formato para términos de referencia conservación

Formato para Términos de Referencia Conservación Internacional

I. Información General

Título de la Consultoría: Evaluación administrativa y Plan de Fortalecimiento del Socio de Ejecución del proyecto Nuestros Futuros Bosques financiado por el gobierno de Francia e implementado por Conservación Internacional

País (o países) del proyecto: Ecuador Área dentro del país: Quito Contacto principal en CI: Jaime Rivera – Gerente de Operaciones

Carlos Montenegro – Gerente de Monitoreo y Evaluación Ma. Isabel Díaz – Directora de Operaciones Ana Cristina Silva – Coordinadora de Contratos y Reportes

Fecha de Inicio: Marzo 22, 2021

Duración de la Consultoría: 3 semanas a partir de la firma del contrato

1. Antecedentes La selva amazónica, uno de los principales sumideros de carbono del mundo, hogar de la biodiversidad más rica de todos los ecosistemas del planeta, está en crisis. Los incendios provocados por el hombre están llevando al Amazonas a un punto crítico que tendrá consecuencias irreversibles para las personas, la vida silvestre y el planeta. Si la destrucción de la selva tropical continúa, podría cambiar permanentemente el ecosistema de la región y acelerar rápidamente el cambio climático en todo el mundo. Ya hemos perdido más del 15% de la Amazonia y seguimos perdiendo dos millones de hectáreas de bosque cada año. Los expertos dicen que debemos alterar el rumbo ahora para evitar la pérdida irrevocable de la Amazonia. Para evitar este punto de inflexión, necesitamos conservar el 80% de la selva amazónica total, lo que significa que no podemos permitirnos perder ningún bosque adicional. Los Pueblos Indígenas y Comunidades Locales (PICL) poseen al menos el 25% de la Amazonía. Fortalecer la gestión de la tierra de los pueblos indígenas y las comunidades locales para que puedan proteger mejor el bosque en el que viven contra las crecientes amenazas para el desarrollo y el cambio climático. La evidencia muestra que las tierras administradas localmente están mejor protegidas de la deforestación, incluidas aquellas tierras administradas por pueblos indígenas y comunidades locales. El proyecto trabajará con los pueblos indígenas y las comunidades locales de la región amazónica de Bolivia, Brasil, Colombia, Ecuador, Guyana, Perú y Surinam. CI ha gestionado el proyecto “Nuestros Futuros Bosques - Amazonía Verde” que tiene un período de ejecución de 3 años en 7 de los países que conforman la cuenca amazónica.

El Socio de Ejecución recibirá de Conservación Internacional recursos provenientes de los fondos del gobierno de Francia para realizar aportes estratégicos al Comité Directivo del proyecto “Nuestros Futuros Bosques – Amazonía Verde” y realizar aportes y propuestas en espacios de incidencia global para la

defensa de los bosques y su gente. Para lo cual se prevé en primer lugar generar los contenidos e insumos temáticos a través de un proceso de gestión del conocimiento que sistematice buenas prácticas y lecciones aprendidas desde experiencias de las organizaciones nacionales que son parte del Socio de Ejecución. Adicionalmente, se plantea desarrollar un conjunto de herramientas especializadas para el fortalecimiento institucional del Socio de Ejecución. Por esta razón, Conservación Internacional requiere realizar una evaluación financiera al Socio de Ejecución cuyo propósito es revisar el cumplimiento de políticas y procedimientos operativos del mismo, con la normativa legal contable y tributaria nacional, en el ámbito laboral y en los procesos de adquisiciones y adicionalmente desarrollar un Plan de Fortalecimiento en diversos temas como Planificación estratégica, organización y funciones, sistemas administrativo-contables, etc para fortalecer procesos administrativos e identificar oportunidades de mejora.

2. Objetivos

Objetivo General

La revisión proveerá un diagnóstico global de la gestión de proyectos del Socio de Ejecución, que incluye la gestión financiera revisando el flujo de fondos, personal, políticas y procedimientos de contrataciones y adquisiciones, políticas y procedimientos contables, auditoría interna, auditoría externa, planificación, monitoreo e informes del proyecto y sistemas de información.

Objetivos Específicos

El/la Consultor/a deberá realizar la evaluación de la capacidad de gestión financiera del Socio de Ejecución.

