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FICHAS DE PROCESOS

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Fecha: Noviembre 2010

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FICHAS DE PROCESO

REV. 4

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre /

cargo

Responsables de Procesos

Victoria Navarro

Jefa Mejora Continua

Vacante

Gerente General

Maestra AI Ltda.

David Ramírez Fuentes

Gerente General Maestra

Firma

Fecha Noviembre 2010 Noviembre 2010 Noviembre 2010

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INDICE

ANÁLISIS DE MERCADO .................................................................................................................... 3

BÚSQUEDA DE TERRENO ................................................................................................................. 4

EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD TÉCNICO - ECONÓMICA ........................................................... 6

COMPRA DE TERRENO ...................................................................................................................... 8

DESARROLLO COMERCIAL .............................................................................................................. 9

DESARROLLO DE PROYECTOS ...................................................................................................... 11

FINANCIAMIENTO DE LA CONSTRUCCIÓN ................................................................................... 13

CONSTRUCCIÓN ............................................................................................................................... 14

VENTA, RETROALIMENTACIÓN, ESCRITURACIÓN Y COBRANZA ............................................. 16

SERVICIO AL CLIENTE ..................................................................................................................... 18

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ..................................................................................................... 20

CONTROL PRESUPUESTARIO ........................................................................................................ 21

ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVAS TÉCNICAS ............................................................................ 22

MEJORA CONTINUA ......................................................................................................................... 23

SOPORTE TECNOLÓGICO Y COMUNICACIONAL ......................................................................... 24

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 27

SOPORTE FINANCIERO OPERATIVO ............................................................................................. 30

SOPORTE CONTABLE ...................................................................................................................... 32

SOPORTE ADMINISTRATIVO ........................................................................................................... 34

FISCALÍA ............................................................................................................................................ 37

SOPORTE ADQUISICIONES ............................................................................................................. 39

PREVENCION DE RIESGOS ............................................................................................................. 41

CONTROL Y GESTION PRESUPUESTARIO DE OBRA .................................................................. 43

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FICHA DE PROCESO Nº 1

Entradas: Proceso: Salidas:

Resultados estudios mercado

Censos

Informes técnicos del mercado de suelo, vivienda o similares

Resultados proyectos anteriores

Ofertas de nuevos terrenos

ANÁLISIS DE MERCADO

DE UN PROYECTO

Alternativas para desarrollar proyectos.

Comparación con competencia

Mezcla de productos para un proyecto

Responsable del proceso:

Gerente General

Objetivo o finalidad del proceso:

Definir localización geográfica y demográfica para desarrollar nuevos proyectos.

Inicio del proceso:

El proceso se inicia a partir de la planificación estratégica.

Principales actividades:

Informarse sobre oferta

Revisar estudios sectoriales

Visitas a terreno

Visitas a proyectos desarrollados por la competencia

Recopilación y análisis de marco regulatorio

Incorporación de información histórica

Recursos:

Suscripciones a medios del rubro

Publicaciones técnicas (Panorama Inmobiliario)

Datos del INE

Fin del proceso:

Finaliza con la decisión de búsqueda de terreno

Unidades involucradas en el proceso:

Gerencia General

Gerencia Comercial

Gerencia de Construcción

Gerencia General Maestra Servicios

Gerencia General Maestra AI Ltda.

Documentos relacionados:

Manual de calidad de Maestra

Procedimiento específico de Búsqueda y Compra de terreno

Registros relacionados:

“Informe de análisis de mercado”

Otros señalados en los documentos relacionados

Medición del proceso:

nombre del indicador cálculo del indicador frecuencia de medición

Número de reservas de departamentos anual Conteo de número de reservas Anual

Numero de nuevos nichos de mercado definidos en el año.

Conteo de nuevos nichos de mercado Semestral

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Entradas:2 Proceso: Salidas:

3

Informe de análisis de mercado

Ofertas o búsquedas de terrenos

Orden de visita a terreno

Estudio Técnico Preliminar4

Estudio de Títulos

Revisión de antecedentes legales preliminares

Evaluación económica preliminar

Normativa local y general

Estudio mecánica de suelos

Factibilidad Sanitaria

Topografía

BÚSQUEDA DE TERRENO

PARA UN PROYECTO

Promesa de compraventa del terreno

Anteproyecto


Gerente General5


Asegurar el terreno para realizar compra de éste una vez que la evaluación técnica económica es favorable

Inicio del proceso:

Se inicia cuando existe informe favorable de análisis de mercado y decisión de compra

Principales actividades:6

Contactar corredores de propiedades, bancos (venta activos)

Poner avisos en diarios

Revisión de avisos económicos, de remate, y otros.

Visitas a terreno

Revisión de poderes del promitente vendedor

Realizar evaluación económica preliminar

Revisión de antecedentes legales preliminares

Gestionar la promesa de compraventa

Estudio técnico preliminar

Decisión de compra de terreno evaluado

Solicitud de antecedentes legales

Estudio legal de la propiedad

Notificación

Aprobación de anteproyecto

Solicitud de factibilidades sanitaria

Mecánica de suelos

Topografía

Recursos:

Publicidad en Diarios

Bancos (Venta activos)

Avisos económicos de remates

Ofertas de terceros 7

Fin del proceso:

1 Se actualiza Ficha de Proceso

2 Se actualizan entradas

3 Se actualizan salidas

4 Se agrega entrada

5 Se actualiza cargo responsable

6 Se actualizan las actividades

7 Se agrega este punto

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Con firma promesa compraventa, o con el rechazo del terreno.


Gerencia General

Fiscalía


Unidad de Arquitectura

Unidad Estudios y Proyectos8


Manual de Calidad de Maestra

PE 01 Búsqueda y Compra de Terrenos


Promesa de compraventa

Estudio de cabida preliminar

Evaluación económica preliminar



nombre del indicador cálculo del indicador Frecuencia de medición

Valor por m2 de terreno Valor del terreno en UF/ m2 totales del terreno En cada promesa de compraventa

8 Se agrega unidad relacionada

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Promesa compraventa

EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD TÉCNICO -

ECONÓMICA

Evaluación económica

Anteproyecto aprobado

Antecedentes legales aprobados9


Gerente General

Gerente General Maestra AI Ltda.10


Decidir la compra del terreno, para ejecutar el proyecto evaluado.

Inicio del proceso:

Con la promesa de compraventa firmada


Desarrollar anteproyecto de arquitectura y aprobarlo municipalmente.

Pago derechos anteproyecto

Estudio de títulos de la(s) propiedad(es)

Estudio de poderes de las sociedades vendedoras, si corresponde

Solicitar: Informes previos, factibilidades técnicas de servicios, estudios de mecánica de suelos y antecedentes legales de la o las propiedades

Desarrollo de estudio de factibilidad técnico económica

Contacto con inversionistas, presentación del proyecto y, cuando corresponde, gestión de recursos financieros.

Recursos:

Plataforma tecnológica y comunicacional

Indicadores económicos actualizados

Fin del proceso:

Evaluación técnico económica aprobada


Gerencia General

Gerencia Comercia11

Fiscalía


Unidad Arquitectura

Unidad de Estudios y Proyectos



Procedimiento específico de Búsqueda y Compra de Terrenos


Factibilidades aprobadas

Anteproyecto aprobado

Informe mecánica de suelos

Evaluación factibilidad técnico económica

Informe de títulos



9 Se incorpora esta salida

10 Se agrega Gerencia General Maestra AI Ltda.

11 Se cambia cargo

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Precio venta proyectado versus precio de venta real histórico para proyectos equivalentes

Precio de venta proyectado en UF por m2 de departamento/ precio venta en UF por m2 de departamento real histórico, para proyectos para proyectos equivalentes.

Por proyecto

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Evaluación técnica - económica aprobada

Antecedentes legales aprobados

Financiamiento disponible

Anteproyecto aprobado municipalmente

COMPRA DE TERRENO

Constitución y legalización sociedad gestora del proyecto

Compraventa Terreno

Inscripción de terreno en CBR

Comunicación de fiscalía informando de compra terreno realizada

Recepción del Terreno


Gerente General


Comprar un terreno que permita el desarrollo inmobiliario.

