finalidade: suprir as necessidades de materiais ou serviços, de acordo com as solicitações da...
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FINALIDADE: suprir as necessidades de materiais ou serviços, de acordo com as solicitações da instituição, negociando prazos e preços, acompanhando os prazos de entrega até seu armazenamento, de forma a não afetar a economia e a eficácia da movimentação de materiais.
2. COMPRAS
- Processar as aquisições de bens que a instituição necessita.
- Obter fluxo contínuo de suprimentos, desenvolvendo e certificando fornecedores
- Obter menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade da empresa
- Obter melhores condições para a empresa, mas obedecendo a princípios éticos
- Pesquisar novas alternativas de suprimentos, de mercados e de novos materiais
OBJETIVOS BÁSICOS DA ÁREA DE COMPRAS:
ATIVIDADES BÁSICAS DE COMPRAS:
- Pesquisa de mercado, de produtos, de preços, de fontes de fornecimento
- Compras e aquisição de produtos e serviços, por meio de cotação de preços
TIPOS DE COMPRAS:
1- itens padronizados = compras regulares, que são desencadeadas pelos sistemas de reposição
2- urgências = compras urgência, que complementam as compras regulares quando da ocorrência de deficiências no processo de previsão, atrasos dos fornecedores ou outros tipos de imprevistos.
3- itens não padronizados = solicitadas pelos usuários e não constam na relação dos itens padronizados.
- discernimento
- honestidade
- cortesia
- imparcialidade
CARACTERÍSTICAS DESEJADAS DOS COMPRADORES:
- O que vamos comprar?
- Para que vamos comprar?
- Como vai ser utilizado o item a ser comprado?
- Para quanto tempo vamos comprar?
- Que fatores poderão contribuir para oscilações no mercado?
PRÉ REQUISITOS PARA “COMPRAR BEM”
- Quais os riscos de não comprar?
- Quanto vamos comprar?
- Quais são os fornecedores?
- Qual o tempo de reposição?
- Como vamos comprar?
- Onde vamos armazenar?
PRÉ REQUISITOS PARA “COMPRAR BEM” (cont.)
COMPRAS ELETRÔNICAS
Com a crescente expansão da Internet as empresas estão descobrindo que esse espaço não serve apenas para a divulgação, mas também para a comercialização de seus produtos. Atualmente, as compras pela Internet totalizam aproximadamente 1 bilhão de dólares em todo o mundo e segundo projeções do governo norte-americano devem estar em torno de 10 bilhões de dólares no final do século.
VANTAGENS
- Redução do custo operacional do processo de compras
- Redução no preço dos matérias e medicamentos em função do acesso a uma comunidade com inúmeros fornecedores, o que incentiva a competitividade nos preços
- Transparência no processo de compra
LEILÃO ELETRÔNICO
Existem dois tipos de leilão:
A. Reverso: ideal para quem precisa comprar grandes quantidades e o
B. Direto: ideal para quem precisa liquidar estoques excedentes
A. REVERSO:
O objetivo principal do processo de negociação por meio da ferramenta de Leilão Reverso é a transparência do processo. Além disso, estimula a competitividade entre os fornecedores para se obter a melhor oferta do mercado, por meio dos lances.
B. DIRETO:
O fornecedor especifica o produto ou serviço a ser vendido, determina os compradores a serem convidados e as regras do leilão, como, por exemplo, o preço inicial de abertura.
Os participantes apresentam suas propostas acima do valor determinado e acima da melhor oferta já apresentada.
3. RECEBIMENTO DE MATERIAS:
É um momento crítico do processo, pois requer responsabilidade e atenção:
- conferência da Nota Fiscal x Ordem de Compra
- conferência se o produto entregue corresponde ao solicitado
- identificação de avarias.
4. GESTÃO DE ESTOQUE:
Elaborar uma Política de Estoque, com normas e parâmetros a serem seguidos
pela área.
