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資料１

プログラム管理支援業者の調達方針について（案）

平成２６年６月９日

特許庁ＰＭＯ

目次

１．プログラム管理支援業務の必要性

２．管理の体制と役割(責任)の全体像について

２．１役割(責任)分担

２．２各事業者等の責任分担

２．３進捗管理の対応（平時）

２．４進捗管理の対応（軽微な課題の発生時）

２．５進捗管理の対応（重大な課題の発生時）

３．仕様(素案)の意見募集結果と対応の方向性について

４．本事業の業務について

４．１プログラム管理支援業者に求める役割

４．２成果物

４．３各業務間の関連

５．前回プロジェクトの管理体制に対する指摘

６．改定最適化計画の体制における改善点

７．プログラム管理支援業務の全体スケジュール

８．今後の予定

1

2

○ 以前より、技術検証委員会等において、プロジェクト実施にあたっ

ては、プロジェクト全体監理機能を強化する必要があることが指摘

されている。

○ プロジェクト全体監理機能を強化するにあたっては、システム開発

方式を、一括刷新から段階刷新に変更することを踏まえて、「同時

並行して実施される複数のプロジェクトの進捗状況やリスクを把握

し進捗管理」（プログラム管理）する機能が必要。

○ 上記機能を充実させるために、特許庁側の体制拡充を図るに加え

、専門的知見を有する外部事業者等を適切に活用していくことが不

可欠。

１．プログラム管理支援業務の必要性

全体監理機能

２．管理の体制と役割(責任)の全体像について

特許庁情報化推進本部（本部長：特許庁長官、本部長代理：特許技監）

特許庁ＣＩＯ（特許技監）

技術検証委員会

技術評価チーム

特許庁ＰＭＯ

ＳＩベンダ

ＡＰベンダ

重要事項の意思決定特許庁ＰＭＯ

の監督・指導

個別プロジェクトチーム

プログラム管理支援業者

第三者機関（監査的役割）

専門的知見を伴う特許庁ＰＭＯへの支援

意思決定

進捗管理進捗報告

進捗報告

進捗報告指導

指摘の取込

サービスレベルの管理

成果物責任進捗・品質管理 SLAの遵守責任

SLAの遵守のためのチェック

作業指示

報告

意見

3

政府CIO・内閣官房IT室・総務省等報告・提案

プログラム管理の主体

個別プロジェクトの実施主体

ＣＩＯ補佐官

ＣＩＯ補佐官

アドバイザーアドバイザー

２．１役割(責任)分担

プレーヤー役割

特許庁情報化推進本部

重要事項の意思決定

特許庁情報システム開発における、「特許庁の経営判断」に相当する重要事項について検討し、意思決定を行う。

特許庁ＣＩＯ特許庁ＰＭＯの監督・指導

情報化推進の技術に係る特許庁の所掌事務を総括整理する。

ＣＩＯ補佐官アドバイザー特許庁ＰＭＯ内、又は、個別プロジェクトチーム内において、業務・システムの最適化について具体的な方策を検討し助言する。

特許庁ＰＭＯプログラム管理の主体

プログラム管理を行い、また、個別プロジェクトチームにおけるプロジェクト管理を支援する。個別プロジェクト及びプログラム管理支援業者からの情報・提案に基づき、対応策を決定し、又は、必要に応じて、特許庁CIO・特許庁情報化推進本部の意思決定を仰ぐ。


プロジェクトの実施主体

個別プロジェクトを実行、完遂する。自らプロジェクト管理を行い、特許庁ＰＭＯに進捗報告を行う。


専門的知見を伴う特許庁ＰＭＯへの支援

専門的知見を踏まえ、遅延の徴候やリスク等の早期把握と報告を行い、状況を分析の上、対応策の提案等を、特許庁ＰＭＯに対して行う。

技術検証委員会・技術評価チーム

第三者機関第三者として監査的な役割を担う。

○ プログラム管理支援業者が加わることから、役割と責任を以下のとおり整理（一部再確認）。 ○ 特許庁ＰＭＯはプログラム管理の主体。支援業者は情報把握や対応策提案等の支援を実施。