Inicio del proceso:

Evaluación técnica - económica aprobada y promesa firmada


Estudio de Títulos

Escrituración

Inscripción en Conservador de Bienes Raíces

Elaboración de memo que informa compra de terreno

Entrega de memo que informa compra de terreno a las Gerencias General y de Construcción13

Constitución y legalización sociedad gestora del proyecto

Recursos:


Fin del proceso:

Inscripción de terreno en CBR e información de esto a gerencias

Unidades involucradas en el proceso:14

Gerencia General

Fiscalía



Procedimiento específico de Búsqueda y compra de terrenos


Comunicación que informa compra de terreno

Escritura de compraventa firmada

Inscripción en CBR

Certificado de Inscripción

Certificado de hipotecas y gravámenes

Definición de la sociedad

Constitución de la sociedad

Escritura de compraventa

Comunicación de la compra

Recepción del terreno

Medición del proceso


Plazo de compra de terreno Dias corridos entre firma promesa compraventa/dias corridos inscripción en CBR

Luego de cada compra

12 Se actualiza ficha de proceso

13 Se actualiza párrafo

14 Se actualiza unidades involucras

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Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR

Anteproyecto de arquitectura aprobado

Evaluación económica

DESARROLLO COMERCIAL

Plan comercial aprobado por Gerencia general

Plan comercial ejecutado

Lanzamiento del proyecto a la venta


Gerente Comercial15


Definir para el proyecto la mejor combinación producto - promoción - precio y prepararlo para ser presentado al mercado.

Inicio del proceso:

Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR.


Desarrollo del plan comercial

Desarrollo revisión y aprobación de plan de medios

Revisión y aprobación del plan comercial por Gerencia General

Revisión del diseño del producto y proyecto

Recopilación y análisis de observaciones de clientes de proyectos anteriores

Retroalimentación y comunicación con arquitectura

Desarrollo del nombre e imagen del proyecto

Definición y construcción de sala de venta y piloto(s)

Decoración sala de ventas y piloto (s)

Definición de requerimientos tecnológicos y comunicacionales

Elaboración de listado de precios

Planificación del lanzamiento

Reclutamiento y selección de personal de ventas

Contratación de las Publicaciones

Campaña publicitaria

Venta

Recursos:


Fin del proceso:

El proceso finaliza con las condiciones planificadas y ejecutadas para el Lanzamiento.


Gerencia General

Gerencia Comercial

Gerencia General Maestra Servicios S.A.


Arquitectura interna, si corresponde


Manual de calidad


Informe de plan comercial aprobado

Listado de precios

Carpeta de ventas


15

Se cambia cargo responsable

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Velocidad de pre venta Plazo transcurrido en días para realizar la reserva del 30% de los departamentos.

Mensual

Eficiencia en los plazos de pre-venta Tiempo de obtención pre-venta / tiempo de evaluación de la pre-venta < 1

Al finalizar la pre-venta

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Entradas: Proceso: Salidas:16

Mail17

o Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR

Anteproyecto de arquitectura aprobado

Factibilidades

Informes previos

Información de Post venta

Información de Proyectos anteriores y en desarrollo

DESARROLLO DE

PROYECTOS

Planos de arquitectura para construcción

Planos de especialidades

Planos de cálculo

Especificaciones técnicas

Presupuesto de construcción

Permiso de edificación

Plano de fusión o subdivisión de lotes

Inscripción de planos de fusión o subdivisión en CBR

Permiso de Loteo 18

Responsable del proceso19

:

Gerente General

Gerente General Maestra AI Ltda.

Gerente de Construcción


Desarrollar un proyectos eficiente que satisfaga las expectativas del cliente con la mayor rentabilidad 20

Inicio del proceso:

Recepción Memo de Fiscalía que informa que terreno se ha inscrito en CBR


Topografía

Mantener vigentes factibilidades y anteproyecto de arquitectura

Desarrollo de proyecto de arquitectura

Desarrollo de proyecto de cálculo

Desarrollo de proyectos de especialidades

Coordinación y revisión de proyectos

Desarrollo presupuesto de construcción (cubicar, cotizar, análisis de precios unitarios)

Obtención de permiso de edificación

Obtención permiso de loteo21

Revisión de normativas aplicables a la realización del proyecto

Plano de fusión o subdivisión de lotes22

Inscripción de planos de fusión o subdivisión en CBR23

Recursos:

Levantamiento Topográfico

Normativa General

Anteproyecto aprobado24

Fin del proceso:

Recepción Final Municipal del Inmueble

Obtención de Certificados y planos de Copropiedad


16 Se agrega Subdivisión de Planos y Inscripción de Subdivisión.

17 Se agrega mail

18 Se agrega Permiso de Loteo

19 Se agregan responsables

20 Se cambia objetivo

21 Se agrega esta actividad

22 Se actualiza actividad

23 Se actualiza actividad

24 Se agrega recurso

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Gerencia General

Gerencia Comercial25



Unidad Adquisiciones

Fiscalía





PE -02 Desarrollo de Proyectos


Planos de arquitectura para construcción

Planos de especialidades

Planos de cálculo


Presupuesto de construcción

Planos de construcción

Permiso de Edificación

Permiso de Loteo

Recepción Municipal

Actas de reuniones

Plano de fusión y Subdivisión de lotes

Inscripción de planos de fusión y subdivisión en CBR

Certificado y planos de Copropiedad aprobados



Indicador m2 vendible

M 2 Vendibles (venta Final) / M

2 Vendibles (venta

Inicial ) Mensual o cada vez que se modifica

Producción de planos Día 1 de construcción / entrega de planos aprobados por organismos pertinentes (tender a negativo)

Mensual / cada vez

25 Se cambia cargo

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Pre-venta aproximada 30%

Estados financieros de la(s) empresa(s)

Presupuestos de construcción

Planos y especificaciones técnicas

Listados de pre-venta

FINANCIAMIENTO DE LA

CONSTRUCCIÓN

Giro del anticipo para el financiamiento de la construcción


Gerente General


Obtener el recurso financiero para comenzar la obra

Inicio del proceso:

El proceso se inicia cuando la pre-venta alcanza aproximadamente un 30%


Presentación de antecedentes financieros y del proyecto

Negociación con entidades bancarias

Constitución de garantías (hipotecaria y otras)

Recursos:


Fin del proceso:

El proceso finaliza con el giro del anticipo por parte del Banco.

Unidades involucradas en el proceso:26

Gerencia General


Fiscalía




Condiciones de aprobación por parte del Banco comercial

Solicitud de crédito y pagarés



Plazo de giro del anticipo Días transcurridos entre presentación del proyecto a Banco y giro del anticipo.

Cada vez que se solicita.

26 Se actualiza unidades involucradas

27 Se cambia cargo

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Pre-venta 30%28

Giro del anticipo29

Presupuesto de Construcción

Entrega de Terreno

Contrato de Construcción

Permiso de Edificación

Planos


CONSTRUCCIÓN

Edificio terminado y entregado a la inmobiliaria.

Certificado de recepción municipal

Pautas para la confección del Manual del Propietario

COPRE final



Objetivo o finalidad del proceso

Construcción de calidad a mínimo costo y plazo del producto comprometido con la inmobiliaria, de forma segura para los trabajadores.

Inicio del proceso:

El proceso se inicia cuando se cuenta con la decisión comercial de construir y con presupuesto de construcción, entrega de terreno, Contrato de construcción, permiso de edificación, planos y especificaciones técnicas. .


Planificación de la construcción y asignación de recursos

Planificación del abastecimiento

Ejecución de las compras

Negociación de subcontratos

Instalaciones de faena

Trazados

Obra gruesa

Terminaciones

Supervisión técnica y administrativa de las obras

Elaboración de informes semanales de control de obra (avance y personal)

Control del proceso productivo (plan de inspección y ensayos)

Reuniones de coordinación con otras áreas de la empresa

Seguridad

Conexiones con redes públicas (agua, gas, alcantarillado y corrientes débiles)

Pre-entrega interna de construcción

Entrega a inmobiliaria

Confección de planos as build, documentos para municipios y pautas para Manual de propietarios

Obtención de certificado de recepción municipal

Recursos:

Equipos y maquinarias

Materiales de construcción


Fin del proceso:

El proceso finaliza con la entrega a la inmobiliaria y la obtención del certificado de recepción municipal


28 Se agrega entrada

29 se agrega entrada

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Gerente General


Gerente Comercial30

Unidad de Adquisiciones


Unidad de Recursos Humanos

Finanzas

Personal de la obra



Procedimiento específico de Elaboración de Planes de calidad

Procedimiento de Subcontratos

Procedimiento Compras

Procedimiento de Prevención de riesgos

Planos para la construcción

Especificaciones técnicas para la construcción

Especificaciones técnicas de los insumos (materiales)

Normativa aplicable


Informes de no conformidades

Informes de acciones correctivas

Informes de acciones preventivas

Informes semanales de avance de obra

Informes semanales de personal en obra

COPREQ

Órdenes de compra / guías despacho / facturas

Plan de inspección y ensayos (listas de chequeo / certificados)

Carta gantt

Planes de calidad



COPREQ Valor real de la obra/valor presupuestado de la obra

( < 1 ) Quincenal

Precio m2 Total costos UF COPREQ / m2 de construcción Al finalizar la obra

Plazo real / plazo gantt Nº meses reales / Nº de meses proyectados para la construcción (menor a 1)

Al finalizar la obra

Tasa de siniestralidad Nº de días perdidos / masa laboral Mensual

30 Se cambia cargo

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Plan comercial aprobado por Gerencia General

Plan comercial ejecutado

Condiciones para el Lanzamiento del proyecto a la venta

VENTA, RETROALIMENTACIÓN,

ESCRITURACIÓN Y COBRANZA

Escrituras inscritas en CBR

Unidades entregadas a los clientes

Proyecto cobrado


Gerente Comercial31


Vender y cobrar los departamentos al mayor precio en el menor tiempo.

