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© financeTec AG | Dezember 2015

Gesamtdokumentation AdWorks für die Netfonds Gruppe

financeTec AG | Dezember 15 2 | 390

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Benutzerhandbuch für AdWorks – 12/15. Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt. Dieses Handbuch darf nur mit Genehmigung der financeTec AG in Teilen noch im Ganzen vervielfältigt und/oder übersetzt werden. Die Vervielfältigung darf weder mechanisch noch elektronisch erfolgen. financeTec AG. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen vorbehalten. Die im Handbuch verwendeten Namen sind frei erfunden. Genannte Marken und Warenzeichen können Eigentum von anderen Unternehmen sein. Verfasser Anders & Szeifert (Heidelberg) in Zusammenarbeit mit financeTec AG


Inhaltsverzeichnis

1 Erste Schritte - Einrichtung Geschäftsstelle 7

1.1 Erste Schritte - Kurzanleitung ................................................................................................................. 8

1.2 Geschäftsstelle einrichten ........................................................................................................................ 9

1.3 Erstinformation......................................................................................................................................... 14

1.4 Mitarbeiter ................................................................................................................................................. 16

1.5 Kunden ....................................................................................................................................................... 22

2 Einstieg in AdWorks 25

2.1 Leistungsumfang von AdWorks ............................................................................................................. 26

2.2 AdWorks starten ....................................................................................................................................... 29

2.3 Die Oberfläche .......................................................................................................................................... 30

2.4 Die Arbeitsbereiche.................................................................................................................................. 33

2.5 Suchen in Listen ....................................................................................................................................... 37

2.6 Arbeiten mit AdWorks ............................................................................................................................. 41

2.7 Kundenkommunikation ........................................................................................................................... 47

2.8 Dokumente am Kunden ........................................................................................................................... 48

2.9 Dokumentarchivierung via QR-Code ..................................................................................................... 52

2.10 Aktivitäten und Wiedervorlage ............................................................................................................... 55

2.11 Texteditor ................................................................................................................................................... 56

2.12 Fehlermeldungen in AdWorks ............................................................................................................... 60

3 Anträge in AdWorks 61

3.1 Anträge in AdWorks ................................................................................................................................. 62

3.2 Praxisbeispiel: Depoteröffnungsantrag erstellen .............................................................................. 64

3.3 Praxisbeispiel: Anträge suchen ............................................................................................................. 67

4 AdWorks_connect 69

4.1 Aufgabe von AdWorks_connect ............................................................................................................. 70

4.2 Grundlagen Textvorlage .......................................................................................................................... 73

4.3 Übersicht Texteditor ................................................................................................................................ 76

4.4 Praxisbeispiel: Textvorlage aus bestehender Vorlage erstellen ..................................................... 81

4.5 Praxisbeispiel: Brief, E-Mail und Fax erstellen ................................................................................... 83

4.6 Praxisbeispiele: E-Mail-Versand ........................................................................................................... 86

4.7 Praxisbeispiele: Seriendruck ................................................................................................................. 88


5 Apps für AdWorks 91

5.1 AdWorks Berater-App für das iPhone .................................................................................................. 92

5.2 App Depoteinsicht für Endkunden ....................................................................................................... 102

5.3 AdWorks Berater-App für das iPad ..................................................................................................... 118

6 Aufgabenlisten 126

6.1 Aufgabenlisten Grundlagen .................................................................................................................. 127

6.2 Einrichtung Aufgabenliste .................................................................................................................... 129

6.3 Verwendung der Aufgabenlisten ......................................................................................................... 131

7 Beratungsprotokoll in AdWorks 132

7.1 Aufgabe vom Beratungsprotokoll in AdWorks .................................................................................. 133

7.2 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll erstellen .................................................................................... 135

7.3 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll und AdWorks_connect ............................................................ 143

8 Beratungswerkzeuge 146

8.1 Die Beratungs- und Betreuungsmodule ............................................................................................. 147

8.2 Rahmenvereinbarung ............................................................................................................................ 151

8.3 Datenanalyse und Selbstauskunft ....................................................................................................... 153

8.4 Selbstauskunft ........................................................................................................................................ 156

8.5 Beratungsprotokoll ................................................................................................................................ 160

8.6 Informationsgespräch ........................................................................................................................... 162

8.7 Portfolio Angebot .................................................................................................................................... 163

8.8 Vermögensverwaltungs-Angebot ........................................................................................................ 165

8.9 Portfolio Generator ................................................................................................................................ 167

8.10 Portfolio Check ........................................................................................................................................ 169

8.11 Portfolio Monitor ..................................................................................................................................... 172

8.12 Riesterverträge - E-Mail-Warnungen bei Vertragsänderung ......................................................... 174

9 Checklisten 175

9.1 Checklisten in AdWorks ......................................................................................................................... 176

9.2 Erstellung von Checklistenvorlagen ................................................................................................... 178

9.3 Praxisbeispiel: Checklistenvorlage (Neukunde nach § 34f) ............................................................ 181

9.4 Anwendung von Checklisten ................................................................................................................ 185

9.5 Praxisbeispiel: Anwendung Checkliste (Neukunde nach § 34 f) .................................................... 187

10 Depotanalyse in AdWorks 190


10.1 Aufgabe der Depotanalyse .................................................................................................................... 191

10.2 Definitionen und Berechnungen .......................................................................................................... 193

10.3 Praxisbeispiel: Depotwerte analysieren ............................................................................................. 196

10.4 Praxisbeispiel: Depotfilter einsetzen .................................................................................................. 200

10.5 Praxisbeispiel: Vergleichsindices verwenden ................................................................................... 203

11 Depotdatenpflege in AdWorks 205

11.1 Aufgaben der Depotdatenpflege .......................................................................................................... 206

11.2 Praxisbeispiel: Transaktionsdaten pflegen ....................................................................................... 208

11.3 Transaktionsarten in AdWorks ............................................................................................................ 210

12 E-Mail Archivierung (manuell) und E-Mail Versand 212

12.1 Aufgabe der Funktion E-Mail als Datei hochladen ............................................................................ 213

13 E-Mail Archivierung mit IMAP-Server 214

13.1 Aufgabe von E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) .......................................................... 215

13.2 E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) vorbereiten ........................................................... 217

13.3 Kurzanleitung E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) durchführen................................ 219

13.4 Praxisbeispiel: E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) nutzen......................................... 220

14 Honorarabrechnung mit AdWorks 225

14.1 Honorarabsprache Grundlagen ........................................................................................................... 226

14.2 Vorbereitung der Honorarberatung - Geschäftsstelle ..................................................................... 229

14.3 Honorarabsprache - Berater ................................................................................................................ 234

14.4 Gebührenmodelle und ihre Abrechnung ............................................................................................ 239

14.5 Rechnungstellung - Geschäftsstelle ................................................................................................... 242

15 Abfragelisten 250

15.1 Einführung ............................................................................................................................................... 252

15.2 Listen ........................................................................................................................................................ 255

15.3 Listenerstellung ..................................................................................................................................... 258

15.4 Filter in Listen ......................................................................................................................................... 264

15.5 Praxisbeispiel Listen ............................................................................................................................. 271

15.6 Anlage ...................................................................................................................................................... 276

16 Marketinglisten 301

16.1 Grundlagen Marketinglisten ................................................................................................................. 302

16.2 Statische Marketingliste ....................................................................................................................... 304


16.3 Dynamische Marketingliste .................................................................................................................. 307

16.4 Marketinglisten freigeben ..................................................................................................................... 315

16.5 Verwendung von Marketinglisten ........................................................................................................ 315

17 Online-Depoteinsicht und Postbox in AdWorks 320

17.1 Einrichtung der Online-Depoteinsicht in AdWorks ........................................................................... 321

17.2 Einsatz der Postbox ............................................................................................................................... 326

18 Online-Depoteinsicht - Anwenderdokumentation 328

18.1 Grundlagen Online-Depoteinsicht ....................................................................................................... 330

18.2 Verwendung der Online-Depoteinsicht ............................................................................................... 334

18.3 Postbox in der Online-Depoteinsicht ................................................................................................... 340

19 Verträge und Schäden 343

19.1 Verträge Grundlagen ............................................................................................................................. 344

19.2 Schäden Grundlagen ............................................................................................................................. 350

19.3 Praxisbeispiel: Vertrag für Haftpflichtversichung ............................................................................ 352

19.4 Praxisbeispiel: Haftpflichtschaden...................................................................................................... 355

19.5 Praxisbeispiel: Immobilienverträge .................................................................................................... 361

20 Zusätzliche Dienstleistungen 365

20.1 Datenübernahme aus Ihrem System zu AdWorks ............................................................................ 366

20.2 Faxdienst in der Praxis .......................................................................................................................... 369

20.3 Telefonie mit AdWorks .......................................................................................................................... 373

21 Schnittstellen 376

21.1 Schnittstelle zu germanBroker.net AG ............................................................................................... 378

21.2 E-Mail-Warnungen für Riesterverträge .............................................................................................. 385

21.3 Import FINORM-Verträge ...................................................................................................................... 387


1 Erste Schritte - Einrichtung Geschäftsstelle

Sie haben AdWorks neu erworben und möchten es einrichten. In diesem Kapitel finden Sie eine Checkliste mit den ersten Schritten und Anleitungen zur Einrichtung der Geschäftsstelle, Mitarbeitern und Kunden.

In diesem Kapitel Erste Schritte - Kurzanleitung ........................................................................................................ 8 Geschäftsstelle einrichten ............................................................................................................... 9 Erstinformation ............................................................................................................................... 14 Mitarbeiter ........................................................................................................................................ 16 Kunden .............................................................................................................................................. 22


1.1 Erste Schritte - Kurzanleitung

Die Kurzanleitung gibt Ihnen einen Überblick, wie sie die ersten Schritte in AdWorks ausführen. Da hier grundsätzliche Einstellungen vorgenommen werden, benötigen Sie in vielen Fällen besondere Rechte. Zur Erstellung einer neuen Geschäftsstelle wenden Sie sich bitte an den zuständigen Support.

Erste Aufgaben des Administrators

1 Geben Sie Adressdaten für die Geschäftsstelle ein.

2 Richten Sie das Briefpapier und das Layout für Berichte ein.

3 Legen Sie die Mitarbeiter für die Geschäftsstelle an. Hinweis: Es gibt Geschäftsstellen bei denen die Mitarbeiterdaten in einem anderen System verwaltet werden. Die Mitarbeiterdaten können nicht oder nur zum Teil in AdWorks bearbeiten werden.

4 Senden Sie den Mitarbeitern die Zugangsdaten.

Erste Schritte für Mitarbeiter

1 Melden Sie sich bei AdWorks an.

2 Ändern Sie das Passwort.

3 Prüfen und ergänzen Sie die Mitarbeiterdaten und hinterlegen Sie ggf. eine Unterschrift (Faksimile) Hinweis: Es gibt Geschäftsstellen bei denen die Mitarbeiterdaten in einem anderen System verwaltet werden. Die Mitarbeiter können Ihre Mitarbeiterdaten nicht oder nur zum Teil in AdWorks bearbeiten.

4 Richten Sie Ihren E-Mailversand ein und hinterlegen eine Signatur für E-Mails.

5 Legen Sie Ihre Kunden an. Powertipp: Die Kunden können auch von einem Mitarbeiter zentral angelegt werden. Danach kann der zugeordnete Mitarbeiter geändert werden.

Weitere Aufgaben in der Geschäftsstelle Haben Sie AdWorks_connect abonniert, sind folgende Schritte sinnvoll:

1 Richten Sie den E-Mail-Versand für jeden Mitarbeiter ein.

2 Erstellen Sie Textvorlagen für Briefe und geben Sie diese für die Mitarbeiter frei.

3 Erstellen Sie Textvorlagen für E-Mails und geben Sie diese für die Mitarbeiter frei.

4 Legen Sie Textbausteine für Standardthemen an und geben Sie diese für die Mitarbeiter frei.

5 Richten Sie Marketinglisten für Routineversand ein und geben Sie diese für Mitarbeiter frei.

Weitere Aufgaben für den Faxversand Haben Sie zusätzlich zu AdWorks_connect den Faxversand bestellt, sind folgende Schritte nötig.

1 Richten Sie den Faxdienst bei der Geschäftsstelle ein. Wichtig: Dafür sind Administratorrechte nötig.

2 Prüfen Sie alle Faxnummern. Wichtig: Die Länderkennung ist notwendig und die Vorwahl ohne Null eintragen.


1.2 Geschäftsstelle einrichten

Zunächst sollten Sie die Adressdaten der Geschäftsstelle und des Geschäftsstellenleiters eingeben. Ferner können Sie ein Logo und ein Unternehmensportrait einstellen sowie das Briefpapier einrichten.

AdWorks prüft beim Programmstart, ob alle Einstellungen hinterlegt sind. In einem Popup-Fenster sehen Sie direkt wo Sie noch etwas tun müssen. Sie springen direkt zur Eingabemöglichkeit oder können sich die Hilfeseite dazu anzeigen.

1.2.1 Adressdaten hinterlegen

Sie benötigen Administratorrechte für die Geschäftsstelle, um diese Daten zu pflegen. Die Adressdaten werden an folgenden Stellen verwendet:

im Deckblatt von Berichten

als Mischfelder in der Texterstellung

Die Adressdaten pflegen Sie wie folgt:

1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Verwaltung Geschäftsstellen.

2 Wählen Sie aktive Geschäftsstellen und klicken Sie auf die Funktion Suche starten.

3 Mit einem Doppelklick öffnen Sie Ihre Geschäftsstelle.

4 Zeigen Sie das Register Adresse an.

5 Geben Sie die Adressdaten vollständig ein.

6 Speichern Sie.

Hinweis - Korrespondenzname: Als Korrespondenzname tragen Sie den Geschäftsstellennamen ein. Der Namen, den Sie hier eintragen, wird über das Mischfeld Geschäftsstelle in Texte eingebunden.


1.2.2 Briefpapier einrichten - in AdWorks

Als Administrator für Geschäftsstellen können Sie in AdWorks Briefpapier einrichten. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Sie verwenden gedrucktes Briefpapier und richten den Inhaltsbereich ein.

Sie hinterlegen bis zu vier Briefpapiervorlagen als PDF und richten den Inhaltsbereich ein.

Powertipp: Die Kontakt-Informationen können Sie direkt in AdWorks eintragen und exakt positionieren.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks geöffnet und im Arbeitsbereich Verwaltung die Geschäftsstelle ausgewählt.

1 Wählen Sie das Register Briefpapier.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertragen. Ein Fenster zur Dateiauswahl wird angezeigt.

3 Wählen Sie das PDF der Briefpapiervorlage mit einem Doppelklick aus. Das Briefpapier wird eingefügt und die Schaltflächen Anzeigen und Entfernen werden angezeigt.

4 Legen Sie den Inhaltsbereich für die erste Seite und die Folgeseite fest. Wichtig: Die Festlegungen gelten für alle Varianten.

5 Kontrollieren Sie die Festlegung mit der Schaltfläche Vorschau. Ein PDF mit dem Briefpapier wird erzeugt. Der rote Rahmen zeigt Ihnen den Inhaltsbereich an. Auf der ersten Seite sehen Sie eine weitere Linie Erste Zeile in der Rechnung. Hier beginnt der Rechnungstext mit dem Betreff.

Wichtig: Auf der ersten Seite wird im Inhaltsbereich auch die Empfängeradresse eingedruckt.

6 Verschieben Sie den Beginn des Rechnungstextes mit einer Eingabe im Feld Rechnungsdruck O...

7 Wählen Sie die Schriftart und den Zeilenabstand für die Brieftexte aus.

Hinweis: Wir empfehlen die Standardschriftart Helvetica.

8 Speichern Sie das Briefpapier. Das Briefpapier steht jetzt für die gesamte Geschäftsstelle zur Verfügung.

Sie können außerdem Kontakt-Informationen direkt in AdWorks hinterlegen.


1.2.3 Layout für Berichte anpassen

Alle in AdWorks produzierten Berichte haben ein einheitliches Layout. Sie können für jede Geschäftsstelle ein eigenes Layout einrichten. Neben dem Logo können Sie ein Unternehmensportrait hinterlegen und das Standarddrucklayout auf Ihre Firmenfarben einstellen.

Absender Im Deckblatt der Berichte ist ein Adressfeld für Fensterumschläge eingebunden. Hier tragen Sie den Absender ein, der oberhalb des Adressfensters stehen soll.

Logo Im Deckblatt der produzierten Berichte, z. B. Depotbericht, wird das Logo unten rechts platziert. Auf der Willkommensseite der Online-Depoteinsicht sehen Ihre Kunden das Logo ebenfalls.

Unternehmensportrait Ihr Unternehmensportrait kann in Beratungen integriert werden.

Drucklayout Kopfzeile-Farbbalken Wird als Kopfzeile in Berichten eingedruckt. Sie können die Farbfelder an Ihre Farbvorgaben anpassen und die Textfarbe für den Bereich einrichten. Stellen Sie zum Beispiel alle Felder auf weiß, wenn Sie keinen Farbbalken möchten.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks geöffnet und im Arbeitsbereich Verwaltung die Geschäftsstelle ausgewählt. Sie haben ein Logo mit einer Auflösung von 300dpi und ein Unternehmensportrait im PDF-Format auf Ihrem Rechner gespeichert.

1 Wählen Sie das Register Logo und Portrait.

2 Geben Sie eine Absenderadresse ein.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Logo übertragen und wählen Sie Ihr Logo aus. Sie sehen eine Voransicht.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertragen und wählen Sie Ihr Unternehmensportrait im PDF-Format aus.

5 Stellen Sie den Farbbalken wie gewünscht ein. Dafür klicken Sie in ein Farbfeld und wählen die gewünschte Farbe aus.

6 Passen Sie die Textfarbe an, falls Sie sehr helle Farben ausgewählt haben.

7 Speichern Sie die Änderungen.

8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau. Die Druckvorschau für Berichte wird angezeigt.

1.2.4 Aktivitäten gegen Bearbeitung sperren

Mit Aktivitäten organisieren Sie die Beratung und weisen nach, wann Sie mit welchem Kunden in Kontakt waren. In AdWorks werden abgelaufene Aktivitäten nach einer vorgegebenen Zeit gesperrt und sind damit archiviert. Nach wieviel Tagen die Aktivitäten gesperrt werden, gibt der Systemadministrator für alle Geschäftsstellen ein.


1.2.5 Betreff für Aktivitäten einrichten

Erstellt ein Berater Aktivitäten muss er einen Betreff eintragen. Als Administrator für Geschäftsstellen können Sie für jede Geschäftsstelle eine Auswahl an Aktivitäten-Betreffs eingeben und so den Beratern die Arbeit erleichtern. Die Berater können dann einen Betreff über ein Pulldown-Menü auswählen. Der Mitarbeiter bekommt die Betreffe seiner Geschäftsstelle angeboten.

Regel - Formulierung Betreff: Im Betreff können Sie alle Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen und auch Satzzeichen verwenden. 1 Zeigen Sie im Bereich Verwaltung die Geschäftsstelle zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Sonstige.

3 Geben Sie im Feld Betreff für Aktivitäten einen Betreff ein und drücken die Return-Taste.

Hinweis: Nach jedem Betreff drücken Sie die Return-Taste, daran erkennt AdWorks, dass ein neuer Betreff beginnt. Die Betreffe werden den Beratern in der Sortierung angezeigt, wie sie in der Geschäftsstelle hinterlegt sind.

4 Wählen Sie Alphabetisch Sortieren. Die Betreffe werden alphabetisch aufsteigend sortiert.

5 Speichern Sie die Geschäftsstelle. Den Beratern stehen die Betreffe jetzt als Auswahl zur Verfügung.


1.2.6 Standardwerte hinterlegen

Erstellt ein Berater eine neue Beratung muss er einige Einstellungen vornehmen. Als Geschäftsstellenadministrator können Sie für die Beratungen Voreinstellungen hinterlegen und so die Berater unterstützen.

Hinweis -Voreinstellung in Beratung ändern: Wird eine neue Beratung erstellt, sind die Voreinstellungen aktiviert. Der Berater kann sie ändern. 1 Zeigen Sie im Bereich Verwaltung die Geschäftsstelle zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Beratung.

3 Aktivieren Sie die Einstellungen, die Sie voreinstellen möchten.

4 Speichern Sie die Geschäftsstelle. Wird nun eine neue Beratung erstellt, werden die Voreinstellungen verwendet.

Powertipp: Auf dem Register hinterlegen Sie auch die Provisionssätze. Diese Sätze kann nur der Geschäftsstellen-Administrator ändern.


1.3 Erstinformation

Die Erstinformation können Sie in verschiedenen Beratungen in die Kundeninformation integrieren.

Beratungsprotokoll

Informationsgespräch

Portfolio Angebot

An folgenden Stellen können Sie die Erstinformation hinterlegen:

Bei der Geschäftsstelle im Register Erstinformation in den Datenfeldern oder als PDF.

Als PDF beim Mitarbeiter im Register Sonstiges.

1.3.1 Regel - Automatische Auswahl der Erstinformation

Sie können die Erstinformation an der Geschäftsstelle oder am Mitarbeiter hinterlegen. AdWorks verwendet immer nur eine Erstinformation. Folgende Prioritäten gelten bei der Auswahl:

1 Priorität: Erstinformation als PDF am Mitarbeiter Ist eine Erstinformation am Mitarbeiter hinterlegt, wird die Erstinformation des Mitarbeiters verwendet.

2 Priorität: Erstinformation als PDF bei der Geschäftsstelle Am Mitarbeiter ist keine Erstinformation hinterlegt. Es wird das PDF mit der Erstinformation verwendet, das für die Geschäftsstelle hinterlegt ist.

3 Priorität: Erstinformation im Register Erstinformation der Geschäftsstelle Am Mitarbeiter und an der Geschäftsstelle sind keine PDF mit der Erstinformation hinterlegt. AdWorks verwendet die Informationen aus dem Register Erstinformation.

1.3.2 Erstinformation hinterlegen

Geschäftsstelle - Erstinformation in Datenfelder einfügen (Administrator)

Aus den Datenfeldern erzeugt AdWorks die Erstinformation für die Beratungen. Sind keine weiteren Erstinformationen für die Geschäftsstelle, Untergeschäftsstellen und Mitarbeiter hinterlegt, werden diese Angaben verwendet.

Powertipp: Verwenden Sie die Datenfelder, können Sie die Erstinformation drucken und den Text prüfen. Textänderungen kann nur die financeTec AG einpflegen. 1 Zeigen Sie im Bereich Verwaltung die Geschäftsstelle zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Erstinformation.

3 Füllen Sie die Formularfelder vollständig aus.

4 Speichern Sie die Geschäftsstelle.


Geschäftsstelle - Erstinformation als PDF hinterlegen (Administrator)

Hinterlegen Sie ein PDF für die Erstinformation an der Geschäftsstelle, wird das PDF als Erstinformation in den Beratungen verwendet. Die Daten aus den Datenfeldern werden ignoriert. Mitarbeiter und Untergeschäftsstellen können eigene PDFs als Erstinformation hinterlegen, dann wird das PDF der Geschäftsstelle ignoriert.

1 Zeigen Sie im Bereich Verwaltung die Geschäftsstelle zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Erstinformation.

3 Wählen Sie Übertragen. Das Fenster für den Datei Transfer wird angezeigt.

4 Laden Sie das PDF mit der Erstinformation hoch.

5 Speichern Sie die Geschäftsstelle.

Mitarbeiter - Erstinformation als PDF hinterlegen

Sie haben eine spezielle Erstinformation? Das PDF hinterlegen Sie am Mitarbeiter. Für die Beratungen des Mitarbeiters wird immer das PDF des Mitarbeiters verwendet.

1 Zeigen Sie im Bereich Verwaltung den Mitarbeiter zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Sonstiges.

3 Wählen Sie Übertragen. Das Fenster für den Datei Transfer wird angezeigt.

4 Laden Sie das PDF mit der Erstinformation hoch.

5 Speichern Sie den Mitarbeiter.


1.4 Mitarbeiter

Mitarbeiter sind dem Arbeitsbereich Verwaltung zugeordnet. Je nach eingestellten Rechten können Mitarbeiter angelegt und Mitarbeiterdaten geändert werden.

Administrator für Geschäftsstellen

Mitarbeiter anlegen, löschen und inaktivieren

Mitarbeiterrechte festlegen

Alle Mitarbeiterdaten bearbeiten

Passwörter ändern

Mitarbeiter

Eigene Mitarbeiterdaten ändern

Eigenes Passwort ändern

Eigene Signatur hinterlegen

1.4.1 Mitarbeiterrechte - Zugriffsrechte

AdWorks hat ein Rechtesystem hinterlegt, mit dem Sie die Sicht und die Bearbeitung von Daten steuern können.

Geschäftsstelle Sie können die Berechtigung Administrator für Geschäftsstellen vergeben. Nur der Administrator kann: Geschäftsstelle bearbeiten

Neue Mitarbeiter anlegen

Rechte für Mitarbeiter einstellen

Benutzer Ein Administrator kann die Benutzerrechte individuell erweitern und wieder einschränken. Kunden aller Mitarbeiter

Alle Kunden der eigenen Geschäftsstelle werden in der Kundenliste aufgelistet und können bearbeitet werden.

Kunden untergeordneter Geschäftsstellen Dafür ist auch die Berechtigung für Kunden aller Mitarbeiter nötig. Alle Kunden der untergeordneten Geschäftsstellen werden aufgelistet und können bearbeitet werden.

Daten exportieren Der Mitarbeiter kann im Listengenerator, die Ergebnisliste als csv-Datei exportieren und in einem anderen Programm weiter bearbeiten.

Provisionen und Abrechnungen Der Mitarbeiter kann die Provisionen und Abrechnungen für seine Kunden einsehen. Sieht ein Mitarbeiter zusätzlich die Kunden der Geschäftsstelle und der untergeordneten Geschäftstelle, kann er auch die Provisionen und Abrechnungen der anderen Mitarbeiter einsehen.

Vertretung für Mitarbeiter Für jeden Kunden kann zusätzlich zum Mitarbeiter eine Vertretung eingetragen werden.


Die Vertretung sieht die Kunden in seiner Kundenliste. Als Mitarbeiter wird der eigentliche Mitarbeiter eingetragen.

Die Vertretung kann die Kunden bearbeiten.

1.4.2 Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter können Sie nur als Administrator der Geschäftsstelle anlegen.

Hinweis: Es gibt Geschäftsstellen, bei denen die Mitarbeiter in einem anderen System verwaltet werden. Die Mitarbeiter und Administratoren können die Mitarbeiterdaten nicht oder nur zum Teil bearbeiten. 1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Mitarbeiter aus. Die Mitarbeiterliste wird

angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Funktion neuer Mitarbeiter. Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter erfassen wird angezeigt.

3 Geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein. Zumindest der Name ist in diesem ersten Schritt eine Pflichtangabe. Powertipp: Lassen Sie den Anzeigenamen leer, er setzt sich automatisch aus den Angaben zu Name und Vorname zusammen. Nur wenn Sie einen anderen Anzeigenamen bevorzugen, können Sie die automatische Ausfüllung löschen und einen anderen Namen eingeben.

4 Wechseln Sie in das Register Login und Rechte.

5 Geben Sie im Feld Login die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein.

6 Vergeben Sie ein Passwort für den neuen Mitarbeiter. Wichtig: Achten Sie auf sichere Passwörter. Es gelten folgende Regeln: 6-20 Zeichen lang, Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Triviale Passwörter wie 123456 werden nicht akzeptiert.

7 Teilen Sie dem Mitarbeiter das Passwort mit, bestehen Sie auf einer Änderung des Passworts und weisen Sie ihn auf die Passwortregeln hin.


1.4.3 Passwort ändern

Sie sollten Ihr Passwort regelmäßig ändern, um die Sicherheit zu erhöhen. Ändern Sie in jedem Fall nach dem ersten Login das Passwort, das Sie von Ihrem Administrator bekommen haben.

Regeln für Passwörter 6-20 Zeichen lang

eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen

triviale Passwörter wie 123456 werden nicht akzeptiert

folgende Sonderzeichen sind möglich: _ # ! ? + - $

So ändern Sie Ihr Passwort:

1 Loggen Sie sich in das System ein.

2 Wählen Sie Verwaltung Mitarbeiter.

3 Klicken Sie in der Hauptnavigation oben rechts auf Ihren Namen.

4 Wechseln Sie in das Register Login und Rechte.

5 Klicken Sie auf Passwort eingeben und geben Sie Ihr neues Passwort ein.

6 Speichern Sie.

1.4.4 Signatur für E-Mail anlegen

Die Signatur kann jeder Mitarbeiter für sich selber einrichten. Sobald Sie mit AdWorks eine E-Mail erstellen, wird die Signatur automatisch eingefügt. Ihre Signatur können Sie individuell einrichten und mit Mischfeldern ergänzen.


2 Doppelklicken Sie auf Ihren Namen.

3 Wechseln Sie in das Register E-Mail und Unterschrift.

4 Tragen Sie die Signatur ein. Powertipp: Sie können auch die Anrede und den Kundennamen als Mischfeld einfügen.

5 Speichern Sie.


1.4.5 Unterschrift hinterlegen

Die Unterschrift hinterlegen Sie als Grafik, das ist ein sogenanntes Faksimile. Jeder Mitarbeiter kann das für sich einrichten. Die Unterschrift kann als Signatur in Briefen und Faxen eingefügt werden.

Voraussetzung: Sie benötigen ein Faksimile Ihrer Unterschrift im Format GIF, JPG oder PNG.

1 Loggen Sie sich in das System ein.


3 Doppelklicken Sie auf Ihren Namen.

4 Wechseln Sie in das Register E-Mail und Unterschrift. Hier können Sie die Signatur für E-Mails hinterlegen und eine Grafik Ihrer Unterschrift einstellen.

5 Klicken Sie auf die Lupe. Der Dateiauswahldialog öffnet sich.

6 Wählen Sie die Datei mit dem Faksimile. Die Datei wird übertragen.

7 Klicken Sie auf das Symbol Unterschrift bearbeiten. Das Bearbeitungsfenster wird angezeigt.

Zur Bearbeitung haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bildgröße ändern Mit der Zoomleiste können Sie die Größe des Faksimile ändern.

Bild zuschneiden Klicken Sie in das Bild und verschieben es bei gedrückter Maustaste so, dass die Unterschrift oben und links bündig ist. Klicken Sie in das rote Viereck und verschieben es bei gedrückter Maustaste, bis die Unterschrift unten und rechts bündig ist.

1.4.6 E-Mail-Versand einrichten und prüfen

Damit Sie E-Mails mit AdWorks versenden können, benötigen Sie ein eigenes E-Mail-Postfach. Für jeden Mitarbeiter muss der E-Mailversand eingerichtet werden. Videotutorial ansehen... (https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/667/20/schulungseinheit-smtp-daten-pflegen-in-adworks)

Folgende Informationen sind erforderlich:

Adresse des SMTP-Servers (Postausgangsserver) über den der Mitarbeiter seine E-Mails versendet

Hinweis: Die Adresse des SMTP-Servers erfahren Sie von Ihrem Administrator oder sie steht in der Zugangs-E-Mail Ihres E-Mail-Postfachs.

Port Nummer des SMTP-Servers

Verschlüsselung verwendet: ja oder nein

Anmeldename und Passwort

https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/667/20/schulungseinheit-smtp-daten-pflegen-in-adworks



E-Mailversand einrichten

1 Zeigen Sie den Mitarbeiter zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie das Register Einstellungen.

3 Tragen Sie Ihren Postausgangsserver im Feld SMTP-Server ein.

4 Tragen Sie den Port ein.

Beispiel: Standardmäßig werden die Ports 25 ohne Verschlüsselung und 587 mit Verschlüsselung verwendet.

5 Tragen Sie den Anmeldenamen und das Passwort ein.

6 Ihr E-Mail-Postfach verwendet Verschlüsselung? Aktivieren Sie die Checkbox SSL-Verschlüsselung.

7 Speichern Sie.

8 Wählen Sie E-Mail-Einstellungen testen und senden die E-Mail.

E-Mailversand prüfen Sind falsche SMTP-Daten hinterlegt, kommt die E-Mail nicht an. Zeigen Sie die Logeinträge im

Bereich Informationen an. Hier sehen Sie den Status des E-Mailversands. Bereich Informationen Logeinträge

Haben Sie keine SMTP-Daten hinterlegt und erstellen eine E-Mail, erhalten Sie eine Information von AdWorks.

1.4.7 Mitarbeiter löschen oder inaktivieren

Mitarbeiter können nur vom Administrator gelöscht werden, verwenden Sie diese Funktion nur mit Vorsicht. Besser ist es ehemalige Mitarbeiter zu inaktivieren, da damit seine Beziehungen zu Verträgen und Kunden nachvollziehbar bleiben.

Wichtig: Inaktive Mitarbeiter haben keinen Zugang mehr zu AdWorks.


2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter inaktivieren.

3 Bestätigen Sie die Rückfrage.


1.4.8 Vertretung für Kunden festlegen

Die Vertretung kann für einzelne Kunden hinterlegt werden, dafür benötigen Sie die Bearbeitungsrechte für den Kunden. Die Vertretung sieht die Kunden in seiner Kundenliste und kann die Kunden bearbeiten.

So richten Sie die Vertretung ein:

1 Zeigen Sie den Kunden zur Bearbeitung an.

2 Wechseln Sie auf Kunde.

3 Wählen Sie im Feld Vertretung einen Mitarbeiter mit der Lupe aus.

4 Speichern Sie den Kunden. Die Vertretung sieht den Kunden jetzt in seiner Kundenliste. In der Spalte Mitarbeiter ist der eigentliche Mitarbeiter eingetragen.


1.5 Kunden

Sie können die Funktion neuer Kunde an zwei verschiedenen Stellen aufrufen:

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Kunden neuer Kunde

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung neuer Kunde

1.5.1 Kunden anlegen

Jeder Mitarbeiter kann Kunden anlegen. Der Kunde wird damit automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können den Kunden nachträglich einem anderen Mitarbeiter zuordnen. Hat der Kunde Kinder, einen weiteren Ansprechpartner oder einen Depotbevollmächtigten, tragen Sie diese Personen auch in der Kundenmaske ein.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Kunden.

2 Klicken Sie auf die Funktion neuer Kunde. Das Bearbeitungsfenster Kunde erfassen wird angezeigt, der Popup-Bereich für Personen ist geöffnet. Als Rolle ist Ansprechpartner/in aktiviert.

3 Geben Sie Vorname und Name des Kunden ein. Der Anzeigename wird automatisch gefüllt und aus Vorname und Name zusammengesetzt. Powertipp: Bevorzugen Sie einen anderen Anzeigenamen, können Sie einen anderen eingeben.

4 Erfassen Sie im Register Beruf die Steuer-Id-Nr. und weitere Angaben zum Beruf.

5 Erfassen Sie unter Sonstiges Informationen zu Familienstand, Staatsangehörigkeit, Konfession sowie die Legitimation.

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Popup-Bereich wird geschlossen, der Kunde ist eingetragen. Powertipp: Unter Personen erfassen Sie auch weitere Ansprechpartner /innen, Depotbevollmächtigte sowie Kinder.

7 Klicken Sie Speichern. Der Kunde ist in AdWorks angelegt. Sie können die Kundendaten jederzeit ändern.


1.5.2 Kundenadresse erfassen

Für jeden Kunden können Sie mehrere Adressen hinterlegen.

Wichtig - Postversand: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, werden die Kontaktdaten der ersten Adresse für den Versand verwendet. Mit der Maus sortieren Sie die Adressen. Voraussetzung: Das Bearbeitungsfenster Kunde erfassen Kunde wird angezeigt.

1 Wechseln Sie in das Register Adressen.

2 Klicken Sie auf hinzufügen. Der Popup-Bereich für die Adresseingabe wird angezeigt.

3 Geben Sie die Adresse ein.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Popup-Bereich wird geschlossen. Die Adresse wird im Register Adressen eingetragen.

Powertipp - Anschreiben: Unter Kontaktpräferenzen können Sie die Adressanschrift für Anschreiben modifizieren und zum Beispiel bei einem Ehepaar beide Kunden nennen, eine Briefanrede eintragen und den Namen in Berichten festlegen.

1.5.3 Kontaktpräferenz einstellen

Im Register Kontaktpräferenz halten Sie fest, über welchen Weg der Kunde von Ihnen informiert werden möchte. Haben Sie die Kontaktpräferenz eingerichtet, zeigt Ihnen AdWorks an, wenn die Art der ausgewählten Kontaktaufnahme für einen Kunden nicht erlaubt ist.

Außerdem sollen Sie die Bestimmungen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) beachten. Die Erlaubnis UWG kann drei Zustände haben, diese wechseln mit jedem Mausklick:

Fragezeichen (Voreinstellung): es ist nicht geklärt, ob der Kunde kontaktiert werden möchte.

Häkchen: der Kunde ist damit einverstanden, dass er kontaktiert wird.

Kein Häkchen (leer): der Kunde möchte nicht kontaktiert werden.

Powertipp - Rahmenvereinbarung: Haben Sie in AdWorks eine Rahmenvereinbarung mit dem Kunden festgelegt? Sie können die Rahmenvereinbarung im Register Kontaktpräferenz einfügen. Die Vereinbarungen zur Kontaktaufnahme aus der Rahmenvereinbarung werden übernommen.

Die Kontaktpräferenz stellen Sie wie folgt ein:

Mit Rahmenvereinbarung

1 Wählen Sie Kunde aus.

2 Wechseln Sie in das Register Kontaktpräferenz.

3 Wählen Sie die Rahmenvereinbarung für den Kunden aus. Die Kontaktpräferenz aus der Rahmenvereinbarung wird eingetragen und ist für die Bearbeitung gesperrt.

Hinweis: Es werden nur abgeschlossene Rahmenvereinbarungen zur Auswahl angezeigt.

4 Speichern Sie die Änderung.


Ohne Rahmenvereinbarung


2 Wechseln Sie in das Register Kontaktpräferenz.

3 Stellen Sie die Kontaktart und -präferenzen ein.

4 Speichern Sie die Änderung.

1.5.4 Kundenstatus festlegen

In AdWorks können Sie Kunden klassifizieren und damit zum Beispiel zwischen Kunden und Interessenten unterscheiden. Auch Kundenbewertung und -potential können erfasst werden.

Powertipp: Die Angaben zum Kundenstatus lassen sich bei den Marketinglisten filtern, so dass Sie gezielte Marketingaktionen für homogene Zielgruppen durchführen können. Voraussetzung: Das Bearbeitungsfenster Kunde wird angezeigt.

1 Wechseln Sie in das Register Kunde.

2 Vergeben Sie die Status für Typ, Bewertung, Potential.

3 Haben Sie die Risikoklasse des Kunden mit einer Beratung ermittelt, tragen Sie das Ergebnis ein.

Wichtig: Vergeben Sie eine Risikoklasse nur, anhand einer dokumentierten Beratung.

1.5.5 Kunden löschen oder inaktivieren

Alle Kunden, die Sie in der Kundenliste anzeigen, können gelöscht werden. Verwenden Sie diese Funktion nur mit Vorsicht. Besser ist es Kunden zu inaktivieren, denn damit bleiben seine Beziehungen zu Verträgen oder Beratungen nachvollziehbar. Inaktive Kunden können Sie als Liste anzeigen und zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder aktivieren. Alternativ kann ein Kunde auch als ehemaliger Kunde typisiert werden.


2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde inaktivieren.

3 Speichern Sie.

1.5.6 Mitarbeiter wechseln

AdWorks unterscheidet zwei Arten des Mitarbeiterwechsels:

Eine Aktivität an einen Mitarbeiter delegieren. Beispiel: Sie legen eine neue Aktivität "verschicken eines Monatsberichts" an und delegieren die Ausführung an einen Mitarbeiter.

Einen oder mehrere Kunden einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Beispiel: Sie haben einen neuen Mitarbeiter und wollen ihm Kunden zuweisen.


2 Einstieg in AdWorks

Im Einstiegskapitel sind wichtige Themen zur Bedienung von AdWorks zusammengestellt. Sie lernen die Oberflächen und wichtigsten Grundfunktionen kennen und können sich so schnell orientieren.

In diesem Kapitel Leistungsumfang von AdWorks .................................................................................................... 26 AdWorks starten.............................................................................................................................. 29 Die Oberfläche ................................................................................................................................. 30 Die Arbeitsbereiche ........................................................................................................................ 33 Suchen in Listen .............................................................................................................................. 37 Arbeiten mit AdWorks .................................................................................................................... 41 Kundenkommunikation .................................................................................................................. 47 Dokumente am Kunden .................................................................................................................. 48 Dokumentarchivierung via QR-Code ............................................................................................ 52 Aktivitäten und Wiedervorlage ...................................................................................................... 55 Texteditor ......................................................................................................................................... 56 Fehlermeldungen in AdWorks ...................................................................................................... 60


2.1 Leistungsumfang von AdWorks

AdWorks steht für Advisor Workstation. AdWorks orientiert sich an Prozessen von Investment- und Versicherungsberatern und ist somit mehr als eine Verwaltung von Kundenadressen.

Der Leistungsumfang von AdWorks reicht von der Kunden- und Depotverwaltung, über Marketinglisten bis zu Management Reports. Je nachdem welche Module Sie zum Basispaket abonniert haben, stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

2.1.1 Kundenverwaltung

Mit AdWorks verwalten Sie Ihre Kundendaten und -dokumentation über den gesamten Beratungszyklus. Dafür erfassen Sie die Kundendaten nur einmal. Zur Kundenverwaltung gehören:

Kundendaten

Antragsverwaltung und –druck

Vertragsverwaltung und Investmentdepots

Schadensaufnahme und -berichte

Aktivitäten und Wiedervorlage

Depotanalyse

Dokumentation des Beratungszyklus

Kundenbeziehungen

Schriftverkehr mit Brief, E-Mail und Fax

Mitarbeiterwechsel


2.1.2 Angebot und Beratung

AdWorks hat verschiedene Module, die Sie bei Ihrer Kundenberatung und -betreuung unterstützen.

Kundenberatung Kundenbetreuung Beratungsprotokoll

Datenanalyse und Selbstauskunft


Portfolio Allokator

Portfolio Angebot

Portfolio Generator

Rahmenvereinbarung

Selbstauskunft

Entwicklung für netfonds Gruppe

Akktiv Allokator

Vermögensverwaltungsangebot

Portfolio Check

Portfolio Monitor

Verlustschwellen Information

Kundenberatung und Anlage Laufzeit Anlage Gegensteuern

Beratungsdokumentation Kundenklassifizierung Risikodarstellung

Portfolio Tools Produktkombinationen Individuelle

Kundenberatung Anlage rebalancieren. Eigene Portfolios erstellen Neues Portfolio nach der

Portfoliotheorie ermitteln.

Portfolio Monitor Portfolio überwachen. Alarme einstellen. Verlustschwellen Information Verlustschwelle festlegen Depots überwachen

Portfolio Check Bestehende Portfolios

optimieren. Der Fokus liegt auf geringen Transaktions- und Switchgebühren

2.1.3 Marketing

Informieren Sie Ihre Kunden regelmäßig über Investmentfragen, Versicherungsangebote oder zu anderen Themen? Dafür stellt AdWorks folgende Funktionen bereit:

Statische Marketinglisten

Dynamische Marketinglisten

Aktivitäten und Wiedervorlage für Marketing

Mitarbeiterwechsel für Marketingaktivität


2.1.4 Management Reports

Mit Management Reports verschaffen sie sich einen schnellen Überblick.

Vordefinierte Depot- und Kundenberichte

Individuelle Berichte und Listen

Ausgabe in die Formate PDF und Excel


2.2 AdWorks starten

2.2.1 So funktioniert AdWorks

AdWorks ist eine Flashanwendung, die in einem Browser abläuft. Sie rufen die Internetadresse von AdWorks auf und starten das Programm. AdWorks verbindet sich mit dem Server, auf dem die Daten gespeichert sind. Auf diesen Server greifen sowohl der Außen-, als auch der Innendienst zu. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter immer mit den aktuellen Daten arbeiten.

2.2.2 Systemvoraussetzungen

Eine Installation von AdWorks auf Ihrem Rechner ist nicht erforderlich. AdWorks wird in Ihrem Browser ausgeführt. Dafür gelten folgende Systemvoraussetzungen:

Browser mit dem Adobe Flash Player Version 11 oder höher

Aktive Internetverbindung: empfohlen DSL 6000 oder schneller

PDF-Anzeige: zum Beispiel Adobe Acrobat Reader

Browser: IE 8 oder höher, Google Chrome 21 oder höher, Mozilla Firefox 19 oder höher

2.2.3 Anmelden

Damit Sie mit AdWorks arbeiten können, benötigen Sie eine Internetverbindung. Sie starten in Ihrem Browser die Internetseite von AdWorks. Außerdem benötigen Sie für die Anmeldung folgende Daten:

Die Nummer Ihrer Geschäftsstelle

Ihren Benutzernamen

Ein Passwort

Haben Sie alle Angaben richtig eingetragen, wird die Schaltfläche Anmelden aktiviert und Sie können loslegen.

Hinweis: Aktivieren Sie die Checkbox Anmeldedaten speichern, verwendet AdWorks bei der nächsten Anmeldung die eingegebene E-Mail-Adresse und die Geschäftsstelle. Sie müssen lediglich das Passwort eingeben.

2.2.4 Rollen und Rechte

Je nach Aufgabenbereich haben die Mitarbeiter andere Berechtigungen und können neben der Kundenverwaltung zum Beispiel noch Textvorlagen für Geschäftsstellen bearbeiten oder Daten aus AdWorks exportieren. Die Berechtigungen werden individuell eingerichtet.

Sicht auf die Kundendaten:

Mitarbeiter sieht die Kunden, die er betreut.

Mitarbeiter sieht alle Kunden seiner Geschäftsstelle.

Mitarbeiter sieht auch Kunden der untergeordneten Geschäftsstellen.


2.3 Die Oberfläche

2.3.1 Navigation zwischen Fenstern

Sie wechseln direkt in die Suche einer Liste. Alle Listen von AdWorks stehen zur Wahl.

Sie rufen die Arbeitsbereiche auf. Arbeitsplatz, Informationen, Verwaltung

Sie navigieren zwischen den Fenstern. Blättern, Miniaturen anzeigen

Sie ordnen Fenster an. Neu stapeln, minimieren

Sie zeigen ein Menü an. Zuletzt geöffnete Kunden, Anträge usw. direkt aufrufen.

2.3.2 Menü Erfassung

Auf das Menü Erfassung können Sie in jedem Fenster zugreifen. Es wird immer unten links angezeigt. Fahren Sie mit der Maus auf Erfassung, öffnet ein Menü. Daraus wählen Sie neue Kunden, Anträge, Verträge, Schäden, Beratungen oder Aktivitäten.

2.3.3 Wichtige Funktionen und Symbole

Funktionen Der Mauszeiger wird zur Hand und Sie öffnen eine Bearbeitung oder starten einen Prozess.

Symbole Der Mauszeiger bleibt ein Pfeil und ein Popup mit einer Kurzinformation wird angezeigt.

Symbole

Warndreieck zeigt an, dass noch wichtige Daten fehlen. Beispiel: unvollständiger Antrag

Abgehakt sind unterzeichnete Anträge, sie sind schreibgeschützt. Anträge und Beratungen können unterzeichnet werden.

Eine blaue Markierung mit Ausrufezeichen zeigt an, dass der Antrag noch nicht unterzeichnet ist.

Rot angekreuzt werden inaktive Fälle. Beispiel: inaktiver Antrag


Symbole in Formularen

Schloss zeigt an, dass ein Formularfeld gesperrt ist. Gesperrte Felder können Sie nicht bearbeiten.

Warndreieck zeigt an, dass die Daten in einem wichtigen Feld fehlen. Die Erfassung dieser Daten wird empfohlen. Beispiel: Die Straße in den Kontaktdaten ist ein solches Feld.

Das rote Quadrat weist auf eine fehlerhafte Eingabe hin oder zeigt an, dass es sich um ein unausgefülltes Pflichtfeld handelt. Beispiel: Beim Geburtsdatum fehlt die Jahreszahl.

Tipp zum Eingabefeld anzeigen. Fahren Sie mit der Maus auf das Symbol, wird die Information angezeigt.

Funktionen

Spalten in Listen ein- oder ausblenden. Mit einem Klick auf den Pin blenden Sie Spalten ein oder aus.

Lupe in Listen: Sie springen mit einem Klick zu Kunde, Mitarbeiter, etc. Beispiel: Mitarbeiterdaten direkt aus der Kundenliste aufrufen.

In der Übersicht des Arbeitsplatzes filtern Sie Aktivitäten, Alarme und Geburtstage. Beispiel: Geburtstage werden fünf Tage vor dem Termin angezeigt.

Angezeigte Liste in die Zwischenablage kopieren. Mit einem Klick kopieren Sie die angezeigte Liste in die Zwischenablage und können sie anschließend in Excel oder ein anderes Programm einfügen.

Powertipp: Jedem Symbol ist eine Beschreibung hinterlegt. Sie wird sichtbar, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf dem Symbol sind.


2.3.4 Standardaufbau der Oberflächen

AdWorks arbeitet mit verschiedenen Fenstern. Die Oberfläche ist immer ähnlich aufgebaut.

Browserfenster

Navigation AdWorks Eingeloggt ist

Arbeitsbereiche

Auswahl Inhalte

Funktionen zu Inhalt

Suchfunktion

Inhalt

Erfassung


2.4 Die Arbeitsbereiche

Starten Sie AdWorks das erste Mal, werden die Arbeitsbereiche gestapelt angezeigt. Später merkt sich das Programm Ihre Einstellungen.

Informationen einstellen und verwalten

Geschäftsstellen verwalten

Kunden beraten und verwalten


2.4.1 Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz fasst die Listen für Aufgaben innerhalb des Beratungsprozess zusammen.

Übersicht

Verträge Aktivitäten Mitarbeiter Verträge der Kunden auflisten Alarme Kundendepots Neuen Vertrag erstellen Geburtstage der Kunden Vertrag verwalten

Kunden Schäden Kunden auflisten Schäden der Kunden auflisten Neuen Kunden erstellen Neuen Schaden erstellen Kunde verwalten Schaden verwalten Kunde Marketingliste zuordnen Schaden anzeigen, dort ... Mitarbeiter wechseln ... Schadensberichte drucken Brief für Auswahl drucken ... Aktivität zu Schaden erstellen E-Mail/Fax für Auswahl senden ... Dokument hinzufügen

Adressetikett für Auswahl drucken

E-Mail an Postbox senden Beziehungen Kundenbeziehungen auflisten

Beratungen Neue Beziehung erstellen Kundenberatungen auflisten Beziehung verwalten Neue Beratung erstellen

Beratung verwalten Aktivitäten Mitarbeiter für Aktivität wechseln

Anträge Beliebige neue Aktivität erstellen Anträge der Kunden auflisten Aktivität verwalten Neuen Antrag erstellen

Anträge verwalten Dokumente Anträge per E-Mail versenden Dokumente auflisten Antrag anzeigen, dort ... Dokumenttyp suchen

... Antrag in Postfach legen Dokumente von Besitzer suchen

... Antrag unterzeichnen


2.4.2 Informationen

Sie können Informationen im Arbeitsbereich Informationen ansehen und weiter verwenden. Mitarbeiter mit speziellen Berechtigungen können Kapitalanlagegesellschaften, Wertpapiere, Produktgeber, Produkte und Informationen anlegen, bearbeiten und löschen.

Kapitalanlagegesellschaften

Produkte KAG auflisten Poduktliste anzeigen KAG anzeigen Produkt anzeigen, dort...

... Produktgeber anzeigen

Wertpapiere

Wertpapiere auflisten Logeinträge Wertpapier anzeigen, dort... Für E-Mail- und Faxversand

...Kunden mit Wertpapier suchen

Informationen

Produktgeber Informationen auflisten

Produktgeber auflisten Als PDF anzeigen Produktgeber anzeigen


2.4.3 Verwaltung

Für einige Aufgaben in der Verwaltung benötigen Sie spezielle Rechte.

Geschäftsstellen (Berechtigung nötig)

Aufgabenlisten Geschäftsstellen (GS) auflisten Aufgabenlisten auflisten

Neue Geschäftsstellen (GS) erstellen Aufgabenliste erstellen Geschäftsstellen (GS) verwalten Aufgabenlisten verwalten

•

Mitarbeiter (Berechtigung nötig) Textvorlagen Mitarbeiter auflisten Textvorlagen GS auflisten

Neue Mitarbeiter erstellen Neue Textvorlagen erstellen

Mitarbeiter verwalten Textvorlagen bearbeiten, dort ... ... Textvorlage kopieren

Abfragelisten ... Aktivität erstellen

Diverse Listen anzeigen ... Dokument anhängen

Neue Listen erstellen

SQL-Abfragen erstellen Checklisten Listen bearbeiten Checklisten auflisten Checklisten erstellen

Portfolio Checklisten verwalten

Portfolios auflisten

Neue Portfolios erstellen Rechnungsläufe Portfolios verwalten Rechnungsläufe auflisten

Rechnungslauf erstellen, dort ...

Marketinglisten ... Honorarabsprachen zuordnen

Marketinglisten GS anzeigen Rechnungslauf verwalten Neue Marketingliste erstellen Rechnungslauf durchführen

Marketingliste verwalten

Marketingliste bearbeiten, dort ... Honorarabsprachen Listen bearbeiten, dort ... Honorarabsprachen auflisten

... Depotanalyse drucken Neue Honorarabsprachen erstellen

... Vermögensanalyse drucken Honorarabsprachen verwalten

... Depotanalyse in Postbox

... Vermögensanalyse in Postbox Dokumente

... AdWorks_connect Funktionen Dokumente auflisten

... Aktivität zu Marketingliste erstellen Dokumente verwalten

... Filter einstellen

Formulare pflegen

Sitzungsverlauf Formulare der GS auflisten

Alle Aktionen der aktuellen Sitzung Formulare verwalten


2.5 Suchen in Listen

Sie können jede angezeigte Liste durchsuchen. Die Suche ist für die jeweilige Liste angepasst.

Powertipp: Im Pulldown-Menü können Sie die Liste filtern. Neben aktiven, inaktiven und alle Kunden oder Vorgängen finden Sie auch unvollständige Kunden, bei denen relevante Daten fehlen oder unvollständige Checklisten. Für Beratungen filtern Sie hier auch nach abgeschlossenen und nicht abgeschlossenen Beratungen. Für die einfache Suche tragen Sie den Suchbegriff ein und klicken auf die Lupe. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Suchfeld, haben Sie weitere Möglichkeiten.

Einfache Kundensuche Erweiterte Kundensuche

In der einfachen Kundensuche suchen Sie nach Nach-, Vorname oder Kundennummer.

Nachname und Vorname werden mit Komma getrennt. Sie können Platzhalter einsetzen.

Im Beispiel suchen Sie nach Kunden deren Nachname mit "M" beginnt und mit "er" endet. Der Vorname beginnt mit "M".

Sie können die Suche verfeinern. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben dem Suchfeld.

Sie können mehrere Typen markieren und so zum Beispiel gleichzeitig nach Kunden und Interessenten suchen lassen.

Im Beispiel suchen Sie alle Kunden, die in den nächsten beiden Monaten Geburtstag haben.

Powertipp: Im Filterbereich können Sie auch Abfragelisten einfügen.

2.5.1 Platzhalter und Reihenfolge der Sucheingabe

Platzhalter für alle Suchfelder

Die Platzhalter sind gültig für: Suchfelder der verschiedenen Listen, den Feldern der erweiterten Suche und den Feldern in Auswahlfenstern von Dokumenten und Aktivitäten.

Platzhalter Beschreibung % oder * Mehrere beliebige Zeichen

Beispiel: M%r oder M*r finden Meir, Müller, Mittermeier

_ Ein beliebiges Zeichen

Beispiel: M__er findet Maier, Meyer, Meier


Platzhalter für Stadt und Straße

Die Platzhalter sind gültig für die Kundenliste.

Nachname und Vorname müssen vor Stadt und Straße stehen.

Platzhalter Beschreibung

in "Stadt" Sucht alle in der Stadt. Teilbegriffe sind möglich.

Beispiel: in Frank findet alle in Frankfurt und Frankenthal

in "Stadt", "Straße" Sucht alle in der Stadt, die in der Straße wohnen. Teilbegriffe sind möglich. Für eine Straßensuche muss immer eine Stadt oder ein Platzhalter für die Stadt eingetragen werden.

Beispiel 1: in Frank, Lim findet alle in der Limescorso Straße und der Limpugergasse in Frankfurt. Frankenthal hat keine Straße, die mit Lim beginnt.

Beispiel 2: in *, Hauptstraße findet alle Hauptstraßen in allen Städten.

in "Stadt", "Straße Hausnummer", "Stadt"

Sucht alle in der Straße mit Hausnummer in der Stadt. Teilbegriffe sind möglich. Kombinationen mit anderen Platzhaltern sind möglich. Hausnummer wird mit einem Leerzeichen von der Straße getrennt.

Beispiel: in frank, * 35 findet alle Kunden mit Hausnummer 35 in Frankfurt und Frankenthal.

Platzhalter in Geschäftsstelle

Der Platzhalter ist gültig für die Kundenliste und die Mitarbeiterliste. Die Geschäftsstelle steht immer am Ende der Sucheingabe.

Platzhalter Beschreibung

:"Geschäftsstellennummer"

Zeigt alle Kunden oder Mitarbeiter einer Geschäftsstelle. Die komplette fünfstellige Geschäftsstellennummer ist nötig! Kann mit anderen Suchparametern kombiniert werden. Muss immer am Ende der Suchparameter stehen.

Beispiel 1 Mitarbeiterliste: :99999 findet alle Mitarbeiter der Geschäftsstelle 99999

Beispiel 2 Kundeliste: in Frank:99999 findet alle Kunden der Geschäftsstelle 99999 in Frankfurt und Frankenthal.

:"Geschäftstellennummer"+

Zeigt alle Kunden und Mitarbeiter der Geschäftsstelle und der Untergeschäftsstellen. An die komplette Geschäftsstellenummer wird ein Pluszeichen angehängt.

Beispiel 1 Mitarbeiterliste: :99999+ findet alle Mitarbeiter der Geschäftsstelle 99999 sowie aller untergeordneten Geschäftsstellen.

Reihenfolge der Sucheingabe

Die Suche erwartet folgende Reihenfolge:

Nachname, Vorname in Stadt, Straße Hausnummer :Geschäftsstellennr.+

Folgende Regeln gelten für die Reihenfolge:

Es müssen nicht alle Suchparameter verwendet werden.

Suche nach Vorname benötigt eine Eingabe oder Platzhalter für Nachnamen.

Suche nach Straße benötigt eine Eingabe oder Platzhalter für Stadt


Beispiele Kundenliste Kunden mit einem beliebigen Nachnamen und einem Vornamen der Maxim enthält, in einer

beliebigen Stadt in einer Straße die gasse enthält und die zur Geschäftsstelle 60249 gehören.

Kunden mit dem Namen Maier in den verschiedenen Schreibweisen, deren Vornamen mit M beginnen, die in Frankfurt in einer Allee wohnen und der Geschäftsstelle 60249 sowie deren Untergeschäftsstellen zugeordnet sind.

Beispiel Mitarbeiterliste

Alle Mitarbeiter einer Geschäftsstelle inklusive der Untergeschäftstellen deren Nachnamen mit B beginnen.

2.5.2 Besonderheiten der Aktivitätenliste

In der Aktivitätenliste sucht AdWorks im Betreff. Es wird nach allen Wortanfängen gesucht.

Beispiel: Die Eingabe Ver

AdWorks findet:

Information Vermögensentwicklung

Grafische Darstellung der Vermögensentwicklung

Liste Versicherungsfälle

Powertipp: Mit dem Platzhalter *ver* finden Sie auch: Basisvermögen und Lebensversicherung.


2.5.3 Suchfilter

Der Suchfilter von AdWorks ist eine Schnellsuche, die Sie in allen Listen verwenden können. Sie suchen damit in allen Feldern einer Liste nach Namensteilen oder Nummern.

Beispiel: Sie möchten Kunden anzeigen, deren Postleitzahl mit 60 beginnt.

1 Zeigen Sie die Kundenliste an. Oben rechts sehen Sie das Feld Suchfilter.

2 Geben Sie in das Feld Suchfilter 60 ein. Die Kundenliste wird reduziert. Es werden alle Kunden anzeigt, bei denen 60 in einem Feld gefunden wurde. Im Beispiel ist das in Straße, Stadt und Geburtsdatum.

3 Aktivieren Sie die Checkbox neben Stadt. Es werden nur noch die Kunden angezeigt, bei denen 60 in der Postleitzahl zu finden ist. Hinweis: Die 60 kann auch mitten in der Postleitzahl stehen, 61601 wird auch angezeigt.


2.6 Arbeiten mit AdWorks

2.6.1 Übersicht am Arbeitsplatz filtern

Wechseln Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz auf die Übersicht, sehen Sie offene Aktivitäten, Logeinträge zu erfolglosem E-Mail- und Faxversand, ausgelöste Alarme und aktuelle Geburtstage. Sie können filtern welche Art von Einträgen Sie sehen möchten:

Aktivitäten und Logeinträge

Alarme und Geburtstage

So filtern Sie die Übersicht am Arbeitsplatz:

1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Arbeitsplatz.

2 Klicken Sie auf Übersicht, wird die Übersichtsliste angezeigt.

3 Wählen Sie die Funktion Einstellungen. Ein Popup Fenster wird angezeigt.

4 Wählen Sie aus, welche Einträge angezeigt werden sollen.

5 Stellen Sie die Anzeigeintervalle ein.

6 Klicken Sie auf OK. Die Übersichtsliste wird aktualisiert.

2.6.2 Kunden bearbeiten

Beispiel: Sie möchten die Kundendaten eines Kunden bearbeiten.

1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Arbeitsplatz.

2 Klicken Sie auf Kunden, wird die Kundenliste angezeigt.

3 Geben Sie einen Suchbegriff im Suchfeld ein und klicken Sie auf die Lupe.

4 Mit einem Klick auf den Kunden öffnen Sie ein Bearbeitungsfenster.

Powertipp: Sehen Sie neben einem Eintrag eine Lupe, können Sie mit einem Klick das entsprechende Bearbeitungsfenster anzeigen.


In einem Bearbeitungsfenster werden alle Daten und Dokumente eines Vorgangs zusammengestellt. Im Bearbeitungsfenster Kunde finden Sie zum Beispiel alle Anträge, Dokumente und Verträge des Kunden. Sie haben immer alle Informationen griffbereit.

Powertipp: Listen werden immer im aktiven Fenster angezeigt. Klicken Sie in einer Liste auf einen Eintrag oder eine Lupe, öffnet immer ein weiteres Bearbeitungsfenster.

2.6.3 Kundenübersicht als Cockpit

Zeigen Sie einen Kunden an, sehen Sie die Kundenübersicht. Die Übersicht ist als Cockpit aufgebaut, Sie sehen die wichtigsten Informationen und wechseln mit einem Klick zu aktuellen Unterlagen und Aktivitäten. Jeder unterstrichene Eintrag ist ein Link oder ruft eine Funktion auf.


Kontakte

Mit einem Klick einen Kunden anrufen oder eine E-Mail schreiben.

Termine und Beziehungen

Sie sehen die Anzahl der offenen Aktivitäten und aktiven Beziehungen oder zeigen direkt den nächsten Termin an. Das gelbe Warndreieck erinnert Sie daran, dass ein Termin ansteht. Fahren Sie mit der Maus auf das Warndreieck erhalten Sie weitere Informationen.

Status

Sie sehen jeweils die letzte Beratung zu Rahmenvereinbarung, Selbstauskunft, Protokoll (Beratungsprotokoll oder Informationsgespräch) sowie Angebote z.B. das Portfolio Angebot. Vier Status zeigen Ihnen den Handlungsbedarf: unvollständig (Warndreieck), vollständig (grün), nicht abgeschlossen (gelb), nicht vorhanden (rot).

Versicherungsverträge und Schäden

Eine Liste der aktiven Verträge und Schäden wird gezeigt. Mit einem Klick zeigen Sie den Vertrag oder Schaden an.

Depots

Die Gesamtsumme, die Depotstellen und die letzte Transaktion bieten Ihnen eine schnelle Orientierung.

Online-Depoteinsicht für Kunden

Sie sehen, ob die Online-Depoteinsicht freigeschaltet ist oder nicht und welches Startdatum gesetzt ist. Auch die Einstellungen für die Darstellung und die Renditeberechnung werden angezeigt.

Historie

Legen Sie Aktivitäten zu Telefonaten, Faxen und E-Mails an, sehen Sie hier das letzte Telefonat, E-Mail oder Fax. Mit einem Klick zeigen Sie die Aktivität an und sind schnell auf dem Laufenden.

2.6.4 Mitarbeiter wechseln

AdWorks unterscheidet zwei Arten des Mitarbeiterwechsels:

Eine Aktivität an einen Mitarbeiter delegieren. Beispiel: Sie legen eine neue Aktivität "verschicken eines Monatsberichts" an und delegieren die Ausführung an einen Mitarbeiter.

Einen oder mehrere Kunden einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Beispiel: Sie haben einen neuen Mitarbeiter und wollen ihm Kunden zuweisen.


2.6.5 Beziehung anlegen

Ihre Kunden haben oft spezielle Beziehungen zueinander. Sie haben die Möglichkeit diese Beziehungen zu erfassen und sehen so, wer mit wem in Kontakt ist. Mit AdWorks klassifizieren Sie nach Privat-, Geschäfts- oder auch Netzwerkkontakten. Über die Beziehungen können Sie auch die Online-Depoteinsicht freigeben.

Beispiel: Martin Muster und seine minderjährige Tochter Marianne sind Kunden von Ihnen. Sie möchten dafür eine Beziehung anlegen und die Online-Depoteinsicht von Marianne Muster für Herrn Muster freigeben.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Beziehungen.

2 Klicken Sie auf die Funktion neue Beziehung.

3 Wählen Sie die erste Person aus.

4 Wählen Sie die Beziehungsart ist Kind von aus. Powertipp: Unter Bemerkung können Sie den Verwandtschaftsgrad noch genauer beschreiben.

5 Wählen Sie die zweite Person aus.

6 Aktivieren Sie die Online-Depoteinsicht für Martin Muster.

7 Wechseln Sie in das Register Sonstiges, wenn Sie eine Notiz zur Beziehung eingeben wollen.

8 Speichern Sie die Beziehung. Die Beziehung ist jetzt angelegt.


2.6.6 Wertpapier Informationen

Informationen zu Wertpapieren können nur von Administratoren mit Produktrechten und Systemadministratoren bearbeitet werden.

Aktualisierung: Wertentwicklung, Ausschüttungen und Splits werden über eine Schnittstelle aktualisiert. Die Aktualisierung erfolgt jeweils an den Werktagen mit dem Stand vom Vortag.

Register Beschreibung

Wertpapier Basisdaten des Wertpapiers Aktualisierung: Produktgeber, regelmäßig

Typ und Strategie Informationen zur Klassizifierung und zur Anlagestrategie des Wertpapiers. Aktualisierung: Produktgeber aktualisiert regelmäßig die Klassifizierung Aktualisierung entfällt: Checkbox manuelle Datenpflege ist aktiviert Bearbeitung: Mitarbeiter mit Produktrechten Risikoklasse und Anlagestrategie ändern, Checkbox manuelle Datenpflege aktivieren und dann Klassifizierung anpassen.

Preise letzter Rücknahmepreis sowie das Jahrestief und Jahreshoch Kennzahlen ermittelt aus den letzten 12 Monaten: Volatilität, Beta-Faktor, Sharpe-Ratio, Duration (Monate). Aktualisierung: Produktgeber Aktualisierung Rücknahmepreis: Mitarbeiter mit Produktrechten

Wertentwicklung Informationen zur kurz-, mittel- und langfristigen Wertentwicklung in % und pro Jahr. Aktualisierung: Produktgeber

Ausschüttungen und Splits

Informationen zu Ausschüttungen und Splits in der Vergangenheit. Aktualisierung: Produktgeber Verwendung: Stückzinsberechnung

Struktur Grafische Darstellung der Portfoliostruktur, Länderverteilung, Branchenverteilung und die Top-Positionen.


Register Beschreibung

Strategie Das Register ist nur aktiv bei "Wertpapieren" mit dem Typ Strategie. Die Depotstelle, der Vermögensverwalter, Mindestwerte sowie die Gebühren sind hier hinterlegt. Bearbeitung: Administratoren mit Produktrechten und Systemadministratoren. Verwendung: VV-Angebot

Sonstiges Hinterlegen von Wertpapierinformationen und Standardwerten für Empfehlungen im Beratungsprotokoll.

Wertpapierinfos-PDF mit einer Alternative zum Standardtext der Kapitalanlagegesellschaft hinterlegen.

Begründung Der Text wird im Beratungsprotokoll für das Wertpapier als Begründung eingetragen.

Unterlagen Die hier aktivierten Unterlagen sind beim Ausdruck des Beratungsprotokolls voreingestellt. Druckt der Berater das Beratungsprotokoll, kann er die Unterlagen noch deaktivieren. Bearbeitung: Mitarbeiter mit Produktrechten

2.6.7 Informationen finden

Sie suchen Mit drei Klicks am Ziel Kunden mit einem bestimmten Wertpapier

1 Im Arbeitsbereich Informationen Wertpapier anzeigen.

2 Kunden wählen.

3 Lupe anklicken.

Wertpapiere einer KAGen 1 Im Arbeitsbereich Informationen eine Kapitalanlagegesellschaft anzeigen.

2 Wertpapiere wählen.

3 Lupe anklicken.

Serviceformulare eines Produktgebers 1 Im Feld Suche Information den Produktgeber eintragen

2 In der Erweiterten Suche den Ordner Serviceformulare auswählen.

3 Lupe anklicken.


2.7 Kundenkommunikation

Mit AdWorks können Sie auf verschiedenen Wegen mit Ihren Kunden kommunizieren. Sie erhalten einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten.

2.7.1 Überblick Kontaktmöglichkeiten für Kundenkommunikation

In AdWorks können Sie unterschiedliche Kontaktarten nutzen. Brief, Telefon, Fax und E-Mail sowie die Kommunikation via Postbox sind möglich. Hat ein Kunden in der Kontaktpräferenz oder in der Rahmenvereinbarung eine Kontaktart untersagt, sehen Sie das bei der Kontaktaufnahme und können so dem Wunsch des Kunden entsprechen und halten das UWG ein.

Brief erstellen

Zeigen Sie einen Kunden an oder markieren Sie einen Kunden in der Kundenliste. Um Serienbriefe zu senden, benötigen Sie AdWorks_connect.

Fax erstellen

Zeigen Sie einen Kunden an oder markieren Sie einen Kunden in der Kundenliste. Aus AdWorks faxen ist möglich, wenn Sie einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen haben.

E-Mail erstellen

Zeigen Sie einen Kunden an oder markieren Sie einen Kunden in der Kundenliste. Um Serien-E-Mails zu senden, benötigen Sie AdWorks_connect.

E-Mail via Postbox senden

Verschlüsselter E-Mail-Versand in die Postbox des Kunden. Dafür muss die Postbox für den Kunden eingerichtet sein. Der Versand via Postbox kann an unterschiedlichen Stellen aktiviert werden. Sie aktivieren die entsprechende Checkbox.

