fondo nacional desarrollo regional 11nopta · 2020. 4. 21. · las firmas corresponden a la...

FONDO NACIONAL DESARROLLO REGIONAL

"11NOPT"A

Fondo Nacional de Desarrollo Regional

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA RE-SOA

Abril 2014

La Paz - Bolivia

ELABORADO POR: FONDO NACIONAL DE DESARROLLO REGIONAL -- FNDR

e e e e •

Isabel Mamani/FNDR Para fondo

Asunto Difusión de Documentos Nomativos e • El Departamento de Planificación y Gestión dependiente de la Gerencia de Gestión y Sistemas,

• comunica que se han actualizado los siguientes documentos:

e • • REGLAMENTO OPERATIVO PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO RECURSOS

PROPIOS ACCESOS SEGUROS PARA VIVIR BIEN • • REGLAMENTO OPERATIVO PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO FONDO VIAL • • REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA • RE-SOA

• • REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE

• OPERACIONES RE-SPO

e

• Los cuales han sido validados y aprobados por las instancias correspondientes.

e e

Los documentos pueden ser encontrados en la estructura documentaria en formato PDF en la

INTRANET del FNDR, ingresando a la siguiente dirección: http://desanet/fndr . e • Atentamente,

e • Departamento de Planificación y Gestión

•

•

•

•

•

•

e e e • e e e e e e e e e e

e 05/09/2014 04:56 p.m. cc

e cc.

tel

TIvT Folio Nacional de Desirroilo Fgioaal

ACTA DE DIFUSION

REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA RE-SOA

No. 012/14

En la ciudad de La Paz del día 18 de agosto de 2014, se procedió a entregar al Departamento de Planificación y Gestión, el documento: "REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA RE-SOA", aprobado mediante Resolución del Comité Ejecutivo N° CE-037/2014 del 14 de agosto de 2014, para su difusión.

In ario Rivero Salazar Jefe 6 pto de Planificación y Gestión

Adj. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (RE-SOA)

Página 1 de 1 Fecha 18/08/2014

. Mae a lena Angeleri irec • r- Ejecutiva a.i.

Ar Lic.niel Mena F nco Gerente de Fina zas

erente de Ge '°on y Sistemas

• e e •• e • e • • • • • • • La Dirección Ejecutiva y las Gerencias deben: e • • Aplicar el documento: "REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE • ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA RE-SOA", dando a conocer su contenido

• a todos los servidores públicos en el ámbito de su competencia.

• • • • • • • •

-45141 Ing ergio— onte Copa G ente de Operac nes

• Coordinar con el Departamento de Planificación y Gestión dependiente de la Gerencia de Gestión y Sistemas, aquellos cambios u observaciones surgidos durante su implantación.

Este documento puede ser encontrado en la Intranet Institucional.

• • • • • • • • • • • • • • • • • • •

ler NAV Fondo Nacional de Desarrollo Regional

COMITÉ EJECUTIVO RESOLUCIÓN No. CE-03712014 La Paz, 14 de agosto de 2014

ASUNTO: REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (RE-SOA)

VISTOS Y CONSIDERANDO:

Que, la Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011 en su Disposición Transitoria Única, otorga ATRIBUCIONES al Director Ejecutivo del FNDR y del FPS, señalando que, "En tanto el árgano Ejecutivo emita la reglamentación a la presente Ley, las atribuciones administrativas, financieras y presupuestarias del Fondo Nacional de Desarrollo Regional — FNDR y el Fondo Nacional de Inversión Productiva y social — FPS, serán aprobadas por el Director Ejecutivo de cada entidad". En el marco de esta disposición legal, el Director (a) Ejecutivo (a) del FNDR, es la instancia máxima resolutiva del FNDR.

Que, en este contexto, la Resolución Ejecutiva DE-MAB-0005-RES/12 de fecha 11 de enero de 2012 emitida por la MAE del FNDR resuelve en su Artículo Primero: "En el marco de lo dispuesto por la Ley N° 218, mantener plenamente vigente en todos sus alcances y efectos, todos los instrumentos internos que rigen a la actividad propia de la institución, los cuales involucran, estatutos, reglamentos, manuales institucionales y funcionales del Fondo Nacional de Desarrollo Regional, activos a la fecha de publicación de la precitada disposición legal, en tanto el Órgano Ejecutivo emita la reglamentación pertinente, por lo que para los fines operativos institucionales se deberá omitir todas aquellas partes en las cuales se hace referencia al Directorio Único de Fondos-DUF, extinguido a la fecha", Para tal efecto se colige, que se encuentra vigente el Estatuto Orgánico del Fondo Nacional de Desarrollo Regional, donde se establecen las instancias de coordinación y decisión de la institución.

Que, la formulación de los instrumentos normativos que regulan el funcionamiento del FNDR, en aplicación a las normas contenidas en la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental (SAFCO), requieren para su implantación y desarrollo de sistemas de información, el mejoramiento permanente en los proCesos y procedimientos necesarios para agilizar las operaciones relacionadas a la misión institucional.

Que, mediante Resolución de Comité Ejecutivo No. CE-040/2010 de fecha 5 de julio de 2010, se aprobó el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA) vigente, como instrumento normativo de la institución.

Que, el Sistema de Organización Administrativa SOA, es un sistema administrativo diseñado para proporcionar los elementos esenciales de organización, ya sea integral o parcial a través de tres procesos básicos: i) Análisis Organizacional; ii) Diseño Organizacional; y iii) Implantación del Diseño Organizacional.

Que, el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA), tiene por objeto establecer la normativa específica para la implantación del Sistema en el Fondo Nacional de Desarrollo Regional (FNDR), disponiendo la realización de los procesos para el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional, los encargados de estos procesos y los periodos de su realización.

Página 1 de 3

Fnodo Nacional de Deparrollo Regional

Que, el presente Reglamento Específico es de cumplimiento obligatorio para tedos los servidores públicos sin distinción alguna de jerarquías y para todas las áreas y unidades funcionales del FNDR, responsables de la implementación y aplicación del SOA.

e • • e e • e •

• Que, mediante nota DE-GGS-PG-ECM-1934-CAR/14, el FNDR remitió al Ministerio de • Economía y Finanzas Públicas el Reglamento Especifico del Sistema de Organización

• Administrativa (RE-SOA), para su compatibilización correspondiente.