Inicio del proceso:

Se inicia cuando el proyecto es presentado al público.


Lanzamiento

Venta (cotizaciones, reservas)

Cobranza de flujos

Servicio al cliente (formación, apoyo)

Ley de venta por pisos

Recepción a la constructora

Escrituración

Control presupuestario del proyecto

Elaboración del Manual del propietario

Retroalimentación del proyecto en función de la venta

Recursos:


Fin del proceso:

El proceso finaliza con la escrituración de la última unidad, el cobro de la totalidad de los flujos del proyecto y la orden de entrega de la última unidad.


Gerencia General



Unidad de Marketing

Supervisión de Ventas

Vendedores

Operaciones

Servicio al Cliente




Fiscalía


31 Se cambia cargo responsable

32 Se cambia cargo

FICHAS DE PROCESOS

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Manual de Operación del Sistema de de Ventas Online

Procedimiento específico de Ventas

Procedimiento específico de Escrituración y Cobranzas

Procedimiento específico de Servicio al cliente

Ley del Consumidor


Reserva

Cartas de renuncia

Pagarés

Ingresos por ventas

Normas generales de ventas

Informes de ventas

COPREM (Control Presupuestario Mensual)

Sistema de Ventas Online (bitácoras de clientes)

Carpetas de clientes (antecedentes personales y de la venta)

Pólizas de seguro por venta en verde

Seguro de calidad de la construcción

Informe de estudio de títulos

Cartas de resguardo

Cartas certificadas de aviso de firma de escritura

Escrituras públicas de compra venta

Manifold de control de escrituras

Libretas de ahorro para la vivienda

Subsidios habitacionales

Reglamento de copropiedad

Manual del propietario

Ley de venta por piso

Listado de observaciones resueltas

Medición del proceso: Ventas


Velocidad de pre-venta Plazo transcurrido en días para realizar la reserva del 30% de los departamentos por proyecto, desde el lanzamiento.

Mensual

Costo Medio de venta por unidad vendida Total costos de venta por proyecto / Total de unidades vendidas por proyecto.

Mensual / término de cada proyecto

Índice de Productividad Total de cotizaciones realizadas por proyecto / Total de unidades vendidas

Mensual

Índice de avance Total unidades vendidas por proyecto / Total de unidades correspondientes al proyecto

Mensual

Medición del proceso: Escrituración y Cobranza

Costo Medio de Escrituración Total Costos de Operación / Total Operaciones de Escrituración Realizadas.

Mensual

Tasa Media de Recuperación

Sumatoria del tiempo transcurrido desde que el cliente firma la Escritura hasta que se encuentra disponible la totalidad del dinero correspondiente a una operación / Total operaciones de escrituración realizadas.

Mensual

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Primer contacto con el cliente

Carpeta electrónica y física del cliente

Acta de entrega a inmobiliaria

Autorización de entrega a cliente


Manual del propietario

Reclamos / observaciones de clientes durante el proceso de ventas

Solicitud de post-venta

SERVICIO AL CLIENTE

Clientes satisfechos

Retroalimentación para el diseño, venta y construcción

Clientes referidos


Gerente Comercial33


Obtener la satisfacción del cliente con el producto y el servicio entregado.

Inicio del proceso:

Este proceso se inicia con el primer contacto con el cliente.


Seguimiento a clientes durante el proceso de ventas;

Evaluación de satisfacción y percepción de clientes;

Entrega de departamentos, pólizas y manuales;

Estadísticas de entregas;

Atención de solicitudes de post-venta;

Administración del edificio hasta la escrituración del 75% del edificio;

Elaboración y comunicación de Informes de atención a clientes.

Recursos:

Plataforma tecnológica y comunicacional;

Materiales;

Fin del proceso:

Con los requerimientos de los clientes atendidos y el traspaso de la administración del edificio.

Unidades y personas involucradas en el proceso:

Gerente General



Jefe de Servicio al cliente

Coordinador Ejecutivo de Post-venta

Supervisores de venta



Procedimiento específico de Entrega de la Propiedad

Procedimiento específico de Servicio al cliente



34 Se actualiza cargo

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Revisión: 4



Acta de recepción y sus observaciones

Póliza de seguro de garantía de calidad de la construcción (PSG)

Encuestas de evaluación de satisfacción de clientes

Informes de gastos comunes por edificios

Solicitudes de post-venta

Anotaciones en la Bitácora

Actas de Comité de administración



Satisfacción de clientes Resultados obtenidos de encuestas de satisfacción Trimestral/ Anual

Tasa de Reclamos Total de reclamos recepcionados por proyecto Mensual

Tiempo medio de respuesta Sumatoria del tiempo transcurrido desde que el cliente efectúa el reclamo hasta que es solucionado / Total de reclamos recepcionados

Mensual

Tasa de desistimiento Total de desistimientos / Ventas Totales (por proyecto)

Mensual

Costos medio de servicio post venta Sumatoria de los costos por servicios post venta / total de servicios post venta demandados

Mensual

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 20 de 44

Revisión: 4





Planificación período anterior

Información de mercado

Información sobre ventas de proyectos anteriores

Situación financiera a nivel industria y país

Información demográfica

Información competencia relevante

Necesidades de recursos

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Planificación estratégica nueva

Metas a corto, mediano y largo plazo

35


Directorio


Establecer las directrices para el desarrollo del negocio a corto, mediano y largo plazo, con el fin de conseguir y mejorar la rentabilidad como porcentaje y como retorno agregado, cumpliendo con el marco legal aplicable y con los lineamentos establecidos en la política de calidad.

Inicio del proceso:

El proceso se inicia con la concepción y proyección de negocios inmobiliarios.


Análisis de información disponible

Definir políticas (financieras, de crecimiento, comerciales, administrativas, de procesos, y otras)

Proyectar necesidades de recursos (financieros, humanos, equipos y maquinarias, infraestructura)

Definir responsabilidades

Definir metas

Revisar avance plan estratégico

Recursos:

Plataforma tecnológica y Comunicacional

Fin del proceso:

Estrategia definida y aprobada


Directorio

Gerente General

Gerencia Comercial





Manual de calidad de Maestra Inmobiliaria


Planificación estratégica



FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 21 de 44

Revisión: 4





Evaluación de factibilidad técnico - económica

Presupuestos de proyectos inmobiliarios

Presupuesto de construcción obras

Erogaciones y antecedentes reales de proyecto inmobiliario y obras.

CONTROL

PRESUPUESTARIO

Presupuestos de proyectos inmobiliarios y de obras controlados

Informe COPREM

Informe COPREQ


Gerente de Construcción, en lo referido a control de obras

Gerente Comercial36

, en el resto del proceso productivo

Sub Gerente Control de Gestión37


Monitorear los presupuestos, para detectar desviaciones y tomar las acciones correspondientes.

Inicio del proceso:

El control presupuestario se inicia con el proceso productivo.


Elaboración de informes para control presupuestario

Análisis de informes y cruce de información

Definición de acciones a tomar

Retroalimentación de información

Recursos:

Soporte tecnológico y comunicacional

Soporte administrativo contable

Recursos humanos

Soporte financiero operativo

Fin del proceso:

Con proyecto monitoreado y tomadas las acciones correspondientes.