Telefonieren und gleichzeitig eine Aktivität erzeugen

Aus AdWorks telefonieren ist möglich, wenn Sie einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen haben. Zeigen Sie den Kunden an und klicken Sie auf die Telefonnummer.


2.7.2 Logeinträge für E-Mail- und Faxversand

Wird eine E-Mail oder ein Fax mit AdWorks versendet, können Sie nachschauen, wann der Versand erfolgt ist. Außerdem sehen Sie den Status.

Zeigen Sie im Arbeitsbereich Informationen Logeinträge an. In der Spalte Logeintrag ist die Empfängeradresse eingetragen.

Powertipp: Sie können E-Mails und Faxe mit dem Status erfolglos auch in der Übersicht am Arbeitplatz anzeigen.

Erfolglose E-Mails - Was tun?

Zeigen Sie den Logeintrag an.

Das können Sie tun:

Fehlermeldungen ansehen

Im Feld Notizen sehen Sie welcher Fehler aufgetreten ist.

SMTP-Daten prüfen und korrigieren

Klicken Sie auf den Auftraggeber und prüfen im Register Einstellungen die SMTP-Daten.

Fehler ist behoben - E-Mail erneut über AdWorks versenden

E-Mails mit dem Status erfolglos können Sie im Logeintrag noch einmal versenden. Wählen Sie im Logeintrag Erneut versenden.

Fehler NICHT behoben - E-Mail über Outlook versenden

E-Mails mit dem Status erfolglos können Sie manuell versenden. Wählen Sie im Logeintrag Manuell versenden und versenden Sie die E-Mail per Outlook. Anschließend speichern Sie den Logeintrag. Der Status wird auf manuell versendet gesetzt.

2.8 Dokumente am Kunden

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten Dokumente zum Kunden zu archivieren.

Dokumente vom eigenen PC hochladen.

Verlaufsdokumente aus AdWorks zum Kunden speichern.

Mit AdWorks_connect erstellte Briefe, Faxe und E-Mails am Kunden archivieren.

E-Mails am Kunden speichern.


2.8.1 Dokumente vom eigenen PC hochladen

Direkt zum Kunden können Sie Dokumente mit unterschiedlichsten Datenformaten hochladen und so Ihre Beratung lückenlos dokumentieren.

Folgende Dateiformate sind möglich:

Tabellenkalkulation csv, odf, xls, xlsx, xps

Textdokumente doc, docx, odm, odt

PDF Dokumente pdf PDF Dokumente können einen Schreibschutz haben. Wichtig: Passwortgeschützte Dokumente können Sie nicht in AdWorks hochladen, da diese Dokumente z. B. beim Drucken Probleme verursachen würden.

Bildformate jpg, tif, tiff, png, odg

Präsentation ppt, pptx, odp

Audio mp3

sonstige eml, msg, txt, zip

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz den Kunden aus.

2 Klicken Sie auf Dokumente. Die Dokumentliste für den Kunden wird angezeigt.

3 Wählen Sie neues Dokument. Der Dateiauswahl-Dialog wird angezeigt.

Powertipp: Sie können bis zu zehn Dateien gleichzeitig hochladen.

4 Wählen Sie die Datei aus. Die Datei wird hochgeladen und das Fenster Besitzer wählen wird angezeigt.

5 Wählen Sie den Besitzer aus.

6 Klicken Sie auf Ok. Das Fenster Dokument erfassen wird angezeigt. Im Feld Name ist der Dateiname eingetragen. Sie können den Namen ändern.

7 Wählen Sie Speichern und Panel schließen. Das Dokument ist gespeichert und der Arbeitsbereich Arbeitsplatz wird wieder angezeigt.

8 Aktualisieren Sie die Dokumentliste. Die neue Datei wird angezeigt und je nach Dokumenttyp mit einem anderen Symbol markiert.

Powertipp: Die Dokumente werden auch in der Ordneransicht am Kunden angezeigt. Die Dokumente können Sie in einen anderen Ordner verschieben.


2.8.2 Verlaufsdokumente archivieren

Drucken Sie ein Dokument, erstellt AdWorks ein PDF. Solange Sie AdWorks geöffnet haben, werden die gedruckten Dokumente als Verlaufsdokument gespeichert. Verlaufsdokumente können Sie an verschiedenen Stellen in AdWorks archivieren. Die Funktion steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie eine Dokumentenliste anzeigen können.

1 Liste Dokumente anzeigen.

2 Verlaufsdokument hinzufügen anklicken.

3 Verlaufsdokument im Auswahlfenster auswählen.

4 Mit OK das Verlaufsdokument speichern. Das Dokument wird in der Dokumentenliste angezeigt.

Powertipp: Die gespeicherten Verlaufsdokumente werden auch in der Ordneransicht am Kunden angezeigt. Die Dokumente können Sie in einen anderen Ordner verschieben.

2.8.3 Dokumente in anderen Ordner verschieben

Für jeden Kunden werden unterschiedliche Dokumente gespeichert. Dafür hat AdWorks eine standardisierte Ordnerstruktur. Laden Sie ein Dokument für einen Kunden hoch oder speichern Sie ein Verlaufsdokument für einen Kunden, werden die Dokumente im ersten Ordner der Ordnerstruktur eingefügt. Sie können Dateien in andere Ordner ziehen.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz den Kunden aus.

2 Klicken Sie auf Ordneransicht. Die Ordnerstruktur wird angezeigt. Der Inhalt des ausgewählten Ordners wird in einer Liste angezeigt. In der Liste sind nur aktive Dokumente zu sehen.

3 Markieren Sie einen oder mehrere Dokumente und ziehen Sie die Dokumente in einen anderen Ordner.


2.8.4 Dokumentvorschau

PDFs und Grafiken werden in AdWorks als Dokumentvorschau angezeigt. Zeigen Sie am Kunden ein Dokument an, sehen Sie bei Ansicht die Vorschau. Wird das Dokument nicht angezeigt, können Sie das Dokument mit dem Druckersymbol herunterladen.

Durch das angezeigte Dokument blättern.

Zoom einstellen

Seitenbreite auf Fensterbreite anpassen oder Seitenhöhe auf Fensterhöhe anpassen.

Durch die Dokumente des Kunden blättern.

Das angezeigte Dokument herunterladen.


2.9 Dokumentarchivierung via QR-Code

Effektive Archivierung Ihrer Dokumente ist mit dem QR-Code möglich. Sie laden bis zu 25 QR-Dokumente gleichzeitig hoch und AdWorks übernimmt die korrekte Zuordnung.

2.9.1 Voraussetzung

Die QR-Codes werden von einer zusätzlichen Spezialsoftware ausgelesen. Die Spezialsoftware ist als Testlizenz auf Ihrem AdWorks-System installiert.

Wichtig: Um eine Zuordnung der Dokumente in hoher Qualität zu gewährleisten, benötigen Sie die Softwarelizenz für die Vollversion der Spezialsoftware. Weitere Informationen erhalten Sie von der financeTec AG.

2.9.2 Informationen zur Archivierung mit QR-Dokument

AdWorks erzeugt und verarbeitet QR-Codes für Kundendokumente und automatisiert damit die Dokumentzuordnung. Der QR-Code enthält die Informationen, zu welchem Vorgang und Kunden das hochgeladene Dokument gehört. Sie können bis zu 25 QR-Dokumente gleichzeitig hochladen. AdWorks übernimmt die Zuordnung.

Was ist ein QR-Dokument?

Die letzte Seite des QR-Dokuments enthält den QR-Code. AdWorks erkennt daran das Ende des Dokuments und ordnet es automatisch zu. Sie können jedes Dokument zum QR-Dokument machen, indem Sie als letzte Seite einen QR-Code anfügen.

Beratungen, Anträge, Verträge und Schäden als QR-Dokument

Sobald Sie Beratungen, Anträge, Verträge oder Schäden drucken wird automatisch auf der letzten Seite der QR-Code angefügt und ist damit ein QR-Dokument. Unterschreibt der Kunde das Dokument oder Sie ergänzen es noch handschriftlich, können Sie das Dokument als QR-Dokument archivieren. Dafür muss die Seite mit dem QR-Code als letzte Seite eingefügt sein. Im Beispiel sehen Sie den QR-Code für einen Vertrag.

Andere Dokumente als QR-Dokument

Für Dokumente ohne QR-Code können Sie jederzeit einen QR-Code mit AdWorks erstellen. Sie zeigen den Kunden und den gewünschten Vorgang an und erzeugen den QR-Code. Den ausgedruckten QR-Code machen Sie zur letzten Seite des Dokuments.


2.9.3 QR-Dokumente erstellen

QR-Dokumente enthalten als letzte Seite einen QR-Code, den AdWorks erzeugt hat. Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie ein QR-Dokument erzeugen:

Anträge und Beratungen Sie können bei den Druckoptionen den QR-Code drucken und erhalten damit ein QR-Dokument.

Andere Dokumente Für Kunden und Vorgänge können Sie den QR-Code mit AdWorks erzeugen und ein beliebiges Dokument damit ergänzen. Sie können PDF-Dateien und Grafikdateien im Format PNG, TIF und TIFF hochladen. Die Grafikdateien werden zu PDF umgewandelt.

Anträge und Beratungen mit QR-Code ausdrucken

1 Zeigen Sie den Antrag oder die Beratung an.

2 Wählen Sie die Funktion drucken. Das Fenster mit den Druckoptionen wird angezeigt.

3 Aktivieren Sie QR-Code.

4 Wählen Sie die Schaltfläche Drucken. Ein PDF mit dem Antrag und dem QR-Code wird erzeugt.

Andere Dokumente zum QR-Dokument machen

Beispiel: Sie haben einen unterschriebenen Vertrag von Ihrem Kunden Mustermann vorliegen.

1 Wählen Sie in AdWorks den Vertrag am Kunden aus.

2 Wählen Sie die Funktion QR-Code drucken. Ein PDF mit dem QR-Code wird erzeugt.

3 Drucken Sie die Seite mit dem QR-Code aus.

4 Fügen Sie die Seite als letztes Blatt an den Vertrag.

5 Scannen Sie den Vertrag ein. Das QR-Dokument für die Archivierung ist erstellt und sie können es hochladen.


2.9.4 Mehrere QR-Dokumente hochladen

QR-Dokumente haben auf der letzten Seite einen QR-Code. Laden Sie das Dokument hoch, ordnet AdWorks das Dokument automatisch dem richtigen Kunden oder Vorgang zu. Damit ist die Stapelverarbeitung von bis zu 25 Dokumenten gleichzeitig möglich.

Voraussetzung: Das Dokument liegt als PDF vor und enthält als letzte Seite den QR-Code. So laden Sie mehrere QR-Dokumente effektiv hoch:

1 Legen Sie die QR-Dokumente in einen Ordner.

2 Wählen Sie in der Hauptleiste von AdWorks QR-Dokument archivieren. Der Datei Transfer wird angezeigt.

3 Markieren Sie bis zu 25 Dateien in der Dateiauswahl.

4 Wählen Sie die Schaltfläche Öffnen. Die Dateien werden hochgeladen und von AdWorks zugeordnet.

2.9.5 Mehrere QR-Dokumente in einem PDF

Sie können mehrere QR-Dokumente zu einem PDF zusammenfassen. Laden Sie ein PDF mit mehreren QR-Dokumenten hoch, trennt AdWorks die QR-Dokumente automatisch.

QR-Code auf der ersten Seite

Alle folgenden Seite bis zum nächsten QR-Code werden einem Dokument zugeordnet.

QR-Code auf der letzten Seite

Alle Seiten vor dem QR-Code werden einem Dokument zugeordnet.

Wichtig: Sie können den QR-Code als erste Seite für die einzelnen Dokumente einfügen oder als letzte. Fassen Sie mehrere Dokumente in einem PDF zusammen, muss die Seite mit dem QR-Code entweder immer als erste oder immer als letzte Seite der Dokumente eingefügt sein. Mischen Sie die Anordnung, kommt es zu Zuordnungsfehlern.

2.9.6 Problembehandlung

Kann AdWorks keinen QR-Code erkennen, wird das Dokument wie folgt verarbeitet:

1 Das Dokument wird dem Mitarbeiter zugeordnet, der die Archivierung durchführt.

2 Für den Mitarbeiter wird eine Aktivität mit Wiedervorlage erzeugt. Der Mitarbeiter sieht die Aktivität am Arbeitsplatz in der Übersicht.


2.10 Aktivitäten und Wiedervorlage

In AdWorks werden verschiedene Aktivitäten angelegt, damit steuern Sie Aufgaben oder bekommen Informationen, denen Sie nachgehen sollten. Alle Aktivitäten sehen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz. Außerdem sind Aktivitäten dem jeweiligen Besitzer zugeordnet.

Typ der Aktivität Jeder Aktivität weisen Sie den Typ zu. Der Typ wird neben der Aktivität als Symbol angezeigt. Damit erkennen Sie schnell, ob es sich zum Beispiel um eine Notiz, ein Telefonat oder eine Wiedervorlage handelt.

Besitzer der Aktivität Jeder Aktivität ordnen Sie oder AdWorks einen Besitzer zu, das kann ein Kunde, ein Mitarbeiter aber auch ein Dokument sein. Sie können die Besitzer jederzeit ändern.

Automatisch erzeugte Aktivitäten (Systemnachrichten) In einigen Fällen werden automatische Aktivitäten erzeugt, die Sie über kritische Vorgänge informieren. Das kann ein ausgelöster Alarm sein oder ein anderer Vorgang.

Wiedervorlage Sie können für eine Aktivität eine Wiedervorlage erzeugen, indem Sie in der Aktivität einen Termin hinterlegen.

Dauer der Aktivität Sie können die Dauer für eine Aktivität in Minuten erfassen. Damit haben Sie die Möglichkeit Ihren Aufwand für verschiedene Aufgaben zu überwachen und Berichte dafür erstellen. In der Honorarberatung kann die Dauer der Aktivität für die Abrechnung benutzt werden.

2.10.1 Wiedervorlage für Aktivität einstellen

Die Wiedervorlage wird über Aktivitäten organisiert. Eine Wiedervorlage ist in AdWorks eine Aktivität mit einem Termin. Für jede Aktivität können Sie einen Wiedervorlagetermin einstellen und den Bearbeitungsstatus festlegen.

1 Zeigen Sie eine Aktivität zur Bearbeitung an.

2 Klicken Sie auf Aktivität.

3 Wählen Sie das Register Wiedervorlage.

4 Tragen Sie den Termin ein.

5 Speichern Sie die Aktivität.

Powertipp: Der aktuellste Termin wird in der Übersicht des Kunden angezeigt.

2.10.2 Aktivität "Wertpapier auf null"

AdWorks erzeugt automatisch eine Aktivität, die Sie darüber informiert, wenn ein Wertpapier den Bestand null hat, ohne dass ein Verkauf stattgefunden hat. Zwei Fälle können dazu führen.

Der Bestand für das Wertpapier wurde fehlerhaft übermittelt. Fragen Sie beim Support nach, ob es einen Fehler bei der Datenübertragung gab.

Der Kunde hat die Wertpapiere verkauft. Sie haben die Möglichkeit einen Dialog zu starten.


2.11 Texteditor

In AdWorks ist ein Texteditor integriert. Der Texteditor wird an verschiedenen Stellen im Programm verwendet.

2.11.1 Generelle Arbeitsweise und Tipps

Im Texteditor sehen Sie die Texte so, wie Sie später auch gedruckt oder versendet werden.

Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 3 und Betreff

Das sind Formatvorlagen mit einer festgelegten Formatierung. Möchten Sie eine Formatvorlage verwenden, markieren Sie den ganzen Absatz und wählen anschließend die Formatvorlage aus.

Formatvorlage Standard

Die Formatvorlage Standard kann beliebig formatiert werden.

Aufzählung und Nummerierung

Markieren Sie den ganzen Absatz und wählen anschließend Aufzählung oder Nummerierung. Danach können Sie das Aufzählungszeichen wechseln oder eine andere Nummerierungsvariante auswählen.

Texte einrücken und Abstände einstellen

Meiden Sie Leerzeichen und Leerzeilen für die Positionierung von Textabsätzen. Dafür gibt es spezielle Funktionen, mit denen Sie Absätze exakt positionieren können.

Texte mit mehreren Seiten - Seitenumbruch

Wenn Sie eine weitere Seite benötigen, fügen Sie einen Seitenumbruch ein und starten gezielt mit einer neuen Seite.

2.11.2 Funktionen zur Textformatierung

Im Texteditor können Sie den Text formatieren. Neben vorgebenen Absatzformaten wie Betreff und Überschriften können Sie Schriftgrößen anpassen, Textteile hervorheben oder Aufzählungen und nummerierte Listen erstellen.

Schriftart und -größe Sie markieren den Text und stellen die Schriftart und -größe ein.

Textausrichtung Sie setzen den Cursor in den Absatz und wählen die Textausrichtung.

Hervorhebung Sie markieren den Text und klicken auf die Hervorhebung.

Textfarbe Sie markieren den Text, klicken auf das Farbfeld und stellen die gewünschte Textfarbe ein.


Liste Sie markieren die Absätze und wählen die Funktion Aufzählung oder nummerierte Liste.

Im Pulldown-Menü können Sie dann noch ein anderes Aufzählungszeichen oder eine andere Nummerierungsart auswählen.

Absatz Sie setzen den Cursor in den Absatz und wählen die Funktion Einrückung oder machen Ihre Einstellung.

2.11.3 Funktion Farbauswahl

Sie können mit der Farbauswahl Ihre Texte farblich formatieren.

Fenster zur Farbauswahl

Sie wählen eine Farbe aus und übernehmen sie für den markierten Text.

Farbauswahl Damit Sie Ihre Wunschfarbe schnell finden, gibt es vier Möglichkeiten der Farbauswahl. Farbrad, Farbspektrum, RGB, Farbliste

Ausgewählte Farbe Sie sehen die Farbe und den Farbcode. Kennen Sie den Farbcode können Sie ihn direkt in das Feld eintragen.

Farbe übernehmen Sie übernehmen die ausgewählte Farbe für den markierten Text.

Farbe ablegen Sie können die ausgewählte Farbe in die Felder unter der Farbauswahl ablegen. Die Farbwerte bleiben so lange gespeichert, bis der Cache Ihres Browsers gelöscht wird. Im Beispiel oben ist die Farbe rot abgelegt.


2.11.4 Funktion Einfügen

Neben der Formatierung der Texte können zusätzliche Elemente in den Text eingefügt werden.

Bild Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle und wählen Einfügen Bild.

Übertragen Ein neues Bild von Ihrem PC hochladen und einfügen.

Auswählen Das Bild ist in AdWorks schon hochgeladen. Sie wählen es aus dem Dokumentordner aus.

Web link Sie markieren den Text, der als Hyperlink angezeigt werden soll, wählen Einfügen Web link und geben die Url ein.

Mischfeld Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle und klicken auf Einfügen Mischfeld. An der Einfügestelle wird die Liste mit den Mischfeldern eingeblendet. Klicken Sie auf ein Mischfeld.

Baustein Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle, und klicken auf Einfügen Baustein. Ein Fenster mit Bausteinen wird angezeigt. Wählen Sie den Baustein aus.

Signatur Sie setzen den Cursor vor den Absatz, vor dem die Unterschrift stehen soll und klicken auf Einfügen Signatur.

Seitenumbruch einfügen Sie setzen den Cursor vor den Absatz, der auf der nächsten Seite stehen soll und wählen Einfügen Seitenumbruch. Der Absatz wird auf der nächsten Seite dargestellt. Mit den Pfeiltasten blättern Sie zwischen den Zeilen.

Powertipp: Seitenumbruch löschen Setzen Sie den Cursor in die Zeile mit dem Seitenumbruch und löschen die Zeile.


2.11.5 Funktionen Textvorlagen

Im Texteditor können Sie Textvorlagen verwenden. Haben Sie AdWorks_connect, können Sie bestehende Texte als Vorlage speichern.

Textvorlage erstellen Sie haben einen Brief, eine E-Mail oder ein Fax geschrieben. Erstellen Sie eine neue Textvorlage daraus. Es werden alle Formatierungen und die eingefügten Mischfelder gespeichert.

Textvorlage suchen In AdWorks sind Textvorlagen für Brief, Fax und E-Mail möglich. Sie suchen in den jeweiligen Vorlagen und fügen den Text inklusive der Formatierung und Mischfelder ein.

Text entfernen Mit einem Klick entfernen Sie den kompletten Text aus dem Texteditor.

2.11.6 Absenderadresse und Empfängeradresse einfügen

Als Berater schreiben Sie im Namen des Kunden an eine Gesellschaft. Sie können:

Die Kundenadresse mit dem Mischfeld Absenderadresse in Briefe, Faxe und E-Mails eintragen.

Die Adresse einer Gesellschaft über die Zwischenablage in den Brief, das Fax oder die E-Mail kopieren. Dafür müssen Sie die Gesellschaft als "Kunde" erfasst haben.

Beispiel: Sie erstellen einen Brief und möchten die Adresse des Kunden als Absenderadresse und die Adresse der Gesellschaft als Empfängeradresse einfügen.

Absenderadresse einfügen

1 Erstellen Sie einen Brief für den Kunden.

2 Setzen Sie den Cursor an die Einfügestelle.

3 Wählen Sie Einfügen Mischfeld. Ein Popup mit den Mischfeldern wird angezeigt.

4 Wählen Sie das Mischfeld Absenderadresse.

Empfängeradresse einfügen

1 Wählen Sie am Arbeitsplatz in der Kundenliste die Gesellschaft aus. Die Gesellschaft wird zur Bearbeitung angezeigt.

2 Wählen Sie die Funktion Adresse in die Zwischenablage kopieren.

3 Wechseln Sie wieder zum Brief des Kunden.


4 Drücken Sie die Tastenkombination strg + v . Die Name, Straße, Postleitzahl und Ort sind korrekt eingetragen.

2.12 Fehlermeldungen in AdWorks

In seltenen Fällen erhalten Sie eine Fehlermeldung. Bitte melden Sie den Fehler direkt an den zuständigen Support damit das Problem schnell behoben werden kann.

2.12.1 Fehler an den Support melden

Erhalten Sie eine Fehlermeldung, sollten Sie den Fehler an Ihren zuständigen Support melden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Melden. Ein weiteres Hinweisfenster erscheint. Darin wird erklärt, wie Sie weiter vorgehen.

2 Klicken Sie auf Ok.

3 Klicken Sie auf Abbruch. Die Fehlermeldung wird geschlossen.

4 Erstellen Sie eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm.

5 Verwenden Sie die Ihnen bekannte Support E-Mail-Adresse.

6 Drücken Sie die Tasten strg +v, um die Fehlerdetails in die E-Mail zu kopieren.

7 Versenden Sie die E-Mail.


3 Anträge in AdWorks

Für Ihre tägliche Arbeit benötigen Sie unterschiedlichste Anträge. In AdWorks sind die Anträge hinterlegt und können direkt bearbeitet und archiviert werden.

In diesem Kapitel Anträge in AdWorks ........................................................................................................................ 62 Praxisbeispiel: Depoteröffnungsantrag erstellen ..................................................................... 64 Praxisbeispiel: Anträge suchen .................................................................................................... 67


3.1 Anträge in AdWorks

In AdWorks sind Anträge von verschiedenen Gesellschaften und Plattformen hinterlegt. Das können beispielsweise Depoteröffnungsanträge, Vermittlerwechsel oder Transaktionsanträge sein. Für jede Antragsart finden Sie ein spezielles Eingabeformular in AdWorks.

Anträge werden immer einem Kunden zugeordnet, die vorhandenen Kundendaten werden automatisch eingetragen.

Anträgen können Sie Aktivitäten zuordnen und Ausdrucke als Dokumente archivieren.

3.1.1 Anträge vorbereiten

Die Anträge gehören zum Standardmodul AdWorks und werden vom Systembetreiber oder der financeTec AG in AdWorks eingepflegt.

Die Anleitung für Systembetreiber finden Sie in der Knowledgebase (https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/679/5/antrage-in-adworks-pflegen-nur-systembetreiber).

3.1.2 Anträge erstellen

Sie können die Funktion Neue Anträge an drei verschiedenen Stellen aufrufen:

Direkt am Kunden Bearbeitungsfenster Kunde Anträge Neuer Antrag

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Anträge Neuer Antrag

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung Neuer Antrag

3.1.3 Allgemeine Regeln

AdWorks stellt Ihnen Formulare für verschiedene Anträge zur Verfügung.

Folgende Regeln sollten Sie einhalten:

Drucken Sie die vollständigen Anträge aus.

Lassen Sie die Anträge vom Kunden unterschreiben.

Hat der Kunde den Antrag unterschrieben, kennzeichnen Sie den entsprechenden Antrag in AdWorks als unterzeichnet. Der Antrag kann jetzt nicht mehr verändert werden.

Erstanträge senden Sie im Original per Post zum jeweiligen Vertragspartner.

Folgeanträge können Sie auch per Fax versenden.

Sie haben einen Antrag gespeichert und benötigen ihn dann doch nicht? Deaktivieren Sie den Antrag.

https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/679/5/antrage-in-adworks-pflegen-nur-systembetreiber

https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/679/5/antrage-in-adworks-pflegen-nur-systembetreiber


3.1.4 Kurzanleitung Anträge

1 Im Bearbeitungsfenster unten links auf Erfassung fahren.

2 Neuer Antrag anklicken.

3 Die Gesellschaft aufblättern.

4 Passenden Antrag anklicken.

5 Kunde auswählen.

6 Antrag vollständig ausfüllen.

7 Antrag speichern.

8 Antrag ausdrucken.

9 Ausgedruckten Antrag vom Kunden unterzeichen lassen.

10 Antrag als unterzeichnet kennzeichnen.

Powertipp: Sie können zu jedem Antrag eine Aktivität erfassen und behalten so wichtige Aufgaben im Blick.


3.2 Praxisbeispiel: Depoteröffnungsantrag erstellen

Sie haben Frau Müller beraten und benötigen jetzt ein neues Depot bei der DWS Investment GmbH. Dafür möchten Sie mit AdWorks einen Depoteröffnungsantrag erstellen.

3.2.1 Neuen Antrag erstellen

Sie haben die Kundendaten von Frau Müller schon vollständig in AdWorks eingegeben. Frau Müller hat eine kleine Erbschaft gemacht. Für diese Geldanlage möchten Sie einen Depoteröffungsantrag bei der DWS Investments GmbH erstellen. Das Bearbeitungsfenster für die Kundin Frau Müller wird bereits angezeigt.

1 Wählen Sie Anträge aus.

2 Klicken Sie auf die Funktion Neuer Antrag. Das Bearbeitungsfenster Antrag erfassen wird angezeigt.

3 Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Eintrag DWS Investments GmbH. Alle Anträge der Gesellschaft werden angezeigt.

4 Klicken Sie auf DWS - Depoteröffnungsantrag. Der Antrag wird angezeigt. Er ist in verschiedene Register aufgeteilt.

5 Füllen Sie die Wertpapierliste mit hinzufügen aus.

6 Benennen Sie den Antrag schlüssig im Register Anteilsinhaber.

7 Prüfen Sie alle Register, die mit einem Warndreieck gekennzeichnet sind. Hier fehlen noch Daten.

8 Speichern Sie den Antrag. Sobald der Antrag gespeichert ist, können Sie die Bereiche Informationen, Dokumente und Aktivitäten aufrufen.


3.2.2 Antrag ausdrucken

Sie haben einen Depoteröffnungsantrag für Frau Müller erstellt. Er ist vollständig und Frau Müller möchte einen Ausdruck mit nach Hause nehmen und in Ruhe lesen, bevor sie unterschreibt. Der Antrag wird im Bearbeitungsfenster angezeigt.

1 Wählen Sie die Funktion Drucken aus. Ein Fenster mit Druckoptionen erscheint.

2 Aktivieren Sie ggf. Adressendeckblatt drucken.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Ein PDF mit dem ausgefüllten Antrag wird erzeugt.

4 Drucken Sie das PDF aus.

Powertipp: Sobald Sie einen Antrag drucken, wird er als Verlaufsdokument in AdWorks gespeichert.

3.2.3 Aktivität zu Antrag erfassen

Für den Depoteröffnungsantrag von Frau Müller erstellen Sie eine Bearbeitungsnotiz.

1 Der Depoteröffnungsantrag ist angezeigt und gespeichert.

2 Wählen Sie Aktivitäten aus. Das Bearbeitungsfenster Aktivitäten wird angezeigt. Wichtig: Erst wenn ein Antrag gespeichert ist, können Sie eine Aktivität zuordnen, deshalb wird bei ungespeicherten Anträgen die Auswahl Aktivitäten nicht angezeigt.

3 Klicken Sie auf Neue Aktivität. Ein weiteres Bearbeitungsfenster wird angezeigt. Der Depoteröffnungsantrag ist schon als Besitzer eingetragen. Powertipp: Mit der Lupe können Sie auch einen anderen Besitzer auswählen.

4 Kennzeichnen Sie die Aktivität als Notiz.

5 Füllen Sie das Feld Betreff aus.

6 Wählen Sie das Register Wiedervorlage aus.

7 Stellen Sie einen Wiedervorlagetermin ein.



3.2.4 Antrag als unterschrieben kennzeichnen

AdWorks bietet Ihnen die Möglichkeit, Anträge als unterschrieben zu kennzeichnen und sie dadurch zu fixieren. Das ist nur bei vollständigen Anträgen möglich.

Powertipp: Lassen Sie den Kunden den Antrag unterschreiben und kennenzeichnen Sie ihn erst danach als unterschrieben. Anträge, die als unterschrieben gekennzeichnet sind, können Sie nicht mehr löschen! 1 Zeigen Sie den Antrag an.

2 Wählen Sie die Funktion Antrag als unterschrieben kennzeichnen.

3 Speichern Sie den Antrag. Jetzt kann der Antrag nicht mehr geändert oder gelöscht werden.


3.3 Praxisbeispiel: Anträge suchen

Um Ihre Anträge zu finden, bietet Ihnen AdWorks mehrere Suchmöglichkeiten an.

Sie filtern die Anträge eines Kunden nach dem Status.

Sie suchen Anträge von Kunden oder nach Antragsart.

Sie filtern alle Anträge nach dem Status.

3.3.1 Anträge am Arbeitsplatz suchen

Sie möchten alle unvollständigen Depoteröffungsanträge von DWS (Plus) bearbeiten.

1 Zeigen Sie den Arbeitsbereich Arbeitsplatz an.

2 Wählen Sie Anträge aus.

3 Klicken Sie auf den Pfeil vor dem Suchfeld. Die erweiterte Suche nach Antragsart wird angezeigt.

4 Wählen Sie als Antragsart "DWS (Plus) Depoteröffnungsantrag" aus.

5 Wählen Sie als Filter unvollständige Anträge aus.

6 Klicken Sie auf die Lupe, werden die Anträge in der Liste angezeigt.


3.3.2 Anträge beim Kunden filtern

Sie können alle Anträge eines Kunden anzeigen und die Antragsliste nach folgenden Kriterien filtern:

Aktive Anträge

inaktive Anträge

unvollständiger Anträge

unterzeichneter Anträge

nicht unterzeichnete Anträge


4 AdWorks_connect

Mit dem Zusatzmodul AdWorks_connect gestalten Sie Ihre Arbeit noch effektiver. Sie können damit Serienbriefe versenden, auf Textbausteine zurückgreifen und so viele Arbeitsroutinen beschleunigen.

In diesem Kapitel Aufgabe von AdWorks_connect .................................................................................................... 70 Grundlagen Textvorlage ................................................................................................................. 73 Übersicht Texteditor ....................................................................................................................... 76 Praxisbeispiel: Textvorlage aus bestehender Vorlage erstellen ............................................ 81 Praxisbeispiel: Brief, E-Mail und Fax erstellen .......................................................................... 83 Praxisbeispiele: E-Mail-Versand .................................................................................................. 86 Praxisbeispiele: Seriendruck ........................................................................................................ 88


4.1 Aufgabe von AdWorks_connect

Mit AdWorks_connect drucken Sie personalisierte Briefe oder senden personalisierte E-Mails und Faxe an einzelne oder mehrere Kunden. Dafür werden in der Geschäftsstelle Textvorlagen erstellt, die Sie verwenden können. Zusätzlich kann jeder Mitarbeiter eigene Textvorlagen erstellen.

In den Textvorlagen binden Sie Felder ein, die mit Werten aus der Datenbank gefüllt sind. Ähnlich wie beim Serienbrief von MS-Word wird zum Beispiel der Kundenname oder Mitarbeitername eingefügt.

AdWorks_connect speichert das Schriftstück im Dokumentenarchiv des Kunden ab, damit dokumentieren Sie den Schriftverkehr mit Ihren Kunden lückenlos.

4.1.1 AdWorks_connect vorbereiten

Das Modul AdWorks_connect ist ein Zusatzmodul und muss abonniert werden.

Um mit AdWorks_connect effektiv zu arbeiten, sollten Sie Folgendes im Arbeitsbereich Verwaltung einrichten:

Textvorlagen anlegen Bevor Ihre Mitarbeiter mit AdWorks_connect arbeiten, sollten Sie Textvorlagen erstellen. Organisationsweite Textvorlagen können für untergeordnete Geschäftsstellen freigegeben werden. Jeder Mitarbeiter kann auch eigene Textvorlagen erstellen. Textvorlagen legen Sie hier an: Verwaltung Textvorlagen

Briefpapier einrichten Sie können vier Varianten von Briefpapier einrichten. Jede Variante besteht aus zwei Seiten, einem Anschreiben und einer Folgeseite. Beispiel: Ihr Briefpapier für den Ausdruck und für den Faxversand sind verschieden. Das Briefpapier richten Sie hier ein: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle

Allgemeine Kontaktinformationen erstellen Auch allgemeine Kontaktinformationen können Sie hinterlegen. Diese Informationen werden über Mischfelder in die Schreiben eingefügt. Die Kontaktinformationen stellen Sie hier ein: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle Briefpapier

Eingescannte Unterschrift hinterlegen Für Mitarbeiter können Sie eingescannte Unterschriften bereitstellen. Die Unterschrift kann bei Bedarf in Briefen und Faxen durch ein Mischfeld eingebunden werden. Die Unterschrift hinterlegen Sie hier: Verwaltung Mitarbeiter Mitarbeiter

E-Mail-Versand für Mitarbeiter einrichten Der E-Mail-Versand richten Sie für jeden Mitarbeiter separat ein. Den E-Mail-Versand richten Sie hier ein: Verwaltung Mitarbeiter Mitarbeiter Einstellungen


4.1.2 E-Mail-Versand einrichten und prüfen

Damit Sie E-Mails mit AdWorks versenden können, benötigen Sie ein eigenes E-Mail-Postfach. Für jeden Mitarbeiter muss der E-Mailversand eingerichtet werden. Videotutorial ansehen... (https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/667/20/schulungseinheit-smtp-daten-pflegen-in-adworks)

Folgende Informationen sind erforderlich:

Adresse des SMTP-Servers (Postausgangsserver) über den der Mitarbeiter seine E-Mails versendet

Hinweis: Die Adresse des SMTP-Servers erfahren Sie von Ihrem Administrator oder sie steht in der Zugangs-E-Mail Ihres E-Mail-Postfachs.

Port Nummer des SMTP-Servers

Verschlüsselung verwendet: ja oder nein

Anmeldename und Passwort

E-Mailversand einrichten



3 Tragen Sie Ihren Postausgangsserver im Feld SMTP-Server ein.

4 Tragen Sie den Port ein.

Beispiel: Standardmäßig werden die Ports 25 ohne Verschlüsselung und 587 mit Verschlüsselung verwendet.

5 Tragen Sie den Anmeldenamen und das Passwort ein.

6 Ihr E-Mail-Postfach verwendet Verschlüsselung? Aktivieren Sie die Checkbox SSL-Verschlüsselung.

7 Speichern Sie.

8 Wählen Sie E-Mail-Einstellungen testen und senden die E-Mail.

E-Mailversand prüfen Sind falsche SMTP-Daten hinterlegt, kommt die E-Mail nicht an. Zeigen Sie die Logeinträge im

Bereich Informationen an. Hier sehen Sie den Status des E-Mailversands. Bereich Informationen Logeinträge

Haben Sie keine SMTP-Daten hinterlegt und erstellen eine E-Mail, erhalten Sie eine Information von AdWorks.




4.1.3 AdWorks_connect aufrufen

Sie rufen AdWorks_connect mit folgenden Symbolen auf:

Briefe erstellen

Faxe erstellen

E-Mails erstellen

Adressetikett drucken - Kundenliste

Seriendruck - Marketingliste

Die Symbole sehen Sie in folgenden Listen und Bearbeitungsfenstern:

Kundenlisten

Bearbeitungsfenster Kunden Kunde oder Kunden Übersicht

Bearbeitungsfenster Marketinglisten Marketingliste

4.1.4 Kurzanleitung AdWorks_connect verwenden

1 Kundenliste anzeigen.

2 Einen oder mehrere Kunden markieren.

3 Brief, E-Mail oder Fax auswählen.

4 Textvorlage auswählen.

5 Text evtl. nachbearbeiten.

6 Brief, E-Mail oder Fax senden.

7 Aktivität erfassen.


4.2 Grundlagen Textvorlage

Ist AdWorks_connect für eine Geschäftsstelle freigeschaltet, können alle Mitarbeiter eigene Textvorlagen anlegen. Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten können Textvorlagen für alle Mitarbeiter der Geschäftsstelle sowie die untergeordneten Geschäftsstellen freigeben. Die Textvorlagen stehen den untergeordneten Geschäftsstellen auch ohne AdWorks_connect zur Verfügung.

4.2.1 Übersicht Textvorlagentypen

Es gibt unterschiedliche Textvorlagentypen. Je nach Typ werden die Textvorlagen in AdWorks an unterschiedlichen Stellen zur Auswahl angeboten. An alle Textvorlagen können Sie bis zu zehn PDF-Dokumente als Anhänge eintragen. Folgende Dokumente können Sie als Anhang einfügen:

PDF-Dokumente von Ihrem PC

Dateigröße: 1 MB ohne AdWorks_connect, 10 MB mit AdWorks_connect

Verlaufsdokumente aus AdWorks

Wird der Textbaustein eingefügt, sind automatisch die PDF-Dokumente mit angehängt. Diese Anhänge werden dann von AdWorks verarbeitet.

Wichtig: Damit die PDF-Dokumente verarbeitet werden können, dürfen sie nicht schreibgeschützt sein.

Textvorlagentyp Auswahl bei Beispiele für Anhänge Brief Brieferstellung Formulare, Produktinformation, Flyer für

Veranstaltungen, Schadensmeldung

E-Mail E-Mail Erstellung Formulare, Produktinformation, Flyer für Veranstaltungen, Schadensmeldung

Fax Faxerstellung Formulare, Produktinformation, Flyer für Veranstaltungen, Schadensmeldung

Anliegen Beratungsprotokoll

Empfehlung Beratungsprotokoll

Baustein Im Texteditor von Brief, Fax und E-Mail

4.2.2 Mischfelder in Textvorlagen

Mischfelder in AdWorks haben die gleiche Funktion wie beispielsweise Seriendruckfelder in MS-Word. AdWorks bietet Mischfelder für Kundendaten, Geschäftsstelle, Mitarbeiter sowie das Datum an. Sie werden bei Bedarf mit den entsprechenden Daten gefüllt.

Powertipp: Legen Sie auch Telefonnummern und andere Kontaktdaten der Mitarbeiter in den Textvorlagen als Mischfeld an. Damit können verschiedene Mitarbeiter die Textvorlage ohne Anpassung verwenden. Auch wenn Sie sich persönliche Textvorlagen erstellen, vermeiden Sie mit Mischfeldern die Überarbeitung von Textvorlagen, wenn sich beispielsweise Ihre Mobilfunknummer ändert.


4.2.3 Textvorlage erstellen

Falls das Modul AdWorks_connect für die Geschäftsstelle freigeschaltet ist, kann jeder Mitarbeiter eigene Textvorlagen erstellen. An Textvorlagen können Sie PDF-Dokumente als Anhänge hinterlegen. Wird die Textvorlage eingefügt, sind die Dateien automatisch mit angehängt. Außerdem können Sie einer Textvorlage für Brief und Fax eine Kennnummer mitgeben. Die Kennnummer wird in das Dokument eingedruckt und das Schreiben damit identifizieren.

Beispiel: Ändert ein Kunde seine Adresse, muss er ein bestimmtes Formular ausfüllen und unterschrieben an Sie zurücksenden. Für diesen Fall möchten Sie eine Textvorlage (Brief) erstellen. In der Textvorlage möchten Sie das Formular zur Adressänderung anhängen. Sie verwenden Kennnummern für die Identifikation von Standardschreiben.

Textvorlage erstellen

1 Wählen Sie Verwaltung Textvorlagen aus.

2 Klicken Sie auf die Funktion neue Textvorlage Brief. Das Bearbeitungsfenster Textvorlage - Brief wird angezeigt.

3 Benennen Sie die Textvorlage schlüssig. Beispiel: Antrag zur Unterschrift - Änderung Adresse

4 Geben Sie die Kennnummer ein. Hinweis: Zahlen, Ziffern und Sonderzeichen sind möglich.

5 Wählen Sie das Register Text.

6 Erstellen Sie den Text und fügen Sie die Mischfelder ein. Hinweis: Fügen Sie mehrere Leerzeilen ein, wenn Sie einen Absatz nach unten verschieben möchten.

7 Formatieren Sie den Text.

8 Speichern Sie die Textvorlage. Die Bereiche Übersicht und Anhänge werden angezeigt. Sie können jetzt noch Anhänge hinzufügen.

Anhänge hinzufügen


1 Wählen Sie den Bereich Anhänge.

2 Klicken Sie auf Neues Dokument. Der Dialog für den Datei-Upload wird angezeigt.

Hinweis: Sie können auch Verlaufsdokumente als Anhang einfügen.

3 Wählen Sie die PDF-Datei aus. Die Datei ist hochgeladen und wird in der Liste Anhänge angezeigt. Ein Fenster zur Dateiüberprüfung wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf Überpüfen. Das PDF wird in einem zweiten Tab oder Fenster geöffnet. Sie können kontrollieren, ob es sich um das richtige Dokument handelt.

Powertipp: Textvorlagen-Bausteine können Sie direkt in den Texteditor einfügen. Erstellen Sie für Briefe einen Textvorlage-Baustein mit allen Mischfeldern, der Betreffzeile und einem Mustertext.

4.2.4 Textvorlage freigeben

Sie haben eine eigene Textvorlage erstellt und wollen sie anderen Mitarbeitern der Geschäftsstelle und Filialen zur Verfügung stellen.

Voraussetzung: Sie haben die dafür erforderlichen Rechte.

Textvorlagen können von jedem Mitarbeiter der Geschäftsstelle geändert werden.

Freigegebene Listen werden in der Listensicht speziell gekennzeichnet. F: Die Liste wurde von einem Mitarbeiter Ihrer Geschäftsstelle freigegeben O: Die Liste wurde von der übergeordneten Geschäftsstelle freigegeben.

Sie geben eine Textvorlage wie folgt frei:

1 Zeigen Sie die Textvorlage an.

2 Wählen Sie das Register Vorlage aus.

3 Aktivieren Sie die Freigabe.

4 Speichern Sie die Textvorlage. In der Listenansicht ist die Textvorlage jetzt mit einem

Buchstaben gekennzeichnet.

Powertipp: Sie benötigen ein Feedback von einem Teammitglied? Erstellen Sie eine Aktivität für die neue Textvorlage und wechseln Sie den Mitarbeiter.


4.3 Übersicht Texteditor

Texte für Textvorlagen sowie Briefe, E-Mails und Faxe werden in einem Texteditor erfasst und können dort formatiert und mit Mischfeldern ergänzt werden.

4.3.1 Generelle Arbeitsweise und Tipps

Im Texteditor sehen Sie die Texte so, wie Sie später auch gedruckt oder versendet werden.

Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 3 und Betreff

Das sind Formatvorlagen mit einer festgelegten Formatierung. Möchten Sie eine Formatvorlage verwenden, markieren Sie den ganzen Absatz und wählen anschließend die Formatvorlage aus.

Formatvorlage Standard

Die Formatvorlage Standard kann beliebig formatiert werden.

Aufzählung und Nummerierung

Markieren Sie den ganzen Absatz und wählen anschließend Aufzählung oder Nummerierung. Danach können Sie das Aufzählungszeichen wechseln oder eine andere Nummerierungsvariante auswählen.

Texte einrücken und Abstände einstellen

Meiden Sie Leerzeichen und Leerzeilen für die Positionierung von Textabsätzen. Dafür gibt es spezielle Funktionen, mit denen Sie Absätze exakt positionieren können.

Texte mit mehreren Seiten - Seitenumbruch

Wenn Sie eine weitere Seite benötigen, fügen Sie einen Seitenumbruch ein und starten gezielt mit einer neuen Seite.

4.3.2 Funktionen zur Textformatierung

Im Texteditor können Sie den Text formatieren. Neben vorgebenen Absatzformaten wie Betreff und Überschriften können Sie Schriftgrößen anpassen, Textteile hervorheben oder Aufzählungen und nummerierte Listen erstellen.

Schriftart und -größe Sie markieren den Text und stellen die Schriftart und -größe ein.

Textausrichtung Sie setzen den Cursor in den Absatz und wählen die Textausrichtung.

Hervorhebung Sie markieren den Text und klicken auf die Hervorhebung.

Textfarbe Sie markieren den Text, klicken auf das Farbfeld und stellen die gewünschte Textfarbe ein.


Liste Sie markieren die Absätze und wählen die Funktion Aufzählung oder nummerierte Liste.

Im Pulldown-Menü können Sie dann noch ein anderes Aufzählungszeichen oder eine andere Nummerierungsart auswählen.

Absatz Sie setzen den Cursor in den Absatz und wählen die Funktion Einrückung oder machen Ihre Einstellung.

4.3.3 Funktion Farbauswahl

Sie können mit der Farbauswahl Ihre Texte farblich formatieren.

Fenster zur Farbauswahl

Sie wählen eine Farbe aus und übernehmen sie für den markierten Text.

Farbauswahl Damit Sie Ihre Wunschfarbe schnell finden, gibt es vier Möglichkeiten der Farbauswahl. Farbrad, Farbspektrum, RGB, Farbliste

Ausgewählte Farbe Sie sehen die Farbe und den Farbcode. Kennen Sie den Farbcode können Sie ihn direkt in das Feld eintragen.

Farbe übernehmen Sie übernehmen die ausgewählte Farbe für den markierten Text.

Farbe ablegen Sie können die ausgewählte Farbe in die Felder unter der Farbauswahl ablegen. Die Farbwerte bleiben so lange gespeichert, bis der Cache Ihres Browsers gelöscht wird. Im Beispiel oben ist die Farbe rot abgelegt.


4.3.4 Funktion Einfügen

Neben der Formatierung der Texte können zusätzliche Elemente in den Text eingefügt werden.

Bild Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle und wählen Einfügen Bild.

Übertragen Ein neues Bild von Ihrem PC hochladen und einfügen.

Auswählen Das Bild ist in AdWorks schon hochgeladen. Sie wählen es aus dem Dokumentordner aus.

Web link Sie markieren den Text, der als Hyperlink angezeigt werden soll, wählen Einfügen Web link und geben die Url ein.

Mischfeld Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle und klicken auf Einfügen Mischfeld. An der Einfügestelle wird die Liste mit den Mischfeldern eingeblendet. Klicken Sie auf ein Mischfeld.

Baustein Sie setzen den Cursor an die Einfügestelle, und klicken auf Einfügen Baustein. Ein Fenster mit Bausteinen wird angezeigt. Wählen Sie den Baustein aus.

Signatur Sie setzen den Cursor vor den Absatz, vor dem die Unterschrift stehen soll und klicken auf Einfügen Signatur.

Seitenumbruch einfügen Sie setzen den Cursor vor den Absatz, der auf der nächsten Seite stehen soll und wählen Einfügen Seitenumbruch. Der Absatz wird auf der nächsten Seite dargestellt. Mit den Pfeiltasten blättern Sie zwischen den Zeilen.

Powertipp: Seitenumbruch löschen Setzen Sie den Cursor in die Zeile mit dem Seitenumbruch und löschen die Zeile.


4.3.5 Funktionen Textvorlagen

Im Texteditor können Sie Textvorlagen verwenden. Haben Sie AdWorks_connect, können Sie bestehende Texte als Vorlage speichern.

Textvorlage erstellen Sie haben einen Brief, eine E-Mail oder ein Fax geschrieben. Erstellen Sie eine neue Textvorlage daraus. Es werden alle Formatierungen und die eingefügten Mischfelder gespeichert.

Textvorlage suchen In AdWorks sind Textvorlagen für Brief, Fax und E-Mail möglich. Sie suchen in den jeweiligen Vorlagen und fügen den Text inklusive der Formatierung und Mischfelder ein.

Text entfernen Mit einem Klick entfernen Sie den kompletten Text aus dem Texteditor.

4.3.6 Absenderadresse und Empfängeradresse einfügen

Als Berater schreiben Sie im Namen des Kunden an eine Gesellschaft. Sie können:

Die Kundenadresse mit dem Mischfeld Absenderadresse in Briefe, Faxe und E-Mails eintragen.

Die Adresse einer Gesellschaft über die Zwischenablage in den Brief, das Fax oder die E-Mail kopieren. Dafür müssen Sie die Gesellschaft als "Kunde" erfasst haben.

Beispiel: Sie erstellen einen Brief und möchten die Adresse des Kunden als Absenderadresse und die Adresse der Gesellschaft als Empfängeradresse einfügen.

Absenderadresse einfügen

1 Erstellen Sie einen Brief für den Kunden.


3 Wählen Sie Einfügen Mischfeld. Ein Popup mit den Mischfeldern wird angezeigt.

4 Wählen Sie das Mischfeld Absenderadresse.

Empfängeradresse einfügen

1 Wählen Sie am Arbeitsplatz in der Kundenliste die Gesellschaft aus. Die Gesellschaft wird zur Bearbeitung angezeigt.

2 Wählen Sie die Funktion Adresse in die Zwischenablage kopieren.

3 Wechseln Sie wieder zum Brief des Kunden.


4 Drücken Sie die Tastenkombination strg + v . Die Name, Straße, Postleitzahl und Ort sind korrekt eingetragen.


4.4 Praxisbeispiel: Textvorlage aus bestehender Vorlage erstellen

Sie haben eine Textvorlage für einen Brief an Kunden angelegt. Auf Basis der Vorlage möchten Sie eine neue Textvorlage erstellen. Neben der Telefonnummer des Mitarbeiters soll auch seine Mobilfunknummer in die Textvorlage.

4.4.1 Textvorlage anzeigen

Textvorlagen werden im Arbeitsbereich Verwaltung erstellt.

1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Verwaltung.

2 Klicken Sie auf Textvorlagen. Die Liste mit den Textvorlagen wird angezeigt.

3 Zeigen Sie die Textvorlage "Brief Textvorlage Vermögensverwalter" an.

4 Wählen Sie Textvorlage aus. Ein Bearbeitungsfenster mit der Textvorlage wird angezeigt.

4.4.2 Textvorlage kopieren

Sie können jede Textvorlage kopieren und ändern. Dafür zeigen Sie zuerst eine Textvorlage an.

1 Klicken Sie auf die Funktion Textvorlage kopieren.

2 Benennen Sie die kopierte Textvorlage und ändern Sie die Bemerkung.

3 Speichern Sie die Textvorlage.

Powertipp: Erstellen Sie sich zuerst eine allgemeine Briefvorlage, in der Sie das Adressfeld und den Betreff einfügen und positionieren. Auf Basis dieser Vorlage können Sie dann schnell neue Vorlagen mit Texten füllen.


4.4.3 Textvorlage bearbeiten, Mischfeld einfügen

In Textvorlagen können Sie Texte erfassen, formatieren und Mischfelder einfügen. Dafür muss die Textvorlage angezeigt sein. Im Beispiel soll ein zusätzliches Mischfeld eingefügt werden.

1 Klicken Sie auf das Register Text.


3 Klicken Sie auf die Funktion Einfügen Mischfeld, es öffnet ein Menü mit allen Mischfeldern.

4 Mit einem Klick fügen Sie das Feld "Mitarbeiter Mobiltelefon" ein und ergänzen den Text.

5 Speichern Sie die Textvorlage.

Powertipp: Sie möchten das Erscheinungsbild der Vorlage kontrollieren? Drucken Sie die Vorlage, ein PDF wird angezeigt.


4.5 Praxisbeispiel: Brief, E-Mail und Fax erstellen

Zwei Ihrer Kunden haben Festgeld bei der Hausbank angelegt. Die Konditionen für das Festgeld haben sich geändert. Sie wollen die Kunden darüber informieren.

Sie können Ihre Kunden per Brief oder E-Mail darüber informieren. Dafür gehen Sie gleich vor.

Powertipp: Haben Sie den Faxdienst der MaTelSo GmbH eingerichtet, können Sie auch Faxe direkt aus AdWorks_connect schicken.

4.5.1 Kunden auswählen

Briefe, E-Mails und Faxe erstellen Sie aus jeder Kundenliste oder für eine Marketingliste.

Beispiel: Sie möchten zwei Ihrer Kunden eine Information per Brief schicken.

1 Zeigen Sie eine Kundenliste an.

2 Markieren Sie die beiden Kunden. Powertipp: Halten Sie die Strg- oder Umschalttaste gedrückt, um mehrere Kunden auszuwählen.

3 Wählen Sie die Funktion Briefe erstellen aus. Ein Fenster für die Brieferstellung wird

angezeigt.

4.5.2 Textvorlage auswählen und Texte ändern

Textvorlagen können Sie in Briefe, E-Mails und Faxe einfügen und anschließend den eingefügten Text noch ändern.

Beispiel: Sie möchten einen Brief erstellen. Das Fenster für die Brieferstellung ist angezeigt. Im Fenster sehen Sie den Text des letzten Briefes. Sie möchten eine Textvorlage einfügen.

1 Klicken Sie auf die Funktion Textvorlage auswählen, eine Liste mit Textvorlagen wird angezeigt.

2 Wählen Sie eine Textvorlage mit einem Klick aus. Der Text wird eingelesen.

3 Wenn nötig, ergänzen Sie den Text.

Powertipp: Werden Sie bei der Bearbeitung gestört, geht Ihr Text nicht verloren. Ihre Texteingaben werden automatisch gespeichert. Rufen Sie die Serienbrieffunktion erneut auf, wird der letzte Text wieder angezeigt. Erst wenn Sie eine neue Textvorlage einlesen oder den Text löschen, ist er überschrieben. AdWorks_connect speichert immer den Text des letzten Briefes, E-Mails oder Fax.


4.5.3 Erstellung abschließen und Aktivität erfassen

Erstellen Sie einen Brief, eine E-Mail oder ein Fax, können Sie dazu direkt eine Aktivität anlegen. Terminieren Sie die Aktivität, wird sie in die Wiedervorlage eingestellt.

Beispiel: Sie haben einen Brief erfasst und möchten ihn fertigstellen und eine Aktivität dazu erfassen.

1 Ihr Brief ist fertig, klicken Sie auf Erstellen. Ein Druck- und Aktivitätenfenster wird angezeigt.

2 Aktivieren Sie Aktivität anlegen.

3 Benennen Sie die Aktivität eindeutig.

4 Im Feld Wiedervorlage erfassen Sie den Termin.

5 Wählen Sie das Briefpapier aus.

6 Klicken Sie auf Erstellen. Ein PDF wird erzeugt und im Browser angezeigt. Sie können das PDF

auf Ihrem Rechner speichern und ausdrucken.

Powertipp: Sowohl die Aktivität als auch das PDF werden beim Kunden gespeichert und können dort eingesehen werden.

4.5.4 Dokument anzeigen

Erstellen Sie Briefe, E-Mails und Faxe mit AdWorks_connect und erzeugen dafür gleichzeitig eine Aktivität, werden die Dokumente als PDF mit der Aktivität am Kunden gespeichert.

1 Wechseln Sie zu Arbeitsplatz Kunden.

2 Zeigen Sie den Kunden an.

3 Klicken Sie auf Aktivitäten. Die Aktivitätenliste wird angezeigt.

4 Zeigen Sie die Aktivität an. In der Übersicht und bei Dokumente sehen Sie das erzeugte PDF.


4.5.5 Aktivitäten anzeigen

Haben Sie eine Aktivität erstellt, finden Sie diese im Bearbeitungsfenster des Kunden oder im Arbeitsbereich Arbeitsplatz wieder.

Powertipp: Aktivitäten werden einem Besitzer zugeordnet. In diesem Fall wurde der Brief für einen Kunden erstellt. Der Kunde ist Besitzer der Aktivität. Erstellen Sie eine Aktivität für ein Wertpapier, ist das Wertpapier der Besitzer. So sehen Sie in der Aktivitätenliste gleich, für wen oder was eine Aktivität ist.


4.6 Praxisbeispiele: E-Mail-Versand

Mit dem E-Mail-Versand versenden Sie E-Mails direkt aus AdWorks. Sie können Textvorlagen verwenden und Dokumente anhängen. Legen Sie eine Aktivität für den E-Mail-Versand an, archiviert AdWorks die E-Mail als PDF direkt am Kunden.

Haben Sie zusätzlich die Online-Depoteinsicht für den Kunden aktiviert, können Sie die E-Mail auch verschlüsselt in die Postbox übertragen.

4.6.1 Kurzanleitung E-Mail-Versand durchführen

Ist der E-Mail-Versand für einen Mitarbeiter eingerichtet, kann er E-Mails direkt aus AdWorks versenden und sofort archivieren.

1 Wählen Sie die Funktion E-Mails senden.

2 Schreiben Sie die E-Mail.

Powertipp: Sie können eine Textvorlage auswählen, Dokumente und Berichte aus

AdWorks anhängen oder Anhänge von Ihrem PC übertragen.

3 Klicken Sie auf Senden. Das Fenster für die Aktivität des Kunden wird angezeigt.

4 Stellen Sie die Aktivität ein.

Wichtig: Nur wenn Sie die Aktivität anlegen, wird die E-Mail am Kunden archiviert.

5 Klicken Sie auf Senden.

4.6.2 E-Mail in Postbox einstellen

In der Vermögensberatung und bei Versicherungen werden immer wieder sensible Daten wie Depotauszüge oder Gesundheitsfragen per E-Mail versendet. Die gängige E-Mail ist dabei kritisch, denn die Daten werden unverschlüsselt übertragen und liegen in leicht zugänglichen E-Mail Accounts.

Die Postbox in der Online-Depoteinsicht bietet die sichere Alternative, denn die Daten werden verschlüsselt in die Postbox übertragen. Der Kunde erhält von AdWorks eine Benachrichtigung an seine E-Mail-Adresse mit einem Link zur Postbox.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks_connect und von der Open Circle GmbH die Module Online-Depoteinsicht sowie das Modul SecureSite abonniert.

Beispiel: Sie möchten einem Kunden einen vorausgefüllten Vertrag per E-Mail schicken. Die E-Mail soll in die Postbox gesendet werden.


Die E-Mail ist angezeigt und der Vertrag ist schon als PDF angehängt.

1 Aktivieren Sie die Checkbox vor sicher via Postbox der Online-Depoteinsicht senden.

2 Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Die Schaltfläche Vorschau wird aktiv angezeigt. Bei der Vorschau können Sie den Benachrichtigungstext ändern.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Ein weiteres Fenster wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf das Register Benachrichtigung. Darin steht der Benachrichtigungstext, den der Kunde erhält. Sie können den Text anpassen.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie den Platzhalter für den Eintrag [Link] nicht löschen, denn dafür wird der Link zur Postbox eingefügt.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbruch. Die E-Mail wird wieder angezeigt.

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Das Fenster für die Aktivität des Kunden wird angezeigt.

7 Stellen Sie die Aktivität ein.

Wichtig: Nur wenn Sie die Aktivität anlegen, wird die E-Mail am Kunden archiviert.

8 Klicken Sie auf Senden. Die E-Mail wird in die Postbox gelegt, zusätzlich erhält der Kunde eine Benachrichtigung an seine E-Mail-Adresse.


4.7 Praxisbeispiele: Seriendruck

Im AdWorks_connect ist eine Seriendruckfunktion integriert. Die Seriendruckfunktion unterstützt Sie bei Routineaufgaben.

Marketinglisten Kunde Depotanalyse der Kunden

drucken

Vertragsübersicht der Kunden drucken

Adressetiketten drucken

Depotanalyse drucken

Depotinfos drucken

Riesterinfos drucken

Vertragsübersicht drucken

Kreditspiegel drucken

Adressetikett drucken

Powertipp: Über den Seriendruck können Sie auch direkt E-Mails versenden. Damit lösen Sie Ihre Routineaufgaben schnell und zeitgemäß.

4.7.1 Adressetiketten drucken

Es gibt immer wieder Marketingaktionen oder besondere Anlässe, bei denen Sie Ihren Kunden einen Flyer oder eine Karte per Post schicken möchten. Mit AdWorks_connect können Sie dafür Adressetiketten drucken.

Für Marketinglisten

Bei der angezeigten Marketingliste im Pulldown-Menü vom Seriendruck .

Für einzelne oder mehrere Kunden

Unter Arbeitsplatz Kunden sehen Sie die Funktion Adressetiketten drucken .

Beispiel: Sie möchten Weihnachtskarten an einen Teil Ihrer Kunden senden und haben dafür eine Marketingliste angelegt. Für die Umschläge benötigen Sie Adressetiketten, die auch den Absender der Geschäftsstelle enthalten.


2 Klicken Sie auf Marketinglisten. Die Marketinglisten werden angezeigt.

3 Öffnen Sie die Marketingliste.

4 Klicken Sie auf die Funktion Seriendruck . Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

5 Wählen Sie Adressetiketten drucken. Die Optionen für den Ausdruck der Adressetiketten werden angezeigt.

6 Wählen Sie das Etikettenformat aus.

7 Stellen Sie die Sortierung ein.

Powertipp: Sie möchten die Weihnachtskarten als Massenmailing versenden? Sortieren Sie nach der Postleitzahl, denn Briefe für Massenmailings müssen nach Postleitzahl sortiert sein.


8 Aktivieren Sie Drucke Absenderzeile.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Der Ausdruck wird auf dem Standarddrucker gestartet. Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Ausdruck beendet ist.

Powertipp: In der Praxis werden Etikettbögen öfters nur zum Teil bedruckt. In den Druckoptionen können Sie auswählen, ab welchem Etikett der Ausdruck beginnen soll. Sie haben zum Beispiel einen Etikettbogen, auf dem schon 5 Etiketten fehlen. Legen Sie diesen Etikettbogen als obersten Bogen in den Druckschacht ein und stellen Sie in den Druckoptionen Beginne mit 6 ein.

4.7.2 Depotanalyse in Postbox versenden

Die Depotanalyse kann sicher über die Postbox versendet werden. Sie können dafür Marketinglisten verwenden.

Beispiel: Sie möchten die Depotanalyse als E-Mail über eine Marketingliste versenden. Die Kunden sollen die Depotanalyse in die Postbox bekommen.

Voraussetzung: Die Online-Depoteinsicht und SecureSite sind abonniert. Die Online-Depoteinsicht für die Kunden ist eingerichtet.

1 Öffnen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Marketinglisten eine Marketingliste.

2 Klicken Sie auf die Funktion E-Mails senden . Das Fenster E-Mail senden an Marketingliste wird angezeigt.

3 Aktivieren Sie sicher via Postbox der Online-Depoteinsicht senden.

4 Geben Sie einen Betreff ein.

5 Geben Sie Text für die E-Mail Text ein.

6 Wählen Sie Depotanalyse anhängen . Das Fenster Depotanalyse anhängen wird angezeigt.

7 Stellen Sie die Optionen ein.


8 Wählen Sie im Register Erweitert die Informationen aus, die im Anhang mit versendet werden sollen.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen. Das Fenster mit der E-Mail wird wieder angezeigt.

10 Wählen Sie die Schaltfläche Senden. Ein Fenster wird angzeigt.

11 Erstellen Sie im Register Optionen die Aktivität und weitere Versandoptionen ein.

12 Ändern Sie im Register Benachrichtigung den Text für die Benachrichtigung der Kunden.

13 Klicken Sie auf Senden. Die Depotanalyse und der Text der E-Mail werden in die Postbox eingestellt. Jeder Kunde erhält die Benachrichtigung an seine E-Mail-Adressen.

Hinweis - fehlerhafter Versand: Konnten E-Mails nicht ins Postfach gelegt werden, erhalten Sie eine Rückmeldung. Prüfen Sie in der Kundenliste, ob die E-Mail-Adresse eingetragen und die Online-Depoteinsicht beim Kunden aktiviert ist. Zeigen Sie dazu unter Marketingliste Kunden noch die Spalte E-Mail an.


5 Apps für AdWorks

Zu AdWorks können zwei Apps für das iPhone erworben werden.

AdWorks Berater-App für iPhone Damit greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Daten in AdWorks zu.

AdWorks Berater-App für iPad Sie greifen auf Ihre Daten in AdWorks zu und können die wichtigsten Dinge direkt vor Ort erfassen.

App Depoteinsicht für Endkunden Kunden, deren Finanzanlage Sie in AdWorks verwalten, können die Online-Depoteinsicht auch auf dem iPhone ansehen und die Postbox verwenden.

In diesem Kapitel AdWorks Berater-App für das iPhone ......................................................................................... 91 App Depoteinsicht für Endkunden .............................................................................................. 102 AdWorks Berater-App für das iPad ............................................................................................ 117


5.1 AdWorks Berater-App für das iPhone

Sie lernen die Oberflächen und die Bedienung des AdWorks Berater-App kennen. Außerdem erfahren Sie wie Apps installiert und aktualisiert werden.

5.1.1 Installation und Aktualisierung

Apps werden über den App Store von iTunes installiert und aktualisiert. Damit Sie eine App von financeTec AG installieren können, benötigen Sie:

Gerätetyp iPhone min. 4s oder iPad

Betriebssystem iOS 8.0 oder höher

Internetverbindung Haben Sie Internetzugang mit Ihrem Gerät, können Sie direkt auf den App Store zugreifen. Alternativ dazu verbinden Sie Ihr iPhone oder iPad mit dem Computer und gehen von dort in den App Store.

iTunes Account Sie können den Account auch direkt beim Kauf der App anlegen. Hinweis: iTunes ist nicht überall verfügbar.

Funktionen und Sicherheit

Es gibt neben Kunden, Bestände, Aktivitäten, Stand der Datenimporte und Geburtstage einen Bereich Weiteres.

Bereich Weiteres Unter Weiteres können Sie Grundeinstellungen für die Beraterplattform-App direkt vornehmen.

Sie wählen die Datensicht aus - alle Geschäftsstellen oder eigene Geschäftsstelle.

Eingeloggt bleiben - Sie entscheiden, ob Sie beim Schließen der App abgemeldet werden.

Sie können sich manuell ausloggen.

Bereich Kunde Sie können dem Kunden eine neue Nachricht in seine Postbox der Online-Depoteinsicht

einstellen. Gleichzeitig wird zum Kunden eine Aktivität in AdWorks angelegt. Voraussetzung: Sie benötigen das Modul SecureSite.

Rufen Sie einen Kunden an, können Sie entscheiden, ob AdWorks eine Aktivität für das Telefongespräch erstellt. Die Aktivität finden Sie später in AdWorks als offene Aktivität und können Sie dort mit Gesprächsinhalten ergänzen.

Transaktionen zu Fonds Immer wenn Sie auf einen Fonds tippen, werden Ihnen die Transaktionen zum Fonds angezeigt.

Mehr Sicherheit – automatische Abmeldung Sobald Sie die App schließen, werden Sie automatisch von AdWorks abgemeldet. Damit sind Ihre sensiblen Kundendaten geschützt und dem Missbrauch wird vorgebeugt. Dies können Sie bei Weiteres ändern.


App installieren

Mit Ihrem iPhone oder iPad können Sie direkt auf den App Store zugreifen und eine App kaufen.

Powertipp: Sie haben einen Gutschein für die App? Wählen Sie im App Store Highlights aus und blättern ganz nach unten, dort finden Sie die Schaltfläche Einlösen. Wählen Sie Einlösen und geben den Code manuell ein. Die App wird Ihnen automatisch zur Installation angeboten. Voraussetzung: Sie benötigen eine Internetverbindung zum App Store.

1 Wählen Sie den App Store in Ihrem Gerät.

2 Wählen Sie Highlights oder Topcharts.

3 Tippen Sie in das Suchfeld. Die Tastatur wird angezeigt.

4 Geben Sie "financetec" oder den App-Namen ein und tippen auf Suchen. Je nachdem mit welchem Gerät Sie im App Store sind, werden die Apps für iPhone oder iPad angezeigt.

5 Wählen Sie die App aus.

6 Tippen Sie auf den Preis.

7 Tippen Sie auf Kaufen.

8 Folgen Sie dem Anmeldedialog von iTunes. Hinweis: Haben Sie noch keinen iTunes-Account, können Sie ihn jetzt anlegen.

9 Laden Sie die App auf Ihr Gerät.

App aktualisieren

Die App wird fortlaufend von financeTec AG aktualisiert. Sobald Sie auf App Store tippen, wird geprüft, ob Aktualisierungen für Ihre Apps vorliegen. Außerdem überprüft der App Store einmal wöchentlich, ob es Aktualisierungen für Ihre Apps gibt. Die Anzahl der Aktualisierungen wird neben dem Symbol angezeigt.

Voraussetzung: Sie benötigen eine Internetverbindung zum App Store.

1 Verbinden Sie sich mit dem App Store. Sehen Sie neben der Taste Updates eine Zahl, sind Aktualisierungen für Ihre Apps vorhanden.

2 Tippen Sie auf die Taste Updates. Eine Liste der verfügbaren Aktualisierungen wird angezeigt.

3 Tippen Sie auf die Taste Alle aktualisieren oder wählen Sie ein einzelnes Update. Powertipp: Tippen Sie auf ein einzelnes Update, wird Ihnen angezeigt, was aktualisiert wird.


5.1.2 Beraterplattform-App verwenden

Die Beraterplattform-App ist Ihre mobile Verbindung zu AdWorks. Loggen Sie sich mit ihren Zugangsdaten ein und greifen Sie mit ihrem iPhone direkt auf Ihre aktuellen Kundendaten, Aktivitäten und Bestände zu.

Anmelden

Sobald Sie die Beraterplattform-App starten, sehen Sie den Anmeldedialog. Haben Sie ein Gerät mit Touch ID, können Sie sich per Fingertipp einloggen.

Nach der Anmeldung wird die Startseite angezeigt. Ihre Daten sind in verschiedenen Bereichen zusammengestellt.

Kunden Kundenliste, blättern zu den Kundendetails inklusive Bestand, Aktivitäten, Verträge, usw. Kundenkommunikation mit und ohne Aktivitäten sowie der Versand von Verträgen, Anträgen, Depotbericht und Beratungen.

Bestand aller Kunden Gesamtbestand, Bestand nach Depotstellen und Wertpapiere sowie einzelne Wertpapiere inklusive Kunden mit Wertpapier und Transaktionen zum Wertpapier.

Aktivitäten aller Kunden Suchen, filtern und Aktivitäten bearbeiten oder neue Aktivitäten erstellen.

Übersicht Wann wurden welche Daten aktualisiert?