El/la consultor/a debe utilizar el cuestionario “Lista de Control para la Evaluación del Socio de Ejecución” (Anexo 1). Al llenar el formulario, el/la consultor/a también debe verificar la documentación que respalde las respuestas dadas y evaluar el sistema de control del Socio de Ejecución con igual énfasis en: (1) la efectividad del sistema al proveer a la Dirección información útil y oportuna para la adecuada gestión del proyecto; (2) la efectividad general del sistema de control interno para la protección de activos y recursos del Socio.

El/la consultor/a mantendría también reuniones de trabajo con el Socio de Ejecución, al menos al inicio para la inducción preliminar, y al final de la consultoría para revisión y aprobación de los productos.

El/la consultor/a deberá tener completo acceso en cualquier momento a todos los registros y documentos (libros contables, acuerdos legales, minutas de reuniones de comités, registros bancarios, facturas, contratos, etc.), así como a todos los/as funcionarios/as del Socio de Ejecución. A el/la consultor/a se le debe procurar acceso a bancos y depositarios, consultores, contratos y otras personas o empresas relacionadas con el socio. Si el/la consultor/a tuviese acceso restringido a cualquier registro, persona o ubicación durante el curso de la evaluación, esta restricción deberá estar claramente identificada en el reporte con sus respectivas razones.

3. Coordinación y Supervisión

Estará a cargo del Gerente de Operaciones del Proyecto Our Future Forests – Amazonia Verde en coordinación con el departamento de Operaciones de CI Ecuador.

4. Responsabilidades, actividades y Productos

El/la consultor/a deberá preparar un informe con lo siguiente: • Un resumen de la evaluación de la gestión y ejecución del proyecto del Socio de Ejecución. • Una descripción del Socio de Ejecución que incluya:

o La dirección física, números de teléfono, páginas web y direcciones generales de correo

electrónico. o La estructura general de gestión de la organización, habilidades organizacionales, experiencia y

experticia, que sean relevantes para las actividades que la organización llevará a cabo en el proyecto (adjuntar el cuadro organizacional, de ser posible, con los nombres de los responsables a cargo, para ilustrar la estructura y divisiones administrativas, incluyendo las áreas de administración y finanzas, por ejemplo, Tesorería/servicios de caja, contabilidad, recursos humanos, compras, etc.) Describir el tipo y calidad de supervisión de gestión (niveles de gestión intermedios y superiores) y del sistema de comunicación que opera en la organización (por favor limitar a 1 página)

o Recopilar la información para justificar en todos sus aspectos sustantivos la razonabilidad de los estados financieros del Socio Ejecutor, en lo que respecta desembolsos por concepto de IESS y SRI.

o Detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de actos y gastos que no se apeguen a la normativa tributaria ecuatoriana. Si tal evidencia existiera el/la consultor/a los debe reportar en el informe final.

o Verificar los procedimientos de gestión relativos a los pagos a la Seguridad Social y SRI por los contratos de personal y las adquisiciones. En particular, verificación del pago puntual de obligaciones tributarias e identificación de las falencias constatadas.

o Verificar si el Socio De Ejecución posee algún tipo de exención de impuestos (IVA) o acceso a devolución de IVA.

o Verificar las transacciones del Socio De Ejecución, en lo que respecta desembolsos por concepto de IESS y SRI, teniendo en cuenta:

a) Conformidad de las autorizaciones de gastos y validez de los comprobantes contables b) Exactitud aritmética de los documentos contables, de los comprobantes y de los estados

financieros c) Exactitud de los asientos contables. d) Estados financieros conforme a los libros y presentación de acuerdo con lo dispuesto por

la normativa interna del Socio De Ejecución de Ejecución.

