geschäftsanwendungen & rechnungsprozesse fest im griff...emilia-romagna in italien...
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Geschäftsanwendungen & Rechnungsprozessefest im Griff
Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing
Mitglied im CC Steuern & Recht
Mitglied im CC Industrie 4.0
Auf dem Weg zur perfektenEingangsrechnungsverarbeitung
Bildhinweis: Quelle https://pixabay.com/de/
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Spezialist für
ECM-Auswahl und -Anwendung
Eingangsrechnungsbearbeitung
Prozessmanagement
• Prozesskostenrechnung
• Risikobewertung von Prozessen
• Prozessoptimierung
Betriebswirtschaft(Kostenrechnung, Unternehmensplanung)
Migrationen,
Verfahrensdokumentation
Seminare &Systemauswahl
Vorstellung
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Vorstellung
Einführung von elektronischerEingangsrechnungsbearbeitungbislang in 14 europäischenLändern, USA und Kanada
Weltweite Projekte
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Gliederung
Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitung – Warum nur?
Was fehlt zu einer perfekten Rechnungsbearbeitung?
Wege zur Perfektion….
Typen von Rechnungen
Lösungsbausteine
Fazit
Gespräch & Literatur
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“
- €
20,0 €
40,0 €
60,0 €
80,0 €
100,0 €
120,0 €
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Zusammenstellung von Kosten der Eingangsrechnungsbearbeitung in €aus verschiedenen Quellen
Vgl. Schömburg, H., (2007), S. 58
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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0%
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20%
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60%
taggleich 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage > 7 Tage
Durchlaufzeiten [Kalendertage]gebuchter Rechnungen 2017
in Prozent
Durchlaufzeitin Tagen
Aufteilungin %
Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
taggleich 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage > 7 Tage
Durchlaufzeiten [Kalendertage] gebuchter oderimportierter Rechnungen 2017
in Prozent
Durchlaufzeit in Tagen
Aufteilungin %
n = 21134
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Italien seit 2017:
Ab dem 31. Januar 2017 wird es für alle regionalen Behörde der
Emilia-Romagna in Italien obligatorisch sein, gegenüber ihren
Lieferanten im Peppol Format Bestellungen zu senden und
Lieferscheine zu erhalten.
Seit 2017 müssen italienische Inhaber einer Ust-IdNr (DL
193/2016), alle Informationen über ausgegebene und
erhaltene Rechnungen und Änderungen, der Agenzia delle
Entrate (italienischen Steuerbehörde) elektronisch senden.
Weiteres wird sich ab 2019 ändern
Deutschland, 2017 verabschiedet:
Fahrplan für elektronische Rechnungen an
Bundesbehörden und Landesbehörden steht bzw. ist in Arbeit
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Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“elektronische Rechnungen werden Sie überrennen!
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Italien ab 2019:
Pflicht zur Stellung von elektronischen Rechnungen:
Ab 1. Januar 2019 müssen alle italienischen Unternehmen und
Freiberufler für in Italien erzielte Umsätze eine elektronische
Rechnung stellen und versenden und zwar über die Plattform
der Einnahmenagentur SDI.
Dies gilt nicht nur für Umsätze, welche mit Unternehmen oder
Freiberuflern erzielt werden sondern auch für Umsätze mit
Privatpersonen.
Bereits ab 1. Juli 2018 sind Subunternehmen
im Bauwesen zur Stellung von elektronischen
Rechnungen verpflichtet, welche gegenüber
öffentlichen Auftragnehmern abrechnen.Quelle:
https://viehbacher.com/de/blog/rechtliche-news/item/709-steuernews-italien
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Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“elektronische Rechnungen werden Sie überrennen!
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Ungarn: täglich verpflichtende elektronische Übermittlungvon Rechnungen ab 01. Juli 2018
Ab 01. Juli 2018 sollen in Ungarn neue Rechnungslegungs- bzw.
Datenübermittlungsvorschriften in Bezug auf inländische
Rechnungen eingeführt werden. Von der Regelung sind
Unternehmer betroffen, die Rechnungen mit ungarischer
Umsatzsteuer ausstellen.
D.h., auch ausländische Unternehmer,
die in Ungarn für umsatzsteuerliche
Zwecke registriert sind, müssen die
Neuregelungen beachten.
