fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam … · nomor 269 tahun 2008 tentang rekam...
TRANSCRIPT
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
i
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
ii
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang 2016
ABSTRAK
Dewi Muyasaroh Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien di Puskesmas Kedungmundu xv + 124 halaman + 4 tabel + 3 gambar + 13 lampiran
Rekam medis adalah catatan yang berisi tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis yang baik menggambarkan suatu pelayanan yang baik, sedangkan rekam medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan pengelolaan rekam medis dengan manajemen yang baik, sesuai dengan prosedur dan pedoman. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang. Fungsi manajemen tersebut terdiri dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi. Informan utamanya adalah Kepala Puskesmas Kedungmundu dan 3 orang petugas di bagian rekam medis. Informan triangulasi yaitu Dinas Kesehatan Kota Semarang bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar dan 2 orang pasien yaitu pasien lama dan pasien baru. Teknik pengambilan data dilakukan dengan wawancara mendalam dan observasi menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi perencanaan dan pengawasan serta evaluasi sudah berjalan dengan baik, namun belum ada evaluasi untuk rekam medis yang tidak lengkap. Fungsi pengorganisasian belum berjalan dengan baik karena tidak ada struktur organisasi dan pembagian tugas. Sedangkan fungsi pelaksanaan yaitu pada kegiatan coding/indexing dan analysing/reporting sudah berjalan sesuai pedoman, namun pada kegiatan penerimaan pasien, assembling, filing belum sesuai dengan pedoman.
Puskesmas hendaknya melakukan perencanaan untuk pengembangan SDM dan evaluasi rekam medis, serta membuat struktur organisasi dan pembagian tugas untuk petugas di bagian rekam medis agar kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien berjalan dengan baik, terarah, sesuai dengan pedoman dan prosedur. Kata Kunci: Rekam Medis, Sistem, Manajemen Kepustakaan: 38 (2004-2015)
iii
Department of Public Health Faculty of Sport Science
State University of Semarang 2016
ABSTRACT
Dewi Muyasaroh Management Functions in the Management of Patient Medical Records System in Puskesmas Kedungmundu Semarang xv + 124 pages + 4 tables + 3 images + 13 attachments
Medical records are records containing the identity of the patient, results of
diagnostic tests, treatments, any therapeutic medicines or procedures and other medical services that have been given to patients. Good medical records describe a good service, while medical records are less well describe the level of medical services that are less good. To create a good medical record service it is necessary to manage medical records with good management, in accordance with the procedures and guidelines. This study aimed to describe management functions in the management of patient medical records system in Puskesmas Kedungmundu Semarang. The management function consists of the functions of planning, organizing, implementing, monitoring and evaluation.
This research is a qualitative research with phenomenological method. The main informant was Head of Puskesmas Kedungmundu and 3 officers at the medical record. Informants triangulation is part of Semarang City Health Office of Basic Health Services Section and 2 patients are older patient and new patient. Techniques of data retrieval is done by in-depth interviews and observation using interview guidelines and observation guidelines.
The results showed that the function of planning and monitoring and evaluation has been running well, but there is no evaluation of medical records is incomplete. Function of organizing not worked well because there is no structure organizational and division of tasks. While the function of implementation, namely on the activities of coding / indexing and analyzing / reporting is going according to the guidelines, but the activities of patient acceptance, assembling, filing is not in accordance with the guidelines.
The health center is supposed to plan for human resource development and evaluation of medical records, as well as create an organizational structure and division of tasks to the officer at the medical records of that activity management system of medical records of patients going well, focused, appropriate guidelines and procedures.
Keywords: Medical Record, System, Management Bibliography: 38 (2004-2015)
iv
v
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
Nothing impossible, anything can happen as long as we believe
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan, sesungguhnya
bersama kesulitan ada kemudahan (QS. Asy-Syarh: 5-6)
PERSEMBAHAN
Tanpa mengurangi rasa syukur kepada
Allah SWT, skripsi ini penulis
persembahkan untuk:
1. Ibunda (Jazilah) dan Ayahanda
(Wahyadi), sebagai wujud Dharma
Bhakti Ananda
2. Almamater Unnes
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan nikmat
dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Media Pasien di
Puskesmas Kedungmundu Semarang”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi
persyaratan memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Jurusan Ilmu
Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri
Seamarang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak mungkin terselesaikan dengan baik
tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
penulis menyampaikan terima kasih setulus hati kepada yang terhormat:
1. Dekan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang, Ibu Prof.
Dr. Tandiyo Rahayu, M.Pd., atas ijin penelitian yang telah diberikan
2. Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang, Irwan Budiono, SKM, M.Kes (Epid), atas ijin
penelitian yang diberikan
3. Dosen pembimbing, dr. Fitri Indrawati, M.P.H., yang telah memberikan
bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyusunan skripsi ini
4. Dosen penguji, Prof. Dr. dr. Oktiaworo K.H., M.Kes dan dr. Mahalul Azam,
M.Kes yang telah memberikan bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam
penyusunan skripsi ini
viii
5. Seluruh dosen dan staf Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas
Negeri Semarang
6. Kepala Puskesmas Kedungmundu Semarang yang telah memberikan ijin
untuk melakukan pengambilan data dan penelitian
7. Kedua orang tua saya (Ibu Jazilah dan Bapak Wahyadi), kakak saya Emma
Stya Arifah, S.Hum dan Adik saya Khofifah Munawaroh, serta seluruh
keluarga tercinta yang telah memberi bantuan dan dorongan baik materil
maupun spiritual sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini
8. Sahabat baikku (Sri Rahayu, Alifah, Enik, Erna, Arum) atas doa, bantuan,
semangat dan motivasi yang telah diberikan sampai selesainya skripsi
9. Seluruh teman-teman Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Negeri
Semarang angkatan 2012
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga
penulis mengharapkan masukan-masukan dari semua pihak guna penyempurnaan
karya selanjutnya.
Semarang, Mei 2016
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ................................................................................................................. i
ABSTRAK ........................................................................................................... ii
ABSTRACT ......................................................................................................... iii
PERNYATAAN ................................................................................................... iv
PENGESAHAN ................................................................................................... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang Penelitian ....................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah ................................................................................... 7
1.3. Tujuan Penelitian .................................................................................... 8
1.3.1. Tujuan Umum ......................................................................................... 8
1.3.2. Tujuan Khusus ........................................................................................ 8
1.4. Manfaat Hasil Penelitian ......................................................................... 8
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang ............................................. 8
1.4.2. Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat .............................................. 8
x
Halaman
1.4.3. Bagi Peneliti ............................................................................................ 9
1.5. Keaslian Penelitian.................................................................................. 9
1.6. Ruang Lingkup Penelitian....................................................................... 10
1.6.1. Ruang Lingkup Tempat .......................................................................... 10
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu ............................................................................ 11
1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan ....................................................................... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 12
2.1. Landasan Teori........................................................................................ 12
2.1.1. Manajemen .............................................................................................. 12
2.1.2. Pendekatan Sistem .................................................................................. 24
2.1.3. Rekam Medis .......................................................................................... 26
2.1.4. Kebijakan Rekam Medis Puskesmas ...................................................... 41
2.1.5. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas ......................................... 42
2.2. Kerangka Teori ....................................................................................... 45
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 46
3.1. Alur Pikir ................................................................................................ 46
3.2. Fokus Penelitian ...................................................................................... 46
3.3. Jenis dan Rancangan Penelitian .............................................................. 46
3.4. Sumber Informasi.................................................................................... 47
3.4.1. Data Primer ............................................................................................. 47
3.4.2. Data Sekunder ......................................................................................... 48
3.5. Instrumen Penelitian dan Teknik Pengambilan Data .............................. 49
xi
Halaman
3.5.1. Instrumen Penelitian ............................................................................... 49
3.5.2. Teknik Pengambilan Data ....................................................................... 50
3.6. Prosedur Penelitian ................................................................................. 51
3.6.1. Pra Penelitian .......................................................................................... 52
3.6.2. Pelaksanaan Penelitian ............................................................................ 52
3.6.3. Pasca Penelitian ...................................................................................... 52
3.7. Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................. 52
3.8. Teknik Analisis Data............................................................................... 53
BAB IV ................................................................................................................. 54
4.1. Gambaran Umum .................................................................................... 54
4.1.1. Gambaran Umum Tempat Penelitian...................................................... 54
4.1.2. Karakteristik Informan Utama ................................................................ 55
4.1.3. Karakteristik Informan Triangulasi ......................................................... 57
4.2. Hasil Penelitian ....................................................................................... 58
4.2.1. Perencanaan ............................................................................................ 58
4.2.2. Pengorganisasian..................................................................................... 67
4.2.3. Pelaksanaan ............................................................................................. 71
4.2.4. Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 86
BAB V PEMBAHASAN ..................................................................................... 97
5.1. Pembahasan............................................................................................. 97
5.1.1. Perencanaan ............................................................................................ 97
5.1.2. Pengorganisasian..................................................................................... 101
xii
Halaman
5.1.3. Pelaksanaan ............................................................................................. 104
5.1.4. Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 116
5.2. Hambatan Penelitian ............................................................................... 121
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 122
6.1. Simpulan ................................................................................................. 122
6.2. Saran ....................................................................................................... 123
6.2.1. Untuk Dinas Kesehatan Kota Semarang ................................................. 123
6.2.2. Untuk Puskesmas Kedungmundu ........................................................... 123
6.2.3. Untuk Peneliti Selanjutnya ..................................................................... 123
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 124
LAMPIRAN ......................................................................................................... 128
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian ............................................................................... 9
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan .......... 36
Tabel 4.1. Karakteristik Informan Utama ............................................................. 56
Tabel 4.2. Karakteristik Informan Triangulasi ...................................................... 57
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Alur Rekam Medis di Puskesmas .................................................... 38
Gambar 2.2. Kerangka Teori ................................................................................ 45
Gambar 3.1. Bagan Alur Pikir Penelitian ............................................................. 46
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Ethical Clearance ............................................................................ 128
Lampiran 2. Surat Keputusan Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi ................ 129
Lampiran 3. Surat Ijin Pengambilan Data awal dari Fakultas .............................. 130
Lampiran 4. Surat Ijin Pengambilan Data Awal dari Dinkes Kota Semarang ..... 131
Lampiran 5. Surat Ijin Penelitian dari Fakultas .................................................... 132
Lampiran 6. Surat Ijin Penelitian dari Kesbangpol Kota Semarang .................... 133
Lampiran 7. Surat Ijin Penelitian dari Dinkes Kota Semarang ............................ 134
Lampiran 8. Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian .......................... 135
Lampiran 9. Pedoman Wawancara ....................................................................... 137
Lampiran 10. Pedoman Observasi ........................................................................ 147
Lampiran 11. Transkrip Wawancara ..................................................................... 150
Lampiran 12. Hasil Observasi ............................................................................... 172
Lampiran 13. Dokumentasi ................................................................................... 175
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam medis
mempunyai peranan yang penting dalam menunjang pelaksanaan Sistem
Kesehatan Nasional (SKN) (Sanjoyo, 2013: 1). Kewajiban pengadaan rekam
medis bagi setiap dokter atau dokter gigi telah diberlakukan sejak tahun 1989
melalui Permenkes RI Nomor 749a yang telah direvisi menjadi Permenkes RI
Nomor 269 Tahun 2008 tentang rekam medis. Kewajiban mengadakan rekam
medis tersebut juga tertuang dalam UU RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik
kedokteran, termasuk di dalamnya adalah pengisian rekam medis dengan akurat,
lengkap dan tepat waktu. Disebutkan pula pada Permenkes RI Nomor 269 Tahun
2008 pasal 7 bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis (Menkes
RI, 2008: 5).
Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat
1, rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Pada dasarnya dokumen rekam medis adalah milik
sarana pelayanan kesehatan dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan
bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh
orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Menkes RI, 2008: 6).
Sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien. Menurut Thomas (2009: 5),
2
informasi dalam dokumen rekam medis pasien bersifat rahasia dan tidak boleh
dilepaskan tanpa persetujuan dari pasien kecuali dalam beberapa situasi tertentu.
Disebutkan dalam UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan pasal 7 bahwa
setiap orang berhak memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya
termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari
tenaga kesehatan.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit / puskesmas / tempat
pelayanan kesehatan lainnya. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak
akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan (Depkes RI, 2006: 13). Menurut Wong dan Elizabeth (2009: 253),
pelayanan yang baik digambarkan oleh rekam medis yang baik, sedangkan rekam
medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang
baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan
pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai dengan prosedur dan pedoman
(Ndabambi dkk, 2014: 4).
Sistem pengelolaan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya
sama dengan rekam medis Rumah Sakit (Sarake, 2014: 82). Menurut pedoman
penyelenggaraan rekam medis Rumah Sakit, sistem pengelolaan rekam medis
meliputi assembling (penataan dan pemeriksaan dokumen rekam medis), coding
(pemberian kode), indexing (tabulasi), filing (penyimpanan) dan
3
analysing/reporting (mengubah data menjadi informasi) (Depkes RI, 2006: 57).
Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman
dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap catatan rekam medis.
Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang
tidak menjalankan sistem pengelolaan rekam medis dengan baik (Konsil
Kedokteran Indonesia, 2006: 1). Menurut penelitian Wong dan Elizabeth (2009:
257), disebutkan setiap sarana pelayanan kesehatan memerlukan manajemen
dalam mengelola rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik
sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk
menunjang kualitas pelayanan di sarana pelayanan kesehatan.
Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang strategis
dalam mendukung terwujudnya perubahan status kesehatan masyarakat menuju
peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan derajat
kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan sistem pelayanan
kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat,
diantaranya adalah dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan medis
(Kemenkes RI, 2014: 27). Dalam mencapai tujuannya tersebut Puskesmas dituntut
untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi-fungsi yang harus
dilaksanakan oleh pimpinan Puskesmas secara terorganisasi, berurutan, dan
berkesinambungan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut yaitu fungsi perencanaan,
fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan dan evaluasi
(Sulaeman, 2011: 71).
4
Puskesmas Kedungmundu merupakan salah satu Puskesmas di Kota
Semarang dan merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Dinas
Kesehatan Kota Semarang. Berdasarkan Data Dinas Kesehatan Kota Semarang
dari tahun 2011 sampai tahun 2015, Puskesmas Kedungmundu merupakan
Puskesmas yang memiliki jumlah kunjungan pasien tertinggi, walaupun pada
setiap tahunnya jumlah kunjungan pasien tersebut mengalami fluktuasi. Jumlah
pasien tersebut yaitu 105.103 pasien pada tahun 2011, 107.753 pasien pada tahun
2012, 85.018 pasien pada tahun 2013, 75.592 pasien pada tahun 2014, dan 68.978
pasien pada tahun 2015. Sedangkan berdasarkan observasi awal, pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Kedungmundu masih menggunakan cara manual,
yaitu mulai dari pelayanan pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis pasien,
pencatatan rekam medis pasien, pendistribusian rekam medis pada poli
pengobatan yang dituju, dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Selain
manual, untuk pengolahan data dan penyimpanan data pasien, Puskesmas
Kedungmundu menggunakan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) dan SIMPUS.
Ditempat penyimpanan / filing, dokumen rekam medis disimpan dengan
sistem family folder yaitu satu folder rekam medis dimiliki oleh satu keluarga.
Dokumen rekam medis disimpan dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing), sedangkan sistem
penomorannya menggunakan unit numbering system dan dikelompokkan
berdasarkan kode kelurahan. Menurut penelitian Thomas (2009: 3) disebutkan
bahwa kelemahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien secara manual
adalah kemungkinan terjadinya missfiled, redudansi data, unintegrated data,
5
human error dan terlambatnya informasi. Selain itu rak penyimpanan yang penuh
menyebabkan kendala dalam menata pertambahan dokumen rekam medis.
Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan akan sulit
diprediksikan.
Pada tempat penyimpanan tersebut, dokumen rekam medis belum tertangani
dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan. Ditemukan pula dokumen rekam medis yang memiliki jumlah
ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama dan ditemukan rekam medis
pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor penyimpanan. Tidak
ditemukannya dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan salah satunya
disebabkan karena keterlambatan pengembalian rekam medis dari ruang
pemeriksaan selama beberapa hari. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP
pengembalian rekam medis Puskesmas Kedungmundu. Disebutkan dalam SOP
bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien adalah ≤ 24 jam terhitung
setelah selesai memberikan pelayanan kepada pasien atau setelah pasien
dinyatakan pulang. Permasalahan tersebut juga mengakibatkan petugas kesulitan
dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan melebihi standar
waktu yang telah ditentukan yaitu 3 menit. Jika dalam jangka waktu lebih dari 3
menit tidak ditemukan, maka pasien akan dibuatkan formulir baru, sehingga
menyebabkan pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan dan gambaran
riwayat penyakit pasien tidak akurat.
Jumlah petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu adalah 3
orang. Tiga petugas tersebut 1 diantaranya merangkap menjadi sopir. Jumlah rata-
6
rata kunjungan pasien per hari mencapai 200 pasien. Jika salah satu petugas ijin
mengerjakan tugas lain dan dengan kondisi banyaknya kunjungan pasien, petugas
lain merasa kesulitan dan kewalahan dalam mencari dokumen rekam medis pasien
karena kurangnya SDM yang berada di bagian rekam medis.
Menurut salah satu petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu
tersebut, dokumen rekam medis di tempat penyimpanan selama kurang lebih 5
tahun belum diadakan penyusutan untuk memisahkan dan memusnahkan rekam
medis pasien yang sudah tidak aktif dan rekam medis yang jumlahnya ganda,
sehingga menyebabkan penuhnya volume rekam medis di rak penyimpanan dan
membutuhkan tempat yang lebih besar untuk menyimpan rekam medis pasien
baru. Tempat penyimpanan rekam medis yang tidak memadai menyebabkan
petugas kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis ke rak
penyimpanan. Menurut Ndabambi dkk. (2014: 4), dokumen rekam medis pasien
perlu pengelolaan yang baik melalui tempat penyimpanan yang tepat, sehingga
tercapai kemudahan penyediaan dan keamanan dokumen rekam medis untuk
melindungi privasi dan kerahasiaan informasi pasien. Disebutkan pula dalam
Permenkes RI Nomor 269 tahun 2008 pasal 9 bahwa rekam medis pada sarana
pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah
batas waktu tersebut rekam medis dapat dimusnahkan.
Dalam pengumpulan laporan bulanan, petugas menyebutkan bahwa
Puskesmas Kedungmundu terkadang mengalami keterlambatan. Hal ini
dikarenakan keterlambatan pengumpulan laporan dari Puskesmas Pembantu
7
(Pustu). Berdasarkan penelitian Handayani, dkk. (2013: 1), disebutkan bahwa
pengiriman laporan yang tepat waktu akan sangat membantu dalam meningkatkan
efektifitas pembinaan dan pengawasan pemberi pelayanan kesehatan. Jika
keadaan tersebut terus berlangsung, pemanfaatan informasi untuk kepentingan
perencanaan, pemantauan, dan penilaian program kerja Puskesmas tidak akan
tepat sasaran. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap,
serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat,
lengkap dan tepat waktu (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006 : 12).
