Funktionalitet Delleverance 1 og 2

Version 2.1

August 2018

2

Aula Funktionalitet

Indholdsfortegnelse

1 AULA .........................................................................................................................................................3

2 INTRODUKTION TIL UDVIKLINGEN AF AULA ........................................................................................4

3 GENEREL NAVIGATION I AULA ...............................................................................................................5 3.1 Topbar .................................................................................................................................................6 3.2 Menu og moduler ...............................................................................................................................7

4 FUNKTIONALITET I AULA - UDVIKLET I 1. OG 2. DELLEVERANCE ........................................................8 4.1 Grupper ...............................................................................................................................................8 4.2 Overblik ...............................................................................................................................................10 4.3 Beskeder ..............................................................................................................................................11 4.4 Kalender ..............................................................................................................................................15 4.5 Filer og dokumenter ...........................................................................................................................20 4.6 Søgning ...............................................................................................................................................23 4.7 Notifikationer .....................................................................................................................................24 4.8 Samtykkeerklæringer, supplerende stamdata og tilladelser ...........................................................25

5 ADMINISTRATION AF AULA – UDVIKLET I DELLEVERANCE 1 OG 2 ................................................27 5.1 Håndtere grupper ...............................................................................................................................28 5.2 Oprettelse og håndtering af ressourcer ...........................................................................................31 5.3 Opsætning af kommunale og institutionelle dashboards ..............................................................32

6 KORT INTRODUKTION TIL RESTERENDE AULA FUNKTIONALITET .......................................................33 6.1 Profil ....................................................................................................................................................33 6.2 Galleri ..................................................................................................................................................33 6.3 Kontakter ............................................................................................................................................33 6.4 SMS ......................................................................................................................................................33 6.5 Hjemmeside og infotavler .................................................................................................................34 6.6 Komme/gå ..........................................................................................................................................34 6.7 Widgets og integrationer ...................................................................................................................34

3

Aula Funktionalitet

1 Aula

Aula skal understøtte samarbejdet om børns læring og trivsel ved at skabe rum for god

kommunikation mellem fagprofessionelle, børn og deres forældre. Aula er dermed et værktøj til

kommunikation og planlægning, hvor børn, pædagogisk personale, forældre, ledere samt en række

kommunale medarbejdere på skole- og dagtilbudsområdet (konsulenter, forvaltning m.fl.) kan

samarbejde blandt andet ved at få og dele information omkring barnets hverdag. Aula vil give

overblik, være let tilgængelig og genkendelig, relevant, sikker og helt igennem nem at bruge, uanset

hvad du skal bruge Aula til, og hvordan du tilgår Aula

Samlet overblik og én indgang

Udover Aulas egne funktioner bliver Aula vært for ”Widgets”, som er applikationer, der tilføjes i

brugergrænsefladen og giver adgang til informationer fra andre it-løsninger. Dermed hjælper Aula

med at skabe overblik, sammenhæng med og adgang til andre it-løsninger med relevans for børns

læring og trivsel i dagtilbud og skoler. Det kan fx dreje sig om læringsplatforme, bibliotekssystemet,

fildelingssystemer og andre relevante løsninger, som kommunen, skolen eller dagtilbuddet vælger

at bruge i deres arbejde med og omkring børn og elever.

En enklere løsning i en større sammenhæng

Aula skal fungere sammen med en lang række andre systemer, fx elevadministration,

skemaplanlægning, fildeling, login, læringsplatforme og andre pædagogiske værktøjer. Et væsentligt

kriterie for funktioner i selve Aula er derfor, at de begrænser sig til det, der handler om

kommunikation og samarbejde. Gennem integrationer vil det så blive understøttet, at andre

administrative, pædagogiske og didaktiske opgaver løses i de andre systemer, hvor de hører mest

hensigtsmæssigt hjemme. Princippet om at undgå overlappende funktioner og mange forskellige

indgange gælder både i sammenhæng med andre systemer og i de enkelte funktioner i Aula. Målet

er, at brugeren oplever Aula som overskuelig og let at kommunikere gennem og at få relevant

kommunikation fra.

4

Aula Funktionalitet

2 Introduktion til udviklingen af Aula

Aula udvikles i tre forskellige delleverancer og for at sikre den rette brugeroplevelse, udvikles

brugergrænsefladerne i alle delleverancer gennem workshops og test med personer fra alle

brugergrupper.

Dette dokument præsenterer Aulas funktionalitet løbende, i takt med at funktionaliteten i de enkelte

delleverancer udvikles. På den måde vil du hele tiden få den nyeste viden om Aula, så snart de enkelte

delelementer er færdigudviklet. Du kan du altid se den senest opdaterede tidsplan på Aula.dk.

Figur 1 Oversigt over udviklingen af Aula

Første delleverance: Grupper, Beskeder, Søgning og Lokal administration

Anden delleverance: Kalender, Overblik, Opslag, Notifikationer, Sikker Fildeling, Central og

Kommunal administration

Tredje delleverance: Hjemmesider, Galleri, Samtykkeerklæringer, Login, Infotavler, Komme-gå-

registrering, SMS og profil.

Vi er nu færdige med anden delleverance og har derfor i denne opdaterede udgave fokus på

Kalender, Overblik, Opslag, Notifikationer, Sikker Fildeling samt Central og Kommunal administration.

Vi supplerer, som ved første delleverance, dette dokument med en film, som viser den senest

udviklede funktionalitet. Du finder filmen på www.aula.dk.

5

Aula Funktionalitet

3 Generel navigation i Aula

Aula kan tilgås på både computere, Chromebooks, smartphones og tablets, og det vil være muligt

at tilgå Aulas funktionalitet på alle tre enheder. De forskellige typer af brugere vil her få vist de

funktioner, og den kommunikation der er relevante for netop dem. Administrationsmodulet, hvor fx

rettigheder, widgets og redaktionel styring af indhold håndteres, herunder opsætning af

hjemmesider og infotavler, kan dog kun tilgås via en browser og dermed nemmest på en computer.

Figur 2 Aula er tilgængeligt på både computere, smartphones og tablets

Aula er overordnet organiseret med en topbar øverst og en menu i enten venstre side eller nederst

alt efter om Aula tilgås via browser eller smartphone/tablet.

Denne overordnede organisering gør det nemt hele tiden at tilgå de vigtigste funktioner og moduler

i Aula. På samme måde er der konsistens i løsningen på tværs af funktionalitet, så fx upload af billeder

fungerer på samme måde, når brugeren tilføjer et billede til en besked eller en gruppe.

6

Aula Funktionalitet

3.1 Topbar

Aula gør brug af farvepaletter for at angive, hvilken rolle man er logget ind som.

Den grønne farve signalerer, at brugeren er logget ind i Aula som medarbejder.

Login som Pædagogisk Personale

Den blå farve signalerer, at brugeren er logget ind i Aula som forælder eller elev.

Login som Forælder/Elev

Fra topbaren er det muligt at tilgå:

Grupper: Tilgå en liste over de grupper, brugeren er medlem af.

Søg: Søge på tværs af hele Aula (Personer, Beskeder, Grupper mm.)

Min profil: Tilgå oplysninger, tilladelser mm. tilknyttet egen profil

Filtrering på barn/institutionsniveau

Hvis man som forældre har mere end et barn i Aula, vil det i topbaren være muligt at filtrere på egne

børn. Herved vil forælderen få vist indhold i Aula, der relaterer sig til enten et eller flere børn samtidig.

Filtrering af børn på tværs af institutioner i Aula.

