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GERENCIA DE PROCESOS
Tener en cuenta…
Uso de equipos de comunicación
Intervenciones constructivas
Utilización del tiempo
CONCEPTOS BASICOS
GERENCIA DE PROCESOS
Implementación de manera rigurosa, disciplinada y estructurada, la ejecución del ciclo gerencial básico o ciclo PHVA, para mejorar el desempeño de los procesos, y lograr los resultados esperados.
ESQUEMA GERENCIAL BÁSICO
Definir las metas
Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas
Educar y entrenar
Ejecutar la tarea(Recolectar datos)
Verificar los resultados de la tarea ejecutada
PLANEAR
HACERVERIFICAR
ACTUAR
Actuar (Corregir /
Estandarizar)
Ciclo Deming
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Organización de personas, recursos y actividades ordenados en secuencia lógica, para lograr unos resultados determinados.
Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir una salida especifica para un cliente particular.
Es un ordenamiento de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y salidas claramente identificados.
Son estructuras mediante las cuales una organización hace lo necesario para producir un valor agregado a sus clientes.
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan y transforman entradas en salidas.
“Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”.
ISO 9000:2000 apartado 3.4.1
PROCESOTransformación
ENTRADASInformaciónNecesidad
Producto parcial
SALIDASServicios / productosfinales y/o parciales
RECURSOSPersonasEquiposServiciosHardwareSoftware
Información
ACTIVIDADES:Las acciones que
agregan valor a las
entradas, para transformarlas en salidas
ProveedorCliente
CONCEPTO DE CLIENTE
• Cliente: es quien recibe el resultado de mi trabajo
• “Mi trabajo tiene calidad en la medida en que es percibido como satisfactorio por el cliente”
P R C
Proveedor Proceso Resultado Cliente
Producto/Servicio
Entrada
E
CLIENTES/USUARIOS
Beneficiario de los productos que resultan de la ejecución de un proceso. Puede ser una persona, organización o un grupo social, externo o interno a la organización.
Es el destinatario de esfuerzos, es decir, aquella persona, área, u organización que recibe los productos y a la cual, se debe satisfacer a través de respuestas a sus necesidades y expectativas.
TIPOS DE CLIENTES
CLIENTES EXTERNOS
• USUARIOS.• SUS FAMILIAS.• COMPRADORES.• CORPORACIÓN /
ACCIONISTAS.• PROVEEDORES.• COMUNIDAD.
CLIENTES INTERNOS
• LOS VECINOS EN LA CADENA CLIENTE PROVEEDOR.
• LOS EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN.
PROVEEDOR
Es la entidad, área, persona o grupo de personas que entregan los INSUMOS que necesita el proceso para poder realizar las actividades o tareas y lograr los resultados esperados.
Estos insumos pueden ser materiales, datos, normas, requerimientos o información.
Para el proveedor yo soy su cliente.
PROCESO:Matriculas
Estudiantes con el cumplimiento de requisitos académicos y administrativos
Listado de estudiantes inscritos en un grado y un grupo, listos para iniciar actividades académicas
ENFOQUE POR PROCESOS
ENTRADA CLIENTE
Evaluación
Pagos
PROVEEDOR SALIDAS
Actividades académicas
Es la visión sistémica del funcionamiento de la Institución.
Pensar la institución como un conjunto de procesos interrelacionados que buscan satisfacer un cliente.
Identificar quien se afecta por los resultados de nuestro trabajo.
Eliminar las barreras de un área, departamento o función.
ENFOQUE POR PROCESOS
CLIENTEP 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6
Beneficios Obstáculos
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
TALLER
1. Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos.