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang akan
diteliti adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang yang meliputi :
1) Bagaimana fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
2) Bagaimana fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
3) Bagaimana fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
4) Bagaimana fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
8
1.3. TUJUAN PENELITIAN
1.3.1. Tujuan Umum
Mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.3.2. Tujuan Khusus
1) Mengetahui fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
2) Mengetahui fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
3) Mengetahui fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
4) Mengetahui fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.4. MANFAAT PENELITIAN
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang
Sebagai bahan masukan dalam pengambilan keputusan mengenai fungsi
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
1.4.2. Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Menambah bahan masukan pada pengkajian dan pengembangan Ilmu
Kesehatan Masyarakat pada peminatan Administrasi Kebijakan Kesehatan tentang
rekam medis khususnya mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
9
1.4.3. Bagi Peneliti
Memberi pengalaman dalam pelaksanaan penelitian, menambah wawasan
mengenai rekam medis khususnya fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien.
1.5. KEASLIAN PENELITIAN
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian
No. Judul Penelitian
Nama Peneliti
Tahun dan
Tempat Penelitian
Rancangan Penelitian
Variabel Penelitian
Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Mlati I Kabupaten Sleman (Suatu Tinjauan dari Aspek Manajemen Kearsipan)
Rois Suseno
2011 Puskesmas Mlati I Kab. Sleman
Observasional dengan metode kualitatif
Variabel terikat: Pengelolaan rekam medis Variabel bebas: aspek manajemen kearsipan
Pelaksanaan pengelolaan rekam medis sudah baik, namun proses penyusutan rekam medis inaktif tidak berjalan
2. Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kab. Bantul Tahun 2011
Yuli Uswatun Khasanah, Rosyidah
2011 Puskesmas Banguntapan II Kab. Bantul
Deskriptif dengan pendekatan kualitatif
Variabel terikat: Perencanaan sistem rekam medis Variabel bebas: Input dan Proses
SDM belum mencukupi, belum terdapat SOP, prosedur kerja dan Instruksi Kerja
10
3. Gambaran Pelaksanaan Rekam Medis di Balai Pengobatan RS Gigi & Mulut UNSRI Berdasarkan Permenkes RI No. 269 Tahun 2008
Windah M. Longkutoy, Erwin Kristanto, Jimmy Maryono
2012 Rumah sakit Gigi dan Mulut UNSRI Manado
Deskriptif dengan pendekatan kualitatif
Variabel terikat: Pelaksanaan rekam medis Variabel bebas: Permenkes RI No. 269 Tahun 2008
Pengorganisasian, pembinaan dan pengawasan rekam medis 100% tidak sesuai dengan Permenkes No. 269 Tahun 2008
Beberapa hal yang membedakan penelitian ini dengan penelitian-penelitian
sebelumnya adalah sebagai berikut :
1) Penelitian mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang belum pernah
dilakukan.
2) Fokus pada penelitian ini adalah fungsi manajemen yang meliputi fungsi
perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, fungsi
pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.6. RUANG LINGKUP PENELITIAN
1.6.1. Ruang Lingkup Tempat
Penelitian dilakukan di Puskesmas Kedungmundu Semarang pada bagian
pengelolaan sistem rekam medis pasien.
8
11
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada bulan Februari tahun 2016.
1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan
Penelitian ini merupakan penelitian dalam Ilmu Kesehatan Masyarakat
bidang Administrasi Kebijakan Kesehatan khususnya mengenai fungsi
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis.
12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. LANDASAN TEORI
2.1.1. Manajemen
2.1.1.1. Pengertian Manajemen
Manajemen menurut Scanlan dan Key dalam Sulaeman (2011: 68) adalah
koordinasi dan pengintegrasian dari semua sumber-sumber daya (manusia dan
cara) untuk menyelesaikan hasil-hasil yang khusus dan bervariasi. Sedangkan
menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan
terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari beberapa
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber
daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (Alamsyah, 2011: 4).
Beberapa hal yang menyebabkan manajemen sangat diperlukan (Muninjaya,
2012: 18):
1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan
pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya
2) Perusahaan akan dapat barhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik
3) Manajemen yang baik jika dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemboroasan-pemborosan
5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada dalam proses manajemen tersebut
13
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur
8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap tindakan kerjasama sekelompok
orang.
2.1.1.2. Sarana Manajemen
Menurut Alamsyah (2011: 6), dalam ilmu manajemen dikenal beberapa
sarana atau alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan yang
kemudian disebut sumber daya. Sarana atau alat manajemen tersebut antara lain :
1) Man (Tenaga atau Manusia)
Untuk melaksanakan fungsi manajemen dengan setepat-tepatnya maupun
untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan maka salah satu
sumber yang diperlukan adalah tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah
maupun mutunya. Manusia adalah unsur yang mutlak diperlukan bagi berhasilnya
pencapaian tujuan organisasi. Tanpa manusia tidak akan ada kegiatan. Tanpa
kegiatan, tujuan tidak akan tercapai.
2) Money (Dana/Biaya)
Biaya merupakan sumber yang sangat penting bagi pelaksanaan manajemen.
Hal ini dikarenakan untuk melakukan aktivitas membutuhkan dana, seperti upah
atau gaji manusia yang melakukan perencanaan dan mengadakan pengawasan.
Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar
tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai.
14
3) Material (Bahan, Sarana dan Prasarana)
Material berarti bahan-bahan atau data dan informasi yang diperlukan bagi
pencapaian tujuan dan bagi pelaksanaan fungsi manajemen serta dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan. Material tersebut dapat berupa obat, alat
kesehatan, alat administrasi perkantoran, sarana sistem pencacatan dan pelaporan
sarana kesehatan, sarana promosi kesehatan, sarana transportasi dan komunikasi.
4) Machines (Mesin atau Peralatan/Teknologi)
Mesin atau Peralatan/Teknologi digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran berupa SOP baik pelayanan kesehatan di dalam gedung maupun
di luar gedung.
5) Method (Metode)
Metode yaitu cara atau pendekatan yang digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran, yaitu berupa metode/cara pelaksanaan tugas, metode
penggerakan dan pemberdayaan pegawai, metode penggerakan dan pemberdayaan
masyarakat. Metode yang digunakan dalam proses manajemen adalah prosedur
kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur kerja disusun untuk
memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh
dalam menyelesaikan kegiatan.
6) Market and Marketing (Pasar dan Pemasaran)
Pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya individu dan
kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan
menciptakan, menawarkan, dan secara bebas mempertukarkan nilai suatu produk
atau pelayanan yang bernilai dengan pihak lain. Dengan menggunakan teknik
15
pemasaran, kampanye kesehatan dapat dilaksanakan secara lebih efisien, karena
dengan pendekatan teknik pemasaran, kebutuhan dan permintaan dari pasar yang
akan dilayaninya dapat diperhitungkan, sehingga upaya-upaya kesehatan yang
akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi pasar yang bersangkutan.
2.1.1.3. Fungsi Manajemen
Menurut John R. Schermerhorn, fungsi manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian penggunaan
sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tujuan-tujuan kinerja. GR. Terry
menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari planning (perencanaan),
organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan dan pelaksanaan), dan
controlling (pengawasan dan evaluasi). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien, pemimpin sarana pelayanan kesehatan dituntut untuk melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen secara terorganisasi, berurutan dan berkesinambungan
(Sulaeman, 2011: 71).
2.1.1.3.1. Perencanaan
Menurut Drucker dalam Azwar (2010: 182), perencanaan adalah suatu proses
kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat
pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan
perkiraan-perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan, mengorganisir
secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala
keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan
keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target
16
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang
telah disusun secara teratur dan baik.
Dalam fungsi perencanaan ada 3 aspek pokok yang harus diperhatikan, yaitu
hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning), perangkat organisasi
yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of
planning), dan proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan
(process of planning) (Azwar, 2010: 184). Sedangkan menurut Alamsyah (2011:
23) ciri-ciri perencanaan yang baik adalah:
1) Bagian dari sistem administrasi
Suatu perencanaan yang baik adalah menempatkan pekerjaan sebagian dari
sistem administrasi secara keseluruhan.
2) Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Suatu perencanaan yang baik adalah dilakukan secara terus menerus dan
secara berkelanjutan.
3) Berorientasi pada masa depan
Suatu perencanaan yang baik adalah berorientasi pada masa depan, artinya
setiap pekerjaan yang dilaksanakan mendatangkan kebaikan pada masa yang akan
datang.
4) Mampu menyelesaikan masalah
Suatu perencanaan yang baik adalah mampu menyelesaikan masalah dan
tantangan yang dihadapi.
17
5) Mempunyai tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang
dicantumkan secara jelas.
6) Bersifat mampu kelola
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti
bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan
dengan sumber daya.
Pada bidang kesehatan, proses perencanaan menggunakan pendekatan
pemecahan masalah (problem solving) dalam memecahkan masalah kesehatan.
Adapun langkah-langkahnya yaitu (Muninjaya, 2012: 51):
1) Identifikasi masalah kesehatan
Perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan
masyarakat di lingkungan organisasi yang berada di wilayahnya.
2) Menetapkan prioritas masalah kesehatan
Ada berbagai metode dalam menetapkan prioritas masalah yaitu teknik paho,
NGT, delphi, disease burden, analisa matrik, dan analisa kebijakan. Dari berbagai
metode tersebut harus dipilih satu metode yang dianggap paling cocok dalam
menetapkan prioritas masalah.
3) Menetapkan tujuan
Rencana kerja yang baik dan ingin mendapatkan hasil yang baik memerlukan
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut ada tujuan umum dan tujuan khusus.
