1 | P a g e 

    

 

MADISON METROPOLITAN SEWERAGE DISTRICT

PUBLICATION DATE:  AUGUST 31, 2012 

 

 

Approved2013 BUDGET 

&  

CAPITAL IMPROVEMENTS PLAN 

 

MADISON METROPOLITAN SEWERAGE DISTRICT 

PUBLICATION DATE:  JANUARY 28, 2013 

2 | P a g e   

 

OFFICERS Madison Metropolitan Sewerage District 

 

Commissioners (left to right) John Hendrick  Thomas D. Hovel, Vice President  Edward V. Schten  Ezra J. Meyer, Secretary  Caryl E. Terrell, President   

 

 

 

                                               MMSD Directors  (left to right)                       Bruce Borelli, Director of Engineering                Mike Simon, Asst. CED & Director of Planning                David Taylor, Director of Special Projects                  Jeff Brochtrup, Director of Administration               Paul Nehm, Director of Operations & Maintenance          D. Michael Mucha, Chief Engineer & Director  

    

Contributing Staff (left to right)   

Janelle Werner, Executive Coordinator Shirley Fox, Controller Laurie Dunn, IS Manager   Stephanie Calkins, Accountant   

 

      

 

                  

   

3 | P a g e   

                                                                      

TABLE OF CONTENTS       

SECTION 1:   INTRODUCTION TO THE MMSD BUDGET ................................................ 5 Budget Message .................................................................................................................................................. 6‐8 Budget Process, Philosophy & Principles ......................................................................................................... 9‐11   Budget Process  .......................................................................................................................................... 9   Budget Calendar (Table 1) ........................................................................................................................ 10   Budget Philosophy ................................................................................................................................... 10   Budget Principles ...................................................................................................................................... 11 2013 Combined Summary of Operating, Capital Projects, & Debt Service Budgets ......................................... 12   Fund Structure for Budgets (Table 2) ...................................................................................................... 12   Combined Summary of Revenues & Expenditures (Table 3) .................................................................. 13   Operating & Capital Project Budgets Combined Summary (Table 4) ..................................................... 14   Combined Summary of Revenues & Expenditures (Graphs 1 & 2) ........................................................ 15      

SECTION 2:   2013 OPERATING BUDGET ................................................................... 16 2013 Operating Budget Summary .................................................................................................................. 17‐20   Overview ................................................................................................................................................... 17 Operating Budget (Table 5) .................................................................................................................................. 19 Full‐Time Equivalent Positions (Table 6) ............................................................................................................. 20 Program Narratives ......................................................................................................................................... 20‐23   Program Narratives (Expenditures) .................................................................................................... 20‐21   Program Narratives (Revenues) .......................................................................................................... 22‐23  

SECTION 3:   2013 CAPITAL PROJECTS BUDGET & CAPITAL IMPROVEMENTS PLAN SUMMARY ........................................................................................... 24 2013 Capital Projects Budget & Capital Improvements Plan Summary ............................................................. 25   Overview .............................................................................................................................................. 25‐26   Capital Projects Budget Summary ...................................................................................................... 26‐27 Capital Projects Budget (Table 7) ........................................................................................................................ 28 Six‐Year Capital Projects Summary ...................................................................................................................... 29    Project Summaries ................................................................................................................................... 29  Six‐Year Capital Projects Summary (Table 8) ................................................................................................. 30‐31 Capital Projects Budget Expenses ........................................................................................................................ 32 Capital Projects Cash Flow Summary (Table 9)  .................................................................................................. 33    Capital Projects Cash Flow Summary  ................................................................................................ 33‐34   

  

To view a particular section, simply click on the text below

4 | P a g e   

SECTION 4:   2013 DEBT SERVICE .............................................................................. 35 2013 Debt Service Budget Summary  .................................................................................................................. 36    Overview ................................................................................................................................................... 36 2013 Debt Service Budget (Table 10)  .................................................................................................................. 36  Six‐Year Debt Service Summary (Table 11)  ........................................................................................................ 37    Six‐Year Debt & Debt Service ................................................................................................................... 37   Debt Stabilization ................................................................................................................................ 37‐38   Charts/Scenarios ................................................................................................................................. 38‐43 

 SECTION 5: APPENDICES   ....................................................................................... 44  Appendix A:  Project Summaries .................................................................................................................. 45‐53 Appendix B:    Completed Projects Summary ................................................................................................ 54‐56 Appendix C:    Budget Summaries .................................................................................................................. 57‐60 Appendix D:    Represented Wage Schedule ....................................................................................................... 61 Appendix E:    Non‐Represented Wage Schedule ............................................................................................... 62 Appendix F:    Organizational Chart .................................................................................................................... 63 Appendix G:    Department Narratives ........................................................................................................... 64‐71 Appendix H:    Glossary of Acronyms & Definitions ....................................................................................... 72‐76  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 | P a g e   

Section 1: 

Introduction to the MMSD Budget  

 

 

 

Aerial photo of the Nine Springs Wastewater Treatment Plant prior to 2012 construction 

6 | P a g e   

Budget Message September 11, 2012 

 

Dear Commissioners: 

 

The 2013 Operating and Capital Budget builds on momentum from 2012 in the areas of advancing critical 

capital improvements, moving toward energy independence, building organizational capacity and providing a 

long‐term financial strategy.  These goals will help the District meet or surpass environmental standards, 

maintain the District’s assets in a cost‐effective manner, maintain stable finances to keep our service charges 

predictable and adequate to meet increasing environmental standards, and address aging infrastructure. 

 

In last year’s budget presentation, I indicated the District would move forward in implementing some 

necessary programs.  Those items included implementing an employee pay system for non‐represented 

employees, developing an advanced asset management program, and addressing workload and employee 

capacity in light of several new and expanding facilities that will be online.  This budget delivers on that 

promise. 

 

Below is a summary of the major 2012 budget goals, what was accomplished, and what is planned in 2013. 

 

1. Eleventh Addition The District began construction on one of the largest capital improvements in twenty years.  The project bid was $10 million under estimate and is moving forward ahead of schedule. This project will add needed capacity, help to minimize operational problems with foaming and struvite accumulation and will diversify our solids management program with a Class A product.  

In 2013, we expect the struvite recovery system to be online and operational.  While there will be 

additional operating costs in terms of chemicals and energy, there will also be new revenues to offset a 

substantial portion of the costs. 

 

The District will also add a Process Control System Programmer to complement our staff.    This 

position will provide new expertise and focus on the complex programming systems going online with 

the 11th Addition and new process control system. This system will need full‐time attention to keep 

the programming up‐to‐date and will consolidate programming work that is being performed by five 

other District staff who assumed parts of this work over time.   

 

 

 

 

 

7 | P a g e   

2. Yahara WINS 

In 2012, the District assumed the lead role to implement an adaptive management pilot project for 

phosphorus.  District staff worked to bring together thirty stakeholders to sign a Memorandum of 

Understanding, which resulted in the formation of the adaptive management pilot project.  The 

project, located in the Six Mile Creek Watershed is an inclusive watershed based approach to help the 

District cost effectively achieve stringent nutrient permit limits and avoid the need to build a costly 

advanced treatment plant.  The District was successful at receiving grants from the US Geological 

Survey, Sand County Foundation, and Lake Michigan Fund to support the pilot project. 

 

In 2013, the pilot project will be in full implementation, guided by an Executive Committee and 

Strategic Planning Workgroup.  The District’s commitment for this work in 2013 is roughly $125,000. 

 

3. Long‐range Financial Planning 

To be able to predict over the long term what the Districts financial needs will be, the District is 

pursuing three overarching bodies of work that will come together to provide a clear and 

comprehensive financial outlook.  There must be sound financial planning policies and processes, a 

strong asset management program to predict long‐term maintenance and capacity needs, and a good 

sense of staffing and operating costs to keep the systems running effectively.  

 

In 2012, the District retained a financial advisor who has begun his review of current District financial 

policies and practices.  In addition, the Commission approved the Collection System Facilities Plan 

Update that identifies interceptor and pump station facility needs through 2030 and beyond, and a 

staffing study.  The staffing study will assess the increasing workload driven by aging facilities and the 

addition of new facilities. 

 

In 2013, the Commission will establish financial policies, rate‐setting methodologies and budget 

practices to set up for the 2014 budget. The District will begin a new advanced asset management 

program that will require two new staff.  These staff members will provide the leadership and 

experience to develop strong business cases for all potential infrastructure investments, and will help 

to track existing assets so that they can be managed effectively. 

 

4. Energy Independence 

The District spends over $3 million annually on energy to operate the Nine Springs Treatment Plant and 

seventeen pump stations.  We anticipate that energy costs will rise as new improvements such as the 

11th Addition and Pump Station 18 come online and as the price of energy increases greater than the 

rate of inflation.   Staff dedicated 2012 to performing research on opportunities for some immediate 

projects to reduce energy, and researched how other utilities successfully approached moving to less 

energy dependence.   

 

In 2013, the District will replace high horsepower mixers with lower powered models for an estimated 

cost of $250,000. Staff successfully secured a $75,000 Focus on Energy grant to help this project move 

8 | P a g e   

forward so that the project pays for itself in three years through energy saved.  The District will also 

purchase its first compressed natural gas vehicle as part of the vehicle replacement program. 

To help it move towards energy independence, the District will complete an Energy Roadmap.  This 

roadmap will include an audit, will identify ways for the District to be more energy efficient, identify 

techniques to recover more energy from the wastewater treatment process, and outline short‐term 

and long‐term investments and cost share/grant opportunities.  The estimate for a study of this kind 

range from $200k to $300k.  We budgeted $75,000 in 2012 and will budget $175,000 more in 2013 to 

move forward with this study.  

 

5. Building Organizational Capacity 

The District now has an HR Manager who has assisted departmental managers with quickly and 

effectively filling vacancies caused by retirements of senior staff.  Four managers retire this year and 

three more plan to retire next year.   

 

In 2012, the District completed a new employee pay plan as a way to provide competitive salaries to 

attract and retain employees, to tie pay to good performance and stabilize costs. The Commission 

supported the pay plan and staff incorporated the salary schedule in this budget.   The impact of this 

plan is an increase in salary costs of 0.2%, 4.5% if you include all three new positions. The reason for 

such a small increase is the new pay plan brings in new employees at a lower pay.  The plan also 

freezes salaries for those above market, and brings others up to market.  This plan includes a 2% 

market adjustment to keep the pay plan current and competitive.   

 

In closing, the District continues to remain in a strong financial position by being proactive on many 

environmental initiatives and supporting an experienced, knowledgeable, and dedicated workforce.  While 

this budget message is an overview, the budget itself goes into detail on the goals and initiatives planned in 

2013.  The department narratives capture the trends, priorities and projects.   

 

 I look forward to working with you on these many important initiatives this next year. 

 

Sincerely, 

 D. Michael Mucha, P.E. 

Chief Engineer and Director 

 

 

   

9 | P a g e   

Budget Process, Philosophy & Principles 

Budget Process   The purpose of the annual budgeting process is to assure that the District has adequate resources to deliver its 

planned services during the upcoming year and in future years.  Questions that need to be answered as part of 

this process include: 

 

1. What are the estimated expenses for operating the District’s facilities next year? 

2. What are the estimated costs for construction of new or replacement facilities over the next six years? 

3. How much money can we expect from the various revenue sources next year, and how much money 

will we need to recover through service charges? 

4. How much money will we need to borrow to finance construction work? 

5. How much money do we need in the bank to assure adequate cash flow, to fulfill promises made when 

borrowing money, and to address unforeseen emergencies? 

 

The annual budget process addresses the upcoming year’s financial management plan in three areas: 

 

1. The Operating Fund budget addresses the operation of facilities and includes recovery of future years’ 

debt service costs to comply with promises made at the time the District borrows money to finance 

construction projects.  The primary source of funds to pay for the operation of facilities is service 

charge revenue. 

 

2. The Capital Projects Fund budget addresses construction of new or replacement facilities.  Larger 

projects are typically funded with proceeds from a Clean Water Fund loan.  These loans are 

administered by the State of Wisconsin.  The District uses its taxing authority as collateral for these 

loans; however, the intent is to repay these loans with revenues generated through service charges.  

Smaller construction projects are funded through connection charge revenue and interest earned on 

the fund’s investments. 

 

3. The Debt Service Fund budget addresses debt service, the annual principal and interest payments due 

on borrowed funds.  When the District borrows money from the state in the form of a Clean Water 

Fund loan, the District promises to place the amount of the next year’s debt service payments on the 

tax roll unless the Debt Service Fund has a balance by October 1 sufficient to make those payments.  

Since the District intends to repay its debt through service charges, each year’s Operating Fund budget 

includes sufficient amounts of principal and interest in its operating expenses to fulfill this 

requirement.  This money is transferred from the Operating Fund to the Debt Service Fund prior to 

October 1 each year to assure that no amount needs to be placed on the tax roll. 

10 | P a g e   

 Table 1 summarizes the budget calendar for the 2013 Budget and Capital Improvements Plan. 

Budget Calendar June‐August  The Executive Team discusses critical needs, expense and revenue trends and 

goals. The team is made up of the Chief Engineer and Director, Department Directors, HR Manager and Executive Coordinator

August  Department staff develops and submits their budget requests to the Budget Review Team (Chief Engineer and Director, Director of Administration and Controller/Office Manager). The team balances revenue and expenditures and develops the Chief Engineer and Director’s proposed budget

September 12th   A summary of the proposed budget is published and notice given of the upcoming budget hearing as required by Wisconsin Statutes Section 65.90 

September 13th   Chief Engineer and Director presents preliminary budget 

September 14th    Notification of MMSD 2013 Budget & Budget Hearing mailed to communities 

September 27th   Public hearing and Commission discussion 

October 11th  Commission discussion and direction to staff 

October 25th   Commission adopts operating and capital budgets and service charge rates 

November 1st   Notify customers and septage haulers of new rates and estimated charges 

 

 

Budget Philosophy Several principles combine to form the District’s philosophy related to payment for the services provided by 

the District: 

 

1. Users pay charges based on the cost of the service.   

2. Operating costs are funded on a “pay‐as‐you‐go” basis.  Annual costs for operating the District’s 

facilities are recovered from current users through the payment of service charges that reflect the 

customer’s use of the service and the current costs of providing that service.  We do not used 

borrowed money to pay for current operating costs. 

3. Construction of new facilities is financed primarily with debt.  New facilities are built to last 

twenty years or more and built with sufficient capacity to handle increasing loads caused by 

expected growth over their useful lives.  Debt for new facilities is generally paid back over a twenty‐

year period.  This spreads the up‐front construction costs over those users that are actually using 

the facility during its service life. 

4. Detailed long‐range planning helps to assure stable rates and charges.  The District’s Capital 

Projects Fund budget includes a 6‐year projection of construction‐related expenses and revenues.  

The financial plan that evaluates the impacts of long‐term borrowing on future budgets uses a 20‐

year projection. 

 

 

TABLE 1

11 | P a g e   

Budget Principles There are a number of principles that guide the preparation of the annual budget for each of the three District 

funds.   

 

The Capital Projects Fund budget principles are: 

1. Maintain a minimum fund balance of $3 million to fund any unforeseen project that may arise during 

the year. 

2. Utilize reserve funds, interest earnings, and connection charge revenues to pay project costs before 

borrowing additional funds, unless the estimated project cost significantly exceeds the sum of these 

sources.  In such cases, money is borrowed through the Clean Water Fund program. 

 

The Operating Fund budget principles are: 

1. Maintain a minimum fund balance equal to one‐half of the annual operating costs (does not include 

debt service), to assure adequate cash flow capabilities.   

2. If a specific budgeted item from the previous year was not purchased, and the item is included in the 

current budget, it should be funded from reserves since the money was collected for the item in the 

prior year. 

3. The budget is balanced by adjusting the service charge revenues such that total expenditures equal the 

total revenues.  Service charge rates are set so that the projected flows and loadings will provide the 

required service charge revenue.     

 

The Debt Service fund budget principles are: 

1. Maintain a minimum balance in the Debt Fund to assure that no amounts have to be placed on the tax 

roll. 

 

Definitions Fiscal Year: The fiscal year for Madison Metropolitan Sewerage District begins on January 1 of each year and 

ends on December 31 of that year.  The fiscal year is accounting and budget year. 

 

Enterprise Fund:  The District prepares its financial statements on an enterprise fund basis.  Generally 

Accepted Accounting Principles (GAAP) require state and local governments to use the enterprise fund to 

account for “business‐type activities” – activities similar to those found in the private sector.  Business‐type 

activities include services primarily funded through service charges.   

 

Balanced Budget:  It is required that the Madison Metropolitan Sewerage District annually adopt a balanced 

budget in which the District revenues and other sources equal District expenditures and other uses in both the 

operating and capital budgets for the fiscal year.  The District achieves this for the Operating Budget by 

offsetting total expenditures and all other operating expenditures with funds from service charge billings, fund 

reserves and any other operating income.  The District’s Capital Budget achieves this by offsetting total project 

expenditures and debt service with Clean Water Fund Loans, fund reserves and all other capital income. 

12 | P a g e   

2013 Combined Summary of Operating, 

Capital Projects, & Debt Service Budgets  

The District prepares its financial statements and budgets on an enterprise fund basis.  The District’s operating 

expenses are funded within the Operating Budget, the long‐term capital expenditures are funded within the 

Capital Projects Budget and the Debt Service Budget is funded by transfers from the Operating funds. 

 

Table 2 summarizes the fund structure for the Operating, Capital Projects, and Debt Service budgets.  Table 3 

provides a combined summary of revenues and expenditures for the 2011 through 2013.  Table 4 provides 

details on the sources of funds, use of funds, basis of accounting, and basis for expense for the Operating and 

Capital Projects budgets.  