2. Defina cinco obstáculos de la implementación de la gestión por procesos.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Beneficios•Entendimiento de la responsabilidad •de cada persona dentro de un proceso.•Ver a la Institución como •un sistema.•Resultados enfocados al cliente•(hacer las cosas bien y cada vez mejor)
ESTUDIANTE
BENEFICIOS
• Permite predecir y controlar el cambio• Aumenta la capacidad de competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles.• Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus
interrelaciones• Mantiene a la organización centrada en el proceso• Previene posibles errores• Ayuda a comprende como se convierten los insumos en productos• Ayuda a tomar mejores decisiones.• Reduce costos
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
• Según su jerarquía• Según su función
• Por la combinación de ambos
SEGÚN SU JERARQUÍA
Tercer Nivel: Subprocesos (Procedimientos)
Segundo Nivel: Procesos
Primer Nivel:
Macroproceso
Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas. (Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario – Financiero)
Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o productos) utilizando recursos y aplicando controles.Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución, contienen subprocesos.
Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede tener un proceso.Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.
Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a cabo un proceso. Descripción paso a paso.
Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.
MACROPROCESOS
PROCESOS
SUBPROCESOS
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍA
SEGÚN SU FUNCIÓN
MISIONALES SERVICIOCLAVES
PRINCIPALES
ADTIVOSAPOYO
SOPORTE
DIRECTIVOS ESTRATEGICOS
• Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación con el futuro de la Institución.
• Misionales: Son la razón de ser de la Institución. Son Procesos involucrados directamente en la transformación para la realización del producto o servicio que el cliente desea.
• Apoyo/Soporte: Permite que la Institución funcione a partir del suministro de recursos.
JERARQUIA FUNCIÓN
Macro-proceso
Proceso Subproceso Actividad Misional Apoyo Directivo
Auditorias
Planeación académica
Retro-alimentación de logros
Planeación estratégica
Revisión de exámenes de admisión
Cartera
Firma de contratos de docentes
Evaluación institucional
JERARQUIA FUNCIÓN
Macro-proceso
Proceso Sub-proceso Actividad Misión Apoyo Estratégico
Auditorias Adtivo x
Planeación académica
Académico x x
Retroalimentación de logros
Académico Evaluación x x
Planeación estratégica
Estratégico x x
Revisar exámenes de admisión
Adtivo Admisión x x
Cartera Fciero x x
Firma de contratos de docentes
Adtivo Admón de personal
Contra-tación x x
Evaluación institucional
Estratégico x x
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS
• Se pueden describir las entradas y las salidas. Tienen limites bien definidos.
• Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al “COMO".
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la Institución.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
• Tienen un responsable.
• Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas.
RED DE PROCESOS
CADENA DE VALOR• 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de
Negocios de Harvard, introdujo el concepto del análisis de la cadena de valor en su libro la “Ventaja Competitiva” (Competitive Advantage).
• Es una forma de análisis de la actividad institucional, mediante la cual descomponemos una organización y sus funciones en las actividades individuales que la constituyen, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.
RED DE PROCESOS• Identifica las principales actividades de la Institución, • agrupándolas y clasificándolas en Macroprocesos, • Procesos y Subprocesos. • Es la representación de la estructura de Gestión • Institucional que permite identificar, controlar y realizar • seguimiento a cada uno de los procesos Institucionales.
ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS PROCESOS
No existe una forma única de establecer la red de procesos, está depende de las necesidades de cada institución.
