flowchart description action by referencekontrak.water.gov.my/division/qs/gp_post/contract...

Chapter 9 – CONTRACT DOCUMENTATION

9-1Revision 0 : March 2009

Flowchart Description Action By Reference

1. Letter of Acceptance isissued

-

2. Compile the ContractDocuments.

CAO

Refer:Contract

Document-ation

Checklist

3. Check that each documentis complete, correct andcompliant.

CAO

4. Quality Audit CAO/BUBPK*

5. Correctly mark the ‘Original’and ‘Duplicate’ documents

CAO

6. Signing of ContractDocument

CAO

7. Stamping of documents CAO

8. Distribute the ContractDocuments

CAO

*Where the Contract is signed at the DID Headquarters or Ministry, the documents shall be auditedby BUBPK

Flowchart 9.1 – Contract Documentation

1

5

6

8

2

4

7

3


9-2 Revision 0 : March 2009

9 CONTRACT DOCUMENTATION

9.1 INTRODUCTION

This chapter provides:

The guidelines on the compilation and preparation of the Contract Documents for signing anddistribution to the relevant parties.

9.2 PROCEDURES

Please refer to Flowchart 9.1 – Contract Documentation.

Step Procedures / TasksAction By

/ Reference

1 Letter of Acceptance is issued

Upon issuance of the Letter of Acceptance, the contractor mustsubmit the required documents and information stated in theLetter of Acceptance for verification by CAO.

Letter of Delegation of Power

Upon the issuance of the Letter of Acceptance, issue thenecessary letters of delegation of power.

Ensure that the following documents, as may be required bythe Letter of Acceptance of Tender, are submitted by theContractor:

Performance Bond (where ‘Performance GuaranteeSum’ is not used)

Insurance policies together with original receipts Details of SOCSO Guarantee against Advance Payment (if Advance Payment is applied

by the Contractor and permitted under the Contract).

For information

Action by : SO

Action by : CAO

norkamariah

Highlight



Step Procedures / Tasks Action By / Reference

Check that the information on the Performance Bond (where ‘Performance Guarantee Sum’ is not used) is in order:

Parties (Government of Malaysia and Contractor) Contract number and references Validity period (dates)(Completion Date + DLP + 12

Months) All other information (total sum 5% of Contract Sum)

are correctly inserted Issued by a bank or insurance company approved by

Bank Negara Verification from the bank is attached.*

*Write to issuing bank and request for verification. Check that the information on the relevant insurance policies are in order :

Parties (Government of Malaysia and Contractor) Validity period (dates) Event coverage to refer to Clause 18.1 (COC Rev.

2007) Contract references and amounts insured Excess clauses, if any Relevant endorsements

Action by : CAO

2 Compile the Contract Documents The Contract Documents are compiled and bound as soon as is practicable after the issuance of the Letter of Acceptance, but no later than 4 months after the issuance of the Letter of Acceptance. Refer to the Contract Documentation Checklist (Senarai Semakan Penyediaan Dokumen Kontrak) Using the accepted Tenderer’s tender document, compile the documents for contract binding in the format and order set out in the Tender Table Document (refer Chapter 6). Design and Build Contract Documents For design and build contracts, Step 2 shall be carried out by the Contractor. • The design and build contract documents shall be compiled

by the Contractor. • The certified true copy of the Performance Bond and

Insurance Policies shall be inserted into the Contract Documents.

Action by : CAO

Refer: Contract Documentation

Checklist

norkamariah

Highlight




/ Reference

2a Contract Front Cover

Ensure that the

cover is in accordance with DID’s approved format;

title (of project, etc), Contract Number and names arein accordance with the Letter of Acceptance.

Action by : CAO

2b Contents

Generally,

the contents and order of the Contract Documents isbased on the Tender Table Document, and

the Contract Documents contains the acceptedTenderer’s tender documents.

Ensure that:

Variation of Price schedules are completed, and thequantities inserted.

Check for irregularities. Make correction if necessaryand as agreed by contractor.

All information are correctly entered in the Appendix tothe Conditions of Contract.

Ensure that all other pertinent information is correctly enteredor inserted in the contract forms and other documents.

Ensure that all superseded information are marked as such.

Action by : CAO

2c Numerical checks, Corrections and Rationalisation of Rates

Check for arithmetical errors. Arithmetical errors in the Billsof Quantities or the Summary of Tender must be corrected.

Check the rates and prices for reasonableness andconsistencies. Check the distribution of prices to prevent“front loading”. Carry out “rationalisation” of the rates andprices as necessary.

Where rationalization of rates had been carried out, thesechanges must be agreed by the Contractor.

Action by : CAO




/ Reference

Both the Authorised Party and the Contractor must initialnext to all corrections, or changes due to rationalisation, ofrates and prices.