Gerencia General



Subgerencia Comercial



Manual de calidad, capítulo 7


Informe COPREM

Informe COPREQ

Estado de resultados Maestra Servicios S.A.

Estado de resultados Maestra Arquitectura e Ingeniería Ltda.

Informes de auditoria operativa




37 Se agrega responsable

38 Se cambia cargo

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 22 de 44

Revisión: 4





Marco legal y normativo aplicable, general y local

ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVAS TÉCNICAS

Cumplimiento del Marco legal y

normativo aplicable, general y local



Gerente General


Estar informados sobre la normativa vigente que incide sobre el proceso productivo (búsqueda de terreno, evaluación, compra, construcción, venta, escrituración, cobranza), para generar producto conforme con los requisitos legales.

Inicio del proceso:

El proceso se inicia con la aprobación de un nuevo proyecto


Revisión de normativa aplicable

Informar respecto de modificaciones en le marco legal reglamentario

Evaluar impacto de las modificaciones legales reglamentarias en proyectos

Recursos:

Suscripciones a revistas

Fin del proceso:

Proyecto recibido municipalmente


Unidad Arquitectura

Unidad Estudios y Proyecto

Fiscalía



Normativa


Listado de normativa vigente



FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Revisión: 4





Registros del sistema de gestión de calidad

Indicadores de procesos

MEJORA CONTINUA

Mejoramiento de los procesos


Gerente General Maestra AI Ltda.39


Gestionar la información de la aplicación del Sistema de gestión de calidad para mejorar la eficacia de los mismos.

Inicio del proceso:

Con la recepción de la información del desempeño de los procesos


Centralización y análisis de los registros del sistema de gestión de calidad

Centralización y análisis de los registros del área de prevención de riesgos

Programación y ejecución de auditorias internas

Análisis de no conformidades

Análisis y seguimiento de acciones correctivas y preventivas

Análisis y seguimiento del desempeño de los procesos

Seguimiento e informe de indicadores

Elaboración de informes de gestión de calidad

Elaboración de informes de prevención de riesgos

Revisión por la dirección

Establecimiento y seguimiento de objetivos de calidad

Recursos:


Fin del proceso:

Con la introducción de mejoras en los procesos del sistema de gestión de calidad


Unidad de Mejora Continua

Toda la Organización


Manual de calidad de Maestra PG 01 Control de documentos y registros PG 02 Tratamiento de No Conformidades, Acciones correctivas y preventivas PG 03 Auditorías internas Planes de calidad


Informes de auditorias internas

Informes de no conformidades

Informes de acciones correctivas

Informes de acciones preventivas

Informes y Actas de revisión por la dirección

Objetivos de calidad



Eficacia de las acciones correctivas Nº de acciones correctivas implementadas vs las acciones conformes

Mensual

Eficacia de las acciones preventivas Nº de acciones preventivas implementadas vs las acciones conformes

Mensual

39 Se cambia dependencia

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Revisión: 4





Proyección de crecimiento de la empresa, en el orden laboral, comercial y técnico.

Número de lanzamientos por semestre.

Número de obras por iniciar por semestre.

Informe de nuevos participantes contratados/a contratar por parte de la unidad de recursos humanos.

Políticas de mantenimiento, respaldos y proyectos de mejora tecnológica relacionados con la capacidad instalada

Requerimientos informados por escrito, vía correo electrónico por parte de las jefaturas de las áreas Comercial, Finanzas y demás Gerencias: General, Construcción y de Negocios

Factibilidad técnica de los proveedores de los servicios de comunicación y tecnología

Información obtenida por Internet sobre los avances tecnológicos en comunicación (por ej. Tecnología IP) y nuevos equipos y conexiones (por ej. WI-FI).

Información enviada sobre nuevos productos y servicios referidos por soportistas y proveedores de tecnología y comunicación aliados y registrados en la empresa

SOPORTE TECNOLÓGICO

Y COMUNICACIONAL

Instalación efectiva de estaciones de trabajo en el área requerida

Conexiones del orden eléctrico, electrónico y comunicacional

Dotación de sistemas de información y/o comunicación

Proyectos de mejora a corto y/o mediano plazo

Implementación de sistemas de información con generación de informes

Ejecución de los planes/políticas de mantenimiento y respaldos según área(s) organizacional(es) objetivo


Gerente General Maestra Servicios S.A.

Sub Gerente Control de Gestión41


Asegurar el funcionamiento integral del negocio y de la empresa (presente y futuro), en el orden comercial y técnico sobre una base tecnológica sólida, continua y autosustentable en el largo plazo

Asegurar la sistematización e integración tecnológica y comunicacional efectiva de los procesos de la organización (productivos, directivos y de soporte), así como de la información generada por el negocio a largo plazo

Inicio del proceso:

Según la planificación estratégica establecida y las entradas descritas en esta Ficha de Proceso.

Principales actividades:42



42 Se actualizan actividades

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Revisión: 4



Registro de los requerimientos tecnológicos y de comunicación desde y hacia las Gerencias y usuarios de la empresa

Desarrollo de planes de mantenimiento de la plataforma tecnológica por plazos de ejecución mensual, trimestral, semestral y anual

Generación de proyectos de desarrollo de sistemas y aplicaciones de orden tecnológico a concretar en el corto, mediano y largo plazo

Negociación con los proveedores aliados de equipos tecnológicos y de comunicación, según calidad y cantidad de requerimientos formalmente registrados

Determinación de planes viables de dotación de equipos y sistemas de comunicación en términos semestrales/anuales, según costos y plazos

Gestión general de aprobaciones relacionadas con la adquisición de equipos y recursos tecnológicos y de comunicación

Compra general de los equipos objetivo según los presupuestos/planes aprobados

Recepción, instalación, verificación y seguimiento operacional de los sistemas/estaciones de trabajo instalados

Verificación de los costos de equipos vs. características de los equipos y su alcance operativo

Verificación de alternativas económicas de dotación para la empresa relacionados con los recursos tecnológicos y de comunicación

Conformación del soporte técnico de los proveedores de los recursos tecnológicos y de comunicación

Aseguramiento del funcionamiento legal de la plataforma tecnológica y comunicacional de la empresa según su forma: por licencias; por desarrollo propio de los sistemas

Indagación acerca del número de lanzamientos comerciales futuros y fechas de inicio de obras

Funcionamiento/up grade de los servidores y grade de redes remotas

Evaluación/renovación de licencias según términos legales indicados en los respaldos de las aplicaciones tecnológicas instaladas en los equipos de la empresa

Verificación/seguimiento de los costos mensuales de los servicios tecnológicos y de comunicación contratados

Verificación de los resultados de los planes de mantenimiento establecidos para la plataforma tecnológica según lo planificado

Revisión mensual de las facturaciones de los proveedores contratados según su especialidad y condiciones de negociación establecidas con la Subgerencia de Administración en materia de servicios de comunicación y conexiones

Up grade mensual de la nómina del Grupo Maestra y Up grade quincenal y/o mensual de los Maestros de información del Grupo Maestra

Generación de los respaldos conforme las políticas de ejecución establecidas por la Subgerencia de Control de Gestión

Entrega semestral de los respaldos generados a la caja de seguridad del Banco contratado

Contratación y seguimiento del personal que ejecuta el mantenimiento del Portal Maestra, sea por outsourcing o interno

Contratación y seguimiento del personal que ejecuta el soporte computacional en terreno, sea por outsourcing o interno

Verificación del estado de los servidores, sistemas operativos, plataforma ADSL de emergencia, de las aplicaciones instaladas y autorizadas por la Subgerencia Control de Gestión

Recursos:43

Plataforma EFO (Enlace Fibra Óptica)

Proveedores de Internet

Proveedores de Telefonía (fija y móvil)

Personal de soporte tecnológico contratado bajo la modalidad de outsourcing (si fuera el caso)

Personal de soporte tecnológico y de desarrollos de sistemas contratados internamente.