RED DE PROCESOS – IE AMERICA
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESOIdentidad Institucional Apropiar el horizonte institucional realizar diagnóstico y plan de mejora 1
Garantizar mecanismos de participación a través de quejas, sugerencias y felicitaciones 2
Gestionar acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento 3
Realizar auditorias internas a los procesos institucionales 4Gobierno Escolar Elegir, conformar y hacer seguimiento gobierno escolar 5
Comunicación Conformar el comité de comunicaciones y fortalecer la comunicación 6
Construir e implementar modelo pedagógico 7
Recontextualizar plan de estudios 8
Establecer políticas claras para planeaciones académicas 9
Revisar e implementar el SIEE 10
Hacer seguimiento a los resultados de evaluaciones internas y externas 11
Gestionar capacitación a docentes 12
Evaluar el desempeño docente 13
Reconocer y estimular la comunidad educativa 14
Adquirir y administrar los recursos institucionales 15
Mantener y optimizar los bienes 16
Realizar proceso de matricula a estudiantes 17
Realizar proceso de registro académico 18
Fortalecer y mejorar procesos de convivencia 19
Revisar, ajustar y dar cumplimiento al manual de convivencia 20
Hacer seguimiento a egresados 21
Coordinar acompañamiento de otras entidades. 22Inclusión Garantizar a la comunidad educativa igualdad de condiciones 23
Mejorar la relación entre padres de familia e institución 24
Revisar y hacer seguimiento al servicio social 25
Seguimiento académico
Bienestar institucional
Admisiones y registros
ADTIVO Y FINANCIERA
Proyección comunitaria
COMUNIDAD
Convivencia
DIRECTIVO
Administración de recursos
Talento humano
cultura de la calidad
ACADÉMICO
Diseño y planeación curricular
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
ES UNA FORMA GRÁFICA DE REPRESENTAR LOS PROCESOS
Permite a todos los colaboradores comprender como la institución funciona integralmente.
Facilita que todos en la institución entiendan como afectan el trabajo de otros.
MAPA DE PROCESOS DEBE:
• Responder a la red de procesos y las necesidades de la Institución.
• Identificar los macroprocesos, procesos y subprocesos, resaltando cuales son principales y de apoyo.
• Ser entendible por todos.
• Ser un diseño único (No copiar de otros).
• Mostrar a la Institución como un todo.
• Mostrar las interacciones internas.
• Explicar las relaciones con el entorno.
• Reflejar la cadena de valor de la Institución.
MAPA DE PROCESOS
PERMITE
• Ver articulaciones que deben ser atendidas por los procesos.
• Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre los procesos.
• Ayudar a gestionar la interacción entre equipos de trabajo, no entre personas.
GESTIÓN DIRECTIVA
DIRECCIONAM.ESTRATÉGICO
CLIMAINSTITUCIONAL
ALIANZASACUERDOSCONVENIOS
GOBIERNO ESC. OTROS ORG.
PARTICIPACIÓN
GESTIÓN ACADÉMICA
GESTIÓN COMUNITARIA
DISEÑOCURRICULAR
PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS
SEGUIMIENTO EVALUACIÓN
ACADÉMICA
PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PREVENCIÓNPERMANENCIA E
INCLUSIÓNPROYECCIÓN A LA COMUNIDAD
ADMÓN. DE PERSONAL
ADMÓN. REC FISICOS EINFRAEST.
ADMÓN. DE INFORMAC
ADMÓN. FINANCIERA
APOYO A GESTIONES
NECESIDADES
DEL
C L I E N T E
C L I
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T E - S A T
I S F A C C I Ó N / B E N
E F I C I O
MEJORA CONTINUA
COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA
MEJORA CONTINUA
P
HVA
P
HVA
P
HVA
IED DELIA ZAPATA OLIVELLA-BOGOTÁ
Mapa de ProcesosIn
tere
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PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DIRECTIVOS
PROCESOS CLAVES O MISIONALESPROCESOS CLAVES O MISIONALES
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Administrar el
currículo
Gestión directivaGestión de la
calidadGestión de talento
humano
Administrar recur.financieros
Administrarinformación