Den samme filtreringsmulighed gør sig gældende for medarbejdere, der er tilknyttet flere

institutioner. Medarbejdere kan være tilknyttet flere institutioner, hvis de fx underviser en dag om

ugen på Ungdomsskolen, eller hvis en pædagog er tilknyttet forskellige dagtilbud.

I det øjeblik brugeren vælger et barn eller en institution til eller fra, målrettes indhold, information

og funktionalitet i Aula til det specifikke barn eller institution.

7

Aula Funktionalitet

3.2 Menu og moduler

I Aula-menuen samles funktionalitet under forskellige moduler ude til venstre. Dette gør det muligt

at navigere til de vigtigste funktioner i Aula, uanset hvor man befinder sig, samtidig med at antallet

af navigationsknapper er begrænset for at sikre overblik.

Overblikssiden er det første brugerne møder ved Login til Aula. Her fremgår nyheder,

nye kalenderaftaler, skemaændringer og indhold, der er genereret fra de forskellige

grupper, som man er medlem af samt fra de forskellige moduler. Det er muligt at

filtrere i informationerne, så man kan sortere på vigtighed og udvalgte afsendere.

Kalendermodulet er det personlige planlægningsværktøj, hvor skema og

begivenheder af forskellig art fremgår. I kalenderen vil man også kunne booke fx

læringsmaterialer, lokaler og tekniske ressourcer, alt efter hvordan den enkelte

kommune eller institution har valgt at sætte tilgængelige ressourcer op.

I Beskedmodulet kommunikeres der mellem medarbejdere (i samme- og/eller andre

institutioner), forældre, elever og eksterne personer, og medarbejdere kan skrive og

modtage beskeder til/fra adresser udenfor Aula. Beskeder oprettes som beskedtråde

og kan foregå som kommunikation mellem flere personer på én gang.

I Galleriet kan der tilgås og deles billeder og videoer. Galleri vil – ligesom Aulas øvrige

funktionalitet – fungere på alle mobilenheder, og der vil kunne produceres indhold

direkte fra et mobilkamera til galleri. Ved hjælp af opmærkning vil det være muligt at

vælge, hvem der fx skal kunne se et billede.

Filer og Dokumenter er den samlede indgang til arbejdet med filer og dokumenter

i Aula. Hvad du som bruger her kan se og arbejde med afhænger af din rolle som

enten medarbejder, forælder, barn eller fx bestyrelsesmedlem. Se mere om dette i

afsnit 4.5.

… Andre moduler og widgets, såsom administrationsmodulet, der i ovenstående ikke

er synlig i menuen, udfoldes ved klik på de tre prikker.

8

Aula Funktionalitet

4 Funktionalitet i Aula - Udviklet i 1. og 2. delleverance

I de følgende afsnit vil du blive præsenteret for den funktionalitet i Aula, der er udviklet i 1. og 2.

delleverance.

• Delleverance 1 omhandler: Grupper, Beskeder, samt lokal administration af grupper.

• Delleverance 2 omhandler: Kalender, Overblik, Opslag, Søgning, Notifikationer, Sikker

Fildeling samt Central og Kommunal administration.

4.1 Grupper

En af grundstenene i Aula er opdelingen af brugere i grupper. Det gør det muligt for

brugere at kommunikere med grupper af brugere ved fx at skrive opslag til en gruppe

eller indkalde en gruppe til en begivenhed i kalenderen. Grupperne i Aula er enten

importeret fra de administrative systemer i kommunen eller bliver oprettet direkte i

Aula. Se mere om dette i kapitlet om administration af Aula, afsnit 5.1.

Gruppetyper

Der findes grundlæggende to typer af grupper i Aula:

• Gruppe som distributionsliste: En gruppe, der kun benyttes som distributionsliste, gør det

nemt og enkelt at sende fx beskeder eller kalenderinvitationer til en hel gruppe af brugere

ad gangen.

• Gruppe med en gruppeside: Grupper kan have deres egen side, hvor fx en klasse eller stue

har deres eget sted med indhold kun for dem. Her kan en gruppe dele opslag, billeder og fx

have deres egen kalender. Hvilke moduler – fx Kalender, Opslag, Filer og dokumenter eller

widgets – en gruppe indeholder, bestemmes i forbindelse med opsætning af den enkelte

gruppe.

Grupper med en gruppeside er grupper, som medlemmerne kan tilgå. Alt efter opsætning kan gruppen have sit eget indhold, der

er tilgængeligt for gruppens medlemmer.

9

Aula Funktionalitet

Udover de to typer af grupper, er der også forskellige muligheder for opsætning af grupper:

• Åben: Grupper kan være ”åbne” – det vil sige, at alle kan tilmelde sig og tilgå indhold.

• Med ansøgning: Grupper, hvor man kan ansøge om at blive meldt til gruppen.

• Lukket: Grupper kan være lukkede – fx på klasseniveau eller for en stue – hvor brugere, der

er tilmeldt gruppen, ikke selv kan melde sig ud og andre brugere ikke selv kan melde sig ind.

Forskellige grupper giver muligheder for målrettet kommunikation

Fleksibiliteten i opsætningen af grupper, gør disse velegnede til forskellige typer af samarbejde og

kommunikation. En hel skole eller dagtilbud kan fx have en gruppe, hvor alle tilknyttede brugere kan

informeres om institutionen, og et team af medarbejdere kan oprette en gruppe som et

samarbejdsrum om en specifik elev, hvis det er nødvendigt at koordinere indsatser og

erfaringsudveksle. Her kan information videregives i beskeder eller opslag, næste møde kan

planlægges i kalenderen, og der kan deles og arbejdes på sikre dokumenter (fx en observation).

Det er også muligt at opsætte grupper på tværs af institutioner og kommuner. Det vil således være

muligt at oprette grupper for bestemte faggrupper i en kommune eller på tværs af institutioner. I

børns overgang mellem børnehave og 0. klasse vil der fx kunne oprettes en gruppe for teamet af

lærere og pædagoger, der kan koordinere og kommunikere og i fællesskab sikre en god overgang.

Under oprettelsen af en gruppe er det muligt at gøre gruppen tidsbegrænset, så den slettes efter et

bestemt tidsinterval, uden at den kommunale eller institutionens administrator skal håndtere dette.

Det vil fx være relevant for projektgrupper eller grupper rettet mod bestemte – og tidsbegrænsede

aktiviteter – såsom en temauge.

Grupper gør det muligt at vælge information til – og fra

Muligheden for at differentiere i gruppetyper og opsætning gør det ikke blot muligt at målrette

information og styrke teamsamarbejdet. Det gør det også muligt som Aula-bruger at vælge

information til og fra. Fx vil mange af de frivillige grupper skabe rum for kommunikation, som er

målrettet bestemte interesser eller brug. Der kan fx oprettes en gruppe for medarbejdernes løbeklub

eller for forældrenes engagement i renovering af daginstitutionens legeplads, hvor brugere, der er

interesseret i denne information, kan tilmelde sig gruppen. Ved at håndtere kommunikationen i

forskellige grupper sikres det dermed, at brugere simpelthen kan vælge og fravælge udvalgt

information, ved enten at deltage i eller undgå bestemte grupper.

