8/13/2015 Hacer un diagrama de Gantt en Excel

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Diagrama de Gantt13 ENERO, 2014

PRESENTACIÓN - PRODUCTIVIDAD

El famoso diagrama de Gantt es una de las mejores aplicaciones gráficas a la hora de gestionar

una serie de tareas (por ejemplo en un proyecto) a lo largo del tiempo. Básicamente consta de

tres 2 datos fundamentales: duración de la tarea y fecha de comienzo de la tarea.

A continuación os mostramos un diagrama de Gantt que hemos construido en Excel:

Este diagrama se ha construido con las siguientes herramientas de Excel:

Fórmulas (funciones): SUMA, SI, Y, HOY, DIASEM

Otros: FORMATO CONDICIONAL

Para construir este Excel os vamos a mostrar los pasos necesarios que hay que dar y cual es la

lógica subyacente al cálculo de las barras.

Inicio

Este diagrama de Gantt en Excel no tiene nada de VBA por detrás para que sea mucho más fácil

de mantener y poder actualizar. Para dibujar las barras obtendremos un valor que nos indique

en qué situación se encuentra la celda respecto de los datos aportados de (duración, inicio, fin y

% de trabajo realizado).

Estructura

En la siguiente imagen podéis ver la estructura inicial de datos.

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En la columna E hacemos lo siguiente: D + C (comienzo de la fase + duración = final de la fase)

En la columna D hemos referenciado algunas fechas a comienzos o finales de otras fechas.

En la fila 5 hemos escrito las fechas par poder hacer una línea de tiempo.

Crear lógica

Para crear la lógica para dibujar las líneas hemos pensado lo siguiente:

En cada fila (ejemplo para la fila 9 Fase 1) hemos decidido dar un valor de 0, 1 ó 2 a cada celda en

función de la siguientes variables:

Fecha (fecha correspondiente a la columna de la celda) de la línea temporal (fila 5),

Duración de la fase

Comienzo de la fase

Final de la fase

% Cumplimiento (se supone que puedes ir calculando el grado de avance)

La lógica que hemos usado es:

Lógica 0: Si la fecha se encuentra fuera del comienzo y el final de la fase daremos el valor

de 0

Lógica 1: Si la fecha se encuentra entre el comienzo y el final de la fase daremos el valor

de 1

Lógica 2: Si la fecha se encuentre entre el comienzo de la fase y la fecha de avance

daremos el valor de 2. (La fecha de avance se calcula como Fecha de Inicio+Duración

Fase*%Cumplimento)

Para poder hacer estos cálculos tenemos que hacer una función anidada un poco compleja que

hace esto:

=SI( lógica 2; 2; SI( lógica 1; 1; 0) )

En un lenguaje humano esta lógica sería:

=SI( fecha>=inicio y fecha<=fecha avance entonces =2;SI(fecha>=inicio y fecha

Que tampoco es super fácil de entender pero algo más…

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Traducido a un lenguaje de Excel

En el fondo esto es tan sencillo como anidar 2 funciones SI. En rojo hemos pintado la lógica 2 y

en azúl hemos pintado la lógica 1 y hemos quitado los símbolos de $ (símbolo para fijar celdas a

una columna y/o fila) para su mayor comprensión.

Una vez creada esta lógica el ejercicio quedaría así:

Como podemos ver en la imagen anterior, hemos creado una matriz con los valores 0, 1 y 2. Al

modificar los valores de la iquierda de fechas, duración  o % Cumplimiento veremos como se van

cambiando las fórmulas.

Formato inicial

Lo primero que haremos será :

ajustar el tamaño de las columnas donde irán las barras del diagrama de Gantt,

luego aplicaremos formato a la fila de total,

después a la cabecera y al fondo de las filas superiores,

después ajustaremos el formato de fecha para que sea más legible y lo pondremos en

vertical para poder leerlo

reducimos el tamaño de la fila 6 para dejar un pequeño hueco

quitamos la rejilla o maya de (ver cómo)

ponemos borde superior e inferior a todas las filas en un gris muy clarito

Nuestro Excel quedaría de la siguiente manera:

Por ahora ya va quedando más decente pero hay que hacer lo más complicado y lo más

importante, crear nuestras barras del diagrama.

Formato Condicional

Mediante un formato condicional crearemos las barras del diagrama de Gantt. La lógica es la

siguiente:

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Donde hay ceros que la fuente se ponga en blanco (para que no se vea el numerito) y en

el fondo de la celda nada.

