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Gerenciamento de Recursos Humanose

Gerenciamento de Comunicações

Sergio Scheer / DCC / UFPR

TC045 Gerenciamento de Projetos

Just to remember ...

• Interação entre os processos segundo PMBOK ...

• Cada processo é caracterizado por:

• Entradas • Ferramentas e técnicas• Saídas

Gerenciamento de Recursos Humanos



Gerenciamento de recursos humanos do projeto

1 Planejar recursos humanos (P)

2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto (X)

3 Desenvolver a equipe do projeto (X)

4 Gerenciar a equipe do projeto (X)

Planejamento de recursos humanos

Determina funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenciamento de pessoal.

As funções do projeto podem ser designadas para pessoas ou grupos, internos ou externos à organização que executa o projeto.

Planejamento de recursos humanos

Plano de gerenciamento de pessoal como e quando os membros da equipe serão contratados ou

mobilizados,

os critérios para sua liberação do projeto,

a identificação das necessidades de treinamento,

os planos de reconhecimento e premiação,

as considerações sobre conformidade,

os problemas de segurança e

o impacto do plano de gerenciamento de pessoal na organização.

Organograma

Representação Hierárquica dos diferentes níveis do projeto . Normalmente apresenta em sua parte superior , o nome do patrocinador e/ou do gerente do projeto . Revela as relações de comando dentro do projeto.

Diretório do Time do Projeto

Lista dos membros do time do projeto, incluindo seu cargo , setor e contato.

Nr Nome Área Email Telefone

1 Alan Carlos Poderino Consultoria [email protected] 9999-9999

2 Ana Carolina L. Magalhães TI [email protected] 9999-9999

3 Ana Sílvia Bragança Membro Time [email protected] 9999-9999

4 Gian Franco Sabino Consultoria [email protected] 9999-9999

... ... ... ... ...

Matriz de Responsabilidades

Apresenta , na forma de uma tabela , as responsabilidades detalhadas de cada recurso , como também as responsabilidades apenas das pessoas e funções-chaves do projeto. Identifica as responsabilidades , bem como a necessidade de apoio e a supervisão de cada grupo de atividades do projeto e de cada plano específico do projeto.

Nome Dia

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Alan Carlos Poderino R A A A

Ana Carolina L. Magalhães R A

Ana Sílvia Bragança R A A

Gian Franco Sabino A A

João Rosa da Motta A A A A S A

Juliano Palácios Medeiros A A A

Luiz Carlos Paula Pena S S

Mara Lúcia Menezes A S S A

R- Responsável A- Apoio S- Suplente

No plano devem estar documentados:

Organograma do projeto mostrando a estrutura hierárquica do time do projeto , incluindo os elementos das estruturas matriciais relacionados ;

Diretório do time do projeto contendo todas as informações dos recursos humanos do projeto , incluindo cargo , área de atuação e contato ;

Matriz de responsabilidades relacionando os elementos do WBS com os integrantes do time ;

Critérios de avaliação de resultados ;

Critérios de bonificação da equipe ;

Freqüência de avaliação consolidada dos resultados do time ;

Alocação financeira para o gerenciamento de RH ;

Administração do plano de gerenciamento de RH ;

Plano de Gerenciamento de Pessoal

Planejar recursos humanos

Entradas

1 Fatores ambientais da empresaOrganizacional

Técnico

Interpessoal

Logístico

Político

Estrutura organizacional

Acordos de negociação coletiva

Condições econômicas


Entradas

2 Ativos de processos organizacionais

Modelos

Listas de verificação

3 Plano de gerenciamento do projeto

Recursos necessários para a atividade


Ferramentas e técnicas

1 Organogramas e descrições de cargos


1 Organogramas e descrições de cargos

Gráficos de hierarquia

Gráficos matriciais

Formatos orientados a texto

Outras seções do plano de gerenciamento do projeto



2 Networking interação informal com outras pessoas as atividades de networking incluem

correspondência pró-ativa, almoços com colegas, conversas informais e feiras e conferências