10

Aula Funktionalitet

Nye muligheder for samarbejde kræver nye retningslinjer

Grupperne opsættes af institutionens eller kommunens administrator, og et medlem af gruppen kan

tildeles rettigheder til at administrere gruppen, ligesom gruppens medlemmer kan tildeles forskellige

skriverettigheder (se mere under afsnit 5.1 Håndtere grupper). Men med de nye muligheder for

samarbejde vil der også nødvendigvis skulle ske en kommunal eller institutionel afklaring om,

hvordan grupperne specifikt skal bruges som kommunikationsredskab. Ønskes grupper på tværs af

klassetrin/stuer, institutioner og kommuner og i så fald hvilke? Skal der kun være grupper relateret

til børns læring og trivsel, eller vil der også være plads til grupper, der ikke rammer denne

kerneydelse – såsom en gruppe for medarbejderes løbeklub eller forældrenes sociale

sammenkomster uden for skoleregi? Skal forældre tilknyttes samtlige grupper, som deres børn er

med i? Og hvilken adgang skal de i så fald have? Alt efter hvilken strategi en kommune eller

institution vælger, vil grupper kunne oprettes og redigeres i overensstemmelse med denne.

4.2 Overblik

Aula overblik er det første brugere ser, når de logger på Aula. Det er her, brugerne ser oprettede

opslag fra de grupper, som brugerne selv er medlem af. Det betyder, at det, der vises i overblikket,

alene er indhold, der er relevant og målrettet den enkelte bruger. Overblikket i Aula fungerer således

som en digital opslagstavle, hvor brugerne kan oprette opslag, tekst eller medier, rettet mod ønskede

grupper af brugere – fx en gruppe af forældre eller elever.

Aula Overblik for forældre

11

Aula Funktionalitet

Afsenderen af et givent opslag kan vælge, om det

skal være muligt for gruppen at kommentere på

et givent opslag ved at fravælge

kommentarfunktionen, i fald denne ikke ønskes.

Opslaget kan ligeledes markeres som vigtigt, og

vil herefter fremgå markeret med en rød stjerne

for gruppens modtagere, som vist på billede af

Aula overblik for forældre. Endelig er det muligt

at vedhæfte dokumenter og medier til opslaget.

Forældre med børn i forskellige institutioner eller

en medarbejder tilknyttet flere institutioner, kan

filtrere på henholdsvis det barn eller den

institution, som opslaget er rettet mod.

Alle brugere har mulighed for at filtrere og sortere i opslag, så der nemt kan skabes et hurtigt overblik

over brugerens begivenheder og aktiviteter.

4.3 Beskeder

Via Aulas Beskedmodul kan brugerne kommunikere med hinanden både én til én og én til mange,

og brugerne kan som i Messenger og WhatsApp se kommunikation i en tråd.

Opbygningen i beskedtråde giver en mere dialogbaseret samtale og gør det nemt at overskue en

samtale – selv med flere brugere. Dette vil skabe et overblik over fx den daglige kommunikation i

et lærer- eller pædagogteam.

12

Aula Funktionalitet

Rette kommunikation til rette tid

I Aula er der indarbejdet en række funktionaliteter i Beskedmodulet, der giver både medarbejdere,

forældre og børn mulighed for at tilpasse mængden af information til egne behov, finde frem til

bestemte samtaler og sende beskeder.

• Mute/forlade tråd: Det bliver muligt at forlade en tråd, hvis man ikke ønsker at deltage i en

samtale længere eller mute beskedtråden, så man ikke modtager en notifikation, hver gang

der kommer en ny besked i tråden. På denne måde kan brugere selv styre, hvilke samtaler de

vil deltage i, samt hvor meget de ønsker at blive påmindet om disse i Aula.

• Søge i beskeder: Aula kommer med en søgefunktion, der gør det nemt at søge efter bestemte

beskeder på baggrund af søgeord. Aula søger på både personer og søgeord, færdiggør

automatisk søgeordet (autocomplete) og sørger for at markere søgeordet i de fremsøgte

beskeder, så brugeren kan se, hvordan søgeordet er relateret til de fremsøgte beskeder. På

den måde vil det som bruger være muligt hurtigt og nemt at finde beskeder i hele indbakken,

når man fx har brug for at finde gammel information om et bestemt event, men kun kan

huske den første halvdel af events navn. Du kan læse mere om søgefunktionaliteten i Aula i

afsnit 4.3.

• Kladder: I beskedkladder gemmer Aula automatisk en kladde af en påbegyndt besked, hvis

den ikke sendes, og det er derfor muligt løbende at oprette og sende beskeder, når tiden er

til det.

• Slette beskeder: Medmindre en bruger selv vælger at slette beskeder, vil beskeder opbevares

i Aula, så længe brugeren er aktiv på løsningen. Når brugeren ikke længere er aktiv, slettes

beskederne automatisk, når der ikke længere er lovhjemmel til at opbevare dem.

Fremsøgning af modtager

Når en bruger opretter en besked og begynder at skrive i

modtagerfeltet (TIL) søger Aula efter potentielle brugere. Ud fra

søgeordet vises de mest relevante kontakter. Derudover får man,

hvis man i modtagerfeltet fremsøger et barns navn, direkte vist

potentielle kontakter, der er tæt på barnet. Det vil fx være barnets

forældre eller det pædagogteam, der er tilknyttet barnets stue i

daginstitutionen.

I Beskedmodulet har brugere også mulighed for at kommunikere

med Aula-brugere i andre institutioner og kommuner, og

medarbejdere kan også skrive til og modtage beskeder fra

personer udenfor Aula. Det sker via den Aula-mailadresse, som alle

brugere får.

Aula beskeder som dagligt arbejdsredskab

For at sikre, at det pædagogiske personale har adgang til et godt arbejdsredskab til kommunikation

med forældre og børn, er der udviklet funktionalitet, der specifikt understøtter medarbejdernes

daglige arbejde og samarbejdet mellem medarbejdere både på de enkelte institutioner og på tværs

af institutioner og kommuner.

13

Aula Funktionalitet

• Mapper: Aula giver medarbejdere mulighed for at sortere i beskederne i indbakken. Under

menuen ”Mapper” kan medarbejdere således oprette mapper, hvori udvalgte beskeder kan

opbevares. Derigennem kan medarbejdere skabe overblik over og let tilgå bagudrettet

kommunikation om et givent barn.

• Autosvar, Bcc og læste beskeder: Medarbejdere kan oprette automatisk svar samt tilføje bcc-

modtagere og se, hvorvidt en afsendt besked er læst af modtager.

• Fællespostkasse: Aula giver også medarbejdere mulighed for at være medlem af en

Fællespostkasse, hvorfra der kan sendes og modtages beskeder. Et lærerteam vil fx her kunne

modtage og svare på elever og forældres beskeder, der egner sig til en fælles postkasse (fx

om børns fravær eller sygdom). Ved at bruge Fællespostkassen er denne type kommunikation

ikke afhængig af den enkelte lærers respons, men kan håndteres i teamsamarbejdet.

• Se og besvare aulabeskeder udenfor Aula: For at sikre gode og enkle arbejdsgange for

medarbejdere hvis primære kommunikation ikke foregår i Aula (fx medarbejdere i den

kommunale forvaltning), vil det også være muligt at modtage og besvare Aula-mails direkte

i eksterne mailsystemer (fx Outlook eller Gmail).

Beskeder med personfølsomt indhold

Det er muligt at sende og modtage beskeder af

personfølsom karakter sikkert i Aula, og det bliver

nemt at håndtere personfølsomme oplysninger

korrekt. Opmærkning af en besked som

personfølsom kan fx anvendes i en dialog mellem

forælder og lærer omkring en skilsmisse, eller i

forbindelse med beskeder fra medarbejder til

medarbejder omkring et barns mistrivsel. Det er

derfor også muligt at tilknytte en besked eller dele

af en beskedtråd til et sikkert dokument i Aulas

fildeling, hvor fx en besked om mistrivsel skal

tilknyttes et observationsdokument.