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２．２各事業者等の責任分担

特許庁ＰＭＯ

ＳＩベンダＨＷベンダ



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技術標準等作成支援業者


調達支援業者


ＡＰベンダ

アーキテクチャ標準仕様策定PJ

詳細統合計画策定PJ

データ統合方針策定PJ

共通特実検索システムPJ(調達段階)

ハーグ等意匠業務検討PJ(調達段階)

共通特実検索システムPJ(開発段階)

ハーグ等意匠業務検討PJ(開発段階)

支援業務の成果物（各種報告書・提案書・説明資料等）について責任を負う。

アーキテクチャ標準仕様（案）等の成果物について責任を負う。

ＳＬＡ(*)の遵守に責任を負う。

ＨＷ機器に対して稼働責任を負う。

設計・開発したシステムに対して稼働責任を負う。

調達仕様書（案）等の成果物に対して責任を負う。

特許付与後レビューPJ(開発段階)

新商標PJ(開発段階)

(*) SLA(Service Level Agreement) : システムの稼働率、性能等に関するサービスレベルについての合意

【プロジェクトの例】【プロジェクトの例】【プロジェクトの例】

プログラム管理の主体として管理責任を負う。

○ 個別プロジェクトに応じて、異なる事業者が、それぞれの責任に応じて作業を担当。 ○ 特に規模が大きくなると想定される各刷新プロジェクトのシステム開発段階においては、各事業者の責任や役割の範囲を明確にして関係者間の意識共有を図るためプロジェクト憲章を作成する。

○ この中で、プログラム管理支援業者が、特許庁ＰＭＯの指示のもと、直接、各事業者からの情報収集や、各事業者への課題解決手法の提案等の特許庁ＰＭＯ支援業務を実施し得ることについても明記する予定。

プロジェクトの実施主体として実行責任を負う。

２．３進捗管理の対応（平時）


特許庁ＣＩＯ


技術評価チーム特許庁ＰＭＯ


政府CIO・内閣官房IT室・総務省等

① 平時は、各ベンダ又は個別プロジェクトチーム自身が作成の課題管理表により課題を管理し、個別プロジェクト内で課題解

決をしていく。個別プロジェクトチームは、特許庁ＰＭＯに対して、個々の課題の全てについての報告を要しない。

② 特許庁PMOは、個別プロジェクトチームから定期的な進捗報告を受ける。また、プログラム管理支援業者も、随時個別プロ

ジェクトの状況について、情報収集と特許庁PMOへの報告を行う。

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ＣＩＯ補佐官

ＳＩベンダ

ＡＰベンダ

個別プロジェクトチームＣＩＯ補佐官

①

①

②

支援内容 • 情報の収集・分析（②）

２．４進捗管理の対応（軽微な課題の発生時）


特許庁ＣＩＯ





② 個別プロジェクトチームからの報告に加え、支援業者からの報告・提案も参考にしつつ、特許庁ＰＭＯで課題の状況を把握。

③ 他の個別プロジェクトへ影響を及ぼす課題を把握した場合は、特許庁ＰＭＯが課題の重大性について判断。

④ 軽微な課題の場合は、対応策について、特許庁ＰＭＯで検討し、個別プロジェクトに指示。（重大な課題の場合については、

次ページ参照。）

⑤ 対応状況について、特許庁ＰＭＯから特許庁ＣＩＯへ報告。

支援内容 • 情報の収集・分析と、対応策（案）の提示（②）

• 対応策の個別プロジェクトチーム向け説明資料作成（④）

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⑤

③ ＣＩＯ補佐官

ＳＩベンダ

ＡＰベンダ


② ④

ＣＩＯ補佐官「軽微な課題」とは、他のプロジェクトに影響を及ぼす課題であって、「重大な課題」以外をいう。（「重大な課題」とは、対応策に、スコープ変更、マスタースケジュールの改訂、責任者の変更が必要となる課題等、経営判断が必要な課題をいう。）