Geburtstagsliste Letzten, nächsten, runde und halbrunde Geburtstage im Blick haben. Mit dem Direktaufruf für Gruß-E-Mail senden Sie schnell einen Gruß.

Weiteres Bestand einstellen, Geburtstagsgrüße hinterlegen, Logout, Informationen, Impressum

Kunden


Kundenliste In der Kundenliste sind bis zu 2000 Kunden angezeigt. Die Kunden werden nach Bestand absteigend sortiert.

Zeigen Sie sich die Kundendetails an.

Suchen Sie nach einzelnen Kunden. Die Liste wird alphabetisch absteigend sortiert. Beispiel: Ma Mu findet Manfred Mueller und Manuel Muster.

Filtern Sie nach Kunden mit und ohne Bestand. Die Liste wird nach Bestand absteigend sortiert.

Mit dem Plus nehmen Sie einen neuen Kontakt auf.

Powertipp Haben Sie Zugriff auf alle Kundendaten einer Geschäftsstelle, werden alle Kunden und Bestände angezeigt. Sie möchten nur die eigenen Kunden und Bestände sehen? Schließen Sie die Kundenliste und wechseln zu Weiteres, dort deaktivieren Sie "Alle Geschäftsstellen".

Kundendetails In den Kundendetails sehen Sie alle Bereiche zu denen Informationen hinterlegt sind.

Bearbeiten Sie die Anzeige der Kundendetails. Sie können Zeilen ein- oder ausblenden und anders anordnen.

Tippen Sie auf die Adresse, werden die Daten zur App Karten übertragen und Sie können direkt die Route berechnen.

Telefonieren Sie direkt – ins Festnetz oder mobil und erstellen direkt eine Aktivität für den Anruf.

Schreiben Sie eine E-Mail mit und ohne Aktivität. Auch der Versand via Postbox ist möglich.

Zeigen Sie sich offene Aktivitäten an oder die letzte Beratung.

Zeigen Sie sich weitere Kundeninformationen an - den Bestand, die Aktivitäten, Verträge, Anträge und Beratungen.


Bestand des Kunden

Bild: Bestandsübersicht Kunde

Angezeigt werden der Gesamtbestand und die Bestände nach Depots.

Erzeugen Sie im Bestand des Kunden einen Depotbericht und versenden ihn direkt mit dem E-Mailprogramm Ihres Gerätes.

Wählen Sie ein Depot und informieren Sie sich über die darin enthaltenen Fonds mit den entsprechenden Beständen sowie den Depotdaten.

Wählen Sie in einem Depot einen Fonds aus und sehen Sie die letzten Transaktionen für die Anlage.

Wählen Sie die Transaktion aus, sehen Sie die Transaktionsdetails.


Aktivitäten für den Kunden

Bild: Neue Aktivität ausfüllen

In der Voreinstellung werden alle offenen Aktivitäten angezeigt.

Filtern Sie die Aktivitäten nach unterschiedlichen Besitzern, für den letzten Monat, das letzte Quartal oder dem Aktivitätsstatus.

Bearbeiten Sie Aktivitäten.

Erstellen Sie eine neue Aktivität.

So erstellen Sie eine neue Aktivität:

1 Wählen Sie das Plus-Symbol in der Aktivitätsliste des Kunden.

2 Wählen Sie den Typ aus.

3 Geben Sie einen Betreff ein. Erst wenn Sie einen Betreff eingetragen haben, können Sie die Aktivität erstellen.

4 Geben Sie die Notiz ein.

5 Tragen Sie den Termin und die Dauer in Minuten ein.

6 Aktivieren Sie die Depoteinsicht, bekommt der Kunde die Aktivität in die Postbox der Online-Depoteinsicht eingestellt.


Verträge des Kunden

Bild: Übersicht anzeigen

Es werden alle Verträge des Kunden angezeigt.

Sehen Sie sich Vertragsdetails inklusive der zugeordneten Dokumente an und versenden den Vertrag per E-Mail.

Erstellen Sie eine Übersicht der Verträge als PDF und versenden ihn direkt mit dem E-Mailprogramm Ihres Gerätes.

Anträge des Kunden

Bild: Antrag angezeigt

Es werden alle Anträge des Kunden nach Datum aufgelistet.

Zeigen Sie einzelne Anträge des Kunden als PDF an.

Versenden Sie den Antrag direkt mit dem E-Mailprogramm Ihres Gerätes an den Kunden.


Beratung des Kunden

Es werden alle Beratungen des Kunden aufgelistet.

Zeigen Sie die einzelnen Beratungen als PDF an.

Versenden Sie die Beratung direkt mit dem E-Mailprogramm Ihres Gerätes an den Kunden.

Aktivitäten

Alle offenen Aktivitäten für den eingestellten Kundenbestand werden angezeigt und sind nach Wiedervorlagetermin sortiert. Sie sehen für wen die Aktivität erstellt ist.

Die Farbmarkierung zeigt Ihnen den Status der Aktivität: rot = offen, orange = in Bearbeitung, grün = erledigt

Durchsuchen Sie die Liste der angezeigten Aktivitäten. Die Volltextsuche durchsucht den Betreff.

Zeigen Sie einzelne Aktivitäten an und bearbeiten Sie die Aktivität. Sie können ein Foto von Ihrem Gerät als neues Dokument an die Aktivität speichern.

Filtern Sie die Aktivitäten nach allen oder den eigenen Kunden und anderen Filtern wie aktive und inaktive Aktivitäten.


Bestand

Auf einen Blick sehen Sie den Gesamtbestand des von Ihnen betreuten Vermögens und die Gesamtanzahl der KAGen.

Die Kapitalanlagegesellschaften sind absteigend nach Bestand aufgelistet. Die Werte beziehen sich auf den eingestellten Kundenbestand.

Suchen Sie nach Wertpapieren. Die Volltextsuche durchsucht den Wertpapiernamen und die ISIN.

Zeigen Sie sich die Bestände der einzelnen KAG aufgesplittet nach Fonds an.

Blättern Sie vom Bestand der einzelnen KAG zum Wertpapier. Auch Kunden, die das Wertpapier besitzen, werden aufgelistet und Sie können die Kundendetails direkt anzeigen.

Powertipp Haben Sie Zugriff auf die Kundendaten mehrerer Geschäftsstellen, werden die Bestände für alle Kunden aufsummiert.

Sie möchten nur die Summe der eigenen Geschäftsstelle sehen?

1 Schließen Sie die Bestände.

2 Wählen Sie Weiteres.

3 Deaktivieren Sie Alle Geschäftsstellen.

Übersicht

Die Übersicht zeigt den Stand der Datenimporte und wann die Fondspreise und Fondsdaten des Datenlieferanten zuletzt aktualisiert wurden.


Geburtstage

Sie haben die Geburtstage Ihrer Kunden im Blick. Vergangene, kommende und auch besondere Geburtstage sind zusammengefasst.

Zeigen Sie die Liste der Jubilare an.

Versenden Sie Glückwunsche über AdWorks per E-Mail oder via Postbox an den Kunden. Sie können direkt eine Aktivität anlegen.

Powertipp Unter Weiteres können Sie einen Standardtext für die Geburtstagsmails hinterlegen.

Weiteres

Für die Beraterplattform-App sind noch weitere Einstellungen möglich. Die Einstellungen können Sie direkt in der App ändern. Ganz unten finden Sie das Impressum.

Alle Geschäftsstellen Haben Sie erweiterte Zugriffsrechte auf Kundendaten, wählen Sie hier aus, welcher Kundenbestand in die Beraterplattform-App eingelesen wird - Kunden aller Geschäftsstellen oder die Kunden der eigenen Geschäftsstelle.

Eingeloggt bleiben Achtung: Ist die Funktion aktiviert, bleiben Sie eingeloggt, wenn die App geschlossen wird. Das ist ein Sicherheitsrisiko für die Kundendaten. Lassen Sie das Gerät nicht unbeaufsichtigt.

Geburtstagsgrüße definieren Hinterlegen Sie einen Standardtext für die Geburtstagsmails. Der Betreff, die Anrede und Ihre Signatur werden später automatisch eingefügt. Versenden Sie unter Geburtstage eine E-Mail wird der Standardtext eingetragen und Sie können den Text noch individuell anpassen.

Logout Damit schließen Sie die App und melden sich bei AdWorks ab.

Powertipp: Haben Sie mehrere Lizenzen für AdWorks, schließen Sie hier die App und melden sich mit anderen Benutzerdaten an.


5.2 App Depoteinsicht für Endkunden

Hier lernen Sie die Anleitung zur App Depoteinsicht für Endkunden kennen. Außerdem wird erklärt, wie Sie die Depoteinsicht einrichten, damit Ihre Kunden das Depot auf dem iPhone angezeigt bekommen. Die komplette Anleitung steht im Support-Center der financeTec AG als PDF zur Verfügung. PDF anzeigen.


5.2.1 AdWorks für App Depoteinsicht vorbereiten

Damit Ihre Anleger die Online-Depoteinsicht anzeigen können oder Daten in der Depoteinsicht-App sehen, müssen Sie für jeden Kunden die Online-Depoteinsicht einrichten. Erst wenn die Online-Depoteinsicht freigegeben ist, kann der Kunde auf die Online-Depoteinsicht zugreifen und auf der Depoteinsicht-App einsehen.

Voraussetzung: Sie benötigen hierfür die Online-Depoteinsicht der Open Circle GmbH.

Richten Sie AdWorks wie folgt ein.

1 Online-Depoteinsicht freigeben und einstellen. Arbeitsplatz Kunde auswählen Kunde Register Depotanalyse

2 Weitere Depots in der App Depoteinsicht anzeigen. Es können die Depots von Beziehungen, z. B. Ehegatten, angezeigt werden. Arbeitsplatz Kunde auswählen Beziehungen Beziehung anzeigen

3 Filter für die Depoteinsicht freigeben.

Arbeitsplatz Kunde auswählen Depotdaten- und -filter bearbeiten Einzelnen Filter anzeigen.

Welche Zugangsdaten benötigt der Kunde?

Der Kunde bekommt für Online-Depoteinsicht und die Depoteinsicht-App die gleichen Zugangsdaten.

Geschäftsstelle

E-Mail-Adresse, die für den Zugang eingetragen ist.

Passwort, wie Sie es für den Kunden hinterlegt haben.

URL


Online-Depoteinsicht freigeben

Die Online-Depoteinsicht wird für jeden Kunden separat freigegeben. Neben der Freigabe machen Sie Angaben zur Voreinstellung der Online-Depoteinsicht.

Die Freigabe der Online-Depoteinsicht ist die Voraussetzung für die Nutzung der Depoteinsicht-App. Deshalb müssen Sie für Kunden, die die Depoteinsicht-App nutzen möchten, ebenfalls die Online-Depoteinsicht freischalten.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz den gewünschten Kunden aus. Das Kundenfenster wird angezeigt.


3 Zeigen Sie das Register Depotanalyse an.

4 Aktivieren Sie Einsicht. Damit wird die Online-Depoteinsicht freigeschaltet.

5 Vergeben Sie ein Passwort. Powertipp: Als Benutzername wird immer die E-Mail-Adresse des Kunden verwendet. Beachten Sie, jede E-Mail-Adresse können Sie nur für ein Konto verwenden.

6 Speichern Sie die Einstellung.

7 Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort an Ihren Kunden weiter.

Powertipp: Senden Sie das Passwort per SMS.

Online-Depoteinsicht einstellen

Die Online-Depoteinsicht wird für jeden Kunden separat eingestellt. Die Einstellungen wirken sich auch auf die Depoteinsicht-App aus.




4 Stellen Sie die Einstellungen ein.




Folgende Einstellungen können Sie für die Online-Depoteinsicht vornehmen:

Typ Depotbericht mit Rendite Neben der Darstellung des Ist-Zustands sieht der Kunde auch eine grafische Darstellung der Depotentwicklung. Zusätzlich zum Ist-Zustand werden Kennzahlen und die Rendite berechnet. In die Berechnung der Kennzahlen und der Darstellung der Depotentwicklung geht der eingestellte Zeitraum ein. Depotbericht ohne Rendite Neben der Darstellung des Ist-Zustands sieht der Kunde auch eine grafische Darstellung der Depotentwicklung. Zusätzlich zum Ist-Zustand werden Kennzahlen berechnet. In die Berechnung der Kennzahlen und der Darstellung der Depotentwicklung geht der eingestellte Zeitraum ein. Finanzstatus Ist die Voreinstellung für die Online-Depoteinsicht. Damit sieht der Kunde nur den Ist-Zustand seines Depots ohne weitere Kennzahlen. In der Online-Depoteinsicht fehlt dann das Register Entwicklung, auch im Depoteinsicht-App wird der Verlauf der Depotentwicklung nicht angezeigt.

Filter Voraussetzung: Sie haben Filter erstellt und für die Online-Depoteinsicht freigegeben. Stellen Sie hier einen Filter ein, wird dieser Filter in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt.

Gruppierung Stellen Sie hier eine Gruppierung ein, wird diese Gruppierung in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt.

Renditeberechnung Kann kapitalgewichtet oder zeitgewichtet eingestellt werden. Zeitgewichtet ist die Voreinstellung. Die eingestellte Methode wird in der Depotanalyse voreingestellt und für die Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App verwendet.

Beginn Haben Sie Depotbericht mit und ohne Rendite gewählt, stellen Sie hier den Startpunkt für die Berechnung und die Darstellung der Depotentwicklung ein. Damit wird der Zeitraum in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt. Wichtig: Der Kunde kann den Zeitraum in der Online-Depoteinsicht und der Depoteinsicht-App anders einstellen und vom aktuellen Datum bis zu 2 Jahren in die Vergangenheit blicken. Dafür stehen dem Kunden feste Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.


Weitere Depots auswählen

Standardmäßig sieht jeder Kunde sein eigenes Depot in der Online-Depoteinsicht. Sie können zusätzlich die Depots von einzelnen "Beziehungen" des Kunden freigeben. Damit kann Ihr Kunde zum Beispiel das Depot des Ehepartners oder seiner Kinder sehen. Diese Auswahl steht auch in der Depoteinsicht-App zur Verfügung.


2 Wählen Sie Beziehungen aus. Eine Liste mit den Beziehungen des Kunden wird angezeigt.

3 Doppelklicken Sie auf die gewünschte Beziehung. Ein zusätzliches Fenster zur Beziehung wird angezeigt.

4 Stellen Sie die gewünschte Art der Online-Depoteinsicht ein.

5 Speichern Sie die Einstellung. Das Depot der Beziehung steht jetzt in der Online-Depoteinsicht des Kunden zur Verfügung. Hinweis: In der Online-Depoteinsicht kann Ihr Kunde im Register Willkommen mit Kunde wechseln die Depoteinsicht der Beziehung auswählen.


Filter für Online-Depoteinsicht freigeben

Sie können eigene Filter erstellen. Für jeden Filter können Sie festlegen, ob er in der Online-Depoteinsicht auswählbar ist. Die freigegebenen Filter stehen dann auch in der Depoteinsicht-App zur Auswahl.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz den gewünschten Kunden aus. Das Fenster Übersicht wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Funktion Depotdaten und -filter bearbeiten. Ein zusätzliches Fenster wird geöffnet und Filterpflege ist angezeigt.

3 Doppelklicken Sie auf den gewünschten Filter. Unterhalb des Bereichs Filter bearbeiten werden Einstellmöglichkeiten für den Filter angezeigt.

4 Aktivieren Sie Depoteinsicht sichtbar für Kunde.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Änderung für den Filter wird gespeichert, die Eingabemöglichkeiten werden geschlossen.

Powertipp: Für jeden Kunden können Sie festlegen, mit welchem Filter die Online-Depoteinsicht startet. Wählen Sie dafür im Bearbeitungsfenster der Kunden im Bereich Kunde das Register Depotanalyse aus. Unter Standardwerte Depotanalyse legen Sie den voreingestellten Filter fest.








Online-Depoteinsicht mit der Depoteinsicht-App

Ihr Berater verwaltet Ihr Kundendepot in AdWorks. Mit der speziellen Depoteinsicht-App können Sie sich Ihre Depotdaten auch auf einem iPhone oder iPad ansehen und direkt mit Ihrem Berater Kontakt aufnehmen. Dafür schaltet Ihr Berater die Online-Depoteinsicht frei und gibt Ihnen die Zugangsdaten. Haben Sie die Depoteinsicht-App installiert, melden Sie sich mit den Zugangsdaten an.


App installieren











Laden Sie die App auf Ihr Gerät.

App aktualisieren





Tippen Sie auf die Taste Alle aktualisieren oder wählen Sie ein einzelnes Update. Powertipp: Tippen Sie auf ein einzelnes Update, wird Ihnen angezeigt, was aktualisiert wird.


5.2.3 Übersicht Depoteinsicht-App

Anpassung an CI - Logo und Farben

Die App kann an Ihr CI angepasst werden - Ihr Logo auf der Startseite sowie Farben für Funktionen und Text. Dieser Service ist kostenpflichtig.

Anmelden

Sobald Sie die App starten, sehen Sie den Anmeldedialog.

1 Geben Sie die Geschäftsstellennummer des Beraters ein.

2 Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

3 Tippen Sie auf Login. Die Startseite wird angezeigt.


Die Startseite

Nach der Anmeldung wird die Startseite angezeigt. Ihre Daten sind in verschiedenen Bereichen zusammengestellt. Die Farben der Symbole können abweichen.

Kunden Sie sehen alle Kunden, die Ihr Berater für Sie freigeschaltet hat. Wählen Sie einen Kunden aus, werden seine Depots, Bestände, Aktivitäten, Verträge und Anträge eingelesen. Es kann immer nur ein Kunde ausgewählt werden. Voreingestellt sind Ihr eigener Bestand.

Depots Sie sehen den Gesamtbestand und darunter die Gruppierungen, von denen aus Sie bis zur Transaktion blättern können. Die Gruppierung können Sie wechseln und einen Filter einstellen. Auch der Versand des Depotberichts ist möglich.

Aktivitäten Sie sehen die Aktivitäten, die Ihr Berater in Ihre Postbox eingestellt hat. Außerdem können Sie eine Aktivität erstellen und Ihrem Berater in die Postbox stellen.

Charts Sie sehen den Bestand des ausgewählten Kunden als Kuchengrafik dargestellt. Drehen Sie auf Querformat sehen Sie den Chart. Sie können zwischen verschiedenen Zeitspannen wählen und das Depot wechseln.

Anträge und Verträge Sie sehen Ihre Anträge und Verträge. Ist ein Dokument hinterlegt, können Sie das PDF anzeigen und mit einem Fingertipp versenden.

Weiteres Sie können den automatischen Logout deaktivieren und Ihre aktuellen Depotdaten für die Mitteilungszentrale freigeben.


Depots

Depotübersicht

Mit Schließen zur Startseite wechseln.

Sie können:

Die angezeigten Daten filtern, anders gruppieren und den Zeitraum einstellen.

Den aktuellen Depotbericht als PDF anzeigen und versenden.

Sie blättern zu den Gruppierungen und von dort über Wertpapiere bis zu den Transaktionen.

Transaktion

Sie sehen die Transaktionen für das ausgewählte Wertpapier für den ausgewählten Zeitraum. Der Zeitraum wird bei der Depotübersicht eingestellt.

Mit Zurück blättern Sie zum Depot und von dort über die Gruppierung bis zur Depotübersicht. Hier können Sie einen anderen Zeitraum einstellen.


Charts

Kuchendiagramm (Hochformat)


Sie können:

Segmente antippen. Die Daten werden in der Mitte angezeigt.

Die Daten filtern und anders gruppieren.

Chart (Querformat)

Den Chart schließen Sie immer im Hochformat.

Sie können:

Einen Punkt in der Kurve antippen. Sie sehen eine Linie, die Sie verschieben können. Ein Notizfeld zeigt den Kapitaleinsatz und Depotwert zum ausgewählten Datum.

Oben wechseln Sie den Anzeigezeitraum. Der ausgewählte Zeitraum ist fett dargestellt.

Mit einem Tipp auf (alle Depots) wechseln Sie das Depot. Zur Auswahl stehen nur die Depots des ausgewählten Kunden.


Aktivitäten

Aktivitätenliste


Sie können:

Nach Aktivitäten suchen. Die Volltextsuche durchsucht den Betreff.

Mit dem Plus eine neue Aktivität für Ihren Berater erstellen und damit z.B. einen Terminvorschlag machen. Die Aktivität wird Ihrem Berater angezeigt.

Neue Aktivität erstellen

In der neuen Aktivität können Sie:

Eine Betreff und eine Notiz erfassen.

Ein einzelnes Bild als Anhang auswählen.


Einzelne Aktivität

Sie sehen den Betreff, das Datum und den Text der Aktivität.

Sind Anhänge an der Aktivität, wechseln Sie mit dem Ordnersymbol zu den Anhängen.

Mit den Pfeiltasten blättern Sie durch die Aktivitäten.

Verträge und Formulare

Verträge und Formulare


Sie können:

Die Vertragsliste anzeigen und zu den Dokumenten des Vertrags wechseln. Einzelne Dokumente an eine beliebige E-Mail-Adresse versenden.

Die Formularliste anzeigen und zum Formular wechseln. Einzelne Formulare an eine beliebige E-Mail-Adresse versenden.


Einzelnes Formular

Sie sehen den Antrag im PDF-Format.

Sie können:

Den Antrag an eine beliebige E-Mail-Adresse senden.

Weiteres

Sie können:

Eingeloggt bleiben aktivieren.

Wichtig: Nicht empfohlen, da Ihre Depot-, Vertrags- und Antragsdaten in die Hände Dritter gelangen können, wenn Sie Ihr iPhone unbeaufsichtigt lassen.

Mitteilungszentrale aktivieren.

Sie können Ihre Depotdaten in der Mitteilungszentrale anzeigen und damit die aktuellen Depotwerte Ihrer eigenen Depots auch ohne Login sehen.

Logout manuell Scrollen Sie nach unten.

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie Eingeloggt bleiben aktiviert haben und Ihr iPhone unbeaufsichtig lassen.


Depotdaten in der Mitteilungszentrale anzeigen:

1 Aktivieren Sie Mitteilungszentrale in der App.

2 Öffnen Sie die Mitteilungszentrale.

Powertipp: Ziehen Sie dafür mit dem Finger vom oberen Rand des iPhones in die Mitte.

3 Tippen Sie auf Bearbeiten. Die Liste mit den Elementen der Mitteilungszentrale wird gezeigt.

4 Tippen Sie auf das Plus vor Depoteinsicht. Die Depoteinsicht ist für die Mitteilungszentrale eingerichtet.

5 Schließen Sie die Mitteilungszentrale.


5.3 AdWorks Berater-App für das iPad

Sie lernen die Oberflächen und die Bedienung des AdWorks Berater-App für den ipad kennen. Außerdem erfahren Sie wie Apps installiert und aktualisiert werden.







App installieren












9 Laden Sie die App auf Ihr Gerät.

App aktualisieren





3 Tippen Sie auf die Taste Alle aktualisieren oder wählen Sie ein einzelnes Update. Powertipp: Tippen Sie auf ein einzelnes Update, wird Ihnen angezeigt, was aktualisiert wird.


5.3.2 AdWorks Berater-App für das iPad

Im Vergleich zur AdWorks Berater-App für das iPhone hat die iPad App mehr Funktionalität. Sie haben nicht nur die meisten Kundendaten griffbereit dabei, sondern können auch wichtige Aufgaben direkt vor Ort lösen.

Aktivitäten bearbeiten

Neue Aktivitäten erstellen

Neue Kunden anlegen

Neue Beratung erstellen

Datenspeicherung

Alle AdWorks-Daten werden auf dem AdWorks-Server gespeichert. Starten Sie die App, werden die benötigten Daten vom AdWorks-Server geholt. Auf dem iPhone, dem iPod und dem iPad werden keine Daten gespeichert. Sollten Sie das Gerät verlieren oder es unbrauchbar werden, gehen Ihre AdWorks-Daten nicht verloren.

Auch wenn Sie mit der App eine Aktivität ändern oder eine neue Aktivität, einen neuen Kunden oder eine neue Beratung erstellen, werden die Daten auf dem AdWorks-Server gespeichert. Dadurch pflegen Sie die Daten nur einmal und halten sie aktuell.

Funktionen und Sicherheit

Mit der AdWorks Berater-App haben Sie Ihre Kundendaten immer griffbereit. Diese Daten sind sensibel, deshalb sollten Sie folgende Punkte beachten.

Loggen Sie sich unbedingt aus der App aus, wenn Sie nicht damit arbeiten.

Der automatische Logout wird vom Systemadministrator voreingestellt und liegt zwischen 15 und 120 Minuten. Wenn Sie nicht mit der App arbeiten, werden Sie nach dem Intervall automatisch ausgeloggt.

Wechseln Sie zu einer anderen App, wird die AdWorks Berater-App standardmäßig ausgeloggt.

Hinweis: Sie können die Funktion Eingeloggt bleiben unter Weiteres aktivieren, dann bleiben Sie eingeloggt, wenn Sie zu einer anderen App wechseln. Diese Einstellung wird nicht empfohlen.

Ausloggen Tippen Sie auf Weiteres Logout. Der Anmeldedialog wird angezeigt.

Passwortänderung Aus Sicherheitsgründen können Sie das Passwort nicht in der App ändern. Verwenden Sie dazu Ihren PC oder Laptop und starten dort AdWorks.

Anmelden

In der AdWorks Berater-App melden Sie sich wie bei AdWorks an. Sie verwenden die selben Zugangsdaten.

Geschäftsstelle

Benutzername

Passwort


Besonderheiten der Arbeitsweise

Die AdWorks Berater-App ist für die Arbeit mit Inhalten aus AdWorks optimiert, deshalb unterscheidet sich die Arbeitsweise von der normalen iPad Nutzung in einigen Fällen.

Hoch- und Querformat Die AdWorks Berater-App wird immer im Querformat dargestellt.

Vergrößerung Die Vergrößerungen von Inhalten ist nicht möglich.

Sortieren von Listen Sie können die Listen nach allen Spalten auf- und absteigend sortieren. Tippen Sie dafür auf den Spaltenkopf.

Überblick AdWorks Berater-App

Mit der AdWorks Berater-App haben Sie alle Kundendaten vor Ort dabei. Die Daten sind nach Kunden, Aktivitäten, Geburtstage und Bestand gegliedert.

Kunden

Sie können die meisten Kundendaten im AdWorks Berater-App ansehen und zusätzlich neue Kunden anlegen sowie Aktivitäten bearbeiten.

In der Kundenliste sehen Sie entweder alle Kunden oder nur die Kunden mit Bestand.

Übersicht Sie sehen die wesentlichen Kundendaten in Rubriken aufgeteilt. Sie können die Rubriken öffnen und schließen.

Bestand Ausgehend von den Depots des Kunden können Sie bis zur Einzelanlage blättern.

Aktivitäten Alle oder nur die eigenen offenen Aktivitäten zum Kunden werden aufgelistet. Mit einem Tipp filtern Sie die Liste und sehen alle aktiven Aktivitäten für den letzten Monat, das letzte Quartal oder das letzte Jahr. Sie können neue Aktivitäten erfassen und bestehende Aktivitäten bearbeiten.

Verträge Die Verträge des Kunden werden aufgelistet. Sie blättern zu einzelnen Verträgen.

Beratungen Ausgehend von allen aktiven Beratungen zeigen Sie einzelne Beratungen an. Zusätzlich können Sie Informationsgespräche sowie die Datenanalyse und Selbstauskunft neu erstellen.


Aktivitäten

Sie sehen alle Aktivitäten aus AdWorks und können bestehende Aktivitäten bearbeiten. Die Aktivitäten werden nach dem Termin absteigend sortiert. Aktivitäten ohne Termin finden Sie am Ende der Liste.


Alle oder eigene Aktivitäten anzeigen

Aktivitäten filtern Gefiltert wird nach allen aktiven Aktivitäten für den letzten Monat, das letzte Quartal oder das letzte Jahr.

Suchen Gesucht wird im Vornamen, Name und im Betreff der Aktivität

Aktivität anzeigen und bearbeiten Sie sehen den kompletten Text der Aktivität und können sie bearbeiten.

Geburtstage

Die Geburtstage Ihrer Kunden werden angezeigt.

Alle Geburtstage

Geburtstage heute

Runde und halbrunde Geburtstage sowie 18. Geburtstage

Nächste Woche

Letzte Woche sowie die letzten 14 Tage

Bestand

Der Bestand Ihrer Kunden wird zusammengefasst dargestellt. Ausgehend von der Bestandsliste nach Depots blättern Sie über die Anlagen bis zum Kunden.

Suchen Sie können nach Depotstellen, Kaptialanlagegesellschaften (KAGen) oder Wertpapieren suchen. Mit den Schaltflächen wechseln Sie zwischen den Listen.


Weiteres

Hier finden Sie wichtige Funktionen zur Sicherheit und Daten.

Alle Geschäftsstellen Haben Sie erweiterte Zugriffsrechte auf Kundendaten, wählen Sie hier aus, welcher Kundenbestand in die AdWorks Berater-App eingelesen wird - alle Kunden oder eigene Kunden.

ein: alle Kunden

aus: nur die eigenen Kunden

Eingeloggt bleiben

aus (empfohlen) Sobald Sie zu einer anderen App wechseln, wird die AdWorks Berater-App ausgeloggt.

ein Sie bleiben in der AdWorks Berater-App eingeloggt, wenn Sie zu einer anderen App wechseln!

Ausloggen Wichtig: Loggen Sie sich immer aus, bevor Sie Ihr iPad unbeaufsichtigt liegen lassen.

Sie zeigen weitere Informationen an:

Impressum und Entwicklerinformationen anzeigen

Tagestipp und die Hilfe aufrufen


Seiteninhalte aktualisieren

Die Aktualisierung ist in der Regel nur nötig, wenn Sie neue Kunden und Aktivitäten erstellen.

Haben Sie neue Kunden und Aktivitäten erstellt, werden diese in AdWorks gespeichert. Sie müssen die neuen Kunden und Aktivitäten aus AdWorks auf die App laden. Dafür aktualisieren Sie die Seite in der App.

1 Wischen Sie auf der Liste mit dem Finger nach unten. Die Seite bewegt sich nach unten, und Sie sehen ein Aktualisierungssymbol.

2 Lassen Sie wieder los, wird die Seite aktualisiert.

Neuen Kunden anlegen

Auch unterwegs können Sie schnell neue Kunden anlegen. Die AdWorks Berater-App bietet dafür ein Formular mit den wichtigsten Kontaktdaten. Weitere Daten können Sie später in AdWorks anlegen.

1 Wählen Sie Kunden. Die Kundenliste wird angezeigt.

2 Tippen Sie auf das Plus. Das Formular für die Kundeneingabe wird anzeigt.

3 Füllen Sie das Formular aus.

4 Speichern Sie das Formular und bestätigen Sie die Rückmeldung. Die Kundenliste wird wieder angezeigt. Der neue Kunde ist noch nicht eingetragen.


5 Wischen Sie über die angezeigten Kunden nach unten und lassen Sie wieder los. Die Bildschirmseite wird aktualisiert, und der neue Kunde steht in der Liste.

Aktivität anlegen

Auch unterwegs können Sie neue Aktivitäten anlegen. Die neuen Aktivitäten werden beim Kunden erstellt.

1 Wählen Sie Kunden. Die Kundenliste wird angezeigt.

2 Tippen Sie auf Aktivitäten. Die Aktivitäten des Kunden werden angezeigt.

3 Tippen Sie auf das Plus. Das Formular für Aktivitäten wird angezeigt. Pflichtfelder sind rot hinterlegt.

4 Füllen Sie das Formular aus.

Wichtig: Der Betreff ist ein Pflichtfeld.

5 Speichern Sie das Formular. Die neue Aktivität wird in AdWorks gespeichert, und die Aktivitäten werden wieder angezeigt. Die neue Aktivität ist noch nicht in der Liste eingetragen.

6 Wischen Sie über die angezeigten Aktivitäten nach unten und lassen Sie wieder los. Die Bildschirmseite wird aktualisiert. Die neue Aktivität steht in der Liste.

Aktivität bearbeiten

Auch bestehende Aktivitäten können Sie unterwegs aktualisieren. Dafür zeigen Sie die Aktivität im Bereich Aktivitäten oder direkt beim Kunden an.

1 Zeigen Sie die Aktivität an.

2 Tippen Sie auf Bearbeiten.

3 Tragen Sie die Änderungen ein.



6 Aufgabenlisten

Immer wieder gibt es Tätigkeiten, die im Team bearbeitet werden. Diese Anforderung aus der Praxis ist in den Aufgabenlisten abgebildet. Damit können Sie Teamarbeit in AdWorks organsieren. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Aufgabenlisten anlegen und verwenden.

In diesem Kapitel Aufgabenlisten Grundlagen ......................................................................................................... 127 Einrichtung Aufgabenliste ........................................................................................................... 129 Verwendung der Aufgabenlisten ................................................................................................ 131


6.1 Aufgabenlisten Grundlagen

Sie haben immer wieder Geschäftsprozesse in der Kundenberatung, die aus mehreren Schritten bestehen und die von einem Team bearbeitet werden sollen.

Mit Aufgabenlisten fassen Sie mehrere Mitarbeiter zusammen und ordnen eine Aktivität zu. Über den Wiedervorlagetermin werden alle Mitarbeiter einer Aufgabenliste informiert. Jeder Mitarbeiter der Aufgabenliste erhält die Aktivität als offen angezeigt.

Die Aufgabenliste ist dabei so frei gestaltet, dass Sie Ihre eigenen Prozesse damit abbilden können. Die nachfolgende Anleitung zeigt Ihnen die dafür nötigen Bearbeitungsschritte und Vorgehensweisen, die sich in der Praxis bewährt haben.

6.1.1 Kurzanleitung Aufgabenliste

Folgende Kurzanleitung zeigt Ihnen den Ablauf von der Vorbereitung, der Erstellung bis hin zum Abschluss der Aufgabe

Aufgabenlisten vorbereiten In der Praxis haben Sie immer wieder Prozesse die Sie im Team bearbeiten. Das können Marketingaktionen sein oder auch das Jahresgespräch für den Kunden.

1 Prozessschritte zusammenstellen.

2 Prozesse in AdWorks als Textbausteine erfassen. Voraussetzung: AdWorks_connect für die Erstellung von Textbausteinen.

Aufgabenliste erstellen Damit Sie Mitarbeiter zu einer Aufgabenliste zuordnen können, benötigen Sie die Sicht auf die Kunden der Geschäftsstelle.

Powertipp: Für die Verwendung von Textbausteinen ist kein AdWorks_connect nötig. Sie können die Textbausteine freigeben, damit stehen Sie allen Mitarbeitern zur Verfügung.

1 Neue Aufgabenliste erstellen und speichern.

2 Aufgabenliste Mitarbeiter zuordnen.

3 Aufgabenliste Aktivität zuordnen.

4 Textbaustein mit Prozessschritten in das Notizfeld der Aktivität einfügen.

5 Termin für Aktivität festlegen.

6 Aufgabenliste als Terminbesitzer eintragen.


Mit der Aufgabenliste gemeinsam im Team arbeiten Die Mitarbeiter organisieren ihre Arbeit selbstständig. Je nachdem wer Zeit hat, bearbeitet die Aufgabe und Aktivität dokumentiert das in der Aktivität. Der nächste Mitarbeiter sieht im Notizfeld der Aktivität was schon erledigt ist.

1 Die offene Aktivität wird allen Mitarbeitern der Aufgabenliste in der Aktivitätenliste angezeigt.

2 Mitarbeiter A bearbeitet den ersten Schritt im Prozess.

3 Mitarbeiter A ergänzt in der Aktivität, was er wann getan hat.

4 Mitarbeiter A setzt einen neuen Wiedervorlagetermin.

5 Mitarbeiter C bearbeitet den zweiten Schritt im Prozess.

6 Mitarbeiter C ergänzt in der Aktivität, was er wann getan hat.

7 Mitarbeiter C setzt einen neuen Wiedervorlagetermin.

Powertipp: Ergänzen Sie den Betreff der Aktivität mit einem kurzen Hinweis zum nächsten Schritt, zum Beispiel Jahresgespräch 2012 (3. Unterlagen prüfen).

6.1.2 Prozess mit Textbaustein abbilden

Sie sehen hier anhand eines Praxisbeispiels, wie ein Prozess im Textbaustein als Vorlage aussehen kann.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Textvorlagen neue Textvorlage aus.

2 Als Typ muss Baustein gewählt werden.

3 Benennen Sie den Baustein so, wie der Prozess heißt, in diesem Fall Jahresgespräch.

In diesem Beispiel ist es ein vierstufiger Prozess mit folgendem Text:

1. Unterlagen für Jahresgespäch vorbereiten: Kundendatenblatt, offene Aktivitäten, Verträge, Depots prüfen <Datum>, <Bearbeiter>, <Status>, <Bemerkung>

2. Beratungsprotokoll und Kundendatenblatt ausgefüllt und unterschrieben zurück? <Datum>,<Bearbeiter>, <Status>, <Bemerkung>

3. Beratungsprotokoll auf Vollständigkeit geprüft, Änderungen an Kundenstammdaten vorgenommen und in AdWorks abgelegt? <Datum>,<Bearbeiter>, <Status>, <Bemerkung>

4. Kunden Beratungsunterlagen in die Online-Depoteinsicht eingestellt <Datum>,<Bearbeiter>, <Status>, <Bemerkung>

Hinweis: Später ersetzen die Mitarbeiter die <Platzhalter> durch aktuelle, Daten, Namen, Status und Bemerkungen.

Powertipp: Erläuternde Texte oder eine Checkliste können Sie auch mit einem Dokument an den Textbaustein anhängen.


6.2 Einrichtung Aufgabenliste

In eine Aufgabenliste werden Mitarbeiter und Aktivitäten eingestellt.

6.2.1 Aufgabenliste erstellen

Mit Aufgabenlisten ordnen Sie mehreren Mitarbeitern eine oder mehrere Aktivitäten zu. Aufgabenlisten sind dem Arbeitsbereich Verwaltung zugeordnet.

Voraussetzung: Damit Sie Mitarbeiter zuordnen können, benötigen Sie erweiterte Rechte. Sie müssen die Kunden der Geschäftsstelle sehen.

Beispiel: Sie führen mit Ihren Kunden regelmäßig Jahresgespräche durch. Der Prozess für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ist in vier Schritte gegliedert, dafür haben Sie einen Textbaustein erstellt. Für die Bearbeitung der Aufgabe legen Sie eine Aufgabenliste an.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Aufgabenlisten aus.

2 Klicken Sie auf die Funktion neue Aufgabenliste. Das Bearbeitungsfenster Aufgabenliste erfassen wird angezeigt.

3 Vergeben Sie als Betreff Jahresgespräch 2012 ein.

4 Speichern Sie die Aufgabenliste. Die Bereiche Mitarbeiter und Aktivitäten werden jetzt angezeigt.

5 Mitarbeiter zuordnen.

6 Aktivität zuordnen.

6.2.2 Mitarbeiter zuordnen

Aufgabenlisten können beliebig viele Mitarbeiter zugeordnet werden. Alle Mitarbeiter der Aufgabenliste werden über den Wiedervorlagetermin informiert.

Voraussetzung: Damit Sie Mitarbeiter zuordnen können, benötigen Sie erweiterte Rechte. Sie müssen die Kunden der Geschäftsstelle sehen.

1 Zeigen Sie die Aufgabenliste zur Bearbeitung an.

2 Klicken Sie auf Mitarbeiter.

3 Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen.

4 Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Er wird der Liste hinzugefügt.

5 Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 bis alle Mitarbeiter zugeordnet sind.

6 Speichern Sie die Aufgabenliste.


6.2.3 Aktivität zuordnen

Die Aktivität für eine Aufgabenliste können Sie direkt an der Aufgabenliste erstellt. Bei bestehenden Aktivitäten wechseln Sie den Terminbesitzer und stellen ihn auf die Aufgabenliste.

Beispiel: Sie erstellen eine Aktivität für die Aufgabenliste Jahresplanung. Der Prozess ist als "Prozess Jahresgespräch" in einem Textbaustein in AdWorks hinterlegt.


2 Klicken Sie auf Aktivitäten.

3 Klicken Sie auf neue Aktivität. Das Fenster Besitzer auswählen wird geöffnet.

4 Wählen Sie Kunde.

5 Wählen Sie den Kunden mit Hilfe der Suche aus. Das Fenster der Aktivität wird wieder angezeigt.

6 Wählen Sie den Typ Termin.

7 Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein, im Beispiel Jahresgepräch 2012.

8 Klicken Sie auf Textbaustein einfügen. Ein Fenster mit allen Textbausteinen wird angezeigt.

9 Wählen Sie den Baustein Prozess Jahresgespräch aus. Er wird als Text in das Notizfeld eingetragen.


11 Wechseln Sie in das Register Wiedervorlage.

12 Wählen Sie den Wiedervorlagetermin aus.

13 Stellen Sie den Terminbesitzer mit der Lupe auf die Aufgabenliste ein.

14 Speichern und schließen Sie die Aufgabenliste.


6.3 Verwendung der Aufgabenlisten

Aufgabenlisten können sehr flexibel eingesetzt werden. Nachfolgend wird an einem Beispiel aufgezeigt, wie Sie mit einer Aufgabenliste im Team arbeiten.

6.3.1 Mit Aufgabenliste im Team arbeiten

Sie sehen hier anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie mit einer Aufgabenliste effektiv arbeiten.

Die Aufgabenliste steuert über Wiedervorlagetermine die Zusammenarbeit, indem für alle Mitarbeiter der Aufgabenliste eine offene Aktivität erzeugt wird. Die Mitarbeiter können sich in der Bearbeitung abwechseln und dokumentieren das im Notizfeld der Aktivität.

So dokumentieren Sie den Fortschritt.

1 Zeigen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz die Aktivitäten an.

2 Öffnen Sie die Aktivität. Das Bearbeitungsfenster der Aktivität wird als Übersicht angezeigt.

3 Wechseln sie zu Aktivität.

4 Ergänzen Sie das Notizfeld, um Ihre Anmerkungen.

5 Passen Sie den Betreff an.

6 Setzen Sie einen neuen Wiedervorlagetermin für den nächsten Schritt.


6.3.2 Aufgabenliste abschließen

Nachdem eine Aufgabenliste abgearbeitet ist, sollten Sie diese noch abschließen.


2 Gehen Sie auf Aktivitäten.

3 Klicken Sie auf die Funktion Aktivität erledigt. Die Aktivität wird als erledigt markiert.

4 Speichern und schließen Sie die Aufgabenliste.


7 Beratungsprotokoll in AdWorks

Als Investmentberater unterliegen Sie einer Dokumentationspflicht für Ihre Kundenberatung. Das Beratungsprotokoll ist darauf zugeschnitten. Wie Sie das Beratungsprotokoll nutzen, erfahren Sie in diesem Kapitel. Auch auf das Zusammenspiel von Beratungsprotokoll und AdWorks_connect wird eingegangen.

In diesem Kapitel Aufgabe vom Beratungsprotokoll in AdWorks ......................................................................... 133 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll erstellen .......................................................................... 135 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll und AdWorks_connect .................................................. 143


7.1 Aufgabe vom Beratungsprotokoll in AdWorks

Als Investmentberater unterliegen Sie einer Dokumentationspflicht für Ihre Kundenberatung.

Das Beratungsprotokoll ist auf die Dokumentationspflicht von Investmentberater zugeschnitten. Mithilfe eines Formulars erfassen Sie schnell alle Punkte, drucken anschließend das Beratungsprotokoll aus und geben es Ihren Kunden. Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie das Protokoll auch per Fax oder E-Mail versenden.

7.1.1 Beratungsprotokoll vorbereiten

Das Beratungsprotokoll ist in AdWorks integriert und gehört zum Basismodul.

Möchten Sie Textvorlagen für Empfehlungen und Anliegen einsetzen, müssen Sie AdWorks_connect abonnieren. Damit können Sie das Beratungsprotokoll auch per Fax und E-Mail versenden.

7.1.2 Beratungsprotokoll erstellen

Das Beratungsprotokoll gehört zu den Beratungen in AdWorks. Sie können die Funktion Neue Beratung an drei verschiedenen Stellen aufrufen:

Direkt am Kunden Bearbeitungsfenster Kunde Beratungen Neue Beratung Beratungsprotokoll

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Beratungen Neue Beratung Beratungsprotokoll

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung Neue Beratung Beratungsprotokoll

7.1.3 Kurzanleitung Beratungsprotokoll

Beratung für Kunde

Formular anzeigen Funktionen

Aktiviäten Beratung anzeigen Register für Formular Dokumente zur Beratung

Gesprächsangaben und Zulassung erfassen

Bearbeitungsfenster des Kunden aufrufen

Kunde, Beratung, Antrag oder Aktivität

erfassen

Beratungsanlass auswählen


7.1.4 Bearbeitungsregeln

Kundendaten und allgemeine Gesprächsdaten, wie Datum, Uhrzeit und Gesprächsteilnehmer, werden schon vorausgefüllt.

Ändern Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft, können Sie in das zugehörige Beratungsprotokoll die Änderungen auf Knopfdruck neu laden und damit die neuen Werte direkt übernehmen. Die Bedingung ist, Sie haben beide Beratungen offen.

Füllen Sie das Beratungsprotokoll vollständig aus.

Haben Sie keinen Beratungstyp ausgewählt, speichert AdWorks das Beratungsprotokoll nicht.

Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie Textvorlagen für Anliegen und Empfehlungen vorformulieren und einfügen.

Drucken Sie das Beratungsprotokoll aus und unterschreiben es.

Ist die Beratung gespeichert, können Sie Aktivitäten erstellen und Dokumente anbinden.

Im Register Prüfung können Sie Anträge erzeugen (siehe "Antrag aus Beratungsprotokoll erstellen" auf Seite 140).

7.1.5 Warnung

Wichtige Angaben im Formular fehlen. Das Pflichtfeld muss ausgefüllt werden.

Die Prüfung hat eine Diskrepanz zwischen der Risikoklasse der Datenanalyse und Selbstauskunft und den Angaben im Beratungsprotokoll ergeben. Im Register finden Sie wichtige Informationen.


7.2 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll erstellen

Für Investmentberater ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Empfehlungen dokumentiert werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Empfehlung zum Kauf, Verkauf oder Halten einer Anlage handelt. Grundlage für das Beratungsprotokoll für Erst- und Folgeberatung ist die Datenanalyse und Selbstauskunft.

7.2.1 Neues Beratungsprotokoll erstellen

Beispiel: Sie hatten Ihre Kundin Frau Müller informiert, dass sie mit der momentanen Anlage ihr angestrebtes Anlageziel nicht erreicht. Frau Müller ruft Sie an, sie möchte das vereinbarte Anlageziel erreichen und bittet um eine Korrektur der Anlage. Mit dem Beratungsprotokoll dokumentieren Sie die Empfehlung.

Dafür erstellen Sie ein neues Beratungsprotokoll im Arbeitsbereich Arbeitsplatz.

1 Wählen Sie unten links Erfassung Neue Beratung. Eine Liste mit den Beratungen wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf den Eintrag Beratungsprotokoll. Das Fenster Kunde auswählen wird angezeigt.

3 Tragen Sie Mü in das Suchfeld ein.

4 Starten Sie die Suche mit dem Lupensymbol .

5 Wählen Sie Frau Müller aus der Liste aus. Die neue Beratung für Frau Müller wird in einem separaten Fenster angezeigt.

6 Speichern Sie das Beratungsprotokoll.

Jetzt füllen Sie die Register vollständig aus und speichern das Beratungsprotokoll. Im Register Kunde sind schon alle Kundendaten eingetragen.

Powertipp: Beratungsprotokolle sind oft sehr ähnlich. In solchen Fällen duplizieren Sie einfach das geöffnete Beratungsprotokoll und ändern die entsprechenden Stellen ab.


7.2.2 Gesprächsangaben eintragen

Zuerst füllen Sie das Register Gesprächsangaben aus.

1 Benennen Sie das Beratungsprotokoll schlüssig.

2 Erfassen Sie das korrekte Datum und Uhrzeit sowie die Gesprächsdauer. Hinweis: Tragen Sie als Gesprächsdauer 0 ein, können Sie das Beratungsprotokoll nicht

speichern und das Feld Dauer wird mit einem Kreuz markiert.

3 Machen Sie alle Pflichtangaben.

Hinweis: Unausgefüllte Pflichtfelder sind mit einem Ausrufezeichen markiert.



7.2.3 Anliegen eintragen

Im Register Anliegen tragen Sie den Verweis zur Datenanalyse ein und erfassen das Anliegen des Kunden in Textform. Sie können auch mehrere Anliegen eintragen.

Voraussetzung: Sie haben eine Datenanalyse durchgeführt.

Sie tragen das Anliegen von Frau Müller ein. Das Register Anliegen ist aktiv.

1 Wählen Sie die aktuelle Datenanalyse aus. Das Datum der Datenanalyse wird automatisch eingetragen.

Powertipp: Ist die bestehende Datenanalyse für das Anliegen unzureichend, überarbeiten Sie die Datenanalyse und wählen im Beratungsprotokoll Neu laden. Die Zusammenfassung wird aktualisiert und die Prüfung bezieht sich auf die neuen Werte.

2 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup-Bereich wird angezeigt.

3 Wählen Sie die Gewichtung aus.

4 Tragen Sie das Anliegen ein. Hinweis: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie mit der Lupe Textvorlagen für das Anliegen auswählen.

5 Klicken Sie auf Speichern & Hinzufügen. Ein neuer Popup-Bereich wird angezeigt. Sie können ein weiteres Anliegen erfassen.


6 Klicken Sie auf Speichern. Der Popup-Bereich wird geschlossen, alle Anliegen sind im Register eingetragen.


7.2.4 Anlageziel eintragen

Das Anlageziel sowie den Anlagehorizont und die maximale Risikobereitschaft erfassen Sie im Register Anlageziel.

Sie tragen die Anlagenziele von Frau Müller ein. Das Register Anlageziel ist aktiv.

1 Wählen Sie ein Anlageziel aus.

2 Wählen Sie den Anlagehorizont aus.

3 Wählen Sie die Max. Risikobereitschaft des Kunden aus.

Wichtig: Orientieren Sie sich bei der maximalen Risikobereitschaft an der ermittelten Risikoklasse aus der Datenanalyse und Selbstauskunft.

4 Speichern Sie die Beratung.

7.2.5 Empfehlungen eintragen

Im Register Empfehlungen tragen Sie alle Anlageempfehlungen ein. Die einzelne Empfehlung bezieht sich immer auf ein konkretes Produkt. AdWorks prüft anhand der verknüpften Datenanalyse und Selbstauskunft, ob die Empfehlungen zu den Anlageerfahrungen des Kunden passen. Widerspricht eine oder mehrere Empfehlungen den Anlageerfahrungen, sehen Sie am Register Prüfung ein Ausrufezeichen und können dort nachsehen, welche Empfehlung die Warnung ausgelöst hat.

Sie empfehlen Frau Müller den Kauf von europäischen Aktienfonds.

1 Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen. Ein Popup-Bereich wird angezeigt.

2 Geben Sie im Feld Wertpapiername die ISIN, WKP oder den Wertpapiernamen ein. Sobald Sie ein Zeichen eingeben, wird Ihnen eine Trefferliste angezeigt, die mit jedem weiteren Zeichen aktualisiert wird. Außerdem können Sie die Wertpapierart auswählen.


3 Klicken Sie auf das Wertpapier. Der Wertpapiername und die ISIN werden automatisch eingetragen und die Schaltfläche PIB prüfen wird angezeigt.

4 Wählen Sie die Empfehlung Kauf aus. Weitere Eingabefelder werden angezeigt.

5 Wählen Sie als Rhythmus einmalig aus.

6 Tragen Sie die Anteile ein, die gekauft werden sollen.

7 Schreiben Sie eine Begründung. Hat die Geschäftsstelle eine Begründung für das Wertpapier eingetragen, wird dieser Text in das Feld eingetragen. Sie können den Text anpassen.

Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie mit der Lupe auf die Textvorlagen für Empfehlungen zugreifen.

8 Wählen Sie aus, welche Unterlagen Sie der Kundin übermitteln möchten.

9 Gibt es produktspezifische Risiken, aktivieren Sie Weitere und geben das Risiko ein.

10 Tragen Sie ein Kaufs- bzw. Verkaufslimit im Feld Anweisungen ein.

11 Klicken Sie auf Speichern & Hinzufügen. Ein neuer Popup-Bereich wird angezeigt. Sie können eine weitere Empfehlung erfassen.

12 Klicken Sie auf Speichern. Der Popup-Bereich wird geschlossen, alle Empfehlungen sind im Register eingetragen.

Wichtig: Am Register Prüfung wird ein Ausrufezeichen angezeigt? Eine oder mehrere Empfehlungen entsprechen nicht der Anlageerfahrung des Kunden. Wechseln Sie zum Register Prüfung.



7.2.6 Übermittlung erfassen

Im Register Übermittlung tragen Sie ein, wie Sie die Beratung an den Kunden übergeben haben und wann die Ausführung der Empfehlungen erfolgen soll.

Sie haben mit Frau Müller telefoniert und senden Ihr die Unterlagen und das Protokoll als Brief zu. Frau Müller möchte, dass Sie die Empfehlungen sofort ausführen.

1 Wählen Sie als Übergabe per Brief aus.

2 Lassen Sie die Checkbox sofortige Ausführung der Empfehlungen deaktiviert.

Wichtig: Vor allem bei telefonischen Absprachen sollten Sie den Kunden erst die Beratung bestätigen lassen, bevor Sie tätig werden.

3 Tragen Sie einen Hinweis zur Ausführung der Empfehlung ein.

Powertipp: Im Feld Hinweise können Sie auch Textbausteine einfügen.

4 Speichern Sie die Beratung.

7.2.7 Antrag aus Beratungsprotokoll erstellen

Haben Sie alle Empfehlungen erfasst, können Sie im Register Prüfung Anträge erstellen.

1 Zeigen Sie im Beratungsprotokoll das Register Prüfung an.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Antrag erzeugen. Die Transaktionen aus den Empfehlungen werden eingelesen. Die Transaktionsart ist vorangestellt.

Hinweis: Für Einzeltitel können keine Antragsformulare erzeugt werden.

3 Wählen Sie die Depotstelle aus.

4 Klicken Sie auf den Antragstyp. Der Antrag wird erzeugt. AdWorks erzeugt die Transaktionen für alle über die Depotstelle gehandelten Wertpapiere und trägt den Anteilseigner ein.

5 Füllen Sie den Antrag komplett aus und speichern ihn.

6 Haben Sie im Beratungsprotokoll noch Empfehlungen für andere Depotstellen, führen Sie Schritt 2 bis 5 erneut aus.


7.2.8 Beratungsprotokoll ausdrucken

Das fertige Beratungsprotokoll können Sie in gewohnter Weise ausdrucken. AdWorks erzeugt ein PDF, das Sie ausdrucken und am Kunden archivieren können.

1 Wählen Sie die Funktion Drucken aus. Ein Fenster mit den Druckoptionen wird angezeigt.

Powertipp: Für den Versand per E-Mail oder Fax wählen Sie Beraterunterschrift aus. Ihr Faksimile wird im PDF eingedruckt.

2 Klicken Sie auf Drucken. Ein PDF mit dem Beratungsprotokoll wird erzeugt.

3 Drucken Sie das PDF aus.

Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie die Beratung auch als Brief, Fax oder E-Mail erstellen und mit einem Anschreiben ergänzen.

7.2.9 Beratungsprotokoll abschließen und als unterschrieben kennzeichnen

AdWorks bietet Ihnen die Möglichkeit, vollständige Beratungsprotokolle als unterschrieben zu kennzeichnen. Damit fixieren Sie das Beratungsprotokoll.

Powertipp: Lassen Sie den Kunden das Beratungsprotokoll unterschreiben und kennzeichnen Sie es erst danach als unterschrieben. Als unterschrieben gekennzeichnete Beratungsprotokolle können Sie nicht mehr löschen! 1 Zeigen Sie das Beratungsprotokoll an.

2 Wählen Sie die Funktion Beratung als abgeschlossen kennzeichnen.

3 Speichern Sie das Beratungsprotokoll. Jetzt kann das Beratungsprotokoll nicht mehr geändert oder gelöscht werden.


7.2.10 Aktivität zu Beratungsprotokoll erstellen

Für das Beratungsprotokoll von Frau Müller erstellen Sie eine Bearbeitungsnotiz.

1 Das Beratungsprotokoll ist angezeigt und gespeichert.

2 Wählen Sie Aktivitäten aus. Das Bearbeitungsfenster Aktivitäten wird angezeigt. Wichtig: Erst wenn das Beratungsprotokoll gespeichert ist, können Sie eine Aktivität zuordnen. Deshalb fehlt bei ungespeicherten Beratungsprotokollen die Auswahl Aktivitäten.

3 Klicken Sie auf Neue Aktivität. Ein weiteres Bearbeitungsfenster wird angezeigt. Das Beratungsprotokoll ist schon als Besitzer eingetragen. Powertipp: Mit der Lupe können Sie auch einen anderen Besitzer auswählen.

4 Kennzeichnen Sie die Aktivität als Notiz.

5 Füllen Sie das Feld Betreff aus.

6 Wählen Sie das Register Wiedervorlage aus.

7 Stellen Sie einen Wiedervorlagetermin ein.


7.2.11 Beratungsprotokolle suchen - am Arbeitsplatz

Im Arbeitsbereich Arbeitsplatz können Sie sich Beratungsprotokolle unabhängig vom Kunden auflisten. So finden Sie schnell unvollständige Beratungsprotokolle.

1 Zeigen Sie den Arbeitsbereich Arbeitsplatz an.

2 Wählen Sie Beratungen aus.

3 Klicken Sie auf den Pfeil vor dem Suchfeld. Die erweiterte Suche nach Beratungsart wird angezeigt.

4 Wählen Sie als Beratungsart "Beratungsprotokoll" aus.

5 Klicken Sie auf die Lupe, werden alle Beratungsprotokolle in der Liste angezeigt.

Powertipp: Unvollständige Beratungsprotokolle erkennen Sie am gelben Warndreieck .


7.3 Praxisbeispiel: Beratungsprotokoll und AdWorks_connect

Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie eigene Textvorlagen für Empfehlungen und Anliegen erstellen. Auch für Geschäftsstellen sind Textvorlagen möglich. Damit standardisieren Sie für alle Berater die Empfehlungen und stellen zum Beispiel rechtlich geprüfte Textvorlagen zur Verfügung.

Mit AdWorks_connect haben Sie auch erweiterte Versandmöglichkeiten und können Beratungsprotokolle per Fax und E-Mail versenden.

7.3.1 Benennung von Textvorlagen für Empfehlungen

Textvorlagen sollten Sie eindeutig benennen. Falls Sie für die gesamte Geschäftsstelle Textvorlagen erstellen, sind aussagefähige Überschriften besonders wichtig.

Für Empfehlungen hat sich folgende Benennung bewährt:

Produktklasse Beispiel: Aktien oder Immobilien

Empfehlung Kaufen, Verkaufen, Halten oder Nicht kaufen

Beispiele: Aktien (Kaufen) oder Immobilien (Halten)

Powertipp: Den Vorlagentyp Empfehlung brauchen Sie in der Benennung nicht eintragen. Er wird in der Listenansicht automatisch in der Spalte Typ eingetragen.

7.3.2 Regeln: Texte für Empfehlungen

AdWorks legt Textvorlagen zu bestimmten Vorlagentypen ab. In der Bearbeitung wird nur der passende Textvorlagentyp angezeigt. Im Beratungsprotokoll bietet Ihnen AdWorks im Register Empfehlungen nur die Textvorlagen an, die als Empfehlung gespeichert wurden.

Damit die Textvorlagen in der Praxis effektiv eingesetzt werden können, sollten Sie folgende Regeln beachten:

Eine Textvorlage für Empfehlungen darf maximal 1000 Zeichen haben.

Formulieren Sie die Textvorlagen für einzelne Produktklassen. Vermeiden Sie produktabhängige Textvorlagen.

Formulieren Sie die Textvorlagen unabhängig vom Kunden.

Powertipp: Möchten Sie Kunden mehr Informationen zu einem speziellen Produkt geben, hängen Sie an das Beratungsprotokoll die entsprechenden Produktunterlagen an.


7.3.3 Textvorlage für Beratungsprotokoll erstellen

Textvorlagen gehören zum Modul AdWorks_connect und werden im Arbeitsbereich Verwaltung erstellt. Berater können sich eigene Textvorlagen für Empfehlungen erstellen. Mit erweiterten Rechten ist es möglich, Textvorlagen für Geschäftsstellen zu erfassen.

Powertipp: Erstellen Sie Empfehlungen mit ähnlichen Texten, nutzen Sie die Kopierfunktion. Beispiel: Sie möchten eine eigene Textvorlage für die Empfehlung Aktien kaufen erstellen.


2 Wählen Sie Textvorlagen. Die Liste mit den Textvorlagen wird angezeigt.

3 Wählen Sie mit der Funktion neue Textvorlage eine Empfehlung aus. Das Fenster Textvorlage erfassen wird angezeigt.

4 Geben Sie einen aussagefähigen Namen ein.

5 Geben Sie den Text ein.

6 Speichern Sie die neue Textvorlage.

Powertipp: In der Listenansicht wird der Textvorlagentyp in der Spalte Typ eingetragen. Mit einem Mausklick auf den Spaltenkopf sortieren Sie die Liste nach Vorlagetypen.


7.3.4 Textvorlage in Beratungsprotokoll einfügen

Es gibt zwei Textvorlagentypen für das Beratungsprotokoll – Anliegen und Empfehlungen. Neben den entsprechenden Feldern im Beratungsprotokoll können Sie die Textvorlagen aufrufen.

Beispiel: Sie möchten eine Empfehlung für einen Aktienkauf in ein Beratungsprotokoll einbinden. Das Register Empfehlung im Beratungsprotokoll haben Sie schon ausgewählt.


2 Machen Sie die erforderlichen Angaben für die Empfehlung.

3 Klicken Sie auf die Lupe neben dem Feld Begründung. Das Fenster Textvorlage auswählen listet Ihnen alle Textvorlagen für Empfehlungen auf.

4 Wählen Sie die Textvorlage Aktienfonds (Kaufen) aus.

5 Mit OK wird die Textvorlage ins Feld Begründung übernommen.

6 Füllen Sie alle Pflichtfelder aus.

7 Klicken Sie auf OK. Die Empfehlung wird ins Register Empfehlungen übernommen. Sie können eine weitere Empfehlung erfassen.

8 Klicken Sie auf Abbruch. Das Register Empfehlung wird wieder angezeigt.



8 Beratungswerkzeuge

Für die Finanzberatung bietet AdWorks unterschiedliche Beratungswerkzeuge, mit denen Sie in allen Phasen der Beratung unterstützt werden. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die verschiedenen Werkzeuge und einen Schnelleinstieg über die Kurzanleitungen.

In diesem Kapitel Die Beratungs- und Betreuungsmodule .................................................................................... 147 Rahmenvereinbarung ................................................................................................................... 151 Datenanalyse und Selbstauskunft ............................................................................................. 153 Selbstauskunft ............................................................................................................................... 156 Beratungsprotokoll ....................................................................................................................... 160 Informationsgespräch .................................................................................................................. 162 Portfolio Angebot .......................................................................................................................... 163 Vermögensverwaltungs-Angebot .............................................................................................. 165 Portfolio Generator ....................................................................................................................... 167 Portfolio Check .............................................................................................................................. 169 Portfolio Monitor ........................................................................................................................... 172 Riesterverträge - E-Mail-Warnungen bei Vertragsänderung ................................................ 174


8.1 Die Beratungs- und Betreuungsmodule

AdWorks bietet neben der reinen Kundenverwaltung, Module mit denen Sie Ihre Kunden beraten und betreuen. Die Module decken dabei den gesamten Betreuungs- und Beratungszyklus ab, von der Erstberatung über Nachinvestitionen bis zu den Umschichtungen.

8.1.1 Überblick der Beratungs- und Betreuungsmodule

AdWorks hat verschiedene Module, die Sie bei Ihrer Kundenberatung und -betreuung unterstützen.

Kundenberatung Kundenbetreuung Beratungsprotokoll



Portfolio Allokator

Portfolio Angebot

Portfolio Generator

Rahmenvereinbarung

Selbstauskunft

Entwicklung für netfonds Gruppe

Akktiv Allokator

Vermögensverwaltungsangebot

Portfolio Check

Portfolio Monitor

Verlustschwellen Information

Kundenberatung und Anlage Laufzeit Anlage Gegensteuern

Beratungsdokumentation Kundenklassifizierung Risikodarstellung

Portfolio Tools Produktkombinationen Individuelle

Kundenberatung Anlage rebalancieren. Eigene Portfolios erstellen Neues Portfolio nach der

Portfoliotheorie ermitteln.

Portfolio Monitor Portfolio überwachen. Alarme einstellen. Verlustschwellen Information Verlustschwelle festlegen Depots überwachen

Portfolio Check Bestehende Portfolios

optimieren. Der Fokus liegt auf geringen Transaktions- und Switchgebühren


8.1.2 Beratungs- und Betreuungsmodule vorbereiten

Im Basismodul von AdWorks sind Beratungs- und Betreuungsmodule enthalten. Weitere Module können Sie abonnieren.

In AdWorks sind enthalten: Folgende Module können Sie abonnieren Akktiv Allokator

Beratungsprotokoll



Portfolio Angebot

Rahmenvereinbarung

Selbstauskunft

Portfolio Allokator

Portfolio Check

Portfolio Generator

Portfolio Monitor inkl. Verlustschwelleninformation und VV-Angebot

8.1.3 Beratungs- und Betreuungsmodule aufrufen

Sie können die Funktion Neue Beratung an verschiedenen Stellen aufrufen:

Direkt am Kunden Bearbeitungsfenster Kunde Beratungen Neue Beratung

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Beratungen Neue Beratung

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung Neue Beratung

Aus einer Beratung heraus Verschiedene Beratungen sind miteinander verknüpft, es kann direkt eine Beratung aus der Beratung erzeugt werden.


8.1.4 Kurzanleitung Beratungs- und Betreuungsmodule

Beratung erstellen

Erstellen Sie neue Beratungen, sind bestimmte Standardwerte voreingestellt. Die Standardwerte werden in der Geschäftsstelle eingepflegt. Sie können die eingetragenen Werte in der Beratung ändern.

1 Kundenliste anzeigen.

2 Kunde auswählen.

3 Liste Beratungen anzeigen.

4 Neue Beratung anklicken.

5 Beratung auswählen.

6 Beratung ausfüllen und einstellen.

7 Beratung speichern.

8 Beratung ausdrucken und vom Kunden unterschreiben lassen.

Powertipp: Über Erfassung können Sie schnell aus jedem Fenster eine neue Beratung erstellen.

Aktivität für Beratung erstellen

Ist eine Beratung gespeichert, können Sie dafür eine Aktivität anlegen.

1 Beratung anzeigen.

2 Liste Aktiväten anzeigen.

3 Neue Aktivität anklicken.

4 Aktivität erfassen.

5 Wiedervorlagedatum einstellen.

6 Aktivität speichern.

Powertipp: Im Arbeitsbereich Arbeitsplatz können Sie sich alle Aktivitäten anzeigen lassen und haben eine Suchfunktion.

Dokument der Beratung archivieren

Drucken Sie ein Dokument, erstellt AdWorks ein PDF. So lange Sie AdWorks geöffnet haben, werden die gedruckten Dokumente als Verlaufsdokument gespeichert. Verlaufsdokumente können Sie an die Beratung anknüpfen und archivieren damit die Beratung.

1 Beratung anzeigen.

2 Beratung ausdrucken.

3 Liste Dokumente anzeigen.

4 Verlaufsdokument hinzufügen anklicken.

5 Verlaufsdokument im Auswahlfenster auswählen.

6 Mit OK beenden.


Beratung finden

Beratungen sind am Kunden gespeichert. Alternativ dazu finden Sie alle Beratungen in AdWorks im Arbeitsbereich Arbeitsplatz. Dort suchen und filtern Sie die Beratungen.

Sie suchen Beratungen nach Kundenname oder Anfangsbuchstaben des Namens.

Sie suchen nach Beratungsart.

Sie filtern nach Beratungsstatus.

Berechnung der Risikoklasse beim Kunden

Zur Berechnung der Risikoklasse beim Kunden, werden folgenden Daten herangezogen, falls diese vorhanden sind:

Die in der Kundenmaske, im Register „Kunde“ angegebene Risikoklasse (A, B, C, D, E bzw. 1, 2, 3, 4, 5)

Die Risikoklasse aus Beratungen, die für den Kunden erstellt wurden. Dazu gehören u.a. Selbstauskunft und Datenanalyse.

Es werden die jeweils aktuellsten vollständigen Beratungen berücksichtigt. Bevorzugt werden dabei die als abgeschlossen markierten Beratungen.


8.2 Rahmenvereinbarung

Die Rahmenvereinbarung ist der erste Schritt einer Neukundenberatung. Hier legen Sie gemeinsam mit dem Kunden den Beratungsauftrag fest und fixieren die Kommunikationswege. Hat der Kunde die Rahmenvereinbarung unterschrieben, markieren Sie die Rahmenvereinbarung in AdWorks als unterschrieben. Nun sind keine Änderungen mehr möglich, Sie haben die Beauftragung fixiert und dokumentiert.

8.2.1 Rahmenvereinbarung ausfüllen

Die Rahmenbedingung ist in mehrere Register unterteilt. AdWorks prüft alle Pflichtfelder und weißt Sie darauf hin, falls wichtige Angaben im Formular fehlen.

Wichtig: Handelt es sich um eine Erstberatung aktivieren Sie Erstinformation. Die Erstinformation wird in die Rahmenvereinbarung mit eingedruckt.

Beratung für Kunde


Aktivitäten und Dokumente einstellen

Register für Formular

Formularfelder

Zusammenfassung der Angaben



erfassen

Warnungen und Symbole

Wichtige Angaben im Formular fehlen. Ein Pflichtfeld muss noch ausgefüllt werden.

Markiert Fragestellungen, die Sie mit dem Kunden klären sollten. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Auswahl, je nach Antwort des Kunden.

Die Antwort ist Ja: Die Vereinbarung wurde mit dem Kunden getroffen oder der Kunde hat die Information erhalten.

Die Antwort ist Nein. Der Kunde lehnt die Vereinbarung ab oder hat die Information nicht erhalten.


Verwendung in AdWorks

Als unterschrieben gekennzeichnete Rahmenvereinbarungen können Sie im Register Kontaktpräferenzen am Kunden hinterlegen. Die in der Rahmenvereinbarung festgelegten Kommunikationswege werden übernommen. Die Angaben in der Rahmenvereinbarung und die Kontaktpräferenz am Kunden sind damit identisch.

Möchte Ihr Kunde die Kontaktpräferenz ändern, legen Sie eine neue Rahmenvereinbarung an und kennzeichnen sie als unterschrieben. Anschließend hinterlegen Sie die neue Rahmenvereinbarung am Kunden.