- Localização e armazenamento inadequado dos estoques
- Erros de cálculos nas movimentações de materiais
- Erros gerados no recebimento de materiais
- Procedimentos de contagem física inadequados
PROBLEMAS QUE CONTRIBUEM PARA UMA MÁ GESTÃO DOS ESTOQUES:
1. Identificação específica
2. Primeiro que entra primeiro que sai (PEPS)
First-in-first-out (FIFO)
3. Último que entra primeiro que sai (UEPS)
Last-in-first-out (LIFO)
4. Média ponderada
Weighted average
MÉTODOS
1. Identificação específica: - Para itens de alto valor unitário
- Cada item tem um número específico
(ex. revendedora de automóvel – número de série)
MÉTODOS
2. Primeiro que entra primeiro que sai (PEPS):- Supõe que os primeiros itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos
- Custo menor
- Valor estoque final é maior
MÉTODOS
MÉTODO
DTENTRADA SAÍDA SALDO
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
A
B
C
D
E
MÉTODO PEPS
DTENTRADA SAÍDA SALDO
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
A5080
1,381,51
69,00120,80
B 60 1,61 96,60508060
1,381,511,61
69,00120,8096,60
C 5015
1,381,51
69,0022,65
6560
1,511,61
98,1596,60
D 21 1,51 31,71 4460
1,511,61
66,4496,60
E 75 1,71 128,25 446075
1,511,611,71
66,4496,60
128,55
3. Último que entra primeiro que sai (UEPS)
- Supõe que os últimos itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos
- Leva em consideração a inflação
- Custo maior
- Valor estoque final é menor
- Não é aceito pelo FISCO (EUA, Japão)
MÉTODO
MÉTODO UEPS
DTENTRADA SAÍDA SALDO
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
A5080
1,381,51
69,00120,80
B 60 1,61 96,60508060
1,381,511,61
69,00120,8096,60
C 605
1,611,51
96,607,55
5075
1,381,51
69,00112,25
D 21 1,51 31,71 5054
1,381,51
69,0081,54
E 75 1,71 128,25 505475
1,381,511,71
69,0081,54
128,25
4. Média ponderada:- É utilizada pela maioria das empresas
- Supõe que os valores do estoque inicial e das compras são somados, de modo a obter um custo médio
- Custo médio
- Valor do estoque final médio
MÉTODO
MÉTODO MÉDIA PONDERADA
DTENTRADA SAÍDA SALDO
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
QTD CUSTO UNIT.
TOTAL
A 130 1,46 189,90
B 60 1,61 96,60 190 1,51 286,50
C 65 1,51 98,15 125 1,51 188,75
D 21 1,51 31,71 104 1,51 157,04
E 75 1,71 128,25 179 1,59 284,61
FEFO
Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai. Serve para gerenciar a arrumação e expedição das mercadorias do estoque de acordo com o prazo de validade.
First expire First out
Uma organização deve considerar dois tipos de controle de estoque:
um físico, onde estão estocadas as mercadorias, e outro de
valor monetário, onde se conhece o custo de cada item e do próprio
montante investido pela organização nos estoques.
MATERIAL CONSIGNADO
Consignar: Michaelis - Entregar (mercadorias) para serem vendidas por terceiros.
As compras de materiais deixados em consignado representam uma diminuição do capital de giro necessário ao funcionamento da instituição, pois o item fica disponível, como se estivesse nos estoques da instituição, porém somente gerará custos e será pago quando utilizado / consumido.
Esse sistema é utilizado, freqüentemente, para as prótese e órteses.
É imprescindível um rígido controle do uso, armazenamento e dispensação.
Na terminologia médica atual considera-se prótese a peça ou dispositivo artificial utilizado para substituir um membro, um órgão, ou parte dele, como, por exemplo, prótese dentária, ocular, articular, cardíaca, vascular etc.
Prótese: Michaelis - Substituição de um órgão ou parte do corpo por uma peça artificial. 2 Med Órgão ou parte do corpo artificiais, tais como um olho, uma perna, a dentadura.
Órtese: tem um significado mais restrito e refere-se unicamente aos aparelhos ou dispositivos ortopédicos de uso externo, destinados a alinhar, prevenir ou corrigir deformidades ou melhorar a função das partes móveis do corpo.
COMODATO Surgiram, inicialmente, como uma solução para atualização de equipamentos nas instituições de saúde.
Esta operação consiste na empresa fornecedora colocar a disposição equipamentos de sua propriedade para uso da instituição de saúde, vinculado ao consumo de insumos especiais que somente o fornecedor produz e/ou dispõe em virtude da compatibilidade com o equipamento e cuidando, inclusive, da manutenção do equipamento por um valor previamente acordado em contrato.
COMODATO
O foco principal desta operação tem que ser a negociação de um menor preço unitário dos insumos e não o equipamento a ser disponibilizado pelo fornecedor.
* Alguns comodatos têm a opção de compra ao término do contrato e são denominados leasing.
DIMENSIONAMENTO DOS NÍVEIS DE ESTOQUES
OBJETIVO:
assegurar que o produto esteja disponível no tempo e nas quantidades desejadas.
TEMPO DE REPOSIÇÃO:
É o tempo gasto entre a verificação de que é necessário suprir o estoque até o recebimento do material na instituição.
