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Praxisorientiertes Strategisches IT-Management
Copyright 2012-2014 Michael Prinz www.optimizing-it.de
Kooperatives IT-Management Mit weniger Komplexität zu faktenbasierten Entscheidungen
Hamburg, 27. Juni 2014 Gesellschaft für Informatik e.V. (Fachgruppe IT-Controlling), Fachgruppentagung bei der Nordakademie Elmshorn
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Abstract
Von allen Beteiligten wird das Management der IT wegen der hohen Komplexität der
Unternehmens IT häufig als besonders schwierig eingestuft. Es gibt sogar Aussagen,
dass man IT wegen der Schnelllebigkeit gar nicht managen könne. Mit Best-Practices-
Ansätzen und der Benutzung von Rahmenwerken wie COBIT oder ITIL wird versucht,
die Komplexität in den Griff zu bekommen.
Ist IT komplex? Oder ist IT nur komplex gemacht? Oder wird IT nur als komplex
empfunden? Wie lässt sich Komplexität – ob real vorhanden oder nur empfunden –
verringern?
Der Vortrag beschäftigt sich mit neuen Ansätzen im Strategischen IT-Management.
Insbesondere werden Möglichkeiten dargestellt, wie man Beschreibungen von IT-
Leistungen in die Metrik "Euro" übersetzen kann. Durch diese Art der Enttechnisierung
der Betrachtung wird das IT-Controlling serviceorientiert ausgerichtet. Es entsteht ein
Kooperatives IT-Management zwischen Business und IT, welches faktenbasierte
Entscheidungsfindung umsetzbar macht.
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Vorbemerkungen
Die nachfolgenden Folien sind als Diskussionsgrundlage konzipiert und ohne die
mündlichen Erläuterungen der Präsentation unvollständig.
Die Inhalte dieser Folien sind urheberrechtlich geschützt. Jede vom deutschen
Urheberrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen
Zustimmung. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner Inhalte ist
nicht gestattet.
Die in diesem Vortrag gemachten Aussagen sind im Zweifel die des Autors und
reflektieren nicht zwingend die Meinung genannter Unternehmen.
Die gemachten quantitativen Aussagen basieren auf fiktiven Daten und sind nicht
einem realen Unternehmen zuzuordnen.
Bei quantitativen Aussagen auf Basis realer Daten müssen häufig unterschiedliche
Datenquellen herangezogen werden, die zueinander nicht unbedingt konsistent
sind. D.h. bei allen quantitativen Aussagen ist eine Fehlervarianz zu
berücksichtigen. Weitere Verzerrungen sind durch unterschiedliche Datenqualität
möglich. Die Gesamtaussagen sind in der Regel hiervon nicht beeinflusst.
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Ihr Referent: Michael Prinz, Diplom-Mathematiker
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Michael Prinz ist Management Berater für
praxisorientiertes Strategisches IT-Management.
Schwerpunkte seiner Beratungstätigkeit liegen in
innovativen Ansätzen für das Strategische
IT-Management. Über 30 Jahre Erfahrung in
unterschiedlichen IT-Aufgabenfeldern und Führungs-
positionen bei verschiedenen Konzernen mit
internationalem Umfeld bilden die Basis für seine
Branchen- und Themenkompetenz.
Michael Prinz studierte Mathematik und Physik an der
Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster mit dem
Abschluss Diplom-Mathematiker.
Mehr auf meiner Webseite: www.optimizing-it.de
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DIE KAPITULATION EINES CIO: „IT ist so komplex, IT kann man gar nicht richtig managen!“
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Unser Unternehmen hat die Betreuung von
20.000 PC-Arbeitsplätzen outgesourcet. Das
Outsourcing-Projekt dauerte 14 Monate.
Das Vertragswerk mit allen Service-
beschreibungen und SLAs hat einen Umfang
von 1.400 DIN A4 Seiten. Wer hat da noch
den Überblick?
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Ist IT komplex? - Betrachtung einer analogen Frage: Ist 2+2=4 komplex?
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2 kg + 2 kg = 4 kg
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JA, 2 + 2 = 4 ist komplex!
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0 ist eine natürliche Zahl.
Jede natürliche Zahl n hat eine natürliche Zahl n' als Nachfolger.
0 ist kein Nachfolger einer natürlichen Zahl.
Natürliche Zahlen mit gleichem Nachfolger sind gleich.
