formation tableau de bord excel
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Formation conception du tableau de bord avec Excel de Microsoft. Voir aussi la version Youtube sur http://www.youtube.com/user/Nodesway/TRANSCRIPT
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Le tableau de bord de la société Nivelma
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Le tableau de bord avec Excel ®
L’essentiel du tableau de bord avec Microsoft Excel
Formation Nodesway
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La vidéo est disponible sur : http://www.youtube.com/user/Nodesway/ Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp
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On commence toujours par la conception !
! Le tableau de bord de « Nivelma » ouvrant cette séquence vidéo est le fruit du déroulement d’une démarche complète privilégiant… ! …les exigences stratégiques… ! …les besoins des utilisateurs… ! …et les réalités du terrain.
! Il correspond aux attentes des décideurs, il est donc opérationnel.
! Il n’existe pas d’autre moyen de réaliser un instrument de pilotage utile, utilisable et utilisé.
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Un instrument de progrès
! Un tableau de bord est un instrument de progrès.
! C’est un outil indispensable pour une démarche d’amélioration continue.
! Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se doit de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
! C’est aujourd’hui une garantie de survie.
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! On commence toujours un tableau de bord par la phase de conception !
! Seulement ensuite on le réalise…
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Comment faire ?
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Insistons sur ce point essentiel…
! Le tableau de bord de « Nivelma » ouvrant cette séquence vidéo est le fruit du déroulement d’une démarche complète privilégiant… ! …les exigences stratégiques… ! …les besoins des utilisateurs… ! …et les réalités du terrain.
! Il correspond aux attentes des décideurs, il est donc opérationnel.
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Insistons sur ce point essentiel…
! Il n’existe pas d’autre moyen de réaliser un instrument de pilotage utile, utilisable et utilisé.
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Concevoir… avant de réaliser !
! Aussi, un tableau de bord n’est pas un assemblage d’indicateurs piochés ici ou là.
! Il doit être conçu avant d’être réalisé.
! Autrement dit, on identifie précisément les besoins avant de se lancer à corps perdu dans la réalisation de l’outil.
! Ça tombe sous le sens ?
! Au vue du nombre de projets où l’on commence directement par réaliser l’outil, il faut croire que non, ça ne tombe pas sous le sens.
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Phase de conception
! La conception du tableau de bord se déroule ici en 5 temps majeurs.
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Une démarche de conception en 5 temps et 15 outils
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord
5 • Structurer le tableau de bord
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Concevoir avant de réaliser
! Ces 5 temps sont incontournables…
! …Même pour concevoir le tableau de bord d’une petite Pme, d’une TPE ou celui de l’indépendant malin qui a tout compris au pilotage...
! …On utilisera la même démarche pour concevoir le tableau de bord d’un service spécifique (RH, qualité, marketing…) ou pour piloter un projet aussi complexe soit-‐il.
! Á noter, la démarche est généralement appréciée des contrôleurs de gestion qui, eux, ont tout compris au pilotage d’activité.
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Concevoir avant de réaliser
! Développons ensemble la première étape et les cinq outils associés…
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Une démarche de conception en 5 temps
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord
5 • Structurer le tableau de bord
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Une démarche de conception en 5 temps
! Commençons par le début, c’est-‐à-‐dire par fixer la direction à suivre…
! Temps 1 Sélectionner les axes de progrès ! Autrement dit, définir les orientations de développement
les plus opportunes. ! C’est cette démarche d’amélioration, une fois choisie, qu’il
s’agit d’implanter et d’équiper d’un système de mesure de la performance.
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1 Sélectionner les axes de progrès
! Chaque entreprise est unique ! Elle a ses propres clients, ses produits, ses
compétences et… ses concurrents.
! Les voies de progrès sont donc personnelles ! Qu’il s’agisse de résister à la concurrence, ! de mieux fidéliser ses clients, ! de conquérir de nouveaux marchés, ! de s’adapter (ou d’anticiper) les attentes des clients, ! il importe de consulter largement dans l’entreprise et de
sélectionner les axes de progrès qui semblent les plus opportuns.
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1 Sélectionner les axes de progrès ! Pour réaliser au mieux cette phase stratégique, il est
nécessaire de maîtriser les 5 outils suivants :
Étape
1
Outil 1
Outil 2
Outil 3
Outil 4
Outil 5
1 Identifier les principales sources de revenus
2 Situer l’entreprise sur son marché
3 Évaluer les attentes des clients
4 Repérer les principaux leviers
5 Évaluer et choisir les axes de projet
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Outil nº1 Identifier les principales sources de revenus
! Avant de fixer la direction à suivre, encore faut-‐il
savoir d’où l’on part, mieux se connaître en quelque sorte.