3 Teoria organizacional


Saídas

1 Funções e responsabilidades Função, Autoridade, Responsabilidade, Competência

2 Organogramas do projeto

3 Plano de gerenciamento de pessoalRecrutamento e seleção, Tabela de horários,

Critérios de liberação, Necessidades de treinamento,

Reconhecimento e premiações, Conformidade, Segurança


Contratar ou mobilizar a equipe

Entradas

1 Fatores ambientais da empresa

Disponibilidade, Capacidade, Experiência, Interesses, Custo

2 Ativos de processos organizacionais

3 Funções e responsabilidades

4 Organogramas do projeto

5 Plano de gerenciamento de pessoal



1 Pré-designação

2 Negociação

3 Contratação ou mobilização

4 Equipes virtuais


Saídas

1 Designações de pessoal para o projeto

2 Disponibilidade de recursos

3 Plano de gerenciamento de pessoal (atualizações)

Desenvolver a equipe do projeto

Melhorar as competências e a interação de membros da equipe visando melhor desempenho do projeto.

Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto

Aprimorar sentimentos de confiança e coesão entre os membros da equipe para aumentar a produtividade através de um trabalho em equipe de melhor qualidade.


Entradas

1 Designações de pessoal para o projeto

2 Plano de gerenciamento de pessoal

3 Disponibilidade de recursos



1 Habilidades de gerenciamento geral

2 Treinamento

3 Atividades de formação da equipe

4 Regras básicas

5 Agrupamento

6 Reconhecimento e premiações


Saída

1 Avaliação do desempenho da equipeEspera-se que as estratégias e as atividades eficazes de desenvolvimento da equipe aumentem o desempenho da equipe, o que aumenta a probabilidade de que os objetivos do projeto sejam atendidos.

Indicadores :

Melhorias nas habilidades que permitem que uma pessoa realize as atividades atribuídas de modo mais eficaz

Melhorias nas competências e nos sentimentos que ajudam a equipe a atuar melhor como um grupo

Taxa de rotatividade de pessoal reduzida.

Gerenciar a equipe do projeto

O gerenciamento da equipe do projeto é complicado quando

alguns membros prestam contas para um gerente funcional e

também para o gerente de projetos dentro de uma organização

matricial.

O gerenciamento eficaz dessa dupla relação de subordinação

muitas vezes é um fator crítico de sucesso para o projeto, e em

geral é responsabilidade do gerente de projetos.


Entradas1 Ativos de processos organizacionais2 Designações de pessoal para o projeto3 Funções e responsabilidades4 Organogramas do projeto5 Plano de gerenciamento de pessoal6 Avaliação do desempenho da equipe7 Informações sobre o desempenho do trabalho8 Relatórios de desempenho



1 Observação e conversas

2 Avaliações de desempenho do projeto

3 Gerenciamento de conflitos

4 Registro de problemas


Saídas

1 Mudanças solicitadas

2 Ações corretivas recomendadas

3 Ações preventivas recomendadas

4 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

5 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

APLICANDO OS CONCEITOS

Desenvolva uma parte do plano de gerenciamento de recursos humanos:

- elabore uma planilha com o registo das partes interessadas e suas funções

(veja formulários no site do DCC)

Gerenciamento de Comunicações



compreende os processos requeridos para garantir

a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o

armazenamento, a destinação final e o controle básico das

informações do projeto.

Gerenciamento das Comunicações

Todos os envolvidos no projeto devem estar

preparados para enviar e receber comunicações na

“linguagem” do projeto e devem entender como as

comunicações, em que eles estão individualmente

envolvidos afetam o projeto como um todo.


Para que o Projeto tenha sucesso é extremamente importante

que as mensagens e informações enviadas/recebidas sejam o

mais simples e objetivas possível!

É importante o cuidado com o ruído e

as chances dadas às más interpretações.


MENSAGEM

Codificação Decodificação

Feedback

Para assegurar o processo,solicite feedback e verifique

a compreensão.

EMISSOR RECEPTOR


1 Identificar “as partes interessadas” (I)

2 Planejar as comunicações (P)

3 Distribuir as informações (X)

4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas (X)

5 Reportar o desempenho (M)


Identificar “as partes”

• O Planejamento das Comunicações envolve determinar as

informações e comunicações necessárias aos interessados

(stakeholders) = “identificar as partes interessadas”.

• Perguntas chave:

• QUEM NECESSITA DE QUAL INFORMAÇÃO?

• QUANDO NECESSITARÃO DELA?