Alle brugertyper, herunder forældre, pædagogisk

personale og elever, har mulighed for at markere

en besked som følsom, så modtageren af

beskeden nemt kan se, at beskeden indeholder

personfølsomme oplysninger. Følsomme beskeder

ligger i samme indbakke som almindelige

beskeder, så du som bruger har overblik over alle

dine beskeder – også de personfølsomme.

For at tilgå beskeder med personfølsomt indhold vil Aula her kræve to-faktor login.

14

Aula Funktionalitet

Videresendes en besked med personfølsomt

indhold, vil beskeden fortsat være markeret som

besked med personfølsomt indhold, så det

fremgår tydeligt for modtageren.

Det er muligt at fjerne markeringen af en besked

som følsom igen. I det tilfælde vil afsenderen

modtage en advarselsboks, hvori det aktivt skal

angives, at beskeden ikke indeholder

personfølsomt indhold.

Sendes en besked markeret som personfølsom til

en ekstern modtager, vil afsenderen ligeledes

modtage en advarselsboks, hvori det fremgår, at

det kan være imod lovgivningen at videresende

personfølsomme oplysninger. Afsenderen skal

derfor aktivt angive, at modtageren er en

retmæssig modtager, ved at klikke ok.

Aula gør det nemt at opmærke og håndtere personfølsomme beskeder. Men det er vigtigt at lærere

og pædagoger ved, hvornår de skal opmærke en besked som følsom for at sikre, at hverken for

mange eller for få beskeder opmærkes. Der foreligger derfor en kommunal og institutionel opgave i

at udarbejde og implementere retningslinjer og arbejdsprocesser for, hvornår beskeder skal

opmærkes som havende personfølsomt indhold.

15

Aula Funktionalitet

4.4 Kalender

Aulas kalendermodul samler alle aktiviteter og begivenheder

ét sted. Kalenderen giver dermed et samlet overblik over

skema og begivenheder som fx sommerfest, ferier,

fødselsdage og møder. For forældre med flere børn generer

kalenderen et samlet overblik på tværs af skoler og dagtilbud,

og ved hjælp af filtreringsmuligheden på børn kan forældre

få vist indhold i kalenderen, der relaterer sig til enten et eller

flere børn samtidig. Medarbejdere, der er tilknyttet flere

institutioner kan ligeledes få et samlet overblik i kalenderen

eller vælge at filtrere på institution og få vist indhold, der

alene relaterer sig til den givne institution.

Kalenderen giver brugerne mulighed for at booke hinanden

til fx medarbejder-samtaler, skole-hjem-samtaler eller

forældremøder, og der kan sendes invitationer ud, hvori der

er tilmeldingsmulighed. Forældrene vil i kalenderen kunne

vælge mellem ”udbudte” tider til fx en skole-hjem-samtale,

så de kan finde den tid, der passer dem bedst, og

medarbejdere vil kunne bruge kalenderen til at booke møder

med hinanden. I kalenderen vil man også kunne booke

læringsmaterialer, lokaler og tekniske ressourcer.

Brugerne kan vælge mellem fire forskellige kalendervisninger

– dag, uge, arbejdsuge eller måned. Disse suppleres med en

miniaturekalender i Aula Overblik, hvor brugeren hurtigt kan

få et overblik over dagens kalender samt vigtige

begivenheder såsom forældresamtaler eller medarbejder-

samtaler.

Aulas kalenderfunktionalitet sikrer nem planlægning

I Aula kalender kan alle brugere oprette nye begivenheder og invitere enkeltpersoner eller hele

grupper. I begivenheden kan brugere vælge at anmode om svar samt start- og slutdato og

klokkeslæt. Det er ligeledes muligt at angive, hvorvidt begivenheden er privat, skal gentages

ugentligt eller månedligt samt tilføje en beskrivelse og vedhæfte et dokument til begivenheden.

Medarbejdere tilknyttet flere institutioner eller forældre med børn i forskellige institutioner, kan

filtrere på hhv. institutioner eller børn og her angive, hvilken institution, begivenheden ønskes

oprettet for. Medarbejdere kan herudover angive sted for afholdelse og eventuelt booke ekstra

lokaler, hvis der er behov for det. Endelig kan medarbejdere tilføje eventuelle ressourcer til den

Aula kalender app

16

Aula Funktionalitet

aktuelle begivenhed, såsom IT-udstyr, buskort eller lignende. Det er den enkelte skole eller dagtilbud,

der selv beslutter, hvilke ressourcer der skal kunne bookes igennem Aulas kalender. Du kan læse

mere om oprettelse og håndtering af ressourcer i afsnit 5.2. Når en begivenhed er oprettet og

fremgår i kalenderen, er det muligt herfra nemt og hurtigt at få overblik over, hvem der er inviteret

og eventuelt redigere begivenheden, hvis der er behov for det. Herudover kan brugeren selvsagt

slette begivenheden eller blot ændre dato og tid i kalenderen ved brug af ”drag and drop”.

Oprettelse af begivenhed i Aula kalendermodul

17

Aula Funktionalitet

Kalenderen giver den nødvendige information

Ved oprettelse og redigering af en begivenhed, er det muligt

at tilføje en beskrivelse, der vises når modtageren af invitation

ser på begivenheden. Beskeder som ”Husk madpakke og

drikkedunk” ifm. en ekskursion, dagsorden ifm. med et

forældremøde eller en given lektie kan dermed tilføjes

begivenhed. Herudover bliver det muligt at skrive en note ifm.

vikardækning, hvor læreren kan skrive en vikarinstruks, og

vikaren efterfølgende kan skrive en opfølgende note til

læreren efter afviklet undervisning. Kalenderen giver på

denne måde mulighed for at orientere om vigtig information,

og det bør derfor i kommuner og institutioner drøftes og

besluttes, hvordan kalenderen anvendes, og ikke mindst hvad

der informeres om hvor. Skal kalenderbeskrivelsen bruges til

yderligere information om begivenheder eller bruges alene

beskeder og opslag til dette? Fælles anvendelse ift. brugen af

de forskellige kommunikationskanaler vil gøre det hurtigt og

nemt for medarbejdere, forældre og børn at finde den rette

information.

Hurtig oprettelse af forældre/skole-hjem-samtaler og medarbejdersamtaler

For medarbejdere er det i Aula-kalenderen endvidere muligt at oprette samtaler, eksempelvis

forældre- eller skole-hjem-samtaler for enkeltpersoner eller hele grupper såsom en hel stue eller

klasse samt her angive, hvorvidt børn eller elever skal deltage eller ej. Herudover angives samtalernes

ønskede varighed, interval for pauser samt pausers varighed. I fald der ikke er overensstemmelse

mellem den angivne varighed, antal inviterede og intervaller, får modtageren en besked herom. En

medarbejder kan således meget hurtigt få generet en invitation til eksempelvis forældresamtaler

med angivne datoer og tidsintervaller for samtaler.

18

Aula Funktionalitet

Oprettelse af samtale i Aula kalendermodul

Når invitationen sendes, notificeres og

modtager forældre invitationen. I

invitationen har forældre mulighed for at

krydse af ud for ønsket dato og tid, hvorefter

begivenheden oprettes i forældres kalender.

Hvis elever skal deltage, oprettes

begivenheden ligeledes i elevens kalender.

Via kalenderen får medarbejdere

efterfølgende overblik over dato, tid og

intervaller samt hvem der har tilmeldt sig og

hvilke tidsrum, der fortsat er ledige.

