1

GARIS PANDUAN SISTEM PEGAWAI BERTUGAS

KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI/BADAN BERKANUN

TUJUAN

Garis Panduan ini disediakan sebagai satu panduan untuk digunapakai bagi

melaksanakan Sistem Pegawai Bertugas di Kementerian/Jabatan/Agensi/Kerajaan.

Sistem Pegawai Bertugas diwujudkan untuk membantu dari segi pemantauan

keselamatan fizikal di pejabat secara berterusan.

2. Selain itu ia juga bertujuan untuk meningkatkan semangat kekitaan, kemesraan

dan kerjasama di antara pegawai dan kakitangan Kementerian/Jabatan/Agensi di

samping dapat membentuk satu pentadbiran yang cekap bagi memastikan kelancaran

pengurusan pejabat serta membudayakan keselamatan perlindungan.

LATAR BELAKANG

3. Jemaah Menteri melalui Arahan Keselamatan, Para 18 menyatakan bahawa

semua jabatan yang menguruskan perkara-perkara terperingkat dikehendaki

mewujudkan Sistem Pegawai Bertugas. Sistem ini memerlukan lantikan pegawai-

pegawai di jabatan masing-masing untuk menjalankan tugas-tugas keselamatan secara

harian, mingguan atau bulanan. Pegawai Bertugas adalah bertanggungjawab terhadap

keselamatan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan dan Ketua Jabatan.

PERKARA-PERKARA ASAS BAGI PELAKSANAAN SISTEM PEGAWAI BERTUGAS

4. Perkara-perkara asas yang perlu diambil kira bagi pelaksanaan Sistem Pegawai

Bertugas adalah seperti berikut:

2

4.1. Pegawai Bertugas hendaklah dilantik dari pegawai-pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional Gred 41 dan Kumpulan Sokongan Gred 17 ke

atas;

4.2. Jadual tugas Pegawai Bertugas hendaklah disediakan secara harian,

mingguan atau bulanan, mengikut kesesuaian;

4.3. Jadual tugas hendaklah disediakan oleh setiap bahagian dan diedarkan

kepada setiap pegawai-pegawai yang berkenaan bagi setiap bulan;

4.4. Pegawai Bertugas adalah orang yang pertama hadir ke pejabat pada

waktu pagi dan orang yang terakhir meninggalkan pejabat;

4.5. Sebuah Buku Laporan Pegawai Bertugas hendaklah disediakan bagi tujuan

penyediaan laporan Pegawai Bertugas;

4.6. Sekiranya Pegawai Bertugas bercuti rehat atau tidak hadir atas sebab-

sebab yang tidak dapat dielakkan, maka beliau hendaklah mencari

pengganti bagi menggantikannya.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI BERTUGAS

5. Pegawai Bertugas hendaklah:-

5.1. Memantau keadaan dan keselamatan pejabat.

3

5.2. Mencatatkan di dalam Buku Laporan Pegawai Bertugas perkara-perkara

seperti berikut:-

5.2.1. Nama Pegawai Bertugas;

5.2.2. Tarikh dan Masa bertugas;

5.2.3. Menerima tugas dari Pegawai Bertugas sebelumnya dan

menyerahkan tugas kepada Pegawai Bertugas berikutnya;

5.2.4. Laporan mengenai aktiviti pejabat seperti mesyuarat, kursus,

taklimat atau lawatan rasmi;

5.2.5. Laporan mengenai keselamatan dan kebersihan pejabat;

5.2.6. Laporan mengenai sebarang insiden pelanggaran keselamatan;

5.2.7. Cadangan atau ulasan bagi meningkatkan lagi tahap keselamatan

pejabat; dan

5.2.8. Tandatangan Pegawai Bertugas.

5.2.9. Menentukan semua pintu pejabat terutamanya pintu utama jabatan

dikunci selepas waktu pejabat.

5.2.10 Selepas waktu pejabat, pegawai bertugas akan bertugas secara

‘on call’ sehingga keesokan hari.