ESTOQUE MÍNIMO (Emn) OU ESTOQUE DE SEGURANÇA (Esg):
É uma quantidade mínima que “deve” existir em estoque e destina-se a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimentos, objetivando o funcionamento ininterrupto da empresa.
Emn = C x K
Onde
C = consumo médio
K = coeficiente / grau de atendimento; é arbitrário e indica, em percentual, quanto da parcela da previsão de consumo deverá existir em estoque.
Quanto > o Esg > a quantidade de problemas de controle
ESTOQUE MÍNIMO (Emn) OU ESTOQUE DE SEGURANÇA (Esg):
Exemplo:
consumo médio = 17.500 unidades
K = 0,85
Emn = 17.500 X 0,85 = 14.875 unidades
ESTOQUE MÉDIO (Emd):
É a média dos saldos de estoques ao longo de um dado período; é a média aritmética do estoque inicial (EI) e do estoque final (EF) desse período.
Emd = EI + EF
2
Para efeito de planejamento, o ideal é calcular o Emd anual
Emd = Em janeiro + Em fevereiro + Em março + ............+ Em dezembro
12
Exemplo:
Saldo em estoque – Jan = 13.200 und
Fev = 9.750 und
Mar = 14.185 und
Abr = 14.500 und
Mai = 13.875 und
Emd = 13.200 +9.750 + 14.185 + 14.500 +13.875 = 65.510 = 13.102 unidades
5 5
FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO
- EXTRÍNSECOS
- INTRÍSECOS
FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO
- EXTRÍNSECOS:
- EPIDEMIAS (surtos ocorridos em determinada região)
- VARIAÇÕES CLIMÁTICAS
- DESCONTINUIDADE (medicamentos deixam de ser fabricados de forma inesperada)
FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO
- INTRÍSECOS:
- SURTO DE INFECÇÃO HOSPITALAR
- OBSOLETISMO
- MUDANÇA DE CONDUTAS (ex. substituição da eq. Médica)
ESTOQUE MÁXIMO (Emx):
Nível máximo de estoque que poderá existir em estoque.
Emax = LC (lote de compra) ponto de pedido + Emn
Exemplo:
LC = 90.000 und
Emn = 35.750 und
Emax = 90.000 + 35.750 = 125.750 unidades
LOTE DE REPOSIÇÃO (LR):
É o resultado do dimensionamento do pedido
LR = Emax - Emn
Exemplo;
Emax = 100.000
Emn = 40.000
LR = 100.000 - 40.000 = 60.000 unidades
PONTO DE PEDIDO (PP):
Momento / quantidade mínima em estoque que é determinado o início do processo de reposição.
PP = (C x TR) + Emn
Onde
C = consumo médio
TR = tempo de reposição
Emn = estoque mínimo
PONTO DE PEDIDO (PP):
Exemplo:
C = 13.100 unidades
TR = 15 dias = ½ mês (0,5)
Emn = 11.135 unidades
PP = (13.100 X 0,5) + 11.135 = 17.685 unidades
ROTATIVIDADE DO ESTOQUE OU GIRO DE ESTOQUE (GE):
É a relação existente entre o consumo anual e o estoque médio de um produto. Representa a renovação dos estoques durante um determinado período; demonstra quantas vezes o estoque se renovou em um determinado período (mês ou ano).
GE = consumo no período
estoque médio do período
um GE alto significa um tempo menor de permanência dos materiais na instituição.
ROTATIVIDADE DO ESTOQUE OU GIRO DE ESTOQUE (GE):
Exemplo:
Consumo período = 17.500 unidades
Estoque médio = 13.100 unidades
GE = 17.500 = 1,34 vezes
13.100
COBERTURA DE ESTOQUE OU ANTI-GIRO:
Corresponde ao período de tempo que o estoque existente supre o consumo.
Cobertura = estoque disponível
consumo médio OU PREVISÃO DE VENDA FUTURA
Exemplo:
Estoque Disponível = 325.000 unidades
Consumo Médio = 215.000 unidades
Cobertura = 325.000 = 1,5 meses
215.000
O estoque é suficiente para 1,5 meses de consumo
PERÍODO / PRAZO MÉDIO DE RECEBIMENTO (PMR):
Demonstra quantos dias a instituição leva para receber pelos serviços prestados;
PERÍODO / PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO (PMP):
Demonstra quantos dias a instituição leva para pagar os fornecedores
5. ARMAZENAGEM:
ÁREAS DE ESTOCAGEM: Devem estar localizados em local controlado do ponto de vista ambiental (com baixa umidade e temperatura, boa ventilação, pisos que não transmitem vibrações e iluminação adequada), de fácil acesso para descarga dos veículos de entrega, com lay out interno adequado e, se possível, próximo aos locais de consumo, visando:
utilização adequada do espaço;
redução da necessidade de equipamentos de movimentação de materiais;
minimização das perdas por deterioração dos materiais;
minimização das perdas por desvio de materiais;
garantia dos requisitos mínimos de segurança individual e coletiva.