8.3 Datenanalyse und Selbstauskunft

Laut Finanzmarktrichtlinie sind Sie als Vermittler verpflichtet, Ihre Kunden qualifiziert zu beraten und diese Beratung zu dokumentieren. Die Datenanalyse und Selbstauskunft verwenden Sie für jede Erstberatung und die Folgeberatungen. Sie nehmen die relevanten Daten zur Kundenberatung auf, erfassen die Anlageziele und die maximale Risikobereitschaft des Kunden. Für jede Assetklasse wird die Erfahrung des Kunden ermittelt und daraus die Risikoklasse abgeleitet. Damit erhalten Sie auf den Kunden abgestimmte Risikoklassen für Assetklassen, die Sie dann bei Ihrer Anlageempfehlung berücksichtigen.

Die Datenanalyse und Selbstauskunft ist mit Portfolio Monitor verzahnt. Mit einem Mausklick erzeugen Sie Alarme aus den Kundenvorgaben und gewährleisten damit die Prüfung der Gesamtanlage des Kunden.

Erstellen Sie ein neues Beratungsprotokoll, binden Sie die aktuelle Datenanalyse und Selbstauskunft ein und AdWorks gleicht Ihre Empfehlungen damit ab. Passen die Empfehlungen nicht zu den Erfahrungen des Kunden, sehen Sie eine Warnung.

8.3.1 Datenanalyse und Selbstauskunft ausfüllen

Die Datenanalyse und Selbstauskunft ist in mehrere Register unterteilt. Sie tragen die Anlageerfahrungen des Kunden für jede Assetklasse ein und AdWorks die zeigt Ihnen die passende Risikoklasse. Auch die Angaben zur Vermögenssituation und der eingetragene Anlagebetrag werden auf Plausibilität geprüft.

Powertipp: Haben Sie den Portfolio Monitor abonniert, können Sie direkt aus der Beratung Alarme erzeugen.

Beratung für Kunde




Formularfelder für Gesprächsangaben



erfassen

Zusammenfassung aus den Angaben


Warnungen

Fehlende Pflichtangabe - muss noch ergänzt werden.

In diesem Register sind noch unausgefüllte Pflichtfelder.

Die Pflichtangabe fehlt.

Das Feld Notizen im Register Erfahrungen I und Erfahrungen II wird zum Pflichtfeld, wenn Sie eine höhere Risikoklasse als die empfohlene ausgewählt haben. Begründen Sie die Auswahl, die Begründung wird mit der Beratung ausgedruckt und vom Kunden unterschrieben.

Bearbeitungsregeln

Möchte der Kunde anstatt der empfohlenen Risikoklasse eine höhere, können Sie das auswählen. Tragen Sie unbedingt im Feld Notizen eine Begründung ein. Diese Begründung wird in den Ausdruck der Datenanalyse und Selbstauskunft eingedruckt.

In der Datenanalyse und Selbstauskunft sehen auch 34f Vermittler im Register "Erfahrung II" die Checkbox "Kenntnisse wurden dem Kunden in der Beratung vermittelt".

Aktivieren Sie die Checkbox "Kenntnisse wurde dem Kunden in der Beratung vermittelt, sollten Sie bei Notizen hinterlegen, wie Sie die Kenntnisse vermittelt haben. Die Risikoklasse wird automatisch angepasst.


Drucken Sie den Beratungsbogen aus und lassen Sie ihn vom Kunden unterschreiben.

Kennzeichnen Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft als unterzeichnet. Jetzt können Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft bei einem Beratungsprotokoll einfügen.

Haben Sie den Portfolio Monitor abonniert, können Sie direkt aus der Datenanalyse und Selbstauskunft Alarme erzeugen.

Besonderheiten für Minderjährige

Erstellen Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft am gesetzlichen Vertreter des Minderjährigen.

Die Rollen für Kunde 1 und Kunde 2 werden von AdWorks auf "gesetztlicher Vertreter" gesetzt.

Erfassen Sie die Adressedaten für den Minderjährigen nur, wenn diese von denen des gesetzlichen Vertreters abweichen.

Im Ausdruck werden die Daten des Minderjährigen als persönliche Angaben eingedruckt.


Verwendung in AdWorks

Ist die Datenanalyse und Selbstauskunft als unterschrieben gekennzeichnet, können Sie die Beratung ins Beratungsprotokoll einfügen. Widersprechen Ihre Empfehlungen den Erfahrungen und den Anforderungen Ihres Kunden erhalten Sie Warnungen und eine Begründung. Durch den Abgleich von Datenanalyse und Selbstauskunft mit dem Beratungsprotokoll haben Sie die Kundenvorgaben immer im Blick.

Zusätzlich können Sie direkt aus der Datenanalyse und Selbstauskunft Alarme erzeugen. Diese Alarme berücksichtigen dann die Vorgaben und Festlegungen Ihres Kunden.

Wichtig: Erstellen Sie eine neue Datenanalyse und Selbstauskunft, wenn sich Erfahrungen und Anforderungen des Kunden ändern.

8.3.2 Alarme erzeugen

Haben Sie die Beratung komplett ausgefüllt, können Sie direkt Alarme im Portfolio Monitor erzeugen.

Voraussetzung: Der Portfolio Monitor ist abonniert. In der Beratung sind alle Pflichtfelder ausgefüllt und die entsprechenden Kenntnisse sind vorhanden.

1 Zeigen Sie die Beratung an. Das Formular wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Funktion Portfolio Monitor ... erstellen. Ein Fenster zum Alarme erzeugen wird angezeigt.

3 Wählen Sie aus, nach welcher Grundlage die Beratung erstellt wird. Je nach Grundlage stehen andere Assetklassen zur Wahl.

4 Aktvieren Sie die Assetklassen, zu denen Alarme erzeugt werden sollen.

5 Tragen Sie im Feld Geldkontowarnung ein, ab welchem Eurobetrag ein Alarm angezeigt werden soll.

6 Klicken Sie auf Erzeugen. Die Alarme werden angelegt. Die hinterlegte Anlage wird direkt


geprüft und das Ergebnis angezeigt.

7 Öffnen Sie einen Alarm und passen Sie die Einstellungen an.

8.4 Selbstauskunft

Damit Sie mehr Zeit für die eigentliche Beratung haben, wurde die Selbstauskunft umfassend optimiert und deutlich vereinfacht. So entstehen keine Vertriebshemmnisse durch die Erfassung der Kundendaten. Sie werden strategisch durch die Register geführt und erfassen mit wenigen Klicks die rechtlich notwendigen Daten.


8.4.1 Selbstauskunft ausfüllen

Die Selbstauskunft ist in mehrere Register unterteilt. Der Anlagehorizont und das Anlageziel sind voneinander abhängig. Je nachdem welchen Anlagehorizont Sie auswählen, sind mehr oder weniger Anlageziele möglich. Aus der Risikobereitschaft ermittelt AdWorks die Risikoklasse.

Powertipp: Haben Sie den Portfolio Monitor abonniert, können Sie direkt aus der Selbstauskunft Alarme erzeugen.

Beratung für Kunde




Formularfelder für Gesprächsangaben



erfassen

Zusammenfassung aus den Angaben

Warnung

Fehlende Pflichtangabe - muss noch ergänzt werden.

In diesem Register sind noch unausgefüllte Pflichtfelder.

Die Pflichtangabe fehlt.

Bearbeitungsregeln

Nach welcher gesetztlichen Grundlage Sie die Beratung ausfüllen, tragen Sie im Register sonstiges ein. Wählen Sie Beratung nach KWG § 32 aus, haben Sie mehr Auswahlmöglichkeiten im Register Erfahrungen.

Je nach ausgewähltem Anlagehorizont sind mehr oder weniger Anlageziele möglich.

Verwenden Sie bei den Antragszielen Sonstiges, ist für die Risikoklasse C voreingestellt. Sie können den Wert ändern.


Die Risikoklasse wird aus den Anlagezielen, dem Anlagehorizont und der Risikobereitschaft ermittelt.


Drucken Sie den Beratungsbogen aus und lassen Sie ihn vom Kunden unterschreiben.

Kennzeichnen Sie die Selbstauskunft als unterzeichnet. Jetzt können Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft in ein Beratungsprotokoll einfügen.

Haben Sie den Portfolio Monitor abonniert, können direkt aus der Selbstauskunft Alarme erzeugen, sobald Sie Erfahrungen erfasst haben.

Besonderheiten für Minderjährige

Erstellen Sie die Selbstauskunft am gesetzlichen Vertreter des Minderjährigen.

Die Rollen für Kunde 1 und Kunde 2 werden von AdWorks auf "gesetzlicher Vertreter" gesetzt.

Erfassen Sie die Adressdaten für den Minderjährigen nur, wenn diese von denen des gesetzlichen Vertreters abweichen.

Im Ausdruck werden die Daten des Minderjährigen als persönliche Angaben eingedruckt.










6 Klicken Sie auf Erzeugen. Die Alarme werden angelegt. Die hinterlegte Anlage wird direkt geprüft und das Ergebnis angezeigt.



8.5 Beratungsprotokoll

Als Investmentberater unterliegen Sie einer Dokumentationspflicht für Ihre Kundenberatung.

Das Beratungsprotokoll ist auf die Dokumentationspflicht von Investmentberater zugeschnitten. Mithilfe eines Formulars erfassen Sie schnell alle Punkte, drucken anschließend das Beratungsprotokoll aus und geben es Ihren Kunden. Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie das Protokoll auch per Fax oder E-Mail versenden.

8.5.1 Beratungsprotokoll ausfüllen

Das Beratungsprotokoll ist in mehrere Register unterteilt. AdWorks prüft alle Pflichtfelder und zeigt Ihnen wo noch Informationen fehlen. Liegt eine aktuelle Datenanalyse und Selbstauskunft vor, binden Sie diese hier ein. Anlagen zur Beratung hängen Sie als PDF-Dokument an. Drucken Sie das Beratungsprotokoll aus, werden die Dokumente von AdWorks in das Beratungsprotokoll eingebunden.

Wichtig: Haben Sie keinen Beratungstyp ausgewählt, können Sie das Beratungsprotokoll nicht abspeichern.

Beratung für Kunde


Aktiviäten Beratung anzeigen Register für Formular Dokumente zur Beratung

Gesprächsangaben und Zulassung erfassen



erfassen

Beratungsanlass auswählen

Warnungen


Die Prüfung hat eine Diskrepanz zwischen der Risikoklasse der Datenanalyse und Selbstauskunft und den Angaben im Beratungsprotokoll ergeben. Im Register finden Sie wichtige Informationen.

Bearbeitungsregeln



Ändern Sie die Datenanalyse und Selbstauskunft, können Sie in das zugehörige Beratungsprotokoll die Änderungen auf Knopfdruck neu laden und damit die neuen Werte direkt übernehmen. Die Bedingung ist, Sie haben beide Beratungen offen.

Füllen Sie das Beratungsprotokoll vollständig aus.

Haben Sie keinen Beratungstyp ausgewählt, speichert AdWorks das Beratungsprotokoll nicht.

Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie Textvorlagen für Anliegen und Empfehlungen vorformulieren und einfügen.

Drucken Sie das Beratungsprotokoll aus und unterschreiben es.


Im Register Prüfung können Sie Anträge erzeugen (siehe "Antrag aus Beratungsprotokoll erstellen" auf Seite 140).

8.5.2 Textvorlagen für Anliegen und Empfehlungen

Haben Sie das Modul AdWorks_connect abonniert, können Sie Textvorlagen für Anliegen und Empfehlungen erstellen.

Textvorlagen Anliegen In dem Register Anliegen des Beratungsprotokolls, können Sie diese Textbausteine einfügen.

Textvorlagen Empfehlung In dem Register Empfehlungen des Beratungsprotokolls, fügen Sie diese Textvorlagen als Begründung ein. Die Begründung bezieht sich immer auf ein Produkt, für das Sie ein bestimmtes Vorgehen empfehlen: Kauf, Verkauf, nicht kaufen oder halten.

Wichtig: Diese Textvorlagen dürfen maximal 1000 Zeichen enthalten. Formulieren Sie die Texte allgemein und achten Sie auf eine aussagefähige Überschrift.


8.6 Informationsgespräch

In der Praxis haben Sie immer wieder Informationsgespräche, die Sie dokumentieren sollten. Mit dem Formular für Informationsgespräche erfassen Sie schnell die wichtigsten Punkte des Gesprächs.

Wichtig - Investmentberater: Sind Sie Investmentberater, sollten Sie die Kundengespräche immer mit dem Beratungsprotokoll dokumentieren, da es speziell auf die Dokumentationspflicht von Investmentberatern zugeschnitten ist. Das Modul Informationsgespräch ist für Investmentberater nicht ausreichend.

8.6.1 Informationsgespräch ausfüllen

Das Informationsgespräch ist in mehrere Register unterteilt. AdWorks prüft alle Pflichtfelder und zeigt Ihnen wo noch Informationen fehlen.

Beratung für Kunde


Übersicht Beratung anzeigen Register für Formular Aktivitäten zur Beratung

Dokumente zur Beratung Gesprächsangaben

erfassen


Notizen als Freitext eintragen.


erfassen

Warnungen


Bearbeitungsregeln


Bearbeiten Sie auf jeden Fall die Pflichtfelder zum Beratungstyp und zur Beratungsform.

Im Register Sonstiges tragen Sie die Unterlagen ein, die Sie in das Informationsgespräch einbinden möchten.

Drucken Sie das Informationsgespräch aus und lassen Sie es vom Kunden unterschreiben.



8.7 Portfolio Angebot

Mit Portfolio Angebot erstellen Sie in kurzer Zeit ein professionelles schlankes Portfolio. Sie stellen die Fondsauswahl manuell zusammen. Einmalanlagen und Sparpläne sind wählbar.

In AdWorks sind zu jedem Produkt Hintergrundinformationen und Analysen hinterlegt, die Sie mit wenigen Mausklicks einbinden und damit ein aussagekräftiges Angebot für Ihren Kunden zusammenstellen.

8.7.1 Portfolio Angebot ausfüllen

Mit wenigen Mausklicks stellen Sie die Wertpapiere im Register Angebot zusammen und ergänzen die anderen Register. Sie erhalten ein professionelles Angebot mit statistischen Auswertungen, Fondsinformationen und Rechtshinweisen. Sie wählen aus, welche Informationen der Kunde erhalten soll.

Beratung für Kunde


Produktauswahl anzeigen Register für die Formulareingaben Aktivitäten und

Dokumente einstellen

Wertpapier erfassen inkl. Betrag



erfassen

Bearbeitungsregeln

Erfassen Sie im Register Angebot die Wertpapiere und geben jeweils den Einmalbetrag oder den Betrag für den Sparplan an. AdWorks ermittelt aus den Angaben die Einmalanlage und den jährlichen Sparbetrag.

In Register Beschreibung ist ein Angebotstext für das Anschreiben eingetragen. Passen Sie den Text an, wird er in AdWorks gespeichert und im nächsten neuen Angebot verwendet.

Als Informationen für Ihre Kunden können Sie statistische Auswertungen, Zielanlagenanalyse, Fondsinformationen, Key Investor Document, Verkaufsprospekte und die Rückrechnung ausdrucken. AdWorks stellt die relevanten Informationen nach Ihren Wünschen zusammen.

Aktivieren Sie QR-Code, wird ein QR-Code auf das Dokument gedruckt und Sie können das unterschriebene Angebot später einfach hochladen.

Eine statistische Auswertung kann nur für Einmalanlagen erstellt werden. Dafür müssen Sie den Anlagehorizont, die Risikoklasse und den Steuersatz in der Beratung erfassen.

Benötigen Sie eine Rückrechnung, legen Sie den Zeitraum beim Ausdruck fest.


8.7.2 Beratung drucken

Das fertige Angebot können Sie in gewohnter Weise ausdrucken. AdWorks hat Produktinformationen und statistische Auswertungen hinterlegt, die Sie dem Angebot beifügen können. Im Druckfenster legen Sie die Gruppierung fest und wählen aus, welche Informationen im Angebot enthalten sein sollen.

AdWorks stellt das komplette Dokument als PDF zusammen. Sie können das PDF ausdrucken und Ihrem Kunden per Post zuschicken. Alternativ speichern Sie das PDF ab und versenden das Dokument als E-Mail.

Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie die Beratung auch als Brief oder Fax erstellen und mit einem Anschreiben ergänzen.


8.8 Vermögensverwaltungs-Angebot

Mit dem Vermögensverwaltungs-Angebot können Sie Ihren Kunden eine Strategie vermitteln, die der Kundenerwartung entspricht. Der Kunde legt die Verantwortung für die Vermögensverwaltung in Ihre Hände.

Das Vermögensverwaltungs-Angebot ist mit Portfolio Monitor verzahnt. Mit wenigen Mausklick erzeugen Sie Alarme aus den Kundenvorgaben und gewährleisten damit die Prüfung der Gesamtanlage des Kunden.

8.8.1 Vermögensverwaltungs-Angebot ausfüllen

Im Vermögensverwaltungs-Angebot wählen Sie die Strategie, die zu den Angaben und Anforderungen Ihres Kunden passt. Sie können direkt einen Vertrag für die Vermögensverwaltung und einen Depoteröffnungsantrag erstellen.

Beratung für Kunde




Rendite-/Risiko- verhältnis



erfassen

Strategieauswahl

Bearbeitungsregeln

Mit der Beratung Vermögensverwaltungs-Angebot nehmen Sie direkt die Gesprächsangaben, Kundendaten, das Anliegen und die Anlageziele auf und geben eine Begründung für die Empfehlung. Für die Begründung der Empfehlung können Sie Textbausteine einfügen.

Die Auswahl der Risikoklasse beim Anlageziel wirkt sich auf die Strategieauswahl aus.

Im Register Empfehlung können Sie direkt einen Vermögensverwaltungsvertrag mit den Kundendaten ausdrucken.

Im Register Empfehlung können Sie direkt einen Depotstellenantrag erstellen.

Der Wertpapieradministrator kann mehrere fixe Gebührsätze für eine Strategie hinterlegen. Den Gebührensatz wählt der Berater im Register Strategie für das Feld VV-Gebühr aus.

Haben Sie das Modul Portfolio Monitor abonniert, können Sie für die Beratung direkt einen Portfolio Monitor erzeugen.










6 Klicken Sie auf Erzeugen. Die Alarme werden angelegt. Die hinterlegte Anlage wird direkt geprüft und das Ergebnis angezeigt.



8.9 Portfolio Generator

Bei Neuanlagen oder größeren Nachinvestitionen verwenden Sie den Portfolio Generator, um optimierte Portfolios zu ermitteln. Der Portfolio Generator basiert auf der modernen Portfoliotheorie des Nobelpreisträgers Harry M. Markowitz.

Sie erstellen damit optimierte Portfolios gemäß der ermittelten Risikoklasse. Anhand von Restriktionen können Sie einzelne Anlageklassen gewichten oder komplett ausschalten.

8.9.1 Portfolio Generator ausfüllen

In der Beratung geben Sie den Anlagebetrag, die steuerliche Situation und die Restriktionen ein. Handelt es sich um eine Nachinvestition, wählen Sie unter "Bestehendes Investment" ein Depot aus oder geben die Anlage manuell ein. Der Anlagebetrag des bestehenden Investments wird unter Beratung eingetragen.

Beratung für Kunde


Best. Investment aufnehmen Register für Formular Portfolioauswahl starten

Produkte auswählen und Struktur bereinigen

Berechnungsgrund- lagen eintragen.


Restriktionen einstellen


erfassen

Bearbeitungsregeln

Setzen Sie die Restriktionen nicht zu eng und vor allem nicht grundlos, denn Sie schränken damit die Diversifizierung des Portfolios ein.

Bearbeiten Sie die Detailrestriktionen nur, wenn es einen zwingenden Grund dafür gibt.

Für Nachinvestitionen, die unter 30% der Anlagesumme liegen, ist der Portfolio Check besser geeignet. Denn mit dem Portfolio Check erreichen Sie mit weniger Umschichtungen wieder die Effzienzlinie.

Nach der Berechnung des Portfolios, können Sie das Rendite-/Risikoverhältnis noch mit dem Schieberegler anpassen und verändern damit das Portfolio.

Ist das Rendite-/Risiko-Verhältnis eingestellt, treffen Sie die Produktauswahl.


Bei der Produktauswahl können Sie die Struktur anpassen und Beträge sinnvoll auf- und abrunden. AdWorks überwacht dabei die Anlagesumme und gibt Ihnen Rückmeldung über die Anpassungen.

8.9.2 Risiko auswählen

Wählen Sie Portfolioauswahl, berechnet AdWorks die effizienten Portfolios. In deren Berechung gehen die eingestellten Restriktionen, die Risikoklasse und die steuerliche Situation ein. Die effizienten Portfolios werden in der Effizienzlinie dargestellt. Sie sind als gleichwertig zu betrachten. Für die Auswahl eines Portfolios ist ausschließlich die Risikoneigung des Anlegers relevant.

Mit dem Schieberegler können Sie den Punkt auf der Effizienzlinie verschieben und wählen damit ein Portfolio mit einem bestimmten Risiko. Ist in der Beratung ein bestehendes Portfolio eingefügt, sehen Sie dafür ebenfalls die Rendite-/Risiko-Einstufung.

Beratung für Kunde


Effizienzlinie mit optimiertem und bestehendem Porfolio

Portfolio berechnen

Schieberegler für die Rendite-/Risiko-Anpassung

Vermögens-entwicklung über 5 Jahre

Wichtige Funktionen

Portfolio tabellarisch anzeigen. Sie können prozentuale oder absolute Werte anzeigen.

Vermögensentwicklung für einen bestimmten Zeitraum betrachten. Sie können zwischen verschiedenen Zeiträumen wählen.

Portfoliostruktur als Kuchendiagramm anzeigen.


8.10 Portfolio Check

Für Nachinvestitionen oder zur Nachoptimierung der Anlage verwenden Sie den Portfolio Check. Das Modul zeigt Ihnen welche Anlageklassen und Fonds Sie reduzieren und in welche Sie stattdessen investieren sollten. Mit wenigen Anpassungen kommen Sie dadurch wieder annähernd an die Effizienzlinie und vermeiden große Umstrukturierungen innerhalb des Portfolios.

8.10.1 Portfolio Check ausfüllen

In der Beratung geben Sie den Anlagebetrag, die steuerliche Situation und eventuelle Restriktionen ein. Wählen Sie unter "Bestehendes Investment" ein Depot aus oder geben Sie das Portfolio manuell ein. Der Anlagebetrag des bestehenden Investments wird unter Beratung eingetragen.

Beratung für Kunde


Best. Investment aufnehmen Register für Formular Portfolioauswahl starten

Produkte auswählen

Berechnungsgrund- lagen eintragen.



erfassen

Bearbeitungsregeln

Mit dem Portfolio Check können Sie nur nachoptimieren oder Nachinvestitionen einfügen.

Ist der Betrag für eine Nachinvestition größer als 30 Prozent des bestehenden Investments, bleibt die Portfolioanpassung inaktiv und Sie erhalten eine entsprechende Meldung. In diesen Fällen sollten Sie den Portfolio Generator verwenden.

Solange Sie kein bestehendes Investment erfasst haben oder es unter einem bestimmten Grenzwert liegt, ist die Portfolioanpassung inaktiv. Sie erhalten eine Meldung von AdWorks.


8.10.2 Portfolio anpassen

Gehen Sie auf Portfolioanpassung, ermittelt AdWorks die Effizienzlinie und trägt das bestehende Investment ab. Sie sehen wie weit sich das bestehende Investement von der Effizienzlinie entfernt hat.

Beratung für Kunde

Funktionen Formular anzeigen

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Effizienzlinie Portfolioauswahl starten Produkte auswählen

Anpassen

Portfolio

Wichtige Funktionen

Sie öffnen ein Eingabefeld, um Anlageklassen zu tauschen. Mit der Schaltfläche OK speichern Sie den Schritt und können ihn immer wieder aufrufen.

Sie löschen den letzten eingefügten Schritt.

Bearbeitungsregeln

Nachinvestitionen müssen Sie direkt einer oder mehreren Anlageklassen zuordnen. Dabei hilft Ihnen das Sharp-Ratio, das für die einzelnen Anlageklassen angezeigt wird.

Die Portfolio Anpassung kann nur von einem negativen zu einem positiven Sharp-Ratio erfolgen. Deshalb zeigt AdWorks im Pulldown-Menü Von nur Anlageklassen mit negativen Sharp-Ratios oder Geldmarkt Euro an.

Umschichten können Sie zu allen Anlageklassen, die ein positives Sharp-Ratio aufweisen.


Jede Umschichtung wird als Schritt gespeichert, den Sie immer wieder anzeigen können. Diagramme und Tabellen für den ausgewählten Schritt werden angezeigt. Sie können den letzten Schritt löschen.

Unter Produktauswahl werden alle Umschichtungen berücksichtigt.


8.11 Portfolio Monitor

Mit Portfolio Monitor überwachen Sie die mit Ihren Kunden vereinbarten Kennzahlen. Sie legen minimale und maximale Schranken für das Gesamtdepot oder Detaildepots fest und lassen sich die Alarme anzeigen.

8.11.1 Portfolio Monitor ausfüllen

Mit dem Portfolio Monitor überwachen Sie das Gesamtdepot eines Kunden. Sie können Werte oder Depotanteile für verschiedene Gruppierungen festlegen. Zusätzlich bietet AdWorks erweiterte Alarme mit denen Sie Kennzahlen, wie Rendite und Standardabweichung, überwachen.

Powertipp: Haben Sie die Filterfunktion abonniert, können Sie sogar die verschiedenen Detaildepots überwachen und für jeden Filter eigene Alarme festlegen.

Beratung für Kunde


Alarme aufnehmen Register für Formular Aktivität erstellen

Dokumente anfügen

Filter auswählen

Überprüfung starten


Referenzdepot, Referenz kann auf das aktuelle Datum gesetzt werden. Kunde, Beratung,

Antrag oder Aktivität erfassen

Bearbeitungsregeln

Als Referenzwerte werden die Depotwerte benutzt, mit denen die Beratung für Portfolio Monitor erstellt wurde.

Bei Nachinvestitionen oder Umschichtungen im Portfolio, initialisieren Sie die Referenzwerte. Damit werden die Depotwerte des aktuellen Datums als Referenzwerte gespeichert.

Kennzahlen wie Rendite, Standardabweichung und Tracking Error finden Sie bei den erweiterten Alarmen.

Haben Sie die Filterfunktion abonniert, können Sie direkt aus der Beratung die Filterpflege aufrufen und neue Filter erstellen.

Sie können Alarme auf Gruppierungen setzen, die nicht im Depot vorhanden sind. Das ist möglich bei: Art, Region, Bestandsart, Anlagekategorie, Anlageklasse, Risikoklasse, SRRI, Wertpapierart.


Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie die Beratung auch als Brief oder Fax erstellen und mit einem Anschreiben ergänzen.

8.11.2 Ausgelöste Alarme anzeigen

Im Arbeitsbereich Arbeitsplatz werden ausgelöste Alarme in zwei Listen angezeigt.

Übersicht Ob ausgelöste Alarme angezeigt werden, legen Sie in der Übersicht bei den Einstellungen fest.

Beratungen Filtern Sie die Beratungsliste nach dem Status ausgelöste Alarme.


8.12 Riesterverträge - E-Mail-Warnungen bei Vertragsänderung

Die E-Mailwarnungen sind eine kundenspezifische Entwicklung.

Haben Sie Riesterverträge vermittelt, bekommen Sie während der Stornohaftzeit jetzt provisionsrelevante Änderungen per E-Mail gemeldet.

Sie werden über Beitragsänderungen, Kündigungen, Mahnstufen und ruhende Verträge informiert und können zeitnah gegensteuern.

In der E-Mail ist eine Erläuterung enthalten, die Sie über die mögliche Konsequenz für Ihre Provisionsabrechnung informiert.


9 Checklisten

Mit dem Modul Checklisten legen Sie in der Geschäftsstelle Geschäftsprozess in AdWorks an. Damit unterstützen Sie Mitarbeiter und Berater bei Routinetätigkeiten wie Neukunden- und Schadensaufnahme.

In diesem Kapitel Checklisten in AdWorks ............................................................................................................... 176 Erstellung von Checklistenvorlagen .......................................................................................... 178 Praxisbeispiel: Checklistenvorlage (Neukunde nach § 34f) ................................................... 181 Anwendung von Checklisten ....................................................................................................... 185 Praxisbeispiel: Anwendung Checkliste (Neukunde nach § 34 f) ........................................... 187


9.1 Checklisten in AdWorks

unterstMit dem Modul Checklisten legen Sie Geschäftsprozesse in AdWorks an. Das können zum Beispiel die Arbeitsschritte bei der Neukundenaufnahme sein oder die Bearbeitungsreihenfolge bei einer Schadensaufnahme.

Die Vorlagen für die Checklisten werden in der Verwaltung der Geschäftsstelle erstellt. Die Berater können die Vorlagen für neue Checklisten verwenden.

9.1.1 Checklisten für Geschäftsprozesse

In der Praxis haben Sie immer wieder Geschäftsprozesse, die nach demselben Schema bearbeitet werden sollen. Mit den Checklisten können Sie diese Geschäftsprozesse in AdWorks hinterlegen.

Bis zu 12 Einzelschritte Damit können Sie auch komplexere Geschäftsprozesse abbilden.

Verzahnung mit AdWorks Durch die Verzahnung mit der Funktionalität von AdWorks werden die Checklisten interaktiv. Sie geben beispielsweise schon das richtige Beratungswerkzeug für die Aufgabe vor oder stellen ein PDF-Formular zur Verfügung.

Muss- oder Kann-Aufgaben Die Checkliste leitet den Berater durch den Geschäftsprozess. In einer Checkliste können Sie Pflichtaufgaben und optionale Aufgaben beliebig mischen.

Unterstützung bei der Beratungsdokumentation Die Checkliste wird am Kunden gespeichert und dient dem Berater als Dokumentation des Geschäftsprozesses. Er verlinkt zu den jeweiligen Beratungen, Anträgen, Formularen oder Dateien und hat am Ende alle Beratungsschritte in einer Checkliste zusammengefasst.

9.1.2 Checklisten vorbereiten

Das Modul Checklisten gehört zum Basismodul von AdWorks.

9.1.3 Checklisten aufrufen

Checklisten basieren immer auf einer Checklistenvorlage. Die Checklistenvorlage wird in der Geschäftsstelle angelegt, dafür sind spezielle Rechte nötig. Sind die Checklistenvorlagen freigegeben, können die Mitarbeiter neue Checklisten daraus erstellen.

Neue Checklistenvorlagen erstellen (spezielle Rechte nötig)

Arbeitsbereich Verwaltung Checklistenvorlagen Neue Checklistenvorlage

Neue Checklisten erstellen

Arbeitsbereich Arbeitsplatz Checklisten Neue Checkliste Checklistenvorlage Kunde auswählen.

Bearbeitungsfenster Kunde Checklisten Neue Checkliste Checklistenvorlage auswählen.


9.1.4 Kurzanleitung Checklisten

Damit Sie neue Checklisten erstellen können, benötigen Sie immer Checklistenvorlagen.

Neue Checklistenvorlage erstellen

Neue Checklistenvorlagen können nur Mitarbeiter mit erweiterten Rechten erstellen.

1 Im Arbeitsbereich Verwaltung die Liste Checklistenvorlagen anzeigen.

2 Neue Checklistenvorlage anklicken.

3 Anzeigename festlegen

4 Punkte der Checklistenvorlage anlegen.

Powertipp: Im Feld Hinweis geben Sie dem Mitarbeiter wichtige Informationen zum Arbeitsschritt. Ist der Punkt erledigt, wird das Feld ausgeblendet.

5 Checklistenvorlage im Register Checklistenvorlagen freigeben.

Wichtig: Soll eine Checklistenvorlage für alle Mitglieder einer Geschäftsstelle zur Verfügung stehen, müssen Sie die Checklistenvorlage freigeben.

6 Checklistenvorlage speichern.

Neue Checkliste erstellen

Checklisten werden immer einem Kunden zugeordnet. Die Checkliste besteht aus einer Formularseite.

1 Kundenfenster anzeigen.

2 Neue Checkliste auswählen.

3 Checklistenvorlage auswählen.

4 Checkliste benennen.

5 Checkliste speichern.

6 Die Punkte der Checkliste nacheinander bearbeiten.


9.2 Erstellung von Checklistenvorlagen

9.2.1 Regeln für Checklistenvorlagen

Mit Checklisten standardisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.


Benennen Sie die Checklistenvorlagen eindeutig.

Nutzen Sie das Feld Bemerkungen und geben den Mitarbeitern mehr Information zu den einzelnen Bearbeitungsschritten.

Legen Sie Pflichtschritte an, wenn ein Schritt unbedingt vor dem nächsten Schritt erfolgen muss.

Sie können bis zu 12 Schritte anlegen.

Geben Sie die Checklistenvorlage frei, nur dann können sie von dem Mitarbeitern angewendet werden.

Aktualisieren Sie die Checklistenvorlage, wenn sich PDF-Formulare oder Webseiten geändert haben.

Aktualisieren Sie ein PDF-Formular, das in einer Checklistenvorlage eingefügt ist, müssen Sie das neue PDF-Formular in die Checklistenvorlage einfügen.

9.2.2 Register Checklistenvorlagen

Im Register Checklistenvorlage werden die Grundeinstellungen festgelegt.

Anzeigename Den Anzeigename sieht der Mitarbeiter bei der Auswahl der Checkliste.

Beschreibung Die Beschreibung sieht nur der Bearbeiter der Checklistenvorlage.

Anzahl der Punkte Sie legen fest, wie viel Punkte die Checkliste hat. Im Beispiel sind fünf Punkte eingetragen und daher fünf Register aktiv. Benötigen Sie mehr oder weniger Punkte, geben Sie eine andere Anzahl ein.

Freigabe für Organisation Ohne Freigabe kann die Checklistenvorlage nur vom Ersteller verwendet werden. Geben Sie die Checklistenvorlage frei, damit die Mitarbeiter der Geschäftsstelle und untergeordnete Geschäftsstellen sie nutzen können.


9.2.3 Register Punkt 1 bis 12 der Checklistenvorlagen

Für jede Aufgabe legen Sie einen eigenen Punkt an.

Name Den Namen sieht der Mitarbeiter als Bezeichnung für den Punkt. So sieht das der Mitarbeiter:

Typ und Auswahl

Sie wählen Beratung, Antrag, PDF-Formular oder Externe Website aus. Das Feld Auswahl passt sich an den Typ an. Beratung

Sie wählen das Beratungswerkzeug mit der Lupe aus. In der Checkliste kann der Mitarbeiter mit dem ausgewählten Beratungswerkzeug eine neue Beratung erstellen oder eine bestehende Beratung verlinken.

Antrag Sie wählen einen oder mehrere Anträge aus. Der Mitarbeiter kann eine Liste der ausgewählten Anträge anzeigen oder einen neuen Antrag des gewählten Antragtyps erstellen.

PDF-Formular Sie wählen ein PDF-Formular in AdWorks aus. Der Mitarbeiter kann das PDF-Formular anzeigen und ausfüllen. Hat er das ausgefüllte Formular als PDF auf seinem PC gespeichert, kann er es in die Checkliste hochladen.

Externe Website Mit externe Website können Sie auf Anwendungen wie Tarifrechner verlinken und diese in die Checkliste einbinden. Geben Sie die komplette Internetadresse ein und prüfen Sie die Adresse mit der Funktion Öffne Website... Hier ein Beispiel einer Checklistenvorlage:

Der Mitarbeiter kann die Website aus der Checkliste heraus aufrufen. Zusätzlich kann er eine Datei in der Checkliste hochladen und zum Beispiel das Ergebnis-PDF einer Tarifberechnung in die Checkliste einbinden.


Hinweis Das Feld wird gezeigt, solange das Feld Auswahl leer ist. Ist der Punkt verpflichtend, dann ist das Feld Hinweis in der Checkliste hinterlegt. So sieht das der Mitarbeiter:

Optional Ist im Beispiel deaktiviert, damit ist der Punkt verpflichtend. Solange das Feld Auswahl leer ist, wird ein gelbes Warndreieck gezeigt. So sieht das der Mitarbeiter:

Zusammenfassung Dieser Text wird in der Checkliste angezeigt, sobald eine Auswahl erfolgt ist. Wird eine Rahmenvereinbarung oder Datenanalyse und Selbstauskunft eingefügt, sieht der Mitarbeiter die Zusammenfassung aus der jeweiligen Beratung. So sieht es der Mitarbeiter für eine Rahmenvereinbarung:

9.2.4 Besonderheit Formulare

Sie können auch Formulare im PDF-Format in den Checklistenvorlagen einstellen.

Wichtig: Nur ungeschützte PDF-Dateien können von AdWorks verarbeitet werden. Zwei Formulararten können verwendet werden:

Statische Formulare ohne Funktion Diese Formulare haben keine interaktiven Felder und können nur ausgedruckt und per Hand ausgefüllt werden. Der Mitarbeiter kann die Ausdrucke einscannen und wieder in die Checkliste hochladen.

Interaktive Formulare mit Funktion

Das sind PDF-Formular, die Sie mit Adobe Acrobat erstellen.

PDF-Formulare müssen bei der Erstellung mit erweiterten Rechten für Acrobat Reader gespeichert werden. Nur dann kann der Mitarbeiter die PDF-Formulare am PC ausfüllen sowie unterzeichnen und anschließend speichern.

Mehr dazu finden Sie bei Adobe Acrobat. http://help.adobe.com/de_DE/acrobat/pro/using/WS58a04a822e3e50102bd615109794195ff-7e0d.w.html

http://help.adobe.com/de_DE/acrobat/pro/using/WS58a04a822e3e50102bd615109794195ff-7e0d.w.html

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9.3 Praxisbeispiel: Checklistenvorlage (Neukunde nach § 34f)

Damit Ihre Mitarbeiter den § 34f in der Beratung berücksichtigen, legen Sie eine Checkliste an. Wichtige Beratungsschritte sind für die Beratung verpflichtend und müssen ausgeführt werden.

Für Neukunden mit Depoteröffnung nach § 34f wird eine Checklistenvorlage mit fünf Punkten angelegt.

1 Rahmenvereinbarung erstellen.

2 Datenanalyse und Selbstauskunft erstellen.

3 Beratungsprotokoll erstellen.

4 Depoteröffnungsantrag erstellen (optional).

5 Spar- und Entnahmepläne erstellen (optional).

9.3.1 Neue Checklistenvorlage erstellen

Haben Sie die entsprechenden Rechte, können Sie im Arbeitsbereich Verwaltung neue Checklistenvorlagen erstellen. Im ersten Schritt richten Sie die Checklistenvorlage ein.

1 Im Arbeitsbereich Verwaltung die Liste Checklistenvorlagen anzeigen.

2 Funktion Neue Checklistenvorlage wählen.

3 Register Checklistenvorlagen bearbeiten.

4 Checklistenvorlage speichern.

So sehen die Einstellungen im Register Checklistenvorlage für das Beispiel aus:

Der Geschäftsprozess besteht aus fünf Aufgaben. Im Beispiel ist die Checklistenvorlage noch nicht freigegeben. Nur der Ersteller kann die Checklistenvorlage nutzen.


9.3.2 Checklistenvorlage - Punkt 1: Rahmenvereinbarung

Der erste Aufgabe für eine Neukundenberatung ist die Rahmenvereinbarung. Zeigen Sie die Checklistenvorlage an und wechseln Sie zum Register Punkt 1.

So sehen die Einstellungen im Beispiel aus.

Als Typ ist Beratung eingestellt und in der Auswahl Rahmenvereinbarung eingefügt. Die Aufgabe ist eine Pflichtaufgabe, deshalb ist Optional deaktiviert. Im Feld Zusammenfassung steht ein Text. In der Checkliste wird unterhalb dieser Textzeile die Zusammenfassung aus der Beratung angezeigt. In den Textboxen können einfache HTML-Auszeichnungen verwendet werden. Fett

<b></b>

kursiv <i></i>

9.3.3 Checklistenvorlage - Punkt 2: Datenanalyse und Selbstauskunft

Um den §34f zu genügen, muss die Datenanalyse und Selbstauskunft vor der Beratung erfolgen. In Punkt 2 der Checkliste ist deshalb die Beratung Datenanalyse und Selbstauskunft eingebunden.

So sehen die Einstellungen im Beispiel aus.

Als Typ ist Beratung eingestellt und in der Auswahl Datenanalyse und Selbstauskunft eingefügt. Die Aufgabe ist eine Pflichtaufgabe, deshalb ist Optional deaktiviert. Das Feld Zusammenfassung ist leer. Wird eine Datenanalyse und Selbstauskunft aus AdWorks verlinkt, sieht der Berater hier die Zusammenfassung aus der Beratung.


9.3.4 Checklistenvorlage - Punkt 3: Beratungsprotokoll

Nachdem die Rahmenvereinbarung sowie die Datenanalyse und Selbstauskunft fertiggestellt sind, führt der Berater die eigentliche Beratung durch. Zur Dokumentation der Beratung ist das Beratungsprotokoll vorgesehen.

So sehen die Einstellungen im Beispiel aus:

Als Typ ist Beratung eingestellt und in der Auswahl Beratungsprotokoll eingefügt. Die Aufgabe ist eine Pflichtaufgabe, deshalb ist Optional deaktiviert.

9.3.5 Checklistenvorlage - Punkt 4: Depoteröffnungsantrag (optional)

Falls der Kunden ein Depot über den Berater eröffnen will, ist in der Checkliste ein Depoteröffnungsantrag hinterlegt.


Als Typ ist Antrag eingestellt und im Feld Auswahl sind Depoteröffnungsanträge verschiedener Anbieter eingefügt. Da nicht jeder Neukunde direkt ein Depot eröffnet, ist Optional aktiviert. Der Berater kann den Punkt ausfüllen oder nicht.


9.3.6 Checklistenvorlage - Punkt 5: Spar- und Entnahmepläne (optional)

Werden in der Beratung Spar- und Entnahmepläne vereinbart, benötigt der Berater im Anschluss an die Beratung noch die entsprechenden Formulare. Im Punkt 5 werden die verschiedenen Spar- und Entnahmepläne eingestellt.


Als Typ ist Antrag eingestellt und im Feld Auswahl sind Spar- und Entnahmeplanänderungen verschiedener Anbieter eingefügt. Da nicht in jeder Beratung ein Spar- und Entnahmeplan vereinbart wird, ist Optional aktiviert.


9.4 Anwendung von Checklisten

9.4.1 Funktionen und Symbole

Checklisten werden immer aus einer Checklistenvorlage erstellt und sind einem Kunden zugeordnet. Das Bearbeitungsfenster hat neben der eigentlichen Checkliste die Bereiche Aktivitäten und Dokumente. Unter Dokumente finden Sie alle PDF-Dateien, die Sie in der Checkliste hochladen.

Aufgabentypen

Beratung mit einem Beratungswerkzeug

Antrag für bestimmte Antragsart

PDF-Formular

Externe Website

Schaltflächen und Symbole

Mit der Lupe greifen Sie auf AdWorks zu. Je nach Aufgabentyp ändert sich die Auswahl. Beratungen

Zeigt die entsprechenden Beratungen des Kunden an und verlinkt sie mit der Checkliste.

Anträge Zeigt die Anträge des Kunden an und verlinkt sie mit der Checkliste.

PDF-Formular Zeigt alle Dokumente des Kunden an und verlinkt sie mit der Checkliste.

Website Zeigt alle Dokumente des Kunden an und verlinkt sie mit der Checkliste.

Die neue Beratung öffnet in einem weiteren Bearbeitungsfenster. Sie erstellen die Beratung und verlinken sie mit der Checkliste.

Wichtig: Rahmenvereinbarungen und Datenanalyse und Selbstauskunft müssen als unterschrieben gekennzeichnet sein. Nur dann können Sie die Beratungen hier einbinden.

Die Antragsauswahl öffnet in einem Bearbeitungsfenster. Sie wählen den richtigen Antrag aus und erstellen ihn. Anschließend verlinken Sie den Antrag mit der Checkliste.


Das Formular wird in einem zweiten Tab oder Fenster angezeigt. Sie können es ausfüllen und ausdrucken. Möchten Sie das Ergebnis an der Checkliste speichern, verwenden Sie die Schaltfläche Datei hochladen.

Sie zeigen die Website an und verwenden die Anwendung. Das Ergebnis speichern Sie auf Ihrem PC und laden die Datei in der Checkliste hoch.

Sie laden eine PDF-Datei von Ihrem PC in AdWorks hoch. Die Datei wird an die Checkliste angefügt und im Bereich Dokumente aufgelistet.

Kennzeichnet eine Pflichtaufgabe. Die Checkliste kann erst als erledigt gekennzeichnet werden, wenn alle Pflichtaufgaben abgeschlossen sind.

9.4.2 Checklisten effektiv nutzen

Typ Beratung und Antrag

1 Erstellen sie eine neue Beratung oder einen neuen Antrag aus der Checkliste heraus.

2 Speichern Sie die Beratung oder den Antrag und kennzeichnen Sie diese als unterschrieben.

3 Verlinken Sie die Beratung oder den Antrag mit der Checkliste.

4 Hat der Kunde die Beratung oder den Antrag unterschrieben, können Sie das Dokument einscannen und für die Checklisten hochladen. Sie dokumentieren damit das Originaldokument.

5 Kennzeichnen Sie die Checkliste als erledigt. Die Checkliste ist fixiert und Sie können später schnell nachvollziehen, welche Beratung Sie durchgeführt haben und welche Dokumente der Kunde erhalten hat.

Typ PDF-Formular

Es können interaktive oder statische Formulare in eine Checkliste eingebunden werden. Statische Formulare drucken Sie aus und füllen Sie anschließend aus.

Interaktive Formulare können unterschiedlich erstellt sein. Je nachdem gehen Sie anders damit um.

Formulardaten speichern erlaubt

Speichern Sie das ausgefüllte Formular auf Ihrem PC. Anschließend können Sie das gespeicherte Formular in die Checkliste hochladen.

Formulardaten speichern verboten

Drucken Sie das ausgefüllte Formular aus. Anschließend können Sie das Formular einscannen und als PDF in die Checkliste hochladen.


Typ Website

In Checklisten können auch Verweise zu Webseiten enthalten sein. In der Regel sind das Seiten mit Anwendungen, wie Tarifvergleich für Versicherungen.

1 Rufen Sie die Website aus der Checkliste heraus auf.

2 Führen Sie die Anwendung aus.

3 Speichern Sie das Ergebnis als PDF.

4 Laden Sie das Ergebnis als Datei in die Checkliste hoch. Damit haben Sie das Ergebnis auch später noch griffbereit.

9.5 Praxisbeispiel: Anwendung Checkliste (Neukunde nach § 34 f)

In der Geschäftsstelle werden Checklistenvorlagen eingerichtet, die Sie in der Kundenberatung einsetzen können. Mit den Checklisten sehen Sie welche Punkte Sie nacheinander durchführen sollen. Mit den Checklisten arbeiten Sie die Aufgaben Punkt für Punkt ab und nutzen die Checkliste gleichzeitig zur Dokumentation der Beratung.

9.5.1 Neue Checkliste erstellen

Checklisten werden immer einem Kunden zugeordnet. Die Checkliste besteht aus einer Formularseite.

1 Zeigen Sie das Kundenfenster an.

2 Zeigen Sie die Checklisten an.

3 Wählen Sie die Funktion neue Checkliste erstellen. Das Fenster mit einer Liste der Checklistenvorlagen wird angezeigt.

4 Wählen Sie die Checklistenvorlage aus. Die Checkliste wird erstellt. Auf einer Seite sehen Sie untereinander die Punkte, die Sie bearbeiten sollen.

5 Ändern Sie die Benennung der Checkliste.

Hinweis: Voreingestellt ist immer der Name der Checklistenvorlage.

6 Speichern Sie die Checkliste. Nun sehen Sie zusätzlich die Punkte Aktivitäten und Dokumente.

So sehen die Einstellungen für das Beispiel aus:

Das Register Checkliste ist mit einem Warndreieck markiert und zeigt so an, dass noch nicht alle Pflichtpunkte bearbeitet wurden. Im Register Sonstiges können Sie noch eigene Notizen eintragen. Im Bereich Dokumente finden Sie alle Dokumente, die Sie für die Checkliste hochladen.


9.5.2 Rahmenvereinbarung - eingescanntes PDF hochgeladen

Der erste Aufgabe bei einer Neukundenberatung ist die Rahmenvereinbarung:

Im Beispiel hat der Berater mit AdWorks eine Beratung erstellt und ausgedruckt. Der Kunde hat die Vereinbarung unterschrieben zurückgesendet. Das Dokument hat der Berater eingescannt und in die Checkliste hoch geladen.

9.5.3 Datenanalyse und Selbstauskunft - Beratung verlinkt

Der zweite Aufgabe ist die Datenanalyse und Selbstauskunft.

Im Beispiel hat der Berater eine Datenanalyse und Selbstauskunft in AdWorks erstellt. Die Beratung hat er in der Checkliste verlinkt. Die Zusammenfassung aus der Datenanalyse und Selbstauskunft wird angezeigt. Damit sehen Sie direkt in der Checkliste auf was Sie bei der anschließenden Beratung achten müssen.

9.5.4 Beratungsprotokoll - noch nicht bearbeitet

Der dritte Schritt ist die eigentliche Beratung. Sie baut auf der Rahmenvereinbarung und der Datenanalyse und Selbstauskunft auf.

Im Beispiel ist noch keine Beratung eingefügt, da es sich um eine Pflichtaufgabe handelt, sehen Sie ein Warndreieck. Auch der Hinweis ist farbig hinterlegt.


9.5.5 Depoteröffnungsantrag - eingescannter Antrag

Der Depoteröffnungsantrag ist im Beispiel optional.

Im Beispiel hat der Berater den unterschriebenen Depoteröffnungsantrag eingescannt und in die Checkliste hochgeladen. Das Dokument finden Sie auch im Bereich Dokumente.

9.5.6 Spar- und Entnahmepläne - Plan verlinkt

Ist mit dem Kunden ein Spar- und Entnahmeplan vereinbart worden, kann dieser Antrag direkt aus der Checkliste erstellt werden. Dieser Punkt ist optional.

Im Beispiel ist ein Antrag für Spar- und Entnahmepläne eingefügt. Mit einem Mausklick auf den Eintrag öffnen Sie den Antrag und können ihn weiter bearbeiten. Möchten Sie später ein eingescanntes Dokument hochladen, löschen Sie die Verlinkung mit dem Kreuz und laden anschließend das Dokument im PDF-Format hoch.


10 Depotanalyse in AdWorks

Für Investmentberater und Versicherungsmarkler ist die Depotanalyse ein wichtiger Bestandteil im Kundenkontakt. Die Depotanalyse in AdWorks bietet nicht nur eine aktuelle Auswertung, sondern lässt unterschiedliche Betrachtungsweisen zu. Das Basismodul enthält auch eine Filterfunktion. In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Depotanalyse funktioniert und wie Sie den Blick auf die Depotdaten ändern können.

In diesem Kapitel Aufgabe der Depotanalyse .......................................................................................................... 191 Definitionen und Berechnungen ................................................................................................. 193 Praxisbeispiel: Depotwerte analysieren ................................................................................... 196 Praxisbeispiel: Depotfilter einsetzen ......................................................................................... 200 Praxisbeispiel: Vergleichsindices verwenden .......................................................................... 203


10.1 Aufgabe der Depotanalyse

Basismodul In der Depotdatenanalyse werden die verschiedenen Depots Ihrer Kunden zusammengeführt. Sie bekommen dadurch eine konsolidierte Depotansicht. Aus einer Vielzahl von Gruppierungen wählen Sie die passende Sicht auf das angelegte Vermögen. Sie sehen auf einen Blick die Anlageverteilung und die Depotentwicklung. Zusätzlich haben Sie Einblicke in die Transaktionen oder Kapitaleinsätze. Mit einem Klick wechseln Sie von der grafischen zur tabellarischen Darstellung oder schließen Segmente von der Betrachtung aus.

Neben der aktuellen Depotentwicklung stellen Sie über die Zeitachse andere Betrachtungszeiträume ein und haben so eine historische Sicht auf die Daten. Auch die Druckfunktion bietet Ihnen verschiedene Einstellmöglichkeiten. So können Sie zum Beispiel nachträglich Berichte für schon vergangene Zeiträume ausdrucken.

Außerdem sind kundenspezifische Vergleichsindices möglich, und Sie können die Methode der Renditeberechnung auswählen.

Modul Depotfilter Das Modul Depotfilter ermöglicht Ihnen themenspezifische Abfragen. Oft enthält die Gesamtanlage Ihrer Kunden verschiedene Depots für spezielle Anforderungen. Zum Beispiel zweckgebundene Anlagen für die Altersvorsorge, die Ausbildung der Kinder oder auch Steuerrückstellungen. Mit individuellen Depotfiltern erstellen Sie kundenspezifische Abfragen für diese Themen und geben die Reports an den Kunden weiter.

10.1.1 Depotanalyse vorbereiten

Die Depotanalyse ist in AdWorks integriert und gehört zum Basismodul. Mit der Funktion Depotfilter können Sie Filter und Vergleichsindices verwenden.

10.1.2 Depotanalyse aufrufen

Die Depotanalyse ist dem Kunden zugeordnet. Sie rufen die Depotanalyse wie folgt auf:

1 Zeigen Sie eine Kundenliste an.

2 Wählen Sie einen Kunden zur Bearbeitung aus.

3 Klicken Sie auf Depotanalyse. Die Depotanalyse wird im selben Fenster angezeigt.


10.1.3 Kurzanleitung Depotanalyse

Funktionen

Drucken

Ausgewählt ist

Oberer Bereich

Kuchengrafik oder Tabellenansicht

Depotwerte für eingestellten Zeitraum und Gruppierung

Käufe und Verkäufe für eingestellten Zeitraum und Gruppierung

Diagramm mit Vergleichsindex Tabelle oder

Diagramm Angezeigt ist das Ertragsdiagramm

Achse Ertrag in Prozent

Powertipp: Die Grafiken in der Depotanalyse sind interaktiv. Fahren Sie mit der Maus auf ein Segment der Kuchengrafik, werden Informationen zur Gruppierung angezeigt.

Funktionen zur Depotauswahl

Zeitraum auswählen Den ausgewählten Zeitraum können Sie auch beim Ausdruck der Depotanalyse auswählen.

Gruppierungen oder Filter für die Depotanalyse auswählen. Mit einem Klick öffnen Sie eine Auswahlliste.

Darstellung und Methode der Renditeberechnung auswählen. Sie wählen die Darstellung für den unteren und oberen Bereich.

Ad hoc Filter erstellen oder zur Filterpflege wechseln. In der Filterpflege erstellen Sie eigene Depotfilter und bearbeiten die Depotdaten.

Alle Segmente oder Tabellenzeilen für die Depotanalyse auswählen oder alle Segmente oder Tabellenzeilen abwählen.

Die Werte der Gruppierungen sowie die Transaktionstabelle werden in die Zwischenablage kopiert und können beispielsweise in ein Programm für Tabellenkalkulation eingefügt werden.

10.1.4 B


10.1.5 erechnung der Stückzinsen bei Anleihen

AdWorks berechnet bei Anleihen automatisch die täglich anfallenden Stückzinsen. Dadurch sind die Anleihepreise in der Depotanalyse höher als die Notierungen an den Börsen.

10.2 Definitionen und Berechnungen

Hier können Sie wichtige Definitionen nachlesen.

10.2.1 Rendite

Die Rendite gibt an, wie sich ein Vermögen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Verhältnis zum Kapitaleinsatz verändert hat. Die Rendite ist damit der Gesamterfolg einer Vermögensanlage, gemessen als tatsächliche Verzinsung des eingesetzten Kapitals.

Die Rendite zeigt somit auf, was ein Anleger mit seiner Investition verdient oder verloren hat und zeigt zusätzlich die prozentuale Veränderung an, um zu vergleichen oder etwas in Relation setzen zu können. In AdWorks gibt es drei verschiedene Renditeberechnungen: kapitalgewichtet, zeitgewichtet und Rendite p.a.

Rendite kapitalgewichtet

Die kapitalgewichtete Rendite berechnet sich auf das Durchschnittskapital im Betrachtungszeitraum und empfiehlt sich daher für die Betrachtung von Kundendepots.

Formel: Ertrag / Durchschnittskapital * 100 Beispiel:

Durchschnittskapital 10.000 €

Ertrag 1.000 €

Rendite kapitalgewichtet 10 %

Rendite zeitgewichtet

Die zeitgewichtete Rendite ist losgelöst vom investierten Kapital. Für die Berechnung der Gesamtrendite werden die Renditen der einzelnen Zeiträume bei gleichem Kapitaleinsatz herangezogen. Die Zeiträume vor und nach Einlagen oder Entnahmen werden gleich gewichtet.

Wichtig: Ungeeignet ist die zeitgewichtete Renditeberechnung vor allem dann, wenn auf einen geringen Kapitaleinsatz über einen langen Zeitraum, am Ende eine sehr hohe Nachinvestition erfolgt. Mathematisch wird das Ergebnis richtig dargestellt, aber es ist für den Anleger aussagelos. Berechnung eines Negativbeispiels:

1 Erstinvestition: In der ersten Jahreshälfte werden 1.000 € Kapital investiert.

2 Gewinnzuwachs: Nach sechs Monaten hat das eingesetzte Kapital einen Wert von 2.000 €. Das ist ein Ertrag von 1.000 € = 100% Rendite.

3 Nachinvestition: In der zweiten Jahreshälfte werden zusätzlich 9.000 € investiert.

4 Negativer Gewinnzuwachs:


Nach weiteren sechs Monaten hat das Kapital nur noch einen Wert von 8.000 €. Das ist ein Ertrag von – 2.000 € = - 20% Rendite.

5 Berechnung der zeitgewichteten Rendite Die beiden Renditewerte werden addiert: 100% + (-20%) = 80% Rendite.

6 Ergebnis: Ein Verlust von 2.000 € wird als Rendite von 80% ausgewiesen.

Rendite p.a.

Die Rendite per annum gibt die Rendite pro Jahr an. Dies entspricht dem Zins pro Jahr und wird auch als annualisierte Rendite bezeichnet.

Berechnungsregeln

Die Rendite p.a. wird erst ab einem Betrachtungszeitraum von mindestens 180 Tagen berechnet.

Unter 180 Tagen wird nur die prozentuale Rendite im betrachteten Zeitraum berechnet.

Ergebnisanzeige - Nicht angezeigt werden

Renditen > +50%

Renditen > -30%

Negative Rendite bei positivem Ertrag

Positive Rendite bei negativem Ertrag

10.2.2 Kapitalveränderung

Die Kapitalveränderung ist die Summe aus Einlagen, Entnahmen und Transaktionen, wie Switches oder Transfers, die den Kapitaleinsatz während des betrachteten Zeitraums verändern.

Switch Ein Switch ist der Wechsel von einem Wertpapier in ein anderes Wertpapier.

Transfer Ein Transfer ist eine Übertragung von Stücken von einem Depot zu einem anderen Depot.

10.2.3 Ertrag

Der Ertrag ist die Differenz von „Vermögen zum Beginn des betrachteten Zeitraumes“ zu „Vermögen am Ende des betrachteten Zeitraumes“.

Beispiel:

Vermögen am 01.01.2014 10.000 €

Vermögen am 31.12.2014 11.000 €

Ertrag 1.000 €


10.2.4 Durchschnittskapital

Das Durchschnittskapital gibt an, welcher Kapitaleinsatz im Betrachtungszeitraum durchschnittlich vorhanden war. Für die Berechnung des Durchschnittskapitals werden Kapitalveränderungen im Betrachtungszeitraum anteilig berücksichtigt. Das Durchschnittskapital gibt damit den Betrag an, der im Mittel für die Anlage im Betrachtungszeitraum zur Verfügung stand und es ist der Betrag auf den die kapitalgewichtete Rendite berechnet wird.

10.2.5 Zinsen und Dividenden

Unter Zinsen und Dividenden wird die Summe aus Dividendenausschüttungen und Habenzinsen angezeigt. Zinsen und Dividenden verändern nicht den Kapitaleinsatz. Ausnahme: Dividendenausschüttungen ohne Wiederanlage. Diese werden wie Entnahmen behandelt.

10.2.6 Gebühren

Die Gebühren sind die Summe der Gebühren, die im Betrachtungszeitraum angefallen sind. Gebühren verändern nicht den Kapitaleinsatz.


10.3 Praxisbeispiel: Depotwerte analysieren

10.3.1 Gruppierung einstellen

In der Praxis verteilt sich die Gesamtanlage Ihrer Kunden oft auf mehrere Depots. Die Depotanalyse von AdWorks bietet Ihnen unterschiedliche Gruppierungen, um die Gesamtanlage gezielt zu betrachten. Sie können beispielsweise die Depotdaten nach Depot, Region oder SRRI ansehen. Einzelne Segmente können per Mausklick von der Betrachtung ausgeschlossen werden.

Gruppierung auswählen

VSie möchten das Gesamtdepot regional betrachten.

1 Klicken Sie auf die Funktion Gruppierung. Ein Menü wird angezeigt.

2 Wählen Sie Region aus. In der Kuchengrafik werden die Regionen dargestellt. Oberhalb des Kuchendiagramms sehen Sie die verwendeten Einstellungen.

Powertipp: Sie möchten sich die Gesamtanlage ungruppiert ansehen? Dafür wählen Sie die Gruppierung Position aus.

Segmente in der Depotbetrachtung ein- bzw. ausschließen

Sowohl in der Tabellenansicht als auch in der Kuchengrafik können Sie einzelne Segmente aus der Depotbetrachtung entfernen. Klicken Sie auf ein Segment in der Grafik, wird es aus- bzw. eingeschlossen. AdWorks aktualisiert direkt die Depotentwicklung, die Transaktionsdatentabelle und auch die Zusammenfassung der Depotwerte.

Alle Segmente sind für die Depotbetrachtung ausgewählt. Alle Segmente sind nach außen geschoben, sie werden explodiert dargestellt.

Das Segment Europa ist aus der Depotbetrachtung entfernt. Ausgeschlossene Segmente werden nach innen geschoben.


Alle Segmente sind aus der Betrachtung entfernt. Alle Segmente sind nach innen geschoben. Wichtig: Damit sind keine Daten für die Depotentwicklung ausgewählt.

Powertipp: Es werden keine Daten in der Depotentwicklung oder der Transaktionstabelle angezeigt. Sie haben alle Segmente der Gruppierung für die Depotanalyse ausgeschlossen.

Klicken Sie auf den blauen Pin , werden wieder alle Segmente der Gruppierung betrachtet.

10.3.2 Zeiträume einstellen

Die Zeitachse ermöglicht Ihnen die historische Betrachtung von Daten in einem frei wählbaren Zeitraum.

1 Klicken Sie auf Zeitraum wählen in der Funktionsleiste.

2 Stellen Sie den gewünschten Zeitraum ein. Der Zeitraum und die Gruppierung werden oberhalb der Depotanalyse angezeigt.

Powertipp: Haben Sie für eine Depotanalyse einen frei wählbaren Zeitraum eingestellt, können Sie diesen Zeitraum beim Druck der Depotanalyse auswählen.


10.3.3 Darstellung und Methode der Renditeberechnung einstellen

Um die Depotanalyse auf Ihren Beratungsansatz einzustellen, können Sie die Darstellung und die Methode der Renditeberechnung auswählen. Auch für die Online-Depoteinsicht des Kunden können Sie die Einstellungen festlegen.

Depotanalyse

1 Zeigen Sie die Depotanalyse am Kunden an.

2 Wählen Sie unter Darstellung die Darstellungsart und die Methode der Renditeberechnung.

Powertipp: Deaktivieren Sie im oberen Bereich Gruppierungen, wirken sich die Veränderungen direkt auf den unten angezeigten Chart aus. Damit können Sie zum Beispiel die Auswirkung von Risikoklassen auf den Ertragsverlauf ansehen und analysieren.

Depotanalyse für Online-Depoteinsicht

Mit Ihrem Kunden vereinbaren Sie die Darstellung und Renditeberechnung für die Online-Depoteinsicht. Die Werte stellen Sie im Bereich Kunde ein.

Wichtig: Die Einstellungen sind nur in der Online-Depoteinsicht am PC wirksam. Für die Depoteinsicht in der iPhone-App werden folgende Einstellungen verwendet: Depotverlaufsdiagramm und kapitalgewichtete Rendite. So stellen Sie die Darstellung und die Rendite am Kunden ein:

1 Wählen Sie im Kundenfenster den Bereich Kunde.

2 Klicken Sie auf das Register Depotanalyse.

3 Wählen Sie die gewünschte Darstellung und Methode der Renditeberechnung.

4 Speichern Sie die Einstellungen. Die Einstellungen sehen Sie auch in der Kundenübersicht.


10.3.4 Depotanalyse drucken

Sobald Sie die Depotanalyse eines Kunden anzeigen, kann sie gedruckt werden. Voreingestellt sind die Einstellungen der aktuell angezeigten Analyse. Sie können Gruppierung, Filter und Analysezeitraum im Druckfenster frei einstellen.

1 Wählen Sie die Depotanalyse des Kunden aus.

2 Klicken Sie auf die Funktion Drucken.

3 Im Register Optionen stellen Sie den Typ, die Gruppierung, die Darstellung, die Methode der Renditeberechnung, den Zeitraum und den Bericht ein.

4 Im Register Erweitert legen Sie fest, welche Inhalte der Bericht enthält.

5 Klicken Sie auf Drucken, wird der Depotbericht als PDF erstellt und angezeigt. Sie können das PDF ausdrucken oder speichern.

Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, stehen Ihnen in der Depotanalyse auch die Textfunktionen zur Verfügung.

10.3.5 Gedruckte Depotanalyse für den Kunden archivieren

Drucken Sie eine Depotanalyse, wird das PDF in der Zwischenablage als Verlaufsdokument gespeichert. Verlaufsdokumente können Sie in AdWorks archivieren und dokumentieren damit den Schriftverkehr.

1 Klicken Sie im Kundenfenster auf Dokumente.

2 Wählen Sie die Funktion Verlaufsdokumente hinzufügen. Eine Liste mit den aktiven Verlaufsdokumenten des Kunden wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf das Verlaufsdokument der Depotanalyse. Die Dokumentenliste des Kunden wird angezeigt, das PDF der Depotanalyse ist eingefügt.


10.4 Praxisbeispiel: Depotfilter einsetzen

10.4.1 Filter erstellen - Mietkaution separat betrachten

Ihr Kunde legt eine Mietkaution über Fondsanteile an. Damit er seinen Mieter einmal im Jahr über die Anlageentwicklung informieren kann, legen Sie einen Filter an.

1 Klicken Sie auf die Funktion Depotdaten und -filter bearbeiten . Ein weiteres Fenster wird angezeigt.

2 Wählen Sie Filterpflege aus. Eine Liste mit allen Filtern wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf Depotfilter hinzufügen. Oberhalb der Filterliste werden die Eingabefelder für den neuen Filter angezeigt.

4 Benennen Sie den Filter schlüssig.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Hinzufügen. Eingabefelder für die Filterregeln werden angezeigt.

6 Wählen Sie die Gruppierung und den Wert aus. Sobald die Werte eingetragen sind, werden neue Eingabefelder angezeigt.

7 Stellen Sie alle Filterregeln ein. Die Einstellungen sehen Sie in der Liste unterhalb des Filters.

8 Speichern Sie den Filter.

Powertipp: Filter erstellen Sie immer für einen Kunden und sein Gesamtdepot. Die Filter stellen Sie in der Depotanalyse und im dazugehörenden Druckfenster ein.


10.4.2 Filter erstellen - Geldmarktfonds aus Betrachtung ausschließen

Im Gesamtdepot Ihres Kunden ist ein Geldmarktfonds für die Steuerrückstellung enthalten. Sie möchten den Geldmarktfonds in der Depotbetrachtung ausschließen und erstellen dafür einen Filter.

1 Klicken Sie auf die Funktion Depotdaten und -filter bearbeiten . Ein weiteres Fenster wird angezeigt.

2 Wählen Sie Filterpflege aus. Eine Liste mit allen Filtern wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf Depotfilter hinzufügen. Oberhalb der Filterliste werden die Eingabefelder für den neuen Filter angezeigt.

4 Benennen Sie den Filter schlüssig.

5 Klicken Sie auf Speichern und Hinzufügen. Eingabefelder für die Filterregeln werden angezeigt.

6 Wählen Sie als Gruppierung Gesamtdepot aus, als Wert wird automatisch (alle Fonds) eingetragen.

7 Klicken Sie auf Speichern und Hinzufügen. Ein Eingabefeld für die nächste Filterregel wird angezeigt.

8 Wählen Sie als Gruppierung Wertpapiere aus.

9 Wählen Sie als Wert den entsprechenden Geldmarktfonds aus.

10 Aktivieren Sie die Checkbox vor ausschließen.

11 Klicken Sie auf Speichern und Hinzufügen. Unterhalb des Filters sind beide Filterregeln eingetragen. Ausgeschlossene Anlagen sind mit einem Minuszeichen markiert.

12 Speichern Sie den Filter.

Powertipp: Filter löschen Sie mit dem roten Kreuz bei den Filterfunktionen.


10.4.3 Ad hoc Filter erstellen

Sobald Sie in der Depotanalyse Segmente aus der ausgewählten Gruppierung entfernen, können Sie für die Auswahl einen Filter erstellen. In AdWorks heißt das Ad hoc Filter.

1 Stellen Sie als Filter (alle Depots) ein, nur dann kann ein Ad hoc Filter erstellt werden.

2 Wählen Sie eine Gruppierung aus.

3 Stellen Sie in der Kuchengrafik oder in der Tabelle ein, welche Segmente Sie betrachten möchten.

4 Klicken Sie auf die Funktion Ad hoc Filter.

5 Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.

Powertipp: Achten Sie beim Namen darauf, dass er das Thema genau beschreibt, zum Beispiel "Altersvorsorge Ehefrau" oder "Studium Sohn".

6 Klicken Sie OK, das Fenster Depotpflege wird geöffnet und die Filterliste angezeigt.

Das können Sie in der Filterliste tun:

Weitere Filterregel eintragen.

Filterregeln bearbeiten oder löschen.

Den Namen des Filters ändern.


10.5 Praxisbeispiel: Vergleichsindices verwenden

Vergleichsindices ermöglichen Ihnen den Vergleich zwischen ausgewählten Depotdaten und anderen Anlageformen. Dafür bietet AdWorks vorgefertigte Indices wie "Festzins 3 %" oder "Aktien Standardwerte".

Sie können auch eigene Vergleichsindices erstellen, die sich an den unterschiedlichen Gruppierungen oder Filtern orientieren.

Beispiel: Sie erstellen einen Vergleichsindex für den Filter "Ausbildung Sohn".

10.5.1 Eigenen Vergleichsindex erstellen

Sie können eigene Vergleichsindices anlegen.

1 Klicken Sie auf die Funktion Depotdaten und -filter bearbeiten. Ein weiteres Fenster wird angezeigt.

2 Wählen Sie Vergleichsindices aus. Eine Liste mit allen Filtern wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf die Funktion Vergleichsindex bearbeiten neben dem Filter. Zwei Eingabefelder werden angezeigt.

4 Wählen Sie einen Indexeintrag aus dem Pulldown-Menü.

5 Geben Sie den Anteil ein, mit dem der Index in den Vergleich eingehen soll (max. 100 %). Ein neues Feld für einen weiteren Indexeintrag wird angezeigt.