o El control de funciones administrativas y financieras que se detallan a continuación e incluyendo en cada caso: (a) una identificación en el cuadro organizacional de cuál es la oficina responsable de la función; (b) el número de personal y naturaleza de los contratos del personal (permanente, temporal, trabajo ocasional); (c) descripción de los proyectos típicos, actividades y tareas que se llevan a cabo en cada área funcional, con la indicación de la duración/ciclo- frecuencia de tales proyectos, actividades y tareas. Por favor, también indicar si la función está agrupada con otras funciones en la Organización y la División/Oficina/Unidad que es responsable por el grupo de funciones. Si están disponibles, se deben adjuntar copias de los manuales de políticas y procedimientos. (Por favor limitar a 5 páginas) 1. PLANEACIÓN FINANCIERA/PRESUPUESTARIA 2. COMPRAS DE BIENES Y DE SERVICIOS 3. CONTRATACIÓN DE PERSONAL 4. CONTABILIDAD (Una descripción del sistema financiero, tecnología informática, y los

estándares aplicados como los Estándares Contables Internacionales. 5. INFORMES FINANCIEROS 6. RECIBO Y DESEMBOLSO DE FONDOS (aceptación/manejo de ingresos de caja,

contribuciones de donantes, liberación de pagos, emisión de instrucciones bancarias) 7. AUTORIZACIONES DE PAGO (certificación/aprobación de montos a terceras partes) 8. ROLES DE PAGO y CUADROS DE REGISTRO DE TIEMPO ASIGNADO A CADA PROYECTO (Por

favor describir cómo se determinan los salarios y honorarios y quién tiene autoridad para aprobarlos. Por favor describir cómo se calculan los salarios y honorarios (a personal, consultores y servicios ocasionales) y los cronogramas de pago, también determinar como se asignan las horas de trabajo del equipo técnico a los diferentes proyectos.

9. AUDITORÍA/INSPECCIÓN/MONITOREO Y EVALUACIÓN INTERNA (describir las políticas, procedimientos y prácticas claves de la organización, en caso de ausencia de política identificar dentro del plan de fortalecimiento los procesos a ser desarrollados)

10. AUDITORÍA EXTERNA (describir los procedimientos asignados para la contratación de

auditores actuales, tipo y cronograma de auditoría, tiempo en que los reportes de auditoría están disponibles)

11. INFORMES Y MONITOREO (describir el sistema de informes y monitoreo del progreso en lograr los resultados del proyecto)

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN • Una calificación general de riesgos (A-riesgo alto, S-riesgo significativo, M-riesgo moderado, B-

riesgo bajo) de la capacidad de ejecución del proyecto por parte del Socio de Ejecución, que incluya gestión basada en resultados, financiera y de contrataciones y adquisiciones.

• Calificaciones de riesgo para flujo de fondos, selección de personal, políticas y procedimientos contables, políticas y procedimientos de contrataciones y adquisiciones, auditorías internas, auditorías externas, informes y monitoreo y sistemas de información.

• Una descripción de cualquier debilidad específica de control interno que se identifique para la gestión del proyecto, incluida la gestión financiera.

• Cuestionario “Lista de Control para la Evaluación del Socio de Ejecución” (Anexo 1) completado • Recomendaciones para el monitoreo y actividades de aseguramiento para abordar o compensar las

debilidades en el corto plazo. • Recomendaciones presentadas en el formulario “Plan de Fortalecimiento del Socio” (Anexo 2) para

resolver/eliminar las debilidades identificadas incluyendo medidas de mejoramiento e implementación de sistemas.

• Revisión del cumplimiento de las normas nacionales para ONGs

Debe realizarse una reunión informativa sobre los resultados de la evaluación con el Socio de Ejecución, personal de CI.

Por lo tanto, se estiman dos productos:

1. Una versión borrador del informe con el alcance detallado arriba, que será discutido en primera instancia con CI y posteriormente con el Socio de Ejecución.

2. Una versión final del informe que incorpore los comentarios que surjan de las reuniones mencionadas en el literal anterior, así como el plan de Fortalecimiento del Socio final.

5. Perfil requerido

• Profesional en las áreas de Finanzas, Auditoría, Ingeniería Comercial o afines. • De tres a seis años de experiencia profesional relevante en auditoria y/o evaluación financiera,

preferentemente para la implementación de proyectos de desarrollo financiados por Cooperación Internacional.

• Experiencia previa en aplicación de estándares internacionales para auditorías. • La persona seleccionada deberá ser completamente imparcial e independiente de todos los

aspectos administrativos o de intereses financieros del Socio De Ejecución, Conservación Internacional o entidades directamente relacionadas con el proyecto.

• La persona seleccionada no debe, durante el periodo que dure la evaluación, ni durante la realización de la evaluación; estar empleado por el Socio De Ejecución o tener algún tipo de relación financiera o de negocios cercana con algún funcionario en la administración del Socio De Ejecución.