Nos hospitais possuímos, em decorrência das características diferenciadas dos bens materiais que utiliza, as seguintes áreas de estocagem: Farmácia Almoxarifado Gêneros Alimentícios (S.N.D.) Outros (manutenção, limpeza, rouparia)
FARMÁCIAS:
Objetivo: garantir o uso seguro e racional dos remédios prescritos pelos profissionais médicos, além de responder às demandas das necessidades de medicamentos dos pacientes hospitalizados (CAVALLINI; BISSON, 2002).
Armazena 2 tipo de produtos:
- medicamentos, inclusive psicotrópicos e os que requerem refrigeração
- insumos farmacêuticos (agulha, seringa)
Nas instituições hospitalares, os medicamentos ficam armazenados seguindo os seguintes critérios, simultaneamente:
- separados por via de administração (injetável, oral, tópicos)
- ordem alfabética
- data de validade (FEFO)
Os medicamentos chegam a representar, financeiramente, até 75% do que se consome em um hospital geral.
- Localizar um material em um “endereço” do estoque.
- Garantir a perfeita localização do item estocado, por meio de um sistema de posicionamento.
LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES
armazenagem dinâmica ou aleatória, onde as mercadorias deixaram de ter locais fixos de armazenagem e passaram a ser estocadas em qualquer local do depósito, já que estes locais passavam a ter uma identificação, devidamente cadastrada e controlada pelo computador.
LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES
os sistemas de endereçamento permitem que o trabalho de estocar e retirar mercadorias dos estoques pudesse ser feito por qualquer operador/funcionário de almoxarifados, não mais sendo necessário que tal operador tivesse conhecimento do material para saber onde ele estava armazenado.
LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES
Localizar um material em um “endereço” do estoque:
- identificação das ruas
- definição das posições
- definição das alturas
LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES
PRATELEIRAS(VISTA AÉREA)
Rua
PRATELEIRAS lado ESQUERDO(VISTA FRONTAL)
(1 3)
POSIÇÃO
ALTURA
PRATELEIRAS lado DIREITO(VISTA FRONTAL)
(8 2)
POSIÇÃO
ALTURA
ALMOXARIFADO:
Objetivo: manter em estoque suprimentos variados necessários ao bom funcionamento da instituição, tais como: materiais de escritório; impressos; uniformes e materiais de limpeza. Devem estar agrupados conforme a natureza do produto, identificados e em locais que facilite a movimentação e o manuseio dos itens.
Setor destinado ao recebimento, guarda, controle e distribuição de produtos utilizados pelo hospital.
GÊNEROS ALIMENTÍCIOS (S.N.D.):
Objetivo: garantir que os produtos não percam suas características iniciais, estejam em condições para manipulação, preparo e consumo adequados, e armazenadas corretamente conforme orientação dos produtores e/ou fabricantes, dentro do período de validade.
Armazena os seguintes produtos:
- leites e derivados
- carnes (bovina, suína, peixes e aves)
- hortifrutigranjeiro
- cereais
- bebidas (suco, água, refrigerante)
- produtos para limpeza
produtos descartáveis
OUTROS:
Objetivo: abastecer a instituição com itens e serviços, garantindo o continuidade de todas as atividades desenvolvidas.
Armazena os seguintes produtos:
- produtos para lavanderia
- roupas / enxoval
- peças para reposição, reparo, conserto de equipamentos e da infra-estrutura.
Toda dispensação / atendimento das solicitações devem ser feitas mediante solicitação escritas e
validadas pelo responsável, de forma a garantir o controle dos estoques.
É o ato de entrega racional de medicamentos aos pacientes, prestando informações a cerca das características farmacodinâmicas dos mesmos, bem como estudo da posologia, verificação de interações medicamentosas e com alimentos, contra-indicações, dentre outras.
6. DISTRIBUIÇÃO:
Estas informações devem ser repassadas a clientela do hospital de forma clara e objetiva de modo que a mesma não tenha nenhuma dúvida a cerca do esquema terapêutico proposto.
Objetivos:
- Distribuir os medicamentos de forma ordenada e racional.- Prestar informações sobre os mesmos no que diz respeito a estabilidade, características organolépticas, indicação terapêutica, contra-indicação.- Diminuir erros de medicação.