 

FUND STRUCTURE FOR BUDGETS Operating Budget 

 Capital Project Budget 

 Operating Funding 

User Charges Servicing Pumping Stations 

Septage Disposal Struvite Fertilizer Sales 

Interest Income Other Income 

 

Capital Funding Wisconsin Clean Water Fund Loans 

 Interceptor and Treatment Plant Connection 

Charges  

Interest Income  

Operating Expenses  

Net Division Expenses*  

Net Fringe Benefit Expenses*  

Debt Service  

Capital Expenditures  

Treatment Plant Projects  

Conveyance System Projects  

 

Debt Service Budget  

Debt Service Budget  

Debt Funding Transfers from Operations 

Interest Income 

Debt Expenditures Principal and Interest payments 

  

TABLE 2 

13 | P a g e   

COMBINED SUMMARY OF REVENUES AND EXPENDITURES  

(Net of Transfers and Reserves)  

EXPENSE CATEGORY 2011 Actual Estimated 

2012 Total 2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Change from 2012 Adopted 

Budget 

Percent Change 

OPERATIONS & MAINTENANCE             

Administration, Engineering & Commission  $2,566,263  $2,630,477  $2,831,554  $3,036,974  $205,420  7.25% 

User Charge & Pretreatment Programs  262,428  347,437  379,043  403,403  24,360  6.43% 

Wastewater Collection  1,883,184  2,014,704  2,193,761  2,197,578  3,817  0.17% 

Wastewater Treatment  8,106,141  8,158,332  8,558,216  9,113,298  555,082  6.49% 

Effluent Diversion  237,601  96,176  109,484  90,790  (18,694)  ‐17.07% 

Metrogro Biosolids Reuse Program  1,573,148  1,473,457  1,534,410  1,543,218  8,808  .57% 

Capital Outlay  306,823  280,794  409,371  654,315  244,944  59.83% 

Servicing Pumping Stations Owned by Others  307,675  305,000  325,095  306,000  (19,095)  ‐5.87% 

Transfer to Debt Service Fund  8,017,600  8,980,000  8,980,000  9,878,000  898,000  10.00% 

TOTAL OPERATION & MAINTENANCE EXPENDITURES 

$23,260,863 $24,286,377 $25,320,934 $27,223,576  $1,902,642 7.51%

CAPITAL PROJECTS             

Nine Springs Wastewater Treatment Plant Projects  $4,607,000  $36,299,000  $40,392,000  $12,999,000  ($27,393,000)  ‐67.82% 

Interceptors and Force Mains  549,000  145,000  128,000  8,282,000  8,154,000  6370.31% 

Pumping Stations  506,000  1,164,000  1,200,000  8,988,000  7,788,000  649.00% 

TOTAL CAPITAL PROJECTS EXPENDITURES  $5,662,000 $37,608,000 $41,720,000 $30,269,000  ($11,451,000) ‐27.45%

DEBT SERVICE             

Principal Payments  $6,239,310  $6,321,212  $6,419,915  $5,126,000  ($1,293,915)  ‐20.15% 

Interest Payments  1,788,095  1,860,813  1,955,085  2,784,000  828,915  42.40% 

TOTAL DEBT SERVICE EXPENDITURES  $8,027,405 $8,182,025 $8,375,000 $7,910,000  ($465,000) ‐5.55%

TOTAL EXPENDITURES (net of transfer and reserves)   $28,932,668 $61,096,402 $66,435,934 $55,524,576  ($10,911,358) ‐16.42%

 REVENUE CATEGORY  

2011 Actual Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Change from 2012 Adopted 

Budget 

Percent Change 

OPERATIONS & MAINTENANCE             

Sewer Service Charges  $22,395,826  $23,590,000  $24,474,789  $26,026,226  $1,551,437  6.34% 

Septage Disposal Income  380,153  340,000  370,000  340,000  (30,000)  ‐8.11% 

Servicing Pumping Stations  307,675  305,000  325,095  306,000  (19,095)  ‐5.87% 

Struvite Fertilizer Sales  0  0  0  230,000  230,000  NMF 

All Other Operating Income  290,315  186,600  151,050  183,000  31,950  21.15% 

Cash Reserves  0  0  0  138,350  138,350  NMF 

TOTAL OPERATION & MAINTENANCE REVENUES  $23,373,969 $24,421,600 $25,320,934 $27,223,576  $1,902,642 7.51%

CAPITAL PROJECTS             

Clean Water Fund Loans  $1,111,000  $40,630,000  $44,500,000  $29,974,000  ($14,526,000)  ‐32.64% 

Interceptor & Treatment Plant Connection Charges  1,213,000  600,000  500,000  600,000  100,000  20.00% 

Interest on Investments  72,000  70,000  75,000  80,000  5,000  6.67% 

TOTAL CAPITAL PROJECTS REVENUES  $2,396,000 $41,300,000 $45,075,000 $30,654,000  ($14,421,000) ‐31.99%

DEBT SERVICE             

Transfer from Operating Fund  $8,017,600  $8,980,000  $8,980,000  $9,878,000  $898,000  10.00% 

Interest on Investments  75,424  100,000  70,000  70,000  0  0.00% 

TOTAL DEBT SERVICE REVENUES  $8,093,024 $9,080,000 $9,050,000 $9,948,000  $898,000 9.92%

TOTAL REVENUES (net of transfer and reserves)  

$25,845,393 $65,821,600 $70,465,934 $57,809,226  ($12,656,708) ‐17.96%

 

 NMF=No Meaningful Figure 

TABLE 3 

14 | P a g e   

OPERATING & CAPITAL PROJECT BUDGETS  COMBINED SUMMARY 

 Item  Operations Capital 

 Sources of Funds 

Service Charges, Servicing Pump Stations, Struvite Fertilizer Sales,  Reserve Funds, Interest and Other Income 

Wisconsin Clean Water Fund Loans, Interceptor and Treatment Plant Connection Charges, Reserve Funds, and Interest. 

Use of Funds  Operating and Maintenance Expenses, Debt Service  

Project Expenses and All Other Capital Expenses 

Budgetary Basis of Accounting   

Actual revenues and expenses are recorded on a full accrual basis in accordance with Generally Accepted Accounting Principles.  Revenues and expenses are budgeted on a full accrual basis, except capital outlays.  These are budgeted as expense in the year incurred, but capitalized and depreciated for financial reporting purposes.  Depreciation is not budgeted.  

For financial reporting, actual revenues and expenses are recorded on a full accrual basis in accordance with Generally Accepted Accounting Principles.  Revenues are budgeted on a cash basis.  Because the Capital Budget serves as a financing plan, it is important to plan when revenues are received rather than when they are earned.  Expenses are budgeted according to what is projected to be completed for that particular year. 

Basis for Expense  Costs of operating and maintaining the sewerage system.  Costs also include asset repair and replacement that is necessary to maintain the capacity and performance to meet the needs of the communities we serve, our regulatory requirements, and to protect the environment.   

Costs of acquiring, purchasing, planning, designing, construction, extending and improving all or any part of the sewerage system. 

 

   

TABLE 4

15 | P a g e   

Combined Summary of Revenues & Expenditures 

 The District’s 2013 combined budget totals approximately $58 million dollars.  As seen in Graph 1, the primary 

sources of revenue in the 2013 combined budgets are sewer service charges and clean water fund loans. 

        Combined Summary of Revenues (in thousands) 

  

On the expenditure side (as seen in Graph 2), the capital budget comprises 55.0 percent of the 2013 combined 

budget while operations and maintenance of the District facilities (net of debt service) totals 31.0 percent.  

Debt service is 14.0 percent of 2013 expenditures. 

                Combined Summary of Expenditures (in thousands) 

    

$0

$5,000

$10,000

$15,000

$20,000

$25,000

$30,000

$35,000

Sewer Service Charge Clean Water Fund Loans All Other Revenue

$0

$5,000

$10,000

$15,000

$20,000

$25,000

$30,000

$35,000

Net O&M Expenses Capital Projects Debt Service

GRAPH 1

GRAPH 2

16 | P a g e   

Section 2: 2013 Operating Budget 

 

 

 

 

Badger Mill Creek Outfall‐Verona, WI 

17 | P a g e   

2013 Operating Budget Summary 

Overview Table 5 summarizes the District’s operating expenditures, revenues and operating reserves for the years 2011 

through 2013.  The proposed 2013 Operating Budget includes a 7.5% increase ($1.9 million) in expenses over 

the current year’s budget and will require a 6.3% increase ($1.6 million) in service charge revenues.  The 

smaller increase in service charges is due to expected income from struvite fertilizer sales.  

We project 2012 revenues to be $899,000 less than budgeted with 2012 expenses $1,035,000 less than 

budgeted. As a result, we expect operating budget reserves to decrease by $135,000.  The expected operating 

reserves at the end of this year are $11.2 million.    

2012 Revenues The 2012 revenues will be approximately $899,000 or 3.6%, less than budgeted.  Lower than normal 

precipitation for the second consecutive year caused significantly lower than anticipated wastewater flows.  

Pollutant loadings for biochemical oxygen demand and suspended solids are also slightly lower than 

anticipated.  Revenue from service charges will be lower than anticipated by $885,000 or 3.6%. Septage 

revenues are lower than expected by $30,000 due to lower volumes of septage discharges at Nine Springs.  

Interest on investments is expected to be $1,000 more than budgeted, miscellaneous income $11,000 more 

than budgeted, annexation and plan review fees $23,750 higher than budgeted, and income from servicing 

pump stations $20,000 less than budgeted.  

2012 Expenditures The District anticipates expenditures for 2012 to be $1,035,000, or 4.1%, less than budgeted.  Major 

reductions from budgeted costs occur in several areas in 2012.  We expect Administration expenses to be 

$201,000 below budget.  Reduced personnel costs due to on an unexpected retirement, delayed hiring to fill 

positions, and a half‐time position left unfilled account for most of the decrease.  We expect wastewater 

collection and treatment costs to be under budget by a combined $579,000.  This decrease is driven by 

electricity costs $450,000 below budget due largely to lower wastewater volumes.  Deferred maintenance 

projects and project cost reductions reduced capital outlay expenses by $129,000.  

2013 Revenues The proposed revenues for 2013 are 7.5% greater than the budget for 2012 and 11.5% greater than the 

estimated 2012 revenues.  Required service charge revenues will increase $1,551,000 (6.3%) over the 2012 

budgeted amount and $2,436,000 over the actual 2012 amount.  Revenues from servicing pump stations are 

expected to decrease $19,000.  Revenues from septage disposal are expected to decrease by $30,000.  We 

expect interest rates to remain low and interest income to increase by $2,000 to $8,000. This continues the 

trend of the last several years.  Plan review and annexation fees are projected to increase by $20,000 to match 

our experience in 2012.   

18 | P a g e   

2013 Expenditures The proposed expenditures of $27.2 million are $1.9 million, 7.5%, more than the budget for 2012.  Total 

operating budget personnel services related costs (salaries, benefits, payroll taxes, etc.) increase by $123,000, 

1.5%, to $8.45 million.  Non‐personnel related costs increase by $1.8 million, (10.5%), to $18.8 million.    

The personnel services increase is due to the following factors: 

Base wage increase of 1.0% for represented employees.  

Step and/or longevity increases for represented employees. 

Market increase of 2.0% for non‐represented employees on January 1, 2013.  

Progression increases for eligible non‐represented employees. 

Net addition of two and one‐half full‐time equivalent positions – total salary and benefits cost of 

$241,000. 

Employee WRS contributions of 5.8% for represented employees & 6.5% for non‐represented employees.  

A 2.1% increase in health insurance rates – a low increase by historical standards.  

Significant non‐personnel related operating expenditure changes include:  

Clean Water Fund debt service expenses  $898,000

Selector mixer replacements        250,000 

Additional power, chemicals and fuel for operation of facilities added in the 11 Addition 

      170,000 

Additional energy study and research  235,000

Phosphorus adaptive management pilot project annual fee 

    126,600 

Digester foaming research  (101,450)  

The District’s proposed 2013 Capital Plan includes increases of 10.0 % in future debt service expenses raised 

through service charges for 2013 through 2016.  The District will continue to finance future construction 

primarily with loans from the Wisconsin Clean Water Fund.  The amount of debt service necessary to pay the 

May 2013 principal and interest and November 2013 interest is $7,910,000. The amount recovered through 

service charges in 2013 for debt service will be $9,878,000, and includes $1,968,000 for building up debt 

service reserves.  The capital plan anticipates using $1,385,000 of the added reserves in 2014 and $583,000 in 

later years.  

2013 Operating Fund Balance The Operating Fund ending balance is projected to decrease by 2.1 percent or $138,000 in 2013 compared to 

the estimated 2012 ending balance.  This decrease is due to the budgeted use of $138,000 of reserves.  The 

District expects the actual operating fund 2012 ending balance to increase $135,000 over the 2011 ending 

balance.  The budgeted 2013 operating fund ending balance of $11.1 million is the same as the 2011 ending 

balance.  Of this amount $3,000,000 is restricted for unexpected repair, replacement, or maintenance 

expenses.  The remaining $8.1 million of unrestricted reserves represents 47 percent of the District’s 2013 

operating expenses. 

19 | P a g e   

Operating Budget 

EXPENDITURES 

EXPENSE CATEGORY 2011 Actual 2012

Thru June Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Administration, Engineering & Commission  $2,566,263  $1,330,433  $2,630,477  $2,831,554  $3,036,974  7.25% 

User Charge & Pretreatment Programs  262,428  178,515  347,437  379,043  403,403  6.43% 

Wastewater Collection  1,883,184  794,489  2,014,704  2,193,761  2,197,578  0.17% 

Wastewater Treatment  8,106,141  3,877,791  8,158,332  8,558,216  9,113,298  6.49% 

Effluent Diversion  237,601  50,263  96,176  109,484  90,790  ‐17.07% 

Metrogro Biosolids Reuse Program  1,573,148  526,855  1,473,457  1,534,410  1,543,218  0.57% 

Capital Outlay  306,823  49,209  280,794  409,371  654,315  59.83% 

Servicing Pumping Stations Owned by Others  307,675  127,204  305,000  325,095  306,000  ‐5.87% 

Transfer to Debt Service Fund  8,017,600  5,093,111  8,980,000  8,980,000  9,878,000  10.00% 

TOTAL EXPENDITURES  $23,260,863 $12,027,870 $24,286,377 $25,320,934  $27,223,576 7.51%

 

REVENUES 

REVENUE CATEGORY 2011 Actual 

2012Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Sewer Service Charges  $22,395,826  $11,940,051  $23,590,000  $24,474,789  $26,026,226  6.34% 

Servicing Pumping Stations  307,675  127,573  305,000  325,095  306,000  ‐5.87% 

Rent  84,694  34,958  65,850  66,050  67,000  1.44% 

Interest  7,216  3,583  7,000  6,000  8,000  33.33% 

Annexation & Plan Review Fees  56,750  38,250  57,750  34,000  54,000  58.82% 

Miscellaneous Income  120,822  24,648  38,000  27,000  36,000  33.33% 

Septage Disposal Income  380,153  171,608  340,000  370,000  340,000  ‐8.11% 

Pretreatment Monitoring  20,833  0  18,000  18,000  18,000  0.00% 

Struvite Fertilizer Sales  0  0  0  0  230,000  NMF 

Cash Reserves  0  0  0  0  138,350  NMF 

TOTAL REVENUES  $23,373,969  $12,340,671  $24,421,600  $25,320,934  $27,223,576  7.51% 

 

OPERATING FUND BALANCE 

OPERATING FUND BALANCE 2011 Actual 

2012Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Beginning Balance  $10,973,428  $11,086,534  $11,086,534  $11,315,188  $11,221,757  ‐0.83% 

Ending Balance  $11,086,534  $11,399,335  $11,221,757  $11,315,188  $11,083,407  ‐2.05% 

 

   

TABLE 5

NMF=No Meaningful Figure 

20 | P a g e   

Personnel Table 6 shows the total number of full time equivalent (FTE) positions in each department for 2011 through 

2013.  There is a net increase of 2.5 FTEs proposed for 2013.  The changes in personnel are as follows:  

Eliminate the Half‐Time Strategic Communications Coordinator 

Add an Asset Manager 

Add an Asset Information Specialist 

Add a Process Control System Programmer  

 

 

Full‐Time Equivalent Positions (FTE) Department  2011  2012  2013  Changes for 2013 

Administration  10  10  10   

Chief Engineer & Director  2.5  4.5  4 Half time Communications Coordinator not hired in 2012.  Will be a contracted service in 2013. 

Engineering  11.5  11.5  12.5  Added an Asset Manager 

Operations  56  55  57 Added an Asset Information Specialist and Process Control System Programmer 

Special Projects  10  10  10   

Total  90  91  93.5   

 

Program Narratives  

Expenditures Administration, Engineering & Commission This cost center includes Accounting, Information Systems, Engineering and the Chief Engineer’s office.  

Accounting: Provides general accounting, payroll, grants and loan administration.  

Information Systems: Ensures data integrity, optimal network functionality, and provides hardware, 

software and user support. IS also provides technological expertise to District staff.  

Engineering: Oversees engineering, design and construction of projects within the District’s capital 

improvement plan and the planning for the District’s long‐term and asset management needs.    

Chief Engineer and Director: Provides organizational leadership to the District. Oversees communication 

and public information, coordinates District strategic efforts and oversees overall District performance 

and general administration of District business.  

TABLE 6

21 | P a g e   

 

 

Human Resources: Provides opportunities for growth of the organizational culture and performance.  

Provides cost effective employee management services for recruitment, safety and leadership 

development.  Minimizes the District’s liability in employment matters.   

Special Projects:  Oversees a wide range of regulatory, legislative, environmental and strategic initiatives 

that impact District operations and/or help establish overall District focus.  

User Charge & Pretreatment Program This cost center implements state and federal requirements directed towards industrial users and 

implements strategies for pollution prevention and source control.  In addition, this cost center includes 

wastewater flow and loadings data sampling and analysis for customer billing.  

Wastewater Collection This cost center provides funding to operate and maintain the District’s ninety‐six miles of gravity sewers, 

seventeen pumping stations and twenty‐nine miles of raw wastewater force mains.   

Wastewater Treatment This cost center includes funding to operate and maintain the Nine Springs Wastewater Treatment Plant. 

This plant treats about forty million gallons of wastewater per day from thirty‐seven communities and 

districts and accepts septage from twenty‐five permitted haulers.  

Effluent Diversion This cost center includes operations and maintenance for the District’s force mains that discharge treated 

effluent to Badfish Creek and the Badger Mill Creek. The cost center also includes monitoring to 

determine the impact on receiving streams. 

 

Metrogro Biosolids Reuse Program This cost center recycles biosolids to agricultural land through the Metrogro program.  

Capital Outlay This cost center funds asset purchases such as vehicles and equipment.  

Service Pumping Stations Owned by Others This cost center funds activities to operate and maintain forty‐four local pump stations owned by other 

cities and districts on a contract basis.  

Transfer to Debt Service This cost center pays the annual debt service on the District’s long‐term debt. 

22 | P a g e   

Revenues Sewer Service Charges This category covers charges paid by the District’s customer communities for the wastewater conveyance and 

treatment services provided by the District.  Customer communities pay these charges according to the 

volume and strength of the wastewater they discharge to the District. These charges are the primary revenue 

source for the District. The District currently serves five cities, seven villages, and twenty‐five sanitary or 

utility districts.  

Servicing Pumping Stations This category covers charges to various customer communities for District services to operate and maintain 

pumping stations owned by the communities. The District currently services forty‐three pumping stations 

owned by others. The station owner and the number of stations served is shown below:   

Owner  Number of Pumping Stations

City of Madison  28 

City of Verona  1

Village of Maple Bluff  3

Town of Dunn Sanitary District No. 1 4

Town of Dunn Sanitary District No. 3 3

Town of Madison  3

Dane County Lake Farm Park  1 

Rent This category covers rent the District receives for use of District‐owned property.  The District rents three 

houses; one set of farm buildings including a house, barn, sheds, and associated acreage; one hundred fifty‐

seven acres of farmland; and land for an electrical substation.  

Interest This category covers interest earned on the District’s cash reserves.  

Annexation & Plan Review Fees This category covers District expenses for the annexation process and sewer plan review and approval 

processes. Customer communities pay annexation fees when new lands are added to the District. Customer 

communities pay sewer plan review fees for modifications or additions to their sewer systems.  

Miscellaneous Income This category covers income received for various revenues that do not fit in other categories. For instance, 

the income from the sale of scrap materials and income for laboratory services performed for others is placed 

in this category. 

23 | P a g e   

Septage Disposal Income This category covers charges the District receives for wastes delivered by truck to the Nine Springs 

Treatment Plant. The largest single source of waste delivered by truck is septage from homes and businesses 

on septic systems.  Twenty‐five haulers have permits to discharge at the treatment plant.  

Pretreatment Monitoring This category covers the District’s expenses for industrial monitoring.  The fees are paid by businesses that are 

required to have industrial treatment permits issued by the District.  Nineteen businesses have industrial 

discharge permits issued by the District.  