• Que, al respecto, el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas a través de la Dirección • General de Normas de Gestión Pública, comunica al FNDR mediante Nota Interna CITE:

MEFPNPCF/DGNGP/UNPE N°1090/2014, que el Reglamento Específico del Sistema de • Organización Administrativa (RE-SOA) es compatible con las Normas Básicas del Sistema • de Organización Administrativa.

• Que, el Informe Técnico GGS-PG-CRS-0176-INF/14 emitido por el Departamento de • Planificación y Gestión, luego de desarrollar el análisis técnico respectivo concluye

• manifestando que, se ha cumplido con el procedimiento de actualización plasmado en el

• Manual Metodológico de Elaboración y Aprobación de Reglamentos.

• Que, el Informe Legal CITE: DE-AL-PFM-0145-INF/14 emitido por el Departamento de

• Asesoría Legal, luego de desarrollar el análisis jurídico respectivo concluye que: "De lo expuesto en los antecedentes y el análisis vertido, se establece que los Reglamentos Específicos

• SPO versión - 5 y SOA en su versión - 4, son plenamente viables considerando que no incurren en

• ninguna contravención a la normativa legal, no existiendo al efecto observación legal alguna".

• Que, mediante Nota Interna CITE: GGS-PG-ECM-0604-NOT/14, el Departamento de • Planificación y Gestión a través de la Gerencia de Gestión y Sistemas solicitan la

consideración por parte del Comité Ejecutivo de las modificaciones realizadas al Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa.

41 •

POR TANTO:

• EL COMITÉ EJECUTIVO DEL FNDR EN PLENO USO DE SUS ATRIBUCIONES:

•

• RESUELVE:

• PRIMERO.- Aprobar el Reglamento Especifico del Sistema de Organización Administrativa

• (RE-SOA), Cuarta Versión (V-4), en sus cuatro (IV) Capítulos y cuarenta y dos (42) Artículos.

• SEGUNDO.- En virtud a la aprobación del documento precedentemente mencionado, se

• deja sin efecto la Resolución de Comité Ejecutivo No. CE-040/2010 de fecha 05 de julio de

• 2010.

• • •

TERCERO.- Se instruye a la Gerencia de Gestión y Sistemas, remitir una copia del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA) y de la presente Resolución de Comité Ejecutivo a la Dirección General de Normas de Gestión Pública.

• CUARTO.- Se instruye a la Gerencia de Gestión y Sistemas su difusión a todo el personal

el FNDR para su conocimiento y aplicación. •

• Página 2 de 3 • •

or E in Genzále GERENTE DE c ESTI N Y SIS TEMAS

Tqlr

Da el Mea Fran GERE TE DE FIN

—=== s==s

geleri Bernal JECUTIVA a.i.

AS Se 74957.7"*s Copa 1,11 in

GER 'TE DE OP • RACION

Edso COORDINAD

Gómez GENERAL

.k.. o•CDF.SARRoLL 0,?‘

-7

/ ECCIÓN E.SC

2 - tt.

1110'1A

'- Fondo Nacional de Desarrollo Regional

Regístrese, comuníquese y archívese.

Marco JEFE DPTO.

SECRETARIO

. Ibárke Torrez SESO IA LEGAL a.i. .i. COMITÉ EJECUTIVO

Las firmas corresponden a la Resolución de Comité Ejecutivo N° CE-037/2014 de 14 de agosto de 2014

Página 3 de 3

••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••é•

ta (5). ......

.-::"2.----......-7

• •• ••

...,.......,------ -

fotocopia (s-Ni son fiel». oducción

del Orit.jinbt otáe

cursan en tos

Archivos del 1-CoDO W.C:101-kAl. DE DESARROLLO REGIO AL (V1OR

7I• W a al.,.Z.:9. . de ... O.. G...... de1 20

L l'

DI,Marco 1EFE DE A

La.

rollo Fondolal.d Desat

Sion

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• 1 FORMULARIO

FORMULARIO F-FNDR-PRDC-01

/

fin d r , Fondo Nacional de D Ito Regional

P HOJA DE RUTA 4 CARTA

FAX 1. PARA USO EXCLUSIVO DE LA O.R.D.C. • I Hoja de Ruta N°

1212 Nro. Trámite Fecha y Hora de Recepción

1 i 281 051 21 18:17

223363 (dd/mm/aa) (hh/mm) /

Institución: MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PUBLICAS - , — — - — -, - - - — - •«. ---_ ---.. -- , , _ _ _ _—_ -_---, . . .

I Remitente: FRANZ ROBERTO QUISBERT PARRA t I

1

Rmo NAL DE DE ARROLLO GERENCIA DE GEION Y

REt3iliNtli.. SISTEMAS

Cite: I MEFPNPCF/DGNP/UNPE N° 1090/2014 2 8 MAY 2014 Hojas: 2

Referencia: . MOD1FICACION AL RE-SOA

R E= - 1 ki 1 dora dé Retep:.ffiff 0. :

•,:. 7 -4-

Anexos: NINGUNO

Primer Destinatario: GERENCIA DE GESTION Y SISTEMAS

2. PARA USO DEL PRIMER DESTINATARIO . . . . • Segundo

P/-- '-`-----'-"--

. 451 /pli /7 , Fecha Hora 1,:li Destinatario: - de Ingreso /m (ddm/aa) / (hh/mm)

• URGENTE • Preparar informe • Su criterio • Para su conocimiento • Asistir a evento • Difundir • Efectuar seguimiento Coordinar con:

• Preparar respuesta • Archivar

Nota:

•

(•... (daP/miamz%a) in c'i oi i

Hojas: rrry,. GERENTE

Edw Glinzales o, ; ■ G ‘1 sl

Anexos: Fecha de ,

Salida L9 ri) I Clidi / 1 ill •;.i., i -Nacional

4 Ir. d D.sa , o Regional

3. PARA USO.DEL SiGUNIY3 DESTINATARIO ....• Tercer

Destinatario: "9"-Q•j...t------ -1:1

(dd/mm/aa) . ,

. . . . Firma y Sello

Fecha y Hora de Ingreso

• • . •

1 1 1 1 1 11 I (dd/mm/aa) (hh/mm)

II URGENTE • Preparar informe • Su criterio • Para su conocimiento • Asistir a evento • Difundir II Efectuar seguimiento Coordinar con:

