やさしい始め方シリーズ...

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やさしい始め方シリーズ

ＤＲＯＰＢＯＸ編

株式会社マーケティング･トルネード

http://www.marketingtornado.co.jp/

再配布はご自由にどうぞ。


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■ＤＲＯＰＢＯＸ（ドロップボックス）とは

ＤＲＯＰＢＯＸ（ドロップボックス）とは、アメリカのイーブンフロー社が運営している、無

料ストレージサービスのひとつ。簡単にいうと、インターネット上にあなただけのハード

ディスクを貸してくれるサービスです。

Ｄｒｏｐｂｏｘが、いわゆるレンタルサーバや、その他のストレージサービスと違う点は、

・保管できるファイルの種類に制限がない

・ネット上で保管されるファイルは、ローカルファイルの同期物（バックアップ）である

・ストレージサービスだと意識することなく使える

ところなのですが、何よりも素晴らしいのが、まるで自分のパソコンに取り付けた、外

付けハードディスクのような感覚で使えるところです。もう少し詳しく説明します。


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■何がそんなに便利なの？

２ＴＢ（２テラバイト＝２０００ＧＢ）のハードディスクが１万円前後で買えるこの時代に、

わずか２ＧＢ程度のスペースが無料で使えて何の役に立つのか？

昔からあるストレージサービスや、マイクロソフトなどが提供している無料ストレージ

サービス（スカイドライブなど）と何が違うのか？

そうした素朴な疑問があるかと思います。

確かに、データのバックアップや、大容量データの受け渡しに適した、純粋なストレー

ジサービス（保管先の提供サービス）は、１０年近く前からありました。ＤＴＰ業界や音

楽関連など、大容量のデータをやりとりする業界からすると、決して珍しいサービスで

はありません。

しかし、それらのストレージサービスは、あくまでも「ファイルの保管」「ファイルの転送」

目的で作られたため、ローカル上に存在するファイルと、サーバ上に存在するファイ

ルが常に一致しているとは限りません。

実際、ストレージサービスに保管したファイルを使うときは、その都度必要なファイル

をダウンロードすることが一般的でした。そのため、更新を行ったファイルは、再度サ

ーバ側にファイルを書き戻すなどの作業を行わなければ、正確なバックアップとはな

りえませんでした。

ところがこのＤｒｏｐｂｏｘは、そうした旧来のストレージサービスとは、最初からコンセプ

トが異なります。Ｄｒｏｐｂｏｘ経由で保管されるファイルは、ローカル上に存在するファイ

ルです。ローカル上の専用フォルダ内に作られた新規ファイルや、更新されたファイ

ルが検出されると、自動的にネット上のサーバに上書き処理を行います。

こうした同期処理を自動的に行ってくれるため、「ローカルとストレージ、どちらのファ

イルが最新のものなのか？」といった問題を起こしません。つまり、専用フォルダ内の

内容と、ストレージサービスで預けられているフォルダの内容が、常に一致するという

点が一つ目の特徴です。


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さらに、サーバ上のデータの方が新しければ、ローカル上のファイルを自動的に更新

するという点。これは、複数のＰＣで利用する際に重宝します。

たとえば、会社のパソコンでファイルＡを更新すると、自動的にネット上のバックアップ

ファイルを更新する同期処理が開始されます（会社ＰＣ⇒Ｄｒｏｐｂｏｘに同期）。

そのあとに、自宅のパソコンを起動すると、ネット上に存在するバックアップファイルＡ

の方が新しいため、自動的にローカル上のファイルＡを更新しに来るのです。（Ｄｒｏｐｂ

ｏｘ⇒自宅ＰＣに同期）

つまり、Ｄｒｏｐｂｏｘで管理している内容は、どのＰＣで開いても常に同じ状況が再現さ

れるという点なのです。こうした同期処理のおかげで、結果的に「常に最新のバックア

ップデータが生成されている」という優れた利便性があります。これが２つ目の特徴で

す。

そして、何より素晴らしいのは、特別なサービスを使っていることを全く意識することな

く利用できる点です。まるでネット上に存在するＮＡＳに直接接続しているかのような

スムーズな連携が実現されています。事実、フォルダを作ったり、ファイルを削除した

りする操作も、普段の操作とまったく同じで、ホームページ作成ソフトやＦＴＰソフトなど

でもローカルルートとして指定できるくらい、自然な連携をとることができます。


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そのほか、いくら無料といえども、わずか２ＧＢで大丈夫なのか？という疑問に対して