6. Tiempo de entrega de productos

El tiempo de entrega de los productos es de tres semanas a partir de la firma del contrato.

7. Presupuesto

La persona seleccionada firmará un contrato de servicios con CONSERVACION INTERNACIONAL

ECUADOR, que le permitirá percibir el honorario que se acordase, de la siguiente forma:

1. 40% contra entrega y aprobación por parte de Conservación Internacional del informe borrador.

2. 60% contra entrega y aprobación por parte de Conservación Internacional del informe final.

Anexo 1 Lista de Verificación para la Evaluación del Socio de Ejecución

Socio de Ejecución (SE): Fecha:

Resumen de riesgos relacionados con estándares fiduciarios y con la Capacidad de Gestión del Socio de Ejecución

Áreas sometidas a evaluación (ver páginas subsiguientes para preguntas por cada área que debe completarse y resumirse en esta tabla)

Evaluación de Riesgo

A S M B Comentarios

1. Socio de Ejecución

2. Flujo de Fondos

3. Personal

4. Contrataciones /Adquisiciones

5. Políticas y Procedimientos Contables

6. Auditoría Interna

7. Auditoría Externa

8. Informe y Monitoreo

9. Sistemas de Información

Riesgo Inherente (Enlistar asuntos mayores específicos identificados en la evaluación del Sistema de Gestión de Finanzas Públicas del país (Evaluación- Macro), o riesgos específicos relacionados con la naturaleza u operación del Socio de Ejecución.)

Evaluación de Riesgo General A S M B Encerrar en un círculo la evaluación del riesgo general para el proyecto FAO-GEF

A – Alto S – Significante M – Moderado B –Bajo

Área Temática Sí No N/A Revisión Observaciones/Comentarios

1. Socio de Ejecución (SE)

1.1 ¿El SE está legalmente registrado? Por favor indicar el estatus legal/registro de la entidad.


1.2 ¿El SE tiene requerimientos de reporte reglamentarios? Por favor, describir.

1.3 ¿El órgano rector del SE es independiente?

1.4 ¿La estructura organizacional es la adecuada para llevar a cabo el trabajo del proyecto?

Evaluación de Riesgo (Socio de Ejecución)

A

S

M

B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo

para el área temática 1

2. Flujo de Fondos

2.1 ¿Puede el SE recibir y transferir fondos?

2.2 ¿Los arreglos para la transferencia de fondos a la SE son satisfactorios?


2.3 ¿Hubo mayores problemas en el pasado en la recepción de fondos por parte del SE?

2.4 ¿Está claro cómo se hará la contribución en cofinanciamiento? Explicar cómo en comentarios

2.5 ¿La entidad tiene los mecanismos de informe y monitoreo necesarios para

supervisar el uso de los fondos?


Evaluación de Riesgo (Flujo de Fondos)

A

S

M



3. Personal

3.1 ¿El nivel y competencia del personal técnico es apropiado para las actividades y los productos a entregarse por el proyecto? Adjuntar

descripciones de trabajo y CV’s de personal técnico clave e indicar eventuales cargos técnicos clave que

aún no se ha contratado y la posible fecha de contratación.

3.2 ¿La estructura organizacional del departamento contable es apropiada para el nivel de volumen financiero? Adjuntar el cuadro organizacional.

3.3 ¿Es el nivel y competencia del personal apropiado para el nivel de volumen financiero?

Identificar el personal financiero y de contadores, incluir cargo,responsabilidades, antecedentes

académicos y experiencia profesional. Adjuntar descripción de funciones y CV’s del personal de

contabilidad clave.

3.4 ¿Las funciones financieras y contables del SE están cubiertos con personal adecuado?


3.5 ¿El personal financiero y contable están debidamente calificado y tiene suficiente experiencia?

3.6 ¿El personal financiero y contable está familiarizado con los procedimientos relacionados con

transferencias de fondos?

3.7¿Cuál es la duración de los contratos del personal financiero y contable? Indicar en observaciones/

comentarios cargos financieros y contables clave que aún no se ha contratado y la fecha estimada para su

contratación

3.8 ¿Existe alguna política de capacitación para el personal financiero y contable? Por favor, describir

Evaluación de Riesgo (Personal)

A

S

M



4. Contrataciones y Adquisiciones

General


4.1 ¿Los diferentes procesos de contratación y adquisición han sido establecidos y regulados en concordancia con la cantidad y complejidad del

contrato, ¿existe diferenciación de políticas según umbrales de adquisiciones?