• Preparar respuesta • Archivar

Nota: f

... t

r 1

11 FONDO NAL. 1)É: "1.1.L, ii

1 ,

I

— 1

Plazo (dclimm/aa) I I I I I I

Hojas: Fecha Eil a nal

nte Medina

Anexos: de

Salida , 1 1 1 1 1 1 1

1 Lic. P '■ AC1011 SEF1

Y (dd/mm/aa) y Fnncl(kVarlional de 7trfrthr91(.53, kilo

Fecha de Edición 9/9/2013

4. PARA USO DEL TERCER DESTINATARIO ,

Cuarto Destinatario:

Fecha y Hora /21 ()1 61 / I y /,,,. ,,,,..., de Ingreso

(dd/mm/aa) ' (hh/mm)

___52-t--(._-t,h-T.L...y

1

• URGENTE • Preparar informe • Su criterio • Preparar respuesta E Para su conocimiento • Asistir a evento • Difundir • Archivar

Coordinar con:

L"(g).1.A./.5,¿:4,0_4_4_4 ' ,..,

435f-- -----

Plazo (dd/mm/aa) 1 1 1 I

I 1

• Efectuar seguimiento

Nota: .. - l /01 1

-->

9-

• 11-fr \...9..74--c-~- (..t..c.. 517_17..,p-e_u_.-c---7!--- ,(,?‹....57,........t.&£2. ef

illir

. tvDtZttelIgárl Quispayá DE LA UNIDAD VE CITIN al

Hojas: Fecha de ,

Salida l I 1 I I I

;CNSABLE

Fondo NaL de Desarrollo Regional

Anexos: (dd/mm/aa) Firma y Sello

5. PARA USO DEL CUÁRTO DESTINATARIO . Quinto Destinatario:

Fecha y Hora I Ingreso I de I I 1 I I I i J

(dd/mm/aa) (hh/mm)

• URGENTE • Preparar informe • Su criterio • Preparar respuesta • Para su conocimiento • Asistir a evento • Difundir • Archivar

Coordinar con: • Efectuar seguimiento

Nota:

Plazo (dd/mm/aa) 1 II tl 1

Hojas: Fecha de ,

Salida 1 1 1 1 1 1 Anexos:

6. PARA USO DEL QUINTO DESTINATARIO

Sexto Destinatario:

(dd/mm/aa)

"

Firma y Sello

Fecha y Hora I

.

I I 1 1 I I de Ingreso (dd/mm/aa) (hh/mm)

E URGENTE • Preparar informe • Su criterio • Preparar respuesta

• Para su conocimiento • Asistir a evento • Difundir • Archivar

Coordinar con: • Efectuar seguimiento

Nota:

Plazo (ddimmia.a) l l 1 l I

Hojas: Fecha de 1

Salida 1 1 1 1 i Anexos: (dd/mm/aa) Firma y Sello

Nota: Esta hoja no debe ser separada ni extraviada del trámite al cual se encuentra adherida, por constituir parte del mismo.

Ministerio de ECONOMÍA Y

FINANZAS PÚBLICAS

• Steve bl;

Hin nada ó.

ubticas

.,,vsehlormas o' 0- K erina I'llo_

.z..' h! o: rreira 1--- o- o. r...,

-r; ,onornla ..-J úblicas ..-:

• •

• • • • • La Paz, '2 7 MAY 791A

• MEFP/VPCF/DGNGP/UNPE N° 1090/2014 •

• Señora

• Arq. María Elena Angeleri Bernal

• DIRECTORA EJECUTIVA a.i. • FONDO NACIONAL DE DESARROLLO REGIONAL

• Presente.-

REF.: MODIFICACIÓN AL RE-SOA

De mi consideración:

Por la presente doy respuesta a la nota CITE: DE-GGS-PG-ECM-1934-CAR/14,

mediante la cual solicita la compatibilización de las modificaciones realizadas a

su Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa.

Al respecto, las siguientes modificaciones son pertinentes:

1. En el glosario de términos, se elimina la definición del Directorio Único de

Fondos DUF.

2. En el artículo 2 (Base Legal) se eliminan de la base legal a la Ley N° 926 de

fecha 25 de marzo de 1987 y o la Ley N° 2235 de fecha 31 de julio de 2001,

considerando que la Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011 abroga estas

disposiciones; asimismo, se incluye como segundo punto de esta artículo el

siguiente texto:

"Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011, dispone que la

organización, funciones, transformación y/o liquidación del FNDR,

serán establecidas por el órgano ejecutivo, mediante Decretos

Supremos, en un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles de

promulgada la Ley.''.

3. En el artículo 8 (Adecuación de la estructura organizacional), se modifica el

término "PIM" por "PEI" (Plan Estratégico Institucional).

4. En el artículo 12 (Marco de referencia para el análisis organizacional), se

elimina a la Ley N° 926 de fecha 25 de marzo de 1987 y a la Ley N° 2235 de

fecha 31 de julio de 2001, considerando que la Ley N° 218 de 28 de

• • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

• • , e e • 1

•

• • • e • e

e e

Ministerio de

ECONOMÍA FINANZAS PÚBLICAS

ESTABA PIIIIIMACIONAL BE BOLIVIA

diciembre de 2011 abroga estas disposiciones; asimismo, se incluye como primer y cuarto punto de esta artículo el siguiente texto:

"Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011, donde se dispone que la organización, funciones, transformación y/o liquidación del FNDR, serán establecidas por el órgano ejecutivo, mediante Decretos Supremos, en un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles de promulgada la Ley.". "Plan Estratégico Institucional (PE/J.".

5. En el artículo 21 (Objetivo del proceso de diseño o rediseño

• organizacional), se suprime la mención al artículo 20 de la Ley N° 2235 de

• fecha 31 de julio de 2001, considerando que la Ley N° 218 de 28 de

• diciembre de 2011, deroga este artículo; asimismo, se modifica el término

• "PIM" por "PEI" (Plan Estratégico Institucional).

• 6. En el artículo 26 (Identificación y conformación de áreas organizacionales),

• se elimina a la Ley N° 2235 de fecha 31 de julio de 2001, considerando que la Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011 abroga esta disposición.

• 7. En el artículo 32 (Instancias de coordinación interna), incorpora el punto • cuarto con el siguiente texto: • "Comité de Riesgos. ". • 8. En el artículo 35 (Formalización y aprobación de manuales) se elimina el • último párrafo que hace referencia al DUF, considerando que la Ley N° 218 • de 28 de diciembre de 2011, lo extingue.

Por tanto las modificaciones realizadas en su reglamento se encuentran en el marco de la normativa vigente; en este sentido debe aprobar su RE-SOA mediante Resolución expresa y remitir una copia a la Dirección General de Normas de Gestión Pública para su registro y archivo.