は、筆者はほとんど問題ないのではないかと思います。

というのは、一般的な企業が同期しておきたいと考えるワードやエクセルなどのオフィ

ス系データ、ホームページ用のＨＴＭＬデータ、メールなどのテキストデータは、動画フ

ァイルや画像ファイルに比べて容量が圧倒的に小さいため、２ＧＢものスペースを使

い切ってしまうことはあまりないと思うからです。

ただし、有料のプランに移行することで、最大１００ＧＢ（月額１９ドル）まで利用するこ

とができるので、使ってみて便利だということになれば、有料プランに移行されてもよ

いかと思います。


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■専用ソフトをインストールする

ドロップボックスの始め方はとても簡単です。

専用ソフトをインストールするだけで、すぐに使い始めることが出来ます。

まずは http://www.dropbox.com/にアクセスします。

画面下に「Download Dropbox」のボタンがあるので、クリックします。

保存先を聞いてきますので、デスクトップにでもダウンロードします。


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ダブルクリックをしてインストールを開始します。

既にアカウントを持っているかどうかを尋ねられます。

今回のように、初めての利用の場合は「I don’t have a Dropbox account」を選んで

Next をクリックします。


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First Name：には、姓名の名前を入力します。

Last Name：には、姓名の名字を入力します。

Email：には、あなたのメールアドレスを入力します。（後に、ログイン名になります）

Password：には、ご自身で覚えやすいパスワードを設定してください。

Verify Password：には、上記で入力したパスワードをもう一度入力します。

Computer Name：には、あなたが今インストールしているＰＣの名前を入力します。単

なる目印にすぎないので、機種名や愛称などを半角英数で入力します。

あとは、I agree to the terms of Service にチェックをいれて Next をクリックします。


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希望するディスク容量を選べます。

今回は無料の２ＧＢを選択して、Next をクリックします。

概要の説明画面が４ページ表示されます。

念のためにご覧になりたい場合は、「Next」をクリックすると、順に説明を見ることがで

きます。必要がなければ、「Skip tour and finish」をクリックします。


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「デスクトップ上にショートカットを作るかどうか」

「ドロップボックスの専用フォルダをどこに設置するか自分で選ぶか」

を尋ねられますので、両方にチェックを入れます。

「Change」のボタンをクリックして、ドロップボックスの専用フォルダを作る場所を選択し

ます。


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今回は、デスクトップ上に専用フォルダをつくるので、「デスクトップ」を選んで「ＯＫ」を

クリックします。

「Finish」を選びます。


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デスクトップ上には、「Dropbox」のショートカットと、「My Dropbox」フォルダが作られて

いるはずです。

タスクバー上にも、ドロップボックスのアイコンが表示されていれば、準備完了です。


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■どうやって使うのか？

ドロップボックスの使い方はとても簡単です。デスクトップ上に作られた「Dropbox」フォ

ルダを開くと、最初からいくつかのファイルやフォルダが入っていることが分かります。

最初から存在している「Photos」フォルダや「Public」フォルダは、外部への公開設定

があらかじめ行われているので利用しません。

まずは、新しくフォルダを作ってみましょう。

フォルダの中で右クリックをし、普段の操作と同じように新規フォルダを作ります。


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フォルダの名前は日本語でもＯＫです。

新しく作ったフォルダの中に、他のＰＣと共有したい（同期させたい）ファイルやフォル

ダを、丸ごと放り込みます。

フォルダの中にファイルやフォルダを入れると、自動的に同期（つまり、ネット上のディ

スクスペースにコピー）が開始されます。

青色のマークがついているものは、同期の完了待ちファイルです。

緑色のマークがついているものは、同期が完了したファイルです。

もちろん、ファイルを更新した際にも、自動的に同期処理が開始されます。


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■他のパソコンからアクセスしてみよう

では実際に、他のパソコンから正常に使えるかどうかを確認してみましょう。

必要な作業は、最初にＤｒｏpbox をインストールしたときと同じです。

念のため、手順を再度掲載します。

まずは http://www.dropbox.com/にアクセスします。

画面下に「Download Dropbox」のボタンがあるので、クリックします。

保存先を聞いてきますので、デスクトップにでもダウンロードします。


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ダブルクリックをしてインストールを開始します。

ここで、下側の「I already have a Dropbox account」を選んで Next をクリックます。


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最初に登録した Email とパスワードを入力して、Next をクリックします。

