fra fagsystem til sak- og arkivløsning - evry¥let med presentasjonen er • Å gi dere innblikk i...

34
Barne-, ungdoms- og familieetaten 1 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim Fra fagsystem til sak- og arkivløsning Et eksempel på hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer Paul Hallan Svendsen BiRK Prosjektleder

Upload: doancong

Post on 25-May-2018

218 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

  • Barne-, ungdoms- og familieetaten

    1 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Fra fagsystem til sak- og arkivlsningEt eksempel p hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer

    Paul Hallan Svendsen

    BiRK Prosjektleder

  • Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet

    Prosjektleder for utvikling av BiRKBarnevern Informasjon Registrering og Kvalitet

    Representerer her Barne-, ungdoms- og familieetaten

    2 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Mlet med presentasjonen er gi dere innblikk i hvordan fagsystemet BiRK er integrert

    mot ePhorte

    Det vil bli mest fokus p funksjonalitet

    Litt om arkitektur

    Og litt om utfordringer og gevinster

    Siden vi har relativt kort tid, er det fint om eventuelle sprsml kommer til slutt

    3 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Hva er BiRK? Nytt fag- og saksbehandlingssystem for det

    statlige barnevernet

    Frste versjon lansert mai 2014

    Nye versjoner ca. 5 ganger i ret

    4000 brukere anslr at ca. 70% av alleansatte bruker lsningen

    Utviklet av Bufetat, med bistand fra flere konsulentselskaper

    Utviklet med Microsoft .net teknologi

    4 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Bufetat og BiRK

    5 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understtter faglige standarder

    Tett integrasjon med arkivsystemet ePhorte (og P360)

    Saksbehandling av bestillinger fra kommuner

    Fagsystem for oppflging av barn i institusjon

    Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser

    Grunnlag for fakturering av kommunene

    Rapportering barnevernsstatistikk

    Logging og dokumentasjon

    Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet

    6 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understtter faglige standarder

    Tett integrasjon med arkivsystemet ePhorte (og P360)

    Saksbehandling av bestillinger fra kommuner

    Fagsystem for oppflging av barn i institusjon

    Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser

    Grunnlag for fakturering av kommunene

    Rapportering barnevernsstatistikk

    Logging og dokumentasjon

    Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet

    7 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Mlet med integrasjonen Arkivet skal oppfattes som en del av fagsystemet, ikke som et

    eksternt system

    Hndtering av arkivverdige dokumenter skal integreres i arbeidsflyter

    Brukerne av BiRK skal bruke fagsystemet ved hndtering av arkivverdige dokumenter

    Arkivverdige dokumenter skal fortlpende lagres i arkivsystemet (det skal ikke vre behov for overfring)

    Kvaliteten p journalpost innhold skal ke, og volumet (antall journalposter) skal ned

    Det skal legges til rette for automatiserte prosesser

    8 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Arkivsystem

    Teknisk arkitektur - arkivintegrasjon

    9 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    ePhorte

    Webservice

    p360

    Fagsystem (BiRK)

    Webservice

    ePhorte repository P360 repository

    Document repository

    BiRK service

    BiRK client BiRK scheduler

    Arbeidsflyt (K2)

    Workflow service

    Db / dokumentlager Db / dokumentlager

  • Teknisk arkitektur noen presiseringer BiRK har ikke eget dokumentlager alle dokumenter ligger

    i ePhorte

    Brukergrensesnittet i BiRK er likt uansett hvilket arkivsystem som ligger i bunnen

    Tilpasningene mot de forskjellige arkivsystemene ligger i ePhorte repository og p360 repository.

    BiRK maler ligger i BiRK

    Har utviklet en egen mal-administrator for utvikling og vedlikehold av maler

    Har per dags dato ca. 220 flettefelter fra BiRK som kan brukes i malene. Antall flettefelter ker etter hvert som nye moduler utvikles.

    10 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Hndtering av inngende post

    11 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Post fra

    Skanning

    ImportsentralePhorte

    JournalfringePhorte

    BiRK

    Postmottak Tnsberg

    DokumentseksjonKongsberg / Trondheim

  • BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalfrt

    Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg

    Lager oppgaver i BiRK basert p informasjon som er registrert p journalpostene (eksempel dokumentkategori)

    12 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Etter journalfringePhorte

    BiRK

    Import

    Lese dokument

    Lese enhetsdokument

    Lese henvisning

    Lese nytt vedlegg

  • BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalfrt

    Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg

    Lager oppgaver i BiRK basert p informasjon som er registrert p journalpostene (eksempel dokumentkategori)

    13 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Etter journalfringePhorte

    BiRK

    Import

    Lese dokument

    Lese enhetsdokument

    Lese henvisning

    Lese nytt vedlegg

  • Oppgaven Lese Henvisning

    14 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Brev journalfres i ePhorte

    Hvis barnet ikke er kjent, opprettes ny sak i ePhorte

  • Oppgaven Lese Henvisning

    15 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Barn i fagsystem og sak i ePhorte