The letters to and from the Contractor, amending orconfirming the original tender or affecting the Contract inany way, shall be included in the Contract Document(arranged in date order with the latest letter first, andinserted these after Letter of Acceptance)

Action by : CAO

2d Contract Documentation Checklist

The Checklist must be ticked (checked) and initialed by thecompiler, and together with the compiled documents shall beforwarded to the checker for checking and verification.

Action by : CAO

3 Check the compiled Contract Document

Refer to the Contract Documentation Checklist

Check every document and ensure they are complete, correctand compliant.

The checker initial against each checked item.

Action by : CAO

Refer: ContractDocumentation

Checklist

4 Quality Audit

The Quality Auditor shall check that the documents are inorder and free from errors.

Where the Contract is signed at the DID Headquarters, thedocuments shall be audited by BUBPK.

Action by : CAO /BUBPK

5 Correctly mark the ‘Original’ and ‘Duplicate’ documents.

Identify the original Contract Document and correctly print orchop/stamp the words “Original” or “Duplicate” on the cover ofthe Contract Documents.

Copy documents must be certified as true copy by theAuthorised Party (Pengurusan & Profesional).

Action by : CAO

norkamariah

Highlight

norkamariah

Highlight

norkamariah

Highlight



Step Procedures / Tasks Action By / Reference

6 Signing of Contract Document The Contract shall be signed by the officer duly authorised to sign the contract (‘Authorised Party’) , based on the value of the contract (refer Chapter 5 - Authority). Arrange for the Original and Duplicate Copy of Contract Document to be signed by the Authorised Party and the Contractor The Contractor’s representative for signing of contract must furnish a certified copy of the Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) registration (or other documentary evidence) to prove that he is authorized to sign the Contract Document on behalf of the Contractor. The following documents must be signed by both Parties: • Articles of Agreement • Form of Tender • Letter of Acceptance • List Contract Drawings Where corrections were made due to arithmetical errors, or rationalisation of rates had been carried out, the changes must be initialed by both the Authorised Party and the Contractor. The following documents must also be signed by Contractor: • Schedules of Rates • Day Work Rates • Appendix to Variation of Price (VOP) Stamp all drawings as “Contract Drawings”. Drawings Drawings prepared in-house shall be signed by relevant officer. If drawings by Consultant, to be signed by Registered Engineer, Registered Architect and accepted by Director of Division/State [To be confirmed by BUBPK] Design and Build Contract - Drawings All contract drawings must be signed and endorsed by a Registered Engineer, Registered Architect etc, who prepared the design.

Action by : CAO

norkamariah

Highlight




/ Reference

7 Stamping of Contract Documents

Arrange for the stamping of the Contract Documents (originaland duplicate only).

The stamp must be affixed to the first page of the Articles ofAgreement.

The costs for stamping shall be borne by the Contractor.

Exemption of Stamp Duty – Forms JKR 203/203A

In the alternative to stamping of Contract Documents, the CAOmay apply for exemption of stamp duty under Section 35 ofthe Stamp Act 1949 (Act 378).

The exemption endorsement must be affixed to the first pageof the Articles of Agreement (original and duplicate only).

Design and Build Contracts

The Contractor shall be responsible for both the costs of andarranging for the stamping of the Design and Build ContractDocument.

Action by :CAO

Refer JPS letter ref:(60)dlm.PPS.10/4/2

BUB Jld. 4 bth.2.10.2007

8 Distribute Contract Documents

Issue and distribute the Contract Document to the relevantparties. Distribute the copies in accordance with theDistribution List set out in Appendix 5A.

The original Contract Document for project of value more thanRM1 million shall be kept at BUBPK. For other projects, theoriginal Contract Document is retained and kept by the Division/ State which implements the project.

The Performance Bond shall be retained and keep safe at thedivision/state office which issued the Letter of Acceptance.

Unless there is any unresolved dispute between theGovernment and the Contractor, the Contract Document mustbe retained for 7 years after the issuance of the FinalCertificate.

If there is any unresolved dispute between the Government andthe Contractor, then the Contract Documents (and alldocuments in connection with the project) must be retaineduntil the dispute is resolved, or otherwise as instructed by theAttorney General Office.

Action by : CAO

Refer: Chapter 5,Appendix 5A –

Distribution List

For information

norkamariah

Highlight

norkamariah

Highlight

http://kontrak.water.gov.my/division/qs/spk/S_Edaran/thn07/Endorsement%20Setem/matikan%20setem.pdf



9.3 REFERENCE DOCUMENTS

Please refer to Volume 10A for the standard reference (or sample) documents for the procedures orprocesses outlined in this Chapter.

