automático, era uma funcionalidade que interessava que existisse no SI. O registo
das comunicações, era assim automático. [INF]
8. A gestão de casos de indisciplina na escola, deveria ser prevista no SI, preferivelmente
de uma forma integrada com a gestão de alunos, mas se não pelo menos utilizando uma
aplicação independente [INF].
9. Outra gestão importante, [INF] e que deveria estar prevista no SI, é a das avarias de
equipamentos, que está intimamente ligada à gestão de inventário de equipamentos na
escola.
10. Nos processos de comunicação não automáticos, deveria existir um sistema de
responsabilização, de todos os elementos que participam no circuito da comunicação. Por
exemplo, uma folha de capa do documento, embalagem ou mensagem, onde todos os
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
50
elementos colocassem a data e a assinatura permitindo assim controlar o circuito e os
timings das comunicações. [ORG]
11. O tratamento de dados necessários para a AAE, deveria ser considerado de uma
forma mais atenta [INF]. Este grupo faz uma avaliação interna do funcionamento da
escola em variadas dimensões, nomeadamente nos Resultados Escolares obtidos pelos
alunos no ano lectivo anterior. O tratamento normalmente feito pelas aplicações de
Gestão de Alunos, não permite a obtenção fácil dos indicadores necessários. Estas
aplicações deveriam ser repensadas em função desse objectivo de efectuar essas
medições que também são importantes para a tomada de decisão da direcção escolar.
Estas aplicações deveriam de uma forma integrada funcionar como verdadeiros Sistemas
de Apoio à Decisão das Direcções.
12. O Sistema de Gestão de Alunos actual não satisfaz ainda na obtenção de informações
necessárias para os Cursos Profissionalizantes e para a execução física que a escola tem
de entregar bimensalmente ao POPH. [INF]
As médias das componentes do currículo dos cursos profissionais e EFA, as médias de
curso dos profissionais, as pautam dos profissionais, o lançamento de notas de
recuperação de módulos, o cálculo do volume de formação assistido.
13. As actas deveriam ser todas informatizadas. Permitiria uma busca de decisões e
informações transmitidas de uma forma muito mais rápida e cómoda. [INF] [ORG]
14. A informação sobre horários de turmas, horários de professores e mapas de ocupação
de salas devia estar sempre on-line disponível para os elementos da comunidade escolar.
Há uma necessidade quase diária de consulta dessa informação o que justifica que seja
acessível a todos os elementos que dela mais necessitam: direcção, professores e
funcionários. Aliás, os cursos profissionais na sua orgânica de funcionamento obrigam a
partir do 3º Período em ajuste semanais de horários para que a carga horária dos cursos
possa ser cumprida. A rapidez de actualização dos horários é um factor crítico para
conseguir esse objectivo. Sem a disponibilidade da informação online torna-se numa
tarefa muito árdua para o coordenador de curso. [INF] [ORG]
15. A requisição de salas, recursos informáticos e materiais multimédia também deveria
ser feita online. Essa facilidade obrigaria a ter um computador por bloco para consulta e
registo das requisições. [REC] [INF] [ORG]
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
51
16. Alguma da informação do dossier de aluno, poderia ser partilhada por DT e
professores da turma, nomeadamente info de contactos, o DT poderia ter acesso às
classificações do aluno no seu dossier. Esta informação existe somente em papel, pelo
que, era mais viável colocar a informação dos contactos e só essa disponível para DT e
professores da turma. [INF] [ORG]
17. Os projectos desenvolvidos na escola, deveriam ser documentados e registados,
assim como a respectiva avaliação do projecto, e essa informação partilhada por todos os
professores da escola. [INF] [ORG]
18. Criar equipa com competências na área do Marketing. Esta equipa elaboraria um
Plano de Comunicação, e seria responsável pela imagem da escola, controlaria a
comunicação para o exterior em termos de divulgação dos projectos e actividades, e
também dentro da escola. [ORG]
19. A justificação de faltas deveria ser feita por uma equipa, dos Serviços Administrativos
ou por um grupo de professores, para aplicar critérios uniformes de justificação de faltas e
tratar as situações relacionadas com as faltas da mesma maneira para todos os cursos.
20. A separação física dos locais onde se armazenam os dossier de faltas (em papel e na
sala dos professores), da sala de trabalho dos DT´s (actualmente, único local onde se
pode aceder à aplicação de alunos) e do local onde se recebem os EE´s, é uma factor de
dificuldade para o trabalho do DT. Por vezes o DT é obrigado a transportar pesadíssimos
dossiers entre esses locais, quando um SI bem estruturado com hardware de suporte
poderia fazer com o que o DT atendesse os EE´s e lhes transmitisse a info necessária
sem ter necessidade de transportar essa info em papel de uns lados para outros, haveria
também um menor gasto de papel.
21. Necessário um registo de comunicação com o exterior, no caso dos projectos que
envolvem entidades externas à escola e nos SPOS. Para isso o Mail institucional seria a
forma mais adequada de resolver o problema. [ORG]
22. A comunicação directa com os professores, saindo fora do circuito normal de
comunicação que usa os departamento e agrupamentos como intermédios na
comunicação pode em determinadas situações ter interesse. Nesse caso o mail também
permite essa alternativa de comunicação ao processo formal e hierárquico a partir da
direção escolar. [ORG]
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
52
23. A síntese do conselho pedagógico (tipo minuta de reunião) que foi criada para permitir
uma maior celeridade na transmissão de informação importante a toda a comunidade
escolar, deveria, para além de ser afixada nos locais habituais, ser enviada por mail para
todos os professores e funcionários. Da mesma forma uma alerta sobre as actividades
previstas será de extremo interesse enviar para professores e funcionários. [ORG]
24. A existência de uma agenda electrónica integrada num sistema tipo escritório
electrónico, onde no início do ano lectivo fosse descarregado o serviço atribuído, com o
respectivo horário, permitiria a marcação de reuniões pelo sistema, com alertas
automáticos por mail. Isto seria muito interessante para melhorar aspectos relacionados
com a comunicação. [INF] [ORG]
25. A monitorização de resultados escolares (estatísticas sobre as notas e comparações
com avaliações anteriores) poderia ser feita nas próprias reuniões de Conselho de
turmas, após ratificação das avaliações, se o sistema de alunos tivesse acessível em toda
a rede da escola e preparado para calcular os indicadores pretendidos. [INF][ORG]
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
53
7. O Modelo de gestão de Informação escolar
A conceção de modelo aqui proposto, é uma conceção de modelo que não é a
tradicionalmente aplicada nas áreas das ciências exactas. Trata-se de um modelo da área
das Ciências da Informação, como foi já discutido no parágrafo 2.3.
Este Modelo á aplicado num estudo de caso – A gestão de informação numa escola
secundária. Neste modelo tenta-se fazer um diagnóstico através da identificação de vários
problemas relacionados com a gestão de informação e o funcionamento do Sistema de
Informação e numa fase posterior se desenham soluções para os problemas encontrados,
tentando harmonizar esse conjunto num pacote de acções com o objectivo de atingir uma
melhoria da eficácia no funcionamento da organização.
O conjunto de alterações/mudanças que vão ser apresentadas neste capítulo resulta
directamente do tratamento das entrevistas realizadas, e cada uma dessas alterações
surge em correspondência com um ou vários problemas detectados na área de gestão de
informação.
O facto de a maioria dos problemas identificados serem principalmente relacionados com
a gestão de alunos é absolutamente normal, porque é exactamente aí que a maioria dos
entrevistados sente os problemas da escola.
Um primeiro e problema central identificado é o de, o registo de faltas e das avaliações,
na aplicação informática de gestão de Alunos, não ser actualmente feito pelos professores
titulares das disciplinas. Este trabalho é feito actualmente pelo diretor de turma.
Uma alteração como esta permite que o trabalho burocrático de registo de faltas e
avaliações passe a ser feito pelos respetivos professores das disciplinas, sendo o esforço
dessa atividade dividido por várias pessoas, consequentemente realizado com muito
maior rapidez e tornando a informação de faltas e avaliações sempre muito mas
atualizada e disponível. Permite por outro lado que os diretores de turma se possam
concentrar nas questões do foro pedagógico no seu trabalho com as turmas, com os
ganhos inerentes a tal procedimento.
Este sistema informático, que permite o registo das faltas e dos sumários por parte dos
professores, nas suas sessões letivas é até vulgarmente designado por Sistema integrado
de gestão escolar. Não é uma questão nova, e percebe-se até, porque que é que os
professores assinalam esta questão como sendo uma das mais importantes. Trata-se de
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
54
sistemas que embora não funcionem ainda na maioria das escolas secundárias, já
existem em funcionamento em algumas delas, e este tipo de informação circula facilmente
entre professores de escola para escola.
Para que a implementação desta alteração ao funcionamento do Sistema Informático,
seja efetiva, há que ter em conta implicações importantes no funcionamento da
organização escola. Uma primeira implicação relaciona-se com o facto de, ser
imprescindível que exista um conjunto de recursos em número suficiente para
implementar essa mudança. Deve existir um número suficiente de computadores para que
os professores possam registar quer as faltas, quer as avaliações.
Se falamos no registo de faltas, também podemos falar em registo de sumários de aulas,
pois são dois procedimentos muito próximos e que ocorrem numa mesma sessão letiva.
Sistema de Informação
Professor
Faltas, Sumários e Avaliações
Diretor de Turma
Just
ifica
ção
de fa
ltas,
C
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már
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e av
alia
ções
Encarregado de Educação
Dados
, Falt
as, A
valia
ções
Dados, Faltas, Avaliações
Sistema Integrado de Gestão Escolar
Fig, 6 – Sistema Integrado de Gestão Escolar
A segunda é a existência de uma aplicação informática com essas funcionalidades,
partilhada em rede que abranja, toda a área escolar, idealmente que possa ser acessível
através da Internet, com o devido tratamento das questões relacionadas com a
segurança.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
55
Outra implicação tem estritamente a ver com a aplicação informática utilizada para a
gestão escolar. A esta aplicação poderá apenas ser necessário adicionar um módulo, no
entanto esta alteração deve ser convenientemente preparada. O acesso do exterior por
parte dos encarregados de educação pode ainda ter maior impacto na configuração do
sistema.
Esta alteração resolveria o problema numerado como 1 - Registo de Sumários, Faltas e
classificações, apontado no capítulo anterior.
Para que o problema 2 - impressão de pautas de avaliação, das reuniões de
Conselho de Turma fosse também resolvido, teríamos apenas que colocar impressoras
em rede (na mesma rede da aplicação) e assim nas reuniões de avaliação poder-se-ia no
final imprimir a pauta já com as alterações resultantes da reunião.
Da mesma forma, e em relação ao problema 25 - A monitorização de resultados
escolares, a dita monitorização poderia ter lugar na própria reunião de avaliação e não
em momentos posteriores como acontece actualmente. Um computador em rede ligado
ao sistema informático da escola com um videoprojector resolveria esse problema. A
questão dos indicadores e estatísticas necessárias para uma monitorização mais
completa é uma outra questão. Actualmente as estatísticas que o sistema fornece são-no
apenas de sucesso/insucesso. Na realidade, o tipo de análise que já é exigida aos
Directores de Turma, passa pela comparação das notas entre períodos lectivo por
disciplina e por aluno. Interessa o cálculo das descidas e subidas de notas, a verificação
do valor absoluto das subidas, mas principalmente das descidas para poder detectar
problemas na aprendizagem e na aquisição de conhecimentos/competências, e médias
por aluno e por disciplina na avaliação dos períodos. Assim era possível acompanhar o
progresso escolar dos alunos de uma forma mais próxima.
Em relação aos registos em sistema informático, o director de turma teria que controlar o
registo de avaliações, de faltas e de sumários por parte dos professores.
Teria ainda que efectuar o controlo das faltas dos alunos, contactos com os encarregados
de educação.
Quanto à justificação de faltas, embora possa ser feita pelo Director de Turma, estas
poderiam ser realizadas centralmente, ou na secretaria, por funcionários ou por um grupo
de professores com essa tarefa específica. Esta reorganização teria como vantagem a
uniformização do tratamento dado às justificações, em relação às faltas de todos os
alunos da escola. Problema referido no número 19 - A justificação de faltas, deveria ser
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
56
feito por uma equipa, dos Serviços Administrativos ou com um grupo de
professores.