18
4) Menetapkan alternatif pemecahan masalah
Menetapkan alternatif pemecahan masalah dapat dilakukan dengan
kesepakatan diantara anggota tim. Penetapan alternatif pemecahan masalah harus
dipilih yang paling sesuai dan dianggap dapat menyelesaikan permasalah dengan
efektif dan efisien.
5) Menyusun rencana kegiatan
Rencana yang baik adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Berbagia rencana
kerja dan rumusan kegiatan tersebut dikelompokkan dalam 3 macam yaitu pra
kegiatan (tahap persiapan), kegiatan (pelaksanaan), pasca kegiatan (tahap
penilaian atau evaluasi).
6) Menetapkan sasaran
Sasaran adalah kelompok masyarakat yang akan ditentukan oleh program
yang akan direncanakan. Sasaran dibagi menjadi 2 yaitu sasaran langsung dan
sasaran tidak langsung.
7) Rencana anggaran
Rancangan anggaran adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan
dalam pelaksanaan program. Rencana anggaran dikelompokkan menjadi biaya
personalia, biaya operasional, biaya sarana dan prasarana, serta biaya penilaian.
8) Rencana evaluasi
Rencana evaluasi dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu kegiatan,
dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan kegiatan serta untuk menentukan
kegiatan kedepannya yang sejenis.
19
2.1.1.3.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian menurut Handoko dalam Sulaeman (2011: 205) adalah (1)
penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi, (2) proses perancangan dan pengembangan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya, (3) penegasan tanggung jawab tertentu, (4)
pendelegasian wewenang, pelimpahan tugas dan tanggung jawab.
Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik dibutuhkan
prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi, yaitu mempunyai pendukung,
tujuan, kegiatan, pembagian tugas, perangkat organisasi, pembagian dan
pendelegasian wewenang, serta mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan
perintah dan arah (Azwar, 2010: 254). Sedangkan untuk dapat membentuk suatu
organisasi ada proses tertentu yang harus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari
berbagai langkah, yaitu (Muninjaya, 2012: 54) :
1) Memahami tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan pada pekerjaan pengorganisasian
adalah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut
sehingga jelas tolok ukurnya.
2) Memahami kegiatan
Langkah selanjutnya adalah memahami berbagai kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan, sehingga setiap kegiatan jelas arah dan
sasarannya.
20
3) Mengelompokkan kegiatan
Kegiatan yang banyak macamnya perlu lebih disederhanakan untuk dilakukan
pengelompokkan kegiatan, yaitu berdasarkan jenis kegiatan dan jumlah kegiatan.
4) Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan
Dalam mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan, langkah-
langkah yang harus di lakukan adalah analisis tugas (job analysis), uraian tugas
(job description), dan penilaian tugas (job evaluation).
5) Melakukan pengelompokan jabatan
Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan
beraneka ragam, untuk itu sebagai langkah selanjutnya dilakukan
pengelompokkan jabatan (position grouping).
6) Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi
Mengubah kelompok jabatan ke dalam satuan organisasi dengan metode yang
tepat, diantaranya adalah atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan, atas dasar
kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan, atas dasar kesamaan hasil dari
jabatan, atas dasar kesaman kelompok masyarakt yang memanfaatkan, atas dasar
kesamaan lokasi jabatan, dan kombinasi dari berbagai cara diatas.
7) Membentuk struktur organisasi
Langkah terakhir yaitu menyusun bernagai satuan organisasi dalam bentuk
bagan atau yang sering disebut struktur organisasi.
Struktur organisasi menurut Gibson, Ivancehevich, dan Donelly dalam
Sulaeman (2011: 217) diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif.
Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai 4 atribut
21
penting dari seluruh organisasi yaitu pembagian pekerjaan, dasar departementasi,
ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang.
2.1.1.3.3. Pelaksanaan
Penggerakan dan pelaksanaan disebut juga dengan fungsi aktuasi, yaitu upaya
menggerakkan pegawai sedemikian rupa sehingga pegawai memiliki komitmen
dan tanggung jawab, mendukung dan bekerja sama, memiliki kemauan dan
kemampuan kerja, menyukai pekerjaan, menjadi pagawai yang baik, serta
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sulaeman, 2011: 236).
Fungsi aktuasi tidak sekadar pekerjaan mekanis karena yang digerakkan
adalah manusia/pegawai. Oleh karena itu untuk suksesnya fungsi aktuasi
diperlukan beberapa faktor, yaitu faktor organisasi dan faktor pegawai. Tujuan
fungsi aktuasi menurut Muninjaya (2012: 69) adalah:
1) Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3) Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4) Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi
dan prestasi kerja staf
5) Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
2.1.1.3.4. Pengawasan dan Evaluasi
Menurut Azwar (2010: 317) batasan pengawasan banyak macamnya, antara
lain:
22
1) Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap
setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang telah
ditetapkan dalam rencana.
2) Pengawasan adalah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program
yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikiann rupa
sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik ada
beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu (Muninjaya, 2012: 74) :
1) Pengawasan harus bersifat khas
Pengawasan harus bersifat khas, artinya jelas sasaran dan tujuan yang ingin
dicapai serta ditujuakan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok saja.
2) Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan
Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
secara cepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan
balik yang dapat dimanfaatkan dengan segera.
3) Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan
pengawasan harus bersifat fleksibel yang artinya tanggap terhadap segala
perubahan yang terjadi, karena pengawasan yang terlalu kaku tidak akan
memberikan hasil yang optimal.
4) Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi
Pengawasan harus sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi,
terutama yang menyangkut hubungannya dengan struktur organisasi yang telah
ada.
23
5) Pengawasan harus mudah dilaksanakan
Dalam keadaan tertentu setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi
dapat melakuan pengawasan secara mandiri. Lebih lanjut untuk menjamin
kemudahan dalam pengawasan, berikanlah kesempatan pengawasan tersebut
kepada atasan langsung dari bawahan.
6) Hasil pengawasan harus mudah dimengerti
Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfatkan
untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak
tepat.
Menurut Sulaeman (2011: 305) proses pengawasan terdiri paling sedikit ada 5
tahapan, yaitu menetapkan standar pelaksanaan, penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan, pengukuran hasil kinerja nyata, pembandingan hasil aktual
dengan standar dan melakukan analisis penyimpangan, serta pengambilan
tindakan koreksi bila diperlukan.
Evaluasi secara sederhana berarti menguji, memperkirakan, mengukur dan
menilai. Evaluasi bergantung pada pemeriksaan atau pengukuran atau penilaian
yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi sehingga evaluasi dapat
terlaksana. Evaluasi memerlukan diadakannya pengukuran sejauh mana
masyarakat mendapatkan pelayanan yang direncanakan untuk memenuhi
kebutuhan mereka, dan manilai berapa besar keuntungan yang mereka dapat dari
pelayanan tersebut. Informasi yang dikumpulkan dipakai untuk memperbaiki
kuantitas, kualitas, aksesibilitas, dan efisiensi dari pelayanan (McMahon, 2013:
334).
24
2.1.2. Pendekatan Sistem
Menurut L. James Harvey dalam Azwar (2010: 25), pendekatan sistem adalah
penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu
rangkaian komponen-komponen yang berhubungan sehingga dapat berfungsi
sebagai satu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuatu disebut
sebagai sistem, apabila memiliki beberapa ciri pokok sistem. Ciri-ciri pokok
tersebut adalah:
1) Dalam sistem terdapat bagian atau elemen yang satu sama lain saling
berhubungan dan mempengaruhi yang kesemuanya membentuk satu
kesatuan, dalam arti semuanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama
yang telah ditetapkan.
2) Fungsi yang diperankan oleh masing-masing bagian atau elemen yang
membentuk satu kesatuan tersebut adalah dalam rangka mengubah masukan
menjadi keluaran yang direncanakan.
3) Dalam melaksanakan fungsi tersebut, semuanya bekerja sama secara bebas
namun terkait, dalam arti terdapat mekanisme pengendalian yang
mengarahkannya agar tetap berfungsi sebagaimana yang telah direncanakan.
4) Sekalipun sistem merupakan satu kesatuan yang terpadu, bukan berarti ia
tertutup terhadap lingkungan.
2.1.2.1. Unsur Sistem
Telah disebutkan bahwa sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang saling
berhubungan dan mempengaruhi. Adapun yang dimaksud dengan bagian atau
elemen tersebut ialah sesuatu yang mutlak harus ditemukan, yang jika tidak
25
demikian, maka tidak ada yang disebut dengan sistem tersebut. Bagian atau
elemen banyak macamnya, yang jika disederhanakan dapat dikelompokkan dalam
enam unsur yaitu (Azwar, 2010: 22) :
1) Masukan (Input)
Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem
dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut.
2) Proses (Process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan
yang berfungsi untuk mengubah masukan manjadi keluaran yang direncanakan.
3) Keluaran (Output)
Keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses dalam sistem.
4) Umpan Balik (Feed Back)
Umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran
dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.
5) Dampak (Impact)
Dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.
6) Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah dunia luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi
mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.
26
2.1.3. Rekam Medis
2.1.3.1. Pengertian Rekam Medis
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam
medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada sarana palayanan kesehatan (Menteri
Kesehatan RI, 2008: 2). Sedangkan menurut Hayt dalam Sarake (2014: 22) rekam
medis adalah himpunan fakta-fakta yang berhubugan dengan sejarah atau riwayat
kehidupan pasien, sakitnya, perawat atau pengobatannya.
Dalam pengertian yang luas rekam medis adalah suatu himpunan data ilmiah
dari banyak sumber, dikoordinasikan pada satu dokumen dan yang disediakan
untuk bermacam-macam kegunaan, personel dan impersonal, untuk melayani
pasien dirawat, diobati, ilmu kedokteran, dan masyarakat secara keseluruhan
(Sarake, 2014: 22).