Sample Contract Document Cover

Sample Contents Page

Surat Perwakilan Kuasa (Kepada wakil P.P. Kerja Utama Untuk Penyeliaan dan ArahanKeseluruhan Kerja)

Pemberitahu Perwakilan Kuasa (bagi Wakil P.P. Kerja Utama)

Surat Perwakilan Kuasa (Kepada Wakil P.P. Pakar untuk Penyeliaan Kerja Tertentu)

Pemberitahu Perwakilan Kuasa (bagi Wakil P.P. Pakar)

9.4 REFERENCES

Please refer to the latest Treasury Circulars and DID Circulars on the contract documentation.

Treasury Circular(Surat Pekeliling Perbendaharaan)

Nil

DID Circulars(Surat Pekeliling / Edaran JPS)

[1] SPJPS.UB 1/1995: Perlantikan Pegawai Penguasa, Perwakilan Kuasa Pegawai Penguasa danPegawai-Pegawai Yang diberi Kuasa Dalam Urusan Pentadbiran Kontrak.

[2] SPJPS.UB 3/1995: Peraturan Penyediaan Dokumen Tender dan Kontrak

[3] (36)dlm. PPS.10/4/2 CUB Jld.3 (27/7/98): Pengedaran Dokumen-dokumen (Kontrak Kerja)Biayaan Persekutuan

[4] SP JPS Bil. 3/2009: Perlantikan Pegawai Penguasa (P.P), Perwakilan Kuasa Pegawai Penguasa(Wakil P.P) Dan Pegawai-Pegawai Yang Diberi Kuasa (PYDK) Dalam Urusan Pentadbiran Kontrak.(Tambahan kepada Surat pekeliling SPJPS.UB 1/1995)

[5] ( 60 )dlm. PPS 10/4/2 BUB Jld 4 2 Oktober 2007: Duti Setem Bagi Dokumen Kontrak

http://kontrak.water.gov.my/division/qs/spk/jpsub395.pdf

http://kontrak.water.gov.my/division/qs/spk/98/edar.pdf

http://kontrak.water.gov.my/division/qs/spk/thn09/SPJPS3_09/Perlantikan%20PP.pdf

http://kontrak.water.gov.my/division/qs/spk/S_Edaran/thn07/Endorsement%20Setem/matikan%20setem.pdf

DID MANUAL Volume 10

Contract Administration

Revision Number : Revision 0

Revision Date : March 2009

Chapter 9 – Contract Documentation

APPENDIX 9A

Checklist for Preparation of

Contract Documents

(Senarai Semakan Penyediaan Dokumen Kontrak)


9A-1Revision 0 : March 2009

APPENDIX 9A CHECKLIST FOR PREPARATION OF CONTRACT DOCUMENTS(SENARAI SEMAKAN PENYEDIAAN DOKUMEN KONTRAK)

TAJUKPROJEK

UntukTindakan

Nama PegawaiTarikhDiberi

Kepada

TarikhDiterima

Oleh

Tarikh SiapSemakan

PMK 1

PMK 2

AK*

BIL. KETERANGAN PMK1 PMK2 AK* ULASAN

1.0 PENGENALAN

Secara amnya setiap Dokumen Kontrakmestilah lengkap dan teratur sertamengandungi semua Dokumensebagaimana yang terkandung di dalamDokumen Meja Tender. Secara khususDokumen Kontrak mestilahmengandungi Dokumen TenderPentender yang disetujuterima olehLembaga Perolehan.

Dokumen Kontrak hendaklah disediakandengan kadar segera selepas SuratSetujuterima Tender yang Asalditandatangani oleh Kontraktor dansaksi beliau. Insuran-insuran besertaresit-resit resmi pembayaran Premiuminsuran-insuran tersebut. No.KodPERKESO, GerentiBank/Insuran/Syarikat Kewangan untukBon perlaksanaan, GerentiBank/Insuran/Syarikat Kewangan untukBayaran Pendahuluan (Jika Kontraktormemohon untuk mendapatkan WangPendahuluan) yang Asal dikembalikan.

Tandakan() selepassemakan

jps_user

Text Box

- KONVENSIONAL


9A-2 Revision 0 : March 2009


2.0 MUKA HADAPAN (KULIT)

2.1 Warna hendaklah warna kuning cair

2.2 Isikan maklumat-maklumat berikutpada muka hadapan Dokumen Kontrak

ASAL atau SALINAN, Cop PerkataanASAL pada muka hadapan Dokumenyang asal dan Cop perkataan SALINANpada tiap-tiap muka hadapan salinan-salinan Dokumen Kontrak. Salinanmestilah diakui sah dan ditandatanganioleh pegawai dari KumpulanPengurusan dan Profesional.

(a) Logo Kerajaan Malaysia.

(b) Nama Kerajaan Malaysia.

