FINANCIAL PLANNING :

Plan and Strategies

21.01.2016 DEWAN PERSIDANGAN UNIVERSITI

PLANNING

FINANCIAL PLANNING

WHAT : Plan of

activities

WHY : Output & outcome targeted

HOW : Methods to

execute

WHEN : Timeframe to

execute

Planning ahead

Detailed proposal

PLAN

Costing

Executing

STRATEGY

MANAGING Limited amount of money allocated

for a specific purpose during a specified period

OVERALL FINANCIAL MANAGEMENT

BUDGET/ PLANNING

• Approved • Sufficient

PROCUREMENT • Compliance

with all procedures

• Timely

PAYMENT • Services/goods

delivered • Complete

documentation

1 Pekeliling Perbendaharaan

2 Penyediaan Belanjawan

peringkat PTJ

3 Penyediaan Belanjawan USM

4 Kajian cadangan belanjawan

peringkat USM

6 Agensi Pusat

meneliti cadangan belanjawan USM

7 Mesyuarat Pemeriksaan

Belanjawan

8 Kelulusan Belanjawan peringkat Agensi Pusat

9 Pembentangan

di Parlimen

10 Pengeluaran kelulusan oleh

Agensi Pusat

11 Terimaan geran oleh USM dan

agihan kepada PTJ

5 Kemuka cadangan belanjawan ke

Agensi Pusat

UB/BPPK/JBEND2012

KITARAN BELANJAWAN

BUDGETING CYCLE

•allocate to prevent money from being wastefully spent

•realign strategy if there’s limitation

•how effectively the money is being spent

•where the money generated a return

•with a basis • looking at how it is

planned to be spent

•what is needed •align with vision from

the top •outcome based

Preparing & Applying Approving

Executing

Monitoring

& Evaluating

1 2

4 3

PENGURUSAN BELANJAWAN DI PTJ

Memantau dan mengawal perbelanjaan agar keseluruhan peruntukan dibelanjakan dalam secara berhemah dan dalam tempoh yang ditetapkan

Pada akhir tahun PTJ perlu memastikan keberkesanan (outcome) program dan aktiviti yang dirancang tercapai

Menerima makluman kelulusan peruntukan tahunan

PTJ perlu merancang pelaksanaan aktiviti dan perbelanjaan mengikut keutamaan berdasarkan jumlah peruntukan yang diluluskan

Mengemukakan permohonan peruntukan tahunan kepada Jabatan Bendahari mengikut format seperti yang ditetapkan

PTJ perlu merancang keperluan perbelanjaan mengikut aktiviti yang akan dilaksanakan, berdasarkan sasaran pencapaian keberhasilan (outcome) yang ditetapkan

PENGURUSAN BELANJAWAN DI PTJ

PENYEDIAAN PERMOHONAN

PERUNTUKAN TELAH DILULUSKAN

KAWALAN DAN PEMANTAUAN

1. Rancangan anggaran keperluan mengikut KEUTAMAAN dan komitmen kontraktual bagi aktiviti yang ingin dilaksanakan

2. Kajian pasaran

3. Kepentingan aspek perbelanjaan berhemah, optimum sumber dan kelestarian

1. Peraturan kewangan Universiti khususnya perolehan perlu dipatuhi

2. Perbelanjaan dikenakan ke akaun dan vot yang betul

3. Perbelanjaan perlu dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan

1. Purata prestasi perbelanjaan bulanan perlu dicapai sewajarnya

2. Perbelanjaan perlu mengikut jumlah peruntukan diluluskan dan dalam tempoh yang ditetapkan

KUMPULAN WANG UTAMA UNIVERSITI

Mengurus

Pembangunan

Am/Enterprise

MENGURUS

Kos operasi tahunan

Keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan

Peruntukan diguna dalam tahun semasa

Dasar Sedia Ada (DSA)

Dasar Baru (DB)

Dasar One-Off (DOO)

KOMPONEN

PEMBANGUNAN

Projek-projek bangunan, peralatan dan ubahsuaian dengan kos yang amat tinggi

Proses pembinaan dan perolehan peralatan selalunya akan melebihi 1 atau 2 tahun

2 komponen penting iaitu kos projek dan siling projek

AM/ENTERPRISE

Membiayai aktiviti kumpulan wang seperti yang ditetapkan dalam terma rujukan

Kumpulan Wang Am/Enterprise berkenaan

Peruntukan diberikan secara tahunan

Dibiayai oleh penjanaan pendapatan aktiviti

PERBANDINGAN JENIS BELANJAWAN

AKTIVITI MENGURUS/

APEX/RU PEMBANGUNAN AM/ENTERPRISE

Definisi (Tujuan)