2.1.3.2. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Menurut pedoman penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, tujuan rekam
medis adalah menunjang tercapainya administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di sarana pelayanan kesehatan (Depkes, 2006:
13). Sedangkan menurut Hatta dalam Gondodiputro (2007: 10) tujuan rekam
medis adalah sebagai berikut:
27
1) Aspek administrasi
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya
meyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga
medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medik mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang
harus diberikan seorang pasien.
3) Aspek Hukum
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk
menegakkan keadilan.
4) Aspek keuangan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya
menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya
pengobatan/tindakan dan perawatan.
5) Aspek penelitian
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan dalam penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
28
6) Aspek pendidikan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan/kronologis dan kegiatan
pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi kesehatan.
7) Aspek dokumentasi
Suatu dokumen reka medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai
bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan.
Menurut Konsil Kedokteran Indonesia (2006: 6), manfaat rekam medis yaitu:
1) Pengobatan pasien
Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan
dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan
tindakan medis yang harus diberikan.
2) Peningkatan kualitas pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelenggara praktik kedokteran dengan jelas
dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga
medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
3) Pendidikan dan penelitian
Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit,
pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan
informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi
kedokteran dan kedokteran gigi.
29
4) Pembiayaan
Dokumen rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk
menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan.
Cacatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.
5) Statistik kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya
untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan
jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
6) Pembuktian masalah hukum, disiplin dan etik
Rekam medis merupakana alaat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat
dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
2.1.3.3. Penyelenggaraan Sistem Rekam Medis
2.1.3.3.1. Sistem Penamaan
Pada dasarnya sistem penamaan untuk memberikan identitas kepada seorang
pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya,
sehingga mempermudah dalam proses pemberian pelayanan kesehatan kepada
pasien yang datang berobat ke sarana palayanan kesehatan (Depkes RI, 2006: 22).
Sedangkan tata cara penulisan nama pasien meliputi:
1) Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih
2) Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku
3) Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang
disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak
4) Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/ jabatan/ gelar
30
5) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama
pasien
6) Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus
disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia
7) Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai
nama, maka penulisan namanya adalah Ny xxx.
2.1.3.3.2. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan
nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pasien yang bersangkutan. Ada 3 sistem pemberian nomor pasien datang
ke unit pelayanan kesehatan, yaitu (Depkes RI, 2006: 24) :
1) Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah
sakit atau Puskesmas selalu mendapatkan nomor baru. Keuntungan menggunakan
sistem ini yaitu petugas lebih mudah mengerjakan, namun kerugiannya yaitu
membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan dokumen rekam
medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam
medis sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan
dan dapat merugikan pasien.
2) Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap, gawat darurat dan bayi baru
lahir. Kelebihan sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan, tetapi
31
pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua data dan informasi
mengenai pasien dan pelayanan pendaftaran pasien pernah berkunjung (berobat)
atau sebagai pasien lama hanya memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat
diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau
baru.
3) Pemberian nomor cara seri-unit (Serial Unit Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit.
Setiap pasien yang berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor
baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu
dibawah nomor yang paling baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih
repot setelah selesai pelayanan informasi klinis tidak berkesinambungan.
2.1.3.3.3. Sistem Penyimpanan
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik. Syarat dokumen rekam
medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian pada lembar formulir rekam medis
telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sehingga riwayat pasien urut secara
kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis maka
cara penyimpanannya dibagi menjadi dua yaitu (Sarake, 2014: 99) :
1) Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu, suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu
kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,
milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
32
2) Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien
dipisahkan pada folder (map) yang berbeda.
2.1.3.3.4. Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak
ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain. Menurut
Sarake (2014: 101) penjajaran dokumen rekam medis ada 3 cara yaitu :
1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.
2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medisdengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok tengah.
3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok akhir.
2.1.3.3.5. Sistem Penyusutan (Retensi) dan Pemusnahan
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan dokumen rekam
medis dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan dokumen rekama medis
33
in aktif dari rak file aktif ke rak file in aktif dengan cara memilih pada rak file
penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan, memikrofilmisasi dokumen rekam
medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku, memusnahkan dokumen rekam
medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku,
melakukan scaner pada dokumen rekam medis (Depkes RI, 2006: 98).
Sedangkan pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara
fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya
(Depkes RI, 2006: 100).
2.1.3.4. Pengelolaan Rekam Medis
Unit pengelolaan rekam medis merupakan unit yang paling bertanggung
jawab terhadap pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan
tersebut menjadi informasi yang akurat. Sistem pengelolaan data rekam medis
pada tingkat Puskesmas pada dasarnya sama dengan rekam medis Rumah Sakit
(Sarake, 2014: 82). Tahapan Sistem pengelolaan data tersebut adalah sebagai
berikut :
1) Penerimaan Pasien
Pada tahap ini pasien mendaftarkan diri sesuai dengan permasalahan
kesehatan yang terjadi pada dirinya, selanjutnya akan didistribusikan sesuai
dengan pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas (Sarake, 2014: 82).
34
2) Pengelolaan Rekam Medis pada Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat
di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (2) meneliti
kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (3)
mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak
lengkap, (4) membuat laporan dari rekam medis yang tidak lengkap, (5)
mengendalikan penggunaan nomor rekam medis, (6) mendistribusikan dan
mengendalikan penggunaan formulir rekam medis (Depkes RI, 2006: 58).
Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai
perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM
tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam
medis (Shofari, 2012: 13).
3) Pengelolaan Rekam Medis pada Coding dan Indexing
Bagian koding dan indeksing adalah salah satu bagian unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis
yang ditulis dokter, (2) mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks
penyakit sesuai dengan ketentuan mencatat indeks, (3) menyimpan indeks tersebut
sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks, (4) membuat laporan penyakit
berdasarkan indeks penyakit (Depkes RI, 2006: 60).
Peran dan fungsinya sebagai (1) pencatat dan peneliti kode penyakit dari
diagnosis yang ditulis dokter, tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas
kesehatan lainnya, (2) mencatat dan menyimpan indeks penyakit, tindakan medis,
35
dan indeks dokter, (3) penyedia informasi nomor-nomor rekam medis yang
memiliki jenis penyakit, tindakan medis berdasarkan indeks yang bersangkutan
untuk berbagai keperluan, (4) pembuat laporan penyakit berdasarkan indeks
penyakit (Depkes RI, 2006: 61).
4) Pengelolaan Rekam Medis pada Filing
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai
dengan kebijakan penyimpanan DRM, (2) mengambil kembali DRM untuk
berbagai keperluan, (3) meneliti rekam medis yang kembali sesuai dengan catatan
rekam medis yang keluar, (4) menyusutkan DRM sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, (5) memisahkan penyimpanan DRM in-
aktif dari DRM aktif, (6) menyimpan DRM yang dilestarikan dan (7) membantu
dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis (Depkes, 2006: 80).
Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu (1) menyimpan
DRM, (2) penyedia DRM untuk berbagai keperluan, (3) pelindung arsip-arsip
DRM terhadap kerahasiaan isi data RM (4) pelindung arsip-arsip DRM terhadap
bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Untuk melindungi terhadap
kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam
medis dilarang masuk (Depkes, 2006: 82).
5) Pengelolaan Rekam Medis pada Analysing/Reporting
Bagian analising dan reporting adalah salah satu bagian dalam unit rekam
medis yang mempunyai tugas pokok (1) mengumpulkan data kegiatan Puskesmas
dari sensus harian, (2) merekap sensus harian sebagai dasar laporan kegiatan
36
Puskesmas, (3) mengumpulkan dan mengolah data penyakit sebagai dasar laporan
surveilans penyakit, (4) mengumpulkan dan mengolah data dasar Puskesmas
sebagai dasar laporan keadaan Puskesmas, (5) mengolah data rekam medis untuk
laporan hasil analisis statistik Puskesmas (Shofari, 2012: 20).
