fra fagsystem til sak- og arkivløsning - evry¥let med presentasjonen er • Å gi dere innblikk i...

Barne-, ungdoms- og familieetaten

1 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

Fra fagsystem til sak- og arkivlsningEt eksempel p hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer

Paul Hallan Svendsen

BiRK Prosjektleder

Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet

Prosjektleder for utvikling av BiRKBarnevern Informasjon Registrering og Kvalitet

Representerer her Barne-, ungdoms- og familieetaten


Mlet med presentasjonen er gi dere innblikk i hvordan fagsystemet BiRK er integrert

mot ePhorte

Det vil bli mest fokus p funksjonalitet

Litt om arkitektur

Og litt om utfordringer og gevinster

Siden vi har relativt kort tid, er det fint om eventuelle sprsml kommer til slutt


Hva er BiRK? Nytt fag- og saksbehandlingssystem for det

statlige barnevernet

Frste versjon lansert mai 2014

Nye versjoner ca. 5 ganger i ret

4000 brukere anslr at ca. 70% av alleansatte bruker lsningen

Utviklet av Bufetat, med bistand fra flere konsulentselskaper

Utviklet med Microsoft .net teknologi


Bufetat og BiRK


Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understtter faglige standarder

Tett integrasjon med arkivsystemet ePhorte (og P360)

Saksbehandling av bestillinger fra kommuner

Fagsystem for oppflging av barn i institusjon

Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser

Grunnlag for fakturering av kommunene

Rapportering barnevernsstatistikk

Logging og dokumentasjon

Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet


Mlet med integrasjonen Arkivet skal oppfattes som en del av fagsystemet, ikke som et

eksternt system

Hndtering av arkivverdige dokumenter skal integreres i arbeidsflyter

Brukerne av BiRK skal bruke fagsystemet ved hndtering av arkivverdige dokumenter

Arkivverdige dokumenter skal fortlpende lagres i arkivsystemet (det skal ikke vre behov for overfring)

Kvaliteten p journalpost innhold skal ke, og volumet (antall journalposter) skal ned

Det skal legges til rette for automatiserte prosesser


Arkivsystem

Teknisk arkitektur - arkivintegrasjon


ePhorte

Webservice

p360

Fagsystem (BiRK)

Webservice

ePhorte repository P360 repository

Document repository

BiRK service

BiRK client BiRK scheduler

Arbeidsflyt (K2)

Workflow service

Db / dokumentlager Db / dokumentlager

Teknisk arkitektur noen presiseringer BiRK har ikke eget dokumentlager alle dokumenter ligger

i ePhorte

Brukergrensesnittet i BiRK er likt uansett hvilket arkivsystem som ligger i bunnen

Tilpasningene mot de forskjellige arkivsystemene ligger i ePhorte repository og p360 repository.

BiRK maler ligger i BiRK

Har utviklet en egen mal-administrator for utvikling og vedlikehold av maler

Har per dags dato ca. 220 flettefelter fra BiRK som kan brukes i malene. Antall flettefelter ker etter hvert som nye moduler utvikles.


Hndtering av inngende post


Post fra

Skanning

ImportsentralePhorte

JournalfringePhorte

BiRK

Postmottak Tnsberg

DokumentseksjonKongsberg / Trondheim

BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalfrt

Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg

Lager oppgaver i BiRK basert p informasjon som er registrert p journalpostene (eksempel dokumentkategori)


Etter journalfringePhorte

BiRK

Import

Lese dokument

Lese enhetsdokument

Lese henvisning

Lese nytt vedlegg

Oppgaven Lese Henvisning


Brev journalfres i ePhorte

Hvis barnet ikke er kjent, opprettes ny sak i ePhorte

Oppgaven Lese Henvisning


Barn i fagsystem og sak i ePhorte


Lese henvisning

Registrere bestilling

Opprette barn og bestilling

Oppdatere sakKnytte barn mot sak

Inntak i region

BiRK

Inntak i region

BiRK -> ePhorte

Sakstittel oppdateres, med skjerming Legge inn primrklassering p saken

for knytte barn opp mot sak Et barn = en sak Nye inngende dokumenter

journalfres p saken, og da vil barnet vre kjent nr oppgaven opprettes i BiRK

Nytt dokument p samme sak


Tilgangsstyring De fleste operasjoner fra BIRK gjres med plogget brukers

rettigheter i ePhorte

Enkelte operasjoner gjres med en system-bruker som er autorisert for hele virksomheter