同じく、２ＧＢを選びます。


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同じく、「Skip tour and finish」をクリックします。

「デスクトップ上にショートカットを作るかどうか」

「ドロップボックスの専用フォルダをどこに設置するか自分で選ぶか」

を尋ねられますので、両方にチェックを入れます。


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「Change」のボタンをクリックして、ドロップボックスの専用フォルダを作る場所を選択し

ます。

「デスクトップ」を選んで「ＯＫ」をクリックします。


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「Finish」を選びます。

デスクトップ上に作られた「Dopbox」フォルダを開いてみると、サーバに預けておいた

データのダウンロード（同期）が始まっていることが確認できると思います。


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同期が完了すると、一方のＰＣと全く同じ状況が再現されていることを確認できます。


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■その他の設定について

Ｄｒｏpbox にはさらに便利な機能がいくつかあります。

ファイル操作に関する各種設定は、ブラウザ上から行います。

ドロップボックスのアイコンを右クリックすると、上記のようなメニューが表示されます。

「Launch Dropbox Website」をクリックします、

ブラウザが起動し、上記のような管理画面が表示されます。


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この管理画面から、フォルダの新規作成や削除はもちろん、公開設定を変更したり、

Dropbox を使っている他のユーザーとファイルを要求するなどの操作が可能です。

また、ローカル上でファイルを更新すると、自動的にサーバ上のデータも自動的に更

新されることはすでに説明した通りですが、ファイルメニューの「Previous version」を

選ぶと、そのファイルの更新記録が全て残っています。


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しかも、更新前のデータまで自動的に保管されていますので、１つ前の状態に戻した

い場合や、昨日の状態に戻すということも可能です。（※ただし、この更新記録がどの

程度まで残されるのかは、サーバの残り容量や更新日時によるようです）


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最後に

いかがだったでしょうか？

あまりに簡単過ぎて拍子抜けされたのではないかと思います。筆者の拙文では

Dropbox の魅力をうまく伝えられたかどうかは分かりませんが、実際に使ってみると非

常によく考えられたサービスであることがお分かり頂けると思います。

たとえば筆者の場合は、ベッキーというメーダーのデータフォルダとして使っています。

会社と自宅の両方にベッキーをインストールしていますが、データフォルダをドロップ

ボックスに指定しておくことで、ハードディスクを持ち歩くことなく完全なデータ同期が

可能になっています。

同じく、ＷＥＢ用のデータもドロップボックスで管理することで、データの一元管理が出

来るとともに、バックアップまで自動的に行うことが可能。さらに、少し前のデータに戻

すといったことも可能なので、更新時の利便性が爆発的に向上しました。

その他、原稿の執筆や広告物の制作を行う際でも、いくつもの時点ファイルを持つこ

となく記録を確認することが出来るので、自分が何をどのように変更していったかの

遍歴が残ることで、効率的に仕事を進められるようにもなりました。

ＤＲＯＰＢＯＸは、売り上げを上げるためのツールではありませんが、使い方によって

は社内の業務フローを効率化してくれたり、データの一元性を高めてくれたりと、様々

なシーンで役に立つサービスではないかと思います。

たとえば、ホームページを社内で更新されている会社の場合、更新を担当する人間

がひとりの場合なら、データを共有する必要がありません。ところが、複数の人間がフ

ァイルを更新するような体制になってくると、社内に置かれた共有サーバにデータを

配置することが多くなると思います。しかし、自宅や外出先でファイルを更新や修正を

行うとなると、データの差分の扱いが面倒になることがよくあります。

こうした際の解決策として便利なのではないかと思いますが、クライアント企業や取引

業者さん、アウトソースとのやり取りなど、アイディア次第では非常に広範囲に役立て

て頂けるのではないかと思います。

本レポートが、御社の社内リソースの共有、一元管理の一助となれば幸いです。


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