jknmelaka.moh.gov.my fm... · web viewmenjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai...
TRANSCRIPT
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
FAIL MEJA
(JAWATAN)(BAHAGIAN/ JABATAN)
(UNIT)
DISEDIAKAN OLEH:NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEDIAKAN:
DISEMAK OLEH:NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DISEMAK:
DILULUSKAN OLEH:NAMA:
JAWATAN:
TARIKH DILULUSKAN:
TARIKH KEMASKINI:PERTAMA:KEDUA:KETIGA:
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
1. Objektif, Visi & Misi Kementerian
2. Carta Organisasi Kementerian
3. Objektif, Visi & Misi Bahagian
4. Carta Organisasi Bahagian
5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai
6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain
7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran
8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja
9. Senarai Semak (Checklist)
10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan
11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
13. Norma Kerja
14. Senarai Tugas Harian
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
OBJEKTIF KEMENTERIAN(NOTA : Seperti di dalam MPK)
VISI KEMENTERIAN(NOTA : Seperti di dalam MPK)
MISI KEMENTERIAN(NOTA : Seperti di dalam MPK)
OBJEKTIF KKM
VISI KKM
CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
(NOTA : Seperti di dalam MPK)
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
(BAHAGIAN / UNIT)
OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT
VISI BAHAGIAN/ UNIT
MISI BAHAGIAN/ UNIT
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNIT
CARTA ORGANISASI(BAHAGIAN / UNIT)
CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)
CARTA ORGANISASI UNIT DANKEDUDUKAN PEGAWAI
CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI
(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan & lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN:
BAHAGIAN:
UNIT:
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BAHAGIAN: PENTADBIRAN & KEWANGAN
UNIT: KEWANGAN
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN
1. Timbalan Setiausaha Bahagian (Kewangan)
Menandatangani surat penggilan mesyuarat , laporan audit dan surat-surat lain yang berkaitan.
2. Ketua Penolong Setiausaha (K) 1
Semua perkara berhubung dengan tugas-tugas yang berkaitan.
3. Penolong Setiausaha (K) 1
Kelulusan Perakuan ke-2 (baucer bayaran).
Perkara-perkara yang berhubung dengan tugas yang berkaitan.
1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit
2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan
4. ..
5. ..
6. ..
7. ..
8. ..
9. ..
10. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai atasan dari masa ke semasa.
Tiada 1. Penolong Pegawai Tadbir (K) 2
Mendapatkan maklumat berhubung dengan JPKA
Kelulusan Perakuan -1 (baucer bayaran)
2. Ketua Pembantu Tadbir (KPT) 1
Urusan tempahan bilik mesyurat, makan minum dan senarai kehadiran mesyuarat.
3. Pembantu Am Pejabat
Membantu membuat salinan surat dan mengedarkan surat.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI: ____________________________________________________
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI: ________________________________________________
1.
2.
3.
4.
(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan
empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari – Mac, April – Jun, Julai –
September, Oktober – Disember).
2. Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan
surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember
2009.
3. Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.
4. Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan
pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.
5. Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi Pengurusan Bajet,
Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.
6. Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
7. Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari
sebelum mesyuarat bermula.
8. Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.
9. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas
mesyuarat
PROSES KERJA
&
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
AKTIVITI: __________________________________________________
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN
/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN
PROSES KERJA
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN
/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
/PERATURAN
1
2
3
4
5
6
7
8
Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.
Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit.
Dapatkan tandatangan TSUB.
Edarkan surat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit yang berkaitan.
Sebelum Mesyuarat
Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
Tempah bilik mesyuarat dan makan/minum.
Sedia dan edarkan surat jemputan mesyuarat kepada agensi berkaitan untuk mendapatkan maklum balas mesyuarat dan laporan JPKA mengikut suku tahun yang berkaitan.
Kemukakan maklum balas dan laporan JPKA ke Cawangan Kewangan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat
Ketua Penolong Setiausaha /
Penolong Setiausaha
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
Surat Kementerian Kewangan bertarikh 29 Disember 2009.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991. (Seksyen / Para ……)
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN
/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
/PERATURAN
9
10
11
12
13
14
15
16
17
diadakan.