Donde hay 1 que la celda se ponga de un color clarito (yo he usado azúl) y la fuente del

mismo color para que no sea vea.

Donde hay 2 que la celda se ponga de un color más oscuro (yo he usado azúl oscuro) y la

fuente del mismo color para que no sea vea el número.

Para añadir este formato condicional hacemos (deberemos tener elegido nuestro rango de

aplicación):

Pestaña Inicio >> Formato condicional >> Nueva regla >> Aplicar formato a celdas que

contengan

Una vez seleccionado elegimos la opción de que el valor de la celda sea igual a [ponemos

nuestro número] y formateamos:

Deberemos crear tres reglas para poder aplicar los formatos de colores y crear las barras.

El resultado será el siguiente:

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Ya hemos hecho lo más difícil pero todavía se puede mejorar.

Mejoras de valor añadido

En la primera imagen de este artículo veíamos algunas mejoras que puede aportar un montón

de valor a nuestro gráfico de Gantt y que prácticamente no cuestan nada.

En la imagen anterior hay cuatro recuadros rojos que aportan las siguientes funcionalidades y

que describiremos sucintamente en este apartado:

Primer recuadro: Contiene una caja llamada “Intervalo”. Esto nos permite introducir un

número de días para las fechas de nuestro diagrama. Así, si queremos ver nuestro

diagrama en semanas escribiremos 7 o cada dos días escribiremos 2

Segundo recuadro: “Starting date” nos permite elegir en qué fecha queremos que

empiece nuestro línea temporal, es decir, la primera fecha del diagrama.

Recuadro horizontal: Simplemente es cambiar, el color de la barra para la barra de total.

Esto, parece una cosa sin importancia, pero facilita la lectura general.

Recuadro vertical: contiene dos elementos. Lo primero es que mediante un formato

condicional se señala la fecha del día en el que estamos. Esto se consigue sabiendo le

fecha del día de hoy mediante la función HOY() y un formato condicional asociado a la

fila de las fechas. Lo segundo es la marca divisoria que señala los lunes. Esta marca se

consigue de manera similar a la anterior pero con la función DIASEM.

Se pueden añadir muchas mejoras (no dudes en sugerir todo lo que se te ocurra e intentaremos

plasmarlo), mientras tanto os dejo en este link el archivo descargable para que puedas practicar

y ver cómo se han ido realizando todas las partes de este diagrama de Gantt.

Diagrama de gantt

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Escrito por Quique Arranz

Puedes ver su perfil en: http://es.linkedin.com/in/enriquearranz/

Quique es un fanático del Excel desde que empezó a trabajar con ello hace unos pocos años.

Adquirió su conocimiento a través de Google y de infinitas pruebas y más pruebas. Además,

Quique es un entusiasta de su familia (mujer e hijos), del deporte y de la cerveza... no dudes

en contactar con él para cualquier duda que tengas.

19 COMENTARIOS EN “DIAGRAMA DE GANTT”

Cristian M says:4 junio, 2015 at 2:05 pm

Estimado, excelente la planilla, he estado trabajando en ella y para aplicarla aun mas en

terreno, existe la posibilidad de poder colocar información adentro de las barras del

diagrama de gantt como por Ejemplo numeros

Responder

Quique Arranz says:5 junio, 2015 at 7:42 am

Hola Cristina,

la plantilla está hecha con fórmulas en cada celda… no veo cómo podríamos quitar ésas

celdas para poder poner otros números… lo siento. Quique

Responder

Daniel Silvano says:29 mayo, 2015 at 4:38 am

Hola:

me gustaria saber como puedo lograr un gant con varios procesos en una misma fila con un

Como conseguir una buenapresentación en Excel

Sombrear filas alternativasen Excel

Sombrear filas alternativasen Excel

Añadir una fórmula conVBA

Como hacer dos gráficos enuno en Excel

Crear un gráfico deslizante

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inicio y fin dandole un color para cada proceso,

Responder

Quique says:29 mayo, 2015 at 10:42 am

En el diagrama que aquí os sugerimos no puede hacerse. lo siento daniel. saludos

Responder

ENRIQUE says:18 noviembre, 2014 at 11:19 pm

Hola amigo, necesito que el gantt que vaya a lo largo de varios días, espero nos puedas

ayudar.

Gracias !!!

Responder

Quique Arranz says:19 noviembre, 2014 at 9:58 am

Hola Enrique! Creo que el gantt que tienes en la ilustración va a lo largo de varios días.