Con este motivo, saludo a usted atentamente.

e e • e • • e e •

• • • HR.: 6-13342-R

FQP/KHV/Sieve Mendoza • cc: Archivo,

Je Norma a

010 s 03 tíorrnosol, <g› Steve uo o • ,.., FCI n á 1 ne O

0 V rreira't. orrd 1.3

• S son. E•

„blIcas

°:-.,:o y Fin.? onomia R: -16

blicas .11'.'• •

nz Roberto Quisbert Parra Director General de Normas de Gestión Pública Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

INDICE

INDICE

CAPÍTULO I DISPOSICIONES

Artículo 1. Artículo 2. Artículo 3. Artículo 4. Artículo 5. Artículo 6. Artículo 7. Artículo 8. Artículo 9. Artículo 10

GENERALES 1 Objeto. 1 Base legal 1 Alcance. 1 Niveles de responsabilidad. 1 Revisión y actualización. 2 Aprobación. 2 Vigencia - Difusión. 2 Adecuación de la estructura organizacional. 2 Previsión. 2

• Procesos del SOA. 3

GLOSARIO II

1

CAPÍTULO H 3 ANALISIS ORGANIZACIONAL 3

Artículo 11. Objetivo del proceso de análisis organizacional. 3 Artículo 12. Marco de referencia para el análisis organizacional 3 Artículo 13. Proceso del análisis organizacional. 3 Artículo 14. Análisis retrospectivo 4 Artículo 15. Procedimiento del análisis retrospectivo. 4 Artículo 16. Análisis prospectivo 4 Artículo 17. Resultado y formalización del análisis organizacional 5 Artículo 18. Análisis coyuntural. 5 Artículo 19. Responsable del proceso de análisis organizacional 5 Artículo 20. Periodo de ejecución 5

CAPÍTULO III 6 DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL 6

Artículo 21. Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional. 6 Artículo 22. Proceso de diseño o rediseño órganizacional. 6 Artículo 23. Identificación de los usuarios de la institución y las necesidades de servicio__ 6 Artículo 24. Artículo 25. Artículo 26. Artículo 27. Artículo 28. Artículo 29. Artículo 30. Artículo 31. Artículo 32. Artículo 33. Artículo 34. Artículo 35. Artículo 36.

Identificación y evaluación de los servicios prestados. 7 Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores 7 Identificación y conformación de áreas organizacionales. 7 Establecimiento de niveles jerárquicos de la institución. 7 Clasificación de departamentos organizacionales. 8 Alcance de control. 9 Comunicación y coordinación organizacional 9 Canales y medios de comunicación. 9 Instancias de coordinación interna 10 Relacionamiento interinstitucional. 11 Servicio al usuario. 11 Formalización y aprobación de manuales 11 Responsable del proceso del diseño organizacional. 11

Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG - MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo

APRO

R-DPG-SOA-1.4.2

• • • • e • • e • • • e e e • • • • • e • • • • • e e • • • e • • • •

REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

• • •

Página

Abril 2014

Fondo Nacional do Desarrollo Roglonal

Fondo Nacional de Desarrolla Regional


Periodo de ejecución 12 12

DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL 12 Objetivo. 12 Plan de implantación 12 Requisitos para la implantación. 13 Responsable del proceso 13 Periodo de aplicación 13

14

O

Artículo 37

CAPÍTULO IV IMPLANTACION

Artículo 38. Artículo 39. Artículo 40. Artículo 41. Artículo 42.

Firmas.

R-DPG-SOA-1.4.2

Página

il

Aprobado por: Comité Ejecutivo Actualizado por: CRS/DPG Abril 2014

Revisado por: EC/DPG — MI/DAL

•••••••••••••e

••••••••••••••••••••••••••••••••i

e • • • • e • e e e • • e • e • e • e • e e • e e • • e e • e • e e • • e •

e e e •

"I ¡la er 11. n r Fondo Nadohal de Deaurollo Regional


Código R-DPG-SOA-1.4.2

Versión V-4 Página iii

j 9

GLOSARIO

Ámbito de competencia Es la determinación formal de atribuciones y funciones, dentro de cuyos límites se ejerce autoridad.

Área organizacional

Es parte de la estructura organizacional, conformada por la unidad cabeza de área, y en caso necesario, por varias unidades dependientes. El área organizacional cuenta con objetivos de gestión y funciones específicas.

Autoridad funcional

Es la facultad que tiene un área y departamento para normar y realizar el seguimiento de las actividades, dentro su ámbito de competencia, y sobre otras que no están bajo su dependencia directa, en un ámbito restringido.

Autoridad lineal Es la facultad de un área y departamento organizacional para normar, dirigir y controlar los procesos y actividades que se llevan a cabo en las dependencias bajo línea directa.

Departamento/Unidad organizacional

Es una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos de gestión, y funciones homogéneas y especializadas.

Estructura organizacional

Es el conjunto de áreas y departamentos organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una institución, para cumplir con sus objetivos.

FNDR Fondo Nacional de Desarrollo Regional

Función Son los deberes o potestades concedidos a las instituciones para desarrollar su finalidad o alcanzar su objetivo.

Instancias de coordinación interna

Son equipos de trabajo que se forman para el tratamiento de asuntos entre áreas y/o departamentos organizacionales.

MAE Máxima Autoridad Ejecutiva NB-SOA Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa

Operación Es un conjunto de tareas establecidas de manera sistemática, para el logro de los objetivos de un área, departamento o unidad.

PEI Plan Estratégico Institucional

POA Programa Operativo Anual

Procedimiento Es la secuencia de tareas específicas, para realizar una operación o parte de ella.

Proceso Es el conjunto de operaciones secuenciales generales que deben ejecutarse para el alcance de los objetivos de la institución.

RE-SOA Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa.

Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo Abril 2014

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

AP

• • • e • • •

9. 1', ii.

ínoir on Nacional de Desarrolio Regional


Código R-DPG-SOA-1.4.2 Versión V-4 Página iv

r r

SAP Sistema de Administración de Personal SOA Sistema de Organización Administrativa

Tarea Es cada una de las acciones físicas o mentales, o etapas para llevar a cabo una operación determinada.

Usuario Es el cliente que utiliza los servicios que ofrece la institución.

Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo ril 2014

R-DPG-SOA-1.4.2

jan d Fondo Nacional de Desarrollo Regional


Código Versión V-4

Página 1

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto.