Struvite Fertilizer Sales This category covers the income from the sale of struvite fertilizer pellets.  The District plans to begin 

operating in 2013 a process to recover phosphorus from the wastewater treated at the Nine Springs 

Wastewater Treatment Plant.  The process will recover phosphorus in the form of struvite pellets, which will 

be sold as fertilizer.    

Cash Reserves This category covers funds used from our cash reserves.  

 

   

24 | P a g e   

Section 3: 2013 Capital Projects Budget & Capital Improvements Plan 

Summary  

 

   11th Addition Construction in August of 2012 

25 | P a g e   

2013 Capital Projects Budget & Capital Improvements Plan Summary 

 

Overview The District’s Capital Improvement Plan (CIP) represents the foreseen major capital projects for the next ten 

years and in some cases, beyond.  Staff updates the CIP annually based upon the latest information and the 

District’s financial situation.  The projections for the first five to six years of the CIP are relatively well known, 

but, as with most plans, the plan becomes more speculative the further into the future one looks.  

The proposed 2013 MMSD Capital Projects budget includes expenditures of $30.3 million, revenues of $30.7 

million, and a projected 2013 year‐end operating reserve of $6.6 million.  The budget projects that the District 

will incur additional debt of $30.0 million from construction activities during 2013 and requests an increase in 

the debt service revenue collected in rates from $8,980,000 to $9,878,000.  This level of increase, roughly 

$900,000 (10%), is necessary to prepare for debt service related to the Eleventh Addition ($50 million) and the 

Pumping Station 18 related projects ($34 million).  

Major construction activities through 2013 include completion of construction related to the Operations 

Building HVAC Rehabilitation (2012), continued construction activities related to the Eleventh Addition, and 

design completion and construction related to a new District Pumping Station 18, its force main, and relief of 

the District’s Northeast Interceptor upstream of the new pumping station site.  Final project costs related to 

the Operations Building HVAC project will be roughly $3.3 million.  Project costs for the Eleventh Addition are 

now estimated at around $50 million while the latest estimates for Pumping Station 18 (PS 18), its force main, 

and the Northeast Interceptor above PS 18 anticipate total expenditures near $34 million.  

Longer term, efforts related to nutrients dominate the budget outlook.  Although the District is uncertain of 

specific details at this time, we are reasonably certain that the District’s next discharge permit will include 

language related to phosphorous and potentially, although unlikely, language related to nitrogen.  In 

anticipation of these changes to our permit, we have included two different scenarios that show what the 

effects of these requirements might be to the District’s long‐term debt and finances.  

Further details of anticipated projects and long‐term financial projections are included in the attached 

enclosures.  Table 7 provides a summary of the 2011 through 2013 budget details.  Table 8 provides a six‐year 

projection of projects, costs, and future borrowing.  Project summaries in Appendix A provide detailed 

descriptions of the projects in the Table 8 projection.  Table 9 provides a six‐year summary of the District’s 

Capital Projects Cash Flow. The debt service budget needed to support the Capital Budget and the Capital 

Improvements Plan is presented in Section 4. 

    

Historically, the District has been able to maintain its level of service charge increases close to cost of living 

increases.  The anticipated ongoing annual increases of 10% or greater for debt service is high by District 

26 | P a g e   

historical standards and will continue to impact the District’s service rate increases for a number of years 

going forward.  However, we believe the projects included in the budget and the associated increases are 

justified and necessary to maintain and improve the District’s level of service.  

Although the cost of the Eleventh Addition and Pumping Station 18 related projects overshadow most other 

projects included in the budget, several factors continue to drive the trend toward higher annual increases to 

service capital improvement debt.  The District constructed many of its facilities around the same time‐period 

and many are or will be in need of renewal within similar timeframes.  Additionally, decreases in interest 

earned and connection charges have contributed to the greater need for borrowing.  

It is not possible to anticipate all projects that may become necessary in the future, but we believe that the 

District’s plant asset management and collection system facilities planning efforts coupled with the Capital 

Projects Budget reasonably anticipate most major expenditures that will be necessary.  Reviewing these on an 

annual basis helps ensure that the budget continues to reflect a good long‐term plan.  

Although greater than historical levels, the ongoing level of increase in debt service and subsequent increases 

in service charge rates are necessary to sustain the District’s capital improvement plan, to maintain the level 

of service District customers are accustomed to over the long‐term, and to remain in compliance with the 

District’s regulatory obligations.  

Capital Projects Budget Summary Table 7 provides a summary of the Capital Budget for years 2011 through 2013.  For 2011, the summary shows 

the actual year‐end totals for each project; for the current year, 2012, the summary shows the budgeted 

amount, the actual expenses through June, and the estimated year‐end totals; and for 2013, the summary 

shows anticipated expenditures.  Note that all numbers are rounded to the nearest thousand dollars.  

2012 Summary The 2012 Capital Projects budget showed 2012 revenues exceeding expenditures by $3.4 million, and we now 

anticipate that actual 2012 revenues will exceed expenditures by $3.7 million.  We also anticipate that the 

2012 year‐end reserve balance will be $6.2 million, which is significantly greater than the budgeted $4.7 

million.  The main reasons for this higher year‐end balance are greater‐than‐anticipated revenue from 

connection charges for the second half of 2011 through mid‐year 2012 and a lower rate of spending on 

projects than anticipated at the time of the 2012 budget process.  

For Clean Water Fund Loan projects, the District continues to pay for planning and design from reserves until 

projects have been bid and move into the construction phase.  For larger projects, the planning and design 

costs can be significant and short‐term lending may be required in some cases in the future.  An alternative to 

this approach would be to increase the District’s capital budget reserve minimum above its present $3 million; 

however, at this time, no changes in the reserve amount have been contemplated.  

 

27 | P a g e   

2013 Expenditures & Revenues The proposed 2013 Capital Projects budget anticipates expenditures of $30.3 million and revenues of $30.7 

million with a resulting year‐end reserve balance of $6.6 million, which represents a reserve balance increase 

of $385 thousand dollars.  

As detailed in Table 7, the five highest expense items include the following projects:  

Eleventh Addition to Nine Springs WTP – second year construction ($8.7 million) 

Pumping Station 18 – first year construction ($8.4 million) 

Northeast Interceptor ‐ Far East Int. to Southeast Int. ($7.8 million) 

Process Control System Upgrade – implementation ($2.8 million) 

Maintenance Facilities Analysis/Expansion – study/design ($800 thousand)  

Anticipated 2013 revenues include $30.0 million in Clean Water Fund Loan proceeds for the Eleventh Addition, 

the Process Control System Upgrade, the Northeast Interceptor project, and Pumping Station 18 construction.  

Other anticipated revenues include $600,000 in interceptor and treatment plant connection charges and 

$80,000 in interest on investments.  Despite an increase in connection charge revenues in the second half of 

2011, we anticipate that connection charges will remain relatively lower than historical amounts.  Interest on 

investments continues to remain at historically low amounts.  

2013 Capital Projects Fund Balance The Capital Projects Fund ending balance is projected to increase by 42 percent or $1,966,000 in 2013 

compared to the 2012 budget ending balance and to increase by 6.2 percent or $385,000 compared to the 

estimated 2012 ending balance.  The budgeted 2013 ending balance is $6.6 million.  The end‐of‐year Capital 

Projects Fund balance varies significantly from year‐to‐year depending upon the timing of project expenses 

and loan revenues.  The 2012 budget ending balance reflected a particularly low beginning balance of $1.3 

million which did not occur.  The budgeted 2013 ending balance reflects a short‐term swing to the high side.  

We aim to maintain a minimum Capital Projects Fund balance of $3,000,000. 

   

28 | P a g e   

Capital Projects Budget  

EXPENDITURES  

EXPENSE CATEGORY 2011 Actual 

2012 Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget  Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Master Plan, Collection Syst. Facilities Plan, & Plant Asset Mgt. Plan  $30,000  $4,000   $50,000  $60,000  $250,000  316.67% Nutrient Removal Cost Study  81,000  9,000  9,000  0  0  NMF Other Capital Budget Expenses  55,000  0  0  0  0  NMF Dane County Hydrologic Model Contribution  15,000  0  0  0  0  NMF Eleventh Addition  3,171,000  7,157,000  32,690,000  37,800,000  8,680,000  ‐77.04% 

Process Control System Upgrade  195,000  284,000  1,060,000  650,000  2,767,000  325.69% Operations HVAC System Rehab  1,060,000  1,583,000  2,170,000  1,490,000  20,000  ‐98.66% Maintenance Facilities Analysis/Expansion  0  6,000  64,000  120,000  797,000  564.17% Annual Clarifier Coating  0  8,000  136,000  140,000  160,000  14.29% Annual Pavement Improvements  0  6,000  110,000  132,000  25,000  ‐81.06% 

Engine Stacks & Oxidation Catalysts (for Air Permit)  0  0  10,000  0  300,000  NMF West Interceptor Upstream of PS5 (WI MH05‐011  to MH05‐021 Liner)  191,000  5,000  5,000  5,000  0  ‐100.00% West Interceptor Rehab at Old University Avenue  350,000  4,000  4,000  30,000  5,000  ‐83.33% Badfish Creek Farm Bridge ‐ Replacement  0  0  0  0  0  NMF West Interceptor Extension & West Point Extension Lining Project  0  0  0  0  500,000  NMF 

East Monona Interceptor at Fair Oaks u/s of Starkweather Creek  8,000  108,000  108,000  8,000  5,000  ‐37.50% Nine Springs Valley Interceptor ‐ Morse Pond Extension  0  0  3,000  60,000  20,000  ‐66.67% NEI ‐ PS to Lien Road  (5,000)  0  25,000  25,000  0  ‐100.00% NEI ‐ Far East Int. to Southeast Int. Junction  0  0  0  0  7,752,000  NMF Far East Int. ‐ Cottage Grove Extension Lining  5,000  0  0  0  0  NMF 

Lower Badger Mill Creek Interceptor  0  0  0  0  0  NMF Cross Town Force Main Ext. (Contingency for High Speed Rail)                 0  0  0  0  0  NMF P.S. 6 & 8 Rehabilitation  54,000  0  0  0  0  NMF Pumping Stations 11 & 12 Rehabilitation  0  0  0  0  500,000  NMF P.S. No. 18 Construction  452,000  444,000  1,164,000  1,200,000  8,373,000  597.75% P.S. No. 18 Force Main Construction  0  0  0  0  115,000  NMF 

TOTAL EXPENDITURES  $5,662,000  $9,618,000  $37,608,000  $41,720,000  $ 30,269,000  ‐27.45% 

 

 

REVENUES  

REVENUE CATEGORY 2011 Actual 

2012 Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget Proposed 

2013 Budget Percent Change 

CWF Loan ‐ Rehab of PSs 6 & 8 and NEI Truax Ext Lining  $305,000  $0  $0  $ 0  $0  NMF CWF Loan ‐ NEI 0 PS 10 to Lien Road & FEI0CG Extension Liner  806,000  0  0  0  0  NMF CWF Loan ‐ Operations Building HVAC Rehab  0  2,612,000  3,280,000  3,300,000  0  ‐100.00% CWF Loan ‐ Eleventh Addition  0  11,847,000  37,350,000  41,200,000  8,680,000  ‐78.93% CWF Loan ‐ Process Control System Upgrades  0  0  0  0  4,095,000  NMF 

CWF Loan ‐ NEI0Far East Interceptor to Southeast Interceptor  0  0  0  0  8,135,000  NMF CWF Loan ‐ Pumping Station 18  0  0  0  0  9,064,000  NMF Interceptor and Treatment Plant Connection Charges  1,213,000  333,000  600,000  500,000  600,000  20.00% Interest on Investments & Misc. Income                  72,000                39,000              70,000                          75,000                    80,000   6.67% 

TOTAL REVENUES  $2,396,000  $14,831,000  $41,300,000  $45,075,000  $ 30,654,000  ‐31.99%  

 

CAPITAL PROJECTS FUND BALANCE  

CAPITAL PROJECTS FUND BALANCE 2011 Actual 

2012 Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget  Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Beginning Balance  $5,813,000   $2,547,000   $2,547,000   $1,303,000   $6,239,000   378.82% 

Ending Balance  $2,547,000       $7,760,000   $6,239,000   $4,658,000   $6,624,000   42.21% 

 

 

TABLE 7

NMF=No Meaningful Figure 

29 | P a g e   

Six‐Year Capital Projects Summary Table 8 provides a Six‐Year Capital Projects Summary for the period 2013 to 2018.  This projection includes 

completion of projects currently underway and future projects identified as high priority in MMSD’s Collection 

System Facilities Plan and Asset Management Plan, as well as projects required to address other facility and 

regulatory requirements.  As with the 2012 budget, this projection assumes implementation of Master Plan 

Alternative 1A or potentially, Alternative 1B or 1C, and relief of the Nine Springs Valley Interceptor and other 

related capacity relief projects.  Alternative 1A maintains the present effluent return flow of 3.6 million gallons 

per day to Badger Mill Creek while Alternative 1B or 1C would increase flows to match the amount of flow 

taken out of the Sugar River basin.  Future regulations and decisions will help determine if either Alternative 

1B or 1C is a feasible option.  

Per the District’s 2009 Master Plan, Alternative 1 options (1A, 1B, or 1C) are centralized treatment options as 

opposed to Alternative 2 options, which would require construction of a satellite treatment plant in the Sugar 

River Basin.  Alternative 1 options rely on continued pumping to the Nine Springs Wastewater Treatment Plant 

and return of treated effluent to the Sugar River Basin.  

For clarity, the base alternative includes no nutrient removal alternatives.  A more thorough discussion of 

nutrient removal scenarios occurs later in this budget summary.  At this time, the nutrient removal scenarios 

are still somewhat speculative; however, the Nutrient Removal Cost Study and ongoing Adaptive Management 

discussions have added significant clarity to each scenario.  

The base scenario shows $109 million worth of expenditures over the six‐year period or 2013 to 2018, 

representing projects whose costs total $177 million.  At the bottom of the summary, the two nutrient 

removal scenarios speculate additional expenditures based upon construction of phosphorous removal 

facilities or an adaptive management scenario.  Each phosphorous scenario anticipates nitrogen removal 

facilities as a requirement in the District’s 2020 discharge permit.  

Note that the comparison between adaptive management and phosphorous removal facilities is somewhat 

inaccurate since adaptive management would likely be a program cost that appears in the District’s operating 

budget versus a facilities cost included in the District’s capital budget.  However, the method we have used 

provides the simplest means to compare the two alternatives and to show the large magnitude of cost 

differences between the two alternatives.  

Project Summaries Summary descriptions for each of the projects in Table 8 are included in Appendix A.  The projects are 

categorized by Nine Springs Wastewater Treatment Plant Projects, Conveyance System Projects, or Capital 

Budget Expenses.  Conveyance System Projects are further categorized by Interceptor Projects, and Pumping 

Station and Force Main Projects.  Project numbering in the summary matches the numbering in Table 8. 

 

30 | P a g e   

Six‐Year Capital Projects Summary  

 

 NO. 

 PROJECT 

 TOTAL PROJECT COST 

 2013‐2018 

COST 2013  2014  2015 

                    

   NINE SPRINGS WASTEWATER TREATMENT PLANT PROJECTS   $93,132,000   $43,320,000   $12,749,000   $12,700,000    $ 2,474,000  

1  Eleventh Addition to Nine Springs Wastewater Treatment Plant         50,360,000         13,030,000        8,680,000           4,330,000              20,000 2  Maintenance Facilities Analysis/Expansion           7,411,000            7,347,000            797,000            6,540,000               10,000  3  Nine Springs Process Control System Upgrade         5,034,000            3,706,000         2,767,000           939,000                         ‐   4  Engine Stacks and Oxidation Catalysts               310,000               300,000            300,000                            ‐                          ‐   5  Operations Building HVAC Rehab          3,300,000                 20,000              20,000                           ‐                          ‐   6  Plant Asset Management Program 2014‐2016 Projects          6,816,000           6,816,000                          ‐                586,000        1,630,000  7  Influent Storage and East Primary Line Replacement           9,500,000           9,500,000                          ‐                             ‐            500,000  8  Plant Asset Management Program 2018‐2019 Projects           8,600,000               800,000                          ‐                             ‐                           ‐   9  Annual Clarifier Coating          1,035,000           1,035,000            160,000              165,000           170,000  10  Annual Pavement Improvements               766,000               766,000               25,000              140,000            144,000  

   CONVEYANCE SYSTEM PROJECTS    $82,668,000    $64,076,000   $17,270,000    $ 21,371,000    $6,665,000  

   INTERCEPTORS          18,795,000          15,427,000         8,282,000               935,000         1,925,000  

11  NEI ‐ Far East Int. to Southeast Int. Junction           8,145,000        7,762,000         7,752,000                10,000                         ‐   12  NSVI ‐ Morse Pond Extension              753,000              750,000               20,000                20,000           700,000  13  West Interceptor Replacement at Old University Avenue               361,000                   5,000                 5,000                            ‐                           ‐   14  West Interceptor Extension/West Point Extension Lining Project               500,000               500,000           500,000                            ‐                          ‐   15  East Monona Interceptor at Fair Oaks u/s of Starkweather Creek               121,000                    5,000                 5,000                            ‐                          ‐   16  NEI ‐ Rehab west of Airport (lining project) ‐ Phase 1               870,000               870,000                         ‐              865,000                5,000  17  West Interceptor ‐ West Randall to Near PS 2               725,000               725,000                          ‐                              ‐            720,000  18  Rimrock Interceptor Replacement/Relief               550,000               550,000                         ‐                 40,000           500,000  19  NEI ‐ Rehab west of Airport (lining project) ‐ Phase 2           1,120,000           1,120,000                          ‐                              ‐                           ‐   20  Lower Badger Mill Creek Interceptor ‐ Phase 3               450,000               450,000                         ‐                              ‐                           ‐   21  Northend Interceptor ‐ Lining along Sherman Avenue               100,000               100,000                          ‐                              ‐                           ‐   22  NEI ‐ Truax Extension (lining project) ‐ Phase 1           1,400,000           1,400,000                          ‐                              ‐                           ‐   23  NEI ‐ Waunakee Extension Relief           2,700,000               190,000                          ‐                              ‐                           ‐   24  Future Collection System Lining Projects           1,000,000          1,000,000                          ‐                              ‐                           ‐   

   PUMPING STATIONS & FORCE MAINS         63,873,000          48,649,000         8,988,000          20,436,000        4,740,000  

25  P. S. No. 18 Construction      14,741,000        14,047,000        8,373,000          5,654,000              20,000  26  P. S. No. 18 Force Main Construction        11,426,000        10,887,000            115,000    10,762,000              10,000  27  Pumping Stations 11 & 12 Rehabilitation          8,520,000           8,520,000            500,000           4,000,000        4,000,000  28  Pumping Stations 6 & 8 Rehabilitation (retainers in 2014)          6,771,000                 20,000                          ‐                  20,000                          ‐   29  Pumping Station 15 Rehabilitation          4,500,000           4,500,000                         ‐                              ‐            300,000  30  Pumping Station 17 Force Main Relief          3,050,000           3,050,000                         ‐                             ‐             210,000  31  PS7 ‐ Improvements (following PS18 construction)           2,300,000           2,300,000   ‐                             ‐            200,000  32  Telemetry System ‐ Third Upgrade               300,000               300,000                         ‐                             ‐                          ‐   33  Pumping Stations 13 & 14 Rehabilitation           8,870,000           4,750,000                          ‐                             ‐                          ‐   34  Pumping Stations 3, 4, & 9 Revisions    3,395,000               275,000                          ‐                             ‐                           ‐   

   CAPITAL BUDGET EXPENSES    $ 1,620,000    $1,620,000    $ 250,000    $ 258,000    $266,000  

   Capital Budget Expenses            1,620,000           1,620,000            250,000              258,000           266,000  

   TOTALS BEFORE NUTRIENT REMOVAL PROJECTS   $177,420,000   $109,016,000   $30,269,000    $34,329,000    $ 9,405,000  

   NUTRIENT REMOVAL PROJECTS                 

   Advanced Phosphorous Removal Facilities ($100 million over 6 years)    100,000,000               500,000                         ‐                             ‐                          ‐      Advanced Nitrogen Removal Facilities (beyond 6 year planning period)       75,000,000                           ‐                          ‐                             ‐                          ‐   

   TOTALS INCLUDING NUTRIENT REMOVAL FACILITIES ALTERNATIVE   $352,420,000  $109,516,000   $30,269,000    $ 34,329,000    $ 9,405,000  

   Adaptive Mgt. ($125K/year ‐ 3 yr. pilot study, $405K/year ‐ 2016+ for 20 yrs.)           8,500,000           1,590,000           125,000              125,000            125,000     Advanced Nitrogen Removal Facilities (beyond 6 year planning period)        75,000,000                           ‐                          ‐                             ‐                           ‐   

   TOTALS INCLUDING TRADING/ADAPTIVE MGMNT APPROACH   $260,920,000   $110,606,000   $30,394,000    $ 34,454,000    $ 9,530,000  

 

    

2013‐2018 TABLE 8

31 | P a g e   

Six‐Year Capital Projects Summary  

 NO. 