Administrar servicios adicionales
Gestionar
La convivencia
Seguimiento y promoción
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA DE CHÍA
COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008
IE VILLAMARÍA - CALDAS
MAPA DE PROCESOS
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
GESTIÓN ACADEMICA
GESTIÓN
DIRECTIVA
GESTIÓ
N
COMUNITARIA
E INCLU
SIÓN
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ES
TALENTO HUMANO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
ADMISIONES Y REGISTRO
CONVIVENCIA
CULTURA DE CALIDAD
SEGUIMIENTO ACADÉMICO
COMUNICACIONES
IDENTIDAD INSTITUCIONAL
BIENESTAR INSTITUCIONAL
GOBIERNO ESCOLAR
DISEÑO Y PLANEACION CURRICULAR
INCLUSIÓN
AMERICALIDOSOS
COMUNIDAD EDUCATIVA
MEJORAMIENTO CONTINUO
IE LICEO LEÓN DE GREIFF - MANIZALES
COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008
IE FE Y ALEGRÍA LAS GAVIOTAS - CARTAGENA
COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008
IE MADRE GABRIELA - CARTAGENA
COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008
IE TÉCNICA DE PASACABALLOS - CARTAGENA
COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008
IE JORGE ARDILA DUARTE - BUCARAMANGA
GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORA
ORIENTACIÓN VOCACIONAL
GESTIÓN ACADÉMICA
DIRECCIONA-MIENTO
ESTRATÉGICOGESTIÓN
DIRECTIVA
COMPONENTE PEDAGÓGICO
DESARROLLO CURRICULAR
EVALUACIÓN INSTITUC. Y PROMOCIÓN
INTEGRAL
GESTIÓN SOCIAL-
COMUNITA-RIA
DESARROLLO DE LA
CONVIVENCIA SOCIAL
GOBES: PARTICIPACIÓN Y
DEMOCRACIAPROYECCIÓN
A LA COMUNIDAD
GESTIÓN PASTORAL
EVANGELIZA-CIÓN Y
CATEQUESIS
ASOCIACIO –NISMO Y
PROTAGONIS –MO JUVENIL
GESTIÓN ADMINISTRA
TIVA-FINANCIE-RA
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS FINACIEROS
ADMINISTRACIÓN DE RECURSO HUMANO AD. RECURSOS
FÍSICOS E INFRAESTRUC
TURA
COLEGIO SALESIANO SAN JOSE
INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN
GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
GESTION ACADÉMICAGESTION DE LA
EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN
GESTION DE LA CONVIVENCIA SOCIAL
GESTIÓN DE LA FORMACIÓN INTEGRAL Y
PROYECTO DE VIDA
ADMÓN DE RECURSOS FISICOS
GESTIÓN DE LA CALIDAD
ADMON DE RECURSOS
FINANCIEROS
PROCESOS DE APOYO
PROCESOSDIRECTIVOSPROCESOS
MISIONALES
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R E Q U I S I T O S
ADMÓN DE RECURSOS HUMANOS
Planeación Estratégica PEI
Gestión de Calidad
Gestión AcadémicaGestión de Proyectos
Pedagógicos
Gestión de recursos
ProyecciónSocial
Bienestar
Estudiantil
Gestión de Matrículas
Salidas.
Usuariossatisfechos.
Partes interesadasvinculadas:
- Estudiantes- Profesores- Funcionarios- Proveedores- Egresados- Padres de Familia- Pensionados- Entes Gubernament.
Partes afectadasvinculadas:
- Vecinos- Empresarios- Generaciones Futur.
Entradas.
Necesidades delos usuarios.
Partes interesadasvinculadas:
- Estudiantes- Profesores- Funcionarios- Proveedores- Egresados- Padres de Familia- Pensionados- Entes Gubernament.
Partes afectadasvinculadas:
- Vecinos- Empresarios- Generaciones Futur.
Gestión de Talento
Humano
IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR
Proceso deDesarrollo Curricular
Proceso deDirección
Proceso de Gestión de La Calidad
Proceso deDesarrollo de la
Comunidad
Proceso Financiero y de
Recursos Físicos
CLIENTEProceso de
Convivencia productiva
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
ESTÁNDAR
Documento obtenido por consenso con el objetivo de unificar y simplificar, de tal manera que, de forma honesta, sea conveniente y benéfico para las personas involucradas.
RECORDEMOS QUE
• La estandarización es un medio, no un fin.
• Es un proceso participativo y continuo, liderado por la • alta dirección.
• Es un proceso que tiene que ser gerenciado utilizando • el PHVA.
• Es una actividad sistemática (no termina).
• La estandarización es una tarea para especialistas.