Ainda em relação a este conjunto de alterações, será talvez importante dizer o seguinte:
- A questão dos perfis de acesso ao sistema de gestão de alunos tem que ser
cuidadosamente definido. Naturalmente que todos os professores deverão ter acesso ao
registo de faltas e de avaliações às disciplinas nas turmas, em relação às quais são
professores titulares. O Director de Turma teria acesso a toda a informação da turma,
faltas, avaliações, registos dos professores titulares, dados biográficos dos alunos e
avaliações anteriores. Este acesso partilhado responde ao problema 16 -Alguma da
informação do dossier de aluno, poderia ser partilhada por DT e professores da
turma. Convirá dizer que o Coordenador de Curso, no caso dos profissionais necessita de
um acesso mais alargado, a toda a informação do Curso que coordena.
Poderá não parecer, mas estamos aqui, perante uma questão importante. A definição de
vários perfis de acesso a informação no âmbito do subsistema de Gestão de Alunos.
Cada registo que fosse feito pelo professor titular deveria ficar convenientemente
identificado, isto é, deveria existir um registo de auditoria, com identificação do código do
utilizador, data e hora do acesso, área do programa acedida e tipo de operação. Estes
registos permitiriam auditar os dados na aplicação em situações nas quais houvesse
dúvidas acerca da integridade da informação e por outro lado permitiria até que
existissem relatórios de acesso e utilização da aplicação num contexto escolar específico.
- A outra questão relaciona-se com o ensino profissional. Os cursos profissionais, têm
uma organização curricular diferente dos cursos de prosseguimento dos estudos. Cada
disciplina é organizada num conjunto de módulos, em relação aos quais corresponde uma
classificação que tem que ser registada. A classificação final da disciplina é a média
aritmética das classificações aos respectivos módulos.
A disciplina só se encontra realizada quando a totalidade dos seus módulos tiver
classificação positiva. Os módulos com classificação negativa podem ser recuperados e
essa recuperação pode ter lugar em momentos previamente definidos ou quando o
professor entender que o aluno está em condições de se submeter a essa recuperação.
Isto implica que as recuperações de módulos devam também ser registadas.
A Gestão de alunos, neste segmento de ensino, obriga ao cálculo de um conjunto de
indicadores importantes, para além das médias de cursos e médias de disciplinas e de
estatísticas finais de aprovações/reprovações/desistências e de faltas. São necessários
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
57
indicadores como por exemplo, nº de módulos em atraso, por aluno, e por disciplina, em
qualquer momento avaliativo, número de módulos leccionados, volume de formação para
a execução física do POPH.
A necessidade destes indicadores é referida no problema 12 - Informações necessárias
para os Cursos Profissionalizantes e para a execução física.
A comunicação com os encarregados de educação insere-se no conjunto de problemas
que estão ligados com o funcionamento de uma parte específica do sistema de
informação - a comunicação.
Neste particular, é notório que a aplicação informática de gestão de alunos permite
alguma comunicação com os Encarregados e Educação. Permite a impressão de cartas
para os Encarregados de Educação anexando as listagens de faltas justificadas e
injustificadas dos seus educandos.
A utilização desta opção tem demonstrado que leva a um gasto enorme de papel,
problema salientado em 7 - Comunicação com os EE´s deve ser feita de uma forma
mais expedita. O sistema dá no entanto a possibilidade de converter essas listagens em
documentos formato pdf que podem ser enviadas por mail como documentos anexados.
Alguns Directores de Turma comunicam com os Encarregados de Educação, já à algum
tempo desta forma.
As faltas dos alunos, são na verdade o elemento responsável pela maioria das
comunicações com os Encarregados de Educação. É possível efectuar uma alteração no
sistema de informação que pode reduzir bastante a necessidade de comunicação com os
Encarregados de Educação, para além de evitar o gasto em papel e de selos que a
comunicação por correio normal acarreta. Trata-se da possibilidade de o Encarregado de
Educação aceder à informação de faltas do seu educando através da Internet.
Teria que se criar conta de acesso ao sistema de alunos por parte dos Encarregados de
Educação. Esse seria um acesso restrito, com a segurança que tal acesso implica,
somente às informações do seu educando – faltas, avaliações e dados gerais do
educando.
Abordando agora o problema da comunicação é importante referir que a comunicação em
áreas que têm a ver com alunos, da Direcção de Turma com os Encarregados de
Educação, da Direcção de Turma com os professores da turma e da Coordenação de
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
58
Cursos com os Professores da Turma, alunos e Encarregados de Educação, o Sistema
de Gestão de alunos poderia dar uma ajuda importante.
Poderia ter incorporado um sistema de alertas de comunicação, acompanhado por emails
automáticos ou não, despoletados pelos originadores das mensagens.
É sabido que Portugal é um dos países com maior penetração de telemóveis por
habitante. Essa característica pode ser usada em favor da melhoria de comunicação num
sistema escolar. A comunicação dos Encarregados de Educação poderia também usar o
canal de mensagens SMS.
A utilização de um email profissional e canal SMS ligado ao Sistema de Informação
poderia eliminar uma série de problemas de comunicação identificados.
Contam-se por entre os problemas identificados a necessidade de existência de um
registo de comunicação com o exterior 21 - um registo de comunicação com o exterior
por parte da gestão de projectos dos Serviços de Psicologia e Orientação e outros. A
comunicação por mail é bastante fiável e permite o registo das comunicações de uma
forma segura, até porque essas podem até ser copiadas para programas cliente.
O Fluxo normal de comunicações numa escola obedece ao esquema: Direcção ->
Conselho Pedagógico -> Coordenadores Departamento -> Subcoordenadores ->
Professores.
A comunicação directa com professores, por parte da direcção por exemplo, que sai fora
desse esquema institucional é um tipo de comunicação que pode ter interesse em várias
situações e que pode ser resolvido facilmente com o sistema de mail institucional a
funcionar, problema 22 - A comunicação direta com os professores. A utilização do
mail para as convocatórias de reuniões, para lembrete de determinados e importantes
acontecimentos na escola é um procedimento que aos poucos vai sendo adotado,
problema 3 - Utilizar o mail [INF] para notificar os elementos da comunidade escolar
de reuniões, eventos a realizar na escola. Este procedimento de comunicação deveria
definitivamente ser adoptado, no caso das convocatórias, para já não substituindo a
convocatória em papel, mas complementando-a e tendo força como convocatória oficial,
mesmo sem a existência do papel.
Para tal é preciso que seja usado um mail institucional, para que exista um registo de
envio que possa ser consultado. Uma possibilidade era que o envio por mail pudesse
estar integrado no Sistema de Informação, numa aplicação informática permitindo o
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
59
registo de envio e de recepção. Em todo caso e como essa funcionalidade não existe nas
aplicações actuais, o envio e recepção de mensagens por mail institucional é o mais
adequado.
No caso de aleta para eventos, a utilidade do envio de mensagens continua a ser grande,
pois é talvez a única forma de que todos tenham conhecimento do que se vai passando
na escola. Pelas razões atrás apontadas, o envio de SMS, que deveria ser possível no
Sistema de Informação também poderia ser utilizado para estes alertas.
No que respeita a eventos e acontecimentos relacionados com projectos em curso na
escola, a divulgação poderá ser feita de várias maneiras, quer utilizando alertas em SMS,
pequenas mensagens email chamando a atenção para descrições dos eventos que
podendo ser enviadas nos próprios emails podem também ser colocadas em papel nos
sítios mail visitados e na página da escola, problema 5 - O site [INF] entre muitas outras
informações, poderá apresentar em últimas notícias, informação sobre os
acontecimentos relevantes na escola assim como eventos a realizar.
Todos os projectos, acontecimentos a estes ligados, ou outros acontecimentos deveriam
ser acompanhados por uma equipa que cuja responsabilidade primeira é a de tratar a
imagem da escola. Esta responsabilidade envolve o acompanhamento dos
projectos/eventos, a sua divulgação pelos diferentes meios, o registo dos projectos, da
sua avaliação, a partilha de toda a informação relacionada com os mesmos e a
comunicação com o exterior. Para abranger estas finalidades, a equipa deverá ser
formada por pessoas na área do marketing. A criação de um Plano de Comunicação
anual seria uma boa prática, na medida em que é sempre importante estabelecer as
bases de funcionamento de uma equipa com tantos objectivos e importantes para o
funcionamento da escola. Esta situação responde aos Problemas 18 - Criar equipa com
competências na área do Marketing. Esta equipa elaboraria um Plano de
Comunicação, e seria responsável pela imagem da escola e 17 - Os projetos
desenvolvidos na escola, deveriam ser documentados e registados, assim como a
respectiva avaliação do projecto, e essa informação partilhada por todos os
professores.
A partilha de vários tipos de documentos necessita de ser agilizada. A colocação dos
documentos partilháveis é feita num servidor numa estrutura de pastas criadas para o
efeito. No entanto, esta rede não está acessível por toda a escola, nem é possível o
acesso através da Internet.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
60
A colocação deveria ser dividida em dois grandes grupos documentos gerais, aos quais,
todos os elementos da comunidade escolar deveriam ter acesso, e específicos, aos quais
só os elementos constituintes desses grupos poderiam aceder. Entram nesta última
categoria, documentos específicos dos grupos de docência, de outros grupos, e dos
departamentos.
O acesso FTP, mascarado em HTTP, feito através de um navegador normalmente pela
Internet, com a respectiva autenticação seria de grande utilidade. Esta mudança responde
a 4 - A partilha de documentos deverá ser feita de uma forma mais prática e fácil.
Uma forma interessante e correcta de partilhar os documentos, poderia ser através do
moodle da escola. Estes documentos gerais poderiam ser colocados em áreas a que
todos os elementos da comunidade escolar tivessem acesso. Os outros em áreas às
quais tivessem acesso os elementos que pertencem a grupos específicos. O Moodle
continuaria a ser um meio de excelência de interacção pedagógica entre professores e
alunos com a colocação de conteúdos, partilhas e até avaliações. Abandonaria sim, a
utilização de página de escola ou site da escola, com todas as informações que um site
desse tipo deve comportar. Mudança que aborda o problema 6 - O moodle [INF] deverá
funcionar como instrumento de partilha e interacção pedagógica.
Deve ser seriamente considerada a colocação do moodle num servidor externo à escola,
pois o custo dessa colocação é diminuto e as vantagens em termos de ganhos na
manutenção do sistema em funcionamento são grandes.
A gestão dos casos de indisciplina, com a possibilidade de registo, tipificação e obtenção
de estatísticas sobre a indisciplina eram de extrema utilidade que pudessem funcionar no
sistema de informação escolar. Mudança assinalada em 8 - A gestão de casos de
indisciplina na escola, deveria ser prevista no SI.
A não existência de este tipo de gestão associada aos sistemas de gestão de alunos é
uma falha, que pode eventualmente ser colmatada com a criação de um sistema próprio,
que pudesse obter alguma informação do subsistema de gestão de Alunos.
Da mesma forma, e este embora algo mais independente das outras aplicações
informáticas, o subsistema de gestão de inventário e avarias é de extrema utilidade no
funcionamento de uma escola. Esta poderia ser uma aplicação a funcionar de forma
independente das outras que suportam o funcionamento do Sistema de informação.
Responde a problema referido em 9 - Gestão das avarias de equipamentos, que está
intimamente ligada à gestão de inventário de equipamentos na escola.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
61
O grupo AAE – Auto Avaliação de Escola, tem como objectivo realizar anualmente uma
avaliação interna da Escola de acordo com um modelo previamente construído, e que
culmina com a produção de um relatório da avaliação efectuada.
Os dados necessários para a dimensão Resultados da AAE não são satisfeitos por
nenhuma aplicação informática baseada na Gestão de Alunos. Problema referido em 11 -
O tratamento de dados necessários para a AAE.
Alguns exemplos de informação que não é possível extrair dos Sistemas de gestão de
Alunos, relacionadas com indicadores importantes para a Auto-Avaliação de Escola:
Médias por turma, Médias de cursos, Tempo médio de permanência num ano escolar,
taxas de transições/reprovações, respectivas percentagens, comparação das taxas de
transição ao longo de vários anos lectivos, qualidade do sucesso, sucesso/insucesso por
disciplina, casos de indisciplina ao longo de um ano lectivo, evolução dos casos de
indisciplina ao longo de vários anos lectivos, etc…
Para resolver este problema só criando uma aplicação especificamente para obter os
dados a partir da aplicação de alunos, das aplicações de Exames ( do Básico e do
Secundário). Aqui poderemos ter o problema da exportação dos dados necessários a
partir das aplicações referidas.