Her vises også navn på det barn, hvis forældre har besvaret invitationen samt en alfabetisk liste over

de forældre, der ikke har besvaret invitationen.

Det er muligt for medarbejdere at booke en tid på vegne af forældre, hvis der er behov for det.

En leder har på samme vis mulighed for at oprette medarbejdersamtaler.

19

Aula Funktionalitet

Enkel og overskuelig planlægning i Aula

Udover at Aula gør det let at oprette begivenheder og samtaler, har kalenderen indbygget

funktionalitet, der sikrer overblik og gør det nemt at tilrettelægge samarbejde, teammøder mm.

• Filtrer på begivenheder: Alle brugere har mulighed for at filtrere på de begivenheder, der er

oprettet i egen kalender og kan dermed nemt se og tilgå egne aktuelle begivenheder.

• Delte kalendere: Medarbejdere har adgang til kollegers kalender på egen og øvrige

institutioner. Det er en fordel eksempelvis i teamsamarbejdet, ifm. teammøder, hvor

teamkoordinatoren, hurtigt kan få et overblik over, hvornår der er ledigt for i kalenderen og

alle i teamet dermed kan deltage. Afsender vil modtage en notifikation, i fald der inviteres til

et møde, hvor en eller flere deltagere allerede er optagede.

• Kalender med råderet: I Aula kalendermodul er der endvidere mulighed for at tildele andre

råderet til håndtering af kalender.

20

Aula Funktionalitet

4.5 Filer og dokumenter

Filer og dokumenter i Aula er den samlede indgang til arbejdet med de aktiviteter og den

dokumentation, der understøtter børns trivsel og læring i skole og dagtilbud.

Hvad du som bruger her kan se og arbejde med afhænger af din brugerrolle og dermed dine

rettigheder. Under filer og dokumenter kan medarbejdere tilgå tre dokumentkategorier; Sikker

fildeling, Fælles filer samt kommunens fildelingsløsning, fx Google drev som vist i eksempel nedenfor.

Aula filer og dokumenter

Sikker fildeling understøtter korrekt håndtering af børns data

Børns data skal håndteres sikkert og korrekt. Samtidig skal det sikres, at

dokumenter, der indeholder personfølsomme data omkring et barn

nemt og hurtigt kan tilgås af relevante medarbejdere.

I Sikker fildeling kan medarbejdere oprette, redigere, dele samt uploade

dokumenter med personfølsomt indhold direkte i Aula.

Det sikres således, at dokumenter af følsom karakter fra start er placeret

sikkert og skal dermed ikke uploades fra et sted til et andet. For at tilgå

dokumenter i Sikker fildeling vil Aula kræve to-faktor login.

Sikker fildeling tager altid udgangspunkt i et barn eller en gruppe, og et dokument skal dermed altid

oprettes for et barn eller en gruppe. Det betyder, at når der foretages en fremsøgning på et givent

barn eller en gruppe, vil dokumenter mm. omkring barnet vises afhængig af, hvilke rettigheder

brugeren har. Samtidig understøtter dette, at der ikke oprettes dubletter af dokumenter for et barn

eller en gruppe.

Når en medarbejder opretter et dokument i Sikker fil, er det muligt at angive, hvilken

dokumentkategori, det skal oprettes i, som vist nedenfor.

21

Aula Funktionalitet

Deler medarbejderen et dokument med flere, angives det hvorvidt disse har rettigheder til at se og

redigere i dokumentet.

Endelig kan beskeder eller medier tilknyttes Sikker fildeling. Dette kan være relevant i forbindelse

med en observation, hvor en medarbejder optager en video eller tager et billede af en bestemt

situation eller har indgået en dialog (beskeder) med forældre eller medarbejder omkring et barn eller

en gruppe af børn. Dette vil naturligvis skulle ske under hensyntagen til krav om samtykker og

rettigheder.

I det tilfælde at dokumenter af denne karakter udvikler sig til en decideret sag omkring et barn,

understøtter Aula, at disse dokumenter, via en besked, kan sendes sikkert direkte fra Aula til

eksempelvis personer, der håndterer sagsbehandlingen, uden først at skulle downloade dokumentet

andetsteds.

Det er ikke nødvendigvis kun dokumenter med personfølsomt indhold, der placeres i Sikker fildeling.

Andre dokumenter, som der er behov for at opbevare sikkert, kan selvsagt ligeledes placeres her.

Det kan eksempelvis være dokumenter, der er under udarbejdelse, såsom strategier eller referater,

og som seneres skal placeres under fælles filer. Herudover kan eksterne dokumenter importeres til

Sikker fildeling.

Mapper sikrer overblik over de forskellige dokumenter i Sikker Fildeling

Det muligt at oprette interne dokumenter og mapper i den mappestruktur der ønskes. Både et

dokument og en hel mappe kan deles med relevante medarbejdergrupper, som billedet viser

nedenfor, hvor en mappe med dokumenter relateret til 5.B. er delt med alle medarbejdere tilknyttet

gruppen af lærere i 5.B. På den måde kan dokumenter effektivt organiseres og deles med de

relevante grupper af medarbejdere. Beslutninger om hvilken mappestruktur den enkelte kommune

eller institutioner ønsker at gøre brug af i Sikker fildeling vil her kunne sikre, at dokumenter i Aula

ikke sander til og samtidig skabe et fælles overblik og fælles arbejdsgange.

Dokumentkategorier i Sikker fildeling

22

Aula Funktionalitet

Mappestruktur i Sikker fildeling

Fælles filer – adgangen til skolens fælles dokumenter

Under Fælles filer kan medarbejdere, forældre samt elever på

mellemtrin og udskoling tilgå de dokumenter, der er fælles for

institutionen såsom virksomhedsplaner, strategier, mobbepolitik,

referater fra bestyrelsesmøder mm. Bestyrelsesmedlemmer og

kontaktforældre vil dog, udover adgang til Fælles filer, også kunne

arbejde med sikre dokumenter som fx bestyrelsesdokumenter og

referater i Aula.

Det er den kommunale administrator, institutionsadministratoren samt medarbejdere, der har fået

tildelt rettigheder hertil, der kan oprette dokumenter i Fælles filer. Disse kan ligeledes definere hvilke

dokumenter grupper af børn, forældre, medarbejdere eller hele institutionen, skal have adgang til.

Et overblik og en adgang til institutionens fildelingsløsninger

Deling af filer og dokumenter, der ikke indeholder personfølsomme

oplysninger håndteres i kommunens eller institutionens egen

fildelingsløsning; Google Drev, Microsoft Onedrive. Filer fra

fildelingsløsningerne kan ligeledes nemt knyttes til beskeder eller

opslag/kalenderopslag i Aula.

23

Aula Funktionalitet

4.6 Søgning

Som bruger i Aula er det muligt at søge på alle væsentlige elementer, fx beskeder, billeder og

begivenheder i kalenderen eller en specifik bruger. Dette gøres i overensstemmelse med, hvad den

enkelte bruger har rettigheder til at se og fremsøge.

Aula vil komme til at indeholde meget information, mange billeder, beskeder og dokumenter. Udover

at overblikssiden skal gøre det nemt og overskueligt at finde frem til de forskellige dele af Aula og

dermed den rette information, gør søgefunktionaliteten i Aula det ligeledes muligt hurtigt at finde

det rette materiale frem. Gennem såkaldt intelligent søgning vil Aula understøtte, at når der fx søges

på en bruger, vil det være de mest relevante brugere, der ligger øverst i søgningen.