En sak eies av barnets inntaksenhet, s den str som administrativ enhet p saken. Alle ansatte i inntaksenheten har dermed tilgang til saken

Andre som skal ha tilgang m ligge i sakens tilgangsgruppe, og den vedlikeholdes automatisk av BiRK

Ansattes roller og autorisasjoner vedlikeholdes manuelt i ePhorte, mens BiRK har en integrasjon mot AD (Active Directory)


Tilgangsstyring - tilgangsgrupper


BiRK fanger opp tilgangsendringer

Nytt barn opprettes Barn plasseres i tiltak alle ansatte ved enheten skal f tilgang Barn avslutter tiltak alle ansatte skal miste tilgang Ny ansatt ved tiltaksenhet eller inntaksenhet Ansatt slutter ved enhet Organisasjonsendringer Ansatte blir saksbehandlere p barn Ansatte tar akutt-tilgang til barn Etc.

Tilgangsendring logges

Tilgangsendring fanges opp

ePhorte tilgangsgruppe oppdateres

(hvert 10 sekund)

Akutt-tilgang til barn


Akutt-tilgang til dokumenter


Dokumentfunksjonalitet i BiRK Dokumentoppflging flge opp journalposter som skal

ferdigstilles og avskrives

Fordele/videresende til andre

Dokumentliste oversikt over alle dokumenter p barn/sak

Skrive dokumenter

Ferdigstille journalposter (inkludert godkjenning)

Avskrive journalposter

Automatisk journalfring (hendelsesstyrt)


Dokumentoppflging


Redigere dokument

Lese dokument

Ferdigstille dokument

Avskrivedokument

Fordelejournalpost

pne dokumentliste

pne barnekort

Fordele / videresende journalposter


Dokumentlista oversikt


Knytte dokument til

andre objekter

Legge til vedlegg

Journalpost metadata

Dele journalpost med andre

Ta akutt-tilgang til

dokumentet

Rdt flagg plogget

bruker har restanse

Skrive dokumenter


Ferdigstille dokumenter


Avskrive journalpost


Automatisk journalfring Kan arkivere automatisk basert p hendelser i BiRK

Eksempel

Barnet skrives ut fra en institusjon

De ansatte gjr aktivitetene i oppgaven Skrive ut fra barnevernsinstitusjon

Nr oppgaven ferdigstilles, journalfres automatisk et dokument som inneholder viktig informasjon i BiRK (informasjon om barnets nettverk, helse, skole/dagtilbud osv.)

BiRK oppretter automatisk en journalpost med tilhrende metadata og hoveddokument


Utfordringer Ytelse

I utgangspunktet skulle all tilgang til ePhorte skje gjennom webservice-laget, men vi mtte gjre ett unntak

Hvordan fange opp hendelser som skjer i arkivsystemet? Eksempler er at journalposter settes til utgtt eller flyttes til en annen sak

Kompetanse Var ikke flinke nok i starten til bruke tilgjengelig arkivfaglig kompetanse

Utviklerne som jobbet med dette hadde lite erfaring med arkivsystemer og Noark-standarden, og ingen erfaring med integrasjon mot ePhorte

Brukeradministrasjon Brukere m administreres i AD og direkte i ePhorte. Mye manuelt arbeid, og stor mulighet for feil/avvik

Dokumentasjon Utviklerne mente dokumentasjonen av tjenestelaget til ePhorte var mangelfullt brukte mye tid p finne

ut av ting


Gevinster Brukergrensesnitt samme grensesnitt som resten av fagsystemet

De ansatte slipper jobbe i 2 systemer bde fagsystem og ePhorte

Tett integrert med fagsystem Flette-funksjonalitet fr inn informasjon fra fagsystemet

En integrert del av arbeidsflyter eksempel

dokumentasjon av tvangsbruk

inngende brev starter arbeidsflyten for lese dokument

Dokumenter er lett tilgjengelig, og kan enkelt knyttes opp mot andre egenskaper enn metadataene som ligger i ePhorte

Automatisk vedlikehold av tilgangsgrupper

Mulighet for automatisk arkivering av informasjon fra fagsystemet

Mulighet til ta akutt-tilgang


Sprsml



Takk for meg!

fra fagsystem til sak- og arkivløsning - evry¥let med presentasjonen er • Å gi dere innblikk i...

Documents