4.2 Los procedimientos y responsabilidades asignadas al personal han sido claramente definidas en las

siguientes áreas: planeación de compras, preparación de licitaciones/términos de referencia y documentos

contractuales, publicación de anuncios para convocatorias de CVs/licitaciones (de ser necesario);

precalificación de proveedores/contratistas/consultores; recepción y

apertura de propuestas; análisis y evaluación de propuestas; selección y firma de contratos; ¿gestión

de contratos?

4.3 ¿Existe un sistema con procesos preestablecidos que sustente todas las actividades del proceso de

adquisición que se menciona arriba?


4.4 ¿Existe un sistema de archivo para toda la documentación que sustenta los procesos de

contratación y adquisición? )

Servicios de Consultores

4.5 ¿El Socio de Ejecución cumple con las políticas y procedimientos de transparencia y

competitividad en la contratación de consultorías, que incluye la preparación de Términos de Referencia,

convocatorias para CVs/propuestas, listas cortas, no objeciones, evaluación de un panel de revisión que no tenga conflictos de interés con los miembros del panel

y los candidatos para la consultoría?

Equipo


4.6 ¿Existen procesos transparentes para adquirir un equipo que permiten licitaciones justas y públicas entre

al menos 3 potenciales proveedores?

4.7 ¿Existe un panel de revisión de licitaciones con miembros que no tienen conexiones, vínculos o

intereses financieros con potenciales proveedores?

4.8 ¿Se da preferencia al proveedor que ofrece un menor costo?

4.9 ¿El equipo, incluyendo vehículos, se mantienen bajo una custodia segura y en concordancia con los manuales de mantenimiento de los proveedores?

4.10 ¿El personal, independientemente del registro y administración del equipo, realiza verificaciones periódicas de la existencia física de los equipos

adquiridos?

Evaluación de Riesgo (Compras/Adquisiciones)

A

S

M





5.1 ¿El SE posee un sistema contable que permite el correcto registro de transacciones financieras

que incluye la asignación de gastos en concordancia con los componentes y productos respectivos,

categorías de desembolsos y fuentes de financiamiento? ¿El personal financiero está

debidamente capacitado para manejar el sistema contable?

5.2 ¿Mecanismos de control están implementados en relación a la preparación y aprobación de transacciones que aseguran que las transacciones se realicen y estén

explicadas apropiadamente?

5.3 ¿El cuadro de cuentas está adecuado para reportar actividades y categorías de desembolso?

5.4 ¿Las asignaciones de costos a las diferentes fuentes de financiamiento se realizan correctamente y en

concordancia con acuerdos establecidos?

5.5 ¿El libro Mayor y libros auxiliares están conciliados y en balance general?


5.6 ¿Toda la contabilidad y documentos de respaldo se almacenan de forma permanente en un sistema definido que permite el fácil acceso a usuarios

autorizados?

Separación de Funciones

5.7 ¿Las siguientes responsabilidades las ejecutan diferentes unidades o personas: (a) autorización para

ejecutar una transacción; (b) registro de una transacción; (c) custodia de los activos involucrados en

una transacción?

5.8 ¿Las funciones de pedido, recepción, contabilización y pago por bienes y servicios están

separadas apropiadamente?

5.9 ¿Las conciliaciones bancarias las prepara alguien aparte de las personas que aprueban los pagos?

Sistema Presupuestario

5.10 ¿Los presupuestos establecen objetivos físicos y financieros?


5.11 ¿Los presupuestos anuales se preparan para todas las actividades significativas con suficiente detalle para

proveer una herramienta útil para monitorear el desempeño subsiguiente?

5.12 ¿Los gastos actuales se comparan con el presupuesto con relativa frecuencia, así como las

explicaciones que se requieran están registrados para variaciones significativas del presupuesto?

5.13 ¿Se requieren aprobaciones de las variaciones del presupuesto antes o después de un evento?

5.14 ¿Quién es responsable de la preparación y aprobación de presupuestos anuales?