(c) Nama Jabatan Pengairan dan SaliranMalaysia.

(d) Perkataan Dokumen Kontrak.

(e) Tajuk projek mestilah sama sepertidengan tajuk kerja yang terkandung didalam Surat Setujuterima Tender.

(f) Nombor Kontrak.

(g) Jilid dan Seksyen Dokumen Kontrak.

(h) Logo JPS

- Di sebelah bawah ‘Logo JPS’catitkan Bulan dan Tahun DokumenKontrak disediakan.

- Di sebelah kanan bertentangandengan ‘Logo JPS’ catitkan :-

KETUA PENGARAHJABATAN PENGAIRAN DANSALIRAN MALAYSIAJALAN SULTAN SALAHUDDIN,50626 KUALA LUMPUR




3.0 ISI KANDUNGAN DOKUMEN KONTRAK

3.1 ARAHAN KEPADA PENTENDER.

Sebagaimana terkandung di dalamDokumen Meja Tender.

3.2 BORANG TENDER :

3.2.1 Pastikan Borang Tender Asaldigunakan.

3.2.2 Maklumat-maklumat yang perludisemak dan yang perlu diisi.

Muka Surat 1

(a) Isikan Nombor Kontrak.

(b) Isikan tarikh Kontrak ditandatanganioleh Pegawai yang diberi kuasamenandatangani kontrak.

(c) Pastikan Cop Syarikat, TandatanganKontraktor dan Saksi, beserta nama danalamat dicop dan diisi oleh Kontraktorpada ruang yang disediakan.

(d) Pastikan Cop Pegawai yang diberi kuasamenandatangani Kontrak dan saksibeserta nama dan alamat dicop dandiisi pada ruang yang disediakan.




3.0 ISI KANDUNGAN DOKUMEN KONTRAK(Samb.)

3.3 SURAT SETUJUTERIMA TENDER –Borang JKR 203D

3.3.1 Pastikan Borang Surat SetujuterimaAsal digunakan.

3.3.2 Maklumat-maklumat yang perlu diisi.

Muka Surat 1.

(a) Isikan Nombor Kontrak.

(b) Isikan tarikh Kontrak ditandatanganioleh Pegawaiyang diberikuasa menandatanganikontrak.

(c) Pastikan Cop Syarikat, TandatanganKontraktor dan Saksi, beserta nama danalamat dicop dan diisi oleh Kontraktorpada ruang yang disediakan.

(d) Pastikan Cop Pegawai yang diberi kuasamenandatangani Kontrak dan saksibeserta nama dan alamat dicop dandiisi pada ruang yang disediakan.

3.4 SYARAT-SYARAT KONTRAK :

Maklumat-maklumat yang perlu diisi





3.4 SYARAT-SYARAT KONTRAK : (Samb.)

Muka Surat 1

(a) Nombor Kontrak, Kepala dan PecahanKepala peruntukan.

(b) Nama Kerajaan Malaysia.

(c) Nama Kontraktor dan alamat, samaseperti yang terkandung di dalam SuratSetujuterima Tender.

(d) Nama projek, sama seperti yangterkandung di dalam Surat SetujuterimaTender.

(e) Senarai Lukisan, sama seperti yangterkandung di dalam Dokumen MejaTender.

Muka Surat 2.

(a) Fasal 1.1(b)

Tambahkan perkataan Addenda No. 1selepas Syarat-syarat Kontrak samaseperti yang terkandung di dalamDokumen Meja Tender.






Muka Surat 2. (Samb.)

(b) Fasal 1.1(b)

Peruntukan Khas Syarat-syarat Kontrak

(i) Perubahan Harga Bahan-BahanBinaan.

(ii) Bayaran Pendahuluan

(c) Fasal 1.1(j)

Klausa-Klausa yang berkenaan diisi.

Muka Surat 3.

(a) Nama jawatan Pegawai Penguasa yangdiberi kuasa mengikut had kewangan yang ditetapkan di bawah SP JPS 3/2009.

(b) Tempoh Kontrak, Tarikh Milik Tapak dan Tarikh Siap Kerja diisi.