6 Stellen Sie die Indexwerte nacheinander ein oder belassen Sie es bei einem Eintrag.

Powertipp: Mit der Schaltfläche Normierung auf 100 % werden die eingestellten Werte so angepasst, dass sie 100 Prozent ergeben.

7 Speichern Sie den Vergleichsindex. Der Vergleichsindex steht jetzt in der Depotanalyse zur Verfügung.


10.5.2 Eigenen Vergleichsindex in der Depotanalyse verwenden

Sobald Sie einen individuellen Vergleichsindex erstellt haben, kann er im Diagramm der Depotanalyse vergleichend angezeigt werden.

1 Wählen Sie die Depotanalyse des Kunden aus.

2 Aktivieren Sie unter Darstellungen die Checkbox Vergleichsindex.

10.5.3 Vergleichindex in Online-Depoteinsicht anzeigen.

Sie haben für einen Kunden einen Vergleichsindex hinterlegt. Soll der Kunde den Vergleichsindex in seiner Online-Depoteinsicht sehen, stellen Sie das beim Kunden ein.


2 Wechseln Sie bei Kunde zum Register Depotanalyse.

3 Aktivieren Sie bei Drucke Depotanalyse mit Vergleichsindex.


11 Depotdatenpflege in AdWorks

Mit der Depotdatenpflege können Sie fremde und bekannte Depotstellen Ihrer Kunden erfassen und kleine Fehler, beispielsweise bei den Transaktionsdaten, korrigieren. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten und lernen die Arbeitsweise anhand der Transaktionsdaten kennen.

In diesem Kapitel Aufgaben der Depotdatenpflege ................................................................................................. 206 Praxisbeispiel: Transaktionsdaten pflegen .............................................................................. 208 Transaktionsarten in AdWorks ................................................................................................... 210


11.1 Aufgaben der Depotdatenpflege

In AdWorks können Sie Depotdaten manuell nachpflegen. Damit korrigieren Sie kleine Fehler in den Transaktionsdaten der bestehenden Depots. Außerdem erfassen Sie in der Depotdatenpflege auch fremde Depotstellen Ihrer Kunden, um diese in der Depotanalyse zu berücksichtigen.

AdWorks bietet die Datenpflege für Bestands- und Transaktionsdaten sowie die Zuordnung von Anlageklassen.

11.1.1 Depotdatenpflege vorbereiten

Die Depotdatenpflege gehört zum Basismodul von AdWorks und steht immer zur Verfügung.

11.1.2 Depotdatenpflege aufrufen

Die Depotdatenpflege rufen Sie am Kunden auf.

1 Wählen Sie den Kunden zur Bearbeitung aus. Die Übersicht wird angezeigt.

2 Wählen Sie Depotdaten und -filter bearbeiten. Das Fenster Depotpflege wird angezeigt.

Achtung: Wenn Sie Depotdaten ändern oder löschen, verändern Sie damit die Depotberichte des Kunden auch in der Online-Depoteinsicht. Haben Sie wenig Erfahrung, sollten Sie zuerst mit einem Demokunden experimentieren.

11.1.3 Kurzanleitung - Anlageklassen zuordnen

1 Zeigen Sie das Fenster Depotpflege an.

2 Klicken Sie auf Anlageklassen - zuordnung. Eine Liste aller Anlagen wird angezeigt. Fehlende Zuordnungen werden in der Spalte Anlageklasse markiert.

Anlage ist nicht der Standard-Anlageklasse zugeordnet.

Anlage ist keiner Anlageklasse zugeordnet.

11.1.4 Kurzanleitung - Bestandsdaten pflegen


2 Klicken Sie auf Bestandsdatenpflege. Eine Liste mit allen Depotstellen wird angezeigt. Die Bestandsdaten sind den Depots untergeordnet.

3 Klicken Sie auf den Pfeil vor dem Depot. Die untergeordneten Bestandsdaten werden angezeigt. Die Bestandsdaten mit Differenzen sind mit einem gelben Warndreieck markiert.


11.1.5 Kurzanleitung - Transaktionsdaten pflegen


2 Klicken Sie auf Transaktionsdatenpflege. Eine Liste aller Transaktionen wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf die Filterfunktion Depotfilter setzen. Geordnet nach Depots, werden alle Wertpapiere aufgelistet. Wertpapiere mit Differenzen sind mit einem gelben Warndreieck markiert.

4 Rufen Sie ein Wertpapier auf, werden alle Transaktionen für das Wertpapier aufgelistet.

5 Jetzt können Sie die Differenz abgleichen.

Achtung: Wenn Sie Daten ändern oder löschen, verändern Sie auch die Daten in der Online-Depoteinsicht des Kunden. Haben Sie wenig Erfahrung, sollten Sie zuerst mit einem Demokunden experimentieren.


11.2 Praxisbeispiel: Transaktionsdaten pflegen

11.2.1 Transaktionen mit Differenzen finden

AdWorks zeigt Ihnen, ob und in welcher Höhe Differenzen in den Transaktionsdaten enthalten sind. Sie filtern die Transaktionsdaten eines Wertpapiers und können die Fehler manuell korrigieren.

1 Zeigen Sie den Kunden an. Die Kundenübersicht wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf Depotdaten und -filter bearbeiten. Das Fenster Depotpflege wird angezeigt.

3 Wählen Sie Transaktionsdatenpflege aus. Sie sehen, ob eine Differenz enthalten ist und in welcher Höhe.

4 Klicken Sie in der Liste auf den Filter Depotfilter setzen. Ein Dropdown-Feld wird angezeigt. Das Warndreieck zeigt Ihnen, bei welchen Wertpapieren Differenzen vorhanden sind.

5 Wählen Sie ein Wertpapier mit Warndreieck aus. Eine Liste der Transaktionsdaten zum Wertpapier wird angezeigt. Am Kopf der Liste steht, wie groß die Differenz für dieses Wertpapier ist.

6 Prüfen Sie die Transaktionen.

7 Fahren Sie mit der Maus auf die Transaktion und klicken Sie auf Transaktion bearbeiten. Oberhalb der Liste wird die Transaktion zur Bearbeitung angezeigt.

8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Transaktion ist geändert.

9 Klicken Sie auf Depotdaten speichern. Erst jetzt sind die Daten in der Depotanalyse aktualisiert.

Powertipp: Der Abgleich von Differenzen in Transaktionsdaten kann in der Praxis nicht immer gleich erledigt werden. Hat Ihr Kunde eine Online-Depoteinsicht, können Sie zunächst die

fehlerhaften Transaktionsdaten ausblenden. Klicken Sie dafür auf den Pin vor den Transaktionsdaten, die aus Ihrer Sicht fehlerhaft sind.

11.2.2 Transaktionsdaten ändern

In der Transaktionsdatenpflege können Sie die Transaktionsart und die Werte in der Transaktion ändern. Dafür zeigen Sie Wertpapiere mit Differenzen an und markieren die gewünschte Transaktion.

Transaktionsart ändern

Klicken Sie auf eine Transaktion und wählen Sie in der Funktionsleiste Transaktionsart ändern. Ein Popup-Bereich wird angezeigt.

Bearbeiten der Transaktion

Fahren Sie mit der Maus auf eine Transaktion und wählen Sie dann Transaktion bearbeiten. Oberhalb der Liste werden die Eingabefelder mit den Werten angezeigt.


11.2.3 Änderungen der Transaktionsdaten verfolgen

AdWorks zeigt Ihnen mit einem Buchstabencode in der Transaktionsliste Informationen zu den Daten.

Spalte Quelle F = Fremder Datensatz, A = Automatische Korrektur

Spalte Bearbeitet B = Der Datensatz wurde manuell bearbeitet und wird nicht mehr automatisch aktualisiert.


11.3 Transaktionsarten in AdWorks

Gruppe Name KE Agio

Depot Geldkonto

Dividenden Dividende Dividenenausschüttung mit Wiederanlage

Dividendenausschüttung

Habenzins Zinsen für Guthaben

Staatl. Zulage Zulage bei Riesterrenten und VL Sparanlagen

Einlagen Kauf X X Kauf eines Wertpapiers vom Girokonto

Einzahlung vom Girokonto

Entnahmen Dividende (Ausschüttung)

X Dividendenausschüttung ohne Wiederanlage

Verkauf X Verkauf eines Wertpapiers zugunsten des Girokontos

Auszahlung auf Girokonto

Gebühren Gebühr Depot-, Transaktions- und Vermögensverwaltungsgebühren

Depot-, Transaktions- und Vermögensverwaltungsgebühren

Sollzinsen Überziehungszinsen

Steuern Umsatzsteuer auf Verwaltungsgebühren

Transfers Kauf (Geldkonto)

X X Kauf eines Wertpapiers vom Geldkonto

Verkauf eines Wertpapiers zugunsten des Geldkontos

Korrektur X Automatische Korrektur von Rundungsdifferenzen

Automatische Korrektur von Rundungsdifferenzen

Switch (in) X X Tausch von einem anderen Wertpapier

Switch (out) X Tausch in ein anderes Wertpapier

Transfer (in) X Stückübertragung von einem anderen Depot

Transfer (out) X Stückübertragung in ein anderes Depot

Verkauf (Geldkonto)

X Verkauf eines Wertpapiers zugunsten des Geldkontos

Kauf eines Wertpapiers vom Geldkonto

Aktiensplit Anteilskorrektur bei Aktiensplits (ohne Umsatz)

Transaktionen Geldkonto

Gutschrift Alle externen Geldeingänge auf dem Konto außer Steuerbelastung, Gebühren und Sollzinsen

Lastschrift Alle Geldausgänge auf externe Konten, abgesehen von Steuerbelastungen, Gebühren und Sollzinsen

Wertpapierkauf

Werbpapierverkauf


Erläuterung

Gruppe Die Gruppe bestimmt in welcher Position der Umsatz einer Transaktion innerhalb der Depotanalyse summiert wird.

KE Umsätze dieser Transaktionen verändern den Kapitaleinsatz. Alle anderen Transaktionen werden dem Ertrag zugerechnet bzw. verkleinern ihn.

Agio Transaktionsarten die ein Agio (unterschiedlicher Brutto- und Nettoumsatz) aufweisen können.

In Abhängigkeit davon, ob eine Transaktionsart im Rahmen des Depots oder des dazu gehörenden Geldkontos verwendet wird, verändert sich deren Bedeutung.


12 E-Mail Archivierung (manuell) und E-Mail Versand

In AdWorks können Sie einzelnen E-Mails hochladen und am Kunden archivieren. Haben Sie das Modul AdWorks_connect abonniert können Sie auch E-Mails direkt aus AdWorks versenden. In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Funktionen einrichten und bedienen.

In diesem Kapitel Aufgabe der Funktion E-Mail als Datei hochladen .................................................................. 213


12.1 Aufgabe der Funktion E-Mail als Datei hochladen

Die Funktion "E-Mail als Datei hochladen" unterstützt Sie in Ihrer Dokumentationspflicht bei der Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie können schnell einzelne E-Mails beim Kunden archivieren und haben sie so innerhalb von AdWorks immer griffbereit. Die E-Mails werden im Format eml oder msg hochgeladen. Sie können den Inhalt der E-Mail lesen oder sie aus AdWorks heraus im E-Mail-Programm öffnen und weiterverarbeiten.

12.1.1 Funktion E-Mail archivieren vorbereiten

Die Funktion "E-Mail als Datei hochladen" gehört zum Basismodul von AdWorks und steht Ihnen immer zur Verfügung.

Powertipp: Außerdem ist die E-Mail-Archivierung mithilfe eines E-Mail-Servers möglich. Das macht die E-Mail-Archivierung komfortabel und kann innerhalb Ihres E-Mail-Programms durchgeführt werden.

12.1.2 Funktion E-Mail archivieren aufrufen

Die Funktion "E-Mail archivieren" ist allen Kontakten zugeordnet.

Im Kundenfenster finden Sie die Funktion hier:

Übersicht

Aktivität

Auch in der Funktionsleiste von AdWorks, können Sie "E-Mail archivieren" aufrufen. Die Aktivität der E-Mail-Datei wird dann über die Empfänger- und Absenderadresse zugeordnet.

12.1.3 Kurzanleitung Funktion E-Mail archivieren

Mit der Funktion "E-Mail archivieren" laden Sie einzelne E-Mails als Datei in AdWorks hoch. AdWorks kann die Dateiformate eml oder msg verarbeiten.

1 Speichern Sie in Ihrem E-Mail-Programm die E-Mail mit Speichern unter im Format eml oder msg ab.

Powertipp: Verwenden Sie Outlook, können Sie die Mail per Drag & Drop auf den Desktop ziehen. Die E-Mail wird als msg-Datei auf dem Desktop abgelegt.

2 Zeigen Sie in AdWorks den Kunden an.

3 Klicken Sie auf die Funktion E-Mail archivieren. Ein Fenster zur Dateiauswahl wird angezeigt.

4 Wählen Sie die gespeicherte E-Mail aus. Die E-Mail wird hochgeladen und als Aktivität am

Kunden archiviert. Die Aktivität ist als E-Mail gekennzeichnet.


13 E-Mail Archivierung mit IMAP-Server

Neben der manuellen E-Mail Archivierung können Sie E-Mails auch mit einem IMAP-Server archivieren. Damit gestalten Sie Ihre E-Mail-Archivierung effizient. In diesem Kapitel erhalten Sie die nötigen Informationen zur Einrichtung und Verwendung.

In diesem Kapitel Aufgabe von E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) ................................................. 215 E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) vorbereiten .................................................. 217 Kurzanleitung E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) durchführen ...................... 219 Praxisbeispiel: E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) nutzen ............................... 220


13.1 Aufgabe von E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP)

Für Investmentberater gelten strenge Dokumentationsvorschriften. Da viel Kommunikation über E-Mail läuft, sollten relevante E-Mails regelmäßig archiviert werden. Das Modul E-Mail-Archivierung erleichtert Ihnen die Archivierung. Haben Sie die E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server eingerichtet, können Sie die E-Mails per Drag & Drop der Archivierung zuführen. AdWorks archiviert diese E-Mails regelmäßig und ordnet sie, wenn möglich, automatisch dem entsprechenden Kunden zu.

13.1.1 So funktioniert E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP)

1 Sie kopieren E-Mails vom Posteingang oder -ausgang in den AdWorks Archivordner auf dem E-Mail-Server (IMAP).

2 Der Mailscanner scannt regelmäßig den AdWorks Archivordner.

3 Der Mailscanner überträgt alle E-Mails aus dem AdWorks Archivordner nach AdWorks. Für jeden Absender und Empfänger wird eine Aktivität erzeugt, für die er Besitzer wird. Der archivierende Mitarbeiter ist als Terminbesitzer eingetragen.

4 Der Mailscanner erzeugt ein Protokoll als Aktivität.

5 Der Mailscanner verschiebt alle gescannten E-Mails in die Unterordner "archiviert" oder "Archivierungsfehler".

6 Sie sehen die E-Mails als Aktivität in AdWorks.

E-Mail-Aktivität in AdWorks

13.1.2 Regeln für die E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP)

Verschlüsselung Sie können einen E-Mail-Server mit und ohne Verschlüsselung verwenden. Wichtig: Aus Sicherheitsgründen wird ein E-Mail-Server mit Verschlüsselung empfohlen.

E-Mail-Formate Die gängigen E-Mail-Formate wie html und txt werden verarbeitet. Manchmal sind beim Html-Format Skripte eingebunden, solche E-Mails können unter Umständen nicht verarbeitet werden. Der Mailscanner legt sie im Unterordner Archivierungsfehler ab.

E-Mail Anhänge Die E-Mails werden komplett mit Anhängen kopiert. Wichtig: Eine E-Mail inkl. Anhänge darf maximal 20 MB groß sein.


13.1.3 Ordnerstruktur für die E-Mail-Archivierung auf dem E-Mail-Server (IMAP)

Sie sehen ein Beispiel aus Outlook. Im oberen Bereich finden Sie die normale Outlook Ordnerliste. Für die E-Mail-Archivierung mit AdWorks ist ein E-Mail-Konto für den E-Mail-Server eingerichtet. Im Beispiel heißt das Konto "Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP)".

AdWorksArchiv Das ist der Hauptordner für die E-Mail-Archivierung. Er wird auf dem E-Mail-Server unterhalb des Posteingangs angelegt. Sie können den Namen für diesen Ordner frei wählen. Dieser Ordner wird in AdWorks eingetragen und vom Mailscanner immer wieder gescannt. Hier hinein kopieren Sie die E-Mails zur Archivierung.

Unterordner archiviert Dieser Ordner wird automatisch vom Mailscanner angelegt. Hier finden Sie alle E-Mails, die in AdWorks archiviert wurden. Sie können AdWorks auch so einstellen, dass die archivierten E-Mails direkt gelöscht werden. In diesem Fall wird der Ordner nicht angezeigt.

Unterordner Archivierungsfehler Hier finden Sie alle E-Mails, die nicht in AdWorks übernommen werden konnten. Powertipp: Erstellen Sie für E-Mails mit Archivierungsfehler eine E-Mail-Aktivität in AdWorks und kopieren Sie den Text der E-Mail in das Feld Notiz.


13.2 E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) vorbereiten

In drei Schritten richten Sie die E-Mail-Archivierung ein.

1 Sie richten den E-Mail-Server bei Ihrem Provider ein.

2 Sie richten ein E-Mail-Konto für den E-Mail-Server in Ihrem E-Mail-Programm ein.

3 Sie richten die E-Mail-Archivierung in AdWorks ein.

13.2.1 Schritt 1: E-Mail-Server (IMAP) beim Provider einrichten

Zuerst richten Sie sich bei einem Provider ein E-Mail-Postfach als E-Mail-Server ein. Abhängig vom Provider können Sie den E-Mail-Server mit oder ohne SSL-Verschlüsselung anlegen. Die meisten gängigen E-Mail-Provider bieten IMAP an.

Notieren Sie sich folgende Daten für die nächsten Schritte:

Adresse des Posteingangservers (IMAP) Ihres Providers

Beispiel: imap.googlemail.com

Serverportnummer für den Posteingangsserver (IMAP)

Beispiel: Standardmäßig werden die Ports 143 ohne SSL-Verschlüsselung oder 993 mit SSL-Verschlüsselung verwendet.

Anmeldenamen und Passwort

SSL-Verschlüsselung ja oder nein.

13.2.2 Schritt 2: E-Mail-Konto einrichten im E-Mail-Programm

In Ihrem E-Mail-Programm erstellen Sie ein neues Konto für den E-Mail-Server. Sie können jedes IMAP-fähige E-Mail-Programm verwenden.

Powertipp: Bei den E-Mail-Providern finden Sie für viele E-Mail-Programme Anleitungen, wie Sie zum Beispiel für verschiedene Outlook Versionen ein Konto für IMAP einrichten.


13.2.3 Schritt 3: E-Mail-Archivierung in AdWorks einrichten und freigeben

Haben Sie den E-Mail-Server eingerichtet, können Sie die E-Mail-Archivierung in AdWorks eintragen und freigeben. Sie benötigen folgende Informationen von Ihrem Provider oder Administrator:

Adresse des Posteingangservers (IMAP)

Serverportnummer für den Posteingangsserver (IMAP)

Anmeldenamen und Passwort

SSL-Verschlüsselung: ja oder nein

Wichtig: Die Verschlüsselung wird aus Sicherheitsgründen empfohlen.

Beispiel: Sie möchten die E-Mail-Archivierung für sich einrichten.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Mitarbeiter. Die Liste mit den Mitarbeitern wird angezeigt.

2 Wählen Sie sich selbst zur Bearbeitung aus.

3 Wählen Sie das Register Einstellungen aus.

4 Haken Sie die Checkbox Aktiviert im Bereich E-Mail-Archivierung an.

Wichtig: Damit gewähren Sie der financeTec AG, im Rahmen der E-Mail-Archivierung, den Zugriff auf den unten angegebenen Ordner.

5 Tragen Sie in das Feld E-Mail-Server die Adresse des Posteingangsservers (IMAP) ein.

6 Tragen Sie im Feld Port die Nummer des verwendeten Serverports ein.

7 Tragen Sie Ihren Anmeldenamen und Passwort ein.

8 Prüfen Sie mit der Schaltfläche Einstellungen testen, ob sich AdWorks mit dem E-Mail-Server verbinden kann.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner anlegen. AdWorks legt einen Ordner auf dem E-Mail-Server an und trägt den Ordnernamen in das Feld Ordner ein. Dieser Ordner wird für die E-Mail-Archivierung verwendet.

Hinweis: Sie können auch selber einen Ordner auf dem E-Mail-Server anlegen und anschließend den Ordnernamen in AdWorks eintragen.

10 Speichern Sie die Einstellungen.


Weitere Einstellmöglichkeiten:

Archivierte E-Mails löschen

Haben Sie die Checkbox aktiviert, werden alle archivierten E-Mails automatisch vom E-Mail-Server gelöscht. E-Mails, die nicht archiviert werden konnten, finden Sie weiterhin im Unterordner Archivierungsfehler.

Wiedervorlage für Protokolle

Liegen E-Mails zur Archivierung vor, wird für den Scanvorgang ein Protokoll als Aktivität erstellt. Aktivieren Sie die Checkbox, wird automatisch ein Termin für die Aktivität eingetragen. Das Protokoll ist damit in Ihrer Wiedervorlage.

13.3 Kurzanleitung E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) durchführen

Haben Sie E-Mail-Archivierung in AdWorks eingerichtet und freigegeben, können Sie alle gewünschten E-Mails in AdWorks archivieren. Der Mailscanner kontrolliert regelmäßig den für die Archivierung angelegten Ordner auf dem E-Mail-Server und kopiert neue E-Mails nach AdWorks und ordnet sie über Absender- und Empfängeradresse zu.

1 Kopieren oder verschieben Sie die Mail aus Ihrem E-Mail-Postfach in den Ordner, den Sie für die Archvierung auf dem E-Mail-Server angelegt haben.

2 Der Mailscanner kopiert regelmäßig die E-Mails aus diesem Ordner nach AdWorks. In AdWorks wird für jede archivierte E-Mail eine Aktivität erzeugt und einem Besitzer zugeordnet. Außerdem erstellt AdWorks eine Zusammenfassung.

3 Prüfen Sie die Aktivitätenlisten in AdWorks auf offene E-Mail-Aktivitäten.

Sind Sie als Besitzer eingetragen, konnte weder eine Absender- noch Empfängeradresse einem Kunden zugeordnet werden. Der Kunde ist vielleicht noch nicht angelegt oder hat keine oder eine andere E-Mail-Adresse eingetragen. Für die Aktivität ist ein Termin eingetragen. Tragen Sie den Kunden als Besitzer ein und ergänzen Sie die E-Mail-Adresse beim Kunden oder legen Sie den Kunden an.

4 Prüfen Sie die Zusammenfassung der E-Mail-Archivierung in AdWorks

In der Zusammenfassung sehen Sie, welche E-Mails erfolgreich archiviert wurden und bei welchen ein Fehler auftrat.

Auf dem E-Mail-Server werden die E-Mails, deren Archivierung fehlgeschlagen ist, in den Unterordner Archivierungsfehler verschoben. Powertipp – Archivierungsfehler: Erstellen Sie für E-Mails mit Archivierungsfehler eine E-Mail-Aktivität in AdWorks und kopieren Sie den Text der E-Mail in das Feld Notiz.

5 Löschen Sie regelmäßig die E-Mails in den durch den Mailscanner angelegten Unterordnern des E-Mail-Servers.


13.4 Praxisbeispiel: E-Mail-Archivierung mit E-Mail-Server (IMAP) nutzen

Haben Sie den E-Mail-Server und Ihr E-Mail-Programm eingerichtet, erfolgt die Archivierung weitestgehend automatisch. Sie müssen lediglich festlegen, welche Mails archiviert werden sollen.

13.4.1 E-Mail in Archivordner kopieren

Alle für die Beratung wichtigen E-Mails, die Sie empfangen oder versenden, sollten Sie in AdWorks archivieren. Damit haben Sie den Beratungsablauf lückenlos dokumentiert.

Beispiel: Sie möchten eine E-Mail von M. Musterkunde aus dem Posteingang in Outlook in den Ordner AdWorksArchiv auf dem E-Mail-Server kopieren. Outlook ist geöffnet und mit dem E-Mail-Server verbunden.

1 Markieren Sie die E-Mail im Outlook Posteingang.

2 Drücken Sie die strg-Taste und ziehen Sie die E-Mail per Drag & Drop auf den Ordner AdWorksArchiv. Eine Kopie der E-Mail liegt jetzt im Ordner auf dem E-Mail-Server.


Powertipp: Drücken Sie beim Verschieben per Drag & Drop die strg-Taste, werden die Mails kopiert. Ohne die strg-Taste verschieben Sie die E-Mail.

Hinweis: Sind Anhänge an der E-Mail, kann der Kopiervorgang etwas länger dauern.

13.4.2 Protokolle der Mailarchivierung prüfen

Sobald Mails für die Archivierung vorliegen, archiviert der Mailscanner die E-Mails in AdWorks und erstellt ein Protokoll der verarbeiteten E-Mails. Dieses Protokoll wird als Aktivität in die Aktivitätenliste eingestellt.

Beispiel: Sie suchen Protokolle der Mailarchivierungen.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Aktivitäten.

2 Geben Sie im Suchfeld "Mailarchivierung" ein.

3 Klicken Sie auf die Lupe. Alle Protokolle werden aufgelistet.

Powertipp: Schon in der Spalte Aktivität sehen Sie, ob Archivierungsfehler vorliegen.


Normalerweise werden die E-Mails problemlos in AdWorks archiviert. In seltenen Fällen kann eine E-Mail nicht vom Mailscanner verarbeitet werden, sie wird in den Unterordner Archivierungsfehler verschoben. In der Zusammenfassung der Mailarchivierung werden die fehlerhaften E-Mails als Archivierungsfehler gekennzeichnet.

Erfolgreich archiviert und einem Kunden zugeordnet.

Die erste E-Mail im Beispiel ist einem Kunden zugeordnet. Der Kunde wird in der Aktivitätenliste in der Spalte Besitzer eingetragen.

Erfolgreich archiviert und dem Mitarbeiter, der archiviert hat, zugeordnet.

Der zweiten E-Mail im Beispiel ist der Mitarbeiter zugeordnet. Hier konnte weder die Absender- noch die Empfängeradresse einem Kunden zugeordnet werden. In der Aktivitätenliste steht in den Spalten Besitzer und Terminbesitzer der Mitarbeiter. Wechseln Sie den Besitzer und tragen Sie den entsprechenden Kunden als Besitzer ein.


13.4.3 Auf offene E-Mail-Aktivitäten prüfen

Bei der E-Mail-Archivierung wird für jede E-Mail eine Aktivität erzeugt. Der Mailscanner ordnet die E-Mail über die Absender- oder Empfängeradresse dem Kunden zu. Der Kunde wird Besitzer der Aktivität. Kann über die E-Mail-Adressen keine Zuordnung hergestellt werden, wird die Aktivität dem Mitarbeiter, der die E-Mail archiviert hat, zugeordnet. Es wird ein Termin eingetragen, damit ist die Aktivität offen.

In folgenden Fällen kann der Besitzer keinem Kunden zugeordnet werden:

Kunde ist nicht in AdWorks angelegt.

Kunde gehört nicht zum Kundenstamm des Beraters.

Die E-Mail-Adresse in den Kundendaten fehlt.

Der Kunde verwendet eine andere E-Mail-Adresse, als die in den Kundendaten hinterlegte.

Die offenen E-Mail-Aktivitäten der Archivierung filtern Sie gezielt in der Aktivitätenliste.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Aktivitäten. Die Aktivitätenliste wird angezeigt.

2 Zeigen Sie die erweiterte Suche an.

3 Aktivieren Sie den Typ E-Mail.

4 Wählen Sie offene Aktivitäten.

5 Klicken Sie auf die Lupe. Alle offenen E-Mail-Aktivitäten werden als Liste angezeigt.


13.4.4 Besitzer wechseln für E-Mail-Archivierung

Konnte die E-Mail keinem Kunden zugeordnet werden, wird der Terminbesitzer auch als Besitzer eingetragen. Damit die E-Mail am Kunden archiviert ist, wechseln Sie den Besitzer und schließen die Aktivität ab.

Beispiel: Sie haben in der Zusammenfassung der Archivierung gesehen, dass eine E-Mail von Frau Musterkunde Ihnen zugeordnet ist. Frau Musterkunde hat eine neue E-Mail-Adresse verwendet.

1 Suchen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz Aktivitäten nach offenen E-Mail-Aktivitäten. Die offene E-Mail-Aktivität ist dem Berater zugeordnet und mit einem Termin versehen.

2 Wählen Sie die Aktivität aus. Ein Fenster mit der Aktivität wird angezeigt.

3 Zeigen Sie im Bereich Aktivität das Register Aktivität an.

4 Klicken Sie neben dem Feld Besitzer auf die Lupe. Ein Fenster zur Auswahl des Besitzers wird angezeigt.


6 Suchen Sie den Kunden.

7 Wählen Sie den Kunden aus. Der Kunde wird als Besitzer eingetragen.

8 Wechseln Sie in das Register Wiedervorlage.

9 Aktivieren Sie den Terminstatus "erledigt".

10 Speichern und schließen Sie die Aktivität. Die Aktivität ist dem Kunden zugeordnet und abgeschlossen.


14 Honorarabrechnung mit AdWorks

Die Honorarabrechnung ist ein neues Thema in der Vermögensberatung. Mit dem Modul wird es möglich, die Aufwände abzurechnen. In diesem Kapitel erhalten Sie die Hintergrundinformationen sowie eine ausführliche Beschreibung der Honorarabrechnung mit AdWorks.

In diesem Kapitel Honorarabsprache Grundlagen .................................................................................................. 226 Vorbereitung der Honorarberatung - Geschäftsstelle ............................................................ 229 Honorarabsprache - Berater ....................................................................................................... 234 Gebührenmodelle und ihre Abrechnung ................................................................................... 238 Rechnungstellung - Geschäftsstelle .......................................................................................... 242


14.1 Honorarabsprache Grundlagen

Das Modul Honorarabsprache von AdWorks greift ein neues Thema in der Finanzdienstleistung auf – die Abrechnung erbrachter Beratungsleistung über ein Honorar. Durch die Einführung der Honorarberatung werden die bisherigen Provisionsmodelle erweitert und ermöglichen Ihnen, Beratungsleistungen mit Ihren Kunden abzurechnen. Die Honorarabsprache ist in AdWorks so flexibel angelegt, dass Sie die Abrechnung individuell mit jedem Kunden vereinbaren können. Die Technik unterstützt Sie bei der Rechnungsstellung, erzeugt einheitliche Rechnungen auf Knopfdruck und bietet einen Export für die Buchhaltung.

14.1.1 Verschiedene Gebührenmodelle

Mit der Honorarabsprache sind unterschiedliche Gebührenmodelle möglich. Damit können Sie für jeden Kunden eine individuelle Honorarabrechnung vereinbaren. Die Gebührenmodelle lassen sich kombinieren und mit den Bestands- und Abschlussprovisionen verrechnen. Folgende Gebührenmodelle gibt es:

Feste Jahresgebühr

Bestandsabhängige Vergütung mit Grenzwerten für minimale und maximale Abrechnung.

Aufwandsbezogene Vergütung durch die Abrechnung einzelner Aktivitäten.

14.1.2 Einheitliche Rechnungsstellung durch die Geschäftsstelle

Mit der Honorarabsprache ist eine einheitliche Rechnungsstellung für alle Berater möglich. In der Geschäftsstelle legen Sie dafür das Rechnungslayout und die Stundensätze fest. Die Berater richten die Honorarabrechnung für Ihre Kunden ein und erfassen die Aufwände in den Aktivitäten. Die Rechnungsstellung erfolgt wieder in der Geschäftsstelle. AdWorks liefert alle für die Honorarabrechnung nötigen Daten. Dabei prüft AdWorks, ob die rechnungsrelevanten Daten eingetragen sind und zeigt Ihnen an, wo welche Daten fehlen.

14.1.3 Aufwandsbezogenes Honorar der Berater

In der Beratung fallen immer wieder spezielle Beratungsleistungen an. Durch die Abrechnung einzelner Aktivitäten können Sie solche weiterführenden Leistungen gesondert ausweisen und damit in Rechnung stellen. Verschiedene Stundensätze ermöglichen eine plausible Abrechnung von der Routinetätigkeit bis hin zur Expertenberatung. Auch Reise- und Telefonkosten können Sie abrechnen.

14.1.4 Lastschriftverfahren durch Export der Zahlungsdaten

Für jeden Kunden können Sie festlegen, ob die Gebühren per Lastschrift eingezogen werden und hinterlegen dafür die Bankdaten. In der Rechnung wird ausgewiesen, von welcher Kontoverbindung der Rechnungsbetrag eingezogen wird.

Nachdem Sie die Rechnungen erzeugt haben, können Sie die Zahlungsdaten als Standardformat DTAUS exportieren und mit gängiger Finanzsoftware weiter verarbeiten. Beispiele für Finanzsoftware sind: Lexware, Quicken, WISO Mein Geld, Star Money.


14.1.5 Honorarabsprache vorbereiten

Honorarabsprache müssen Sie als Zusatzmodul abonnieren.

Um mit Honorarabsprache effektiv zu arbeiten, sollten Sie Folgendes im Arbeitsbereich Verwaltung einrichten:

Bankverbindungsdaten für Geschäftsstelle hinterlegen Erst die Bankverbindungsdaten ermöglichen die Abrechnung der Leistungen. Bei der Rechnungsstellung wird geprüft, ob diese Daten vollständig sind. Die Bankverbindung für die Geschäftsstelle hinterlegen Sie hier: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle Honorarabrechnung

Stundensätze festlegen Sie können Stundensätze festlegen und für untergeordnete Geschäftsstellen freigeben. Die Stundensätze ermöglichen die gezielte Abrechnung von Beratungsaufwand für Aktivitäten. Die Stundensätze richten Sie hier ein: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle Honorarabrechnung

Briefpapier einrichten Für die Rechnungsstellung können Sie Ihr gedrucktes Briefpapier verwenden oder in AdWorks eine Briefpapiervorlage hinterlegen. Für den Ausdruck richten Sie den Inhaltsbereich für die erste und die Folgeseiten ein. Zusätzlich können Sie zwei Varianten von Briefpapiervorlagen hinterlegen. Jede Variante besteht aus einem Anschreiben und einer Folgeseite. Das Briefpapier richten Sie hier ein: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle Briefpapier

Kontakt-Information für Briefpapier einrichten Mit Hilfe einer Textbox hinterlegen Sie Kontaktdaten für die erste Seite Ihrer Briefe. Die Textbox können Sie exakt auf dem Briefpapier positionieren. Wichtig: Richten Sie das Datum mit der Kontakt-Information ein, damit erhalten Sie ein korrektes Rechnungsdatum. Die Kontakt-Information richten Sie hier ein: Verwaltung Geschäftsstellen Geschäftsstelle Briefpapier

14.1.6 Kurzanleitung - Honorarabsprache

1 Als Berater erstellen Sie für den Kunden eine Honorarabsprache und legen das Gebührenmodell fest.

2 Möchten Sie aufwandsabhängige Honorare abrechnen, geben Sie in der entsprechenden Aktivität die Dauer, den Stundensatz und eventuell angefallene Nebenkosten an. Wichtig: In der Honorarabsprache legen Sie für den Kunden fest, ob Aktivitäten berechnet werden.

Powertipp: Aktivitäten können Sie auch mit der Dauer erfassen, wenn sie nicht abgerechnet werden sollen. Erst wenn Sie einen Stundensatz auswählen, wird die Aktivität abgerechnet.


14.1.7 Kurzanleitung Rechnungsstellung

Voraussetzung: Für die Geschäftsstelle sind die nötigen Informationen hinterlegt und das Briefpapier eingerichtet.

1 Als Geschäftsstelle stellen Sie den Rechnungslauf für ein Leistungsdatum zusammen, indem Sie die Honorarabsprache der Berater zuordnen.

2 Vergeben Sie die erste Rechnungsnummer für den Rechnungslauf. Im Rechnungslauf werden die weiteren Rechnungsnummern automatisch vergeben.

3 Prüfen Sie den Rechnungslauf, bevor Sie die Rechnungen erzeugen. Von den Fehlermeldungen springen Sie direkt an die richtige Stelle und ergänzen die fehlenden Daten.

4 Erzeugen Sie den Rechnungslauf. Die einzelnen Rechnungen werden den Honorarabsprachen zugeordnet.

5 Drucken Sie die Rechnungen aus.

6 Exportieren Sie die Zahlungsdaten für die Buchhaltung.


14.2 Vorbereitung der Honorarberatung - Geschäftsstelle

14.2.1 Briefpapiervorlage erstellen

Haben Sie kein gedrucktes Briefpapier, können Sie in AdWorks Briefpapiervorlagen hinterlegen und es für Brief, Rechnungen und Faxe benutzen. Mehrere Varianten von Briefpapier sind möglich. Beachten Sie dabei folgende Regeln.

Die Briefpapiervorlage besteht immer aus zwei Seiten, der Seite für das Anschreiben und der Folgeseite.

Das zweiseitige Briefpapier wird als PDF hinterlegt.

Die Absenderadresse oberhalb des Adressfelds fügen Sie in der Briefpapiervorlage ein.

Kontakt-Informationen können Sie in der Briefpapiervorlage direkt einfügen oder in AdWorks.

Den Inhaltsbereich für das Briefpapier richten Sie in AdWorks ein.

Gehen Sie wie folgt vor:

1 Erstellen Sie eine zweiseitige Briefvorlage mit Logo und Absender in einem Textverarbeitungsprogramm.

2 Erzeugen Sie eine PDF-Datei mit den beiden Seiten. Dieses PDF wird in AdWorks hinterlegt.

14.2.2 Briefpapier einrichten - in AdWorks

Als Administrator für Geschäftsstellen können Sie in AdWorks Briefpapier einrichten. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Sie verwenden gedrucktes Briefpapier und richten den Inhaltsbereich ein.

Sie hinterlegen bis zu vier Briefpapiervorlagen als PDF und richten den Inhaltsbereich ein.

Powertipp: Die Kontakt-Informationen können Sie direkt in AdWorks eintragen und exakt positionieren.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks geöffnet und im Arbeitsbereich Verwaltung die Geschäftsstelle ausgewählt.

1 Wählen Sie das Register Briefpapier.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertragen. Ein Fenster zur Dateiauswahl wird angezeigt.

3 Wählen Sie das PDF der Briefpapiervorlage mit einem Doppelklick aus. Das Briefpapier wird eingefügt und die Schaltflächen Anzeigen und Entfernen werden angezeigt.

4 Legen Sie den Inhaltsbereich für die erste Seite und die Folgeseite fest. Wichtig: Die Festlegungen gelten für alle Varianten.

5 Kontrollieren Sie die Festlegung mit der Schaltfläche Vorschau. Ein PDF mit dem Briefpapier wird erzeugt. Der rote Rahmen zeigt Ihnen den Inhaltsbereich an. Auf der ersten Seite sehen Sie eine weitere Linie Erste Zeile in der Rechnung. Hier beginnt der Rechnungstext mit dem Betreff.


Wichtig: Auf der ersten Seite wird im Inhaltsbereich auch die Empfängeradresse eingedruckt.

6 Verschieben Sie den Beginn des Rechnungstextes mit einer Eingabe im Feld Rechnungsdruck O...

7 Wählen Sie die Schriftart und den Zeilenabstand für die Brieftexte aus.

Hinweis: Wir empfehlen die Standardschriftart Helvetica.

8 Speichern Sie das Briefpapier. Das Briefpapier steht jetzt für die gesamte Geschäftsstelle zur Verfügung.

Sie können außerdem Kontakt-Informationen direkt in AdWorks hinterlegen.


14.2.3 Kontakt-Informationen verwenden

Die Kontakt-Informationen werden in der Geschäftsstelle für das Briefpapier eingerichtet. Im Briefpapier können Sie ein Feld mit Kontakt-Informationen einbinden. Die Kontakt-Informationen sind als Textfeld beliebig positionierbar. In den Kontakt-Informationen können auch Mischfelder wie der Mitarbeitername und seine Kontaktdaten sowie das Datum eingetragen werden. Besonders geeignet sind die Kontakt-Informationen für folgende Fälle.

Die Kontakt-Informationen sollen für die Mitarbeiter individualisiert sein.

Das aktuelle Datum soll in Briefe und Rechnungen eingedruckt werden.

Beispiel: Sie haben die Kontakt-Informationen in Ihre Briefpapiervorlage eingebunden. Auf Briefen und Rechnungen soll das aktuelle Datum eingetragen werden. Das Register Briefpapier wird angezeigt.

1 Klicken Sie in das Feld Kontakt-Informationen.

2 Wählen Sie die richtige Schriftgröße und Schriftart aus.

3 Klicken Sie auf die Funktion Einfügen Mischfelder. Eine Liste mit allen Mischfeldern wird angezeigt.

4 Wählen Sie das Mischfeld Datum (heute) aus. Das Mischfeld wird im Feld Kontakt-Informationen eingetragen.

5 Geben Sie die Werte für Position vertikal und Position horizontal ein.

6 Speichern Sie die Änderungen. Hinweis: Erst wenn Sie die Änderungen gespeichert haben, werden die Änderungen in der Vorschau angezeigt.


14.2.4 Stundensatz einstellen und freigeben

Haben Sie Administorenrechte für die Geschäftsstelle, können Sie Stundensätze für die Abrechnung von Aktivitäten hinterlegen. Die Stundensätze sind entweder für alle Mitarbeiter der Organisation, für Mitarbeiter einer Geschäftsstelle oder für die Mitarbeiter untergeordneter Geschäftsstellen gültig.

Stundensätze können nur in der Geschäftsstelle bearbeitet werden, in der sie erstellt wurden.

Powertipp: Vergeben Sie nur einen Basisstundensatz in der Hauptstelle, die untergeordneten Geschäftsstellen können zusätzlich eigene Stundensätze für die Mitarbeiter festlegen.

Beispiel: Sie möchten einen Stundensatz für Berater festlegen und für untergeordnete Geschäftsstellen freigeben. Sie haben die Geschäftsstelle schon angezeigt.

1 Wählen Sie das Register Honorarabrechnung.


3 Benennen Sie den Stundensatz. Dieser Name wird bei der Auswahl der Stundensätze angezeigt. Powertipp: Nehmen Sie einen eindeutigen Namen, der für die Mitarbeiter einfach zuzuordnen ist.

4 Geben Sie den Nettowert für den Stundensatz ein.

5 Aktivieren Sie die Freigabe für die Organisation. Mit der Freigabe steht der Stundensatz allen Mitarbeitern Ihrer Geschäftsstelle und allen Mitarbeitern der untergeordneten Geschäftsstellen zur Verfügung.

6 Klicken Sie auf OK. Der Stundensatz wird in der Liste angezeigt und steht den Mitarbeitern direkt zur Verfügung.

Wer die Stundensätze freigegeben hat, erkennen Sie an einem Buchstaben:

(O) Der Stundensatz wurde von einer übergeordneten Geschäftsstelle freigegeben und kann nur dort geändert werden.

(F) Der Stundensatz wurde in Ihrer Geschäftsstelle festgelegt und ist auch für untergeordnete Geschäftsstellen freigeben.

ohne Buchstaben Der Stundensatz ist nur in Ihrer Geschäftsstelle sichtbar.


14.2.5 Stundensätze bearbeiten und löschen

Die Stundensätze können nur in der Geschäftsstelle bearbeitet und gelöscht werden, wenn sie dort erstellt wurden. Außerdem benötigen Sie Administorenrechte für die Geschäftsstelle.

Vorsicht: Sobald Sie Stundensätzen ändern, löschen oder die Freigabe entziehen, wirkt sich das direkt auf alle noch nicht abgerechneten Aktivitäten aus. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über Änderungen.

Änderungen wirken sich wie folgt aus:

Freigabe für Stundensatz entziehen In den untergeordneten Geschäftsstellen steht der Stundensatz nicht mehr zur Verfügung. Wurde der Stundensatz in Aktivitäten ausgewählt, wird kein anderer Stundensatz zugeordnet. Das Feld Stundensatz bleibt leer und die Aktivität wird nicht abgerechnet. Möchten Sie die Aktivität abrechnen, öffnen Sie die Aktivität und wählen einen Stundensatz aus.

Stundensatz löschen In der Geschäftsstelle steht der Stundensatz nicht mehr zur Verfügung. Wurde der Stundensatz in Aktivitäten ausgewählt, wird kein anderer Stundensatz zugeordnet. Das Feld Stundensatz bleibt leer und die Aktivität wird nicht abgerechnet. Möchten Sie die Aktivität abrechnen, öffnen Sie die Aktivität und wählen einen neuen Stundensatz aus. Empfehlung: Löschen Sie keinen Stundensatz.

Stundensatz ändern Die Änderung ist sofort für alle zugeordneten Geschäftsstellen sichtbar. Auch in den Aktivitäten wird die Stundensatzänderung direkt übernommen.

Beispiel: Sie möchten einen Stundensatz von 120 auf 125 Euro erhöhen.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Geschäftsstelle die Geschäftsstelle aus. Die Geschäftsstelle wird angezeigt.

2 Zeigen Sie das Register Honorarabrechnung an.

3 Wählen Sie die Funktion Eintrag bearbeiten aus. Ein Popup-Bereich mit dem Stundensatz wird angezeigt.

4 Ändern Sie den Stundensatz.

5 Klicken Sie auf OK. Der Stundensatz wird in der Liste geändert angezeigt.

6 Speichern Sie die Geschäftsstelle. Der geänderte Stundensatz ist gespeichert und steht in den Aktivitäten zur Auswahl zur Verfügung. Ist der Stundensatz in einer Aktivität ausgewählt, wird die Änderung übernommen und die Aktivität mit dem geänderten Stundensatz abgerechnet.


14.3 Honorarabsprache - Berater

Für jeden Kunden erstellen Sie eine eigene Honorarabsprache. Darin werden die Gebührenmodelle für die Abrechnung festgelegt. In der Geschäftsstelle werden die Honorarabsprachen zusammengestellt und daraus die Rechnungen erzeugt.

14.3.1 Honorarabsprache richtig benennen

Die Honorarabsprachen werden in der Geschäftsstelle als Rechnungslauf zusammengestellt. Um den Kollegen in der Geschäftsstelle die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie die Honorarabsprache aussagekräftig benennen.

Powertipp: Entwickeln Sie für Ihre Geschäftsstelle Benennungsregeln, die Sie als Checkliste verteilen.

Empfehlungen für die Benennung:

Honorarabsprachen sind in AdWorks mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet, deshalb ist es unnötig, als Name Honorarabsprache einzutragen.

Tragen Sie den Abrechnungsrhythmus, den Abrechnungsbeginn ein. Beispiel: mtl. ab 01.01.2011; 1% p.A.

Tragen Sie Informationen zum Gebührenmodell ein, erwähnen Sie auch Mindest- und Maximalbeträge. Beispiel: mtl. ab 01.01.2011, 1% p.A.; min 75

Tragen Sie das Abrechnungsende ein, wenn die Abrechnung nur für einen ganz bestimmten Zeitraum eingestellt ist. Beispiel: viertelj. 01.01.2011- 31.12.2011

Haben Sie einen Depotfilter auswählt, sollte das im Namen ersichtlich sein. Beispiel: mtl. ab 01.01.2011; 1%p.A. Filter-Ehefrau

Handelt es sich um eine einmalige Abrechnung, lässt sich das entsprechend benennen. Beispiel: Einmalig März 2011


14.3.2 Regeln für die Abrechnung von Honorarabsprachen

Die Berechnung des Honorars erfolgt auf Monatsbasis - für jeden angefangenen Monat werden 1/12 des Jahresbetrags berechnet. Beispiel: Mit 1.200 € p.a. jährlicher Abrechnung und Beendigung des Vertrags zum 30.09. wird ein glatter Beitrag von 900 € abgerechnet.

Jede Honorarabsprache ist einem Kunden zugeordnet.

Für einen Kunden können mehrere Honorarabsprachen erstellt werden. Das ist sinnvoll, wenn Sie Aktivitäten als Einzelaufwendung oder ein Gesamtdepot über verschiedene Depotfilter abrechnen möchten. Vorsicht: Erstellen Sie für einen Kunden mehrere Honorarabsprachen mit unterschiedlichen Depotfiltern, sind Überschneidungen möglich, die zur Doppelabrechnung führen können. Prüfen Sie vorab, ob es in den Depotfiltern Überschneidungen gibt.

Eine Honorarabsprache wird pro Abrechnungszeitraum nur einmal verarbeitet. Um Doppelabrechnungen zu vermeiden, ist eine mehrfache Verwendung für gleiche Abrechnungszeiträume von AdWorks gesperrt. Hinweis: Der Abrechnungszeitraum bezieht sich auf das Abrechnungsdatum der Provisionen und ist unabhängig vom Buchungsdatum.

Eine Honorarabsprache kann in mehrere Rechnungsläufe eingefügt werden, wenn die Rechnungsläufe für verschiedene Abrechnungszeiträume erstellt sind.

In der Honorarabsprache hinterlegen Sie die Provisionsgutschrift und stellen ein, ob die Provision netto verrechnet wird.

In der Honorarabsprache stellen Sie den Rechnungsversand ein. Rechnungen können per Brief und/oder Online über die Postbox zugestellt werden.


14.3.3 Honorarabsprache erstellen

Beispiel: Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden ein Honorar, das 1% des Depotwerts betragen soll. Sie fixieren dabei auch einen Betrag von 75 Euro als Mindesthonorar. Die Abrechnung erfolgt vierteljährlich ab dem 01.02.2011. Der Kunden möchte die Rechnung per Post und via Postbox erhalten. Sie sind umsatzsteuerpflichtig.

1 Zeigen Sie das Kundenfenster an.

2 Klicken Sie auf Honorarabsprache. Die Liste mit den Honorarabsprachen wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf Neue Honorarabsprache. Das Bearbeitungsfenster mit der neuen Honorarabsprache wird angezeigt.

4 Geben Sie eine eindeutige Benennung ein.

5 Wählen Sie Ihren Umsatzsteuersatz aus.

6 Tragen Sie bei Anteil für den Depotwert "1" ein. Sobald Sie das Feld verlassen, wird die Zahl zweistellig angezeigt und % dahinter eingetragen.

7 Tragen Sie bei Mindestbetrag 75 ein. Hinweis: Liegt der Abrechnungsbetrag für den anteiligen Depotwert in der Abrechnung unter 75 Euro, wird in der Rechnung der Mindestbetrag als Honorar ausgewiesen.

8 Alle anderen Checkboxen bleiben deaktiviert.

9 Wählen Sie im Register Kundendaten den Rechnungsversand Alle Wege.

10 Speichern Sie die Honorarabsprache. Die Honorarabsprache ist erstellt und kann jetzt in einen Rechnungslauf eingefügt werden.


14.3.4 Rechnungsversand via Postbox für Honorarabsprache einrichten

In der Honorarabsprache stellen Sie den Versandweg ein. Die Rechnung kann auch in die Postbox des Kunden eingestellt werden.

Voraussetzung: Für den Kunden ist die Online-Depoteinsicht eingerichtet. Für Ihre Geschäftsstelle ist die Online-Depoteinsicht eingestellt. So richten Sie im Rechnungslauf den Rechnungsversand für die Postbox ein.

1 Wählen Sie in einer Honorarabsprache das Register Kundendaten.

2 Aktivieren Sie Postbox oder Alle Wege.

3 Speichern Sie die Honorarabsprache. Die nächste Abrechnung für den Kunden wird in seine Postbox eingestellt.

14.3.5 Sepa Lastschriftmandat hinterlegen

Haben Sie mit Ihrem Kunden die SEPA-Lastschrift vereinbart, hinterlegen Sie die Informationen für den SEPA-Lastschrifteinzug an der Honorarabsprache.

1 Zeigen Sie die Honorarabsprache an.

2 Wechseln Sie zum Register Bank.

3 Aktivieren Sie Rechnung via SEPA-Lastschrift einziehen.

4 Tragen Sie das Datum ein, an dem der Kunden das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.

5 Geben Sie die Mandatsreferenz ein. Die Mandatsreferenz wird in die Rechnung eingedruckt.

Hinweis: In die Rechnung muss die Mandatsreferenz eingetragen sein, wenn der Kunde das SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat.


14.3.6 Aktivität abrechnen

Zu jeder Aktivität, die Sie im Kundenfenster erzeugen, können Sie den Aufwand für die Honorarabrechnung erfassen.

Die Aufwände werden in der Abrechnung separat ausgewiesen.

Der Betreff der Aktivität wird als Gebührenart eingetragen.

Empfehlung: Erstellen Sie für die Abrechnung der Aktivität eine eigene Honorarabsprache.

Voraussetzungen: Stundensätze für die Abrechnung sind für Ihre Geschäftsstelle hinterlegt. In der Honorarabsprache haben Sie das Auswahlfeld Aktivitäten berechnen aktiviert. Beispiel: Ihr Kunde will sich eine Immobilie kaufen, dafür will es einen Teil seiner Anlagen auflösen. Da er sich nicht sicher war, wie sich das auf seine Geldanlage auswirkt, sollten Sie ihn dahingehend beraten. Das Beratungsgespräch dauerte eine Stunde und soll zum Beraterstundensatz abgerechnet werden.

1 Zeigen Sie den Kunden an.

2 Wählen Sie Aktivitäten aus. Die Liste mit Aktivitäten wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf die Funktion neue Aktivität. Das Bearbeitungsfenster für die Aktivität wird angezeigt.

4 Wählen Sie die Aktivitätsart Termin aus.

5 Geben Sie den Betreff ein. Hinweis: Der Betreff wird in der Rechnung eingedruckt.

6 Erfassen Sie eine Notiz zum Gespräch.

7 Geben Sie als Dauer "60" ein.

8 Wählen Sie den Stundensatz für Berater aus.

9 Speichern Sie die Aktivität. Haben Sie in der Honorarabsprache die Berechnung für Aktivitäten freigeschaltet, wird die Aktivität in der nächsten Rechnung aufgeführt und gesondert ausgewiesen.


14.4 Gebührenmodelle und ihre Abrechnung

Mit der Honorarabsprache sind unterschiedliche Gebührenmodelle und Kombinationen daraus möglich. Damit Sie das Potenzial der Honorarberatung richtig ausschöpfen können, sollten Sie sich unbedingt mit den verschiedenen Gebührenmodellen und deren Abrechnung vertraut machen.

Depot filtern

Mit dem Filter können Sie die Honorarabrechnung auf einen Depotausschnitt oder ein einzelnes Depot beschränken. Welchen Depotfilter Sie verwendet haben, wird in der Rechnung nicht ausgewiesen. Empfehlung: Erstellen Sie für die Honorarabrechnung eigene Filter. Die Filter werden Ihren Kunden auch in der Online-Depoteinsicht angezeigt.

Vorsicht - Doppelabrechnung möglich Erstellen Sie für einen Kunden mehrere Honorarabsprachen mit unterschiedlichen Depotfiltern, sind Überschneidungen möglich, die zur Doppelabrechnung führen können. Beispiel: Sie verwenden zwei Filter. Filter 1 enthält WP 1 + 2 + 3 und Filter 2 enthält WP 1 + 4 + 5. Wertpapier 1 geht in beide Rechnungen ein und würde bei einem anteiligen Depotwert zweimal abgerechnet.

Die Filter für den Kunden definieren Sie in der Depotdatenpflege. Mehr Information finden Sie in der Kurzanleitung zur Depotdatenpflege.

Abrechnungszeitraum festlegen

Beginn: Als Berechnungsbeginn ist nur der erste eines Monats möglich.

Ende: Machen Sie keine Eintragung, wenn Sie regelmäßig abrechnen möchten. AdWorks verwendet dann immer den letzten Tag des Abrechnungsrhythmus, zum Beispiel den letzten Tag im Monat oder Quartal.

Der Abrechnungszeitraum wird im Betreff der Rechnung aufgeführt.

Rechnungsbeispiel - monatliche Abrechnung

Servicegebühr pro Jahr festlegen

Damit legen Sie eine Servicegebühr für das Jahr fest. Die Abrechnung kann auch anteilig erfolgen, legen Sie dafür den Rhythmus fest.

Rechnungsbeispiel - anteilige Servicegebühr


Anteiligen Depotwert verwenden

Die Gebühr bezieht sich auf den durchschnittlichen Depotwert pro Jahr. Der Anteil kann zwischen 0,01% und 2,5% liegen. Bei der Kombination mit einem kleineren Abrechnungsrhythmus wird der Wert anteilig für den Abrechnungszeitraum ermittelt.

Rechnungsbeispiel - Seite 1 anteiliger Depotwert

Anlage zur Rechnung: Als Anlage wird der Rechnung der Verlauf der Depotwerteentwicklung für den Abrechnungszeitraum beigefügt.

Anteiligen Depotwert eingrenzen

Der Mindest- und Maximalbetrag bezieht sich auf den anteiligen Depotwert und begrenzt die Gebühren in der Rechnungsstellung. Die eingetragenen Werte sind Nettobeträge der Gebühren.

Mindestbetrag: Sie fixieren die Mindestgebühr unabhängig vom Depotwert. Liegt der errechnete anteilige Depotwert für den Abrechnungszeitraum unterhalb des eingetragenen Werts, wird der Mindestbetrag abgerechnet. Maximalbetrag: Der Maximalbetrag begrenzt die Gebühr nach oben. Werden höhere Gebühren als der vorgegebene Wert ermittelt, wird nur der Maximalbetrag in der Rechnung ausgewiesen. Gebühren, die darüber liegen, verfallen.

Wichtig - Abrechnung in Kombination Kombinieren Sie den Mindest- bzw. Maximalbetrag mit der Abrechnung von Aktivitäten, werden die Aktivitäten als zusätzlicher Aufwand in der Rechnung ausgewiesen.

Rechnungsbeispiel - Maximalbetrag von 1000 Euro

Aktivitäten abrechnen

Damit Sie einzelne Aktivitäten abrechnen können, aktivieren Sie die Checkbox. Möchten Sie später eine Aktivität für einen Kunden abrechnen, tragen Sie in der Aktivität die Dauer ein und wählen einen Stundensatz. Erst wenn Sie in einer Aktivität den Stundensatz auswählen, wird der Aufwand in die Abrechnung übernommen.

Empfehlung: Erstellen Sie für die Abrechnung der Aktivitäten eigene Honorarabsprachen.


Provisionen gegenrechnen

Sie können Ihre Provisionsgutschriften mit den Gebühren und Honoraren verrechnen. Die Verrechnung erfolgt auf den Bruttobetrag der Rechnung. Der Kunde erhält eine Rechnung, in der das Honorar mit der Gutschrift verrechnet ist.

Rechnungsbeispiel - Bestandsprovision

Anlage zur Rechnung: Der Kunde erhält eine Aufschlüsselung der Provisionen für den Abrechnungszeitraum.


14.5 Rechnungstellung - Geschäftsstelle

14.5.1 Regeln für den Rechnungslauf

Mit dem Rechnungslauf stellen Sie Honorarabsprachen zusammen und erzeugen Rechnungen. Damit die Rechnungsstellung ordnungsgemäß durchgeführt wird, sind im Rechnungslauf einige Regeln integriert.

Jeder Rechnungslauf kann nur einmal gestartet werden.

Für den Rechnungslauf geben Sie das Leistungsdatum an. Das ist immer der letzte Tag eines Monats.

Abgerechnet werden alle Honorarabsprachen, die im Rechnungslauf eingebunden sind und die eine Fälligkeit für das Leistungsdatum haben. Beispiel: Am 31. März werden alle Honorarabsprachen abgerechnet, die monatlich oder vierteljährlich fällig werden. Zum 31. Dezember alle Honorarabsprachen, die auf monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich eingestellt sind.

Jede Honorarabsprache wird pro Abrechnungszeitraum nur einmal verarbeitet. Erstellen Sie einen weiteren Rechnungslauf für dasselbe Leistungsdatum, stehen Ihnen deshalb nur die unverarbeiteten Honorarabsprachen zur Auswahl.

Der Rechnungslauf kann nur gestartet werden, wenn das eingestellte Leistungsdatum in der Vergangenheit liegt.

Setzen Sie einen Rechnungslauf zurück, werden alle Rechnungen des Rechnungslaufs gelöscht, die Rechnungsnummern zurückgesetzt und die Honorarabsprachen wieder zur Verarbeitung freigeben.

Möchten Sie Rechnungen in die Postbox einstellen, muss die Online-Depoteinsicht für die Geschäftsstelle eingerichtet sein.

Haben Sie die SEPA-XML-Datei für den Rechnungslauf exportiert, sollten Sie den Rechnungslauf nicht mehr löschen.


14.5.2 Status für den Rechnungslauf

In der Liste der Rechnungsläufe erkennen Sie den Status eines Rechnungslaufs an folgenden Buchstaben:

Offen Offener Rechnungslauf: Der Rechnungslauf kann noch gelöscht und bearbeitet werden.

In Verarbeitung Rechnunglauf in Verarbeitung: Der Rechnungslauf wird gerade von AdWorks abgearbeitet und ist gesperrt.

Verarbeitet Abgeschlossener Rechnungslauf ohne Fehler.

Fehlerhaft verarbeitet Abgeschlossener Rechnungslauf mit Fehler. Der Rechnungslauf kann nur noch inaktiviert werden.

Abgeschlossen Der Rechnungslauf wurde vom Bearbeiter als abgeschlossen markiert.

14.5.3 Neuen Rechnungslauf erstellen

In einem Rechnungslauf werden die Honorarabsprachen der Mitarbeiter zusammengestellt und die Rechnungen erzeugt.

Achtung: Die Rechnungsnummer, die Sie für den Rechnungslauf eingeben, ist die erste Rechnungsnummer und wird von AdWorks hochgezählt. Achten Sie bei der Vergabe der Rechnungsnummer darauf, dass aus finanzrechtlichen Gründen jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf und die Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen.

1 Zeigen Sie den Arbeitsbereich Verwaltung an.

2 Klicken Sie auf Rechnungsläufe. Die Liste mit den Rechnungsläufen wird angezeigt.

3 Wählen Sie die Funktion neuer Rechnungslauf. Ein Fenster für den neuen Rechnungslauf wird angezeigt.

Register Rechnungslauf ausfüllen

1 Ergänzen Sie den Anzeigename des Rechnungslaufs. Hinweis: Das Leistungsdatum ist eingetragen. Ändern Sie das Datum bei Abrechnung zum, wird das Datum in der Benennung geändert.

2 Stellen Sie das Leistungsdatum im Feld Abrechnung zum ein.

3 Geben Sie die Rechnungsnummer ein. Wichtig: Die weiteren Rechnungsnummern werden beim Rechnungslauf erzeugt, indem die letzte Ziffer hochgezählt wird.

4 Stellen Sie bei Optionen ein, ob und welches Briefpapier verwendet wird.

5 Speichern Sie den Rechnungslauf. Das Leistungsdatum ist damit fixiert, sie können es nicht mehr ändern. Die Schaltfläche Honorarabsprachen hinzufügen ist jetzt aktiv.

6 Speichern Sie den Rechnungslauf und zeigen das Register Texte an.


Register Texte ausfüllen - Rechnungstext, Postboxtexte

1 Geben Sie im Feld Rechnung eine Information zur Fälligkeit ein.

2 Geben Sie im Feld Lastschrift ein, wann der Betrag eingezogen wird. Damit können Sie die Rechnung als Aviso-Information nutzen.

Hinweis: Der Text wird nur unterhalb der Rechnung eingefügt, wenn Lastschrift mit dem Kunden vereinbart ist.

3 Geben Sie im Feld Aktivitäten Betreff einen Betreff für die Postbox-Nachricht ein.

Platzhalter für die Rechnungsnummer = [RECHNUNGSNUMMER]

Platzhalter für das Rechnungsdatum = [DATUM]

4 Tragen Sie im Feld Aktivitäten Text, den Text für die Postbox-Nachricht ein.

5 Speichern Sie den Rechnungslauf.

14.5.4 Honorarabsprachen einem Rechnungslauf zuordnen

Voraussetzung: Erst wenn ein Rechnungslauf gespeichert und das Leistungsdatum damit fixiert ist, können Sie Honorarabsprache hinzufügen. AdWorks zeigt Ihnen nur Honorarabsprachen an, die für das ausgewählte Leistungsdatum noch nicht in einem Rechnungslauf eingefügt sind.

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Honorarabsprachen hinzufügen. Ein Fenster mit allen fälligen Honorarabsprachen wird angezeigt. Alle Honorarabsprachen sind ausgewählt.

2 Optional: Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Honorarabsprachen mit einem Mausklick auf den Pin in der ersten Spalte. Honorarabsprachen mit blauem Pin sind aktiv.

Powertipp: Mit dem blauen Pin oben rechts aktivieren Sie alle Honorarabsprachen, mit dem weißen Pin deaktivieren Sie alle.

3 Klicken Sie auf Rechnungsdatensätze hinzufügen. Alle Honorarabsprachen mit blauen Pin werden dem Rechnungslauf zugeordnet.

4 Speichern Sie den Rechnungslauf.

Powertipp: Unter Honorarabsprachen finden Sie die zugeordneten Honorarabsprachen. Solange ein Rechnungslauf noch nicht gestartet wurde, können Sie dort Honorarabsprachen aus dem Rechnungslauf entfernen und den Rechnungslauf löschen.


14.5.5 Rechnungslauf prüfen und Fehler bereinigen

Jeder Rechnungslauf kann nur einmal durchgeführt werden. Fehlen Kontodaten, wird der Rechnungslauf zwar abgeschlossen, er ist jedoch fehlerhaft und Sie können weder die Rechnungen drucken, noch die Zahlungsdaten exportieren. Prüfen Sie aus Sicherheit jeden Rechnungslauf, bevor Sie ihn endgültig starten.

Vorsicht: AdWorks führt eine Plausibilitätsprüfung für bestimmte Felder durch. Zahlendreher bei der Eingabe von Bankleitzahl und Kontonummer können nicht ermittelt werden. Folgende Daten werden von AdWorks geprüft:

Alle Kontodaten Kunde

Alle Kontodaten Geschäftsstelle

Beispiel: Sie führen eine Prüfung durch und es sind Fehler enthalten. Der Rechnungslauf ist im Bearbeitungsfenster angezeigt.

1 Klicken Sie im Register Rechnungslauf auf Rechnungslauf prüfen. Alle Honorarabsprachen werden geprüft. Bei Fehlern wird ein Popup-Bereich angezeigt, in dem alle fehlerhaften Honorarabsprachen angezeigt werden.

2 Klicken Sie auf den Eintrag, öffnet sich der Honorarabsprache.

3 Pflegen Sie die fehlenden Daten ein.

4 Klicken Sie auf die Funktion Speichern/Schließen. Der Popup-Bereich ist wieder sichtbar und Sie können die anderen Fehler bearbeiten.

5 Wiederholen Sie die Prüfung im Popup-Bereich. Sind alle Fehler bereinigt, wird das im Popup-Bereich angezeigt und die Schaltfläche OK ist aktiv.


14.5.6 Rechnungslauf durchführen - Rechnungen erstellen

Voraussetzung: Sie haben die Datensätze zu Ihrem Rechnungslauf hinzugefügt und den Rechnungslauf geprüft und die Geschäftsstelle unter Optionen ist ausgewählt.

Wichtig: Führen Sie immer eine Prüfung des Rechnungslaufs durch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.

Powertipp: Im Rechnungslauf bei Honorarabsprachen sind alle Honorarabsprachen eingetragen.

Fehlerhafte Honorarabsprachen erkennen Sie am Warndreieck.

Starten Sie den Rechnungslauf. AdWorks arbeitet die Aufgabe wie folgt ab:

1 AdWorks führt eine Prüfung der Daten durch und erzeugt für alle Honorarabsprachen Rechnungen. Wichtig: Fehlen Daten in einer Honorarabsprache, wird eine Rechnung ohne Inhalt erzeugt, die Honorarabsprache wird für das Abrechnungsdatum gesperrt.

2 AdWorks erzeugt eine Aktivität für den Rechnungslauf, in der Sie sehen, wie viele Rechnungen fehlerfrei erzeugt wurden und wie viele mit Fehler.

3 AdWorks ordnet die Rechnungen dem Rechnungslauf und dem Kunden zu.

4 AdWorks sendet Ihnen eine E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse, wenn der Rechnungslauf beendet ist.

5 AdWorks zeigt in der Liste Rechnungslauf an, ob der Rechnungslauf Fehler hatte oder nicht.

Das tun Sie, wenn der Rechnungslauf beendet ist:

1 Rechnungen prüfen Zeigen Sie den Rechnungslauf in AdWorks an, sehen Sie unter Rechnungen alle erzeugten Einzelrechnungen. Öffnen Sie eine Rechnung, sehen Sie die Vorschau.

2 Korrekten Rechnungslauf abschließen.

3 Rechnungen ausdrucken und die SEPA-XML-Datei herunterladen.

14.5.7 Vorschau von Rechnungen anzeigen

Sie können sich die einzelnen Rechnungen ansehen.

1 Wählen Sie im Rechnungslauf Rechnungen. Die Liste mit den Rechnungen wird angezeigt. Das können Sie jetzt tun:

Das PDF der Rechnung anzeigen.

Die Rechnung anzeigen und im Bereich Vorschau die Rechnung ansehen.


14.5.8 Fehlerhafte Rechnungsläufe - Rechnungslauf zurücksetzen

Sie haben in der Hektik des Alltags die Prüfung des Rechnungslaufs vergessen und einen fehlerhaften Rechnungslauf erzeugt?

Sie können den Rechnungslauf zurücksetzen, solange er noch nicht abgeschlossen ist. Das passiert:

Die erstellten Rechnungen werden gelöscht.

Die Rechnungsnummern werden wieder freigegeben.

Die Honorarabsprachen werden wieder zur Bearbeitung freigeben.

So setzen Sie einen Rechnungslauf zurück.

1 Bereinigen Sie die Fehler in den Honorarabsprachen.

2 Zeigen Sie den Rechnungslauf zur Bearbeitung an.

3 Wählen Sie Rechnungslauf zurücksetzen.

14.5.9 Rechnungslauf abschließen

Führen Sie den Rechnungslauf durch, werden die Rechnungen erstellt und den Kunden zugeordnet.

Wichtig: Prüfen Sie, ob der Rechnungslauf korrekt ist. Nachdem der Rechnungslauf abgeschlossen ist, kann er nicht mehr zurückgesetzt werden. Die Honorarabsprachen sind für den Abrechnungszeitraum abgerechnet und für eine erneute Abrechnung gesperrt. Das passiert, wenn Sie den Rechnungslauf abschließen:

Die Zahlungsdaten werden als SEPA-XML-Datei erzeugt.

Die Datei finden Sie hier: Rechnungslauf Aktivitäten Aktivität Rechnungslauf abschließen Übersicht ZIP-Datei.

Die Rechnungen für den Ausdruck werden in einem PDF zusammengestellt.

Die Datei finden Sie hier: Rechnungslauf Aktivitäten Aktivität Rechnungslauf abschließen Übersicht ZIP-Datei.

Die Rechnungen werden in die Postbox des Kunden eingestellt, wenn Postbox oder alle Wege für die Honorarabsprache eingestellt ist.

Der Rechnungslauf erhält den Status abgeschlossen. Er kann nicht mehr zurückgesetzt werden, die Honorarabsprachen sind gesperrt.

