gd-r-02 tablas de retenciÓn documental … de retención... · 1 año 4 años x culminado el...
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GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
GG
GG-R-02
GG-R-03
GG-R-05
GG-R-05
GESTIÓN GERENCIAL
Matriz de actividades
Actas de suplencias
Declaración conflictos de interés
Compromiso de la alta dirección
Declaración de imparcialidad
Declaración de independencia de socios
2 años 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es
2 año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central
de la sede durante 4 años , y luego se elimina
segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición
Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión gerencial
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión gerencial
DO-LE
DOCUMENTOS LEGALES
1. LOTE URBANO, INMUEBLE
Certificado de uso de suelo
Concepto de uso de suelos
Licencias de construcción
Contratos
Oficios
2. CONSTITUCIÓN
Escrituras
Documentos de constitución
3. ENTE AMBIENTAL
Resoluciones
Oficios
2. MINISTERIO DE TRANSPORTE
Resoluciones
Oficios
4. AUTORIZACIONES
BOMBEROS
Certificados
Oficios
5. INSTALACIONES ELÉCTRICAS
Certificados
Oficios
6. SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y
TRANSPORTES
Actas de visitas
Oficios
N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión gerencial
PL PLANOS N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
VE
VEHICULOS
Contratos
Transpasos
Impuestos
N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión gerencial
CE-AC CERTIFICADOS ACREDITACIÓN N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
POL
POLIZAS
Poliza Extra contractual
Poliza Profesional
N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir
el procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
Fecha:
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
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Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión gerencial
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
GC-R-04 SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O
ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL SGC 1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
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Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GC-R-21
DIVULGACIONES
Divulgación
Lista de Divulgación de documentos1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
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OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
CA-ON CARTAS ONAC 2 año 5 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 2 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 5 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Sede/Cronologico
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OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
CA-MI CARTAS MINISTERIO DE TRANSPORTE 2 año 5 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 2 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 5 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Sede/Cronologico
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
CA-EN CARTAS ENTES AMBIENTALES 2 año 5 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 2 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 5 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Sede/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
AU-IN
GC-R-09
GC-R-01
GC-R-02
GC-R--24
AUDITORIAS INTERNAS
Programa General de Auditoria
Plan General de Auditoria interna de Calidad
Informe de auditoria interna de calidad
Reunión de Apertura y Cierre Auditoria Interna
1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GC-R-07 ACTAS DE REVISIÓN POR LA GERENCIA 1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
INF-ONAC INFORMES DE AUDITORIA ONAC N/A N/A x
Se conserva en el archivo historico
permanentemente.
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/cronologico
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de calidad
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
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Archivo de
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SU SUSTRATOSSegún
demanda del
CDA
N/A X
Nota: Los sustratos son Certificados de revisión
tecnomecanica y emisiones contaminantes sin diligenciar.
Y su proceso de custodia y control se realiza según el GP-P-
04 PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA Y CONTROL DE
CERTIFICADOS DE RTM
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
GD-R-02
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
COP-CER
GP-R-16
RV-R-02
FAC-POS
GP-R-12
COPIAS DE LOS CERTIFICADOS RTM&EC
Control Diario de Certificados
Copias de certificados RTM
Orden de trabajo
Factura POS
Declaración Juramentada
Extravió de Certificado
Denuncio
Certificado RTMyEC deteriorado
Certificados RTMyEC Anulados
1 Mes 10 años X
Se conserva la documentación en el archivo de gestión
durante el mes al cual corresponda el consecutivo y al
finalizar el mes, se transfiere al archivo central de la sede
segun el procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 10 años , y luego se
elimina segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición
Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Nota 2: Estos documentos no se escanean ya que puede ser
reproducible desde el sistema.
Nota 3: Las ordenes de trabajo se pueden manejar en forma
fisico donde se organiza dentro de este expendiente o
magnetico y se conserva se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA INFORMACIÓN.