5.15 ¿Existen procedimientos establecidos para planificar actividades, recolectar información de las unidades a cargo de los diferentes componentes y de

preparar los presupuestos anuales?

5.16 ¿Los planes y presupuestos para las actividades son realistas, basados en supuestos válidos y

desarrollados por individuos informados?


Pagos

5.17 La tramitación de facturas incluye: • ¿Copias de órdenes de compra y actas de recepción

que se obtienen directamente de los departamentos emisores?

• ¿Comparación de cantidades, precios y condiciones con aquellas que se indican en la orden de compra y

las registradas de los bienes efectivamente recibidos?

• ¿Comparación de cantidades con las indicadas en las actas de recepción?

• ¿Revisión para comprobar la exactitud de los cálculos?

5.18 ¿Existen controles para la preparación de pagos y se autorizan apropiadamente cambios que se deban

hacer en el mismo?

Políticas y Procedimientos

5.19 Describa la base de la contabilidad (por ejemplo, dinero en efectivo, valores devengados)?


5.20 ¿Se siguen las Normas de Contabilidad Aceptadas Internacionalmente? De ser así, ¿cuáles?

5.21 ¿La SE posee un manual de políticas y procedimientos para guiar actividades y asegurar la

rendición de cuentas del personal?

5.22 ¿Las políticas y procedimientos escritos cubren todas las actividades financieras y administrativas

rutinarias? ¿Se tiene acceso a ellas?

5.23 ¿Las políticas y procedimientos definen claramente lo que es conflicto de intereses y

transacciones entre las partes vinculadas (reales y aparentes) y provee salvaguardas para proteger a la

organización de las mismas?

Dinero en efectivo y Bancos


5.24 Indicar en observaciones/comentarios los nombres y posiciones de los signatarios autorizados de

las cuentas bancarias.

5.25 ¿El SE mantiene una actualización adecuada del libro de efectivo con el registro de cobros y pagos?

5.26 ¿Existen controles para la recopilación, depósito oportuno y registro de pagos en cada localización?

5.27 ¿El dinero en banco y dinero en efectivo se concilia cada mes?

5.28 ¿Todos los ítems inusuales que se revisan en la conciliación bancaria son aprobados por el/la oficial

responsable?

5.29 ¿Los recibos se depositan oportunamente?

Salvaguardas de los Activos

5.30 ¿Existe un sistema con salvaguardas adecuadas para proteger los activos del fraude, despilfarro y

abuso?


5.31 ¿Los registros auxiliares de activos fijos y existencias están actualizados y conciliados en cuentas

de control?

5.32 ¿Existen inventarios físicos periódicos de los activos fijos y existencias?

5.33 ¿Los activos están suficientemente cubiertos por pólizas de seguros?

Otras Oficinas o Entidades

5.34 ¿Existen oficinas regionales y locales del SE que participan en la implementación del proyecto?

5.35 ¿El SE ha establecido controles y procedimientos para el flujo de fondos, información financiera,

rendición de cuentas y auditorías con relación a estas otras oficinas o entidades? Por favor describir el

proceso de aprobación

5.36 ¿La información entre las distintas oficinas/agencias fluye de forma precisa y oportuna?

5.37 ¿Se realizan conciliaciones periódicas entre las distintas oficinas/agencias?


Otros

5.38 ¿El SE ha informado a empleados, beneficiarios y otros destinatarios, a quién reportar si sospechan de

fraude, despilfarro o mal uso de los recursos o propiedades?

Evaluación de Riesgo (Políticas y Procedimientos Contables)

A

S

M




6.1 ¿El EP tiene un departamento de auditoría interna?

6.2 ¿Cuáles son las cualificaciones y experiencia del personal del departamento de auditoría?

6.3 ¿El auditor interno es lo suficientemente independiente para realizar evaluaciones críticas? ¿A

quién reporta el auditor interno?

6.4 ¿El departamento de auditoría interna incluiría las actividades financiadas por el proyecto FAO-GEF en su

plan de trabajo?

6.5 ¿Se toman acciones frente a los resultados encontrados por la auditoría interna?


Evaluación de Riesgo (Auditoría Interna)

A

S

M




7.1 ¿Los estados financieros anuales de la entidad se auditan con regularidad por un auditor independiente?