Objetivos:
- Diminuir os custos com medicamentos.- Aumentar a segurança para o paciente.- Racionalizar a distribuição e administração.
- Aumentar o controle sobre os medicamentos, acesso do Farmacêutico as informações sobre o paciente.
Um sistema de distribuição deve atender a todas as áreas da instituição onde são utilizados medicamentos e correlatos.
Na prática existem quatro (04) tipos de sistema de distribuição de medicamentos a saber:
- coletivo,
- individual,
- combinado / misto e
- dose unitária.
As instituições hospitalares devem centrar seus objetivos em um sistema de medicação seguro aos pacientes, utilizando, para este fim:
- mudança na cultura dos erros;
- simplificação e padronização dos processos e as atividades neles desenvolvidos e
- introdução de avaliações imediatas sobre as ações executadas.
FATORES A SEREM ANALISADOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE DISPENSAÇÃO:
- Tipo do Hospital (público ou privado)
- Tipo do serviço prestado (geral ou especializado)
- Recursos disponíveis (humanos, materiais e econômicos)
Farmácias satélites:
Segundo o farmacêutico Damião Gomes, o “objetivo maior das farmácias satélites é descentralizar os serviços
prestados, dando mais rapidez ao sistema de distribuição de medicamentos no hospital e permitindo uma interação maior entre as farmácias, os diversos setores e o corpo
clínico do hospital”.
Farmácias satélites:
Por estarem mais próximas dos clientes / requisitantes e estes poderem visualizar os estoques, aumentam o nível de confiança na prestação do serviço, evitando a tendência da formação de sub estoque nas unidades.
Farmácias satélites:
Segundo Bisson e Cavallini = farmácia localizada no próprio setor da dispensação com a finalidade de estocar adequadamente materiais e medicamentos e de proporcionar assistência farmacêutica efetiva e direta.
VANTAGENS:
- dispõe de equipe treinada em regime de plantão e supervisionada diariamente por um farmacêutico
- melhor racionalização e controle do estoque de medicamentos, uma vez que, com as farmácias funcionando na ponta do sistema de distribuição, só são retiradas as quantidades que realmente serão utilizadas pelos pacientes
VANTAGENS:
- evitam o desperdício e a formação de estoques desnecessários em cada setor
- possibilitam a redução de custos na aquisição, ao racionalizarem a distribuição de remédios e materiais médico-hospitalares
É definido como a discrepância entre a ordem escrita na prescrição médica e o atendimento dessa ordem.
* Segundo Sirges (2006), 33% dos hospitais brasileiros (de um total de 7.000) possuem algum nível de informatização. Entretanto, somente 5% alcançaram um grau satisfatório.
Com a prescrição eletrônica, a taxa de erros reduziu em torno de 81%.
Dimensões: atendimento pontualidade e rapidez das entregas flexibilidade nos atendimentos aos clientes qualidade de informações aos solicitantes qualidade da entrega
Nível de Serviço:
Capacidade de uma instituição em oferecer produtos ou serviços que satisfaçam as necessidades ou exigências dos seus clientes.
ATENDIMENTO AO USUÁRIO
Atendimento:
O que se deseja oferecer aos usuários, estabelecendo restrições em termos de custos para o hospital e definindo o grau de satisfação dos usuários internos.
Exemplo: um nível de atendimento igual a 98% significa que, a cada 100 requisições, 02 poderão não ser atendidas prontamente.
Métodos de Quantificação:
Quantidades entregues (%)
Quantidades solicitadas
Pontualidade:
É a capacidade de atender os usuários internos nos prazos combinados.
Métodos de Quantificação:
1. Entregas dentro dos prazos combinados (%)
Total de entregas
2. Atrasos médios (em dias, semanas ou horas)
Rapidez nas entregas:
Quanto tempo o solicitante terá de esperar para receber o material solicitado
Métodos de Quantificação:
Tempo decorrido entre o pedido do usuário e a entrega do material solicitado (em dias, semanas ou horas)
Flexibilidade:
É a capacidade para aceitar mudanças nas regras estabelecidas, em situações especiais, tais como: alteração na quantidade que já foram compradas, agilização na data da entrega dos itens comprados, mudança do local de entrega.
Métodos de Quantificação:
Entregas com alterações nas condições iniciais (%)
Total de solicitações de alterações
Qualidade das Informações:
Atender prontamente as informações solicitadas.
Métodos de Quantificação:
Informações atendidas prontamente (%)
Total de informações solicitadas
Qualidade da Entrega:
É a capacidade de atender os usuários sem problemas na entrega da solicitação.
Métodos de Quantificação:
Entregas sem reclamações (%)
Total de entregas