A informatização das actas é um processo que já começou em algumas áreas da escola.
As actas poderiam estar disponíveis em formato digital, para consulta por parte dos
professores dos grupos. Seriam documentos, aos quais, os participantes nas respectivas
reuniões poderiam ter acesso. A partilha poderia ser como a dos documentos específicos
dos diversos grupos que reúnem habitualmente na escola.
As actas podem ser partilhadas num servidor, ou no moodle como já foi dito acima.
Problema relatado em 13 - As actas deveriam ser todas informatizadas.
Cabe aqui a referência à síntese do Conselho pedagógico, que não sendo uma acta da
mesma reunião é um resumo importante das decisões e conclusões ocorridas nas
reuniões desse órgão fundamental da escola. Este resumo, que contem informação
importante e que todos os professores devem conhecer, podendo ser transmitido por
email, também poderia ser colocado no moodle na área de documentos gerais, ficando
assim acessível a todos os elementos da comunidade escolar. Problema referido em 23 - A síntese do conselho pedagógico (tipo minuta de reunião).
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
62
A informação dos horários das turmas, dos professores e da ocupação das salas é uma
informação necessária por muitos elementos da comunidade escolar. Essa informação
deveria estar online e acessível a todos os que dela necessitassem. Problema referido em
14 - A informação sobre horários de turmas, horários de professores e mapas de
ocupação de salas devia estar sempre on-line disponível para os elementos da
comunidade escolar.
A situação ideal é que esta informação estivesse integrada numa aplicação informática
que incluísse também a Gestão de Alunos, até porque, muitos dos dados que a gestão de
horários necessita estão na Gestão de Alunos.
Não podendo ser assim, facilitaria que a aplicação informática de gestão de horários
estivesse de alguma forma ligada com a gestão de Alunos, como no caso de ser
desenvolvida pela mesma empresa de desenvolvimento de software.
Não sendo possível nenhuma das situações anteriores, essa informação poderia estar em
documentos pdf partilhada, da mesma forma que outros documentos da escola são
partilhados.
A requisição de recursos: salas, computadores, videoprojectores, deveria ser feita num
sistema informático, que poderia até estar ligado com o inventário e o registo de avarias.
Poderia ser utilizada uma aplicação que abrangesse essas áreas. Problema referido em
15 - A requisição de salas, recursos informáticos e materiais multimédia também
deveria ser feita online.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
63
8. Propostas e Plano de intervenção
É talvez importante, começar por contextualizar alguns aspectos importantes e
determinantes para um actual estado de funcionamento. Começamos com a componente
física de infra-estruturas, e que serve de suporte ao funcionamento de partes importantes
do actual sistema de informação da escola.
Neste momento a escola, em termos de infra-estruturas de conexão em rede, dispõe de
duas redes a funcionar isoladamente.
A primeira e mais antiga, que cobre o bloco central, com Os Serviços Administrativos, A
Direcção e a sala de Trabalho dos Directores de Turma e parte do Bloco A, Biblioteca
Escolar. Esta rede tem uma ligação á Internet através de um router, partilhando a
conexão com a internet com os postos de trabalho aí disponíveis. É nesta rede que está
disponível o programa de Gestão de Alunos e estão instaladas as outras aplicações
informáticas utilizadas na Administração Escolar, no servidor aí colocado. Não dispõe de
serviços de rede sem fios.
A segunda rede, foi instalada no âmbito do PTE- Projecto Tecnológico na Educação,
abrande toda a escola, tem infra-estruturação por cabo utp classe 6 e dispõe de pontos de
acesso que cobrem toda a área geográfica escolar. Utiliza a separação de acessos
porque nela estão implementadas 7 redes virtuais.
Esta rede serve como rede de partilha de acesso à Internet através de ligação sem fios e
caso a professores, alunos e funcionários. Contém apenas um servidor de autenticação e
outro servidor onde está instalado o moodle da escola. Está notoriamente subaproveitada
e não se pode dizer que haja grande responsabilidade da escola neste
subaproveitamento, pela razão que se explicita a seguir.
Como já foi referido atrás, a escola, vê sucessivamente adiadas, desde há 2 anos a esta
parte, intervenções de requalificação, pela empresa Parque Escolar, que é sabido que
vão modificar totalmente o aspecto físico, os recursos e as infra-estruturas existentes.
Estas intervenções têm sido sucessivamente adiadas, o que tem tido grandes implicações
no aproveitamento da infraestrutura existente, uma vez que vai necessariamente ter que
ser substituída por outra.
É neste contexto de funcionamento que se vão apresentar algumas propostas concretas
de acções a realizar tendentes a melhorar o funcionamento do Sistema de Informação
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
64
Escolar.
A ocupação dos Diretores de Turma com tarefas burocráticas restringindo o seu tempo de
trabalho com os Alunos, Encarregados de Educação e Professores da Turma é um dos
principais défices apontados ao actual Sistema de Informação da Escola.
Numa primeira abordagem a esse problema, a proposta seria, a implementação do
módulo de Gestão Integrada da JPM&Abreu que permite a utilização de Sumários Digitais
e Marcação de faltas. Este módulo tem ligação com o programa de Alunos e permite
também a consulta online de informação de faltas e avaliações.
No entanto esta aplicação, tem ligações à Gestão de Alunos, à GPV-Gestão de Pessoal e
Vencimentos e ao SASE-Serviços de Acção Social Escolar.
Estas ligações implicam que programas de Gestão de Alunos, GPV e SASE estejam
integradas na mesma rede e numa rede que abranja toda a escola.
Figura 7 – Site da Empresa de Software TRUNCATURA
Outra possibilidade passa pelo estudo de mudança de plataforma de aplicações
informáticas. É uma medida mais complicada pois implica a reconversão de uma série de
procedimentos e formas de actuação já rotinadas, em relação às quais, uma mudança
trás impactos significativos ao funcionamento da organização. Trata-se de uma
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
65
plataforma, usada também por muitas escolas – TRUNCATURA e com os mesmos
módulos de tratamento informático que os disponíveis pela JPM&ABREU:
A colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério no
âmbito do PTE, apresenta-se como fundamental, pois mesmo sabendo que a intervenção
de requalificação está para breve, não se pode ficar á espera que aconteça e é
necessário tirar partido dessa rede no sentido de melhorar o funcionamento do Sistema
de Informação da Escola.
O Moodle pode funcionar na rede que abrange toda a escola ou ser alojada num servidor
externo, esta última opção facilita em termos de manutenção do seu funcionamento e não
acarreta custos exagerados para a escola.
O próprio Moodle pode funcionar muito bem, como sítio interno de partilha de
documentos, problema também referido várias vezes nas entrevistas realizadas. É
possível organizar áreas onde todos têm acesso, e outras onde existe acesso para quem
o deve ter. O moodle tem a particularidade de permitir gerar relatórios de acessos e
consultas aos documentos lá colocados. Esta é uma funcionalidade que pode ter
interesse, para obter estatísticas de acessos.
É claro que o moodle manteria a sua importante função de interacção pedagógica entre
professores e alunos.
É também importante colocar os horários das turmas, professores e ocupação de salas
em documentos pdf, obtidos a partir do programa de gestão de horários e promover a
partilha desses documentos no início do ano lectivo.
A gestão Integrada da JPM&Abreu disponibiliza opções de controlo de consumos e de
utilização de equipamentos, assim como gestão Integrada de Stocks.
Trata-se de uma gestão que não abrange o inventário, nem a gestão de avarias de
equipamento. Esta é também uma aplicação importante, pois como é fácil de perceber,
existe uma grande quantidade de equipamento na escola e torna-se difícil uma gestão
não automatizada.
É necessário, em primeiro lugar, verificar se existe alguma solução já implementada e que
possa ser adquirida para satisfazer esta necessidade específica de gestão de
informações - inventário, registo de avarias e requisições de recursos.
No caso de não existir um sistema destes, ou existindo, que não se possa adaptar, a
proposta é a de criação de um sistema de inventário de raiz a funcionar em rede, com
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
66
registo de avarias. Este sistema pode ser implementado a funcionar em HTML dinâmico,
ASP sobre SQL ou PHP sobre MYSQL.
A Gestão da indisciplina, é também uma gestão que pode ser feita de uma forma mais
automática. A informação resultante desse subsistema de gestão interessa, em primeiro
lugar à Direcção para poder intervir de uma forma global sobre esse problema na escola e
interessa também às entidades que fazem a avaliação do funcionamento da escola nesse
domínio, como a AAE, Auto-Avaliação de Escola. Um sistema deste tipo não é difícil de
criar, pois a base de dados de suporte é relativamente simples de construir. A proposta
em concreto seria a de criação de uma aplicação em HTML dinâmico, como no caso
anterior que resolvesse essa necessidade de tratamento. Aqui seria importante importar
alguma informação através de opções apropriadas à gestão de Alunos.
Outra área carenciada de um tratamento mais automatizado da informação é a AAE -
Auto Avaliação de escola.
Os resultados Escolares, uma dimensão importante da avaliação interna, mas não só,
necessitam de ser tratados. Não é só preciso calcular taxas de transição, nos diversos
anos e no total dos segmentos escolares, por cada ano lectivo e numa comparação
evolutiva, para vários anos lectivos. É necessário conhecer médias, é necessário medir
qualidade de sucesso, nos cursos e por disciplinas, taxas de transição por disciplina,
comparar resultados de exames (médias) nacionais com resultados de exames dos
alunos da escola. Interessa comparar Classificações Internas Finais com Classificações
de Exame, etc….
São um conjunto bastante grande de indicadores, que surgem do refinar de um modelo de
avaliação, que não é padrão em todas as escolas e que pode mesmo ser dinâmico, ou
seja mudar de ano para ano dentro da mesma escola.
Isto sem falar de outras dimensões do processo de avaliação, só como exemplo, referiu-
se á pouco a indisciplina como um indicador também importante para a Avaliação interna.
A vertente da comunicação dentro da organização escola, também não pode ser
desprezada nesta lista de propostas.
A institucionalização da utilização do correio eletrónico como meio oficial para
comunicação, de agendamento de serviços, reuniões, eventos de presença obrigatória
sujeitos a marcação de faltas, envio de documentos e informações importantes é já quase
uma necessidade incontornável.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
67
O correio eletrónico funciona de facto já, como um elemento imprescindível no
funcionamento da comunicação das escolas, ainda sem o carácter obrigatório que é
necessário que assuma nos processos comunicacionais.
Pode passar por um correio eletrónico pessoal que é também utilizado para fins de
trabalho na escola, ou pela criação de um mail profissional utilizado somente para
trabalho na escola.
Poderíamos pensar em algo ainda mais integrado para resolver os problemas
comunicacionais.
Um sistema de escritório eletrónico, como os que existem, em grandes sistemas, desde
há muito tempo. Recordo-me de ter trabalhado nos finais da década de 80, com sistemas
da Digital e IBM.
Estes sistemas funcionam com correio eletrónico integrado com uma agenda eletrónica.
Cada utilizador pode gerir a sua agenda. Os superiores hierárquicos podem fazer a
marcação de serviço no início da prestação do seu subordinado e marcar reuniões ao
longo do ano. Esta marcação em alguns casos, não sendo feita por superiores com
privilégios para o efeito, estaria sujeita a confirmação por parte do elemento alvo da
marcação.
Todo o processo de marcação de serviços, ajuste de reuniões ocorreria, somente
utilizando o correio eletrónico, que neste caso deveria mesmo ser dedicado à ocupação
profissional, com qualquer mudança na agenda a despoletar correios eletrónicos a serem
enviados ao respetivos destinatários.
Por outro lado, a agenda do professor estaria sempre disponível, para quem tivesse
privilégios para a consultar, e para os que tivessem privilégios de a alterar.
Neste sistema, poderia também ser colocada a ocupação de salas, e demais recursos
utilizados para a atividades de aulas e até outras atividades letivas no decurso do ano
escolar. Esta informação poderia ser alterada em qualquer altura. Existem várias
situações correntes no funcionamento das escolas em que é necessário efetuar uma
alteração significativa da ocupação das salas e outros recursos e que essas alterações
devam estar imediatamente disponíveis para evitar conflitos de acesso aos recursos
necessários.
Desta forma, a informação da ocupação de recursos estaria sempre atualizada, o que
permitiria uma gestão mais eficaz, da utilização dos mesmos.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
68
Atualmente várias escolas utilizam o Google para criação e correios eletrónicos
profissionais. É possível utilizar agendas eletrónicas no Google e partilhar alguma
informação. Era necessário conduzir um estudo de utilização do Google para este objetivo
de gestão integrada da agenda eletrónica com o correio eletrónico.