BIL. 3.0 3.4 (a) (a) (a) (b) (a)

(b)

KETERANGAN

ISI KANDUNGAN DOKUMEN KONTRAK SYARAT-SYARAT KONTRAK : (Samb.) Muka Surat 6 Fasal 7 Jumlah Harga Kontrak seperti yang terkandung dalam Surat Setujuterima Tender Muka Surat 43 Fasal 66.3 Alamat Kerajaan dan Alamat Kontraktor Muka Surat 47 Pastikan Cop Pegawai yang diberikuasa menandatangani Kontrak dan Saksi beserta nama dicop pada ruang yang disediakan Pastikan Cop Syarikat, Tandatangan Kontraktor dan Saksi beserta nama dan no kad pengenalan dicop dan diisi oleh Kontraktor pada ruang yang disediakan dan pastikan pegawai yang tandatangan bagi pihak Kontraktor hendaklah yang diberikuasa menandatangani Kontrak. LAMPIRAN KEPADA SYARAT-SYARAT KONTRAK Muka Surat 48, 49 dan 50 Fasal 4.1 (a) Nama Pegawai yang diberi kuasa untuk bertindak bagi pihak kerajaan mengenai Fasal 40, Fasal 43, Fasal 51, Fasal 52, Fasal 53, Fasal 57 dan Fasal 65 sama seperti yang telah ditentukan mengikut had kewangan yang ditetapkan di bawah SP JPS 1/2003.

Fasal 4.1(b) Nama pegawai yang berkuasa untuk meluluskan perubahan mengikut had-had seperti yang telah ditentukan di dalam Dokumen Meja Tender. Untuk mendapatkan maklumat yang lebih jelas lagi sila Rujuk SP Perbendaharaan Bil. 7/2007 - Peraturan Arahan Perubahan Kerja (Variation Order)

PMK1

PMK2

AK*

ULASAN

Revision 0 : March 2009

9A-7






Muka Surat 48, 49 dan 50.

Fasal 21.2

Isikan tarikh tender ditutup.

(c) Fasal 15

(i) Jumlah minimum Liabiliti Awam iabergantung kepada jumlah hargaKontrak dan diisi dalam bentuknilai seperti yang telah ditentukandi dalam Dokumen Meja Tender.

(ii) No. Polisi dan nama SyarikatInsuran.

(iii) Tempoh Insuran termasuk tempohkontrak dicampur tempohtanggungan kecacatan dicampur 3Bulan 14 Hari.

(d) Fasal 15.1(b)

Amaun Fasal lebihan hendaklah diisijika ada.

(e) Fasal 17

Isikan No. Pendaftaran Skim PERKESO.

(f) Fasal 18

(i) Jumlah harga kontrak, isikandengan perkataan ‘tiada’ jikaProjek baru.

(ii) No. Polisi dan Nama SyarikatInsuran.

(iii) Tempoh Insuran, isikan tempohkontrak sahaja.





3.4 SYARAT-SYARAT KONTRAK (Samb.)

Maklumat-maklumat yang perlu diisi(Samb.)

LAMPIRAN KEPADA SYARAT-SYARATKONTRAK (Samb.)

Muka Surat 48, 49 dan 50. (Samb.)

(g) Fasal 18(b)

Amaun Fasal lebihan hendaklah diisijika ada.

(h) Fasal 13

(i) Jumlah amaun untuk BonPerlaksanaan iaitu 5% dari hargakontrak seperti yang telahditentukan di dalam Dokumen Mejatender dan diisi dalam bentuk nilai.

(ii) No. GerentiBank/Insuran/SyarikatKewangan, jika Kontraktormemilih Bon Perlaksanaandalam bentuk gerentiBank/Insuran/SyarikatKewangan.

(i) Fasal 38.2

Isikan tarikh milik tapak.

(j) Fasal 39

Isikan tarikh siap bagi kesemua kerja.





3.4 SYARAT-SYARAT KONTRAK (Samb.)

Maklumat-maklumat yang perlu diisi(Samb.)

LAMPIRAN KEPADA SYARAT-SYARATKONTRAK (Samb.)

Muka Surat 48, 49 dan 50. (Samb.)

(k) Fasal 40

Isikan Ganti rugi tertentu dan ganti rugiditetapkan berasaskan Dokumen MejaTender, dalam bentuk nilai RM,memundarkan kepada puluh yangterdekat.

(l) Fasal 41

Isikan maklumat-maklumat berikut didalam jadual jika terdapat penyiapanbangunan yang hendak diserahkankepada pemilik mengikut bahagian-bahagian seperti yang telah ditentukandi dalam Dokumen Meja Tender.

(i) Nama seksyen atau bahagian.

(ii) Tarikh Milik (Fasal 38(c))

(iii) Tarikh Siap

(iv) Ganti rugi tertentu dan ganti rugiditetapkan.

(m) Fasal 48.1

Isikan tempoh tangungan kecacatansama seperti terkandung di dalamDokumen Meja Tender.


BIL.

3.0

3.4 (n) (o) (p)

KETERANGAN

ISI KANDUNGAN DOKUMEN KONTRAK (Samb.)

SYARAT-SYARAT KONTRAK (Samb.)

Maklumat-maklumat yang perlu diisi (Samb.)

LAMPIRAN KEPADA SYARAT-SYARAT KONTRAK (Samb.)

Muka Surat 48, 49 dan 50 (Samb.)