Enthält die Menge X die 0 und mit jeder natürlichen Zahl n auch deren Nachfolger
n', so bilden die natürlichen Zahlen IN eine Teilmenge von X.
Die Schreibweise der natürlichen Zahlen sei wie folgt festgelegt:
IN={0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,12,13,14,…}.
Die Rechenoperation +1 angewandt auf eine Zahl n ϵ IN bestimmt den Nachfolger n'
der Zahl n, also n + 1. Für n = 1 ist also n' = n + 1 = 2.
Die Rechenoperation +y mit y ϵ IN angewandt auf eine Zahl x ϵ IN bestimmt den
y-fachen Nachfolger der Zahl x, also x + y.
2 + 2 ist also der zweite Nachfolger von 2, das heißt, es gilt 2 + 2 = 4!
Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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ABER eigentlich ist 2+2=4 nicht komplex! (bei klaren Definitionen und Ergebnisorientierung!)
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2 kg + 2 kg = 4 kg Operation (Prozess)
Struktur (Beschreibung)
Metrik (Mengeneinheit)
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Für Ergebnisorientierung (Services) fehlt häufig den Unternehmen eine serviceorientierte Struktur und Metrik
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IT-Management 1970er Jahre
Ad Hoc
IT-Management 1990er Jahre
Prozesse
IT-Management heute
Services
Ziel:
Wunscherfüllung
Ziel:
Effizienz
Ziel:
Effektivität
Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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IT-Management und IT-Controlling sollte sich heute markt- und serviceorientiert aufstellen
Seite 10
Sourcing
Managem.
Make
Plan Build Run
Source Deliver
IT-Management
(klassisch, F&A)
Deliver
Source
Unterneh- mens IT Lieferanten Kunden
Delivery
Managem.
externer
Markt
(SOURCE)
externer
Markt
(SOURCE)
interner
Markt
(DELIVER)
interner
Markt
(DELIVER)
Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014, generisches
Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram “Integriertes Informationsmanagement”
Springer 2006
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Anwendungs-Entw., -Wartung
Call Center / Service Desk
RZ und Anwendungsbetrieb
Netzbetrieb
Betrieb Arbeitsplatzsysteme
Sta
ndard
isie
rte S
erv
ices
Indiv
iduelle S
erv
ices
Managem
ent
Serv
ices
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Marktorientierte IT-Service-Layer liefern eine vollständige Struktur für IT-Service-Beschreibungen…
Seite 11 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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… in der nach dem Legosteinprinzip alle IT-Services beschrieben werden können.
Seite 12
IT-Service-Teile IT-Service-Module Unternehmens IT
Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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IT-Service-Kataloge müssen insbesondere im technischen Bereich nicht unternehmensspezifisch sein
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Geschäftsprodukte (unternehmensspezifisch)
IT-Produkte (unternehmensspez. oder marktorientiert)
Definition
Module zusammen gesetzt aus
IT-Service-Teilen
IT-Markt orientierte, benchmarkfähige
IT-Service-Teile in 2-4 Qualitäten
Struktur
Marktorientiert: Anwendungs-Entwickl., -
Wartung, Call Center, Arbeitsplatz-
systeme, RZ und Anw.-betrieb, Netzbetr.
Marktorientiert: Anwendungs-Entwickl., -
Wartung, Call Center, Arbeitsplatz-
systeme, RZ und Anw.-betrieb, Netzbetr.
Business-Service-Katalog
IT-Service-Module (unternehmensspez. oder marktorientiert)
IT-Service-Teile (IT-Markt orientiert, Leistungsdifferenzen)
Technik-Service-Katalog
IT-Services mit Orientierung an Geschäfts-
prozessen zusammen gesetzt aus
IT-Service-Modulen und IT-Service-Teilen
IT-Produkte / Anwendungen zusammen
gesetzt aus IT-Service-Modulen und
IT-Service-Teilen
Business orientierte Vereinbarungen mit
geschäftsorientierter Anwendungsmetrik
(z.B. IT-Unterstützung pro Abrechnung)
Standardisierte IT-Produkte wie z.B
Arbeitsplatzpaket oder individuelle
IT- Produkte wie z.B. Anwendungen
Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Im Technik-Service-Katalog werden Struktur und Metrik bevorzugt marktorientiert festgelegt
Seite 14 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Auch die Leistungsbeschreibung von IT-Service-Teilen erfolgt bevorzugt marktorientiert
Seite 15 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Wenn bei der Zusammensetzung von IT-Service-Modulen auch enthaltene Management Services festgelegt werden…
Seite 16 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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… ist auf Produktebene (Business-Service-Katalog) Vollständigkeit gegeben
Seite 17 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Effektivität
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Bewertung führt zum Kooperativen IT-Management -Unternehmens IT rechnen wie 2+2, 3+4, 7+1, 5+9!