Foruden intelligent søgning giver Aula mulighed for at filtrere i forskellige parametre, som vist ude i højre kolonne.

Søge i eget indhold og fremsøge ny information

Formålet med den intelligente søgefunktion i Aula er at sikre, at brugerne altid nemt kan finde tilbage

til den besked, det opslag eller dokument, som de husker at have læst, men ikke umiddelbart kan

finde. Søgefunktionen er også med til at sikre, at brugerne nemt kan fremsøge ny information, hvis

en lærer eller pædagog fx har behov for at finde profilinformationer på et barn, ønsker at finde frem

til interessante grupper rettet mod en specifik målgruppe – fx AKT-vejledere – eller vil finde den

nyeste information om institutionens kommende aktiviteter.

Når søgeresultater vises, vil det være muligt at filtrere på forskellige parametre (Alle, Opslag,

Beskeder, Galleri, Personer, Ressourcer, Grupper, Dokumenter) for at målrette visningen til de mest

relevante resultater.

24

Aula Funktionalitet

4.7 Notifikationer

Aula bliver en enkel og overskuelig kommunikationsplatform og udvikles sådan, at brugere nemt og

hurtigt selv kan indstille og justere graden af den information, der ønskes.

Notifikation i Aula

Når brugere får nye beskeder, opslag eller kalenderopslag vil en notifikation herom

altid fremgå i Aula.

Opslagsnotifikation: Når en bruger modtager nye opslag, vil der

fremgå en notifikation i Aula.

Kalendernotifikation: Ved invitation til nye begivenheder eller

hvis en allerede accepteret begivenhed ændres eller slettes,

modtages der også en notifikation i Aula herom, som vist i

eksemplet til venstre.

Beskednotifikation: Har brugeren valgt at ”mute” en beskedtråd,

notificeres brugeren ikke, og brugeren kan dermed selv styre

antallet af ønskede beskednotifikationer.

En bruger vil kun modtage ønskede notifikationer en gang. Det

betyder eksempelvis, at hvis en forælder med to børn modtager

en besked, som omhandler begge børn, vil dette kun fremgå

som én besked og den givne forælder vil dermed alene modtage

én notifikation. På samme vis vil en medarbejder, som modtager

en besked, der rettet mod flere grupper, som medarbejderen er

medlem af, kun modtage én besked og én notifikation herom.

Push notifikationer

Brugerne kan også vælge at modtage ”push

notifikationer” udenfor Aula på egen mobil og/eller

mail.

Via brugerens profil kan brugeren nemt selv styre

hvornår samt hvorvidt notifikationer ønskes på mail

eller mobil samt hvem brugeren ønsker

notifikationer fra; medarbejdere, forældre og børn.

Brugere i Aula kan ligeledes vælge at modtage en

push notifikation, når de inviteres til nye

begivenheder i kalenderen eller ved ændringer, hvis

brugeren i sine notifikationsindstillinger har angivet

et ”Ja tak” hertil.

Modtager brugeren en besked med personfølsomt indhold, vil indhold fra beskeden ikke vises i push

notifikationen på mail og mobil.

25

Aula Funktionalitet

4.8 Samtykkeerklæringer, supplerende stamdata og tilladelser

Aula understøtter og gør det nemt at håndtere samtykkeerklæringer, supplerende stamdata og

tilladelser.

Ved fremsøgning af et barn eller en gruppe af børn, fx Blå stue, er det muligt at tilgå en samlet liste

over de samtykker, tilladelser samt supplerende stamdata, som er angivet for det enkelte barn eller

for en gruppe. En medarbejder kan ligeledes hurtigt skabe sig et overblik over de børn, der

eksempelvis har tilladelse til at bade, inden en eventuel tur til den lokale svømmehal. I listen vil de

elever, der ikke har fået tilladelse, fremgå øverst, mens de øvrige listes nedenfor.

Samtykkeerklæringer

I Aula vil der skulle gives en række obligatoriske samtykker omkring kontaktoplysninger og deling af

portrætmedier forud for brug. Første gang forældre eller værger logger på Aula vises derfor den

obligatoriske liste af samtykker, som de skal tage stilling til ift. deres barn eller børn. Samtykker gives

her på tre niveauer; for en klasse/stue, for en årgang eller hele institutionen.

Dette gælder eksempelvis samtykke til opbevaring og brug af medier og portrætbilleder i Aula, hvor

forældre og værger kan angive, om billeder af deres barn må opbevares og bruges på den enkelte

stue eller på hele institutionen. Er der ikke givet samtykke til opbevaring og brug, vil portrætmedier,

der er oprettet og opmærket med barnet slettes og kan dermed ikke deles i Aula. På denne måde

håndterer Aula automatisk samtykker og sikrer dermed at medier m.v. ikke deles uden de rette

samtykker.

For at Aula kan håndtere disse samtykker automatisk, er det således vigtigt, at medarbejdere

håndterer og opmærker medier korrekt. Medier, der angives som situationsmedier skal ikke

opmærkes, hvorimod portrætmedier skal opmærkes. Sker dette ikke, kan Aula ikke håndtere de givne

samtykker. Det er derfor et vigtigt opmærksomhedspunkt, at sikre, at medarbejdere kender til og er

bevidste om sondringen mellem situations- og portrætmedier, så håndteringen af opmærkede

medier kan håndteres korrekt i Aula og i overensstemmelse med lovgivningen.

Når et barn skifter institution og således også forvaltningsmyndighed, eksempelvis i forbindelse med

start i SFO og skole, skal forældre afgive samtykker på ny, når de er blevet tilknyttet den nye

institution og her første gang logger på Aula. Dette gælder ligeledes samtykker for, hvorvidt den

afgivne institution fortsat må opbevare portrætmedier af et givent barn.

Supplerende stamdata og tilladelser

Udover samtykker vil Aula ligeledes håndtere supplerende stamdata og tilladelser. Supplerende

stamdata er data, der supplerer de data, der modtages fra UNI-Login og omhandler eksempelvis

særlige helbredsoplysninger eller kost. Tilladelser omhandler eksempelvis hvorvidt børn må deltage

i svømning eller forlade skole i pauser.

26

Aula Funktionalitet

Supplerende stamdata og tilladelser

I Aula er der en standardliste over hhv. supplerende stamdata og tilladelser. Standardlisterne her er

ikke obligatoriske og institutionsadministratoren kan således tilvælge tilladelser og supplerende

stamdata ud fra standardlisterne samt oprette ny supplerende stamdata og nye tilladelser i Aula alt

efter institutionens behov.

27

Aula Funktionalitet

5 Administration af Aula – udviklet i delleverance 1 og 2

I administrationsmodulet er det muligt at håndtere rettigheder, widgets, grupper, hjemmesider,

infotavler og redaktionel styring af indhold. I Aula vil der være en række forskellige brugerroller som

en administrator kan have. Administratorrettigheder kan uddelegeres, så en bruger fx kan

administrere en gruppe eller varetage opgaven omkring opsætning af hjemmeside. De forskellige

roller og rettigheder skal sikre, at hver enkel kommune og institution kan vælge en model for

administrationen af Aula, der passer til egne arbejdsgange og retningslinjer for anvendelse af Aula.

Roller og rettigheder i Aula

Overordnet set kombinerer Aulas rettighedsmodel adgang i Aula ud fra to elementer: Brugerroller

og rettigheder.

Roller: Brugere vil have adgang og rettigheder i Aula baseret på deres brugertype, eksempelvis

medarbejder, forældre eller institutionsadministrator. Det betyder, at en medarbejder har adgang til

sikre filer under Filer/dokumenter, mens en forælder her kun kan se institutionens fælles dokumenter.