El objeto del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA), es establecer la normativa específica para la implantación del Sistema en el Fondo Nacional de Desarrollo Regional (FNDR), disponiendo la realización de los procesos para el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional, los encargados de estos procesos y los periodos de su realización.

Artículo 2. Base legal.

Constituyen la base legal, las siguientes disposiciones:

o Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales, que establece los Sistemas de Administración y Control de las Instituciones Públicas.

o Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011, dispone que la organización, funciones, transformación y/o liquidación del FNDR, serán establecidas por el órgano ejecutivo, mediante Decretos Supremos, en un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles de promulgada la Ley.

o Decreto Supremo N° 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública.

o Decreto Supremo N° 26237 del 29 de junio del 2001 que modifica los artículos 12, 14 al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.

o R.S. N° 217055 sobre Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.

o Estatuto Orgánico vigente.

Artículo 3. Alcance.

El presente Reglamento Específico es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas las áreas y departamentos organizacionales, responsables de la implementación del SOA.

Artículo 4. Niveles de responsabilidad.

En el marco de lo dispuesto en el artículo 27° de la Ley 1178, es responsabilidad del Director Ejecutivo la implantación de este sistema.

1-,1 El presente reglamento es de uso y aplicación obligatoria para los Gerentes de Área, Jefes de Departamento, Responsables de Unidad y en general para todas las servidoras y servidores públicos del FNDR involucrados directa e indirectamente en el proceso.

Actualizado por: CRS/DPG

Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo Abril 2014

• • • • • • • • • • • • • • e • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •


Código Versión

R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

Página 2

El Departamento de Planificación y Gestión dependiente de la Gerencia de Gestión y Sistemas es responsable de facilitar los instrumentos necesarios para la aplicación del RE-SOA en la institución.

Las áreas y departamentos organizacionales, son responsables de la ejecución de los procesos del SOA y de velar por la aplicación del presente Reglamento Específico. Para el efecto, cada una debe designar a una servidora o servidor público, encargado de coordinar la consolidación de todas las acciones con el Departamento de Planificación y Gestión.

Artículo 5. Revisión y actualización.

El presente reglamento específico será revisado y actualizado por el Departamento de Planificación y Gestión, en función de la experiencia de su aplicación, de la dinámica administrativa, de las modificaciones de la estructura organizacional o cuando el órgano rector realice modificaciones a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (NB-SOA).

Artículo 6. Aprobación.

El RE-SOA será presentado por el Departamento de Planificación y Gestión a la Gerencia de Gestión y Sistemas para que trámite el envío al Órgano Rector, para su compatibilización.

Recibida la compatibilización del órgano rector, este documento será aprobado mediante Resolución de Comité Ejecutivo del FNDR.

Artículo 7. Vigencia — Difusión.

Mientras no exista una disposición contraria o modificación a las Normas Básicas, el presente Reglamento Específico tiene vigencia.

El Departamento de Planificación y Gestión, difundirá el reglamento con el objeto de dar a conocer el contenido del documento a todas las áreas y departamentos organizacionales en su ámbito de competencia.

Artículo 8. Adecuación de la estructura organizacional.

La estructura organizacional del FNDR se debe adecuar a los términos en los que se apruebe

•

el PEI, el POA y el presupuesto de la institución, flexibilizándose a los cambios internos y externos que se puedan producir.

é Irtículo 9. Previsión.

•

En caso de advertirse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones de las NB-SOA, aprobadas mediante R.S. 217055 de fecha 20 de mayo de 1997.

Aprobado por: Comité Ejecutivo Abril 2014

• • • • • • •

Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL

• • • • • r • • • • • • • • e • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •


Código Versión

R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

Fondo Nacional de Desarrollo Regional Página 3

Artículo 10. Procesos del SOA.

El SOA es un sistema administrativo diseñado para proporcionar los elementos esenciales de organización, ya sea esta integral o parcial, a través de tres procesos básicos:

o Análisis organizacional.

o Diseño o rediseño organizacional.

o Implantación del diseño o rediseño organizacional.

CAPÍTULO II ANALISIS ORGANIZACIONAL

Artículo 11. Objetivo del proceso de análisis organizacional.

Tiene por objetivo evaluar la estructura organizacional del FNDR, respecto al desarrollo de sus competencias y al logro de objetivos establecidos en el POA, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo y del Plan Estratégico Institucional PEI.

Artículo 12. Marco de referencia para el análisis organizacional.

o Ley N° 218 de 28 de diciembre de 2011, donde se dispone que la organización, funciones, transformación y/o liquidación del FNDR, serán establecidas por el órgano ejecutivo, mediante Decretos Supremos, en un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles de promulgada la Ley

o R.S. N° 217055 sobre Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.

o Plan Nacional de Desarrollo

o Plan Estratégico Institucional (PEI)

o El POA de la gestión anterior y actual

o Seguimiento y evaluación del POA

o Manual de Organización y Funciones vigente

o Manuales de Procesos y Procedimientos (Operativos, Financieros,

Administrativos y de Soporte)

o Informes de auditoria

APRO

• ,.,y,12,.1,;‹, Irtículo 13. Proceso del análisis organizacional.

El proceso del análisis organizacional, está dividido en dos etapas fundamentales:

• • • • •

Actualizado por: CRS/DPG Abril 2014

Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo

Cfnár orado Nacional de Deurrolio Rnional

REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA Versión DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

4

Código

Página

o Análisis retrospectivo.

o Análisis prospectivo.

Artículo 14. Análisis retrospectivo.

Debe efectuarse la evaluación cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en la gestión pasada, respecto a lo programado, estableciendo si la estructura organizacional ha coadyuvado al logro de los objetivos propuestos en el POA.

Artículo 15. Procedimiento del análisis retrospectivo.

Cada área y/o departamento organizacional de la institución, en relación a los objetivos y necesidades institucionales, debe analizar los criterios organizacionales que se detallan a continuación:

a) La calidad de servicios proporcionados por el FNDR a los usuarios, respecto a las necesidades de los destinatarios, la relación costo/beneficio.

b) La efectividad de los procesos a medirse en relación con el grado de satisfacción alcanzado de los usuarios y su orientación a los objetivos institucionales.

c) La consistencia de las operaciones desarrolladas por (áreas y departamentos organizacionales), programas y proyectos, con los procesos y procedimientos determinados en el ámbito de sus competencias y nivel jerárquico.

d) La formalización de los canales de comunicación.

e) La información generada en cuanto a oportunidad, claridad y confiabilidad

El análisis retrospectivo puede realizarse en forma conjunta con el análisis de situación del Sistema de Programación de Operaciones.