Membiayai perbelanjaan kos operasi tahunan berdasarkan aktiviti dirancang

Membiayai projek-projek bangunan, peralatan dan ubahsuaian di mana kos yang terlibat adalah amat tinggi

Membiayai perbelanjaan bagi tujuan tertentu seperti yuang ditetapkan oleh Terma Rujukan yang ditetapkan, seperti aktiviti berkaitan penjanaan pendapatan

PERBANDINGAN JENIS BELANJAWAN

AKTIVITI MENGURUS/

APEX/RU PEMBANGUNAN AM/ENTERPRISE

Tempoh (Time Period)

Tahunan Maksimum Lima Tahun (Secara Berfasa)

Tahunan (Umum) dan tertakluk kepada jenis kumpulan wang am/enterprise tersebut

Sumber Peruntukan

Geran Kerajaan dan Sumber Dalaman Universiti

Geran Kerajaan Hasil penjanaan pendapatan PTJ, sumbangan agensi luar, geran luar kerajaan dan lain-lain

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ DALAM

PENGURUSAN BELANJAWAN

Merancang perbelanjaan mengikut aktiviti yang akan dilaksanakan, berdasarkan sasaran pencapaian keberhasilan

(outcome) yang ditetapkan

Mengagihkan jumlah peruntukan yang diluluskan mengikut vot – vot berkenaan dan berdasarkan terma rujukan (TOR) dan aktiviti

yang telah ditetapkan

Memastikan peruntukan adalah mencukupi sebelum sebarang komitmen dibuat bagi mengawal perbelanjaan tidak melebihi

peruntukan yang diluluskan

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ DALAM

PENGURUSAN BELANJAWAN

Memastikan peruntukan dibelanjakan dalam tempoh yang ditetapkan

Memastikan pemantauan prestasi ke atas belanjawan yang diluluskan, selari dengan

sasaran pencapaian keberhasilan (outcome) yang ditetapkan

OVERVIEW BAJET 2016

PENGURANGAN GERAN KERAJAAN • -17% berbanding

2015

Dengan Universiti perlu

Review & Reorganising

Business Structure

A - Alignment

B – Business Orientation

C - Competencies

Based

Effective And Efficient

Operational Management

O - Optimization

S - Saving

I - Income

KAJIAN SEMULA STRUKTUR BAJET • a. Core Business • b. Administration • c. Strategic Division • d. Support/Services

Centers

Sehubungan itu

PERKARA UNTUK PERHATIAN

OPTIMUM SUMBER

Optimum penggunaan sumber dan memantau perjalanan inisiatif tersebut serta mengambil tindakan sewajarnya sekiranya berlaku ketidakselarian

Menyemak semula semua proses pelaksanaan sesuatu aktiviti di samping meningkatkan inovasi bagi mengurangkan kos

Membentuk dan mempertingkatkan program kesedaran optimum sumber dan pengurangan perbelanjaan

PERKARA TINDAKAN

Do’s Kelulusan diperolehi terlebih dahulu sebelum berbelanja (kaedah perolehan, nombor rujukan aset)

Berbelanja mengikut perancangan Peruntukan diluluskan perlu dibelanjakan sepenuhnya dalam

tempoh yang ditetapkan Diurus dan dipantau berdasarkan jenis kawalan bajet

Don’ts Tidak mematuhi peraturan kewangan dan had bidangkuasa, khususnya dalam PEROLEHAN

Tidak menyemak ketersediaan bajet sebelum membuat komitmen Tidak memantau prestasi perbelanjaan dalam tahun semasa

Implikasi

Jika komitmen telah dibuat, tetapi tidak dapat disempurnakan dalam tahun semasa – peruntukan tahun berikutnya akan terkesan