Fasal 28.1 (i) Nilai kerja yang perlu dilaksanakan

termasuk bahan-bahan dan barang-barang yang perlu diserah-hantar sebelum perakuan Interim Pertama dikeluarkan iaitu tidak kurang dari 5% daripada Kerja Pembina termasuk Bahan dan Barang-Barang Tak Pasang atau RM100,000.00 yang mana lebih rendah (Rujuk dokumen tender).

Fasal 28.2 (ii) Nilai kerja yang perlu dilaksanakan

termasuk bahan-bahan dan barang-barang yang perlu diserah-hantar sebelum tiap-tiap Perakuan Interim kemudiannya dikeluarkan iaitu 15% daripada nilai purata bulanan kerja yang patut disiapkan dalam tempoh kontrak atau separuh daripada bayaran pertama yang mana lebih rendah. (follow checklist payment)

Fasal 28.6

Tempoh menunaikan perakuan bayaran interim isikan 30 Hari (Rujuk dokumen tender).

PMK1

PMK2

AK*

ULASAN

Revision 0 : March 2009

9A-11





3.5 ADDENDA KEPADA SYARAT-SYARATKONTRAK

(i) Masukkan Addenda No. 1

Pada Borang Pengesahan Addenda.Maklumat-maklumat yang perlu diisi:-

(a) Nombor-nombor dan jumlah mukasuratAdenda-addenda tersebut.

3.6 PERUNTKAN KHAS KEPADA SYARAT-SYARAT KONTRAK

(i) Syarat-syarat Kontrak – PerubahanHarga ke atas Bahan-bahanBinaan.

(ii) Sertakan Senarai Bangunan,Kategori yang berkaitan, FaktorPulangan dan Index Asas untuktujuan Pelarasan Perubahan Hargamenurut Peruntukan Khas Syarat-syarat Kontrak.





3.6 PERUNTKAN KHAS KEPADA SYARAT-SYARAT KONTRAK (Samb.)

Isikan Index Asas mengikut Jenis danKategori- Kategori Bangunan untukkawasan yang telah ditetapkan.

Index Asas diambil berdasarkan BulanTender ditutup, Index Kos Bangunandiperolehi dari Jabatan PerangkaanMalaysia yang dikeluarkan dari bulan kebulan.

(iii) Syarat-syarat Kontrak – BayaranWang Pendahuluan.

3.7 SPESIFIKASI PIAWAI

(a) Masukkan Spesifikasi Piawai Kerja-kerja Bangunan sama seperti yangterkandung di dalam Dokumen MejaTender.

(b) Masukkan Spesifikasi Piawai Kerja-kerjaMekanikal dan Elektrikal sekiranyaprojek dipanggil secara Pakej samaseperti yang terkandung di dalamDokumen Meja Tender.

(c) Masukan Spesifikasi bagi KawalanKualiti Alam Persekitaran dan KawalanHakisan dan Mendapan.

3.8 SPESIFIKASI ADDENDA

(a) Masukkan Spesifikasi Addenda samaseperti yang terkandung di dalamDokumen Meja Tender.





3.8 SPESIFIKASI ADDENDA (Samb.)

Pada Borang Pengesahan SpesifikasiAddenda

Maklumat-maklumat yang perlu diisi:-

(i) Nama projek, sama seperti yangterkandung di dalam SuratSetujuterima Tender.

(ii) Nombor Kontrak.

(iii) Tarikh Kontrak iaitu Tarikh semasaKontrak ditandatangani olehPegawai yang diberikuasamenandatangani Kontrak.

(iv) Jumlah Mukasurat SpesifikasiAddenda.





3.9 PENGUKURAN DAN FAKTORMENGHARGAKAN SENARAI KUANTITI(PREAMBLE) – Bagi Kontrak BerasaskanSenarai Kuantiti

(a) Masukkan Pengukuran dan FaktorMenghargakan Senarai Kuantiti samaseperti yang terkandung didalam Dokumen Meja Tender.

3.10 SENARAI KUANTITI – KontrakBerasaskan Senarai Kuantiti

(a) Ringkasan Tender.

(i) Setiap nilai Kerja-kerja yang diisiharga di dalam ringkasan Tenderoleh Kontraktor perlu diselaraskandan mestilah sama nilainya dengannilai terkumpul Kerja-kerja Awalan,nilai-nilai terkumpul Kerja-kerjayang Berkenaan, Kerja-KerjaCerucuk (jika ada), Wang KosPrima dan Wang PeruntukanSementara yang telahpun disemak,diselaras dan diseragam kadar-kadar harganya terlebih dahulu.