Seite 18
Effizienz
Gemeinsame Einheit „€“
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Kooperatives IT-Management Service-Portfolio
Hinweis: Daten fiktiv Seite 19
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Kooperatives IT-Management Preisentwicklung gesamt vs. Benchmark (inkl. Prognose)
Seite 20 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
ca. +29 Mio. €
(+8,5 %)
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Kooperatives IT-Management Qualitätsentwicklung gesamt (inkl. Prognose)
Seite 21 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
ca. -34 Mio. €
(-10 %)
Qualitätsniveau 86 %
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Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität gesamt (inkl. Prognose)
Seite 22 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
ca. +23 Mio. €
(+6,6 %)
ca. +22 Mio. €
(+6,7 %)
ca. -5 Mio. €
(-1,4 %)
ca. 369.000
ca. +6 – 5 Mio. €
+ 8,6 %
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Kooperatives IT-Management Preisentwicklung gesamt vs. Benchmark (inkl. Prognose)
Seite 23
1
2
3
ca. 369.000
Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Individuelle Services Standardisierte Services
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Kooperatives IT-Management Preis vs. Benchmark (Mengenentwicklung berücksichtigt)
Hinweis: Daten fiktiv Seite 24
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Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme
RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb
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Kooperatives IT-Management Preis vs. Benchmark (Mengenentwicklung berücksichtigt)
Hinweis: Daten fiktiv Seite 25
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Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität gesamt (inkl. Prognose)
Seite 26 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Individuelle Services Standardisierte Services
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Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität (inkl. Prognose)
Hinweis: Daten fiktiv Seite 27
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Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme
RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb
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Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität (inkl. Prognose)
Hinweis: Daten fiktiv Seite 28
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Ausgangslage
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Ausgangslage Reifegradübersicht
Initial (Organisation)
o Verantwortlichkeit
festgesetzt?
o Organisationseinheit
etabliert?
o Aufgaben vollständig in
Arbeit?
Strukturiert (Transparenz)
o Verantwortlichkeit
geregelt?
o Transparenz vorhanden?
o Regelmäßige
Aktualisierung?
Initial (Organisation)
o Verantwortlichkeit
festgesetzt?
o Organisationseinheit
etabliert?
o Aufgaben vollständig in
Arbeit?
Strukturiert (Transparenz)
o Verantwortlichkeit
geregelt?
o Transparenz vorhanden?
o Regelmäßige
Aktualisierung?
Das betrachtete Unternehmen hat vor ca. 5 Jahren einen IT-Service-Katalog
eingeführt.
Alle Infrastrukturservices sind detailliert und marktorientiert beschrieben.
Anwendungsentwicklung wird über Tagessätze zur Verfügung gestellt und
mittels Skill Level beschrieben. Die Beschreibung basiert auf SFIA.
Alle Anwendungen sind nach dem Legosteinprinzip über Stücklisten erfasst.
Die Kostenverrechnung basiert auf diesen Stücklisten (SLA-Daten).
Die Kosten werden Benchmarks unterzogen und befinden sich auf
Marktniveau.
Das IT-Budget liegt bei ca. 680 Mio. €.
Weiterer Kostendruck erfordert eine Absenkung des IT-Budgets um 30 Mio. €
Auf Basis der vorhandenen SLA-Daten wird eine Analyse als Grundlage für
Kooperatives IT-Management erstellt.
Das betrachtete Unternehmen hat vor ca. 5 Jahren einen IT-Service-Katalog
eingeführt.
Alle Infrastrukturservices sind detailliert und marktorientiert beschrieben.
Anwendungsentwicklung wird über Tagessätze zur Verfügung gestellt und
mittels Skill Level beschrieben. Die Beschreibung basiert auf SFIA.
Alle Anwendungen sind nach dem Legosteinprinzip über Stücklisten erfasst.