２．５進捗管理の対応（重大な課題の発生時）


特許庁ＣＩＯ





③ 重大な課題を把握した場合は、特許庁ＰＭＯは、課題及び対応策（案）を整理。

⑥ 特許庁ＰＭＯから、特許庁ＣＩＯへ、課題及び対応策（案）を上げて審議。

⑦ 特許庁ＰＭＯから、特許庁情報化推進本部、及び、必要に応じて技術検証委員会にも、課題及び対応策（案）を上げて審

議。緊急の場合は、特許庁ＣＩＯ又は必要に応じ本部長の判断で、持ち回り開催又は事後報告とする。

⑧ 特許庁ＣＩＯ、又は、特許庁情報化推進本部からの改善指示を、個別プロジェクトに伝達。

支援内容 • 情報の収集・分析と、対応策（案）の提示（②）

• 説明資料の作成（⑥、⑦） • 対応策の個別プロジェクトチーム向け説明資料作成（⑧）

⑦

⑦

⑥

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③ ＣＩＯ補佐官

ＳＩベンダ

ＡＰベンダ


⑧ ②

ＣＩＯ補佐官

⑧

「重大な課題」とは、対応策に、スコープ変更、マスタースケジュールの改訂、責任者の変更が必要となる課題等、経営判断が必要な課題をいう。

３．仕様(素案)の意見募集結果と対応の方向性について

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主要な意見修正方針（案）

１【役割分担】支援業者と、個別プロジェクトチーム、特許庁ＰＭＯとの役割分担・責任分界が不明確。

役割分担・責任分界について、本資料の整理を元に、調達仕様書に記載。

２【責任範囲】仕様（素案）における責任の負い方（ペナルティ）が厳しすぎるし、その適用基準も明確でない。削除すべき。

ペナルティー条項は削除の上、「専門的知見を有する者に相応の品質を伴って履行しなければならない」点を留意点として追記。

３【人材要件】ＰＭＯ業務経験を重視して、システム開発経験は緩和すべき。また、中堅ベンダーも参加できるように、経歴要件を緩和すべき。

プログラム管理支援業務を遂行できるとみる根拠として妥当な限りにおいて緩和。

４【応札条件（事業者要件）】中堅ベンダーも参加できるように、実績要件を緩和すべき。

プログラム管理支援業務を遂行できるとみる根拠として妥当な限りにおいて緩和。

５【事業規模】各個別プロジェクトの規模がわかる情報が必要。システム開発の規模感や会議体のおよその頻度が伝わるように、必要な情報を調達仕様書に記載するか、閲覧対象資料に盛り込む。

○ 「プロジェクト管理支援業務の仕様（素案）」について、4/1～4/30に意見募集を実施。 ○ 希望があった１４者に資料配布。そのうち説明会（4/15）参加は１３者、意見提出は８者。 ○ 主要な意見と、その対応の方向性は、以下のとおり。

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４．本事業の業務について

VV

プログラム管理の業務

個別プロジェクトチームの対応業務主副


プログラム管理担当

個別プロジェクト担当

統括

調達支援業者設計・開発業者

主副主副

支援

個別プロジェクト担当個別プロジェクト担当

特許庁ＰＭＯプログラム管理支援業者

支援

支援対象支援内容

個別プロジェクトチーム対応の支援（個別プロジェクト担当への支援）

プログラム管理の支援（プログラム管理担当への支援）

進捗管理の支援 ① 個別プロジェクトチームによる進捗管理のチェック支援

③ 全体進捗管理の支援

管理手法改善の支援 ② 個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の支援

④ 管理手法に関する改善の支援

○ 支援内容と支援対象により、大別して、①～④の支援業務を実施。

個別プロジェクトチーム個別プロジェクトチーム



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４．１プログラム管理支援業者に求める役割（１）

具体例

［週次作業］検討会・レビューへの出席と報告、課題・リスクの確認・分析、課題解決状況の分析、リスク対応策の提案等

［個別プロジェクト計画書作成・改訂時作業］スケジュール等の確認、プロジェクト間のタスク依存関係の確認等

［完了時作業］完了報告書の確認、教訓等の収集

［遅延発生時作業］原因の分析、リカバリ策の提案

① 個別プロジェクトチームによる進捗管理のチェック支援

個別プロジェクト及びプロジェクト全体におけるリスクや課題を早期に発見して特許庁に報告するとともに、解決のための手法を検討し、提言を行うこと、また、特許庁ＰＭＯと一体となって解決を支援する。