ESPIRALNEGATIVA
Muchos problemas,mala programación,
falta de insumos, indefinición en procesos, etc.
Pocos mejoramientos efectivos en el sistema
EFECTOS DE NO ESTANDARIZAR
Sin tiempo para planear el futuro
Todo el mundo ocupadoapagando incendios
MANEJO ACTUAL DEL TIEMPO
No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo del mundo para corregirlos.
Can
cela
ció
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e C
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Fal
tan
Co
mp
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cias
Fal
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e P
rep
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s
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sole
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Co
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ras
Inn
eces
aria
s
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
• Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer el trabajo.
• Documentos• Videos• Fotos• Plantillas
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
Un proceso se documenta a través de:
'Procedimiento y/o flujograma
'Formatos
Instructivos
'Caracterización
PROCEDIMIENTOS
•Conjunto de pasos que explican la forma de llevar a cabo una actividad.
•Especifican el QUÉ se hace, CÓMO se hace y quien es el RESPONSABLE.
Los flujogramas sólo explican el QUE
FORMATOS
• Son documentos donde se consignan los datos obtenidos en el desarrollo de una actividad, convirtiéndose en registros que dan evidencia de una actividad ejecutada.
0000100002
0000300004
INSTRUCTIVOS
Son documentos que amplían y detallan la información de una actividad.
APRO BAD O
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
• Describe en forma resumida: •Entradas - Proveedor•Salidas - Clientes•Proceso - Actividades
•Documentos•Seguimiento y control•Requisitos
•Indicadores•Recursos
PROCEDIMIENTOS
BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS'Brinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo que las tareas se repitan siempre de la misma manera.
'Conserva el conocimiento de la institución.
'Asegura una buena comunicación entre las áreas.
'Mejora y simplifica los procesos.
'Establece cuales son los registros que se deben conservar para demostrar los resultados alcanzados.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO El nombre debe ser igual en todos los documentos Debe definir el alcance del proceso• La información debe ser actual• Integridad de la información: Principio a fin del proceso• Claridad y simplicidad: Fácilmente comprendidos por todos en la
organización • Flexibilidad: Adaptables a cambios• Definir responsables• Preferiblemente iniciar las actividades con un verbo en infinitivo
(planear, definir, revisar…)• Cumplir el ciclo PHVA
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN ESTÁNDAR
• Ser lo más sencillo posible.• Fácilmente comprendido y aplicado por el
usuario.• Concreto y basado en la práctica.• Coherente con otros estándares.• Autorizado por la organización.• Tener nombres y formas estandarizadas.• Contener fecha de emisión y actualización.
P (PLANEAR) DEFINIR
LAS METAS
DEFINIR LOS
METODOS QUE PERMITIRAN
ALCANZAR LAS METAS
EDUCAR Y ENTRENAR
EJECUTAR LA TAREA(RECOGER
LOS DATOS) H(HACER)V
(VERIFICAR)
A(ACTUAR)
ACTUAR CORRECTIVAMENTE
VERIFICAR LOS RESULTADOS DE
LA TAREA EJECUTADA
CICLO DE CALIDAD
RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada
Se debe definir las responsabilidades para:
'Elaborar y actualizar documentos: Deben ser elaborados por el responsable del proceso quien conoce muy bien su funcionamiento.
'Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el documento sea difundido y aplicado.
'Identificar los cambios: Contar con versiones y fecha de aprobación. Código.
RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
'Garantizar que las versiones vigentes estén disponibles: Ya sea a través de la Intranet o de una copia con acceso general que pueda ser actualizada en caso de algún cambio. Preferiblemente no entregar copias o tener control de estas entregas.
'Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos.
'Evitar el uso de obsoletos: Controlando los accesos y las versiones.
'Llevar un listado maestro: Para relacionar el total de documentos elaborados y controlar las versiones, fechas de actualización y estado.