(ii) Jika perbezaan kesilapankeseluruhan perkiraan itu BesarJumlahnya, Pelarasan peratusanperlu dibuat iaitu denganmenjumlahkan nilai terkumpulkerja- kerja di ringkasan Tender,sekiranya jumlah yang disemakmelebihi dari Harga Tender,Pelarasan peratusannya adalahKurangan, sekiranya jumlah yangdisemak kurang dari Harga Tender,Pelarasan Peratusannya adalahTambahan, di mana pelarasandibuat dengan tidak menjejaskanHarga Tender.





3.10 SENARAI KUANTITI (Samb.)

(a) Ringkasan Tender (Samb.)

(iii) Jika perbezaan kesilapankeseluruhan perkiraan itu keciljumlahnya memadailah nilai Kerja-kerja tersebut diselaraskan dengandiagih-agihkan di mana perlu padaitem-item Kerja Awalan ataudiselaraskan dengan diagih-agihkan atau diseragamkan keitem-item Kerja-kerja Berkenaanlain dengan tidak menjejaskanHarga Tender.

(iv) Jumlah terkumpul nilai kerjakeseluruhan yang diisi olehPentender untuk dibawa ke BorangTender mestilah sama jumlahharga Tender yang dipersetujuioleh Lembaga Perolehan.

(v) Setiap kesilapan pengiraanmestilah diperbetulkan terlebihdahulu dan hendaklah dipersetujuioleh Kontraktor. Kontraktormestilah menurunkan tandatanganringkas pada tempat-tempatpengiraan yang telah diperbetulkanbersama-sama dengan pegawaiyang diberi kuasa bagi pihakkerajaan.

(b) Kerja Awalan.

(i) Setiap item-item Kerja Awalanyang diisi harga oleh Kontraktorpastikan ia adalah perlu. Semakharga-harga tersebut untukmemastikan kemunasabahanharganya. Sekiranya terdapatkadar-kadar harga yang tidakmunasabah ia hendaklahdiselaraskan denganmengagihkannya pada Item-itemlain pada kerja-kerja Awalan ataudiselaraskan denganengagihkannya ke bahagiankerja-kerja lain.






(b) Kerja Awalan (Samb.)

(ii) Setelah Item-item kerja-KerjaAwalan diselaraskan ataudiperbetulkan hendaklahdipersetujui oleh Kontraktor.Kontraktor mestilah menurunkantandatangan ringkas pada tempat-tempat pengiraan yang telahdiperbetulkan bersama-samadengan pegawai yang diberi kuasabagi pihak kerajaan.

(iii) Jumlah terkumpul nilai keseluruhanKerja-Kerja Awalan yang telahdiselaraskan hendaklah dibawa keRingkasan Tender.

Lampiran Kepada Kerja-kerja Awalan

Kadar kerja harian dan Jumlah KadarHarga Harian untuk Loji dan Buruh.Pastikan Kadar Harga Upah Lojisehari dan Kadar Harga Upah Buruhsehari diisidengan Kadar Harga yangmunasabah oleh Kontraktor. Jikaterdapat Kadar-kadar harga yangdidapati tidak munasabah ia mestilahdiselaraskan terlebih dahulu danKontraktor mestilah menurunkantandatangan ringkas pada kadar-kadar Harga yang diselaraskan.Kadar Harga tersebut kemudiannyamestilah ditandatangani olehPegawai Penguasa atau Wakil atauPMK sebagai tanda kadar-kadarHarga diterima.






(c) Kerja-kerja yang Berkenaan, dan Kerja-kerja Cerucuk (jika ada)

(i) Kadar-kadar Harga setiap unitItem-item Kerja-kerja Berkenaandan Kerja-kerja Cerucuk (jika ada)dan jumlah yang diisi harga olehKontraktor perlu disemak untukmemastikan kemunasabahanharganya. Ia disemak berpandukanharga pasaran semasa. Sekiranyaterdapat kadar-kadar harga yangtidak munasabah, tidak seragam,kesilapan pengiraan, kadar-kadarharga tersebut perlu diselaraskandan diseragamkan pada itemitemkerja lain yang sama cara kerjanyatermasuk memperbetulkan jumlahpengiraannya.

(ii) Setelah Item-item Kerja-Kerjatersebut diselaraskan ataudiperbetulkan hendaklahdipersetujui oleh Kontraktor.Kontraktor mestilah menurunkantandatangan ringkas pada tempat-tempat pengiraan yang telahdiperbetulkan bersama-samadengan pegawai yang diberi kuasabagi pihak kerajaan.

(iii) Jumlah terkumpul nilai keseluruhanKerja-Kerja tersebut yang telahdiselaraskan hendaklah dibawa keRingkasan Tender.






(d) Wang Kos Prima dan Wang PeruntukanSementera.

(i) Setiap Item-item Wang Kos Primadan Wang Peruntukan Sementarayang diisi harga oleh Kontraktorperlu disemak. Sekiranya terdapatkesilapan ia perlu diselaraskan dandiperbetulkan.