5.3. Jangkamasa Pegawai Bertugas ialah dari jam 7.30 pagi – 6.00 petang.

4

5.3.1. Pegawai Bertugas boleh meninggalkan pejabat selepas jam 6.00

petang;

5.3.2. Sekiranya masih terdapat pegawai di pejabat, maka beliau

hendaklah menunggu sehingga jam 6.30 petang;

5.3.3. Sekiranya masih terdapat lagi pegawai selepas jam 6.30 petang,

Pegawai Bertugas bolehlah memaklumkan kepada pegawai

berkenaan dan pegawai tersebut mestilah bertanggungjawab

penuh ke atas keselamatan pejabat pada hari itu.

5.4. Sebarang masalah berbangkit semasa melaksanakan tugas sebagai

Pegawai Bertugas hendaklah dirujuk kepada Pegawai Keselamatan

Jabatan (PKJ) / Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ).

5.5. Memastikan semua bilik dan pintu utama dikunci selepas waktu pejabat.

5.6. Memastikan lampu-lampu dan suis utama dipadamkan sebelum

meninggalkan pejabat.

5.7. Memastikan tahap kebersihan pejabat dan bilik-bilik pegawai berada di

tahap memuaskan.

5.8. Memastikan semua dokumen rasmi, rahsia rasmi dan bahan rasmi

disimpan mengikut peraturan yang terkandung di dalam Arahan

Keselamatan.

5

5.9. Memastikan bahan buangan terperingkat dilupuskan mengikut peraturan

yang telah ditetapkan.

PENGECUALIAN

6. Semua pegawai Gred 44/48 dan ke atas adalah dikecualikan daripada

menjalankan tugas sebagai Pegawai Bertugas.

PENUTUP

7. Garis Panduan ini adalah sebagai asas kepada pelaksanaan Sistem Pegawai

Bertugas di sesebuah Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan. Kaedah pelaksanannya

mungkin berlainan bagi Kementerian/Jabatan/Agensi yang berbeza. Sebarang

penambahbaikan atau kemusykilan boleh dirujuk kepada Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan Malaysia.

Disediakan oleh: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Jabatan Perdana Menteri

6

CONTOH JADUAL PEGAWAI BERTUGAS

BIL LOKASI PEJABAT

1. NAMA BAHAGIAN

2. ARAS

3. BLOK

JADUAL BERTUGAS

BULAN :

MINGGU TARIKH MAKLUMAT PEGAWAI BERTUGAS

MINGGU 1 NAMA :

NO TEL:

MINGGU 2 NAMA :

NO TEL:

MINGGU 3

NAMA :

NO TEL:

MINGGU 4 NAMA :

NO TEL:

PENYELIA

Lampiran A

7

Contoh Format Laporan Pegawai Bertugas

TARIKH PEGAWAI BERTUGAS

KUNCI DITERIMA KUNCI DISERAH

Laporan

1. Kebersihan Pejabat Pekerja pembersihan menjalankan tugas seperti biasa. Kebersihan pejabat adalah dalam keadaan memuaskan.

2. Keselamatan Tiada perlanggaran keselamatan yang telah dilaporkan atau dijumpai.

3. Aktiviti pejabat 3.1 Semua urusan rasmi pejabat berjalan lancar seperi biasa. Tiada sebarang

kejadian tidak diingini dilaporkan atau dijumpai.

3.2 (Mesyuarat ______________ telah berlangsung di ________ pada _________

3.3

4. Hal-hal lain. 4.1 Rondaan pertama dilakukan pada ____________

4.2 Rondaan kedua dilakukan pada 6.00 petang dan menemukan perkara-

perkara berikut:

4.2.1 Semua pegawai di aras 1 dan 2 telah meninggalkan pejabat.

4.2.2 Di aras -1, _______________ masih berada di pejabat. Puan Raha memaklumkan akan mengunci pintu utama Bahagian ___________

4.2.3 Kabinet keluli di Bahagian ______________ tidak dikunci.

4.2.4

Lampiran B

8

5. Saya meninggalkan pejabat pada jam 6.35 petang setelah memastikan semua pintu kaca dan pintu kecemasan dikunci.

Saya telah membuka semula kunci pada 18 Oktober 2013 jam 7.15 pagi.

Sekian, terima kasih.

Disediakan oleh : Disemak oleh :

__________________________ _________________________

(NAMA : ) (NAMA : )

(JAWATAN : ) (JAWATAN : )