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Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“elektronische Rechnungen werden Sie überrennen!
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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Frage zur EingangsrechnungsbearbeitungWarum könnte sie nicht perfekt sein?
zu langeLaufzeit
Vertragfehlt
Bestellungfehlt
Ansprech-partnerunklar
Rechnungfehlt oder ist
nicht zu finden
Unklare4-Augen-Prinzip
E-Rechnungs-verarbeitung
ungklärt
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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EingangsrechnungsbearbeitungWann ist sie perfekt?
KeinLagerplatz
Durchlaufzeit< 3 Tage? Dunkel-
buchungsquote> 80 %?
Kein Betrug!
AutomatischerImport?
Bearbeitungkostet 2 €/Rechnung?
Wirtschafts-prüfer moniert
nicht
WenigFragen/Tickets!
Klare,einheitlicheRegelungen
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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EingangsrechnungsbearbeitungWege zur Perfektion
Quelle adac motorwelt 2/2018
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1. geeigneter Rechnungsprüfungsprozess
2. digitale oder digitalisierte Rechnungen
3. Prozessautomatisierung-Plattform
4. geeignetes Buchhaltungssystem
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EingangsrechnungsbearbeitungWege zur Perfektion
Bildhinweis: Quelle https://pixabay.com/de/
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Arten von Rechnungen
Rechnungen
… kommen aufgrund von Bestellungen („bestellbezogen“)
… kommen ohne Bestellung („nicht bestellbezogen“)
… können regelmäßig auftreten (Basis ist ein Vertrag)
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Post /Belegebearbeiten
Rechnungscannen
Rechnungvalidieren &
komplettieren
Workflowstarten
Rechnungprüfen &freigeben
Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen
Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen
ECM
… keine AbweichungE-Mail Eingang
Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen(=„Dunkelbuchen“)
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Lösungsübersicht:Beispiel Validierung
Quelle AFI
Zu beachten dabei: Netto+USt = Brutto!
Im Bau: Klärung §13b!,
ggf. Aussortierung
ProForma-Rechnungen?
Keine Rundungen
Richtige Erkennung der Tsd-
Trennung:10.000,0010,000.0010‘000,0010 000,00
TIPP: Wenn „dunkel buchen“,
dann mit inländischen Rechnungen
beginnen
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Quelle AFI
Lösungsübersicht:Beispiel Rechnungsmonitor/ERB
Komplettierung/Ergänzung von Bestellnummer, falls nicht erkannt
Umsatzsteuerschlüssel
Ggf. Zahlungskonditionen
Falls nicht automatisch: Zahlsperre setzen bei
Abweichungen Keine Zahlsperre, wenn alles in
richtig erkannt wurde.
Fazit für „dunkles Buchen“:strenge Auslegung:Keine Komplettierung beim dunklenbuchenÜbliche Auslegung:Komplettierung als Voraussetzung
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff Quelle WMD
Lösungsübersicht:Beispiel Freigabe via Browser
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Lösungsübersicht:Beispiel Freigabe via App
© PSINOVA AG www.psinova.com
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
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Lösungsübersicht:Beispiel SAP Fiori
© PSINOVA AG www.psinova.com
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Lösungsübersicht:Beispiel Auswertung via Analyse
Quelle WMD
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Zwischenfazit- Lösung statt Produkt! -
Die Lösung ergibt sich durch aufeinander abgestimmteBausteine
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Abweichungen bei MM-Rechnungen:
Ermitteln des zuständigen
Bearbeiters
Zustellen der Rechnung
Aufforderung zur
Begründung im 4-
Augenprinzip oder zur
Einleitung anderer
Maßnahmen
Rücklauf an Fibu
Buchen &
Überweisung
Bei FI-Rechnungen
Ermitteln des zuständigen
Bearbeiters
Zustellen der Rechnung
Aufforderung Freigabe
(sachliche und kfm.