具体例

［週次作業］全体進捗のまとめ、全体課題・全体リスクの抽出・分析と対応策の提案等

［個別プロジェクト計画書作成・改訂時作業］プロジェクト管理台帳への反映

［完了時作業］プロジェクト管理台帳への反映

［遅延発生時作業］他プロジェクトへの影響分析、対応策の提案

○ 進捗管理について、専門的知見に基づく支援業務を実施。

～進捗管理の支援～



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４．１プログラム管理支援業者に求める役割（２）

② 個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の支援


具体例事例集の作成

全体計画書及びその下位文書の充実・改善

研修テキストの整備

管理手法に関する一般知見の情報収集

○ 全体計画書等で示される管理手法について、運用状況を踏まえつつ不断の見直しを

行う支援業務も実施。

個別プロジェクト及びプロジェクト全体における管理手法を改善すべく、全体計画書及びその下位文書の充実・改善、並びに、個別プロジェクトにおける管理手法の適切な適用などの管理手法の運用定着を支援する。

具体例個別プロジェクト計画書における管理手法の適用状況の

確認個別プロジェクトの各作業における管理手法の適用状況

の確認

完了報告書における管理手法の適用状況の確認

管理手法面での不適合事象への是正提案

管理手法面での好事例・教訓の報告

～管理手法改善の支援～

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４．２成果物



業務成果物業務成果物

進捗管理の支援

① 個別プロジェクトチームによる進捗管理のチェック支援課題・リスク管理表確認報告書

会議概要報告書進捗状況報告書計画確認報告書完了確認報告書遅延分析報告書


個別プロジェクト概況表（プロジェクト管理担当定例会議用）個別プロジェクト概況表（ＣＩＯ報告用）個別プロジェクト概況表（本部会合用）最適化計画進捗報告書（案）全体課題管理表全体リスク管理表プロジェクト分析結果報告書プロジェクト管理担当定例会議議事録プロジェクト管理担当課題管理表