EJEMPLO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN VIGENTE
MACROPROCESO ESTADO
PC-01-SC
Procedimiento Gobierno Escolar
1 de Marzo de 2007
1 Social Comunitario
Elaborado
PC-02-AF
Procedimiento matriculas
5 de Marzo de 2007
2 Administrativo y financiero
Aprobado
Anulado
PROCEDIMIENTO XXX
FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3
MACROPROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:
No ACTIVIDAD PHVA
RESPONSA BLE DESCRIPCIÓN REGISTROS
REVISÓ:NOMBRE: CARGO
APROBÓ:NOMBRE: CARGO:
FLUJOGRAMAS
DIAGRAMA DE FLUJOGráfico que representa el flujo de un proceso o una secuencia normal del origen de un producto, servicio o documento.
•Símbolos utilizados en Diagramas de Flujo
SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES
Conexión Entrada o salida para otro flujo, anotar la identificación del flujo conectado.
Proceso Describir brevemente la operación en el interior del símbolo.
Decisión Anotar la pregunta sobre la cual se tomará la decisión.
Documento Anotar el nombre del documento.
Archivo Anotar el nombre del documento.
PLANEAR LAS ACTIVIDADES PARA
LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Comité
HACER EVALUACION INSTITUCIONAL POR GRADOS Jefes de Grado
CONSOLIDAR LA EVALUACIÓNINSTITUCIONAL POR SECCIÓN
Coordinadores de Sección
CONSOLIDAR UNA SOLA EVALUACIÓN
PARA LA INSTITUCIÓN
Coordinador Académico
ESTABLECER PLANES DE MEJORAMIENTO
Comité
APROBAR PLANESRector
SOCIALIZAR PLANES DE MEJORAMENTO
Coordinador Académico
AJUSTAR PLANESComité
NO
HACER SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE
MEJORAMENTO Comité
SI
FLUJOGRAMA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Código: Versión Fecha:
1 2 3 4
Dirección 001
PorDepto.
002Por
Depto. 003
RRHHH 004
De acuerdocon el plan 005
Por 005Depto.
Por Depto. 006
Dirección 001
Dirección 001
RRHH 003
Fase Dirección Depto. Sección RRHH Lugar Proced.Trimestral
Definir política de Entrenamiento
Asesoría
Levantar necesidades de entrenamiento basados en los planes de acción
aprobados
Planear el Entrenamiento Anual
Aprobar
Proveer Recursos
Ejecutar el Entrenamiento
Preparar sugerencias de Mejoramiento
Evaluar los resultados de Entrenamiento
Aprobar Proyectos
Revisar Políticas
Asesoría
Prepara datos para el próximo
año
P
A
V
H
PROCEDIMIENTO: Código:
Versión:Fecha:
REGISTRO PASOS
P GESTIÓN ADMON
GESTIÓN ADMON
COORDINADOR
ORIENTADOR GRUPO
H
COORDINADORFO - 452-1
FO - 452-2
V GESTIÓN ADMON
A
INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSE ANTONIO GALAN
PR - 452
PERMISO A ESTUDIANTES 1
SECUENCIA RESPONSABLE
Mayo-06
COORDINADOR
GESTIÓN ADMON
Inicio
Es Efectivo?
Establecer los Requisitos para Solicitud de Permisos
Realizar Ajustes
NO
SI
Está dentro de la Institución
SI
NO
Socializar a Coordinador
Recibir Solicitud de Permiso
Socializar a Comunidad Educativa
Aplicar POE-452-2
Aplicar POE-452-1
SI
CARACTERIZACIÓN
IMPORTANCIA DE CARACTERIZAR LOS PROCESOS
• Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos.
• Establece claramente la interacción entre los procesos.
• Crea conciencia de los resultados de cada proceso.
• Facilita el despliegue de los objetivos institucionales.
NOMBRE: CÓDIGO:
OBJETIVO: RESPONSABLE:
ALCANCE:
ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS / CLIENTE
DOCUMENTOS REQUISITOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES
Al caracterizar un proceso se debe identificar…
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO•Entradas: Aquellos requerimientos o pre-requitos que necesito para desarrollar el proceso y que a través de las actividades transformo en una o varias salidas.