Selain kegiatan pengelolaan rekam medis tersebut, menurut Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30
Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya
disebutkan di dalam lampiran rincian kegiatan jabatan fungsional perekam medis
terampil dan angka kreditnya pada unsur pelayanan rekam medis informasi
kesehatan bahwa kegiatan pelayanan rekam medis yaitu:
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan
No. Sub Unsur Butir Kegiatan 1. Perencanaan
a. Mengidentifikasi kebutuhan formulir, isi dan data dalam formulir rekam medis manual (berbasis kertas)
b. Mengidentifikasi kebutuhan SDM rekam medis c. Menyusun perencanaan pengembangan SDM
d. Menyusun dan merancang alur kegiatan pelayanan rekam medis
e. Menyusun perencanaan evaluasi kegiatan rekam medis
2. Pengorganisasian a. Membentuk struktur organisasi tim kerja perekam medis
b. Melakukan pengelompokan kegiatan pekerjaan perakam medis beserta pembagian tugasnya
3. Pelaksanaan Penerimaan pasien baru dan lama a. Mengisi buku registrasi pendaftaran
b. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien
c. Membuat kartu pasien d. Menyiapkan rekam medis pasien Assembling
a. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis
b. Menyeleksi rekam medis incomplete
37
c. Membuat laporan rekam medis incomplete d. Mengisi buku ekspedisi e. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait Coding dan Indexing
a. Membuat dan memutakhirkan kartu indeks utama pasien
b. Memilih, mengkode dan mengindeks seluruh diagnosa penyakit pasien
c. Memberi kode dan indeks tindakan medis pasien
Filing a. Menyortir rekam medis
b. Menyimpan rekam medis dan menjaga agar aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan
c. Memberikan layanan jasa peminjaman rekam medis termasuk menyediakan data untuk penelitian dan pendidikan
d. Mencatat rekam medis yang dipinjam/keluar
e. Memvalidasi rekam medis yang telah kembali sesuai peminjaman
f. Melaksanakan pemusnahan rekam medis
g. Menyimpan rekam medis inaktif yang bernilai guna dengan media tertentu
Analysing/reporting a. Mengumpulkan data rekam medis
b. Mengumpulkan data penyakit dan tindakan rawat jalan
c. Merekap data penyakit dan tindakan medis untuk penyusunan laporan
d. Mengolah data yang telah dikumpulkan menjadi laporan
4. Pengawasan dan Evaluasi a. Melakukan pemantauan kegiatan rekam medis
secara rutin b. Mengevaluasi kegiatan rekam medis
c. Mengevaluasi formulis rekam medis yang digunakan
d. Mengevaluasi keabsahan data rekam medis e. Memberikan umpan balik dari hasil evaluasi
38
2.1.3.5. Rekam Medis di Puskesmas
Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang
nantinyaakan diolah menjadi informasi. Sebagai gambaran, alur pasien atau rekam
medis yang terjadi di Puskesmas adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1. Alur Rekam Medis di Puskesmas
(Sumber: Gondodiputro, 2007: 6)
Sedangkan Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa dokumen rekam
medis pasien pada tingkat Puskesmas adalah (Gondodiputro, 2007: 7) :
1) Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung
2) Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat yang
dibedakanatas dalam wilayah dan luar wilayah
3) Menyusun kartu indeks penyakit
4) Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan
39
5) Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data
denominator.
Menurut Huffman dalam Gondodiputro (2007: 11) menyebutkan bahwa
rekam medis yang baik dapat pula mencerminkan mutu pelayanan kesehatan yang
diberikan. Mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi
indikator-indikator mutu rekam medis sebagai berikut :
1) Kelengkapan isian resume medis
Kelengkapan isian resume medis untuk pasien rawat jalan sekurang-
kurangnya memuat (Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008) :
1. Identitas pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan/TP (treatment planning)
7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
10. Persetujuan tindakan bila perlu.
2) Keakuratan
Adalah ketepatan catatan rekam medis, dimana semua data pasien ditulis
dengan teliti, cermat, tepat, dan sesuai dengan keadaan sesungguhnya.
40
3) Tepat waktu
Rekam medis harus diisi dan setelah diisi harus dikembalikan ke bagian
rekam medis tepat waktu sesuai dengan peraturan yang ada.
4) Memenuhi persyaratan hukum
Rekam medis memenuhi persyaratan aspek hukum sebagai berikut :
1. Penulisan rekam medis tidak memakai pensil
2. Penghapusan tidak ada
3. Coretan, ralat sesuai dengan prosedur, tanggal, dan tanda tangan
4. Tulisan harus jelas dan terbaca
5. Ada tanda tangan oleh yang wajib menandatangani dan nama petugas
6. Ada tanggal dan waktu pemeriksaan tindakan
7. Ada lembar persetujuan
Rekam medis disebut lengkap apabila (Gondodiputro, 2007: 12) :
1. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-
lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.
2. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya
sesuai dengan kewenangan klinis dan ditulis nama terangnya serta diberi
tanggal.
3. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh
dokter pembimbingnya.
4. Catatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter
pembimbingnya.
41
5. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan yang terjadi
dengan wajar seperti mencoret kata/kalimat yang salah dengan jalan
memberikan satu garis lurus pada tulisan tersebut. Diberi inisial (singkatan
nama) orang yang menkoreksi tadi dan mencantumkan tanggal perbaikan dan
melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf.
6. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
2.1.4. Kebijakan Rekam Medis Puskesmas
Peraturan yang menjadi dasar hukum rekam medis, antara lain :
1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik
kedokteranan
2) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan
3) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis
4) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013
tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis
5) Peratuaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas)
6) Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
RI Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan
Angka Kreditnya
7) Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 4 Tahun 2011 tentang disiplin
profesional dokter dan dokter gigi
42
2.1.5. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) menurut Fahrurazi (2011:
2) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di Puskesmas. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat
adalah data demografi (kependudukan) di wilayah kerja Puskesmas, ketenagaan,
sarana dan prasarana, kegiatan pokok Puskesmas, dan laporan SP3 yang
mempergunakan sistem tahun kalender. Pencatatan dan pelaporan merupakan
kegiatan yang tak terpisahkan dari kegiatan pelayanan, dan data dihasilkan by
product dari pemberian pelayanan kesehatan. Pencatatan dan pelaporan harus
mudah dilakukan, tidak duplikasi, tidak tumpang-tindih, tidak membebani
pemberi layanan, tidak memerlukan pelatihan khusus, serta terjaga validitas dan
reliabilitasnya (Kementerian Kesehatan RI, 2011: 1).
2.1.5.1. Sistem Pencatatan Puskesmas
Ada 2 jenis sistem pencatatan yaitu pencatatan kegiatan di dalam gedusng
Puskesmas dan di luar gedung Puskesmas (kegiatan lapangan), yaitu (Fahrurazi,
2011: 4) :
2.1.5.1.1. Sistem Pencatatan di dalam Gedung Puskesmas
1) Family Folder (Dokumen Keluarga)
Adalah himpunan dari kartu-kartu individu dari suatu keluarga yang telah
memperoleh berbagai pelayanan kesehatan melalui Puskesmas.
2) Kartu Tanda Pengenal Keluarga
Adalah alat untuk memudahkan dalam pencarian setiap keluarga yang telah
mempunyai family folder pada saat datang meminta palayanan ke Puskesmas
43
yang memuat nomor indeks keluarga dan identitas kepala keluarga. Disamping
KTPK terdapat pula kartu tanda pengenal pengunjung khususnya untuk : KB,
kusta, dan KTB I. Masih digunakan KTP individu ini karena berguna bagi
pelayanan penderita/akseptor tersebut apabila ia pindah dan dilayani di Puskesmas
lain.
3) Buku Register
Jenis-jenis register yang digunakan di dalam gedung Puskesmas adalah
register rawatjalan/rawat tinggal, KIA, gizi, penyuntikan lipiodol, surveilance
penyakit, laboratorium, obat-obatan, dan peran serta masyarakat.
4) Kartu Indeks Penyakit
Fungsi kartu indeks penyakit adalah sebagai kunci pada status pasien/register
rawat jalan untuk mengetahui keadaan penyakit tertentu.
5) Sensus Harian
Adalah formulir perantara untuk mengisi laporan bulanan.
6) Formulir Rujukan
Untuk setiap penderita yang dirujuk dari Puskesmas ke rumah sakit atau
sebaliknya dari Puskesmas pembantu ke Puskesmas hanya disertai dengan
formulir rujukan tanpa status (Family Folder).
2.1.5.1.2. Sistem Pencatatan di luar Gedung Puskesmas
Pencatatan yang dilakukan di luar gedung atau di lapangan adalah register
rawat jalan, register gizi untuk balita, register gizi untuk ibu hamil/menyusui,
register penyuluhan kesehatan masyarakat, register peran serta masyarakat, kartu
perusahaan, dan kartu murid.
44
2.1.5.2. Sistem Pelaporan Puskesmas
Didalam sistem pelaporan Puskesmas sebagai tahun laporan yang
dipergunakan adalah tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang sama. Pencatatan dan pelaporan Puskesmas sudah
mencakup pelayanan kesehatan di Puskesmas, Puskesmas Pembantu, Puskesmas
Keliling, Puskesmas dengan perawatan, Bidan Desa, Perawat Desa, Balai
Pengobatan, Dokter/Bidan praktek swasta dan unit-unit pelayanan kesehatan
lainnya baik pemerintah maupun swasta (Fahrurazi, 2011: 8).
Menurut Kementerian Kesehatan RI (2011: 5), jenis-jenis laporan Puskesmas,
yaitu :
1) Laporan bulanan, meliputi laporan data kesakitan (LB 1), data Kematian (LB
2), laporan bulanan gizi, KIA, imunisasi dan penyakit menular (LB 3),
laporan bulanan data obat-obatan (LB 4), dan laporan bulanan kegiatan
Puskesmas
2) Laporan Triwulan (LT), meliputi kunjungan Puskesmas, Perkesmas,
pelayanan medik dasar gigi-mulut, kesling, laboratorium, PKM, PSM,
rujukan
3) Laporan tahunan, meliputi data kepegawaian, data dasar Puskesmas, data
peralatan, laporan kunjungan pasien BPJS, laporan kunjungan pasien umum
4) Laporan Kejadian luar biasa (KLB).
45
2.2. KERANGKA TEORI
Gambar 2.2. Kerangka Teori
(Sumber : Depkes RI, 2006; Gondodiputro, 2007; Azwar, 2010; Alamsyah, 2011; Sulaeman, 2011)
Fungsi Manajemen
1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengawasan dan
evaluasi
PROSES
Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis
di Puskesmas: 1. Assembling 2. Coding 3. Indexing 4. Filing 5. Analysing/reporting
OUTPUT 1. Kelengkapan
dokumen rekam medis pasien
2. Kelengkapan dan ketepatan waktu pelaporan Puskesmas
INPUT
1. Man 2. Money 3. Material 4. Machine 5. Methode
IMPACT
1. Tercapainya tertib administrasi Puskesmas
2. Meningkatnya Mutu Pelayanan Puskesmas
Feed Back
46
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. ALUR PIKIR
Gambar 3.1. Bagan Alur Pikir Penelitian
3.2. FOKUS PENELITIAN
Fokus penelitian dalam penelitian ini adalah fungsi manajemen pada kegiatan
pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang,
yang terdiri dari fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan,
fungsi pengawasan dan evaluasi.