! Pour réaliser efficacement cette indispensable phase initiale, il est hautement recommandé de consulter très largement dans l’entreprise, et d’inviter tout aussi largement à la participation.
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Outil nº1 Identifier les principales sources de revenus
! Qui sont les clients à la plus forte rentabilité ?
! Connaître et faire connaître les principaux clients
! Quels sont leurs produits favoris ? ! Ils sont prioritaires pour toutes les actions de
fidélisation
! Quels sont les produits les plus rentables ? ! Connaître et faire connaître les produits phares
! Qui sont les clients méritant une attention particulière ? ! Connaître et faire connaître les clients à fort potentiel
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Outil nº1 Identifier les principales sources de revenus
! Un outil classique : la matrice du BCG
! C’est un bon outil de communication interne
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Outil nº1 Identifier les principales sources de revenus
! Mieux connaître ses clients pour orienter les actions de fidélisation
! C’est aussi un bon outil de communication interne
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Outil nº2 Situer l’entreprise sur son marché
! Maintenant que l’on connaît un peu mieux l’entreprise, c’est le moment de se positionner sur le marché, et de se comparer à la concurrence réelle et potentielle.
! Défaut des entreprises et surtout des PME : ! elles sont trop introverties ! elles ne connaissent pas leur marché ! seuls les commerciaux en ont une appréciation, mais bien
trop partielle ! c’est pour cela que la démarche doit impliquer le maximum
d’acteurs de l’entreprise
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Outil nº2 Situer l’entreprise sur son marché
! Positionner les produits phares vis-‐à-‐vis de la concurrence ! Connaître et faire connaître ses rapports à la concurrence
! Identifier les perspectives de croissance ! Connaître et faire connaître les potentialités du marché
! Analyser les opportunités ! Étudier en équipe les actions d’amélioration possibles
! Analyser les menaces potentielles ! Connaître et faire connaître les possibilités de croissance des
concurrents
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Outil nº:2 Situer l’entreprise sur son marché
! Positionner les produits phares vis-‐à-‐vis de la concurrence ! Comparaison des produits selon la part de marché et le
potentiel de croissance ! C’est un outil de travail en équipe
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Outil nº3 Évaluer les attentes des clients
! L’entreprise ne vit que de ses clients
! Autant bien les connaître ! Écouter ce qu’ils pensent de nous et de
nos produits ! Saisir leurs attentes ! Décoder leur échelle de valeur
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Outil nº3 Évaluer les attentes des clients
! Recueillir les avis et points de vue des clients sur l’entreprise et ses produits ! Préparer et déployer un questionnaire de satisfaction
client
! Identifier les attentes des clients ! Utiliser une table de critères comme crible
! Décoder l’échelle de valeur des clients ! Mieux comprendre ce qui est important au sens des
clients
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Outil nº4 Repérer les principaux leviers
! Identifier les forces et faiblesses de l’entreprise ! La qualité de cette étude est directement dépendante
du nombre de ses participants.
! Mettre en évidence les facteurs de succès ! Ce n’est pas la poignée de dirigeants qui déroulent
seuls ce point.
! Mettre en évidence les faiblesses à combattre ! De même, il importe de consulter et de fédérer les
points de vue.
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Outil nº4 Repérer les principaux leviers
! Classiquement, on utilise une matrice SWOT
! Un outil à manipuler avec précaution. Il doit être personnalisé. Voir la page suivante…
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Outil nº4 Repérer les principaux leviers ! Exemple de diagramme : évaluation des forces et
faiblesses
! C’est aussi un instrument de communication qui mérite d’être rapporté à ce que l’on sait des principaux concurrents.
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![Page 29: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/29.jpg)
Outil nº5 Évaluer et choisir les axes de Progrès
! Évaluer et choisir les axes de Progrès ! Ce cinquième outil exploite les résultats produits par
les quatre outils précédents. ! Pour bien apprécier la pertinence des axes les plus
opportuns, il est indispensable de bien estimer les coûts prévisionnels et les délais de rentabilité des investissements.