Sistema de ordenación: Consecutivo/ Cronologico
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
FUR
FORMATO UNIFORME DE RESULTADOS DE LA
REVISIÓN TECNICOMECANICA Y DE EMISIONES
CONTAMINANTES (FUR)
N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
Los FUR se conservan permanentemente en forma magnetica
y se resguardan según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACION DE LA INFORMACIÓN.
BA-DA-VE BASE DE DATOS DE VEHICULOS RTM&EC N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
Las bases de datos de RTM&EC se conservan
permanentemente en forma magnetica y se resguardan
según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
BA-DA-CL BASE DE DATOS DE LOS CLIENTES N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
Las bases de datos de clientes se conservan
permanentemente en forma magnetica y se resguardan
según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
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OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
FAC-SGR FACTURAS SUPERGIROS 1 Mes 10 años X X
Se conserva la documentación en el archivo de gestión
durante el mes al cual corresponda el consecutivo y al
finalizar el mes, se transfiere al archivo central de la sede
segun el procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 10 años , y luego se
elimina segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición
Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Nota 2: Estos documentos no se escanean ya que puede ser
reproducible desde el sistema.
Sistema de ordenación: Cronologico
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ENTIDAD PRODUCTORA:
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Archivo de
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
GP-R-10 KARDEX DE CERTIFICADOS 1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1 año en
el archivo de gestión, posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias documentales" al
archivo central de la sede durante 4 años , y luego se elimina
segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos ".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
RV-R-13 ENTREGA DE CERTIFICADO Y FUR 1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1 año en
el archivo de gestión, posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias documentales" al
archivo central de la sede durante 4 años , y luego se elimina
segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos ".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico/Consecutivo
GD-R-02
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
GP-R-12 FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA
EXTRAVIO CERTIFICADOS1 Mes 5 años X
Se conserva la documentación en el archivo de gestión
durante el mes al cual corresponda el consecutivo y al
finalizar el mes, se transfiere al archivo central de la sede
segun el procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 5 años , y luego se
elimina segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición
Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Nota 2: Estos documentos no se escanean ya que puede ser
reproducible desde el sistema.
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
RV-R-01 FORMATO CAPACIDAD EFECTIVA DE REVISIÓN 1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1 año en
el archivo de gestión, posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias documentales" al
archivo central de la sede durante 4 años , y luego se elimina
segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos ".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico/Consecutivo
RV-R-04 LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSPECCIÓN
SENSORIAL VEHÍCULOS
VIGENCIA DEL
FORMATON/A X
Se conserva la documentación en el archivo de gestión
durante la vigencia del formato luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos".
Sistema de ordenación: N/A
RM-R-01 LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSPECCION VISUAL
MOTOCICLETAS
VIGENCIA DEL
FORMATON/A X
Se conserva la documentación en el archivo de gestión
durante la vigencia del formato luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos".