¿Quién es el auditor?

7.2 ¿Existen retrasos en la auditoria de la SE? ¿Cuándo se emiten los reportes de auditoría?

7.3 ¿La auditoría de la SE se conduce según las Normas Internacionales de Auditoría?

7.4 ¿Han sobresalido temas relacionados con la rendición de cuentas en los reportes de auditoría de los

últimos 3 años?

7.5 ¿Existen recomendaciones realizadas por los auditores previos en informes de auditoría o cartas dla Dirección que aún no se hayan implementado?


7.7 ¿El SE ha preparado planes de auditoría?

Evaluación de Riesgo (Auditoría Externa)

A

S

M



8. Planificación, Informes y Monitoreo

8.1 ¿Los Planes Operativos Anuales (POAs) se preparan en consulta con todos los socios del proyecto y se basan en metas para los resultados y productos del

Marco Lógico/de Resultados del proyecto que incluya: actividades y presupuesto necesario para alcanzar las metas, ilustración esquemática del orden y cronología

para la implementación de las actividades, clara distribución de responsabilidades para la coordinación

y ejecución de actividades, riesgos y medidas de mitigación para la implementación exitosa de los POA?

8.2 ¿Existen procedimientos claros para la justificación y modificación de los POA que incluyan la no objeción

de del donante?


8.3 ¿La entidad cuenta con un sistema de monitoreo de indicadores para los resultados y productos del

proyecto tal como se establecen en el marco lógico/de resultados del proyecto y en el POA?

8.4 ¿Los formatos y procedimientos de informes se han establecido con los partes terceros subcontratados cuales aseguran formes de progreso de ejecución del

proyecto semestrales y anuales que comparen productos con las metas anuales del POA?

8.5 ¿Los informes de progreso se preparan de forma oportuna?

8.6 ¿Existen procedimientos que aseguran ajustes en la ejecución del proyecto en caso de que se requieran según la Planificación Anual Operativa y los informes de progreso del proyecto?

8.7 ¿Con qué frecuencia se preparan los estados financieros? ¿Se los prepara oportunamente para una

adecuada toma de decisiones?


8.8 ¿El sistema de informe tiene la capacidad de vincular la información financiera con el progreso físico

de la implementación de los POAs? ¿Si se utilizan sistemas separados para recopilar y compilar la

información física, qué controles están establecidos para reducir el riesgo de que los datos físicos no estén

sincronizados con los datos financieros?

8.9 ¿El SE tiene establecidas responsabilidades de informes de gestión financiera que especifiquen qué informes se deben preparar, qué deben contener, y

cómo se les deben utilizar?

8.10 ¿Los informes de gestión financiera y de progreso en la implementación del proyecto son utilizados por

la Dirección?

8.11 ¿Los informes financieros comparan gastos actuales con las asignaciones presupuestadas y

programadas?

8.12 ¿Los informes financieros son preparados por sistemas de gestión automatizados o son preparados

por hojas de cálculo o por otros medios?


Evaluación de Riesgo(Monitoreo y Reporte)

A

S

M




9.1 ¿El sistema de gestión financiera es computarizado?

9.2 ¿El sistema puede producir los informes financieras requeridos por el proyecto por componentes y

por productos?

9.3 ¿El sistema de gestión de organización y procesamiento guarda la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de información?

Evaluación de Riesgo (Sistemas de Información)

A

S

M



Anexo 2 Plan de Fortalecimiento del Socio

(La tabla siguiente debe incluir solamente las áreas donde se hayan identificado riesgos en la lista de verificación anterior)

Riesgos Identificados Causas (razón específica por la que el Socio de Ejecución no

cumple este requisito)

Impactos (¿cuáles son los

potenciales impactos en el

proyecto y el nivel de riesgo?)

Medidas de mitigación y acciones correctivas

(a ser tomadas antes de la firma del Acuerdo Ejecución con la FAO o durante el arranque

del proyecto. Por favor especificar las fechas de reporte a FAO para el cumplimiento de

estas acciones)

1. Socio de Ejecución

2. Flujo de Fondos

3. Personal

4. Contrataciones y Adquisiciones




8. Planificación, Informes y Monitoreo


10. Políticas exigidas por donante: Conflicto de interés, Registro de

tiempo, otros

formato para términos de referencia conservación

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