So schließen Sie den Rechnungslauf ab:

1 Zeigen Sie den Rechnungslauf an.

2 Wählen Sie Rechnungslauf abschließen.


14.5.10 SEPA-XML-Datei herunterladen

Sie haben den Rechnungslauf abgeschlossen. Dabei wurde von AdWorks eine SEPA-XML-Datei erzeugt. Die SEPA-XML-Datei können Sie herunterladen.

Wichtig: Laden Sie die Zahlungsdatei erst herunter, wenn der Rechnungslauf korrekt ist. Sie können auch nach dem Herunterladen den Rechnungslauf löschen und neu starten. Das kann zu anderen Abrechnungsdaten führen. 1 Zeigen Sie den Rechnungslauf an.

2 Wählen Sie die Aktivität und zeigen die Aktivitäten an.

3 Öffnen Sie die Aktivität Rechnungslauf abschließen.

4 Zeigen Sie den Bereich Übersicht an.

5 Klicken Sie auf die ZIP-Datei, in ihr sind die SEPA-XML-Daten. Die ZIP-Datei wird auf Ihrem Rechner gespeichert.

14.5.11 Rechnungsdatei für Ausdruck herunterladen

Sie haben den Rechnungslauf abgeschlossen. Dabei wurde von AdWorks ein PDF mit allen Rechnungen erzeugt, die ausgedruckt werden müssen. Das PDF können Sie herunterladen.

1 Zeigen Sie den Rechnungslauf an.

2 Wählen Sie die Aktivität und zeigen die Aktivitäten an.

3 Öffnen Sie die Aktivität Rechnungslauf abschließen.

4 Zeigen Sie den Bereich Übersicht an.

5 Klicken Sie auf die PDF-Datei. Die Datei wird anzeigt und Sie können Sie abspeichern oder direkt ausdrucken.


14.5.12 Rechnungslauf löschen und inaktivieren

Regel - Löschen - Nur offene Rechnungsläufe können gelöscht werden.

1 Zeigen Sie einen Rechnungslauf mit dem Status Offen an.

2 Klicken Sie auf die Funktion Rechnungslauf löschen. Der Rechnungslauf wird nach einer Rückfrage gelöscht. Hinweis: Ist die Funktion inaktiv, kann der Rechnungslauf nur noch inaktiviert werden.

Inaktivieren - Sobald Rechnungsläufe abgeschlossen sind, können sie nur inaktiviert werden. Damit bleiben Ihnen die Informationen und Zuordnungen für den Rechnungslauf erhalten und sind dokumentiert. Auch offene Rechnungsläufe können Sie inaktivieren.

1 Zeigen Sie in der Verwaltung Rechnungsläufe an. Die Liste mit den Rechnungsläufen wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf einen Rechnungslauf.

3 Wählen Sie die Funktion Rechnungslauf inaktivieren. Der Rechnungslauf ist nun inaktiv.

14.5.13 Abfragelisten für Honorarabsprache

Mit Abfragelisten zu Honorarabsprachen und Rechnungen erstellen Sie umfangreiche Auswertungen zu den Fragestellungen rund um die Honorarabrechnung. Die Auswertungen inklusive Summen und Einzelpositionen können Sie als csv-Datei exportieren und in anderen Programmen weiter verarbeiten.


15 Abfragelisten

Mit den Abfragelisten stellen Sie aus ihren Daten gezielt Listen zusammen. In diesem Kapitel werden die Grundlagen und die Arbeitsweise erklärt.

In diesem Kapitel copyright ......................................................................................................................................... 251 Sorgfaltspflicht .............................................................................................................................. 251 Einführung ...................................................................................................................................... 252 Listen ............................................................................................................................................... 255 Listenerstellung ............................................................................................................................ 258 Filter in Listen ................................................................................................................................ 264 Praxisbeispiel Listen .................................................................................................................... 271 Anlage ............................................................................................................................................. 276


copyright

Benutzerhandbuch für das Modul AdWorks_connect von AdWorks, 12/15.

Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt. Dieses Handbuch darf weder in Teilen noch im Ganzen vervielfältigt und/oder übersetzt werden. Die Vervielfältigung darf weder mechanisch noch elektronisch erfolgen.

financeTec AG. Alle Rechte vorbehalten.

Änderungen vorbehalten.

Die im Handbuch verwendeten Namen sind frei erfunden.

Genannte Marken und Warenzeichen können Eigentum von anderen Unternehmen sein.

Verfasser Anders & Szeifert Heidelberg in Zusammenarbeit mit financeTec AG

Sorgfaltspflicht

Mit den Abfragelisten von AdWorks erstellen Sie Ihre Listen. Sie können dafür die Daten individuell zusammenstellen und Filter einsetzen.

Prüfen Sie Ihre Listeneinstellungen immer auf Plausibilität, denn nur durch sinnvolle Zusammenstellungen erhalten Sie aussagefähige Ergebnisse. Für die erstellten Listen übernimmt die financeTec AG keine Gewähr. Die mithilfe der Abfragelisten ermittelten Auswertungen und Reports, auch in gedruckter oder elektronischer Form, dürfen nur für interne Zwecke genutzt werden und bedürfen stets einer weiteren Überprüfung durch den Kunden.


15.1 Einführung

Mit den Abfragelisten steht Ihnen ein sehr mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie sich Auswertungen und Reports zu verschiedensten Fragestellungen anlegen und so die Daten aus AdWorks gezielt kombinieren können. Sie erhalten dadurch einen detaillierten Überblick auf Kunden, Bestände, Geschäftsstellen, usw. Im Kapitel Einführung gibt es eine Kurzanleitung, in den späteren Kapiteln erhalten Sie eine ausführlichere Beschreibung mit Praxisbeispielen.

15.1.1 Aufgaben Abfragelisten

Mit den Abfragelisten erstellen Sie Berichte, die Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen. Sie greifen auf die Daten von AdWorks zu und stellen sie tabellarisch dar. Mithilfe der Exportfunktion können Sie die Listen in einem anderen Programm weiterverarbeiten und zum Beispiel in MS Excel grafisch aufbereiten. Als Berater legen Sie sich eigene Listen für immer wiederkehrende Abfragen an. Als Geschäftsstelle veröffentlichen Sie für Ihre Berater firmenweite Listen oder erstellen Geschäftsberichte.

15.1.2 Abfragelisten vorbereiten

Die Abfragelisten gehören zum Basismodul von AdWorks und stehen Ihnen im Arbeitsbereich Verwaltung zur Verfügung.

15.1.3 Listen mit Abfragelisten erstellen

Die Abfragelisten sind der Verwaltung zugeordnet. Deshalb erstellen Sie neue Listen im Arbeitsbereich Verwaltung.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Abfragelisten aus. Alle Listen werden angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Funktion neue Liste und wählen "Summenliste" oder "Einzelpositionsliste" aus. Die neue Liste wird in einem weiteren Fenster angezeigt.

Wichtig: Sie können eine neue Liste erst speichern, wenn Sie eine Listenart und mindestens eine Spalte ausgewählt haben.

15.1.4 Kurzanleitung Abfragelisten

Mit der Kurzanleitung lernen Sie das Standardvorgehen kennen und legen schnell eine eigene Liste an. Die einzelnen Funktionen der Register, Spalten und Filter werden in eigenen Kapiteln beschrieben.

1 Erstellen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Abfragelisten eine neue Liste. Die neue Liste wird angezeigt, der Listentyp ist schon eingetragen.

2 Benennen Sie die Liste im Register Liste.

3 Wählen Sie die Listenart aus.

Wichtig: Erst wenn Sie die Listenart ausgewählt haben, können Sie im Register Spalten eine Auswahl treffen. Das Register Spalten zeigt nur die sinnvollen Kategorien für die ausgewählte Listenart an.

4 Wechseln Sie in das Register Spalten. Hier stellen Sie die Spalten für die Liste zusammen.


5 Wählen Sie links einen Eintrag aus und klicken Sie auf die Funktion Spalten hinzufügen.

Powertipp: Mit der strg-Taste und der Umschalttaste markieren Sie mehrere Einträge. Außerdem können Sie die Einträge auch mit gedrückter Maustaste in das Feld ziehen.

6 Speichern Sie die Liste.

7 Falls Sie die Datenmenge reduzieren möchten, richten Sie noch einen Filter ein.

Powertipp: Möchten Sie eine neue Liste auf Basis einer vorhanden Liste erstellen? Verwenden Sie

die Funktion Liste kopieren.

15.1.5 Oberfläche von Abfragelisten

Listenname


Listenergebnis anzeigen Register für die Spaltenauswahl und Datenfilterung

Aktivitäten zur Liste einstellen

Listentyp und Listenart auswählen

Metadaten zur Liste

Wichtige Symbole

In den Registern Spalten und Filter sind Funktionen integriert, mit denen Sie Ihre Liste schnell zusammenstellen.

Allgemeine Funktionen

Liste kopieren Kopieren Sie eine bestehende Liste und ändern nur die notwendigen Einstellungen ab.

Liste exportieren Exportieren Sie eine Liste als kommaseparierte Datei (csv) und bearbeiten sie z. B. in MS Excel weiter.

Liste drucken Wie in AdWorks üblich wird ein PDF erstellt. Erst hier sehen Sie die Gruppierungen und Summenbildungen, wie sie in der Liste angelegt wurden.

Register Spalten

Spalte hinzufügen Der markierte Eintrag wird zur Liste hinzugefügt. Sie können auch mehrere Einträge markieren und mit der Funktion zufügen.


Spalten entfernen Die markierten Spalten werden aus der Liste entfernt.

Spalten gruppieren Sie legen fest, nach wie vielen Spalten eine Gruppierung erfolgt.

Spalten nach unten oder Spalte nach oben Die markierte Spalte wird verschoben.

Register Filter

Feld einfügen Ein Pulldown-Menü wird geöffnet. Hier können Sie direkt das gewünschte Feld auswählen.

Feld löschen Vorsicht: Alle markierten Felder werden ohne Rückfrage gelöscht.

Operator (Art) auswählen Ist ein Feld ausgewählt, können Sie direkt daneben einen Operator dazu auswählen. AdWorks lässt nur sinnvolle Operatoren zu. Mehr zu den Operatoren lesen Sie im Glossar.

Werte auswählen Mit der Lupe wählen Sie den gewünschten Wert aus. Stehen wenige Merkmale zur Auswahl öffnet ein Pull-down-Menü in dem Sie den gewünschten Wert auswählen. Ist die Auswahl sehr vielfältig, öffnet ein zweites Fenster und Sie können zum Beispiel direkt Fonds oder Kunden suchen und auswählen.

Markierte Elemente mit UND verknüpfen Sobald Sie zwei oder mehr Felder markiert haben, können Sie die Verknüpfungsart auswählen. Mehr zur UND Verknüpfung lesen Sie im Glossar.

Markierte Elemente mit ODER verknüpfen Sobald Sie zwei oder mehr Felder markiert haben, können Sie die Verknüpfungsart auswählen. Mehr zur ODER Verknüpfung lesen Sie im Glossar.


15.2 Listen

15.2.1 Listentyp und Listenart

In AdWorks erstellen Sie zwei unterschiedliche Listentypen.

Einzelpositionslisten

Summenlisten

Einzelpositionsliste

In der Einzelpositionsliste werden die Daten einzeln aufgelistet.

Sie sehen eine Einzelpositionsliste ohne Gruppierung. Alle Positionen werden untereinander aufgelistet. Es werden keine Summen gebildet.

Über Gruppierungen können Zwischensummen gebildet werden.

Sie sehen eine Einzelpositionsliste mit Gruppierung für den Anzeigenamen. In der Liste wird für jeden Anzeigenamen eine Zwischensumme gebildet. Am Ende steht zusätzlich die Gesamtsumme.

Summenliste

Bei Summenlisten werden die Daten für gleiche Ausprägungen aufsummiert.

Sie sehen dieselben Daten als Summenliste ohne Gruppierung. Max Mustermann und Monika Musterfrau hatten in der Einzelpositionsliste jeweils zwei Positionen Aktien Europa Standardwerte. Diese Positionen werden in der Summenliste zusammengefasst. Am Ende der Summenliste steht die Gesamtsumme.

Sie sehen die Summenliste mit Gruppierung für den Anzeigename. In der Liste wird zusätzlich für jeden Anzeigenamen eine Zwischensumme gebildet.

Listenarten


Je nach ausgewähltem Listentyp stehen Ihnen andere Listenarten zur Verfügung. Listenarten sind beispielsweise Verträge, Provision, Depotinfo, Kunden.

Listenarten für Einzelpositionsliste Abfragelisten

Aktivität

Antrag

Beratung

Bestand

Depotfilter

Depotinfo

Geschäftsstelle

Honorarabsprache

Kapitalanlagegesellschaft

Kunde

Marketingliste

Mitarbeiter

Produktgeber

Provision

Rechnung

Schäden

Transaktion

Wertpapier

Listenarten für Summenlisten Aktivität

Bestand

Depotinfo

Honorarabsprache

Provision

Rechnung

Transaktion

Schäden

Verträge

Die Auswahl der Listenart grenzt die Kategorien und Daten ein, die AdWorks für die Auswahl der Spalten zur Verfügung stellt. Im Anhang finden Sie alle Kategorien mit den dazugehörigen Daten aufgelistet.

15.2.2 Komplexe, individuelle Abfragen

Mit den Einzel- und Summenlisten stellen Sie selber einfache Abfragen zusammen. In der Praxis reichen diese Abfragen nicht immer aus. AdWorks kann auch komplexe Abfragen durchführen. Wenden Sie sich bitte an den Support der financeTec AG, wenn Sie komplexe, individuelle Abfragen und Statistiken benötigen.

Diese Abfragen und Statistiken finden Sie ebenfalls im Arbeitsbereich Verwaltung als Abfrageliste.

Der Service ist kostenpflichtig.


15.2.3 Daten und Rechengrößen

In AdWorks werden viele Daten erfasst. Alle diese Daten können Sie in den Listen tabellarisch zusammenstellen. Neben Textdaten wie Adressdaten, Wertpapierdaten und Geschäftsstellendaten sind auch Daten enthalten, mit denen Sie rechnen können. Auch diese Rechengrößen können Sie in den Listen verwenden und damit beispielsweise den Bestand ihrer Kunden nach Assetklassen anzeigen. Rechengrößen erkennen Sie am Summenzeichen.

AdWorks bietet Ihnen für die Rechengrößen verschiedene Betrachtungsweisen an:

Summe Summiert in der gedruckten Liste die Gruppierungen und bildet eine Gesamtsumme.

Durchschnitt Bildet in der gedruckten Liste den Durchschnitt für die Gruppierungen und alle Daten.

Minimum Liest in der gedruckten Liste das Minimum für eine Gruppierung und die gesamte Auswahl aus.

Maximum Liest in der gedruckten Liste das Maximum für eine Gruppierung und die gesamte Auswahl aus.

Keine Aggregation Mit dieser Einstellung wird der Wert wie ein Text behandelt, mit den Daten wird nicht mehr gerechnet. Auch bei einer Summenliste entfällt die Gesamtsumme für die Rechengröße.


15.3 Listenerstellung

15.3.1 Regeln für die Listenerstellung

Für die Listenerstellung gibt es einige Regeln, die Ihnen helfen, schnell zur gewünschten Liste zu kommen.

Im Hochformat werden maximal sieben Spalten einer Liste im Ausdruck angezeigt. Spalten, die nicht berücksichtigt werden, sind im Register Spalten grau dargestellt. Exportieren Sie die Liste oder wählen Sie den Menüpunkt Liste anzeigen, werden alle Spalten angezeigt.

Im Querformat werden maximal 12 Spalten einer Liste im Ausdruck dargestellt. Spalten, die nicht berücksichtigt werden, sind grau dargestellt. Exportieren Sie die Liste oder wählen Sie den Menüpunkt Liste anzeigen, werden alle Spalten angezeigt.

Gruppierungen sehen Sie nur in der gedruckten Liste.

Bei Rechengrößen können Sie Minimum, Maximum, Durchschnitt und keine Aggregation einstellen. Voreingestellt ist Summe.

Rechengrößen werden im Ausdruck immer als rechte Spalte eingefügt.

Spaltennamen, die der ausgewählten Listenart entsprechen, werden in im Ausdruck verkürzt dargestellt. Beispiel: Sie haben Bestand als Listenart eingestellt. Als Spalten haben Sie "Kunde.Anzeigenname" und "Bestand.Wert" eingefügt. "Bestand.Wert" wird Wert. Der Spaltenname "Kunde.Anzeigename" bleibt gleich.


15.3.2 Neue Liste erstellen

Sie können Listen zu verschiedensten Fragestellungen anlegen und so die Daten aus AdWorks gezielt kombinieren.

Beispiel: Sie wollen alle Kunden mit Fremdbeständen ermitteln.


2 Klicken Sie auf die Schaltfläche neue Abfrageliste Einzelpositionsliste.

3 Geben Sie der Liste im Feld Anzeigenamen eine aussagekräftige Benennung.

4 Wählen Sie als Listenart Kunde.

Hinweis: Durch die Auswahl einer Listenart zeigt AdWorks im Register Spalten nur noch die Kategorien und Daten an, die mit der ausgewählten Listenart sinnvoll kombiniert werden können.

5 Wechseln Sie in das Register Spalten.

15.3.3 Spalten auswählen und anordnen

Im Register Spalten wird festgelegt, welche Spalten die Liste haben soll und in welcher Reihenfolge sie dargestellt werden. Drucken Sie eine Liste im Hochformat, werden die ersten sieben Spalten verwendet. Im Querformat sind es die ersten 12 Spalten. Beim Export und mit dem Menüpunkt Liste anzeigen werden alle Spalten berücksichtigt.

Spalten auswählen

Beispiel: Sie haben eine Einzelpositionsliste für die Listenart Kunde erstellt. Im Register Spalten ist die Kategorie Kunde deshalb schon geöffnet. Im Beispiel werden der Kundenname und der Besitzer des Vertrags benötigt. 1 Klicken Sie auf Kunde.Anzeigename.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten hinzufügen. Die Auswahl wird im leeren Feld eingefügt.

3 Wechseln Sie in den Ordner Verträge.

4 Klicken Sie auf Verträge.Besitzer.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten hinzufügen. Die Auswahl wird unter den ersten Eintrag eingefügt.


Spalten anordnen


Die oberste Spalte erscheint in der Liste ganz links und nachfolgend die anderen Spalten. Sie können die Reihenfolge per Drag und Drop oder mit der Schaltflächen Spalte nach oben und Spalte nach unten ändern.

Besonderheiten von Rechengrößen: Die Rechengrößen erkennen Sie am Summensymbol, da sie in der Voreinstellung zur Summenbildung verwendet werden. Rechengrößen haben eine Sonderstellung in AdWorks. Die Spalten mit Rechengrößen werden in der Liste automatisch ganz nach rechts gesetzt. Wollen Sie mit dem Wert nicht rechnen, stellen Sie keine Aggregation ein. Jetzt wird die Spalte ganz normal eingereiht.

15.3.4 Spalten gruppieren

Um die Übersichtlichkeit einer Liste zu erhöhen, lassen sich einzelne Spalten gruppieren. Ist eine Rechengröße bei den Spalten enthalten, bildet AdWorks im Ausdruck zusätzlich für jede Gruppierung eine Zwischensumme oder zeigt den Durchschnitt, Minimum oder Maximum an.

Wichtig: Die Spalten werden von oben nach unten gruppiert. Gruppieren Sie zum Beispiel die Spalte 3, werden automatisch die Spalten 1 und 2 ebenfalls gruppiert.

Spalten gruppieren Sie wie folgt:

1 Öffnen Sie die Liste.


3 Markieren Sie die Spalte.

4 Die Schaltfläche Gruppierung und Aggregation wird aktiv.

5 Klicken Sie auf die Schalfläche. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

6 Wählen Sie Gruppierung. Die Spalte und alle davor liegenden Spalten werden gruppiert.

Powertipp: Wollen Sie nur eine Spalte gruppieren, dann muss diese an erster Stelle stehen. In der folgenden Beispielen sehen Sie, wie sich die Gruppierungen auf die Listendarstellung auswirken:

Ohne Gruppierung

Gruppierung nach Wertpapier.Assetklasse

Gruppierung nach Bestand.Kapitalanlagegesellschaft und Wertpapier.Assetklasse


15.3.5 Berechnung einstellen (Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum, keine Aggregation)

Rechengrößen erkennen Sie am Summensymbol. AdWorks stellt als Berechnungsart immer Summe ein. Sie können Rechengrößen auch anders betrachten. Neben der Summenbildung haben Sie folgende Möglichkeiten.

Durchschnitt

Minimum

Maximum

Keine Aggregation (in dem Fall werden die Daten wie Text behandelt)

In Summenlisten wirkt sich die Einstellung auf die Zeile Gesamt aus. In Einzelpositionen wirkt sich die Einstellung auf die Zwischenberechung zu Gruppierungen aus und auf die Zeile Gesamt.

Beispiel: Sie haben eine Einzelpositionsliste für den Bestand Ihrer Geschäftsstellen erstellt, mit einer Gruppierung nach Geschäftsstellen. Sie möchten den durchschnittlichen Bestand für die Geschäftsstellen berechnen. 1 Klicken Sie auf die Bearbeitungsfunktion neben dem Spalteneintrag. Ein Pulldown-Menü wird

angezeigt.

2 Wählen Sie Durchschnitt aus. Das Summensymbol wird durch ein Durchschnittssymbol ersetzt.


4 Drucken Sie die Liste. Anstatt der Zwischensumme sehen Sie jetzt den Durchschnitt der Gruppierung und am Ende den Durchschnitt über die gesamte Datenauswahl.

Powertipp: Mit Minimum und Maximum filtert AdWorks den kleinsten oder den größten Wert heraus und druckt ihn unterhalb einer Gruppierung oder in einer Summenliste am Ende der Liste.


15.3.6 Spalten umbenennen

Eine Spaltenbezeichnung setzt sich wie folgt zusammen: Kategorie.Datenname, zum Beispiel Bestand.Assetklasse. Bei Spalten, in der die Kategorie der Listenart entspricht, entfernt AdWorks beim Ausdruck automatisch die Kategorie und verwendet nur den Datennamen als Spaltenbezeichnung.

Beispiel: Die Spaltenbezeichnung Bestand.Assetklasse wird bei einer Bestandsliste, im Ausdruck, zu Assetklasse.

Sie können alle Spaltenbezeichnungen ändern. 1 Öffnen Sie eine Liste.


3 Machen Sie einen Doppelklick auf eine der ausgewählten Spalten. Der Spaltenname wird hinterlegt.

4 Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.


Powertipp: Die Schaltfläche enthält auch die Funktion Umbenennen.

15.3.7 Listen freigeben für Geschäftsstelle

Sie haben eine eigene Liste erstellt und wollen die Liste anderen Mitarbeitern der Geschäftsstelle und Filialen zur Verfügung stellen.


1 Öffnen Sie die Liste, die Sie freigeben wollen.

2 Wechseln Sie in das Register Liste.

3 Aktivieren Sie die Checkbox Freigabe für Organisation.

4 Speichern und schließen Sie die Liste. In der Listenauswahl wird die freigegebene Liste mit einem F gekennzeichnet.

Hinweis - freigegebene Listen bearbeiten: Von der Geschäftsstelle freigegebene Listen können von den Mitarbeitern nicht verändert werden. Als Mitarbeiter können Sie jedoch die Liste duplizieren und dann anpassen.


15.3.8 Liste ansehen und drucken

Haben Sie eine Liste erstellt, können Sie sich das Ergebnis direkt in AdWorks anzeigen oder als PDF erzeugen und ausdrucken. Folgende Listeneinstellungen können Sie nur im Ausdruck sehen:

Gruppierungen

Rechenoperationen mit Rechengrößen wie Summe, Durchschnitt, Minimum und Maximum

Listen drucken Sie wie folgt:



3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. In einem zweiten Fenster wird ein PDF angezeigt.

4 Drucken Sie das PDF aus oder speichern Sie es ab.

15.3.9 Liste exportieren

Haben Sie eine Liste erstellt, können Sie sich die Daten als kommaseparierte Datei (csv) exportieren, in einem Tabellenkalkulationsprogramm weiterbearbeiten und damit zum Beispiel Balkendiagramme erstellen.

Listen exportieren Sie wie folgt:



3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Als csv-Datei exportieren. Ein Standard-Dialog wird angezeigt.

4 Wählen Sie Datei speichern.

5 Klicken Sie auf OK. Die csv-Datei wird in Ihrem Download-Ordner gespeichert.

Sie können die csv-Datei mit den gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen öffnen und weiterverarbeiten.


15.4 Filter in Listen

Haben Sie eine neue Liste erstellt, ist das Register Filter leer. Möchten Sie Ihre Datenmenge eingrenzen, fügen Sie Filterfelder ein. Sie können mehrere Filterfelder einbinden und über Boolesche Operatoren verknüpfen. Außerdem haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Vergleichsoperatoren und können Untergruppen bilden.

15.4.1 Operatoren

AdWorks verwendet zwei Arten von Operatoren.

Boolesche Operatoren Gibt es zwei und mehr Filterfelder, werden diese standardmäßig mit dem booleschen Operator UND verknüpft. Alternativ steht die Verknüpfung mit ODER zur Verfügung. Optisch werden die Filterfelder mit einer geschweiften Klammer zusammengehalten. Davor steht dann die Art der Verknüpfung.

Vergleichsoperatoren Innerhalb eines Filterfeldes werden nur Vergleichsoperatoren verwendet. AdWorks bietet nur solche Vergleichsoperatoren an, die zu den ausgewählten Daten passen. Vergleichsoperatoren sind beispielsweise "Enthält", "Beginnt mit", "Gleich" aber auch "Größer als" und "Kleiner als".

15.4.2 Auswirkung von Untergruppen in Filtern

Ein Filter kann sich aus mehreren Filterfeldern und Untergruppen zusammensetzen. Eine Untergruppe fasst Filterfelder über einen booleschen Operator zusammen und wirkt in der übergeordneten Klammer wie ein eigenständiges Filterfeld.

Beispiel 1: Mit der folgenden Filtereinstellung erhalten Sie eine Liste, in der die beiden ausgewählten Kapitalanlagegesellschaften enthalten sind, egal wie hoch der Bestandsanteil ist. Zusätzlich werden alle übrigen Kapitalanlagegesellschaften aufgelistet, deren Anteile zwischen 12 und 120 liegen. Hier sind die beiden Filterfelder der KAGs und die Untergruppe über eine ODER-Verknüpfung verbunden.


Beispiel 2: Mit folgender Filtereinstellung erhalten Sie ein Liste, in der nur die beiden ausgewählten Kapitalanlagegesellschaften enthalten sind, wenn deren Anteile zwischen 8 und 120 liegen. Hier sind die beiden Untergruppen über eine UND-Verknüpfung verbunden.

15.4.3 Filterfeld einfügen

Im Register Filter können Sie die Datenmenge für Ihre Liste begrenzen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Daten, die für die eingestellte Listenart von AdWorks zur Verfügung stehen. Der Filter setzt sich aus einem oder mehreren Filterfeldern zusammen. Für jedes Filterfeld stellen Sie einen Vergleichsoperator und einen Wert ein. Je nach Datenauswahl werden die Werte unterschiedlich eingetragen:

Wert per Tastatur eingeben Beispiele: Bestand, Kundenname oder Provision in Prozent.

Wert aus einem Pulldown-Menü auswählen Sind wenige Werte für die Feldeinstellung hinterlegt, bietet AdWorks die Werte in einem Pulldown-Menü an. Beispiel: Geburtsmonat

Wert in einem zusätzlichen Fenster auswählen Sind viele Werte für die Feldeinstellung hinterlegt, öffnet AdWorks ein zweites Fenster. Dort wählen Sie einen Wert aus. Beispiel: Wertpapier

Beispiel: Sie haben eine Kundenliste als Einzelpositionsliste erstellt und möchten darin nur Kunden auflisten, deren Bestand größer als 10.000 € ist und die im Mai Geburtstag haben.

Filterfeld Bestand einfügen:

1 Zeigen Sie das Register Filter an.

2 Klicken Sie auf die Funktion Neues Feld Ordner Bestand. Im Pulldown-Menü wird der Ordner Bestand geöffnet dargestellt.

3 Wählen Sie den Eintrag "Bestand.Wert". Ein neues Filterfeld wird im Register eingefügt.

4 Klicken Sie mit der Maus auf die Funktion Art auswählen. Ein Pulldown-Menü wird anzeigt.

Wichtig: Sie sehen die Funktionen zum Filterfeld nur, wenn Sie mit der Maus auf das Filterfeld fahren.

5 Wählen Sie "Größer als" aus.

6 Tragen Sie im Feld daneben 10000 ein.


Filterfeld Monat einfügen:

1 Erstellen Sie ein neues Feld für den Geburtsmonat.

Powertipp: Den Geburtsmonat finden Sie unter Kunde.

2 Klicken Sie mit der Maus auf die Funktion Wert auswählen. Im Pulldown-Menü werden die Monate angezeigt.

3 Wählen Sie Mai aus. Der Pin wird blau dargestellt und der Wert im Feld eingetragen.

4 Klicken Sie außerhalb des Pulldown-Menüs. Das Pulldown-Menü wird geschlossen.

15.4.4 Mehrere Werte auswählen

Für manche Filterfelder können Sie auch mehrere Werte gleichzeitig eintragen und benötigen kein zusätzliches Filterfeld. Sobald AdWorks Ihnen ein Pulldown-Menü zur Werteauswahl anzeigt, können Sie mehrere Werte auswählen. Die Werte werden mit ODER verknüpft und als Werteauswahl angezeigt.

Beispiel: Sie möchten in einer Wertpapierliste nur die Assetklassen Aktien China und Aktien Indien anzeigen.


2 Erstellen Sie ein neues Filterfeld für "Wertpapier.Assetklasse".

3 Klicken Sie auf die Funktion Werte auswählen. Ein Pulldown-Menü mit den Assetklassen wird angezeigt.

4 Wählen Sie "Aktien China" und "Aktien Indien" mit einem Klick aus. Die Pins werden blau angezeigt.

5 Klicken Sie neben das Pulldown-Menü. Es wird geschlossen, die Werte sind als ODER Verknüpfung eingetragen.

15.4.5 Verknüpfung ändern

Fügen Sie mehrere Filterfelder ein, werden diese als UND Verknüpfung erstellt. Sie können die Verknüpfung jederzeit in eine ODER Verknüpfung ändern. Sie können auch einzelne Filterfelder verknüpfen.

Powertipp: Sobald Sie mindestens zwei Filterfelder markiert haben, können Sie ihnen eine Verknüpfung zuweisen.

Verknüpfung einer Gruppe ändern


Beispiel: Sie möchten die Verknüpfung der Hauptgruppe von UND auf ODER ändern.

1 Fahren Sie mit der Maus vor die geschweifte Klammer. Das Symbol UND-Verknüpfung wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf das Symbol. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

3 Wählen Sie Verknüpfung ändern. Das Symbol ODER Verknüpfung wird angezeigt.

Verknüpfung einzelner Filterfelder ändern

Beispiel: Sie möchten zwei Filterfelder mit ODER verknüpfen.

1 Markieren Sie die gewünschten Filterfelder.

Powertipp: Mit der strg-Taste markieren Sie Filterfelder, die nicht zusammenliegen. Mit gedrückter Umschalttaste markieren Sie Felder, die nebeneinander liegen.

2 Wählen Sie oben rechts das Symbol ODER Verknüpfung. Die ausgewählten Filterfelder werden als Untergruppe zusammengefasst und mit ODER verknüpft.

15.4.6 Filterfelder verschieben

Mit der Maus verschieben Sie einzelne und mehrere Felder sowie ganze Untergruppen.

1 Markieren Sie das Feld und ziehen es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Eine rote Hilfslinie zeigt Ihnen die Einfügeposition.

2 Lassen Sie die Maustaste los. Das Filterfeld ist an der neuen Position eingefügt.

Powertipp: Sie möchten die Felder einer Untergruppe in die darüberliegende Gruppe einfügen. Lösen Sie die Untergruppe auf, damit werden die Filterfelder in die darüberliegende Gruppe eingereiht.


15.4.7 Filterfeld löschen

Sie können einzelne oder mehrere Filterfelder löschen.

Wichtig: Löschen Sie ein Filterfeld unter das eine Untergruppe angeordnet ist, wird die Untergruppe an das darüberliegende Filterfeld angebunden.

Einzelne Filterfelder löschen

1 Wählen Sie das Register Filter aus.

2 Klicken Sie in die Filterfeldzeile. Das Filterfeld wird markiert.

3 Klicken Sie auf die Funktion Feld löschen. Die Filterfelder werden ohne Rückfrage entfernt.

Vorsicht: Alle markierten Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht.

Alle Filterfelder löschen

Sie möchten alle Filterfelder einer Liste löschen.

Beispiel: Sie haben eine Liste mit Filtereinstellung kopiert und möchten nun alle Filtereinstellung löschen.


2 Klicken Sie auf die Funktion Alle markieren. Alle Filterfelder sind hinterlegt.

3 Klicken Sie auf die Funktion Feld löschen. Die Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht.

Vorsicht: Alle markierten Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht, wenn Sie die Funktion Feld löschen auswählen.


15.4.8 Untergruppe erstellen

Mit AdWorks können Sie komplexe Filter erstellen und dafür Untergruppen bilden.

1 Fahren Sie mit der Maus vor die geschweifte Klammer. Das entsprechende Verknüpfungssymbol wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

3 Wählen Sie Untergruppe hinzufügen. Ein leere Untergruppe wird unter dem letzten Filterfeld der Hauptgruppe eingefügt.

4 Erstellen Sie unterhalb der Untergruppe die gewünschten Filterfelder. Die Filterfelder werden mit ODER verknüpft, Sie können die Verknüpfung ändern.

15.4.9 Gruppen auflösen

Filterfelder werden in Gruppen zusammengefasst. Die geschweifte Klammer umschließt die Gruppe und davor sehen Sie den booleschen Operator. Gruppen können Sie auflösen und damit die Filterfelder in die darüber liegende Gruppe einreihen.



3 Wählen Sie Gruppe auflösen. Die Filterfelder der Untergruppe werden der darüberliegenden Gruppe zugeordnet.


15.4.10 Gruppe löschen

Filterfelder werden in Gruppen zusammengefasst. Die geschweifte Klammer umschließt die Gruppe und davor sehen Sie den booleschen Operator. Bis auf die Hauptgruppe können Sie alle Gruppen komplett löschen.

1 Fahren Sie mit der Maus vor die geschweifte Klammer der Gruppe. Das entsprechende Verknüpfungssymbol wird angezeigt.


3 Wählen Sie Gruppe löschen. Die Gruppe mit allen Filterfeldern wird ohne Rückfrage gelöscht.


15.5 Praxisbeispiel Listen

15.5.1 Bestand Wertpapier einer bestimmten Assetklasse

Beispiel: Für Ihre interne Statistik möchten Sie wissen, in welchen Depots, definierte Assetklassenbestände von bestimmten KAGs liegen. Im Beispiel werden zwei Assetklassenbestände einer KAG ermittelt.

Mit folgenden Einstellungen kommen Sie zum Ziel:

Da Sie einzelne Assetklassen ermitteln wollen, verwenden Sie den Listentyp "Einzelpositionsliste" und die Listenart "Wertpapier".

Sie möchten die Werte nach Depotnummern sortieren und gruppieren. Daneben soll die Assetklasse stehen und am Ende der Bestand als Wert. Es soll der Durchschnitt für den Wert berechnet werden.

Die Wertpapierbestände, die Sie ermitteln wollen, sollen zwei Kriterien erfüllen: Es sollen nur die Assetklassen "Aktien China" oder "Aktien Indien" ermittelt werden, die von einer bestimmten KAG aufgelegt sind. Sie erstellen das Filterfeld "Wertpapier.Assetklasse" und wählen die beiden Assetklassen aus. In einem weiteren Filterfeld legen Sie den Vergleichswert für die KAG fest. Die beiden Filterfelder sind mit UND verknüpft.


15.5.2 Kunden mit Online-Depoteinsicht

Beispiel: Sie wollen alle Kunden ermitteln, für die Sie die Online- Depoteinsicht freigeschaltet haben. Zusätzlich wollen Sie deren Gesamtbestände sehen.


Da Sie einzelne Kunden ermitteln wollen, verwenden Sie den Listentyp "Einzelpositionsliste" und die Listenart "Kunde".

Von den Kunden mit Online-Depoteinsicht, die Sie ermitteln wollen, benötigen Sie die Bestände. Deshalb wählen Sie die Spalten: "Kunde.Anzeigenahme", "Kunde.Depoteinsicht" und "Kunde.Bestand [€]". Da "Kunde.Bestand [€] eine Rechengröße ist, wird die Spalte im Ausdruck nach rechts gesetzt, auch wenn Sie in der Spaltensortierung der Liste an zweiter Stelle steht.

Als Filterfeld benötigen Sie lediglich: "Kunde.Depoteinsicht" gleich "Ja".

15.5.3 Verträge mit Fremdbestand

Beispiel: Sie wollen ermitteln, von welchen Kunden Fremdbestände im System sind und um was für Verträge es sich handelt.



Da Sie einzelne Verträge ermitteln wollen, verwenden Sie den Listentyp "Einzelpositionsliste" und die Listenart "Verträge".

Sie wollen für Ihre Kunden mit Fremdvertrag die Art der Verträge ermitteln. Deshalb wählen Sie die Spalten: "Kunde.Anzeigename" und "Verträge.Anzeigename". "Verträge.Besitzer" fügen Sie hinzu, um die Fremdverträge herausfiltern zu können. Stellen Sie die Spalte "Kunde.Anzeigename" nach oben, werden die Verträge pro Kunde aufgelistet.

Als Besitzer eines Vertrages unterscheidet AdWorks "Eigener Vertrag" oder "Fremdvertrag". In diesem Beispiel benötigen Sie deshalb nur ein Filterfeld: "Verträge.Besitzer" mit dem Wert "Fremdvertrag".


15.5.4 Kunden mit bestimmtem Bestand mit Filteroption Geburtstag

Beispiel: Sie möchten Ihren guten Kunden zum Geburtstag gratulieren. Dafür wollen Sie alle Kunden mit einem Bestand von mehr als 10.000 Euro ermitteln, die im Mai Geburtstag haben.


Da Sie einzelne Kunden ermitteln wollen, verwenden Sie den Listentyp "Einzelpositionsliste" und die Listenart "Kunde".

Von den Kunden, die Sie ermitteln wollen, benötigen Sie das Geburtsdatum und den Namen. Deshalb wählen Sie die Spalten: "Kunde.Geburtsdatum" und "Kunde.Anzeigename".

Powertipp: Wollen Sie einen Serienbrief erstellen, binden Sie hier noch die Adressdaten ein und exportieren die Liste als csv-Datei. Sie können die csv-Datei in MS-Word an einen Serienbrief anbinden.

Die Kunden, die sie ermitteln wollen, müssen zwei Kriterien erfüllen: Sie sollen im Mai Geburtstag haben und einen Bestand von mehr als 10.000 Euro besitzen. Sie setzen zwei Filterfelder und verknüpfen die Filterfelder mit UND.


15.5.5 Dauer der Aktivitäten nach Geschäftsstelle und Kunde

Beispiel: Sie möchten für Ihre verschiedenen Geschäftsstellen wissen, wie lange die Beratungsdauer pro Kunde war. Sie wollen es für den Zeitraum der letzten 60 Tagen ermitteln.


Da Sie die Gesamtberatungsdauer pro Kunde in einer Geschäftstelle ermitteln möchten, wählen Sie Summenliste aus. Die Beratungsdauer wird als Aktivität in AdWorks erfasst, deshalb stellen Sie als Listenart Aktivität ein.

Sie möchten die Beratungsdauer pro Geschäftstelle und Kunde ermittlen. Deshalb wählen Sie die Spalten: "Geschäftsstelle.Anzeigename", "Kunde.Anzeigename" und "Aktivität.Dauer".

Powertipp: Möchten Sie pro Geschäftstelle noch eine Zwischensumme für die Beratungsdauer berechnen, gruppieren Sie nach der ersten Spalte.

Damit Sie nur Kunden angezeigt bekommen, bei denen eine Aktivität stattgefunden hat, erstellen Sie ein Filterfeld für die Aktivitätsdauer. Sie soll Daten enthalten. Mit dem Filterfeld "Aktivität.Datum" legen Sie fest, dass nur die Aktivitäten der letzen 60 Tage berücksichtigt werden.


15.6 Anlage

15.6.1 Übersicht Kreuztabelle - Listenart und Daten

Listenart Aktivität x x x x Antrag x x x x x x Beratung x x x x x Bestand x x x x x x x Depotfilter<neu> x x x Depotinfo x x x x Geschäftsstelle x x x x Honorarabsprache x x x x x

KAG x x x x x Kunde x x x x x x x x x x x x x x Marketingliste x x x x Mitarbeiter x x x x x Produkt x x Produktgeber x x x x x x Provision x x x x x x x Rechnung x x x x Schaden x x x x x x Transaktion x x x x x x x Vertragsperson x x Verträge x x x x x x Wertpapier x x x x x x x

KAG = Kapitalanlagegesellschaft


15.6.2 Aktivität - Datenfelder

Name Beschreibung Aktivität.Aktivität (ID) Code der ID

Aktivität.Besitzer Der Aktivität zugeordnete Person (z.B. Kunde, Mitarbeiter) oder Sache (z.B. Antrag, Dokument)

Aktivität.Besitzer (ID) Code der ID

Aktivität.Betreff Anlass oder Auslöser der Aktivität - wird vom Berater eingetragen.

Aktivität.Datum Wann die Aktivität stattgefunden hat - wird vom Berater eingetragen.

Aktivität.Dauer Wie lange die Aktivität gedauert hat - in Minuten. Wird vom Berater eingetragen.

Aktivität.Erstellt am Erstellt AdWorks, wenn eine neue Aktivität erzeugt wird.

Aktivität.Geschäftstelle Für welche Geschäftsstelle wurde die Aktivität erzeugt. Erstellt AdWorks, wenn eine neue Aktivität erzeugt wird.

Aktivität.Geändert am Datum und Uhrzeit: Letzte Änderung der Aktivität

Aktivität.Kunde (ID) Code der ID

Aktivität.Postfach Kunde sieht die Aktivität im Postfach der Depoteinsicht.

Aktivität.Status Status der Aktivität, aktiv - inaktiv

Aktivität.Termin Termin zur Wiedervorlage der Aktivität

Aktivität.Terminbesitzer Mitarbeiter, dem die Aktivität zur Bearbeitung zugeordnet ist.

Aktivität.Terminbesitzer (ID) Code der ID

Aktivität.Terminstatus Status der Wiedervorlage, offen - in Bearbeitung - erledigt

Aktivität.Typ Mögliche Aktivitäten sind: Notiz, Telefonat , Brief, Fax, E-Mail, Termin

15.6.3 Antrag - Datenfelder

Name Beschreibung Antrag:Antrag (ID) Code der ID

Antrag.Antragsdatum Datum zu dem der Antrag im System erstellt worden ist.

Antrag.Antragsnummer Nummer des Antrags in AdWorks

Antrag.Anzeigename Angezeigter Name wie vom Berater vergeben.

Antrag.Einmalanlage Anträge mit Einmalanlage

Antrag.Entnahmepläne Anträge mit Entnahmeplan

Antrag.Erstellt am Wichtig: Siehe Antragsdatum

Antrag.Freistellungsbetrag Anträge mit Freistellungsbetrag


Name Beschreibung Antrag.Geschäftsstelle Anträge einer GS

Antrag.Geändert am Datum: Letzte Änderung am Antrag

Antrag.Kunde (ID) Code der ID

Antrag.Kunde Name Name des Kunden im Antrag

Antrag.Kunde Stadt Wohnort des Kunden im Antrag

Antrag.Kunde Vorname Vorname des Kunden im Antrag

Antrag.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Antrag.Produktgeber (ID) Code der ID

Antrag.Sparpläne Anträge mit Sparplan

Antrag.Status Status des Antrags: Aktiv, inaktiv

Antrag.Typ Art des Antrags, z.B. Depoteröffnungsantrag

Antrag.Unterzeichnet Anträge mit dem Status "unterzeichnet"

Antrag.Unvollständig Anträge mit dem Status "unvollständig"


15.6.4 Beratung - Datenfelder

Name Beschreibung Beratung.Anlagebetrag Der Betrag den der Kunde anlegen will.

Beratung.Anlagedauer [Jahre] Für die Beratung zu Grunde gelegter Berechnungszeitraum

Beratung.Anrede Anrede des Kunden in der Beratung: Herr, Frau, Firma

Beratung.Anzeigename Angezeigter Name wie vom Berater vergeben.

Beratung.Ausgelöst Ausgelöste Alarme unter Portfolio Monitor oder Verlustschwellenwarnungen; Ja oder nein

Beratung.Beratung (ID) Code der ID

Beratung.Beratungsdatum Datum an dem die Beratung erstellt wurde.

Beratung.Berichtname Name der Beratung in Berichten, frei wählbar

Beratung.Erstellt am Datum an dem die Beratung erstellt wurde.

Beratung.Firma Firmenname, wenn Beratungen mit Firmen erstellt wurden.

Beratung.Firmenzusatz Zusatz zu Firmenname, wenn Beratungen mit Firmen erstellt wurden.

Beratung.Geschäftsstelle GS, die die Beratung durchgeführt hat.

Beratung.Geändert am Datum: Letzte Änderung der Daten der Beratung

Beratung.Kunde (ID) Code der ID

Beratung.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Beratung.Name Nachname des Kunden für den die Beratung erstellt wurde.

Beratung.Risikoklasse In der Beratung zugeordnete Risikoklasse: A bis E

Beratung.Sparrate Monatliche Sparrate aus der Datenanalyse und Selbstauskunft.

Beratung.Stadt Adresse des Kunden: Stadt

Beratung.Status Status der Beratung: Aktiv, inaktiv

Beratung.Steuersatz Persönlicher Steuersatz des Kunden

Beratung.Strasse Adresse des Kunden: Straße

Beratung.Telefon Telefonnummer des Kunden

Beratung.Titel Titel des Kunden: z.B. Dr.

Beratung.Typ Typ der Beratung: z.B. Monitor, Angebot


Name Beschreibung Beratung.Unterzeichnet<neu> Status ja oder nein

Beratung.Verlustschwelle

Beratung.Vorhandener Anlagebetrag Summe des importierten Anlagebetrages in die Portfoliotools

Beratung.Vorname Vorname des Kunden


15.6.5 Bestand - Datenfelder

Name Beschreibung Bestand.Anteile Berechnet die Anteile nach verschiedenen Kriterien.

Bestand.Assetklasse Assetklassen, die dem Bestand zugeordnet sind.

Bestand.Bestandart Beispiele für Bestandart sind: Normales Depot, Riesterrente

Bestand.Depotnummer Depot dem der Bestand zugeordnet ist.

Bestand.Dispositionsvollmacht -

Bestand.eröffnet am -

Bestand.Fremdbestand Bestand wird nicht vom Berater verwaltet und ist in AdWorks manuell erfasst worden: ja, nein

Bestand.Geschäftsstelle Bestände pro Geschäftsstelle

Bestand.Kapitalanlagegesellschaft Bestand nach KAG

Bestand.Kapitalanlegegesellschaft (ID) Code der ID

Bestand.Kunde (ID) Code der ID

Bestand.Letzter WpHG-Bogen Datum wann der letzte WpHG Bogen erstellt wurde.

Bestand.Manuell zugeordnet Bestände, die einem Kunden manuell zugeordnet wurden: ja oder nein.

Bestand.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Bestand.Portfolioname Bestände ,die in einem Portfolio zusammengefasst wurden.

Bestand.Portfolionummer<neu>

Bestand.Stammdepotnummer Bestände angezeigt nach Stammdepotnummer

Bestand.Stand vom Bestände zu einem bestimmten Datum

Bestand.Steuerart Steuerart die dem Bestand zugeordnet ist - Beispiel Kapitalertragssteuer vor 2009

Bestand.Strategiename<neu>

Bestand.Strategienummer<neu>

Bestand.Unterdepotnummer Bestände angezeigt nach Unterdepotnummer

Bestand.Wert Berechnet den Wert des Bestands als Summe oder Durchschnitt.

Bestand.Wertpapier (ID) Code der ID


15.6.6 Depotfilter - Datenfelder

Name Beschreibung Depotfilter.Anzeigename Anzeigename wie erfasst

Depotfilter.Depotfilter (ID)

Code der ID

Depotfilter.Gruppierung in Marketinglistenausdruck

ja oder nein

Depotfilter.Kunde (ID) Code der ID

Depotfilter.betroffene Depot-Nr.

Depotnummer für die der Depotfilter gültig ist.

Depotfilter.betroffene Gesellschaft (ID)

Code der ID

Depotfilter.in Depoteinsicht anzeigen

ja oder nein

Depotfilter.in Marketinglistendruck anwenden

ja oder nein


15.6.7 Depotinfo - Datenfelder

Name Beschreibung Depotinfo.Anzeigename Anzeigename einer Depotinfo

Depotinfo.Betrag Beträge, die in einer Depotinfo erfasst wurden.

Depotinfo.Depotinfo (ID) Code der ID

Depotinfo.Erstellt am Datum, an dem die Depotinfo erstellt wurde.

Depotinfo.Geschäftsstelle Depotinfo pro Geschäftsstelle

Depotinfo.Geändert am Datum: Letzte Änderung der Depotinfo

Depotinfo.Gültig bis Datum, bis zu dem die Depotinfo gültig ist.

Depotinfo.Gültig von Datum, ab dem die Depotinfo gültig ist.

Depotinfo.Kunde (ID) Code der ID

Depotinfo.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Depotinfo.Referenz-Anzeigename Zuordnung der Depotinfo zu z.B. einem Depot oder Depotstelle

Depotinfo.Referenz-Typ Typ der Zuordnung der Depotinfo z.B. einem Depot oder Depotstelle

Depotinfo.Riester-Endalter End Alter eines Kunden einer Riesterrente in der Depotinfo

Depotinfo.Riester-Mahnstufe Mahnstufe der Riesterrenten

Depotinfo.Riester-Stornorisiko Stornorisiko der Riesterrenten in Euro

Depotinfo.Riester-Vertragsjahresrate Jahresraten der Riesterrenten in Euro

Depotinfo.Spar/Entnahmeplan-Rhythmus Liste der Spar/Entnahmepläne eines Zahlungs-Rhythmus

Depotinfo.Typ Typ der Depotinfo z.B. Sparplan

Depotinfo.VV-Dispovollmacht Dispovollmacht, ja oder nein

Depotinfo.VV-Lezter WpHG-Bogen WpHG-Bogen zu einem bestimmten Datum oder Zeitpunkt

Depotinfo.Risikoklasse Risikoklasse die einem Wertpapier zugeordnet ist: A bis E

Depotinfo.in Berichten anzeigen Anzeigen in Berichten: ja oder nein


15.6.8 Geschäftsstelle - Datenfelder

Name Beschreibung Geschäftstelle.Abrechnungs-Geschäftstelle GS, über die die Provisionen und Lizenzgebühren

abgerechnet werden.

Geschäftstelle.Anrede Bei natürlichen Personen: Herr oder Frau

Geschäftstelle.Anzeigename Angezeigter Name der GS in Listen

Geschäftstelle.Bestand Summe des zugeordneten Bestandes der GS

Geschäftstelle.E-Mail E-Mail-Adresse der GS

Geschäftstelle.Erstellt am Erstelldatum der GS in AdWorks

Geschäftstelle.Firma Firmenname der GS

Geschäftstelle.Geschäftstelle Nummer der GS

Geschäftstelle.Geändert am Datum: Letzte Änderung an den Daten der GS

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_connect Ab Zeitpunkt, ab dem AdWorks_connect abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_connect Bis Zeitpunkt, bis zu dem AdWorks_connect abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_connect Test GS, bei der das Modul AdWorks_connect zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_vertrag Ab Zeitpunkt, zu dem AdWorks abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_vertrag Bis Zeitpunkt, bis zu dem AdWorks abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.AdWorks_vertrag Test GS, bei der das Modul AdWorks zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftsstelle.Liz.Honorarabrechnung ab Zeitpunkt ab dem die Honorarabrechnung abonniert worden ist.

Geschäftsstelle.Liz.Honorarabrechnung bis Zeitpunkt bis zu dem die Honorarabrechnung abonniert worden ist.

Geschäftsstelle.Liz.Honorarabrechnung Test

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Allokator Ab Zeitpunkt, ab dem Portfolio Allokator abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Allokator Bis Zeitpunkt, bis zu dem Portfolio Allokator abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Allokator Test GS, bei der das Modul Portfolio Allokator zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Check Ab Zeitpunkt ab dem Portfolio Check abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Check Bis Zeitpunkt, bis zu dem Portfolio Check abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Check Test GS, bei der das Modul Portfolio Check zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Generator Ab Zeitpunkt, zu dem Portfolio Generator abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Generator Bis Zeitpunkt, bis zu dem Portfolio Generator abonniert worden ist

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Generator Test GS, bei denen das Modul Portfolio Generator zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Monitor Ab Zeitpunkt, zu dem Portfolio Monitor abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Portfolio Monitor Bis Zeitpunkt, bis zu dem Portfolio Monitor abonniert worden ist.


Name Beschreibung Geschäftstelle.Liz.Portfolio Monitor Test GS, bei denen das Modul Portfolio Monitor zu Testzwecken

freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Liz.Rahmenvereinbarung Ab Zeitpunkt, zu dem das Modul Rahmenvereinbarung abonniert worden ist.

Geschäftstelle.Liz.Rahmenvereinbarung Bis Zeitpunkt, bis zu dem das Modul Rahmenvereinbarung Generator abonniert ist

Geschäftstelle.Liz.Rahmenvereinbarung Test

GS, bei denen das Modul Rahmenvereinbarung zu Testzwecken freigeschaltet ist.

Geschäftstelle.Name Bei natürlichen Personen: Nachname

Geschäftstelle.Stadt Adresse der GS: Stadt

Geschäftstelle.Status Status der GS: Aktive oder inaktive

Geschäftstelle.Strasse Adresse der GS: Straße

Geschäftstelle.Telefax Faxnummer der GS

Geschäftstelle.Telefon Telefonnummer der GS

Geschäftsstelle.Vermittler (ID) Code der ID

Geschäftsstelle.Vermittlernr.

Geschäftstelle.Vorname Bei natürlichen Personen: Vorname


15.6.9 Honorarabsprache - Datenfelder

Name Beschreibung Honorarabsprache.Abschlussprov.-Gutschrift

ja oder nein

Honorarabsprache.Aktivitätenabrechnung ja oder nein

Honorarabsprache.Anteil vom Bestand Prozentualer Wert

Honorarabsprache.Anzeigename Name der Honorarabsprache

Honorarabsprache.BIC BIC des Kunden

Honorarabsprache.BLZ BLZ des Kunden

Honorarabsprache.Bank Bank des Kunden

Honorarabsprache.Bankort Bankort des Kunden

Honorarabsprache.Beginn Zeitpunkt ab dem die Honorarabsprache gültig ist.

Honorarabsprache.Bemerkung Manuell gepflegte Bemerkung

Honorarabsprache.Bestandsprov.Gutschrift ja oder nein

Honorarabsprache.End Zeitpunkt an dem die Honorarabsprache endet.

Honorarabsprache.Erstellt am Zeitpunkt an dem die Honorarabsprache erstellt wurde.

Honorarabsprache.Geschäftsstelle Geschäftsstelle für die, die Honorarabsprache vereinbart wurde.

Honorarabsprache.Geändert am Zeitpunkt der letzten Änderung

Honorarabsprache.Honorarabsprache (ID) ID der Honorarabsprache

Honorarabsprache.IBAN IBAN des Kunden

Honorarabsprache.Jährliche Gebühr In Honorarabsprache festgelegt Jahresgebühr

Honorarabsprache.Konto-Nr. Kontonummer des Kunden

Honorarabsprache.Kontoinhaber Name des Kontoinhabers

Honorarabsprache.Kunde (ID) Code der Kunden-ID

Honorarabsprache.Mandatsreferenz Mandatsreferenz für den Lastschrifteinzug

Honorarabsprache.Maximalbetrag Festgelegter Maximalbetrag für die Honorarabrechnung

Honorarabsprache.Mindestbetrag Festgelegter Mindestbetrag für die Honorarberatung

Honorarabsprache.Performancegebühr Prozentualer Wert


Name Beschreibung Honorarabsprache.Rhythmus monatlich, quartalsweise oder jährlich

Honorarabsprache.SEPA-Mandat vom Datum, wie in der Honorarabsprache hinterlegt.

Honorarabsprache.Status aktiv, inaktiv

15.6.10 Kapitalanlagegesellschaft - Datenfelder

Name Beschreibung Kapitalanlagegesellschaft.Anzeigename Angezeigter Name der KAG in Listen, oft abgekürzter

Gesellschaftsname

Kapitalanlagegesellschaft.Firma Firmenname der KAG, z.B. Absolute Insight Funds p.l.c.

Kapitalanlagegesellschaft.Kag (ID) Code der ID

Kapitalanlagegesellschaft.Ort Sitz der KAG

Kapitalanlagegesellschaft.Straße Adresse der KAG: Straße

Kapitalanlagegesellschaft.Website Webseite der KAG


15.6.11 Kunde - Datenfelder

Name Beschreibung Kunde.Adresszusatz Zusatzinformation z.B. c/o "wohnhaft bei"

Kunde.Alter

Kunde.Alter (2. Kunde)

Kunde.Anrede Herr, Frau, Firma oder Keine

Kunde.Anrede (2.Kunde) Herr, Frau, Firma oder Keine des 2. Kunden

Kunde.Anzeigename Anzeigename in Suchlisten, Bsp. "Nachname, Vorname"

Kunde.BIC Bank Identifier Code

Kunde.BLZ Bankleitzahl

Kunde.Bank Name der Bank

Kunde.Bankort Sitz der Bank

Kunde.Berichtname

Kunde.Beruf Beruf des Kunden

Kunde.Beruf (2.Kunde) Beruf des 2. Kunden

Kunde.Bestand [€] Gesamtbestand des Kunden

Kunde.Briefanrede Anrede in Briefen, Standard: Sehr geehrter Herr Mustermann,

Kunde.Depoteinsicht Onlinedepoteinsicht aktiviert: ja oder nein

Kunde.Depoteinsicht letzter Login

Kunde.Depoteinsicht-Typ Onlinedepoteinsicht, Art des Zugangs: Depotbericht mit und ohne Rendite oder nur Finanzstatus

Kunde.E-Mail E-Mail-Adresse des Kunden

Kunde.E-Mail 2 E-Mail-Adresse des 2. Kunden

Kunde.Erlaubnis UWG

Kunde.Erstellt am Datum, an dem der Kunde in AdWorks angelegt wurde.

Kunde.Familienstand Familienstand des Kunden, z.B. verheiratet

Kunde.Familienstand (2. Kunde) Familienstand des 2. Kunden, z.B. verheiratet

Kunde.Fax Faxnummer des Kunden

Kunde.Fax 2 Faxnummer des 2. Kunden

Kunde.Firma Firmenname, wenn Kunde eine Firma ist.

Kunde.Firmenzusatz Zusatzinformation zum Firmennamen

Kunde.Geburtsdatum Geburtsdatum des Kunden, z.B. 30.12.1954

Kunde.Geburtsdatum (2. Kunde) Geburtsdatum des 2. Kunden, z.B. 30.12.1954

Kunde.Geburtsdatum (String - 1. Kunde)

Kunde.Geburtsdatum (String - 2. Kunde)

Kunde.Geburtsort Geburtsort des Kunden

Kunde.Geburtsort (2. Kunde) Geburtsort des 2.Kunden

Kunde.Geschäftstelle GS, unter der der Kunde erfasst worden ist.

Kunde.Geschäftsstelle (ID) Code der ID

Kunde.Geändert am Datum: Letzte Änderung an den Daten des Kunden

Kunde.IBAN International Bank Account Number, auf Deutsch: Internationale Bankkontonummer

Kunde.Konto-Nr. Kontonummer des Kunden

Kunde.Kontoinhaber Kontoinhaber der Bankverbindung


Name Beschreibung Kunde.Kunde (ID) Code der ID

Kunde.Kunde seit

Kunde.Kundennummer interne Kundennummer

Kunde.Leg. Ausweis Nr. Nummer Personalausweis

Kunde.Leg. Ausweis Nr. (2. Kunde) Nummer Personalausweis des 2. Kunden

Kunde.Leg. Ausweisart Personalausweis, Reisepass oder Kinderausweis

Kunde.Leg. Ausweisart (2. Kunde) Personalausweis, Reisepass oder Kinderausweis des 2. Kunden

Kunde.Leg. ausst. Behörde Ausstellende Behörde des Ausweises

Kunde.Leg. ausst. Behörde (2. Kunde) Ausstellende Behörde des Ausweises des 2. Kunden

Kunde.Leg. gültig bis Gültigkeitsdatum

Kunde.Leg. gültig bis (2. Kunde) Gültigkeitsdatum des 2. Kunden

Kunde.Marklerbeauftragung seit Datum seit dem der Markler / Versicherer den Kunden berät/betreut.

Kunde.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Kunde.Mobiltelefon Mobiltelefonnummer des Kunden

Kunde.Mobiltelefon 2 Mobiltelefonnummer des 2. Kunden

Kunde.Name Nachname des Kunden

Kunde.Name (2. Kunde) Nachname des 2. Kunden

Kunde.Risikoklasse Risikoklasse, die dem Kunden zugeordnet ist: A bis E.

Kunde.Sperrung Brief Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken per Brief ist vom Kunden nicht erlaubt.

Kunde.Sperrung Email Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken per E-Mail ist vom Kunden nicht erlaubt.

Kunde.Sperrung Fax Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken per Fax ist vom Kunden nicht erlaubt.

Kunde.Sperrung Telefon Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken per Telefon ist vom Kunden nicht erlaubt.

Kunde.Staatsangehörigkeit Staatsangehörigkeit des Kunden

Kunde.Staatsangehörigkeit (2. Kunde) Staatsangehörigkeit des 2. Kunden

Kunde.Stadt Stadt in der der Kunde wohnt.

Kunde.Stadt (2. Kunde) Stadt in der der 2. Kunde wohnt.

Kunde.Status Aktueller Status: Aktiv oder inaktiv

Kunde.Status-Bewertung Bewertung: niedrig bis hoch

Kunde.Status-Potential Potential: AAA bis D

Kunde.Status-Typ Typ des Kunden: z.B. Interessent oder Kunde

Kunde.Strasse Adresse des Kunden: Straße

Kunde.Strasse (2. Kunde) Straße in der der 2. Kunde wohnt.

Kunde.Telefon Telefonnummer des Kunden

Kunde.Telefon 2 Telefonnummer 2. des Kunden


Name Beschreibung Kunde.Titel Titel des Kunden: z.B. Dr.

Kunde.Titel (2. Kunde) Titel des 2. Kunden: z.B. Dr.

Kunde.Unvollständig Relevante Kundendaten fehlen, wird durch ein Warndreieck angezeigt.

Kunde.Vertretung (ID) Code der ID

Kunde.Vorname Vorname des Kunden

Kunde .Vorname (2. Kunde) Vorname des 2. Kunden

Kunde.Öffentlicher Dienst Kunde arbeitet im öffentlichen Dienst.

Kunde.Öffentlicher Dienst (2. Kunde) Zweiter Kunde arbeitet im öffentlichen Dienst.

15.6.12 Marketingliste - Datenfelder

Name Beschreibung Marketingliste.Anzeigename Name der Marketingliste wie vom Ersteller vergeben, wird

in Listedarstellung angezeigt.

Marketingliste.Erstellt am Datum, an dem die Marketingliste erstellt wurde.

Marketingliste.Geschäftsstelle GS, die die Marketingliste erstellt hat.

Marketingliste.Geändert am Datum: Letzte Änderung der Marketingliste

Marketingliste.Kunde (ID) Code der ID

Marketingliste.Marketingliste (ID) Code der ID

Marketingliste.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Marketingliste.Status Aktueller Status Marketingliste: aktiv oder inaktiv


15.6.13 Mitarbeiter - Datenfelder

Name Beschreibung Mitarbeiter.Anrede Anrede Berater z.B. Herr oder Frau

Mitarbeiter.Anzeigename Angezeigter Name in Listen, Standard "Nachname, Vorname"

Mitarbeiter.Bestand Summe zugeordneter Bestand des Beraters

Mitarbeiter.E-Mail E-Mail des Beraters

Mitarbeiter.Erstellt am Datum, an dem der Berater in AdWorks angelegt wurde.

Mitarbeiter.Geschäftsstelle GS, zu der der Berater zugeordnet ist.

Mitarbeiter.Geändert am Datum: Letzte Änderung der Berater Daten

Mitarbeiter.Loginname Loginnamen der Mitarbeiter

Mitarbeiter.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Mitarbeiter. Name Nachname des Beraters

Mitarbeiter.Position Position des Mitarbeiters

Mitarbeiter.Recht Admin Rechte des Beraters im System

Mitarbeiter.Recht Datenexport Rechte des Beraters im System

Mitarbeiter.Recht Provision Rechte des Beraters im System

Mitarbeiter.Recht Unterstellen Rechte des Beraters im System

Mitarbeiter.Recht alle Kunden Rechte des Beraters im System

Mitarbeiter.Stadt Adresse des Beraters: Stadt

Mitarbeiter.Status Aktueller Status Berater: Aktiv oder inaktiv

Mitarbeiter.Strasse Adresse des Beraters: Straße

Mitarbeiter.Telefax Faxnummer des Beraters

Mitarbeiter.Telefon Telefonnummer des Beraters

Mitarbeiter.Vorname Vorname des Beraters

15.6.14 Produkt - Datenfelder

Name Beschreibung Produkt.Anzeigename Angezeigter Name des Produkts wie in AdWorks hinterlegt.

Produkt.Erstellt am Datum, an dem das Produkt in AdWorks eingestellt wurde.

Produkt.Geändert am Datum: Letzte Änderung des Produkts

Produkt.Produkt (ID) Code der ID

Produkt.Status Aktueller Status Produkt: aktiv oder inaktiv

Produkt.Typ Beispiel: Festgeld, Windenergie


15.6.15 Produktgeber - Datenfelder

Name Beschreibung Produktgeber.Anzeigename Name in Provisionslisten, z.B. FodB, DWS

Produktgeber.BIC Bank Identifier Code des Produktgebers

Produktgeber.BLZ Bankleitzahl des Produktgebers

Produktgeber.Firma Firmenname des Produktgebers, z.B. FodB Fondsdepot Bank

Produktgeber.Gesellschaft (ID) Code der ID

Produktgeber.Ort Sitz der Produktgeber

Produktgeber.Strasse Adresse Produktgeber: Straße

Produktgeber.Typ

Produktgeber.VU-Nummer Nummer des Versicherungsunternehmens

Produktgeber.Website Webseite der Produktgeber

15.6.16 Provision - Datenfelder

Name Beschreibung Provision.Abrechnungs-Geschäftsstelle GS, die die Provision abrechnet.

Provision.Abrechnungsdatum Datum der Provisionsabrechnung

Provision.Datum -

Provision.Depotnummer Provision pro Depotnummer

Provision.Devisenkurs -

Provision.Geschäftsstelle Provisionen pro GS

Provision.Kunde (ID) Code der ID

Provision.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Provision.Provision (ID) Code der ID

Provision.Provision Wert der Provision, als Summe oder Durchschnitt

Provision.Stammdepotnummer -

Provision.Typ Provisionstyp, z. B. Abschluss, Bestand, Sparplan

Provison.Umsatz Wert in Euro

Provision.Unterdepotnummer -

Provision.Wert Wert in Euro

Provision.Währung Währung in der Provision fällig wird.


15.6.17 Rechnung - Datenfelder

Name Beschreibung Rechnung.Adresszusatz Adresszusatz der Rechnungsadresse

Rechnung.Anrede Anrede Kunde

Rechnung.Anteil vom Depotwert Anteil vom Depotwert in %, wie in der Honorarberatung mit Kunden vereinbart.

Rechnung.BIC

Rechnung.BLZ

Rechnung.Bank

Rechnung.Bankort

Rechnung.Bemerkung

Rechnung.Bruttobetrag

Rechnung.Datum Datum, wie in der Rechnung eingedruckt

Rechnung.Debitoren-Nr.

Rechnung.Durchschn. Depotwert Aktueller durchschnittlicher Depotwert. Wird bei der Rechnungsstellung erzeugt.

Rechnung.Erstellt am Datum an dem die Rechnung mit AdWorks erzeugt wurde.

Rechnung.Fehlerhaft Welche Ausprägung gibt es? Stelle ich einen Filter ein, wird mir keine Auswahl angeboten - erwartet hätte ich ja/nein

Rechnung.Firma Firmenname des Empfängers in der Rechnungsadresse

Rechnung.Firmenzusatz Firmenzusatz des Empfängers in der Rechnungsadresse

Rechnung.Fixe Gebühr Fixe Gebühr in Euro, wie in der Honorarberatung mit Kunden vereinbart

Rechnung.Geschäftsstelle Absender Geschäftsstelle

Rechnung.Geändert am

Rechnung.Gutschrift Abschlussprov. Betrag der Gutschrift oder Abschlussprovision für Provisionsabrechnung

Rechnung.Gutschrift Bestandsprov. Betrag Gutschrift aus Bestandsprovision für Provisionsabrechnung

Rechnung.Honorarabsprache (ID) Code der ID

Rechnung.IBAN IBAN von wem

Rechnung.Konto-Nr. Kontonummer von wem

Rechnung.Kontoinhaber Kontoinhaber von wem


Name Beschreibung Rechnung.Kunde (ID) Code der ID

Rechnung.Name Familienname von wem

Rechnung.Nettobetrag

Rechnung.Rechnung (ID) Code der ID

Rechnung.Rechnungs-Nr. Rechnungsnummer, wie in Rechnung eingedruckt.

Rechnung.Rechnungsbetrag<neu>

Rechnung.Rechnungslauf (ID) Code der ID

Rechnung.Stadt Ort Empfänger

Rechnung.Status Aktiv oder inaktiv

Rechnung.Steuerbetrag

Rechnung.Strasse Straße Empfänger

Rechnung.Summe Einzelpositionen Anzahl der Einzelpositionen

Rechnung.Titel Titel Empfänger

Rechnung.Vorname Vorname Empfänger


15.6.18 Schaden - Datenfelder

Name Beschreibung Schaden.Abschlussdatum Datum an dem der Schadensfall abgeschlossen wurde.

Schaden.Anzeigename Angezeigter Name wie in AdWorks anzeigt.

Schaden.Anzeigetag Versicherung Datum, an dem der Makler dem VU den Schaden angezeigt hat.

Schaden.Anzeigetag Versicherungsnehmer Datum, an dem der Makler dem VN ein Formular "Schadensanzeige" zugeschickt hat. I.d.R. gleichtägig zu "Meldetag".

Schaden.BIC Bank Identifier Code des Geschädigten

Schaden.BLZ Bankleitzahl des Geschädigten

Schaden.Bank Bank des Geschädigten

Schaden.Erstellt am Datum an dem der Schaden aufgenommen wurde.

Schaden.Geschäftsstelle Geschäftsstelle des Kunden

Schaden.Geschäftsstelle (ID) Code der ID

Schaden.Geändert am Datum an dem die letzte Änderung vorgenommen wurde.