Sistema de ordenación: N/A
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
RTM
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion Humana
HISTORIA LABORAL
1. DOCUMENTOS DE INGRESO
Check list
Control de documentos para ingreso
Solicitud y aprobación
Hoja de vida Institucional
Hoja de Vida
Diplomas y certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Certificacions Personales
Cedula de ciudadania
Registro de situación militar definida
Tarjeta profesional
Licencia de Conducción
Certificación bancaria
Certificado de Antecedentes
Certificado de procuraduria
2. SELECCIÓN
Informe de Entrevista
Entrevista Tecnica
Pruebas Psicotecnicas
Informe de resultados Pruebas tecnicas y Psicotecnicas
Verificación de Referencias
Prueba técnica
Informe de Selección de Personal
3. AFILIACIONES/SEGURIDAD TRABAJADOR
Examen Médico de ingreso
Examenes medicos periodicos
Afiliaciones a régimen de salud (EPS)
Certificado EPS
Afiliación a pensión y cesantías
Certificacion Pensión y Cesantias
Afiliación a caja de compensación
Incapacidades
Acta de Dotación
Registro elementos de Protección Personal
4.CONTRATACIÓN/DESVINCULACIÓN
Contrato
Codigo de Conducta
Otro si al contrato de trabajo
Otro si contrato laboral ingeniero de linea
Socialización de las politicas internas
Estatuto Anticorrupción
Pacto Anticorrupción
Clausula adicional al contrato de trabajo
Autorización para el tratamiento de datos personales
Socialización de las polisticas reglamentarias de la empresa
Carta de Compromiso
Evaluación de Prueba
Evaluación de desempeño
Evaluación de desempeño cargos directivos
Reporte de modificación
Solicitud y aprobación de permisos
Acta de entrega y Responsabilidades
Carta de empoderamiento del jefe de linea
Formato de autorización de cargos Tecnicos
Memorando carnet instutucional
Solicitud de Prestamos
Solicitud de apertura procesos disiplinario
Carta de finalización de contrato
Carta de renuncia
Carta de aceptación de renuncia
Paz y Salvo
Entrevista de Retiro
Liquidación
Examen médico de retiro
Certificaciones laborales expedidas
5.CORREPONDENCIA.
HL
1.DI
RH-R-19
RH-R-07
RH-R-03
RH-R-09
2.SL
RH-R-35
RH-R-10
RH-R-11
RH-R-12
RH-R-16
3.SG
RH-R-01
RH-R-06
4.CT
RH-D-01
RH-D-03
RH-D-07
RH-R-02
RH-D-04
RH-D-05
RH-D-06
RH-D-08
RH-D-09
RH-R-14
RH-R-05
RH-R-26
RH-R-04
RH-R-08
RH-R-27
RH-R-15
RH-R-24
RH-R-18
RH-R-19
RH-R-23
RH-R-20
RH-R-22
1 mes 80 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 mes en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 80 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Segun el Item 11 del
documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"
GD-R-02
Versión 1
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Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion Humana
HISTORIA LABORAL
1. DOCUMENTOS DE INGRESO
Check list
Control de documentos para ingreso
Solicitud y aprobación
Hoja de vida Institucional
Hoja de Vida
Diplomas y certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Certificacions Personales
Cedula de ciudadania
Registro de situación militar definida
Tarjeta profesional
Licencia de Conducción
Certificación bancaria
Certificado de Antecedentes
Certificado de procuraduria
2. SELECCIÓN
Informe de Entrevista
Entrevista Tecnica
Pruebas Psicotecnicas
Informe de resultados Pruebas tecnicas y Psicotecnicas
Verificación de Referencias
Prueba técnica
Informe de Selección de Personal
3. AFILIACIONES/SEGURIDAD TRABAJADOR
Examen Médico de ingreso
Examenes medicos periodicos
Afiliaciones a régimen de salud (EPS)
Certificado EPS
Afiliación a pensión y cesantías
Certificacion Pensión y Cesantias
Afiliación a caja de compensación
Incapacidades
Acta de Dotación
Registro elementos de Protección Personal
4.CONTRATACIÓN/DESVINCULACIÓN
Contrato
Codigo de Conducta
Otro si al contrato de trabajo
Otro si contrato laboral ingeniero de linea
Socialización de las politicas internas
Estatuto Anticorrupción
Pacto Anticorrupción
Clausula adicional al contrato de trabajo
Autorización para el tratamiento de datos personales
Socialización de las polisticas reglamentarias de la empresa
Carta de Compromiso
Evaluación de Prueba
Evaluación de desempeño
Evaluación de desempeño cargos directivos
Reporte de modificación
Solicitud y aprobación de permisos
Acta de entrega y Responsabilidades
Carta de empoderamiento del jefe de linea
Formato de autorización de cargos Tecnicos
Memorando carnet instutucional
Solicitud de Prestamos
Solicitud de apertura procesos disiplinario
Carta de finalización de contrato
Carta de renuncia
Carta de aceptación de renuncia
Paz y Salvo
Entrevista de Retiro
Liquidación
Examen médico de retiro
Certificaciones laborales expedidas
5.CORREPONDENCIA.