Penyaluran geran kepada pihak Universiti – berdasarkan prestasi

PERKARA UNTUK PERHATIAN

Terima Kasih

Mentransformasikan Pengajian Tinggi Untuk Kelestarian Hari Esok

PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER

OVERVIEW PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER

PENINGKATAN KEBERKESANAN &

KECEKAPAN OPERASI melalui

PENJIMATAN KOS

PENGOPTIMAAN SUMBER

PEROLEHAN DENGAN NILAI

FAEDAH KEWANGAN TERBAIK

KEBERKESANAN PENYAMPAIAN

SASARAN USM 36.5 J

HUSM 25.0 J

JUMLAH 61.5 J

8 Strategi 112 Inisiatif

STRATEGI PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER

• Bil elektrik, air & telefon

1 : TENAGA

• Perancangan, kos terendah (on-line), optima kemudahan sedia ada

2 : PERJALANAN

• Perancangan, kawalan kelulusan, optima masa

3 : KERJA LEBIH MASA

• Pengurusan sumber secara cekap, pengurusan majlis/aktiviti & mesyuarat

4 : PENGURUSAN HIJAU

• Perancangan, kos terendah, optima kemudahan sedia ada (premis, kepakaran)

5 : LATIHAN

• Perancangan, pelaksanaan, pengawalan

6 : PEROLEHAN

• Perancangan, penstrukturan semula, pengawalan

7 : SUMBER MANUSIA

• Perancangan, pengurusan perolehan, pengawalan

8 : STOK UBAT & BAHAN PAKAI HABIS PERUBATAN

STRUKTUR AGIHAN BAJET 2016

STRUKTUR BAJET USM 2016

Service

Core

P. Pengajian

Institut

P. Penyelidikan

Strategic

BPI

P. Kualiti

Business Development

Graduate Placement

Admin Pendaftar

Bendahari

K. Pustakawan

TNC

PNC/P.Kampus

NAIB CANSELOR

Museum Pembangunan

PPKT

KTP

PRN

Pemajuan

sains@usm

Keselamatan

Pusat Sejahtera

Penerbit

PIPPA

Pusat Islam

Dewan Budaya

MPRC

PTI CDH

Perundangan

Ombudsman

Audit Dalam

CDAE

Desasiswa

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016

NAIB CANSELOR (NC)

Pejabat Naib Canselor

Perpustakaan Jabatan Pembangunan

Pusat Pengetahuan Komunikasi dan

Teknologi

Pusat Pemindahan Ilmu (KTC) CETREE

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016

TIMBALAN NAIB CANSELOR (TNC)

AKADEMIK

HEA

Antarabangsa

IPS

PENYELIDIKAN

RCMO

Penerbit

Inovasi & Pengkomersilan

ABrC

HEPA

HEPA (GPC & Keusahawanan)

Ko-K

Pusat Sukan & Rekreasi

Alumni

Desasiswa

JIM

BJIM

Muzium

Pusat Racun Negara

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016

PENTADBIRAN

PENOLONG NAIB CANSELOR

BPI

Pusat Kualiti

CDAE

PENDAFTAR

Jabatan Pendaftar

Pusat Islam

Pusat Tranformasi Insan (PTI)

CDH

Jabatan Keselamatan

PENDAFTAR

MPRC

Pusat Sejahtera

Pejabat Aset dan Operasi Universiti

UKKP

Rumah Tetamu

BENDAHARI

Jabatan Bendahari

Pejabat Pemajuan

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016

PENTADBIRAN

Ombudsman Perundangan Audit Dalam

sains@usm PIPPA Dewan Budaya

STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016

Pejabat Pengarah Kampus /Penolong Naib Canselor

Jabatan Pendaftar

Jabatan Bendahari

Jabatan Pembangunan

Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi

Pusat Islam & Pusat Sejahtera

(Kampus Kejuruteraan)

Jabatan Keselamatan

Bahagian Kualiti dan Akreditasi

HEPA Perpustakaan Ko-K IPS

Desasiswa

PENOLONG NC/PENGARAH KAMPUS - KEJURUTERAAN

Pejabat Pengarah Kampus /Penolong Naib Canselor

Jabatan Pendaftar

Jabatan Bendahari

Jabatan Pembangunan

Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi

Pusat Islam

Jabatan Keselamatan

Sekretariat Kualiti

HEPA Perpustakaan Ko-K IPS

P. Penyelidikan dan Perkhidmatan Haiwan (ARASC) Desasiswa

PENOLONG NC/PE NGARAH KAMPUS - KESIHATAN

Terima Kasih

Mentransformasikan Pengajian Tinggi Untuk Kelestarian Hari Esok