 PROJECT 

 TOTAL PROJECT COST 

 2013‐2018 

COST 2016  2017  2018 

                    

   NINE SPRINGS WASTEWATER TREATMENT PLANT PROJECTS   $92,962,000   $42,044,000   $9,423,000   $4,832,000    $ 1,142,000  

1  Eleventh Addition to Nine Springs Wastewater Treatment Plant         50,190,000         11,950,000        ‐  ‐  ‐ 2  Maintenance Facilities Analysis/Expansion           7,411,000            7,347,000            ‐  ‐  ‐ 3  Nine Springs Process Control System Upgrade         5,034,000            3,510,000        ‐         ‐                         ‐   4  Engine Stacks and Oxidation Catalysts               310,000               300,000   ‐                           ‐                          ‐   5  Operations Building HVAC Rehab          3,300,000                 20,000   ‐                          ‐                          ‐   6  Plant Asset Management Program 2014‐2016 Projects          6,816,000           6,816,000   4,600,000  ‐  ‐ 7  Influent Storage and East Primary Line Replacement           9,500,000           9,500,000   4,500,000  4,500,000  ‐ 8  Plant Asset Management Program 2018‐2019 Projects           8,600,000               800,000                          ‐                             ‐                           ‐   9  Annual Clarifier Coating          1,035,000           1,035,000   175,000  180,000  185,000 10  Annual Pavement Improvements               766,000               766,000   148,000  152,000  157,000 

   CONVEYANCE SYSTEM PROJECTS    $82,668,000    $64,076,000   $8,685,000  $4,440,000  $5,645,000 

   INTERCEPTORS          18,795,000          15,427,000   1,685,000  1,410,000  1,190,000 

11  NEI ‐ Far East Int. to Southeast Int. Junction           8,145,000        7,762,000   ‐  ‐                        ‐   12  NSVI ‐ Morse Pond Extension              753,000              750,000   10,000  ‐  ‐ 13  West Interceptor Replacement at Old University Avenue               361,000                   5,000   ‐  ‐                         ‐   14  West Interceptor Extension/West Point Extension Lining Project               500,000               500,000   ‐                           ‐                          ‐   15  East Monona Interceptor at Fair Oaks u/s of Starkweather Creek               121,000                    5,000   ‐                           ‐                          ‐   16  NEI ‐ Rehab west of Airport (lining project) ‐ Phase 1               870,000               870,000                         ‐     ‐  ‐ 17  West Interceptor ‐ West Randall to Near PS 2               725,000               725,000   5,000                           ‐    ‐ 18  Rimrock Interceptor Replacement/Relief               550,000               550,000   10,000  ‐  ‐ 19  NEI ‐ Rehab west of Airport (lining project) ‐ Phase 2           1,120,000           1,120,000   1,110,000  10,000                         ‐   20  Lower Badger Mill Creek Interceptor ‐ Phase 3               450,000               450,000   450,000                           ‐                           ‐   21  Northend Interceptor ‐ Lining along Sherman Avenue               100,000               100,000   100,000                           ‐                           ‐   22  NEI ‐ Truax Extension (lining project) ‐ Phase 1           1,400,000           1,400,000                          ‐     1,400,000  ‐ 23  NEI ‐ Waunakee Extension Relief           2,700,000               190,000                          ‐                              ‐    190,000 24  Future Collection System Lining Projects           1,000,000          1,000,000                          ‐                              ‐    1,000,000 

   PUMPING STATIONS & FORCE MAINS          63,873,000          48,649,000   7,000,000  3,030,000  4,455,000 

25  P. S. No. 18 Construction      14,741,000        14,047,000   ‐  ‐  ‐ 26  P. S. No. 18 Force main Construction        11,426,000        10,887,000   ‐  ‐  ‐ 27  Pumping Stations 11 & 12 Rehabilitation          8,520,000           8,520,000   20,000     ‐  ‐ 28  Pumping Stations 6 & 8 Rehabilitation (retainers in 2014)          6,771,000                 20,000   ‐  ‐  ‐ 29  Pumping Station 15 Rehabilitation          4,500,000           4,500,000   2,600,000  1,580,000  20,000 30  Pumping Station 17 Force Main Relief          3,050,000           3,050,000   2,830,000  10,000           ‐  31  PS7 ‐ Improvements (following PS18 construction)           2,300,000           2,300,000   1,250,000  840,000  10,000 32  Telemetry System ‐ Third Upgrade               300,000               300,000   300,000                          ‐                          ‐   33  Pumping Stations 13 & 14 Rehabilitation           8,870,000           4,750,000                          ‐     600,000  4,150,000 34  Pumping Stations 3, 4, & 9 Revisions    3,395,000               275,000                          ‐                             ‐    275,000 

   CAPITAL BUDGET EXPENSES    $ 1,620,000    $1,620,000   $274,000   $282,000   $290,000 

   Capital Budget Expenses            1,620,000           1,620,000   274,000  282,000  290,000 

   TOTALS BEFORE NUTRIENT REMOVAL PROJECTS   $177,250,000   $107,740,000   $18,382,000  $9,554,000  $7,077,000 

   NUTRIENT REMOVAL PROJECTS                 

   Advanced Phosphorous Removal Facilities ($100 million over 6 years)    100,000,000               500,000   ‐  250,000  250,000    Advanced Nitrogen Removal Facilities (beyond 6 year planning period)       75,000,000                           ‐                          ‐                             ‐                          ‐   

   TOTALS INCLUDING NUTRIENT REMOVAL FACILITIES ALTERNATIVE   $352,250,000  $108,240,000   $18,382,000  $9,804,000  $7,327,000 

   Adaptive Mgt. ($125K/year ‐ 3 yr. pilot study, $405K/year ‐ 2016+ for 20 yrs.)           8,500,000           1,590,000   405,000  405,000  405,000    Advanced Nitrogen Removal Facilities (beyond 6 year planning period)        75,000,000                           ‐                          ‐                             ‐                           ‐   

   TOTALS INCLUDING TRADING/ADAPTIVE MGMNT APPROACH   $260,750,000   $109,330,000   $18,787,000  $9,959,000  $7,482,000 

    

2013‐2018 TABLE 8

32 | P a g e   

Capital Projects Budget Expenses Planning ensures long‐term quality service for the District’s customers.  Capital budget expenses typically 

include planning and studies assessed against the capital fund that are not easily capitalized to a specific asset.  

The 2012 budget included $60,000 related to ongoing planning efforts in the collection system and treatment 

plant.  The District used some of these funds to obtain additional services from the Capital Area Regional 

Planning Commission related to collection system projections and preliminary infiltration and inflow study.  

For the 2013 budget, $250,000 in funds have been included to follow‐up on the District’s Master Plan, to begin 

implementing the Collection System Facilities Plan recommendations, and to complete the District’s Plant 

Asset Management Plan.  Additionally, the District will be placing a greater emphasis on asset management 

and will begin development of a more formal approach to asset management.  The Asset Management 

Program will include a new Asset Manager, who will be responsible for program development and 

implementation.  

Subsequent funds have been shown in years 2014 through 2018 reflecting an ongoing approach to funding the 

Asset Management Program and capital budget efforts similar to those funded in the past. 

 

 

   

33 | P a g e   

Capital Projects Cash Flow Summary  

EXPENDITURES  2013  2014  2015  2016  2017  2018 

                    

 Nine Springs Wastewater Treatment Projects   $12,749,000  $12,700,000  $2,474,000  $9,423,000  $4,832,000  $1,142,000 

 Conveyance System Projects                    

    Interceptors & Force Mains    

8,282,000   

935,000   

1,925,000    

1,685,000    

1,410,000   

1,190,000 

    Pumping Stations    

8,988,000   

20,436,000   

4,740,000    

7,000,000    

3,030,000   

4,455,000 

 Capital Budget Expenses    

250,000   

258,000   

266,000    

274,000    

282,000   

290,000 

 TOTAL EXPENDITURES   $30,269,000  $34,329,000  $9,405,000  $18,382,000  $9,554,000  $7,077,000 

REVENUES  2013  2014  2015  2016  2017  2018 

                    

 Clean Water Fund Loan Revenues   $29,974,000  $33,186,000  $6,345,000  $17,005,000  $8,780,000  $4,785,000 

 Connection Charges Collected    

600,000   

750,000   

900,000    

1,050,000    

1,200,000   

1,400,000 

 Interest    

80,000   

130,000   

160,000    

170,000    

180,000   

170,000 

 TOTAL REVENUES   $30,654,000  $34,066,000  $7,405,000  $18,225,000  $10,160,000  $6,355,000 

CONSTRUCTION ACCOUNT CASH FLOW  2013  2014  2015  2016  2017  2018 

                    

 BEGINNING OF YEAR FUND BALANCE   $6,239,000  $6,624,000  $6,361,000  $4,361,000  $4,204,000  $4,810,000 

    Plus Revenues    

30,654,000   

34,066,000   

7,405,000    

18,225,000    

10,160,000   

6,355,000 

    Less Expenditures    

30,269,000   

33,329,000   

9,405,000    

18,382,000    

9,554,000   

7,077,000 

 END OF YEAR FUND BALANCE   $6,624,000  $6,361,000  $4,361,000  $4,204,000  $4,810,000  $4,088,000 

 

Capital Projects Cash Flow Summary 

Table 9 provides a summary of the District’s capital projects cash flow for the period 2013 to 2018.  The table 

includes anticipated revenues and expenditures for this six‐year period.  Expenditures for the period will total 

$109 million with revenues anticipated at $107 million and an ending balance of $4.1 million.  Specifics related 

to expenditures were previously discussed while further discussion related to revenues follows.  The summary 

anticipates spending based upon the base scenario only.  Future budgets will anticipate cash flow differences 

as necessary.  

The District’s capital projects account includes revenues from three sources:  loan revenues, interceptor and 

treatment plant connection charges, and interest received on account balances.  The projection anticipates 

revenues from each of these sources during the six‐year period; $100 million from loan proceeds, $5.9 million 

from collection of connection charges, and $890,000 from interest. 

2013‐2018 TABLE 9

34 | P a g e   

Wisconsin Clean Water Fund Loan Program 

We anticipate continued use of the Wisconsin Clean Water Fund Loan program to fund larger projects and to 

ensure adequate capital reserves to address any unforeseen capital costs.  As of August 26, 2012, the District 

has borrowed $136 million from this program for the following projects:  

Modifications to Pumping Station No. 7 ($1.9 million) 

Eighth Addition to Nine Springs ($19.9 million) 

Replacement of Pumping Station No. 5 ($1.2 million) 

Verona Force Main and Pumping Station ($2.7 million) 

Ninth Addition to Nine Springs ($14.9 million) 

Badger Mill Creek Effluent Return Project ($4.7 million) 

Pumping Station No. 2 Force Main Replacement ($3.8 million) 

Rehabilitation of Pumping Stations 1, 2, & 10 ($8.0 million) 

Tenth Addition to Nine Springs ($35.4 million) 

Effluent Equalization/Aeration Tanks 1‐6 Rehab ($1.7 million) 

WI Ext. Replacement/PS 13 & PS 14 Firm Capacity Improvements ($2.6 million) 

Rehabilitation of PS 6 & PS 8/NEI – Truax Extension Liner ($8.4 million) 

NEI – PS 10 to Lien Road and FEI – Cottage Grove Extension Liner ($8.9 million) 

Eleventh Addition ($19.6 million as of 8/26/2012 ‐ $50.4M anticipated) 

Operations Bldg. HVAC Rehab ($2.5M as of 8/26/2012 ‐ $3.3M anticipated)  

The District also anticipates funding the following future projects with Clean Water Fund Loans:  

Nine Springs Process Control System Upgrade ($5.0 million in 2013‐2014) 

Pumping Station 18 and Force Main ($26.2 million in 2013‐2015) 

NEI ‐ FEI to SEI Junction ($8.1 million in 2013) 

Maintenance Facilities Expansion ($7.4 million in 2014) 

Rehabilitation of PS 11 and PS 12 ($8.5 million in 2014‐2015) 

Plant Asset Management Program 2014‐2016 Projects ($6.8M in 2015‐2016) 

PS 17 Force Main Relief ($3.0 million in 2016) 

Pumping Station 7 Improvements ($2.3 million in 2016‐2017) 

Rehabilitation of PS 15 ($4.5 million 2016‐2017) 

Influent Storage and East Primary Line Replacement ($9.5 million 2016‐2017) 

NEI ‐ Truax Lining Project Phase 1 ($1.4 million in 2017) 

Rehabilitation of PS 13 & PS 14 ($8.8 million in 2018‐2019)  

If facilities are required for phosphorous and/or nitrogen removal in lieu of trading or adaptive management 

approaches, the District will have additional borrowing related to construction of these facilities.  We 

anticipate that this additional borrowing would most likely be from the Clean Water Fund Loan program. 

 

35 | P a g e   

Section 4: 2013 Debt Service  

 

   Dawn at the Nine Springs Wastewater Treatment Plant 

36 | P a g e   

2013 Debt Service Budget Summary 

Overview The Debt Service Budget supports the District’s Capital Budget and Capital Improvement Plan.  The Operating 

budget collects service charge revenues to meet our debt service obligations.  The District deposits in a 

designated debt service fund by October 1 of each year sufficient funds to pay principal and interest for the 

following year.  Doing so allows the District to abate levying a property tax to meet our debt service 

obligations.  As part of a rate smoothing strategy the District may deposit in a particular year more or less 

revenue in the Debt Service Fund than is needed to fund the following year’s debt service.    

Table 10 provides a summary of the 2011 through 2013 Debt Service budget details.  The District pays 

principal payments on its Clean Water Fund loans on May 1 of each year and interest payments each 

November 1 and May 1.   

2013 Debt Service Budget EXPENDITURES 

EXPENSE CATEGORY 2011 Actual 

2012Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

First Half Interest  $939,555  $880,813  $880,813  $906,624  $1,322,000  45.82% 

Principal  6,239,310  6,321,212  6,321,212  6,419,915  5,126,000  ‐20.15% 

Second Half Interest  848,540  0  980,000  1,048,461  1,462,000  39.44% 

TOTAL EXPENDITURES  $8,027,405 $7,202,025 $8,182,025 $8,375,000  $7,910,000 ‐5.55%

 

REVENUES 

REVENUE CATEGORY 2011 Actual 

2012Thru June 

Estimated2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Transfer from Operating Fund  $8,017,600  $5,093,111  $8,980,000  $8,980,000  $9,878,000  10.00% 

Interest  75,424  63,037  100,000  70,000  70,000  0.00% 

TOTAL REVENUES  $8,093,024 $5,156,148 $9,080,000 $9,050,000  $9,948,000 9.92%

 

OPERATING FUND BALANCE 

DEBT SERVICE FUND BALANCE 2011 Actual 

2012Thru June 

Estimated 2012 Total 

2012 Budget 

Proposed 2013 Budget 

Percent Change 

Beginning Balance  $12,856,641  $12,922,260  $12,922,260  $12,941,835  $13,820,235  6.79% 

Ending Balance  $12,922,260  $10,876,383  $13,820,235  $13,616,835  $15,858,235  16.46% 

 

2013 Debt Service Fund Balance The Debt Service Fund ending balance is projected to increase by 16.5 percent to $15.9 million in 2013.  The 

increase is required to pay principal and interest payments on existing and anticipated Clean Water Fund 

loans.   

   

TABLE 10

37 | P a g e   

Six‐Year Debt Service Summary  

   2013  2014  2015  2016  2017  2018 

 DEBT SERVICE PAYMENTS   $7,910,000  $9,110,000  $13,808,000  $13,055,000  $13,984,000  $14,562,000 

                    

 DEBT SERVICE COLLECTED IN RATES   2013  2014  2015  2016  2017  2018 

    Debt Service Requirements     

9,295,000    

13,8081,000    

13,055,000     

13,984,000    

14,562,000   

14,905,000 

    Operating Fund Additional Transfers to (from) Debt Service Fund     

583,000    

(2,942,000)    

(1,103,000)     

(837,000)    

(100,000)   

309,000 

 DEBT SERVICE RESERVES INCLUDED IN SERVICE CHARGE RATES   $9,878,000  $10,866,000  $11,952,000  $13,147,000  $14,462,000  $15,214,000 

                    

   2013  2014  2015  2016  2017  2018  PRINCIPLE AMOUNT OF OUTSTANDING DEBT AT FIRST OF THE YEAR  

$95,994,000  $120,842,000  $148,430,000  $145,187,000  $153,277,000  $156,946,000 

 

Six‐Year Debt & Debt Service In Table 11, the bottom line shows the effect that future Clean Water Fund loans will have on the District’s 

principle amount of outstanding debt as of the first of each year 2013 through 2018.  Thus on January 1, 2013, 

anticipated District debt will roughly be $95 million increasing through subsequent years and reaching almost 

$157 million by January 1, 2018.  

The Wisconsin Statutes sets the District’s legal debt limit at 5 percent of the equalized property valuation of 

the District.  For 2011 the equalized property valuation was $35.27 billion.  Therefore, the District’s legal debt 

limit as of January 1, 2012 was $1.76 billion.  At the end of 2011, the District’s debt of $62.0 million was at 3.8 

percent of this limit.  If the debt limit does not increase, the District’s debt in 2018 would be no more than 9% 

of this limit.  

Although, the District’s debt has increased during 2012 and the equalized property valuation has not yet been 

updated for 2012, it is clear from the 2011 numbers that the District’s debt, though increasing, will not exceed 

its legal limit over the time period shown in Table 11.  However, other factors such as the affordability index 

and other local and regional factors can and will be considered when assuming more debt.  