• COMO ISSO SERÁ FORNECIDO AOS INTERESSADOS?


1 Análise das partes interessadas

2 Opinião especializada

(interna e externamente)

Entradas

1 Termo de abertura

do projeto

2 Documentos de

aquisição

(contratos)

3 Fatores

ambientais da

empresa

4 Ativos de

processos

organizacionais

Identificar “as partes interessadas”Saídas

1 Registro das partesinteressadas

Identificação, avaliação, classificação, acesso

2 Estratégia para o seugerenciamento

Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades oureduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itensde relacionamento.

• Nesta fase de Planejamento das Comunicações deve se considerar os seguintes fatores:

• Identificação das necessidades de informação dos interessados e melhor forma para atender a essas necessidades;

• Os recursos do Projeto, que devem ser gastos apenas para comunicar informações que contribuam para o sucesso ou ondeuma falta de comunicação possa conduzir a uma falha;

• As tecnologias disponíveis para transferir as informações;

• As restrições e premissas do Projeto.

Planejamento das comunicações do projeto

Plano de gerenciamento das comunicações do projeto

• Uma estrutura de coleta e arquivamento de informações;

• Uma estrutura de distribuição de informações;

• Uma descrição da informação a ser distribuída(formato, conteúdo, nível de detalhamento e convenções);

• Frequência de produção e distribuição das informações;

• Os métodos para acessar as informações;

• Um método para atualizar e refinar o Plano de Gerenciamento das Comunicações;

É documento formal que descreve os

procedimentos que serão utilizados para

gerenciar todo o processo de

comunicação no projeto .

Planejamento das comunicações do projeto


Métodos de comunicaçãointerativa

reuniões, telefonemas, visitas

passiva (pull – nós mandamos)cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa

ativa (push – eles buscam)o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas ...

A Distribuição das Informações

• envolve disponibilizar as informações necessárias aosinteressados do projeto de maneira conveniente.

• Devem ser considerados nesta fase:

• os resultados das atividades desenvolvidas no Projeto(quais subprodutos já estão completos, quais ainda não estão, padrões de qualidade atingidos, custos realizados, etc)

• o Plano de Gerência de Comunicações e

• o Plano do Projeto.

• resultados da fase de Distribuição das Informações= REGISTROS DO PROJETO.

• tais documentos devem conter, de forma organizada:

• Correspondências;

• Memorandos;

• Relatórios;

• Outros.

A Distribuição das Informações

O Relato de desempenho do projeto

• envolve coletar e disseminar as informações de desempenho para fornecer aos interessadosinformações sobre como os recursos estão sendoutilizados para alcançar os objetivos do Projeto.

• Inclue:

• Relatórios de situação;

• Relatório de progresso;

• Previsões.

Devem ser considerados nesta fase:

• Plano do Projeto (prazos, custos e qualidade previstos);

• Resultados do trabalho (quais subprodutos já estãocompletos, quais ainda não estão, padrões de qualidadeatingidos, custos realizados, etc);

• Outros registros do Projeto (correspondências, memorandos, relatórios etc).


• Revisões de desempenho (reuniões de avaliação);

• Análise da variação (comparação resultados previstos x realizados);

• Análises de tendência (análise de desempenho com base no tempo);

• Análises do valor do trabalho realizado (medições de escopo, custoe cronograma para avaliação do desempenho. Envolve cálculos de orçamento, custo real e valor do trabalho realizado)

Métodos para o relato de desempenho

• RELATÓRIOS DE DESEMPENHO = documentos gerados ao final da fase de Relato de Desempenho do Projeto.

• Tais relatórios devem ser organizados de forma que resumamas informações obtidas, apresentando resultados e informações à equipe do Projeto ao nível de detalherequisitado pelos vários interessados.

• Como consequencia destes relatórios serão geradas tambémrequisições de mudanças, que deverão ser tratadas no processo de Controle de Mudanças do Projeto.


Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no

projeto e resolver seus problemas à medida em queacontecem.

Gerenciamento de expectativasdas partes interessadas

APLICANDO OS CONCEITOS

1. Consulte o PMBOK ou outra referência de GP e

2. Desenvolva a Matriz de Comunicações do Plano de Gerenciamento da Comunicação

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