Artículo 16. Análisis prospectivo.

Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizará un análisis prospectivo, que consiste en una evaluación de la situación futura que deberá afrontar la institución para lograr los objetivos que se planteen en el POA de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes a la estructura organizacional.

El análisis prospectivo se realizará una vez que se tengan definidos y aprobados los objetivos del POA para la siguiente gestión.

El análisis prospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:

) Ser estratégico, en la medida que refleje los alcances del Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional.

Estar enmarcado en el presupuesto de recursos y gastos programados.

c) Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales, regionales y locales.



Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo

Abril 2014

• • • • • • • . . • e • • • • • e • • • •

• • • • • •

EJECG

•

• e li

•

•

•

•

•

k •

Código R-DPG-SOA-1.4.2 Versión V-4

Página 5

d) Multisectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social, económico, cultural y tecnológico del país en la institución.

Artículo 17. Resultado y formalización del análisis organizacional.

Los resultados y conclusiones del análisis organizacional deberán ser formalizados en el documento del Análisis Organizacional, que contenga las recomendaciones precisas que sirvan de insumo para la toma de decisiones por las instancias correspondientes, sobre al menos, los siguientes aspectos:

a) Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y departamentos organizacionales en función de lograr los objetivos propuestos.

b) Reubicar departamentos dentro de la misma estructura.

c) Redefinir canales y medios de comunicación interna.

d) Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.

e) Rediseñar procesos.

Artículo 18. Análisis coyuntural.

La estructura organizacional también podrá ser ajustada cuando sea necesario en base a un análisis coyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio de la gestión y/o al cumplimiento de los objetivos. El Director Ejecutivo de la institución deberá aprobar tanto el informe de análisis como la propuesta de ajuste en el menor tiempo posible.

Artículo 19. Responsable del proceso de análisis organizacional.

El Departamento de Planificación y Gestión dependiente de la Gerencia de Gestión y Sistemas, es responsable de monitorear el proceso de análisis organizacional en coordinación con las otras áreas y departamentos organizacionales.

Artículo 20. Periodo de ejecución.

El proceso de análisis organizacional podrá realizarse en forma conjunta al análisis de situación establecido en el programa de operaciones anual, por lo tanto podrá ser elaborado a partir de principios del mes de julio hasta finales del mes de septiembre.

Adicionalmente se podrá realizar el proceso de análisis organizacional en el momento que se considere oportuno o de acuerdo a requerimiento.

o


REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA Versión DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

6

Código

Página

CAPÍTULO III DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 21. Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional.

Tiene por objeto diseñar y/o ajustar la estructura organizacional del FNDR, con base en las recomendaciones del análisis organizacional y/o a los objetivos y atribuciones planteados en el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Estratégico Institucional.

Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional, deberán permitir a la institución, adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para alcanzar los objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Artículo 22. Proceso de diseño o rediseño organizacional.

El proceso de diseño o rediseño organizacional, comprende:

a) Identificación de los usuarios de la institución y las necesidades de servicio.

b) Identificación y evaluación de los servicios prestados.

c) Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores.

d) Identificación y conformación de áreas organizacionales que llevarán a cabo las operaciones especificando su ámbito de competencia.

e) Establecimiento de los niveles jerárquicos de la institución.

f) Clasificación de Departamentos Organizacionales.

g) Alcance de control

Artículo 23. Identificación de los usuarios de la institución y las necesidades de servicio.

Todas las dependencias de la institución (áreas organizacionales), y otros departamentos organizacionales, deberán identificar el segmento de los usuarios internos y externos de los servicios emergentes de las competencias establecidas para el FNDR, identificando sus requerimientos, a fin de crear nuevos servicios o rediseñar los existentes, todo en función al marco legal que establece las competencias y alcances de los mismos.

Los usuarios internos están constituidos por las servidoras y servidores públicos de las áreas organizaciones de la institución.

Los usuarios externos corresponden a Gobernaciones, Gobiernos Municipales, Mancomunidades Municipales, empresas públicas de prestación de servicios, instituciones públicas descentralizadas, cooperativas de servicios públicos, entidades y/o empresas del Gobierno Central que apoyen la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo y cuentan con la garantía del Gobierno Nacional, Instituciones o agrupaciones regionales de desarrollo legalmente habilitadas, otras priorizadas por el Gobierno Nacional.



■

Fondo libtlortal de Deurrolia Regional

• e • • • • • • • • • • • • • • e e • e • e e • • e

• • • • • • • • • • • - APROBA

•

•

•

•

• e e


'EiChu)dr Fonda blaclorid dr, Deurrollo Firgional


Código Versión

R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

Página 7

Artículo 24. Identificación y evaluación de los servicios prestados.

Los servicios ofertados y efectivamente prestados a usuarios externos y/o internos, deberán ser catalogados y evaluados en función de la demanda de los usuarios y de su contribución a los objetivos estratégicos y de gestión de la institución.

Artículo 25. Diseño y/o rediseño de los procesos, resultados e indicadores.

Deberá procederse al diseño de los procesos necesarios para la generación de servicios, que coadyuven al logro de objetivos y satisfagan las demandas de los usuarios, según las actividades inherentes a estos procesos, su carácter secuencial, las áreas encargadas de su realización y los requerimientos de recursos, de manera que cumplan con las características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.

El diseño o rediseño deberá considerar las siguientes modalidades:

a) A nivel de grandes operaciones, cuando su ejecución no requiera un procedimiento específico y su frecuencia no sea rutinaria.

b) A nivel de operaciones menores, cuando su ejecución requiera un procedimiento específico, su frecuencia hace que sea de carácter rutinario, haciendo viable su estandarización.

Los resultados del proceso de diseño o rediseño deberán permitir la eliminación de las operaciones y las tareas ineficientes, superpuestas o duplicadas.

Artículo 26. Identificación y conformación de áreas organizacionales.

En base a las operaciones que componen los diferentes procesos para el logro de los servicios que ofrece el FNDR y a la identificación de los usuarios y de sus necesidades, deberán establecerse y/o ajustarse las distintas áreas organizacionales de la institución. Para este efecto las mismas podrán ser agregadas, desagregadas, de acuerdo a su especialidad, con ámbitos de competencia claramente definidos.

Deberá limitarse la creación de áreas organizacionales, velando que no exista duplicidad de funciones y atribuciones, tanto horizontal como verticalmente.

La agrupación de departamentos y/o unidades que guarden relación entre sí dará lugar a la conformación de un área organizacional, cuyo ámbito de competencia deberá estar claramente delimitado.