A questão da gestão de recursos integrados neste contexto é que poderá ser mais
complicada, mas pode sempre ser resolvida, nem que se tenha de usar um outro
subsistema, uma vez que criar a gestão de escritório eletrónico integralmente e com a
gestão de recursos é uma tarefa difícil de realizar em pouco espaço de tempo.
Para terminar uma referência importante, à gestão de todos os acontecimentos, eventos
que ocorrem na escola, à sua divulgação e registo de informação sobre a realização e sua
avaliação.
Uma equipa com competências na área do marketing, que pudesse criar um Plano de
Comunicação da organização escola, poderia tornar esta instituição muito mais visível, e
apelativa para pais e alunos.
Essa equipa, para além da criação do plano de comunicação, da implementação desse
plano, acompanhando todas as actividades realizadas na escola, promovendo a sua
divulgação, disponibilizando informação sobre a realização das mesmas, controlaria toda
a comunicação desse tipo de actividades para o interior e exterior da escola.
A tabela seguinte apresenta em síntese as medidas a implementar e que correspondem a
propostas que visam colmatar as debilidades/pontos fracos encontradas na gestão de
informação escolar, através da análise das entrevistas.
Síntese das Propostas
1a. Implementação do módulo de Gestão Integrada da JPM&Abreu que permite a utilização de Sumários Digitais e Marcação de faltas.
1b. Mudança de plataforma de aplicações informáticas, para o sistema da TRUNCATURA.
2. Colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério no âmbito do PTE.
3. O Moodle pode funcionar na rede que abrange toda a escola ou ser
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
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alojada num servidor externo.
4. O Moodle pode funcionar muito bem, como sítio interno de partilha de documentos.
5. Colocar os horários das turmas, professores e ocupação de salas em documentos pdf, e partilhar esses documentos desde o início do ano letivo.
6. Implementar um sistema de Gestão de Inventário e de Avarias de Equipamento, numa plataforma a funcionar com HTML dinâmico, ASP sobre SQL ou PHP sobre MYSQL.
7. Implementar um subsistema de Gestão de Indisciplina da Escola, que comunicaria com o sistema de Gestão de alunos.
8. Sistema de Gestão da Auto-Avaliação de Escola, com ligações ao Sistema de Gestão de Alunos à Gestão de Indisciplina.
9. Institucionalização do correio eletrónico como sistema de comunicação oficial.
10. Sistema de correio integrado com agenda eletrónica num sistema de escritório eletrónico.
11. Criar uma equipa com competências na área do marketing, responsável pela elaboração, apresentação e acompanhamento de um Plano Anual de Comunicação.
Como foi já explicado atrás, todas estas medidas têm um impacto considerável na
organização e gestão escolar.
Algumas, são de aplicação fácil e quase imediata. A colocação do moodle num servidor
externo, embora tenha custos, é uma solução interessante, uma vez que, o custo é
grandemente compensado pela redução da necessidade de alocação de trabalho com
recursos humanos internos.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
70
No entanto, seria possível, caso houvesses recursos para fazer a manutenção do seu
funcionamento, colocar internamente, o servidor com o respetivo, moodle instalado e a
funcionar.
A institucionalização do correio eletrónico como meio oficial de comunicação é quase já
um facto, uma vez que muita da comunicação efetuada dentro da instituição escola é já
feita dessa forma. Trata-se agora de, internamente decretar esse meio como sendo o
meio oficial de comunicação e que pode ou não substituir parcial ou integralmente os
outros processos de comunicação até então utilizados.
Por outro lado a utilização do correio eletrónico profissional também já está a ser
ponderada e à imagem do que acontece com outras escolas a plataforma Google será a
utilizada.
É importante estudar a utilização no Google do correio eletrónico integrado com a agenda
eletrónica. A tarefa da criação do correio eletrónico já está assignada a um assessor da
Direção, pelo que o restante trabalho de utilização das agendas eletrónicas pode ser
estudado e concretizado nesse contexto.
A colocação de documentos no moodle de uma forma organizada, também está já em
curso, existe uma equipa do grupo PTE que já tem a seu cargo a colocação e
organização de documentos no moodle. Horários de turmas, professores e de ocupação
anual de salas pode desde já também estar disponível a quem for definido que terá
acesso a essa informação.
A criação de uma equipa responsável pelo marketing, e pelo Plano de Comunicação da
Escola é também uma medida que só necessita de decreto interno e por consequência
fácil de concretizar.
Essa equipa, constituída, por uma a três pessoas, teria como responsabilidade a
produção do dito Plano de Comunicação da escola para o interior e para o exterior.
Tratariam de aspetos, como por exemplo, a divulgação internamente de todas as
atividades realizadas e a realizar na escola, o registo e a coleção de elementos de todas
as atividades realizadas, a divulgação para o exterior, utilizando os mais variados
processos, incluindo as redes sociais, a planificação e apresentação em sessões
previamente definidas, como o dia da escola e outras, da informação entretanto coligida
sobre as atividades.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
71
A colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério
não oferece nenhum problema pois ele já existe, era o antigo servidor do moodle, e está
disponível para instalar aplicações.
Neste ponto da apresentação das medidas, convirá dizer que, no ano de 2011, houveram
eleições para a estrutura diretiva, e que todas as estruturas da escola, foram convidadas
a participar na elaboração de medidas de melhoria do funcionamento da escola.
Tendo já este estudo, bastante adiantado, tive oportunidade de enviar uma lista de
problemas identificados e respetivas ações de melhoria, muito próxima da que aqui é
apresentada. Algumas, até porque foram assinaladas por várias estruturas, começaram
logo a ser trabalhadas, como esta questão do correio institucional, foi também decidida a
colocação do moodle num servidor externo e a alocação de uma equipa á tarefa de
gestão do conteúdo e dos documentos no moodle.
As medidas atrás referidas, constituiriam a parte fácil do plano de intervenção, pois seriam
uma mera questão de ocupação de recursos da escola.
As restantes são um pouco mais complicadas, porque têm um tempo de realização mais
dilatado.
A primeira e talvez a mais importante necessitaria de um trabalho ativo de uma dezena de
horas por semana, de duas pessoas durante 2 meses para:
- Modificar o processo de autenticação na rede instalada pelo Ministério, por forma a
conferir maior segurança de funcionamento;
- Instalar o módulo de gestão integrada e de alunos no servidor da rede do Ministério e
fazer testes de utilização.
- Fazer a migração do servidor dos serviços administrativos para a rede instalada no
Ministério;
- Fazer a migração dos outros computadores dos serviços administrativos.
Estas duas últimas etapas são críticas pois causam impacto no funcionamento dos
serviços, e o momento da intervenção deve ser escolhido por forma a provocar um menor
impacto possível.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
72
Não podemos esquecer, que depois desta etapa inicial, é depois necessário efetuar
alguns serviços de manutenção pelo que, pelo menos uma pessoa deverá acompanhar o
funcionamento do sistema integrado durante o ano letivo, com tempo para as operações
de cópias de segurança e resolução de outros problemas.
As outras intervenções, que podem funcionar independentemente desta primeira e
necessitarão de uma equipa de 2 a três pessoas com também cerca se uma dezena de
horas semanais a distribuir entre elas e que durante 16 meses:
- Decidiriam a plataforma de HTML dinâmico de desenvolvimento;
- Definiriam o layout da Base de dados de suporte a todas as aplicações, a Gestão de
Inventário e Avarias, Gestão de Indisciplina e Gestão de informação da Autoavaliação de
Escola;
- Desenvolveriam o código necessário, fariam os testes e colocariam as aplicações em
produção.
Em termos de recursos materiais, para além do segundo servidor, onde iria ser
implementado este subsistema, eram necessários mais computadores, nomeadamente,
na sala dos professores e nas salas de trabalho para que os professores pudessem
registar as faltas e sumários, isto apesar de muitos terem o seu portátil e o poderem usar
também com esse objetivo.
Este seria o Plano de Intervenção, que duraria cerca de 2 anos a completar e que
utilizaria numa primeira fase 2 professores com competências na área do
desenvolvimento de aplicações web, e que poderiam ser 3 numa fase posterior.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
73
9. Conclusões e Trabalho Futuro
A resposta à Questão de Investigação não é uma resposta fácil.
Os resultados obtidos apontam no sentido que pode haver uma grande aumento de
eficiência e eficácia no funcionamento do modelo de informação apresentado.
Se quisermos analisar em detalhe os resultados obtidos das entrevistas, podemos
facilmente concluir que existe um grande ganho de eficácia na utilização de um sistema
integrado de registo de faltas e sumários digitais, registos esses feitos pelo professor
titular de turma. O ganho é claro na libertação de tarefas administrativas morosas ao
Diretor de Turma, que o sobrecarregam, e na eliminação da redundância do tratamento
das faltas, uma vez que estas sendo verificadas, são apenas introduzidas uma vez no
sistema, sendo depois trabalhadas pelo próprio sistema.
A libertação do Diretor de Turma é uma ação fundamental, para a melhoria do
acompanhamento deste às turmas que acompanha e aos professores da turma.
Os sistemas de informação escolares foram sendo gradualmente desenvolvidos, tentando
resolver pequenos problemas de gestão da informação, mas sem a necessária visão
global de sistema de conjunto que permitiria a construção de um sistema verdadeiramente
integrado e funcionalmente capaz de satisfazer todas as necessidades.
Considerando os tratamentos automáticos, os desenvolvedores de software, que
curiosamente nasceram do meio escolar na sua maior parte, foram criando peças de
software que respondiam a necessidades específicas: a Gestão de Alunos, a
Contabilidade Pública, a Acção Social Escolar, a gestão de Vencimentos dos funcionários,
a geração de Horários e Reuniões, e mais recentemente, aplicação de registo de
sumários e faltas, por sessão de disciplina e das avaliações, com possibilidade de
colocação online de acumulados de faltas por disciplina para consulta por parte dos
Encarregados de Educação.
Estas peças embora comuniquem entre si através de importações e exportações, não
podemos considerar que correspondem a sistemas integrados.
É interessante analisar a participação do Ministério neste processo. Surge como primeiro
objectivo, a preocupação em garantir a transportabilidade dos dados para os seus
próprios Sistemas de informação, que são tutelados pelo organismo MISI, e de aplicações
criadas nesse âmbito para registo de exames escolares, ENEB e ENES. Para isso criou
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
74
processos de certificação que estabeleciam formatos XML de transportabilidade dos
dados.
A análise das funcionalidades das aplicações, praticamente não foi considerada para essa
certificação.
Nunca houve um estudo de sistematização das necessidades de gestão e de tratamento
da informação que culminasse num sistema integrado de gestão aplicável a todas as
escolas básicas e secundárias.
Esse trabalho foi entregue às empresas de desenvolvimento que naturalmente foram
desenvolvendo de forma parcelar, agrupando a gestão em subáreas tratadas
separadamente.
Entretanto as necessidades também foram evoluindo e as empresas de software fazem já
algumas tentativas para se aproximarem a um sistema de Gestão integrada.
Continuam no entanto sem cobrir várias áreas importantes na Gestão Escolar. A
produção de indicadores de avaliação interna – Auto Avaliação de Escola, que podem ser
considerados também elementos de um sistema de Apoio à gestão Escolar, sistemas que
tratem a comunicação em meio escolar de uma outra forma, mais eficaz e apelativa.
Sistemas baseados no mail, mais versáteis, com utilização de SMS param maior rapidez
de comunicação.
Com a criação do PTE – Plano Tecnológico para a Educação, houve a esperança de que
com o desenvolvimento desse Plano, no projecto Escola Simplex, fosse disponibilizado às
escolas um “Sistema de informação robusto, modular e escalável, assente em plataforma
web e numa infra-estrutura orientada a serviços, que permita desmaterializar e simplificar
os processos relacionados com a gestão da educação”.
Esse projecto poderia de facto fornecer serviços às escolas que simplificariam os seus
processos de gestão da informação. A única notícia relacionada com este tipo de
serviços, é a colocação em funcionamento de um sistema baseado na Web de registo
electrónico de matrículas do 1º ano de escolaridade.