HL
1.DI
RH-R-19
RH-R-07
RH-R-03
RH-R-09
2.SL
RH-R-35
RH-R-10
RH-R-11
RH-R-12
RH-R-16
3.SG
RH-R-01
RH-R-06
4.CT
RH-D-01
RH-D-03
RH-D-07
RH-R-02
RH-D-04
RH-D-05
RH-D-06
RH-D-08
RH-D-09
RH-R-14
RH-R-05
RH-R-26
RH-R-04
RH-R-08
RH-R-27
RH-R-15
RH-R-24
RH-R-18
RH-R-19
RH-R-23
RH-R-20
RH-R-22
1 mes 80 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 mes en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 80 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Segun el Item 11 del
documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion Humana
HISTORIA LABORAL
1. DOCUMENTOS DE INGRESO
Check list
Control de documentos para ingreso
Solicitud y aprobación
Hoja de vida Institucional
Hoja de Vida
Diplomas y certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Certificacions Personales
Cedula de ciudadania
Registro de situación militar definida
Tarjeta profesional
Licencia de Conducción
Certificación bancaria
Certificado de Antecedentes
Certificado de procuraduria
2. SELECCIÓN
Informe de Entrevista
Entrevista Tecnica
Pruebas Psicotecnicas
Informe de resultados Pruebas tecnicas y Psicotecnicas
Verificación de Referencias
Prueba técnica
Informe de Selección de Personal
3. AFILIACIONES/SEGURIDAD TRABAJADOR
Examen Médico de ingreso
Examenes medicos periodicos
Afiliaciones a régimen de salud (EPS)
Certificado EPS
Afiliación a pensión y cesantías
Certificacion Pensión y Cesantias
Afiliación a caja de compensación
Incapacidades
Acta de Dotación
Registro elementos de Protección Personal
4.CONTRATACIÓN/DESVINCULACIÓN
Contrato
Codigo de Conducta
Otro si al contrato de trabajo
Otro si contrato laboral ingeniero de linea
Socialización de las politicas internas
Estatuto Anticorrupción
Pacto Anticorrupción
Clausula adicional al contrato de trabajo
Autorización para el tratamiento de datos personales
Socialización de las polisticas reglamentarias de la empresa
Carta de Compromiso
Evaluación de Prueba
Evaluación de desempeño
Evaluación de desempeño cargos directivos
Reporte de modificación
Solicitud y aprobación de permisos
Acta de entrega y Responsabilidades
Carta de empoderamiento del jefe de linea
Formato de autorización de cargos Tecnicos
Memorando carnet instutucional
Solicitud de Prestamos
Solicitud de apertura procesos disiplinario
Carta de finalización de contrato
Carta de renuncia
Carta de aceptación de renuncia
Paz y Salvo
Entrevista de Retiro
Liquidación
Examen médico de retiro
Certificaciones laborales expedidas
5.CORREPONDENCIA.