Die Kostenverrechnung basiert auf diesen Stücklisten (SLA-Daten).
Die Kosten werden Benchmarks unterzogen und befinden sich auf
Marktniveau.
Das IT-Budget liegt bei ca. 680 Mio. €.
Weiterer Kostendruck erfordert eine Absenkung des IT-Budgets um 30 Mio. €
Auf Basis der vorhandenen SLA-Daten wird eine Analyse als Grundlage für
Kooperatives IT-Management erstellt.
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Analyseergebnisse (Auszug) (1/2)
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Analyseergebnisse Feststellung
54% aller Services werden
standardisiert erbracht.
16,7 Mio. € werden für
individuelle Services bei
Infrastruktur ausgegeben.
54% aller Services werden
standardisiert erbracht.
16,7 Mio. € werden für
individuelle Services bei
Infrastruktur ausgegeben.
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Bewertung IT-Service-Modul
Seite 31 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Bewertung IT-Produkt
Seite 32 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Analyseergebnisse (Auszug) (2/2)
OIT-Vortrag-GI-FG-IT-Controlling-2014-06-27.pptx Seite 33
Analyseergebnisse Feststellung
Durch Änderung der
Qualitätsanforderungen
können maximal
ca. 30 Mio. € eingespart
werden.
Bedarf an File-Services
stieg in den letzten
Jahren um ca. 300%.
Durch Änderung der
Qualitätsanforderungen
können maximal
ca. 30 Mio. € eingespart
werden.
Bedarf an File-Services
stieg in den letzten
Jahren um ca. 300%.
Situation Qualität
Situation File-Services
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Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Maßnahmen, Ergebnisse, Kosten und Nutzen
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Maßnahmen Ergebnisse
Kosten Nutzen
• Einsparungen durch Absenkung der
Qualitätsanforderungen
(67% der Kosten)
• Einsparungen durch File-Server-Daten
(40% der Kosten)
• Einsparungen durch Infrastruktur-
Standards (60% der Kosten)
• Summe Nutzen
• Überprüfung aller Qualitätsanforderungen auf
Notwendigkeit.
• Automatische Archivierung aller File-Server-Daten
älter als 2 Jahre.
• Überprüfung aller individuellen Infrastruktur-
Services.
• (Anwendungs-Entwicklung/-Wartung i.H.v. 143,5
Mio. € separat betrachtet)
• 80% aller Qualitätsanforderungen abgesenkt.
• 50% der File-Server-Daten archiviert.
• 80% individuelle Infrastruktur-Services durch neue
Standards abgeschafft.
• Analyse (extern)
• Überprüfung Qualitätsanforderungen,
ca. 10 interne FTE p.a. a ca. 100 T€
für ca. 3 Monate
• Automatische Archivierung,
individuelle Restore-Anforderungen
• Überprüfung individuelle Infrastruktur-
Services
• Summe Kosten
ca. 25 T€
ca. 250 T€
ca. 250 T€
ca. 250 T€
ca. 775 T€
Cost Income Ratio 1:45
ca. 20.000 T€
ca. 5.000 T€
ca. 10.000 T€
ca. 35.000 T€
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Zusammenfassende Aussagen
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Ohne einheitliche Operationen (Prozessen), Strukturen (Beschreibungen) und
Metriken (Mengeneinheiten) ist selbst die Berechnung von 2+2 höchst komplex.
Neben standardisierten Operationen (Prozesse) sind IT-Services vollständig in
Struktur (Beschreibung) und Metrik (Mengeneinheit) - bevorzugt marktorientiert –
zu beschreiben.
Kooperatives IT-Management ermöglicht faktenbasierte
Alternativbetrachtungen und Entscheidungen!
Die vollständige Abbildung der Unternehmens IT nach dem Legosteinprinzip bildet die
Basis für Kooperatives IT-Management und serviceorientiertes IT-Controlling.
Die Bewertung der IT-Service-Teile – gleich ob preis- oder kostenbasiert – führt wegen
der Vollständigkeit des Ansatzes automatisch zu Transparenz auf allen Ebenen, d.h.
Berechnungen der Unternehmens IT werden fast so einfach wie 2+2.
.
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Wie wird IT-Management einfacher?
Wie verringert man Komplexität in der IT?
Mehr Infos: www.optimizing-it.de
Fragen? Jederzeit gerne …
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