3.3. JENIS DAN RANCANGAN PENELITIAN
Untuk mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang, maka jenis penelitian
yang dilakukan adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi.
Menurut Moleong (2014: 15), metode fenomenologi dalam penelitian kualitatif
merupakan pandangan berpikir yang menekankan fokus kepada penelitian sosial
Fungsi Manajemen
1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengawasan dan
evaluasi
Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis
Puskesmas
47
termasuk psikologi, sosiologi, dan pekerjaan sosial, serta pengalaman-pengalaman
subjektif manusia. Dalam pandangan fenomenologis, peneliti berusaha memahami
arti peristiwa dan kaitan-kaitannya terhadap orang yang berada dalam situasi-
situasi tertentu, sehingga mereka mengerti apa dan bagaimana suatu pengertian
yang dikembangkan oleh mereka di sekitar peristiwa dalam kehidupannya sehari-
hari (Moleong, 2014: 17).
Penggunaan metode fenomenologi dalam penelitian ini dikarenakan peneliti
bermaksud ingin memahami situasi sosial secara mendalam yaitu fungsi
manajemen diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan
dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas
Kedungmundu Semarang. Dimana data yang nantinya diperoleh merupakan
informasi dalam bentuk deskripsi yang dikaji secara lebih mendalam.
3.4. SUMBER INFORMASI
Menurut Lofland dalam Moleong (2014: 157), sumber data utama dalam
penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data
tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Jenis data tersebut dibagi ke dalam data
primer dan data sekunder.
3.4.1. Data Primer
Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang terdiri dari bukti-bukti
atau saksi utama dari kejadian (fenomena) objek yang diteliti dan gejala yang
terjadi di lapangan. Data primer diperoleh dengan menggunakan wawancara
secara mendalam (Indepth interview) kepada informan dan observasi
48
(pengamatan) langsung. Teknik penentuan informan tersebut menggunakan teknik
purposive sampling, yaitu teknik pengambilan sampel dengan pertimbangan
tertentu (Sugiyono, 2012: 218). Pertimbangan yang dimaksud adalah informan
yang dianggap paling mengetahui tentang fungsi manajemen pada pengelolaan
sistem rekam medis pasien, masa jabatan minimal 3 tahun dan bersedia menjadi
informan.
Dengan teknik purposive sampling, didapatkan 7 informan yaitu 4 informan
utama dan 3 informan triangulasi. Informan triangulasi adalah informan
pembanding, yaitu sebagai pembanding atau crosscheck informasi yang
didapatkan dari informan utama. Penentuan jumlah informan utama adalah dari
pertimbangan yang telah ditentukan, dan didapatkan 4 informan utama yaitu
Kepala Puskesmas dan 3 petugas di bagian rekam medis Puskesmas
Kedungmundu Semarang. Hal tersebut juga dikarenakan jumlah petugas di bagian
rekam medis Puskesmas Kedungmundu adalah 3 orang dan semuanya memenuhi
kriteria menjadi informan utama.
Informan triangulasi terdiri dari 1 petugas bagian Seksi Pelayanan Kesehatan
Dasar Dinas Kesehatan Kota Semarang dan 2 pasien yaitu pasien lama dan pasien
baru. Penentuan petugas di bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar Dinas
Kesehatan Kota Semarang sebagai informan triangulasi adalah karena informan
tersebut bertugas menilai kinerja Puskesmas dan dianggap mengetahui tentang
fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
49
3.4.2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data
kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen
(Sugiyono, 2012: 225). Data sekunder dari penelitian ini adalah data dari Dinas
Kesehatan Kota Semarang, Puskesmas Kedungmundu Semarang, dan data dari
penelitian sebelumnya.
3.5. INSTRUMEN PENELITIAN DAN TEKNIK PENGAMBILAN DATA
3.5.1. Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen atau alat penelitian
adalah peneliti itu sendiri atau apa yang disebut sebagai human instrument.
Kedudukan peneliti dalam penelitian kualitatif adalah sebagai perencana,
pelaksana pengumpulan data, analis, penafsir data, dan pelapor hasil penelitiannya
(Moleong, 2014: 168).
Dalam penelitian ini, instrumen penelitian yang utama adalah peneliti sendiri.
Namun setelah fokus penelitian dalam penelitian ini menjadi jelas, yaitu fungsi
manajemen pada kegiatan pengelolaan rekam medis pasien di Puskesmas
Kedungmundu Semarang, maka akan dibantu oleh alat bantu sederhana yang
diharapkan dapat melengkapi data dan membandingkan dengan data yang telah
ditemukan melalui pedoman wawancara dan pedoman observasi yang berisi
pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan fokus penelitian, kamera untuk
mendokumentasikan kegiatan penelitian, alat perekam, dan buku catatan untuk
mencatat informasi dari informan.
50
3.5.2. Teknik Pengambilan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam
penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa
mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data
yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiyono, 2012: 224).
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah
sebagai berikut :
1) Wawancara Mendalam (indepth interview)
Salah satu teknik pengumpulan data kualitatif dalam penelitian ini adalah
wawancara mendalam. Alat bantu yang digunakan yaitu pedoman wawancara.
Dalam penelitian ini untuk mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan
pengelolaan rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang maka
peneliti malakukan wawancara mendalam terhadap informan utama yaitu Kepala
Puskesmas, petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu Semarang
yang berjumlah 3 orang, dan wawancara mendalam terhadap informan triangulasi
yaitu Petugas di bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar, Dinas Kesehatan Kota
Semarang serta 2 oarang pasien. Wawancara mendalam terhadap informan
dilakukan tidak hanya sekali namun dilakukan untuk mendapatkan informasi /
data sampai jenuh.
2) Observasi
Dalam penelitian ini, dalam melaksanakan observasi menggunakan dua
macam observasi yaitu observasi dokumen terhadap dokumen rekam medis dan
observasi partisipasi pasif.
51
Dalam observasi dokumen, peneliti menggunakan alat ukur bantu yaitu
pedoman observasi dalam bentuk daftar cek (check list) atau daftar isian.
Observasi ini dilakukan untuk mengetahui hasil kegiatan pengelolaan rekam
medis yang dilakukan oleh petugas di tempat pendaftaran yang meliputi
kelengkapan pengisian rekam medis, pengecekan, penyimpanan dan pengambilan
kembali rekam medis pasien.
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan observasi partisipasi pasif.
Observasi partisipasi pasif yaitu peneliti datang di tempat kegiatan orang yang
diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Dalam observasi
partisipasi pasif, peneliti malakukan observasi yang berhubungan dengan
pelaksanaan kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien yang meliputi
kegiatan penerimaan pasien, assembling, coding dan indexing, filing,
analysing/reporting. Observasi ini dilakukan dengan mengamati kegiatan yang
dilakukan oleh informan. Hal ini dilakukan untuk lebih mengetahui bagaimana
fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang
dilakukan di bagian rekam medis. Setelah peneliti mengamati kegiatan informan
kemudian mencatatnya. Hasil catatan dari observasi partisipasi pasif kemudian
diklarifikasi terhadap informan yang diamati untuk mendapatkan penjelasan atas
hasil observasi.
3.6. PROSEDUR PENELITIAN
Prosedur penelitian dalam penelitian ini dibagi menjadi 3 tahap yaitu tahap
pra penelitian, pelaksanaan penelitian, dan pasca penelitian.
52
3.6.1. Pra Penelitian
Kegiatan yang dilakukan pada tahap pra penelitian adalah: Pengumpulan data
sekunder dan studi pustaka melalui dokumen-dokumen yang relevan, Menyusun
rancangan awal penelitian, Melakukan proses perizinan penelitian, Menyiapkan
instrumen penelitian.
3.6.2. Pelaksanaan Penelitian
Pada tahap pelaksanaan penelitian, peneliti melakukan wawancara mendalam
pada informan utama dan informan triangulasi, serta observasi dan dokumentasi
kegiatan penelitian.
3.6.3. Pasca Penelitian
Pada tahap pasca penelitian, peneliti melakukan kegiatan berupa pemeriksaan
keabsahan data, menganalisis data, menyajikan data, dan mengevaluasi
berdasarkan pedoman yang ada serta melakukan penarikan kesimpulandan
pemberian saran.
3.7. PEMERIKSAAN KEABSAHAN DATA
Pada penelitian ini, uji validitas menggunakan triangulasi. Triangulasi adalah
teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain
(Moleong, 2014: 330).
Triangulasi yang dilakukan adalah dengan cara triangulasi sumber.
Triangulasi dengan sumber adalah membandingkan dan mengecek balik derajat
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda.
Triangulasi sumber dalam penelitian ini dilakukan dengan membandingkan hasil
53
wawancara mendalam terhadap informan inti dengan jawaban hasil wawancara
pada informan lain. Selain itu juga dilakukan pembandingan hasil wawancara
dengan isi suatu dokumen yang dijadikan sebagai pedoman penelitian yaitu buku
pedoman penyelenggaraan rekam medis. Alasan dilakukan crosscheck ini adalah
untuk menyesuaikan atau mencocokkan jawaban informan inti sehingga terjadi
kesesuaian jawaban, dan bisa dibandingkan.
3.8. TEKNIK ANALISIS DATA
Teknik Analisis data dalam penelitian ini menggunkan analisis data model
Miles and Huberman. Dimana analisis dilakukan saat pengumpulan data
berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu.
Aktivitas dalam analisis data ini yaitu (Sugiyono, 2012: 246) :
1) Data Reduction (Reduksi Data)
Reduksi data merupakan proses berfikir sensitif yang memerlukan kecerdasan
dan keluasaan dan kedalaman wawasan yang tinggi.