管理手法改善の支援

② 個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の支援


改善提案書事例集積表事例集（第１版）（案）事例集（第２版）（案）研修テキスト（第１版）研修テキスト（第２版）調査報告書

○ 報告・提案等の内容は、基本的に全て文書化し、成果物として納品。

○ ノウハウの蓄積と継承に利用。

全体管理の支援

① 個別プロジェクトチームによる進捗管理のチェック支援

４．３各業務間の関連（１）

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計画等の改定案の確認支援マスタースケ

ジュールの改定／対応策の実施支援

スケジュール調整／対応策の検討

課題・リスク・遅延の全体への影響分析

Plan

Do

Check Action

遅れ・リスクへの対応策の検討・提案

進捗確認支援

（システム開発に係る企画／調達／設計開発）

個別プロジェクトの作業

Plan Do

Check Action

③全体進捗管理の支援

○ 個別プロジェクトチームが行う進捗管理に対する個別プロジェクト担当のチェックを支援、必要

に応じて対応策を提案（「① 個別プロジェクトチームによる進捗管理のチェック支援」のＰＤＣＡ

サイクル）。

○ 全体課題・リスクの分析やその対応策の提案を行い、遅延が発生した場合は他プロジェクトへ

の影響を分析し、その対応策を提案（「③全体進捗管理の支援」のＰＤＣＡサイクル）。

～進捗管理の支援～

全体管理の支援

②個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の支援

４．３各業務間の関連（２）

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計画等の改定案の確認支援全体計画書及び

その下位文書の充実化・改善の

支援

改善提案全体計画書及びその下位文書の改善すべき点のチェック

Plan

Do

Check Action

管理手法の是正措置の検討・提案

管理手法の適用状況の確認支援

（システム開発に係る企画／調達／設計開発）個別プロジェクトでの管理手法の適用

Plan Do

Check Action

④管理手法に関する改善の支援

○ 個別プロジェクトにおいて、全体計画書等に示される管理手法を適切に適用しているかの確認

を支援、必要に応じて、是正措置を提案（「②個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の

支援」のＰＤＣＡサイクル）。

○ 全体計画書及びその下位文書について改善すべき点をチェックし、必要に応じて改善を提案（「

④管理手法に関する改善の支援」のＰＤＣＡサイクル）。また、事例集や研修テキストを作成。

～管理手法改善の支援～

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５．前回プロジェクトの管理体制に対する指摘

○ 前体制においては、プロジェクトの実施主体が、プロジェクトの管理主体を兼ねる

体制とし、支援業者がプロジェクト管理を全面的にサポートしていた。

○ 技術検証委員会は、支援業者がリスクに対して具体的かつ有効に機能する処方

箋を示せなかった点、プロジェクト管理支援業者と一体になって十分なプロジェクト

管理能力が発揮されるよう、特許庁側の体制整備も必要である点を指摘している。

○ 具体的には、プロジェクトの推進に強力なリーダーシップを発揮するとともに、中枢

メンバを核とした確固たる体制整備を行うべきと提言。

原課最適化開発担当

・プロジェクト実施・管理主体

新システム設計・開発業者

・新システム設計・開発・・業務設計、システム設計・・結合テスト、ユーザーテスト・・データ・システム移行

プロジェクト管理支援業者

（管理に関する部分のほとんどを支援）

SMART JPO委員会

・連絡調整、意思決定

プロジェクト管理を全面的にサポートしていた

が、リスクに対して、具体的かつ有効に機能す

る処方箋を示せなかった。支援業者と一体となってプロジェクト管理能力

を発揮し得る体制の拡充が必要。

６．改定最適化計画の体制における改善点（１）

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特許庁ＰＭＯ



（意思決定機関）

個別プロジェクト及びプロジェクト全体の課題やリスクを把握して、専門的知見に基づき分析し、特許庁ＰＭＯと一体になり解決を支援。


・調達支援業者（請負）・設計・開発業者（請負）・システムインテグレーション業者（請負）等

個別プロジェクトの実施主体

プログラム管理の主体

○ プロジェクト実施主体（各個別プロジェクト）とプログラム管理の主体（特許庁ＰＭ

Ｏ）を分離の上、特許庁ＰＭＯの業務のうち、専門的見地からの支援が必要な部

分を外注。

原課メンバー

分離

６．改定最適化計画の体制における改善点（２）

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発注者・受注者の責任範囲の明確化として以下を実施

① 調達仕様書において体制と役割の全体像を、本資料での整理をもとに示すことにより、発注者側及び受注者側の役割を明確化。

② 原則、報告・提案事項等、支援業務の内容を全て納入物として残す他、事例集や研修テキストとして、管理ノウハウの蓄積、継承にも

活用。 ③ 特許庁ＰＭＯがプログラム管理支援業者と一体となって解決ができるように、プログラム管理支援業者には、提案だけでなく、提案内容

の実行のための説明・指導等を支援し、成果物を残すことについて

も仕様書で規定。

７．プログラム管理支援業務の全体スケジュール

○ 第１期事業は、１年間の稼働期間として、実行具合を確認。必要に応じて第２期事業の調

達仕様書に反映。

○ 第２期以降の事業では、作業量（各年度のプロジェクト数）の見通しが立てられる範囲（２年

程度）で、事業期間を区切り、それぞれの期間毎に支援業者を調達予定。

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H26年 H27年 H28年 H29年 H30年2014年 2015年 2016年 2017年 2018年

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

1月

2月

3月

4月

5月

第１期事業

H27.3～H28.3

第２期事業（予定）

H28.3～H30.3

第３期事業（予定）

事業期間：約１３ヶ月

引き継ぎ

準

備

事業期間：約２５ヶ月

準

備

本格稼働

（H27.4.1～H28.3.31）

準

備

本格稼働

本格稼働

（H28.4.1～H30.3.30）

引き継ぎ

ＷＴＯ調達（意見招請有り）

意見

募集エスカレーション

（本部会合等）

精査・

修正

８．今後の予定

○ 以下のスケジュールで、技術検証委員会に調達方針について審議頂いた上、調

達仕様書案について、６月の特許庁情報化推進本部での承認を経て決定予定。

平成２６年（５月２７日技術評価チーム会合（調達方針の審議））（５月２８日特許庁情報化推進本部会合（調達方針の審議））６月９日技術検証委員会（調達方針の審議）６月下旬（Ｐ）特許庁情報化推進本部会合（調達仕様書案の承認）７月（Ｐ）意見招請１０月（Ｐ）入札公告平成２７年２月（Ｐ）事業者決定３月（Ｐ）事業開始

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