Schaden.IBAN International Bank Account Number des Geschädigten

Schaden.Konto-Nr. Kontonummer des Geschädigten

Schaden.Kontoinhaber Name des Geschädigten

Schaden.Kunde (ID) Code der ID

Schaden.Meldedatum Datum, an dem der Makler Kenntnis von dem Schaden erlangt hat. I.d.R. durch eine Meldung des VN, ggf. aber auch durch den Geschädigten oder einen Dritten.

Schaden.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Schaden.Produktbestand (ID) Code der ID

Schaden.Regulierungsart Eigen- oder Fremdregulierung

Schaden.Schaden (ID) Code der ID

Schaden.Schadennummer Schadensnummer wie vom Versicherungsunternehmen mitgeteilt.

Schaden.Schadenstag Tag an dem der Schaden verursacht wurde.

Schaden.Schadenstatus Status innerhalb AdWorks aktiv oder inaktiv

Schaden.Schadensumme [€] Gesamtsumme, die sich aus den Zahlungen ergibt.


Schaden.Stadt Ort, in dem der Schaden eingetreten ist.

Schaden.Status Status der Bearbeitung: offen, geschlossen oder abgelehnt

Schaden.Strasse Straße, in der der Schaden eingetreten ist.

Schaden.Uebermittlungsart Weg auf dem der Schaden gemeldet wurde: persönlich, Fax, Telefon, E-Mail

Schaden.Ursache Schadensursache, z.B. Haftpflicht, Feuer, Unfall

Schaden.Zahlungen [€] Zahlungen, die zur Schadensregulierung erfolgten

15.6.19 Transaktion - Datenfelder

Name Beschreibung Transaktion.Agio Agio für die Transaktion in %

Transaktion.Anteile Transaktionsanteile

Transaktion.Bearbeitet Bearbeitungsstatus

Transaktion.Buchungstext Textinformation zur Transaktion

Transaktion.Datum Ausführungsdatum der Transaktion

Transaktion.Depotnummer Transaktionen für Depotnummer

Transaktion.Devisenkurs Devisenkurs am Tag der Transaktion

Transaktion.Erstellt am Datum, an dem die Transaktion durchgeführt wurde.

Transaktion.Geschäftsstelle Transaktionen pro Geschäftsstelle

Transaktion.Geändert am Datum: Letzte Änderung der Transaktion

Transaktion.Kunde (ID) Code der ID

Transaktion.Produktgeber (ID) Code der ID

Transaktion.Stammdepotnummer Transaktion zu einer Stammdepotnummer

Transaktion.Transaktion (ID) Code der ID

Transaktion.Typ Transaktionstyp, z. B. Wiederanlage, Gebühr, Kauf, Verkauf

Transaktion.Umsatz Bruttoumsatz der Transaktion

Transaktion.Umsatz (Netto) Nettoumsatz der Transaktion

Transaktion.Unterdepotnummer Transaktion zu einer Unterdepotnummer

Transaktion.Wertpapier (ID) Code der ID

Transaktion.Währung Währung in der Transaktion durchgeführt wurde.


15.6.20 Vertragsperson - Datenfelder

Name Beschreibung Vertragsperson.Anzeigename Anzeigename der Vertragsperson in Vertragslisten, Bsp.

"Nachname, Vorname"

Vertragsperson.Geburtsdatum Geburtsdatum der Vertragsperson

Vertragsperson.Name Nachname der Vertragsperson

Vertragsperson.Vorname Vorname der Vertragsperson

15.6.21 Verträge - Datenfelder

Name Beschreibung Verträge.Aktueller Wert Aktueller Wert der Anlage aus dem Vertrag

Verträge.Anteile / Einheiten Anteile / Einheiten zu bestimmten Vertragstypen, z.B. Sonstige - Anlagen

Verträge.Antragsdatum Datum an dem der Antrag gestellt wurde.

Verträge.Anzeigename Angezeigter Name wie vom Berater vergeben.

Verträge.Auszahlung Auszahlungsbetrag in Verträgen

Verträge.Baujahr Baujahr einer Immobilie

Verträge.Beitragszahldauer Beitragszahldauer eines Vertrags

Verträge.Beschreibung Beschreibungstext zum Vertrag (Freitext)

Verträge.Besitzer Vertrag ist Berater zugeordnet? Eigener Vertrag oder Fremdvertrag

Verträge.Bruttobeitrag Der Wert wird vom Berater eingetragen. Bruttobeitrag inkl. Steuern, den der Kunde pro Zahlungsintervall bezahlt.

Verträge.Effektivzins -

Verträge.Einmalzahlung Höhe der Einmalzahlung in €

Verträge.Erstellt am Datum, an dem der Vertrag erstellt wurde.

Verträge.Geschäftsstelle Verträge pro Geschäftsstelle

Verträge.Geändert am Datum: Letzte Änderung eines Vertrags

Verträge.Immobilientyp z. B. Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus

Verträge.Jahresbrutto Der Wert wird vom Berater eingetragen. Jahresbeitrag berechnet aus dem Bruttobeitrag.

Verträge.Jahresnetto -

Verträge.Kreditart Fd oder Ad


Name Beschreibung Verträge.Kunde (ID) Code der ID

Verträge.Laufzeit Vertragslaufzeit

Verträge.Leistungsdauer Vertragslaufzeit in Monaten

Verträge.Mieteinnahmen Mieteinnahmen in Verträgen

Verträge.Mitarbeiter (ID) Code der ID

Verträge.Monatsrente Monatsrente in Verträgen

Verträge.Policierung Datum der Policierung

Verträge.Pool Pool über den der Vertrag abgeschlossen wurde.

Verträge.Produktbestand (ID) Code der ID

Verträge.Produktgeber Zum Vertrag zugeordneter Produktgeber

Verträge.Status Status eines Versicherungsvertrags: Antrag, beitragsfrei, gekündigt, lebend, ruhend, storniert, Änderung

Verträge.Steuersatz Zugrunde gelegter Steuersatz in einem Vertrag

Verträge.Tarif Beim Kunden hinterlegter Steuersatz

Verträge.Tilgung Tilgung in %

Verträge.Typ Typ dem der Vertrag zugeordnet ist, z.B. Immobilien, Versicherung, Haftpflicht, fremdvermietet

Verträge.Vertragsbeginn Datum: Laufzeitbeginn

Verträge.Vertragsende Datum: Laufzeitende

Verträge.Vertragsnummer Vertragsnummer

Verträge.Vertragsstatus Status des Vertrags in AdWorks: aktiv oder inaktiv

Verträge.Vertragssumme Vertragssumme

Verträge.Vorjahresendwert Jahresendwert des vorangegangenen Jahres

Verträge.Währung Währung in der Vertrag abgerechnet wird.

Verträge.Zahlungsbetrag Zahlungsbetrag für einen Vertrag

Verträge.Zahlweise Zahlweise für einen Vertrag

Verträge.Zinsfestschreibung Zinsfestschreibung für einen Vertrag zu einem Datum

Verträge.Zinssatz Vertraglich vereinbarter Zinssatz


15.6.22 Wertpapier - Datenfelder

Name Beschreibung Wertpapier.Agio Wertpapierart, z. B. Aktie, Fonds, Optionsschein

Wertpapier.Art Assetklasse, der das Wertpapier zugeordnet ist.

Wertpapier.Assetklasse -

Wertpapier.Cupon betrifft Anleihen

Wertpapier.Datenlieferant Kurswert bei einem bestimmten Datum

Wertpapier.Datum Stückpreis Datum, an dem das Wertpapier in AdWorks angelegt wurde.

Wertpapier.ETF Wertpapier ist ein Exchange-traded-fund ja / nein

Wertpapier.Erstellt am ausgeschüttet oder thesaurierend

Wertpapier.Ertragsverwendung Datum: Letzte Änderung des Wertpapiers

Wertpapier.Fälligkeit Fälligkeit der Anleihe

Wertpapier.Geändert am ISIN des Wertpapiers

Wertpapier.ISIN Wertpapierkategorie: z. B. Themenorientiert, Kurzläufer, Standardwerte

Wertpapier.Kaptialanlagegesellschaft (ID) Code der ID

Wertpapier.Kategorie -

Wertpapier.Manuelle Pflege ja oder nein

Wertpapier.Name Wertpapiername

Wertpapier.Perform. p.a. 1 Jahr Die jährliche Performance des Wertpapiers im ersten Jahr.

Wertpapier.Perform. p.a. 3 Jahre Die jährliche Performance des Wertpapiers nach 3 Jahren.

Wertpapier.Perform. p.a. 5 Jahre Die jährliche Performance des Wertpapiers nach 5 Jahren.

Wertpapier.Region Regionaler Bezug, z. B. Asien, Europa, USA

Wertpapier.Region Detail Weitere Details zur Region, z. B. Türke, Österreich, Osteuropa

Wertpapier.Risikoanteil -

Wertpapier.Risikoklasse -

Wertpapier.SRRI -

Wertpapier.Stand Datum der letzten Aktualisierung der Stammdaten eines Wertpapiers

Wertpapier.Stand KID Datum der letzten Aktualisierung des KID KID = Key Investor Information Document bzw. vereinfachter Verkaufsprospekt

Wertpapier.Status Aktueller Status Wertpapier: aktiv oder inaktiv

Wertpapier.Stückpreis Fondswährung Kurswert

Wertpapier.Topfonds Gehört das Wertpapier zu den Topfonds? Ja oder nein

Wertpapier.Typ Wertpapiertyp, z. B. Aktien, Indexfonds, Mischfonds

Wertpapier.WKN WKN des Wertpapiers


Name Beschreibung Wertpapier.Wertpapier (ID) Code der ID

Wertpapier.Währung Währung, in der Wertpapier gehandelt wird.

Wertpapier.Währung Stückpreis Währung, die für den Stückpreis hinterlegt ist.

Wertpapier.Zugeordnet Ist das Wertpapier einer Assetklasse zugeordnet? Ja oder nein


16 Marketinglisten

Mit Marketinglisten organisieren Sie den Massenversand von Informationen, Marketingunterlagen, Newslettern und vielem mehr. In AdWorks legen Sie dafür statische und dynamische Listen an. Wie Sie Marketinglisten einrichten und verwenden erfahren Sie in diesem Kapitel.

In diesem Kapitel Grundlagen Marketinglisten ........................................................................................................ 302 Statische Marketingliste .............................................................................................................. 304 Dynamische Marketingliste ......................................................................................................... 307 Marketinglisten freigeben ........................................................................................................... 315 Verwendung von Marketinglisten ............................................................................................... 315


16.1 Grundlagen Marketinglisten

Mit Marketinglisten organisieren Sie spezielle Aktionen und senden regelmäßig Informationen an ausgewählte Kunden. Es stehen zwei Listenarten zur Verfügung:

Statische Marketinglisten Kunden sind der Marketingliste direkt zugeordnet.

Dynamische Marketinglisten Kunden werden über die Filtereinstellungen der Marketingliste zugeordnet. Sie möchten beispielsweise allen Kunden mit Wohnort Frankfurt eine Information zukommen lassen.

16.1.1 Marketingliste vorbereiten

Marketinglisten gehören zum Basispaket von AdWorks. Damit Sie Marketinglisten effektiv nutzen können, benötigen Sie das Zusatzmodul AdWorks_connect.

Depotanalyse oder Vertragsübersicht drucken oder senden Keine weiteren Zusatzmodule nötig. Die Depotanalyse kann für jede Marketingliste ausgedruckt oder als E-Mail versendet werden.

Serien-E-Mails und Serienbriefe drucken oder senden Zusatzmodul AdWorks_connect abonnieren.

Serien-E-Mail verschlüsselt in Postbox senden Zusatzmodul AdWorks_connect abonnieren sowie Online-Depoteinsicht und Secure Site bestellen.

Serienfax versenden Zusatzmodul AdWorks_connect abonnieren sowie Vertrag für Faxdienst mit der MaTelSo GmbH schließen.

16.1.2 Marketingliste erstellen

Sie können die Funktion neue Marketingliste nur in der Verwaltung aufrufen. Verwaltung Marketinglisten neue Marketingliste


Marketinglisten können Sie beliebig zusammenstellen und benennen.

Folgende Regeln haben sich in der Praxis bewährt:

Erstellen Sie separate Marketinglisten für Brief-, E-Mail- oder Faxversand. Beispiel: Alle Kunden mit E-Mail-Adressen und alle Kunden ohne E-Mail-Adressen

Benennen Sie die Marketinglisten aussagekräftig Beispiel: Kunden Hamburg mit Fonds XY mit E-Mail

Verwenden Sie möglichst dynamische Marketinglisten, dann werden neue Kunden automatisch eingebunden.

Bauen Sie in den Filter immer auch eine Kontrolle zur Versandart ein, um Fehler im Versand zu vermeiden. Beispiel: Keine E-Mail-Adresse oder keine Faxnummer vorhanden.

Prüfen Sie in statischen Listen vorab, ob die Versanddaten wie Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Postboxaktivierung hinterlegt sind.


16.1.4 Kurzanleitung Marketinglisten

Dynamische Liste

1 Dynamische Marketingliste erstellen.

2 Filter für Zielgruppe und Versandart einrichten.

3 Evtl. Dokumente oder Aktivitäten dafür einstellen.

4 Marketingaktion durchführen.

Statische Liste

1 Statische Marketingliste erstellen.

2 Kunden zur Marketingliste zuordnen.

3 Evtl. Dokumente oder Aktivitäten dafür einstellen.

4 Marketingaktion durchführen.


16.2 Statische Marketingliste

Eine statische Marketingliste stellen Sie nach Ihren individuellen Kriterien zusammen. Sie erstellen sich zum Beispiel eine Liste der Kunden, denen Sie eine besondere Information zukommen lassen möchten. Oder Sie erstellen eine Liste aller Kunden, mit denen Sie per Du sind. Auch für den regelmäßigen Newsletterversand ist eine statische Liste geeignet, da sie hier Kunden, die keinen Newsletter möchten, entfernen können.

Wichtig: Bei einer statischen Marketingliste aktualisieren Sie die Liste selbst und ergänzen oder entfernen Kunden, falls die Kriterien nicht mehr erfüllt sind.

16.2.1 Neue statische Marketingliste erstellen

Sie können eine statische Marketingliste anlegen und damit einer bestimmten Kundengruppe regelmäßig Informationen schicken.

Wichtig: Möchten Sie beim Versand und Ausdruck nur aktive Kunden und Interessenten berücksichtigen, sollte die Checkbox Mitglieder (nur aktive) im Register Liste aktiviert sein.


2 Klicken Sie auf die Schaltfläche neue Marketingliste. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

3 Wählen Sie als Listenart Statisch.

4 Geben Sie der Liste im Feld Name eine aussagekräftige Benennung.

5 Speichern Sie die Marketingliste. Jetzt können Sie Kunden, Aktivitäten und Dokumente zu der Marketingliste zuordnen.

6 Klicken Sie auf Kunden.

7 Fügen Sie Kunden zur Marketingliste hinzu.

8 Speichern Sie die Marketingliste.

16.2.2 Einzelne Kunden einer Marketingliste zuordnen

Statischen Marketinglisten werden Kunden zugeordnet. Sie können einzelne Kunden aber auch ganze Kundenlisten zuordnen. Wie Sie einzelne Kunden zuordnen, erfahren Sie hier.

Beispiel: Sie möchten einer bestehenden statischen Marketingliste einen Kunden hinzufügen. Voraussetzung: Eine statische Marketingliste ist geöffnet.

1 Klicken Sie auf Kunden.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunden hinzufügen. Das Fenster Kunden wählen wird angezeigt.

3 Zeigen Sie mithilfe der Suche eine Kundenliste an.

4 Markieren Sie einen Kunden. Hinweis: Sie können immer nur einen Kunden auswählen.

5 Klicken Sie auf Ok. Der Kunde ist der Marketingliste zugeordnet.

6 Wiederholen Sie die Punkte 2 bis 4, bis Sie alle gewünschten Kunden in der Liste haben.



16.2.3 Mehrere Kunden einer Marketingliste zuordnen

Sobald eine Kundenliste angezeigt wird, können Sie mehrere Kunden markieren und einer Marketingliste zuordnen.

Beispiel: Sie haben eine statische Marketingliste für Ihren E-Mail-Newsletter erstellt. Sie wollen nun alle Kunden hinzufügen, die ein Potential "sehr hoch" haben.

1 Wählen Sie unter Arbeitsplatz Kunden. Die Kundenliste wird angezeigt.

2 Aktivieren Sie mit Spalte wählen die Spalte Potential.

3 Öffnen Sie die Detailsuche.

4 Wählen Sie als Typ den Eintrag Kunde aus.

5 Starten Sie die Suche mit der Lupe. Die Kunden werden aufgelistet.

6 Sortieren Sie die Spalte Potential. Alle Kunden mit Potential "sehr hoch" werden untereinander dargestellt.

7 Markieren Sie die Kunden mit Potential "sehr hoch". Hinweis: Mit der Umschalttaste markieren Sie mehrere fortlaufende Einträge. Mit der Taste strg wählen Sie einzelne Kunden.

8 Klicken Sie auf Kunden zu einer Marketingliste hinzufügen. Ein Fenster mit allen statischen Marketinglisten wird angezeigt.

9 Wählen Sie die Marketingliste aus. Sie erhalten die Rückmeldung, dass die Kunden in der Marketingliste gespeichert sind.

16.2.4 Kundenlisten auf fehlende Kontaktdaten prüfen

Damit beim Versand per E-Mail, Fax oder in die Postbox keine Fehler auftreten, sollten Sie die Kontaktdaten bei statischen Marketinglisten vorab auf fehlende Kontaktdaten prüfen.

Beispiel: Sie möchten in einer statischen Marketingliste alle Kunden und ehemaligen Kunden finden, die keine E-Mail-Adresse haben und bei denen keine Postbox aktiviert ist.

1 Eine statische Marketingliste ist angezeigt.

2 Aktivieren Sie Kunde und Ehemaliger Kunde.

3 Öffnen Sie die Erweiterte Suche.

4 Setzen Sie die folgenden Filterfelder.

5 Ändern Sie die Verknüpfung auf oder.


6 Klicken Sie auf die Lupe, die angezeigte Kundenliste enthält nur noch die Kunden ohne E-Mail-Adresse oder ohne Online-Depoteinsicht.

Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten:

Kunden markieren und mit Kunden entfernen, den Kunden aus der Marketingliste löschen.

Kunde direkt in der Liste aufrufen und die Daten im Register Kontakt oder Depotanalyse ergänzen.


16.3 Dynamische Marketingliste

Zur Erstellung einer dynamischen Marketingliste nutzen Sie die Filtermöglichkeiten von AdWorks und wählen eine Zielgruppe nach speziellen Kriterien aus Ihrem Kundenstamm aus. Damit können Sie zielgruppenspezifische Marketingaktionen durchführen.

Eine dynamische Marketingliste wird automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten. Kunden, die nicht mehr den Kriterien oder wieder den Kriterien der Liste entsprechen, werden automatisch hinzugefügt oder entfernt.

16.3.1 Neue dynamische Marketingliste erstellen

Sie können eine dynamische Marketingliste anlegen und damit einer bestimmten Kundengruppe regelmäßig Informationen schicken.

Beispiel: Sie benötigen eine Marketingliste mit allen Ihren Frankfurter Kunden.


2 Klicken Sie auf die Schaltfläche neue Marketingliste. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

3 Wählen Sie als Listenart Dynamisch.

4 Geben Sie der Liste im Feld Name eine aussagekräftige Benennung.

5 Wechseln Sie in das Register Filter.

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld hinzufügen. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

7 Wählen Sie das Feld Kunde.Stadt.

8 Wählen Sie den Vergleichsoperator Enthält und geben Sie Frankfurt in das Feld ein.


16.3.2 Filtereinstellung

Damit Sie mit den Filtern der Marketinglisten effektiv arbeiten können, werden in diesem Kapitel die Arbeitsweisen erklärt und an typischen Beispielen deren Anwendung gezeigt.

Operatoren

AdWorks verwendet zwei Arten von Operatoren.

Boolesche Operatoren Gibt es zwei und mehr Filterfelder, werden diese standardmäßig mit dem booleschen Operator UND verknüpft. Alternativ steht die Verknüpfung mit ODER zur Verfügung. Optisch werden die Filterfelder mit einer geschweiften Klammer zusammengehalten. Davor steht dann die Art der Verknüpfung.

Vergleichsoperatoren Innerhalb eines Filterfeldes werden nur Vergleichsoperatoren verwendet. AdWorks bietet nur solche Vergleichsoperatoren an, die zu den ausgewählten Daten passen. Vergleichsoperatoren sind beispielsweise "Enthält", "Beginnt mit", "Gleich" aber auch "Größer als" und "Kleiner als".


Auswirkung von Untergruppen in Filtern

Ein Filter kann sich aus mehreren Filterfeldern und Untergruppen zusammensetzen. Eine Untergruppe fasst Filterfelder über einen booleschen Operator zusammen und wirkt in der übergeordneten Klammer wie ein eigenständiges Filterfeld.

Beispiel 1: Mit der folgenden Filtereinstellung erhalten Sie eine Liste, in der die beiden ausgewählten Kapitalanlagegesellschaften enthalten sind, egal wie hoch der Bestandsanteil ist. Zusätzlich werden alle übrigen Kapitalanlagegesellschaften aufgelistet, deren Anteile zwischen 12 und 120 liegen. Hier sind die beiden Filterfelder der KAGs und die Untergruppe über eine ODER-Verknüpfung verbunden.

Beispiel 2: Mit folgender Filtereinstellung erhalten Sie ein Liste, in der nur die beiden ausgewählten Kapitalanlagegesellschaften enthalten sind, wenn deren Anteile zwischen 8 und 120 liegen. Hier sind die beiden Untergruppen über eine UND-Verknüpfung verbunden.

Mehrere Werte auswählen

Für manche Filterfelder können Sie auch mehrere Werte gleichzeitig eintragen und benötigen kein zusätzliches Filterfeld. Sobald AdWorks Ihnen ein Pulldown-Menü zur Werteauswahl anzeigt, können Sie mehrere Werte auswählen. Die Werte werden mit ODER verknüpft und als Werteauswahl angezeigt.

Beispiel: Sie möchten in einer Wertpapierliste nur die Assetklassen Aktien China und Aktien Indien anzeigen.


2 Erstellen Sie ein neues Filterfeld für "Wertpapier.Assetklasse".

3 Klicken Sie auf die Funktion Werte auswählen. Ein Pulldown-Menü mit den Assetklassen wird angezeigt.

4 Wählen Sie "Aktien China" und "Aktien Indien" mit einem Klick aus. Die Pins werden blau angezeigt.


5 Klicken Sie neben das Pulldown-Menü. Es wird geschlossen, die Werte sind als ODER Verknüpfung eingetragen.

Verknüpfung ändern

Fügen Sie mehrere Filterfelder ein, werden diese als UND Verknüpfung erstellt. Sie können die Verknüpfung jederzeit in eine ODER Verknüpfung ändern. Sie können auch einzelne Filterfelder verknüpfen.

Powertipp: Sobald Sie mindestens zwei Filterfelder markiert haben, können Sie ihnen eine Verknüpfung zuweisen.

Verknüpfung einer Gruppe ändern

Beispiel: Sie möchten die Verknüpfung der Hauptgruppe von UND auf ODER ändern.

1 Fahren Sie mit der Maus vor die geschweifte Klammer. Das Symbol UND-Verknüpfung wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf das Symbol. Ein Pulldown-Menü wird angezeigt.

3 Wählen Sie Verknüpfung ändern. Das Symbol ODER Verknüpfung wird angezeigt.

Verknüpfung einzelner Filterfelder ändern

Beispiel: Sie möchten zwei Filterfelder mit ODER verknüpfen.

1 Markieren Sie die gewünschten Filterfelder.

Powertipp: Mit der strg-Taste markieren Sie Filterfelder, die nicht zusammenliegen. Mit gedrückter Umschalttaste markieren Sie Felder, die nebeneinander liegen.

2 Wählen Sie oben rechts das Symbol ODER Verknüpfung. Die ausgewählten Filterfelder werden als Untergruppe zusammengefasst und mit ODER verknüpft.


Filterfelder verschieben

Mit der Maus verschieben Sie einzelne und mehrere Felder sowie ganze Untergruppen.

1 Markieren Sie das Feld und ziehen es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Eine rote Hilfslinie zeigt Ihnen die Einfügeposition.

2 Lassen Sie die Maustaste los. Das Filterfeld ist an der neuen Position eingefügt.

Powertipp: Sie möchten die Felder einer Untergruppe in die darüberliegende Gruppe einfügen. Lösen Sie die Untergruppe auf, damit werden die Filterfelder in die darüberliegende Gruppe eingereiht.

Filterfeld löschen

Sie können einzelne oder mehrere Filterfelder löschen.

Wichtig: Löschen Sie ein Filterfeld unter das eine Untergruppe angeordnet ist, wird die Untergruppe an das darüberliegende Filterfeld angebunden.

Einzelne Filterfelder löschen


2 Klicken Sie in die Filterfeldzeile. Das Filterfeld wird markiert.

3 Klicken Sie auf die Funktion Feld löschen. Die Filterfelder werden ohne Rückfrage entfernt.

Vorsicht: Alle markierten Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht.

Alle Filterfelder löschen

Sie möchten alle Filterfelder einer Liste löschen.

Beispiel: Sie haben eine Liste mit Filtereinstellung kopiert und möchten nun alle Filtereinstellung löschen.


2 Klicken Sie auf die Funktion Alle markieren. Alle Filterfelder sind hinterlegt.

3 Klicken Sie auf die Funktion Feld löschen. Die Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht.

Vorsicht: Alle markierten Filterfelder werden ohne Rückfrage gelöscht, wenn Sie die Funktion Feld löschen auswählen.


Untergruppe erstellen

Mit AdWorks können Sie komplexe Filter erstellen und dafür Untergruppen bilden.



3 Wählen Sie Untergruppe hinzufügen. Ein leere Untergruppe wird unter dem letzten Filterfeld der Hauptgruppe eingefügt.

4 Erstellen Sie unterhalb der Untergruppe die gewünschten Filterfelder. Die Filterfelder werden mit ODER verknüpft, Sie können die Verknüpfung ändern.

Gruppen auflösen

Filterfelder werden in Gruppen zusammengefasst. Die geschweifte Klammer umschließt die Gruppe und davor sehen Sie den booleschen Operator. Gruppen können Sie auflösen und damit die Filterfelder in die darüber liegende Gruppe einreihen.



3 Wählen Sie Gruppe auflösen. Die Filterfelder der Untergruppe werden der darüberliegenden Gruppe zugeordnet.


Gruppe löschen

Filterfelder werden in Gruppen zusammengefasst. Die geschweifte Klammer umschließt die Gruppe und davor sehen Sie den booleschen Operator. Bis auf die Hauptgruppe können Sie alle Gruppen komplett löschen.

1 Fahren Sie mit der Maus vor die geschweifte Klammer der Gruppe. Das entsprechende Verknüpfungssymbol wird angezeigt.


3 Wählen Sie Gruppe löschen. Die Gruppe mit allen Filterfeldern wird ohne Rückfrage gelöscht.

Filter für Versandarten optimieren

Marketinglisten können für verschiedene Versandarten erzeugt werden. Welche Versandarten zur Verfügung stehen, ist abhängig davon, welche Module und Dienstleistungen Sie abonniert haben.

Wichtig: Möchten Sie sensible Daten wie die Depotanalysen und Gesundheitscheck per E-Mail versenden, verwenden Sie aus Sicherheitsgründen die Postbox. Nur damit werden die Daten verschlüsselt in die Postbox des Kunden übertragen.

Folgende Filtereinstellungen optimieren Ihre Filter für eine Versandart und wählen nur die aktiven Kunden aus. Sie beugen damit Fehlermeldungen vor, die beispielsweise durch fehlende E-Mail-Adressen oder Faxnummern entstehen können.

Alle aktiven Kunden mit E-Mail-Adresse Voraussetzung: Der Seriendruck der Depotanalyse und der Vertragsübersicht als E-Mail-Versand ist ohne Zusatzmodul möglich. Für Serien-E-Mails anderer Informationen ist AdWorks_connect nötig.

Alle aktiven Kunden ohne E-Mail-Adresse Voraussetzung: Der Seriendruck der Depotanalyse und der Vertragsübersicht ist ohne Zusatzmodul möglich. Für Serienbriefe ist AdWorks_connect nötig.


Alle aktiven Kunden mit Online-Depoteinsicht Voraussetzung: Für den Seriendruck der Depotanalyse und der Vertragsübersicht mit Versand in die Postbox ist die Online-Depoteinsicht und Secure Site nötig. Für den E-Mail-Versand anderer Informationen in die Postbox wird AdWorks_connect, Online-Depoteinsicht und Secure Site nötig.

Alle aktiven Kunden ohne Online-Depoteinsicht mit E-Mail-Adresse Voraussetzung: Der Seriendruck der Depotanalyse und der Vertragsübersicht ist ohne Zusatzmodul möglich. Für den E-Mail-Versand anderer Informationen ist AdWorks_connect nötig.

Alle aktiven Kunden mit Faxnummer Voraussetzung: Dazu werden AdWorks_connect und der Faxdienst benötigt.

Alle aktiven Kunden ohne Faxnummer

Voraussetzung: Der Seriendruck der Depotanalyse und der Vertragsübersicht ist ohne Zusatzmodul möglich. Für den E-Mail-Versand und die Brieferstellung ist AdWorks_connect nötig.

Filterbeispiel: Kunden mit bestimmten Produkt mit dem Wohnort Hamburg

Beispiel: Sie möchten über die Chancen und Risken von Immobilienfonds informieren und bereiten eine Roadshow in Hamburg vor. Dazu möchten Sie Kunden aus Hamburg einladen, die in einen Immobilienfonds investiert haben.

So stellen Sie den Filter ein:


Filterbeispiel: Kunden, die im ersten Quartal 60 Jahre alt werden

Beispiel: Sie wollen einen Infobrief zu einem speziellen Reiseschutz für Personen ab 60 Jahre versenden. Dafür wollen Sie im Dezember alle Kunden anschreiben, die im ersten Quartal eines Jahres 60 werden.

So stellen Sie den Filter dafür ein:

Filterbeispiel: Alle Kunden mit einem Depot, die auch eine Postbox haben

Beispiel: Sie wollen allen Kunden mit Postbox einen Depotauszug senden.

So stellen Sie den Filter dafür ein:

Hinweis: Sie benötigen eine Lizenz zur Nutzung der Online-Depoteinsicht inklusive dem Zusatzmodul Secure Site der Open Circle GmbH.


16.4 Marketinglisten freigeben

Sie haben eine eigene Marketingliste erstellt und wollen die Liste anderen Mitarbeitern der Geschäftsstelle und Filialen zur Verfügung stellen.


Regeln für die Freigabe von Marketinglisten:

Freigegebene Marketinglisten können nur in der Geschäftsstelle geändert werden, in der sie erstellt wurden.

Freigegebene Marketinglisten werden in der Listenansicht speziell gekennzeichnet. F: Die Marketingliste wurde von einem Mitarbeiter Ihrer Geschäftsstelle freigegeben und kann von Ihnen geändert werden. O: Die Marketingliste wurde von der übergeordneten Geschäftsstelle freigegeben und kann nur dort geändert werden.

In statischen Marketinglisten sieht jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Kunden.

In dynamischen Marketinglisten werden nur die eigenen Kunden herausgefiltert.

Sie geben eine Marketingliste wie folgt frei:

1 Öffnen Sie die Marketingliste, die Sie freigeben wollen.

2 Wechseln Sie in das Register Marketingliste.

3 Aktivieren Sie die Checkbox Freigabe für Organisation.

4 Speichern und schließen Sie die Marketingliste. In der Listenauswahl wird die freigegebene Marketingliste mit einem F gekennzeichnet.

16.5 Verwendung von Marketinglisten

Marketinglisten können für verschiedene Versandarten erzeugt werden. Welche Versandarten zur Verfügung stehen, ist abhängig davon, welche Module und Dienstleistungen Sie abonniert haben.

Empfehlung: Aufgrund von Datensicherheit sollten Sie sensible Unterlagen wie die Depotanalyse oder den Gesundheitscheck nicht über den normalen E-Mail-Versand schicken, sondern über die Postbox.

Achten Sie vor allem bei dynamischen Marketinglisten darauf, dass Sie für die Versandart optimierte Marketinglisten verwenden. So vermeiden Sie spätere Fehlersuche, weil beispielsweise ein Teil der Kunden keine E-Mail-Adresse hat.


16.5.1 Genereller Ablauf

Haben Sie eine Marketingliste erstellt, können Sie Marketingaktionen damit durchführen. Der Standardablauf sieht wie folgt aus:

1 Sie starten den Versand oder Ausdruck.

2 Sie erstellen den Text für das Anschreiben.

3 Sie fügen Anhänge hinzu.

4 Sie senden den Auftrag ab.

5 Falls gewünscht, erzeugen Sie direkt einen Termin für die Wiedervorlage.

6 AdWorks erzeugt für jeden zugeordneten Kunden ein Dokument.

7 AdWorks versendet die Dokumente an den jeweiligen Kunden.

8 AdWorks erzeugt eine Systemaktivität und ordnet sie unter Aktivitäten der Marketingliste ein. Darin enthalten sind Informationen zum Auftrag: z. B. Anzahl fehlender E-Mail-Adressen, Anzahl der erzeugten Dokumente

9 AdWorks stellt alle versendeten Dokumente bei der Marketingliste unter Dokumente ein.

10 Sie prüfen die Systemaktivität auf Fehlermeldungen.

16.5.2 Aktivität auf Fehler prüfen

Versenden Sie E-Mails oder drucken Briefe, erzeugt AdWorks immer eine Systemaktivität. Darin finden Sie Meldungen über den Versand oder Ausdruck. Beim E-Mail-Versand und dem Versand in die Postbox erhalten Sie u.a. folgende Informationen:

Wie viele E-Mails konnten aufgrund fehlender E-Mail-Adressen nicht erzeugt werden.

Wie viele E-Mails konnten nicht in die Postbox gelegt werden.

Wie viele Dokumente wurden erzeugt.

Powertipp: Legen Sie Filter für dynamische Marketinglisten immer so an, dass die Versandart berücksichtigt wird. 1 Zeigen Sie die Marketingliste an.

2 Klicken Sie auf Aktivitäten. Alle Systemaktivitäten zur Marketingliste werden angezeigt.

3 Öffnen Sie die Aktivität und prüfen Sie, ob Fehler beim Versand entstanden sind.


16.5.3 Dokumentation Marketingaktivität

Sobald Sie eine E-Mail, ein Fax oder Brief mit der Marketingliste erzeugen, wird für jeden Kunden der Marketingliste ein PDF-Dokument erstellt. Fehlt für einen Kunden beispielsweise die E-Mail-Adresse beim E-Mail-Versand, wird kein Dokument erzeugt.

Die erzeugten PDFs werden mehreren Stellen zugeordnet:

Der Marketingliste, für die sie erzeugt wurde.

Der Systemaktivität, die beim Versand erzeugt wurde.

Dem Kunden, an den das Dokument geschickt wurde.

Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, was Sie wem, wann zugeschickt haben.

16.5.4 Newsletter als E-Mail versenden

Sie möchten Ihre Kunden immer wieder über Neuigkeiten informieren und dafür einen Newsletter per E-Mail versenden. Dafür eignet sich eine statische Marketingliste, der alle Kunden zugeordnet sind, die den Newsletter halten möchten.

Voraussetzung: Eine statische Marketingliste mit den Kunden, die einen regelmäßigen Newsletter erhalten wollen, ist erstellt. Für die Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

1 In den Arbeitsbereich Verwaltung Marketinglisten wechseln.

2 Öffnen Sie die Marketingliste.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail senden. Ein neues Fenster wird geöffnet.

4 Geben Sie den Betreff ein und verfassen Sie den Text des Newsletters. Powertipp: Sie können auch Hyperlinks einfügen und so auf Beiträge in Ihre Internetseite verweisen.

5 Klicken Sie auf Senden um den Newsletter zu versenden.

Hinweis: Sie können auch Berichte anhängen , ein Dokument aus AdWorks anhängen oder

ein Dokument von Ihrem Rechner anhängen.

16.5.5 Depotanalyse in Postbox versenden

Die Depotanalyse kann sicher über die Postbox versendet werden. Sie können dafür Marketinglisten verwenden.

Beispiel: Sie möchten die Depotanalyse als E-Mail über eine Marketingliste versenden. Die Kunden sollen die Depotanalyse in die Postbox bekommen.

Voraussetzung: Die Online-Depoteinsicht und SecureSite sind abonniert. Die Online-Depoteinsicht für die Kunden ist eingerichtet.

1 Öffnen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Marketinglisten eine Marketingliste.

2 Klicken Sie auf die Funktion E-Mails senden . Das Fenster E-Mail senden an Marketingliste wird angezeigt.

3 Aktivieren Sie sicher via Postbox der Online-Depoteinsicht senden.


5 Geben Sie Text für die E-Mail Text ein.


6 Wählen Sie Depotanalyse anhängen . Das Fenster Depotanalyse anhängen wird angezeigt.

7 Stellen Sie die Optionen ein.

8 Wählen Sie im Register Erweitert die Informationen aus, die im Anhang mit versendet werden sollen.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen. Das Fenster mit der E-Mail wird wieder angezeigt.

10 Wählen Sie die Schaltfläche Senden. Ein Fenster wird angzeigt.

11 Erstellen Sie im Register Optionen die Aktivität und weitere Versandoptionen ein.

12 Ändern Sie im Register Benachrichtigung den Text für die Benachrichtigung der Kunden.

13 Klicken Sie auf Senden. Die Depotanalyse und der Text der E-Mail werden in die Postbox eingestellt. Jeder Kunde erhält die Benachrichtigung an seine E-Mail-Adressen.

Hinweis - fehlerhafter Versand: Konnten E-Mails nicht ins Postfach gelegt werden, erhalten Sie eine Rückmeldung. Prüfen Sie in der Kundenliste, ob die E-Mail-Adresse eingetragen und die Online-Depoteinsicht beim Kunden aktiviert ist. Zeigen Sie dazu unter Marketingliste Kunden noch die Spalte E-Mail an.


16.5.6 Brief mit Marketingliste erstellen

Sie können mit Marketinglisten auch Serienbriefe erstellen und Kunden ohne E-Mail-Adressen per Post anschreiben.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks_connect abonniert und das Briefpapier ist in AdWorks eingerichtet.

Beispiel: Sie haben eine dynamische Marketingliste von Kunden ohne E-Mail-Adresse, die einen bestimmten Fonds haben. Diesen Kunden wollen Sie den aktuellen Halbjahresbericht per Brief schicken. Die Halbjahresberichte der Gesellschaften sind in AdWorks eingepflegt. 1 Zeigen Sie die Marketingliste an.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Briefe erstellen.

3 Erfassen Sie den Text für das Anschreiben.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang auswählen. Das Fenster Anhang wählen wird angezeigt.

5 Klicken Sie auf Information.

6 Öffnen Sie die Detailsuche.

7 Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü Ordner Verkaufsprospekte und Rechenschaftsberichte.

8 Geben Sie im Feld Besitzer den Fondsname ein.

9 Starten Sie die Suche mit der Lupe. Die Verkaufsprospekte und Rechenschaftsberichte des Fonds werden aufgelistet. Powertipp: Möchten Sie sich das Dokument ansehen, fahren Sie mit dem Mauszeiger in die

Spalte Information und klicken auf die Funktion Zeige Datei.

10 Doppelklicken Sie auf den Halbjahresbericht. Der Bericht wird als Anhang in den Brief eingetragen.

11 Klicken Sie auf Erstellen. Das Fenster Brief erstellen wird angezeigt, hier können Sie auch einen Wiedervorlagetermin erfassen.


13 Optional können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

14 Klicken Sie auf Erstellen. Sie erhalten eine Rückmeldung, dass die Briefe in der Warteschlange des Druckers stehen.


17 Online-Depoteinsicht und Postbox in AdWorks

Die Online-Depoteinsicht und die Postbox sind kostenpflichtige Services der Open Circle GmbH, die Sie über financeTec AG buchen können. Die Online-Depoteinsicht ist das Basismodul, dazu können Sie noch die Postbox abonnieren.

Online-Depoteinsicht Mit der Online-Depoteinsicht geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit seine Depotdaten im Internet einzusehen. Verwenden Ihre Kunden ein iPhone, können sie außerdem eine App von financeTec AG kaufen und die Online-Depoteinsicht auch dort ansehen.

Postbox (Modul Secure Site) Mit der Postbox ist der verschlüsselte Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Kunden möglich. Das ist vor allem beim Versand sensibler Daten wichtig. Die Postbox ist ebenfalls in der App integriert.

In diesem Kapitel Einrichtung der Online-Depoteinsicht in AdWorks .................................................................. 321 Einsatz der Postbox ...................................................................................................................... 326


17.1 Einrichtung der Online-Depoteinsicht in AdWorks

Sie richten die Online-Depoteinsicht für jeden Kunden separat ein.

17.1.1 Welche Zugangsdaten benötigt der Kunde?

Der Kunde bekommt für Online-Depoteinsicht und die Depoteinsicht-App die gleichen Zugangsdaten.

Geschäftsstelle

E-Mail-Adresse, die für den Zugang eingetragen ist.

Passwort, wie Sie es für den Kunden hinterlegt haben.

URL

17.1.2 Online-Depoteinsicht freigeben

Die Online-Depoteinsicht wird für jeden Kunden separat freigegeben. Neben der Freigabe machen Sie Angaben zur Voreinstellung der Online-Depoteinsicht.

Die Freigabe der Online-Depoteinsicht ist die Voraussetzung für die Nutzung der Depoteinsicht-App. Deshalb müssen Sie für Kunden, die die Depoteinsicht-App nutzen möchten, ebenfalls die Online-Depoteinsicht freischalten.




4 Aktivieren Sie Einsicht. Damit wird die Online-Depoteinsicht freigeschaltet.

5 Vergeben Sie ein Passwort. Powertipp: Als Benutzername wird immer die E-Mail-Adresse des Kunden verwendet. Beachten Sie, jede E-Mail-Adresse können Sie nur für ein Konto verwenden.



Powertipp: Senden Sie das Passwort per SMS.


17.1.3 Online-Depoteinsicht einstellen

Die Online-Depoteinsicht wird für jeden Kunden separat eingestellt. Die Einstellungen wirken sich auch auf die Depoteinsicht-App aus.




4 Stellen Sie die Einstellungen ein.



Folgende Einstellungen können Sie für die Online-Depoteinsicht vornehmen:

Typ Depotbericht mit Rendite Neben der Darstellung des Ist-Zustands sieht der Kunde auch eine grafische Darstellung der Depotentwicklung. Zusätzlich zum Ist-Zustand werden Kennzahlen und die Rendite berechnet. In die Berechnung der Kennzahlen und der Darstellung der Depotentwicklung geht der eingestellte Zeitraum ein. Depotbericht ohne Rendite Neben der Darstellung des Ist-Zustands sieht der Kunde auch eine grafische Darstellung der Depotentwicklung. Zusätzlich zum Ist-Zustand werden Kennzahlen berechnet. In die Berechnung der Kennzahlen und der Darstellung der Depotentwicklung geht der eingestellte Zeitraum ein. Finanzstatus Ist die Voreinstellung für die Online-Depoteinsicht. Damit sieht der Kunde nur den Ist-Zustand seines Depots ohne weitere Kennzahlen. In der Online-Depoteinsicht fehlt dann das Register Entwicklung, auch im Depoteinsicht-App wird der Verlauf der Depotentwicklung nicht angezeigt.

Filter Voraussetzung: Sie haben Filter erstellt und für die Online-Depoteinsicht freigegeben. Stellen Sie hier einen Filter ein, wird dieser Filter in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt.

Gruppierung Stellen Sie hier eine Gruppierung ein, wird diese Gruppierung in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt.

Renditeberechnung Kann kapitalgewichtet oder zeitgewichtet eingestellt werden. Zeitgewichtet ist die Voreinstellung. Die eingestellte Methode wird in der Depotanalyse voreingestellt und für die Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App verwendet.

Beginn Haben Sie Depotbericht mit und ohne Rendite gewählt, stellen Sie hier den Startpunkt für die Berechnung und die Darstellung der Depotentwicklung ein. Damit wird der Zeitraum in der Depotanalyse, der Online-Depoteinsicht und bei der Depoteinsicht-App voreingestellt. Wichtig: Der Kunde kann den Zeitraum in der Online-Depoteinsicht und der


Depoteinsicht-App anders einstellen und vom aktuellen Datum bis zu 2 Jahren in die Vergangenheit blicken. Dafür stehen dem Kunden feste Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

17.1.4 Weitere Depots auswählen

Standardmäßig sieht jeder Kunde sein eigenes Depot in der Online-Depoteinsicht. Sie können zusätzlich die Depots von einzelnen "Beziehungen" des Kunden freigeben. Damit kann Ihr Kunde zum Beispiel das Depot des Ehepartners oder seiner Kinder sehen. Diese Auswahl steht auch in der Depoteinsicht-App zur Verfügung.


2 Wählen Sie Beziehungen aus. Eine Liste mit den Beziehungen des Kunden wird angezeigt.

3 Doppelklicken Sie auf die gewünschte Beziehung. Ein zusätzliches Fenster zur Beziehung wird angezeigt.

4 Stellen Sie die gewünschte Art der Online-Depoteinsicht ein.

5 Speichern Sie die Einstellung. Das Depot der Beziehung steht jetzt in der Online-Depoteinsicht des Kunden zur Verfügung. Hinweis: In der Online-Depoteinsicht kann Ihr Kunde im Register Willkommen mit Kunde wechseln die Depoteinsicht der Beziehung auswählen.


17.1.5 Filter für Online-Depoteinsicht freigeben

Sie können eigene Filter erstellen. Für jeden Filter können Sie festlegen, ob er in der Online-Depoteinsicht auswählbar ist. Die freigegebenen Filter stehen dann auch in der Depoteinsicht-App zur Auswahl.

1 Wählen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz den gewünschten Kunden aus. Das Fenster Übersicht wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Funktion Depotdaten und -filter bearbeiten. Ein zusätzliches Fenster wird geöffnet und Filterpflege ist angezeigt.

3 Doppelklicken Sie auf den gewünschten Filter. Unterhalb des Bereichs Filter bearbeiten werden Einstellmöglichkeiten für den Filter angezeigt.

4 Aktivieren Sie Depoteinsicht sichtbar für Kunde.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Änderung für den Filter wird gespeichert, die Eingabemöglichkeiten werden geschlossen.

Powertipp: Für jeden Kunden können Sie festlegen, mit welchem Filter die Online-Depoteinsicht startet. Wählen Sie dafür im Bearbeitungsfenster der Kunden im Bereich Kunde das Register Depotanalyse aus. Unter Standardwerte Depotanalyse legen Sie den voreingestellten Filter fest.


17.1.6 Vergleichindex in Online-Depoteinsicht anzeigen.

Sie haben für einen Kunden einen Vergleichsindex hinterlegt. Soll der Kunde den Vergleichsindex in seiner Online-Depoteinsicht sehen, stellen Sie das beim Kunden ein.


2 Wechseln Sie bei Kunde zum Register Depotanalyse.

3 Aktivieren Sie bei Drucke Depotanalyse mit Vergleichsindex.

17.1.7 Einstellungen Online-Depoteinsicht prüfen

Haben Sie die Standardwerte und Filter für die Online-Depoteinsicht eines Kunden eingerichtet, können Sie direkt aus AdWorks in die Online-Depoteinsicht des Kunden wechseln und die Einstellungen prüfen.


2 Wählen Sie den Bereich Kunde aus.

3 Wechseln Sie zum Register Depotanalyse.

4 Klicken Sie im Bereich Online-Depoteinsicht für Kunden auf die Schaltfläche Anzeigen. Sie sehen die Online-Depoteinsicht so, wie sie auch Ihr Kunde sieht.

5 Kontrollieren Sie, ob die gewünschten Voreinstellungen und Filter gesetzt sind.


17.2 Einsatz der Postbox

Mit der Postbox versenden Sie E-Mail verschlüsselt. Die Postbox bestellen Sie zusätzlich zur Online-Depoteinsicht der Open Circle GmbH.

17.2.1 Information zur Datensicherheit in der Kundenkommunikation mit AdWorks

Bei der Kundenkommunikation werden häufig sensible Daten ausgetauscht. Das kann der Gesundheitscheck für eine Lebensversicherung oder auch ein Depotbericht sein. Werden solche Dokumente als E-Mail-Anhang versendet, sind die Daten unverschlüsselt und können sogar maschinell ausgelesen werden.

Kombinieren Sie AdWorks mit den kostenpflichtigen Modulen Online-Depoteinsicht und Secure Site der Open Circle GmbH, übermitteln Sie Ihre Daten verschlüsselt und direkt aus AdWorks in die Postbox der Depoteinsicht Ihres Kunden. Powertipp: Auch Ihr Kunde sollte seine Daten über die Postbox an Sie übermitteln und so die sichere und verschlüsselte Datenübertragung nutzen.

17.2.2 Voraussetzung für Postbox

Die Postbox ist das Modul Secure Site der Open Circle GmbH und wird zusätzlich zur Online-Depoteinsicht bestellt.

Damit Ihr Kunde Nachrichten über die Postbox empfangen und versenden kann, müssen Sie Folgendes tun:

Online-Depoteinsicht für den Kunden freischalten.

Zugangsdaten für die Online-Depoteinsicht an Kunden weitergeben.

17.2.3 Verwendung der Postbox

Der Versand in die Postbox ist mit AdWorks so verzahnt, dass Sie diese Option bei jeder Versandaktion auswählen können. Dazu aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Die Nachricht und der Anhang werden in die Postbox des Kunden gelegt. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Information, dass eine neue Nachricht in seiner Postbox liegt. Seine Postbox kann der Kunde in der Online-Depoteinsicht und der App Depoteinsicht einsehen.

Der Versand in die Postbox kann sowohl für einzelne E-Mails an Kunden, bei Marketingliste und Seriendruck aktiviert werden.


17.2.4 Aktivität in die Postbox legen

Jede Aktivität können Sie in die Postbox einstellen. Neben dem Text aus dem Notizfeld werden alle angehängten Dokumente mit in die Postbox des Kunden eingestellt. Legen Sie Aktivitäten zu Vereinbarungen und Beratungsergebnissen in die Postbox des Kunden, kann Ihr Kunde jederzeit die Festlegungen nachvollziehen.

In die Postbox wird Folgendes übertragen:

Betreff der Aktivität wird zum Betreff der Nachricht.

Notiz der Aktivität wird das Anschreiben der Nachricht.

Dokumente der Aktivität werden Anhänge in der Nachricht.

Beispiel: Frau Müller hat einen Haftpflichtschaden bei Ihnen gemeldet. Sie haben ihr den Schadensbericht per E-Mail geschickt und dafür eine Aktivität erzeugt. Sie möchten diese Aktivität auch in die Postbox von Frau Müller einstellen.

Voraussetzung: Sie haben Secure Site der Open Circle GmbH abonniert. Für die Kundin ist die Online-Depoteinsicht eingerichtet.

1 Zeigen Sie die Kundin zur Bearbeitung an.

2 Klicken Sie auf Aktivitäten. Die Aktivitäten der Kundin werden aufgelistet.

3 Zeigen Sie die Aktivität zur Bearbeitung an.

4 Klicken Sie auf Aktivität.

5 Wechseln Sie zum Register Wiedervorlage.

6 Aktivieren Sie anzeigen in Postbox.

7 Speichern Sie die Aktivität. Die Aktivität ist in der Postbox von Frau Müller eingefügt. In der Aktivitätenliste wird die Aktivität mit einem grauen Balken gekennzeichnet.

Listenansicht in AdWorks

Ansicht in der Postbox


18 Online-Depoteinsicht - Anwenderdokumentation

Das Anwenderhandbuch beschreibt die Depoteinsicht und Postbox der Open Circle GmbH für Endkunden. In der Onlinehilfe sind die Texte eingefügt und dienen Ihnen als Information über den Leistungsumfang und die Bedienung der Online-Depoteinsicht und der Postbox.

Sie können das Handbuch an Ihre Kunden als PDF verschicken. Das PDF finden Sie im Support Center der financeTec AG. PDF anzeigen (siehe Seite mit Anleitungen (PDF) anzeigen - http://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/519/17/anwenderdokumentation).

Powertipp: Sie möchten ein Handbuch mit Ihrem Logo in der Kopfzeile? Sprechen Sie den Support der financeTec AG an.

In diesem Kapitel Copyright ........................................................................................................................................ 329 Grundlagen Online-Depoteinsicht .............................................................................................. 330 Verwendung der Online-Depoteinsicht ..................................................................................... 334 Postbox in der Online-Depoteinsicht ......................................................................................... 340

http://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/519/17/anwenderdokumentation

http://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/519/17/anwenderdokumentation


Copyright

Benutzerhandbuch für AdWorks – 12/15. Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt. Dieses Handbuch darf nur mit Genehmigung der financeTec AG in Teilen noch im Ganzen vervielfältigt und/oder übersetzt werden. Die Vervielfältigung darf weder mechanisch noch elektronisch erfolgen. financeTec AG. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen vorbehalten. Die im Handbuch verwendeten Namen sind frei erfunden. Genannte Marken und Warenzeichen können Eigentum von anderen Unternehmen sein. Verfasser Anders & Szeifert (Heidelberg) in Zusammenarbeit mit financeTec AG


18.1 Grundlagen Online-Depoteinsicht

Dieses Kapitel ist der Schnelleinstieg zu den wichtigsten Funktionen und der Oberfläche.

18.1.1 Voraussetzungen

Eine Installation der Online-Depoteinsicht auf Ihrem Rechner ist nicht erforderlich. Die Online-Depoteinsicht wird in Ihrem Browser ausgeführt.

Powertipp: Die Online-Depoteinsicht steht auch als App für das iPhone zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen

Browser: IE 8 oder höher, Google chrome 11 oder höher, Mozilla Firefox 6 oder höher

PDF-Anzeige: zum Beispiel Acrobat Reader

Aktive Internetverbindung: empfohlen DSL 6000

Browsereinstellungen

Javascript zulassen

Cookies erlauben

Mittlere Sicherheitseinstellung ist nötig, vor allem wenn die Anmeldedaten gespeichert werden sollen.

Zugangsdaten

URL für die Online-Depoteinsicht

ggf. Geschäftsstellennummer

E-Mail-Adresse als Benutzername

Passwort

18.1.2 Anmelden

Ihr Berater schaltet die Online-Depoteinsicht für Sie frei und gibt Ihnen Ihre persönlichen Zugangsdaten.

url für die Online-Depoteinsicht

ggf. Geschäftsstelle (fünfstellige Nummer)

E-Mail-Adresse

Passwort

So melden Sie sich für Ihre Online-Depoteinsicht an:

1 Öffnen Sie Ihren Browser.

2 Geben Sie die url ein. Der Anmeldedialog der Online-Depoteinsicht wird angezeigt.

3 Geben Sie die Geschäftsstelle ein.


4 Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

5 Geben Sie das Passwort ein. Hinweis: Das Passwort können Sie nach der Anmeldung ändern.

6 Wählen Sie die Schaltfläche Anmelden.

Hinweis: Aktivieren Sie die Checkbox Anmeldedaten speichern, merkt sich die Online-Depoteinsicht die eingegebene E-Mail-Adresse und die Geschäftsstelle. Sie müssen lediglich das Passwort eingeben. Diese Einstellung sollte Sie zur eigenen Sicherheit nicht bei Laptops verwenden, die Sie unterwegs dabei haben.

18.1.3 Abmelden

Da in der Online-Depoteinsicht sehr persönliche Daten von Ihnen eingestellt sind, sollten Sie sich immer abmelden.

Auf jedem Register finden Sie die Schaltfläche Abmelden.

18.1.4 Passwort ändern

Für die Erstanmeldung bekommen Sie ein Passwort. Sie können dieses Passwort jederzeit ändern. Beachten Sie dabei folgende Regeln:

Mindestens 6 Zeichen sind nötig.

Erlaubte Zeichen: a-z, 0-9, Groß- und Kleinschreibung

Erlaubte Sonderzeichen: + # ! $ % ? sowie Punkt und Komma

Mischen Sie Zeichen und Zahlen.

So ändern Sie Ihr Passwort in der Online-Depoteinsicht.

1 Zeigen Sie das Register Willkommen an.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Passwort ändern.

3 Geben Sie das Aktuelle Passwort ein.

4 Tragen Sie das neue Passwort ein.

5 Wiederholen Sie das neue Passwort noch einmal ein.

6 Wählen Sie die Schaltfläche Senden. Das neue Passwort ist gespeichert.


18.1.5 Schnelleinstieg Register und Funktionen

Die Oberfläche der Online-Depoteinsicht ist in Register eingeteilt. Die Register sind thematisch aufgebaut und stellen Ihnen die Informationen übersichtlich zur Verfügung. Unterhalb der Register finden Sie Funktionen für das jeweilige Register. Das können Filter, Gruppierungen und Zeiteinstellungen sein oder die Druckfunktion. Neben der Depoteinsicht sehen Sie auch Register für Ihre Anträge und Verträge sowie die Postbox für den sicheren Versand von Nachrichten.

Register Funktionen Willkommen Die Startseite der Online-Depoteinsicht

Kunde wechseln (nur sichtbar, wenn freigeschaltet)

Passwort ändern

Kontaktdaten Berater inkl. E-Mail Adresse

Bestände Bestände des Depots ansehen

Filter, Gruppierung und Zeitraum auswählen

Bestände/Report drucken

Entwicklungen einzelner Gruppierungen ansehen (nur sichtbar, wenn freigeschaltet)

Depotinformationen Zusätzliche Depotinformationen ansehen

Beispiel: Entnahmepläne, Freistellungsaufträge und Sparpläne Entwicklungen Depotentwicklung über einen bestimmten Zeitraum (nur sichtbar, wenn

freigeschaltet)

Filter auswählen

Zeitraum einstellen

Transaktionen Liste der Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum und Filter

Filter auswählen

Zeitraum auswählen

Transaktionsliste drucken

Anträge Liste der Anträge (nur sichtbar, wenn freigeschaltet)

PDF des Antrags anzeigen

Verträge Liste der Verträge

Vertragsdetails ansehen


Register Funktionen Postbox Postein- und ausgang für die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit

Ihrem Berater (nur sichtbar, wenn freigeschaltet)

Nachricht verfassen

18.1.6 Schnelleinstieg Arbeitsweise

Die Online-Depoteinsicht ist einfach zu bedienen und zeigt Ihnen die wichtigsten Informationen zu Ihrem Depot als Grafik oder Liste. Sie können Listen sortieren und den Blick auf das Depot über Filter, Gruppierungen und Zeiträume anpassen.

Die wichtigsten Arbeitsweisen

Listen sortieren Mit einem Klick in die Spaltenüberschrift sortieren Sie nach der ausgewählten Spalte.

PDF öffnen PDFs öffnen sich in einem weiteren Register Ihres Browsers.

Filter auswählen Filter werden von Ihrem Berater erstellt und für Sie freigeben. Können Sie keinen Filter auswählen, hat Ihr Berater keine Filter freigegeben.

Kunde wechseln Ihr Berater kann für Sie die Online-Depoteinsicht anderer Kunden freischalten. Das ist in der Regel der Ehe- oder Lebenspartner sowie Söhne und Töchter und erfolgt nur in Absprache mit dem entsprechenden Kunden.

Interaktive Kurven zu Investmententwicklung Für die Investmententwicklung werden der Depotwert und der Kapitaleinsatz als Kurve dargestellt. Zusätzlich kann Ihr Berater auch noch einen Vergleichsindex für Sie erstellen und für die Online-Depoteinsicht freischalten. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf einen Punkt der Kurve, wird ein Popup-Feld mit den Werten angezeigt. Klicken Sie auf Kapitaleinsatz oder Depotwert wird die Kurve ausgeblendet.


Interaktive Kuchendiagramme Bestände Die Kuchendiagramme zeigen die Bestände nach Gruppierungen an. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf ein Kuchenstück, werden die Werte für die Gruppierung angezeigt.

18.2 Verwendung der Online-Depoteinsicht

Die Online-Depoteinsicht ist einfach zu bedienen. Hier finden Sie Tipps mit denen Sie schnell und effektiv den Blick auf die Daten wechseln und zum Beispiel andere Zeiträume und Filter einstellen oder sich einen individuellen Report erstellen.

18.2.1 Bestände ansehen

In der Online-Depoteinsicht sehen Sie Ihre Depotdaten so, wie sie bei Ihrem Berater vorliegen. Die Bestände sind gruppiert und für einen bestimmten Zeitraum aufsummiert. Die Gruppierung und der Zeitraum sind von Ihrem Berater voreingestellt. Sie können mit den Pulldown-Menüs Gruppierungen und Zeiträume verändern.

Wichtig: Je nachdem wie Ihr Berater die Depoteinsicht für Sie eingerichtet hat, sehen Sie mehr oder weniger Details.


Gruppierung ändern Stellen Sie eine andere Gruppierung ein, ändern sich das Kuchendiagramm und die Tabelle mit den Gruppierungen. Beispiel: Sie möchten wissen, welcher Prozentsatz Ihres Vermögens als Aktien und Immobilien angelegt ist. Wählen Sie als Gruppierung Art aus. In der Tabelle sehen Sie die Anlagen nach Arten gruppiert.

Zeitraum ändern Der Zeitraum bezieht sich auf die Depotübersicht neben dem Kuchendiagramm und wird außerdem in den Details der einzelnen Positionen berücksichtigt. Beispiel: Sie möchten wissen, wie viel Dividende Sie im letzten Jahr erhalten haben. Wählen Sie den Zeitraum voriges Jahr aus. Die Dividenden werden für diesen Zeitraum berechnet.

Detaíls zu einzelnen Positionen ansehen Die Details können Sie nur sehen, wenn Ihr Berater diese Funktion freigeschaltet hat. Klicken Sie auf das , öffnet ein weiteres Fenster. Sie sehen die Kurve zur Entwicklung der Position und weitere Positionsdetails für den eingestellten Zeitraum.


18.2.2 Entwicklung und Details einzelner Gruppierungen ansehen

Im Register Bestände können Sie sich die Entwicklung einzelner Gruppierungen über den ausgewählten Zeitraum ansehen. Zusätzlich zu einem Kurvenverlauf sehen Sie eine Tabelle mit den wichtigsten Details.

Voraussetzung: Ihr Berater hat diese Ansicht für Sie freigeschaltet.

Beispiel: Sie möchten sich von einem bestimmten Wertpapier die Entwicklung der letzten beiden Jahre bis zum aktuellen Datum ansehen.

1 Wählen Sie in der Online-Depoteinsicht das Register Bestände.

2 Wählen Sie im Pulldown-Menü Gruppierung Wertpapiere aus. Das Kuchendiagramm ist nach Wertpapieren aufgeteilt und in der Tabelle sind alle Wertpapiere aufgelistet.

3 Wählen Sie im Pulldown-Menü Zeitraum vorige 2 Jahre bis Aktuell.

4 Klicken Sie auf das hinter der Aktie. Ein weiteres Fenster mit den Details und dem Kurvenverlauf wird angezeigt. Powertipp: Fahren Sie mit der Maus auf eine beliebige Stelle in der Kurve, werden die Daten für den ausgewählten Punkt angezeigt.

5 Auswählen eines Zeitbereichs mit gedrückter linker Maustaste. Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich in der Kurve, wird er grau hinterlegt. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Ausschnitt als Verlauf angezeigt.

6 Mit Alles anzeigen wechseln Sie wieder zum ursprünglichen Verlauf.


18.2.3 Filter für Bestände verwenden

Normalerweise sehen Sie in der Online-Depoteinsicht Ihren Gesamtbestand. Ihre Depots werden aufsummiert, gruppiert und über einen bestimmten Zeitraum betrachtet. Wenn Sie Ihr Anlagevermögen unter individuellen Gesichtspunkten betrachten möchten, legt Ihr Berater die entsprechenden Filter für Sie an. Das kann beispielsweise die Anlage für die Ausbildung Ihres Sohnes sein oder Bestände, die einer bestimmten Steuerart unterliegen oder auch ein Filter für ein einzelnes Depot. Ihr Berater kann die Filtereinstellungen individuell für Sie einrichten.

Nur wenn Ihr Berater einen Filter anlegt und für die Online-Depoteinsicht freigibt, können Sie den Filter in der Online-Depoteinsicht anwenden. Sprechen Sie Ihren Berater auf die Möglichkeit an, wenn Sie Ihr Investment nach bestimmten Kriterien filtern möchten.

Beispiel: Sie möchten nur die Anlagen betrachten, mit denen Sie die Ausbildung Ihres Sohnes finanzieren möchten. Ihr Berater hat den entsprechenden Filter für Sie angelegt.


2 Wählen Sie im Pulldown-Menü Filter Ausbildung Sohn. Es werden nur noch die entsprechenden Bestände für die Depoteinsicht betrachtet.


18.2.4 Depot des Ehe- oder Lebenspartners oder Kindern einsehen

In einer Ehe oder Partnerschaften kommt es häufig vor, dass die Partner unabhängig voneinander ihr Vermögen anlegen. Werden die Vermögen vom gleichen Berater betreut, kann er die Online-Depoteinsicht so einrichten, dass beide Partner die Online-Depoteinsichten einsehen können. Auch wenn Depots für Kinder angelegt sind, kann der Berater die Online-Depoteinsicht so einstellen, dass die Depots dort sichtbar sind.

Unter folgenden Bedingungen kann der Berater den Zugriff auf die Daten einrichten:

Sie stehen in einer Beziehung zu der Person – Ehepartner, Lebenspartner, Kinder oder andere verwandtschaftliche Beziehung.

Die andere Person ist mit dem Zugriff einverstanden.

Die andere Person hat sein Vermögen ebenfalls über den selben Berater oder die gleiche Beratungsfirma angelegt.

Beispiel: Ihr Berater hat Ihnen die Online-Depoteinsicht Ihres Ehepartners und Ihrer Kinder freigegeben. Sie möchten die Online-Depoteinsicht Ihres Ehepartners einsehen.

1 Starten Sie Ihre Online-Depoteinsicht.

2 Wählen Sie das Register Willkommen. Haben Sie Zugriff auf eine zweite Online-Depoteinsicht sehen Sie das Pulldown-Menü Wechseln zu.

3 Wählen Sie den Ehepartner im Pulldown-Menü Wechseln zu aus, wenn der Name des Ehepartners noch nicht eingetragen ist.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde wechseln. Die Online-Depoteinsicht Ihres Ehepartners wird angezeigt. Sie haben Zugriff auf alle Depotinformationen, Anträge, Verträge und die Postbox Ihres Ehepartners.


18.2.5 Depotbericht erstellen und drucken

Aus der Online-Depoteinsicht können Sie sich jederzeit einen Depotbericht drucken. Sie stellen dafür den Filter, die Gruppierung und den Zeitraum ein, damit können Sie auch rückwirkend noch einen Depotbericht erstellen. Welche Daten und Informationen im Depotbericht enthalten sind, legen Sie gemeinsam mit Ihrem Berater fest.

Beispiel: Sie möchten einen Depotbericht über den Zeitraum der letzten beiden Jahre erstellen. Die Daten sollen nach Depots gruppiert werden.


2 Wählen Sie im Register Gruppierung Depots.

3 Wählen Sie im Register Zeitraum vorige 2 Jahre.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Der Depotbericht wird als PDF erstellt und angezeigt.

5 Drucken Sie den Depotbericht aus.


18.3 Postbox in der Online-Depoteinsicht

Hat Ihr Berater die Postbox in der Online-Depoteinsicht eingerichtet, können Sie darüber verschlüsselt Nachrichten austauschen. Auch wenn Sie die App Online-Depoteinsicht besitzen, steht Ihnen dort die Postbox zur Verfügung.

18.3.1 Voraussetzung

Das Register Postbox sehen Sie nur, wenn Ihr Berater die Postbox freigeschaltet hat. Sprechen Sie Ihren Berater auf die Postbox an, wenn Sie den verschlüsselten Versand für Nachrichten verwenden möchten.

18.3.2 Schnelleinstieg Postbox

Die Postbox können Sie auch auf Ihrem iPhone anzeigen. Dafür benötigen Sie die App Depoteinsicht der financeTec AG. Mehr Informationen finden Sie bei iTunes. http://itunes.apple.com/de/app/depoteinsicht1/id387158988?mt=8

Mit der Postbox der Online-Depoteinsicht kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Berater. Nachrichten, die Sie über die Postbox versenden und empfangen, werden verschlüsselt übertragen. Wird eine Nachricht an Ihre Postbox gesendet, werden Sie darüber per E-Mail informiert.

Voraussetzung: Ihr Berater verwendet die Postbox.

Das Register Postbox in der Online-Depoteinsicht ist übersichtlich aufgebaut. Im oberen Bereich werden alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten aufgelistet. Im unteren Bereich wird die Nachricht angezeigt. Nachrichten können mehrere Anhänge in unterschiedlichen Datenformaten enthalten.

Posteingang

Postausgang

Folgendes können Sie tun:

http://itunes.apple.com/de/app/depoteinsicht1/id387158988?mt=8


Liste sortieren Mit einem Mausklick auf den Spaltenkopf sortieren Sie die Liste nach Datum, Betreff oder Postein- bzw. Postausgang.

Nachrichtentext ein- und ausblenden Unterhalb der Liste wird die ausgewählte Nachricht angezeigt. Die Details der Nachricht können Sie auf- und zuklappen.

Nachricht versenden Neue Nachrichten für Ihren Berater erstellen Sie mit der Schaltfläche Nachricht verfassen.

18.3.3 Nachrichten lesen

Das Register Postbox ist in zwei Bereiche gegliedert. Oben sehen Sie die Liste mit allen versendeten und empfangenen Nachrichten und im unteren Bereich wird der Text der markierten Nachricht angezeigt.

1 Markieren Sie die gewünschte Nachricht. Der Listeneintrag wird hinterlegt und die Nachricht wird mit allen Details angezeigt.

2 Sind die Details zugeklappt, öffnen Sie die Details mit einem Mausklick in der Zeile Details.

3 Sind Anhänge an der Nachricht, klicken Sie auf den Eintrag. Der Anhang wird im dafür voreingestellten Programm angezeigt.

Powertipp: Um auf eine Nachricht zu antworten, verfassen Sie eine neue Nachricht.


18.3.4 Nachricht versenden

Über die Postbox der Online-Depoteinsicht können Sie nur Nachrichten an Ihren Berater schicken. Die Nachrichten aus der Postbox werden verschlüsselt und direkt an Ihren Beraters übertragen. Vor allem sensible Daten wie den Gesundheitscheck sollten Sie mit der Postbox versenden.

Beispiel: Sie haben ein PDF-Formular für eine Lebensversicherung ausgefüllt und senden es an Ihren Berater.

1 Wählen Sie in der Online-Depoteinsicht das Register Postbox.

2 Wählen Sie die Schaltfläche Nachricht verfassen. Das Fenster Nachricht verfassen wird angezeigt. Der Empfänger ist schon eingetragen.