Proveedores de equipos tecnológicos y de comunicación

Equipos Computacionales

Equipos Telefónicos de Red Fija y Móvil

Capacidad tecnológica instalada en la empresa bajo el resguardo de la Unidad de Informática: servidores, hardware, software y licencias

Sistemas de redes virtuales y eléctricas

Conexiones remotas

Fin del proceso:

Implementación, Dotación/Instalación operativa de los sistemas y servicios requeridos en el orden tecnológico y de comunicación

Implementación de los planes de mejoramiento establecidos en relación con la plataforma tecnológica

Unidades y personas involucradas en el proceso:44

Gerencia General

Gerencia General Maestra Servicios S.A. y sus respectivas unidades

Gerencia General Maestra AI Ltda. y sus respectivas unidades

43 Se agregan recursos

4444 Se actualizan unidades involucras

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 26 de 44

Revisión: 4



Unidad de Informática

Gerencia Comercial 45

y sus respectivas unidades

Gerencia de Construcción y sus respectivas unidades

Sub Gerencia Control de Gestión46



Presupuestos de Obra aprobados

Proyectos de Ventas aprobados

Tramitaciones de Permisos Municipales gestionados/aprobados

Cotizaciones de los proveedores

Plan Estratégico de la empresa

Plan Estratégico de la Subgerencia de Control de Gestión

Planes/Políticas de Mantenimiento, soporte y respaldos

Planes semestrales de dotación tecnológica y comunicacional

Licencias


Fichas técnicas de las estaciones de trabajo

Informes de mantenimiento efectuados

Maestros de información de la empresa, según sus respectivas secciones y especificaciones

Cartas Gantt de los avances de los proyectos y sus respectivas actualizaciones mensuales

Nominas del personal de Oficina Central, Salas de Ventas y Obras y sus respectivas actualizaciones quincenales

Listas de chequeos firmadas por los usuarios sobre el estado operativo de las estaciones de trabajo en cuanto a hardware y software

Registro de respaldos efectuados y consignados en la caja de seguridad del banco

SGO (Sistema de Gestión Online)– Facturaciones

Web Telemergencia

Plan CTC - Maestra Periodo Anual y sus respectivas actualizaciones

Manuales (de sistemas y usuarios)



Cumplimiento Desarrollo de sistemas Fechas Planificada/ Fecha de entrega Por avance

Por Sistema completo

Requerimientos de Soporte Informático Total de requerimientos recibidos Mensual

Tiempos de Respuesta Soporte Informático Sumatoria del tiempo transcurrido desde la solicitud de soporte hasta que es solucionado / Total de requerimientos de Soporte recibidos

Mensual

Índice de Satisfacción Soporte Informático Resultados de Encuesta de Satisfacción Trimestral

Costo de Telefonía Total Costo total en Telefonía /Cantidad de Trabajadores Mensual

45 Se cambia cargo


FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 27 de 44

Revisión: 4




Entradas:47

Proceso: Salidas48

:

Necesidades de personal presentados y formalizados por escrito a la Jefatura de la Unidad de Recursos Humanos por parte de las principales autoridades de la empresa

Solicitud de desvinculaciones

Cartas de Renuncias

Denuncias ante la Inspección de Trabajo (comparendos)

Demandas privadas introducidas por personal de la empresa en situación de despido, por Oficinas Públicas y/o despachos jurídicos por incumplimiento de obligaciones de orden laboral

Solicitudes de Capacitación

Leyes Previsionales

Procedimiento de Recursos Humanos

Legislación vigente

GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

Contratación de personal

Liquidaciones

Anticipos

Leyes Sociales

Desvinculación de Personal

Actas de conciliaciones ( Comparendos)

Resoluciones a las demandas judiciales y extrajudiciales interpuestas por terceros

Programas de capacitación Anual

Plan Anual de Reconocimientos

Plan Anual de Acciones Benéficas




Asegurar la dotación y desarrollo del personal competente para el funcionamiento de la empresa según sus periodos de crecimientos futuros de corto, mediano y largo plazo asegurando así la calidad del producto entregado

Asegurar las condiciones laborales más adecuadas para el desempeño eficaz y eficiente del personal de la empresa, su permanencia y oportunidad de desarrollo profesional de acuerdo con los requerimientos ejecutivos y operativos establecidos por las autoridades y los procesos de negocio, que representan su actual y futura organización dentro de marco legal vigente

Inicio del proceso:

Ingresos efectivos de personal

Propuesta de acciones con responsabilidad social ante terceros

Principales actividades49

:

Reclutar personal para las diversas áreas de la empresa: Oficina Central, área Comercial, Obras y área técnica

Apoyar el reclutamiento para cargos administrativos de obra

Elaborar ficha y contrato del personal además de los anexos

Gestionar las aprobaciones y firmas de los contratos de Oficina Central , área Comercial , Obras y área técnica

Gestionar liquidaciones, anticipos y finiquitos del personal

Gestionar con contabilidad la emisión de boletas de honorarios

Resolver las demandas judiciales y extrajudiciales interpuestas por terceros en temas laborales

Realizar evaluaciones de desempeño del personal

Gestionar solvencias ante los diversos organismos públicos relacionados con la formalidad, seguridad y estabilidad laboral de los empleados del grupo

Elaboración de programas de capacitación según las necesidades detectadas por las jefaturas de las unidades y obras de la empresa

Realizar Gestión ante el SENCE

Recursos:

47 Se actualizan entradas

48 Se actualizan salidas

49 Se actualiza principales actividades

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 28 de 44

Revisión: 4



Equipos computacionales

Módulo de Remuneraciones del Sistema Recursos Humanos

Plataforma tecnológica de la empresa

Sistemas de comunicación

Carpetas personales/Archivos del Personal

Sistema de control de asistencia: Reloj Control; Tarjetas de Asistencia; Libros de Asistencia

Papelería

Fin del proceso:

Finiquitos del personal

Ejecución de acciones con responsabilidad social ante terceros


Gerencia General






Supervisoras de Ventas

Jefes Administrativos de Obras

Proveedores de servicios contratados a terceros

Gestores del SENCE

Instituciones externas

Instituciones Estatales



PG 08 Gestión de Recursos humanos


Autorización de Ingreso

Fichas de ingreso

Contratos del personal

Descripción de cargos

Liquidaciones

Imposiciones

Notificaciones a Comparendo

Registros de capacitación

Registros de Asistencia

Autorización de Vacaciones

Finiquitos



Eficacia de la capacitación Evaluación directa de Jefatura 3 meses después de finalizada la capacitación

Utilización Franquicia (= a 80%) Capacitación /1% remuneración imponible Mensual

Cumplimiento de plazos Fecha establecida para la entrega de información / fecha real de entrega información

Mensual de acuerdo a hitos fijos establecidos mensualmente

% de Ausentismo (Total de días perdidos)/ Total de días Trabajados) *100

Mensual

% de Rotación del personal Total de trabajadores que han cesado en sus funciones/Total de trabajadores de la empresa

Mensual

50 Se cambia cargo

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 29 de 44

Revisión: 4



% de Capacitación y perfeccionamiento del Personal

N° de Trabajadores Capacitados/Total de Trabajadores de la Empresa

Mensual

Total % de Beneficios Adicionales Total Beneficios Adicionales /Total Haberes Remuneración

Mensual

Costo de Remuneraciones por Áreas de Negocios Total Haberes Remuneración Mensual

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 30 de 44

Revisión: 4





Escrituras de sociedades gestoras y poderes

Estado de situaciones de socios

Estados financieros de las sociedades gestoras y matrices y declaración de impuestos

Cartolas bancarias

Formularios bancarios

Liquidaciones de créditos bancarios

Nómina de deudas vigentes

Nómina de anticipos y remuneraciones

Nómina de imposiciones

Formularios de impuestos

Garantías de subcontratos

Estado de pago por avances de obra

Estado de pago de subcontratistas

Rendiciones de fondos fijos

Solicitudes de pólizas de seguros

Comprobantes de ingresos de clientes inmobiliarias (Ventas On Line)

Escrituras de clientes

Facturas de proveedores

Facturas de ventas

Cuentas de servicios básicos

Órdenes de compra

Programación de Avance obra

Programación de Requerimientos de obra

Solicitudes de cheques

SOPORTE FINANCIERO

OPERATIVO

Financiamiento de proyectos

Cuentas corrientes bancarias habilitadas

Cuentas corrientes de proveedores habilitadas

Saldos bancarios diarios

Informes de conciliaciones bancarias

Informe de líneas de crédito bancario vigentes por proyecto

Flujos financieros

Cheques por requerimientos

Comprobantes contables

Pólizas en verde

Escrituras visadas

Informes de cobranzas de proyectos

Informes de proveedores por pagar

Informes de cuentas y servicios por pagar

Ingresos por cobranza a Maestra Servicios




Gestionar los recursos financieros de la empresa.

Inicio del proceso:

Con la información de solicitudes de recursos financieros desde las distintas áreas de la organización.