Freigabe) im 4-Augenprinzip
Rücklauf an Fibu
Buchen &
Überweisung
Keine Abweichung:
Kein Genehmigungs-
workflow
Automatisches Buchen
Überweisen
Bei Abweichung
Genehmigung der
Abweichung
• Mengenabweichung
• Preisabweichung
Automatisches Buchen
Überweisen
Zwischenfazit- Dunkelbuchen ist der „perfekte“ Ablauf -
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Kennzahlen
Beispielanwendung 1:
durchschnittliche Durchlaufzeit:
170 Stunden bzw. 7 Tage
Hoher Anteil an FI-Rechnungen
und damit Freigabe nach
Rechnungseingang
Beispielanwendung 2:
Durchschnittliche Durchlaufzeit:
11,9 Stunden
bzw. 0,5 Tage!
> 80 % bestellbezogene
Rechnungen und damit
nur Freigabe bei Abweichungen
Konsequentes Erhöhen des
bestellbezogenen Anteils als
Ziel
„Dunkel Buchen“ in der Praxis
Prozessauswertung einer Installation, die mit dem gleichen Prozess inmehreren Ländern im Einsatz ist.
Einziger Unterschied: Anteil bestellbezogener Rechnungen
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Lessons Learned
Dunkel Buchen umfasst
Funktionierenden Bestellprozess
Funktionierendes Verfahren für Lieferscheine
(Hoher Anteil) bestellbezogener Rechnungen
…. Also ein entsprechendes ERP-System
Erkennbare Rechnungen in guter Qualität
Gute Erkennungs- und Extraktionslösung
„Saubere“ Stammdaten
Lieferanten mit ordentlichen Rechnungen und Disziplin,so dass Rechnungen auch Bestellnummer tragen
Fazit: Dunkel gebucht …. und Zeit gewonnen
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Post /Belegebearbeiten
Rechnungscannen
Rechnungvalidieren &
komplettieren
Workflowstarten
Rechnungprüfen &freigeben
Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen
Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen
ECM
… keine AbweichungE-Mail Eingang
Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen(=„Dunkelbuchen“)
Kein Waren-eingang
Preis-abweichung
Mengen-abweichung
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
FI-Rechnungen –
Nicht bestellbezogen Rechnungen
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Post/Belege
bearbeiten
Rechnungscannen
Rechnungvalidieren &
komplettieren
Workflowstarten
Rechnungprüfen &freigeben
Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen
Elektronische RechnungsfreigabeNicht bestellbezogene Rechnungen
ECM
E-Mail Eingang
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
Es gibt keine zuvor freigegebene Bestellung alsGrundlage
Keine Bestelldaten
Kreditor ist nicht sicher bekannt
Erlaubnis für Beschaffung ist dem System nichtbekannt
Mit der Rechnung ist Korrektheit der Rechnung zu prüfen(„Prüfung“) und „Genehmigung“ einzuholen („Freigabe“)
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Elektronische RechnungsfreigabeNicht bestellbezogene Rechnungen
Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
FI-Rechnungen können daher nicht automatisiert werdenund
benötigen längere Bearbeitungszeit und
genauere Prüfung
Die Adressaten sind vielfältiger und trotzdem muss4-Augen-Prinzip gewahrt sein und Freigabe-Hierarchiegarantiert sein.
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Elektronische RechnungsfreigabeNicht bestellbezogene Rechnungen
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
≥ 100.000< 100.000< 5.000FachlichePrüfung
< 25.000
Lokaler
Bearbeiter
Lokaler
Manager
Fachbereichs-
leiter
Controlling
Zentrale
Buchhal-tung
Buch-
halter
Geschäfts-
führer
Prüf- und Freigaberegelnstufenweises Freigabeverfahren
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„Perfekte Rechnungsbearbeitung“Zusammenfassung
Perfekt heißt nicht immer schnell & billig!
Perfekt ist auch korrekt & sicher
Best Practice ist nicht immer perfekt undnicht immer optimal!
Best Practice kann Ausgangspunkt füretwas besseres sein.
Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitungwird durch Sie als Ziel festgelegt DenWeg dorthin schaffen Sie!
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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff
LiteraturEingangsrechnungsbearbeitung
www.dr-weiss.com
www.weiss-buch.de
Weiss-Buch Invoicing,ISBN 978-3-947461-00-4
erscheint demnächst
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Tel.: 0 71 57/53 96 63
Fax: 0 71 57/53 96 65
DWBDr. Dietmar Weiß Beratung
Römerstraße 571144 Steinenbronn
Fragen/Gespräch
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