Table 11 also shows the resulting levels of debt service that will be collected and paid from service charge 

revenues during the period of 2013 to 2018.  

Debt Stabilization In 2004, the District transferred $1,515,000 from the Operating Fund to the Debt Service Fund above the 

amount necessary to satisfy the 2004 debt service requirements.  Those extra funds have been used, 

beginning in 2005, to limit the annual increase in the future debt service expenses raised through service 

2013‐2018 TABLE 11

38 | P a g e   

charges.  In 2005 and 2006, these funds were used to limit the increase to 2.0%.  Due to projected increases in 

the cost of future collection system and treatment plant projects, beginning in 2007 the annual increase was 

raised to 3.4%.  For the 2010 and 2011 budgets, due to further projected increases in the cost of future 

collection system and treatment plant projects, including the Eleventh Addition, we projected annual 

increases of at least 4.8% in debt service expenses over an extended period would be necessary to fund the 

District’s ongoing capital improvements.

For 2012, a significant increase in debt service required the annual amount collected for debt service (the 

transfer rate) to increase to 12% and it appeared that level of increases would be required through the year 

2016.  Since the Eleventh Addition project will cost about $10 million dollars less than anticipated in the 2012 

budget, the required increases in amounts collected for debt service have been decreased to 10% and that 

level of increase will be required through 2017.  

After 2017, the transfer rate increases taper back to 3% after being near 5% for 2018 and 2019.  However, this 

does not take into account increases that may be required for advanced phosphorous or nitrogen removal

facilities, or any additional costs for trading or adaptive management approaches. Most, but not all, of the 

increase over the 2012 amount is associated with the anticipated debt service that will be required for the 

Eleventh Addition and for Pumping Station 18 and related projects.  Should these costs change significantly, 

next year’s projections will be modified accordingly.    

We are uncertain of the actual Eleventh Addition cash flows or the actual costs for Pumping Station 18 and 

related projects, the Process Control System Upgrades, and other major anticipated projects.  The actual cash 

flows and costs for these projects will have significant impacts on the projected debt service; however, 

keeping ahead of the District’s growing debt service needs will prevent later more significant rate increases.  

Thus, we believe and recommend that increasing the transfer growth rate to 10% is appropriate and 

necessary.  

Charts/Scenarios The attached charts are intended to help provide a better picture of the District’s future debt service needs.  

The charts all show the annual amounts collected through service charges and used to fund capital projects or 

pay debt service since 1997.  Each chart also shows the amount of funds required to be deposited in a debt 

service fund each year to satisfy the bond ordinances and the projected annual amounts to be collected 

through service charges over the next twenty years.  

Assumptions Although the capital projects summary does not show expenditures and revenues beyond six‐years, the 

projection includes known projects through 2022 and in some cases beyond.  In addition, beginning in 2023, 

expenditures are included for the projects that begin in 2022 or earlier but run past the end of the projection, 

as well as assumed costs for undefined collection system projects.  The assumed costs for the undefined 

future projects start at $11 million and escalate by 3% each year.  These represent longer‐range projects that 

will result from the District’s future Collection System Facilities Plan and Plant Asset Management Plan 

39 | P a g e   

updates and the ongoing interceptor and Plant inspection and maintenance programs.  Identification and 

prioritization of these projects will be addressed in future budgets as specific projects are defined.  

The costs for Plant additions associated with new phosphorous limits and potential nitrogen limits are, at this 

time, not entirely definite.  The scenario assumes the new limits for phosphorous would require the addition 

of chemical polishing and effluent filtration processes with associated capital costs estimated to be $100 

million (future costs in 2016‐2022).  Likewise, new tanks and processes associated with advanced nitrogen 

treatment are assumed to be $75 million (future costs 2020‐2026), and adaptive management approaches are 

assumed to cost $405,000 per year starting in 2016 with pilot study costs of $125,000 from 2013 to 2015.  

Actual costs could be more or less than these assumptions and those differences will affect each scenario 

accordingly.  

Note that the comparison between adaptive management and phosphorous removal facilities is somewhat 

inaccurate since adaptive management would likely be a program cost that appears in the District’s operating 

budget versus a facilities cost included in the District’s capital budget.  However, the method we have used 

provides the simplest means to compare the two alternatives and to show the large magnitude of cost 

differences between the two alternatives. 

Chart 1 shows debt service for anticipated projects assuming no additional projects or debt for nutrient 

removal.  As discussed previously, transfer rate increases of 10% from 2013 to 2017 would be required to fund 

debt service associated with the Eleventh Addition and other near‐tem projects.  In 2018 and 2019, the 

transfer rate tapers back to 5% and will be 3% or lower thereafter.  

Chart 2 shows the effect of the debt for a $100 million Plant expansion related to advanced phosphorous 

treatment.  Construction of such a facility is anticipated in 2020 and 2021.  The chart also shows the impact of 

a $75 million Plant expansion related to advanced nitrogen treatment.  For purposes of this scenario, 

construction of such a facility is anticipated in 2024 and 2025.  

Chart 3 still includes the impact of a 75 million Plant expansion related to advanced nitrogen treatment; 

however, in lieu of a Plant expansion for advanced phosphorous treatment, the projection shows $125,000 

per year for pilot study costs from 2013 to 2015 and $405,000 per year starting in 2016 to address adaptive 

management needs.  Note that the $125,000 or $405,000 per year would most likely be an additional 

operating expense and not a debt service expense.  However, these expenses are shown on the chart as a 

simple means to compare the alternatives.  

It is difficult to estimate service charge rates directly since there are so many variables that affect them.  The 

discussion herein is provided for comparative purposes only and may not reflect actual rate increases, 

especially for different communities served by the District.  Debt service increases in the 10% range may mean 

increases for a typical District household in the neighborhood of $7 to $8 more each year.  This would add to 

any increase or decrease resulting from changes in general operating expenses.  Thus, at the end of a five‐year 

period, a typical household could be paying roughly $35 to $40 more per year for the additional debt service. 

 

40 | P a g e   

Under the Plant expansion scenario, i.e., construction of advanced phosphorous treatment facilities and 

advanced nitrogen facilities, a typical resident in 2026 might pay $20 per month in debt service versus the $7 

per month they now pay in 2012.  Under the phosphorous trading/adaptive management approach, a resident 

in 2026 might pay $15 per month to cover debt service compared with roughly $7 that they now pay in 2012.  

In addition, they may pay an additional $0.20 to $0.40 per month for the District’s adaptive management 

costs. 

The intent of the tables and charts is to provide long‐term projections of what might happen.  Note that the 

charts go beyond the planning horizon of ten years.  A word of caution; the projections are based upon 

assumptions that are subject to change.  Items in the near‐term are less likely to change or change as much as 

those longer‐term.  Even though the upward debt service trend lessens somewhat beyond ten years, 

regulations, renewal, initiatives, system growth, and other circumstances are likely to occur and may require 

additional construction not anticipated in the model.  Most likely, those unforeseen changes will require the 

District to incur additional debt. 

   

41 | P a g e   

Chart 1  

 

 

 

   

42 | P a g e   

Chart 2

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

43 | P a g e   

Chart 3 

 

   

44 | P a g e   

Section 5: Appendices 

 

 

 

 

 

Wild flora photographed at the Nine Springs Wastewater Treatment Plant 

45 | P a g e   

              

 

   Appendix A:  Project Summaries  

Below are listed project summaries included in the Six‐Year Capital Projects Summary table.  Titles for new 

projects are blue & underlined  

Nine Springs Wastewater Treatment Plant Projects 

1. Eleventh Addition to Nine Springs Wastewater Treatment Plant:  The Eleventh Addition project’s multi‐

faceted improvements to the Plant will: 

A. Increase the Plant’s solids handling capacity to the year 2030.  

B. Improve biosolids handling with higher temperature digestion processes providing the District with 

Class A biosolid products and a diversified biosolids end‐use program.  

C. Harvest struvite from the District’s biosolids processing stream, thereby decreasing the amount of 

phosphorous in its biosolids end‐products while improving Plant operations and allowing sale of the 

struvite back to the system vendor.  

D. Mitigate plant operational problems associated with grease and foaming.  

Design of the Eleventh Addition facilities, related to recommendations contained in the Solids Handling 

Facilities Plan, began in late 2009 and continued into the fall of 2011.  Design phase costs totaled about 

$3.4 million.  The project bid in the fall of 2011 and resulted in a near $40 million dollar construction 

contract, awarded to C.D. Smith.  The budget projection anticipates $50 million for the entire project 

including planning, design, and construction.  Construction began in late 2011 with project completion 

anticipated in mid to late 2014.  Major work includes construction of two acid digesters, two anaerobic 

digesters and related control building, a waste activated sludge thickening facility, a struvite harvesting 

facility, and other plant improvements.  This project is financed through a Clean Water Fund Loan.  

 

  

 

                     

 

11th Addition construction photos

46 | P a g e   

2. Maintenance Facilities Analysis/Expansion:  New maintenance facilities would provide District staff with 

the necessary tools and equipment to address space needs well into the future.  In August 2012, the 

District hired a consultant to conduct a space needs analysis for its existing maintenance facilities and 

operations space in order to help determine the best long‐term facilities solution for its maintenance and 

operation needs.  $64,000 of spending is anticipated for the remainder of 2012 with $797,000 included in 

2013 to finish the needs study and anticipating related design phase costs.  The budget projection 

anticipates a $7.4 million total assuming future facilities construction in 2014; however, this amount has 

been included for projection purposes only.  A project estimate will be made during completion of the 

needs study and the estimate will be updated throughout the design and construction phases.  The 

projection anticipates that the District will finance the project with a Clean Water Fund Loan. 

 

3. Process Control System Upgrade:  The process control system upgrade will improve reliability and 

efficiency, and address existing control system obsolescence.  The District installed its existing process 

control system in 1996 as part of the Ninth Addition to the Plant.  Although fully functional, parts of the 

system are now obsolete and in need of computer and software upgrades and controller replacements.  

Facility planning took place during 2010 and 2011 with design beginning in late 2011.  Planning phase costs 

totaled roughly $400,000.  The design phase will complete this year with total design phase costs of about 

$570,000.  The design phase will result in several implementation phase projects including replacement of 

the operations reporting system, purchase of a new development system, and construction to replace the 

process control system hardware and software.  The projection includes total project costs of $5.0 million 

financed through use of a Clean Water Fund Loan. 

 

4. Engine Stacks and Oxidation Catalysts:  Pending air permit 

  requirements require the District to install taller exhaust stacks on 

  the District’s three gas engines.  In addition, oxidation catalysts may 

  also be required on all three engines.  This $300,000 budget item (2013) 

  anticipates these modifications to all three engines. 

 5. Operations Building HVAC System Rehab:  A refurbished heating, ventilating, and air conditioning system 

will improve the overall environment and impression of the Operations Building.  Design for the 

Operations Building HVAC Rehabilitation project was not anticipated in the 2010 budget.  However, the 

District had previously hired Affiliated Engineers to conduct a thorough review of the existing controls and 

mechanical systems.  Their report concluded that significant deficiencies existed with the existing controls 

and mechanical systems requiring replacement and/or refurbishment.  To meet a fall 2011 construction 

start, the District began the design phase in October 2010.  The design phase was completed in late spring 

of 2011 with total design phase costs of $230,000.  Construction began in July 2011 and includes 

replacement or modification of HVAC controls, chillers, ductwork, and air handling units.  Anticipated 

completion is fall 2012 with the final project cost at roughly $3.3 million, funded with a Clean Water Fund 

Loan. 

          Engine generator stacks 

47 | P a g e   

6. Plant Asset Management Plan 2014‐2016 Projects:  Following the recommendations within the Plant 

Asset Management Plan will improve existing processes by replacing aging or underperforming 

equipment.  Several future plant projects are included in the projection as outcomes of the District’s Plant 

Asset Management planning efforts:   

A. Beginning in 2013, the O&M Department will investigate possible options to replace some of the 

screenings and grit handling equipment in the Headworks Facility.  Design would follow in 2014 with 

construction in 2015.  Total project cost is anticipated at $1.2 million. 

B. Replacing mixers and related electrical equipment at the Metrogro Storage Tanks is included in 2014 at 

a rough cost of $366,000. 

C. In 2015 to 2016, a contingency of $5.1 million is included for potentially constructing a Grease 

Receiving Facility, for refurbishing or replacing several Plant substations, for replacing control systems 

for the east blowers and engine generators, and for several other Plant improvements. 

 

The total cost of these projects is estimated at $6.8 million, which we anticipate financing with a Clean 

Water Fund Loan. 

 

7. Influent Storage and East Primary Line Replacement:  Constructing an influent storage system will 

improve Plant operation by dampening the effects of high flow events.  This project, estimated at $9.5 

million, consists of two separate projects.  The first project constructs influent storage and the related 

piping systems intended to mitigate peak flows to the Plant.  With the construction of Pumping Station 18, 

the conveyance system has the potential of overwhelming the Plant’s hydraulic capacity.  An influent 

storage system would dampen influent peaks.  Total project cost for the influent storage system is 

estimated at $9 million.  The second project includes replacement of the East Primary Influent Line.  This 

line directs Plant influent to east side Primary Tanks 9 thru 16.  The project cost is estimated at $500,000.  

Design is planned for 2015 with construction slotted for 2016 and 2017.  Use of the Clean Water Fund 

Loan program is anticipated.  

8. Plant Asset Management Projects 2018‐2019:  Following the recommendations within the Plant Asset 

Management Plan will improve existing processes by replacing aging or underperforming equipment.  

Several future plant projects are included in the projection as outcomes of the District’s Plant Asset 

Management planning efforts:  

A. The electrical switchgear in the East Blower Building is well over 50 years old and in need of 

refurbishment or replacement. 

B. The ultraviolet disinfection system, installed during the Ninth Addition in the mid‐1990s, needs 

refurbishment or replacement. 

C. Instrumentation and control panels will be replaced along with a number of controllers in the aeration 

areas.  The instrumentation and control panels were installed during the Plant’s Seventh Addition in 

the mid‐1980s. 

 

Design would begin in 2018 with construction following in 2019.  The cost for these projects is estimated at 

$8.6 million with funding anticipated through use of the Clean Water Fund Loan program. 

48 | P a g e   

 

 

 

9. Annual Clarifier Coating:  Recoating clarifiers increases their life and value insuring that they can serve the 

District’s operation well into the future.  The 2012 budget included funds to sandblast and recoat the 

metal components on two final clarifiers.  This process of coating two clarifiers per year will continue 

through 2018 and is anticipated in the projection.  For 2013, we have included $160,000, escalating that 

amount for subsequent years. 

10.  Annual Pavement Improvements:  Replacing the District’s  

   damaged roadways provides unimpaired access for District and 

   customer vehicles.  The 2012 budget included $132,000 in 

  funds to replace damaged roadways within the Plant.  For 2013, 

  a smaller section of pavement will be replaced; funds of 

  $25,000 have been included.  For subsequent years, the  

  projection shows $140,000 starting in 2014 and escalating 3%  

  annually for years following. 

 

Conveyance System Projects Interceptors 11. Northeast Interceptor ‐ Southeast Interceptor to Far East Interceptor:   

A relief sewer for this portion of the Northeast Interceptor provides 

additional capacity for the District’s east side well into the future.  The 

Northeast Interceptor from its junction with the Far East Interceptor to 

its junction with the Southeast Interceptor consists of approximately 

5,600 feet of 48‐inch concrete sewer that is in need of capacity relief.  

Design of the project began in May 2011 in close coordination with the 

Pumping Station 18 and Pumping Station 18 Force Main projects.  The 

design has almost been completed and the project will be bid later this 

fall with project construction anticipated for 2013.  Total project cost is 

estimated at $8.1 million.  Although design occurred in conjunction with 

Pumping Station 18 design, design costs for the interceptor have been 

estimated at $383,000.  The District will finance this project with a Clean 

Water Fund Loan.  

12. Nine Springs Valley Interceptor – Morse Pond Extension:  A new interceptor to the Morse Pond area will 

provide sewer service to new locations within the region.  This project extends a new leg of the District’s 

Nine Spring Valley Interceptor to the Morse Pond area along County Highway M north of Verona.  3,800 

feet of new interceptor will serve growth in the Cities of Verona and Madison.  Design will begin in 2013 

and continue into 2014 with construction planned for 2015.  The 2013 budget includes $20,000 for 

planning and early design with another $20,000 included in the 2014 budget to complete design.  Staff 

estimates total project cost at $753,000. 

Annual pavement project 

Installation of an interceptor 

49 | P a g e   

 

13. West Interceptor Rehab at Old University Avenue:  Lining this portion of the West Interceptor preserved a 

valuable portion of the District’s conveyance system and brought it back up to District standards.  The 

project, completed in conjunction with City of Madison street reconstruction, lined the West Interceptor 

along a section of Old University Avenue.  Total project costs of $361,000 were funded from Capital 

Account Fund reserves.  A retainer of $5,000 will be released to the contractor in 2013 barring any related 

problems with the final work.  

14. West Interceptor Extension/West Point Extension Lining Project:  Lining this portion of the conveyance 

system will bring it back up to District standards and insure long‐term quality service for the District 

customers served.  This portion of the District’s West Interceptor Extension and West Point Extension in 

Middleton requires lining to preserve the integrity of the sewer.  Anticipated project costs of $500,000 will 

be funded from reserves to line these sections of sewer in 2013. 

 

15. East Monona Interceptor at Fair Oaks Upstream of 

Starkweather Creek:  Lining the East Interceptor along 

Fair Oaks Avenue preserved a valuable portion of the 

District’s conveyance system.  The District lined this 85‐

year old portion of the East Monona Interceptor, 

consisting of 14‐inch and 15‐inch vitrified clay and cast 

iron sewer, to improve the integrity of the sewer and to 

bring it up to District standards.  Total project costs of 

$121,000 were funded from reserves.  A $5,000 retainer 

will be released to the contractor in 2013.  

16. Northeast Interceptor (NEI) – Rehab West of Airport (lining project) – Phase 1:  Lining of this portion of 

the District’s Northeast Interceptor will bring it back up to District standards and insure long‐term quality 

service for the customers served.  As part of the District’s ongoing sewer maintenance program, the 

District televises portions of its interceptor system on an annual basis.  This portion of the Northeast 

Interceptor, located west of the Dane County Airport, was found to be deficient and is in need of lining.  

Lining will consist of three phases with Phase 1 occurring in 2014.  Phase 1 includes the most deficient 

areas.  Staff anticipates funding Phase 1 costs of $870,000 from reserves.  

17. West Interceptor – West Randall to Near PS2:  Lining this portion of the District’s interceptor will help 

prevent emergency repairs.  The District’s sewer televising program identified this portion of the West 

Interceptor along Regent Street to be deficient and in need of lining.  The project consists of lining 3460 

feet of 24‐inch sewer at an estimated cost of $725,000.  District staff anticipates lining the sewer in 2013.  

18. Rimrock Interceptor Replacement/Relief:  Replacing the District’s Rimrock Interceptor will improve the 

District’s conveyance system by decreasing inflow and infiltration.  The District televised the Rimrock 

Interceptor in 2009 finding a variety of deficiencies that included areas with root intrusion, sags, and 

infiltration.  This sewer section has also been under further evaluation for capacity relief.  Present plans 

include replacement of the existing sewer in 2015 at a total project cost of $550,000. 