¿A qué te refieres?

Responder

LISANDRO ADRIAN ALDANA NAJARRO says:28 abril, 2015 at 8:04 pm

Hola Quique:

Como haces para que en el Cronograma del Gantt, cuando tu modificas el intervalo

de 1 a 2 o a 5, este calendario se comprima según el intervalo seleccionado o se

amplie.

Yo lo hago pero solo me suma el intervalo nada más a las fechas.

Saludos

Responder

excelyvb says:29 abril, 2015 at 1:55 pm

Hola Lisandro!

Si te refieres a las fechas, estas van siempre en función de la fecha de la celda

anterior más el intervalo.

Si te refieres a las barras de tarea es un poco más complejo. Las fórmulas son

condicionales y están ligadas a la fecha de comienzo de la tarea y la fecha de la

columna. Si se verifican las condiciones entonces devuelve un número… Dicho

número está relacionando con el formato condicional.

Espero haber resuelto tus dudas.

Un saludo y gracias por visitar la web!

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Responder

eliana says:30 septiembre, 2014 at 8:28 pm

Me podrias decir como se construye un grafico gantt pero por horas? porque no encuentro

por ningun lado una explicacion, todos estan por fechas :S

Responder

Quique Arranz says:1 octubre, 2014 at 9:32 am

Hola Eliana,

Hacer el diagrama de Gantt con horas no debería ser mucho más difícil. El resumen de

todo esto es que estamos comparando números. Para hacerlo según el ejemplo que

tienes debes hacer pequeñas modificaciones para que lo que se muestre son horas.

Puedes hacerlo como números naturales. ¿Quieres hacerlo para un sólo día o quieres

que vaya a lo largo de varios días?

Responder

Javier PSM says:7 agosto, 2014 at 2:59 pm

La explicación de como hacer un diagrama de Gantt es spectacular, pero te tengo una

pregunta, como puedo hacer para que el diagrama no tome en cuenta sábados, domingos y

feriados. En una de tus respuestas veo que mencionas la function DIAS.LAB, agradecería me

puedas explicar major esa parte.

Espero me puedas ayudar por que estoy en un proyecto muy importante y urgente.

Quedo a la espera de tu respuesta.

Saludos.

Atentamente,

Javier PSM.

Responder

Quique Arranz says:8 agosto, 2014 at 9:48 pm

Hola Javier,

Muchas gracias por tú animoso comentario. Estas cosas nos ayudan a continuar

dedicándole tiempo a la web para seguir mejorando.

La función que menciones es muy sencilla. DIAS.LAB cuenta el número de días que hay

entre dos fechas excluyendo los fines de semana (sábados y domingos) además de los

días de un listado (es opcional) que sean los que tampoco haya que considerar. El lunes

intentaré sacar un post sobre esta función.

Un saludo!

Quique

Responder

Javier PSM says:13 agosto, 2014 at 2:25 pm

Muchísimas gracias por tu ayuda Quique. Me ha sido de mucha utilidad la

información.

8/13/2015 Hacer un diagrama de Gantt en Excel

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Saludos,

Javier.

Responder

Quique Arranz says:12 agosto, 2014 at 8:10 pm

Hola Javier,

puedes ver una ayuda de la función en el siguiente enlace:

http://www.excelyvba.com/funcion-dias-lab/

Espero que te sirva.

Un saludo!

Quique

Responder

Angela says:6 junio, 2014 at 3:27 pm

Excelente Ayuda, como puedo agregarle mas filas para más grupos y que sigan las mismas

formulas?

Responder

Quique Arranz says:8 junio, 2014 at 9:46 pm

Copiando y pegando la última fila al final? Gracias por el comentario! Si pruebas, dime si

te ayudó please!

Responder

Quique Arranz says:8 junio, 2014 at 9:46 pm

Supongo que copiando una fila y pegándola al final! Gracias por el comentario. Dime si te

ayudó please!

Responder

Ignacio Menaya says:11 marzo, 2014 at 11:49 am

Sería interesante a la hora de trabajar con este tipo de diagramas que sólo contabilizase los

días laborables cuando se cuentan los días que llevan una tarea. Y ya, para que sea una obra

maestra, que puedas incluso establecer un calendario de días laborables para incluir los

festivos.

Responder

Quique Arranz says:18 marzo, 2014 at 3:32 pm

Podría hacerse… simplemente tendríamos que evitar los fines de semana o días fuera de

calendario y utilizar la función DIAS.LAB

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