Terima dan semak maklum balas serta laporan.
Sediakan maklum balas mengikut format yang ditetapkan :-
- Laporan Perbelanjaan Pembangunan
- Laporan Perbelajaan Mengurus
- Laporan Pengurusan Perolehan
- Laporan Pengurusan Aset Alih/ Asset Hidup
- Laporan Pengurusan Stor
Kemukakan maklum balas dan laporan untuk semakan KPSU (K) 1.
Susun dan serah kepada Pembantu Am untuk dibuat salinan.
Sediakan format kehadiran untuk ahli mesyuarat.
Pastikan Pengerusi Mesyuarat atau Pengerusi Ganti dapat hadir.
Tempah makan/minum.
Semasa Mesyuarat
Dapatkan tandatangan kehadiran ahli mesyuarat.
Catatkan minit mesyuarat.
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN
/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
/PERATURAN
18
19
20
Selepas Mesyuarat
Sediakan draf minit mesyuarat.
Kemukakan kepada KPSU untuk semakan.
Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.
CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI: __________________________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)
Mula
Tamat
CARTA ALIRAN KERJA
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
Mula
Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun
Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit
Dapatkan tandatangan TSUB
Edarkan surat kepada Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan
.........................
................................
................................
Tamat
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
AKTIVITI: ________________________________________________
BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
(CONTOH)
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)
BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
1. Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.
2. Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit
3. Dapatkan tandatangan TSUB
4. Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang berkaitan:
a) Jabatan Pertanian
b) Jabatan Perikanan
c) Jabatan Veterinar
d) Cawangan Pentadbiran
5. ……………..
6. ……………..
1.2.
SENARAI UNDANG-UNDANG
DAN
PERATURAN
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
AKTIVITI 1:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 2:
1.
2.
3.
4.
AKTIVITI 3:
1.
2.
3.
4.
(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN(CONTOH)
AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
2. ………
3. ………
4. ………
AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. ……..
4. ……..
AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE PERBENDAHARAAN
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.
3. ……….
4. ……….
SENARAI
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
JAWATAN: _______________________________
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT
1.
2.
3.
Jawatankuasa Pembuka Tender
Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S
Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa
Ahli
Ahli
Ahli
4 kali setahun
3 kali setahun
3 kali setahun
BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4.
5.
6.
Fail Meja/ MPK
Jawatankuasa Pertandingan KIK
……………………..
……………………..
Ahli 2 kali setahun
SENARAI BORANG -
BORANG YANG DIGUNAKAN
SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN
AKTIVITI 1: ________________________________________________________
Nama Borang
1.
2.
3.
Kod Borang
AKTIVITI 2: ________________________________________________________
Nama Borang Kod Borang
1.
2.
3.
AKTIVITI 3: _________________________________________________________
Nama Borang
1.
2.
3.
Kod Borang
(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan)
SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN
(CONTOH)
AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR
Nama Borang
1. Borang pengeluaran barang stor
2. …………
3. …………
4. …………
Kod Borang
KEW.PS-11
AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
Nama Borang
1. ………..
2. ………..
3. ………..
Kod Borang
AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
Nama Borang
1. ………..
2. ………..
3. ………..
Kod Borang
NORMA KERJA
NORMA KERJA
JAWATAN: ____________________________________________
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA(MASA/KUANTITI)
1.
2.
3.
4.
5.
NORMA KERJA
(CONTOH)
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA(MASA/KUANTITI)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit
Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan
Menyediakan surat rasmi
Menyediakan minit mesyuarat
…………..
…………..
…………..
1 bulan / jawapan
1 - 2 minggu / mesyuarat
1 minggu / laporan
1 jam/ surat
4 jam/ minit
…………..
…………..
…………..
SENARAI TUGAS HARIAN
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN
1. (kemaskini setiap hari)
2.
3.
(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)
SENARAI TUGAS HARIAN
(CONTOH)
NAMA : SHAKIRAH BT SAAD
JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1
TARIKH : 2 JUN 2013
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN
1. Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013
2. Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil. 1/2013
3. Menyediakan senarai jemputan mesyuarat