2012 sewer lining project

50 | P a g e   

19. Northeast Interceptor (NEI) – Rehab West of Airport (lining project) – Phase 2:  Lining of this portion of 

the District’s Northeast Interceptor will bring it back up to District standards and insure long‐term quality 

service for the customers served.  As part of the District’s ongoing sewer maintenance program, the 

District televises portions of its interceptor system on an annual basis.  This portion of the Northeast 

Interceptor, located west of the Dane County Airport, was found to be deficient and is in need of lining.  

Lining will consist of three phases with Phase 2 scheduled for 2016.  Phase 2 includes areas that are less 

deficient than Phase 1, but still in need of attention.  Staff anticipates funding Phase 2 costs of $1.1 million 

from reserves.  Phase 3 consists of areas that will need attention at some time in the future but have less 

urgency than Phases 1 and 2 locations.  Phase 3 lining has not been scheduled at this time.  

20. Lower Badger Mill Creek Phase 3:  Completion of the Lower Badger Mill Creek Interceptor will provide 

service for the entire Lower Badger Mill Creek drainage basin.  This phase of the Lower Badger Mill Creek 

Interceptor construction extends service 1,800 feet further to the north from the location where Phase 2 

ended near Northern Lights Road in Verona.  Total project cost, anticipated at $450,000, will be funded 

from Capital Account Fund reserves.  

21. Northend Interceptor – Lining along Sherman Avenue:   

  Lining this portion of the Northeast Interceptor will prevent  

  future replacement.  This short section of interceptor along 

  Sherman Avenue is in need of lining.  It consists of 1450 feet of 

  10‐inch to 12‐inch inch sewer.  District staff anticipates lining 

  this sewer in 2016 at a total project cost of $100,000.  

  

22. Northeast Interceptor – Truax Extension (lining project) – Phase 1:  Lining the Northeast Interceptor from 

Lien Road to the end of the Pumping Station 13 Force Main will preserve the sewer and prevent future 

replacement.  This roughly two‐mile portion of sewer, from the end of the Pumping Station 13 Force Main 

to Lien Road, has been found to be deficient and in need of lining.  This first phase, scheduled for 2017, 

will cover approximately one‐third of the distance.  Two subsequent phases will occur beyond the six‐year 

planning window.  District staff anticipates funding the Phase 1 costs of $1.4 million with a Clean Water 

Fund Loan.  

23. NEI – Waunakee Extension Relief:  Providing relief to the Northeast Interceptor –Waunakee Extension will 

insure long‐term quality service to the areas that it serves.  The recent collection system facilities plan 

reviewed capacity information that the Capital Area Regional Planning Commission (CARPC) prepared for 

the District.  The capacity information showed that portions of the Waunakee Extension will reach capacity 

before 2020.  Although this portion needs further study, preliminary indications confirm that the flow 

rates are at or above CARPC’s projections.  The budget projections include $190,000 in year 2018 to begin 

design followed by subsequent construction in 2019.  Staff anticipates that total project costs of $2.7 

million will be funded with a Clean Water Fund Loan.  

Large sewer lining project 

51 | P a g e   

 

24. Future Collection System Lining Projects:  Lining projects bring the District’s older sewers up to existing 

standards preserving valuable assets and preventing future replacements.  Beginning in 2018, $1,000,000 

is included in the budget projection to anticipate annual lining projects.  These are for needs identified 

from the District’s sewer inspection and televising programs and will become more specific as projects are 

identified and slotted in the District’s capital improvement plan.  Note ‐ due to staff’s review of televised 

sewers, this line item was increased from the 2012 budget amount of $500,000 per year.  The results have 

identified corrosion in many of the District’s concrete intercepting sewers.  

Pumping Stations & Force Mains 25. Pumping Station 18:  Pumping Station 18 and its force main will 

increase the capacity and reliability of the District’s conveyance system.  

Pumping Station 7 is expected to reach firm capacity prior to the year 

2020.  A new Pumping Station 18, located just off of East Broadway in 

Monona, will provide capacity relief for Pumping Station 7 and provide 

much needed redundancy for the east side of the District’s collection 

system.  Design of the project began in May 2011 with construction 

scheduled to begin in spring 2013.  The Pumping Station 18 Force Main 

and Northeast Interceptor Relief (SEI Junction to FEI Junction) projects 

will be coordinated with the construction of Pumping Station 18.  The 

budget projection includes an estimate for Pumping Station 18 

construction phase costs of $14 million based upon the engineer’s pre‐

design estimate.  The design costs for the three projects will be roughly 

$1.6 million (roughly $700,000 for the pumping station).  The District 

will finance this project with a Clean Water Fund Loan.  

26. Pumping Station 18 Force Main:  The Pumping Station 18 Force Main will provide means to convey raw 

wastewater from Pumping Station 18 to the Headworks Facility at the Nine Springs Wastewater Treatment 

Plant.  Approximately 650 feet of 42‐inch pipe was installed at the treatment plant during the Tenth 

Addition construction in anticipation of this project.  An additional 15,000 feet of 48‐inch force main will 

be constructed as part of this project.  Design began in May 2011 in conjunction with the design of 

Pumping Station 18 and relief of the Northeast Interceptor between the Southeast Interceptor and the Far 

East Interceptor.  Based on the engineer’s pre‐design report estimate, the project will cost roughly $11.4 

million.  Design phase costs for this portion of the Pumping Station 18 related projects are estimated at 

$539,000.  The project will bid in late 2013 with construction anticipated in 2014.  The District will finance 

this project with a Clean Water Fund Loan.  

27. Pumping Stations 11 and 12 Rehabilitation:  Rehabilitating Pumping Stations 11 and 12 will bring old 

facilities to like new condition.  The District has identified many of its pumping facilities as needing 

rehabilitation and improvements to bring them up to the proper standards.  The District prioritized its 

needs in its Collection System Facilities Plan (recently updated and approved).  The Plan determined that 

Pumping Stations 11 and 12 are both in need of rehabilitation and require a closer look at their long‐term 

Architectural rendering of Pumping Station 18

52 | P a g e   

 

capacity needs.  The District constructed Pumping Station 11, located on Clayton Road to the southwest of 

the Plant, in 1966 and Pumping Station 12, located on Fitchrona Road, in 1969.  Preliminary costs for the 

project are $8.5 million with design beginning in 2013 and construction occurring from 2014 through 2015.  

The District anticipates financing this project with a Clean Water Fund Loan.  

28. Pumping Stations 6 and 8 Rehabilitation:  Rehabilitating Pumping 

Stations 6 and 8 brought these two facilities up to present day 

standards.  The District constructed Pumping Station 6 between 

1948 and 1950.  It was part of the original East Interceptor project, 

which also included Pumping Stations 1 and 7.  Pumping Station 8 

began operation in 1964.  Major renovations to both pumping 

stations were necessary to improve reliability and meet present 

day standards.  The project was bid in June of 2008 with 

construction’s completion in mid 2011.  Total project costs were 

roughly $6.8 million.  In 2014, the District will release two $10,000 

maintenance retainers, one to the mechanical contractor and one 

to electrical contractor, barring any problems with related project 

work.  The District financed this project with a Clean Water Fund 

Loan.   

29. Pumping Station 15 Rehabilitation:  Upgrading pumping Station 15 will insure that reliable sewer service 

continues.  Pumping Station 15 is another pumping facility that the District has identified as needing 

rehabilitation and improvements to bring it up to the proper standards.  Pumping Stations 15, located on 

Allen Boulevard on the west side of Lake Mendota, needs rehabilitation and a closer look at long‐term 

capacity needs.  The District started up Pumping Station 15 in 1975.  Preliminary costs for the project are 

$4.5 million with design beginning in 2015 and construction from 2016 through 2017.  The District 

anticipates financing this project with a Clean Water Fund Loan.  

30. Pumping Station 17 Force Main Relief:  Relief of the Pumping Station 17 Force Main will provide 

additional capacity to serve Verona and the west side of Madison.  With future completion of the Lower 

Badger Mill Creek Interceptor, Pumping Station 17 and its force main will need capacity relief.  This project 

anticipates construction of the force main in conjunction with construction of the East Verona Interceptor 

in 2016.  Total project costs are projected at $3.1 million.  Staff anticipates borrowing will be required to 

construct this interceptor; however, it is not certain whether this project will be eligible for borrowing 

from the Clean Water Fund Loan program.  Further study will determine the best method to fund the 

project.  

31. Pumping Station 7 – Improvements:  Improving Pumping Station 7 and constructing Pumping Station 18 

will provide redundant and reliable service for the District’s east side well into the future.  Pumping Station 

18 construction will provide significant relief to Pumping Station 7 on the east side of the District’s 

conveyance system.  Although the District rehabilitated Pumping Station 7 in 1992, the station is critical to 

the District’s operation and in need of condition‐based improvements.  At this time, District staff has not 

Pumping Station 6 rehabilitation 

53 | P a g e   

 

identified all of the specific needs; however, they include an upgrade of the control and electrical systems, 

a review of the pumping system, and a revisit of screening needs.  In addition, with Pumping Station 18 

working in tandem with Pumping Station 7, the need for variable speed pumping operation at the Pumping 

Station 7 site will be revisited.  Staff plans to identify and address the specific needs in conjunction with 

and following Pumping Station 18 construction.  A rough estimate of $2.3 million has been included in the 

projection with construction anticipated for 2016 and 2017.  The District anticipates financing this project 

with a Clean Water Fund Loan.  

32. Telemetry System – Third Upgrade:  Replacing the District’s radio telemetry 

system will ensure the reliable flow of information from the District’s 

conveyance system.  The District’s radio‐based telemetry system monitors 

the District’s seventeen pumping stations and most of the other pumping 

stations that the District maintains for other entities.  While planning for the 

District’s process control system upgrade, staff determined that the 

telemetry system, installed in 2000, still functions reasonably well and is still 

maintainable.  However, staff also determined that the system should be 

replaced within five to ten years.  The projection includes $300,000 in 2016 

to replace the District’s portion of the telemetry system.  The District 

anticipates collecting additional funds from customers that utilize the 

telemetry system to replace radios within their pumping/lift stations.  

33. Pumping Stations 13 and 14 Rehabilitation:  Upgrading District Pumping Stations 13 and 14 will improve 

the north side of the District’s conveyance system and bring both pumping stations up to present day 

standards.  The District’s Pumping Station 13, located at Amelia Earhart Drive near Truax Field, and 

Pumping Station 14, located near the corners of School and Wheeler Roads, have both been identified in 

the District’s Collection System Facilities Plan as needing rehabilitation and improvements to bring them 

up to the proper standards.  The District constructed Pumping Station 13 in 1970 and Pumping Station 14 

in 1971.  Preliminary costs for the project include $8.9 million with design beginning in 2017 and 

construction occurring from 2018 through 2019.  The District anticipates financing this project with a Clean 

Water Fund Loan.  

34. Pumping Stations 3, 4 & 9 Rehabilitation:  Modifying these three pumping stations will improve 

conveyance system reliability and prevent backups.  These three pumping stations represent three of the 

District’s smaller pumping stations.  The three were identified as lower priority in the Collection System 

Facilities Plan’s analysis of pumping stations; however, all three are still in need of some level of 

rehabilitation.  The District originally constructed Pumping Station 3, located at the Nine Springs 

Wastewater Treatment Plant, in 1959; Pumping Station 4, located on John Nolen Drive, in 1967; and 

Pumping Station 9, located near Highway 51 in McFarland, in 1962.  All three pumping stations have had 

varying degrees of improvements since their original construction.  Staff anticipates total project cost at 

$3.4 million with design beginning in 2018 and construction occurring in 2019.   

Rehabilitation of a Pumping Station 

54 | P a g e   

Appendix B:  Completed Projects Summary  

Completed Projects and Project Phases The following Table 7 projects or project phases were completed in 2010 to 2012.  Retainers were paid to 

several contractors during 2011 and 2012, reflecting that the accepted work performed satisfactorily during 

the retainage period following contract closeout.  (Note – the list also includes cancelled and postponed 

projects):  

2010 Completions 1. Far East Interceptor: Portions of the FEI – Cottage Grove Extension were exhibiting significant corrosion 

problems and the interceptor was in need of rehabilitation.  The lining project began in 2009 and 

completed in the spring of 2010.  Expenditures were $28,000 in 2009 and $312,000 in 2010.  A $5,000 

retainer was released to the contractor in 2011.  The District financed the project with a Clean Water 

Fund Loan.  

2. Badfish Creek Farm Bridges ‐ Replacement: When the District originally diverted effluent to Badfish 

Creek, it entered into agreements with the local farmers to construct bridges allowing them access to 

fields on the other side of the creek.  The District constructed four such bridges with agreements to 

maintain them in perpetuity.  The bridges were inspected in 2009 and it was determined that the 

bridges needed replacement.  The District spent $622,000 in 2010 to replace the bridges.  The District 

anticipated additional costs might occur in 2011, but incurred none.  

3. Northeast Interceptor – Pumping Station 10 to Lien Road: The intercepting sewers above 

Pumping Station 10 needed capacity relief.  This project included over 9,000 feet of replacement 

sewer, for which District staff began planning and design in late 2007.  Design continued into mid 2009 

with construction beginning later that year.  Expenditures were $64,000 for 2008, $2.8 million for 

2009, and $5.7 million in 2010.  Although all work was completed in 2010, the District withheld final 

payment until 2011 following resolution of a legal issue with the contractor.  Thus, the final payment 

was assessed to the 2010 accounting year and an adjustment made to year 2011.  A retainer of 

$25,000 will be released to the contractor in 2012 barring any unforeseen problems with the project 

work.  The District financed this project with a Clean Water Fund Loan.  

2011 Completions 4. Update Dane County Groundwater Model: The budget reflects a payment of $15,000 in year 2011 for 

the District’s contribution to updating the Dane County Groundwater Model.  This is the second of two 

$15,000 payments, the first of which was made in 2010.  The old groundwater model, constructed in 

1994 as an aid to water resource planning, was created by the Wisconsin Geological and Natural 

History Survey (UW Extension) and the USGS with funding from the local water utilities, DCRPC, Dane 

County, UW‐Extension, USGS, DNR, and MMSD.  Although a helpful tool, the old model no longer 

55 | P a g e   

accurately reflected the current state of understanding related to groundwater in Dane County and 

required update to retain and improve upon its usefulness.  

5. Eleventh Addition ‐ design phase completion: For a project summary, please see the Project 

Summaries section.  

6. Process Control System Upgrade – Facilities Plan: For a project summary, please see the Project 

Summaries section.  

7. Operations Building HVAC System Rehab ‐ design phase completion: For a project summary, please 

see the Project Summaries section.  

8. West Interceptor Upstream of Pumping Station 5: A portion of the West Interceptor above Pumping 

Station 5 was lined starting in early 2011.  Project lining took place over the winter when the 

interceptor, which is located next to Lake Mendota, was more accessible.  $12,000 was spent on design 

work in 2010 and interceptor‐lining costs were $187,000 in 2011.  The District released a retainer of 

$5,000 to the contractor in 2012.  

9. Pumping Stations 6 and 8 Rehabilitation: For a project summary, please see the Project Summaries 

section.  

10. Collection System Facilities Plan Update: In 2011, District engineering staff finished updating the 

Collection System Facilities Plan.  Although described as an update to the original planning effort 

completed in 2002, the update required significant time and effort by District staff to complete.  As a 

part of the project, the District hired the Capital Area Regional Planning Commission (CARPC) to 

complete a study of anticipated future flows; this study, conducted in 2007 to 2009, was similar to that 

used to complete the 2002 plan.  District staff used CARPC’s information, the District’s dynamic 

modeling software, and other pertinent collection system data to finish the plan update.  

2011 Cancellations/Postponements 

11. Lower Badger Mill Creek Interceptor – Phase 3: Funds were included in the 2011 budget to begin 

design of Phase 3 of the Lower Badger Mill Creek Interceptor.  The construction of this phase, from 

Northern Lights Road in Verona to Highway PD, would have been in conjunction with construction of 

Tickers Road to the north of Verona.  Since this road construction is no longer anticipated, the District 

postponed further construction on the Lower Badger Mill Creek Interceptor.  Note that construction of 

a shorter section of this interceptor is anticipated as Phase 3 in the current projection for 2016.  Please 

see the Project Summaries for further details.   

12. Cross Town Force Main ‐ Contingency for High Speed Rail Project:  A contingency of 

$500,000 had been included in the 2011 budget for work associated with the High Speed Rail Project.  

The District’s Cross Town Force Main is located under Monona Terrace and staff included these funds 

to address relocation of the force main should it be necessary.  Since the High Speed Rail Project has 

been cancelled, these funds were not spent. 

56 | P a g e   

2012 Completions 

13. West Interceptor Replacement at Old University Avenue: For a project summary, please see the 

Project Summaries section.  

14. East Monona Interceptor at Fair Oaks upstream of Starkweather Creek: For a project summary, 

please see the Project Summaries section. 

 

15. Nutrient Removal Cost Study: Costs for a Nutrient Removal Cost Study were not anticipated in the 

2011 budget; however, staff felt it necessary to move forward with the study to help determine costs 

and implications related to phosphorous regulations and potential nitrogen rules.  The study was 

completed in early 2012 at a cost of $90,000.  

16. Operations Building HVAC System Rehab:  For a project summary, please see the Project Summaries 

section.  

17. Process Control System Upgrade – design phase completion:  For a project summary, please see the 

Project Summaries section.  

18. Northeast Interceptor ‐ Southeast Interceptor to Far East Interceptor – design phase completion:  

For a project summary, please see the Project Summaries section.  

19. Pumping Station 18 – design phase completion:  For a project summary, please see the Project 

Summaries section.  

20. Pumping Station 18 Force Main – design phase completion:  For a project summary, please see the 

Project Summaries section.  

2012 Postponements 

21. Nine Springs Valley Interceptor – Morse Pond Extension:  During the 2012 budget process, 

construction of this interceptor was anticipated for 2014 in conjunction with area road construction.  