Um sistema baseado na Web, que fornecesse vários serviços de gestão escolar,
simplificaria bastante o trabalho nas escolas e ao mesmo tempo fornecia
automaticamente os dados para monitorização e acompanhamento das escolas.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
75
Seria até uma forma de aproveitar recursos de desenvolvimento de sistemas baseados na
Web, que existem no funcionalismo público e libertar as escolas de encargos com esse
desenvolvimento.
Não parece ser esse o caminho a seguir pelo Ministério da Educação, até porque a
tendência é cada vez mais, tornar as escolas autónomas, através da celebração de
contratos de autonomia e retirar complexidade aos organismos do Ministério de suporte
ao funcionamento das Escolas.
Por essa razão e não existindo ainda um sistema desenvolvido com esse propósito, cabe
ainda às escolas o desenvolvimento dos seus próprios Sistemas de informação.
As escolas, na sua maioria, têm adoptado a estratégia de utilização dos sistemas
desenvolvidos por módulos interligados como os que são disponibilizados pela
JPM&Abreu e Truncatura. É uma solução prática, natural e também desta forma torna-se
possível às escolas seleccionar de entre os módulos disponíveis, aqueles que são
essenciais para o seu funcionamento e optar em função das necessidades que surgem no
decurso do desenvolvimento da sua acção educativa e em função dos recursos
financeiros disponíveis.
Impunha-se aqui um estudo aprofundado de como as escolas ao nível do país têm
resolvido os seus problemas na área dos sistemas de informação e como têm colmatado
as necessidades de gestão inerentes à sua atividade.
É claro que as escolas vão conhecendo de uma forma ou outra o trabalho desenvolvido
nesta área nas escolas mais próximas e até noutras, através das comunidades em rede
existentes no âmbito do PTE, p. ex. PTE Portugal. No entanto um trabalho sistematizado
com as metodologias adequadas permitiria certamente ter resultados indicativos do
estado actual da área de gestão de informação escolar nos estabelecimentos de ensino
em Portugal.
Este seria um trabalho interessante que poderia até ser desenvolvido no âmbito de um
mestrado ou doutoramento, nesta área das Ciências da Informação.
Um outro tema para um trabalho, muito próximo deste, é o de estudar como é que este
problema é tratado a nível internacional. Na Finlândia, na Grã-Bretanha, na França, em
Espanha, começando pelas tutelas dos respectivos países e estudando algumas das suas
escolas.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
76
Uma outra possibilidade para abordar a questão do desenvolvimento dos sistemas de
informação seria a do desenvolvimento no seio da organização, com recursos próprios, de
sistemas baseados em tecnologia Web.
Este desenvolvimento pode ser deito por fases, mas tendo a ideia da integração bem
presente.
Algumas das propostas apresentadas no capítulo anterior, relativas a este estudo de caso
apontam nesse sentido, permitindo o acrescento de funcionalidades ao sistema.
Naturalmente seguindo esta linha de acção coloca-se o problema dos recursos. O
problema não se põe ao nível dos recursos físicos. No âmbito do PTE, as escolas foram
infraestruturadas em rede com uma ligação aceitável à Internet. Por outro lado, a
manutenção do funcionamento dos equipamentos de rede, até à altura, são assegurados
por uma parceria com a empresa PT Comunicações.
As escolas dispõem também na sua maioria de servidores e software operativo de rede.
Para levar a cabo um projecto sustentado de desenvolvimento e manutenção de
funcionamento de um Sistema de informação Escolar, são essencialmente necessários
recursos humanos, com competências de desenvolvimento de software baseado na web.
As necessidades de um projecto como esse apontam para a formação de uma equipa,
onde existam as competências atrás referidas e também elementos com conhecimento do
funcionamento da organização aos seus mais variados níveis.
A tendência natural será a de usar professores de informática para constituírem essas
equipas. No entanto, coloca-se sempre o velho problema de tentar conjugar o serviço
docente com o trabalho na área técnica. E esta tarefa de desenvolvimento e ou
manutenção de sistemas é uma tarefa que exige muito tempo, dedicação e pode até
tornar-se incompatível com a actividade docente.
É sempre preferível ter funcionários com competências de desenvolvimento na Web, a
trabalhar a tempo inteiro, e que fosse acompanhado, orientado por quem conheça a
orgânica da escola e com fortes conhecimentos de informática. Esta solução nem sempre
é possível pois as escolas continuam limitadas em termos de admissão de pessoal e
agora cada vez mais nos próximos anos. Só quando tiverem real autonomia, e tiverem
acesso a mais recursos financeiros poderão lançar-se numa empreitada deste volume.
Este problema poderia também ser trabalhado ao nível dos agrupamentos de escolas e
respectivos centros. Mas também aqui, os centros têm estado mais virados para a
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
77
formação do pessoal docente das suas escolas filiadas e eles próprios têm problemas na
área da gestão da informação e cada vez menos recursos financeiros para a sua
atividade.
O cenário mais provável para o futuro próximo em termos de desenvolvimento dos
sistemas de informação escolares é o de as escolas terem que continuar a utilizar as
soluções informáticas que adquiriram, de uma forma parcial, e aderir ás modificações
feitas nesses sistemas pelas instituições que as desenvolveram no sentido da integração
dessas soluções.
Para colmatar, algumas das áreas ainda não tratadas por essas soluções, poderá haver
desenvolvimento próprio com recurso à prata da casa, mas que sendo um
desenvolvimento devidamente pensado e estruturado pode vir a surgir como uma
alternativa de sistema integrado às soluções atualmente existentes.
Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança
78
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Lista de Anexos:
Anexo A - Guião de Entrevista Professores
Anexo B - Guião de Entrevista Alunos
Anexo C - Guião de Entrevista Funcionários
Anexo D - Guião de Entrevista Secretaria
Anexo E – Tratamento Entrevistas
ANEXO A – Guião de Entrevista Professores
Guião de Entrevista
Perfil do Entrevistado
Nome:
Nível etário : Cargo :
Anos Serviço: Anos Serviço na escola:
Entrevista
Tema : Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento
informacional e processos comunicacionais.
Objectivos :
Determinar a opinião dos entrevistados acerca do funcionamento do SI da ESBN;
Inquirir quais as funcionalidades essenciais que gostariam de ver incluídas no SI;
Recolher opiniões acerca dos processos informacionais e comunicacionais.
Dimensões:
Gestão da Informação ; Sistema de Informação; Comunicação
Contexto
Meio de comunicação : oral
Espaço: Data : Hora:
Duração: 1h
Questões
1. O actual Sistema de Informação satisfaz em termos de disponibilidade de informações para
o desempenho do cargo específico que ocupa na Organização?
Palavras Chave: Informações Pedagógicas, Informações de Apoio à Decisão, Informações
Administrativas, Informações resultantes do sistema de Auto-Avaliação de Escola.
2. Que categoria de informações necessita habitualmente para o desempenho do seu trabalho
na ESBN ?
Palavras Chave: Informações Pedagógicas; Informações Administrativas, etc…
3. Que tipo de informações essenciais, deveria o SI deveria disponibilizar, e que não são
disponibilizadas?
4. Os processos/métodos de comunicação de informações, na sua opinião, são eficazes?
Distribuição de documentos importantes, Comunicação de Serviços, Convocatórias de
reuniões, etc…
5. Se não, o que pensa que falha no processo de comunicação ?
6. O que pensa dos processos de gestão de informações actualmente existentes ? Poderiam
ser agilizados e tornar-se mais eficientes ?
Informações nas diferentes dimensões de trabalho na escola: académicas, administrativas,
Administrativas Faltas de professores, horas leccionadas por curso, permutas realizadas para recuperação de horas, etc… Académicas Processos de monitorização de resultados académicos (para verificarem as metas pedagógicas definidas), de abandono escolar, absentismo, de quantificação da indisciplina, etc…
ANEXO B – Guião de Entrevista Alunos
Guião de Entrevista (Alunos)
Perfil do Entrevistado
Nome:
Nível etário : Ano:
Anos na escola
Entrevista
Tema : Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento
informacional e processos comunicacionais.
Objectivos :
Determinar a opinião dos entrevistados acerca do funcionamento do SI da ESBN;
Inquirir quais as funcionalidades essenciais que gostariam de ver incluídas no SI;
Recolher opiniões acerca dos processos informacionais e comunicacionais.
Dimensões:
Gestão da Informação ; Sistema de Informação; Comunicação
Contexto
Meio de comunicação : oral
Espaço: Data : Hora:
Duração: 1h
Questões
1. Do vosso ponto de vista, que tipo de informações essenciais, deveriam estar disponíveis no
Sistema de Informação da escola, para os alunos?
2. A comunicação/divulgação de informações, é feita de uma forma eficaz? Os alunos têm
sempre conhecimento do que se passa na escola, das actividades em curso?
Distribuição de documentos importantes, Comunicação de Serviços, Convocatórias de
reuniões, etc…
3. Se não, o que pensa que falha no processo da divulgação das informações?
4. Outros comentários.
ANEXO C – Guião de Entrevista Funcionários
Guião de entrevista (funcionários)
Perfil do Entrevistado
Nome:
Nível etário : Cargo :
Anos Serviço: Anos Serviço na escola:
Entrevista
Tema: Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento
informacional e processos comunicacionais.
Objetivos:
Determinar a opinião dos entrevistados acerca do funcionamento do SI da ESBN;
Inquirir quais as funcionalidades essenciais que gostariam de ver incluídas no SI;
Recolher opiniões acerca dos processos informacionais e comunicacionais.
Dimensões:
Gestão da Informação; Sistema de Informação; Comunicação
Contexto
Meio de comunicação: oral
Espaço: Data : Hora:
Duração: 1h
Questões
1. Que tipo de Informações necessitam os funcionários, para a orientação do seu trabalho
com os alunos e professores?
Palavras-chave: Informações de Serviço, Informações Administrativas.
2. As informações necessárias são transmitidas de uma forma atempada e eficaz? Se não, por
que razão acha que isso não acontece?
Palavras-chave: Informações Administrativas, etc…
3. A gestão do material necessário para apoio às actividades pedagógicas é uma gestão
correcta? Se não como pensa que poderia ser feita?
Palavras-Chave : Requisições de material e salas.
ANEXO D – Guião de Entrevista Secretaria
Guião de Entrevista (secretaria)
Perfil do Entrevistado
Nome:
Nível etário : Cargo:
Anos Serviço: Anos Serviço na escola:
Entrevista
Tema: Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento
informacional e processos comunicacionais.
Objectivos:
Determinar a opinião dos entrevistados acerca do funcionamento do SI da ESBN;
Inquirir quais as funcionalidades essenciais que gostariam de ver incluídas no SI;
Recolher opiniões acerca dos processos informacionais e comunicacionais.
Dimensões:
Gestão da Informação; Sistema de Informação; Comunicação
Contexto
Meio de comunicação: oral
Espaço: Data : Hora:
Duração: 1h
Questões
1. O funcionamento das diferentes áreas específicas no trabalho administrativo, é do seu
ponto de vista, satisfatório?
Subsistema de gestão de alunos, SASE, Área de professores, apoio à direcção, etc…
Palavras-chave: Informações Pedagógicas, Informações de Apoio à Decisão, Informações
Administrativas.
2. Que aplicações informáticas são usadas na secretaria para as diferentes áreas de serviço:
Alunos, professores, Sase, etc…. Satisfazem, no seu funcionamento? Como foram escolhidas, e
quando foi a última actualização?
3. A Secretaria é um centro nevrálgico de comunicações e de partilha de informações na
escola! O processo de recepção, partilha e envio de informações na sua opinião funciona
adequadamente (sem atrasos, fazendo a triagem e envio da informação para os seus
destinatários). Se não como poderia funcionar?
Palavras-chave: Comunicação e partilha de Informações;
4. O Apoio à Direcção da escola, por parte da secretaria, e participação nos processos de
tomada de decisão nas áreas da gestão financeira, no tratamento dos aspectos legais, na
comunicação com as entidades superiores (DREN, MISI, GAVE, DEGRE, etc…) é eficaz?
Distribuição de documentos importantes, Comunicação de Serviços, Convocatórias de
reuniões, etc…
5. O que pensa dos processos de gestão de informações actualmente existentes? Poderiam ser
agilizados e tornar-se mais eficientes?
Informações nas diferentes dimensões de trabalho na escola: académicas, administrativas,
Administrativas Faltas de professores, horas leccionadas por curso, permutas realizadas param recuperação de horas, etc… Académicas Processos de monitorização de resultados académicos (para verificarem as metas pedagógicas definidas), de abandono escolar, absentismo, de quantificação da indisciplina, etc…
ANEXO E – Tratamento entrevistas
Tratamento entrevistas diretora e professores
Questões
Cargos
Q1 – SI satisfaz em
termos de
disponibilidade de
info. para o
desempenho do
cargo?