HL
1.DI
RH-R-19
RH-R-07
RH-R-03
RH-R-09
2.SL
RH-R-35
RH-R-10
RH-R-11
RH-R-12
RH-R-16
3.SG
RH-R-01
RH-R-06
4.CT
RH-D-01
RH-D-03
RH-D-07
RH-R-02
RH-D-04
RH-D-05
RH-D-06
RH-D-08
RH-D-09
RH-R-14
RH-R-05
RH-R-26
RH-R-04
RH-R-08
RH-R-27
RH-R-15
RH-R-24
RH-R-18
RH-R-19
RH-R-23
RH-R-20
RH-R-22
1 mes 80 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 mes en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 80 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Segun el Item 11 del
documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion Humana
Fecha:E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de formación
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 mes en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 80 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Segun el Item 12 del
documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"
Sistema de ordenación: Asunto " TRD"
FO-PE
1.IND-COR
GFOR-R-23
GFOR-R-02
RH-R-04
GFOR-R-02
GFOR-R-05
GFOR-R-07
GFOR-R-08
GFOR-R-09
GFOR-R-10
2.ENT-CA
GFOR-R-22
GFOR-R-12
GFOR-R-14
GFOR-R-15
GFOR-R-16
GFOR-R-17
GFOR-R-18
GFOR-R-19
GFOR-R-20
GFOR-R-21
GFOR-R-24
3.EV-CO
GC-R-26
4.SU-CO
GC-R-29
GC-R-30
GFOR-R-25
GFOR-R-26
GC-R-19
GC-R-22
5.AUT
GFOR-R-27
GFOR-R-28
RH-R-32
6.CER
FORMACIÓN DEL PERSONAL
1. INDUCCIÓN CORPORATIVA
Check List Verificación Formación
Ruta de inducción corporativa al cargo
Inducción y Acompañamiento
Ruta de Inducción corporativa al cargo
Evaluación Inducción Corporativa Modulo I Instutucional
Evaluación Inducción Corporativa Modulo II Relaciones
Laborales
Evaluación Inducción Corporativa Modulo III Salud
Ocupacional
Evaluación Inducción Corporatva Modulo IV Gestion de
Calidad
Evaluación Inducción Corporativa Modulo V Normatividad
2. ENTRENAMIENTO AL CARGO
Entrenamiento al Cargo
Evaluación Diagnostico de Pista
Evaluación inspección de intensidad luminica en RTMYEC
Evaluación de Analisis de Gases Vehiculos a Gasolina
Evaluación de inspección visuail en RTM y de Gases Para
Vehiculos
Evaluación de procedimiento de inspección de frenos de
motocicletas
Evaluación de Inspección de Medición de Ruidos para
motocicletas
Evaluación de Inspección de luces de motocicletas y
motocarros
Evaluación de analisis de gases de motocicletas y
motocarros
Evaluación de Inspección Visual de Motocicletas
Evaluación de Opacidad
3. EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO
Evaluación de competecia tecnica
4. SUPERVISION /CONTROL
Supervisión de las Activides de Jefe de Linea o Director
Tecnico
Supervisión a las actividades de jefe de linea o director
tecnico
Prueba de Conducción para ingreso de motocicletas
Prueba de conducción para ingreso vehiculos livianos
Control de Inspección Vehiculo
Control de Inspecciones Motocicleta
5. AUTORIZACIÓN
Formato de Autorización
Formato de revisión de la autorización
Formato de Autorización
6. CERTIFICACIONES
Certificado 150 horas
Certificaciones de formación
Vigencia de la
vinculación
del trabajador
80 años X
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PRO
PROVEEDORES
RUT
Cedula representante Legal
Camara Camara de Comercio
Clausula de Confidencialidad
Certificación bancaria
Acreditaciones
Evaluación de Proveedores
Revaluación de Proveedores
Vigencia del
proveedor2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se
transfiere al archivo central de la sede segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 2 años
, y luego se elimina segun el procedimiento de
"Disposición Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Proveedor/ Asunto
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-01 REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Correos electronicos de confirmación
Cotizaciones
Copia de certificacion de calibración
Vigencia del
proveedor2 años x
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se
transfiere al archivo central de la sede segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 2 años
, y luego se elimina segun el procedimiento de
"Disposición Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
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Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
CO-HO CONVENIOS HOSPEDAJEVigencia del
proveedor1 año x
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se
transfiere al archivo central de la sede segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 1 años
, y luego se elimina segun el procedimiento de
"Disposición Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Ciudad/Proveedor
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
CO-TR CONVENIOS TRANSPORTEVigencia del
proveedor1 año
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se
transfiere al archivo central de la sede segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 1 años
, y luego se elimina segun el procedimiento de
"Disposición Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Ciudad/Proveedor
GD-R-02
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-11 CONTROL DIARIO DE CERTIFICADOS 1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 Año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Proveedor/ Asunto
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OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-13PERDIDA, DESTRUCCION O DETERIORO DE
CERTIFICADOS1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 Año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-
Organización de documentos"
Sistema de ordenación: Proveedor/ Asunto
GD-R-02