Recent changes in the road construction schedule have moved the date of construction back to 

2015.  For further details on this project, please see the Project Summaries section.   

 

   

57 | P a g e   

Appendix C:  Budget Summaries  

BUDGET SUMMARIES           

2013 OPERATING BUDGET SUMMARY      

EXPENDITURES 

   Proposed

   2012 Estimated 2012 2013 Percent

Expenditure Category  Thru June 2012 Total Budget  Budget ChangeAdministration, Engineering and Commission  $1,330,433   $2,630,477   $2,831,554    $3,036,974  7.25% 

User Charge and Pretreatment Programs              178,515                347,437                379,043                403,403  6.43% 

Wastewater Collection              794,489             2,014,704             2,193,761            2,197,578  0.17% 

Wastewater Treatment          3,877,791            8,158,332             8,558,216            9,113,298  6.49% 

Effluent Diversion                50,263                  96,176                109,484                  90,790  ‐17.07% 

Metrogro Biosolids Reuse Program              526,855              1,473,457             1,534,410            1,543,218  0.57% 

Capital Outlay                49,209                 280,794                409,371                654,315  59.83% 

Servicing Pumping Stations Owned by Others  127,204                 305,000                325,095                306,000  ‐5.87% 

Transfer to Debt Service Fund          5,093,111              8,980,000             8,980,000            9,878,000  10.00% 

TOTAL EXPENDITURES   $12,027,870   $24,286,377   $25,320,934    $27,223,576  7.51% 

    

 

REVENUES 

   Proposed

   2012 Estimated 2012  2013 Percent

Revenue Category  Thru June 2012 Total Budget  Budget ChangeSewer Service Charges   $11,940,051   $      23,590,000   $24,474,789    $26,026,226  6.34% 

Servicing Pumping Stations                 127,573                 305,000  325,095   306,000  ‐5.87% 

Rent                   34,958  65,850                   66,050                    67,000  1.44% 

Interest                      3,583  7,000  6,000   8,000  33.33% 

Annexation and Plan Review Fees                   38,250  57,750  34,000   54,000  58.82% 

Miscellaneous Income                   24,648  38,000  27,000   36,000  33.33% 

Septage Disposal Income                 171,608  340,000  370,000   340,000  ‐8.11% 

Pretreatment Monitoring   ‐    18,000  18,000   18,000  0.00% 

Struvite Fertilizer Sales   ‐     ‐     ‐    230,000  NMF 

Cash Reserves   ‐     ‐     ‐    138,350    NMF 

TOTAL REVENUES   $12,340,671  $24,421,600  $25,320,934    $27,223,576  7.51%

    

 

OPERATING RESERVE BALANCE 

   Proposed

   2012 Estimated 2012  2013 Percent

Operating Reserves  Thru June 2012 Total Budget  Budget ChangeBeginning Balance   $11,086,534   $11,086,534   $11,315,188    $11,221,757  ‐0.83%    

Ending Balance   $11,399,335   $11,221,757   $11,315,188    $11,083,407  ‐2.05%    

58 | P a g e   

CAPITAL PROJECTS BUDGET SUMMARY  

 

   Actual 2012  2012   2012   2013     

   Expenses  Estimated  Budgeted  Budgeted  Percent 

Project  Thru June  Year‐End  Amount  Amount  Change 

Master Plan, Collection Syst. Facil. Plan, and Plant Asset Mgt. Plan   $4,000   $50,000   $60,000    $250,000  316.67% 

Nutrient Removal Cost Study   9,000   9,000   ‐     ‐    NMF 

Eleventh Addition (formerly Solids Handling Improvements)   7,157,000   32,690,000   37,800,000    8,680,000  ‐77.04% 

Process Control System Upgrade   284,000   1,060,000   650,000    2,767,000  325.69% 

Operations Building HVAC System Rehab   1,583,000   2,170,000   1,490,000    20,000  ‐98.66% 

Maintenance Facilities Analysis/Expansion   6,000   64,000   120,000    797,000  564.17% 

Annual Clarifier Coating   8,000   136,000   140,000    160,000  14.29% 

Annual Pavement Improvements   6,000   110,000   132,000    25,000  ‐81.06% 

Engine Stacks & Oxidation Catalysts (for Air Permit)   ‐     10,000   ‐     300,000  NMF 

West Interceptor upstream of PS5 (WI MH05‐011 to MH05‐021 Liner)   5,000   5,000   5,000   ‐   ‐100.00% 

West Interceptor Rehab at Old University Avenue   4,000   4,000   30,000    5,000  ‐83.33% 

West Interceptor Extension & West Point Ext. Lining Project   ‐     ‐     ‐     500,000  NMF 

East Monona Interceptor at Fair Oaks u/s of Starkweather Creek   108,000   108,000   8,000    5,000  ‐37.50% 

Nine Springs Valley Interceptor ‐ Morse Pond Extension   ‐     3,000   60,000    20,000  ‐66.67% 

NEI ‐ PS 10 to Lien Road  ‐    25,000   25,000    ‐    ‐100.00% 

NEI ‐ Far East Int. to Southeast Int. Junction   ‐     ‐     ‐     7,752,000  NMF 

Pumping Stations 11 & 12 Rehabilitation   ‐     ‐     ‐     500,000  NMF 

P.S. No. 18 Construction   444,000   1,164,000   1,200,000    8,373,000  597.75% 

P.S. No. 18 Force Main Construction   ‐     ‐     ‐     115,000  NMF 

TOTAL EXPENDITURES   $9,618,000   $37,608,000   $41,720,000    $30,269,000  ‐27.45% 

  

   Actual 2012  2012   2012   2013     

   Revenues  Estimated  Budgeted  Budgeted  Percent 

Revenue Source  Thru June  Year‐End  Amount  Amount  Change 

CWF Loan ‐ Operations Building HVAC Rehab  2,612,000  3,280,000  3,300,000    ‐    ‐100.00% 

CWF Loan ‐ Eleventh Addition  11,847,000  37,350,000  41,200,000   8,680,000  ‐78.93% 

CWF Loan ‐ Process Control System Upgrades   ‐     ‐     ‐    4,095,000  NMF 

CWF Loan ‐ NEI ‐ Far East Interceptor to Southeast Interceptor   ‐     ‐     ‐    8,135,000  NMF 

CWF Loan ‐ Pumping Station 18   ‐     ‐     ‐    9,064,000  NMF 

Interceptor and Treatment Plant Connection Charges  333,000  600,000  500,000   600,000  20.00% 

Interest on Investments & Misc. Income  39,000  70,000  75,000   80,000  6.67% 

TOTAL REVENUES  $14,831,000  $41,300,000  $45,075,000   $30,654,000  ‐31.99% 

  

   Actual 2012  2012   2012   2013     

   Balance  Estimated  Budgeted  Budgeted  Percent 

CAPITAL PROJECTS RESERVES  Thru June  Year‐End  Amount  Amount  Change 

Beginning Reserve Balance  $2,547,000  $2,547,000  $1,303,000   $6,239,000  378.82% 

Ending Reserve Balance  $7,760,000  $6,239,000  $4,658,000   $6,624,000  42.21% 

   

EXPENDITURES

REVENUES

CAPITAL PROJECTS RESERVE BALANCE

59 | P a g e   

DEBT SERVICE BUDGET SUMMARY 

 

            Proposed    

   2012   Estimated  2012   2013   Percent 

Expenditure Category  Thru June  2012 Total  Budget  Budget  Change 

First Half Interest  $880,813  $880,813  $906,624  $1,322,000  45.82% 

Principal   

6,321,212   

6,321,212    

6,419,915                5,126,000  ‐20.15% 

Second Half Interest   ‐     

980,000    

1,048,461                1,462,000  39.44% 

TOTAL EXPENDITURES  $7,202,025  $8,182,025  $8,375,000  $7,910,000  ‐5.55% 

 

            Proposed    

   2012   Estimated  2012   2013   Percent Revenue Category  Thru June 2012 Total Budget Budget Change

Transfer from Operating Fund  $5,093,111  $8,980,000  $8,980,000  $9,878,000  10.00% 

Interest  63,037  100,000  70,000   70,000  0.00% 

TOTAL REVENUES  $5,156,148  $9,080,000  $9,050,000   $9,948,000  9.92% 

  

 Proposed 

2012  Estimated  2012  2013  Percent 

DEBT SERVICE RESERVES  Thru June  2012 Total  Budget  Budget  Change 

Beginning Balance  $12,922,260  $12,922,260  $12,941,835   $13,820,235  6.79% 

Ending Balance  $10,876,383  $13,820,235  $13,616,835   $15,858,235  16.46% 

 

 

 

 

 

   

      DEBT SERVICE RESERVE BALANCE 

EXPENDITURES

REVENUES

Sewerage System Improvement Bonds  January 2012  January 2013  January 2014 

Series 1992B Eighth Addition  $1,445,385  $‐  $‐ 

Series 1994 Pumping Station No. 5  241,283  163,414  83,013 

Series 1995 Verona Force main and Pumping Station  710,726  541,690  367,017 

Series 1996 Ninth Addition Issue  4,126,825  3,144,573  2,130,063 

Series 1997 Badger Mill Creek Effluent Return  1,781,816  1,507,353  1,224,258 

Series 2000 P.S. No. 2 Force main Replacement ‐ Phase 1  980,526  884,801  786,010 

Series 2001 P.S. No. 2 Force main Replacement ‐ Phase 2  1,189,828  1,087,000  980,880 

Series 2003A PS's 1, 2, and 10 Rehabilitation  5,319,968  4,941,348  4,552,036 

Series 2003B Tenth Addition  25,772,568  23,935,433  22,046,930 

Series 2005 PS's 1, 2, and 10 Rehabilitation  212,807  199,862  186,602 

Series 2006 Effluent Equalization Projects and AT's 1‐6  1,372,580  1,295,281  1,216,154 

Series 2007 West Int Ext and PSs 13‐14 Projects  2,290,987  2,173,283  2,052,571 

Series 2008 PSs 6‐8 Rehabilitation and NEI Truax Ext Liner  8,025,682  7,636,755  7,238,618 

Series 2010A NEI‐PS 10 to Lien Rd  8,538,217  8,177,196  7,807,623 

Series 2012A Nine Springs Eleventh Addition  ‐  37,350,000  46,030,000 

Series 2012B Operations Building HVAC Rehab  ‐  2,956,000  2,846,000 

Series 2013A Process Control System Upgrade   ‐  ‐  4,095,000 

Series 2013B NEI‐SEI to FEI ‐ Replacement Project  ‐  ‐  8,135,000 

Series 2013C Pumping Station No. 18  ‐  ‐  9,064,000 

Total Indebtedness   $62,009,198   $95,993,989   $120,841,775 

SCHEDULE OF PRINCIPAL AMOUNT OF INDEBTEDNESS

60 | P a g e   

OVERALL BUDGET SUMMARY, NET OF TRANSFERS 

 

         Proposed    

   2012   Estimated  2012   2013   Percent 

Summarized Budget Items  Thru June  2012 Total  Budget  Budget  Change 

Total Expenditures   $23,754,784   $61,096,402   $66,435,934    $55,524,576  ‐16.42% 

Total Revenues   $27,234,708  $65,821,600  $70,465,934   $57,809,226  ‐17.96% 

Beginning Reserve Balance   $26,555,794   $26,555,794   $25,560,023    $31,280,992  22.38% 

Ending Reserve Balance   $30,035,718   $31,280,992   $29,590,023    $33,565,642  13.44% 

  

   

61 | P a g e   

Appendix D:  Represented Wage Schedule  

Local 60 ‐ Madison Metropolitan Sewerage District 

Classification Salary Schedule 

Bi‐Weekly‐‐Hourly Rates of Pay 

January 1, 2013 

Classification  Range  1 2 3  4  5

Custodian & Grounds Worker    Bi‐Weekly

Hourly 

1287.08

16.0886 

1325.67

16.5709 

1364.29 

17.0536 

1405.77 

17.5721 

1448.67

18.1084 

Administrative Secretary    Bi‐Weekly

Hourly 

1367.98

17.0998 

1409.03

17.6129 

1451.31 

18.1414 

1494.84 

18.6855 

1539.69

19.2462 

Maintenance Worker  7  Bi‐Weekly

Hourly 

1677.01

20.9627 

1719.47

21.4934 

1775.99 

22.1999 

1832.53 

22.9066 

1883.35

23.5419 

Sr Custodian & Grounds Worker  8  Bi‐Weekly

Hourly 

1719.47

21.4934 

1775.99

22.1999 

1832.53 

22.9066 

1883.35 

23.5419 

1937.08

24.2135 

  9  Bi‐Weekly

Hourly 

1775.99

22.1999 

1832.53

22.9066 

1883.35 

23.5419 

1937.08 

24.2135 

1979.52

24.7440 

Monitoring Services Helper; Utility II; 

Reuse Diesel Truck Driver I; Sr Building & 

Grounds Worker 

10  Bi‐Weekly

Hourly 

1832.53

22.9066 

1883.35

23.5419 

1937.08 

24.2135 

1979.52 

24.7440 

2030.32

25.3790 

Station Maintenance Worker, Relief Oper. 

I; Oper I; Apprentice Mech.; Asst Metrogro 

Mech.; Apprentice Electrician; Reuse Diesel 

Truck Driver II; Reuse Relief Diesel Truck 

Driver; MS/SM Worker I 

11  Bi‐Weekly

Hourly 

1883.35

23.5419 

1937.08

24.2135 

1979.52 

24.7440 

2030.32 

25.3790 

2089.70

26.1213 

Building & Grounds Crew Leader; 

Apprentice Mech II; Apprentice Elec II; 

Oper. II; Relief Oper II; MS/SM Worker II 

12  Bi‐Weekly

Hourly 

1937.08

24.2135 

1979.52

24.7440 

2030.32 

25.3790 

2089.70 

26.1213 

2143.39

26.7924 

Metrogro Mechanic; Jrnyman Mech.; 

Jrnyman Elect.; Oper III; Relief Oper III; Sr 

Building & Grounds Crew leader 

13  Bi‐Weekly

Hourly 

1979.52

24.7440 

2030.32

25.3790 

2089.70 

26.1213 

2143.39 

26.7924 

2199.92

27.4990 

Sr. Mechanic;  Sr Mech. (Metrogro); Sr 

Jrnyman Mech.; Sr Journeyman Elect.; 

MS/SM Crew Leader, Oper IV, Relief Oper 

IV 

14  Bi‐Weekly

Hourly 

2030.32

25.3790 

2089.70

26.1213 

2143.39 

26.7924 

2199.92 

27.4990 

2284.70

28.5589 

Sr. Jrnyman Mech II; Sr Journeyman 

Electrician II; Sr Mech (Diesel & HE), 

Purchasing/Inventory Asst 

15  Bi‐Weekly

Hourly 

2089.70

26.1213 

2143.39

26.7924 

2199.92 

27.4990 

2284.70 

28.5589 

2344.15

29.3019 

   

62 | P a g e   

Appendix E: Non‐Represented Wage Schedule 

 

Grade  Min $ 

2013 Hourly Rates 

 Mid $  Max $ 

20  57.48  67.63  77.77 

18  48.17  56.67  65.17 

17  44.14  51.93  59.72 16  40.47  47.61  54.76 

15  37.15  43.71  50.26 

14  34.12  40.14  46.16 

13  31.38  36.91  42.45 

12  28.87  33.97  39.06 11  26.59  31.28  35.98 10  24.52  28.85  33.17 9  22.58  26.56  30.54 

8  20.82  24.49  28.16 

7  19.66  23.13  26.60 

6  17.89  21.04  24.20 

5  16.92  19.91  22.90 

Schedule assumes a 2.0% Increase from 2012 to 2013

63 | P a g e   

64 | P a g e   

Appendix G:  Department Narratives 

Chief Engineer and Director’s Office Department Description The Chief Engineer and Director’s (CED) office provides organizational leadership to implement Commission 

policies that ensure the District meets its customers’ needs in a sustainable manner.  The CED’s office also 

provides support to employees so that they can work safely, productively and effectively fulfill the mission of 

the District.  Programs within the CED’s office include human resources, strategic communications, safety and 

training.  

Trends 

Within five years, 23% of the District’s workforce will be eligible to retire and half are senior 

managers.  In 2012, five District supervisors retired. 

We see a growing need to build strong partnerships with our customer communities and the public as 

the District considers advancing new programs and policies outlined in the 50 Year Master Plan. 

Wisconsin Act 10 made changes to collective bargaining laws and the District’s labor agreement with 

Employees Local 60 will come to an end in 2013. 

The Commission is dedicating more time to agenda topics and meetings are well attended. 

The District’s workers compensation costs are rising. 

 

Goals/Priorities 

Implement cost effective communication standards and policies. 

Work with the Friends of the Capital Springs Recreation Area on interpretive displays on water quality 

and resource recovery. 

Participate and provide ongoing leadership on regional sustainability initiatives as part of the 

Sustainable Communities Partnership. 

Support the Commission in performing strategic planning to set short and midterm goals and strategies 

to advance the 50 Year Master Plan. 

Creation of an employee handbook. 

Development and implementation of a robust safety program. 

Streamline and standardize the hiring and onboarding process. 

Focused effort on identifying future needs and skills, leadership development and knowledge retention 

to prepare for retirements. 

Peer review of District’s capital budgeting and estimating practices.  

Performance Indicators  The Commission has the information they need to make sound decisions.  No lost time accidents for MMSD in 2013.  This will be a cross‐departmental measure involving all 

District workgroups.  

65 | P a g e   

Employee handbook is completed and in place by the end of the contract year.  Increase in near miss reporting.  Incident investigations completed within 48 hours of the incident and 

corrective action identified and acted upon.  Website redesign is completed by the end of 2013.  Leaders create SOP’s and documentation on critical job duties. 

 

Engineering Department Department Description 

The Engineering Department oversees the planning, design and construction of major capital improvement 

projects at the District. This includes all key engineering functions, including civil, structural, mechanical, 

electrical, plumbing, controls and HVAC disciplines. Depending on the scope of the work, smaller capital 

projects (typically less than one million) are planned and designed in‐house. Consulting services are utilized 

for larger projects. These services are retained and managed by the Engineering Department. The Engineering 

Department typically assumes the lead role during project construction, performing all construction 

management, administration, inspection, and resident engineering.  

Although under separate oversight by the Assistant Chief Engineer and Director of Planning, the electrical 

engineering group and the planning department (including the Collection System Engineer, long range 

planning, capital improvement planning and budgeting) work seamlessly with the Engineering Department.  

Trends 

A significant trend impacting the Engineering Department, and the District overall, is managing 

improvements to an aging wastewater collection and treatment system with limited funds. 

The economy and construction continue to recover at a slow pace. Consultants are eager to obtain work, 

so retaining the services of qualified consultants is easier than during busy times.  Construction material 

costs continue to rise with inflation, but contractors are hungry for work, bidding projects aggressively 

with little profit margin.  This is good for the District’s bottom‐line, but can be problematic during 

construction. 

The economic slowdown is also impacting the District’s capital budget.  Revenues from interceptor 

connections continue to rise slowly, which reduces liquid funds available for capital improvement projects 

and increases borrowing needs.  This can lead to the delay or elimination of needed capital improvement 

projects, which is not desirable.   

Goals/Priorities 

Major Engineering Department goals for the upcoming year include the following:  

Continued management of 11th Addition construction. 

Start‐up of key 11th Addition processes, including struvite (phosphorous) harvesting. 

Upgrades to the process control system at the treatment plant. 

Planning and design of "non‐process" space needs.  

66 | P a g e   

Continued collection system and treatment plant asset management. 

Rehabilitation of the West Interceptor Extension. 

Construction of the Northeast Interceptor Relief/Replacement from the Far East Interceptor to the 

Southeast Interceptor. 

Design and initial construction activities for new Pumping Station 18. 

Design and permitting for the Pumping Station 18 Force Main. 

Planning and design for the Rehabilitation of Pumping Stations 11 & 12. 

Peer review of District’s capital budgeting and estimating practices. 

Hire an Asset Manager by the end of the third quarter, who will be responsible for the development 

and implementation of the Asset Management Program.  

Long‐term drivers for the Engineering Department include capacity and condition improvements to the 

treatment plant and an aging collection system. Another major long‐term driver for the Engineering 

Department will be the impacts of new regulations and the District’s direction on these matters. These include 

lower effluent nutrient (phosphorus and nitrogen) levels, CMOM/SSO regulations and source reduction 

initiatives. Effluent re‐use, energy neutrality, and watershed balancing will also play a significant role in future 

MMSD projects and the Engineering Department workload.  

Performance Indicators 

The success of most capital improvement projects can be gauged via how smoothly and efficiently they are 

completed. For the 2013 projects to be considered successful, they should be on‐schedule and within budget. 