2) Data Display (penyajian data)
Penyajian data kualitatif dapat disajikan dalam bentuk uraian singkat, bagan,
hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
3) Conclusion Drawing/Verification
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang
sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau gambaran
suatu obyek yang sebelumnya masih remang-remang sehingga setelah diteliti
menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausalatau interaktif, hipotesis atau teori.
122
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN
6.1. SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen
pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas
Kedungmundu Semarang adalah sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan sudah berjalan dengan baik, namun belum terdapat
perencanaan pengembangan SDM dan perencanaan evaluasi dokumen rekam
medis pasien
2. Fungsi pengorganisasian belum berjalan dengan baik, karena dalam
pengorganisasian petugas rekam medis belum terdapat struktur organisasi,
dan pembagian tugas
3. Fungsi pelaksanaan terdiri dari kegiatan penerimaan pasien, assembling,
coding/indexing, filing, dan analysing/reporting. Kegiatan penerimaan pasien,
assembling dan filing belum sesuai dengan SOP. Sedangkan kegiatan
coding/indexing dan analysing/reporting sudah sesuai dengan SOP
4. Fungsi pengawasan dan evaluasi telah berjalan dengan baik, namun belum
ada kegiatan evaluasi untuk rekam medis yang tidak lengkap
123
6.2. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran yang diberikan adalah sebagai
berikut:
6.2.1. Untuk Dinas Kesehatan Kota Semarang
1. Meningkatkan kuantitas tenaga perekam medis di Puskesmas dengan
perekrutan yang sesuai peraturan yang telah ditentukan
2. Meningkatkan kualitas tenaga perekam medis dengan mengadakan
pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis secara rutin
6.2.2. Untuk Puskesmas Kedungmundu
1. Membuat perencanaan untuk melakukan evaluasi rekam medis, dan
merencanakan usulan kepada Dinas Kesehatan agar diadakan pelatihan
kembali tentang rekam medis dan SIMPUS atau SIK
2. Membuat struktur organisasi dan pembagian tugas untuk petugas di bagian
rekam medis
3. Melakukan retensi dan menata kembali rekam medis di tempat penyimpanan
agar menjadi lebih rapi dan memudahkan petugas dalam mencari rekam
medis pasien
6.2.3. Untuk Peneliti Selanjutnya
Saran kepada peneliti lain atau peneliti selanjutnya yaitu diharapkan dapat
melakukan penelitian yang lebih mendalam mengenai kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien dengan memberikan indikator-indikator yang berbeda
atau belum diteliti seperti input, process dan output.
124
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah, Dedi, 2011, Manajemen Pelayanan Kesehatan, Nuha Medika, Yogyakarta.
Azwar, Azrul, 2010, Pengantar Administrasi Kesehatan, Binarupa Aksara,
Jakarta. Bali, Amit, Deepika Bali, Nageshwar Iyer, dan Meenakshi Iyer, 2011,
Management of Medical Records: Facts and Figures for Surgeons, Jurnal Internasional, diakses tanggal 3 April 2016, (http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3238553/).
Budi, Savitri Citra, 2011, Manajemen Unit Kerja Rekam Medis, Quantum Sinergis
Media, Yogyakarta. Departemen Kesehatan RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (Revisi II), Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI, Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional, 2004, Buku Pedoman, Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional RI, Jakarta. Dinas Kesehatan Kota Semarang, 2015, Data Kunjungan Pasien Puskesmas di
Kota Semarang Tahun 2011-2015, DINKES, Semarang. Fahrurazi, 2011, Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP),
Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Gondodiputro, Sharon, 2007, Rekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan di
Pelayanan Kesehatan Primer (Puskesmas), Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran, Bandung.
Handayani, Tri, Ery Rustiyanto, Djariyanto, dan Suryo Nugroho Markus, 2013,
Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pelaporan Rekam Medis di Klinik Asri Medical Center, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Vol. 1, No. 2, diakses tanggal 3 April 2016, (https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjEsoq1jcrOAhUiS48KHdy1B38QFgg3MAM&url=http%3A%2F%2Fjmiki.aptirmik.or.id%2Findex.php%2Fjmiki%2Farticle%2Fdownload%2F47%2F33&usg=AFQjCNF0lo7RpCPhTtA-3c6JaYK-w8xpTA&bvm=bv.129759880,d.c2I).
125
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2014, Profil Kesehatan Indonesia 2013, Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Kementrian Kesehatan RI, 2011, Panduan Pencatatan dan Pelaporan SIKDA
Manual, Bagian Penyedia Bantuan Tekis untuk Pemantapan Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) Terpadu, Provinsi Nusa Tenggara Timur.
Khasanah, Yuli Uswatun dan Rosyidah, 2011, Perencanaan Sistem Rekam Medis
berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011, Jurnal Kesehatan Masyarakat, Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta.
Konsil Kedokteran Indonesia, 2006, Manual Rekam Medis, Konsil Kedokteran
Indonesia, Jakarta. Konsil Kedokteran Indonesia, 2011, Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia
Nomor 4 Tahun 2011 tentang disiplin profesional dokter dan dokter gigi, diakses tanggal 2 Oktober 2015, (http://www.kki.go.id/assets/data/arsip/Perkonsil_No_4_Tahun_2011%5Bsmallpdf.com%5D_.pdf).
Longkutoy, Windah M., Erwin Kristanto, Jimmy Maryono, 2012, Gambaran
Pelaksanaan Rekam Medis di Balai Pengobatan Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Sam Ratulangi Manado berdasarkan Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008, Jurnal Program Studi Kedokteran Gigi Fakultas Kedokteran Universitas Sam Ratulangi Manado.
Mawarni, Dian, dan Ratna Dwi Wulandari, 2013, Identifikasi Kelengkapan Rekam
Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Muhammadiyah Lamongan, Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia, Vol. 1, No. 2, diakses tanggal 3 April 2016, (http://journal.unair.ac.id/download-fullpapers10.%20Dian%20Mawarni_jakivol1no2.pdf).
McMahon, Rosemary, dkk., 2013, Manajemen Pelayanan Kesehatan Dasar,
EGC, Jakarta. Menteri Kesehatan RI, 2008, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, diakses tanggal 2 Oktober 2015, (http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf).
Menteri Kesehatan RI, 2013, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis, diakses tanggal 2 Oktober 2015,
126
(http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-menteri-kesehatan-nomor-55-tahun-2013-tentang-pekerjaan-perekam-medis.pdf).
Menteri Kesehatan RI, 2014, Peratuaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas), diakses pada tanggal 2 Oktober 2015, (http://www.aidsindonesia.or.id/uploads/20141210110659.PMK_No_75_Th_2014_ttg_Puskesmas.pdf).
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, 2013,
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya, diakses tanggal 2 Oktober 2015, (http://www.menpan.go.id/jdih/permen-kepmen/permenpan-rb/file/4032-permenpan-2013-no-030).
Moleong, Lexy J, 2014, Metodologi Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi), PT
Remaja Rosdakarya, Bandung. Muninjaya, A.A.Gde, 2012, Manajemen Kesehatan (Revisi 3), EGC, Jakarta. Ndabambi, Iwani Yvonne, Balulwami Grand, Saul Zulu, 2014, Privacy and
Confidentiality in The Management of Patient Records at The Princess Marina Hospital, Botswana, Jurnal Internasional Volume 2, Nomor 3, diakses tanggal 25 Oktober 2015, (http://www.journalsgate.com/paper/Privacy%20and%20confidentiality%20in%20the%20management%20of%20patient%20records%20at%the%2princess%20marina%20hospital%20Botswana2.pdf).
Presiden RI, 2004, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004
tentang praktik kedokteranan, diakses tanggal 2 Oktober 2015, (http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU29-2004PraktikKedokteran.pdf).
Presiden RI, 2009, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang kesehatan, diakses tanggal 2 Oktober 2015, (http://siapik.pom.go.id/apps/files/aturan/2015/9/20150917_102334_aturan.pdf).
Puskesmas Kedungmundu, 2015, Profil Puskesmas Kedungmundu Kota
Semarang, Puskesmas Kedungmundu, Semarang. Sanjoyo, 2013, Aspek Hukum Rekam Medis, UGM Press, Yogyakarta. Sarake, Mukhsen, 2014, Buku Ajar Rekam Medis, diakses tanggal 4 Mei 2015,
(http://www.unhas.ac.id/lkpp/Muhsen%20-%20tdk.pdf).
127
Shofari, Bambang, 2012, Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis, Modul PSRM Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.
Sugiyono, 2012, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Alfabeta,
Bandung. Sulaeman, Endang Sutisna, 2011, Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktik di
Puskesmas (Revisi), Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Suseno, Rois, 2011, Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Mlati I Kabupaten
Semarang, Jurnal Penelitian, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. Terry, George, 2006, Asas Asas Manajemen, PT Alumni, Bandung. Thomas, Joseph, 2009, Medical Records and Issues in Negligence, Jurnal
Internasional, diakses tanggal 3 April 2016, (http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2779965/).
Waterson, Patrick, Yolande Glenn, dan Ken Eason, 2012, Preparing the Ground
for the ‘Paperless Hospital’: A Case Study of Medical Records Management in a UK Outpatient Services Department, Jurnal Internasional, Volume 81, Issue 2, diakses tanggal 3 April 2016, (http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1386505611002218).
Wong, Rex dan Elizabeth H. Bradley, 2009, Developing Patient Registration and
Medical Records Management System in Ethiopia, Jurnal Internasional Volume 21 Nomor 4 Halaman 253-258, diakses tanggal 25 Oktober 2015, (http://intqhc.oxfordjournals.org/content/21/4/253).