På samme måde betyder det, at en institutionsadministrator har adgang til at administrere Aula på

institutionelt niveau og derfor kan oprette fx tilladelser eller en fællespostkasse.

Rettigheder: Udover adgang og rettigheder baseret på brugerroller, vil det også være muligt at

uddelegere bestemte rettigheder til brugere. Det betyder, at en medarbejder vil kunne tildeles

rettigheden til fx at oprette og redigere grupper eller fælles filer.

Ved både at inkludere roller og rettigheder i adgangsstyringen af Aula, er det muligt for hver enkel

kommune og institution at vælge en fleksibel organisering af roller og rettigheder, der passer til egne

arbejdsgange.

Brugervenlig og overskuelig administration af Aula

Administrationsmodulet; fremsøgning af brugere

28

Aula Funktionalitet

Den overordnede tilgang til administrationsmodulet er, at administrationen i Aula

skal være lige så brugervenlig som den almindelige brug af Aula.

Ved at skabe et simpelt og overskueligt administrationsmodul, ønsker vi at forenkle

administrationen for særligt institutionens administrator, og ligeledes også for de

brugere, der får tildelt forskellige rettigheder til at administrere dele af institutionens

opsætning og brug, fx en rettighed til at oprette grupper. I administrationsmenuen

til venstre vil det være muligt at navigere til de fire elementer i

administrationsmodulet – Brugere, Grupper, Indstillinger, Opsætning. Denne menu

er ens uanset dine administratorrettigheder (om du er kommunal administrator,

institutionsadministrator eller er tildelt udvalgte rettigheder). Hvad du har af

muligheder for at administrere under de enkelte moduler afhænger derimod af rolle

og rettigheder.

Aulas administrationsmodul er så småt i gang med at blive udviklet og en

beskrivelse af denne vil følge ifm 3. og sidste delleverance.

5.1 Håndtere grupper

Grupper – både grupper som distributionsliste og grupper med en gruppeside – opsættes og

redigeres af kommunens eller institutionens administrator. Grupperne kan her let tilpasses til det

samarbejde eller den kommunikation, som skal foregå via gruppen. Se mere om gruppefunktionalitet

i afsnit 4.1. Rollen til at administrere en gruppe kan også tildeles til en medarbejder, der således

tildeles rettighed til at oprette og håndtere grupper.

Oprettelse af grupper

Grupper kan oprettes i Aula på to måder: De kan importeres fra kommunes administrative systemer

eller oprettes direkte i Aula. Hovedgrupper, fx klasser, vil således blive direkte importeret fra

kommunens brugeradministrative system gennem UNI-login. Vi er ved at afklare præcist, hvilke

grupper der importeres til Aula og dermed også, hvilke grupper vi anbefaler, at den enkelte

institution opretter i Aula for at få mest muligt ud af Aulas funktionalitet. På baggrund af denne

afklaring, vil hver kommune og institution selv skulle afgøre, hvilke grupper de ønsker at oprette i

Aula i forbindelse med ibrugtagningen af løsningen.

29

Aula Funktionalitet

Gruppens opsætning afgør kommunikationsmuligheder

I forbindelse med oprettelse eller redigering af en gruppe, vil administratoren skulle træffe en række

valg:

• Adgang: Her vælges om adgang til gruppen skal være åben, med ansøgning eller lukket.

• Slutdato: Hvis en gruppe skal være tidsbegrænset – fx hvis den er rettet mod bestemte og

tidsbegrænsede aktiviteter, angives der en slutdato.

• Tilføj brugere: Her fremsøges og tilføjes de ønskede brugere til gruppen. Udover at tilføje

enkeltbrugere, vil det også være muligt at tilføje en hel eksisterende gruppe, fx 3.A. Ved tilføjelse

af en eksisterende gruppe er det muligt at vælge, om alle medlemmer af gruppen skal tilføjes

eller om det kun er udvalgte brugere såsom forældre, børn/elever, medarbejdere eller specifikke

brugere. På den måde er det enkelt at oprette en ny gruppe og udvælge brugere på baggrund

af eksisterende grupper.

Tilføjelse af brugere på baggrund af eksisterende grupper

• Vælg administrator: Hvis der ønskes en anden administrator af gruppen end administratoren, der

har oprettet gruppen, er det muligt give en eller flere af gruppens brugere

administratorrettigheder til gruppen. Den eller de gruppeadministratorer vil have rettighed til at

slette opslag, medier og kommentarer i gruppen, samt håndtere anmeldelser af indhold og

ansøgninger om gruppemedlemskab. Denne funktionalitet kan fx være rigtig brugbar, hvis en

lærer opretter en projektgruppe til nogle elever, men ønsker at en af eleverne selv står for

administrationen af gruppen.

• Tilføj rettigheder: Det er muligt at differentiere mellem forskellige brugeres muligheder for at

skrive og dele indhold i en gruppe. Dette gøres på fire parametre: Skrive opslag, oprette

begivenheder, dele medier og oprette beskeder. Både for hver brugerrolle (medarbejder, barn,

forældre) og for enkelte brugere er det muligt at til- og fravælge muligheden for at udføre de

fire handlinger.

30

Aula Funktionalitet

Overblik over tildeling af rettigheder ifm. oprettelse og redigering af grupper

Det er således muligt at have en gruppe med udvalgte lærere og elever, hvor alle kan skrive

opslag, men hvor kun lærerne eksempelvis kan uploade film og billeder, ligesom det er muligt at

have en gruppe, hvor medarbejdere kan skrive gruppeopslag, mens forældre udelukkende kan

kommentere.

• Gruppeside: Det er muligt at vælge om en gruppe har en gruppeside eller blot er en

distributionsliste, hvor det er nemt at sende fx beskeder eller kalenderinvitationer til en hel

gruppe af brugere ad gangen. Når en gruppe har en gruppeside, er det muligt at tilpasse sidens

moduler, så den kan imødekomme den kommunikation, der ønskes i gruppen. Det vil således

være muligt at tilføje en kalender, filer/dokumenter eller en widget til en gruppe. En bruger vil

her se indhold i moduler i overensstemmelse med brugerens rettigheder, så fx en forælder under

Filer/dokumenter kun vil se fælles filer, mens en medarbejder også her vil have adgang til sikker

fildeling.

Overblik over tilføjelse af moduler til gruppeside ifm. oprettelse og redigering af grupper

31

Aula Funktionalitet

5.2 Oprettelse og håndtering af ressourcer

Den kommunale administrator, institutionsadministratoren samt medarbejdere, der har fået tildelt

rettighed hertil, kan i Aula administrationsmodul oprette kommunale og institutionelle

ressourcekategorier, såsom læringsmaterialer, lokaler og tekniske ressourcer, for alle grupper eller

specifikke grupper.

Som vist i eksemplet ovenfor oprettes en ressource ved at angive navn, antal, placering samt

ressourceejer. Herudover kan det angives om den pågældende ressource er aktiv eller inaktiv. Er

ressourcen inaktiv, angives årsag; fx Ipads opdateres i uge 28.

Det er ligeledes muligt at definere, hvem der har rettigheder til at booke ressourcen; fx at det alene

en specifik gruppe såsom elever på udskolingstrinnet, der kan booke Ipads. Tildeles til rettigheder til

en ressource specifikke brugere eller grupper, vil det således alene være de angivne, og ikke alle

brugere, der kan booke den givne ressource. Tildeles der omvendt ikke bookingrettigheder for givne

brugere eller grupper, vil alle brugere og grupper automatisk kunne booke ressourcen.