This includes planning, design, bidding and construction. Planning and design activities should actively engage 

stakeholders, including the general public, businesses, municipalities, regulatory agencies, and other key 

entities impacted by projects. During construction, any disputes, clarifications, problems, etc., associated with 

the projects should be minimized and resolved quickly.  Barring any changes to project scope, contract 

modifications should be held below 5% during construction.  

Operations and Maintenance Department  Department Description 

The Operations and Maintenance Department is responsible for the core business of the District‐ conveying 

wastewater to the treatment plant, treating the wastewater to meet the District’s discharge permit, and 

recycling and reusing the effluent, biosolids, and biogas. This is central to the District’s mission of protecting 

human health and the environment. These activities are accomplished by the following sections within the 

department: 

Operations 

Building and Grounds 

Mechanical Maintenance 

Electrical Maintenance 

Metrogro 

Monitoring Services/Sewer Maintenance 

67 | P a g e   

Purchasing  

The Operations Section is responsible for control of the treatment processes while the Metrogro Section is 

responsible for recycling of all biosolids to farmland. The various maintenance sections ensure that the 

pumping stations operate effectively and that adequate equipment is available to treat all of the wastewater 

that is received at the treatment plant.  

Trends 

There will be increased pressure to reduce the O&M budget because of a significant increase in capital 

expenditures.  Savings in energy expenses could be a means of achieving lower overall costs of services. 

Over the next five years, there could be a significant loss of experienced employees due to retirement.  

In addition to needing to replace these employees with individuals with high potential, there will be a 

need to provide adequate staffing to operate and maintain new processes and pumping stations. 

There will be an increase in importance of asset management.  The 11th Addition, the Process 

Control System Upgrade, the Operations Building HVAC system upgrade, and the addition of 

Pump Station 18 will add a significant number of assets.  The aging interceptor system and older 

equipment at the treatment plant will require increased condition assessment and maintenance. 

Additional resources will be spent in 2013 to comply with the air emissions permit that is 

expected to be received during the fourth quarter of 2012.  This will include increasing the height 

of engine stacks, installation of an oxidation catalyst on one engine, and several stack emission 

tests.  

Goals/Priorities 

Complete an energy study by the end of the year. The goal of this effort will be to provide a road map 

that the District will follow to achieve energy neutrality. 

Complete a staffing study by mid‐year.  The study will be used to provide direction for the personnel 

needs of the Department. 

Conduct a trial of an oxidation catalyst on one of the generator engines. 

Successfully start up the 11th Addition processes including struvite recovery and sale. 

Hire an Asset Information Specialist by the end of the first quarter, who will assist with new asset data 

entry and who will become a power user of the Computerized Maintenance Management System. 

Hire a Process Control System Programmer to perform a major role in upgrading the process control 

system. 

 

Performance indicators 

Have no bypasses, spills, or basement backups in the collection system for the entire year. 

Each month provide effluent quality that meets or exceeds the requirements of the District’s discharge 

permit. In addition, meet all of the permit requirements related to the recycling of biosolids.  

68 | P a g e   

Enter into the Computerized Maintenance Management System all of the assets associated with the 

11th Addition and the Process Control System Upgrade.  This will include all specification information, 

bills of materials, and preventive maintenance schedules.  This will be done prior to use of the assets. 

Begin producing struvite for sale to Ostara by July 1, 2013.

Laboratory, Pretreatment and Special Projects Department Department Description 

The laboratory provides analytical services to support plant operations and regulatory compliance 

requirements, pretreatment and waste acceptance initiatives, environmental monitoring, research activities 

and billing. The Pretreatment and Waste Acceptance Program administers state/federally mandated 

pretreatment requirements, implements pollution prevention/source reduction initiatives, and makes waste 

acceptance determinations. Special Projects addresses a wide range of regulatory, legislative, and strategic 

initiatives that impact District operations and/or help establish overall District focus.  

Trends 

Innovative Regulatory Compliance Strategies 

Traditional regulatory compliance strategies involve adding or expanding capacity at the Nine Springs 

Wastewater Treatment Plant.  This approach is discharged focused, and often results in expensive and 

resource intensive solutions.  As regulatory requirements become increasingly stringent, the District 

will explore innovative compliance strategies.   For example, the District is currently evaluating a 

watershed adaptive management approach to comply with stringent phosphorus limits.  In adaptive 

management, all sources of phosphorus work collaboratively to implement cost effective phosphorus 

control practices throughout the watershed. The District initiated an adaptive management pilot 

project in 2012.  Information gained from this pilot will help shape the District’s long‐term control 

strategy for phosphorus and perhaps other parameters, including nitrogen.   

Increased Use of Pollution Prevention/Source Reduction Initiatives 

There will be an increased reliance on pollution prevention/source reduction initiatives to prevent 

pollutants from entering the waste stream and requiring removal at the wastewater treatment plant.  

The District has successfully used this approach to control mercury from dental amalgam.  Areas that 

will receive increased focus in the near term include chlorides, phosphorus, FOG (fats, oil and grease), 

pharmaceuticals and personal care products.  Pollution prevention/source reduction initiatives will 

reach across multiple District areas including the laboratory, pretreatment, operations, engineering 

and strategic communications. 

Increased Emphasis on Process and Environmental Monitoring  

There will be an increased emphasis on environmental monitoring and use of the resulting data to 

support decision‐making and help focus efforts in a number of areas, including plant process changes, 

adaptive management/water quality trading, pollution prevention/source reduction initiatives, and 

the derivation of future effluent limitations for temperature, chloride and nitrogen.  The District will 

design monitoring programs, coordinate implementation of these programs and serve as the central 

laboratory for associated analytical requirements.   

69 | P a g e   

 

Proactive Engagement on Regulatory and Legislative Initiatives 

The District has been well served by engaging in regulatory and legislative initiatives at the local, state 

and national level. This includes providing input on the development of new regulations and/or 

legislative initiatives, tracking a wide variety of new regulatory and legislative initiatives to determine 

potential impacts on District operations, and positioning the District so that it is compliant with new 

requirements. Recent examples include working with DNR and other partners to include adaptive 

management as a phosphorus compliance strategy and working at the state and national levels to 

develop a more functional water quality trading framework.  Future efforts will include providing input 

on a statewide nutrient framework.  

Goals/Priorities 

Evaluate multiple long‐term compliance strategies for phosphorus. 

Effectively manage the adaptive management pilot project. 

Build the organizational and regulatory framework needed to support transition from a pilot adaptive 

management project to a full‐scale project. 

Provide laboratory analytical services to support the adaptive management pilot project and 

implementation of the District’s struvite harvesting system (the Ostara Process). 

Implement chloride pollution prevention/source reduction initiatives with the ultimate goal of 

achieving a 15% reduction in effluent chloride concentration and mass by the end of the District’s 

current WPDES permit term. 

Initiate a robust temperature monitoring effort in receiving streams (Badfish Creek and Badger Mill 

Creek) and conduct evaluations to determine the best approach to address potential thermal 

requirements. 

Engage the Commission on key policy issues related to the 50‐Year Master Plan and related 

sustainability issues through the development of white papers as appropriate. 

Work with DNR and other partners to develop a statewide nutrient framework.  

Performance indicators 

Development and implementation of an adaptive management pilot project work plan. 

Organizing and facilitating meetings of the Adaptive Management Executive Committee and the 

Strategic Planning Workgroup. 

Development of information and education materials to support adaptive management and pollution 

prevention/source reduction initiatives. 

Development of a chloride annual report identifying specific source reduction initiatives undertaken 

and resulting impacts on effluent chloride levels. 

Laboratory reports related to analytical services provided and data generated to support the adaptive 

management project, the Ostara process, and chloride source reduction initiatives. 

Collection of in‐stream temperature data and development of a preliminary report summarizing the 

data and identifying potential strategies to address future thermal requirements. 

70 | P a g e   

Reports and/or white papers generated as part of the NACWA Water Quality Trading Workgroup. 

Development of Commission “white papers” on key policy issues. 

Participation in Wisconsin nutrient strategy forums.  

Administration Department Department Description 

The Administrative Services Department performs a variety of services for internal and external customers. 

The Accounting/Finance/Office work group provides accounting, payroll, rate setting, and grants and loan 

administration services.  The group also supports the District’s work and asset management and document 

management software and processes and provides administrative support for the Commission, Chief Engineer 

and Director, and the other District groups. The Information Systems group operates the District’s office 

computer network and applications, ensures data integrity, and provides programming services and other 

technical assistance. The group provides hardware, software, and user support.   

Trends 

Near‐term and long‐term District needs require that we develop a long‐range financial strategy to 

ensure we have sufficient revenues. The Chief Engineer and Director’s 2012 Budget Message 

highlighted these needs.  Strategic financial planning work began in 2012.  We plan to complete the 

development of financial policies in late 2012.  

We see a growing need to communicate with the general public and other interested stakeholders 

about District activities and initiatives. This includes new requirements for reporting District budget 

and financial information and new requirements for the District’s internet site. 

The District is using increasingly complex technology and systems for its core business processes. This 

trend and coming retirements require us to continue to build our work‐ force capabilities to support 

our core business systems. These core systems include our work and asset management system 

(Oracle WAM) and our electronic document management system (OnBase).  The department created a 

Business Software Analyst position in 2012 to help address these needs. 

Significant numbers of employees are eligible for retirement in all levels of our work force in the next 

five years. Half of all managers and supervisor will be eligible for retirement within five years.  

Providing sound, well supported business processes and information systems will help the District 

better weather the loss of knowledge and experience these retirements bring. 

The Department has experienced significant transition over the last several years with the creation of 

new positions, changes in duties, and new employees.  These changes have positioned the department 

to better handle current and future demands.  In 2013, the department will focus on addressing our 

backlog of work.   

Goals/Priorities  

Develop a strategic financial plan to support the District’s long‐term financial needs.  

Produce budget reports, financial statements, and an annual report in a format that better tells the 

District’s story and are more easily understood by the public. 

71 | P a g e   

 

Develop our capability to support our work and asset management (WAM) and document 

management (OnBase) software applications.  

Performance Indicators 

Achieve a financial audit report for fiscal year 2012 that shows no significant deficiencies or material 

weaknesses. 

Maintain 97% availability for our network servers in 2013.  Planned downtime that occurs during off 

hours – early in the morning, late in the day, and weekends – will not count as downtime. 

Implement a disk‐to‐disk backup system and convert 85% of our individual server tape backup jobs to 

this new system in 2013. 

Develop a formal long‐range plan for our office computer network infrastructure.   

Re‐write the high‐priority existing WAM reports using Crystal Reports.  Users identify the high priority 

reports.  

 

 

    

    

72 | P a g e   

Appendix H:  Glossary of Acronyms & Definitions 

Common Acronyms  

    CARPC  Capital Area Regional Planning Committee 

    CIP    Capital Improvements Plan 

    CMMS  Computerized Maintenance Management System 

    CWF  Clean Water Fund (loan program for wastewater facilities) 

    DNR  Department of Natural Resources 

    FEI    Far East Interceptor 

    FOG  Fats, Oils, and Grease 

    MH   Manhole 

    MMSD  Madison Metropolitan Sewerage District 

    NACWA  National Association of Clean Water Agencies 

    NEI   North East Interceptor 

    NSVI  Nine Springs Valley Interceptor 

    O&M  Operations and Maintenance 

    PCS   Process Control System 

    PS    Pumping Station 

    SEI    South East Interceptor 

    WAM  Work and Asset Management (MMSD’s CMMS software) 

    WPDES  Wisconsin Pollutant Discharge Elimination System (District permit) 

    WRS  Wisconsin Retirement System 

 

 

 

 

 

 

 

73 | P a g e   

MMSD Definitions Adaptive Management‐ Watershed approach developed to comply with stringent phosphorus limits.  

 

Additions (9th, 10th, 11th, etc.)‐ Major Construction related additions, alterations, conversions, 

reconstruction, renovations, rehabilitations and replacements at the Nine Springs Wastewater Treatment 

Plant.  

Anaerobic Digestion‐ Under this process the organic sludge is treated in the absence of oxygen to reduce both the quantity and odor of sludges by breaking down the organic matter and producing methane 

and carbon dioxide.   

Acid Digestion‐ One of the primary steps of the anaerobic digestion process in which soluble products are fermented to acids and alcohols of lower molecular weight.    

Annexation‐ The process whereby a city, village, town, or other unit of government (e.g., MMSD) expands 

its boundaries to include a specific geographic area.  

Asset Management‐ The strategic management of physical assets during their life in the organization.  

 

Billing Parameters‐ MMSD billing parameters include:  carbonaceous biochemical oxygen demand 

(CBOD), total suspended solids (TSS), Total phosphorus (TP), Total Kjehldahl nitrogen (TKN), volume, 

equivalent meters and actual customers.   

Biosolids‐ The soil‐like residue of materials removed from sewage during the treatment process. 

 

Capital Projects Fund‐ Fund that accounts for financial resources used for the acquisition, construction or rehabilitation of major capital facilities.  

Class “A” Products (Biosolids)‐ Refers to sludge that contains minute levels of pathogens (disease 

causing organisms).  To achieve Class A certification, biosolids must undergo heating, composting, digestion or 

increased pH that reduces pathogens to below detectable levels.  Once these goals are achieved, Class A 

biosolids can be land applied without any pathogen‐related restrictions at the site.    

Class “B” Products (Biosolids)‐ Refers to sludge that has undergone treatment that has reduced but 

not eliminated pathogens. Class B biosolids have less stringent standards for treatment and contain small but 

compliant amounts of pathogens.  Class B requirements ensure that pathogens in biosolids have been reduced 

to levels that protect public health and the environment and include certain restrictions for crop harvesting, 

grazing animals and public contact.  As is true of their Class A counterpart, Class B biosolids are treated in a 

74 | P a g e   

wastewater treatment facility and undergo heating, composting, digestion or increased pH processes before 

leaving the plant.    

CMOM/SSO Regulations‐ Refers to a Capacity, Management, Operation, and Maintenance Program 

(CMOM) that focuses on sewer collection systems with a goal of eliminating sanitary sewer overflows (SSO).  

Collection System‐ A system of pipes and pumping facilities carrying sewage for disposal. 

 

Collection System Facilities Plan (CSFP)‐ An overall assessment of the condition and capacity of 

the key components that comprise the District’s wastewater collection system.  The Plan identifies the scope 

and timing of required projects over the next 20 years so that the infrastructure continues to provide a high 

level of service to the District’s customers while also addressing environmental concerns and regulatory 

requirements.  

Commission‐ A group appointed pursuant to law to conduct certain government business; MMSD has five 

appointed Commissioners.  

Connection Charges‐ Charges related to connecting with MMSD sewers. 

 

Conveyance System‐ Synonymous with collection system.  

 

Debt Service Fund‐ A fund established by a government agency or business for the purpose of reducing 

debt by repaying or purchasing outstanding loans and securities held against the entity.  MMSD transfers a 

portion of its collected service charges to this fund to pay for its debt service.  

Effluent‐ Wastewater ‐ treated or untreated ‐ that flows out of a treatment plant or sewer outfall.  The 

Nine Springs Wastewater Treatment Plant returns treated effluent to the environment.   

Executive Team‐ Refers to the Executive team at MMSD made up of the Chief Engineer and Director, 

Assistant Chief Engineer and Director of Planning, Director of Engineering, Director of Operations and 

Maintenance, Director of Special Projects, Director of Administration, HR Manager, and the Executive 

Coordinator.  

Sewer Extension Permit‐ Refers to a required permit for an extension, addition, or modification to 

the sanitary sewer collection system.  

Force Main‐ The discharge pipeline of a pumping station.  

 

Interceptor Connection Charge (ICC)‐ICC represents the users “fair share” of collection system  

investments MMSD has made to install interceptor sewers and pump stations. 

75 | P a g e   

 Influent‐ Water or wastewater entering a physical structure or process such as a treatment plant, pumping 

station or tank.   

Interceptor‐ Large sewer lines that convey the flow of sewage to a pumping station or treatment plant by 

gravity.   

Lining‐ A rehabilitation process where a length of coating material is introduced to extend the life of the 

existing sewer.   

Master Plan‐ MMSD’s 50‐year blueprint for the future. 

 

Metrogro‐ A program that recycles liquid biosolids to agricultural land as fertilizer and soil conditioner. 

 

Metromix‐ a “soil like” material created by MMSD that combines biosolids with amendments such as 

sand, sawdust and/or bulking agents.  Metromix is intended for use in landscaping, turf production, general 

gardening, and other similar applications.  

Nine Springs Wastewater Treatment Plant (NSWTP)‐ Wastewater treatment plant originally 

constructed in the late 1920s in Madison, WI.  Since then, the plant has experienced numerous changes and 

additions.  The plant presently serves 40 communities in the Madison area.  

Nutrient Removal‐ The removal of phosphorus and nitrogen from wastewater.  MMSD uses a process 

called Biological Nutrient Removal (BNR) that removes nitrogen and phosphorus from wastewater by using 

specific groups of micro‐organisms and providing suitable conditions for their growth.   

OnBase‐ OnBase is a software application that electronically captures, stores and manages documents 

generated or received by a company.   

Operating Fund‐ In government accounting , fund used to account for all assets and liabilities of a 

nonprofit entity except those particularly assigned for other purposes in another more specialized fund.  The 

cost of normal operations is expended from this fund.   

Ostara‐ A process to recover phosphorus‐containing fertilizer (struvite) as a natural byproduct of wastewater treatment.   

Plan Review Fee‐ Customer communities pay sewer plan review fees for MMSD’s plan review of 

modifications or additions to their sewer systems.  

 

 

76 | P a g e   

Pretreatment‐ Processes used by industrial or commercial customers to reduce or eliminate the 

contaminants in non‐domestic wastewater to alter its nature, before discharging it into the collection 

system.  

Pumping Stations‐ Also called lift stations, are normally designed to handle raw sewage that is fed 

from underground gravity pipelines (pipes that are laid at an angle so that a liquid can flow in one direction 

by gravity). Sewage is fed into and stored in an underground pit, commonly known as a wet well. The well is 

equipped with instruments to detect the level of sewage present. When the sewage level rises to a 

predetermined point, a pump will start and lift the sewage upward through a pressurized pipe system 

called a sewer force main.  The sewage discharges into another gravity sewer or its final destination—a 

treatment plant.   

Relief Sewer‐ A sewer built to carry the flows in excess of the capacity of an existing sewer; generally in parallel with the existing sewer, also, a sewer intended to carry a portion of the flow from an area where the 

existing sewers are of insufficient capacity.  

Septage‐ The waste content found in a septic tank.  

Service Charges‐Annual amounts collected through customer rates that are used to fund MMSD’s 

ongoing operations and debt service.  

Struvite‐ A phosphate mineral (magnesium ammonium phosphate).  

 

Televising‐ A method using video camera(s) to assess the condition of a sewer line in real time. It can 

reveal blockages from debris, roots, or grease; show cracks, breaks or deterioration of a pipe. It allows 

detailed diagnosis without the need for excavation, saving time and money.  

Thermal Requirements‐ Potential regulatory requirements to meet particular thermal temperatures 

in effluent receiving streams.   

Treatment Plant Connection Charge (TPCC)‐ Represents a new users fair‐share of the debt service for excess capacity at the wastewater treatment plant.  

User Charge‐ Service charge based on wastewater flow and loadings data for a specific customer.  The 

wastewater flow and loadings are used to develop customer bills (see also Billing Parameters).