Q2 – categoria de
informações
necessárias para o
trabalho corrente ?
Q3 – Que
informações
deveria o SI
disponibilizar ?
Q4 – Processos/Métodos
de comunicação são
eficazes ?
Q5 – o que falha
nos processos de
comunicação?
Q6 – Os processos de
gestão de informações
poderiam ser mais
agilizados e mais
eficientes ?
- Vogal Comissão
Administrativa
Provisória
- Grupo AAE
- Grande concentração
de Tarefas nos S.A.;
-Sobrevalorização do
papel em detrimento
das tecnologias;
-Plataforma moodle
existente deve
funcionar em boas
condições pois é
essencial para a
interacção pedagógica;
- Criação de um email
- Uma única caixa de
correio institucional
nos SA;
-Outra organização,
mesmo ao nível da
direcção da escola
para acesso a
informações vindas
do exterior;
- Ministério da
Educação organizado
numa lógica de um
serviço – uma
plataforma o que
obriga as escolas a
- Tratamento de
assiduidade dos
alunos e até
professores;
- Sumários digitais;
- Gestão da
indisciplina;
- Gestão de avarias.
- O circuito de
transmissão das
informações é um circuito
normal nas escolas e
relacionado com a
hierarquia existente.
Direcção -> Conselho
Pedagógico ->
Coordenadores de
Departamento/Conselhos
de Cursos -> professores.
Num processo
comunicacional com
tantos elementos
receptores/transmissores
é natural que possam
existir perdas.
Para que parte
da comunicação
funcione são
precisas a
página da escola
e a plataforma
moodle em pleno
funcionamento.
O mail
institucional
também a
funcionar.
Este deveria ser o
objectivo fundamental
de futuras direcções. É
uma área fragilizada na
escola. Existe falta de
materiais e
constrangimentos no
aspecto organizacional.
- Criação de um email
institucional para
comunicação interna e
externa.
A quantidade de papel
que se gasta com
algumas operações da
escola, poderia ser
drasticamente reduzida.
institucional;
-Utilização de um
sistema com sumários
e faltas digitalizadas.
consultarem a info
nas várias
plataformas.
- O Programa de gestão
de Alunos estará a ser
utilizado até ao limite?
Pelo que parece e se sabe
não responde a todas as
necessidades de
informação.
- Directora de
Turma
- Coordenadora
Projecto
Ambiental
- A satisfação não é
total;
- Contactos no âmbito
da actividade na escola
são feitos
pessoalmente;
- Informações
relacionadas com
alunos, professores e
actividades das
turmas; (algumas
poderiam até não
passar pela DT, p. ex.
a que vem destinada
às famílias – vinda do
Ministério, Câmara,
etc.)
- Informações
legislativas, chegam
via email através da
Coordenação dos
DT´s.
- Informação
necessária para a
coordenação do
- Sistema que
permita o registo
de faltas e de
classificações, e
mesmo através da
Internet.
- O papel da/o DT é
essencial no
triângulo Alunos –
Professores –
Encarr. Educação.
Nesse sentido
contactos rápidos e
acompanhamento
mais chegado das
situações seriam
facilitadores para o
trabalho da/o DT.
- Com a utilização do
email, a comunicação
entre direcção,
coordenações e
professores flui muito
melhor.
- A coordenação de todos
os projectos da escola
deveria ser feita de uma
forma mais eficaz.
- A utilização do
mail pessoal
pode levar a que
informações
importantes
escapem e nesse
sentido o mail
institucional
assume uma
grande
importância.
- Má organização
e deficiente
definição
funcional dos
cargos na escola
são as duas
grandes razões
que levam a
- O registo de
classificações e de faltas
deveria ser feito pelos
próprios professores, e
não pelo Director de
turma.
- Retirar aos Dt´s o
trabalho burocrático de
registo de faltas e de
classificações permitia a
sua concentração
noutras tarefas
importantes.
- Esta alteração
organizativa trás
necessidade acrescida
de recursos (um
computador por sala,
como está previsto nas
projecto chega via
email ou correio
através da direcção
ou SA.
- Como professora
recebo info via email
da subcoordenadora.
-Monitorização das
avaliações.
O SI deveria fazer
um tratamento
estatístico que
ficaria logo
disponível após
lançamento de
notas (permitia
uma reflexão mais
rápida sobre as
classificações dos
alunos)
falhas
nomeadamente
nos processos
comunicacionais;
- A divulgação
das informações
do Conselho
pedagógico
através de uma
síntese melhorou
imenso esse
aspecto
comunicacional.
Poderia essa
síntese ser
enviada por mail,
para além de ser
afixada na sala
dos professores.
metas do PTE);
- A divulgação de
actividades, eventos e
outras informações, não
é feita da forma mais
apelativa na escola, e
não funciona.
- Todo o processo de
gestão de info
relacionadas com as
actividades/eventos:
análise de propostas,
verificação da
conformidade com o PE,
divulgação de
actividades/eventos
deveria ser feita por
uma equipa criada para
esse fim (aspecto
organizativo).
Directora
- O sistema tal como
está satisfaria no
essencial, se todos
cumprissem as regras;
- Informações de
carácter pedagógico
e de organização
escolar (p. ex. Gestão
de Actividades em
curso na escola)
- Informações
financeiras são
trabalhadas em sede
de Conselho
Administrativo e
quase só
exclusivamente pelos
Serviços
Administrativos.
- Também
habitualmente é
necessário trabalhar
informações na área
dos recursos
humanos.
- A reorganização
de horários para o
curso profissional
necessária para o
cumprimento das
cargas horárias
eram informações
muito importantes
estarem
disponíveis on-line.
- Deveria em
primeiro lugar
disponibilizar os
documentos
públicos, e
respectivas
actualizações, que
toda a comunidade
escolar deveria
conhecer: PAA, RI,
PE, PCE.
- Outros
documentos
importantes que
também deveriam
- A divulgação de
documentos, é feita de
duas maneiras:
Existem pastas de partilha
na rede dos serviços
administrativos, onde são
colocados os diversos
documentos que é
necessário partilhar na
escola;
Outra forma é através de
mail, que como percorre
a hierarquia da escola, e
passa por vários
elementos
retransmissores, está
sujeito a falhas na
comunicação.
O mail resolve alguns
problemas de
comunicação, no entanto
é importante e o sistema
exige que a comunicação
por papel continue a ser
realizada.
- o que falha é
um problema
cultural. Tem que
existir uma
vontade genuína
dos
intervenientes da
comunidade
escolar em
conhecer os
documentos e as
actualizações (p.
ex. foi enviada
por email uma
actualização ao
RI e poucos a
conhecem).
Nesse aspecto,
um sistema de
comunicação
directa com os
professores, por
parte da
direcção, é
importante .
As plataformas do
Ministério da Educação
que a escola tem que
consultar diariamente
para obter informações
e responder a
solicitações são :
MISI – Informações
estatísticas gerais da
escola
GAVE – Informações de
exames
DGIDC – Informações e
alterações curriculares
DEGRE – Informações de
gestão de recursos
humanos
DREN – Essencialmente
pedidos de informação
- A existência de várias
plataformas (uma por
cada serviço do
estar disponíveis:
Convocatórias,
Legislação, Ordens
de serviço, etc…
Ministério da Educação)
com constantes pedidos
de informação
(inquéritos que devem
ser preenchidos em
prazos muito curtos )
dificulta bastante o
trabalho de gestão de
informações da direcção
da escola. Cerca de 50%
do tempo gasto pela
direcção na escola é a
consultar essas
plataformas e a
responder a inquéritos.
sentido uma
reorganização dos
serviços do ME poderia
facilitar o trabalho das
escolas.
- Adjunto
Direcção
- Vogal comissão
Administrativa
Provisória
Não satisfaz na sua
plenitude.
- Existem
essencialmente dois
elementos que são
- Existem muitos
pedidos de
informação que me
chegam. Pedidos
oficiais e até
informação para
necessidades
O Si poderia ter o
inventário
informatizado, a
gestão de avarias, e
da indisciplina.
Informação sobre
os recursos
- Depois da
reestruturação
pedagógica, que
introduziu as estruturas
departamentos, a
comunicação passou a ter
mais um elemento nessa
Os problemas de
comunicação vão
existir sempre.
Podem sempre
existir falhas no
envio e recepção
de documentos,
- A criação de um email
institucional é
importante para
melhorar a comunicação
entre a direcção
professores e
coordenadores e
integrantes do SI da
escola e que precisam
de ser recriados e
melhorados: A página
Web e o Moodle. A
não existência de uma
página, criada para
esse efeito, foi um
grande factor de
perturbação no
funcionamento da
escola.
internas e para apoio
à decisão.
- Para tratar essas
necessidade é
necessário: aceder
ao inventário,
avarias, reclamações,
indisciplina, info
sobre recursos
humanos.
humanos está
concentrada nos
Serv. Adm.
- Tudo isto num
sistema integrado
facilitaria a rapidez
de intervenção.
- A divulgação de
faltas e de
avaliações aos EE´s
poderia ser
também
melhorada com a
utilização de um SI
com essas
funcionalidades.
- O registo de
sumários também
poderia ser
electrónico e
disponível aos EE´s,
assim como as
comunicação com os
grupos pedagógicos o que
pode provocar distorções
e falhas;
A criação da síntese do
Conselho Pedagógico e a
afixação do mapa
quinzenal das as
actividades da escola veio
melhorar os processos
comunicacionais.
p.ex.
- O mail trouxe
alguma melhoria
nos processos de
comunicação;
complementar a
comunicação formal em
papel;
- Poderia existir uma
forma de atrair mais os
EE´s chamando-os à
escola.
-A biblioteca já iniciou
um processo de
comunicação/divulgação
das actividades através
do facebook, e a própria
escola poderia encetar
um processo
semelhante.
- Um Si capaz daria
possibilidade de tratar
de uma forma mais
eficaz a assiduidade, a
indisciplina, e até
poderia fornecer
indicadores e
faltas e as
classificações.
(como já acontece
noutras escolas).
estatísticas muito
importantes para as
tomadas de decisão.
- Implicaria certamente
uma reorganização na
escola.
Professora;
Equipa AAE;
Coordenação
Projecto RIOS
- Existem falhas na
comunicação da
informação;
Muitos eventos
organizados pelos
grupos disciplinares
não são
convenientemente
publicitados e
divulgados.
A anulação de eventos
não é comunicada de
forma eficaz;
Folha de registo de
actividades não é
suficiente para a
- Informações de
vários tipos que são
comunicados pela
subcoordenadora,
agora por email e de
uma forma mais
rápida (p. ex.
documentos para
depois serem
analisados nas
reuniões de grupo).
- A lembrança de
actividades da
responsabilidade do
grupo e dos
professores feita pela
coordenadora,
também é
- A distribuição de
serviço para o ano
lectivo seguinte
deveria ser feita
em Agosto ( o mais
cedo possível) e
logo transmitida
aos professores
para poderem de
antemão preparar
o seu ano lectivo;
- Todas as
convocatórias
deveriam realizar-
se por email. Já não
se justifica o uso do
papel. Os sistemas
de email
- A utilização do mail para
comunicação interna ou
externa facilita imenso a
interacção entre os
elementos da
comunidade escolar.
- A utilização de um
sistema interno de
televisão passando
incessantemente a
agenda escolar, eventos
agendados, actividades,
reuniões, etc., era uma
proposta com interesse
para a divulgação de
informações importantes;
- Da mesma forma um
- A forma arcaica
e pouco apelativa
como se
divulgam as
informações é a
principal
responsável
pelas falhas na
comunicação.
A utilização de um mail
profissional (só para
trabalho da escola) é
cada vez mais
importante;
-As comunicações para o
exterior devem ser
feitas pelo professor
responsável (p. ex. envio
de faxes), e não
centralizadas nos
Serviços
Administrativos, porque
não existe confirmação
de envio de informação
para o exterior e isso
comunicação eficaz.
eficazmente feita por
mail;
- A Direcção de
turma também
comunica algumas
informações,
documentos, divulga
resultados e faz
pedidos de
informação.
funcionam
eficazmente.