3 Geben Sie den Betreff und die Nachricht ein.

4 Wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Der Dateiauswahl-Dialog wird angezeigt.

5 Wählen Sie die Datei aus. Die Datei wird in die Postbox hochgeladen und unterhalb des Feldes Anhänge eingetragen.

6 Wählen Sie die Schaltfläche Senden. Die Nachricht wird in die Postbox Ihres Beraters eingestellt.

18.3.5 Anhang aus Nachricht löschen

Haben Sie eine Nachricht verfasst und dabei versehentlich die falsche Datei angehängt, können Sie den Anhang wieder entfernen.

1 Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das x vor dem Dateinamen, bis der Mauszeiger zur Hand wird.

2 Drücken Sie die linke Maustaste. Der Anhang wird ohne Rückfrage aus der Nachricht entfernt.


19 Verträge und Schäden

Mit den Modulen Verträge und Schäden behalten Sie im Versicherungsbereich den Überblick über die Versicherungsverträge und können Versicherungsschäden schnell aufnehmen. Auch im Investmentbereich können Sie diese Module einsetzen. In diesem Kapitel wird die Arbeit mit den Modulen erklärt.

In diesem Kapitel Verträge Grundlagen .................................................................................................................... 344 Schäden Grundlagen .................................................................................................................... 350 Praxisbeispiel: Vertrag für Haftpflichtversichung ................................................................... 352 Praxisbeispiel: Haftpflichtschaden ............................................................................................ 355 Praxisbeispiel: Immobilienverträge ........................................................................................... 361


19.1 Verträge Grundlagen

Mit dem Modul Verträge nehmen Sie die Vertragsdaten für Versicherungs- und Beratungsverträge Ihrer Kunden in AdWorks auf. Es handelt sich dabei um eine Informationsaufnahme und ist vor allem für Versicherungsverträge sinnvoll. Für Verträge können Sie später Schadensmeldungen erfassen und die Schadensberichte für Kunden und Versicherer schnell und effizient bearbeiten.

19.1.1 Verträge in AdWorks

In AdWorks können Sie Verträge dokumentieren und behalten so den Überblick über die verschiedenen Verträge Ihrer Kunden. Verträge werden immer einem Kunden zugeordnet. Pro Kunde können Sie eine Vertragsübersicht erzeugen und haben so auf einen Blick alle Verträge zusammengestellt, inkl. der monatlichen Belastungen, die aus den Verträgen resultieren. Im Schadensfall erfassen Sie zu dem jeweiligen Vertrag die Schadensmeldungen.

Wichtig: Schäden werden immer einem Vertrag zugeordnet, deshalb sollten Sie die Versicherungsverträge eines Kunden in AdWorks auf jeden Fall dokumentieren. Neben den wichtigen Daten wie Vertragsnummer, Vertragsbeginn und -ablauf können Sie Details erfassen und so zum Beispiel Vertragsänderungen in einer Historie festhalten. Je nach ausgewählter Vertragsart sind zusätzliche Felder und Register für die Informationsaufnahme enthalten. Ein Immobilienvertrag hat beispielsweise Felder zum Grundbucheintrag. Versicherungsverträge haben zusätzliche Register, damit Sie die Informationen zu Beiträgen, Vorversicherung oder Vorschäden erfassen können. Auch bei Verträgen können Sie Aktivitäten zuordnen, die Wiedervorlagen nutzen und Dokumente anfügen.

Powertipp: Scannen Sie den ausgefüllten und unterschriebenen Originalvertrag ein und ordnen Sie das Dokument dem Vertrag zu. Damit haben Sie alle Informationen zur Verfügung.

19.1.2 Verträge vorbereiten

Das Modul Verträge gehört zum Basismodul von AdWorks.


19.1.3 Verträge erstellen

Sie können die Funktion Neuer Vertrag an drei verschiedenen Stellen aufrufen:

Direkt am Kunden Bearbeitungsfenster Kunde Verträge Neuer Vertrag

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Verträge Neuer Vertrag

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung Neuer Vertrag

19.1.4 Übersichtsseite Vertrag

Die wichtigsten Informationen zu einem Vertrag sind im Bereich Übersicht zusammengefasst. Sie sehen die notwendigen Kennzahlen, hinterlegte Dokumente oder zeigen den Kunden, den Produktgeber oder das Produkt an.



AdWorks stellt Ihnen Formulare für verschiedene Verträge zur Verfügung.

Folgende Regeln gelten für Verträge:

Verträge legen Sie zu Ihrer Information in AdWorks an.

Vertragsdaten sieht der Kunde in der Online-Depoteinsicht.

Zusätzliche Dokumente zu einem Vertrag können Sie für die Online-Depoteinsicht freischalten.

Sie benötigen einen Vertrag immer dann, wenn Sie einen Schaden in AdWorks aufnehmen möchten. Schäden können Sie nur erfassen, wenn Sie sie einem Vertrag zuordnen.

Sie haben einen Vertrag gespeichert und benötigen ihn nicht mehr? Deaktivieren Sie den Vertrag.


19.1.6 FINORM-Verträge

Mit der Schnittstelle wird der Abgleich von Versicherungsverträgen zwischen dem FINORM-System und AdWorks automatisiert. Damit werden die Daten der Versicherungsverträge in AdWorks immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Ihre Vertragsdaten bleiben damit auf dem Laufenden.

Besonderheiten bei FINORM-Verträgen

Die Netfonds Gruppe verwendet das System FINORM für die Verwaltung von Versicherungsverträgen. Das FINORM-System ist über eine Schnittstelle an AdWorks angebunden. Folgende Regeln gelten:

Neue Verträge

Neue Verträge aus dem FINORM-System werden beim Import in AdWorks angelegt. Hatten Sie den Vertrag schon vorher manuell in <Progammname> angelegt, gibt es den Vertrag doppelt. Doppelte Verträge können zusammengeführt werden.

Dokumente an Verträgen

Sind im FINORM-System zusätzliche Dokumente zum Vertrag hinterlegt, werden diese ebenfalls importiert. Die Dokumente sind beim Vertrag unter Dokumente abgelegt.

Vertragsänderungen - Aktualisierung von Feldern und ergänzen von Dokumenten

Vertragsänderungen im FINORM-System werden beim nächsten Import des Vertrags in AdWorks aktualisiert. Der Kundenname sowie die vertragsrelevanten Daten werden dabei überschrieben. Stehen neue Dokumente über die Schnittstelle zur Verfügung, werden sie hinzugefügt.

In AdWorks werden in das Feld Beschreibung Informationen aus dem FINORM-Vertrag eingetragen, die keinem anderen Feld des Vertrags zuzuordnen sind. Das Feld wird bei jedem Vertragsimport aktualisiert. Manuelle Eintragungen werden überschrieben. Verwenden Sie für eigene Anmerkungen das Feld Notizen im Register Sonstiges.

Melden von Vertragsänderungen

Melden Sie Vertragsänderungen an die zuständige Stelle der Netfonds Gruppe. Die Daten werden dort erfasst und der Vertrag dann automatisch in AdWorks geändert.


Doppelte Verträge zusammenführen

Beim Import der FINORM Verträge werden neue Verträge in AdWorks neu angelegt. Hatten Sie den neuen Vertrag in AdWorks schon angelegt, ist der Vertrag nach dem Import doppelt in AdWorks vorhanden. Sie können die Verträge manuell zusammenführen.

1 Zeigen Sie den FINORM-Vertrag zur Bearbeitung an. Sie erkennen FINORM-Verträge an dem Zusatz (Aktualisierung durch Netfonds Versicherungen) hinter dem Vertragsnamen.

2 Wechseln Sie in den Bereich Vertrag.

3 Wählen Sie die Funktion Verträge zusammenführen. Das Fenster Verträge zusammenführen wird angezeigt.

4 Suchen Sie nach dem Kundennamen. Alle Verträge des Kunden werden aufgelistet.

5 Markieren Sie den Vertrag, der zugeordnet werden soll.

6 Wählen Sie ok. In der Rückmeldung sehen Sie, welche Verträge zusammengeführt werden sollen.

Wichtig: Prüfen Sie unbedingt, ob die Zuordnung stimmt.

7 Bestätigen Sie mit Ja. Die Verträge sind zusammengeführt. Nur noch der FINORM-Vertrag ist aktiv, er wird automatisch über die Schnittstelle aktualisiert.

19.1.7 Kurzanleitung Verträge


2 Neuer Vertrag anklicken.

3 Vertragstyp aufblättern.

4 Vertragstyp auswählen.

5 Kunde auswählen.

6 Vertrag erfassen.

7 Vertrag speichern.

8 Dokumente zum Vertrag hochladen und bei Bedarf für die Online-Depoteinsicht freigeben.

Powertipp: Sobald Sie den Vertrag speichern, können Sie dafür eine Aktivität erstellen und behalten so wichtige Aufgaben im Blick.


19.1.8 Kurzanleitung Vertragsspiegel

Für jeden Kunden können Sie eine Vertragsübersicht erstellen. Darin werden alle Verträge, die Sie mit AdWorks erfasst haben zusammengestellt. Neben den Vertragsdaten wird die monatliche Belastung für den Kunden aufsummiert.

1 Kunden zur Bearbeitung anzeigen.

2 Vertragsliste des Kunden anzeigen.

3 Funktion Liste drucken Vertragsübersicht drucken auswählen.

4 Vertragsspiegel auswählen.

5 Festlegen, ob Fremdverträge und/oder nur aktuelle Verträge mit gedruckt werden sollen.

6 Drucken auswählen. Ein PDF wird erstellt.

Powertipp: Wählen Sie Vermögensübersicht mit Vertragsspiegel, werden zusätzlich Soll und Haben der einzelnen Investments angezeigt. Immobilienwerte und Immobilienkredite werden dabei gegeneinander aufgerechnet.


19.2 Schäden Grundlagen

Mit dem Modul Schäden nehmen Sie Schäden auf. Das können Schäden für die Haftpflicht- oder Hausratversicherung sein, aber auch Schäden, die Beratungsverträge betreffen.

19.2.1 Schäden in AdWorks

Schäden werden immer für einen bestimmten Vertrag erfasst und sind über den Vertrag, dem Kunden zugeordnet.

Mit AdWorks können Schadensberichte und Schadensmeldungen für die Versicherung erstellt werden. Für die Schadensmeldungen sind die offiziellen Formulare der Versicherer hinterlegt.

Für Schäden können Sie Aktivitäten erstellen und das Verlaufsdokument archivieren.

19.2.2 Schäden vorbereiten

Das Modul Schäden gehört zum Basismodul von AdWorks. Die Formulare für die unterschiedlichen Schadensmeldungen werden von der financeTec AG in AdWorks eingepflegt.

19.2.3 Schäden erstellen

Sie können die Funktion Neuer Schaden an drei verschiedenen Stellen aufrufen:

Direkt am Kunden Bearbeitungsfenster Kunde Schäden Neuer Schaden

Im Bereich Arbeitsplatz Arbeitsbereich Arbeitsplatz Schäden Neuer Schaden

Unten links in allen Fenstern Beliebiges Fenster Erfassung Neuer Schaden



AdWorks stellt Ihnen Formulare für verschiedene Schadensarten zur Verfügung.

Im Moment können Sie folgende Schadensarten auswählen:

Schaden Allgemein

Schaden Haftpflicht

Schaden Kraftfahrzeug

Schaden Sachversicherung

Schaden Unfall


Ohne Vertrag können Sie keinen Schaden erfassen.

Füllen Sie das Schadensformular vollständig aus.

Hängen Sie alle Dokumente, die Sie vom Kunden erhalten, an den Schaden mit an.

Erzeugen Sie die Schadensmeldung direkt mit AdWorks.

Speichern Sie die Verlaufsdokumente der versendeten Dokumente und E-Mails am Schaden.

19.2.5 Kurzanleitung Schäden


2 Neuer Schaden anklicken.

3 Passende Schadensart anklicken.

4 Kundenname eintragen.

5 Vertrag auswählen.

6 Schadensformular ausfüllen.

7 Schaden speichern.

8 Schadensmeldung erzeugen.

9 Status für Schaden eintragen.

Im Verlauf der Schadensbearbeitung

1 Zahlungen dokumentieren.

2 Dokumente wie Zeugenaussagen und Bilder hinzufügen.

3 Nach Schadensregulierung den Status auf geschlossen ändern.

Powertipp: Sie können für jeden Schaden Aktivitäten erfassen und behalten so wichtige Aufgaben im Blick.


19.3 Praxisbeispiel: Vertrag für Haftpflichtversichung

Frau Müller hat über Sie eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Sie legen dafür einen Vertrag in AdWorks an.

19.3.1 Neuen Vertrag erstellen

Frau Müller ist eine Kundin von Ihnen und Sie haben alle Daten für sie in AdWorks eingetragen. Nachdem Frau Müller eine Haftpflichtversicherung über Sie abgeschlossen hat, nehmen Sie den Vertrag in AdWorks auf. Sie können auch Fremdverträge in AdWorks aufnehmen.

Voraussetzung: Sie haben die Vertragsdaten vorliegen.

1 Wählen Sie Frau Müller zur Bearbeitung aus.

2 Wechseln Sie in die Listenansicht Verträge.

3 Klicken Sie auf die Funktion Neuer Vertrag.

4 Fahren Sie mit der Maus auf Versicherung. Ein Liste mit den Versicherungstypen wird angezeigt.

5 Klicken Sie auf Haftpflicht. Das Fenster Vertrag erfassen wird angezeigt. Hinweis: Wichtige Felder sind mit dem gelben Warndreieck markiert.

6 Wählen Sie den Produktgeber oder das Produkt mit der Lupe aus.

7 Wählen Sie einen Status aus.

8 Tragen Sie die Vertragsnummer ein.

9 Wechseln Sie zum Register Details. Hier geben Sie das versicherte Wagnis ein.

10 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup zur Eingabe des Wagnisses wird angezeigt. Die Eingabe ist für den ausgewählten Vertragstyp optimiert.

11 Tragen Sie ein Wagnis ein.

12 Wählen Sie die Schaltfläche Speichern. Das Wagnis ist im Register eingetragen. Hinweis: Möchten Sie mehrere Wagnisse für den Vertrag eintragen, wählen Sie die Schaltfläche Speichern & Hinzufügen. Damit speichern Sie das Wagnis und können direkt ein weiteres Wagnis eintragen.

13 Wechseln Sie zum Register Beiträge.


14 Erfassen Sie den Jahresbeitrag und das Jahresnetto.

15 Speichern Sie den Vertrag. Sobald der Vertrag gespeichert ist, können Sie die Bereiche Schäden, Informationen, Dokumente und Aktivitäten aufrufen.

19.3.2 Vertrag ändern

Sobald ein Vertrag geändert wird, sollten Sie die Änderungen auch in AdWorks eintragen. Damit bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

Beispiel: Frau Müller hat jetzt wieder einen Hund und möchte ihre Haftpflichtversicherung dafür erweitern.

Voraussetzung: Die Vertragsdaten liegen vor.

1 Der Vertrag ist angezeigt.

2 Wechseln Sie in den Bereich Vertrag. Das Vertragsformular wird angezeigt.

3 Wechseln Sie zum Register Details.

4 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup zur Eingabe des Wagnis wird angezeigt. Die Eingabe ist für den ausgewählten Vertragstyp optimiert.

5 Wählen Sie Eingabe nach Name aus.

6 Tragen Sie in das Feld Wagnisart Hund ein. Im Pulldown-Menü werden direkt alle Wagnisarten, die mit Hund beginnen, angezeigt.

7 Wählen Sie die Wagnisart aus.

8 Wählen Sie die Schaltfläche Speichern. Das Wagnis ist im Register eingetragen.

19.3.3 Zusätzliche Dokumente für Online-Depoteinsicht freigeben

Dokumente, die einem Vertrag zugeordnet sind, können Sie für die Online-Depoteinsicht des Kunden freischalten. Damit werden die Dokumente auch in der Kunden-App angezeigt.

1 Zeigen Sie den Vertrag zur Bearbeitung an.

2 Wechseln Sie in den Bereich Dokument.

3 Wählen Sie neues Dokument und laden das Dokument hoch. Das Dokument wird in der Dokumentliste angezeigt.

4 Öffnen Sie das hochgeladene Dokument.



6 Aktivieren Sie die Checkbox anzeigen in der Online-Depoteinsicht.

7 Speichern und schließen Sie das Dokument. Das Dokument wird in der Online-Depoteinsicht als Dokument für den Vertrag angezeigt.


19.4 Praxisbeispiel: Haftpflichtschaden

Ihre Kundin Frau Müller hat eine Haftpflichtversicherung über Sie abgeschlossen. Sie hat eine Freundin besucht und dabei eine Vase zerbrochen. Wie Sie einen Schaden mit AdWorks aufnehmen und weiter bearbeiten, zeigt dieses Beispiel.

19.4.1 Neuen Schaden aufnehmen

Frau Müller hat einen Haftpflichtschaden verursacht. Sie hat eine teure Vase bei Ihrer Freundin zerbrochen.

Voraussetzung: Sie haben einen Haftpflichtvertrag in AdWorks für Frau Müller angelegt. Das Bearbeitungsfenster für Frau Müller wird schon angezeigt.

1 Zeigen Sie die Vertragsliste der Kundin an.

2 Wählen Sie den Vertrag der Haftpflichtversicherung zur Bearbeitung aus.

3 Wechseln Sie zu Schäden.

4 Wählen Sie die Funktion Neuer Schaden. Das Fenster Schaden erfassen wird angezeigt.

5 Wählen Sie die Schadensart Haftpflicht aus. Das Formular für Haftpflichtschäden wird anzeigt.

6 Benennen Sie den Schaden aussagekräftig.

7 Erfassen Sie die Stadt, in der der Schaden verursacht wurde.

8 Speichern Sie den Schaden. Sobald der Schaden gespeichert ist, können Sie die Bereiche Übersicht, Aktivitäten und Dokumente aufrufen.

Schadensdetails aufnehmen – Register Details

1 Wählen Sie die Schadenart aus.

2 Klicken Sie auf hinzufügen und nehmen Sie die Schadenspositionen auf. Hinweis: Für die Schadenssumme werden die Beträge der Schadenspositionen addiert.

Bankverbindung Geschädigte – Register Zahlung

1 Tragen Sie die Bankverbindung der Geschädigten ein. Die Bankverbindung wird in die Schadensmeldung eingetragen.

Geschädigte eintragen – Register Kontakte

1 Erfassen Sie die Geschädigte mit der Funktion hinzufügen. Ein Popup Fenster wird angezeigt.

2 Wählen Sie die Kontaktart Geschädigte/r aus und tragen mindestens Vor- und Zuname ein. Die Eingaben werden automatisch in der Schadensmeldung verwendet.


3 Speichern Sie den Kontakt. Der Kontakt wird eingetragen. Hinweis: Möchten Sie mehrere Kontakte für den Schaden eintragen, wählen Sie die Schaltfläche Speichern & Hinzufügen. Damit speichern Sie den Kontakt und können direkt einen weiteren Kontakt eintragen.

4 Speichern Sie den Schaden.

19.4.2 Dokument und Bild hinzufügen

Ist ein Schaden gespeichert, können Sie Dokumente anhängen und damit z. B. Polizeiberichte, Fotos und Zeugenaussagen am Schaden speichern.

Beispiel: Frau Müller sendet Ihnen ein Bild der zerbrochenen Vase im JPG-Format und die Quittung der Vase als PDF.

Hinweis – Grafikformat: Bilder können nur im Grafikformat TIFF in AdWorks hochgeladen werden. Öffnen Sie andere Grafikformate mit einem gängigen Grafikprogramm und speichern sie diese als TIFF. Natürlich können Sie ein Bild auch in ein Worddokument einfügen und dann das Worddokument in AdWorks hochladen.

1 Zeigen Sie den Schaden zur Bearbeitung an.

2 Wählen Sie Dokumente.

3 Klicken Sie auf die Funktion Neues Dokument. Der Dateiauswahl-Dialog wird angezeigt.

4 Wechseln Sie zum Verzeichnis, in dem die Dateien liegen. Die Dateien werden angezeigt.

5 Markieren Sie beide Dateien.

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Die beiden Dateien werden verarbeitet und in die Dokumentenliste eingefügt. Die Dokumente sind dem Schaden als Besitzer zugeordnet.


19.4.3 Schadensmeldung erstellen

Haben Sie einen Schaden in AdWorks aufgenommen, können Sie für den Versicherer eine Schadensmeldung erstellen. In AdWorks sind für die verschiedenen Produkte die speziellen Schadensmeldungen hinterlegt. Erzeugen Sie eine Schadensmeldung mit AdWorks, werden wichtige Daten in das Formular übernommen.

Daten des Versicherungsnehmers

Kontaktdaten des Maklers bzw. Beraters

Kontaktdaten und Bankverbindung Geschädigte(r)

Angaben zum Schaden und Schadenshergang

Beispiel: Sie erstellen eine Schadensmeldung für den Haftpflichtschaden von Frau Müller. Der Schaden ist in AdWorks schon aufgenommen.


2 Wechseln Sie zu Schaden.

3 Klicken Sie auf die Funktion Schaden drucken. Das Fenster Schaden drucken wird angezeigt.

4 Aktivieren Sie Schadensmeldung.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Ein PDF mit der Schadensmeldung wird erstellt.

6 Drucken Sie die Schadensmeldung aus.

7 Ergänzen Sie das Formular per Hand und unterschreiben Sie es.

8 Senden Sie das ausgefüllte Formular an die Versicherung.


19.4.4 Schadensbericht erstellen

Haben Sie einen Schaden in AdWorks ausgefüllt, können Sie direkt daraus einen Schadensbericht erstellen. Der Schadensbericht ist für Ihre Kunden gedacht und beinhaltet alle Daten, Kontakte und Bemerkungen, die Sie für den Schaden erfasst haben. Für die Versicherung verwenden Sie die Schadensmeldung.

Beispiel: Sie erstellen für Frau Müller einen gedruckten Schadensbericht.




4 Aktivieren Sie Schadensbericht.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Ein PDF mit dem Schadensbericht wird erstellt.

6 Drucken Sie den Bericht aus.

Powertipp: Haben Sie AdWorks_connect abonniert, können Sie den Schadensbericht auch als E-Mail versenden oder als Brief mit einem Anschreiben aufbereiten und die zusätzlichen Dokumente anhängen.


19.4.5 Schadensbericht per E-Mail versenden

Haben Sie AdWorks_connect freigeschaltet, können Sie Schadensberichte auch per E-Mail versenden. Wenn Sie zusätzlich die Online-Depoteinsicht und Secure Site abonnieren, ist auch der sichere Versand in die Postbox möglich.

Beispiel: Sie erstellen für Frau Müller einen gedruckten Schadensbericht.

Voraussetzung: Sie haben AdWorks_connect abonniert.




4 Aktivieren Sie Schadensbericht.

5 Klicken Sie auf die die Funktion E-Mail. Das Fenster für den E-Mailversand wird angezeigt. Der Schadensbericht ist automatisch als Anhang eingefügt.

6 Tragen Sie einen Betreff ein.

7 Wählen Sie die Funktion Anhänge auswählen, wenn Sie weitere Dokumente aus AdWorks anhängen möchten.

8 Tragen Sie einen Text ein.

Hinweis: Sie können auch eine Textvorlage einfügen.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Das Fenster Optionen wird angezeigt. Powertipp: Hier können Sie direkt eine Aktivität für den Vorgang anlegen, einen Wiedervorlagetermin einrichten und festlegen, in wessen Namen die E-Mail versendet wird.

10 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Die E-Mail wird versendet.


19.4.6 Zahlungen aufnehmen

Wird der Schaden von der Versicherung beglichen, können Sie die eingegangenen Zahlungen im Schaden ergänzen.

Beispiel: Frau Müller hatte eine Vase zerbrochen, die 1.800 € gekostet hat. Ein Gutachter hat den Wiederbeschaffungswert auf 1.500 € festgelegt, der Betrag wurde von der Versicherung gut geschrieben. Sie möchten die Zahlung im Schaden eintragen.


2 Wählen Sie Schaden aus.

3 Wechseln Sie zum Register Zahlung.

4 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup Fenster wird angezeigt.

5 Tragen Sie das Datum und den bezahlten Betrag ein. Hinweis: Wird der Schaden in mehreren Zahlungen beglichen, können Sie jede Zahlung erfassen. Die Zahlungen werden von AdWorks summiert.

6 Geben Sie unter Bemerkung noch die Begründung ein, warum der bezahlte Betrag unter dem tatsächlichen Betrag liegt.

7 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zahlung wird eingetragen.

8 Speichern Sie den Schaden.


19.5 Praxisbeispiel: Immobilienverträge

Das Modul Verträge unterstützt auch im Beratungsbereich für Vermögen und Immobilien. Im Praxisbeispiel werden dafür ein Immobilienvertrag und ein Immobilienkreditvertrag für die gleiche Immobilie erstellt. In der Vertragsübersicht werden Soll und Haben gegeneinander aufgerechnet.

19.5.1 Vertrag Immobilie - Eigennutzung erstellen

Haben Sie Kunden mit Immobilienbesitz, nehmen Sie den Wert der Immobilie über einen Immobilienvertrag in AdWorks auf. In der Vermögensübersicht wird der Wert mit aufgenommen und der Kunde sieht auf einen Blick, wie viel Vermögen er über Geldanlagen und wie viel er über Immobilien investiert hat.

Beispiel: Frau Müller hat sich über einen Immoblienmakler eine Eigentumswohnung zur Eigennutzung gekauft und möchte die Immobilie in der Vermögens- und Vertragsübersicht mit aufgeführt haben. Deshalb legen Sie den Immobilienvertrag in AdWorks an.

Voraussetzung: Sie haben die Vertragsdaten vorliegen.




4 Fahren Sie mit der Maus auf Immobilie. Eine Liste der Immobilienverträge wird angezeigt.

5 Klicken Sie auf Eigennutzung. Das Fenster Vertrag erfassen wird angezeigt. Hinweis: Wichtige Felder sind mit dem gelben Warndreieck markiert.

6 Aktivieren Sie Fremdvertrag.

7 Wählen Sie den Typ ETW und Inland aus.

8 Tragen Sie das Baujahr, das Kaufdatum und den Kaufpreis ein.



Immobilienwert und Grundbucheinträge erfassen – Register Details

1 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup Fenster zur Eingabe des Immobilienwertes wird angezeigt.

2 Tragen Sie das Datum und den Wert der Immobilie ein.

3 Wählen Sie die Schaltfläche Speichern. Der Wert ist im Register eingetragen.

4 Erfassen Sie die Grundbucheinträge.

5 Speichern Sie den Vertrag.

Hinweis – Wertänderungen: Ändert sich der Wert der Immobilie, fügen Sie den neuen Wert ein. Immer der neuste Wert wird im Feld Aktuell eingetragen und für die Vermögensübersicht verwendet.

19.5.2 Vertrag Immobilienkredit erstellen

Haben Sie Kunden, die eine Immobilie über Kredit finanzieren, legen Sie in AdWorks einen Vertrag über den Immobilienkredit an. Erstellen Sie eine Vermögensübersicht für Ihren Kunden, werden der Immobilienwert und der Immobilienkredit gegeneinander verrechnet.

Beispiel: Frau Müller hat eine Eigentumswohnung für 265.000 € gekauft und dafür einen Kredit über 200.000 € aufgenommen. Der Kredit reduziert das Vermögen von Frau Müller. Damit er in der Vermögensübersicht eingerechnet wird, nehmen Sie den Kredit als Vertrag in AdWorks auf.

Voraussetzung: Sie haben den Kreditvertrag vorliegen.




4 Fahren Sie mit der Maus auf Immobilie. Eine Liste der Immobilienverträge wird angezeigt.

5 Klicken Sie auf Kredit. Das Fenster Vertrag erfassen wird angezeigt. Hinweis: Wichtige Felder sind mit dem gelben Warndreieck markiert.

6 Aktivieren Sie Fremdvertrag.

7 Wählen Sie das Produkt oder den Produktgeber aus.

8 Tragen Sie die Kontonummer, die Kreditsumme, den Zinssatz und die Art des Darlehens ein.



Bewertung Kredit eintragen – Register Details

1 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup Fenster zur Eingabe des Kreditwertes wird angezeigt.

2 Tragen Sie das Datum und den Wert für den Kredit ein.


Hinweis: Der aktuelle Wert wird in die Vermögensübersicht eingerechnet.


19.5.3 Wert Immobilienkredit fortschreiben

Der Wert eines Immobilienkredits ändert sich ständig. Damit der richtige Wert in der Vermögensübersicht eingetragen ist, aktualisieren Sie den Wert im Immobilienkreditvertrag regelmäßig. AdWorks verwendet immer den Wert mit dem neuesten Datum für die Vermögensübersicht.

Beispiel: Frau Müller hat einen Immobilienkredit über 200.000 € aufgenommen. Nach zwei Jahren beträgt der aktuelle Wert 185.687,70 €.

1 Zeigen Sie den Immobilienkreditvertrag an.

2 Wählen Sie Vertrag.

3 Wechseln Sie zum Register Details.

4 Klicken Sie auf hinzufügen. Ein Popup Fenster zur Eingabe des Werts wird angezeigt.

5 Tragen Sie das Datum und den Wert für den Kredit ein.


7 Speichern Sie den Vertrag. Der neue Wert wird ins Feld Aktuell eingetragen.


19.5.4 Zusätzliche Dokumente für Online-Depoteinsicht freigeben

Dokumente, die einem Vertrag zugeordnet sind, können Sie für die Online-Depoteinsicht des Kunden freischalten. Damit werden die Dokumente auch in der Kunden-App angezeigt.

1 Zeigen Sie den Vertrag zur Bearbeitung an.


3 Wählen Sie neues Dokument und laden das Dokument hoch. Das Dokument wird in der Dokumentliste angezeigt.

4 Öffnen Sie das hochgeladene Dokument.


6 Aktivieren Sie die Checkbox anzeigen in der Online-Depoteinsicht.

7 Speichern und schließen Sie das Dokument. Das Dokument wird in der Online-Depoteinsicht als Dokument für den Vertrag angezeigt.


20 Zusätzliche Dienstleistungen

Datenübernahme in AdWorks, Telefonie und andere Dienstleistungen können zusätzlich erworben werden. In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie dazu alle nötigen Informationen und Links zu den nötigen Formularen.

In diesem Kapitel Datenübernahme aus Ihrem System zu AdWorks .................................................................. 366 Faxdienst in der Praxis ................................................................................................................ 369 Telefonie mit AdWorks ................................................................................................................. 373


20.1 Datenübernahme aus Ihrem System zu AdWorks

Gerade bei Investment- und Versicherungsmaklern werden viele sensible Daten versendet. Die herkömmlichen Versandwege per Post und E-Mail bieten nur wenig Sicherheit. Die Verbindung von Ihrem PC zum AdWorks-Server ist dagegen schnell, sicher und verschlüsselt die Datenübertragung. Diese Technik kommt auch zum Einsatz, wenn Sie Ihre Kunden- und Vertragsdaten zur Datenübernahme durch financeTec AG auf den AdWorks-Server übertragen.

Gerade beim Umstieg auf eine neue Kundenverwaltung ist die Datenübernahme aufwendig. financeTec AG bietet Ihnen den Service, Ihre Kunden- und Vertragsdaten automatisiert zu übernehmen. Dadurch haben Sie folgende Vorteile:

Schnelle Übernahme bestehender Kundendaten

Plausibilitätsprüfung der Daten erhöht die Datenqualität

Verschlüsselte Datenübertragung zum AdWorks-Server

Kundenstimmen zur Datenübernahme Sven Weingärtner von der Sven Weingärtner wertraum GmbH: "Die Übernahme unserer Kundenstammdaten aus Excel in AdWorks hat sehr gut geklappt und alles funktioniert einwandfrei. Ich bin sehr zufrieden, da die ganzheitliche Berater-Software von financeTec überschaubar, einfach zu handhaben und in sich schlüssig ist. AdWorks erleichtert das tägliche Geschäft."

Ralf Schmidt von der Ralf Schmidt wertraum GmbH: "Unsere Adressdaten wurden gerade in AdWorks übernommen und alles wurde von der Qualität her hervorragend übermittelt. Ich arbeite sehr viel mit diesen Daten und bin glücklich, dass das System nun auch dazu beiträgt, unser Team besser zu vernetzen, da alle Mitarbeiter Zugriff auf die AdWorks-Datenbank haben. So können wir uns noch besser untereinander austauschen. Die Arbeitsprozesse werden dadurch deutlich erleichtert."

André Ellmann, Versicherungsmakler: "Die Datenübernahme hat super geklappt. Wir haben bereits all unsere Daten, also Adressen, Verträge und gescannte Dokumente - diese allein insgesamt über 3.000 Dateien - eingepflegt. Natürlich müssen wir uns noch an das neue System gewöhnen, aber es ist leicht verständlich, so dass dies gut funktionieren sollte. Unsere Arbeit als Makler ist ja in den letzten Jahren nicht einfacher geworden, aber mit AdWorks erwarte ich langfristig eine Arbeitserleichterung für mein Team und mich."


20.1.1 Datenübernahme durch financeTec AG

Damit die Daten von financeTec AG übernommen werden können, sind folgende Voraussetzungen nötig:

1 Sie sind Lizenznehmer der Software AdWorks eines Kunden der financeTec AG.

2 Sie haben Zugangsdaten für AdWorks vorliegen. Die Zugangsdaten erhalten Sie vom zuständigen AdWorks Support.

3 Sie haben die Vereinbarung zur Datenübernahme unterschrieben und an financeTec AG gesendet. Tipp: Im Anhang finden Sie die Vereinbarung.

4 Sie haben die Kundendaten zum Beispiel als Exceldatei AdWorks eingestellt.

20.1.2 Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks einstellen

Sie haben die Datenübernahme mit financeTec AG vereinbart. Als nächsten Schritt stellen Sie die Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks ein. Die Daten können Sie entweder der Geschäftstelle oder sich selber zuordnen. Voraussetzung: Sie haben den Zugang zu AdWorks erhalten.

Beispiel: Sie haben eine Exceldatei mit allen Kundendaten und möchten Sie sich selber zuordnen.

1 Melden Sie sich mit den speziellen Zugangsdaten bei AdWorks an.

2 Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen. Das Mitarbeiterfenster wird angezeigt

3 Wählen Sie im linken Bereich Dokumente aus. Ihre Dokumentenliste wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf die Funktion Neues Dokument. Das Fenster zur Dateiauswahl wird angezeigt.


5 Wählen Sie das Dokument mit einem Doppelklick aus. Die Datei wird verschlüsselt und über eine sichere Verbindung in AdWorks hochgeladen und in der Dokumentenliste angezeigt.

6 Wiederholen Sie die Schritte 3. bis 5. für weitere Dateien mit Kunden- und Vertragsdaten.

Wichtig: Nur wenn Sie die Datenübernahme mit financeTec AG vereinbart haben, greift sie auf die Dateien zu und übernimmt die Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks.

20.1.3 Vereinbarung zur Datenübername

Die Vereinbarung zur Datenübernahme ist im Support Center hinterlegt. http://financetec.helpserve.com/Knowledgebase/Article/View/79/5/adworks-datenbernahme


20.2 Faxdienst in der Praxis

Haben Sie das Modul AdWorks_connect abonniert und einen Vertrag mit MaTelSo GmbH abgeschlossen, können Sie den Faxdienst in AdWorks nutzen.

Faxe direkt aus AdWorks versenden Mit dem Faxdienst versenden Sie Faxe direkt aus AdWorks an einzelne oder mehrere Kunden oder an ganzen Marketinglisten.

Faxe direkt dokumentieren Mit dem Faxdienst wird Ihr Faxversand direkt mit AdWorks verzahnt und automatisch dokumentiert.

Immer über die Geschäftsstelle abrechnen Der Faxdienst wird über das Vertragskonto mit MaTelSo GmbH abgerechnet, damit minimieren Sie den Verwaltungsaufwand in der Geschäftsstelle.

20.2.1 So funktioniert der Faxdienst via Webservices

Versenden Sie ein Fax aus AdWorks, wird es wie folgt bearbeitet.

1 AdWorks gibt das Fax an den Faxserver der MaTelSo GmbH. Wichtig: MaTelSo GmbH benötigt immer die Länderkennung: +49 (69) 11 11 11.

2 Ist die Übertragung erfolgreich, erstellt AdWorks eine Aktivität über den Faxversand. Außerdem wird das gesendete Fax direkt beim Kunden unter Dokumente gespeichert.

3 Der Faxserver der MaTelSo GmbH sendet das Fax an die Kundennummer.

4 Falls gewünscht, erhalten Sie von MaTelSo GmbH eine E-Mail mit einer Rückmeldung über den Versand.

Faxdienst vorbereiten

Um den Faxdienst zu nutzen, benötigen Sie das Modul AdWorks_connect und zusätzliche einen Vertrag mit der MaTelSo GmbH.

1 Sie abonnieren AdWorks_connect.

2 Sie schließen ein Vertrag mit der MaTelSo GmbH über den Faxdienst.

3 Sie erhalten die Zugangsdaten für den Faxserver der MaTelSo GmbH.

4 Sie richten den Faxdienst via Webservices für die Geschäftsstelle ein.

Faxnummern für den Faxdienst richtig erfassen

Damit Sie Faxnummern für den Faxdienst mit AdWorks verwenden können, beachten Sie folgende Regeln:

Eine Länderkennung ist notwendig, für Deutschland ist das 49 oder +49.

Die Vorwahl ohne Null eintragen, zum Beispiel 49 (69) 11111 oder 49 69 11111.


20.2.2 Faxdienst in AdWorks einrichten

Um den Faxdienst in AdWorks einzurichten, benötigen Sie folgende Informationen von der MaTelSo GmbH.

Anmeldename - 4-stellige Nummer

Passwort Hinweis: Das Passwort der MaTelSo GmbH kann nicht geändert werden.

Haben Sie die Daten vorliegen, richten Sie die Telefonie für die Geschäftsstelle oder eine untergeordnete Geschäftsstelle ein.

Voraussetzung: Sie sind berechtigt, Änderungen an der Geschäftsstelle vorzunehmen.

1 Zeigen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Geschäftsstellen an. Eine Liste mit Geschäftsstellen wird angezeigt.

2 Öffnen Sie die Geschäftsstelle zur Bearbeitung.


4 Wählen Sie im Bereich Fax Einstellungen im Pulldown-Menü Anbieter MaTelSo Telefon (via Webservices) aus. Die Felder für den Anmeldenamen und das Passwort werden angezeigt.

5 Tragen Sie den 4-stelligen Anmeldenamen ein, den Sie von der MaTelSo GmbH für die Telefonie erhalten haben.

6 Tragen Sie das Passwort ein, das Sie von der MaTelSo GmbH für die Telefonie erhalten haben. Die Schaltfläche Testfax senden wird aktiv angezeigt.

7 Senden Sie ein Testfax, um die Verbindung zu prüfen. Ein Fenster zum Testversand wird angezeigt.

8 Geben Sie die Faxnummer für den Test ein.

Wichtig: Die Faxnummer muss immer mit Länderkennung eingetragen werden.

9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Das Fax wird versendet. In einer Meldung wird angezeigt, ob der Testversand erfolgreich war oder nicht.



20.2.3 Mit AdWorks faxen

Beispiel: Sie haben mit Ihrer Kundin Frau Müller eine Vertragsänderung vereinbart und schicken ihr den geänderten Vertrag per Fax zur Prüfung.

1 Zeigen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz die Kundenliste an.

2 Markieren Sie Frau Müller in der Liste. Das Faxsymbol wird aktiv angezeigt.

3 Klicken Sie auf die Funktion Fax senden . Das Fenster Fax senden an Kunde wird angezeigt.

4 Prüfen Sie, ob die Faxnummer richtig eingetragen ist.

5 Wählen Sie den Vertrag als Anhang aus.

Powertipp: Mit der Lupe wählen Sie ein Dokument aus AdWorks.

Mit der Funktion Anhang übertragen , übernehmen Sie ein Dokument von Ihrem PC oder aus Ihrer Cloud zu AdWorks. Das Dokument wird dem Kunden zugeordnet.

6 Erfassen Sie den Text.

7 Klicken Sie auf Faxen. Das Fenster mit der Aktivität für den Kunden wird angezeigt.

8 Geben Sie einen Betreff ein. Die Schaltfläche Faxen wird aktiv.

9 Klicken Sie auf Faxen. Es wird an den Faxserver der MaTelSo GmbH übertragen und die Aktivität in AdWorks erstellt.

20.2.4 Logeinträge für E-Mail- und Faxversand

Wird eine E-Mail oder ein Fax mit AdWorks versendet, können Sie nachschauen, wann der Versand erfolgt ist. Außerdem sehen Sie den Status.

Zeigen Sie im Arbeitsbereich Informationen Logeinträge an. In der Spalte Logeintrag ist die Empfängeradresse eingetragen.

Powertipp: Sie können E-Mails und Faxe mit dem Status erfolglos auch in der Übersicht am Arbeitplatz anzeigen.

Erfolglose E-Mails - Was tun?

Zeigen Sie den Logeintrag an.


Fehlermeldungen ansehen

Im Feld Notizen sehen Sie welcher Fehler aufgetreten ist.


SMTP-Daten prüfen und korrigieren

Klicken Sie auf den Auftraggeber und prüfen im Register Einstellungen die SMTP-Daten.

Fehler ist behoben - E-Mail erneut über AdWorks versenden

E-Mails mit dem Status erfolglos können Sie im Logeintrag noch einmal versenden. Wählen Sie im Logeintrag Erneut versenden.

Fehler NICHT behoben - E-Mail über Outlook versenden

E-Mails mit dem Status erfolglos können Sie manuell versenden. Wählen Sie im Logeintrag Manuell versenden und versenden Sie die E-Mail per Outlook. Anschließend speichern Sie den Logeintrag. Der Status wird auf manuell versendet gesetzt.

20.2.5 Mehr Informationen zum Faxdienst

Die AGBs zu MaTelSo GmbH finden Sie im Support Center der financeTec AG. https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/76/0/matelso-vertrag


20.3 Telefonie mit AdWorks

Als Berater sind Sie viel unterwegs und wollen trotzdem telefonisch erreichbar sein. Auch Ihre Kunden sind mobil und möchten Beratung überall auf der Welt. Mit der Telefonie von AdWorks benötigen Sie dafür lediglich eine mobile Breitbandverbindung.

Haben Sie das Modul AdWorks_connect abonniert und einen Vertrag mit MaTelSo GmbH abgeschlossen, können Sie die Telefonie in AdWorks nutzen.

Anrufe direkt dokumentieren Mit der Telefonie sind Ihre Telefonate direkt mit AdWorks verzahnt und werden automatisch dokumentiert.

Günstig telefonieren Ob im In- oder Ausland ins Festnetz, zu Mobilfunk oder einer Skype Nummer, die MaTelSo GmbH Tarife sind kalkulierbar.

Immer über die Geschäftsstelle abrechnen Die Telefonie wird über das Vertragskonto mit MaTelSo GmbH abgerechnet, damit minimieren Sie den Verwaltungsaufwand in der Geschäftsstelle.

20.3.1 So funktioniert die Telefonie

1 AdWorks gibt die Nummern an MaTelSo GmbH. Wichtig: MaTelSo GmbH benötigt immer die Länderkennung: +49 (69) 11 11 11.

2 MaTelSo GmbH. ruft Ihre eigene Telefonnummer an. Sie nehmen das Gespräch an.

3 MaTelSo GmbH ruft die Telefonnummer des Kunden an. Der Kunde nimmt den Hörer ab.

4 Sie telefonieren über den Server der MaTelSo GmbH.

20.3.2 Telefonie vorbereiten

Um die Telefonie zu nutzen, benötigen Sie das Modul AdWorks_connect und zusätzlich einen Vertrag mit der MaTelSo GmbH.

1 Sie abonnieren AdWorks_connect.

2 Sie schließen einen Vertrag mit der MaTelSo GmbH über die Telefonie.

3 Sie erhalten die Zugangsdaten für den Telefonserver der MaTelSo GmbH.

4 Sie richten die Telefonie für die Geschäftsstelle ein.


Telefonie in AdWorks einrichten

Um die Telefonie in AdWorks einzurichten, benötigen Sie folgende Informationen von der MaTelSo GmbH.

Anmeldename - 4-stellige Nummer

Passwort

Hinweis: Das Passwort der MaTelSo GmbH kann nicht geändert werden.

Haben Sie die Daten vorliegen, richten Sie die Telefonie für die Geschäftsstelle oder eine untergeordnete Geschäftsstelle ein.

Voraussetzung: Sie sind berechtigt, Änderungen an der Geschäftsstelle vorzunehmen.

1 Zeigen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung Geschäftsstellen an. Eine Liste mit Geschäftsstellen wird angezeigt.

2 Öffnen Sie die Geschäftsstelle zur Bearbeitung.


4 Wählen Sie im Bereich Telefonie den Anbieter aus. Die Felder für den Anmeldenamen und das Passwort werden angezeigt.

5 Tragen Sie den 4-stelligen Anmeldenamen ein, den Sie von der MaTelSo GmbH für die Telefonie erhalten haben.

6 Tragen Sie das Passwort ein, das Sie von der MaTelSo GmbH für die Telefonie erhalten haben.


8 Wählen Sie die Schaltfläche Telefoneintellungen testen.

Telefonnummern für die Telefonie richtig erfassen

Sobald Sie eine Telefonnummer beim Kunden eingetragen, wird die Funktion Telefonie aktiv angezeigt. Damit Sie Telefonnummern für die Telefonie mit AdWorks verwenden können, beachten Sie folgende Regeln:

Eine Länderkennung ist notwendig, für Deutschland ist das 49 oder +49.

Die Vorwahl ohne Null eintragen, zum Beispiel 49 (69) 11111 oder 49 69 11111.


20.3.3 Mit AdWorks telefonieren

Beispiel: Ihr Kunde Herr Mustermann hat um Rückruf gebeten, er möchte einen Termin vereinbaren. Zwischen zwei Kundenterminen arbeiten Sie am Bahnhof mit WLAN in AdWorks. Sie möchten, dass Ihre Büronummer bei Herr Mustermann angezeigt wird.

1 Zeigen Sie in AdWorks Herr Mustermanns Kundendaten an. Die Übersicht wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf die Telefonnummer von Herr Müller. Das Fenster Telefonverbindung herstellen wird angezeigt.

3 Tragen Sie im Feld Nummer die Telefonnummer ein, unter der Sie gerade zu erreichen sind.

Powertipp: Mit der Lupe zeigen Sie die letzten 10 verwendeten Nummer an. Wählen Sie die Nummer aus, unter der Sie gerade erreichbar sind.

4 Tragen Sie im Feld Anzeige Ihre Büronummer ein. Die Telefonnummer wird Herr Müller angezeigt.

Wichtig: Irreführende Anrufe mit falscher Telefonnummer ist ein Missbrauch der Funktion und strafbar.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen. Der Server der MaTelSo GmbH baut die Verbindung auf.

6 Nimmt der Kunde ab, erzeugt AdWorks automatisch eine Aktivität. Powertipp: Der Typ "Telefonat", das Datum, die Uhrzeit und ein Betreff sind schon eingetragen.

7 Tragen Sie die Dauer und Gesprächsnotizen ein, sobald Sie das Gespräch beendet haben. Powertipp: Sie können die Aktivität auch mit Wiedervorlage erstellen.


20.3.4 Mehr Informationen

Die AGBs zu MaTelSo GmbH finden Sie im Support Center der financeTec AG. https://financetec.kayako.com/Knowledgebase/Article/View/76/0/matelso-vertrag


21 Schnittstellen

Für die Übernahme von Daten aus anderen EDV-Systemen können Schnittstellen an AdWorks angebunden werden.

In diesem Kapitel Copyright ........................................................................................................................................ 377 Schnittstelle zu germanBroker.net AG ...................................................................................... 378 E-Mail-Warnungen für Riesterverträge .................................................................................... 385 Import FINORM-Verträge ............................................................................................................. 387


Copyright

Benutzerhandbuch für AdWorks – 12/15. Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt. Dieses Handbuch darf nur mit Genehmigung der financeTec AG, Netfonds Gruppe und germanBroker.net AG in Teilen noch im Ganzen vervielfältigt und/oder übersetzt werden. Die Vervielfältigung darf weder mechanisch noch elektronisch erfolgen. financeTec AG. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen vorbehalten. Die im Handbuch verwendeten Namen sind frei erfunden. Genannte Marken und Warenzeichen können Eigentum von anderen Unternehmen sein.


21.1 Schnittstelle zu germanBroker.net AG

In der täglichen Praxis werden neue Versicherungsverträge beim Versicherer erfasst und von Ihnen zusätzlich in AdWorks eingepflegt. Sobald sich Verträge ändern, werden sie ebenfalls in AdWorks von Ihnen angepasst.

Mit der Schnittstelle germanBroker.net AG wird der Abgleich von Versicherungsverträgen zwischen dem EDV System der germanBroker.net AG und AdWorks automatisiert. Damit werden die Daten der Versicherungsverträge in AdWorks immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Ihre Vertragsdaten bleiben damit auf dem Laufenden.

21.1.1 Aufgabe der Schnittstelle

Als AdWorks-Anwender und Mitglied von germanBroker.net AG bietet Ihnen die Schnittstelle einen automatisierten Abgleich der Vertragsdaten. Die Schnittstelle wird in zwei Varianten angeboten.

Beauskunftung

Bei der Variante Beauskunftung wird AdWorks ausschließlich als Informationssystem genutzt. Sie erhalten Informationen über Ihre bei germanBroker.net AG im Bereich Konzept- und VU-Linie verwalteten Verträge. Daher werden Daten über die Schnittstelle gepflegt. Von Ihnen eingegebene Vertragsdaten werden überschrieben und gehen verloren.

Verwaltung

Bei der Variante Verwaltung nutzen Sie AdWorks als Verwaltungsprogramm, in dem Sie die Vertrags- und Kundendaten selbst ergänzen und pflegen. Neue Verträge werden über die Schnittstelle angelegt. Bei Vertragsänderungen werden nur bestimmte Vertragsdaten über die Schnittstelle aktualisiert. Welche Daten automatisch aktualisiert werden, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Abschnitt (siehe "Aktualisierung Datenfelder - Variante Verwaltung" auf Seite 382).

Sobald neue Daten vorliegen, werden diese zeitnah automatisiert in AdWorks eingelesen und je nach Schnittstellenvariante verarbeitet.

Neue Verträge werden in AdWorks eingelesen und wenn möglich dem Kunden zugeordnet.

Bestehende Verträge werden aktualisiert.

21.1.2 Schnittstelle vorbereiten

Die Schnittstelle setzt das Modul Verträge von AdWorks voraus.

So wird die Schnittstelle aktiviert:

1 Sie beauftragen den Datentransfer bei der germanBroker.net AG für die gewünschte Variante - Beauskunftung oder Verwaltung.

2 germanBroker.net AG informiert die financeTec AG.

3 Die financeTec AG schaltet die Geschäftsstelle für den Datentransfer frei.

4 Prüfen Sie in AdWorks, ob die Vermittlernummer für Ihre Geschäftsstelle hinterlegt wurde. Arbeitsbereich Verwaltung Geschäftsstelle Adresse


21.1.3 Arbeitsweise der Schnittstelle

Die Vertragsdaten der germanBroker.net AG werden automatisiert an AdWorks überspielt. Dabei werden neue Versicherungsverträge in AdWorks eingelesen und wenn möglich einem Kunden zugeordnet. Außerdem werden die Daten von bestehenden Versicherungsverträgen aktualisiert. Je nach beauftragter Variante werden die Daten anders verarbeitet.

Wichtig: Um Ihrer Sorgfaltspflicht als Vermittler gerecht zu werden, sollten Sie die übermittelten Vertragsdaten prüfen und Fehler direkt an die germanBroker.net AG melden.

Kriterien für die Vertragszuordnung bei neuen Verträgen Aus Datenschutzgründen werden Versicherungsverträge einem Kunden nur zugeordnet, wenn die Daten in den Feldern Name, Vorname, Straße inkl. Hausnummer sowie der Ort identisch sind. Die Schreibweise muss dabei exakt gleich sein. Beispiel: Der Straßenname im Vertrag lautet Musterstr. 6 und in AdWorks steht bei den Adressdaten des Kunden Musterstraße 6. Der Vertrag wird dem Kunden nicht zugeordnet.

Beauskunftung

Neuer Vertrag für vorhandene Kunden Der Vertrag wird in AdWorks angelegt und dem Kunden zugeordnet. Aus Datenschutzgründen werden Versicherungsverträge einem Kunden nur zugeordnet, wenn die Daten in den Feldern Name, Vorname, Straße inkl. Hausnummer sowie der Ort identisch sind. Die Schreibweise muss dabei exakt gleich sein. Beispiel: Der Straßenname im Vertrag lautet Musterstr. 6 und in AdWorks steht bei den Adressdaten des Kunden Musterstraße 6. Der Vertrag wird dem Kunden nicht zugeordnet.

Neuer Vertrag für neuen Kunden Der neue Vertrag wird automatisch in AdWorks angelegt.

Vertragsänderungen Alle Vertragsänderungen sowie Änderung der Kundendaten werden über die Schnittstelle in AdWorks vorgenommen.

Verwaltung

Neuer Vertrag für vorhandene Kunden Der Vertrag wird in AdWorks angelegt und dem Kunden zugeordnet. Aus Datenschutzgründen werden Versicherungsverträge einem Kunden nur zugeordnet, wenn die Daten in den Feldern Name, Vorname, Straße inkl. Hausnummer sowie der Ort identisch sind. Die Schreibweise muss dabei exakt gleich sein. Beispiel: Der Straßenname im Vertrag lautet Musterstr. 6 und in AdWorks steht bei den Adressdaten des Kunden Musterstraße 6. Der Vertrag wird dem Kunden nicht zugeordnet.

Kann der Vertrag nicht zugeordnet werden, wird der Vertrag ohne Kundenzuordnung in AdWorks eingestellt. Sie können den Vertrag nachträglich zuordnen.

Neuer Vertrag für neuen Kunden Der neue Vertrag wird automatisch in AdWorks angelegt. Der Vertrag wird keinem Kunden zugeordnet. Sie legen einen neuen Kunden an und weisen den Vertrag zu.

Powertipp: Die Schnittstelle liefert die Kundendaten mit und Sie können damit direkt einen Kunden anlegen.

Vertragsänderungen


Es werden nur ein Teil der Vertragsdaten geändert (siehe "Aktualisierung Datenfelder - Variante Verwaltung" auf Seite 382).

21.1.4 Neuen Versicherungsvertrag erstellen

Sie brauchen neue Versicherungsverträge der Konzept- und VU-Linie, die Sie über die germanBroker.net AG einreichen, nicht mehr in AdWorks erfassen. Nur Geschäfte, die Sie direkt beim Versicherer einreichen und die nur über die germanBroker.net AG gewertet werden, können zurzeit noch nicht automatisch in AdWorks gepflegt werden.

1 Senden Sie den Versicherungsantrag bzw. die Deckungsaufgabe wie gewohnt an die germanBroker.net AG.

2 germanBroker.net AG übernimmt den Vertrag in das eigene EDV System.

3 Über die Schnittstelle werden die neuen Versicherungsverträge zeitnah und automatisiert in AdWorks eingelesen.

4 Der neue Vertrag wird in AdWorks erstellt und wenn möglich einem Kunden zugeordnet.

Wichtig: Aus Datenschutzgründen werden Verträge einem Kunden nur zugeordnet, wenn Name, Vorname, Straße inkl. Hausnummer sowie der Ort identisch sind. Die Schreibweise muss dabei exakt gleich sein.

21.1.5 Nicht zugeordnete Versicherungsverträge zuordnen

Ist die Schnittstelle germanBroker.net AG für Sie freigeschaltet, werden neue Verträge automatisch in AdWorks eingelesen und einem Kunden zugeordnet. Folgende Probleme können bei der Zuordnung auftreten und werden je nach gewählter Variante anders verarbeitet.

Problem Verwaltung Der Kunde ist nicht in AdWorks angelegt.

Der Vertrag wird angelegt und ist keinem Kunden zugeordnet. Sie legen einen Kunden an und ordnen den Vertrag zu.

Die Felder Name, Vorname, Straße und Ort des Kunden sind in AdWorks anders geschrieben als in den übermittelten Vertragsdaten.

Der Vertrag wird angelegt und ist keinem Kunden zugeordnet. Sie ordnen dem Vertrag einen Kunden zu und korrigieren evtl. die Adressdaten des Kunden.


Die nicht zugeordneten Verträge ordnen Sie selber zu.

1 Zeigen Sie im Arbeitsbereich Arbeitsplatz an.

2 Wählen Sie Verträge aus.

3 Klicken Sie auf den Spaltenkopf Kunde. Die Spalte Kunde wird absteigend sortiert, alle Verträge ohne Kundenzuordnung werden oben angezeigt.

4 Zeigen Sie den Vertrag zur Bearbeitung an. Das Feld Kunde ist leer und mit dem Warndreieck gekennzeichnet. Sie können jetzt einen bestehenden Kunden zuordnen oder direkt einen neuen Kunden erstellen und zuordnen.

Bestehenden Kunden zuordnen

1 Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Warndreieck. Ein Popup Feld mit der Kundenadresse aus dem Import wird angezeigt.

2 Klicken Sie hinter dem Feld Kunde auf die Lupe. Der Suchdialog für Kunden wird angezeigt.

3 Suchen Sie den Kunden.

4 Wählen Sie den Kunden mit Ok aus. Der Kunde ist dem Vertrag zugeordnet.



Neuen Kunden erstellen und zuordnen

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kundendaten erzeugen. Der neue Kunde wird mit den übermittelten Daten: Vorname, Name, Straße und Ort angelegt. Das Fenster Kunde wird angezeigt.

2 Füllen Sie weitere Felder für den Kunden aus.

3 Speichern Sie den Kunden und schließen das Fenster. Dem Vertrag ist der neue Kunde zugeordnet.


21.1.6 Änderungen der Versicherungsverträge einpflegen

Ist die Schnittstelle für Sie freigeschaltet, brauchen Sie Änderungen der Versicherungsverträge der germanBroker.net AG nicht mehr selbst in AdWorks aktualisieren. Je nach beauftragter Variante werden mehr oder weniger Daten aktualisiert.

Beauftragung

Alle Vertragsdaten werden über die Schnittstelle aktualisiert.

Verwaltung

Nur die wesentlichen Vertragsdaten werden aktualisiert (siehe "Aktualisierung Datenfelder - Variante Verwaltung" auf Seite 382).

Bei Vertragsänderungen gehen Sie wie folgt vor:

1 Senden Sie den Antrag bzw. die Deckungsaufgabe an die germanBroker.net AG.

2 germanBroker.net AG übernimmt die Vertragsänderung in das eigene EDV System.

3 Über die Schnittstelle werden die Vertragsdaten zeitnah und automatisiert in AdWorks aktualisiert.

4 Prüfen Sie die geänderten Verträge in AdWorks und melden fehlerhafte Daten umgehend an germanBroker.net AG.


21.1.7 Aktualisierung Datenfelder - Variante Verwaltung

Kundendaten

Kundendaten werden in der Variante Verwaltung nur mitgegeben und bei den Vertragsdaten als Popup angezeigt. Sie entscheiden, ob Sie mit den Kundendaten einen neuen Kunden anlegen.

Felder AdWorks Erstanlage Änderung

Kundendaten (Name und Adresse)

Anzeigename nein nein

Anrede nein nein

Name nein nein

Vorname nein nein

Plz nein nein

Ort nein nein

Strasse nein nein

Kundendaten (Bankverbindung)

Bankleitzahl nein nein

Kontonummer nein nein

Bank nein nein

Inhaber nein nein

Vertragsdaten

Vertragsdaten werden in der Variante Verwaltung bei der Erstanlage angelegt. Bei Vertragsänderungen wird nur ein Teil der Felder aktualisiert.

Die Versicherungssumme wird derzeit nur bei Konzept-Geschäft übermittelt.

Feld Beschreibung: Für Verträge ist das Feld Beschreibung in zwei Felder aufgeteilt . Das obere Beschreibungsfeld ist für Ihre Kommentare gedacht und kann von Ihnen beschrieben werden. Im unteren Beschreibungsfeld sehen Sie die letzte Vertragsänderung, die von der Schnittstelle übermittelt wurde. Möchten Sie eine chronologische Liste der Vertragsänderungen aufbauen, kopieren Sie die Informationen aus dem unteren Beschreibungsfeld in das obere Beschreibungsfeld.

Felder AdWorks Erstanlage Änderung

Vertragsdaten (Stammdaten)

Anzeigename ja nein

Produktgeber ja nein

Produkt ja nein

Beschreibung (oberes Feld) nein nein

Beschreibung (unteres Feld) ja ja

Tarif ja nein

Status ja ja

Vertragsnummer ja ja

Versicherungssumme ja ja

Vertragsbeginn ja ja


Felder AdWorks Erstanlage Änderung Vertragsablauf ja ja

Vertragsdaten (Beiträge)

Beitrag ja ja

Pool ja ja

Zahlweise ja ja

Jahresnetto ja ja

Einmalige Gebühr ja ja

Ratenzahlungzuschlag ja ja

Steuersatz ja ja

Steuerbetrag ja ja

Vertragsdaten (sonstige)

Geschäftsstelle ja ja

Erstellt am ja nein

Erstellt am (Uhrzeit) ja nein

Erstellt von ja nein

Geändert am ja ja

Geändert am (Uhrzeit) ja ja

Vertragsdaten (Bankverbindung)

Bank ja nein

Bankleitzahl ja nein

Kontonummer ja nein

Kontoinhaber ja nein


21.2 E-Mail-Warnungen für Riesterverträge

Automatisierte Warnungen über Provisionsausfälle bei Rieserverträgen.


Die AdWorks-Anwender und Mitglieder der Netfonds Gruppe erhalten eine E-Mail-Warnung, wenn bei Riesterverträgen ein Provisionsausfall ausgelöst wird.


Prüfgegenstand Riesterverträge innerhalb der Stornohaftzeit.

Intervall Einmal täglich - Nachts

Prüfung auf Vier Standardfälle, die zu Provisionsausfällen führen können:

Beitragsänderungen

Kündigung

Mahnstufen

Ruhende Verträge

Reaktion bei Eintritt Betroffene Berater werden direkt per E-Mail über die betroffenen Verträge informiert und im E-Mail-Text ist zusätzlich eine Information zu den Konsequenzen der Provisionsabrechnung eingefügt.

Absenderadresse [email protected]

Empfängeradresse Für den Berater in AdWorks hinterlegte E-Mail-Adresse. [email protected]

Dokumentation des Versands Kopie der E-Mail-Warnung geht an eine festgelegte E-Mail-Adresse der Netfonds Gruppe.

Fehlerhafter E-Mail-Versand Konnte eine E-Mail nicht zugestellt werden, erhält die Absenderadresse der Netfonds Gruppe eine E-Mail darüber. Gründe für Fehler: Schreibfehler in der E-Mail-Adresse, Mailbox voll.


21.2.3 Pflege der Schnittstelle

E-Mail-Texte Verantwortlich für den Inhalt ist die Netfonds Gruppe. Sie gibt die Text an die financeTec AG

weiter.

Verantwortlich für die Pflege der Texte in AdWorks ist financeTec AG. Sie hinterlegt die Texte in AdWorks.

Absenderadresse Ändert sich die Absenderadresse meldet die Netfonds Gruppe das an die financeTec AG. Die financeTec AG ändert die Absenderadresse.

Empfängeradresse Jeder Berater ist in AdWorks als Mitarbeiter angelegt. Die dort hinterlegte E-Mail-Adresse wird als Empfängeradresse verwendet. Ist die Adresse fehlerhaft, ist die Netfonds Gruppe für die Korrektur verantwortlich.

Dokumentation Versand Jede Warnung wird als Duplikat an eine E-Mail-Adresse der Netfonds Gruppe gesendet. Ändert sich die E-Mail-Adresse für das Duplikat, meldet die Netfonds Gruppe das an die financeTec AG. Die financeTec AG ändert die E-Mail-Adresse in AdWorks.


21.3 Import FINORM-Verträge

Mit der Schnittstelle wird der Abgleich von Versicherungsverträgen zwischen dem FINORM-System und AdWorks automatisiert. Damit werden die Daten der Versicherungsverträge in AdWorks immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Ihre Vertragsdaten bleiben damit auf dem Laufenden.


Sind AdWorks-Anwender Mitglied der Netfonds Gruppe bietet die Schnittstelle einen automatisierten Abgleich von Verträgen aus dem FINORM-System.

Neue Verträge inklusive zusätzlicher Dokumente werden in AdWorks angelegt und einem Kunden zugeordnet.

Geänderte Verträge werden aktualisiert und neue Dokumente zugeordnet.


Prüfgegenstand Verträge im FINORM-System

Prüf- und Importinterval Einmal täglich

Geprüft auf Neuer Vertrag

Vertragsänderung

Neue Dokumente am Vertrag

Datenimport Es werden nur neue oder geänderte Verträge nach AdWorks importiert. Es werden immer alle

übergebenen Datenfelder überschrieben.

Die letzte Aktualisierung kann über den Stand der Datenimporte in den Einstellungen des Mandanten überprüft werden.

Alle Verträge, die über die Schnittstelle importiert wurden, werden als „Aktualisierung durch Netfonds Versicherungen“ in der Infoleiste zum Vertragstyp markiert.

WICHTIG: Keine Vertragsaktualisierung bei Manuellen Verträgen

In AdWorks manuell erstellte Verträge werden nicht aktualisiert. Hat der Berater schon einen entsprechenden Vertrag angelegt, entsteht ein Doppel in AdWorks. Die Schnittstelle legt in jedem Fall einen neuen Vertrag mit einer eindeutigen Vertrags-ID an und aktualisiert nur diese Verträge. Doppelte Verträge können zusammengeführt werden.

Vermittlerwechsel


Werden FINORM-Verträge in AdWorks einem neuen Vermittler zugeordnet, erfolgt für die Verträge keine Aktualsierung mehr über die Schnittstelle.

Neuer Vertrag im FINORM-System 1 Der Vertrag wird in AdWorks neu angelegt und erhält eine eindeutige Vertrags-ID.

2 Der Kundenname sowie die relevanten Vertragsdaten werden in die entsprechenden Vertragsfelder in AdWorks eingetragen.

3 Sind Vertragsdaten keinem Feld zuzuordnen, wird die Information im Vertrag Bereich Vertrag Register Vertrag im Feld Beschreibung eingetragen.

4 Zusätzliche Vertragsdokumente werden in AdWorks dem Vertrag zugeordnet: Vertrag Bereich Dokumente.

5 Der Vertrag wird einem Kunden zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt über eine Mappingtabelle der Netfonds Gruppe.

Verträge ohne Kundenzuordnung 1 Ist ein Kunde in der Mappingtabelle nicht vorhanden, wird der Vertrag ohne Kundenzuordnung

angelegt.

2 Die zuständige Abteilung der Netfonds Gruppe kontrolliert in AdWorks, ob FINORM-Verträge keinem Kunden zugeordnet sind. Die Verträge ohne Zuordnung werden von der zuständigen Abteilung der Netfonds Gruppe manuell zugeordnet.

Die Verträge ohne Kundenzuordnung können in AdWorks gefiltert werden, entweder in der Vertragsliste oder über eine Auswertung. Die Filterparameter sind:

Verträge.Geändert von = Enthält keine Daten

Verträge.Kunden (ID) = Enthält keine Daten

Vertragsänderungen Alle übergebenen Felder werden in AdWorks überschrieben und alle Dokumente ersetzt. Mitarbeiter sollen bei FINORM-Verträgen das Feld Beschreibung nicht nutzen, da es bei jeder Aktualisierung überschrieben wird.

21.3.3 Pflege der Schnittstelle

Kundenzuordnung - Mappingtabellen Die zuständige Abteilung der Netfonds Gruppe pflegt die Mappingtabellen und stellt sie financeTec AG zur Verfügung. Beim Import greift die Schnittstelle auf die Mappingtabellen zu und ordnet die neuen Verträge den entsprechenden Kunden zu.

Neue Vertragstypen, neue Versicherungsgesellschaft und allgemeine Änderungen der Mappingtabellen Alle Änderungen an den Mappingtabellen werden von der Netfonds Gruppe an financeTec AG gemeldet.


21.3.4 Besonderheiten bei FINORM-Verträgen

Die Netfonds Gruppe verwendet das System FINORM für die Verwaltung von Versicherungs-verträgen. Das FINORM-System ist über eine Schnittstelle an AdWorks angebunden. Folgende Regeln gelten:

Neue Verträge

Neue Verträge aus dem FINORM-System werden beim Import in AdWorks angelegt. Hatten Sie den Vertrag schon vorher manuell in <Progammname> angelegt, gibt es den Vertrag doppelt. Doppelte Verträge können zusammengeführt werden.

Dokumente an Verträgen

Sind im FINORM-System zusätzliche Dokumente zum Vertrag hinterlegt, werden diese ebenfalls importiert. Die Dokumente sind beim Vertrag unter Dokumente abgelegt.

Vertragsänderungen - Aktualisierung von Feldern und ergänzen von Dokumenten

Vertragsänderungen im FINORM-System werden beim nächsten Import des Vertrags in AdWorks aktualisiert. Der Kundenname sowie die vertragsrelevanten Daten werden dabei überschrieben. Stehen neue Dokumente über die Schnittstelle zur Verfügung, werden sie hinzugefügt.

In AdWorks werden in das Feld Beschreibung Informationen aus dem FINORM-Vertrag eingetragen, die keinem anderen Feld des Vertrags zuzuordnen sind. Das Feld wird bei jedem Vertragsimport aktualisiert. Manuelle Eintragungen werden überschrieben. Verwenden Sie für eigene Anmerkungen das Feld Notizen im Register Sonstiges.

Melden von Vertragsänderungen

Melden Sie Vertragsänderungen an die zuständige Stelle der Netfonds Gruppe. Die Daten werden dort erfasst und der Vertrag dann automatisch in AdWorks geändert.


21.3.5 Anlage - Felderzuordnung FINORM zu AdWorks

FINORM-Feld AdWorks-Feld mandant_id KundenGUID = LOOKUP(mandant_id, kunde_id)

kunde_id KundenGUID = LOOKUP(mandant_id, kunde_id)

vermittler_id VermittlerID

Versicherungsscheinnummer VertragsNummer

Vorname KundeVorname

Name KundeName

Strasse KundeStrasse

PLZ KundeOrt = (PLZ + Ort)

Ort KundeOrt = (PLZ + Ort)

gesellschaft_id GesellschaftGUID = LOOKUP(gesellschaft_id)

sparte_id EntitySchemaGUID = LOOKUP(sparte_id)

Produkt DisplayName, Tarif

vertragsstatus_id DisplayName, TarifVertragsStatus = LOOK(vertragsstatus_id)

Fremdvertrag Owner

Ursprungsbeginn StartDatum

Ablaufdatum (Hauptfälligkeit) EndDatum

zusatzinfo AmtlichesKennzeichen (bei KFZ)

zahlweise_id Zahlweise (Einmal, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr)

Praemie_Zahlweise_Brutto_Gesamt Betrag, JahresbetragEUR = (Zahlweise * Praemie_Zahlweise_Brutto_Gesamt)

Praemie_Zahlweise_Netto_Gesamt JahresNetto = (Zahlweise * Praemie_Zahlweise_Netto_Gesamt)

Steuersatz Steuersatz

gesamtdokumentation zu adworks - financetec.kayako.com

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