Revisión y control de los movimientos bancarios

Gestión de la aprobación y curse de estados de pago por avances de obra

Aperturas, administración, mantención y cierre de cuentas corrientes bancarias

Solicitud, renovación y cancelación de créditos bancarios

Confección, actualización y revisión de cuadros de endeudamiento bancario de las empresas

Emisión de egresos

Ingresos

Cobranza de servicios de Maestra Servicios

Administración de seguros

Revisión de escrituras de clientes

Comunicación con contabilidad para resguardo de registros contables

Firma de documentos por parte de los socios

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 31 de 44

Revisión: 4



Recursos:


Fin del proceso:

Con la entrega del recurso.


Gerencia General





Unidad de Contabilidad


Unidad de Operaciones y Escrituración

Supervisores de obras

Jefes Administrativos



Procedimiento específico de Escrituración y Cobranzas

Procedimiento específico de ventas


Saldos bancarios diarios

Informes de conciliaciones bancarias

Solicitudes de crédito y pagaré

Cuentas corrientes bancarias habilitadas

Cuentas corrientes de proveedores habilitadas

Informe de líneas de crédito bancario vigentes por proyecto

Flujos financieros

Cheques por requerimientos


Pólizas en verde

Escrituras visadas

Informes de proveedores por pagar

Informes de cuentas y servicios por pagar



Cumplimiento de plazos de entrega de información requerida

Promedio de Nº de días transcurridos entre la fecha establecida y la real, para la entrega de información


Productividad para comprobantes contables Cantidad de personas que desarrollan la actividad VS nº comprobantes emitidos al mes

Mensual

51 Se cambia cargo

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 32 de 44

Revisión: 4




Entradas:52

Proceso: Salidas:53

Constitución de sociedad gestora

COPREQ – Conciliación Costos

Leyes Tributarias

Normativas Contables

Borradores de honorarios

Libros de remuneraciones

Resumen de imposiciones

Estado de pago por avance de obra

Estado de pago subcontratista

Egresos - Ingresos

Inventarios materiales de obras

Cartolas bancarias

Otros hechos económicos (documentos mercantiles)

Requerimientos de gerencia

SOPORTE CONTABLE

Estados financieros contables y tributarios

COPREM

Registros contables (libros)

Liquidación de impuestos

Relación S.I.I.

Relación fiscal

Requerimientos pago contribuciones

Patentes comerciales

Planificaciones tributarias

Otros Informes de gestión

Boletas de Servicios

Facturas de Ventas

Facturas de Compras




Recopilar, registrar, analizar, informar y controlar los hechos económicos de las sociedades, dentro del marco legal vigente, para la toma de decisiones.

Inicio del proceso:

Con la información de un hecho económico asociado a la empresa.


Recopilación de facturas y comprobantes para su archivo y custodia

Clasificación de los documentos mercantiles

Registro contable de los hechos económicos

Análisis de cuentas contables

Presentación de los estados financieros con sus notas explicativas

Confeccionar Estado de flujo de efectivo

Planificación tributaria

Confeccionar y revisar los COPREM

Graficar antecedentes de gestión

Confección de contratos entre relacionadas y proyectos

Cumplimiento de obligaciones tributarias

Emisión facturas de compras a subcontratos por estados de pago

Emisión facturas de ventas por estado de pago

Comunicación permanente con entidades fiscalizadoras ( ejemplo: páginas web)54

Recursos:


Aplicaciones contables

Fin del proceso:

Cumplimiento contable y tributario.


52 Se actualizan entradas del proceso

53 Se actualizan salidas del proceso

54 Se agrega actividad

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 33 de 44

Revisión: 4



Gerencia General





Unidad de Recurso Humanos


Unidad de Finanzas



Jefes de Bodega



Normativa contable y tributaria


Libros tributarios


Declaraciones de impuestos

Estados financieros

Patentes

Documentos mercantiles ( facturas, guías , boletas , liquidaciones de sueldo , pólizas de seguro entre otros)56



Cumplimiento de plazos Promedio de Nº de días transcurridos entre la fecha establecida y la real, para la entrega de información


Entrega de Balances Fecha establecida vs fecha entrega Real Mensual

Fiscalizaciones Tributarias Nº de Fiscalizaciones Tributarias Mensual

55 Se cambia cargo

56 Se agrega registros

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 34 de 44

Revisión: 4





Registro de requerimientos de las gerencias/jefaturas/usuarios por escrito, vía correo electrónico acerca de las necesidades/ inconformidades relacionadas con el funcionamiento/ mantenimiento de los siguientes servicios y sus sistemas de ejecución:

Iluminación; Eléctrico; Gas; Limpieza; Fumigación; Medidas Contra Incendio; Jardines y Áreas Externas; Letreros Áreas Externas; Ventilación; Climatización geotérmica; Pintura; Colación; Accesos/señalización a las áreas de trabajo; Equipamiento de las áreas de trabajo; y Seguridad de las respectivas zonas de trabajo, según ubicación estructural asignada en Oficina Central

Reporte del estado funcional de las áreas de trabajo por parte del Encargado de RRHH, según lista de chequeo establecida por la Subgerencia de Administración

Reporte del estado funcional de las áreas de trabajo realizado por la Subgerencia de Administración según lista de chequeo establecida

Factibilidad/viabilidad asociada con la prestación de los servicios arriba descritos según capacidades de los proveedores y costos relacionados

Proyecciones de crecimiento de la empresa según sus respectivas áreas de desarrollo administrativo, comercial y técnico

Antecedentes de ejecución de los trabajos y/o servicios contratados

Actualización (up grade) quincenal de las nominas de la empresa localizada en sus respectivas áreas de competencia

Plan mantenimiento dotación mensual/ semestre/ anual y Cartas Gantt asociadas a la prestación de los servicios arriba descritos en Oficina Central y terreno según alcance previamente definido por la Subgerencia de Administración con respecto al presente proceso

Requerimientos Comité Paritario

Informes de Prevencionista de Riesgos

SOPORTE

ADMINISTRATIVO

Equipamiento (mobiliario, sistema eléctrico y equipos de ventilación/ climatización, principalmente) de las áreas de trabajo.

Realización efectiva y conforme de los trabajos de mantenimiento y/o mejoras requeridos.

Arreglo efectivo de las inconformidades reportadas.

Instalación/prestación de los sistemas/servicios requeridos.

Ejecución conforme de los planes de mantenimiento/mejoras relacionados con los siguientes servicios: Jardines y áreas externas; Fumigación; Medidas contra Incendio; Pintura; Sistemas eléctricos; Iluminación; Tanque de Gas; Sistema de climatización/ Ventilación; Seguridad; Accesos/ señalización Áreas Externas; Letreros y servicios afines

Prestación regular de los servicios de apoyo requeridos con mayor frecuencia: Colación; Limpieza; Iluminación; Climatización/Ventilación; Seguridad y afines




Asegurar el estado funcional óptimo de las diversas áreas laborales que conforman la Oficina Central.

Asegurar la continuidad laboral de las áreas de trabajo localizadas en terreno asistidas por la Subgerencia de Administración según el alcance definido como soporte administrativo.

Proporcionar lugar seguro, confortable, cómodo para áreas de trabajo y relacionados

Inicio del proceso:


FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 35 de 44

Revisión: 4



Recepción formal y por escrito vía correo electrónico de los requerimientos por parte de las Gerencias/usuarios

Activación de las fechas de cumplimiento registradas en los Planes de Mantenimiento/mejoras establecidas por la Subgerencia de Administración

Registro y comunicación de inconformidades por escrito, vía correo electrónico sobre el proceso por parte de las Gerencias/usuarios


Recepción/Emisión y revisión de requerimientos desde y hacia las gerencias

Recepción/Emisión y revisión de requerimientos desde y hacia los usuarios

Inspección del estado de funcionamiento de cada sistema por área organizacional que representa la oficina central, en forma sistemática y según la periodicidad establecida por la subgerencia de acuerdo con su naturaleza:

Iluminación: Interdiario (revisión y mantenimiento)

Eléctrico: Mensual (revisión y mantenimiento)

Gas: Mensual (revisión); estacional (cargas); anual (mantenimiento)

Limpieza: Diario

Fumigación: Semestral (verano - invierno) en contratación-mantenimiento

Extintores: Semestral (revisión); anual (mantenimiento según fechas de vencimiento)

