fichas de procesos de apoyo, mejorados
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Anexo No5. Fichas de Proceso de los Procesos de Apoyo
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO:ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:Inicia:
Finaliza:
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
RECURSOS ASOCIADOS
RECURSOS HUMANOS
AMBIENTE DE TRABAJO Oficina, Bodega de MP
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTUR Herramienta para análisis de necesidades de MPMATERIALES / SUMINISTROS Registros de inventariosMEDIOS DE CONTROL Análisis semanal de inventariosDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
ENTRADAS: Registro de inventarios de materias primas y repuestos
PROVEEDOR: Bodega de MP y Bodega de repuestos
INDICADOR DEL PROCESO:
Kilos faltantes/Kilos requeridos
QUIÉN DEFINE:
Departamento de producción
Encargado de suministrosJefe Administrativo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
REGISTROS DE REFERENCIA Registros de inventarios y Registros de necesidades semanales
Existe una tabla programada donde se introducen datos de inventarios actuales e inventario en tránsito, ya con esto da el resultado de las necesidades semanalesde materia prima. Por último se ajustan a pedidos de 1250 kg (una tarima).
Anexo No5. Fichas de Proceso de los Procesos de Apoyo
FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Proveeduría (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Compras ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:
Encargado de suministros PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:
Envío de solicitud de compra a jefe administrativo
DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO
0% Mensual
RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOS
RECURSOS HUMANOSOficina, Bodega de MP AMBIENTE DE TRABAJO
Herramienta para análisis de necesidades de MP MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURARegistros de inventarios MATERIALES / SUMINISTROS
Análisis semanal de inventarios MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Cuantificar y comprar necesidades para cumplir el programa de producción
Registro de inventarios en herramienta utilizada para compras
SALIDAS: Solicitud de compra
CLIENTE: Jefe administrativo
ENTRADAS: Registro de entradas y salidas, Solicitudes de capacitaciones
REQUISITO/META:
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
INDICADOR DEL PROCESO:
Encargado de suministrosJefe Administrativo
11
Planilla
Capacitaciones
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
Registros de inventarios y Registros de necesidades semanales REGISTROS DE REFERENCIA
Existe una tabla programada donde se introducen datos de inventarios actuales e inventario en tránsito, ya con esto da el resultado de las necesidades semanalesde materia prima. Por último se ajustan a pedidos de 1250 kg (una tarima).
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Humana (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Recursos HumanosPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de Recursos Humanos
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:Inicia: Registro de entradas y salidas por medio de huella digital
Finaliza:Envío de planilla a Jefe Administrativo
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
QUIÉN DEFIN REQUISITO/META:
RECURSOS ASOCIADOS
RECURSOS HUMANOSAMBIENTE DE TRABAJO Oficina
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURA Sistema AnvizMATERIALES / SUMINISTROS Registro de marcaje de relojMEDIOS DE CONTROL Revisión final de planillaDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Hacer planillas y coordinar capacitaciones para gestionar el pago justo a los colaboradores y ampliar su conocimiento en temas
relacionados con el negocio
ENTRADAS: Registro de entradas y salidas, Solicitudes de capacitaciones
PROVEEDOR: JefaturasSistema Anviz (Marcaje de reloj)
SALIDAS: Planillas, Memorando de capacitaciones
Colaboradores inconformes/Total de colaboradoresCapacitaciones realizadas/Capacitaciones solicitadas
Departamento de Recursos Humanos
Encargado de Recursos HumanosJefe Administrativo
Jefaturas
Planilla
Capacitaciones
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
REGISTROS DE REFERENCIA Históricos de planillas
Se maneja una tabla programada donde se ingresan datos de horas trabajadas por operario por semana y esta da el resultado de los montos a pagar.
FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Gestión Humana (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Recursos Humanos ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:
Encargado de Recursos Humanos PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
Registro de entradas y salidas por medio de huella digitalALCANCE DEL PROCESO:
Envío de planilla a Jefe Administrativo
DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO
Trimestral
RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS
Oficina AMBIENTE DE TRABAJO
Sistema Anviz MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRRegistro de marcaje de reloj MATERIALES / SUMINISTROS
Revisión final de planilla MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Hacer planillas y coordinar capacitaciones para gestionar el pago justo a los colaboradores y ampliar su conocimiento en temas
relacionados con el negocio
Planillas, Memorando de capacitaciones
CLIENTE: Colaboradores, Jefe Administrativo
ENTRADAS: Boleta de aviso de falla
0%90%
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
INDICADOR DEL PROCESO:
Fallas solucionadas / Total de fallas
113
Históricos de planillas REGISTROS DE REFERENCIA
Se maneja una tabla programada donde se ingresan datos de horas trabajadas por operario por semana y esta da el resultado de los montos a pagar.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Mantenimiento (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Departamento de mantenimientoPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de mantenimiento
PROPÓSITO DEL PROCESO:
Inicia:Boleta de aviso de falla
Finaliza:
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
100% Quincenal
RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS
AMBIENTE DE TRABAJO Planta de producción
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Extrusoras, Impresoras, ConvertidorasMATERIALES / SUMINISTROS RepuestosMEDIOS DE CONTROL Revisión de máquinas hasta que producto esté conformeDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Velar por el buen funcionamiento de los equipos para garantizar el cumplimiento del plan de producción
Registro de boleta de acciones correctivas y tiempo de operación
PROVEEDOR: Producción
SALIDAS: Problema solucionadoBoleta de acciones correctivas y tiempo de operación
CLIENTE: Producción
QUIÉN DEFINE:
Departamento de Mantenimiento
REQUISITO/META:
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
Jefe de MantenimientoMecánico
11
No existen todavía, esto por motivos de tiempo.
REGISTROS DE REFERENCIA Boletas de aviso de fallo y de registro de paro
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Almacenamiento de producto terminado (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Bodega de producto terminadoPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de Logística
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:Inicia:
Finaliza:Acomodo de producto en bodega
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
No aplica.
RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS
AMBIENTE DE TRABAJO Oficina, Bodega
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Perras hidráulicas, Montacargas, TarimasMATERIALES / SUMINISTROS Plástico para forrar tarimasMEDIOS DE CONTROL Lista de chequeoDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Colocar el produco terminado cerca del área de despacho para la carga del camión
Transporte de bodegas de producción aBodega de producto terminado
ENTRADAS: Producto terminado
PROVEEDOR: Extrusión, Conversión, Imprenta o Gofrado
SALIDAS: Producto almacenado
INDICADOR DEL PROCESO:
No se ha definido.
QUIÉN DEFINE:
REQUISITO/META:
Encargado de LogísticaEncargado de Facturación
Chofer
No se han hecho por falta de tiempo.
REGISTROS DE REFERENCIA Lista de chequeo, facturas
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Almacenamiento de producto terminado (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Bodega de producto terminado ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:
Encargado de Logística PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:Acomodo de producto en bodega
DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO
No aplica. No aplica.
RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS
Oficina, Bodega AMBIENTE DE TRABAJO
Perras hidráulicas, Montacargas, Tarimas MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURAPlástico para forrar tarimas MATERIALES / SUMINISTROS
Lista de chequeo MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Colocar el produco terminado cerca del área de despacho para la carga del camión
Transporte de bodegas de producción aBodega de producto terminado
SALIDAS: Producto almacenado
CLIENTE: Despacho ENTRADAS: Solicitud de servicio informático
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
INDICADOR DEL PROCESO:
No se ha definido por falta de tiempo
111
No se han hecho por falta de tiempo. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
Lista de chequeo, facturasREGISTROS DE REFERENCIA
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Informática (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: InformáticaPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Encargado de informática
PROPÓSITO DEL PROCESO:
Inicia: Solicitud de servicio informático
Finaliza: Solución del problemaSALIDAS: Servicio informático
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
QUIÉN DEFINE: No aplica No aplica
RECURSOS ASOCIADOSRECURSOS HUMANOS
AMBIENTE DE TRABAJO Oficina
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRUCTURA Computadoras, softwaresMATERIALES / SUMINISTROS Tintas y papel para impresoras, repuestosMEDIOS DE CONTROL No hay. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Velar por el buen funcionamiento del sistema informático para asegurar el manejo de información entre
departamentos.
PROVEEDOR: Colaboradores administrativos
CLIENTE: Colaboradores administrativos
REQUISITO/META:
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
Encardado de InformáticaTécnico
11
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS) No existen por falta de tiempo.
REGISTROS DE REFERENCIA No existen por falta de tiempo.
FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Informática (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Informática ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:
Encargado de informática PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
Solicitud de servicio informáticoALCANCE DEL PROCESO:
Inicia:
Solución del problema Finaliza:
DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO
No aplica QUIÉN DEFINGerencia
RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOS
RECURSOS HUMANOSOficina AMBIENTE DE TRABAJO Oficina
Computadoras, softwares MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTR Computadora, teléfonoTintas y papel para impresoras, repuestos MATERIALES / SUMINISTROS No aplica
No hay. MEDIOS DE CONTROL Reuniones de segumiento a los clientesDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Velar por el buen funcionamiento del sistema informático para asegurar el manejo de información entre
departamentos.
CLIENTE: Colaboradores administrativos
ENTRADAS: Llamadas PROVEEDOR: Clientes internos o externos
INDICADOR DEL PROCESO:
Quejas solucionadas / Total de quejas
11
Encargada de Recursos Humanos
No existen por falta de tiempo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉT No existe
No existen por falta de tiempo.REGISTROS DE REFERENCIA
Hoja de pedidoFacturas
FICHA DE PROCESO FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Servicio al Cliente (Apoyo) NOMBRE DEL PROCESO:Servicio al cliente ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE:
Encargada de Servicio al Cliente PUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO:
PROPÓSITO DEL PROCESO:
Llamada telefónicaALCANCE DEL PROCESO:
Entrega, cobro y facturación
DIAGRAMA DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO INDICADORES DE DESEMPEÑO
100% Mensual
RECURSOS ASOCIADOS RECURSOS ASOCIADOS
1 RECURSOS HUMANOS
Oficina AMBIENTE DE TRABAJO
Computadora, teléfono MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRNo aplica MATERIALES / SUMINISTROS
Reuniones de segumiento a los clientes MEDIOS DE CONTROLDOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Atender necesidades del cliente para garantizarle una buena atención y satisfacción
SALIDAS: Productos entregadosClientes satisfechos
CLIENTE: Clientes externos o internos
ENTRADAS: movimientos bancarios, movimientos de kilos en cada proceso de producción, facturación de clientes.
REQUISITO/META:
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
INDICADOR DEL PROCESO:
Encargada de Recursos Humanos
No existe
REGISTROS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
Hoja de pedidoFacturas
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Contabilidad (Apoyo)ÁREA FUNCIONAL RESPONSABLE: Servicios contablesPUESTO RESPONSABLE DEL PROCESO: Asistente financiero
PROPÓSITO DEL PROCESO:
ALCANCE DEL PROCESO:Inicia:
Finaliza:
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
No aplica. No aplica.
RECURSOS ASOCIADOS
RECURSOS HUMANOS Asistente financiero 1
AMBIENTE DE TRABAJO Oficina
MAQUINARIA / EQUIPO / INFRAESTRMATERIALES / SUMINISTROS Información de movimientos de dinero e inventarios. MEDIOS DE CONTROL Revisión de cuentas en estado de resultados y balance general. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Registrar todos lo movimientos de dinero y de inventario llevados a cabo, para conocer la situación actual de la empresa.
Solicitud y digitalización de resgistros de movimientos de dinero e inventario.
Presentación de informe de situación actual de la empresa a gerencia.
ENTRADAS: movimientos bancarios, movimientos de kilos en cada proceso de producción, facturación de clientes.
PROVEEDOR: Jefe Adminsitrativo, Encargado de Logística, Encargado de Crédito y Cobro.
SALIDAS: Análisis de Estado de resultados y Balance General mensual.
CLIENTE: Gerencia.
No se maneja ninguno.
QUIÉN DEFINE:
REQUISITO/META:
PERÍODO VALIDEZ DE LA META:
Computadora, Sistema de información, Ampos de facturación, Ampos de compras.
No se han documentado por falta de tiempo.
REGISTROS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA (MÉTODOS)
Resgistro de entradas y salidas bancarias, registro de facturación de compras, registro de kilos que entran y salen de cada proceso, registro de facturación de ventas.
FICHA DE PROCESOINFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
Contabilidad (Apoyo)Servicios contablesAsistente financiero
DIAGRAMA DEL PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
No aplica.
RECURSOS ASOCIADOS
1
Oficina
Información de movimientos de dinero e inventarios. Revisión de cuentas en estado de resultados y balance general.
DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
Registrar todos lo movimientos de dinero y de inventario llevados a cabo, para conocer la situación
Solicitud y digitalización de resgistros de movimientos de dinero e inventario.
Presentación de informe de situación actual de la
CLIENTE: Gerencia.
Computadora, Sistema de información, Ampos de facturación,
No se han documentado por falta de tiempo.
Resgistro de entradas y salidas bancarias, registro de facturación de compras, registro de kilos que entran y salen de cada proceso,