(ii) Setelah Item-item Kerja-Kerjatersebut diselaraskan ataudiperbetulkan hendaklahdipersetujui oleh Kontraktor.Kontraktor mestilah menurunkantandatangan ringkas pada tempat-tempat pengiraan yang telahdiperbetulkan bersama-samadengan pegawai yang diberi kuasabagi pihak kerajaan.

(iii) Jumlah terkumpul nilai keseluruhanKerja- Kerja tersebut yang telahdiselaraskan hendaklah dibawa keRingkasan Tender.

3.11 SENARAI LUKISAN YANG DIGUNAKANUNTUK PENYEDIAAN SENARAIKUANTITI

(a) Masukkan Senarai Lukisan yangdigunakan untuk penyediaan SenaraiKuantiti sama seperti yang terkandungdi dalam Dokumen Meja Tender.

(b) Pada Lukisan-Lukisan Kontrak.

(i) Semak catitan pada Senarai-senarai Lukisan dan lukisan-lukisanyang akan dijilidkan dalamDokumen Kontrak adalah samakandungannya seperti di dalamDokumen Meja Tender.





3.11 SENARAI LUKISAN YANG DIGUNAKANUNTUK PENYEDIAAN SENARAIKUANTITI (Samb.)

(ii) Pastikan Semua pindaan atauperubahan pada Lukisan-lukisanKontrak mestilah diselaraskan jugapada Dokumen Meja Tender.

(c) Pada Borang Pengesahan Lukisan

Maklumat-maklumat yang perlu diisi:-

(i) Nama projek, sama seperti yangterkandung di dalam SuratSetujuterima Tender.

(ii) Nombor Kontrak.

(iii) Tarikh Kontrak iaitu Tarikh semasaKontrak ditandatangani olehPegawai Yang Diberi KuasaMenandatangani Kontrak.

(iv) Jumlah Mukasurat Lukisan-lukisan.

(v) Pastikan Cop Syarikat,Tandatangan Kontraktor dan Saksi,beserta nama dan alamat dicopdan diisi oleh Kontraktor padaruang yang disediakan.

(vi) Pastikan Cop Pegawai yang diberikuasa menandatangani Kontrakdan saksi beserta nama dan alamatdicop dan diisi pada ruang yangdisediakan.

3.12 TARIKH KONTRAK

Pastikan tarikh Kontrak (iaitu Tarikhsemasa Kontrak ditandatangani) telahdiisi.

Borang tender Perkara-perkara Perjanjian

(Articles of agreement) Surat Setujuterima Tender Senarai lukisan kontrak




4.0 PENGEDARAN DOKUMEN-DOKUMENKONTRAK

(i) KSU, Kementerian Sumber Aslidan Alam Sekitar- Satu salinan tanpa Lukisan

(ii) Ketua Audit Negara- Satu salinan tanpa Lukisan.

(iii) Bank atau Syarikat yangmengeluarkan Bon Perlaksanaan.- Satu salinan tanpa Lukisan

(iv) Kontraktor- Satu salinan dengan Lukisan- Berdaftar (AR)

(v) Pengarah Bahagian, Ibu PejabatJPS.

- Satu salinan dengan Lukisan

(vi) Pegarah BUBPK,Ibu Pejabat JPS

- Kontrak Asal dengan Lukisan.

(vii) Pengarah Bahagian KhidmatPengurusan – Jika bayaran dibuatdi Ibu Pejabat Sahaja.- Satu salinan tanpa Lukisan

(viii) Akauntan Kanan Perbendaharaan(Negeri) – Jika bayaran dibuat diNegeri Sahaja.- Satu salinan tanpa Lukisan

(ix) Pengarah Negeri / Jurutera Projek

- Satu salinan dengan Lukisan.

(x) Juruperunding- Satu salinan dengan Lukisan




5.0 PENYIMPANAN DOKUMEN KONTRAKASAL DAN BON PERLAKSANAAN

(i) Dokumen Kontrak Asal hendaklahdisimpan dengan selamat diBUBPK bagi Kontrak bernilai lebihdaripada RM1 juta dan disimpandi tempat yang mudah untukmendapatkannya apabila ianyadikehendaki.

(ii) Bon Perlaksanaan hendaklahdisimpan dengan selamat dalamPeti Keselamatan atau kabinet kalisapi dan ianya mudah didapatkanapabila dikehendaki.

Tandatangan Pegawai SemakanTarikh Selesai Tugasan:

Tandatangan Pegawai PengesahanTarikh Selesai Tugasan:

Tandatangan Kualiti AuditTarikh Selesai Tugasan:

*Audit Kualiti; Jika Berkenaan