•Proveedor: Cargo o proceso que me suministra las entradas.
•Salidas: Son los resultados o productos del proceso, pueden ser tangibles o intangibles.
•Cliente: Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso.
•Actividades: Acciones necesarias para lograr los resultados previstos del proceso.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO•Documentos: Información escrita relacionada con el proceso. Internos o Externos.
•Seguimiento y control: Aspectos que se deben tener en cuenta para realizar control y seguimiento del proceso. Parámetros de control.
•Requisitos: Aspectos legales que debe cumplir el procesos, así como requisitos de los padres, estudiantes y requisitos internos de la institución (ISO). (Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, Dec 0230 Currículo y plan de estudios, Dec 1095 escalafón docente, Dec 1278 Estatuto de profesionalización docente, Dec 0709 Programas de Formación de Educadores…)
•Indicadores: Medición del proceso.
•Recursos: Aquellas insumos que utilizo para transformar las entradas. Humanos, técnicos, infraestructura, otros.
CARACTERIZACIÓN XXX
FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3
MACROPROCESO: PROCESO:
RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:
ENTRADAS PROVEEDOR SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE
DOCUMENTOS REQUISITOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORESHumanos:
Técnicos:
Infraestructura:
Otros:
REVISÓ:NOMBRE: CARGO
APROBÓ:NOMBRE: CARGO:
CARACTERIZACIÓN XXX
FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3
MACROPROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:
ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE
DOCUMENTOS REQUISITOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORESHumanos:
Técnicos:
Infraestructura:
Otros:
REVISÓ:NOMBRE: CARGO
APROBÓ:NOMBRE: CARGO:
MEDICIÓN DE
PROCESOS
“Lo que no se mide, no se
puede mejorar ni tampoco
gerenciar”
LA MEDICIÓN
La Medición es asignar números a un proceso o acontecimiento, según una regla establecida. A través de ella, podremos tomar decisiones sobre el proceso y establecer parámetros de mejoramiento.
Podemos utilizar la medición para saber cómo van nuestros procesos y comunicar esta información a aquellos que nos pueden ayudar a operarlos y mejorarlos.
LA MEDICIÓN PERMITE
Conocer cómo se encuentra la Institución (gestión global).
Establecer tendencias en los Procesos más importantes.
Mantener siempre los mismos parámetros para evaluar el
desempeño de los Procesos.
Aprender a utilizar la Medición como herramienta clave para el
mejoramiento.
INDICADORES DE GESTIÓN
Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado.
Los indicadores, en conjunto, pueden proporcionar un panorama de la situación de un Proceso.
LOS INDICADORES NOS PERMITEN
Administrar objetivamente, basándose en hechos y datos.
Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento.
Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales oportunas mejoramiento.
Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el
Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES
Medibles
Simples
Válidos en el tiempo
Participativos
Útiles
Oportunos
ELABORACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
• Nombre del indicador• Cálculo del indicador• Meta• Frecuencia• Fuente de Verificación - Origen de datos• Área responsable• Persona Responsable• Descripción
EJEMPLOSPROCESO NOMBRE
CALCULO DEL
INDICADOR
FUENTE DE VERIFI-
CACIÓN
FRECUENCIA
META RESPONSABLE
RESULTADO/OBSERVACIÓN
Comuni-cación Interna
Personas informadas: No de docentes que reciben la revista/No de docentes.