- A gestão de
recursos deveria
ser feita de uma
forma mais eficaz (
p. ex. a obtenção
de informação
acerca de salas
livres, e a própria
reserva, deveria
ser feita num
sistema
centralizado);
- A partilha de
informação acerca
das actividades
realizadas,
avaliação e
resultados deveria
ser feita no Sistema
de Informação.
sistema noticioso, com
actividades programadas
e outros acontecimentos
de interesse para a
comunidade deveria ser
parte integrante do
sistema de informação.
perturba bastante a
comunicação e a gestão
de projectos em que
esses contactos são
fundamentais.
O acesso a documentos
de trabalho dos
professores na escola
deveria ser mais
facilitado. A
reorganização feita
recentemente no
sistema de ficheiros do
servidor da escola, não
facilita esse acesso.
Psicóloga SPOS
O SI existente é
satisfatório.
A informação que
chega do exterior por
vezes não é
Legislação,
documentos
(currículos, estatuto
do aluno, e outros
documentos da
- A consulta dos
horários dos
professores e das
turmas é uma
informação
Não, principalmente no
que toca à comunicação
com a comunidade
exterior à escola.
Uma das razões
para que a
informação não
chegue
rapidamente aos
Já se utiliza o mail
pessoal para a
comunicação interna e
externa. Este processo
introduziu uma melhoria
comunicada em tempo
útil. O envio de
informação para o
exterior, está muito
sujeito a falhas e
esquecimentos.
Não há feedback da
data de envio da
informação.
organização escolar).
Muita informação
vem do ME, alguns
organismos
associados e
instituições de
Formação (DGES,
ANQ, escolas profiss.,
instituições ensino
superior, etc.)
Divulgação de
informações junto
dos alunos e
professores é uma
das minhas
actividades
importantes na
escola (p. ex. a info
de requisitos de
acesso ao Ensino
Superior e info para
as candidaturas ao
Ensino Superior).
Outra é a orientação
vocacional.
importante para o
agendar do meu
trabalho na escola.
Tenho acesso a
essa informação
em papel, seria
mais fácil no
entanto se esta
inflo estivesse
online.
Tenho acesso a
outra informação
interna e até de
carácter
confidencial sem
qualquer problema
na direção e nos
Serv. Adm.,
embora neste
último caso esteja
sujeita aos horários
de funcionamento
dos serviços.
seus
destinatários,
poderá ser o
facto de essa
informação que
chega à escola
ser tratada por
uma só pessoa
que a tem que
triar e redirigir
para os
destinatários
certos.
A existência de
uma única caixa
de correio
institucional na
escola e gerida
pelos Serv. Adm.
Esta organização
não facilita a
comunicação
com a
comunidade
exterior.
relativamente aos
processos anteriores
exclusivamente
baseados em papel.
A utilização de um mail
institucional iria sem
sombra de dúvida
permitir uma melhoria
nos processos de
comunicação.
A actualização de
documentos internos
está já mais agilizada, e
deve continuar a ser
mais rápida. Este era um
problema grave da
escola.
Directora de
Curso
Como Coordenadora
de Dep. tenho acesso
Basicamente
necessito de
Era necessário um
sistema de gestão
A comunicação de
informações, no que
Não há
responsabilização
O registo de avaliações e
faltas no profissional
Profissional;
Directora de
Turma;
Coordenadora do
Departamento de
Formação
Qualificante ;
Professora
em primeira mão a
todas as informações
importantes que
chegam á escola e às
decisões tomadas em
sede do Conselho
Pedagógico.
Como professora, acho
que o SI precisa de ser
melhorado, pois
haveria informações
importantes que
chegariam tarde ou
não chegariam.
No âmbito da direcção
de curso acho que o
Sistema de gestão de
alunos existente não
está minimamente
preparado para a
gestão dos cursos
profissionais.
Informações
Pedagógicas,
documentos e
legislação, estas
últimas chegam-me
rapidamente através
do Conselho
pedagógico. Esta
informação é
reenviada por email.
No desempenho da
actividade da
direcção de curso,
tenho que manter
manualmente uma
pauta final de
avaliações modulares
nos períodos, e
sistema manual de
registo de módulos
porque estes
requisitos não são
suficientemente
satisfeitos pelo
actual sistema de
gestão de alunos.
de alunos que
permitisse registo
de avaliações
modulares de uma
forma eficaz, e
geração de pautas
em qualquer
momento, com
avaliações
modulares a
disciplinas e faltas.
A possibilidade de
gestão de horários
de turmas nos
cursos profissionais
poderia ser feita
pela direcção de
curso e
comunicada pelo SI
a todos os
interessados de
uma forma rápida e
eficaz.
A divulgação de
actividades e de
respeita á realização de
eventos e actividades
neste sistema actual não
ser eficaz.
O trabalho relacionado
com gestão das
avaliações dos cursos
profissionais, está
concentrado numa só
pessoa nos SA,
organização que não
facilita a gestão da
informação destes cursos.
nas quebras que
acontecem na
cadeia de
transmissão da
informação. Se
houvesse um
sistema de
registo da
circulação da
informação era
então possível
encontrar a falha
e responsabilizar.
deveria ser feito pelos
próprios professores, e a
responsabilidade da
gestão administrativa
deveria passar para a
Direcção de Curso e
pelos Serviços
Administrativos, seriam
sempre informados
destes processos.
eventos realizados
na escola deveria
ser feita de uma
forma mais eficaz.
DT;
Coordenadora da
Execução física
POPH;
Responsável
pelas
Candidaturas
pedagógica e
financeira;
Gabinete de
estágios
O SI não funciona. A
Informação não chega
muitas vezes aos seus
destinos ou chega por
vários canais
diferentes.
A Execução física é
uma das principais
tarefas na escola. São
necessários dados
das direcções de
turma sobre o
funcionamento dos
cursos (horas de
formação de
professores e alunos)
que vão ser
introduzidos no
SIIFSE ( SI do FSE).
Os DT´s retiram esta
info do Sistema
Gestão de alunos.
A candidatura
pedagógica baseada
na oferta educativa é
proposta pelo Dep.
Form. Qualif., e
recebe info dos
Coord. de Curso é
O programa de
gestão de alunos,
não é o mais
adequado para
utilização nos
cursos
qualificantes.
Cálculo de médias
das componentes
com pesos
diferentes, calculo
final das médias
dos cursos,
obrigam os
coordenadores a
socorrerem-se de
folhas e Excel com
os inconvenientes
que daí advêm.
No meu trabalho
como DT, necessito
constantemente de
informação do
dossier de alunos,
O problema organizativo
da dispersão das
informações, necessárias
ao trabalho do DT não
facilita a sua acção.
Outro aspecto da falta de
eficácia e duplicação de
tarefas, é o facto de
sermos obrigados a lançar
as faltas no sistema de
alunos e no papel -
duplicação de tarefas.
A organização da
escola é o factor
mais influente na
falha dos
processos de
comunicação.
Existe em
algumas
situações uma
grande
duplicação de
documentos e
informações.
Passa-se com a
entrega de
planificações no
início do ano.
Outras em que a
suposta
sobreposição das
mesmas
informações que
Se o DT tivesse acesso a
todas as info que
necessita em rede e de
uma forma integrada,
teria um muito maior
rendimento no seu
trabalho.
O registo de faltas,
sumários e de avaliações
deveria ser feito pelos
professores
directamente num SI,
utilizando
computadores nas salas
de aula.
A justificação de faltas
deveria ser feita
centralizadamente nos
Serv. Adm. ou por uma
equipa, para que fossem
entregue à Direcção
e é aprovada em
Pedagógico.
Na candidatura
financeira é a
seguinte e contem
todos os custos
imputados ao
funcionamento dos
cursos, alguns
segundo regras já
estabelecidas.
obtidas nos SA e
dos próprios
alunos. As faltas
dos alunos são
essenciais para a
realização da
execução física.
A dispersão física
dos elementos
necessários para o
trabalho dos DT´s é
um elemento que
dificulta o trabalho.
A sala com
computadores de
acesso ao Sistema
de gestão de
alunos, fica longe
dos livros de ponto
( sumários e faltas
não contabilizadas
) e distante da sala
de atendimento
aos EE´s.
chegam por
vários canais
podem levar à
confusão ( se não
for transmitida
com rigor e
exactidão) e
outras até em
que existem
falhas, porque os
processos
organizativos não
conduzem a uma
eficácia no fluxo
de informação.
aplicados critérios de
justificação uniformes.
Estes dois elementos
organizativos revelar-se-
iam de uma poupança
de tempo aos DT´s que
tornaria o trabalho com
os alunos EE´s e
professores muito mais
eficaz.
Nas reuniões do
conselho, poderia existir
um computador com
acesso ao Sistema, que
permitia gerar a pauta
final logo no fim da
reunião.
Tudo o que se relaciona
com os cursos
profissionais e Cursos
CEF´s deveria ser revisto
na lógica própria desses
cursos.
Professora
Contratada
Não. Como DT, a
disponibilidade dos
contactos dos alunos
em formato
electrónico era
importante. O sistema
não permite a selecção
de grupos e envio de
email para esses
grupos, com arquivo
de cópia dos
documentos enviados.
Existe um grande
desperdício de papel
na comunicação com
EE´s e alunos.
Como DT, todas as
informações
relacionadas com
alunos, EE´s, faltas,
avaliações.
Com professora o
moodle totalmente
operacional é uma
ferramenta que eu
considero muito
importante.
A falta de Quadros
interactivos é
negativa para alguns
graus de ensino.
Registo de faltas e
sumários digitais é
muito importante
para melhorar a
capacidade do DT
de intervir na
turma.
A comunicação
com o DT por parte
dos professores,
relativa a
acontecimentos
importantes na
turma, poderia
também ser feita
pelo sistema.
As actas das
reuniões deveriam
estar em formato
digital, para uma
melhor
possibilidade de
pesquisa de
informação
(decisões, temas
tratados, etc.)
A partilha de
documentos, estratégias,
práticas poderia se feita
de uma forma mais eficaz.
Uma hora semanal para
reunião ao nível dos
grupos poderia beneficiar
estas actividades de
partilha.
A comunicação
através de
documentos em
papel afixados
em locais
próprios, não é já
considerado um
meio apelativo e
nem sequer é
aceite pela
maioria dos
elementos da
comunidade com
o meio ideal de
comunicação.
Alternativamente
existe o mail
como meio mais
eficaz de
comunicação.
Sistema automático de
troca de
correspondência e
documentos entre DT´s
e EE´s com registo de
comunicações trocadas.
Eventos, reuniões serem
acompanhados por uma
mail a alertar para esses
acontecimentos na
escola.
Professor;
Gabinete de
Apoio ao aluno
Limitações de carácter
interno e externo.
Externamente o ME e
seus organismos
condicionam o
funcionamento da
escola. Internamente
verifica-se alguma
impreparação no uso
das TI´s por parte de
alguns elementos.
SI é um sistema híbrido
com processos
convencionais e
processos Baseados
nas TI´s.
A utilização do moodle
e da página da escola
são factores essenciais
para a interacção ente
a comunidade escolar.
Organizacional –
calendarizações;
distribuição de
serviço;
Pedagógica –
Avaliações; Gestão
de recursos;
Curricular –
Conteúdos
Programáticos,
Planificações; Legal -
Decretos-lei,
portarias;
Administrativa –
Classificações
Profissionais, Sase
alunos.
A maioria das
informações
necessárias chega
pelas reuniões de
grupo e de
departamento.
Publicitação dos
objectivos gerais da
escola (missão) de
uma forma mais
abrangente,
usando a página ou
blogues.
Na Avaliação de
desempenho
deveria existir mais
informação sobre
como criar os
objectivos
individuais
enquadrados na
missão e objectivos
da escola e mais
acompanhamento
na consecução
desses objectivos.
A escola tem processos
que considero híbridos
entre a utilização de
Novas Tecnologias
(essencialmente o mail) e
processo mais
convencionais com a
afixação de avisos e
convocatórias em papel.
No caso dos avisos e
convocatórias, só temos a
ganhar em usar o mail,
pois são feitos de uma
forma mais rápida e com
grande fiabilidade de
entrega, contribuindo
para atenuar o problema
que por vezes falado, com
relação com falhas de
comunicação que podem
ser apontadas aos
sistemas convencionais.
Não há falhas
significativas.
Faltam Bases de dados
de conteúdos
disciplinares, o que
permitiria a efectiva
partilha desses mesmos
conteúdos, se existisse
um grupo que fizesse a
recolha e a manutenção
dessas Bases de Dados.
Faltam Bases de dados
de Legislação específica
organizada de forma a
proporcionar uma fácil
consulta.