Jardines y Áreas Externas : Semanal

Letreros Áreas Externas: Semanal

Ventilación/climatización: Mensual (revisión operación equipos); semestral (mantenimiento)

Pintura: Anual (mantenimiento); semestral (revisión general y proyección de requerimientos)

Colación: Diario (revisión de inconformidades registrados por escrito); semanal (requerimientos y plan de menús)

Accesos a las áreas de trabajo: Quincenal a mensual (mantenimiento preventivo y/o correctivo)

Estacionamiento externo e interno: Semestral (mantenimiento general)

Entradas – salidas (principal, alterna y/o de emergencia): Anual (mantenimiento general)

Pasillos – rejas eléctricas (internos-externos): Anual (mantenimiento general)

Equipamiento de las áreas de trabajo:

Diario (revisión de requerimientos formalizados por los canales regulares)

Semanal (seguimiento/cumplimiento de los requerimientos)

Mensual (revisión del plan de requerimientos)

Semestral (actualización del plan de requerimientos por áreas laborales estructuradas en la oficina central)

Seguridad: Diario (revisión de áreas)

Personal de vigilancia: Diario (registro de asistencia); mensual (desempeño)

Elaborar lista de dotación mensual de los recursos materiales requeridos para el desarrollo del proceso

Solicitar al área de abastecimiento las cotizaciones relacionadas con la dotación mensual según la naturaleza de los sistemas y requerimientos planteados por áreas de trabajo

Gestionar las aprobaciones de los requerimientos por parte de las autoridades correspondientes

Planificar y/o negociar la ejecución de los trabajos de mantenimiento (preventivo - correctivo) con los subcontratistas seleccionados y/o personal de la unidad de Servicio al Cliente de la empresa.

Establecer las proyecciones mensuales/semestrales/anuales de dotación de recursos /mejoras relacionadas con el proceso de soporte administrativo, conforme al crecimiento de la empresa que afecta el funcionamiento de la oficina central y/o de las dependencias localizadas en terreno asociadas con el alcance y ejecución del mismo

Auditar en forma extraordinaria el desarrollo del soporte administrativo ejecutado y su conformidad por parte de los usuarios objetivos.

Recursos:

Medidor de Chilectra

Medidor de Abastible

Tableros eléctricos Oficina Central

Remarcador del sistema de climatización

Materiales de limpieza

Materiales de iluminación

Comedor

Stock de recursos del comedor (ollas, vajilla, cubiertos y afines)

Inventario de ampolletas según su tipo

Avisos de señalización y de seguridad

Termostatos del sistema de climatización

Equipos del sistema de climatización

Equipos del sistema de ventilación

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 36 de 44

Revisión: 4



Personal de Servicio

Tanque de Gas

Extintores

Letreros áreas externas

Equipos del sistema de acceso a la oficina central (rejas mecánicas y eléctricas)

Sistema COPRE+

Proveedores de los servicios subcontratados en forma directa

Proveedores de los servicios contratados bajo la modalidad Outsourcing

Proveedores de los recursos requeridos para el aseguramiento del soporte administrativo.

Fin del proceso:

Corrección de fallas reportadas por las Gerencias/usuarios

Ejecución de las mejoras (up grade) de los sistemas que conforman el proceso de soporte administrativo

Ejecución efectiva y conforme del mantenimiento planificado en las áreas de trabajo objetivo

Prestación efectiva y conforme de los servicios representativos del proceso de soporte administrativo


Gerencia General






Unidad de Servicio al Cliente



Contratos del personal localizado en Oficina Central/Descripciones de cargo

Plan Estratégico del Grupo Maestra

Plan Estratégico de la Subgerencia de Administración

Facturación de Chilectra

Facturación de Abastible

Actualización (up grade) de las nóminas de personal localizada en Oficina Central y en terreno.

Portafolio de presentación de los proveedores/ subcontratistas registrados en el sistema COPRE+


Facturación de materiales relacionados con la ejecución de los servicios que conforman el soporte administrativo

Garantías entregadas por los proveedores sobre los servicios históricos efectuados

Planes de Mantenimiento/ mejoras formuladas y Cartas Gantt asociadas

Cotizaciones aprobadas a los proveedores sobre los servicios contratados en forma directa y/o externa

Libro de Reclamos Servicio de Colación

Menú semanal de colaciones y su relación semanal de gastos por compras y/o consumos

Listas de chequeo firmadas conformes con respecto a la ejecución de los servicios que representan el soporte administrativo

Tarjetas de asistencia del personal relacionado con los servicos que conforman el soporte administrativo

Lista mensual de requerimientos de recursos materiales para la ejecución de los servicios que conforman el soporte administrativo

Informes de avance en Cartas Gantt de los Planes de Mantenimiento/mejoras aplicados en la Oficina Central, según respectivas frecuencias

Ficha técnica de la fumigación según la aplicación contratada

Informe de consumos eléctricos en oficina central según capacidad instalada



58 Se cambia cargo

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 37 de 44

Revisión: 4




Entradas59

: Proceso: Salidas:60

Solicitud de formación de sociedades

Solicitud de delegación de nuevos poderes

Solicitud de traspaso de acciones

Solicitud de modificaciones de sociedades

Infracciones, multas, demandas u otros, cursados a la organización

Necesidad de promesa de compraventa de terrenos

Papeles básicos legales (dominio – poderes)

Antecedentes legales de la propiedad y propietario, y con vigencias para estudio de títulos

Definición del banco financista para gestión de hipotecas

Plano de fusión o subdivisión si corresponde

Solicitud de redacción contratos de construcción, y revisión contratos de obras

Solicitud redacción Reglamentos de copropiedad

Solicitud de contratos de compraventa, promesa tipo

Necesidad de archivo de planos de copropiedad

Necesidad revisión operaciones clientes / desistimientos

FISCALÍA

Sociedades

Poderes

Traspasos de acciones

Actas de Directorio y Juntas de Accionistas

Promesa de compraventa de terreno para proyectos inmobiliarios

Informe de títulos

Compraventa

Hipoteca a banco financista

Contratos de Construcción


Contratos tipo

Planos archivados en el Conservador

Resoluciones de desistimientos


Abogado


Apoyar a la empresa en el ámbito legal, tanto en sus actividades habituales, como en sus contingencias.

Inicio del proceso:

Se inicia cuando por parte de la empresa, se realiza algún requerimiento legal.61


59 Se incorporan nuevas entradas

60 Se incorporan nuevas salidas

61 Se agrega las palabras “se realiza”

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 38 de 44

Revisión: 4



Constitución y modificaciones 62

de sociedades

Confección de poderes

Promesa de compraventa de proyectos inmobiliarios

Estudio de título de terrenos para proyectos inmobiliarios

Compra de terreno de proyectos inmobiliarios (confección escritura de compra - firma)

Inscripción en el CBR de la propiedad y de planos de fusión o subdivisión63

Elaboración e inscripción en CBR del Reglamento de copropiedad

Hipotecar la propiedad a favor del banco financista

Generación de contratos tipo (reserva – promesa – compra venta)

Generación de contratos de construcción y de obras64

Apoyo al proceso de venta

Comunicaciones con el banco que financia a comprador

Apoyo legal en todas las áreas de la empresa

Recursos:

Plataforma Tecnológica y Comunicacional

Mobiliario para guardar documentos legales

Fin del proceso:

El apoyo que presta fiscalía culmina cuando se ha vendido el proyecto inmobiliario.


Gerencia General



Unidad de Arquitectura66

Unidad de Finanzas

Unidad Operaciones Cobranza

Unidad Operación Escrituración67



Textos legales

Procedimiento específico de Búsqueda y compra de terrenos

Procedimiento específico de Escrituración y cobranzas


Escrituras públicas

Certificados de CBR

Contratos varios



El comporta miento de este proceso es medido a través de los indicadores de otros procesos.

62 Se agrega las palabras “y modificación”

63 Se agrega las palabras “o subdivisión” 64 Se agrega actividad

65 Se cambia cargo

66 Se agrega unidad de Arquitectura

67 Se agrega unidad Operación Escrituración

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 39 de 44

Revisión: 4





Presupuesto de Proyecto

Solicitud del materiales

Programa de Obra

Cotizaciones

Especificaciones Técnicas

Solicitud de Flete

Líneas de crédito y formas de pago proveedores

SOPORTE

ADQUISICIONES

Orden de Compra

Recursos e insumos

Retroalimentación para futuros proyectos.