Artículo 27. Establecimiento de niveles jerárquicos de la institución.

Se reconoce los siguientes niveles jerárquicos dentro de la estructura organizacional:


• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •• • •• • • • • • • • •

a ir il indir ,....

Fon Nacional de Deurrolln Regiona)



Página 8

Artículo

Los

a.

b.

c.

e& 4

,

de los

de

los su

lineal

Niveles Jerárquicos

Área/Departamento Organizacional

Nivel Superior Dirección Ejecutiva

Nivel Ejecutivo Gerencia de Finanzas, Gerencia de Operaciones, Gerencia de Gestión y Sistemas.

Nivel Staff Asesoría Legal, Auditoria Interna, Transparencia.

Nivel Operativo Departamentos Organizacionales.

objetivos

28. Clasificación de departamentos organizacionales.

departamentos organizacionales en la institución por su contribución al logro estratégicos y de gestión, se clasificarán de acuerdo a los siguientes criterios:

Sustantivas: Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos la institución.

o Departamento Región Nor Este/Responsable de línea

o Departamento Región Centro/Responsable de línea

o Departamento Región Sud Este/Responsable de línea

o Departamento de Finanzas

o Departamento de Líneas, Cartera y Riesgo

Administrativas: Cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de objetivos de la institución y prestan servicios en los departamentos sustantivos para funcionamiento.

o Departamento de Sistemas

o Departamento de Gestión de Recursos Humanos

o Departamento de Planificación y Gestión

o Departamento de Administración

De Asesoramiento: Cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercen autoridad sobre los demás departamentos.

o Departamento de Auditoria Interna

O Departamento de Asesoría Legal

o Departamento de Transparencia

Actualizado por: CRS/DPG .. ..__,. Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo ri

Fondo Nacional de besar Un Regional

R-DPG-SOA-1.4.2

V-4

9

• • • • • • • • • • • • • • • • • •• • • • • • • • • • • •• • • •• •• 111..,«EJrc fue, - 0 p‘p•,e55`e Alk

•

•

•

• •

•


A cada departamento organizacional deberá asignarse la autoridad lineal y/o funcional necesaria para la gestión de las operaciones determinadas según su jerarquía. Asimismo, deberá definirse la dependencia jerárquica del departamento en función a las características de sus operaciones.

Artículo 29. Alcance de control.

Para determinar el número de departamentos bajo la dependencia directa de un área jerárquica superior, deberá tomarse en cuenta las disposiciones legales de organización por el órgano Ejecutivo vigente.

El nivel que corresponde a la Dirección Ejecutiva de la estructura, podrá contar con un máximo de cuatro jefaturas, cuya creación deberá ser debidamente justificada y por debajo de las jefaturas no podrá crearse ningún otro nivel jerárquico inferior.

Artículo 30. Comunicación y coordinación organizacional.

La comunicación y coordinación organizacional comprende:

a) La definición de canales y medios de comunicación.

b) Determinación de instancias de coordinación interna.

c) Definición y formalización de tipos e instancias de relación interinstitucional.

Artículo 31. Canales y medios de comunicación.

Una vez definidas las áreas y departamentos organizacionales, se establecerán los canales y medios de comunicación, según el tipo de información que se maneja, de acuerdo a los siguientes criterios:

a) Por el establecimiento de relaciones de autoridad línea y funcional, con carácter recíproco y que deberán ser utilizados permanentemente.

b) Por la especificación de las características de la información que se genera, la cual debe ser útil y adecuada para todos los usuarios y para el proceso de toma de decisiones.

c) Por el establecimiento de la periodicidad y el medio oral o escrito; en caso de ser escrito, deberá determinarse claramente el contenido y la forma (narrativa, estadística o gráfica) de la información a transmitir.

d) Por el tipo de información a transmitir:

o Descendente: cuando la información fluye de los niveles superiores de la estructura organizacional siguiendo el orden de jerarquía y el conducto regular.

o Ascendente: cuando la comunicación fluye de los niveles inferiores de la estructura organizacional para los superiores, respetando el orden jerárquico y siguiendo el conducto regular.


• • • • mroCíndr • -k •

Fondo Nacional de Desarrolle Regional

•

•

•e •

•

•

•

•

•

•

•

•

• e • e • • • • • • e • • • • • •• •

Código R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

Página 10

o Cruzada: se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerárquica menor, igual o superior, es decir, el mensaje no sigue el canal descendente y/o ascendente, si no que emplea una comunicación directa a fin de lograr rapidez y comprensión en la información que se desea transmitir, por lo que es importante determinar qué tipo de información será en forma cruzada.

El FNDR ha desarrollado instrumentos de uso generalizado que permiten agilizar la comunicación escrita interna y externa, éstos están plasmados en el Manual de Comunicación y Firmas que establece los formatos de la documentación que se generan como resultado de la atención de trámites que son competencia de la institución, con el objeto de homogeneizar y estandarizar su tratamiento en todas las áreas y departamentos.

Los instrumentos de comunicación escrita están divididos en dos grupos:

Para la comunicación interna:

a. Nota Interna

b. Memorándum c. Informe

d. Circular e. Convocatoria

f. Acta tipo

g. Resolución

h. Orden de pago

Para la comunicación externa:

a. Cartas b. Sobres

Artículo 32. Instancias de coordinación interna.

Se podrá crear las instancias de coordinación interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre áreas y departamentos, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas: como ser comités.

Toda relación directa y necesaria de coordinación que surja de estas instancias deberá estar estipulada como función específica de las áreas organizacionales que corresponda al Manual de Organización y Funciones de la institución.

Dentro del FNDR, existen cuatro (4) Comités:

o Comité Ejecutivo

o Comité de Financiamiento

o Comité de Tecnologías de Información y Comunicación

o Comité de Riesgos

De acuerdo a reglamentación vigente, la composición de cada uno de ellos, sus funciones, la periodicidad de las sesiones y documentación que evidencia sus decisiones, se encuentran estipuladas dentro de sus propios reglamentos de funcionamiento. Las instancias de coordinación interna, han sido creadas para el tratamiento de asuntos, entre áreas y/o departamentos, conformando equipos de trabajo.

Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo


Versión


Código Versión

R-DPG-S0A-1,4.2 V-4

11 Fondo Nacional de Desarrollo Rnianal Página

Los comités existentes son únicos y sus funciones son de carácter indelegable. No podrán conformarse otros que cumplan las mismas funciones y/o similares.