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Une bonne part du travail
! Arrivé à ce stade, une bonne part du travail est déjà réalisée
! On se connaît mieux
! On cerne les attentes des clients
! On connaît les concurrents
! On sait se positionner sur le marché
! On sait aussi ce qu’il faut développer pour réussir
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![Page 31: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/31.jpg)
Eh dites… le tableau de bord, on le réalise quand ?
! Patientez encore un peu , nous ne sommes pas prêts.
! Maintenant que l’on sait où l’on va, voyons quels sont les acteurs de l’entreprise concernés.
! Ce sont eux qui seront équipés d’un tableau de bord pour mesurer et donc guider leurs progressions selon les directions fixées.
! C’est là l’objet de la seconde étape.
! (on va aller un peu plus vite pour dérouler les 4 étapes suivantes)
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Une démarche de conception en 5 temps
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord
5 • Structurer le tableau de bord
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Une démarche de conception en 5 temps
! 2 Déterminer les points d’intervention ! Tous les processus ne sont pas concernés par la démarche
engagée. Il importe d’identifier les activités et les processus concernés , ils sont alors « critiques ».
! On utilisera l’outil nº6 pour identifier les activités et les processus critiques.
! En conclusion, on disposera d’une cartographie précise des processus et des activités concernés par le projet d’amélioration.
! On connaît maintenant les acteurs clés du projet, on poursuit avec eux le travail de conception.
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Outil nº6 Identifier les activités et les processus critiques
! Le rôle de cet outil :
! Identifier le plus exhaustivement possible les processus et les activités impliqués dans la démarche de progrès.
! Comment faire ?
! Réaliser la cartographie des processus.
! Identifier les acteurs clés.
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Une démarche de conception en 5 temps
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord
5 • Structurer le tableau de bord
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Une démarche de conception en 5 temps
! 3 Sélectionner les objectifs des décideurs ! Chaque décideur, ou équipe de décideurs concernée par la
démarche, se doit de fixer ses propres objectifs de progrès. ! Les objectifs fixent la direction à suivre et matérialisent
l’apport de chacun et de chaque équipe au processus d’amélioration continue.
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![Page 37: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/37.jpg)
3. Sélectionner les objectifs des décideurs
! L’étape de choix des objectifs est la plus délicate du projet. ! Il s’agit de choisir des objectifs réalisables, ! que l’on a envie de réaliser, ! et qui contribuent à la finalité globale. ! Pour cela, nous allons utiliser 3 outils.
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![Page 38: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/38.jpg)
3. Sélectionner les objectifs des décideurs ! Pour réaliser au mieux cette phase d’identification, il
est nécessaire de maîtriser les 3 outils suivants :
Etape 1
Outil 7
Outil 8
Outil 9
7 Choisir les objectifs
8 Mesurer les risques 9 Élaborer les plans d’action
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Les outils 7, 8 et 9
! Outil nº7 Une méthode pour choisir en équipe les objectifs les plus adéquats
! Outil nº8 Une méthode d’analyse de risques pour anticiper et ainsi mieux se préparer
! Outil nº9 Une aide à la préparation des plans d’actions ! Pas de place pour les velléitaires ! ! Chaque action et chaque responsable seront
parfaitement identifiés… ! ...tout comme les moyens nécessaires, les délais,
les dépendances et les résultats attendus. ©Nodesway © Alain Fernandez
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Une démarche de conception en 5 temps
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs
5 • Structurer le tableau de bord
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Une démarche de conception en 5 temps
! 4 Sélectionner les indicateurs du tableau de bord ! Le choix des indicateurs n’intervient que maintenant. ! Les indicateurs sont les « passeurs de sens » ! Pour que le tableau de bord soit un véritable assistant du
décideur, il faudra … ! …se méfier des conseilleurs externes… ! …éviter les listes d’indicateurs types. ! L’outil 10 présente une méthode pour choisir les indicateurs
pertinents.
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![Page 42: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/42.jpg)
! Outil nº10 Une méthode pour choisir les indicateurs de performance conformément aux besoins précis
! Outil nº11 Présenter les indicateurs sur le poste le travail ! Les types de présentation ne sont pas
interchangeables : courbes, radars, histogrammes, sparklines n’ont pas du tout le même rôle.
! Le type de présentation est directement dépendant de la nature de l’information à communiquer et du sens porté par ladite information.