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-02 Selección y Evaluacion de Proveedores N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-03 Listado Maestro de Proveedores N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-04 Kardex de Certififcados N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-05 Kardex N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-06 Reevaluacion de Proveedores N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-07 Ficha General de Proveedor N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
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Archivo de
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CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-08 Control de Compras N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-09 Control de Envio Y Recepcion de Correspondencia N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
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OFICINA PRODUCTORA:
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GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-10 Control interno Envio de Correspondencia N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-11 Facturacion Ventas Boutique N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-12 Formato declaracion Juramentada de Extravio N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GP-R-15 Acta revision de Bodega N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
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OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestión de compras
GP-R-17 Clausula de Confidencialidad de Proveedores N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
Fecha:
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
SAC-R-01 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN 1 mes 5 meses x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 mes en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 5 meses , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Servicio al cliente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Servicio al cliente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
QU
SAC-R-02
SAC-R-03
SAC-R-09
SAC-R-05
QUEJA
Solicitud de quejas, reclamos o sugerencias
Impresión Correo Electronico " Numero Radicado
Formato Respuesta PQRS
Factura
APELACIÓN
Solicitud de Apelaciones
2 años 3 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 2 años en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 3 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Servicio al cliente
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
SAC-R-04 Consolidado PQRS N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
SAC-R-06 Planilla servicio No Conforme N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
GD-R-02
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
SI-R-03 REGISTROS DE MANTENIMIENTOVigencia del
equipo2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se transfiere al
archivo central de la sede segun el procedimiento "GD-
P-09-Transferencias documentales" alli se conserva
durante 2 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
GD-R-02
Versión 1
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
SI-R-01 ACTA DE ENTREGA DE EQUIPO DE TECNOLOGÍAVigencia del
equipo2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se transfiere al
archivo central de la sede segun el procedimiento "GD-
P-09-Transferencias documentales" alli se conserva
durante 2 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
VAL
SI-R-14
SI-R-15
SI-R-18
VALIDACIONES
Validación de Sofware
Validación FUR
Validación de normas en el software
Vigencia del
equipo o
sofware
2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo o sofware, posteriormente se
transfiere al archivo central de la sede segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" alli se conserva durante 2 años , y
luego se elimina segun el procedimiento de
"Disposición Final de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto/Cronologico
GD-R-02
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
LI LICENCIASDurante la
Vigencia 2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia, posteriormente se transfiere al archivo
central de la sede segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" alli se conserva
durante 2 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
AL
ALQUILER
Contratos
Actas
Vigencia del
Contrato3 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del contrato, posteriormente se transfiere al
archivo central de la sede segun el procedimiento "GD-
P-09-Transferencias documentales" alli se conserva
durante 2 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
SI-R-02 CREACION Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-04 COPIA DE SEGURIDAD Y ENVIO AL POPULAR N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-05 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
SI-R-06RECUPERACION Y RESTAURACION DE COPIAS DE
SEGURIDADN/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-07 INVENTARIO GENERAL N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-08 INSTALACION Y ACTUALIZACION DE SOFTWARE N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
SI-R-09 BITACORAS DE ENVIO FUERA DEL CDA N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-10 REGISTRO FALLAS RUNT N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-11 INVENTARIO EQUIPOS DE COMPUTO N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
SI-R-12 AUDITORIA DE EQUIPOS N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
SI-R-13 DIVULGACION DE POLITICAS DE SEGURIDAD N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
HV-EQ HOJA DE VIDA DE EQUIPOS N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Sistemas de información
S: Selección
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
EQ-RTM