Den kommunale og institutionelle administrator har i administrationsmodulet altid det samlede

overblik over kommunens eller institutionens oprettede ressourcer og kan her hurtigt og nemt

redigere i ressourcekategorier og brugeres/gruppers rettigheder.

Fælles ressourcer i kommunen

Udover at oprette ressourcer i den enkelte institution, kan der oprettes kommunale ressourcer rettet

mod alle institutioner eller specifikke grupper på institutioner. Dette gøres af den kommunale

administrator. Det bliver således muligt at tildele eksempelvis en tværinstitutionel gruppe rettigheder

til at booke kommunens svømmehal.

Håndtering af ressourcer inkluderer også lokaler

Lokaler eller andre lokaliteter oprettes på samme vis som de øvrige ressourcer i Aula. I delleverance

3 bygges integrationen til skemaplanlægningssystemer og information herom følger derfor i næste

version af dette skriv.

32

Aula Funktionalitet

5.3 Opsætning af kommunale og institutionelle dashboards

I Aula opereres der med syv profilgrupper; medarbejdere i skole, medarbejdere i dagtilbud, ledelse i

skole, ledelse i dagtilbud, forældre, elever på indskoling og mellemtrin samt elever i udskoling.

Det er den kommunale administrator der ifm. med opsætningen af Aula opsætter dashboard for alle

profilgrupper og dermed også institutioner. Dette gælder eksempelvis placeringen af widgets samt

hvilke profilgrupper, der skal tildeles Komme/gå-modulet. Den kommunale administrator har

adgang til kommunens widgets i Aula administrationsmodul. Opsætningen for profilgrupper og

institutioner kan løbende tilpasses og justeres af den kommunale administrator.

Den institutionelle administrator kan ligeledes tilpasse det kommunalt definerede dashboard – dvs.

tilføje og fjerne moduler eller fjerne widgets.

Eftersom den institutionelle administrator kan tilpasse det kommunalt definerede dashboard, bør det

drøftes i hvor høj grad, der ønskes en fælles standard, retningslinjer og ensartethed for dashboard i

den enkelte kommune. Herunder bør det ligeledes overvejes, hvad eventuelle retningslinjer betyder

for brugeroplevelsen for eksempelvis forældre, der har børn på flere institutioner.

33

Aula Funktionalitet

6 Kort introduktion til resterende Aula funktionalitet

Funktionaliteten beskrevet nedenfor vil blive udfoldet i dette dokument i forbindelse med

afslutningen på delleverance 3.

6.1 Profil

Aula trækker oplysninger om brugerne fra UNI-Login, herunder navn, relationer (mor

og far etc.), klasse, kontaktoplysninger mm. Udover de oplysninger, der kommer

herfra, har Aula imidlertid også brug for en række andre oplysninger, som lagres og

kan redigeres i profilmodulet. Den enkelte kommune eller institution kan som

udgangspunkt selv beslutte, hvilke yderligere informationer, de har brug for om

barnet. Dette bliver til felter, der kan udfyldes af brugeren i profilmodulet. Det er altså her, at

brugeren kan se og redigere kontaktoplysninger, og forældrene fx kan angive, hvis barnet lider af

allergier eller har særlige krav til kost. Det er også her, at man ser og ændrer i samtykker og tilladelser.

Det drejer sig fx om, hvorvidt man må dele billeder, video, lyd og kontaktoplysninger vedrørende

barnet, eller om barnet fx må deltage i svømning, gå hjem i spisepause mv. Under profilen kan

brugeren desuden angive, hvilke notifikationer man ønsker at modtage, fx om det skal være via mail,

og hvor tit man ønsker at modtage mails i appen og på telefonen.

6.2 Galleri

I galleriet i Aula vil brugerne kunne se og dele billeder og videoer. Dette vil naturligvis

skulle ske under hensyntagen til krav om samtykke og rettigheder. Galleri vil fungere

på alle computere, Chromebooks, tablets og mobilenheder, og der vil kunne

produceres indhold direkte fra et mobilkamera til galleri. I galleriet kan mediefilerne

opmærkes med påkrævede data og ved hjælp af opmærkning vil det også være

muligt at vælge, hvem der fx skal kunne se et billede.

6.3 Kontakter

I Aula vil der være adgang til kontaktoplysninger på forældre og medarbejdere samt

udvidet søgning og filtrering. Adgangen til oplysninger om andre brugere vil

naturligvis være begrænset af de rettigheder og relationer, den enkelte bruger har.

Brugere vil også selv kunne oprette personer udenfor Aula som kontakter med

kontaktoplysninger fx navn, telefonnummer og e-mail.

6.4 SMS

Via Aulas integrerede sms-funktion kan medarbejdere sende sms’er til forældre, hvis

de har givet samtykke til det. Aula benytter sig af sms-løsningen NemSMS, som drives

af e-Boks. Brugeren skal derfor være tilmeldt NemSMS. Det primære formål med sms-

funktionen er, at pædagogisk personale kan sende påmindelser på baggrund af

ulæste beskeder i Aula eller omkring forestående kalenderaftaler.

34

Aula Funktionalitet

6.5 Hjemmeside og infotavler

Via Aula vil skoler og institutioner kunne tilpasse og løbende redigere en hjemmeside

med både lovpligtige og mere generelle informationer. Desuden kan skoler og

institutioner oprette og redigere indhold, der kan publiceres på en skærm

(institutionens egen). Både ved hjemmesider og infotavler vil man kunne gøre brug af

foruddefinerede skabeloner, som dog i vid udstrækning kan tilpasses skolen og

kommunens behov.

6.6 Komme/gå

Komme-/gå-modulet i Aula giver medarbejdere mulighed for at se, hvilke børn i SFO

og dagtilbud, der er kommet, og om de har forladt institutionen igen. Ligeledes kan

forældre til børn i dagtilbud og SFO ved hjælp af Komme/gå modulet indberette ferie

og sygdom for deres barn eller meddele, hvem der henter barnet. Aula vil desuden

understøtte, at man via en trykfølsom skærm – fx en iPad - kan angive, at børn er

kommet eller hentet/gået eller at barnet deltager i en aktivitet og med mulighed for at angive

lokalitet for den givne aktivitet.

Hermed kan medarbejdere løbende opdatere status for et eller flere børn – eksempelvis sovetider –

så forældre får et overblik over den forløbne dag for eget barn.

6.7 Widgets og integrationer

Brugergrænseflader – widgets - fra andre it-løsninger kan indlejres i Aula, så brugerne

får en samlet indgang og et samlet overblik. Mulighederne for, hvilke widgets der kan

komme ind i Aula, er nærmest ubegrænsede og besluttes af den enkelte kommune.

Det er kommunen eller institutionen, der betaler for en given widget og indgår aftaler

omkring pris og vilkår for brug. Aula vil integrere med de mest udbredte

brugeradministrative systemer fra IST og KMD. Aula integrerer ligeledes til Google Drev og MS

OneDrive, og gør det muligt at dele filer direkte i Aula og tilknytte dem beskeder, opslag og

begivenheder. Både de administrative integrationer samt GoogleDrev og OneDrive vil være

tilgængelige, når Aula udrulles. Hvad angår læringsplatformene er det i princippet den enkelte

kommune, der skal indgå aftale om widgets til Aula, men Aula er i dialog med leverandørerne, og

driver det så langt, det er muligt på alles vegne. For at en widget kan udstilles i Aula skal den leve op

til specifikke krav om design og sikkerhed, og dette vil blive testet, inden der åbnes for adgang.