A formação e apoio de
colegas com mais
dificuldades em TI´s
deveria ser mais
preocupação e cuidado.
Coordenadora de
Departamento
Curricular;
Subcoordenadora
Existem já muitas
dúvidas em relação à
funcionalidade dos
placards informativos
O circuito de
informação é o
correcto : Secretaria -
> Direcção ->
Era necessária uma
base de dados
actualizada sobre
as avaliações
A comunicação por email
funciona, porque as
informações chegam aos
destinatários com muita
Era importante
medir a
qualidade da
Deveria haver uma
actualização constante
dos documentos, RI, PE,
e outros que estão
de Grupo;
Coordenadora do
Projecto de AAE
(Luísa Melo)
na sala dos
professores.
O mail é agora
bastante utilizado. A
ordem de trabalhos
das reuniões já é em
muitos casos enviada
por mail, assim como a
convocatória.
Não há a menor dúvida
que a informação
necessária é enviada,
falta saber o
tratamento que as
pessoas
individualmente dão a
essa informação
enviada, e o
aproveitamento que
dela fazem.
Coordenadores ->
Subcoordenadores->
restantes
professores.
A informação deve
chegar a todos de
forma atempada.
Há dificuldades na
AAE, porque
informação externa
de médias de exames
não está disponível
quando é necessária.
Existem indicadores
necessários para a
AAE, para os quais o
Sistema de Gestão de
Alunos não satisfaz.
P. ex. o tempo
médios de duração
para um ano lectivo –
7º ano.
anuais internas que
são feitas na
escola.
Era também
importante ter
toda a informação
sobre os alunos
que frequentaram
a escola,
actualizada.
Poder ter
informação sobre o
sucesso ao longo
dos anos,
qualidade do
sucesso, etc..
rapidez.
A apropriação que cada
um faz da informação é
que já não é tão fácil de
medir.
informação. disponíveis em digital na
pasta dos professores.
Existe a dúvida, se o
ritmo de actualização
desses documentos
acompanha a velocidade
real de saída das
respectivas alterações.
A estrutura da pasta
onde os documentos
são partilhados será a
mais adequada? Poderia
talvez estar mais
arrumada e com outra
lógica.
As actas e a grande
maioria dos documentos
deveria estar em
formato digital, para
mais fácil consulta.
A comunicação com os
EE poderia ser muito
melhorada. Os
contactos dos DT´s com
os EE deveriam ser mais
ágeis, e haver um
registo automático
dessas comunicações.
As faltas e notas
deveriam estar numa
plataforma, ou site,
online.
Deveria existir um
diagrama de fluxo de
informação para que os
novos professores e
para dar conhecimento
aos novos alunos e EE´s.
Tratamento Entrevistas Alunos
Questões
Cargos
Q1 – Do vosso ponto de
vista, que tipo de
informações essenciais,
deveriam estar
disponíveis no Sistema
de Informação da escola,
para os alunos?
Q2 – A
comunicação/divulgação de
informações, é feita de uma
forma eficaz? Os alunos têm
sempre conhecimento do que
se passa na escola, das
actividades em curso?
Q3 – Se não, o que pensa
que falha no processo da
divulgação das informações
?
Q4 – Outros comentários.
- Aluno 12º
Científico –
Humanísticas
Curso Ciências
Informação de acesso à
Universidade é bem
trabalhada na escola.
A Orientação Vocacional
também é feita de uma
forma esclarecedora.
Houve uma feira de
profissões organizada na
escola e as consultas ao
SPOS são muito
esclarecedoras em
relação a esse tema
As sessões de
esclarecimento relativas
ao prosseguimento de
estudos é que podiam
ser feitas no 11º e não no
12º, pois é nesse ano que
Muitas das actividades que
acontecem na escola passam
desapercebidas aos alunos.
A informação não é passada da
forma mais atractiva para os
alunos.
Poderia ser algo tipo evento do
facebook, ou cartaz de grandes
dimensões com bom design.
As filas na papelaria são
insuportáveis. Se houvesse um
sistema de cartões, talvez as
filas não fossem tão grandes,
uma vez que as refeições
poderiam ser reservadas
usando esse sistema de
Falham as formas de
divulgação das actividades
e eventos que ocorrem na
escola.
Os documentos importantes,
os quais é importante que os
alunos conheçam, deveriam
estar acessíveis no moodle.
se têm que escolher as
disciplinas específicas.
Era importante poder
consultar online,
informação sobre faltas,
marcar refeições,
consultar horários e até
as pautas de fim de
período.
cartões.
Aluna 12º
Científico –
Humanísticas
Curso Artes
A informação sobre
horários, turmas, notas e
faltas deveria estar
disponível online, desde
que é gerada.
A divulgação dos eventos e
actividades da escola deveriam
ser feitas, para além da
utilização de papel e cartazes,
utilizando as redes sociais.
A divulgação em papel afixado
no polivalente não é suficiente
porque já não chama à
atenção dos alunos.
As actividades, eventos,
torneios poderiam também ser
colocadas no site da escola.
A não utilização de meios
apelativos para a
divulgação das actividades.
De entre a informação
necessária às candidaturas
ao ensino superior no site
da DGES, é por vezes difícil
de encontrar aquela que
necessitamos. Mo entanto
o gabinete de apoio ao
aluno faz um bom
acompanhamento junto
das turmas e assiste nessas
dificuldades.
Poderia haver algumas
chamadas de atenção, alertas
aos alunos, acerca de datas e
procedimentos importantes a
cumprir em situações
específicas.
Esses alertas poderiam ser
desencadeados pelo Sistema
de Informação da Escola.
Tratamento Entrevista Funcionária
Questões
Cargos
Q1 – . Que tipo de Informações
necessitam os funcionários, para
a orientação do seu trabalho com
os alunos e professores?
Q2 – As informações
necessárias são
transmitidas de uma
forma atempada e eficaz
? Se não, porque razão
acha que isso não
acontece?
Q3 – A gestão do material necessário para
apoio às actividades pedagógicas é uma
gestão correcta ? Se não como pensa que
poderia ser feita ?
Funcionária de
Bloco
As informações que são
constantemente necessárias são
os horários das turmas, dos
professores, da ocupação das
salas e os Directores de Turma.
Precisamos de controlar a
ocupação de salas, as
substituições, permutas para que
estas aulas possam ser realizadas.
São também necessárias
orientações específicas da
direcção acerca da ocupação de
salas para realização de ventos
específicos, p. ex. reuniões de
conselho, reuniões com EE´s,
Testes, Exames e outras
actividades.
As informações que são
para transmitir aos
professores, são feitas
num único ponto da
escola, no bloco B.
Por outro lado a
informação sobre faltas
dos professores é
comunicada à direcção
também a partir do
bloco B. por vezes
algumas informações
para professores são
dadas para o bloco A, a
pedido da direcção.
Existem informações às
quais é preciso dar
resposta e chegam já
O Sistema de requisições de material,
funciona bem, satisfaz. Há uma ficha que é
preenchida entregue. A requisição de
material é assinalada num mapa.
Por vezes as requisições são mal
preenchidas ou de uma forma incompleta o
que dificulta o trabalho das funcionárias.
Muitas vezes são sempre os mesmos
docentes a requisitar os videoprojectores, e
quando há poucos é preciso moralizar as
requisições.
Às vezes é preciso também arranjar
soluções para necessidades de última hora,
por vezes até por pedido da direcção,
embora os avisos de necessidade de
equipamento para eventos específicos
sejam normalmente feitos
São importantes estas
informações para proceder à
limpeza das mesmas com tempo.
A distribuição do serviço de
limpeza das salas é feita no início
do ano lectivo.
tardiamente, fora de
hora. Informações
necessárias para o SASE,
para os exames, alunos
que são chamados à
secretaria, são tudo
informações que
passam pelas
funcionárias e que têm a
responsabilidade de as
comunicar aos
destinatários.
atempadamente.
Ultimamente existe um professor
responsável pela requisição de materiais
necessários para os grandes eventos da
escola.
Outra dificuldade é a conferência da
entrega do material, principalmente
quando há devolução em grandes
quantidades ao mesmo tempo.
Era preciso verificar se está todo funcional,
mas muitas vezes não há tempo para isso.
Tratamento Entrevista Secretaria
Questões
Cargos
Q1 – . O funcionamento
das diferentes áreas
específicas no trabalho
administrativo, é do seu
ponto de vista
satisfatório?
Q2 – Que aplicações
informáticas são
usadas na secretaria
para as diferentes
áreas de serviço:
Alunos, professores,
Sase, etc….
Satisfazem, no seu
funcionamento?
Como foram
escolhidas, e quando
foi a última
actualização?
Q3 – A Secretaria é um
centro nevrálgico de
comunicações e de
partilha de informações
na escola! O processo de
recepção, partilha e
envio de informações na
sua opinião funciona
adequadamente (sem
atrasos, fazendo a
triagem e envio da
informação para os seus
destinatários). Se não
como poderia funcionar?
Q4 – O Apoio à Direcção da
escola, por parte da secretaria,
e participação nos processos
de tomada de decisão nas
áreas da gestão financeira, no
tratamento dos aspectos
legais, na comunicação com as
entidades superiores (DREN,
MISI, GAVE, DEGRE, etc…) é
eficaz ?
Q5 – O que pensa dos processos
de gestão de informações
actualmente existentes?
Poderiam ser agilizados e tornar-
se mais eficientes?
Chefe de
Serviços
Administrativos
A grande maioria dos
serviços sobre os quais, a
secretaria tem
responsabilidade
funcionam bem.
Concretamente a área
dos Alunos, professores e
apoio à Direcção.
A contabilidade é um
sector carenciado nos
Serviços Administrativos.
Nos funcionários
São usadas aplicações
da JPM&Abreu. A
gestão de Alunos, A
contabilidade, SASE e
GPV - Gestão de
Pessoal e
Vencimentos.
As aplicações
satisfazem na sua
globalidade.
Surgiram em 94 com a
Funciona! As
informações chegam do
exterior, são triadas e
chegam à Directora que
despacha a sua
distribuição. Por vezes há
comunicações que são
enviadas directamente
para os seus
destinatários, quando é
só para algumas pessoas.
Na minha opinião é eficaz. O
único constrangimento é o
tempo do chefe de serviços ser
muito pouco em virtude de se
ocupar com outras tarefas que
deveriam estar a ser
asseguradas por funcionários.
A comunicação directa através
de email, dentro do contexto
escolar e até para fora da escola
é muito importante porque torna
a comunicação mais fluida,
rápida e eficaz.
A informação chega por vários
canais à escola. Dependendo da
origem, o tratamento a dar à
disponíveis não se
encontram
conhecimentos técnicos
na área da contabilidade
pública.
Esta função tem que ser
desempenhada pelo
chefe, o que lhe rouba
imenso tempo necessário
para outras actividades
nos Serviços.
aplicação do SASE e
logo depois
acompanharam as
necessidades das
escolas com a gestão
de Alunos.
Depois apareceu a
empresa Truncatura
que também foi
avaliada no sentido
de utilização do seu
software. No entanto,
existem escolas que
abandonaram essa
plataforma de
aplicações por
existência de
problemas de
assistência técnica.
O MISI definiu
requisitos
relacionados com a
portabilidade dos
dados para os seus
sistemas de
informação e deu
certificação ás
aplicações baseadas
Por vezes a secretaria
recebe muita informação
repetida. Sobre Desporto
Escolar, Calendários de
Exames, etc..
Informação em excesso,
não é sinónimo de boa
informação. A secretaria
tem muitas vezes que
filtrar informação que
chega de algumas
entidades oficiais.
informação também varia.
nesse critério.
Quase todas as
aplicações foram
actualizadas em Maio.
A Gestão de Alunos
satisfaz no que é
possível.
Existem
constrangimentos
como por exemplo
diferentes formatos
de pautas, diferentes
tratamentos, o que
dificulta a utilização
para todos os cursos
da escola.
No ensino profissional
existe um grande
atraso no registo de
avaliações por parte
dos professores,
principalmente no
que respeita a
recuperações de
módulos. Esta
situação complica
imenso o lançamento
das classificações,
uma vez que se torna
difícil lançar no ano
anterior ao corrente.
Uma gestão integrada
com sumários online,
avaliações e faltas era
ideal para a escola.
No entanto, questões
relacionadas com a
segurança, devem
limitar o acesso via
Web.
Neste momento põe-
se a questão dos
recursos disponíveis
para implementar
esse sistema.