Programación semanal de transporte




Adquirir recursos que cumplan con las especificaciones técnicas , calidad , plazos y costos establecidos para el producto Maestra

Inicio del proceso:

Se inicia cuando por parte de la empresa, nace un requerimiento de recursos.


Solicitud de recursos

Cotizaciones

Comparativos valores reales v/s presupuesto

Negociación de precios

Aprobaciones de las Gerencias

Generación y envió de Órdenes de Compra

Programación de Compras

Planificación de Compra

Recepción de materiales y validación

Coordinación de transporte internos

Control de costos del transporte interno

Control de materiales en bodegas

Retroalimentación tanto al inicio como al termino de del proceso

Seguimiento de Indicadores de Adquisiciones e Informes

Evaluación de Proveedores

Recursos:


Disponibilidad de Flujo Financiero

Fin del proceso:

Recursos recibidos en conformidad a lo requerido en calidad ,costo y plazo de las distintas áreas


Toda la Organización



PG-05 Compras

Normativa vigente


Presupuestos


68 Se agrega esta Ficha de Proceso

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 40 de 44

Revisión: 4



Cotizaciones

Órdenes de Compra

Facturas

Guías

PG 05 R001 Evaluación de Proveedores

PG 05 R002 Pedido de Insumos

PG 05 R007 Listado de Proveedores

Listado de Partidas Criticas

PG 05 R016 Hoja de Ruta

PG-09 R009 Solicitud de Cheque

PG-06 R005 Acta Reunión Proveedores



Evaluación de Proveedores Resultados Evaluación Proveedores Anual

% Incumplimiento de Plazos (N° de Entregas Fuera de Plazo /N° Total de Entregas)*100

Mensual

% de Mermas Perdida de Productos a Precio de Compra/ Valor Total del

Stock (a Precio de Compra) Mensual

Tiempo medio de respuesta proceso de adquisiciones

Total tiempo transcurrido desde el ingreso de una solicitud

hasta la recepción del material en Bodega/ Total de Solicitudes

Mensual

Costo Total transporte Interno Total Transporte Interno / Transporte Externo Mensual

Costo de Recursos más Incidentes Costos de compras real/ Costos compra Presupuesto Semestral

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 41 de 44

Revisión: 4





Marco Legal vigente

Provisión de Insumos de Elemento de Protección Personal

PE 07 Prevención de Riesgos

Asesorías de organismo Administrador de la Ley 16744

Revisiones de Organismos Fiscalizadores

Programa de Prevención de Riesgo

PREVENCION DE

RIESGOS

Cumplimiento de la Normativa Legal Vigente

Otorgar condiciones adecuadas de seguridad a los trabajadores

Fiscalización sin sanciones por incumplimiento

Estandarizar un Programa de Seguridad a nivel organizacional

Generar equipos de trabajos comprometidos con la prevención de riesgos.

Creación de una cultura de prevención de riesgos, intrínseca a cada persona y procesos.




Garantizar condiciones de seguridad adecuadas en todas las áreas de trabajo de la empresa, obteniendo una mejora en la calidad de vida de los

trabajadores y el funcionamiento global de la organización.

Inicio del proceso:

Inicio de actividades donde exista la participación de personas.


Cumplimiento legal de personal contratado por la empresa.(Contrato de trabajo, registro de inducción, entrega de Reglamento Interno, entre otros)

Cumplimiento legal de personal subcontratado.(Entrega de Reglamento especial para contratistas, Contrato de trabajo, registro de inducción, entrega de Reglamento Interno, pago de leyes sociales, entre otros)

Cumplimiento legal de condiciones sanitarias (Condiciones adecuadas en Camarines, baños, comedores).

Cumplimiento legal de condiciones de seguridad en terreno.

Cumplimiento de exigencias internas de seguridad (Contratación de experto en prevención de Riesgos, Formación Comités Paritarios, Capacitaciones exigidas, Mantención de zonas de circulación y trabajo adecuadas.

Implementar, ejecutar y controlar los Programas de Prevención de Riesgos existentes.

Recursos:


Insumos de seguridad.

Insumos de cumplimiento sanitario (cocinas, refrigeradores, mobiliario, casilleros, baños, extintores, entre otros).

Fin del proceso:

Cierre de la actividad que dio origen a su conformación.


Gerencia General

Gerencia Comercial





69 Se agrega esta ficha de Proceso

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

Página 42 de 44

Revisión: 4



Ley 16 744 Regula los Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Ley 20 194 Código del Trabajo Ley 20123 Sub Contratación Decreto 594 Regula las condiciones Ambientales y Sanitarias básicas en los lugares de trabajo Decreto 40 Regula la Prevención de Riesgos Decreto 54 Regula la Formación y Funcionamiento de los Comités Paritarios PE 07 Prevención de Riesgos PG 08 Gestión de Recursos Humanos PG 05 Compras PG 06 Sub Contratos Reglamentos Internos de Orden, Higiene y Seguridad Reglamento Especial para empresas Contratistas y Sub Contratistas


Textos legales


Programa General de Seguridad y Salud Ocupacional

PE-07 R001 Recibo entrega Reglamento Interno

PE-07 R002 Charla De inducción trabajador Nuevo (DAS)

PE-07 R003 Declaración de Salud del trabajador

PE-07 R004 Tarjeta Control de bodega de artículos de Seguridad

PE-07 R005 Acta Reunión prevención

PE-07 R006 Informe de Inspección de Seguridad

PE-07 R007 Investigación Accidentes Comité Paritario

PE-07 R008 Informe interno accidente

PE-07 R014 Solicitud EPP

PE-07 R015 Amonestación Escrita

PE-07 R017 Charla diaria

PE-07 R018 Programa Mensual de actividades Prevención de Riesgos

PE-07 R019 Carta Aviso Mutualidad

PE-07 R021 Inventario EPP

PE-07 R023 Entrega Procedimiento Trabajo Seguro

PE-07 R025 Plan de Emergencia

Informe Inspección semanal de empresa AST

DIAT

Certificado de Alta y de reingreso

Formulario de Notificación Inmediata de Accidente Fatal y Grave



Tasa accidentalidad menor a 4,8 (anualizada Nº accidentes CTP / Promedio de Trabajadores Mensual / Anual

Tasa siniestralidad menor a 80 (anualizada) Nº días perdidos / Promedio Trabajadores Mensual / Anual

Programa Empresa Competitiva Resultado de evaluación de Ítems de actividades Semestral.

FICHAS DE PROCESOS

Código: MC

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Revisión: 4





Presupuesto de construcción de obras.

Mayores de Costo Contable.

Informe diario de mano de Obra

Inventario de bodega de obra

Informe de arriendos y subcontratos

Avance físico de obra.

Informe de movimiento de materia.

Informe de consumos de caja chica

Planificación de auditoria

Informe Mensual de Dotación por obra.

Informe de Estados Financieros

CONTROL Y GESTION PRESUPUESTARIO DE

OBRA

Informe COPREM

Informe COPREQ

Informe Gestión.

Informe de Auditoria

Informe de Ajustes.



Sub Gerente Control de Gestión


Monitorear los presupuestos, para detectar desviaciones y tomar las acciones correspondientes

Inicio del proceso:

El control presupuestario se inicia con la entrega del trazado de cada obra.


Conciliación de Costos Copreq v/s Contabilidad

Controlar movimiento de bodega físico.

Capacitar en uso de Sistema Logística.

Realizar Auditorías de Inventario.

Realizar Auditorías de Digitación

Análisis de informes y cruce de información (Conciliación).

Elaboración de informes para control presupuestario

Definición de acciones a tomar.

Retroalimentación de información.

Recursos:

Soporte tecnológico y comunicacional

Soporte administrativo contable

Recursos humanos

Soporte financiero operativo

Fin del proceso:

Con informe de Gestión e Informe de Gestión de Directorio


70 Se agrega esta ficha de Proceso

FICHAS DE PROCESOS

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Subgerencia Control de Gestión

Auditor interno de Gestión.

Unidad de Bodega de Obra.

Profesional Administrador de Obra.

Unidad de Contabilidad y Finanzas


Manual de calidad

Presupuesto Gestión de Calidad


Informe COPREM.

Informe COPREQ.

Estado de resultados.

Informes de Auditoría.

Registros Contables



Informe de Gestión-Conciliación Fecha Programada de Entrega v/s Real

(Fecha _Programada – Fecha_ Entrega) Quincenal

fichas de proceso - · pdf filefichas de procesos código: mc página 1 de 44 ......

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