Listas de entrega
Trimestral 80% de los docentes reciban la revista
Comunicador 70% De 500 docentes 350 reciben la revista. El próximo tiraje debe ser mayor
Financiero Incremento de los ingresos:Ingresos del mes /ingresos del mes pasado
Consig-naciones
Mensual Incrementar un 50%
Tesorería 5% El mes anterior ingresaron $9.500.000 este mes ingreso $10.000.000
Desarrollo académico
Rendimiento académico: Numero de estudiantes con deficiencias académicas/ Numero total de estudiantes
Registros delComité de evaluación
Trimestral 5% Comité de evaluación
30%De los 100 estudiantes totales, 30 tienen deficiencias académicas
SEGUIMIENTOControl de Indicadores de Gestión
FCE / Área Indicador
Académico
•ICFES•Saber•Promoción interna•Índice de recuperación•Retención de estudiantes•Índice de deserción•Ubicación del egresado•Cumplimiento del plan de estudios
Social Comunitaria•Índice de conflicto escolar•Índice de solución de conflictos (solucionados/presentados)
Área Administrativa/Directiva
•Cumplimiento del plan estratégico•Satisfacción de la Comunidad educativa
MEDICIÓN DE PROCESOS
SUBPROCESO NOMBRE DEL
INDICADOR
CALCULO DEL
INDICADOR
META FRECUENCIA FUENTE DE VERIFICACIÓN
RESPONSABLE RESULTADO
1 2 3 4
Actualización de Currículo
Programación Académica
Gobierno Escolar
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál es su importancia?¿Quiénes lo deben redactar?¿Cuándo elaborarlo?¿Cuál debe ser su extensión?¿Qué debe contener? ¿Cuáles son los aspectos críticos en la elaboración?
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD¿Cuál es su importancia?
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:
• Recopilar la información del sistema de calidad.
• Presentar todas las acciones que realiza la institución para conseguir la calidad.
• Presentar la institución interna y externamente.
• Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
• Comunicar la política de calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.
• Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.
MANUAL DE CALIDAD
¿Quiénes lo deben redactar?
•Se recomienda sea un equipo de trabajo, de alto nivel jerárquico, que se capacite en el tema y luego redacte el manual (Comité de Calidad).
•No delegarlo a una sola persona sin el conocimiento necesario.
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuándo elaborarlo?
•Iniciar un borrador de manual a medida que se documentan los procesos, no es necesario esperar a que todo el sistema de calidad esté implementado.
MANUAL DE CALIDAD
• Un manual muy extenso no resulta práctico. Debe ser una descripción completa, pertinente y breve.
• Su extensión máxima debe ser de 50 páginas.
¿Cuál debe ser su extensión?
MANUAL DE CALIDAD
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO Y ALCANCE
CONTROL DEL MANUAL
PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓNDescripción de la institución: Referente histórico, Servicios, EstructuraOrganizacional.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOMisión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición.Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: matriz de Indicadores
GERENCIA DE PROCESOSMapa de procesosDescripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables, indicadores de gestión, documentos y descripción)Caracterización de procesos claves
¿Qué debe contener?
MANUAL DE CALIDADOBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de
una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución….
ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de … de las ciudades de ….
CONTROL DEL MANUAL
Elaboración DifusiónRevisión CambiosAprobación
PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN
Descripción de la institución: Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes)Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…)Estructura Organizacional (organigrama)
DIRECCIONA-MIENTO ESTRATEGICO
Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición…Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: Matriz de Indicadores
Que y como
GERENCIA DE PROCESOS
Mapa de procesos
Descripción de procesos claves: Revisión y Actualización del CurrículoObjetivo:Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particularAlcance:Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el Colegio incluyendo preescolar, básica, media.Responsables:Comité AcadémicoIndicadores de gestión:Actualización de planes de estudioRendimiento académicoDocumentos:Xxx InstructivoXxx Formato Planes de EstudioDescripción:La información relacionada con los planes de estudio existentes y la legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de clase.
MANUAL DE CALIDAD•¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?
•No existe una única estructura o formato para los manuales de calidad•Puede ser una compilación de los procedimientos documentados•Puede ser más de un documento o nivel con anexos apropiados•Tener numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades •organizacionales•Se recomienda estructurar por sesiones y solo referenciar los procedimientos•Centrarse en los aspectos vitales y dejar el detalle para otros documentos•El manual debe ser revisado y aprobado •Debe ser difundido•Se debe garantizar la comprensión del documento