Artículo 33. Relacionamiento interinstitucional.

El relacionamiento interinstitucional del FNDR son de complementación con Gobernaciones, Gobiernos Municipales, Mancomunidades Municipales, empresas públicas de prestación de servicios, instituciones públicas descentralizadas y otras priorizadas por el Gobierno Nacional. Formalizadas mediante contratos firmados por el Director Ejecutivo del FNDR y la Máxima Autoridad del Sujeto de Financiamiento o usuario.

Artículo 34. Servicio al usuario.

El Departamento de Transparencia, en coordinación con las demás áreas y departamentos, deberá generar mecanismos de orientación que faciliten las gestiones de los usuarios.

También puede definir canales y medios que permitan la resolución de asuntos individuales de los usuarios y de interés público para la recepción, registro, canalización y seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar.

Artículo 35. Formalización y aprobación de manuales.

El diseño organizacional deberá formalizarse en el Manual de Organización y Funciones y en Manuales de Procesos y/o Procedimientos, los cuales deberán ser aprobados mediante Resolución de Comité Ejecutivo.

a) El Manual de Organización y Funciones debe contener información sobre las disposiciones legales que regulan la estructura, los objetivos, el organigrama, el nivel jerárquico y relación de dependencia de los departamentos y áreas organizacionales, funciones inherentes a cada una de las ellas, las relaciones de coordinación interna y externa.

b) Los Manuales de Procesos y/o Procedimientos deben describir la denominación y objetivo del proceso, marco legal, la descripción del proceso y sus procedimientos, los diagramas de flujo y formularios (si corresponden).

La aprobación de documentos normativos internos es atribución del Comité Ejecutivo del FNDR, los cuales se clasifican en: estratégicos en los que se encuentran los de jerarquía superior y los reglamentos específicos de la Ley 1178, documentos operativos — financieros, administrativos y de soporte.

Artículo 36. Responsable del proceso del diseño organizacional.

El Departamento de Planificación y Gestión dependiente de la Gerencia de Gestión y Sistemas, es responsable de consolidar y formalizar en un documento el proceso de diseño o rediseño organizacional, para lo cual deberá coordinar con las otras áreas y departamentos organizacionales.

¡Actualizado por: CRS/DPG Abril 2014


Si: 11

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • e e • • • • • • • • • • • • • • efr(: • • • • •

J Fondo Nacional de Dcsarrolid Regional


R-DPG-SOA-1.4.2 V-4

12 Página

Código Versión

Artículo 37. Periodo de ejecución.

El proceso de diseño o rediseño organizacional se iniciará en octubre y deberá finalizar como máximo en diciembre de la misma gestión, coincidiendo con la preparación del Programa Operativo Anual de la institución, que requerirá de una estructura organizacional ajustada a sus necesidades y procesos, para el logro de objetivos. Este proceso según el artículo 18, también podrá ser realizado cuando sea necesario en base a un análisis coyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio de la gestión y/o al cumplimiento de los objetivos.

CAPÍTULO IV IMPLANTACION DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Artículo 38. Objetivo.

La implantación del diseño o rediseño organizacional tiene por objeto la aplicación de la nueva estructura organizacional en la institución, con la finalidad de cumplir con los objetivos definidos en el Programa de Operaciones Anual aprobado.

Artículo 39. Plan de implantación.

Para la implantación de la estructura organizacional obtenida como resultado del análisis y diseño o rediseño organizacional descrito en los artículos anteriores, deberá elaborarse un plan de implantación que deberá ser aprobado por el Director Ejecutivo, conteniendo:

a) Objetivos y estrategias de implantación: Se deberá establece los resultados que se espera alcanzar en la implantación de la estructura organizacional adoptada, incluyendo la descripción de las actividades que se desarrollarán para alcanzar dichos objetivos.

b) Cronograma: Se deberá determinar las fechas y los plazos en que se llevarán a cabo las actividades de implantación.

c) Recursos: Se deberá definir los recursos humanos, materiales y financieros que se estimen necesarios para implantar el plan.

d) Responsables de la implantación: se establecerán los responsables involucrados de cada área de la institución.

e) Programa de difusión, Se tiene que diseñar programas de difusión y orientación mediante manuales, guías o instructivos, a fin de internalizar, adiestrar y/o capacitar a servidores públicos involucrados, sobre los cambio que se van a introducir en la estructura organizacional de la institución.

Seguimiento, deberá realizarse acciones de seguimiento para realizar los ajustes necesarios en la estructura que está implantada y funcionando.



sk t

lirndir Fondo Naclond de Deurrolle Regional

R-DPG-SOA-1.4.2

V-4

13


Artículo 40. Requisitos para la implantación.

Es un requisito para la implementación del Sistema de Organización Administrativa la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas, asimismo es fundamental contar con recursos humanos, físicos y financieros previstos.

Artículo 41. Responsable del proceso.

El proceso de implantación estará dirigido, coordinado y supervisado por el Gerente de Gestión y Sistemas, que procederá a la implementación del diseño organizacional en coordinación con los otros Gerentes de Área de la institución.

Artículo 42. Periodo de aplicación.

La implantación de la estructura diseñada o rediseñada, deberá realizarse máximo hasta el primer trimestre del año, luego del proceso de diseño o rediseño organizacional. La implantación podrá proporcionar los elementos para realizar cambios en el Programa Operativo Anual, si corresponde, conforme lo establecen las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones.

Código

Versión

Página

e • e • •e • • • • e • •• • e • • e e • • e • e • • • • • • e e • e e •

• \ ot • 1-

•

•

•

Abril 2014

•

e e

Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo Actualizado por: CRS/DPG

N. P - /14u

Fov o Nacional de Desarrollo Regeleal



Página 14

FIRMAS.

Actualizado por: Lic. Adm. Celia de los Ángeles Rada S.

Profesional en Organización y Métodos

Departamento de Planificación y Gestión

/ / /

1

,/

Revisado por: Lic. Eduardo Calvimontes

Jefe de Planificación y Gestión a.i.

Gerencia de Gestión y Sistemas

Dr. Marco Antonio Ibáñez

Jefe de Asesoría Legal a.i.

Departamento de Asesoría Legal

e

Aprobado por: Comité Ejecutivo


Actualizado por: CRS/DPG Revisado por: EC/DPG — MI/DAL Aprobado por: Comité Ejecutivo ri

fondo nacional desarrollo regional 11nopta · 2020. 4. 21. · las firmas corresponden a la...

Documents