ME-D-01
ME-R-01
ME-R-02
ME-R-03
EQUIPOS RTM
Hojas de vida equipos
Ingreso de Equipo
Salida de equipo
Actas de entrega de equipos
Solicitud de mantenimiento
Certificados de calibración
Certificados de verificación
Registros de Mantenimiento Preventivo o Correctivo Vigencia del
equipo2 años X
Se conserva en el archivo de gestión durante la
vigencia del equipo, posteriormente se transfiere al
archivo central de la sede segun el procedimiento "GD-
P-09-Transferencias documentales" alli se conserva
durante 2 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Asunto (Tipo documental
)/Cronologico
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
ME-R-04 RUTINA DE MANTENIMIENTO 1 año 4 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1
Año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central de la
sede durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Por mes/ Lineas
ME-R-09 HOJA DE REGISTRO DE MANTENIMIENTO LOCATIVO 1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1
Año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central de la
sede durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
ME-R-13HOJA DE TOMA DE DATOS ANALIZADORES DE
SUSPENSION1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1
Año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central de la
sede durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación:Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
GP-R-05 KARDEX 1 año 4 años X
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1
Año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central de la
sede durante 4 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
GP-R-08VERIFICACIÓN CONDICIONES DE HUMEDAD Y
TEMPERATURA ALMACEN RTM1 año 4 años x x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1
Año en el archivo de gestión, posteriormente se
transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-
Transferencias documentales" al archivo central de la
sede durante 5 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los
documentos ".
Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el
procedimiento "GD-P-05-Organización de
documentos"
Sistema de ordenación: Cronologico
ME-R-04 Rutinas de Mantenimiento N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-06 Inventario N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
ME-R-07 Cronograma de Mantenimiento N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-08 Cronograma de Calibracion y Verificacion N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-09 Hoja de Registro mantenimiento Locativo N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-11 Comprovacion de Desviaciones N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
ME-R-12 Bitacora de Calibraciones N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-13 Hoja Toma de Datos N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-15 Carta de Control N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Mantenimiento
ME-R-16 Hoja de Toma de Datos Frenometro N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
ME-R-17Informe de Datos tomados en campo alineador al
pasoN/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente en
forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA
INFORMACIÓN.
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
AC-EL
GD-R-13
GD-R-09
GD-R-14
ACTAS DE ELIMINACIÓN
Solicitud de eliminación de docuimentos
Inventario documental
Aval de eliminación de documentos
Registro fotografico
3 años 7 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 3 años en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 7 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-04 PLANILLA CORRESPONDENCIA ENVIADA 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-05 PLANILLA DE RADICADO Y CONTROL 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-06PLANILLA DE CONTROL DE ENTREGA DE
DOCUMENTACION RECIBIDA1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-07 Clausula de confidencialidad de gestión documental 3 año 7 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 3 años en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento"GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 7 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GR-R-08 PLANILLA DE CONTROL Y RUTA DEL TRAMITE 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-10 Cronograma de Transferencias 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-11 Solicitud de Documentos N/A N/A X
DOCUMENTO MAGNETICO
El documento se conservan permanentemente
en forma magnetica y se resguardan según el
SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN.
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-12 Planilla Control de Prestamo 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
GD-R-02
Versión 1
2017-01-10
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Automás
Gestion documental
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN FISICA Disposición final
PROCEDIMIENTO
GD-R-15 Acta de entrega 1 año 0 años x
Culminado el tiempo de vigencia de la serie
que es 1 año en el archivo de gestión,
posteriormente se transfiere segun el
procedimiento "GD-P-09-Transferencias
documentales" al archivo central de la sede
durante 0 años , y luego se elimina segun el
procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final
de los documentos".
Nota 1 : Para la organización de los soportes
seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización
de documentos"
Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico
Fecha:
M/D: Microfilmacion/Digitalizacion
S: Selección
Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2