    16 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Lese henvisning

    Registrere bestilling

    Opprette barn og bestilling

    Oppdatere sakKnytte barn mot sak

    Inntak i region

    BiRK

    Inntak i region

    BiRK -> ePhorte

    Sakstittel oppdateres, med skjerming Legge inn primrklassering p saken

    for knytte barn opp mot sak Et barn = en sak Nye inngende dokumenter

    journalfres p saken, og da vil barnet vre kjent nr oppgaven opprettes i BiRK

  • Nytt dokument p samme sak

    17 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Tilgangsstyring De fleste operasjoner fra BIRK gjres med plogget brukers

    rettigheter i ePhorte

    Enkelte operasjoner gjres med en system-bruker som er autorisert for hele virksomheter

    En sak eies av barnets inntaksenhet, s den str som administrativ enhet p saken. Alle ansatte i inntaksenheten har dermed tilgang til saken

    Andre som skal ha tilgang m ligge i sakens tilgangsgruppe, og den vedlikeholdes automatisk av BiRK

    Ansattes roller og autorisasjoner vedlikeholdes manuelt i ePhorte, mens BiRK har en integrasjon mot AD (Active Directory)

    18 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Tilgangsstyring - tilgangsgrupper

    19 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    BiRK fanger opp tilgangsendringer

    Nytt barn opprettes Barn plasseres i tiltak alle ansatte ved enheten skal f tilgang Barn avslutter tiltak alle ansatte skal miste tilgang Ny ansatt ved tiltaksenhet eller inntaksenhet Ansatt slutter ved enhet Organisasjonsendringer Ansatte blir saksbehandlere p barn Ansatte tar akutt-tilgang til barn Etc.

    Tilgangsendring logges

    Tilgangsendring fanges opp

    ePhorte tilgangsgruppe oppdateres

    (hvert 10 sekund)

  • Akutt-tilgang til barn

    20 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Akutt-tilgang til dokumenter

    21 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Dokumentfunksjonalitet i BiRK Dokumentoppflging flge opp journalposter som skal

    ferdigstilles og avskrives

    Fordele/videresende til andre

    Dokumentliste oversikt over alle dokumenter p barn/sak

    Skrive dokumenter

    Ferdigstille journalposter (inkludert godkjenning)

    Avskrive journalposter

    Automatisk journalfring (hendelsesstyrt)

    22 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Dokumentoppflging

    23 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Redigere dokument

    Lese dokument

    Ferdigstille dokument

    Avskrivedokument

    Fordelejournalpost

    pne dokumentliste

    pne barnekort

  • Fordele / videresende journalposter

    24 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Dokumentlista oversikt

    25 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Knytte dokument til

    andre objekter

    Legge til vedlegg

    Journalpost metadata

    Dele journalpost med andre

    Ta akutt-tilgang til

    dokumentet

    Rdt flagg plogget

    bruker har restanse

  • Skrive dokumenter

    26 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Ferdigstille dokumenter

    27 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Ferdigstille dokumenter

    28 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Avskrive journalpost

    29 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Automatisk journalfring Kan arkivere automatisk basert p hendelser i BiRK

    Eksempel

    Barnet skrives ut fra en institusjon

    De ansatte gjr aktivitetene i oppgaven Skrive ut fra barnevernsinstitusjon

    Nr oppgaven ferdigstilles, journalfres automatisk et dokument som inneholder viktig informasjon i BiRK (informasjon om barnets nettverk, helse, skole/dagtilbud osv.)

    BiRK oppretter automatisk en journalpost med tilhrende metadata og hoveddokument

    30 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Utfordringer Ytelse

    I utgangspunktet skulle all tilgang til ePhorte skje gjennom webservice-laget, men vi mtte gjre ett unntak

    Hvordan fange opp hendelser som skjer i arkivsystemet? Eksempler er at journalposter settes til utgtt eller flyttes til en annen sak

    Kompetanse Var ikke flinke nok i starten til bruke tilgjengelig arkivfaglig kompetanse

    Utviklerne som jobbet med dette hadde lite erfaring med arkivsystemer og Noark-standarden, og ingen erfaring med integrasjon mot ePhorte

    Brukeradministrasjon Brukere m administreres i AD og direkte i ePhorte. Mye manuelt arbeid, og stor mulighet for feil/avvik

    Dokumentasjon Utviklerne mente dokumentasjonen av tjenestelaget til ePhorte var mangelfullt brukte mye tid p finne

    ut av ting

    31 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Gevinster Brukergrensesnitt samme grensesnitt som resten av fagsystemet

    De ansatte slipper jobbe i 2 systemer bde fagsystem og ePhorte

    Tett integrert med fagsystem Flette-funksjonalitet fr inn informasjon fra fagsystemet

    En integrert del av arbeidsflyter eksempel

    dokumentasjon av tvangsbruk

    inngende brev starter arbeidsflyten for lese dokument

    Dokumenter er lett tilgjengelig, og kan enkelt knyttes opp mot andre egenskaper enn metadataene som ligger i ePhorte

    Automatisk vedlikehold av tilgangsgrupper

    Mulighet for automatisk arkivering av informasjon fra fagsystemet

    Mulighet til ta akutt-tilgang

    32 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • Sprsml

    33 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

  • 34 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim

    Takk for meg!