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Les outils 10 et 11
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Une démarche de conception en 5 temps
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1 • Sélectionner les axes de progrès
2 • Déterminer les points d’intervention
3 • Sélectionner les objectifs du décideur
4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord
5 • Structurer le tableau de bord
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![Page 44: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/44.jpg)
! 7 conseils ergonomiques ① Respecter la structure de l’information ② Choisir et concentrer l’information ③ Se focaliser sur l’information essentielle ④ Eliminer le bruit ⑤ Faciliter le passage du sens ⑥ Choisir le bon graphique ⑦ Assurer la cohérence du tableau de bord
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Outil nº12 Adopter les principes ergonomiques
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Le tableau de bord d’un seul coup d’oeil
! Temps 5 Structurer le tableau de bord ! Un tableau de bord est structuré. Les indicateurs sont
organisés de manière à mieux faire passer le sens. ! Pour ne pas fausser l’information, les indicateurs sont
équilibrés. ! Un tableau de bord est suffisamment bien conçu et bien
équilibré s’il ne suffit que d’un seul coup d’oeil pour prendre connaissance de la situation.
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![Page 46: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/46.jpg)
Le tableau de bord de la société Nivelma
Accélération des temps de traitement
Développement du marché Fonctionnement
courant
![Page 47: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/47.jpg)
De la conception à la réalisation
! Nous sommes maintenant fin prêts pour réaliser le tableau de bord.
! On utilisera Excel de Microsoft, un outil aux multiples possibilités, bien suffisant pour réaliser un véritable instrument de pilotage et d’aide à la décision, tel que nous l’avons conçu.
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![Page 48: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/48.jpg)
Recommandations de réalisation
! Un tableau de bord doit être « SIMPLE ».
! Les « bricolos » Excel ne manquent pas. Adeptes des programmes « read only », ils réalisent des « gadgets » tellement tarabiscotés que personne d’autre ne peut ensuite les corriger.
! On évitera de toutes façons tous les gadgets…
! …de toute façon, ils ne sont jamais bien utiles.
! On intègrera uniquement les modules dont on comprend le rôle, l’usage et le fonctionnement.
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Recommandations de réalisation
! Il est en effet préférable de réaliser son tableau de bord « soi-‐même », quitte à se faire aider par quelqu’un d’un peu plus expérimenté.
! Faire soi-‐même son tableau de bord, c’est gagner son autonomie.
! On peut l’adapter et le modifier dès que le besoin se fait sentir.
! Plus besoin d’attendre le bon plaisir des « experts ».
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Recommandations de réalisation
! C’est là l’objet de la deuxième partie du livre de référence qui ne présente que des outils réalisables sans trop d’efforts.
! Voir l’exemple fourni ci-‐après…
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Le tableau de bord de la société Nivelma
![Page 52: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/52.jpg)
Le livre de référence…
Méthode complète et mise en pratique en pratique avec Microsoft Excel
Editions Eyrolles 2013 4ème édition 250 pages 20,90 Euros http://www.tableau-‐de-‐bord.org
L’essentiel du tableau de bord
Interactif
http://tb2.eu/n
Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp
![Page 53: Formation tableau de bord Excel](https://reader037.vdocuments.site/reader037/viewer/2022102705/547b6051b4af9f2a328b45bc/html5/thumbnails/53.jpg)
Un livre guide ! Ce livre vous guide pas à pas pour réaliser un tableau de
bord tout à fait en phase avec vos attentes.
! La première partie décrit les 5 étapes et les 15 outils pour concevoir le tableau de bord.
! La seconde partie décrit les 5 temps et les 15 fiches pratiques pour réaliser soi-‐même le tableau de bord avec Excel ® .
! Tous les exemples, dont le tableau de bord Nivelma, sont à télécharger gratuitement pour les lecteurs du livre.
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Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp
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Bonne lecture…
Merci de votre attention
Alain Fernandez
! http://www.tableau-‐de-‐bord.org
! http://tb2.eu/e
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Á propos de l’auteur ! Au cours de sa carrière, Alain Fernandez a formé
plusieurs centaines de managers, consultants et chefs de projet et a enseigné en France et à l'étranger. Consultant, expert et formateur international, spécialiste du déploiement de projets IT, il a conçu et réalisé maints systèmes décisionnels et tableaux de bord de pilotage, en utilisant la méthode GIMSI(r) développée dans ce livre (Les nouveaux tableaux de bord des managers).
! Bibliographie www.alain-‐fernandez.info
Cette présentation est sous copyright : © Alain Fernandez & © Eyrolles